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Comment

utiliser Access sous Windows ?


Comment arrter ou dmarrer une session ? Utiliser le clavier, la souris, afficher le bureau, lancer une application, la
fermer ?
De quoi est compose une fentre Access ? Comment utiliser la souris et le clavier avec Access ? O se trouvent le
ruban, les outils ? quoi servent-ils ? Quest-ce quun formulaire, une table, une requte, une table ?
Comment utiliser une base Access existante ? Quels sont les modes daffichage des donnes ? Comment se dplacer
entre les donnes, les modifier, les filtrer, ajouter un nouvel enregistrement ?
Comment interroger les donnes de la base ? Trier les donnes recueillies, effectuer des calculs ou des regroupements
sur ces donnes ?
Comment afficher ces donnes dans des tats ? Mettre en page et personnaliser la prsentation de ces tats ?
Comment effectuer une synthse de tout ou partie des donnes
sous forme de tableau ou de graphique crois dynamique avec Access, avec Excel ?
Comment utiliser les donnes dAccess dans Word ? Faire un mailing ?
Comment crer et modifier une base simple ? Crer des tables, des champs ?
Comment travailler en mode feuille de donnes ? Naviguer dans les donnes, les slectionner, les modifier, les
prsenter ?
Comment crer des formulaires pour saisir ou afficher les donnes ?

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Ce cours prsente diffrentes rubriques repres par une icne

DES PROCDURES DCRIVENT LA MARCHE SUIVRE POUR EFFECTUER UNE ACTION

3 COMMANDES SE RAPPELER :
<CLIC G> POUR APPUYER SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC LINDEX
<CLIC D> POUR APPUYER SUR LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS AVEC LE MAJEUR
<DOUBLE CLIC> POUR APPUYER DEUX FOIS DE SUITE TRS RAPIDEMENT SUR LE BOUTON GAUCHE DE
LA SOURIS AVEC LINDEX

des informations viennent complter ces procdures

des exemples viennent illustrer ces procdures

des conseils vous aident mettre en pratique vos connaissances

des mises en garde vous permettent dviter les piges ou den sortir

des exercices permettent de tester les procdures et dappliquer vos connaissances

des procdures avances dcrivent des actions plus complexes

Souvent, une action peut tre effectue selon plusieurs mthodes :

1RE MTHODE - 2ME MTHODE

Une mthode nest pas meilleure quune autre mais lune ou lautre peut tre mieux
adapte votre manire de travailler.
Ces actions peuvent tre effectues avec plusieurs moyens :

Avec le bouton gauche de la souris


Avec le bouton droit de la souris

Avec le clavier
Windows demande lutilisation du bouton gauche et du bouton droit de la souris ainsi que
du clavier. Lcran tactile, lui, est manipul avec les doigts.
Elles peuvent concerner diffrents endroits de lcran :
Langle bas/gauche avec le MENU DMARRER
Langle bas/droite pour afficher le BUREAU
Des emplacements spcifiques (NOTIFICATIONS, BARRE DES TCHES)
Nimporte quelle zone de lcran (MENU CONTEXTUEL).

I.

WINDOWS

Pour bien utiliser Windows 10, il faut savoir dmarrer ou arrter volont une session,
passer simplement de lcran daccueil au bureau de Windows, lancer des applications et
grer les fichiers. Lutilisation de raccourcis clavier est conseille.

A. SOURIS
La souris permet dactionner les commandes des menus et de dplacer le pointeur ; le
dplacement de la souris sur le tapis dtermine le dplacement du pointeur lcran.

1. PRINCIPE
Le POINTEUR de la souris a le plus souvent la forme dune flche :
Le dplacement de cette flche est proportionnel celui de la souris sur le tapis
<CLIC G> (appuyer avec lindex sur le bouton gauche de la souris ) affiche le point dinsertion
la position du pointeur : .Cest l que les donnes vont sinsrer
<CLIC D> (appuyer avec le majeur sur le bouton droit de la souris) affiche la barre doutils et le
menu contextuel li la position du pointeur ou lobjet slectionn
La ROULETTE permet de se dplacer dans le document comme avec lascenseur
vertical ou de modifier le zoom du document (en gardant <CTRL> enfonc) ; il est aussi
possible dappuyer sur le bouton de la roulette.

Lorsque le pointeur a la forme dun rond bleu


une forme normale (le processeur est occup)

, il est plus sage de ne rien faire et dattendre quil reprenne

2. UTILISATION
Allonger et poser de manire souple la main au-dessus de la souris (main gauche ou
droite selon que vous tes gaucher ou droitier) - Vous tes gaucher, activer alors
dans le panneau de configuration de la souris
Faire reposer lindex et le majeur sur les boutons gauche et droit de la souris sans
trop courber les doigts - garder cette position et ne pas serrer la souris dans la main
Dplacer la main et la souris va suivre - ne jamais regarder la souris mais lcran
Pour cliquer deux fois, relever lindex et le laisser rebondir sur le bouton de la
souris
La roulette centrale permet de faire dfiler le document (soit en faisant tourner cette
roulette, soit en cliquant dessus puis en dplaant verticalement la souris), en maintenant <CTRL>
enfonc de modifier le zoom et en cliquant dans la barre des tches de crer une
nouvelle session dune application en cours (avec CTRL).

3. VOCABULAIRE
POINTER signifie dplacer la souris pour placer le pointeur

lendroit dsir
<CLIC G> signifie enfoncer puis relcher rapidement le bouton gauche de la souris
<CLIC D> signifie enfoncer puis relcher rapidement le bouton droit de la souris
<DOUBLE CLIC> signifie appuyer 2 fois rapidement sur le bouton gauche de la
souris
<FAIRE GLISSER> signifie dplacer la souris tout en maintenant lun de ses boutons
enfonc (gnralement le gauche) puis relcher ce bouton en fin daction

4. ADAPTATION
Ladaptation de la souris son utilisateur est la condition essentielle une utilisation
aise de Windows. Le panneau de configuration permet deffectuer ces rglages.

PANNEAU DE CONFIGURATION

<CLIC G> SUR


CHOISIR LONGLET
RGLER LA POSITION DU CURSEUR

DPLACER LA SOURIS POUR TESTER MODIFIER SI NCESSAIRE PUIS

POUR VALIDER

PANNEAU DE CONFIGURATION

<CLIC G> SUR


CHOISIR LONGLET
RGLER LA POSITION DU CURSEUR
<DOUBLE CLIC> SUR
MODIFIER SI NCESSAIRE PUIS

(POUR TESTER)

Vrifier le bon rglage de la vitesse de la souris et du double-clic.

Modifiez-les ventuellement

B. CLAVIER
Le clavier est trs utilis dans Windows 10.

1. PAVES
Les claviers standards sont composs dun pav alphanumrique (pour le texte), dun pav
numrique ( droite) et dun pav directionnel (au milieu). Il est conseill de bien utiliser
chaque pav en fonction des donnes saisir.

2. TOUCHES SPCIALES
Les touches spciales se combinent aux autres touches (touches de raccourci) afin dexcuter
rapidement des actions dfinies dans une application donne ou dans le systme
dexploitation :
<ALT> gauche de la barre espace
<CTRL> au niveau de la barre espace aux extrmits droite et gauche
<MAJ>
flches vers le haut au-dessus des touches <CTRL>
<ALTGR> droite de la barre espace
<WINDOWS>

ct des touches <CTRL> avec un symbole Windows

3. TOUCHES DE RACCOURCI
La touche Windows

est utilise sous Windows 10 pour appeler le menu dmarrer.

APPEL MENU DMARRER


+ D AFFICHE LE BUREAU

+ TAB AFFICHAGE FENTRES OUVERTES


+ SAISIE RECHERCHE LOCALE DES CARACTRES SAISIS

+ - ECHAP ZOOME OU DZOOME

+ I CRAN PARAMTRES

+ H PARTAGER ALT + TAB BASCULE ENTRE FENTRES

4. TOUCHES AUTRES
Les autres touches de raccourci sont communes la plupart des applications du bureau et
permettent deffectuer directement slections ou actions.
<ENTRE> VALIDATION DUNE ACTION

<ECHAP> ANNULATION DUNE ACTION


<F1> <F12> TOUCHES DE FONCTION ( dpendent de lapplication )
<INS>
<SUPPR> TOUCHES DE MODIFICATION
<RETOUR>
<CTRL> ATTRIBUTION DE FORMAT / OPTIONS DE SLECTION / AJOUT
<ALT> ACTIONS LIES LA FENTRE DAPPLICATION ( choix de commandes, slection options )
<MAJ> TENDRE /ACTION INVERSE-DIRECTION OPPOSE
<TAB>
<ORIGINE>
<FIN> TOUCHES DE DPLACEMENT OU DE SLECTION
<PGPR>
<PGSV>

5. ADAPTATION
Ladaptation du clavier son utilisateur est paramtrable.

PANNEAU DE CONFIGURATION

<CLIC G> SUR


CHOISIR LONGLET
RGLER LA POSITION DES CURSEURS
ESSAYER LE CLAVIER POUR TESTER MODIFIER SI NCESSAIRE
POUR VALIDER

Vrifier le bon rglage du clavier.


Modifiez-le ventuellement

C. FENTRES STANDARDS
Les fentres sont la base du fonctionnement du bureau de Windows. Toute application,
tout dossier, tout fichier de donnes (document) est ouvert dans une fentre. Leur contenu
peut tre trs vari : des donnes texte, des donnes chiffres, des images, des icnes

1. STRUCTURE
3 tats possibles :
plein cran : la fentre occupe alors la totalit de lcran, quel que soit sa taille
en fentre : la fentre peut tre positionne nimporte o dans lcran
en icne : licne de la fentre saffiche dans la barre des tches, en bas de lcran.
Elle ne peut pas tre dplace

diffrentes cases des fentres :


la case de RDUCTION rduit la fentre en icne
la case DAGRANDISSEMENT agrandit de fentre plein cran
la case de RESTAURATION rduit de plein cran fentre
la case de FERMETURE ferme la fentre

2. COMPOSITION
Une fentre, notamment dapplication, est structure de manire standard :
LA BARRE DE TITRE affiche le nom de la fentre
LE RUBAN affiche les outils de la fentre regroups dans des MENUS
LA BARRE DOUTILS ACCS RAPIDE affiche les outils les plus utiliss
LA BARRE DTAT affiche des informations sur le contenu de la fentre
DES MENUS CONTEXTUELS permettent de grer les objets
DES BOTES DE DIALOGUE prcisent les actions

Ouvrir Access et reprer les diffrents lments de la fentre

3. BARRE DE TITRE
Elle affiche le nom de la fentre, pour une application le nom de lapplication et du
document.

4. RUBAN
Le ruban propose les outils appropris la manipulation des donnes slectionnes.

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR UNE SLECTION

5. BARRE DTAT

Elle donne des informations complmentaires.

6. BARRE ACCS RAPIDE


En haut et gauche, elle permet un accs immdiat aux commandes.

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR LUN DES OUTILS

7. MENUS CONTEXTUELS
Ils sont disponibles tout moment dans les applications ou le systme dexploitation. Ils
permettent dafficher les principales commandes de gestion dun objet.

BOUTON DROIT
POINTER SUR UNE DIAPOSITIVE, UN OBJET, UNE SLECTION

<CLIC D>
le menu saffiche

Le systme dexploitation Windows et les applications fonctionnant sous ce systme sont bases sur la notion

dobjet ; un objet a des proprits et permet de faire des actions :


Ex1 : un balai a pour proprit dtre allong, davoir un manche en plastique ou en bois et une brosse au bout ; laction
naturellement associe est de balayer
Ex2 : une corbeille papier peut avoir comme proprit dtre en plastique, verte, ajoure ; les actions associes vont tre
de la remplir et de la vider.
ces principes sont applicables nimporte quelle slection de lcran (objet) ; le menu contextuel donne accs aux
proprits et aux actions associes

Pointer sur la barre des tches, <CLIC D>


sur le bureau de Windows, slectionner la corbeille, <CLIC D>
Pointer sur le fond de lcran, <CLIC D>

8. BOITES DE DIALOGUE
Le ruban de lapplication ouverte affiche la plupart des outils ncessaires. Cependant,
pour une utilisation plus avance, les boites de dialogue proposent des options
complmentaires.

BOUTON GAUCHE
DANS LE RUBAN, DROITE DU TITRE DU GROUPE DOUTILS

<CLIC> SUR LA CASE (lanceur de bote de dialogue)


la bote de dialogue saffiche

Pointer sur cette case affiche un aperu de la boite de dialogue et le raccourci clavier associ

Ouvrir Afficher la bote de dialogue police et tester les diffrents zones


Fermer lapplication

le clavier est souvent plus rapide utiliser que la souris pour le renseignement de botes de dialogue requrant
beaucoup de saisie

UNE ZONE VERS LAVANT : <TAB>

( slectionne le contenu de la zone )


UNE ZONE VERS LARRIRE : <MAJ> <TAB>
( slectionne le contenu de la zone )

BOUTON GAUCHE
AFFICHER LE CONTENU DE LA BOITE DE DIALOGUE : <CLIC G> SUR LONGLET AFFRENT
POSITIONNER LE POINT DINSERTION SUR UNE ZONE : <CLIC G> AU DBUT DE LA ZONE
POUR SLECTIONNER LE CONTENU DUNE ZONE : <DOUBLE CLIC> SUR LA ZONE

UNE BOTE DE DIALOGUE EST CONSTITUE DE DIVERSES ZONES :


Les onglets
Les zones de texte
Les zones de liste
Les zones de liste droutante Les cases cocher
Les cases doption
Les boutons de commande

a) ONGLET
Ils regroupent dans un mme plan des lments cohrents dune bote de dialogue.

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR LONGLET DSIGNANT LES INFORMATIONS ATTEINDRE

CLAVIER
<CTRL><PGPREC> : UN ONGLET VERS LAVANT
<CTRL><PGSUIV> : UN ONGLET VERS LARRIRE

b) ZONE DE TEXTE
Dans une zone de texte, il est ncessaire de saisir un certain nombre dinformations

complmentaires sans lesquelles la commande ne pourrait seffectuer.

BOUTON GAUCHE

<DOUBLE CLIC> DANS LA ZONE DE TEXTE


SAISIR LES INFORMATIONS DEMANDES
POUR VALIDER

CLAVIER
<TAB> JUSQU LA ZONE DE TEXTE
SAISIR LES INFORMATIONS DEMANDES
<ENTRE> POUR VALIDER
Si la zone de texte est vide, le curseur est positionn au dbut de la zone

si la zone de texte est dj pr-renseigne, le texte existant est slectionn et les caractres frapps par lutilisateur
viennent en remplacement de ceux slectionns (Si ce qui est pr-renseign ne convient pas, il nest donc pas ncessaire
de leffacer.)
Dans tous les cas, il suffit de saisir le nouveau texte

Ne pas cliquer dans la zone si elle est dj pr renseigne, le texte saisi viendrait sinscrire au milieu de celui
dj existant

c) ZONE DE LISTE
La liste de choix possibles est affiche, le choix actuel tant en surbrillance.

BOUTON GAUCHE
POINTER DANS LA ZONE VOULUE
CLIQUER SUR LES FLCHES DE DFILEMENT

<CLIC G> SUR LOPTION CHOISIE


POUR VALIDER

CLAVIER
<TAB> POUR ATTEINDRE LA ZONE
UTILISER LES FLCHES POUR SE DPLACER
JUSQU LOPTION VOULUE
<ENTRE> POUR VALIDER
d) ZONE DE LISTE DROULANTE
Elle est base sur le mme principe que la zone de liste, le signe affich dans la case de
droite permet dafficher les choix disponibles.

e) CASE COCHER
Une case cocher est une option quil est possible dactiver ou de dsactiver. Une zone
de cases cocher propose une ou plusieurs cases dont le choix nest normalement pas
exclusif. Une case active est coche (comporte une coche bleue).

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> DANS LA CASE POUR LACTIVER


<CLIC G> DANS LA CASE POUR LA DSACTIVER
POUR VALIDER

CLAVIER
<ALT> ENFONC
TAPER LA LETTRE SOULIGNE DE LOPTION
<ENTRE> POUR VALIDER

f) CASE DOPTION
Une zone de cases doptions propose une ou plusieurs cases dont le choix est exclusif.
Une seule case peut tre active dans une zone. Une case active comporte un cercle
plein bleu ; une case non active comporte un cercle vide.

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> DANS LA CASE POUR LACTIVER


<CLIC G> DANS UNE AUTRE CASE
pour dsactiver la prcdente
POUR VALIDER

CLAVIER
<ALT> ENFONC
TAPER LA LETTRE SOULIGNE DE LOPTION

g) BOUTON DE COMMANDE
Le bouton de commande permet de fermer une bote de dialogue en acceptant ou en

refusant les modifications apportes. Le bouton par dfaut est entour de bleu.

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR LE BOUTON DSIR


VALIDE LES MODIFICATIONS
NE LES PREND PAS EN COMPTE

CLAVIER
<ENTRE> POUR <OK>
<ECHAP> POUR <ANNULER>
<ALT>+ LETTRE DU BOUTON POUR AUTRES CAS

APPLIQUER met en uvre immdiatement les choix effectus sans fermer la boite de dialogue

Sortir dune bote de dialogue laide des boutons de commande


Fermer une bote de dialogue, que lon a ouverte uniquement pour en vrifier le contenu, par le bouton <annuler>

D. FENTRES WINDOWS 10
Les nouvelles fentres de Windows 10 utilisent un design beaucoup plus pur, claqu
sur celui des systmes pour tablettes ou smartphone. Les rgles de fonctionnement sont
comparables mais linteraction avec lutilisateur est l encore simplifie.

1. STRUCTURE
3 tats possibles :
plein cran : la fentre occupe alors la totalit de lcran, quel que soit sa taille
en fentre : la fentre peut tre positionne nimporte o dans lcran ; sa forme et
sa taille sont personnalisables
en icne : licne de la fentre saffiche dans la barre des tches, en bas de
lcran. Elle ne peut pas tre dplace

diffrentes cases des fentres :


la case de RDUCTION

: rduit la fentre en icne

la case DAGRANDISSEMENT

: agrandit de fentre plein cran

la case de RESTAURATION
la case de FERMETURE

: rduit de plein cran fentre


/

: ferme la fentre

2. COMPOSITION
permet de revenir en arrire dans laffichage du contenu
UNE BARRE DE TITRE affiche le nom de la fentre
UN VOLET GAUCHE affiche des choix
UN VOLET DROIT affiche DES LIENS HYPERTEXTE donnant accs des options
DIFFRENTES ZONES permettent de dialoguer avec lordinateur

Ouvrir la fentre paramtres du menu dmarrer


Afficher les options de personnalisation
Reprer les diffrents lments de la fentre

3. BARRE DE TITRE
Elle remplit la mme fonction que dans les fentres standard mais sa prsentation est
lgrement diffrente.

4. VOLET GAUCHE
Il est utilis pour choisir les lments dans la nouvelle interface. Les options
correspondantes sont alors affiches dans le volet droit.

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR UN CHOIX DU VOLET GAUCHE


les options correspondantes saffichent dans le volet droit

5. ZONES ACTIVES
Elles correspondant aux diffrents lments des botes de dialogue des anciennes fentres
a) LIENS HYPERTEXTE
Ils permettent daccder un contenu externe ou ne rpondant pas encore aux nouvelles
normes de Windows 10.

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR LE LIEN HYPERTEXTE


une fentre saffiche avec les options correspondantes

Afficher
Paramtrer le pointeur de la souris

b) INTERRUPTEURS
Ce sont des zones binaires de type oui / non, ouvert / ferm, comme un interrupteur
lectrique. Ils prsentent donc deux tats :

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR LINTERRUPTEUR POUR LE FAIRE CHANGER DTAT


Il passe alternativement de ouvert ferm

Afficher


Dsactiver puis ractiver laffichage des applications rcemment utilises

c) CURSEUR
Il permet deffectuer un paramtrage rapide.

BOUTON GAUCHE

<FAIRE GLISSER> JUSQU LA VALEUR DSIRE

Afficher

Modifier le nombre de lignes faire dfiler

d) CASE COCHER
Une case cocher est une option quil est possible dactiver ou de dsactiver. Une case
active comporte une coche rouge.

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> DANS LA CASE POUR LACTIVER


<CLIC G> DANS LA CASE POUR LA DSACTIVER
POUR VALIDER

Afficher



Cocher puis dcocher la case pour les accents natifs

e) ZONE DE TEXTE
La zone de texte permet de saisir des informations complmentaires.

BOUTON GAUCHE

CLAVIER

<CLIC G> DANS LA ZONE DE TEXTE


SAISIR LE TEXTE AVEC LE CLAVIER
<CLIC G> VENTUELLEMENT SUR
f) BOUTON DE COMMANDE
Ils sont peu utiliss dans cette interface car les informations sont pour la plupart enregistres
aussitt, sans avoir les valider. Il existe cependant des boutons de commande pour
enregistrer, parcourir, modifier

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR LE BOUTON DSIR


g) LISTE
Elles sont assez labores pour permettre de rajouter ventuellement des options.

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR UN LMENT POUR AFFICHER LA LISTE DES OPTIONS


<CLIC G> SUR POUR AJOUTER UNE OPTION

Afficher

Modifier la liste des applications dont on veut afficher ltat

h) LISTE DROULANTE
Leur principe est le mme que pour les fentres standards, seule la prsentation est
diffrente.

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR POUR AFFICHER LA LISTE


<CLIC G> SUR LLMENT DSIR

Afficher
Le modifier

E. GUIDE / DIDACTICIEL
En cours de travail, il est possible de faire appel une aide contextuelle trs prcise ou
un index recensant les informations disponibles.
LES DIFFRENTS MOYENS DOBTENIR DE LAIDE

DE LA boite de dialogue active


TOUCHE <F1> du clavier
CASE AIDE

droite du menu

II. ACCESS POUR QUOI FAIRE


ACCESS est un logiciel de gestion de bases de donnes relationnelles. Ce type de


logiciel permet de grer les donnes de manire organise tout en autorisant laccs
toute donne contenue dans la base quelle que soit sa position.
Access 2016 bnficie de la convivialit de Windows, ce qui lui permet de fonctionner en parfaite harmonie avec
les autres applications et dintgrer aisment des objets issus de ces autres applications.

A. CONFIGURATION
La configuration conseille est la suivante :
ordinateur de type pentium plusieurs noyaux de 2 3 GHz avec Windows 10
mmoire vive de 1 24 Go
cran plat large de 19 24 rsolution 1680/1050
couleurs 32 bits
SSD ( S olid S tate D isk) de 128 Go minimum
disque dur 1 To
Lecteur BlueRay / Graveur
Souris Laser 2 boutons + roulette de qualit
Plus lordinateur sera puissant et mieux il sera quip, plus agrable sera lutilisation de Access le SSD est
maintenant quasiment indispensable

B. INSTALLATION
POUR INSTALLER Access

Sassurer quil y a la place suffisante sur le disque dur


Lancer Windows
lancer linstallation partir http://office.com/myaccount
ou lancer le programme excutable tlcharg
ou Introduire le CD Rom (Access ou Office)
Suivre les instructions
Linstallation est compltement automatique si lon choisit linstallation par dfaut

C. ENTRER / QUITTER
2 MANIRES DE TRAVAILLER DANS ACCESS (et dans les produits office)
Lancer lapplication ( Access ) et travailler directement au sein de lapplication.
MENU DMARRER

<CLIC G> SUR LA VIGNETTE ACCESS

BARRE DES TACHES


AFFICHER LE BUREAU OU LA BARRE DES TCHES

<CLIC G> SUR


POUR SORTIR DE ACCESS

<CLIC G> SUR LA CASE DE FERMETURE


OU

( en haut, gauche du menu)


FERMER (en bas )

Lancer Access
Quitter Access
Relancer Access

partir de lordinateur ( documents )

OUVRIR UNE BASE DE DONNE EXISTANTE


AFFICHER LE DOSSIER DE LUTILISATEUR O SE TROUVENT LES FICHIERS ACCESS (ACCDB)

<DOUBLE CLIC> SUR LE FICHIER ACCESS OUVRIR

D. EXERCICES
Vous pouvez tlcharger les exercices relatifs ce manuel et les copier sur votre
ordinateur dans un dossier spcifique.

LES EXERCICES

TLCHARGER

OUVRIR VOTRE NAVIGATEUR INTERNET


SAISIR LADRESSE SUIVANTE :

http://www.ios.fr/public/exosAccess16n1.exe
tout en minuscules
<CLIC> SUR
la boite de dialogue de tlchargement souvre
<CLIC G> SUR

Si lantivirus bloque le tlchargement, le dsactiver pour 10 minutes

<clic d> sur lantivirus dans la zone de notification

LES EXERCICES

DCOMPRESSER

SI SMATSCREEN BLOQUE LE PROGRAMME

<CLIC G> SUR


<CLIC G> SUR
INDIQUER UN DOSSIER DE DCOMPRESSION (EX : MES DOCUMENTS/EXERCICES ACCESS )
<CLIC G> SUR
:
POUR VALIDER

Tlcharger les exercices


Vrifier que les fichiers sont dcompresss

III. DIALOGUER AVEC ACCESS


Vous allez tablir avec votre ordinateur et avec votre logiciel un dialogue :
Vous allez lui demander deffectuer un certain nombre doprations par
lintermdiaire de la souris et du clavier
Vous allez en constater le rsultat lcran
Vous allez diter ce rsultat ( impression, publication, mail, document joint )
Dans tous les cas, il va tre important de travailler en parfaite harmonie avec le logiciel de telle manire que
chaque action de votre part dtermine un rsultat adquat de la part dACCESS. Sil y a pleine comprhension entre
lutilisateur et le logiciel, il ny a pas de conflit possible et donc pas de problmes rsoudre

A. STRUCTURE DUNE BASE


Une base de donnes Access est compose de diffrents objets :
Les tables

contiennent les donnes

Les requtes
Les formulaires

permettent ( entre autres ) dafficher les donnes des tables


sont utiliss pour saisir et consulter les donnes

Les tats
permettent dditer les donnes sur un support, le plus souvent sous
forme de synthse
Les macros
et les modules
vont servir automatiser la base de donnes
pour que quelquun qui ne connait pas ACCESS puisse lutiliser.

1. TABLES
Les donnes y sont organises ; chaque ligne de donnes correspond un enregistrement
et chaque colonne de donnes correspond un champ.

dans le tableau ci-dessous (table employs de Northwind), lenregistrement N3 concerne lemploy Jan
Kotas qui travaille pour telle socit, possde telle adresse de messagerie et tel numro de tlphone
Le champ Adresse de messagerie permet de collecter toutes les adresses de messagerie de tous les employs

2. REQUTES
Les requtes extraient les donnes en fonction de critres.

3. FORMULAIRES
Les formulaires affichent les enregistrements un par un ( mode formulaire ) ou sous forme de
tableau ( mode feuille de donnes ) pour les champs voulus.

4. TATS
Les tats donnent une vue de la base fige un moment donn.

5. MACROS
Les macros vont tre associes des boutons ou des menus pour permettre lutilisateur
deffectuer une action prenregistre.

6. MODULES
Les modules sont des programmes et font appel au langage Visual Basic.

Ces lments sont disposs, gauche de lcran, dans le VOLET DE NAVIGATION (ou VOLET DES OBJETS) ; ils
peuvent tre affichs dans diffrents modes selon que lon cre, modifie ou utilise les donnes de la base

B. FENTRE ACCESS
ACCESS ouvre une seule fentre dans laquelle saffiche la base ouverte ainsi que tous les
outils permettant de la manipuler.

Lancer ACCESS

gauche, <CLIC G> sur


Dans le volet de gauche, dsigner

puis le dossier dexercices

Dans le volet de droite, slectionner la base de donnes


<CLIC G> sur

La fentre Access est compose des lments suivants :


la barre de titre affiche le nom de la base de donnes
le menu Access propose les commandes globales de gestion du document
la barre doutils accs rapide affiche les icnes des actions les plus courantes
le ruban, compos donglets affiche des icnes symbolisant des actions et
regroupes par nature
le volet de navigation affiche selon les critres dfinis les diffrents groupes
dobjets et les diffrents objets ( tables, formulaires, tats, requtes, )
le volet droit affiche la feuille de proprit des objets en mode cration
les menus contextuels proposent pour une slection en cours les outils et
commandes les plus appropris
les ascenseurs permettent de se dplacer verticalement et horizontalement
la barre dtat donne des informations sur la commande ou la slection en cours
les onglets dobjet affichent chaque objet ouvert dans son propre onglet

1. BARRE DE TITRE

La barre de titre est la barre de titre classique de toute fentre sous Windows.

2. MENU FICHIER
Il est situ gauche de la barre de titre et propose les commandes plus globales lies
louverture, lenregistrement, limpression de la base de donnes.
MENU FICHIER
<CLIC G> SUR
le menu se droule

3. ACCS RAPIDE
Elle est situe la suite de licne de menu, gauche de la barre de titres.

La barre doutils ACCS RAPIDE affiche les outils les plus couramment utiliss.
Enregistrer
Annuler
Rtablir
Imprimer
Choisir les outils rapides
Il est possible de modifier la position de la barre accs rapide

BARRE ACCS RAPIDE


<CLIC G> SUR OU <CLIC D> DANS LA BARRE
OU


Pour personnaliser la barre doutils accs rapide
<COCHER> LES COMMANDES AFFICHER

Les commandes coches sont affiches dans la barre sous forme doutils


Afficher la barre doutils accs rapide
La personnaliser en ajoutant limpression rapide (si elle ne figure pas dj)

4. RUBAN
Le ruban affiche une liste donglets. Les outils, regroups par nature dans ces onglets,
permettent deffectuer trs rapidement des oprations souvent complexes.
ONGLETS
<CLIC G> SUR LONGLET
les outils associs saffichent dans le ruban

<POINTEUR> immobile sur un outil affiche sa fonction dans une bulle daide

a) ONGLETS
Lorsque quun onglet du ruban est au premier plan, les outils associs saffichent. Ils
correspondent aux actions les plus courantes et sont regroups de manire homogne en
fonction de leur utilisation.

Longlet ACCUEIL regroupe les principaux outils relatifs la saisie et la prsentation des objets de la base

Les onglets affichs et les groupes doutils quils proposent dpendent de lobjet en cours ( table, formulaire,
tat, requte, ) et de son mode daffichage ( cration, page, )

b) GROUPES DOUTILS
Le ruban peut tre rduit et les groupes doutils ne sont alors plus affichs ( lorsque le ruban
est rduit, seuls les en-ttes sont affichs ).

BOUTON GAUCHE

<DOUBLE CLIC> SUR LONGLET ACTIF


OU

<CLIC G> SUR

BOUTON DROIT
<CLIC D> SUR UN ONGLET

Dans la base en cours NORTHWIND 2016, faire dfiler les onglets du ruban
Pour chaque onglet parcourir les outils ( sans cliquer ) et lire les bulles daide
Rduire le ruban puis le restaurer

5. VOLET DE NAVIGATION
Le volet de navigation est situ gauche de la fentre. Il regroupe les diffrents types
dobjets ( tables, formulaires, tats, requtes, ) par catgorie.

Chaque catgorie affiche des groupes auxquels sont associs des objets. Un objet peut tre associ plusieurs

groupes

a) CATEGORIE
Il permet de choisir la catgorie.

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR DU MENU


( selon le choix en cours, lintitul peut varier )
SLECTIONNER LA CATGORIE

Le menu contextuel
lordre de tri et le type daffichage

affiche la structure de regroupement ; il permet aussi de modifier

Dans la base en cours NORTHWIND 2016, afficher dans le volet de navigation tous les objets Access par type

croissant et sous forme dicnes

b) PERSONNALISATION
Les catgories et groupes peuvent tre personnaliss.

BOUTON DROIT

<CLIC D> SUR LE MENU


( selon le choix en cours, lintitul peut varier )
<CLIC G> SUR
DANS LE VOLET DE GAUCHE, <CLIC G> SUR
permet dajouter une catgorie
permet dajouter un groupe

Les objets non attribus peuvent alors tre rpartis dans les groupes.

BOUTON DROIT
DANS LE VOLET DE NAVIGATION
SLECTIONNER LA BASE :
AFFICHER LES OBJETS NON ATTRIBUS :

<CLIC D> SUR LOBJET VOULU


<CLIC G> SUR LE GROUPE VOULU
lobjet est attribu au groupe

Dans la base en cours NORTHWIND 2016, crer une catgorie MA CATGORIE


Dans cette catgorie, crer 2 groupes : MON GROUPE 1 et MON GROUPE 2

Attribuer MON GROUPE 1 les objets suivants :


tables :
requtes

formulaires :
Attribuer MON GROUPE 2 les objets suivants :
tables :
requtes

formulaires :
tats
Afficher les objets non attribus

6. VOLET DROIT
Il affiche selon les cas (notamment en mode cration), les proprits de lobjet slectionn, la
liste des champs

7. MENUS CONTEXTUELS
Ils sont lis au contexte dutilisation et saffichent sur un <CLIC D> la position du
pointeur de la souris. Selon la position du point dinsertion ou la slection effectue, le
menu contextuel affich concernera le texte, les tableaux, les images,

BOUTON DROIT

<CLIC D> SUR


DONNES
MODE FEUILLE DE DONNES

TTE DE COLONNE (CHAMP)


MODE FEUILLE DE DONNES


ENREGISTREMENT (LIGNE)
MODE FEUILLE DE DONNES

Dans la base en cours NORTHWIND 2016, afficher les objets TABLES dans le VOLET DE NAVIGATION ( fermer
la fentre de connexion )

Dans le VOLET DE NAVIGATION, <DOUBLE CLIC> sur

( vrifier quen bas et droite de lcran, licne

mode feuille de donnes est active, sinon, cliquer dessus )


Dans le volet droit, sur longlet COMMANDES qui saffiche
Slectionner une colonne - afficher le menu contextuel
Slectionner des donnes - afficher le menu contextuel
Slectionner une ligne - afficher le menu contextuel

8. ASCENSEURS
Les ascenseurs permettent de faire dfiler horizontalement et verticalement la zone
affiche. Le numro de la ligne saffiche dans une bulle daide lorsque lon fait glisser le
curseur verticalement dans une table en mode FEUILLE DE DONNES.

BOUTON GAUCHE

<FAIRE GLISSER> LE CURSEUR AVEC LA SOURIS


les lignes affiches correspondent la position relative du curseur

Dans la mme table COMMANDES de la base NORTHWIND 2016


Faire dfiler les enregistrements avec lascenseur

9. BARRE DTAT
La barre dtat, situe en bas de la fentre ACCESS, affiche des informations sur laction
en cours, le mode daffichage, le verrouillage du pav numrique,

Il est possible de choisir les informations affiches dans la barre dtat.

BOUTON DROIT

<CLIC D> DANS LA BARRE DTAT


<CLIC G> POUR COCHER LES INFORMATIONS AFFICHER

10. ONGLETS DOBJET


Chaque nouvel objet ouvert saffiche dans son propre onglet.

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR


( lextrmit de la ligne donglets)

BOUTON DROIT
POINTER SUR LONGLET

<CLIC D>

Dans la base en cours NORTHWIND 2016, afficher les objets REQUTES dans le VOLET DE NAVIGATION

<DOUBLE CLIC> sur


dans le volet de navigation ( vrifier quen bas et droite de lcran,
licne mode feuille de donnes est active, sinon cliquer dessus )
Observer laffichage de longlet correspondant
Fermer longlet

C. SOURIS DANS ACCESS


La souris permet dutiliser les outils et les menus et de dplacer le pointeur.

1. FORMES DU POINTEUR
En fonction de sa position dans la fentre ou dans lcran ainsi que du choix de telle ou
telle commande, le pointeur de la souris peut prendre des formes varies.

quelques formes du pointeur :


: Un traitement sexcute en arrire-plan et peut ralentir la machine.
: Le processeur est en cours de travail ; attendre quil soit disponible.
: Dplacement ou copie dune slection
: Dplacement ou slection en mode FEUILLE DE DONNES
: Positionnement du point dinsertion en saisie ou modification
: Accs un lien hypertexte
: Dplacement dune slection, dun objet( mode cration )
: Slection de lignes( enregistrements )
: Slection de colonnes ( champs )
Dans longlet COMMANDES de la mme base NORTHWIND 2013
Dplacer la souris en limmobilisant sur diffrentes zones
Observer le changement de forme du pointeur ( ne pas cliquer )

2. DPLACEMENT
Il seffectue avec la roulette de la souris ou avec les barres de dfilement ( ascenseurs )
Changer donglet : <CLIC G> sur longlet afficher
Dplacement vertical : <CLIC G> sur le triangle bas ou haut ( ascenseur vertical )
ou <FAIRE GLISSER> le curseur ou utiliser la molette de la souris
Dplacement horizontal : <CLIC G>sur le triangle gauche ou droite ( ascenseur
horizontal ) ou <FAIRE GLISSER> le curseur
Dans longlet COMMANDES de la mme base NORTHWIND 2016
Dplacer la zone affiche en utilisant la souris et les ascenseurs

3. SLECTION
La souris est particulirement adapte des slections rapides et prcises.

mode feuille de donnes

une cellule : pointeur en haut dune cellule <CLIC G>


une ligne : pointeur en face de la ligne <CLIC G>
une colonne : pointeur en haut de la colonne <CLIC G>
plusieurs lignes : pointeur en face de 1re ligne <FAIRE GLISSER>
plusieurs colonnes : pointeur au-dessus de 1re colonne <FAIRE GLISSER>
une plage de valeurs : pointeur sur la 1re valeur <FAIRE GLISSER>
une plage de valeurs :
pointeur sur la 1re valeur <CLIC G>
<MAJ> enfonc
pointeur sur dernire valeur <CLIC G>
LENSEMBLE DES DONNES : POINTEUR SUR CASE SLECTION TOTALE <CLIC G>

Dans longlet COMMANDES de la mme base NORTHWIND 2016


Slectionner une ligne, plusieurs lignes
Slectionner une colonne, plusieurs colonnes
Slectionner une valeur, plusieurs valeurs puis quitter ACCESS

4. RUBAN ET OUTILS
La souris permet un accs rapide aux diffrentes commandes du ruban.

RUBAN
<CLIC G> SUR UN ONGLET DU RUBAN
affiche les outils associs

OUTILS
<POINTER> SUR UN OUTIL
affiche une bulle daide

<CLIC G> SUR UN OUTIL


effectue laction associe

Si un outil est suivi du signe , la dernire variante utilise de loutil saffiche


<CLIC G> applique cette dernire ; pour afficher la liste, <CLIC G> sur de loutil

5. ANNULATION
Si une action na pas le rsultat escompt, il est possible de lannuler.

BARRE ACCS RAPIDE


<CLIC G> SUR

OU

<CLIC G> SUR POUR DROULER LA LISTE


<CLIC G> SUR LACTION PARTIR DE LAQUELLE IL EST NCESSAIRE DANNULER

6. ANNULATION ANNULATION
Une action annule peut tre rtablie.
BARRE ACCS RAPIDE
<CLIC G> SUR
OU

<CLIC G> SUR POUR DROULER LA LISTE


<CLIC G> SUR LACTION PARTIR DE LAQUELLE IL EST NCESSAIRE DE REPRENDRE

Le champs daction de ces outils dannulation et de rtablissement est relativement rduit sou Access

D. CLAVIER DANS ACCESS


Le clavier permet de dplacer le curseur. Le pav de flches et les touches <TAB> du
clavier vont permettre deffectuer les oprations courantes de dplacement.

1. DPLACEMENT
Bien que la souris soit loutil de dplacement privilgi, le clavier peut tre pratique pour
accder des zones loignes de la partie affiche.
MODE FEUILLE DE DONNES

une valeur vers la droite flche droite


une valeur vers la gauche flche gauche
une valeur vers le bas flche bas
une valeur vers le haut flche haut
origine de longlet actif <ctrl> <origine>
fin de longlet actif <ctrl> <fin>
en bas de la colonne active <ctrl> flche bas
en haut de la colonne active <ctrl> flche haut
MODE FORMULAIRE ET FEUILLE DE DONNES

une valeur lavant


<tab>
une valeur vers larrire
<maj> <tab>

2. TOUCHES DE FONCTION
Les touches de fonction sont numrotes de <F1> <F12>. Elles peuvent tre
employes seules ou en combinaison avec une touche spciale.
<F1> Aide Appelle lassistance en ligne
<F4> Liste Droule une zone de liste
<F6> Fentre Passe dun volet dune fentre lautre
<F7> Orthographe Vrifie lorthographe
<F11> Volet Affiche / masque le volet de navigation
<F12> Enregistrer sous Ouvre la bote de dialogue ENREGISTRER SOUS

3. RUBAN
Lutilisation du clavier pour accder au ruban est plutt rserve des cas de dpannage
( souris en panne ).

CLAVIER
EFFECTUER UNE VENTUELLE SLECTION
ENFONCER LA TOUCHE <ALT>

des cases avec lettres et/ou numros saffichent sur le ruban


TAPER LE CARACTRE CORRESPONDANT LONGLET VOULU AU CLAVIER
les outils de longlet saffichent et dautres cases saffichent prs des outils
TAPER LE CARACTRE CORRESPONDANT LOUTIL VOULU AU CLAVIER
laction lie loutil seffectue

4. ANNULATION
Si une action na pas le rsultat escompt, il est possible de lannuler avec le clavier mais
immdiatement aprs.

<CTRL><Z>

5. RPTITION
Une action peut tre rpte sur une autre slection mais immdiatement aprs.

<CTRL><Y>

IV. INTERROGER UNE BASE ACCESS


Dans lutilisation dACCESS, deux cas de figures principaux sont distinguer :


Vous devez utiliser une base existante et partir de cette base, recueillir et
synthtiser des informations (1re partie de ce cours).
Vous devez crer une base de donnes simple (2me partie de ce cours) ou plus complexe
(voir Access 2016 niveau 2) pour grer de manire optimale un certain nombre
dinformations
Dans le premier cas de figure, les connaissances acqurir sont moins importantes que dans le second ; dans le
deuxime cas de figure, il est ncessaire de bien avoir assimil toutes les connaissances lies au premier cas

A. OUVERTURE ET UTILISATION
La base de donnes utiliser peut faire lobjet dun programme complet avec des menus
spcifiques donnant accs toutes les fonctionnalits de lapplication. Il est alors plus
souvent ncessaire de savoir extraire les donnes et les synthtiser avec Excel que de
connatre les fonctionnalits spcifiques et plus complexes dACCESS.

1. BASE EXISTANTE
Louverture de la base de donnes permet dy accder pour la consulter ou la modifier.

MENU FICHIER
DANS LE VOLET DE GAUCHE

<CLIC G> SUR



<CLIC G>SUR UN DES FICHIERS PROPOSS ( bases dernirement utilises )
la base souvre aussitt
OU

<CLIC G> SUR


SLECTIONNER LE DOSSIER PUIS LE FICHIER

<CLIC G> SUR


Ouvrir la base de donnes NORTHWIND 2016 dans le dossier EXERCICES en utilisant

offre plusieurs possibilits qui saffichent en cliquant sur le triangle bas droite du bouton de

commande

ouvre en accs partag ( autoriselaccs dautres utilisateurs )


ouvre en lecture seule ( interdit toute modification )
ouvre en accs exclusif ( interdit laccs dautres utilisateurs )
combine les deux modes prcdents

2. FERMETURE DE LA BASE
Louverture dune autre base de donnes ferme automatiquement la base en cours.
La case de fermeture ferme la fois la base en cours et ACCESS. Il peut cependant y
avoir plusieurs sessions ACCESS simultanes.

MENU FICHIER
DANS LE VOLET DE GAUCHE

<CLIC G> SUR

Fermer la base de donnes NORTHWIND 2016 avec le menu fichier

Contrairement un fichier de bureautique classique type Word, Excel, Powerpoint, toute

modification de donnes est immdiatement enregistre dans la base. Seules les modifications de structure, de mise
en forme ou de macros/modules ont besoin dtre explicitement enregistres

3. ACTIVATION DU CONTENU
Une base qui est automatise propose des menus et possde des macros et des modules
V isual B asic qui sont automatiquement dsactivs lorsquon ouvre la base dans ACCESS.
Le message ci-dessous apparait alors sous le ruban louverture dune telle base. Vous
pouvez activer ce contenu si vous tes sr des fichiers ouverts ( par exemple pour les exercices
lis ce livre ).

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR


( la fin du message )
une fois la base reconnue comme fiable, lavertissement nest plus affich
Si vous tes vigilant sur lorigine des fichiers que vous recevez (

fichiers Word, Excel, Access, ), vous

pouvez ractiver globalement lexcution des macro-commandes en allant dans

, puis dans le volet gauche

et enfin sur
cocher dans
approuvs dans

Il suffit alors de
ou, de manire plus scurise, de dsigner les fichiers

ou les emplacements approuvs dans

Si la base fait lobjet dun programme complet et homogne, il est dconseill de manipuler les donnes hors
des menus car dventuels contrles de validit ou de cohrence sont alors court-circuits, ce qui peut provoquer des
dommages irrparables dans la cohrence de la base. Les commandes ACCESS ne doivent alors tre ventuellement
utilises qu des fins dextraction de donnes dans un objectif de synthse ou de manipulation externe

Si vous ne lavez dj fait, activer le contenu actif de la base NORTHWIND 2016


Slectionner lemploy de votre choix dans la liste et connectez-vous
Tester les menus et les commandes de la base


Si le contenu actif de la base ( menus ) est activ, les commandes propres lapplication ACCESS mme ont
t le plus souvent dsactives, ce qui rduit les risques de mauvaise manipulation

4. ONEDRIVE
OneDrive ( anciennement SKYDRIVE ) est un espace de stockage en ligne ( cloud ) synchronis
automatiquement avec votre machine locale.Il met actuellement disposition 15 Go plus
15 go pour les photos gratuitement et 1 024 Go supplmentaire avec un abonnement
Office 365. Il bnficie des applications Office 365 mais cet ensemble ne comprend pas
dapplication Access On Line. La structure dAccess est en effet incompatible avec le
web.
Cependant, des fichiers Access peuvent tre stocks sur OneDrive et leur version locale
peut tre accde avec lapplication locale de Access. Ce qui garantit leur disponibilit.

B. FORMULAIRES
Les formulaires permettent de saisir, modifier et consulter les donnes.

1. MODES DAFFICHAGE
Le formulaire peut tre affich selon plusieurs modes mais cest le mode FORMULAIRE
qui permet la saisie ou la modification simple des donnes.
FORMULAIRE : le formulaire est affich prt tre utilis, le plus souvent prsentant

les donnes dun seul enregistrement et dans sa propre fentre


FEUILLE DE DONNES : le formulaire prsente les donnes comme dans une feuille
Excel
PAGE : cest le mode de finalisation du formulaire cr dans lequel on peut
modifier la structure et la prsentation avec les donnes affiches
CRATION : cest le mode de cration et/ou de modification de la structure du
formulaire.

BOUTON GAUCHE
DROULER LES OBJETS FORMULAIRES DU VOLET DE NAVIGATION

<DOUBLE CLIC> SUR LE NOM DU FORMULAIRE


le formulaire est affich en mode formulaire si ce mode est disponible, dans le mode
feuille de donnes
BOUTON DROIT
DROULER LES OBJETS FORMULAIRES DU VOLET DE NAVIGATION

<CLIC D>
SUR LE FORMULAIRE
le formulaire est affich en mode formulaire
Dautres modes sont disponibles : le mode TABLEAU CROIS DYNAMIQUE et le mode GRAPHIQUE CROIS
DYNAMIQUE

Une fois le formulaire ouvert ( en mode formulaire ), laffichage peut tre modifi avec les
icnes en bas et droite de lcran.

ICNES DAFFICHAGE (en bas et droite)


FORMULAIRE AFFICH

<CLIC G> SUR LICNE DE MODE VOULU

Ouvrir la base de donnes NORTHWIND 2016

Fermer le formulaire de connexion


Ouvrir le formulaire LISTE DES EMPLOYS
Lafficher en mode FEUILLE DE DONNES, PAGE, FORMULAIRE puis le fermer

2. NAVIGATION
La navigation en mode FORMULAIRE, seffectue laide des cases de dfilement en bas
gauche du formulaire.
CASES DE DFILEMENT

La touche <TAB>
permet de passer dune zone de saisie une autre
Des boutons
ou des liens
grent des actions
Une zone en bas du formulaire permet de grer laffichage des donnes

Ouvrir le formulaire DTAILS DE LEMPLOY de la base en cours NORTHWIND 2016, Faire dfiler les
enregistrements dans un sens puis dans lautre
Aller au dernier enregistrement puis revenir au premier

3. MODIFICATION
Pour modifier les donnes en mode FORMULAIRE, il faut se positionner sur les donnes
modifier puis faire la modification. Cette modification est immdiatement prise en
compte ( enregistre ) dans la table correspondante.

FORMULAIRE OUVERT ( en mode formulaire

AFFICHER LENREGISTREMENT DSIR AVEC LES CASES DE DFILEMENT


SE DPLACER JUSQUAU CHAMP VOULU AVEC LA TOUCHE <TAB>
SAISIR LES NOUVELLES INFORMATIONS

le dplacement sur un autre champ valide automatiquement la modification

Il est conseill dutiliser la touche <TAB> plutt que cliquer avec la souris dans le champ car <TAB>
prslectionne la totalit du champ et la nouvelle saisie remplace ainsi globalement lancienne

Si vous vous apercevez en cours de saisie que vous fates une erreur, la touche <ECHAP> du clavier rtablit les

donnes ( sil ny a pas eu changement de champ ) ou la touche


passs au champ suivant)

de la barre doutils accs rapide (si vous tes

Dans le mme formulaire DTAILS DE LEMPLOY de la base en cours NORTHWIND 2016, faire dfiler les
enregistrements jusqu lemploye Michelle Freehafer et remplacer le dpartement par 50 et le code postal par
50000

4. NOUVEL ENREGISTREMENT
Lajout dun enregistrement consiste ici renseigner les champs dun formulaire vierge.

ZONE DFILEMENT
FORMULAIRE OUVERT ( en mode formulaire

<CLIC G> SUR ( nouvel enregistrement vide ) DANS LA ZONE DE DFILEMENT


SAISIR LA PREMIRE INFORMATION PUIS <TAB>
SAISIR LES INFORMATIONS DE CHAQUE CHAMP EN FAISANT <TAB> ENTRE CHAQUE SAISIE
le <tab> de changement de champ valide la saisie

Lintrt de passer par le formulaire pour saisir les donnes est que dune part, il est facile de juger de la cohrence
des donnes, celles-ci concernant toutes le mme enregistrement et que dautre part, le programmeur qui a conu le
formulaire a prvu des masques de saisie et des vrifications quant la nature des donnes saisies, limitant ainsi les sources
derreur

Dans le mme formulaire DTAILS DE LEMPLOY de la base NORTHWIND 2016


Crer un nouvel enregistrement avec les informations telles que ci-aprs
Fermer le formulaire

5. SUPPRESSION
Une base de donnes volue et sil est courant dajouter de nouveaux enregistrements, il
est aussi ncessaire de supprimer ceux qui nont plus cours ; le ruban permet deffectuer
cette opration (pour viter tout risque de manipulation errone dans une application, cette suppression passe alors
le plus souvent par un bouton ou un menu spcifique prvu par le dveloppeur).

ONGLET ACCUEIL
me
GROUPE ENREGISTREMENTS ( 4 bloc )
EN MODE FORMULAIRE ENREGISTREMENT AFFICH

<CLIC G> SUR DE


<CLIC G> SUR
POUR VALIDER
Si le formulaire est en mode tabulaire, il suffit de slectionner la ligne concerne
avant de choisir
.

6. RECHERCHE
Sur une base importante, il nest pas toujours possible de faire dfiler les enregistrements
pour retrouver linformation dsire ; le plus simple est alors dutiliser la zone de
recherche.

ZONE DFILEMENT
FORMULAIRE OUVERT ( en mode formulaire

<CLIC G> SUR


( extrmit de la zone de dfilement )
SAISIR UN UN LES CARACTRES DE LA RECHERCHE
les donnes correspondantes saffichent au fur et mesure quel que soit le champ qui les
contient
Dans le mme formulaire DTAILS DE LEMPLOY de la base NORTHWIND 2016
Afficher le premier enregistrement
Rechercher lenregistrement contenant le nom dupont

Il est inutile de se positionner sur le champ concern ; la recherche seffectue sur tous les champs du formulaire

7. TRI
Bien que dans une base gre par un menu et des boutons, lordre des informations du
formulaire est dfini lors de son affichage, cet ordre peut tre modifi.

BOUTON DROIT
FORMULAIRE OUVERT ( en mode formulaire

)
POINTER SUR LE CHAMP PARTIR DUQUEL LE TRI DOIT TRE EFFECTU
<CLIC D>
OU
<CLIC G> SUR LE TYPE DE TRI( croissant ou dcroissant)
les donnes sont tries dans lordre croissant ou dcroissant du champ
Dans le mme formulaire DTAILS DE LEMPLOY de la base en cours NORTHWIND 2016
Trier les enregistrements par ordre croissant de nom de famille puis par ordre dcroissant de prnom

8. FILTRAGE
Filtrer les enregistrements consiste nafficher que les enregistrements correspondant
des critres dfinis. Un formulaire ouvert propose des fonctionnalits simplifies de
filtrage.

BOUTON DROIT
FORMULAIRE OUVERT ( en mode formulaire

AFFICHER LA VALEUR SERVANT DE BASE AU FILTRAGE


POINTER SUR LE CHAMP PARTIR DUQUEL LE FILTRE DOIT TRE EFFECTU

<CLIC D>
<CLIC G> SUR LE TYPE DE FILTRE ( gal, diffrent, contient, ne contient pas)
seuls les enregistrements satisfaisant le critre de tri sont affichs
<CLIC G> SUR
( zone de dfilement) POUR ANNULER LE FILTRE

Pour nafficher dans le formulaire DTAILS DE LEMPLOY de la base NORTHWIND 2016 que les employs

habitant Cherbourg
Afficher un employ habitant Cherbourg
Pointer sur le champ VILLE, l o il est indiqu Cherbourg
Faire un <CLIC D> puis un <CLIC G> sur

Pour rafficher tous les enregistrements, ne pas oublier de cliquer dans la zone de dfilement sur

devient alors

<CLIC G> sur

et affiche la totalit des enregistrements

filtre avec le dernier filtre utilis

Dans le mme formulaire DTAILS DE LEMPLOY de la base NORTHWIND 2016

Nafficher que les employs habitant Chambry puis annuler le filtre


Nafficher que les employs nhabitant pas Chambry puis annuler le filtre

qui

C. REQUTES SLECTION
Ces requtes permettent de visualiser dans lordre dsir les donnes issues dune ou
plusieurs tables en mode FEUILLE DE DONNES. Cest un outil indispensable pour extraire
les donnes dsires dune base pour les prsenter de manire synthtiques (dans un tableau
Excel par exemple).

elles permettent de
visualiser ou modifier des parties de tables pour des champs spcifiques
slectionner les enregistrements sur lesquels on veut agir
trier des enregistrements
interroger plusieurs tables et regrouper les donnes sur une seule feuille
effectuer des calculs sur des donnes
utiliser dautres requtes si les calculs sont complexes
gnrer des graphiques
Les requtes de slection permettent dextraire dune ou plusieurs tables les
enregistrements correspondant aux critres dfinis dans la requte.

La requte de slection est pralable tout autre type de requte et permet de sassurer que les enregistrements qui vont
tre ajouts, modifis ou supprims sont bien ceux que lon souhaite

La requte est cre en mode CRATION ; son rsultat saffiche en mode FEUILLE DE
DONNES.

FEUILLE DE DONNES : les informations de la table sont affiches sous forme dune
feuille trs semblable une feuille de travail Excel. Dans ce mode, les donnes
peuvent tre affiches et manipules
SQL : Le code Sql correspondant la requte est affich et peut tre modifi
directement si lon connat ce langage
CRATION : cest le mode de cration et/ou de modification de la structure de la
requte.

BOUTON GAUCHE
DROULER LES OBJETS REQUTES DU VOLET DE NAVIGATION

<DOUBLE CLIC> SUR LE NOM DE LA REQUTE


la requte saffiche en feuille de donnes

BOUTON DROIT
DROULER LES OBJETS REQUTES DU VOLET DE NAVIGATION

<CLIC D>
SUR LA REQUTE
la requte saffiche en feuille de donnes

1. ASSISTANT
Cest un moyen pratique et simple de construire une requte tape par tape, surtout
lorsque lon dbute.

ONGLET CRER
me
GROUPE REQUTES ( 3 bloc )
<CLIC G> SUR

les assistants pour les diffrents types de requte saffichent
<CLIC G> SUR
POUR VALIDER

BOUTON GAUCHE
1 - SLECTIONNER LA TABLE AVEC

si une table est dj ouverte, cest celle-ci qui est propose par dfaut
2- SLECTIONNER LE CHAMP
3 - <CLIC G> SUR
le champ passe dans la liste des champs slectionns
RPTER LOPRATION POUR CHAQUE CHAMP DSIR
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
partir de la table EMPLOYS de la base NORTHWIND 2016
Slectionner les champs NOM, PRNOM, SOCIT et VILLE
Afficher la requte en choisissant
Afficher les donnes extraites en mode FEUILLE DE DONNES puis en mode CRATION
Fermer la requte sans lenregistrer

2. MODE CREATION
La cration de la requte sans assistant est peine plus complique.

ONGLET CRER
me
GROUPE REQUTES ( 3 bloc )
<CLIC G> SUR
une boite de dialogue permettant de choisir les tables ou les requtes ajouter saffiche
<CLIC G> SUR LA TABLE AJOUTER PUIS
RPTER LOPRATION AUTANT DE FOIS QUE NCESSAIRE PUIS
Il faut alors ajouter les champs.

BOUTON GAUCHE

DANS LE VOLET SUPRIEUR FIGURE UNE BOTE CONTENANT LA LISTE DES CHAMPS DE LA TABLE
SOURCE

<DOUBLE CLIC> SUR LE CHAMP AJOUTER DANS LA REQUTE


OU

<CLIC G> SUR LE CHAMP PUIS GLISSER LE CHAMP JUSQU LA GRILLE DINTERROGATION
OU

<CLIC G>SUR LA ZONE CHAMP DE LA GRILLE DINTERROGATION ( volet infrieur )


<CLIC G> DANS UN CHAMPS VIDE PUIS SUR DE LA ZONE CHAMP POUR DROULEZ LA LISTE
<CLIC G> SUR LE CHAMP AJOUTER

Dans la base en cours NORTHWIND 2016, crer une nouvelle requte partir de la table EMPLOYS
Prendre les champs SOCIT, NOM, PRNOM VILLE et FONCTION

La liste des tables peut tre raffiche tout moment.

ONGLET CRER ( dernier onglet )


me
GROUPE PARAMTRES DE REQUTES ( 3 bloc )

<CLIC G> SUR

3. ENREGISTREMENT
ACCESS demande la fermeture de longlet ou de la base denregistrer la requte, ce
quoi il faut rpondre oui et la nommer. Nanmoins, il est plus prudent de le faire ds
que la requte est un peu avance, puis rgulirement si elle est complexe.

BOUTON DROIT

<CLIC D> SUR LONGLET DE LA REQUTE


<CLIC G> SUR

BARRE ACCS RAPIDE


ONGLET DE LA REQUTE ACTIV

<CLIC G> SUR


La premire fois quon lenregistre, il faut donner un nom la requte ; une fois ferme, <CLIC DROIT>
sur son nom permet de la renommer

Les donnes nont pas besoin dtre enregistres et sont mises jour en temps rel alors que les lments de
structure doivent tre enregistrs pour que les modifications apportes soient conserves

Enregistrer la requte en cours sous le nom requete employes 1

4. CHAMPS
La requte tant en mode cration, les champs de la requte peuvent tre manipuls.
a) SELECTION
Si lon a besoin de tous les champs dune table, Il est possible de les prendre en une seule
fois.

BOUTON GAUCHE

<DOUBLE CLIC> SUR LTOILE 1ER LMENT DE LA LISTE DES CHAMPS


OU
DANS LA GRILLE DINTERROGATION ( volet infrieur

) DANS UNE COLONNE VIDE


<CLIC G> SUR PUIS SUR NOMDELATABLE.* 1ER LMENT DE LA LISTE (EX :

Il peut tre utile de prendre tous les champs en une seule fois mais en les faisant figurer
individuellement dans la requte.

BOUTON GAUCHE

<DOUBLE CLIC> SUR LENTTE DE LA TABLE


tous les champs sont alors slectionns
<FAIRE GLISSER> LES CHAMPS DANS LA GRILLE DINTERROGATION

Plusieurs champs de la liste droulante peuvent tre ajouts simultanment, en maintenant la touche <CTRL>
enfonce pendant la slection.
La touche <MAJ> permet de slectionner un bloc de champs conscutifs dans la liste

b) ORDRE
Lordre daffichage des champs gagne tre dtermin ds la cration de la requte.

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> AU-DESSUS DU NOM DU CHAMP ( forme du pointeur ) POUR SLECTIONNER LE CHAMP
( faire ventuellement glisser droite ou gauche sur les colonnes adjacentes pour slectionner plusieurs champs - ne
pas relcher la souris
FAIRE GLISSER HORIZONTALEMENT LES CHAMPS LEUR NOUVELLE POSITION

( forme du pointeur

Dans la requte en cours EMPLOYS REQUETE1 de la base en cours NORTHWIND 2016


Classer les champs comme suit :

c) SUPPRESSION
Les champs insrs par erreur dans la requte sont aiss enlever.

SLECTIONNER LE OU LES CHAMPS

( dans la grille dinterrogation - volet bas )


APPUYER SUR LA TOUCHE <SUPPR> DU CLAVIER

ONGLET CRER ( le dernier )


me
GROUPE PARAMTRAGE DE REQUTES ( 3 )
SLECTIONNER LE OU LES CHAMPS ( ou simplement <CLIC G>dans le champ

<CLIC G> SUR


Dans la requte en cours EMPLOYS REQUETE1 de la base en cours NORTHWIND 2016
Supprimer le champ FONCTION puis enregistrer

d) RENOMMER
Afin damliorer la lecture de la feuille de donnes, il est possible de modifier les noms
des champs affichs ( Les noms dorigine demeurent intacts dans leurs tables respectives ).

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> GAUCHE DU CHAMP MODIFIER ( dans la grille dinterrogation - volet bas )
SAISIRLE NOUVEAU NOM ( TIQUETTE ) SUIVI DUN DOUBLE-POINT :
LAISSER LE NOM DE CHAMP DE LA TABLE LA SUITE DU DOUBLE-POINT (EX :

Dans la requte en cours EMPLOYS REQUETE1 de la base en cours NORTHWIND 2016


Renommer le champ NOM en PATRONYME
Afficher en mode FEUILLE DE DONNES pour vrifier puis enregistrer

Si un champ utilis dans la requte possde une lgende dfinie dans la table ( proprit de champ ), la lgende
saffiche au lieu de ltiquette et malgr la requte. Penser alors si ncessaire aller mettre une lgende directement dans les
proprits du champ de la requte

Pour afficher une colonne vide avec un titre pour remplissage manuel ultrieur, il suffit de crer une nouvelle
colonne avec le nom souhait suivi de : Null

e) CHAMPS CONCATNS
Un nouveau nom peut tre calcul partir de plusieurs champs ; il faut alors utiliser
loprateur de concatnation symbolis par le signe & ( chiffre 1 du pav alphabtique ) ou le
symbole + ( touche + ) et encadrer chaque nom de champ de crochets [ ].
Pour que les 2 champs ne soient pas colls, il est souvent ncessaire de les sparer par un
espace qui doit, dans la formule, tre entre guillemets .

Pour afficher le nom complet de lemploy, la formule utiliser est la suivante :

Les noms de champ peuvent tre difficiles orthographier ou peuvent ne pas tre ce quils paraissent (

espace
avant ou aprs inclus - par erreur ? - dans le nom : ex :champ nom ) ; Ne pas hsiter faire des copier/coller des noms de
champ si un problme se pose.

Un <DOUBLE CLIC> avec la forme sur le bord droit en haut dun champ slectionn ajuste la largeur de la
colonne de champ aux donnes contenues (quelquesoit le mode)

Dans la requte en cours EMPLOYS REQUETE1 de la base en cours NORTHWIND 2016


supprimer le champ patronyme puis crer un nom NOM COMPLET regroupant les champs NOM et prNOM ( spars
par un espace ) puis enregistrer

Il ne faut pas utiliser certains noms rservs par ACCESS(

champs nomms Nom, Note, )

f) AFFICHER/NE PAS AFFICHER


On peut dsirer ne pas afficher dans la feuille de donnes un champ inclus dans la
requte.

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR LA CASE COCHER LINTERSECTION DE LA LIGNE AFFICHER ET DE LA COLONNE


DU CHAMP ( dans la grille dinterrogation - volet bas )
RPTER LOPRATION POUR CHACUN DES CHAMPS DEVANT TRE AFFICHS OU NON
seuls les champs cochs sont affichs

Dans la requte en cours EMPLOYS REQUETE1 de la base en cours NORTHWIND 2016

Ne plus afficher le champ SOCIT


Afficher en mode FEUILLE DE DONNES pour vrifier puis enregistrer

5. TRI
Pour visualiser des informations dans un ordre prcis, il faut indiquer en mode cration
lordre daffichage des donnes.

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR

LINTERSECTION DE LA LIGNE DE TRI ET DE LA COLONNE DU CHAMP DE TRI

SLECTIONNER LORDRE DE TRI

La liste apparat trie en mode feuille de donnes pour le champ spcifi

Dans la requte en cours EMPLOYS REQUETE1 de la base en cours NORTHWIND 2016


Afficher en premier le champ NOM COMPLETpuis trier les donnes partir de ce champ
Afficher en mode FEUILLE DE DONNES pour vrifier puis enregistrer

Le tri sur plusieurs champs obit la mme logique ; seule contrainte, mettre les champs
de tri dans lordre.

BOUTON GAUCHE
METTRELES CHAMPS DANS LORDRE DE TRI ( en dplaant les colonnes

<CLIC G> SUR

)
LINTERSECTION DE LA LIGNE DE TRI ET DE LA COLONNE DU 1ER CHAMP DE TRI

SLECTIONNER LORDRE DE TRI


RPTER LOPRATION POUR CHAQUE CHAMP

En mode feuille de donnes, la liste saffiche trie pour les champs spcifis
Dans la requte en cours EMPLOYS REQUETE1 de la base en cours NORTHWIND 2016

Afficher les champs dans lordre suivant : VILLE, CodePostal, NOM COMPLET et FONCTION
Trier les donnes par VILLE croissante et par NOM COMPLET croissant
Afficher en mode FEUILLE DE DONNES pour vrifier puis enregistrer

Il est impossible deffectuer un tri sur certains types de champ (

mmo, Ole , )

Pour afficher des donnes dans un ordre diffrent du critre de tri, il faut dabord mettre les champs du critre
de tri avec leur type de tri mais non affichspuis les champs dans lordre daffichage ( ce qui amne mettre 2 fois les
champs servant au tri 2 endroits diffrents )

Dans base en cours NORTHWIND 2016

Effectuer sur la table EMPLOYS la requte qui affiche le rsultat ci-dessous


lenregistrer puis la fermer

6. CRITRES DE SLECTION
Pour obtenir les donnes que lon souhaite, il faut dfinir des critresde slection ; ils sont
labors avec des oprateurs de comparaison (=, Comme, Entre, ) et combins laide
doprateurslogiques ( Et, Ou, Pas, ).
Les principaux oprateurs de comparaison des donnes sont : = ( gal ), Comme, Entre, <
( infrieur ), > ( suprieur ), <> ( diffrent ),
Les principaux oprateurs logiques sont : Et, Ou, Pas, Ils peuvent tre combins entre
eux de manire explicite( au sein dune mme colonne ) ou implicite ( sur des colonnes ou des lignes
diffrentes )
a) = (GAL)

BOUTON GAUCHE

CLAVIER

<CLIC G> LINTERSECTION DE LA LIGNE DE CRITRES ET DE LA COLONNE DU 1ER CHAMP DE CRITRE


SAISIR LE CRITRE
Bien respecter espacement et accentuation pour les champs de type texte
RPTER VENTUELLEMENT LOPRATION POUR CHAQUE CHAMP CONCERN
En mode feuille de donnes, seuls les enregistrements satisfaisant les critres sont
affichs
si le critre est de type texte, Access lencadre dapostrophes ; sil est de type date, il est encadr de dises et
sil est de type numrique, il est affich tel quel

Pour slectionner uniquement les enregistrements correspondant au critre Ville=Cherbourg, la saisie peut
seffectuer de plusieurs manires (casse indiffrente) :
Cherbourg
= Cherbourg =Cherbourg
Cherbourg

Dans la requte en cours EMPLOYS REQUETE1 de la base en cours NORTHWIND 2016


Supprimer les champs NOM et PRNOM sils figurent encore
Nafficher que les employs habitant CHERBOURG
Afficher en mode FEUILLE DE DONNES pour vrifier puis enregistrer

Pour rechercher une valeur prcise existante, faire un copier/coller partir de la feuille de donnes

b) COMME

BOUTON GAUCHE

CLAVIER

<CLIC G> LINTERSECTION DE LA LIGNE DE CRITRES ET DE LA COLONNE DU 1ER CHAMP DE CRITRE


SAISIR LE CRITRE EN UTILISANT LES CARACTRES GNRIQUES ADAPTS
Bien respecter espacement et accentuation pour les champs de type texte
RPTER VENTUELLEMENT LOPRATION POUR CHAQUE CHAMP CONCERN
En mode feuille de donnes, seuls les enregistrements satisfaisant les critres sont
affichs
CARACTRES GNRIQUES

? Remplace un Caractre unique son emplacement


* Remplace un ou plusieurs caractres
# Remplace un Chiffre unique son emplacement
[ ] Remplace une liste de caractres
[! ] Remplace une liste de caractres exclure

ch?r Cherbourg
c*r* Colmar, Cherbourg, Chambry
CH* Cherbourg, Chambry #me 3me ou 4me
ch*r[!y] Cherbourg mais pas Chambry

Tester les cas de figure cits dans lexemple ci-dessus

c) ENTRE VAL1 ET VAL2

BOUTON GAUCHE

CLAVIER

<CLIC G> LINTERSECTION DE LA LIGNE DE CRITRES ET DE LA COLONNE DU 1ER CHAMP DE CRITRE


SAISIR LE CRITRE EN PRCISANT LES 2 BORNES DE LINTERVALLE
RPTER VENTUELLEMENT LOPRATION POUR CHAQUE CHAMP CONCERN
En mode feuille de donnes, seuls les enregistrements satisfaisant les critres sont
affichs

La requte ci-dessous affiche les employs habitant une ville dont le code postal est compris entre 73000 et
74000 ( limites comprises )

Dans la requte en cours EMPLOYS REQUETE1 de la base en cours NORTHWIND 2016


Raliser la requte ci-avant puis la fermer sans lenregistrer

d) EST NULL - EST PAS NULL

BOUTON GAUCHE

CLAVIER

<CLIC G> LINTERSECTION DE LA LIGNE DE CRITRES ET DE LA COLONNE DU 1ER CHAMP DE


CRITRE
SAISIR LE CRITRE

Permet de slectionner les enregistrements dont le champ concern contient ou non des
valeurs
EST NULL OU EST PAS NULL

La requte ci-dessous affiche les employs dont le champ Notes ne contient aucune information

Dans la base en cours NORTHWIND 2016, crer une nouvelle requte telle que ci-dessus (

sans fermer la

prcdente )
Afficher les employs dont le champ NOTES est vide
Fermer la requte sans lenregistrer

Ce critre peut tre utilis pour tous les types de champs

e) ET
Lorsque deux critres sont sur une mme ligne, les enregistrements doivent satisfaire la
fois chacun des critres.

La requte ci-dessous affiche les employs habitant Cherbourg ayant pour fonction reprsentant commercial

Dans la requte en cours EMPLOYS REQUETE1 de la base en cours NORTHWIND 2016

Raliser la requte ci-dessus

ET peut aussi tre utilis au sein dune mme colonne.

La requte ci-dessous affiche les employs habitant une ville dont le code postal est suprieur 60000 et
infrieur ou gal 74000

Dans la requte en cours EMPLOYS REQUETE1 de la base en cours NORTHWIND 2016


Raliser la requte ci-avant

f) OU
Lorsque deux critres sont sur des lignes diffrentes, il est cr un premier groupe
denregistrements correspondant au premier critre auquel sajoute un deuxime groupe
denregistrements satisfaisant au deuxime critre.

La requte ci-dessous affiche les employs habitant Cherbourg ainsi que les employs ayant pour fonction

reprsentant commercial ( quelle que soit leur ville )

Dans la requte en cours EMPLOYS REQUETE1 de la base en cours NORTHWIND 2016


Raliser la requte ci-dessus

OU peut aussi tre utilis au sein dune mme colonne.

La requte ci-dessous affiche les employs habitant Cherbourg ou Colmar ainsi que les employs ayant pour

fonction reprsentant commercial

Dans la requte en cours EMPLOYS REQUETE1 de la base en cours NORTHWIND 2016

Raliser la requte ci-dessus

g) ET et OU
Lorsquil y a des critres la fois sur une mme ligne et sur des lignes diffrentes, il est
form autant de groupes denregistrements que de lignes de critres.

La requte ci-dessous affiche les employs habitant Cherbourg quelle que soit leur fonction et ceux habitant

Colmar ayant pour fonction reprsentant commercial

Dans la requte en cours EMPLOYS REQUETE1 de la base en cours NORTHWIND 2016


Raliser la requte ci-avant

h) ET et OU DANS PLUSIEURS CHAMPS DE CRITRE


Tous ces critres peuvent tre combins pour obtenir le rsultat voulu.

La requte ci-dessous affiche les employs habitant une ville dont le code postal est strictement suprieur

60000 et infrieur ou gal 74000, exerant la profession de reprsentant commercial ou de Vice-prsident des
ventes quelle que soit leur ville ainsi que les employs exerant la profession de reprsentant commercial habitant
Cherbourg

Dans la requte en cours EMPLOYS REQUETE1 de la base en cours NORTHWIND 2016


Raliser la requte ci-avant, lenregistrer et la fermer

7. CALCULS ET REGROUPEMENTS
Les requtes permettent deffectuer des calculs partir de tous les enregistrements ou de
regroupements spcifiques de ces mmes enregistrements.
a) CALCULS
Les requtes permettent de crer des champs calculs ( qui nont dexistence quau sein de la
requte ) pour effectuer des calculs.
Pour ces calculs peuvent tre utiliss les oprateurs arithmtiques classiques + ( addition ),
- ( soustraction ), * ( multiplication ), / ( division relle ), \ ( division entire ), et les fonctions
intgres dAccess ANNE(), MOIS(), JOUR(), MAINTENANT(),

partir de la table COMMANDES, il est possible de calculer les dlais de livraison en soustrayant la date

dexpdition la date de commande

Dans la base en cours NORTHWIND 2016

Raliser la requte ci-dessus partir de la table COMMANDES


Lenregistrer sous le nom Commandes Dlais de livraison

Une valeur peut tre complte dune unit ( ou de nimporte quel texte ) en utilisant loprateur de concatnation
de chanes de caractres : &

Dans la requte en cours COMMANDES DLAIS DE LIVRAISON de la base en cours NORTHWIND 2016
Raliser la requte ci-dessus ( idem que prcdemment mais avec lunit jour )
Lenregistrer puis la fermer

Le rsultat est align gauche car ce nest plus une valeur numrique mais le rsultat dune concatnation,
donc une chaine de caractres

b) OPERATIONS
Cette fonctionnalit permet de faire des calculs sur un champ. Selon la nature du champ,
ce peut tre une somme, une moyenne ou le nombre des enregistrements.

ONGLET CRER (le dernier)


GROUPE AFFICHER/MASQUER ( dernierbloc )
<CLIC G> SUR
( idem pour lenlever - le menu contextuel propose le mme outil)
une ligne saffiche en dessous de la ligne table
<CLIC G> SUR CETTE LIGNE DANS LA COLONNE DU CHAMP SOUHAIT
<CLIC G> SUR DE
CHOISIR LOPRATION ( FONCTION ) PARMI CELLES PROPOSES
les oprations dpendent du type de champ

Pour effectuer un calcul sur la totalit des enregistrements, ne pas laisser de


regroupement et prciser lopration pour chaque champ concern.

Crer une nouvelle requte partir de la table COMMANDES dans la base en cours NORTHWIND 2016
Insrer les champs RF COMMANDE, DATE DE COMMANDE, DATE DE COMMANDE une 2me fois et FRAIS DEXPDITION
Lenregistrer sous le nom Commandes Frais expdition regroupements
Faire le calcul du nombre de commandes, de la date de la premire et de la dernire commande et de la moyenne des
frais dexpdition
Enregistrer et fermer la requte

Pour faire plusieurs calculs sur un mme champ, il faut le rpter pour chaque calcul
Bien nommer les champs en fonction de leur rsultat soit par leur tiquette suivi de double-point, soit en utilisant la
proprit LGENDE du champ dans la requte

c) REGROUPEMENTS
Pour effectuer une opration sur un groupe denregistrements, il faut laisser REGROUPEMENT
dans le(s) champ(s) identifiant le groupe denregistrements.

BOUTON GAUCHE

CLAVIER

SUR LA LIGNE OPRATIONS


INDIQUER REGROUPEMENT DANS LA COLONNE DU OU DES CHAMPS SERVANT DE BASE AUX CALCULS

( pour lequel un calcul sera effectu chaque changement de valeur )


INDIQUER LE TYPE DOPRATION POUR LES AUTRES CHAMPS (

COMPTE, SOMME

AFFICHER EN MODE FEUILLE DE DONNES

Pour calculer le total des frais dexpdition par client et par ville, il faut laisser REGROUPEMENT dans les
champs VILLE DEXPDITION, RF CLIENT et NOM DEXPDITION et prciser la fonction SOMME en tant quopration
dans le champ FRAIS DEXPDITION

Dans la base en cours NORTHWIND 2016,


Crer une nouvelle requte et raliser lexemple ci-dessus
LEnregistrer sous le nom Commandes Frais expdition


Des en-ttes reprenant les types doprations apparaissent par dfaut dans la feuille de donnes

. Il est prfrable de les renommer ou de mettre une lgende au niveau des proprits du
champ

Des critres peuvent tre appliqus au regroupement.

BOUTON GAUCHE

CLAVIER

SUR LA LIGNE CRITRES, RAJOUTER LES CRITRES VOULUS DE LA MANIRE CLASSIQUE


AFFICHER EN MODE FEUILLE DE DONNES

Dans la requte en cours COMMANDES FRAIS EXPDITION de la base NORTHWIND 2016

Calculer le total des frais dexpdition par client pour Chicago et Saumur lorsque ce total est diffrent de 0, enregistrer
la requte sous le nom COMMANDES FRAIS EXPDITION CHICAGOSAUMUR puis la fermer

Il est galement possible de raliser des calculs sur des groupes construits partir
dexpressions, et ventuellement dy associer des critres de slection.

La fonction MOIS dtermine le mois dune date (

la forme :

la fonction Anne dtermine lanne ) et sexprime sous

Dans la base en cours NORTHWIND 2016,


Crer une nouvelle requte partir de la table COMMANDES
Ajouter 2 fois le champ DATE DEXPDITION puis calculer pour chaque mois de chaque anne le total des frais
dexpdition lorsque ce total est diffrent de 0 en utilisant les fonctions ANNE() et MOIS()
Lenregistrer sous le nom COMMANDES FRAIS EXPDITION PAR AN puis la fermer

Bien valuer la pertinence des rsultats : les requtes sous ACCESSfournissent quasiment toujours un rsultat
mais, si la requte est mal formule, ce rsultat peut tre incohrent ( notamment la fonction compte qui compte
simplement le nombre denregistrements du groupe )

d) CRITRES MULTITABLES
Pour obtenir les informations dsires, il est souvent ncessaire dutiliser plusieurs tables.
Les principes restent les mmes et les liaisons dorigine entre les tables sont
automatiquement reprises dans la requte.

Pour obtenir la liste des commandes clients pour la priode du 10 Avril 2015 au 25 Avril 2015, il faut afficher
les tables CLIENTS et COMMANDES

la relation entre les 2 saffiche sous forme dun lien :

Dans la base en cours NORTHWIND 2016,


Crer une nouvelle requte partir des tables CLIENTS et COMMANDES comme ci-dessus
Lenregistrer sous le nom Clients Commandes et la fermer

Bien vrifier que les liens entre les tables sont prsents pour que le rsultat gnr soit cohrent.

8. GNRATEUR DEXPRESSION
Le gnrateur dexpression affiche dans une fentre spcifique les critres avec
lesoprateurs, fonctions et oprandes ( oprateurs arithmtiques, oprateurs logiques, objets de la base,
champ des tables et requtes, fonctions par type, ).

ONGLET CRER (le dernier)


me
GROUPE PARAMTRES DE REQUTES ( 3 bloc )
<CLIC G> LINTERSECTION DE LA LIGNE DE CRITRES ET DU CHAMP CONCERN
<CLIC G> SUR
DANS LE RUBAN
le gnrateur dexpression saffiche

EXEMPLE DE FONCTIONS DAGRGATION (regroupement sql)

SOMME Calcule la somme des valeurs dun champ ( numrique )


MOYENNE Calcule la moyenne des valeurs dun champ ( numrique )
MIN Dtermine la plus petite valeur dun champ ( sauf mmo, Ole )

MAX Dtermine la plus grande valeur dun champ ( sauf mmo, Ole )
COMPTE Calcule le nombre de valeurs non nulles (NULL) dun champ ( sauf mmo,
Ole )
ECARTYPE Calcule lcart type des valeurs dun champ ( numrique )
VAR Calcule la variance des valeurs dun champ ( numrique )
PREMIER Donne la 1revaleur dun champ pour les critres demands ( sauf mmo,
Ole )
DERNIER Donne la dernire valeur dun champ pour les critres demands ( sauf
mmo, Ole )

Pour calculer par produit les prvisions de ventes en , il faut crer une nouvelle requte partir de la table

PRODUITS.
En utilisant le gnrateur dexpression, crer un champ DSIGNATION correspondant au CODE DU PRODUIT suivi de
NOMDU PRODUIT ( comme ci-dessous )

Crer un champ nomm VALEUR CIBLE correspondant au champ NIVEAU CIBL multipli par le prix unitaire (champ
PRIX UNITAIRE) ( comme ci-dessous )

puis afficher la feuille de donnes correspondante


Dans la base en cours NORTHWIND 2016,
Crer la requte de lexemple ci-dessus puis avec le gnrateur dexpression
Crer un champ nomm COT CIBL correspondant au NIVEAU CIBL valoris par le COT STANDARD unitaire puis
afficher la feuille de donnes correspondante
Crer un champ nomm MARGE CIBLE correspondant la diffrence entre la VALEUR CIBLE ET LE COT CIBL
Enregistrer la requte sous le nom PRODUITS VALEUR CIBLE

Lutilisation de champs calculs pour un autre calcul dans une mme requte est dconseille pour des calculs
complexes Rutiliser le calcul mme au lieu de sa dsignation

9. EXCUTION
Excuter une requte, cest afficher son rsultat en mode FEUILLE DE DONNES.
PLUSIEURS POSSIBILITS

<CLIC G> sur

en bas et droite de la fentre

qui devient
ONGLET ACCUEIL GROUPE
AFFICHAGE ( 1er bloc ) du ruban pour passer alternativement du mode CRATION
au mode FEUILLE DE DONNES ( ou drouler avec puischoisir )
<CLIC G> sur

<CLIC G> sur


ONGLET CRER ( dernier onglet ) GROUPE RSULTATS ( 1er
bloc ) du ruban en mode cration
<CLIC D> SUR LONGLET DE LA REQUTE PUIS <CLIC G> SUR

10. PROPRITS
Les proprits de la requte affichent diverses informations utiles la concernant.


AFFICHER LA REQUTE EN MODE CRATION
POINTERDANS UNE ZONE VIDE DU VOLET DINTERROGATION ( volet infrieur

<CLIC D> PROPRITS

ONGLET CRER (le dernier)


GROUPE AFFICHER/MASQUER
AFFICHER LA REQUTE EN MODE CRATION

<CLIC G> SUR


COCHER LA CASE DAFFICHAGE DU CHAMP :

Les proprits de la requte saffichent dans un volet droite de la fentre


PROPRITS LES PLUS UTILES

Description Dcrit la requte


Tous les champs Affiche tous les champs de la ou des tables slectionne(s)
Premires valeurs Nombre de premiers enregistrements slectionns ou
pourcentage
Valeurs distinctes Oui : limine les doublons
Enr unique Oui : Conserve les doublons
Filtre Naffiche que les enregistrements correspondant aux critres
Tri par Trie les enregistrements dans lordre croissant ou dcroissant du ou des
champs
Type Recordset Feuille de rponse dynamique : donnes modifiables
Instantan : donnes non modifiables
Si la feuille de proprits naffiche plus quune ou deux informations, faire un <CLIC G>dans une zone vide du
volet dinterrogation ( volet infrieur )

Si le TYPE RECORDSET est laiss sur FEUILLE DE RPONSE DYNAMIQUE ( option par dfaut ), les donnes
rsultantes de la requte sont modifiables ( modification sur les tables dorigine )

Dans la requte en cours PRODUITS VALEUR CIBLE de la base en cours NORTHWIND 2016
Faire une description et nafficher que les 5 premires valeurs de la requte puis excuter
Enregistrer la requte sous le nom PRODUITS VALEUR CIBLE 5 PREMIERS
Annuler la slection des 5 premires valeurs et ajouter le champ catgorie
Enregistrer sous le nom PRODUITS VALEUR CIBLE CATGORIE puis fermer les requtes ouvertes

D. TATS
Ltat est la meilleure solution pour obtenir des donnes soit de dtail, soit synthtiques,
lisibles et classes ( factures, devis, tiquettes, rapports dactivit, budgets, listes, ). Les tats
indispensables ont souvent t inclus dans les objets de la base de donnes par celui qui a
conu la base mais il peut tre utile de crer un tat pour rpondre de nouveaux besoins.

1. MODES DAFFICHAGE

TAT : ltat est affich lcran avec les valeurs relles


APERU AVANT IMPRESSION : ltat est affich tel quil sera imprim
PAGE : Cest le mode de finalisation de ltat cr dans lequel on peut modifier la

disposition et la prsentation avec les donnes relles affiches


CRATION : cest le mode de cration et/ou de modification de la structure de ltat
avec tous les outils associs

BOUTON GAUCHE
DROULER LES OBJETS TATS DU VOLET DE NAVIGATION

<DOUBLE CLIC> SUR LE NOM DE LTAT


ltat est affich en mode tat

BOUTON DROIT
DROULER LES OBJETS TATS DU VOLET DE NAVIGATION

<CLIC D>
SUR LTAT
ltat est affich en mode tat
En ce qui concerne les bases de donnes dveloppes professionnellement et
accompagnes de menus, les tats sont accessibles directement par ces menus ou encore
par des boutons de commande. Ldition seffectue alors gnralement directement vers
limprimante en ligne.
Lorsque le lancement de ltat nest pas prvu dans la base
Si laffichage de ltat lcran est suffisant, le mode TAT est adapt.
Si ltat doit tre envoy vers une imprimante, un destinataire ou publi, le mode
APERU AVANT IMPRESSION doit tre utilis pralablement.
Afficher les objets TATS de la base en cours NORTHWIND 2016
Ouvrir ltat ANNUAIRE DES EMPLOY
Lafficher en mode TAT, en mode APERU AVANT IMPRESSION puis le fermer

2. CREATION

Si ltat requis nexiste pas, il est ncessaire de le crer soi-mme. Il pourra alors tre
rutilis selon les besoins.
Un tat va chercher des donnes dans une table ou plusieurs tables (

il est alors bas sur une requte ).

a) CREATION ASSISTE
Lassistant est, comme pour la requte, un moyen pratique et simple de construire un tat
tape par tape, mme lorsque lon est expriment.

ONGLET CRER
me

GROUPE TATS ( 5

bloc )

<CLIC G> SUR


lassistant tat saffiche

lutilisation de lassistant est standard


Une interface dans laquelle il suffit de faire des choix
Une visualisation en temps rel des choix effectus
Des boutons

et

pour se dplacer entre les tapes

BOUTON GAUCHE

CLAVIER

1 - SLECTIONNER LA TABLE
2- SLECTIONNER LE CHAMP
3 - <CLIC G> SUR

le champ passe dans la liste des champs slectionns


RPTER LOPRATION POUR CHAQUE CHAMP DSIR
<CLIC G> SUR
SLECTIONNER VENTUELLEMENT LE CHAMP DE REGROUPEMENT PUIS <CLIC G> SUR
un niveau de regroupement permet deffectuer des calculs chaque changement de valeur
du champ de regroupement
<CLIC G> SUR
PUIS CHOISIR VENTUELLEMENT UN ORDRE DE TRI
<CLIC G> SUR
PUIS CHOISIR LE TYPE DE DISPOSITION ET LORIENTATION
le volet gauche de la boite de dialogue illustre vos choix
<CLIC G> SUR
PUIS CHOISIR UN STYLE (couleurs, police)
<CLIC G> SUR
NOMMER LTAT ET CHOISIR UN APERU PUIS <CLIC G> SUR

Lassistant cre ltat ; il ne reste alors qu lenregistrer

(1) SLECTION DE CHAMPS

Il est dabord ncessaire de slectionner les champs appartenant aux tables ou requtes
faire figurer dans ltat.

OUTILS :
Ajoute le champ slectionn ( partir du volet de gauche )
Ajoute tous les champs ( partir du volet de gauche )
Retire un champ slectionn ( du volet de droite )
Retire tous les champs ( du volet de droite )
(2) REGROUPEMENTS

Les regroupements ( ou niveaux de rupture ) vont permettre entre autres deffectuer des soustotaux chaque changement de valeur du champ de regroupement.

OUTILS :
Fait passer le champ slectionn ( volet gauche ) en champ de regroupement

Refait passer le champ de regroupement slectionn en champ normal


Fait passer le champ de regroupement infrieur slectionn au niveau suprieur
Fait passer le champ de regroupement suprieur slectionn au niveau infrieur

permet de prciser les intervalles de regroupement

(3) TRI TAT

Les enregistrements sont dabord tris en fonction du premier champ indiqu ( Nom ), puis
tous les enregistrements qui ont la mme valeur pour ce champ ( Nom ) sont tris en
fonction du second champ ( Prnom ).

(4) DISPOSITION

Elle dtermine la prsentation gnrale de ltat. Les dispositions proposes permettent


de faire gagner du temps lutilisateur sur des manipulations longues faire
manuellement. Lorientation gre le sens de la feuille de papier.

vite que ltat soit scind sur plusieurs pages en largeur


(5) TITRE ET VISUALISATION

Il est indispensable de donner un nom ltat.

Choisir laperu de ltat pour visualiser les corrections apporter puis passer en mode page pour apporter ces
modifications

Dans la base en cours NORTHWIND 2016, partir de la table EMPLOYS, crer un tat comme ci-dessus, le
nommer EMPLOYS PAR FONCTION ET PAR VILLE

b) CREATION IMMDIATE
En slectionnant pralablement la table ou la requte, il est possible de crer ltat
standard sans aucune manipulation.

ONGLET CRER
me

GROUPE TATS ( 5

bloc )

DANS LE VOLET DE NAVIGATION ( gauche)


SLECTIONNER LA TABLE OU LA REQUTE PARTIR DE LAQUELLE LTAT DOIT TRE CRE

<CLIC G> SUR


ltat saffiche immdiatement
REMANIER VENTUELLEMENT LTAT POUR LE PERSONNALISER PUIS ENREGISTRER

Pour crer un tat partir de la requte COMMANDES DLAIS DE LIVRAISON

Dans le volet de navigation gauche, drouler les requtes


<CLIC G> sur la requte
Afficher longlet CRER du ruban

<CLIC G> sur


du groupe TATS
ltat saffiche dans son onglet


Crer un tat immdiat partir de la requte COMMANDES DLAIS DE LIVRAISON comme ci-dessus

Lenregistrer sous le nom COMMANDES DLAIS DE LIVRAISON

3. PERSONNALISATION
Le mode page est le mieux adapt pour amliorer la disposition dun tat ou lui
rajouter des fonctionnalits afin quil corresponde aux besoins.
POUR PASSER EN MODE PAGE

ER
<CLIC G> sur
ONGLET ACCUEIL GROUPE AFFICHAGE ( 1 BLOC ) du
ruban pour passer du mode TAT au mode PAGE ( ou drouler par et choisir )
<CLIC G> sur de
en bas droite
<CLIC D>
sur longlet de ltat
a) DISPOSITION

La largeur dune colonne de champ peut ne pas tre approprie aux donnes contenues.

BOUTON GAUCHE
EN MODE PAGE
SLECTIONNER UNE DONNE DU CHAMP CONCERN
POINTER SUR LA LIGNE VERTICALE POINTILLE DE SPARATION DROITE DE LA COLONNE

( forme du pointeur )
FAIRE GLISSER LE POINTEUR HORIZONTALEMENT POUR AGRANDIR OU RTRCIR LA COLONNE

Afficher ltat EMPLOYS PAR FONCTION ET PAR VILLE, adapter la largeur des colonnes aux donnes

Lordre des colonnes de champs peut tre modifi.

BOUTON GAUCHE
EN MODE PAGE


, < CLIC G> SUR LE TITRE DE LA COLONNE
lensemble de la colonne est encadr
POINTER SUR LE TITRE DE COLONNE
FAIRE GLISSER LA COLONNE SA NOUVELLE POSITION
FORME DU POINTEUR

Dans cette nouvelle version de Access, la nouvelle colonne ne prend pas la place de lancienne et la
manipulation en mode PAGE est donc assez lourde (puisquil faut dplacer 2 colonnes)

Dans ltat EMPLOYS PAR FONCTION ET PAR VILLE, intervertir les colonnes NOM et PRNOM (

prnomen

premier ) puis mettre la fonction aprs le prnom

b) REGROUPEMENTS/TRI
Des niveaux de regroupement peuvent tre crs ou modifis.

ONGLET CRATION
me
GROUPE REGROUPEMENTS ET TOTAUX ( 3 bloc )
TAT AFFICH EN MODE PAGE

le groupe format du ruban est affich

<CLIC G> SUR


le volet Regrouper, trier et total saffiche en bas de ltat idem pour le refermer
Si un regroupement ou un tri existent dj, la structure correspondante saffiche pour
ventuelle modification

des icnes lextrmit du niveau slectionn vont permettre de modifier la position du regroupement ou de le

supprimer

deux boutons saffichent permettant de crer les groupes ou les cls de tri

et
Lactivation dun de ces boutons affiche les champs disponibles pour laction concerne

Dans ltat EMPLOYS PAR FONCTION ET PAR VILLE, supprimer le regroupement FONCTION puis enregistrer

sous le nom EMPLOYS PAR VILLE

c) TOTAUX/SOUS-TOTAUX/DTAIL
Dans la plupart des tats, il est ncessaire deffectuer des calculs globaux et/ou chaque
niveau de regroupement ( chaque fois que la valeur du champ de regroupement change ).

ONGLET CRATION
me
GROUPE REGROUPEMENTS ET TOTAUX ( 3 bloc )
TAT AFFICH EN MODE PAGE

le groupe format du ruban est affich


<CLIC G> SUR UNE DONNE DE LA COLONNE PARTIR DE LAQUELLE DOIVENT SEFFECTUER LES TOTAUX
la colonne est slectionne
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
le nombre total denregistrements saffiche pour la colonne slectionne

COMPTER LES ENREGISTREMENTS ou COMPTER LES VALEURS (


denregistrements ( le Compte Distinctnest pas gr )

) donne le mme rsultat : le nombre


Si des niveaux de regroupement existent, des sous-totaux sont automatiquement calculs

Il est aussi possible de paramtrer des sous-totaux.

ONGLET CRATION
me
GROUPE REGROUPEMENTS ET TOTAUX ( 3 bloc )
<CLIC G> SUR
EN MODE PAGE DANS LE VOLET BAS DE REGROUPEMENT
SLECTIONNER LE NIVEAU DE REGROUPEMENT VOULU
<CLIC G> SUR
DE
DU NIVEAU DE REGROUPEMENT
<CLIC G> SUR DE
POUR DROULER LA ZONE
RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE COMME CI-DESSOUS

Dans ltat EMPLOYS PAR VILLE, faire le total par ville et le total global
Enregistrer, visualiser puis fermer

Pour effectuer des regroupements et des totaux de groupe de produits par catgorie
Ouvrir la requte PRODUITS VALEUR CIBLE CATGORIE
Crer ltat partir de la requte puis passer en mode CRATION

Dplacer la colonne CATGORIE et la mettre en tte

<CLIC G> sur

pour afficher le volet bas

REGROUPER, TRIER ET TOTAL

<CLIC G> sur


slectionner le champ CATGORIE
<CLIC G> sur
slectionner le champ CATGORIE

Slectionner la colonne VALEUR CIBLE, <CLIC G> sur


Slectionner la colonne COT CIBL, <CLIC G> sur
Slectionner la colonne MARGE CIBLE, <CLIC G> sur
Fermer le volet REGROUPER, TRIER ET TOTAL

et choisir
et choisir
et choisir

les diffrentes informations de regroupement et totaux peuvent tre affiches ou modifies


en cliquant sur
du volet Regrouper, trier et total
Reproduire lexemple ci-dessus et lenregistrer sous le nom MARGES PRVUES PAR PRODUIT

d) IMAGE
Une image ( logopar exemple ) peut tre ajoute dans un tat. En fonction des regroupements
et de la position dinsertion, limage va tre unique ou rpte sur chaque ligne

ONGLET CRATION
me

GROUPE CONTRLES ( 4

bloc )

TAT AFFICH EN MODE PAGE

<CLIC G> LA POSITION DINSERTION

<CLIC G>SUR
<CLIC G> SUR UNE DES IMAGES PROPOSES OU SUR

POUR DSIGNER LIMAGE

Ajouter limage accueil du dossier exercices dans ltat MARGES PRVUES PAR PRODUITS comme ci-dessous -

Visualiser et fermer

e) AJOUT
Si des champs, prsents dans la requte ou la table la base de la cration de ltat, ne
sont pas affichs, il est toujours possible de les rajouter.

ONGLET CRATION
me

GROUPE OUTILS ( 6

bloc )

TAT AFFICH EN MODE PAGE

<CLIC G>SUR
les champs disponibles saffichent le volet de proprits droite de lcran
<FAIRE GLISSER> LE CHAMP DSIR LA POSITION VOULUE DANS LTAT

Afficher ltat Employs par ville de la base en cours NORTHWIND 2016


Ajouter le champ ID avant le champ NOM

Toutes ces manipulations tant difficiles, ne pas oublier loutil

pour annuler une action errone

f) SUPPRESSION
Un champ (colonne) inutile peut tre supprim.

BOUTON DROIT
SLECTIONNER LA COLONNE

<CLIC DROIT>
RPTER LOPRATION POUR CHACUN DES EMPLACEMENTS DE LA COLONNE
CLAVIER
SLECTIONNER LA COLONNE2

<SUPP> DU CLAVIER
RPTER LOPRATION POUR CHACUN DES EMPLACEMENTS DE LA COLONNE
Dans ltat EMPLOYS PAR VILLE, supprimer le champ ID prcdemment ajout

4. PRSENTATION
Elle va concerner :
Le choix dune mise en forme automatique complte
La mise en forme des diffrentes zones de ltat
Les bordures des diffrentes zones de ltat
Cest le mode PAGE qui va permettre deffectuer le plus simplement ces amliorations et
le mode APERU AVANT IMPRESSION qui va permettre de les visualiser au mieux.
a) THEMES
Les thmes sont un moyen simple et rapide dappliquer une mise en forme soigne.
Ils sappliquent sur un tat qui vient dtre cr pour le mettre en forme rapidement.

ONGLET CRATION
me

GROUPE THMES ( 2

bloc )

EN MODE PAGE

<CLIC G> SUR


<CLIC G> SUR LE THME DSIR POUR LAPPLIQUER
<CLIC G> SUR
POUR MODIFIER LE JEU DE COULEURS
<CLIC G> SUR
POUR MODIFIER LE JEU DE POLICES

Si des mises en forme spcifiques ont dj t apportes, elles prennent le pas sur les mises en forme du thme.

Vous pouvez essayer la suite les mises en forme automatiques proposes puis lorsque le modle vous convient

appliquer une mise en forme personnalise sur lune ou lautre des caractristiques de la mise en forme

Tester les thmes sur ltat EMPLOYS

b) MISE EN FORME
Le choix de la police et de ses caractristiques seffectue comme dans Word ou Excel,
ceci prs que dans un tat ACCESS, les caractristiques sont affectes un ensemble qui
dpend de la structure mme de ltat. Cet ensemble est mis en vidence par un
encadrement ds que lon clique dans ltat avec la souris ( on peut distinguer lignes paires et
impaires, colonnes, donnes, cellules de totaux, titre ).
(1) LIGNES

Toutes les lignes correspondant au niveau de structure reoivent la mise en forme. ACCESS
propose deux outils pour pouvoir alterner les couleurs de fond.

ONGLET FORMAT
me

GROUPE POLICE ( 2

bloc )

EN MODE PAGE

, <CLIC G> SUR LA CELLULE EN DBUT DE LIGNE


seuls les outils darrire-plan sont disponibles
FORME DU POINTEUR

<CLIC G> SUR LOUTIL

loutil

PUIS CHOISIR LA 1RE COULEUR DES LIGNES

du groupe ARRIRE-PLAN ( 4mebloc ) permet de choisir la 2me couleur des lignes

- les 2 couleurs de fond sont alternes

Pour mettre des couleurs alternes sur les lignes de donnes de EMPLOYS PAR VILLE

<SLECTIONNER> une ligne de donnes


<CLIC G> sur

et <CLIC G> sur la couleur

et <CLIC G> sur la couleur

<CLIC G> sur

Pour mettre une couleur de fond sur la ligne de total global de EMPLOYS PAR VILLE :
<SLECTIONNER> la ligne de total global

<CLIC G> sur

et <CLIC G> sur la couleur

Dans ltat MARGES PRVUES PAR PRODUIT


Appliquer la couleur
comme arrire-plan des lignes de donnes
Appliquer les couleurs
et
comme arrire-plan altern des lignes de totaux

Appliquer la couleur

comme arrire-plan de la ligne de total global

(2) COLONNES

En slectionnant les donnes par colonne, de nombreux attributs de mise en forme sont
disponibles ( comme dans Word ou Excel ).

ONGLET FORMAT
me

GROUPE POLICE ( 2

bloc )

EN MODE PAGE
FORME DU POINTEUR

, <CLIC G> SUR UNE DONNE DE LA COLONNE POUR LA SLECTIONNER


<CLIC G> SUR UN DES OUTILS DISPONIBLES
Pour slectionner plusieurs colonnes, slectionner une premire colonne puis cliquer sur les autres en gardant la
touche <MAJ> enfonce

Pour modifier la prsentation de la colonne TLPHONE PROFESSIONNEL de ltat EMPLOYS PAR VILLE :

<SLECTIONNER> la colonne TLPHONE PROFESSIONNEL


<CLIC G> sur de

et <CLIC G> sur la couleur ( le texte saffiche en bleu )

<CLIC G> sur de


<CLIC G> sur de
<CLIC G> sur
<CLIC G> sur

et <CLIC G> sur la police

et <CLIC G> sur la taille

pour centrer les donnes


et <CLIC G> sur la couleur

( le fond saffiche en bleu clair )

Dans ltat MARGES PRVUES PAR PRODUIT, sur les donnes des colonnes de chiffres
Appliquer une police bleu fonc calibri de taille 11
Appliquer la couleur
comme arrire-plan des 3 colonnes de donnes (<ctrl>)
Mettre les dsignations en italique et mettre en gras et souligner les catgories

(3) CELLULES DE TOTAUX

Les cellules de totaux peuvent recevoir une mise en forme personnalise qui va
sappliquer toutes les cellules de totaux de mme niveau de structure.

ONGLET FORMAT
me

GROUPE POLICE ( 2

bloc )

EN MODE PAGE
FORME DU POINTEUR

, <CLIC G> SUR UNE DONNE DE TOTAL DE LA COLONNE


<CLIC G> SUR UN DES OUTILS DISPONIBLES
Pour slectionner plusieurs cellules sur la mme ligne, slectionner une premire cellule puis cliquer sur les autres
en gardant la touche <CTRL> enfonce

Pour prsenter les cellules de totaux dans la colonne NOM de ltat EMPLOYS PAR VILLE, <SLECTIONNER>
re

la 1 cellule de total
<CLIC G> sur de
<CLIC G> sur de

et <CLIC G> sur la couleur ( le texte saffiche en bleu )


et <CLIC G> sur la police

<CLIC G> sur de


et <CLIC G> sur la taille
<CLIC G> sur pour mettre en gras
<CLIC G> sur

et <CLIC G> sur la couleur

( le fond saffiche en vert )

Dans ltat MARGES PRVUES PAR PRODUIT, sur les sous-totaux des colonnes de chiffres
Appliquer une police bleu fonc calibri de taille 11 et en gras
Appliquer la couleur
comme arrire-plan des totaux

(4) TITRES

Le titre de ltat est important puisquil en prcise le contenu.Il doit, comme les titres de
colonne, tre mis en valeur par une mise en forme approprie.

ONGLET FORMAT
me

GROUPE POLICE ( 2

bloc )

EN MODE PAGE
FORME DU POINTEUR

<CLIC G> SUR UN TITRE DE COLONNE OU DTAT POUR LE SLECTIONNER


le titre sentoure dun cadre
<CLIC G> SUR UN DES OUTILS DE MISE EN FORME DISPONIBLES

Pour prsenter les titres de colonne de ltat EMPLOYS PAR VILLE

<SLECTIONNER> les cellules de totaux


<CLIC G> sur de

et <CLIC G> sur la couleur

<CLIC G> sur de


<CLIC G> sur de
<CLIC G> sur
<CLIC G> sur

( le texte saffiche en vert clair )

et <CLIC G> sur la police

et <CLIC G> sur la taille

pour mettre en gras


et <CLIC G> sur la couleur ( le fond saffiche en bleu fonc )

Dans ltat MARGES PRVUES PAR PRODUIT, mettre en forme le titre de ltat et les titres de colonne en vous

inspirant de la reproduction ci-dessous modifier par la mme occasion le titre gnral de ltat en MARGES
PRVISIONNELLES

Faire un <DOUBLE CLIC> dans le titre pour en modifier le texte

c) FORMAT DES NOMBRES


Le format des nombres dtermine de quelle manire une valeur, stocke dans une table,
va safficher dans ltat. On retrouve ici les mmes outils que dans un tableur.

ONGLET FORMAT
me

GROUPE NOMBRE ( 3

bloc )

EN MODE PAGE
FORME DU POINTEUR

<CLIC G> SUR UNE DONNE DE LA COLONNE POUR SLECTIONNER


<CLIC G> SUR UN DES OUTILS DISPONIBLES
OUTILS
Liste droulante des diffrents formats
Format montaire
Format pourcentage
Format milliers ( avec sparateur )
Ajoute une dcimale
Enlve une dcimale

Dans ltat MARGES PRVUES PAR PRODUIT, appliquer aux valeurs le format EURO AVEC 2 DCIMALES

Avec la touche <CTRL>, vous pouvez slectionner en mme temps les valeurs, les sous-totaux et les totaux avant
dappliquer le format

d) BORDURES - REMPLISSAGE
Les bordures sappliquent la forme ou au type de forme slectionne.

ONGLET FORMAT
me
GROUPE OPTIONS DE MISE EN FORME ( 5 bloc )
<CLIC G> DANS UNE DONNE, UNE CELLULE OU UN TITRE
<CLIC G> SUR LOUTIL
<CLIC G> SUR UNE COULEUR DE TRAIT
OU

<CLIC G> SUR LOUTIL


PUIS

<CLIC G> SUR LOUTIL


<CLIC G> SUR LOUTIL
<CLIC G> SUR LOUTIL

POUR DFINIR LPAISSEUR DU TRAIT


POUR DFINIR LE TYPE DU TRAIT
POUR APPLIQUER UNE COULEUR DE FOND

Toujours commencer par le cas gnral pour terminer par le cas particulier : ( commencer par le quadrillage
gnral de ltat et finir par les bordures des cellules de total et titres )

Pour appliquer un quadrillage comme sur la page suivante ltat EMPLOYS PAR VILLE

Slectionner une donne dune colonne


<CLIC G> sur loutil
et choisir un trait fin

<CLIC G> sur loutil

et choisir un trait fin plein

<CLIC G> sur loutil


<CLIC G> sur loutil

et appliquer un trait de couleur bleu fonc

Slectionner une cellule de total de sous-groupe


<CLIC G> sur loutil


et choisir un trait de 1 pt

<CLIC G> sur loutil


Conserver un trait fin plein

<CLIC G> sur loutil


et appliquer un trait dune couleur rouge fonc
Slectionner la cellule de total gnral
<CLIC G> sur loutil

Conserver un trait de 1 pt
Conserver un trait fin plein
<CLIC G> sur loutil

et appliquer un trait dune couleur jaune fonc

Dans ltat Marges prvues par produit, appliquer des bordures du mme type que celles qui suivent puis
enregistrer ( voir ci-aprs )


e) QUADRILLAGE

Le quadrillage sapplique de manire conventionnelle. Il vient en complment des


bordures.

ONGLET ORGANISER
er

GROUPE TABLE ( 1 bloc )

<CLIC G> DANS UNE DONNE, UNE CELLULE OU UN TITRE

<CLIC G> SUR LOUTIL


SLECTIONNER LE TYPE DE QUADRILLAGE
<CLIC G> SUR LOUTIL
POUR DFINIR LA COULEUR DU TRAIT
<CLIC G> SUR LOUTIL
POUR DFINIR LPAISSEUR DU TRAIT
<CLIC G> SUR LOUTIL
POUR DFINIR LE TYPE DU TRAIT

On ne peut pas appliquer un quadrillage horizontal et vertical diffrent sur les donnes
Le quadrillage nest pas actif lors de la slection de lignes

f) MISE EN FORME CONDITIONNELLE


Elle permet de prsenter une cellule avec une mise en forme diffrente selon sa valeur (un
total par exemple).

ONGLET FORMAT
me
GROUPE OPTIONS DE MISE EN FORME ( 5 bloc )
EN MODE PAGE
SLECTIONNER UNE CELLULE DE TOTAL

<CLIC G> SUR

POUR AFFICHER LES MISES EN FORME

<CLIC G> SUR


INDIQUER LE TYPE DE RGLE
INDIQUER LA CONDITION EN UTILISANT LES LISTES DROULANTES
INDIQUER LE FORMAT CORRESPONDANT EN CLIQUANT SUR LE BOUTON AVEC LES OUTILS
POUR VALIDER
POUR LAPPLIQUER

Pour mettre en violet les totaux par ville gaux 1 et en vert ceux suprieurs 3
<CLIC G> sur une cellule de sous-total puis renseigner la bote de dialogue comme ci-aprs

Lorsque quune condition est remplie et que vous ne voulez pas afficher des donnes, Utiliser la mme couleur
( notamment le blanc ) pour la police et le fond de la cellule

Dans ltat MARGES PRVUES PAR PRODUIT, appliquer un format conditionnel dans le total de la marge cible

selon les consignes suivantes :


Marge comprise entre 500 et 1000 : couleur bleue
Marge infrieure 500 : couleur rouge
Marge suprieure 1000 : couleur verte

5. MISE EN PAGE

La mise en page va dfinir la prsentation de ltat sur une page.


a) ZONES
Les diffrents lments de la page, manipuls dans le mode page, sont accessibles
individuellement.

ONGLET FORMAT
er

GROUPE SLECTION ( 1 bloc )


EN MODE PAGE

<CLIC G> SUR DE


SLECTIONNER LA ZONE
de la mme manire, lorsquune zone est slectionne, son nom saffiche ici

Pour les slections multiples, utiliser la touche <CTRL> pour ajouter une slection existante et la touche <MAJ>

pour slectionner dun endroit une autre

b) PAGE
Tout dabord, la taille de la page.

ONGLET MISE EN PAGE


er

GROUPE TAILLE DE LA PAGE ( 1 bloc )


EN MODE PAGE

<CLIC G> SUR

POUR DTERMINER LA TAILLE DE LA PAGE

<CLIC G> SUR

POUR DTERMINER LES MARGES DE LA PAGE

Contrairement Excel, il nest pas possible de dire ACCESSfaire tenir mon tat en une page en largeur
( hormis dans lassistant de cration dtat ).
Il faut imprativement dfinir la largeur des colonnes et la taille des polices pour que lensemble tienne dans la surface
dfinie dans la MISE EN PAGE

Puis son orientation.

ONGLET MISE EN PAGE


me

GROUPE MISE EN PAGE ( 2

bloc )

EN MODE PAGE

<CLIC G> SUR


,
OU
LORGANISATION DE LA PAGE

Loutil

POUR VENTUELLEMENT MODIFIER LORIENTATION ET

donne accs la bote de dialogue complte

Dans ltat MARGES PRVUES PAR PRODUIT, modifier la mise en page notamment la taille de la page ( 21 X
29,7 ), les marges ( troites ) et la largeur des colonnes puis complter par les modifications ventuellement ncessaires
afin que ltat soit correctement prsent ( dplacement de la zone de date et de lheure par exemple )
Enregistrer puis fermer les tats ouverts

E. EXTRACTION ET SYNTHSE
Cest un point crucial de lutilisation dune base de donnes. ACCESS traite les
informations sous forme de donnes lmentaires et ce niveau, elles sont difficilement
exploitables de manire synthtique.
Diffrents outils permettent den faire la synthse sous forme de tableaux et de
graphiques. Ces outils sont intgrs ACCESSmais il peut aussi tre intressant dutiliser
des outils externes ( tableur, traitement de texte ).

1. ANALYSE CROISE
Ce type de requte permet de prsenter les donnes de manire trs synthtique.
a) ASSISTANT
Elles peuvent tre cres avec lassistant.

ONGLET CRER
me
GROUPE REQUTES ( 3 bloc )
<CLIC G> SUR
lassistant saffiche et va guider lutilisateur tout au long de la requte
<CLIC G> SUR
POUR VALIDER
DFINIR LORIGINE DE LA REQUTE : UNE TABLE, UNE AUTRE REQUTE OU LES DEUX
<CLIC G> SUR
DSIGNER LE CHAMP QUI SERA EN EN-TTE DE LIGNE AVEC
<CLIC G> SUR
SLECTIONNER LE CHAMP QUI SERA EN EN-TTE DE COLONNE
( si cest une date, indiquer la priodicit )
<CLIC G> SUR
SLECTIONNER LE CHAMP DE VALEUR QUI SERA LINTERSECTION AINSI QUE LA FONCTION
ASSOCIE ( si ce champ est numrique, ce sera le plus souvent la fonction somme, sinon la
fonction compte)
<CLIC G> SUR
NOMMER LA REQUTE ET CONSERVER
<CLIC G> SUR
Au fur et mesure de la cration de la requte, les choix effectus saffichent dans la zone exemple

Pour crer une requte danalyse croise partir de la table COMMANDES

<CLIC G> sur

dans le groupe REQUTES de longlet CRER, lassistant saffiche

CONSERVER

de
<CLIC G> sur COMMANDES dans la liste des tables au-dessus

<CLIC G> sur


<CLIC G> sur VILLE DEXPDITION puis sur

pour mettre les villes en entte de ligne

<CLIC G> sur


SLECTIONNER DATE DEXPDITION pour mettre les dates en entte de colonne

<CLIC G> sur


SLECTIONNER MOIS dans les priodicits proposes pour afficher non pas toutes les dates mais un regroupement pour

chaque mois

<CLIC G> sur


Associer la fonction SOMMEau champ FRAIS DEXPDITION

Nommer la requte COMMANDES_ANALYSE CROISE


tant slectionn, <CLIC G> sur

Il est intressant de comparer les rsultats dune requte SLECTION et dune requte
ANALYSE CROISE, pour les mmes informations et critres. Ainsi la requte slection
correspondante donne ceci :

b) REQUTE
La requte danalyse croise peut aussi tre cre directement, sans assistant.

ONGLET CRER
me
GROUPE REQUTES ( 3 bloc )
<CLIC G> SUR
SLECTIONNER LA TABLE
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

POUR AFFICHER LA LIGNE ANALYSE

La ligne ANALYSE dcrit laffectation du champ dans lanalyse croise


Le terme Non Affich, est destin aux champs utiliss pour les regroupements ou calculs, mais qui ne seront pas affichs
dans la feuille de donnes

Crer la requte SLECTION suivante :

Afficher la feuille de donnes correspondante et lenregistrer sous PRODUITS REQUTE2


Transformer la requte PRODUITS REQUTE2 en requte ANALYSE CROISE avec en ligne les catgories, en
colonne les noms des employs et en valeur les quantits et lenregistrer sous PRODUITS REQUTE2_ANALYSE CROISE

2. LIAISON VERS EXCEL


Excel est loutil idal pour synthtiser les donnes dune base que ce soit sous forme de
tableau en utilisant les fonctions de base de donnes dExcel ou de tableau ou graphique
crois dynamique ( Un fichier de connexion est alors cr dans les sources de donnes de lutilisateur et donc
accessible directement comme connexion existante ).
a) TABLEAU SIMPLE
Il est possible de faire un simple copier/coller entre ACCESS( table, requte ) et Excel.

BOUTON GAUCHE
OUVRIR LA TABLE OU LA REQUTE
SLECTIONNER LES DONNES EN MODE FEUILLE DE DONNES GLOBALEMENT OU PAR COLONNES
LES COPIER DANS LE PRESSE-PAPIERS
LES COLLERDANS LA FEUILLE EXCEL ( format Excel

les donnes colles sont indpendantes


Faire un copier-coller de la table clients dans Excel

b) TABLEAU AVEC LIAISON


Il est aussi possible de maintenir une liaison entre les donnes dAccess et les donnes

dExcel. Le tableau ainsi cr peuttre modifi mais toute actualisation efface les
modifications moins que la connexion ait t coupe.

ONGLET DONNES
er
GROUPE DONNES EXTERNES ( 1 bloc )
<CLIC G> SUR

PUIS SUR

SLECTIONNER LE FICHIER

<CLIC G> SUR


POUR VALIDER LA SOURCE( proprits des liaisons de donnes )
POUR VALIDER LES INFORMATIONS DINITIALISATION OLE
SLECTIONNER LA TABLE OU LA REQUTE IMPORTER
POUR VALIDER
SLECTIONNER
POUR ACCEPTER LIMPORTATION DES DONNES DANS EXCEL SOUS FORME DE TABLEAU

Pour exploiter dans Excel les donnes de la requte PRODUITS REQUTE2


Ouvrir Excel
ER

onglet donnes - groupe donnes externes ( 1

<clic g> sur

puis sur

slectionner le fichier
<clic g> sur

pour valider la source( proprits des liaisons de donnes )

valider les informations dinitialisation ole

slectionner la table ou la requte importer

BLOC )

pour valider

slectionner

puis

pour accepter limportation des donnes


Crer dans Excel en feuille 1 un tableau partir de la requte PRODUITS REQUTE2
Renommer la feuille 1 en DONNES

Prparer dans ACCESS une requte slectionnant les donnes dont vous avez besoin puis rapatrier ces donnes
re

sous forme de tableau dans la 1 feuille et utiliser les fonctions de base de donnes dans les autres feuilles pour
effectuer vos calculs

Penser actualiser les donnes en cliquant sur


de longlet DONNES groupe CONNEXIONS de Excel afin
que ces dernires soient jour de toute modification effectue sur la base

Si le fichier de donnes ACCESSa t renomm ou dplac (

dans Excel sur

cas probable des exercices de ce livre ), cliquer

de longlet DONNES groupe CONNEXIONS et redfinir le chemin daccs par

Si vous voulez travailler directement sur les donnes importes, cliquer sur
alors plus actualises

( vos donnes ne seront

c) TABLEAU CROISE DYNAMIQUE


Le tableau crois dynamique peut tre cr directement lors de la connexion ou sappuyer
sur le tableau prcdemment import.

ONGLET DONNES
er
GROUPE DONNES EXTERNES ( 1 bloc )
<CLIC G> SUR

PUIS SUR

SLECTIONNER LE FICHIER

<CLIC G> SUR


POUR VALIDER LA SOURCE( proprits des liaisons de donnes )
POUR VALIDER LES INFORMATIONS DINITIALISATION OLE
SLECTIONNER LA TABLE OU LA REQUTE IMPORTER
POUR VALIDER
SLECTIONNER
POUR ACCEPTER LIMPORTATION DES DONNES DANS EXCEL SOUS FORME DE TABLEAU
CROIS DYNAMIQUE
le volet
saffiche droite de la fentre
FAIRE GLISSER CHAQUE CHAMP SA POSITION
le tableau crois dynamique prend forme au fur et mesure

Pour exploiter dans Excel les donnes de la requte PRODUITS REQUTE2 sous forme de tableau crois
dynamique, Ouvrir Excel
ER

onglet donnes - groupe donnes externes ( 1


<clic g> sur

puis sur

slectionner le fichier
<clic g> sur

pour valider la source( proprits des liaisons de donnes )

valider les informations dinitialisation ole

slectionner la table ou la requte importer

BLOC )

pour valider

pour importer les donnes dans Excel sous forme de tableau crois dynamique
Faire glisser le champ catgorie sur la zone lignes
Faire glisser le champ nom sur la zone colonnes
Faire glisser le champ SommeDeQuantit sur la zone valeurs

Crer dans le mme classeur Excel en feuille 2 un tableau crois dynamique partir de la requte PRODUITS
REQUTE2 - Renommer la feuille 2 en TABLEAU CROIS

d) GRAPHIQUE CROISE DYNAMIQUE


Le graphique crois dynamique est cr de la mme manire.

Crer dans le mme classeur Excel en feuille 2 en dessous du tableau ou en feuille 3 un graphique crois

dynamique partir de la requte PRODUITS REQUTE2 ; Renommer la feuille 3 en GRAPHIQUE CROIS puis enregistrer le
classeur

Il reste alors positionner le graphique dans la feuille, ventuellement lagrandir, modifier son type et lenrichir

e) CONNEXION
Chacune des oprations ci-dessus conduit la cration dune connexion entre les fichiers
Excel et ACCESS. Cette connexion se traduit concrtement par un fichier contenant toutes
les caractristiques de la connexion ; ce fichier est stock dans le dossier SOURCES DE
DONNES des documents de lutilisateur

Ce fichier porte le suffixe .ODCet peut tre ouvert en mode texte avec le bloc-notes pour modification
( utilisateur expriment ), notamment en cas de dplacement des fichiers

3. TIQUETTES
Cet assistant permet de crer des tiquettes standard ou personnalises.

ONGLET CRER
me

GROUPE TATS ( 5

bloc )

SLECTIONNER LA REQUTE OU LA TABLE

<CLIC G> SUR


lassistant saffiche et guide lutilisateur tout au long de la requte
SLECTIONNER LE FABRICANT DE LTIQUETTE
SLECTIONNER LA RFRENCE DE LTIQUETTE
<CLIC G> SUR
SLECTIONNER LES LMENTS DE MISE EN FORME DU TEXTE DES TIQUETTES

<CLIC G> SUR


SAISIR DU TEXTE DIRECTEMENT SI NCESSAIRE
<SLECTIONNER> LES CHAMPS DSIRS AVEC
<ENTRE> ENTRE CHAQUE LIGNE ET UN ESPACE ENTRE CHAQUE CHAMP
<CLIC G> SUR
INDIQUER DE LA MME MANIRE LORDRE DE TRI
<CLIC G> SUR
NOMMER LTAT
<CLIC G> SUR

POUR AFFICHER LES TIQUETTES

Si un problme de prsentation se pose, afficher les tiquettes en mode PAGE et effectuer les modifications de
prsentation et de mise en page comme dans nimporte quel tat. Revenir en mode APERU AVANT IMPRESSION pour juger
du rsultat

Les tiquettes figurent sous le nom qui leur a t donn dans la liste des tats

Pour faire un mailing tous nos clients, nous avons achet une bote dtiquettes autocollantes ( rester dans le
standard : Avery) et nous allons imprimer nom, adresse, et autres informations dessus
SLECTIONNER la requte CLIENTS (TENDU)

<CLIC G> sur


(groupe TATS de longlet CRER)
lassistant saffiche et va guider lutilisateur tout au long de la requte
SLECTIONNER le fabricant de ltiquette : Avery

SLECTIONNER la rfrence:

(indique sur la bote)


<CLIC G> sur
SLECTIONNER la mise en forme du texte des tiquettes comme ci-dessous

<CLIC G> sur


SAISIR directement le texte : PERSONNEL
Appuyer sur <ENTRE>
SLECTIONNER le champ NOM dans le volet de gauche puis <CLIC G> sur

Taper un espace
SLECTIONNER le champ PRNOM dans le volet de gauche puis <CLIC G> sur

Appuyer sur <ENTRE>


SLECTIONNER le champ ADRESSE dans le volet de gauche puis <CLIC G> sur

Appuyer sur <ENTRE>


SLECTIONNER le champ CODE POSTAL dans le volet de gauche puis <CLIC G> sur

Taper un espace
SLECTIONNER le champ VILLE dans le volet de gauche puis <CLIC G> sur

le rsultat doit tre identique ci-dessous

<CLIC G> sur


SLECTIONNER le champ NOM dans le volet de gauche puis <CLIC G> sur
pour indiquer un tri par nom

<CLIC G> sur


NOMMER ltat TIQUETTES CLIENTS
CHOISIR
<CLIC G> sur
EN MODE PAGE

ONGLET

SLECTIONNER en haut de ltiquette personnel


CHOISIR une police de taille 11 italique
SLECTIONNER les champs nom prnom
METTRE en gras
ONGLET

SLECTIONNER marges troite


ONGLET

<CLIC G> sur


puis sur

<CLIC G> sur

<CLIC G> sur

de
pour visualiser les tiquettes

pour les imprimer


Comme dans tout tat, passer en mode PAGE pour mettre en forme individuellement les champs et en mode

CRATION pour modifier ces mmes champs

( notamment outil

partir de la table CLIENTS et de la table COMMANDES, extraire dans une requte les champs ncessaires
pour crer des tiquettes destination des clients ayant pass strictement moins de 3 commandes.
Crer les tiquettes correspondantessur des tiquettes Avery C2166 avec nom, prnom, adresse, code postal et le tout
avec une prsentation soigne ( police de taille lisible et couleurs ), mettre nom et prnom en gras taille 16.
Enregistrer sous le nom TIQUETTES CLIENTS MOINS DE 3 COMMANDES

4. CHANGE AVEC WORD


Mme sil est ais de faire directement des tiquettes dans ACCESS, Word est loutil
incontournable de traitement de texte, notamment pour les mailings. Il faut indiquer
Word dans quelle base puis dans quelle table ou requte se trouvent les donnes puis
insrer les champs leur position dans le texte. Les champs seront alors remplacs par
leur valeur dans le mailing.

ONGLET PUBLIPOSTAGE
me
GROUPE DMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE ( 2 bloc )
OUVRIR LE DOCUMENT PRINCIPAL (lettre normale servant de base au mailing) OU SAISIR LE TEXTE

<CLIC G> SUR DE

ET CHOISIR

<CLIC G> SUR DE

ET CHOISIR

DSIGNER LE DOSSIER CONTENANT LA BASE PUIS LA BASE ELLE-MME PUIS


VALIDER LES PROPRITS DE LIAISON PUIS SLECTIONNER LA REQUTE OU LA TABLE

POUR VALIDER
me

GROUPE CHAMPS DCRITURE ET DINSERTION ( 3

bloc )

<CLIC G> DANS LE TEXTE LA POSITION DINSERTION

<CLIC G> SUR DE


ET INSRER LE PREMIER CHAMP
<ENTRE> POUR CRER UN PARAGRAPHE OU <MAJ> <ENTRE> POUR ALLER LA LIGNE
IDEM POUR TOUS LES CHAMPS INSRER
METTRE EN FORME VENTUELLEMENT LES CHAMPS PUIS ENREGISTRER LA LETTRE
me

GROUPE APERU DES RSULTATS ( 4

<CLIC G> SUR


FAIRE DFILER AVEC

bloc )

DE PUBLIPOSTAGE POUR AFFICHER LES VALEURS DES CHAMPS


( idem pour revenir aux champs mmes )

GROUPE TERMINER ( dernier bloc )

<CLIC G> SUR


vous pouvez fusionner dans un nouveau fichier ou fusionner directement vers limprimante

partir de la table CLIENTS et de la table COMMANDES, extraire dans une requte les champs ncessaires
pour crer des tiquettes destination des clients ayant pass strictement moins de 3 commandes.
Crer un courrier de mailing dans Word correspondant celui-ci-dessous
Lenregistrer sous le nom lettre aux clients ayant pass moins de 3 commandes

Si les valeurs saffichent dans Word avec plusieurs dcimales, aller dans les OPTIONS de Word, OPTIONS AVANCES,

groupe

( la fin ) et cocher

V. CRER UNE BASE SIMPLE


Dans ce cas de figure, la base de donnes est crer compltement ; Ce sera priori une
base simple ne comprenant quune seule table ( ou plusieurs tables mais sans liaison entre elles ) et sa
manipulation seffectuera en mode feuille de donnes, un mode dont lutilisation est trs
proche de celle dExcel (la cration de bases complexes est tudie dans le cours de second niveau).
Fates bien ce niveau la diffrence entre Excel et ACCESS.
Excel est un tableur conu pour traiter des donnes de synthsesous forme de tableau ( mme si ses fonctionnalits ont
volu et quil peut grer des donnes comme des enregistrements sous forme de lignes et travers un masque de saisie)
ACCESS est conu pour traiter des donnes multiplessous forme organise de telle manire que toute donne disponible
soit accessible ( Access permet de faire la synthse de ces donnes sous forme de tableau mais Excel peut aussi tre
utilis en liaison avec Access pour faire cette synthse et permet de manipuler les tableaux ou graphiques de manire plus
labore et plus simple)

A. CRATION
ACCESS, ds louverture, propose de crer une base vierge, de crer une nouvelle base
partir de modles ou dutiliser une base existante ( liste des dernires bases utilises ).

1. A PARTIR DUN MODLE


Des modles sont disponibles avec ACCESS ; il nest alors pas vraiment ncessaire de
procder une analyse complexe puisque la structure de la base est prdfinie.

MENU FICHIER
DANS LE VOLET PRINCIPAL

<CLIC G> SUR UN DES MODLES PROPOSS


CONSERVER LE NOM OU DONNER UN NOUVEAU NOM LA BASE
<CLIC G> SUR

moins de bnficier de sharepoint et de vouloir partager les donnes avec dautres utilisateurs par

lintermdiaire de Sql Server, ne choisir que des modles dapplications de bureau

Crer une base sur le modle CONTACTS


La nommer ADRESSES et la parcourir
La fermer

2. BASE VIERGE
Lutilisateur choisit de crer de toutes pices la base de donnes aprs avoir procd
lanalyse des informations.

MENU FICHIER
DANS LE VOLET PRINCIPAL

<CLIC G> SUR


DONNER UN NOM LA BASE
<CLIC G> SUR

il est important de donner un nom la base

Lextension du nom de fichier dune base ACCESS est.ACCDB

Une seule base de donnes peut tre ouverte la fois. Louverture dune base fermera automatiquement une
autre dj ouverte ; mais il peut y avoir en mme temps plusieurs sessions dACCESS avec une base diffrente dans
chaque session

Lancer ACCESS 2016


Crer un fichier de base de donnes vide nomm OUVRAGES

3. CREATION DUNE TABLE


Une table regroupe des informations relatives un mme sujet ( personnel, clients, factures, stock,
livres, auteurs... ). Les donnes peuvent tre du texte, des dates, des nombres, des valeurs
logiques Le nombre, le contenu et les relations des tables sont dfinis lors de lanalyse
( absolument indispensablepour une base complexe )
Une table vide est automatiquement propose lors de la cration dune nouvelle base
( avec un champ de numrotation automatique ). Il ne reste qu la renseigner.

La procdure de cration de nouvelles tables est semblable celle des autres objets de la base.

ONGLET CRER
me

GROUPE TABLES ( 2

bloc )

<CLIC G> SUR


POUR CRER LA NOUVELLE TABLE EN MODE FEUILLE DE DONNES
il faut maintenant renseigner les diffrents champs inclure dans la table
Dans la base en cours OUVRAGES,
Observer la table vide propose

4. MODE FEUILLE DE DONNES


Une table peut tre affiche selon plusieurs modes ; le mode FEUILLE DE DONNES
permet une gestion simple des donnes, de leur structure et de leur prsentation. Les
informations sont alors affiches sous forme dune feuille trs semblable une feuille de
travail Excel

est alors activ en bas et droite de lcran

5. STRUCTURE DE LA TABLE
Une table est constitue de champs et denregistrements :
Chaque enregistrement contient les donnes propres un lment de la table
( lemploy, le client, le produit ). Un enregistrement correspond une ligne.
Chaque champ contient des informations de nature homogne ( le nom, le prnom, le
code, le libell .. .). Un champ correspond une colonne.

la cration de la table, un premier champ N existe dj ; ce champ en numration automatique unique permet
didentifier les enregistrements

viter dintervenir sur une table appartenant une base complexe dont on connat mal la structure ; toutes les
scurits, filtres et verrous mis en place dans les formulaires pour viter une saisie inadquate ou incomplte seraient
alors inactifs

6. CRATION DES CHAMPS


En mode FEUILLE DE DONNES, une colonne correspond un champ. Pour crer un
nouveau champ, il suffit donc de crer une nouvelle colonne.

BOUTON GAUCHE

CLAVIER

<CLIC G> SUR LA ZONE



INDIQUER LA NATURE DU CHAMP
SAISIRLE NOM DU CHAMP ( de la colonne )
APPUYER SUR <TAB> POUR PASSER LA COLONNE SUIVANTE
<CLIC G> SUR LA ZONE
SAISIRLE NOM DU CHAMP ( de la colonne )
APPUYER SUR <TAB> POUR PASSER LA COLONNE SUIVANTE.
Crer ainsi tous les champs de la table
NATURES DE CHAMPS


Dans la table en cours de la base OUVRAGES,

Crer les champs suivants :


Un champ peut aussi tre ajout partir de modles prdfinis.

ONGLET CHAMPS
me
GROUPE AJOUTER ET SUPPRIMER ( 2 bloc )
<CLIC G> SUR LE NOM DU CHAMP APRS LEQUEL DOIT TRE INSR LE NOUVEAU CHAMP
pour slectionner la colonne

<CLIC G> DANS LE RUBAN SUR LE TYPE DE CHAMP INSRER OU


UNE LISTE
SAISIRLE NOM DU CHAMP ( de la colonne )
Rpter lopration pour tous les champs .

POUR CHOISIR DANS

Dans la table en cours de la base OUVRAGES,


Ajouter un champ mmo la suite des champs existants

Le nom du champ doit tre simple : pas despace, pas daccents, pas de caractres autres que les lettres de
lalphabet et les chiffres utiliser sa lgende pour rendre le nom du champ explicite laffichage

7. SLECTION DU CHAMP
La slection est ncessaire avant toute intervention sur le champ.

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> AU-DESSUS DU NOM DU CHAMP


FORME DU POINTEUR :
la colonne est entoure dun cadre
<FAIRE GLISSER> POUR SLECTIONNER PLUSIEURS COLONNES CONTIGUS

Dans la table en cours de la base OUVRAGES,


Slectionner le champ AUTEUR puis le champ EDITEUR

8. MODIFICATION DU NOM
Le nom du champ doit tre parlant pour bien dsigner la nature des donnes contenues.

BOUTON GAUCHE
POINTER SUR LE NOM DANS LA TTE DE COLONNE

<DOUBLE CLIC>
SAISIR LE NOUVEAU NOM DU CHAMP
APPUYER SUR <TAB> OU <ENTRE>

BOUTON DROIT
<CLIC D> SUR LE NOM DU CHAMP
le nom du champ est en surbrillance
SAISIR LE NOUVEAU NOM DU CHAMP
APPUYER SUR <TAB> OU <ENTRE>

ONGLET CHAMPS
me
GROUPE PROPRITS ( 3 bloc )

SLECTIONNER UN CHAMP

<CLIC G> SUR


SAISIR NOM, LGENDE, DESCRIPTION
POUR VALIDER
Le nom du champ doit de prfrence respecter certaines consignes :

Ne pas comporter de caractres accentus


tre court ( si possible un seul terme ) ; mettre alors en capitale chaque mot : CodePostal
Ce sont ici des recommandations nes de lexprience et conseilles par la prudence

Dans la table en cours de la base OUVRAGES,


Renommer le champ mmo en COMMENTAIRES

9. ORDRE DES CHAMPS


Les informations ne sont pas toujours affiches dans lordre le plus parlant ; cest
pourquoi il est souvent utile de dplacer en tte les colonnes de champs importants.

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR LA TTE DE COLONNE, FORME DU POINTEUR


FAIRE GLISSER HORIZONTALEMENT LES TTES DE COLONNES LEUR NOUVELLE POSITION
Dans la table en cours de la base OUVRAGES,
mettre les champs dans lordre suivant

10. SUPPRESSION DU CHAMP


Il peut tre ncessaire de supprimer le champ.

SLECTIONNER LE CHAMPS
APPUYER SUR <SUPPR>

POUR VALIDER

BOUTON DROIT
<CLIC D> SUR LE NOM DU CHAMP
POUR VALIDER

ONGLET CHAMPS
me

GROUPE AJOUTER ET SUPPRIMER ( 2


SLECTIONNER LE CHAMPS

<CLIC G> SUR


POUR VALIDER

bloc )

Dans la table en cours de la base OUVRAGES,


Insrer un champ vierge droite du champ Editeur
Le supprimer

B. GESTION DES DONNES


Les donnes sont disposes en lignes, chaque ligne correspondant un enregistrement.

1. SAISIE
Lajout dun enregistrement cre une nouvelle ligne la fin de la feuille de donnes.

BOUTON GAUCHE
MODE FEUILLE DE DONNES
TABLE OUVERTE

<CLIC G> SUR LE 1ER CHAMP VIDE APRS


SAISIR LA PREMIRE INFORMATION PUIS <TAB>
SAISIR LES INFORMATIONS DE CHAQUE CHAMP EN FAISANT <TAB> ENTRE CHAQUE SAISIE
le changement denregistrement valide la saisie

BOUTON DROIT
MODE FEUILLE DE DONNES
SLECTIONNER UNE LIGNE (enregistrement)

<CLIC D>
<CLIC G> SUR
SAISIR LA PREMIRE INFORMATION PUIS <TAB>
SAISIR LES INFORMATIONS DE CHAQUE CHAMP EN FAISANT <TAB> ENTRE CHAQUE SAISIE
le changement denregistrement valide la saisie

ZONE DFILEMENT
MODE FEUILLE DE DONNES

<CLIC G> SUR DE LA ZONE DE DFILEMENT


SAISIR LA PREMIRE INFORMATION PUIS <TAB>
SAISIR LES INFORMATIONS DE CHAQUE CHAMP EN FAISANT <TAB> ENTRE CHAQUE SAISIE
le changement denregistrement valide la saisie

ONGLET ACCUEIL
me
GROUPE ENREGISTREMENTS ( 4 bloc )
MODE FEUILLE DE DONNES

<CLIC G> SUR


SAISIR LA PREMIRE INFORMATION PUIS <TAB>
SAISIR LES INFORMATIONS DE CHAQUE CHAMP EN FAISANT <TAB> ENTRE CHAQUE SAISIE
le changement denregistrement valide la saisie

Dans la table en cours de la base OUVRAGES,


Saisir les donnes comme ci-dessous

Le presse-papier est trs pratique pour insrer des donnes, que ce soit un tableau complet, une ou plusieurs
lignes ( enregistrements ) ou une ou plusieurs colonnes ( valeurs de champ ). Cette opration peut tre effectue aussi
bien partir dune autre table ACCESS que dun tableau Excel. La seule contrainte respecter est la suivante :

Si vous ajoutez des lignes, slectionnez la dernire ligne de la table avec le slecteur denregistrement

sur lequel

vous faites un <CLIC DROIT>



( les enregistrements sont alors ajouts )
Si vous collez des valeurs de champ en colonne la place de valeurs existantes, slectionner la colonne concerne en
cliquant sur la tte de colonne sur laquelle vous fates un <CLIC DROIT>
remplacent celles existantes ds la 1revaleur )

2. NAVIGATION

( les valeurs du presse-papiers

Il suffit de cliquer sur une donne pour que la ligne, donc lenregistrement, soit
slectionn. Lascenseur vertical permet de choisir les lignes afficher.

La zone de dfilement permet la navigation entre les enregistrements, la recherche et le


filtrage.

Dans la table en cours de la base OUVRAGES,


Faire dfiler les enregistrements avec les outils de la zone de dfilement

Il est aussi possible datteindre directement un enregistrement spcifique.

ONGLET ACCUEIL
me
GROUPE RECHERCHER ( 5 bloc )
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR LA POSITION DE LENREGISTREMENT ATTEINDRE
Il est possible daccder un enregistrement spcifique soit en cliquant sur cet enregistrement sil est affich
lcran, soit en tapant directement le N de lenregistrement dans la zone de dfilement puis <ENTRE>

Dans la table en cours de la base OUVRAGES,


me

Accder au dernier enregistrement, au premier, au 18

3. SLECTION
La slection des donnes va prcder leur modification ou leur suppression. Elle
seffectue de manire aussi naturelle que dans un tableur.
SLECTION

Slection dune donne :


POINTER au-dessus de la donne
( forme du pointeur ) puis <CLIC G>
Slection de plusieurs donnes
( forme du pointeur ) puis FAIRE GLISSER sur les donnes
Slection dune ligne :
POINTER en dbut de ligne sur
( forme du pointeur ) puis <CLIC G>
Slection de la table entire :
POINTER lintersection des ttes de lignes et de colonnes sur

( forme du pointeur

de

) puis <CLIC G>

Le ruban permet aussi deffectuer une slection globale.

ONGLET ACCUEIL
me
GROUPE RECHERCHER ( 5 bloc )
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
Pour annuler une slection, cliquer nimporte o dans la table

Dans la table en cours de la base OUVRAGES,


er

Slectionner avec la souris le 1 enregistrement puis le dernier


Slectionner toute la table avec la souris, avec le menu puis annuler la slection

4. MODIFICATION
Contrairement un fichier de bureautique classique type Word, Excel,
Powerpoint, toute modification de donnes est immdiatement enregistre dans
la base. Seules les modifications de structure, de mise en forme ou de macros/modules
ont besoin dtre explicitement enregistres. Pour modifier directementles donnes dune
table, il suffit de cliquer avec la souris sur la cellule ( intersection ligne/colonne ) contenant
linformation dsire.

Si les donnes du champ servent de cl la table, la modification est impossible

BOUTON GAUCHE
TABLE AFFICHE ( en mode feuille de donnes

AFFICHER LENREGISTREMENT DSIR AVEC LASCENSEUR OU LES CASES DE DFILEMENT

<CLIC G> SUR LA CELLULE CONTENANT LINFORMATION MODIFIER


METTRE JOUR DES NOUVELLES DONNES
le dplacement sur une autre cellule valide la modification

Si vous vous apercevez en cours de saisie que vous fates une erreur,

la touche <ECHAP> du clavier rtablit les donnes ( sil ny a pas eu changement de champ ) ou la touche
barre doutils ACCS RAPIDE (sil y a eu changement de champ)

de la

Si la manipulation est rptitive, penser utiliser le presse papiers couper/copier/coller Si la manipulation est
globale, lutilisation dune requte de mise jour est approprie

Dans la table en cours de la base OUVRAGES,


Remplacer le sujet Mtorologie par Mto pour chacun des enregistrements concerns

5. SUPPRESSION
La suppression dune ligne correspond ici la suppression dun enregistrement.

SLECTIONNER LA LIGNE
TOUCHE <SUPP>

POUR VALIDER

BOUTON GAUCHE
SLECTIONNER LA LIGNE

<CLIC D>
POUR VALIDER

ONGLET ACCUEIL
me
GROUPE ENREGISTREMENTS ( 4 bloc )
SLECTIONNER LA LIGNE

<CLIC G> SUR


POUR VALIDER

Si des donnes dautres tables sont lies lenregistrement supprimer, il faut dabord supprimer ces donnes
connexes puis, ensuite, revenir supprimer lenregistrement

Dans la table en cours de la base OUVRAGES,


Crer le nouvel enregistrement suivant :

Le supprimer

6. RECHERCHE
Si la recherche concerne la base entire, la recherche seffectue dans tous les champs.

ZONE DFILEMENT
FEUILLE DE DONNES AFFICHE

<CLIC G> SUR


( extrmit de la zone de dfilement )
SAISIR UN UN LES CARACTRES DE LA RECHERCHE
les donnes correspondantes saffichent au fur et mesure


Le ruban permet deffectuer la recherche tout en affinant les critres.
ONGLET ACCUEIL
me

GROUPE RECHERCHER ( 5

bloc )

<CLIC G> SUR


RENSEIGNERLA BOITE DE DIALOGUE ( vrifier que dans regarder dans est indiqu le nom du champ sinon

lafficher avec la liste droulante

POUR ATTEINDRE LA PROCHAINE OCCURRENCE


Access sarrte chaque fois quil trouve les termes recherchs

Dans la table en cours de la base OUVRAGES,


Rechercher le terme bivouac des 2 manires exposes

Attention bien orthographier les mots rechercher. Il est possible de distinguer les majuscules des minuscules

lors de la recherche en cochant

7. REMPLACEMENT
Loutil de remplacement est un outil extrmement utile dans Access. Il vite davoir
recours des requtes de mises jour. Son utilisation est sensiblement la mme que pour
la recherche hormis le fait quil faut indiquer par quoi il faut remplacer lobjet de la
recherche.

ONGLET ACCUEIL
me
GROUPE RECHERCHER ( 5 bloc )
<CLIC G> SUR
RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE
POUR REMPLACER TOUTES LES OCCURRENCE EN UNE SEULE FOIS
le mode FEUILLE DE DONNES permet un remplacement ais de donnes pour des mises jour ou des corrections,
sans avoir utiliser de requtes ( plus complexes ).

Faire des Copier/Coller entre les donnes et la zone de recherche pour viter les problmes dorthographe

( espaces, accents )

Dans la table en cours de la base OUVRAGES,


Remplacer le sujet Mto par Mtorologie

8. ENREGISTREMENT
la fermeture de la table, ACCESS demande confirmation de lenregistrement de la mise en
forme.

Il est aussi possible denregistrer les modifications fates la structure et la mise en

forme de la table ( les modifications des donnes tant enregistres au fur et mesure ).

ONGLET ACCUEIL
me
GROUPE ENREGISTREMENTS ( 4 bloc )
<CLIC G> SUR

Dans la table en cours de la base OUVRAGES,


Enregistrer les modifications de prsentation effectues

9. CALCULS
Cette fonctionnalit permet de faire des calculs en fin de colonne. Selon la nature du
champ, ce peut tre une somme, une moyenne ou le total des enregistrements.

ONGLET ACCUEIL
me
GROUPE ENREGISTREMENTS ( 4 bloc )
<CLIC G> SUR
( idem pour lenlever )
une ligne total saffiche la suite des enregistrements
<CLIC G> SUR DU CHAMP DE TOTAL SLECTIONN POUR CHOISIR LA FONCTION ADAPTE
les fonctions dpendent du type de champ ; elles sont nombreuses pour un champ
numrique

Dans la table en cours de la base OUVRAGES,


Faire le total des enregistrements sur le champ TITRE

Lorsquil ny a pas de valeurs dans le champ, cest la fonction compte qui est propose
; sil y a des valeurs, tout un choix de fonctions est disponible.
Dans la table en cours de la base OUVRAGE,

Ajouter le champ VALEUR et le mettre avant le champ COMMENTAIRES


Saisir les valeurs telles que ci-dessous et faire les totaux puis la moyenne

10. TRI
Pour une meilleure lisibilit, ils peuvent aussi tre tris, tout en conservant leur intgrit.

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR DE LA TTE DE COLONNE SERVANT AU TRI


<CLIC G> SUR

BOUTON DROIT
<CLIC G> DANS LA COLONNE DE TRI
<CLIC D>
<CLIC G> SUR LORDRE DE TRI VOULU

ONGLET ACCUEIL
me
GROUPE TRIER ET FILTRER ( 3 bloc )
<CLIC G> DANS NIMPORTE QUELLE DONNES DE LA COLONNE DE TRI
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR

POUR TRIER
POUR SUPPRIMER LE TRI

Dans la table en cours de la base OUVRAGES, Trier les enregistrements par ordre croissant dauteur, par ordre

dcroissant dditeur puis annuler les tris

11. FILTRAGE
Filtrer les enregistrements naffiche que les enregistrements correspondant des critres
dfinis. Les autres enregistrements sont alors masqus.

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR DE LA TTE DE COLONNE SERVANT DE FILTRE


<COCHER> LE FILTRE VOULU

OU

<CLIC G> SUR

BOUTON DROIT
<CLIC D> SUR LA VALEUR VOULUE DU FILTRE

<CLIC G> SUR LE FILTRE VOULU


OU

<CLIC G> SUR

ONGLET ACCUEIL
me
GROUPE TRIER ET FILTRER ( 3 bloc )
<CLIC G> DANS LA COLONNE DE FILTRE
<CLIC G> SUR

<COCHER> LE FILTRE VOULU

OU

<CLIC G> SUR


seules les donnes correspondant au filtre sont affiches

FILTRES DE TEXTE

Pour rafficher/filtrer les enregistrements, cliquer dans le ruban sur

ou dans la zone de dfilement sur


adquate

ou utiliser le menu contextuel

Dans la table en cours de la base OUVRAGES,


Nafficher que les ouvrages dont le sujet est Aventures puis annuler le filtre
Nafficher que les ouvrages dont le sujet est Aventures et lauteur Jules Vernes
Annuler le filtre

dans la colonne

C. PRSENTATION DES DONNES


Pour des raisons de lisibilit, il peut tre utile de modifier la police, la hauteur des lignes
ou la largeur des colonnes. La mthodologie est proche de celle dExcel.

1. HAUTEUR DES LIGNES


La hauteur des lignes sadapte automatiquement celle de la police choisie mais elle peut
tre modifie. Ce sont toutes les lignes de la table qui sont ici concernes.

BOUTON GAUCHE
POINTEUR SUR LE BORD INFRIEUR DE LA CASE DE SLECTION DUNE LIGNE
TIRER LA LIGNE VERS LE HAUT OU VERS LE BAS POUR ADAPTER SA HAUTEUR

toutes les lignes sont modifies

BOUTON DROIT
<CLIC D>DANS UNE CASE DE SLECTION DENREGISTREMENT
SAISIR LA HAUTEUR

POUR VALIDER

ONGLET ACCUEIL
me
GROUPE ENREGISTREMENTS ( 4 bloc )
<CLIC G> SUR
SAISIR LA HAUTEUR

POUR VALIDER

Dans la table en cours de la base OUVRAGES,

Affecter la hauteur 18 aux lignes ou ladapter globalement avec la souris

2. LARGEUR DES COLONNES


Comme pour les lignes, La largeur des colonnes peut tre modifie et adapte aux
donnes saisies. Cependant, seules les colonnes slectionnes sont modifies.

BOUTON GAUCHE
SLECTIONNER LA OU LES COLONNES
POINTEUR SUR LE BORD DROIT DE LA TTE DUNE COLONNE SLECTIONNE
TIRER VERS LA DROITE OU VERS LA GAUCHE

BOUTON DROIT
<CLIC D> SUR LE TITRE DE CHAMP
SAISIR LA LARGEUR

POUR VALIDER

ONGLET ACCUEIL
me
GROUPE ENREGISTREMENTS ( 4 bloc )
<CLIC G> SUR
SAISIR LA LARGEUR

POUR VALIDER

Un <DOUBLE CLIC> avec la forme

sur le bord droit de la tte dune des colonnes slectionnes ajuste la largeur

des colonnes aux donnes contenues

Dans la table en cours de la base OUVRAGES,


Adapter la largeur des colonnes leur contenu

3. POLICE
La modification de la police concerne ici la totalit des donnes.

ONGLET ACCUEIL
me
GROUPE MISE EN FORME DU TEXTE ( 6 bloc )
<CLIC G> SUR UN DES OUTILS DU RUBAN

Dans la table en cours de la base OUVRAGES,


Affecter la police Calibri 12 vert fonc

Les champs reoivent tous la mme mise en forme mais les champs de type mmo
peuvent recevoir des attributs spcifiques, indpendamment du reste de la feuille de
donnes. ( cette mise en forme est plus facile en mode formulaire ).

ONGLET ACCUEIL
me
GROUPE MISE EN FORME DU TEXTE ( 6 bloc )
DANS UNE CELLULE DU CHAMP DE TYPE MMO
SLECTIONNERUN MOT ( ou un caractre comme dans Word

<CLIC G> SUR UN DES OUTILS DU RUBAN


Seule la slection est affecte par la mise en forme choisie (sauf lalignement qui concerne le paragraphe)

Si les attributs affectent lensemble des donnes, cest que le champ nest pas rellement en mmo ; il faut
alors lui assigner ce type dans les proprits en mode cration

Le codage des champs MMO est de type HTML

Dans la table en cours de la base OUVRAGES,

Mettre jour le champ Commentaires comme ci-aprs

4. FORMAT DES NOMBRES


Le format des nombres permet daffecter aux valeurs une prsentation adapte en grant
le nombre de dcimales.

ONGLET CHAMPS
me
GROUPE MISE EN FORME ( 4 bloc )
SLECTIONNER LE OU LES CHAMPS DE VALEUR

<CLIC G> SUR UN DES OUTILS

Ne pas oublier que les modifications de structure et de mise en forme doivent tre enregistres ( contrairement
aux modifications de donnes )

Dans la table en cours de la base OUVRAGES,


Assigner un format montaire en euros sans dcimales au champ valeur comme
ci-dessous- Enregistrer les modifications de structure et mise en forme

D. SAISIE - LE FORMULAIRE
Le formulaire permet dafficher les donnes issues des tables dune base de donnes ou
les rponses dune requte et ventuellement de crer, modifier ou supprimer ces
donnes. Plusieurs types de formulaires peuvent tre crs automatiquement :
Le formulaire simple affiche tous les champs dun seul enregistrement
Le formulaire plusieurs lments saffiche en mode feuille de donnes
Le formulaire double affichage affiche dans le premier volet horizontal tous
les champs dun seul enregistrement ( slectionn dans le second volet ) et dans le second
volet tous les enregistrements en mode FEUILLE DE DONNES
Le formulaire saffiche en mode PAGE et peut recevoir ainsi toutes les amliorations souhaites pour saisir ou
modifier les donnes, revenir en mode FORMULAIRE

1. FORMULAIRE SIMPLE
Cest le plus courant. Il affiche la totalit des informations dun enregistrement. Sa
cration est compltement automatique.
ONGLET CRER
me

GROUPE FORMULAIRES ( 4

bloc )

SLECTIONNER LA TABLE PARTIR DE LAQUELLE LE FORMULAIRE DOIT TRE CR

<CLIC G> SUR


le formulaire saffiche tout prt lcran

partir de la table en cours de la base OUVRAGES, Crer un formulaire SIMPLE comme ci-avant lafficher
en mode FORMULAIRE et passer dun enregistrement lautre, lenregistrer sous le nom formulaire simple puis le
fermer

Pour choisir le mode FORMULAIRE, mode PAGE ou CRATION, <CLIC G> sur

2. AUTRES FORMULAIRE
Ils affichent les enregistrements en mode FEUILLE DE DONNES ou PAGE

ONGLET CRER
me
GROUPE FORMULAIRES ( 4 bloc )
SLECTIONNER LA TABLE PARTIR DE LAQUELLE LE FORMULAIRE DOIT TRE CR

<CLIC G> SUR


<CLIC G> SUR

POUR UN AFFICHAGE EN MODE PAGE

<CLIC G> SUR


POUR UN AFFICHAGE EN MODE FEUILLE DE DONNES
le formulaire saffiche tout prt lcran
partir de la table en cours de la base OUVRAGES,
Crer un formulaire PLUSIEURS LMENTS lafficher en mode FORMULAIRE puis FEUILLE DE DONNES

3. FORMULAIRE DOUBLE AFFICHAGE


Il est trs pratique car il permet de slectionner dans la liste des enregistrements du volet
bas lenregistrement dont le dtail est alors affich dans le volet haut.

ONGLET CRER
me
GROUPE FORMULAIRES ( 4 bloc )
SLECTIONNER LA TABLE PARTIR DE LAQUELLE LE FORMULAIRE DOIT TRE CR

<CLIC G> SUR


<CLIC G> SUR
le formulaire saffiche tout prt lcran

partir de la table en cours de la base OUVRAGES,

Crer un formulaire DOUBLE AFFICHAGE comme ci-dessous lafficher en mode FORMULAIRE, changer
denregistrement - lenregistrer sous le nom formulaire double puis le fermer

4. PRSENTATION
La prsentation obit aux mmes rgles que pour la table ou pour ltat.
partir du formulaire PLUSIEURS LMENTS en cours de la base OUVRAGES,
Affiner sa prsentation comme ci-dessous et lafficher en mode FORMULAIRE
Lenregistrer sous le nom consultation puis le fermer

Ouvrir le formulaire formulaire double de la base OUVRAGES,

Affiner sa prsentation comme ci-dessous et lafficher en mode FORMULAIRE


Lenregistrer puis fermer la base de donnes

VI. EXERCICES

A. NORTHWIND 2016
Cest la base exemple utilise pour le premier grand chapitre de cet ouvrage Utiliser et
interroger une base ACCESS. La base intitule NORTHWIND 2016 IOS comporte la
correction des diffrents exercices proposs.

B. OUVRAGES.ACCDB
Cest la base exemple utilise pour le deuxime grand chapitre de cet ouvrage Crer et
modifier une base simple. La base intitule OUVRAGES IOS comporte la correction des
diffrents exercices.

TABLE DES MATIERES


I. WINDOWS
A. SOURIS
1. PRINCIPE
2. UTILISATION
3. VOCABULAIRE
4. ADAPTATION
B. CLAVIER
1. PAVES
2. TOUCHES SPCIALES
3. TOUCHES DE RACCOURCI
4. TOUCHES AUTRES
5. ADAPTATION
C. FENTRES STANDARDS
1. STRUCTURE
2. COMPOSITION
3. BARRE DE TITRE
4. RUBAN
5. BARRE DTAT
6. BARRE ACCS RAPIDE
7. MENUS CONTEXTUELS
8. BOITES DE DIALOGUE
D. FENTRES WINDOWS 10
1. STRUCTURE
2. COMPOSITION
3. BARRE DE TITRE
4. VOLET GAUCHE
5. ZONES ACTIVES
E. GUIDE / DIDACTICIEL

II. ACCESS POUR QUOI FAIRE


A. CONFIGURATION
B. INSTALLATION
C. ENTRER / QUITTER
D. EXERCICES

III. DIALOGUER AVEC ACCESS

A. STRUCTURE DUNE BASE


1. TABLES
2. REQUTES
3. FORMULAIRES
4. TATS
5. MACROS
6. MODULES
B. FENTRE ACCESS
1. BARRE DE TITRE
2. MENU FICHIER
3. ACCS RAPIDE
4. RUBAN
5. VOLET DE NAVIGATION
6. VOLET DROIT
7. MENUS CONTEXTUELS
8. ASCENSEURS
9. BARRE DTAT
10. ONGLETS DOBJET
C. SOURIS DANS ACCESS
1. FORMES DU POINTEUR
2. DPLACEMENT
3. SLECTION
4. RUBAN ET OUTILS
5. ANNULATION DACTIONS
6. ANNULATION DE LANNULATION
D. CLAVIER DANS ACCESS
1. DPLACEMENT
2. TOUCHES DE FONCTION
3. RUBAN
4. ANNULATION DE LA DERNIRE ACTION
5. RPTITION DE LA DERNIRE ACTION

IV. INTERROGER UNE BASE ACCESS


A. OUVERTURE ET UTILISATION
1. BASE EXISTANTE
2. FERMETURE DE LA BASE
3. ACTIVATION DU CONTENU
4. ONEDRIVE
B. FORMULAIRES

1. MODES DAFFICHAGE
2. NAVIGATION
3. MODIFICATION
4. NOUVEL ENREGISTREMENT
5. SUPPRESSION
6. RECHERCHE
7. TRI
8. FILTRAGE
C. REQUTES SLECTION
1. ASSISTANT
2. MODE CREATION
3. ENREGISTREMENT
4. CHAMPS
5. TRI
6. CRITRES DE SLECTION
7. CALCULS ET REGROUPEMENTS
8. GNRATEUR DEXPRESSION
9. EXCUTION
10. PROPRITS
D. TATS
1. MODES DAFFICHAGE
2. CREATION
3. PERSONNALISATION
4. PRSENTATION
5. MISE EN PAGE
E. EXTRACTION ET SYNTHSE
1. ANALYSE CROISE
2. LIAISON VERS EXCEL
3. TIQUETTES
4. CHANGE AVEC WORD

V. CRER UNE BASE SIMPLE


A. CRATION
1. A PARTIR DUN MODLE
2. BASE VIERGE
3. CREATION DUNE TABLE
4. MODE FEUILLE DE DONNES
5. STRUCTURE DE LA TABLE
6. CRATION DES CHAMPS

7. SLECTION DU CHAMP
8. MODIFICATION DU NOM
9. ORDRE DES CHAMPS
10. SUPPRESSION DU CHAMP
B. GESTION DES DONNES
1. SAISIE
2. NAVIGATION
3. SLECTION
4. MODIFICATION
5. SUPPRESSION
6. RECHERCHE
7. REMPLACEMENT
8. ENREGISTREMENT
9. CALCULS
10. TRI
11. FILTRAGE
C. PRSENTATION DES DONNES
1. HAUTEUR DES LIGNES
2. LARGEUR DES COLONNES
3. POLICE
4. FORMAT DES NOMBRES
D. SAISIE - LE FORMULAIRE
1. FORMULAIRE SIMPLE
2. AUTRES FORMULAIRE
3. FORMULAIRE DOUBLE AFFICHAGE
4. PRSENTATION

VI. EXERCICES
A. NORTHWIND 2016
B. OUVRAGES.ACCDB

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