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MANUAL DE GESTIN
DOCUMENTAL

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1. OBJETO
Este Manual establece y divulga lineamientos y parmetros institucionales de aplicacin general
en la Gestin Documental que reglamenten, faciliten y simplifiquen la administracin de
documentos y el proceso de archivo en la Administracin Municipal, bajo un esquema de
lenguaje comn.
De igual forma proporcionar una herramienta integral y de fcil consulta en materia de gestin
de documentos para su uso en las dependencias productoras o receptoras de documentos de
la Entidad. Y con esto Estandarizar formas de produccin e identificacin documental,
unidades documentales y de conservacin.
2. ALCANCE
Este Manual es de aplicacin en todos los procesos del sistema de gestin de la calidad de la
Entidad que produzcan y recepcin en comunicaciones oficiales a los documentos producidos,
recibidos y utilizados en los diferentes procesos de la entidad.
3. DEFINICIONES:
Para efectos de esta norma interna se establecen las siguientes:
3.1 Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el
transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio
e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes
de la historia. Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la
gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.
3.2 Archivo Pblico: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y
aquellos que se derivan de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas.
3.3 Archivo Privado de Inters Pblico: Aquel que por su valor para la historia, la
investigacin, la ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado como tal por el
legislador.
3.4 Archivo Total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su
ciclo vital.
3.5 Archivos de Gestin: Son los documentos producidos por una oficina durante su gestin
administrativa, son documentos activos, en circulacin, resguardados y organizados por la
oficina productora, constituyen la primera fase del Sistema de Archivos.
3.6 Archivo Central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos
de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen
teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

3.7 Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas de la vida de los documentos desde su
produccin, recepcin y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o integracin al
Archivo Histrico.
3.8 Disposicin final de documentos: Decisin resultante de la valoracin hecha en cualquier
etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retencin y/o tablas de
valoracin documental, con miras a su conservacin total (CT), eliminacin ( E), seleccin
(S), microfilmacin (M).
3.9 Documento de Archivo: Registro de informacin producida o recibida por una entidad
pblica o privada en razn de sus actividades o funciones.
3.10. Comunicacin Oficial: Toda aquella recibida o producida en desarrollo de las funciones
asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
3.11. Funcin Archivstica: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer
permanente.
3.12. Gestin Documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la
planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin
y conservacin.
3.13. Patrimonio Documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histrico o
cultural.
3.14. Soporte Documental: Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los
materiales empleados. Adems de los archivos en papel existen los archivos
audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoro.
3.15. Tabla de Retencin Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
Vital de los documentos.
3.16. Sistema de Gestin Documental: Herramienta de gestin sistemtica y transparente
que permita dirigir, administrar y evaluar el desempeo institucional en trminos del
acceso a la informacin y el buen manejo de los documentos y archivo.
3.17. Tipos documentales: Diversidad de documentos individuales producidos o tramitados
por una entidad.
3.18. Unidad documental: Es la pieza mnima que rene todas las caractersticas necesarias
para ser considerada como documento. La unidad documental puede ser simple cuando
est constituida por un solo documento, y compleja cuando le componen varios, dando
lugar al expediente.

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3.19. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogneos, emanadas de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia
del ejercicio de sus funciones especficas. Ej. El conjunto de actas, resoluciones, etc.
3.20. Subserie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una
serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los
tipos documentales que varan de acuerdo con el trmite de cada asunto.
3.21. Documento Original: Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y
caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
3.22. Folio: Es la hoja de un libro, de un cuaderno o de un expediente.
3.23. Foliar: Accin de numerar Hojas
3.24. Foliacin: Acto de enumerar los folios solo por su cara recta /Operacin incluida en
los trabajos de de ordenacin que consiste en numerar correlativamente todos los
folios de cada unidad documental.
3.25. Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.
3.26. Folio-verso o vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
3.27. Pgina: Lo escrito o impreso en una cara.
3.28. Paginar: Accin de numerar pginas.
3.29. Principio de Orden Original: Indica el necesario respeto al orden en que originalmente
han sido producidos los documentos. Ordenacin interna que conserva los documentos
de cada serie de acuerdo a la secuencia que origino el expediente y en el orden que se
dieron los documentos que materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a la
razn administrativa de un asunto determinado.
3.30. Principio de Procedencia: Mantener agrupados sin mezclar con otros, los documentos
de cualquier naturaleza y clasificacin propia de dicha entidad.
3.31. Registro: Documentos que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
las actividades desempeadas.
3.32. Signatura Topogrfica: Referencia que indica el estante o fila, el modulo y la bandeja
en la que se encuentran un documento, dentro de un Archivo de Gestin o un
repositorio del Archivo Central.
3.33. Transferencia Documental: Es la remisin de los documentos del archivo de gestin al
central y de este al histrico de conformidad con las tablas de retencin documental
adoptadas.
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3.34. Transferencias Primarias: Son los traslados de documentos de los archivos de gestin
al central, sin alteracin de sus propiedades, para su conservacin y cuya frecuencia
de uso ha disminuido en el proceso de atencin de trmites; en estas transferencias se
tiene en cuenta las vigencias y valores primarios de los documentos.
3.35. Inventario Documental: Es el instrumento que describe la relacin sistemtica y
detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organizacin de las Series
documentales; puede ser esquemtico, general, analtico y preliminar.
3.36. Formato nico De Inventario Documental (FUID): Forma utilizada para diligenciar
transferencias primarias (remisiones documentales de Archivos de Gestin al Central),
transferencias secundarias (del Central al Histrico), valoracin de Fondos Acumulados,
fusin y supresin de entidades y/o dependencias para la entrega de inventarios
documentales.

DESARROLLO
4.1. Responsabilidad de los funcionarios
Los funcionarios de la entidad responden por la integridad, autenticidad, veracidad, privacidad y
fidelidad de la informacin a su cargo, incluyendo la organizacin, conservacin, consulta y
custodia del archivo de gestin as como la salvaguarda de los documentos que tengan reserva
legal, y garantizan la aplicacin de los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital
de los documentos y la normatividad archivstica y de gestin documental, sin perjuicio de las
responsabilidades sealadas en la Ley 734 de 2002 para los servidores pblicos.
Todo funcionario de la Entidad, al momento de vincularse, trasladarse o desvincularse de su
cargo, recibe o entrega, segn sea el caso, los documentos y archivos de su custodia en el
ejercicio de sus funciones, debidamente organizados e inventariados, conforme a lo sealado
en este documento. Igualmente realizar inventario documental al momento de transferir
archivos desde su oficina al archivo de gestin.

4.2. Elaboracin y Actualizacin de Tablas de Retencin Documental.

Contenido del Formato de Tablas de Retencin Documental GAT-8600-238-37-10
Entidad
productora
Dependencia
productora
Proceso

Nombre completo de la entidad (Alcalda de Bucaramanga)

Nombre de la dependencia que produce y conserva la documentacin

tramitada en el ejercicio de sus funciones.
Nombre del proceso el cual produce las Tablas de Retencin.
Nombre del subproceso que produce y conserva la documentacin
Subproceso
tramitada en el ejercicio de sus funciones.
Indica la versin en la que se encuentra el documento, con el fin de
Versin
mantener en uso la versin ms reciente.
Numero
De Indica el nmero de pgina de la Tabla de Retencin Documental por
Pgina
cada proceso.
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Corresponde al nmero con el que se identifica la dependencia

productora de los documentos y el nmero de identificacin de series y
subseries documentales.
Las series estn conformadas por los temas principales o relevantes
Nombre
de que cada una de las dependencias maneja, los cuales se numeran
series,
seguidos del cdigo en orden Consecutivo.
subseries
y Las subseries se enumeran consecutivamente y derivndose de las
tipos
series de los temas principales.
documentales
La tipologa documental no se enumera se describe el nombre del
documento y/o formato correspondiente.
Corresponde al periodo de tiempo que debe permanecer los
Retencin
documentos en cada fase de archivo. (Archivo de Gestin-Archivo
Central).
Archivo
de Indica el tiempo que los documentos deben permanecer en la oficina
Gestin
Productora de documentos
Indica el tiempo que se deben conservar los documentos en el Archivo
Archivo Central
Central
Corresponde al destino final que deben tener los documentos en el
Archivo Central. La disposicin final puede ser:
Cdigo

Conservacin total (CT): se aplica a aquellos documentos que tienen

valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposicin legal, o
que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura,
procedimientos y polticas de la Entidad, convirtindose en testimonio
de su actividad y trascendencia, como memoria institucional.

Disposicin
Final

Eliminacin (E): Una vez transcurrido el tiempo de conservacin

establecido en las TRD, se separan para eliminacin los documentos
que, de acuerdo con su valor administrativo legal o fiscal, no tienen
valor histrico o carecen de relevancia para la investigacin la ciencia y
la tecnologa. Para el proceso de eliminacin se debe aplicar el
procedimiento estipulado en la versin ms reciente.
Microfilmacin (M): Se especifica si los documentos se deben guardar
en un medio digital o mecnico para la conservacin total.

Procedimiento

Convenciones

Seleccin (S): Proceso mediante al cual se determina la conservacin

porcentual de la documentacin por medio de muestreo, entendindose
este, como la operacin por la cual se conservan ciertos documentos
de carcter representativo o especial, durante la seleccin con criterios
institucionales o culturales, entre otros. La seleccin es definida por el
responsable del proceso que genera los documentos.
Casilla donde se relaciona la normatividad asociada con las series
documentales y las condiciones a tener en cuenta para la conservacin,
seleccin. y/o eliminacin de documentos. Se indica las restricciones
para acceder a los documentos cuando son de reserva legal.
Relaciona las abreviaturas usadas en la Tabla de Retencin
Documental .CT-E-M-S

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Firma
de Firma de Jefe de Archivo o quien haga sus veces
Aprobacin
Fecha de aprobacin por parte del Consejo Municipal de Archivos/o
Fecha
Comit de Archivos de la Alcalda de Bucaramanga si es actualizacin
de las TRD.
La Tabla de Retencin Documental, es un listado codificado de series, subseries y tipos
documentales, producido o recibido por las unidades administrativas de una entidad, en
cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada
fase del archivo.
Son un instrumento que facilita la organizacin y conservacin de los documentos, generados,
recibidos y tramitados, por la entidad a travs de criterios tcnicos.
La TRD es un instrumento archivstico que permite la normalizacin de la Gestin Documental,
la racionalizacin de la produccin documental y la institucionalizacin del ciclo vital de los
documentos en los archivos de gestin central e histrico.
Busca la adecuada administracin de los documentos, durante todo el ciclo de vida y en
especial cuando el periodo de gestin ha terminado y deben ser enviados para su conservacin
en el archivo central; es el tratamiento secuencial, ordenado y lgico que reciben los
documentos desde que se termina el proceso al cual dan soporte hasta el instante en que son
eliminados o conservados en funcin de su valor histrico, cientfico o cultural, como fuente
para el conocimiento de la trayectoria de la entidad.
En virtud a la reglamentacin expedida por el Archivo General de la Nacin, las entidades
deben establecer un estricto control sobre la produccin, organizacin y utilizacin de los
documentos de los archivos de gestin, teniendo en cuenta que estos sern objeto de
transferencia al archivo central o histrico. Por tanto es importante la aplicacin de las Tablas
de Retencin Documental, a fin de que los archivos cumplan su propsito de racionalizar y
agilizar la gestin administrativa, establecer responsabilidades sobre el manejo de los
documentos.
Para Qu sirven las TRD:
Para identificar si las series que conforman la TRD son todas las que identifican las
funciones.
Si los tipos documentales de cada serie estn relacionados en su totalidad.
Si los tiempos de retencin para cada serie son los correctos
Si el procedimiento establecido para conservar el documento es e l idneo.
a. Logros con las TRD

Con la implementacin de las TRD se pretende, agilizar los procedimientos de produccin,

trmite y consulta de los documentos, permitir a la Administracin logros de transparencia,
memoria y la toma de decisiones sobre bases ciertas y de manera oportuna.
Facilitan el manejo de la informacin.
Contribuyen a la racionalizacin de la produccin documental
Posibilitan el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos de retencin
estipulados.
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 Garantizan la seleccin y conservacin de los documentos que tienen carcter permanente,

Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases del archivo.

La Tabla de Retencin Documental se actualiza cuando suceden cambios: internos

estructurales en la organizacin, o externos de tipo normativo general, para garantizar as el
manejo adecuado de los documentos y servir de base idnea para la gestin, custodia,
preservacin y uso restringido, cuando sea el caso, de los documentos que se elaboran o
tramitan en las diferentes dependencias de la entidad. Se debe aplicar el procedimiento para tal
fin en la versin ms reciente.
La Tabla de Retencin Documental es un documento controlado y por ende solo podr estar en
circulacin la versin ms reciente, con aprobacin mediante Acta del Comit de Archivos de la
Alcalda de Bucaramanga.
Las Tablas de Retencin Documental se deben difundir para garantizar el xito de la estrategia
documental, es indispensable que la Tabla de Retencin Documental sea conocida y entendida
por todas las personas que producen, manejan o consultan documentos de archivo, as como
facilitar las actividades de mejora a travs de sugerencias al respecto.
El jefe de Archivo o quien haga sus veces llevar un archivo con las diferentes versiones de la
Tabla de Retencin Documental y de la Poltica de Gestin Documental.
4.3 Enfoque basado en Procesos
El enfoque basado en procesos exige al funcionario responsable del trmite de documentos
producidos o recepcionados que al momento de existir este primer documento debe:

a. Imprimir el formato (FXXXXXXX) para cada proceso aplicable Control de

documentos y agregarlo como primera hoja del expediente.
b. Se le asigne la serie y/o subserie a la cual corresponda en materia de archivo.
c. Se genere y adhiere el rtulo de carpeta indicando la oficina o dependencia productora
titular del proceso, sin especificar nmero de folios, para ubicar los documentos
respectivos en la unidad de conservacin.
d. Si no es factible rotular y archivar en la unidad de conservacin respectiva, la serie
deber ser indicada en el primer folio del primer documento en la regin designada para
foliacin (parte superior derecha), con lpiz de mina negra HB, nota que se borrar una
vez se archive en la unidad de conservacin respectiva.
e. En el sistema de informacin de Gestin Documental, deber con el primer documento
crear el expediente y registrar ese primer documento como parte del expediente recin
creado.
f.

A medida que el expediente circula a travs de los diversos pasos del proceso, cada uno
de los funcionarios que participan, debern agregar los documentos que generen y

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relacionarlos en el formato (en caso de hojas de ruta o control), el funcionario practicar

un control incremental sobre los documentos ya registrados, debiendo levantar una no
conformidad en el evento de encontrar alguno no registrado, no firmado o no
diligenciado de forma acorde con el procedimiento al cual haga referencia.
g. Igualmente, en el sistema de informacin de Gestin Documental, debern registrar los
documentos producidos o recibidos en cada etapa del proceso, y asignarlos al
expediente correspondiente. Para la preservacin digital de documentos, podr
cargarse la versin original en el software en el cual fue producido, incluyendo la firma
escaneada del funcionario que produjo el documento.
h. El funcionario o servidor pblico a quien corresponda la etapa de cierre o ltima del
proceso, despus de agregar los propios, deber verificar que todos los documentos
correspondientes al proceso se encuentren debidamente archivados en la unidad de
conservacin, se haya diligenciado correctamente el formato (Hojas de Control o de
Ruta), para proceder a foliar los documentos, realizar la foliacin y consignar el nmero
de folios en el rtulo de carpeta, segn las instrucciones de este documento.
4.4. Almacenamiento y manejo de documentos en el Archivo de Gestin
a. No se debe utilizar cosedora, material metlico, ganchos legajadores, ni perforar los
documentos; en caso de utilizar cosedora para grapar ms de un documento, es
requisito colocar una franja de papel de 3 centmetros X 3 centmetros, en la parte
superior izquierda del primer documento enganchado con los dems, con el fin de
evitar su deterioro; una vez se organice la unidad documental (ejemplo carpeta) en su
totalidad, se debe retirar el gacho y la franja de papel.
b. Los documentos deben ser y mantenerse legibles, y conservarse en un ambiente que
evite su deterioro, perdida alteracin o uso no debido.
c. La clasificacin, almacenamiento e identificacin de los documentos en la respectiva
unidad de conservacin se realiza de acuerdo a las Tablas de Retencin Documental
correspondiente a cada oficina productora.
d. En los procedimientos, manuales e instructivos de la Entidad se definen registros que
evidencian las actividades realizadas, los cuales poseen una serie y subseries
correspondientes de acuerdo a las Tablas de Retencin Documental.
e. Ningn documento podr ser alterado adicionando notas escritas, firmas, rtulos, rayas
o resaltando textos, salvo el sello y firma que se coloca en la recepcin de documentos;
la firma siempre deber hacerse en tinta negra.
f.

En cada carpeta los documentos se disponen en el mismo orden cronolgico en que se

producen los documentos (Principio de Orden Original) y agrupados por expediente en
una relacin 1:1 (Principio de procedencia).

g. Por regla general la entidad conservara nicamente el original del documento que se
produzca y har parte del expediente el cual ser dado en custodia del servidor, a
excepcin de los Actos administrativos, los cuales en todos los casos debern exigir
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una copia que repose en la oficina productora la cual llevara sello de original firmado a
fin de identificar el documento original el cual si debe ser suscrito por quienes en el
intervienen.
h. Siempre, antes de archivar, debern removerse los ganchos de cosedora, clips, ganchos
legajadores y dems material abrasivo que acompae los documentos, as como lo
documentos en blanco o no relacionados.
i.

Las carpetas tipo fuelle de 250 folios son utilizadas para archivar, para su uso se elimina
el gancho legajador; de igual manera Tapas legajadoras que se utilizan con gancho
legajador plstico con capacidad de almacenar 200 folios

j.

Cuando por razones tcnicas y/o legales se requiera utilizar carpetas de marbete con
capacidad de almacenar 200 folios con gancho legajador, se introduce el gancho
plstico en la tapa izquierda de la carpeta, de afuera hacia dentro. Los documentos se
colocan con el recto del folio contra la tapa, de forma que el gancho legajador se cierra
sobre el verso del ltimo folio que se ha ingresado a la carpeta. Los folios sern
organizados a tamao oficio en el borde superior.

k. Los documentos de origen informticos, podrn ser archivados en su formato digital,

relacionando el software y versin con la cual fueron generados.
l.

Los documentos de tamao igual o inferior a carta y que se encuentren solos, se

organizaran por periodo sujetndolos con cinta faya blanca de 16 mm. Si tienen su
propia numeracin no ser necesario foliar.

4.4.1 Uso de Adhesivos

En el caso de documentos cuyo tamao posibilite la prdida o extravo de los mismos, o el

estado de deterioro implique el uso de un medio de soporte para garantizar la integridad del
documento, se hace necesario adherir el documento a una hoja (papel peridico o Bond)
usando adhesivos y/o cinta libre de cido, pues este contribuye a la ruptura de las fibras de la
celulosa, hacindolas quebradizas y acelera el palidecimiento de las imgenes presentes, a
travs de un proceso continua el deterioro mediante la transferencia permanente de cido hacia
el medio.
Podrn emplearse los siguientes adhesivos:
PVA Acetato de Polivinilo: Pegamento blanco con PH neutro (7.5 a 8), resistente e inodoro,
de secado lento y transparente, estable en el tiempo, sin contraer ni hacerse quebradizo al
envejecer. Escasa reversibilidad.
Metil Celulosa.
Cintas libres de cido: siempre y cuando sean reversibles mediante traccin agua o alcohol.
Gel adhesivo libre de cido: Gel transparente, totalmente compatible con el papel ya que
ambos tienen celulosa como origen.
Resinas libres de acido
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Cuando se deba suspender un documento:

Bisagras de lino o de papel japons.
Tereftalato de polietileno.
PVC
Debern evitarse los siguientes adhesivos:
Cola de carpintero, colbn: Adhesivo de gran traccin y elevado ndice de acidez
Cemento de contacto: Adhesivo de mal envejecimiento que impregna y destruye las fibras
de Celulosa
Colas de casena: Adhesivo muy fuerte que tambin aparece en la superficie y es muy difcil
de retirar.
Engrudos: Es la menor incidencia, ya que se puede retirar, siempre y cuando no se haya
deteriorado.
Colas blancas de P.V.A.: Adhesivo muy fuerte y acido que se torna quebradizo y como
contraen, Someten a la obra y soporte a englobamientos disparejos.
Cinta adhesiva transparente o de pintor: Envejece desprendindose pero dejando una
marca color Carmelo que atraviesa la obra de lado a lado, quedando siempre manchada.
Ltex.
Aquellos que contengan disolventes basados en petrleo.
4.5 Muebles de Archivo

Cuando existen estantes para la organizacin del archivo, estos deben ser metlicos, se
identifican de izquierda a derecha y las bandejas de arriba hacia abajo.

Las series se distribuyen en las estanteras atendiendo el orden de codificacin establecido,

es decir, en forma ascendente. En las bandejas, las carpetas se organizan de izquierda a
derecha.

En un lugar visible, se debe colocar la relacin de las series, subseries y expedientes que
all se encuentran.

Para archivadores de gavetas verticales u horizontales; Ordenacin de las Series, los

expedientes y los tipos documentales.
a. Hacer una distribucin secuencial de las gavetas del archivador, enumerando de uno (1)

hasta (n) de arriba hacia abajo.

b. Distribuir las series documentales en las gavetas, atendiendo el orden de codificacin

establecido; es decir, en forma ascendente como se encuentran en la TRD.

c. Igualmente, en el vrtice superior derecho de la gaveta, adherir una cartulina con la

descripcin de las series y expedientes que all se encuentran, (esta medida evita la
continua manipulacin de los documentos).
4.6 Foliacin en los documentos de Archivo

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La foliacin en documentos de archivo es imprescindible en los procesos de organizacin

archivstica. Tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad
de conservacin dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta ltima
como respeto al principio de orden original y la conservacin de la integridad de la unidad
documental o unidad archivstica.

En tanto se cumplan estas finalidades, la foliacin es el respaldo tcnico y legal de la

gestin administrativa.

En tanto permite ubicar y localizar de manera puntual un documento, la foliacin es

necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios, formatos de
control de prstamos, TRD, TVD) y de consulta (inventarios, guas, catlogos).

De otra parte, la foliacin es requisito ineludible para las transferencias tanto primarias
(archivo de gestin al archivo central) como secundarios (archivo central al archivo
histrico).

Para evitar labores adicionales al momento de efectuar las transferencias primarias, se

requiere numerar cada folio diariamente en el momento en que se archive de acuerdo al
procedimiento de foliacin descrito en este documento.

Foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son trminos diferentes, sino tambin
conceptos distintos. Para efectos de numeracin en archivos este documento se refiere nica y
exclusivamente a foliacin, la cual ratifica la ordenacin.

4.6.1 Requisitos.
1. La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar previamente clasificada. La
de las oficinas se encontrar relacionada en la Tabla de Retencin Documental (TRD).
En fondos acumulados, se foliar la documentacin que por Tabla de Valoracin
Documental (TVD) sea objeto de conservacin en Archivo Central o Archivo Histrico,
al igual que aquella que va hacer reproducida en otros soportes
2. La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar previamente ordenada. La
ubicacin correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden
original, es decir, que est de acuerdo con los trmites que dieron lugar a su produccin.
El orden original ms comn es el orden cronolgico. El nmero uno (1) corresponde al
primer folio del documento que dio inicio al trmite en consecuencia corresponde a la
fecha ms antigua.
3. La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar depurada. La depuracin
consiste en el retiro de duplicados idnticos, folios en blanco y documentos de apoyo en
los archivos de gestin o de oficina. En fondos acumulados, se har igualmente
depuracin.
4. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el caso
de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliacin
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se ejecutar de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series

documentales complejas (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias,
procesos jurdicos), cada uno de sus expedientes tendr una sola foliacin de manera
continua y si tal expediente se encuentra repartido en ms de una unidad de
conservacin (carpeta), la foliacin se ejecutar de forma tal que la segunda ser la
continuacin de la primera.

4.6.2 Materiales
1. La foliacin debe efectuarse utilizando lpiz de mina negra y blanda, tipo HB B. Otra
alternativa es el uso de bolgrafo (esfero) de tinta negra insoluble, pero el uso de este
elemento dificulta corregir una foliacin mal ejecutada.
2. Prohibicin: No se debe foliar con lpiz de mina roja ya que este color no es capturado, en
la mayora de los casos, por las mquinas reprogrficas.

4.6.3. Procedimiento
1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir nmeros.
2. No se debe foliar utilizando nmeros con el suplemento A, B, C, bis.
3. Se debe escribir el nmero en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en
el mismo sentido del texto del documento.
4. Se debe escribir el nmero de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en
blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar dao irreversible al soporte
papel.
6. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.
7. Los planos, mapas, dibujos, etc, que se encuentren tendrn el nmero de folio consecutivo
que les corresponde, an cuando estn plegados. En el rea de notas del instrumento de
control o de consulta se debe dejar constancia de las caractersticas del documento foliado:
tamao, colores, ttulo, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Si se
opta por separar este material se dejar constancia mediante un testigo de su lugar de
destino y en este se indicar la procedencia. Esto es lo que se denomina cruce de
Referencia (Referencia Cruzada), deber seguirse lo especificado en este documento.
8. Los anexos impresos (folletos, boletines, peridicos, revistas.) que se encuentren se
numerarn como un solo folio. En el rea de notas del instrumento de control o de consulta
se debe dejar constancia de ttulo, ao y nmero total de pginas. Si se opta por separar

Cdigo: M-GAT-8000-170-003
Elabor: Sub. Secretara
Administrativa

Versin: 4.0
Revis:

Pgina 12 de 33
Aprob: Equipo Meci Calidad.

este material se har el correspondiente cruce de referencia. (Referencia Cruzada) deber

seguirse lo especificado en este documento.
9. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeo adheridos a una hoja, a sta
se le escribir su respectivo nmero de folio, dejando en el rea de notas del instrumento de
control o de consulta las caractersticas del documento foliado: cantidad de documentos
adheridos, ttulo, asunto y fecha de los mismos. (Para adherir documentos o fotografas a
una hoja, debe utilizarse pegante libre de cido).
10. Las fotografas cuando estn sueltas se foliarn en la cara vuelta, utilizando lpiz de mina
negra y blanda, tipo HB B, correspondiendo un nmero para cada una de ellas. En el rea
de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las
caractersticas del documento foliado: tamao, color, ttulo, asunto, fecha y otros que se
consideren pertinentes. Si una o varias fotografas se encuentran adheridas a una hoja, a
sta se le escribir su respectivo nmero de folio, dejando constancia en el rea de notas
del instrumento de control o de consulta, de la cantidad de fotografas adheridas a la hoja, al
igual que otras caractersticas: tamao, color, ttulo, asunto, fecha y otros datos que se
consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se har el correspondiente
cruce de referencia (Referencia Cruzada), deber seguirse lo especificado en este
documento.
11. Las radiografas, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben
colocarse en un sobre de proteccin y se har la foliacin al sobre antes de almacenar el
material para evitar marcas, dejando constancia en el rea de notas del instrumento de
control o de consulta el contenido del sobre: cantidad, tamao, color, ttulo, asunto, fecha y
otros datos que se consideran pertinentes.
12. En caso de unidades de conservacin (copiadores de correspondencia, legajos, tomos,
libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fbrica,
puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano. De todos
modos debe registrarse en el rea de notas del instrumento de control o de consulta, la
Cantidad de folios o pginas que contiene.
13. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejar
esta foliacin siempre y cuando en una unidad de conservacin no haya ms de una, en
caso contrario, cuando haya ms de una, deber refoliarse toda la unidad de conservacin.
14. Si existen errores en la foliacin, sta se anular con una lnea oblicua, evitando tachones.
15. La foliacin es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripcin o proceso
tcnico de reprografa (microfilmacin o digitalizacin).
16. La documentacin que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental en Archivos
Histricos, cuyos folios estn sueltos y en blanco, se retirarn. Si por el contrario, se
encuentran empastados o cosidos debern foliarse y se dejar la anotacin respectiva en el
rea de notas del instrumento de control o de consulta que tienen esta condicin. La
foliacin de este tipo de documentos debe efectuarse utilizando lpiz de mina negra y
Blanda, tipo HB o B.
Cdigo: M-GAT-8000-170-003
Elabor: Sub. Secretara
Administrativa

Versin: 4.0
Revis:

Pgina 13 de 33
Aprob: Equipo Meci Calidad.

17. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se
encuentren en tomos o legajos en archivos de gestin o archivos centrales, pero s dejar la
constancia en el rea de notas del instrumento de control o de consulta.
18. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando stos cumplen una funcin
de conservacin como: aislamiento de manifestacin de deterioro biolgico, proteccin de
fotografas, dibujos, grabados u otros, o para evitar migracin de tintas por contacto.
19.No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes, discos digitales
CDs-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad
documental a la que pertenecen, en el rea de notas del instrumento de control o de consulta.
Si se opta por separar este material se har el correspondiente cruce de referencia. (Referencia
Cruzada), deber seguirse lo especificado en este documento.
20. Las historias laborales se archivan y custodian de acuerdo a lo establecido en el Decreto
2842 de 2010 art. 12 guarda y custodia de las Hojas de Vida de la Presidencia de la
Republica del Departamento de la Funcin Pblica.

4.7 Identificacin de documentos individuales

a. La produccin de documentos est codificada segn el siguiente formato:

El nombre del proceso

El nombre del subproceso.
El numero consecutivo segn el tipo de documento que contiene.
El cdigo general segn las Tablas de Retencin Documental.
El cdigo de la Serie o subserie al cual pertenece el documento en las Tablas de Retencin
Documental (TRD). (Ver formato demostrativo)

Cuadro Demostrativo

Proceso:
No. Consecutivo
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXX
Subproceso:
Cdigo
Cdigo de la Serie /o- Subserie
XXXXXXXXX
General
(TRD)
XXXX
XXXX-XXX-XX

Ejemplo de Cuadro diligenciado

Proceso:
DIRECCIONAMIENTO Y PROYECCION MUNICIPAL
Subproceso:
DESPACHO

Cdigo: M-GAT-8000-170-003
Elabor: Sub. Secretara
Administrativa

Versin: 4.0
Revis:

Cdigo
General
1000

No. Consecutivo
0125

Cdigo de la Serie /o- Subserie

(TRD)
1000-73,16

Pgina 14 de 33
Aprob: Equipo Meci Calidad.

b.

Los documentos que posean un consecutivo propio de identificacin como los Actos
Administrativos, contratos, formatos pre-impresos y/o generados por herramientas
informticas especialmente lo referente al rea financiera, presupuestal y de tesorera, los
formatos elaborados por otras entidades, llevar su propia codificacin.

4.8 Preparacin de Documentos

Cada oficina productora deber producir sus documentos en hoja membreteada de la

entidad, en letra Arial 11, espaciado sencillo, con la respectiva codificacin e identificacin
del Proceso, Subproceso.

En tamao oficio, otros formatos (carta y media carta) se emplean en aquellos documentos
que as lo requieran.

La codificacin del documento ser realizada con la misma elaboracin.

La fecha ser expresada siguiendo la norma ISO8601:2004, en Formato yyyy-mm-dd (Ao,

Mes, Da), con excepcin de las comunicaciones que llevaran la fecha en formato natural,
(da, mes ao).

Recomendaciones sobre los documentos producidos en la entidad

Todo documento producido en la entidad debe identificar el cdigo de la serie documental a
la cual pertenece; a su vez, debe contener de forma clara el autor as como la fecha y lugar
de produccin.

Para documentos nuevos o que corresponda a funciones nuevas de la entidad y que por
ende no estn clasificados en la Tabla de Retencin Documental deben estos tener una
estructura adecuada que facilite su estudio para la respectiva inclusin en la Tabla de
Retencin Documental con aprobacin del Comit de Archivo de la Alcalda de
Bucaramanga

Las comunicaciones tanto internas como externas debern dirigirse al destinatario siguiendo
el protocolo:

Cada oficina productora deber producir sus comunicaciones oficiales

acuerdo al siguiente protocolo:

ESTILO: Bloque Extremo: Todas las lneas parten del margen Izquierdo

MARGENES: Se recomienda los siguientes mrgenes:

Superior entre 3 cm y 4 cm.
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral Izquierdo entre 3 cm y 4 cm

Cdigo: M-GAT-8000-170-003
Elabor: Sub. Secretara
Administrativa

Versin: 4.0
Revis:

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Aprob: Equipo Meci Calidad.

de

Lateral Derecho entre 2cm y 3cm

Si el documento se va imprimir por ambas caras de la hoja, se recomienda que los
mrgenes laterales sean simtricos a 3 cm.

PAGINACIN: Se escribe el nmero de pgina entre 2 y 3 cm del borde superior

de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlineas debajo del nmero
de pgina se escribe el primer prrafo de la (s) pgina(s) subsiguiente(s).

(1). Espacio para el Membrete de la entidad, de acuerdo al encabezado prediseado.

(2). Cuadro de Identificacin de documentos (ver ilustracin numeral 4.7). va en el centro del
membrete.
(3).Fecha: Se registra la fecha en su estado natural da, mes y ao, a dos interlineados
sencillos del Membrete.
(4).Titulo: se escribe la denominacin del destinatario (Seor, Doctor. Ingeniero, Arquitecto,
Licenciado etc), se recomienda dejar de tres a cuatro interlineas libres segn la extensin
de la comunicacin del 3 al 4.
(5).Nombres y Apellidos: De preferencia se escriben los dos apellidos, se escriben en
maysculas sostenidas y sin negrilla, dejando un interlineado sencillo del 4 al 5.
(6).Cargo: Se escribe el cargo o denominacin de la persona solo las iniciales en
maysculas, dejando un interlineado sencillo del 5 al 6.
(7).Nombre de la Entidad: Se escribe el nombre de la entidad donde labora el destinatario,
en mayscula solo las iniciales, dejando un interlineado sencillo del 6 al 7.
(8).Direccin: Se registra la direccin completa del destinatario, solo en maysculas las
iniciales, dejando un interlineado sencillo del 7 al 8.
(9).Ciudad: Se registra la ciudad de destino, solo en mayscula las Iniciales, dejando un
interlineado sencillo del 8 al 9.
(10).Asunto: La palabra Asunto se escribe en mayscula la inicial y seguido (dos puntos: ),
se procede a escribir un Texto Concreto en maysculas las iniciales si lo ameritan, dejando
un interlineado de dos espacios del 9 al 10.
(11). Rad: se escribe el nmero de radicado, para respuesta o para referenciarlo, se debe
escribir el asignado por la ventanilla nica, dejando un interlineado de dos espacios del 10 al
11.
(12).Texto: Se escribe el texto deseado a espacio sencillo, dejando un interlineado de del 11
al 12.
Cdigo: M-GAT-8000-170-003
Elabor: Sub. Secretara
Administrativa

Versin: 4.0
Revis:

Pgina 16 de 33
Aprob: Equipo Meci Calidad.

 (13).Despedida seguido del signo coma (,), dejando un interlineado de dos espacios del 12
al 13.
(14). Se escribe los Nombres y Apellidos del remitente en maysculas y sin negrilla, dejando
un interlineado de cuatros espacios para la firma del 13 al 14.
(15).Cargo: Se escribe el nombre del cargo sin negrilla y solo las iniciales en mayscula,
dejando un interlineado sencillo del 14 al 15.
NOTA: Del Numeral 1 al 15 se escribe en letra Arial 11.
(16). Anexo o Anexos: EN CASO de anexar documentacin. Se escribe el nmero de folios
en letra y nmero, se utiliza letra Arial 8, dejando tres interlineados sencillos entre el 15 al
16.
(17). C.c. cuando van copias el NOMBRE COMPLETO DE LA PERSONA EN MAYUSCULA,
cargo (Las iniciales en Mayscula), se utiliza letra Arial 8, dejando dos interlineados
sencillos entre el 16 al 17.
(18). Proyect/ Nombre Completo y Apellido: En el evento de proyectar una comunicacin
para la firma de otro servidor pblico de la entidad, deber indicarse en letra Arial 8 la
palabra Proyect seguida de barra inclinada (/) nombre y apellido de quien proyect, en
Mayscula solo las iniciales, dejando un interlineado sencillo entre el 17 al 18.
(19). Revis/ Nombre Completo y Apellido: En el evento de revisar una comunicacin para
la firma de otro servidor de la entidad, deber indicarse, en letra Arial 8, la palabra Revis,
seguida de barra inclinada (/), nombre y apellido de quien revisa, en Mayscula solo las
iniciales, dejando un interlineado de dos espacios sencillos entre el 18 al 19.
(20). Espacio para datos informativos y otros de la entidad de acuerdo al pie de pgina
prediseado.
IMPORTANTE:
Quien suscribe el documento debe firmarlo con tinta negra, preferiblemente bolgrafo de
tinta insoluble.
Quienes proyectan y/o Revisan el documento deben firmarlo seguido del nombre y Apellido
preferiblemente bolgrafo de tinta negra insoluble.
Los actos administrativos son controlados y numerados consecutivamente por la oficina a
cargo, quien deber cumplir lo referente a la elaboracin de documentos y su respectivo
formato. La fecha y el nmero de estas se imprimen en tinta negra.
En el espacio superior derecho debe destinarse para el registro y radicacin del documento.
No utilizar negrillas de acuerdo a lo descrito en cada numeral del mencionado protocolo.
Cdigo: M-GAT-8000-170-003
Elabor: Sub. Secretara
Administrativa

Versin: 4.0
Revis:

Pgina 17 de 33
Aprob: Equipo Meci Calidad.

 Se puede imprimir en escala de grises, si no se cuenta con equipos para impresin a color.
1. ESPACIO PARA EL MEMBRETE DE LA ENTIDAD (encabezado prediseado) Y 2
CUADRO DE CLASIFICACION.

3. Bucaramanga, (Fecha en formato natural dd-mm-aaaa)

4. Titulo (Seor Doctor-Ingeniero-Arquitecto etc).

5. NOMBRES Y APELLIDOS EN MAYSCULAS SIN NEGRILLA
6. Cargo en Maysculas las iniciales
7. Nombre de la Entidad en Maysculas las iniciales
8. Direccin
9. Ciudad
10. Asunto: Texto concreto
11. Rad: (No).El nmero de radicado, para respuesta usar el de la ventanilla nica.
12.TEXTOXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX.
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.
13. Atentamente,

14. NOMBRES Y APELLIDOS REMITENTE EN MAYSCULA SIN NEGRILLA

15. Cargo sin negrilla y las iniciales en mayscula
16. Anexo: EN CASO de anexar documentacin. El nmero de folios en letra y nmero
17. C.c. cuando van copias el NOMBRE DE LA PERSONA EN MAYUSCULA, cargo (Las iniciales en Mayscula)
18. Proyect/ Nombre Completo y Apellido-(firma con lapicero)
19. Revis Aspectos Jurdicos o Tcnicos/ Nombre Completo y Apellido- (firma con lapicero)

Cdigo: M-GAT-8000-170-003
Elabor: Sub. Secretara
Administrativa

Versin: 4.0
Revis:

Pgina 18 de 33
Aprob: Equipo Meci Calidad.

20. ESPACIO PARA DATOS INFORMATIVOS Y OTROS DE LA ENTIDAD (pie de pgina

prediseado).
EJEMPLO PARA COMUNICACIONES INTERNAS
Escudo.
del Municipio

Proceso:
DIRECCIONAMIENTO Y PROYECCION MUNICIPAL
Subproceso:
DESPACHO

Cdigo
General
1000

No. Consecutivo
0125

Eslogan

Cdigo de la Serie /o- Subserie

(TRD)
1000-73,16

Bucaramanga, 14 de agosto de 2012

Doctor
CLEMENTE LEON OLAYA
Secretario de Infraestructura
Alcalda de Bucaramanga
CAM fase I piso 4
Bucaramanga
Asunto: Remisin Derecho de Peticin.
Rad: No.24575 de la ventanilla nica de correspondencia.
Con la presente me permito remitir derecho de peticin, para su respectivo trmite y gestin
por ser de su competencia; le solicito enviar copia de la respuesta a este despacho.
Atentamente,

CARLOS ARDILA NARANJO

Asesor de Despacho Alcalde
Anexo: Original de derecho de peticin- Dos (2) Folios.
C.c. JANETH ARCINIEGAS HERNANDEZ, Jefe de Control Interno.
Proyect/ Isolina Medina Padilla

ESPACIO PARA DATOS INFORMATIVOS Y OTROS DE LA ENTIDAD (pie de pagina

prediseado).

Cdigo: M-GAT-8000-170-003
Elabor: Sub. Secretara
Administrativa

Versin: 4.0
Revis:

Pgina 19 de 33
Aprob: Equipo Meci Calidad.

4.9 Rotulacin de carpetas

Los expedientes o carpetas se identifican usando el siguiente rtulo de tamao de (15 cm de
Ancho X 12 cm de Largo), impreso en papel auto adhesivo de seguridad o en papel Bond, es
permitido imprimirse en escala de grises si se carece de impresoras a color, en letra Arial 11,
todos los Ttulos se colocan en NEGRILLA Y MAYUSCULA SOTENIDA; el diligenciamiento
correspondiente de cada uno de los ttulos debe hacerse en Mayscula las iniciales y sin
Negrilla, excepto el Titulo SERIE este se escribe con Maysculas Sostenidas, El Rtulo debe
ubicarse horizontalmente, a tres (3) centmetros de los bordes de la esquina superior
izquierda, sobre la cara externa de la primera tapa, el cual contiene los siguientes datos
descriptivos: ( Ver Ejemplo ilustrativo de Rtulo de Carpetas).
ESCUDO:

Se debe incluir el escudo de la Alcalda de Bucaramanga

SECRETARIA:

Nombre de la secretaria u oficina Asesora a la cual se encuentra suscrito

el proceso
Nombre del proceso correspondiente adscrito a la secretaria.

PROCESO:
SUBPROCESO:

TEMA:

Se diligencia el nombre del subproceso que produce y conserva la

documentacin tramitada en el ejercicio de sus funciones.
Cdigo y nombre de la serie bajo la cual es archivado el expediente o
documento.
Cdigo y nombre de la subserie bajo la cual es archivado el expediente o
documento.
Nombre y/o descripcin del asunto del cual trata el expediente.

CARPETA:

Nmero de la carpeta dentro de la unidad de conservacin tipo caja.

No. FOLIOS:

Nmero de folios contenidos en la carpeta.

CAJA:

Nmero de la caja en la cual se encuentra almacenada la carpeta.

SERIE:
SUBSERIE:

OTROS MEDIOS DE
PRESERVACION: Indica si los documentos archivados en la carpeta estn preservados por
otro medio diferente al papel, es decir si ya se digitalizaron o
microfilmaron, sealar con X la opcin realizada).
CONTENIDO:
Seala si tiene reserva Legal, (marcar con una X en caso afirmativo)
FECHAS:

Rango de fechas extremas Fecha Inicial separada con un guin (-) de la

fecha Final en formato ISO 8601:2004, (Ao, Mes, Da).

El contenido del Rotulo de carpeta, debe diligenciarse de acuerdo con las series o subseries de
las TRD de las diferentes dependencias segn lo estipulado en el ejemplo ilustrativo de Rtulo
de Carpeta.
Cdigo: M-GAT-8000-170-003
Elabor: Sub. Secretara
Administrativa

Versin: 4.0
Revis:

Pgina 20 de 33
Aprob: Equipo Meci Calidad.

Ejemplo ilustrativo - Rtulo de Carpetas

SECRETARIA ADMINISTRATIVA
PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA Y DEL TALENTO HUMANO
SUBPROCESO: SUBSECRETARIA
SERIE: 8100-20
HISTORIAS
SUBSERIE: 8100-30-20
Historias Laborales
TEMA: Prez Ardila Rigoberto C.C. 91212521

CARPETA: 1/1

No. DE FOLIOS:195

CAJA: 25

OTROS MEDIOS DE PRESERVACION: DIGITALIZADO ( X ) MICROFILMADO( )

CONTENIDO:

RESERVA LEGAL ( )

FECHAS: 2007/02/02 - 2011/04/16

4.10 Rotulacin de unidades de almacenamiento (Cajas de Archivo)

Las Cajas de Archivo se identifican usando el siguiente rtulo de tamao (14 cm de Ancho X
19 cm de Largo), impreso en papel auto adhesivo de seguridad o en papel Bond, es permitido
imprimirse en escala de grises si se carece de impresoras a color, todo el contenido en letra
Arial con los siguientes tamaos: La palabra Caja con tamao de letra 20 y en el recuadro
el
nmero en letra tamao 30, el titulo de la secretaria en letra tamao 14. los nombres de los
procesos en letra tamao 12 y el resto del contenido en letra tamao 11. Todos los Ttulos se
colocan en NEGRILLA Y MAYUSCULA SOTENIDA; el diligenciamiento correspondiente a
cada uno de los ttulos debe hacerse en Mayscula las iniciales y sin Negrilla, excepto el Titulo
SERIE: Este se escribe con Maysculas Sostenidas, el rtulo debe ubicarse en la tapa de
apertura de la caja colocado verticalmente y centrado, el cual contiene los siguientes datos
descriptivos: (Ver Ejemplo ilustrativo rtulo de Cajas).
Cdigo: M-GAT-8000-170-003
Elabor: Sub. Secretara
Administrativa

Versin: 4.0
Revis:

Pgina 21 de 33
Aprob: Equipo Meci Calidad.

ESCUDO:

Se debe incluir el escudo de la Alcalda de Bucaramanga

CAJA No. :

Numero de la caja correspondiente.

SECRETARIA:

Nombre de la secretaria u oficina Asesora a la cual se encuentra suscrito

el proceso
Nombre del proceso correspondiente adscrito a la secretaria.

PROCESO:
SUBPROCESO:

CARPETA:

Se diligencia el nombre del subproceso que produce y conserva la

documentacin tramitada en el ejercicio de sus funciones.
Cdigo y nombre de la serie bajo la cual es archivado el expediente o
documento.
Cdigo y nombre de la subserie bajo la cual es archivado el expediente o
documento.
Nmero de la carpeta dentro de la unidad de conservacin tipo caja.

TEMA:

Tema archivado en cada carpeta individual.

UBICACIN:

Localizacin final de la unidad de conservacin (caja)

(Mdulo/Estante/Bandeja)

SERIE:
SUBSERIE:

OTRO MEDIO DE
PRESERVACION: Indica si los documentos almacenados en la Caja estn preservados por
Otro
medio diferente al papel, es decir si ya se digitalizaron o
microfilmaron, sealar con X la opcin realizada).
No. DE FOLIOS
TOTALES:
Nmero de folios totales contenidos en la Caja (sumar los folios de todas
las carpetas).
OTROS MEDIOS DE
PRESERVACION: Indica si los documentos archivados en la carpeta estn preservados por
otro medio diferente al papel, es decir si ya se digitalizaron o
microfilmaron, sealar con X la opcin realizada).
CONTENIDO:
Seala si tiene reserva Legal, (marcar con una X en caso afirmativo)
FECHAS:

Rango de fechas extremas Fecha Inicial separada con un guin (-) de la

fecha Final en formato ISO 8601:2004, (Ao, Mes, Da).

Si en la caja reposan varias series o subseries, se repetir el encabezado de serie y subserie

para relacionar las carpetas de cada caso, cuantas veces sea necesario.
El contenido del Rotulo de Caja de Archivo debe diligenciarse con las series o subseries de las
TRD de las diferentes dependencias de acuerdo a lo estipulado en el ejemplo ilustrativo de
Rtulo de Caja.

Cdigo: M-GAT-8000-170-003
Elabor: Sub. Secretara
Administrativa

Versin: 4.0
Revis:

Pgina 22 de 33
Aprob: Equipo Meci Calidad.

Ejemplo ilustrativo -Rtulo de Cajas de Archivo

CAJA No.

50

SECRETARIA ADMINISTRATIVA
PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA Y DEL TALENTO HUMANO
SUBPROCESO: DESPACHO DE LA SECRETARIA / SUBSECRETARIA
SERIE: 8000-85
CONTRATOS Y CONVENIOS
SUBSERIE: 8000-85,09
Contratos de Prestacin de Servicios

CARPETAS:

TEMAS:

1/4
2/4
3/4
4/4

Contratos del No. 048 al No. 052

Contratos del No. 053 al No. 057
Contratos del No. 058 al No. 061
Contratos del No. 062 al No. 064

No. DE FOLIOS TOTALES: 1000

UBICACIN:(M5/E20/B4)

OTRO MEDIO DE PRESERVACION: DIGITALIZADO( ) MICROFILMADO ( )

CONTENIDO: RESERVA LEGAL (

FECHAS:

2008/12/31 - 2008/12/31

Cdigo: M-GAT-8000-170-003
Elabor: Sub. Secretara
Administrativa

Versin: 4.0
Revis:

Pgina 23 de 33
Aprob: Equipo Meci Calidad.

4.11 Rotulacin de Referencia Cruzada.

Cuando un documento trae anexos en otro tipo de formatos y/o medios, y que por sus
caractersticas son separados para colocarlos en estantes o sitios de almacenamiento
adecuados, se dejar un folio testigo de seguridad en el lugar original de archivo y a su vez en
el lugar de destino se identificar mediante el siguiente formato, de tamao (15 cm de Ancho X
12 cm de Largo), impreso en papel auto adhesivo de seguridad o papel bond, es permitido
imprimirse en escala de grises si se carece de impresoras a color, en letra Arial 11, todos los
Ttulos se colocan en NEGRILLA Y MAYUSCULA SOTENIDA; el diligenciamiento
correspondiente a cada uno de los ttulos debe hacerse en Mayscula las iniciales y sin
Negrilla, excepto el Titulo SERIE: Este se escribe con Maysculas Sostenidas, que acompaar
al anexo, el cual contiene los siguientes datos descriptivos: ( Ver Ejemplo ilustrativo de Rtulo
de Referencia Cruzada).

ESCUDO:

Se debe incluir el escudo de la Alcalda de Bucaramanga

SECRETARIA:

Nombre de la secretaria u oficina asesora a la cual se encuentra suscrito

el proceso.
Nombre del proceso correspondiente adscrito a la secretaria.

PROCESO:
SUBPROCESO:

TIPOLOGIA:

Se diligencia el nombre del subproceso que produce y conserva la

documentacin tramitada en el ejercicio de sus funciones.
Cdigo y nombre de la serie bajo la cual es archivado el expediente o
documento.
Cdigo y nombre de la subserie bajo la cual es archivado el expediente
documento.
Tipo de documento/ del anexo (Plano, esquema, grfico, etc.).

TEMA:

Nombre y/o descripcin corta del asunto del cual trata el expediente.

SERIE:
SUBSERIE:

CARACTERISTICAS: Descripcin de las caractersticas del anexo, seala el tamao, color,

formato, tecnologa (para el caso de medios
digitales o magnticos) y dems pertinentes y
necesarios para la completa descripcin del documento.
CARPETA:

Nmero de la carpeta a la cual pertenece el anexo.

No. FOLIOS:

Nmero de folios del anexo.

OTROS MEDIOS DE
PRESERVACION: Indica si los documentos archivados en la carpeta estn preservados por
otro medio diferente al papel, es decir si ya se digitalizaron o
microfilmaron, sealar con X la opcin realizada).
CONTENIDO:
Seala si tiene reserva Legal, (marcar con una X en caso afirmativo)
Cdigo: M-GAT-8000-170-003
Elabor: Sub. Secretara
Administrativa

Versin: 4.0
Revis:

Pgina 24 de 33
Aprob: Equipo Meci Calidad.

CAJA:

Nmero de la caja en la cual se encuentra almacenada la carpeta origen.

CONTENIDO:

Seala si tiene reserva Legal.

FECHAS:

Rango de fechas extremas de la carpeta, fecha Inicial separada con un

guin (-) de la fecha Final en formato ISO 8601:2004, (Ao, Mes, Da).

Ejemplo ilustrativo - Rtulo de Referencia Cruzada

REFERENCIA CRUZADA
SECRETARIA PLANEACION
PROCESO: PROYECCION Y DIRECCIONAMIENTO MUNICIPAL
SUBPROCESO: GRUPO DE ORDENAMIENTO TERRIOTORIAL
SERIE:
BANCO DE PROYECTOS
SUBSERIE:
Proyectos de Infraestructura
TIPOLOGIA: Planos
CARACTERISTICAS: Planos de tamao 70x100 en original de color verde y negro
TEMA: Proyecto de Vas Terciarias Barrio Campo Hermoso No Rad.000250
CARPETA: 1/3

No. DE FOLIOS: 5

CAJA: 520 UBICACIN

OTROS MEDIOS DE PRESERVACION: DIGITALIZADO ( ) MICROFILMADO( )

CONTENIDO: RESERVA LEGAL ( )
FECHAS: 2007/02/02 - 2011/04/16

4.12 Transferencias Documentales

ARCHIVO
DE
GESTIN
Cdigo: M-GAT-8000-170-003
Elabor: Sub. Secretara
Administrativa

ARCHIVO
CENTRAL
Versin: 4.0
Revis:

ARCHIVO
HISTORICO
Pgina 25 de 33
Aprob: Equipo Meci Calidad.

Transferencias Primarias

Transferencias Secundarias

Las Transferencias obedecen a un programa que permite el adecuado y organizado traslado

de la documentacin del archivo de gestin al archivo central de acuerdo a las respectivas
Tablas de retencin Documental.
Las transferencias son las remisiones de documentos de archivo de todas las dependencias de
la entidad a un solo depsito central, Se realizan por edad de los documentos y por sus valores
(Administrativo, contable, jurdico, histrico..)
Una vez realizado el trmite preliminar de transferencia, el responsable de la seccin o rea de
archivo, debe efectuar una revisin de las unidades transferidas, verificando su integridad y
asegurndose de que corresponda a la unidad contenida en los formatos.
Los documentos se deben distribuir y ubicar mediante normas tcnicas archivsticas.
Una vez acomodada la documentacin se le dar la signatura topogrfica definitiva de acuerdo
con el lugar que est ocupando cada unidad de conservacin, posteriormente se debe elaborar
un listado correlacionando signatura (ubicacin) y documento (unidad de conservacin).
Las Transferencias sirven para:
Solucionar a nivel fsico y funcional, la acumulacin de documentos en las oficinas o
dependencias e instituciones productoras.
Evitar la produccin y acumulacin irracional de documentos
Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentacin
Concentrar la informacin til, bien sea para toma de decisiones administrativa o para el
conocimiento del desarrollo histrico de la entidad.
Garantiza a los ciudadanos el acceso a la informacin
Para realizar transferencias primarias es necesario:
La Tabla de Retencin Documental en los cuales se han concretado los resultados de los
procesos de valoracin (es el establecimiento del tiempo de vida y el destino de los
documentos, dentro del ciclo vital segn los valores primarios y secundarios)y seleccin que
consiste en la conservacin parcial o total o su eliminacin.
El inventario de las series documentales a transferir, en la cual se refleja la clasificacin la
ordenacin, y la descripcin de la unidad administrativa.
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 El Acta de entrega respectiva.

Transferencias Primarias (Archivo de Gestin al Archivo Central)

Archivo Central

Acta de
Entrega

Tabla
De
Retencin
Documental
Inventario de Series
Documentales por
Transferir

Cronograma de
Transferencias

El archivo central mediante la tabla de retencin documental y el inventario entregados por la

dependencia que transfiere y atendiendo el cronograma establecido para las transferencias,
asume la responsabilidad de recibir, almacenar, conservar, e identificar la documentacin, para
facilitar su consulta.

Inventario Documental.
Para efectuar la transferencia primaria se realiza el respectivo inventario de documentos,
utilizando el formato de Inventario Documental (F-GAT-8600-238,37-007)

Requisitos previos para las Transferencias:

Se deben suprimir materiales abrasivos, como por ejemplo clips, gomas, plsticos, grapas,
carpetas innecesarias, impresos en blanco, duplicados, papel carbn, notas adhesivas y otros.
Se deben sustituir las carpetas deterioradas.
Los expedientes deben ser ingresados en cajas de conservacin de archivo, las cuales solo
podr contener expedientes u otros documentos de la misma dependencia. Es decir, no se
podrn mezclar expedientes de diferentes oficinas.
No se admitir documentacin fragmentada, ni suelta, as como tampoco documentacin
depositada en grandes contenedores (AZ, cajas grandes, paquetes, bolsas plsticas o
costales). Tampoco se aceptaran cajas o archivadores con la denominacin de varios, diversos,
general o similares.
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Traslado
El traslado de la documentacin ir a cargo de la Oficina correspondiente. Esta se realizar
teniendo en cuenta el cronograma establecido por la entidad. No obstante, ser necesario
ponerse en contacto con el auxiliar del Archivo central con el fin de concretar el da y el lugar en
que se formalizar el traslado.
Cronograma de Transferencias
El cronograma de transferencias, para cada una de las diferentes dependencias de la
Administracin Central Municipal, indicar las fechas en que deben transferir los expedientes
que han cumplido su gestin administrativa y deben transferirse al Archivo Central.
Las polticas y procedimientos establecidos para la Transferencia documental, desde los
Archivos de Gestin de cada una de las dependencias al Archivo Central, son de obligatorio
cumplimiento, por parte de los servidores pblicos de todas las dependencias.
Transferencias Secundarias
Es el traslado de documentos del archivo central al histrico luego de cumplido el tiempo de
retencin de los documentos en la fase de archivo central.
Todos aquellos documentos que tienen valor histrico podrn ser objeto de transferencia
secundaria a un archivo permanente o definitivo, que bien puede estar ubicado en un depsito
de la misma dependencia del archivo central, o en casos especiales, en depsitos diseados
para la custodia y consulta del archivo histrico. Estas transferencias concluyen los procesos
de valoracin secundaria en las instituciones y tiene como fin garantizar la proteccin de los
documentos con valor social (cultural e histrico), ms all de las necesidades institucionales
de conservarlo.

4.13 Condiciones tcnicas de Archivo

4.13.1 Factores y agentes de riesgo
Biolgicos

Microorganismos: (bacterias, hongos).

Plagas: Insectos, Roedores.
Fisicoqumicos Ambiente: El exceso de luz solar o la oscuridad, el excesivo calor y
humedad ambiental son factores que conspiran contra el papel, de forma
que el papel se desintegre al tacto o amarille, o la tinta se decolore hasta
tornar borroso e ilegible el texto que contiene.
Humedad. El exceso de humedad y la falta de luz lo apelmaza y facilita la
formacin de colonias de hongos.
Temperatura y luz solar. La luz solar excesiva reseca el papel.
Combustin.
Uso
Manipulacin: desgaste, deformacin, ruptura, mutilacin, y perdida.
inadecuado
Restauracin: manchas, uso de acido.
Almacenamiento.
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4.13.2 Medidas de Conservacin

Iluminacin: Una iluminacin adecuada contribuye considerablemente a evitar el desarrollo

de riesgo biolgico.

La luz solar es admitida en muy baja cantidad para proteger los documentos contra los
rayos ultravioleta.

Luz artificial: mnimo 70 lux (reas de almacenamiento); 150 lux (reas de trabajo); 300 lux
(reas de dibujo).

Climatizacin: El procedimiento que asegura una perfecta proteccin contra la humedad,

resequedad y contaminacin atmosfrica es la climatizacin o el aire acondicionado. Se
debe mantener una humedad relativa que no puede ser inferior del 55% ni superior al 75% y
con una temperatura entre 15 y 23.

Ventilacin: Es conveniente una buena ventilacin para impedir la acumulacin excesiva de

polvo, que es uno de los medios ideales para el desarrollo de microorganismos, insectos y
roedores.

Mobiliario: La estantera o muebles rodantes debern ser metlicos con recubrimiento de

pintura no inflamable y libre de polvo, para evitar el ataque de insectos y mantener como
material incombustible.

Desinfeccin: Es necesario proceder a la desinfeccin tanto de los documentos que se van

a organizar por primera vez como los subsiguientes al momento de recibirlos.

Aislamiento: El rea de archivo central debe estar aislada del resto del edificio para
asegurarla contra incendio. Este aislamiento se puede realizar en un mismo plano o en
elevacin, y de ser posible, es aconsejable que los depsitos estn separados unos de otros
y de las dems partes del edificio por paredes, pisos y puertas contra fuego.

Funcionalidad: Deben coordinarse los espacios de equipos y estanteras con la iluminacin

de forma que los pasillos queden perfectamente libres de zonas oscuras y sean transitables
sin dificultad. Debe contarse con escaleras de aluminio con base antideslizante y superficies
para colocar provisionalmente las cajas que se van a manipular. El pasillo principal ser de
120 a 125 centmetros de ancho y los de fondos y transversales de 90 a 100 centmetros.

4.13.3 Otras Medidas de Conservacin.

Utilizar extintores de bixido de carbono.

Vigilancia de las instalaciones elctricas.

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No fumar en estas reas.

No comer ni ingerir bebidas en estas reas.
Mantener el orden y la limpieza dentro de las instalaciones.
Evitar el almacenamiento de gases y lquidos inflamables en este lugar.
Evitar que bacterias y otros medios cidos permanezcan en el mismo sitio de concentracin
de archivo.
No poner en contacto directo con muros exteriores (donde podran absorber fuertes
cantidades de humedad).
Evitar cambios bruscos de temperatura (debe estar entre 15 y 23 ) y de humedad relativa
(entre 45% y 75%).
No debern estar cerca de fuentes de calor.
Nunca debern amontonarse los documentos, estos requieren de una ligera corriente de
aire.
Evitar la exposicin directa a la luz del sol o a la luz artificial.
Se debe evitar la acumulacin de polvo sobre los documentos.
Aplicar limpieza general con aspiradora mnimo cada (4) meses.
Sacudir y aspirar las cajas una por una, observando si hay huellas de ataque de hongos o
insectos, en cuyo caso ser necesario apartar dicho material del resto de los documentos
para evitar mayor infestacin. Eliminar el polvo y limpiar el techo, paredes y todo tipo de
muebles.
Debe fumigarse mnimo cada seis (6) meses.
Verificar que no existan filtraciones, goteras o humedades en los techos y paredes.
Cada media hora, el personal que esta en contacto permanente con los documentos debe
lavarse las manos, utilizando jabn para evitar enfermedades en la piel (eczema, prurito,
hongos, psoriasis).

4.13.4 Unidades de Conservacin

Las cajas, carpetas y separadores, sern elaborados en papel libre de acido o de baja
acidez o con recubrimiento interno de papel desacidificado.

Todas las unidades de conservacin sern etiquetadas segn las pautas de este
documento.

Especificaciones de archivo digital

Formatos recomendados

PDF Adobe Portable Document Format.

http://www.adobe.com/devnet/pdf/pdf_reference.html) A partir de la versin 1.7 es un
formato abierto (enero29 de 2007) de gran difusin y compatibilidad entre sistemas
operativos, divulgado por la Asociacin para la administracin de contenidos empresariales
(Enterprise Content Management Association) y en proceso de publicacin por la ISO
(International Organization for standardization). Plantea ventajas en seguridad
del
contenido, compatibilidad entre diferentes sistemas operativos y navegadores de internet,
bajo tamao de sus archivos, gratuidad del lector de archivos y de su integracin con los
navegadores, pero tiene en su contra el requerimiento de contar con licencia para crear

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archivos PDF, la necesidad de tener instalado el lector PDF en cada equipo de consulta y la
perdida de calidad cuando se aplica compresin. Para su adopcin debe revisarse el valor
del licenciamiento y la aplicacin corporativa del lector en todos los equipos de la entidad.

TIFF- Tagged Image File Formant.

Es el formato ms universal y difundido, tiene como ventaja la compatibilidad con muchas
aplicaciones de software y plataformas informticas, gran flexibilidad interna, comprensin
LZW (Lempel-Ziv Welch) sin prdida que evita la degradacin del archivo y disminucin de
la calidad, permite almacenar varias paginas en un solo archivo, maneja diversas
profundidades, y posee produccin directa a partir de los sistemas de digitalizacin, y en su
contra, la complejidad del formato y mayor tamao que cualquiera de los otros formatos lo
cual se traduce en mas consumo de espacio y en ancho de banda de transmisin de datos.
Es un formato recomendado como copia maestra de documentos digitalizados y es
aplicable para todo tipo de archivo, para su implementacin debe contarse con amplia
capacidad de almacenamiento por su mayor tamao de archivo.

PNG- Portable Network Graphic.

Es un formato reciente (desarrollado en 1995) libre y abierto, soporta grandes niveles de
comprensin 5%-25% sin perdida, y permite manejar profundidades hasta de 48 bits, es
menos complejo que el formato TIFF, soporta transparencias; tiene en su contra que no es
soportado en aplicaciones anteriores a 1995. Es un formato que se puede recomendar
como alternativo al TIFF dado que mejora el consumo del espacio y transferencia, para su
exitosa implementacin debe tenerse presente la disponibilidad institucional de versiones
actualizadas del navegador de Web.

JPEG- Joint Photographic Experts Group.

Es un formato que ofrece el menor tamao de todos pudiendo ser comprimido hasta en 1/10
o 1/20 de su tamao original, permitiendo ahorrar espacio y optimizar su transito en la red,
con profundidades de 24 bits; tiene en contra que su comprensin posee perdidas pues
opera al remover informacin de color de la imagen original, pero es aplicable si la imagen
no va a ser editada posteriormente. Recomendado para manejo de imgenes y fotografas y
no para diagramas pues un alto nivel de comprensin har borrosa su consulta. Se
emplear en texto fino con un bajo nivel de comprensin.

5. OTROS PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS DE GESTION DOCUMENTAL

Se encuentran en el listado maestro de documentos del SIGC de la entidad.
6. NORMATIVIDAD
Que la Ley 594 del 14 de julio de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de
Archivos aplicable a todos los niveles de la Administracin Pblica, establece en su artculo
11 La Obligatoriedad de la conformacin de los Archivos Pblicos.

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Que el artculo 14 de la misma Ley dispone: la documentacin de la Administracin Pblica

es producto y propiedad del Estado y ste ejercer el pleno control de los recursos
informativos.
Los archivos pblicos, por ser un bien de uso pblico, no son susceptibles de enajenacin.
Acuerdos Reglamentarios del Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin.
Gua para la administracin de comunicaciones oficiales AGN
NTC 5397 Materiales para documentos de Archivo
GTC 585
Circular 004 del 6 de junio de 2003 de la DAFP y el Archivo General de la Nacin

7. CONFIDENCIALIDAD
Este documento es para uso exclusivo de la Administracin Municipal y debe ser considerado
como confidencial, no est permitida ni autorizada su reproduccin bien sea parcial o
totalmente, por ningn medio, sea electrnico o reprogrfico, sin la debida autorizacin escrita.
HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIN
0.0
1.0

2.0

3.0

4.0

DESCRIPCIN
Original
Cambia Cdigo segn Tabla de Retencin
Documental
Ajuste en las definiciones de los trminos,
cambios en la identificacin de documentos
individuales, en rtulos y descripcin de los
elementos correspondientes de cajas, carpetas y
referencia cruzada, para adaptarlos a los que
actualmente estn en uso, cambio en descripcin
de casillas faltantes en tablas de Retencin
Documental, cambio en los cdigos de los
procedimientos en la parte de anexos
Inclusin de transferencia documental, sus
requisitos previos, traslado, cronograma de
transferencias y normatividad aplicable
Ajuste e inclusin en definiciones de los trminos
Ajustes en el numeral de elaboracin y
actualizacin de TRD.
Ajustes en el numeral de enfoque basado en
procesos.
Ajustes en el numeral de almacenamiento y
manejo de documentos en el Archivo de Gestin.
Ajustes en el numeral de muebles de archivo
Ajustes en el numeral foliacin

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Revis:

FECHA
24 de Noviembre de 2008
20 de Septiembre de 2009

20 de Mayo de 2011

14 de Septiembre de 2011

19 de octubre de 2012

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Ajustes el numeral de identificacin de

documentos individuales
Ajustes en el numeral preparacin de documentos
Ajustes en los numerales de rotulo de carpeta,
caja y referencia cruzada
Ajustes en el numeral de transferencias
documentales
Se elimina el numeral 4.13 de poltica de gestin
documental porque estos conceptos se incluyen
en los numerales respectivos
Se incluye otros procedimientos y formatos
Ajustes en la Normatividad

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