33, gui a) b) ) a) b) ) d) » pe de 3.3.16 LOS MANUALES EN LA ORGANIZACION, He indicado ta necesidad ci die en todos sus aspectos, infor po |a organizaci6n de Ia empresa. Est N casi nunca se establece, pues lo precio ala materia desgraciadamente. a fuente de yombres de neg. La organizacién de la mayor parte de las empresas ex ia practica diaria y de la aplicacién, mis -jefes, cuando se traté de resolver lema que se presentaron. ‘© menos correcta, determinada Como consecuencia de esta forma habitual de proceder, se acurn erie de trimites y documentos, que quizé constituyan tna rutina ddeFectuosa, o que en algunos casos puedle ser correcta, pero que ties ne el inconveniente de no estar ESCRITA Fl personal de la empresa conoce sus funciones y atrib definida, to c ones de una I tiene varios inconvenientes: Un manual de organizaciOn es una guia autorizada dentro de la orga- ina empresa que sirve de complemento a las cartas o grificas tantract6n (organigramas),aclarado e interpretando lo que se bosque- smas. Es un instrumento itil para la administracion, qu ampliamente la cantidad de trabajo que enteafa su com Una preparaci6n adecuada del man informacién sobre los asuntos correspe conocer y entender mejor los requisitos, unos y otros elementos. del mismo puesto. | ofrece una amplia y completa ientes a cada puesto, y permite aciones y las relaciones entre ¥ con los demas de la organi: 3.3.16.1 DEFINICION, "Manual es un fol informaci £0 que contiene las politicas, reglas, procedimien - es generales que sirven de g para orientar las activida- fal que compen- des de una empresa”. 3.36.2 VENTAJAS ¥ DESVENTAJAS. VENTAIAS. Un manual bien concebido tiene, entre otras: las siguiehtes venta: ias: 1, Logra y mantiene un sélido plan de organizacién 2. _Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensién del plan general y de sus propios papeles y relaciones peltinentes, 3. io de los problemas de organizacién, 4 iniclacién, aprobacién y publicaci modifica - ciones necesarias en la organizacién. 5. _Sirve como una guia eficaz para la preparacién, clasificac}én y com- pensacién del personal clave. 6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relaci6h con los de- ims de la organizacién, 7. _ Evita conflictos jurisdiccionales y yuxtapos jones. 8. Pone en claro las fuentes de aprobacién y el grado de autoridad de los diversos niveles | 9. Lainformacién sobre funciones y puestos suele servir cohno base pa- ‘ala valuacién de puestos y como medio de comprobacign del pro sreso de cada quien 10. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de fos funciona trios mis antiguos. 11. Sirve como una guia en el adiestramiento de novatos. DESVENTAJAS. encuentran los siguientes: Entre los pocos inconvenientes que suelen presentar los tpanuales se Muchas compafias consideran que son demasiado pequeijas para ne- ‘esitar un manual que describa asuntos que son conocidos de todo mundo. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y Heborioso el reparar un manual y conservarlo al di1 INTROPUCCION. ‘Se deben incluir los siguientes aspectos: — Breve mensaje del i de la direccién en el que se explique cti objetivos que se persiguen y la correcta aplicacién del conte do del mismo: = Ambito de aplicacion. — Beneficios a obtener. — Motivos que dan lugar a su elaboracién. — Unidades administ vas y personas que participan en su elaboracidn. — Observaciones y aclaraciones que deseen incluirse 1.1 DIRECTORIO. narios y de los cargos que ocupan dentro de la estructura de organizacién de una unidad administrativa, (El directorio debera ponerse de acuerdo alos nivel siguiendo el orden del organigrama de izquierda a derecha. Debe incluirse hasta nivel de oficina. Las unidaces de asesoria se incluyen después de la unidad de que depende).. frquicos y Puesto 0 unidad ad a Nombre 2 ANTECEDENTES HISTORICOS, Bieve descripcién histérica sobre la empresa: — ORIGEN. Causas que dieron lugar a su ereacién, 646 3+ MARCO LEGAL. Mencién de tas disposiciones coustisucionales, leyes, reg irculares y acuerdos de los cuales se ¢ des de fa unidad administrativa desde su creacién hasta la fet lativas pa ~ fc. 'Se de- yy faculta- tha, asi ¢o- mo de las disposiciones en vigor que reglamenten las actividades de la empresa. 3 ATRIBUCIONES, Son las facultades otorgadas a una unidad administrativ: ‘su exclusiva competencia por un ordenamiento lex: reglamentos, circulares, actuerdos), 4- ORIETIVO, Es el fin que debe aleanzar fa unidad administ te. (iSi los 8 de Ia unidad no estén explicitam iva de diferentes elementos tales como: exposiciones de motivos de atribuciones, funciones y programas de trabajo), 5. POLITICAS. Normas que sivven de base para orientar, acciones de una unidad administrativa para coadyuvar allogro de tivos establecidos. 6 ESTRUCTURA, los abjeSe list vas de la et -ganos su rediato in| B Orguniy Orga Orgar Orga 7 FUNC otar la definicis de la estructura orginica se definen por lo tanto ales puestos y unidades deautoridad y responsal jerarquicos. formas de escribir a estructura orgénica: in en orden jerarquico cada una de las presa, a la cual se yeriores.Las unidades administra ferior al que dependen. idades administrati - igrama estructural, jigrama funcional. igrama de Personal. INES de actividades is de la unidad adm y coordinadas, necesarias para alcanzar {10 DE TERMINOS PARTICULARES términos administrativos que sean de ‘en su empresa), ORGANIZACION DESDE UN ENFOQUE DE SISTEMAS. ria de la organizacién y la préctica admit tiva han experi = ciencias sociales. Russel Ackoffsugiere este progreso hacia la época de los mo sigue: yes que hacian ver ef comportamiento del hombre ci nna, Este concepto mecanista del mundo no daba cal tudio de fa libre voluntad, biisqueda de ol compuesto por dos tre si, lado, que el terdependientes unos de otros, es decir, que existen slo en la medida en que forman parte del “todo” y que si no formaran parte de él no ten drfan sentido; asf también sugiere que lo que realice uno de los componen- tes afectard al “todo” y al resto de componentes que lo forman. Y por {tro lado la definicién también hace ver que este “fodo” forma parte a su 649,