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Appui au montage de projet

LES QUESTIONS CLES


DU MONTAGE DE PROJET

* * *

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Appui au montage de projet

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Les Questions cls du montage de projet

Depuis plusieurs annes, les projets scientifiques des tablissements publics de


recherche ont largement volu. Dampleur croissante, ils se caractrisent par :

des objets plus complexes et plus varis,

des partenaires multiples et extrmement divers quant leurs missions,


statuts, objectifs, environnements juridiques,

une gnralisation des partenariats europens ou internationaux,

des revendications fortes de ces partenaires, industriels et PME notamment,

des exigences nouvelles des tablissements publics de recherche, en


matire de valorisation par exemple,

une implication accrue des collectivits territoriales, au-del du simple rle


de financeur

Forts de ce constat, les juristes du Cercle AJIR ont souhait confronter puis
consolider leurs expriences respectives pour accompagner le montage de vos
projets et vous permettre den assurer le succs .
Ce document, constitu dune check-list de questions exhaustives, est un outil
destin aux chefs de projets et leurs diffrents interlocuteurs, scientifiques comme
fonctionnels.
Sil peut sembler long, lensemble des questions doivent nanmoins tre examines,
quitte carter celles qui relvent de problmatiques totalement trangres votre
projet.
Le prsent document a ainsi pour objectif dapporter un appui au montage, la
formalisation des projets, lidentification de la solution juridique adquate, en
sriant lensemble des points et des questions examiner trs en amont puis lors
des ngociations avec les partenaires.

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SOMMAIRE
FICHE 1.

LE CERCLE DES PARTENAIRES _________________________________________ 5

1.1.

Identification des partenaires ?__________________________________________ 5

1.2.

Evolution du partenariat ______________________________________________ 6

1.3.

Les interlocuteurs dcideurs au sein de ltablissement_______________________ 6

FICHE 2.

LE CONTEXTE, LOBJET ET LES OBJECTIFS DU PROJET ______________________ 7

2.1.

Environnement du projet______________________________________________ 7

2.2.

Etat davancement du projet ___________________________________________ 7

2.3.

Objet du projet _____________________________________________________ 8

2.4.

Objectifs et ambitions du projet _________________________________________ 9

2.5.

Rle des partenaires dans le projet _______________________________________ 9

FICHE 3.

LA DUREE ET LA LOCALISATION DE VOTRE PROJET ________________________ 10

3.1.

Localisation du projet ________________________________________________10

3.2.

Dure du projet_____________________________________________________10

FICHE 4.

LES MOYENS NECESSAIRES AU PROJET __________________________________ 11

4.1.

Moyens financiers de votre projet _______________________________________11

4.2.

Moyens en personnel ncessaires la ralisation de votre projet _________________13

4.3.

Moyens immobiliers ncessaires votre projet ______________________________14

4.4.

Moyens mobiliers ncessaires votre projet________________________________15

4.5.

Rpartition des contributions entre les diffrents partenaires ____________________16

4.6.

Les cots et dpenses du projet. _________________________________________16

FICHE 5.

LA GOUVERNANCE DU PROJET ________________________________________ 17

5.1.

Organigramme du projet ______________________________________________17

5.2.

Instances de dcision ________________________________________________17

5.3.

Instances spcialises ________________________________________________17

5.4.

Instances consultatives _______________________________________________17

5.5.

Et pour chaque instance cre,__________________________________________17

FICHE 6.

INFORMATIONS ET RESUL TATS DU PROJET _______________________________ 19

6.1.

Ncessit dun engagement de confidentialit de la part des partenaires ____________19

6.2.

Proprit industrielle et valorisation______________________________________19

6.3.

Communication sur le projet ___________________________________________20

6.4.

Protection du nom du projet ___________________________________________21

FICHE 7.

L EVALUATION DU PROJET ___________________________________________ 22

FICHE 8.

AUTRES INFORMATIONS UTILES _______________________________________ 23

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FICHE 1.

LE CERCLE DES PARTENAIRES

Le nombre et la nature des partenaires dun projet sont des lments essentiels pour la
dtermination du type de collaboration mettre en uvre et pour sa formalisation, au regard
notamment des contraintes lies aux statuts juridiques de chacun.

1.1.

Identification des partenaires ?

Types de partenaires
publics

privs

Proportion partenaires publics / partenaires privs


100 % publics

50 % privs

25 % privs

25 % publics

autres :.

Avez-vous des partenaires trangers ?


non

oui, UE ou hors UE ? ...

Y a-t-il des organisations internationales (commission europenne, ) ?


non
oui, lesquels ?........

Liste des partenaires prvus


Dnomination

Statut

Pays

Etes-vous pilote du projet, dans le core group ou simple participant ?

....

Pouvez-vous tablir la liste des laboratoires ou quipes relevant des diffrents


partenaires impliqus dans le projet ?
Dnomination

Code unit

Etablissement(s) tutelle(s)

Si vous le connaissez : associations, socits anonymes, GIP, collectivits locales, EPST, EPSCP,

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Questions subsidiaires
Pouvez-vous prciser ladresse ou le sige social des partenaires ainsi que le nom et la
qualit de leur reprsentant ?
......
......
Existe-t-il des contraintes internes pour la participation de vos partenaires au projet 2?

.....................................................................................................................
.......................................................................................................................
1.2.

Evolution du partenariat
Votre projet est-il ouvert et susceptible daccueillir dautres partenaires aprs son
dmarrage ?
non
oui
Si oui,
Dans quelles conditions un nouveau partenaire serait-il susceptible dadhrer au
projet ? de sen retirer ?
.....

Votre partenariat sera-t-il identique selon les priodes du projet 3 ?


.......
.

1.3.

Les interlocuteurs dcideurs au sein de ltablissement


Dun point de vue scientifique ?.................................................................................................
Dun point de vue stratgique ?..................................................................................................
Dun point de vue financier et administratif ?..............................................................................

2
3

Accord du conseil dadministration,


Construction puis exploitation, succession de phase scientifique,

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FICHE 2.

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LE CONTEXTE, LOBJET ET LES OBJECTIFS


DU PROJET

Le montage dun projet ncessite une analyse pralable et approfondie de son environnement
conomique ou politique, une dfinition prcise de son objet, la dmonstration de son originalit,
ainsi quune description dtaille ses ambitions.

2.1.

Environnement du projet
Votre projet entre-t-il dans le cadre dune politique dincitation nationale ou europenne ?
non

oui, laquelle 4 ? .....

Existe-t-il des projets ou des ralisations concurrents ?


non

oui, lesquels ?

Quelles sont les cibles / bnficiaires / clients ventuels de votre projet ?

Votre projet a-t-il des liens avec dautres contrats ou projets existants ?
non

2.2.

oui,lesquels ?.

Etat davancement du projet


Pouvez-vous indiquer ltat de maturit et davancement de votre projet ?
...

Les partenaires envisags ont-ils valid / act leur participation au projet ?


non

oui

Les modalits de formalisation juridique ont-elles dores et dj t envisages par les


diffrents partenaires ?
non

oui, lesquelles ?....

Ples de comptitivit, appels doffres, PCRD,

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2.3.

Objet du projet
De quoi sagit-il ? (plusieurs rponses possibles)
dune collaboration scientifique
de la mise en rseau :
dquipes de recherche
dinstitutions de recherche
duniversits
dindustriels et PME
de collectivits locales
autres :
de la mise au point / dveloppement / gestion / exploitation / acquisition5
quipement 6

dun

Commun qui ?.
Ouvert la communaut scientifique ?
7

Ouvert aux tiers ?

non

oui

non

oui

dun centre de transfert ? de valorisation ? (explicitez)

de la mise en place dun ple dexcellence, de comptitivit ou dun PRES ?


Votre projet est-il dj labellis en tant que tel ?

non

oui

non

oui

dun projet de dveloppement conomique


Gestion dune zone demploi ? dune zone industrielle ?

Autres (prcisez) :
dactions de formation
Pour quel public ?...............................................................................................................
dactions de transfert
Au profit de qui ? ...
dactions de diffusion de la connaissance
Pour quel public ? .....
dautre chose :
........
5

Barrer les mentions inutiles


Plateau technique, grand quipement, collection, plateforme RIO,
7
Industriels, PME, centres techniques,
6

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2.4.

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Objectifs et ambitions du projet


Quels sont les objectifs atteindre ?

Quels sont les rsultats et productions escompts ?

Envisagez-vous de proposer des prestations 8 des tiers titre onreux ?


non

2.5.

oui

Rle des partenaires dans le projet


Pouvez-vous prciser le rle de chacun dans le projet ?
Partenaire

Rle

Phase du projet

Envisagez-vous de recourir la sous-traitance ?


non

oui, pour quels types de prestations ?...............................................................

Prestation de services, activit commerciale, diffusion de documents,

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FICHE 3.

LA DUREE ET LA LOCALISATION DE VOTRE PROJET

Les points suivants ont pour objectifs de dterminer les lments spatio-temporels du projet, afin
den permettre la planification prcise et dtablir le calendrier dans lequel il sinscrit, et didentifier
les ventuelles contraintes qui pourraient y tre lies.

3.1.

Localisation du projet
O votre projet serat-il ralis ?
en France ?
ltranger, dans quel pays ?................................................................................................
Avertissement : limplantation ltranger peut avoir des incidences, des contraintes
particulires en terme de taxes douanires, de formalits administratives accomplir,
transport, assurance qui peuvent accrotre les cots de mise en place du projet.
Question subsidiaire :
Quelle dlgation rgionale, DIR (centres, Ples, administration dlgues rgionales) est
concerne par votre projet ?

3.2.

Dure du projet
Quelle est la date de dmarrage prvue du projet ?

Quelle est la dure prvue du projet ?

Y a-t-il plusieurs phases votre projet 9 ?

non

oui

Si oui,
Lesquelles ? et selon quel calendrier ?
Phase n

Objet

Calendrier

Un retard dans la ralisation de votre projet impliquerait-il des consquences particulires ?


Lesquelles ?
....................................................................................................................................................

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FICHE 4.

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LES MOYENS NECESSAIRES AU PROJET

Lanalyse des besoins et des moyens, financiers, humains ou matriels, ncessaires la conduite
dun projet est un pralable indispensable sa russite, et induit fortement sur la formalisation des
relations entre les partenaires et la structuration juridique du projet.

4.1.

Moyens financiers de votre projet

Les moyens financiers ddis votre projet


Qui finance votre projet ? Pour quel montant ?
Financeur

Montant

Y a-t-il un financement particulier ddi au projet, hors crdits de fonctionnements des


laboratoires ?
non

oui, lequel ?.........

Les financements proviennentils dune rponse un appel propositions ? Celui-ci


impose-il le respect dobligations particulires ?
non

oui, lesquelles

10

?........

Sagit-il de subventions ponctuelles ?


non

oui

Sagit-il dune participation avec un engagement pluriannuel ?


non

oui, sur combien dannes ?........................................................................

Serez-vous soumis des audits ou une obligation de fournir des justificatifs de la bonne
utilisation de ces financements 11 ?
non

oui

Des recettes contractuelles sont-elles envisages dans le cadre de votre projet ?


non

oui

Si oui,
De quel type ? (plusieurs rponses possibles)
prestations de services
contrats de recherche
mises disposition dquipement
autres :...

10

En terme dorganisation, de formalisation, de cofinancement des partenaires, de reporting , de contrepartie


(obligation daccueil de chercheurs, diffusion de linformation, organisation de colloque, )
11
Ou dautres dlivrables tels les rapports intermdiaires, le rapport final,
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Questions subsidiaires :
Ces activits seront-elles accessoires ?

non

oui

Au profit des partenaires ?

non

oui

Au profit de tiers ?

non

oui

Pour quel montant et dans quelles proportions ?

Qui ngocie les contrats et signe (mandataire) ?

Comment les partenaires en sont-ils informs ?

La gestion financire de votre projet


Chacun gre-t-il ses propres moyens financiers ?
non

oui

Un partenaire est-il mandat pour grer les financements reus des tiers ?
non

oui

Si oui,
Lequel ? .......................................................................................................................
Modalits de reporting de la gestion aux autres partenaires ?
...........

Est-il prvu des prlvements pour frais de gestion ?


non

oui, pour quel pourcentage ?..

Envisagez-vous une gestion commune du projet par une structure spcifiquement cre
pour les besoins de votre projet ?
non

oui

Si oui,
Selon une comptabilit

publique ?

prive ?

Avertissement : des contrles financiers pourront vous tre imposs en fonction de la


nature des financements, de la structure juridique de votre projet. Il peut sagir dun
contrleur dtat, dun commissaire du gouvernement

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4.2.

Moyens en personnel ncessaires la ralisation de votre projet


Quels sont vos besoins en personnel ?
Combien de personnes ? ..
Avec quelle qualification ? ....

Pour quelle part de leur temps de travail ? ....


...
Les personnels ddis au projet resteront-ils affects leur tablissement et unit dorigine ?
non

oui

Est-il envisag des mobilits pour les personnels ddis au projet ?


Par mise disposition ?

non

oui

Par dtachement ?

non

oui

Y a-t-il ncessit de recruter du personnel spcifique pour le projet ?


non

oui

Si oui,
Pour quelle dure ? .....
Qui les recrute ? .
Sur quels financements ? ...
Selon quel statut ?

droit public

droit priv

Envisagez-vous daccueillir des chercheurs en formation12 ?


non

oui

Envisagez-vous daccueillir du personnel tranger ?


non

oui, UE ou hors UE ? .....

Questions subsidiaires :
Qui assure lautorit hirarchique sur ces personnels ?
....
Les personnels doivent-ils tre runis en un mme lieu ou peuvent-ils chacun travailler au
sein de leur unit de rattachement ?
non

12

oui

Thsards, post-doc, boursiers,

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4.3.

Moyens immobilier s ncessaires votre projet


Votre projet ncessite-t-il des locaux ou terrains spcifiques ?
non

oui
Si oui,
quel type de locaux 13/ terrains ? .
quelle surface ?...............................................................................................................
en France

ltranger, dans quel pays ? .....

Avertissement : Certains rglements ou contraintes sont respecter en fonction du type de


locaux (hygine et scurit, site sensible, ), des zones durbanisme ou des interactions de
voisinage.
Est-il prvu que les partenaires ou des tiers14 mettent des locaux disposition du projet ?
non

oui, dans quelles conditions ? ..........

Le projet ncessite-t-il lacquisition de biens immobiliers ?


non

oui, par qui ? ...........

Le projet ncessite-t-il la location de biens immobiliers ?


non

oui, par qui ? ...........

Le projet ncessite-t-il la construction de biens immobiliers ?


non

oui, par qui ? ...........

Selon quelles modalits seront-ils affects au projet ?


Juridiques 15 :...
Financires :

titre gratuit

titre onreux

Questions subsidiaires :
En cas dacquisition/construction sur le budget commun du projet, comment envisagez-vous
de rpartir les obligations lies une coproprit des biens immobiliers ?
.
Qui en assume lentretien ?
.
Qui en assume les risques ?
.
A qui seront-ils attribus en fin de projet ?
.

13

Btiment industriel, class, tablissement recevant du public, site SEVESO,


Collectivits locales, Etat,
15
Bail, convention de mise disposition, convention dhbergement,
14

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Avertissement : lacquisition et la location de biens immobiliers peuvent selon les cas


tre soumises aux dispositions du code du domaine de lEtat, voire des procdures
internes dachat des partenaires.

4.4.

Moyens mobiliers ncessaires votre projet

Les moyens matriels :


Description des moyens matriels ncessaires :
..
Seront-ils mis disposition par un ou plusieurs partenaires ?
non

oui, par le(s)quel(s) ? ...


A quelles conditions ?.................................................................................

Seront-ils acquis auprs de tiers ?


non

oui, par qui16 ? ...

Les Rsultats antrieurs/ brevet / savoir-faire / logiciels / bases de donnes


Description :
.
Seront-ils mis disposition par 1 ou plusieurs partenaires
non

oui, par le(s)quel(s) ? ...


A quelles conditions ?.................................................................................

Seront-ils acquis auprs de tiers ?


non

oui, par qui ? ..

Questions subsidiaires :
En cas dacquisition sur le budget commun du projet, comment envisagez-vous de
rpartir les obligations lies une coproprit des biens mobiliers ?
.
Qui en assume la maintenance ?
..
Qui en assume les risques ?
.....
A qui seront-ils attribus en fin de projet ?
..
Avertissement : lacquisition de biens mobiliers peut selon les cas tre soumise aux
dispositions du code des marchs publics et/ou des directives communautaires en
matire dachat, voire des procdures internes dachat des partenaires.

16

Sur le budget du projet ou par lun des partenaires ?

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4.5.

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Rpartition des contributions entre les diffrents partenaires


Nature et montant des contributions de chaque partenaire
Partenaire

Nature de la contribution

17

Montant

Autres donnes chiffres : .


....

4.6.

Les cots et dpenses du projet.


Avez-vous tabli un budget prvisionnel du projet ?
....
....

17

Financements, personnels, quipements, droits de PI,

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FICHE 5.

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LA GOUVERNANCE DU PROJET

Un projet se doit dtre conduit le plus efficacement possible, sans frein inutile dans la prise de
dcision, tout en tenant compte de limplication respective des partenaires dans le projet et leur
droit la participation la dcision. La mise en place de la gouvernance du projet ncessite ainsi
une attention toute particulire pour assurer un pilotage optimal, respectant un quilibre entre les
besoins du projet et la ncessaire consultation des partenaires.

5.1.

Organigramme du projet
Avez-vous une ide de lorganigramme fonctionnel de votre projet ?
non

5.2.

oui, prcisez laquelle ?

Instances de dcision
Envisagez-vous la mise en place dinstances de direction ?

non

oui

Un conseil runissant lensemble des partenaires ou acteurs du projet ?

non

oui

Instances oprationnelles, type directeur ?

non

oui

Un comit de pilotage restreint ?

non

oui

Envisagez-vous la mise en place dun comit de PI et valorisation ?

non

oui

Envisagez-vous la mise en place dun comit de publication ?

non

oui

Si oui,

5.3.

Instances spcialises

Auront-ils un rle dcisionnel ou consultatif ?...........................................................................

5.4.

Instances consultatives
Envisagez-vous la mise en place dun conseil scientifique ?

non

oui

publiques, des pouvoirs publics, du monde socio-conomique ?

non

oui

Envisagez-vous la mise en place dun conseil reprsentatif du personnel ?

non

oui

Envisagez-vous la mise en place dun conseil reprsentatif des collectivits

5.5.

Et pour chaque instance cre,


Quelle est sa composition, et les modalits de nomination de ses membres ?
...
.
Quels sont ses rle(s) et pouvoir(s) ?
...
..

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Comment sont rpartis les droits des partenaires ?


...
..
Comment les dcisions y sont-elles prises (rgle de quorum et de majorit) ?
...
..

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FICHE 6.

Appui au montage de projet

INFORMATIONS ET RESULTATS DU PROJET

Le pilote de projet doit poser, en accord avec les partenaires, les principes qui rgiront les
changes dinformations et de rsultats lors du projet ainsi que les modalits de leur diffusion et de
leur exploitation futures. Ces principes, compte tenu de leur importance au regard des missions de
diffusion et de valorisation des connaissances des tablissements de recherche publics, doivent
tre clairement et prcisment dtaills dans le document juridique support du projet.

6.1.

Ncessit dun engagement de confidentialit de la part des partenaires


Pour quelles informations ?
...
A partir de quel moment ?18
...
Pour quelle dure ?
...

6.2.

Proprit industrielle et valorisation

Rsultats issus du projet


A qui appartiennent les rsultats issus du projet ?
- Rsultats obtenus par un seul partenaire :
...
- Rsultats obtenus conjointement par plusieurs partenaires :
....
Qui protge et gre les titres de protection ?
..
Parmi les partenaires, qui les exploite ?
..
A quelles fins ?
recherche :

propre

en collaboration

exploitation commerciale
Selon quelles modalits financires ?
titre gratuit
titre onreux
Qui les valorise, ngocie, signe et gre les contrats dexploitation concds des tiers
(matre doeuvre commun) ?
..
Selon quelles modalits (information pralable des partenaires, consultation...) ?
..
18

Le plus tt possible et trs en amont du projet.

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Comment sont rpartis les retours financiers ?


..
Qui intresse les inventeurs ?
..
Selon quelles modalits pour les personnels des partenaires ne bnficiant pas des
modalits dintressement prvues par le code de la proprit intellectuelle 19 ?
..
.
Faut-il distinguer les rgimes de proprit selon les types de rsultats 20 ?
non

oui, selon quelles modalits ? ..........................................................................

Conditions de publication
Qui peut publier ?
..
Les publications doivent-elle tre valides pralablement ?
non

oui, par qui ? ......

Y a-t-il une possibilit de sy opposer ou den retarder la diffusion ?


non

6.3.

oui, pendant quel dlai ? .......

Communication sur le projet


Un plan de communication relatif au projet est-il mis en place ?
Est-il prvu de crer un site Web ddi au projet ?
non

oui

Si oui,
Qui le cre, le valide et le met jour ? ......
Qui lhbergera ? le maintiendra ?..................................................................................
Sera-t-il soumis une charte informatique particulire ?................................................
Sera-t-il soumis une charte graphique particulire ?....................................................
Qui en assume les frais ?................................................................................................
Qui est dsign directeur de publication ? .

19

Il sagit des personnes ntant pas fonctionnaires ou agents public de ltat et ne figurant pas lannexe de larticle R.
611-14-1 du CPI : personnels relevant dEPIC ou de partenaires privs notamment.
20
Pour les brevets, pour les savoir-faire, pour les logiciels (le code source ? le code objet ou excutable ?), pour les
bases de donnes (structure protge par le droit dauteur ? droit sui generis du producteur ?), pour les COV ?
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6.4.

Appui au montage de projet

Protection du nom du projet


Envisagez-vous de dposer le nom du projet en tant que marque ? de dposer le nom de
domaine ?
non

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oui, qui en assume les frais et la gestion ? .

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FICHE 7.

LEVALUATION DU PROJET

Lvaluation est la cl de lexcellence et de la qualit en recherche. Lorsquu n projet est


susceptible, selon son objet, dtre valu, les conditions de son valuation doivent tre
dtermines en accord avec les partenaires, tablissements ou entreprises de recherche
notamment.
Votre projet sera-t-il valu ?

non

oui

Par quelle instance ? (plusieurs rponses possibles)


Comit national de la recherche scientifique
chaque instance dvaluation des partenaires
via une valuation conjointe des instances dvaluation des partenaires
autre :
Questions subsidiaires :
Selon quelles modalits 21 ?
....
.........................................................................................................................................
Selon quel calendrier ?
....
.........................................................................................................................................

21

Rapport du chef de projet, aprs avis des instances du projet, aprs une visite sur place

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FICHE 8.

Appui au montage de projet

AUTRES INFORMATIONS UTILES

Informations que vous jugez utiles dajouter :


..
..

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