La fonction achats

Lobjectif de la fonction achats est de mettre la disposition des utilisateurs

internes de lentreprise des biens et/ou des services acquis lextrieur dans
les meilleures conditions de prix, de dlais, de qualits et de services requis
pour lentreprise et ses clients.
Sur cette mission de base peuvent se greffer des missions complmentaires pour
rpondre aux besoins conjoncturels. Ces missions consolides par la direction
permettent de fixer les objectifs avec la mise en place des organisations, des
moyens matriels et humains pour les atteindre. Par ailleurs, lensemble de
ces missions doit pouvoir sadapter en permanence aux diffrentes volutions
touchant la fonction.

Prsentation de la fonction achats

1. Prsentation de la fonction achats

A. Rappel du processus classique des achats
Le processus classique des achats se ralise en diffrentes tapes qui
correspondent aux tches assumes par la fonction.
EXPRESSION DU BESOIN
Demande dachat

APPELS DOFFRES
Consultation des fournisseurs

COMPARAISON
DES OFFRES

NGOCIATIONS
Choix du fournisseur

PASSATION
DE LA COMMANDE
Rdaction, envoi

Accus de rception
et suivi de commande
Relance

LIVRAISON
Rception et contrle

FACTURATION
Saisie et contrle factures
Ordre de paiement

Fig. 1.1 Les tches du processus Achats.

Dfinition

Remarque

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a. Recueillir les besoins

Le processus dbute avec la dtermination des besoins formalise dans le cahier
des charges dexpression des besoins.
Exemple de recueil des besoins
Le service informatique doit renouveler une partie de son parc dordinateurs.
Le responsable rdige une demande dachat (DA) assortie dun cahier des charges dans lequel
il prcise :
la quantit commander ;
le type et les caractristiques techniques exiges ;
la qualit et les dlais de livraison souhaits ;
lenveloppe budgtaire prvue.

b. Lancer des appels doffres et choisir un fournisseur

La demande dachat et le cahier des charges sont transmis au service achats qui
lance ses consultations par appels doffres auprs des fournisseurs potentiels.
Les offres sont analyses et compares dans un tableau de synthse qui permet
doptimiser les comparaisons, de mener bien les ngociations et de choisir au
final le fournisseur qui propose le produit rpondant le mieux aux besoins.

c. Passer et suivre la commande

La passation de la commande est formalise par la rdaction de la commande
qui rappelle le descriptif du produit et les conditions gnrales et particulires
dachat, et par lenvoi du bon de commande au fournisseur retenu.
Des relances
peuvent tre
ncessaires pour en
garantir le respect.

Le suivi de la commande comprend le contrle de laccus de

rception (AR) de la commande pour sassurer que le fournisseur
rpond parfaitement aux besoins dfinis dans le cahier des charges
et que les dlais de livraison sont respects .

d. Rceptionner, contrler et facturer

la livraison, la rception doit vrifier la conformit la commande (quantit,
type...).
De mme, le facture doit tre saisie et contrle par rapport la commande
(quantit livre, dsignation, conditions de paiement...) avant de la transmettre
la comptabilit pour ordre de paiement.
Quel que soit le type dachat ou dentreprise, ce processus est presque toujours
respect.
Ainsi, pour bien optimiser la ralisation de ce processus, la fonction achats
simplique dans lanalyse des besoins en interface avec les autres fonctions de
lentreprise, dans les ngociations et dans le respect des engagements et ce,
avec rigueur et esprit danticipation.

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B. Rle de la fonction achats dans lentreprise

Le rle premier de la fonction achats est de raliser le processus dachat avec
des implications dans les tches en amont (expression du besoin) et en aval
(maintenance du produit achet). Ces implications sont plus ou moins fortes
selon les poques, les types dconomie, dactivits dentreprises mais elles sont
trs lies la maturit du service achats.

a. Un rle fdrateur dans lanalyse des besoins

Chaque service ou dpartement de lentreprise a des besoins dachats. Les
services techniques et la production sont souvent ceux qui ont les plus gros
volumes acheter mais les autres, tels que les services gnraux (entretien,
location de voitures, prestations de services, photocopieurs...) et le service des
Ressources humaines (formation, prestations de conseil ou de services) sont
galement trs concerns par de forts besoins dachats.
La fonction achats est transversale et cette caractristique lui permet danalyser
les besoins de lensemble des composantes de lentreprise. Elle contribue la
coordination, la planification et lanticipation des besoins : les achats daujourdhui
ncessaires aux dveloppements de nouveaux produits seront sans doute les
achats de demain pour la production.
Ce rle fdrateur des besoins dachats dans lentreprise doit tre associ celui
de communiquer.
Linformation est ncessaire pour mieux dfinir ou redfinir les besoins et
regrouper les achats.
La globalisation et la redfinition des besoins sont les deux principaux leviers
de la rductions des cots.

b. Un rle de ngociateur et de contrle

Le rle des achats est de sassurer que la rdaction de la commande
comporte bien lensemble des lments caractrisant parfaitement
les besoins du client interne et/ou externe avec les prcautions et
garanties suffisantes pour scuriser lachat et se prmunir de toute
.
drive (caractristique, dlais, prix, paiement...)

Cette rdaction
doit tre claire
et concise, sans
ambigut pour viter
tout problme.

Si malgr ces prcautions, il survient un litige, les achats doivent tre l en

premire ligne pour aider trouver une solution et/ou un compromis : lacheteur
est bien linterlocuteur privilgi du fournisseur pour le meilleur ou pour le
pire.

c. Un rle doptimisation des cots

La fonction achats est en charge de dvelopper et damliorer les relations avec
ses fournisseurs afin de rduire, en particulier, les cots lis :
la consultation ;
la passation de la commande ;
au suivi (dlais, contrles, livraison, rception, paiement, SAV...).

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d. Un rle de conseil
La transversalit de la fonction achats lamne souvent jouer un rle de
conseil auprs des autres fonctions de lentreprise. Pour russir dans ce rle
de conseil, elles doit alors considrer les autres fonctions ou personnes de
lentreprise comme ses clients : cest cet esprit de service qui lui assure une
parfaite intgration dans lentreprise et une capacit sadapter en permanence
lvolution de sa mission.

C. Les interfaces de la fonction achats

Quels que soient le type dactivit et lorganisation gnrale de lentreprise,
la fonction achats doit tre mme de matriser ses interfaces avec les autres
fonctions et services.
Fonction production
Dlais et suivi des commandes
Prvision et gestion des stocks
Rception et contrle

Fonction BE
Gestion de projet
Analyse de la valeur
Cots et dlais
Veille technologique

Fonction
Maintenance

Marketing
Besoin client
Devis

Pices de rechange
Mise en service
Dpannage
Fonction
Achats

Fonction
commerciale

Transports
Incoterms
Douanes
Fonction logistique
internationale

Fonctions juridiques
Clauses contrats, litiges
Fonction informatique
Matriels, logiciels,
dveloppements
Fonction DRH
Embauche, intrimaires
formation continue
Fonction services
gnraux
Contrats de maintenance,
dentretien immobilier

Fonction financire
et comptable
Engagements
Paiements fournisseurs
valuations financires

Fonction
Qualit
Notation
Homologation
Suivi fournisseurs

Fig. 1.2 Interfaces entre les achats et les autres fonctions.

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Le rle de cette fonction transversale est aussi de matriser ses nombreuses

interfaces avec les autres fonctions et/ou services internes lentreprise. Les
variantes sont nombreuses selon les organisations mais il existe de grandes
constantes. On retrouve communment les interfaces auxquelles la fonction
achats apporte sa contribution dans les domaines suivants.
Fonction commerciale :
besoins des clients et aide au chiffrage des devis ;
changes dinformations sur les marchs la vente et lachat (marketing
vente et achat) ;
rciprocit commerciale.
Fonction bureau dtudes et gestion de projet :
aide formaliser lexpression du besoin ;
analyse de la valeur ;
informations sur les cots et dlais dapprovisionnement ;
informations techniques et technologiques (veille).
Fonction production :
informations qualitatives et quantitatives ;
dlais et suivi des commandes en cours ;
prvision et gestion des stocks ;
rception et contrle.
Fonction mise en service et maintenance :
politiques des pices de rechanges ;
modalits de mise en service et de dpannage.
Fonction logistique linternational :
choix, chiffrage et contraintes des transports ;
choix des incoterms ;
documents et formalits douanires (certificats dorigine, taxes...).
Fonction nancire et comptable :
prvisions budgtaires ;
engagement des dpenses ;
dtermination des modalits de paiement des fournisseurs et harmonisation
en fonction des ressources de la trsorerie ;
contrle des factures et paiement des fournisseurs en respectant les termes
de la commande (mode et conditions de rglement) ;
valuation financire des fournisseurs.
Fonction qualit :
dfinition des clauses et des programmes de contrle ;
suivi des notations, des non-conformits et des actions correctives des
fournisseurs ;
planning daudits et homologations des fournisseurs.

Dfinition

Remarque

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Fonction juridique :
clauses des contrats dapprovisionnement et/ou de prestation ;
rglement des litiges fournisseurs.
Fonction informatique :
expression des besoins en matriels et logiciels ;
cahier des charges fonctionnel des logiciels ou dveloppements spcifiques ;
cots de formation, dexploitation et de suivi.
Fonction Ressources humaines :
embauche, affectation, qualification... et contrats avec les socits
dintrimaires ;
formation continue (recyclage, perfectionnement) et contrats avec les
organismes extrieurs.
Fonction services gnraux :
immobilisations et investissements ;
contrats de maintenance, dentretien (nettoyage des locaux, espaces
verts...), de gardiennage, de scurit, fournitures, etc.