Sistemas DE

CONTABILIDAD
Equipo n 7
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
PARA CUENTAS POR PAGAR
Integrantes:

Baque Apolinario Viviana

Guerrero Saldarriaga Mara
Herrera Jorge Luis
Suarez Snchez Carla

Curso:

7/23 C.P.A.
Profesor:

Eco. Isabel Espinoza

CONTENIDO
PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO PARA CUENTAS POR PAGAR.........3
OBJETIVO....................................................................................................................3
ALCANCE.....................................................................................................................3
RESPONSABLES.........................................................................................................3
DEFINICION DE TRMINOS EN EL PROCEDIMIENTO DE CONTROL
INTERNO......................................................................................................................5
DESCRIPCIN O NARRATIVA..................................................................................6
DIAGRAMA DE FLUJOS............................................................................................9
ACTIVIDAD PRACTICA DE CONTROL INTERNO PARA CUENTAS POR
PAGAR........................................................................................................................11
CUESTIONARIO PARA EVALUAR EL CUMPLIMIENTO DEL CONTROL
INTERNO EN CUENTAS POR PAGAR...................................................................13

PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO PARA CUENTAS

POR PAGAR
OBJETIVO

Verificacin de la autenticidad de las cuentas y documentos por pagar, su

adecuado registro y control.

Verificar que los importes a pagar, por todo concepto, corresponden a

obligaciones contradas por la entidad y son razonables respecto a los importes
que se piensen.

Comprobar que las obligaciones relacionadas con operaciones normales de la

entidad representan transacciones vlidas, estn determinadas adecuadamente y
estn reconocidos, descritos y clasificadas adecuadamente.

ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los pagos a proveedores y cuentas por pagar que se
generen en la oficina central.
RESPONSABLES
RESPONSABLE
Direccin de Operaciones

ACTIVIDAD
Es responsable de la aprobacin final de
este procedimiento as como de verificar,
garantizar y otorgar todas las facilidades y
medios para el cumplimiento, aplicacin y

Direccin de Administracin y Finanzas

mejora del presente documento.

Es responsable de la revisin y aprobacin
de este procedimiento as como de
garantizar su cumplimiento y mejora. Es
responsable tambin de la programacin,
seguimiento y realizacin de los pagos y
obligaciones de pago; generar los reportes

Responsable de Cuentas por Pagar

correspondientes.
Es responsable de aplicar y cumplir con lo
establecido en este procedimiento, recibir
la documentacin requerida para pago de
las obligaciones; relacionar y programar

Gerente de Gestin de la Calidad

los pagos de las mismas.

Es responsable del control de este

procedimiento as como de su difusin y

comunicacin a todas las reas de la
organizacin. Verificar el cumplimiento y
Analista de Cuentas por pagar

aplicacin del mismo

Recibir las facturas de todos los
departamentos para su contabilizacin,
verificando que ests contengan todas las
aprobaciones
Verificar que los documentos recibidos
sean vlidos y de acuerdo a lo establecido
por la legislacin tributaria
Apoyar a la Jefatura Financiera en la
aprobacin de la propuesta semanal de

Shared Services

pago.
Emitir informe de pagos que se debern
generar cada semana de acuerdo a los
vencimientos de los documentos.
Emitir los spools para la emisin de
cheques.

Todos los Directores, Gerentes, residentes o supervisores de rea y todas

aquellas personas en general, tanto en oficinas centrales como en cada proyecto
y a las cuales le s aplique este procedimiento de forma directa o indirecta, son
responsables de proporcionar la informacin necesaria en tiempo y forma para
poder cumplir con el propsito del presente documento, Tambin son
responsables de generar, almacenar y conservar todos los registros que resulten
de la aplicacin del mismo.

DEFINICION DE TRMINOS EN EL PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO

Control Interno: Es el conjunto de actividades puesta en prctica en una empresa para
que, sustentadas en mtodos sistemticos se logren alcanzar los siguientes objetivos.
1.
2.
3.
4.

Proteger o salvaguardar los activos y evitar su mala utilizacin.

Evite que sean contrados pasivos indebidamente.
Aumentar las eficiencias en las operaciones.
Alcanzar exactitud y contabilidad en la informacin financiera.

5. Lograr que se cumplan las polticas establecidas en la empresa.

Cuentas por pagar: Representan las obligaciones por la compra de bienes y servidores,
ejecucin de proyectos, obras y otros gastos incurridos por la entidad.
Agrupa las cuentas divisionarias que representan las obligaciones a favor de terceros,
contraria por las compra de bienes, servicios, ejecucin de estudios y obras; y de otros
gastos incurridos en las operaciones normales de la entidad, incluye tambin la
devolucin de tributos mediante certificados.
Auxiliar de Cuentas por Pagar: es el mayor auxiliar que incluye una cuenta para cada
proveedor.
Control: es el proceso que permite que las actividades realizadas se ajusten a las
actividades proyectadas, as como tambin se encarga de tomar las medidas correctivas,
necesaria cuando se requiere entenderse, mide resultado y compara.
Documentos: escrito con que su fundamento avala o acredita algo.
Cheque: Ttulo de Crdito Mercantil. CFDI: Certificado Fiscal Digital por Internet
CLAVE: Clave Bancaria Estandarizada
Pasivo: Es el valor monetario de las deudas, las obligaciones y los compromisos que
gravan a una persona, una empresa o una institucin.
Compras: consiste en la ejecucin de mercancas para su venta posterior a los clientes.
Contabilizar: Registrar una transaccin en los registros o libros de contabilidad usando
el sistema de la partida doble
Comprobante: escrito o documento extendido para investigar una operacin comercial,
trato o gestin.
Departamento: Unidad ejecutiva o administrativa de una organizacin.
Facturas: Es un impreso con el nombre del vendedor, que sirve para detallar las
mercancas.

Planificacin: es la seccin y la relacin de hechos as como formulacin y uso de

suposiciones (premisa), respecto al fruto en la visualizacin necesaria para alcanzar los
resultados deseados las normas establecidas, mediante la funcin de control.
Principio de Contabilidad: Una regla amplia adoptada por la profesin contable como
una gua para medir, registrar e informar las transacciones y actividades financieras de
un negocio.
Registro de Cuentas por Pagar: El diario en el cual se registran las cuentas por pagar,
debidamente aprobadas.
Vencimiento: Fecha en que debe pagarse en documento a crdito.

DESCRIPCIN O NARRATIVA
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO:
Cuentas por Pagar

Deben separarse las funciones de recepcin en el almacn, de autorizacin del

pago y de firma del cheque para su liquidacin.

Es preciso conciliar peridicamente los importes recibidos y pendientes de pago

segn controles contables, con los de los suministradores.

Deben elaborarse Expedientes de Pago por proveedores contentivos de cada

Factura, su correspondiente Informe de Recepcin (cuando proceda) y el cheque
o referencia del pago, cancelndose las Facturas con el cuo de Pagado.

Es preciso mantener al da los Submayores de Cuentas por Pagar, los de Cuentas

por Pagar Diversas y no presentar saldos envejecidos.

Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben desglosarse por cada
Factura recibida y cada pago efectuado; as como por edades y analizarse por el
Consejo de Direccin.

Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores deben

controlarse para garantizar que los pagos se realicen por lo realmente recibido.

Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los

Submayores de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de control
correspondientes.

PROCEDIMIENTOS DE COMPROBACION INTERNA:

Cuentas por Pagar a Corto Plazo.

Cuadre contable de las partidas pendientes en el submayor analtico por

deudores.

Verificacin de los documentos en los expedientes de pago por acreedores

(proveedores).

Comprobar si existen partidas o saldos deudores (contrario a la naturaleza de

estas cuentas).

Anlisis por edades determinando los adeudos vencidos (ms de 30 das).

Verificar los convenios de pagos suscritos.

Cuentas por Pagar Diversas.

Analizar las partidas que integran el saldo de esta cuenta, clasificarlas conforme
a su contenido, comprobando su cuadre contable as como analizar por edades
para determinar las envejecidas (ms de das).

Verificar los documentos justificantes de las obligaciones pendientes de pago,

as como las conciliaciones, confirmaciones y convenios de pago.

Comprobar que esta cuenta (Grupo) no se registre el Contravalor en MN de las

operaciones en MLC que deben contabilizarse en la cuenta Contravalor
Pendiente de Pagar en el Activo Circulante.

Efectos, Cuentas y Partidas por Pagar a Largo Plazo.

Verificar el cuadre contable de los saldos y partidas que integran esta cuenta en
cada una de las subcuentas y submayor analtico por acreedores.

Anlisis por edades comprobando que en esta cuenta se incluyan exclusivamente

los que exceden de un ao.

Comprobar los documentos en los expedientes de pago (contratos, convenios,

etc).

Comprobar las conciliaciones y confirmaciones con los acreedores.

Analizar las obligaciones vencidas y pendientes de pago, as como las partidas

deudoras (contrarias a la naturaleza de esta cuenta).

DIAGRAMA DE FLUJOS

ACTIVIDAD PRACTICA DE CONTROL INTERNO PARA CUENTAS POR PAGAR

Evaluacin del proceso de Cuentas por Pagar
Cuestionario de Control Interno para el proceso de Cuentas por Pagar
No.

Preguntas
Se cumplen las
fechas de
vencimiento para
los pagos a
proveedores?
Se pasa a
contabilidad
nicamente las
facturas
debidamente
autorizadas?
Las facturas son
contabilizadas
dentro de los 5 das
posteriores a su
recepcin?
Se verifica el
retiro de las
retenciones
emitidas por la
compaa por parte
del proveedor?
Se verifica la
propuesta de pagos
y es aprobada
previa a su emisin
para transferencias
y cheques?

SI

NO

Nivel de riesgo
Alto Medio Bajo

Observaciones

Por errores en el
sistema dentro del
mes existen un
rango entre 15 a 20
facturas de un total
de 400que no se
logran contabilizar
dentro de los 5 das

Matriz de Riesgo Proceso de Cuentas por pagar

No
.

Riesgo

Estndar

Impacto
L

Las fechas de
vencimiento para
los pagos a
proveedores no
se respetan
Las facturas que
pasan a Cuentas
por cobrar no
cuentas con las
debidas
autorizaciones
Las facturas no
son
contabilizadas
dentro de los 5
das posteriores a
su recepcin

Los pagos a los

proveedores se
realizan de acuerdo al
vencimiento, con los
plazos establecidos en
la negociacin
Todas las facturas
cuentan con un
proceso de aprobacin
dentro del sistema,
caso contrario no se
pueden contabilizar
Por retrasos en el
sistema, en pocas
ocasiones las facturas
no se contabilizan
dentro de los 5 das
para la entrega de
retenciones
Dos veces por mes se
realiza la tarea de
llamar a todos los
proveedores que no
han retirado sus
retenciones, que no
superan las 30
retenciones mensuales

No se realiza un
seguimiento a la
entrega de
retenciones
emitidas a los
proveedores

La propuesta de
pagos no es
Todos los das jueves
revisada ni
la propuesta de pagos
aprobada previa a
es revisada y aprobada
su emisin para
para su carga
transferencias y
cheques

M A

Probabilidad
F

Nivel
de
Riesgo

PF

BAJO

BAJO

BAJO

BAJO

BAJO

CUESTIONARIO PARA EVALUAR EL CUMPLIMIENTO DEL CONTROL

INTERNO EN CUENTAS POR PAGAR

Procedimientos de Control Interno

SI

NO

N/
A

1. Las funciones de cuentas por

pagar y pago a suplidores estn
segregadas de las de llevar las
cuentas del mayor general?
2. Reconciliaciones y revisiones:
a. El subsidiario de cuentas por
pagar es reconciliado con la cuenta
control del mayor general?
b. Las reconciliaciones son
revisadas por algn supervisor u oficial de
la cooperativa?
c. Los estados de cuenta que envan
los suplidores son reconciliados con el
subsidiario de cuentas por pagar?
3. Otras rutinas de revisin y/o
cotejo:
a. Se verifican los cmputos
matemticos de las facturas?
b. Se documenta la fecha en que se
recibi el bien y/o servicio en la factura
y/o conduce del suplidor?
c. Los gastos son sustentados
adecuadamente mediante facturas
aprobadas y/o cualquier otra
documentacin pertinente (contrato,

Comentarios

conduce, etc.)?
d. Se comparan los gastos actuales
con los presupuestados por lo menos
mensualmente para identificar
fluctuaciones significativas?
e. Los estados de cuenta de los
suplidores son verificados peridicamente
por algn supervisor u oficial para
asegurar que se estn enviando los pagos
correspondientes?
f. La cooperativa tiene polticas
establecidas con relacin a las cuentas
por pagar que no son reclamadas?
4. A los empleados a cargo de las
compras y cuentas por pagar se les
requiere que tomen vacaciones y se
asigna a otros empleados a cubrir
esas funciones mientras la persona
est ausente?
5. El acceso a los mdulos
computadorizados para cuentas por
pagar est limitado al personal con
una necesidad real de acceso a los
mismos?