PROCESO

ADOPCIN Y SEGUIMIENTO DE ACCIONES Y

ESPECIALES

FORMATO

LISTA DE CHEQUEO PARA LA REALIZACIN DE

POSESIN - IPS
1 COMPONENTE JURIDICO

tem

Contiene

Certificado de existencia y representacion legal de la entidad

Relacion y estado de los procesos que cursan en contra y a favor de la entidad, clasificados
por tipo de procesos (ordinarios, ejecutivos, declarativos, laborales, penales, administrativos,
entre
otros),
indicando demandante,
demandado,
valor adefavor
la cuantia,
porcentaje de analisis del
Relacion
de sentencias
en firme, tanto
en contra como
de la entidad
riesgo (a favor, en contra, conciliado, desistido)

2
3

Relacion de conciliaciones realizadas a la fecha de toma, acuerdos de pago, la cuantia por

4
cada proveedor y/o prestador y saldo a favor y en contra de la entidad
5

Informe de embargos y titulos judiciales y la cuantia comprometida en cada uno de ellos.

Informe de tutelas y desacatos de los ultimos dos (2) aos, y las vigentes, clasificadas por

6
7

POS y NO POS, y cuales se encuentran cumplidas o pendientes por cumplir.

Manual de contratacion aprobado y ejecutado por la entidad
Contratacion vigente (administrativa y medica), indicar contratos pendientes por legalizar,

finalizados y liquidados detallando la siguiente informacion: Proveedor, Objeto del Contrato,

Tipo de Contrato, Plazo y Cuantia.

9
10

Reporte de contratos a la Contraloria

Actas de Junta Directiva y Asamblea correspondientes al periodo del Gerente y/o
Representante Legal actual.

11

Ordenanzas y/o acuerdos sobre creacion, reestructuracion, liquidacion, etc, relacionadas con
la entidad

12

Titulos de propiedad o documentos que determinen los bienes en cabeza de la institucion

13

Las dems que pudieran derviarse del proceso de toma de posesin

2 COMPONENTE FINANCIERO
tem

Contiene

Perodo de solicitud de la informacin: Se requiere la informacin con corte a diciembre 31 de las 2

ltimas vigencias y mes anterior a la toma de posesin, excepto cuando en el item se especifique la
periodicidad.

Inventario Tesorera (Efectivo, cheques, ttulos, pagares, saldos de cuentas bancarias, token,
1

arqueos de efectivo, chequeras, ttulos judiciales), se realiza durante la toma de posesin.

Certificacin de cuentas bancarias vigente con el respectivo nmero, tipo de cuenta y estado
actual.

Conciliaciones Bancarias y soportes.

4
5

Certificacin de las inversiones a fecha de la toma.

Estados Financieros.
Notas Estados Financieros.

6
7

Certificacin de los Estados Financieros.

Dictamen del Revisar Fiscal.

Balance de Prueba al mximo nivel.

10

Balance de Prueba al mximo nivel a la fecha de toma de posesin.

11

Informe detallado de los gastos pagados por anticipado y cargos diferidos.

12

Detalle Otros Activos.

13

Detalle de pasivos por edades, indicando cuenta contable, proveedor y saldo.

14

Detalle de provisiones de pasivos.

15

Libros oficiales de contabilidad.

16

Cuentas auxiliares de contabilidad.

17

Estado de costos o informe de costos por unidad funcional.

19

Programa de Saneamiento Fiscal y Financiero (Plan y ejecucin) ltimo trimestre anterior a la

toma de posesin.
Conciliaciones entre reas (contabilidad, cartera, facturacin, presupuesto, nmina,
inventarios, activos fijos).

20

Declaracin de Renta o Ingresos y Patrimonio.

21

Soportes de pago de las obligaciones tributarias (Retencin en la fuente, predial, vehculos,

municipales y/o departamentales) del ltimo perodo cancelado.

22

Informe de facturacin clasificada por cliente y sede, especficando la radicacin y pago.

23

Facturacin pendiente de radicar a la fecha

24

Informe de Cartera clasificada por edades.

25

Informe de Provisin de Cartera.

18

26

Informe de recaudo de cartera.

27

Informe de glosas.

28

Inventario de elementos de consumo y soportes del ltimo inventario fsico realizado.

29

Kardex almacen.

30

Informe detallado de las propiedades, planta y equipo e intangibles (activo, fecha de

adquisicin, costo, vida til y depreciacin mensual y acumulada).

31

Acto administrativo por medio del cual se aprueba el presupuesto, con sus correspondientes
modificaciones.

32

Ejecucin Presupuestal.

33

Relacin de CDP y RP expedidos. (incluir a la fecha de toma de posesin)

34

Informes de gestin de facturacin, cartera, contabilidad y presupuesto.

35

Las dems que pudieran derviarse del proceso de toma de posesin

3 COMPONENTE ADMINISTRATIVO

tem

Contiene

Perodo de solicitud de la informacin: Se requiere la informacin con corte a diciembre 31 de las 2

ltimas vigencias y mes anterior a la toma de posesin, excepto cuando en el item se especifique la
periodicidad, o cuando sean documentos que no especifiquen fecha.
1

RUT

Estructura Organizacional

Planta de personal (nmina y prestacin de servicios)

Pago de seguridad social y parafiscales.

Manual de funciones

Manual de procesos y procedimientos

Backup de Sistemas (Asistencial - Financiero)

7
8

Relacin de las plizas de seguros vigentes y modificaciones, con sus respectivos soportes de
pago

Nmina liquidada.

10

Acto administrativo por medio del cual se implement el MECI y actualizacin de acuerdo con
el Decreto 943 de 2014.

11

Informacin de Control Interno (Plan de auditoras, cronograma de auditoras, informes de

auditora e informes de control interno)

12

Informacin Sindical

13

Relacin de rdenes de compra, remisiones entradas y salidas de almacen

14

Plan de compras, ejecucin e informe de seguimiento.

15

Relacin de los comites de compras realizados.

16

Acto administrativo de aprobacin Plan de Cargos.

17

Hoja de Vida de los vehculos que conforman el parque automotor de la ESE

18

Relacin de informes emitidos a entes de control.

19

Relacin y soporte de informes emitidos a Entes de Control (Contaduria General de La Nacin,

Decreto 2193 SIHO, Circular Unica, Circular 030 y Departamento Administrativo de la Funcin
Publica DAFP)

20

Informe de gestin de talento humano, almacn, archivo

21

Las dems que pudieran derviarse del proceso de toma de posesin

4 COMPONENTE TCNICO CIENTFICO

tem

Contiene

Modelo de atencin
Documento

Auditora concurrente y de cuentas medicas

Documentos que soporten la auditora realizada al interior de la IPS los ltimos tres meses

Sistema de informacin para la calidad: Circula nica

ltimo reporte obligatorio y de la ltima vigencia
Anlisis de indicadores de la ltima vigencia y el ltimo trimestre.

Sistema de informacin para la calidad: Sistema de informacin Hospitalaria SIHO

Informacin de calidad y produccin: ltimo reporte obligatorio y datos de la ltima vigencia

Sistema de Informacin y Atencin al Usuario

a. Alianza de usuarios: Acto Administrativo de creacin y soportes de las dos ltimas reuniones
b. Encuestas de satisfaccin: ltimo informe y consolidado de la vigencia aterior
c. peticiones, quejas y reclamos PQR: ltimo informe y consolidado de la vigencia aterior.
Anlisis de oportunidad en la respuesta a los peticionarios.

Procesos prioritarios asistenciales

Manual de procesos y procedimientos, guas de manejo ,protocolos de atencin por servicios y
comits de obligatorio cumplimiento

Programa de auditora para el mejoramiento de la calidad en salud PAMEC

Documento y papeles de trabajo que evidencien la implementacin del mismo en el ltimo
trimestre

Poltica de seguridad del paciente y seguimiento a riesgos Documento, registro y anlisis

de casos de los ltimos tres meses y de la vigencia anterior

Enfermedades de inters en salud pblica.

Reporte de la ltima semana, consolidado de la vigencia anterior y anlisis de la informacin
reportada.

10

Manejo de residuos hospitalarios

Documento y registros de implementacin de los ltimos 3 meses

11

Sistema de referencia y contrarrefencia

Manual, registro, relacin las EAPB con contrato vigente, listado de pacientes pendiente de
remisin, cirugas pendientes por programar, censo hospitalario

12

Plan de mantenimiento hospitalario

Documento y evidencia de la implementacin, informe de mantenimiento, cronograma, planes,
contratos, inventarios

13

Medicamentos
Tres ltimas actas de los comits de farmacovigilancia, tecnovigilancia, semaforizacin,
manejo e inventario del da de la toma de posesin

14

Historias clnicas y registros asistenciales

Acto Administrativo de adopcin del comit de historias clnicas, actas de los ltimos 3 meses,
procedimiento para manejo, conservacin y custodia de registros asistenciales e historias
clnicas

15

Acreditacin
Evidencia de la
mejoramiento

16

Habilitacin
Portafolio de servicios, autoevaluaciones de las reas y ltimo seguimiento realizado por la
Insitucin. Acta de la ltima visita realizada por la Secretara de Salud correspondiente

17

Relacin de personal asistencial del hospital.

18

Capacidad Instalada
Estudio de capacidad instalada y capacidad Instalada actual detallando si se encuentra o no
en servicio

19

Convenios Docente Asistencial

Relacin de los Convenios Docente Asistenciales vigentes en la institucin y nmero de
estudiantes en rotacin

20
21

etapa de preparacin para la acreditacin, autoevaluacin, plan de

Servicios tercerizados
Contratos vigentes de servicios tercerizados en la Institucin
Las dems que pudieran derviarse del proceso de toma de posesin

MIENTO DE ACCIONES Y MEDIDAS

ESPECIALES

RA LA REALIZACIN DE LA TOMA DE
OSESIN - IPS

CDIGO

MEFT02

VERSIN

O
Medio de entrega
CD/DVD

Serial

Fsico

No. Folios

RO
Medio de entrega
CD/DVD

Serial

Fsico

No. Folios

ATIVO
Medio de entrega
CD/DVD

Serial

Fsico

No. Folios

NTFICO
Medio de Entrega
CD/DVD

Serial

Fsico

No. Folios