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MANUAL DE BASE DE
DATOS DE ACCESS.
MANUAL DE ACCESS
CONTENIDO
Definicin y funcionamiento Bases de datos.
Los diferentes tipos de datos de Access.
Tablas y relaciones.
Cmo relacionar dos tablas o ms. Trabajar con
columnas, filas y hojas secundarias de datos.
Definicin y funcionamiento Consultas.
Definicin y funcionamiento Formularios.
Definicin y funcionamiento Informes.
Calcular totales.
Macros.
Mdulos: Automatizar las tareas rutinarias y
crear soluciones empresariales.
Especificaciones de Access.
Determinar la finalidad de la base de datos.
MANUAL DE ACCESS
Introduccin al Microsoft
Access
MANUAL DE ACCESS
Definicin y
funcionamiento Bases
de datos
Es una base de datos desarrollada por Microsoft. Esta base de datos,
debe ser creada bajo el programa Access, el cual crea un archivo .mdb
con la estructura ya explicada.
Una base de datos es una recopilacin de informacin relativa a un
asunto o propsito particular, como el seguimiento de pedidos de
clientes o el mantenimiento de una coleccin de msica. Si la base de
datos no est almacenada en un equipo, o slo estn instaladas partes
de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de informacin
procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base
de datos.
MANUAL DE ACCESS
MANUAL DE ACCESS
LOS
DIFER
ENTE
S
TIPOS
DE
DATO
S DE
ACCES
S
Tipo de
datos
Texto
corto
(anteriormen
te conocido
como
"Texto")
Texto
largo
(anteriormen
te conocido
como
"Memo")
Uso
Tamao
MANUAL DE ACCESS
Hasta 255
Datos alfanumricos (nombres,
caracteres.
ttulos, etc.)
Nmero
Datos numricos.
Hasta 1 gigabyte
(GB)
aproximadamente,
pero los controles
para mostrar un
texto largo se
limitan a los
primeros 64 000
caracteres.
1, 2, 4, 8 o 16 bytes.
Fecha y
hora
Moneda
Fechas y horas.
8 bytes.
8 bytes.
Auto
numeracin
S/no
Objeto
OLE
Hipervncu
lo
Tablas y relaciones
Tablas
Almacenar y administrar los datos
MANUAL DE ACCESS
Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de informacin
de la que hace el seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en
una consulta, formulario, informe o pgina de acceso a datos, defina
relaciones entre las tablas.
MANUAL DE ACCESS
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MANUAL DE ACCESS
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MANUAL DE ACCESS
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MANUAL DE ACCESS
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MANUAL DE ACCESS
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MANUAL DE ACCESS
TABLAS:
TRABAJAR
CON
COLUMNAS
, FILAS Y
HOJAS
SECUNDAR
IAS DE
DATOS
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MANUAL DE ACCESS
Ir al primer registro
Ir al registro anterior escribir un nmero de registro al que desplazarse
Ir al registro siguiente
Ir al ltimo registro.
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MANUAL DE ACCESS
La tabla
Clientes.
La tabla
Pedidos.
La tabla
Productos.
La tabla Detalles de pedidos.
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MANUAL DE ACCESS
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MANUAL DE ACCESS
Un
proveedor...
... puede suministrar ms de un producto...
... pero cada producto tiene un nico proveedor.
Una relacin varios a varios
En una relacin varios a varios, un registro de la Tabla A puede tener
muchos registros coincidentes en la Tabla B, y viceversa. Este tipo de
relacin slo es posible si se define una tercera tabla (denominada tabla
de unin) cuya clave principal (clave principal: uno o ms campos
(columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro
de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe
tener siempre un ndice exclusivo.
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MANUAL DE ACCESS
Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves
externas de otras tablas.) Consta de dos campos: las claves externas
(clave externa: uno o ms campos de tabla (columnas) que hacen
referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla. Una
clave externa indica cmo estn relacionadas las tablas.) De las Tablas
A y B. Una relacin de varios a varios no es sino dos relaciones de uno a
varios con una tercera tabla. Por ejemplo, la tabla Pedidos y la tabla
Productos tienen una relacin de varios a varios que se define mediante
la creacin de dos relaciones de uno a varios con la tabla Detalles de
pedidos. Un pedido puede incluir muchos productos, y cada producto
puede aparecer en muchos pedidos.
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MANUAL DE ACCESS
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MANUAL DE ACCESS
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Tambin se puede crear una relacin entre una tabla y los elementos
que contiene. Esto es til en situaciones en que deba realizar una
MANUAL DE ACCESS
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MANUAL DE ACCESS
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MANUAL DE ACCESS
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MANUAL DE ACCESS
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MANUAL DE ACCESS
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MANUAL DE ACCESS
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MANUAL DE ACCESS
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MANUAL DE ACCESS
Trabajar
con
columna
s, filas y
hojas
secundar
ias de
datos
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MANUAL DE ACCESS
Ir al primer registro.
Ir al registro anterior.
Escribir un nmero de registro al que desplazarse.
Ir al registro siguiente.
Ir al ltimo registro.
Ir a un registro en blanco (nuevo).
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MANUAL DE ACCESS
Importante...
na tabla. Pero cuando la ests diseando, te aparecer la vista Diseo de consulta. Al
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MANUAL DE ACCESS
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MANUAL DE ACCESS
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MANUAL DE ACCESS
Consulta de acciones
Modifica muchos registros en una sola operacin. Se utiliza para
crear una nueva tabla, eliminar registros, aadirlos o
modificarlos en una tabla.
Consulta de unin
Combina campos coincidentes de dos o ms tablas en las que las
tablas que participan tienen que devolver el mismo nmero de
campos y en el mismo orden; el resultado es una instantnea
"Snapshout", que es un tipo de conjuntos de registros no
actualizables.
Consulta de paso a travs
Enva comandos a una base de datos SQL, como SQL SERVER de
Microsoft o SYBASE.
Consulta de definicin de datos
Crear, modificar o eliminar tablas de una base de datos Access
utilizando instrucciones SQL.
Consultas para usuarios avanzados
Consultas de Parmetros
Si ejecuta con frecuencia una misma consulta de seleccin pero
cambia los criterios cada vez que la ejecuta, ahorrar tiempo si
crea una consulta de parmetros.
Para los parmetros puede seleccionar un tipo de datos y estos
pueden ser criterios definidos en un formulario.
Consultas de Tablas de Referencias Cruzadas
Puede crear estas consultas para resumir los datos en un formato
compacto tipo hoja de clculo; resulta til como base para un
informe. Crear una Consulta de Tabla de Referencias Cruzadas
sin un asistente es similar a crear Consultas con Totales.
Debe especificar qu campo usar para encabezados de fila, que
campo se usar para encabezado de columna y que campo
suministrar los valores. Cuando se ejecute esta devolver una
instantnea que es un conjunto de registros no actualizable.
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MANUAL DE ACCESS
Definicin y funcionamiento
formularios
Un formulario es a menudo el mejor diseo para introducir,
cambiar y ver los registros de su base de datos. Al disear un
formulario se especifica la manera en que se presentan los datos.
Al abrir un formulario Access recupera los datos deseados de las
tablas y los presenta de acuerdo con su diseo, ya sea en la
plantilla o en formato impreso. En un formulario es posible
incluir listas de valores entre los
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MANUAL DE ACCESS
Los
formul
arios
son
tiles
para:
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MANUAL DE ACCESS
CMO CREAR UN
FORMULARIO?
Los formularios se pueden crear con o sin la ayuda de asistentes.
Los asistentes aceleran el proceso de creacin ya que realizan
automticamente todo el trabajo bsico.
Con la ayuda del asistente puede crear:
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MANUAL DE ACCESS
Defini
cin y
funcio
namie
nto
Infor
mes
Crear un informe
Los asistentes permiten crear distintos tipos
de informe con rapidez. Utilice el Asistente
para etiquetas si desea crear etiquetas
postales, el Asistente para grficos si desea
crear grficos o el Asistente para informes si
desea crear un informe estndar. El asistente
hace preguntas y crea un informe basndose
en las respuestas que obtiene. Despus, el
informe se puede personalizar como se desee
en la vista Diseo (vista Diseo: ventana que
muestra el diseo de estos objetos de base de
datos:
tablas,
consultas,
formularios,
informes, macros y pginas de acceso a datos.
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MANUAL DE ACCESS
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MANUAL DE ACCESS
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MANUAL DE ACCESS
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MANUAL DE ACCESS
Informes
Utilidad de los informes
Para analizar los datos o presentarlos de cierta manera al imprimirlos,
cree un informe. Por ejemplo, puede imprimir un informe que agrupe
datos y calcule totales, y otro informe de datos diferentes con formato
para imprimir etiquetas postales.
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MANUAL DE ACCESS
Utilice un
informe para crear
etiquetas postales.
Utilice un informe para mostrar totales en un grfico.
Utilice un informe para calcular totales.
Pginas de acceso a datos
Para que los datos estn disponibles en Internet o en una intranet con
el fin de hacer informes, escribir datos o analizar datos de manera
interactiva, utilice una pgina de acceso a datos. Microsoft Access
recupera los datos de una o ms tablas, y los muestra en la pantalla con
el diseo creado en la vista Diseo o con el diseo que haya elegido en
el Asistente para pginas.
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MANUAL DE ACCESS
Haga
clic en el
indicador de expansin...
... para mostrar la barra de herramientas de exploracin de datos y
registros para el siguiente nivel de detalle.
Utilice las barras de herramientas de exploracin de registros para
desplazarse hasta los registros, ordenarlos y filtrarlos, y para obtener
ayuda.
En la vista Tabla dinmica o Grfico dinmico
En la vista Tabla dinmica o Grfico dinmico, puede personalizar un
informe de las siguientes maneras:
o Agregar, mover o quitar campos: Puede agregar campos a las
reas de filtros, filas, columnas y detalles en la vista Tabla
dinmica, y a las reas de filtros, categoras, series y datos en la
vista Grfico dinmico. Tambin puede mover campos de un rea
a otra y quitar campos de la vista.
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MANUAL DE ACCESS
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MANUAL DE ACCESS
Calcular totales
La mayora de los informes estn enlazados a
una o ms tablas y consultas (consulta:
pregunta sobre los datos almacenados en las
tablas o solicitud para llevar a cabo una accin
en los datos. Una consulta puede unir datos de
varias tablas para servir como origen de datos de
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MANUAL DE ACCESS
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MANUAL DE ACCESS
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MANUAL DE ACCESS
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MANUAL DE ACCESS
Funcin
Descripcin
Disponi
de datos
ble en
fila
Totales?
Promedi
o
Calcula el valor
medio de una
columna. La
columna debe
contener datos
numricos, de
moneda o de fecha
y hora. La funcin
Nmero, Decimal,
Moneda, Fecha/Hora
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MANUAL DE ACCESS
Cuenta
Mximo
Mnimo
Devuelve
el
elemento
de
mayor valor. Para Nmero, Decimal,
datos de texto, el Moneda, Fecha/Hora
mayor valor es el
ltimo
valor
alfabtico,
y
Access
no
distingue
maysculas
y
minsculas.
La
funcin pasa por
alto los valores
nulos.
Devuelve
el Nmero, Decimal,
elemento
de Moneda, Fecha/Hora
menor valor. Para
datos de texto, el
menor valor es el
52
S
MANUAL DE ACCESS
primer
valor
alfabtico,
y
Access
no
distingue
maysculas
y
minsculas.
La
funcin pasa por
alto los valores
nulos.
Suma
Suma
los
elementos de una
columna.
Slo Nmero, Decimal,
sirve para datos Moneda
numricos y de
moneda.
Mide la varianza
estadstica de
todos los valores
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MANUAL DE ACCESS
Varianza
de la columna.
Esta funcin slo
se puede usar con
datos numricos y
de moneda. Si la
tabla contiene
menos de dos
filas, Access
devuelve un valor
nulo.
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El primer campo de una fila Totales contiene la palabra Total hasta que
se cambia cuando se selecciona una funcin.
MANUAL DE ACCESS
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MANUAL DE ACCESS
una fila asterisco en la hoja de datos. Esta diferencia no afecta a una fila
Totales en absoluto.
En la fila Total, haga clic en el campo que desea sumar y
seleccione SUMA en la lista.
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NOTA: Una fila Totales no se puede cortar ni borrar; slo se puede
activar o desactivar. Sin embargo, se puede copiar y pegar la fila Totales
MANUAL DE ACCESS
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Contar el nmero de valores de una columna
MANUAL DE ACCESS
2.
confirmen los cambios. Para ello, puede indicar un valor nuevo en otro
campo, o presionar F9 para repetir la consulta.
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MANUAL DE ACCESS
Macros
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MANUAL DE ACCESS
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MANUAL DE ACCESS
61
MANUAL DE ACCESS
En la
ventana del
Generador
de
macros, se
crea la
lista de
acciones que
se
desea
realizar al
ejecutar la
macro. Al abrir por primera vez el Generador de macros, se muestran
las columnas Accin, Argumentos y Comentario.
En Argumentos de accin, se especifican y modifican los argumentos
en la parte izquierda de cada accin de macro, si es necesario. En la
parte derecha se muestra un cuadro de descripcin que contiene una
breve descripcin de cada accin o argumento. Haga clic en una accin
o argumento de accin para leer la descripcin del cuadro.
Puede utilizar los comandos de la ficha Diseo del Generador de
macros para crear, probar y ejecutar una macro.
En la tabla siguiente se describen los comandos disponibles en la ficha
Diseo.
Grupo
Comand
o
Descripcin
Herramientas
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MANUAL DE ACCESS
Filas
Paso a
paso
Genera
dor
Insert
Elimina
la
fila
filas
de
Mostrar
ocultar
u Mostrar
todas
las
accione
s
63
MANUAL DE ACCESS
el
botn Mostrar
todas
las
acciones est
seleccionado, haga clic en l para
borrar la seleccin. Cuando el
botn Mostrar todas las acciones no
est seleccionado, se muestra la
lista corta de acciones de macro de
confianza.
Nombre Muestra
u
oculta
la
s
de columna Nombre de macro. Los
macro
nombres
de
macro
son
necesarios en los grupos de
macros
para
distinguir
las
macros unas de otras, pero son
opcionales en los dems casos.
Para obtener ms informacin,
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MANUAL DE ACCESS
Muestra
u
oculta
la
columna Condicin.
Esta
columna sirve para especificar
expresiones
que
controlen
cundo se realiza una accin.
Argume
ntos
Muestra
u
oculta
la
columna Argumentos.
Esta
columna
contiene
los
argumentos de cada accin de
macro y permite leer la macro
ms fcilmente. Si no aparece la
columna Argumentos, tendr que
hacer clic en cada accin y leer
los argumentos en Argumentos
de accin. No puede especificar
argumentos
en la
columna
Argumentos.
65
Crear una macro independiente
MANUAL DE ACCESS
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MANUAL DE ACCESS
NOTA:
Al escribir los argumentos en el panel Argumentos de accin, aparecen en la
columna Argumentos en la lista de acciones. No obstante, la
columna Argumentos es slo para visualizacin; no puede especificar argumentos
en esa columna.
Para ver una breve descripcin de cada argumento, haga clic en el
panel Argumentos de accin, en el cuadro del argumento y, a continuacin, lea la
descripcin en el cuadro adyacente.
Sugerencias
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MANUAL DE ACCESS
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MANUAL DE ACCESS
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MANUAL DE ACCESS
NOTA:
Cuando guarde el grupo de macros, el nombre que especifique
ser el nombre del grupo. En el ejemplo anterior, el nombre del
grupo de macros es Macro3. Este nombre aparece en Macros en
el panel de exploracin. Para hacer referencia a una macro
individual incluida en un grupo de macros, use esta sintaxis:
Nombre _ de grupo _de_ macros. nombre_ de_ macro
Por ejemplo, en la ilustracin anterior, Macro3.FoundMsg hace
referencia a la segunda macro del grupo de macros.
Si ejecuta un grupo de macros haciendo doble clic en l en el
Panel de navegacin o haciendo clic en Ejecutar
en el
grupo Herramientas de la pestaa Diseo, Access ejecuta solo la
primera macro del grupo, detenindose cuando llega al nombre
de la segunda macro.
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MANUAL DE ACCESS
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MANUAL DE ACCESS
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MANUAL DE ACCESS
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MANUAL DE ACCESS
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MANUAL DE ACCESS
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MANUAL DE ACCESS
DCont("[IdPedido]",
"Pedidos")>35
DCont("*", "Detalles de pedido",
"[IdPedido]=Formularios!
[Pedidos]![IdPedido]")>3
Formularios![Productos]!
[UnidadesEnStock]<5
EsNulo([Nombre])
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MANUAL DE ACCESS
CuadroMsj("Confirmar
cambios?",1)=1
[Variables Temporales]!
[MiVar]=43
[ErrorDeMacro]<>0
Es Nulo.
El valor en el campo pas
del formulario desde el
que se ejecuta la macro es
u, y el valor del campo
total pedidos del
formulario total ventas es
mayor que 100.
El valor en el campo Pas
del formulario desde el
cual se ejecuta la macro es
Francia, Italia o Espaa y
el cdigo postal no es de 5
caracteres de longitud.
Haga clic en Aceptar en un
cuadro de dilogo donde la
funcin CuadroMsj muestr
a "Confirmar cambios?".
Si hace clic en Cancelar en
el cuadro de dilogo,
Access omite la accin.
El valor de la variable
temporal MiVar (creada
mediante la accin de
macro DefinirVariableTem
poral) equivale a 43.
El valor de la
propiedad Nmero del
objeto ErrorDeMacro no
es igual a 0, lo que
significa que se ha
producido un error en la
macro. Esta condicin se
puede usar junto con las
acciones de
macro borrarerrordemacr
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MANUAL DE ACCESS
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MANUAL DE ACCESS
Automa
tizar las
tareas
rutinari
as y
crear
solucio
nes
empres
ariales
Cuadro Objeto
Cuadro Procedimiento
Declaraciones
Procedimientos
Botn Vista Procedimiento
Botn Ver mdulo completo
Mdulos de clases
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MANUAL DE ACCESS
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MANUAL DE ACCESS
Mdulos estndar
Los mdulos estndar contienen procedimientos generales que no
estn asociados a ningn otro objeto y procedimientos usados con
frecuencia que pueden ser ejecutados desde cualquier parte de la base
de datos. Las principales diferencias entre un mdulo estndar y un
mdulo de clase que no est asociado a un objeto determinado son el
alcance y la duracin. El valor de las variables y constantes declaradas o
existentes en un mdulo de clase sin un objeto asociado est disponible para su
uso slo cuando el cdigo se est ejecutando y slo desde ese objeto.
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MANUAL DE ACCESS
ESP
ECIF
ICA
CIO
NES
DE
ACC
ESS.
Especificaciones
Base de datos de Access
Atributo
Tamao de archivo de una
base de datos de Microsoft
Access (.mdb) (base de datos
de Microsoft Access:
coleccin de datos y objetos
(como tablas, consultas o
formularios), que est
relacionada con un tema o
propsito concreto. El motor
de base de datos Microsoft Jet
administra los datos.)
Nmero de objetos en una
base de datos
Mdulos (incluyendo
formularios e informes con la
propiedad tiene un mdulo
asociado (hasmodule)
establecida a Verdadero)
Nmero de caracteres en un
nombre de objeto
Nmero de caracteres en una
contrasea
Nmero de caracteres en un
nombre de usuario o de grupo
Nmero de usuarios que
pueden tener acceso a la vez
Mximo
2 gigabytes menos el espacio
necesario para los objetos de
sistema (objeto del sistema:
objetos de base de datos que
define el sistema, como la
tabla MSysIndexes, o el
usuario. Puede crear un objeto
del sistema dando nombre al
objeto con USys como
primeros cuatro caracteres en
el nombre del objeto.).
32,768
1,000
64
14
20
255
82
MANUAL DE ACCESS
Tabla
Atributo
Mximo
64
64
255
Tamao de tabla
255
83
MANUAL DE ACCESS
1 gigabyte
32
10
255
2,048
2,000
Consulta
84
Atributo
Mximo
Nmero de relaciones
forzadas
MANUAL DE ACCESS
32
Nmero de campos en un
conjunto de registros
255
Tamao de un conjunto de
registros
1 gigabyte
Nmero de niveles de
consultas anidadas
50
Nmero de caracteres en
una celda de la cuadrcula
de diseo de consulta
1,024
255
99
Nmero de caracteres en
una instruccin SQL
aproximadamente 64.000
85
MANUAL DE ACCESS
Formulario e informe
Atributo
Mximo
2,048
65,535
22 pulgadas (55,87
cm)
Alto de seccin
22 pulgadas (55,87
cm)
10
1 encabezado/pie de
informe; 1
encabezado/pie de
pgina; 10
encabezados/pies de
grupo
86
65,536
MANUAL DE ACCESS
32,750
Macro
Atributo
Mximo
255
255
Proyecto de Access
87
MANUAL DE ACCESS
Atributo
Mximo
1,000
64
250
(Microsoft
SQL Server
6.5)
1024
(Microsoft
SQL Server
7.0 y 2000)
88
Formulario e informe
Atributo
Mximo
MANUAL DE ACCESS
2,048
65,535
22 pulgadas (55,87
cm)
Alto de seccin
22 pulgadas (55,87
cm)
10
1 encabezado/pie de
informe; 1
encabezado/pie de
pgina; 10
encabezados/pies de
grupo
65,536
89
MANUAL DE ACCESS
Macro
Atributo
Mxim
o
255
255
90
MANUAL DE ACCESS
Deter
minar
la
finalid
ad de
la base
de
datos.
91
MANUAL DE ACCESS
92