Vous êtes sur la page 1sur 35

Generalidades de la contabilidad y sistemas de costos

TÍTULO:

GENERALIDADES DE LA CONTABILIDAD Y SISTEMAS DE COSTOS. Autores:

Lic. Carlos González García. Lic. Heriberto Serpa Cruz. Resumen En el presente trabajo se exponen conceptos básicos de la Contabilidad General. Se caracteriza la Contabilidad Financiera y la Contabilidad de Gestión, profundizando detalladamente en la Contabilidad de Costos. Se abordan términos como Costos y Gastos, clasificación de los costos, elementos de gastos y se detallan las características principales de los Sistemas de Costos existentes en la actualidad, así como las premisas para la implantación de estos sistemas especificando en el Sistema de Costos

por Ordenes, que resultan de vital importancia para las empresas de hoy en día.

Generalidades de la Contabilidad.

La Contabilidad es una ciencia de naturaleza económica cuyo objeto es el

conocimiento pasado, presente y futuro de la realidad económica en términos cuantitativos a todos los niveles organizativos, mediante métodos específicos apoyados en bases suficientemente contrastadas a fin de

elaborar una información que cubra las necesidades financieras externas y las de planificación y control internas.

Contabilidad Financiera y de Gestión. Particularidades.

La Contabilidad Financiera junto con la Contabilidad de Gestión constituyen las dos ramas más importantes de la Contabilidad. La Contabilidad Financiera se interesa principalmente en los Estados Financieros para uso externo por parte de los inversionistas, acreedores, analistas financieros, agencias gubernamentales y otros grupos interesados. La contabilidad de Gestión es una parte de la contabilidad que tiene por objeto la captación, medición, registro, valoración y control de la circulación

interna de valores de la empresa, con el objetivo de suministrar información para la toma de decisiones sobre la producción, formación interna de precio de costo y sobre la política de precios de venta y análisis de los resultados mediante el contraste con la información que revela el mercado de factores y productos, basándose en las leyes técnicas de producción, las leyes sociales de organización y las leyes económicas del mercado. La Contabilidad de Gestión no sólo abarca la toma de decisiones interna de la empresa, sino que también es utilizada para el análisis externo acerca de su comportamiento con respecto al entorno competitivo. La Contabilidad de Costos es una rama de la Contabilidad de Gestión, que se relaciona fundamentalmente con la acumulación y el análisis de la información de costos para uso interno por parte de los gerentes, en la valuación de inventarios, la planeación, el control y la toma de decisiones. Es además la que sintetiza y registra los costos de los centros fabriles, de servicios y comerciales de una empresa, con el fin de que puedan medirse, controlarse e interpretarse los resultados de cada uno de ellos a través de la obtención de costos unitarios y totales en progresivos grados de análisis y correlación.

Entre los principales objetivos de la Contabilidad de Costos se encuentran:

Evaluar la eficiencia en cuanto al uso de los recursos materiales,

financieros y de la fuerza de trabajo, que se emplean en la actividad. Servir de base para la determinación de los precios de los productos y/o

servicios. Facilitar la valoración de posibles decisiones a tomar que permitan la

selección de aquella variante que brinde el mayor beneficio con el mínimo de gastos. Clasificar los costos de acuerdo a su naturaleza y origen.

Analizar el comportamiento de los mismos con respecto a las normas

establecidas para la producción o servicio en cuestión. Analizar los costos de cada subdivisión estructural de la empresa a partir de presupuestos de gastos que se elaboren para ello.

Terminología básica del costo

Diversos han sido los conceptos expresados sobre el término Costo, aunque todos coinciden en que el costo es el valor de los recursos materiales, humanos y financieros consumidos o empleados en la elaboración de un producto o en la prestación de un servicio, que constituye un medidor de eficiencia económica productiva, por lo que su comportamiento facilita evaluar los resultados. Al examinar el contenido del costo se aprecia que el concepto de gasto es más amplio, y refleja el consumo de cualquier recurso durante un período de tiempo independientemente de su destino dentro de la entidad, por ello, se afirma que el costo antes de ser costo fue gasto. La diferencia entre costo y gasto no es trivial. Hay que tener en cuenta que todos los recursos que emplea una empresa deben estar catalogados en una de estas dos categorías. Los costos, como se definió anteriormente, son aquellos recursos que se aplican a la fabricación de los bienes o servicios que la empresa ofrece, mientras que los gastos serían aquellos recursos aplicados en el período contable, en los que se incurrió para conseguir los ingresos de un determinado período, o que la empresa tuvo que incurrir necesariamente para existir durante el mismo. El costo de producción es el valor del conjunto de bienes y esfuerzos en que se ha incurrido o se va a incurrir que deben consumir los centros fabriles para obtener un producto terminado. Este indicador constituye un importante índice generalizador de la eficiencia de la empresa, este muestra cuanto le cuesta a la empresa la producción de determinados artículos o la prestación de determinados servicios. En el costo se refleja el nivel de productividad del trabajo, el nivel técnico, el grado de eficiencia de los Activos Fijos tangibles, así como el ahorro de los recursos materiales, laborales y financieros. La determinación del costo real de producción reviste gran importancia para la Dirección Económica ya que permite determinar los gastos de la actividad y la ganancia de la empresa, evaluar y calcular los inventarios de producción en proceso y producción terminada, establecer o demostrar los listados de precios, planificar en concordancia con el nivel de la actividad prevista en los indicadores para un periodo de operaciones, controlar los

insumos en el proceso de producción y tomar decisiones para nuevas alternativas de producción y ventas. Tomando la producción como aspecto fundamental, el análisis del costo tiene gran importancia porque:

Expresa en medida considerable los resultados de toda la actividad

productiva y económica de la empresa. Es un elemento básico para la formación del precio.

Es determinante de la magnitud de la ganancia y el nivel de rentabilidad de

la producción. La reducción sistemática del costo de producción es una de las fuentes de acumulación socialista de cuyo nivel dependen ritmos de ampliación de la reproducción socialista y la posterior elevación del nivel de vida material y cultural de la población.

Costos Unitarios: El costo medio unitario o costo por unidad de volumen, es el cociente de dividir el costo total por el volumen de actividad, los costos unitarios son por lo tanto valores promedios. Un punto fundamental en esta cuestión es ver que el costo por unidad de “volumen de actividad” se comporta muy diferente de cómo lo hace el costo total. Costos Totales: Incluye el costo fabril más los gastos incurridos en su proceso de distribución y venta.

Clasificaciones de los costos.

La clasificación de los costos puede hacerse de diferentes formas en

función del criterio de clasificación elegido, entre las principales se encuentran:

Elementos del costo de un producto.

Materiales

Mano de obra.

Otros costos de manufactura.

Materiales

Son los materiales los principales bienes que se usan en la producción y

que se transforman en artículos terminados. Estos materiales se pueden dividir en materiales directos e indirectos. Los materiales directos son todos aquellos elementos físicos que sean imprescindibles consumir durante el proceso de elaboración de un producto

o servicio, y representan el principal costo de la materia prima en el proceso de manufactura. Charles Horngren, en su cuarta edición, define los materiales directos como:

“…toda aquella materia prima que físicamente puede ser observada como formando parte íntegramente del producto terminado y que su cantidad en el producto puede ser determinada mediante una forma que sea factible económicamente”. Los materiales indirectos son todos los que no están asociados directamente con el producto o servicio terminado. Charles Horngren, en su cuarta edición, define los materiales indirectos como: “…los costos de determinar la cantidad exacta que de estos materiales tiene el producto terminado, para así calcular más exactamente el costo del producto, no se justifican en términos de los beneficios a obtenerse”.

Mano de Obra

La mano de obra se define como el esfuerzo físico o mental gastado en la

fabricación de un producto o servicio. Su costo se puede dividir en mano de obra directa y mano de obra indirecta. Charles Hongren, en su cuarta edición plantea: “la mano de obra directa se define como la mano de obra que está directamente involucrada en la producción de un artículo terminado, la cual puede ser fácilmente rastreada en el producto y representa un costo de mano de obra importante en su producción”. La mano de obra indirecta es la que no se vincula directamente en el proceso productivo. Charles Hongren, en su cuarta edición, plantea: “…no es fácilmente rastreada en el producto y se considera que no se justifica determinar el costo de la mano de obra en relación con el producto.

Otros Costos de Manufactura

Los otros costos de manufactura son todos los costos de producción, excepto los materiales y la mano de obra. Son aquellos en que incurre un centro para el logro de sus fines, salvo casos de excepción, son de

asignación indirecta, y por lo tanto precisa de bases de distribución. Aquí aparece el término Costo Indirecto de Fabricación.

Por su incorporación al producto.

Directos: Son aquellos que son identificables con unidades específicas de

producción o servicio dado. Indirectos: Son aquellos que no son identificables con el producto o servicio y que se relacionan con él de forma indirecta.

Estos costos indirectos forman parte del término Costo Indirecto de Fabricación, que son los costos que se usan para acumular los materiales indirectos, la mano de obra indirecta y todos los otros costos indirectos de manufactura que no se pueden identificar directamente con los productos específicos, ejemplo de costos indirectos de fabricación además de los materiales indirectos y la mano de obra indirecta se encuentran:

arrendamiento de almacenes, oficinas, autos, energía, depreciación de los equipos de fábrica, y otros. Por tanto se puede definir el costo de un producto y/o servicio como la suma de los materiales directos, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación. Para su mejor comprensión se muestra el siguiente esquema:

asignación indirecta, y por lo tanto precisa de bases de distribución. Aquí aparece el término Costodepreciación de los equipos de fábrica, y otros. Por tanto se puede definir el costo de un producto y/o servicio como la suma de los materiales directos, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación. Para su mejor comprensión se muestra el siguiente esquema: Fuente: Elaboración Propia. De acuerdo al período en que se van a cargar a los ingresos. " id="pdf-obj-5-30" src="pdf-obj-5-30.jpg">

Fuente: Elaboración Propia.

De acuerdo al período en que se van a cargar a los ingresos.

Costo del producto: Son los costos directa e indirectamente identificables

Por su relación con el nivel de actividad.

con el producto. Son los materiales directos, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación. Estos costos no proveen ningún beneficio hasta tanto el producto se venda y por lo tanto se inventarían hasta la terminación del producto. Cuando se venden los productos, los costos totales del producto se registran como un gasto. A este gasto se le denomina costo de los artículos vendidos que se enfrentan con los ingresos del período en el cual se vendieron los productos. Costo del período: Son los costos que no están directa ni indirectamente

relacionados con el producto y que por lo tanto, no se inventarían. Los costos del período se cancelan inmediatamente, dado que no se puede determinar ninguna relación entre el costo y el ingreso.

Variables : Son aquellos que sufren cambios en su magnitud total en

Por su relación al momento del cálculo.

proporción al volumen de producción y permanecen constantes en su magnitud unitaria. Fijos : Son aquellos que permanecen inalterables en su magnitud total,

independientemente del aumento o disminución de los volúmenes de producción y varían inversamente proporcional a los volúmenes de producción en su magnitud unitaria. Mixtos : Estos costos contienen una porción fija y una porción variable, a lo

largo de varios rangos relevantes de operación

Real: Es calculado a partir de los consumos reales en el proceso productivo

durante un período de tiempo. Predeterminado: Es calculado a partir de los consumos predeterminados, a un precio determinado para un período futuro.

Elementos del gasto.

Los gastos para su registro se agrupan por elementos y partidas, atendiendo a las disposiciones del Ministerio de Finanzas y Precios. Según las bases generales para el Perfeccionamiento Empresarial son elementos de gastos, aquellos que se identifican con su naturaleza económica, estén o no asociados directa o indirectamente con el producto o

servicio.

Los elementos de gastos son aquellos que se incurren durante el proceso productivo o de servicio, tales como, administración, distribución, ventas y en otras ajenas a las actividades fundamentales de la entidad. Los lineamientos generales del costo establecen como elementos de gastos los siguientes:

Materias primas y materiales: Incluye las materias primas, materiales

básicos y auxiliares. Combustibles: Se incluyen todos los gastos originados en el consumo de

los diferentes combustibles adquiridos con fines tecnológicos para producir energía, bien estén asociados al proceso productivo, administrativo, de distribución y venta o ajenos a las actividades fundamentales. Energía: Está constituido por todas las formas de energía adquiridas por la

entidad, destinadas a cubrir las necesidades tecnológicas y las restantes demandas eléctricas. Salarios: Comprende todas las remuneraciones realizadas a los

trabajadores, incluyendo el acumulado de las vacaciones, las primas, pagos por condiciones anormales y cualquier remuneración al trabajo que se realice a partir del fondo de salarios. Otros gastos de fuerza de trabajo: Incluye los gastos originados por la

aplicación de las tasas aprobadas por la legislación financiera vigente que se aporta como contribución al estado y como impuesto por la utilización de la fuerza de trabajo. Comprende además los pagos por concepto de seguridad social a corto plazo que se realiza al personal de la entidad en los límites establecidos por la ley. Depreciación y amortización: Incluye los gastos de utilización de los activos

fijos tangibles sobre la base de la aplicación de las tasas establecidas al efecto a sus valores iniciales (en el caso de la depreciación); y comprende también los gastos por la utilización de los activos fijos tangibles y la distribución alícuota de los valores pagados por ellos. Otros gastos monetarios: Incluye entre otros los gastos asociados a la entidad que no se identifiquen con los elementos antes descritos, entre los cuales pueden citarse los gastos de personal en comisión de servicios, los impuestos, pagos de servicios productivo y no productivos comprados, etc.

Partidas del costo.

La agrupación de los gastos por partidas, está asociada al proceso de

producción o de servicio, teniendo como objetivos fundamentales la

determinación y cálculo del costo del producto, servicio o proceso. Las partidas de costos agrupan los gastos, por la forma de inclusión en el producto y por su incidencia directa o indirecta. Los gastos se agrupan por partidas por el hecho de que la agrupación por elementos es insuficiente para la planificación, el registro, el cálculo y el análisis del costo de producción por tipos de productos. Partidas de costo directo:

Materias primas y materiales.

Salario y otros gastos de fuerza de trabajo.

Partidas de costo indirecto:

Gastos indirectos de fabricación.

Sistemas de Costos.

Los sistemas de costos son un conjunto de métodos, normas y procedimientos, que rigen la planificación, determinación y análisis del costo, así como el proceso de registro de los gastos de una o varias actividades productivas en una empresa, de forma interrelacionada con los subsistemas que garantizan el control de la producción y/o servicios y de los recursos materiales, laborables y financieros. Dentro de los objetivos de un sistema de costos se encuentran:

Fijar pautas a las que se someten los procedimientos de asignación de

costos. Determinar los criterios a aplicar en la distribución y prorrateo de los gastos.

Establecer la oportunidad o fecha en que deben ser calculados los costos, las modalidades de cálculo, las bases que se pueden utilizar, como tienen que ser tratados ciertos costos, forma de determinar los costos totales y unitarios, así como la metodología para la presupuestación de costos y determinación de estándares.

Con el fin de calcular el costo de las unidades producidas o el servicio prestado, es necesario definir un sistema para aplicarlos a la actividad. En general se pueden aplicar dos sistemas de Contabilidad de Costo según la concentración de los mismos:

Sistema de Costo por Proceso.

Sistema de Costo por Órdenes de Trabajo.

Sistema de Costo por Proceso:

Se aplica en las empresas o en las industrias de elaboración continua o en

masa, donde se producen unidades iguales sometidas a los mismos procesos de producción. El mismo constituye un costo promedio, donde a cada unidad física de producción se le asigna una parte alícuota del todo que representa el costo de producción. Se utiliza cuando los productos se hacen mediante técnicas de producción en gran volumen (procesamiento continuo). El costeo por procesos es adecuado cuando se producen artículos homogéneos en gran volumen así como en las refinerías de petróleo, en una fábrica de azúcar o en una fabrica de acero.

Bajo un sistema de costo por proceso, los tres elementos básicos del costo de un producto (materiales directo, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación) se acumulan de acuerdo con los departamentos o centros de costos.

Sistema de Costo por Órdenes de Trabajo:

Es el conjunto de principios y procedimientos para el registro de los gastos

identificados con órdenes de producción especificas, lo que permite hallar un costo unitario para cada orden y determinar los diferentes niveles del costo en relación con la producción total, en las empresas donde la producción se hace por pedidos.

Un sistema de acumulación de Costos por Órdenes de Trabajo es más adecuado donde un solo producto o un grupo de productos se hacen de acuerdo con las especificaciones de los clientes, es decir, que cada trabajo es hecho a la medida.

Objetivo del Sistema de Costo por Órdenes de Trabajo

Responder órdenes según la solicitud de los clientes sobre la base de las especificaciones previamente establecidas.

Bajo un Sistema de Costos por Órdenes de Trabajo, los tres elementos básicos del costo de un producto, es decir, materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos de producción, se acumulan de acuerdo con su identificación con cada orden. En este sistema la incorporación de los gastos a la orden se realiza teniendo en cuenta la Hoja de Costo, documento principal en el sistema y

que se emitirá una por cada orden de trabajo que se ha enviado a los talleres productivos. Esta hoja de costos comienza desde que se ejecuta el trabajo, y constituye el libro auxiliar de la cuenta Producción en Proceso y es diligenciada detalladamente y archivada al terminar las órdenes de trabajo. Para agregar los materiales directos a esta hoja de costos se dispone de un documento primario denominado Vale de Entrega o Devolución, el cual reflejará el número de la orden para la cual es asignado y contabilidad por su parte procede al registro del consumo de los materiales de cada orden en la cuenta Producción en Proceso. Respecto a la mano de obra directa, esta se determina según el resumen de tiempo y trabajo donde se detallan las horas trabajadas por los obreros en cada orden, lo cual permitirá identificar el costo por concepto de salario directo incurrido en las órdenes y reflejado contablemente en la cuenta Producción en Proceso. Los otros gastos que no se identifican con una orden y se consideran indirectos, en la medida en que se incurren, se registran contablemente en la cuenta Costos Indirectos de Fabricación. Para su prorrateo entre las órdenes resulta conveniente determinar una tasa de aplicación la cual puede ser Real o Predeterminada. Si la tasa de aplicación es Real parte de los datos históricos utilizándose el Método de Costeo Real y si la tasa de aplicación es predeterminada se toman los datos provenientes del presupuesto, utilizándose el Método de Costeo Normal. La tasa de aplicación se calcula dividiendo el total de costos indirectos de fabricación entre el total de una base, la cual puede ser el gasto de material directo, horas de mano de obra directa, horas máquinas, unidades de producción y costo de mano de obra directa. Una vez concluida la orden de producción, esta será transferida al almacén de producción terminada y contabilidad procederá a contabilizar dicha producción en la cuenta Producción Terminada, para su posterior venta al cliente. Ya facturada y en poder del cliente se procede a registrar el costo de venta.

Los gastos de administración y ventas no se consideran parte del costo de producción de la orden de trabajo y se muestra separadamente en el estado de resultado. A continuación se muestra para mejor comprensión un esquema de acumulación de costos por órdenes de trabajo.

Los gastos de administración y ventas no se consideran parte del costo de producción de la

Leyenda:

P.P: Producción en Proceso. P.T: Producción Terminada. C.V: Costo de Venta. Fuente: Elaboración Propia.

Premisas para la Implantación de los Sistemas de Costos

Para que las empresas logren implantar un Sistema de Costos, deben crear determinadas condiciones mínimas, para que los resultados sean sólidos y permanentes, dado que la contabilidad de costos tiene como finalidad el costo por producto, mediante un control adecuado de los elementos del costo y esto se logra además de una contabilidad analítica con la creación de una base organizativa que garantice su implantación, como sería:

Asignar la tarea para la adecuación e implantación del Sistema de Costos a

una persona que sirva como instrumento de dirección. Asignar la tarea al personal que se dedicará al control, registro y análisis de los gastos con los planificados, costos estimados etc. para determinar su eficiencia y aplicar sus resultados oportunos y adecuadamente.

Instrumentar períodos de análisis que hagan obligatorio su realización para

la evaluación de la gestión económica administrativa a varios niveles. Estimular los resultados, los cumplimientos en la etapa de implantación y su posterior seguimiento de explotación y utilidad.

Deben registrarse los gastos uniformemente y en el momento en que ocurren para que sean confiables y efectivos cuando se comparen con los costos normados. Para la eficaz implantación de este sistema hay que empezar por la base, en la unidad de producción para consolidar un buen flujo informativo, para que sean confiables y exactos los datos que se controlan, para el registro y posterior análisis de los resultados reales y estimados. El sistema informativo debe establecerse en los talleres, organizando la base, sistematizando, estableciendo los métodos de trabajo a través de creación de condiciones o implantando previamente un modelaje para recoger la información, estableciendo hábitos de trabajo que hagan funcionar el sistema de costos en cada una de las áreas de cada taller como almacenes, transporte, departamentos de servicios, etc. En resumen, se considera necesario tener en cuenta los aspectos que se detallan a continuación para una adecuada implantación de un Sistema de Costos por Órdenes.

Determinar las áreas de responsabilidad.

Determinar el personal directo e indirecto a la producción.

Reporte de labor diaria.

Control del consumo de materiales por órdenes de trabajo.

Devoluciones de materiales al almacén.

Reporte de producción terminada.

Implantación de la orden de trabajo.

Traspaso de las órdenes de trabajo entre áreas.

Control de los desperdicios para la venta.

Estos aspectos se pueden agrupar en tres grandes grupos:

Aspectos organizativos: Desarrollar un plan de organización de las distintas áreas para la elaboración e implantación de las bases normativas de consumo para los recursos que así lo requieran.

Aspectos metodológicos: Establecimiento de un adecuado sistema de control de inventario para el registro y análisis de los costos materiales, establecimiento de un método de control de los gastos indirectos y del tiempo real trabajado, elaboración de las normas metodológicas y específicas para la planificación y control de los trabajos de mantenimiento. Aspectos relacionados con la operación del sistema: Organización del flujo de información a suministrar al área de contabilidad. Elaboración de los presupuestos de gastos. Determinación de los informes de gastos reales comparados con los presupuestos aprobados y el análisis de las variaciones. Autores:

Lic. Carlos González García. (carlos@moncar.co.cu). Graduado de la

Facultad de Contabilidad y Finanzas de la Universidad de la Habana, Cuba. Actualmente Especialista en Gestión Económico de la Empresa MONCAR. Lic. Heriberto Serpa Cruz. (heri@moncar.co.cu) Graduado de la Facultad de Contabilidad y Finanzas de la Universidad de la Habana, Cuba. Actualmente Especialista en Gestión Económica de la Empresa MONCAR.

Clasificación de los sistemas de costos

En el artículo ¿Qué es un sistema de costos? Dijimos que los sistemas de costos son un conjunto de técnicas y procedimientos para calcular el costo de las distintas actividades de la empresa. Tomando en cuenta, el tipo de actividad, tenemos la siguiente clasificación de los sistemas de costos.

Los sistemas de costos pueden clasificarse según el tratamiento de los costos fijos, según la forma de concentración de los costos y según el método de costos.

Sistemas de costos según el tratamiento de los costos fijos.

Los sistemas de costos según el tratamiento de los costos fijos pueden ser:

sistemas de costos por absorción y sistemas de costos variables.

En el sistema de costos por absorción, todos los costos de fabricación se incluyen en el costo del producto. Los costos que no son de fabricación, se excluyen en este sistema. Comprendiendo la diferencia entre costos de fabricación y costos que no son de fabricación, entenderemos el sistema de costos por absorción.

Por su parte, en el sistema de costos variables, los costos de fabricación se asignan a los productos fabricados. En este sistema, la principal distinción es la que existe entre costos fijos y costos variables. Cuando hablamos de costos variables, son aquellos en los que se incurre en proporción directa a la fabricación del producto. Mientras que, en los costos fijos, está representado toda la capacidad que la empresa tiene para producir y vender, sea que se fabriquen o sea que no se fabriquen los productos. Los costos fijos permanecen constantes en cualquier volumen de producción.

Sistemas de costos según la forma de concentración de los costos.

Los sistemas de costos según la forma de concentración de los costos, pueden ser: costos por órdenes y costos por procesos.

Los costos por órdenes se emplean cuando existen pedidos especiales de clientes.

Mientras que, los costos por procesos se utilizan cuando la producción es repetitiva y diversificada, aunque los artículos sean uniformes entre sí.

Sistemas de costos según el método de costos.

De acuerdo al sistema de costos según el método de costos, tenemos: los sistemas de costos históricos o resultantes, los sistemas de costos predeterminados. Dentro de éste último, existen: los sistemas de costos estimados y los sistemas de costos estándar.

Cuando hablamos de los sistemas de costos históricos o resultantes, hablamos de aquellos costos en los que primero se consumen y luego se determina el costo de acuerdo a los insumos reales utilizados. Dentro de los sistemas de costos históricos existen: los sistemas de costos por órdenes de producción, por clases, por procesos, por operaciones.

En cambio, en los sistemas de costos predeterminados podemos encontrar los costos que se calculan de acuerdo a los consumos estimados. En este sistema podemos encontrar una nueva clasificación: los costos estimados o presupuesto y los costos estándar.

Los sistemas de costos estimados sólo se aplican cuando se trabaja por órdenes. Los costos se fijan en base a las experiencias anteriores. Persigue el objetivo de fijar los precios de ventas.

Para ir terminando el artículo, veremos los sistemas de costos estándar. Éstos se aplican en los trabajos por procesos.

Cada uno de los sistemas de costos, mencionados en esta clasificación, se desarrollará con profundidad en los próximos contenidos. Hasta entonces.

Sistemas de costos estimados

En el presente artículo hablaremos de los sistemas de costos estimados. Brindaremos una definición acerca de lo que son los sistemas de costos estimados. Delimitaremos hasta qué punto se considera un sistema de costo real y hasta qué punto se considera un sistema de costos estimados. Describiremos las características de los sistemas de costos estimados. Terminaremos el artículo dando una opinión acerca de la utilidad o no de los sistemas de costos estimados.

>Definición: ¿Qué son los sistemas de costos estimados?

Los sistemas de costos constituyen un primer intento de planificar los costos que se utilizarán en una determinada operación empresarial. Al tratarse de una planificación de costos, una previsión, se anticipa a lo que serán los costos reales y pueden tener modificaciones y rectificaciones a medida que se van ejecutando determinados proyectos dentro de una empresa.

Los sistemas de costos estimados se determinan “a priori”, considerando los costos unitarios de producción, la materia prima directa, la mano de obra directa y otros costos indirectos que podrían intervenir en un proceso de producción.

Sistemas de costos estimados v.s. sistemas de costos reales

Como habíamos indicado, los sistemas de costos estimados se determinan previamente, antes de la ejecución de un proceso de producción. Los costos estimados se encuentran sujetos a variaciones en función del costo real o histórico. Sin embargo, al implementar sistemas de costos estimados se intenta llegar a una aproximación lo más cercana posible a lo real. Si existe una discrepancia significativa debe ser motivo de llamada atención dentro de una empresa.

Características de los sistemas de costos estimados

A continuación, mencionaremos algunas características que nos ayudarán a entender el funcionamiento de los sistemas de costos estimados.

Los costos estimados se obtienen en base a cálculos, cotizaciones y estadísticas

anteriores. Se requiere un conocimiento amplio de la industria. Se realiza el estudio antes de iniciar la fabricación de un producto. Un buen sistema de costos estimados considera el volumen de producción que se

necesitará y en base a esta cantidad, determinará el precio unitario. Este cálculo deberá coincidir con los costos reales. El objetivo de los sistemas de costos estimados es determinar lo que puede llegar

a costar un producto. La herramienta principal que utiliza este sistema se denomina: la hoja de costos estimados.

A manera de conclusión

Los sistemas de costos estimados se constituyen en una técnica muy necesaria, ya que permite saber con anticipación los costos de un proceso de producción, y por ende, ayudará a tomar decisiones más correctas dentro de una empresa. Además representan un enorme adelanto en cuanto al control interno, la administración en general.

Sin embargo, no siempre se puede aplicar por la volatilidad de los precios de algunos productos, porque no se tienen datos o estadísticas de un determinado producto, porque el producto o servicio a implementar son nuevos, y por otros muchos motivos.

El implementar o no un sistema de costos estimados dependerá siempre de las particularidades de una empresa, del contexto que rodea a la mencionada a la empresa y de la situación histórica en la que se encuentre. Lo importante es saber qué sistemas podemos considerar (el sistema de costos estimados es un ejemplo) y en qué situaciones nos serán útiles.

Sistemas de costos por órdenes específicas

Hoy hablaremos del sistema de costos por órdenes específicas. Hablaremos de sus orígenes, el tipo de empresa en las que se puede utilizar de manera efectiva. Hablaremos de los elementos de un sistema de costos, las ventajas del sistema de costos por órdenes específicas, el ciclo contable con el que se relaciona el sistema de costos por órdenes específicas. Y terminaremos destacando los puntos más importantes de este sistema. Comenzamos.

Origen del sistema de costos

El sistema de costos por órdenes específicas tiene su origen en aquellas empresas que cuentan con múltiples productos y que, por lo tanto, requieren un sistema que les permita determinar los costos por cada unidad de producción con la que cuentan.

El sistema de costos por órdenes específicas se origina en aquellas empresas donde se trabaja con especificaciones muy detalladas de los clientes acerca de los productos que deseen adquirir.

Tipo de empresas en las que se utiliza el sistema de costos por órdenes específicas

El sistema de costos por órdenes específicas está especialmente diseñada y funciona a la perfección en empresas como: imprentas, construcciones, metalmecánicas, industria de muebles, aeronáuticas y algunas empresas de servicio.

El sistema de costos por órdenes específicas aplica a las empresas que, por su naturaleza y características, ajustan y adaptan su producto a las indicaciones de los clientes.

Elementos de un sistema de costos por órdenes específicas

Son tres, los elementos fundamentales e imprescindibles de un sistema de costos por órdenes específicas: los materiales directos, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación. Éstos se van acumulando e interrelacionando, según sea la cantidad de órdenes de trabajo asignados.

Se obtiene el costo unitario de cada orden dividiendo los costos totales entre el número de unidades producidas.

Requisitos para que el sistema de costos por órdenes específicas funcione correctamente

Se debe identificar físicamente cada orden de trabajo y separar sus costos relacionados. Los materiales que se necesitarán deberán incluir el número de orden de trabajo al que será asignado el material. Este mismo trabajo se debe realizar con los costos de la mano de obra y los costos indirectos.

De esta manera y cumpliendo estos criterios, el sistema de costos por órdenes específicas funcionará adecuadamente dentro de una empresa.

Ventajas de utilizar el sistema de costos por órdenes específicas

A continuación, mencionaremos algunas ventajas de utilizar el sistema de costos por órdenes específicas:

  • - Permite controlar individualmente cada uno de los elementos del sistema

de costos.

  • - Permite conocer la utilidad o pérdida obtenida en cada orden de trabajo.

  • - Permite conocer los costos de producción de cada orden.

¿Cómo funciona el ciclo contable en un sistema de costos por órdenes específicas?

El ciclo contable en el sistema de costos por órdenes específicas funciona de la siguiente manera. Comienza cuando el cliente ordena el producto que necesita. Luego se prepara una orden de trabajo para controlar los elementos del sistema de costos (mano de obra directa, costos indirectos y materiales). Estos elementos son cargados a la cuenta de Producción en proceso, materiales directos o Costos Indirectos de Fabricación.

Para concluir

Este sistema es utilizado preferentemente en empresas cuyos productos son rápidamente identificables por lotes de producción o por trabajos específicos.

Conocer el sistema de costos por órdenes específicas nos permitirá saber en qué momento, en qué situación y en qué tipo de empresa es adecuado utilizar este tipo de sistema.

Por lo tanto, piense usted: ¿En qué otro tipo de empresas se puede utilizar el sistema de costos por órdenes específicas, aparte de las mencionadas en el presente artículo?

Sistemas anacrónicos de costeo

Por Hernán Enrique Muñoz Restrepo. Hagamos un poco de historia

La contabilidad de costos nació a finales del siglo XIX y principios del siglo XX en momentos que nacía al mundo una revolución industrial; el sistema de costeo que nació, fue el sistema de costeo total, o lo que los contadores llamamos, el costeo por absorción

Otro era el mundo de aquella época en la cual la mayor asignación de recursos se le aplicaba a la función producción, es más, no existía el concepto de la gerencia comercial, y estaba muy incipiente la gerencia administrativa, esa situación de la asignación de recursos a la función producción, justificaba la acumulación de costos, donde el empresario de la época, pretendía buscar la recuperación de todos los costos por la vía del precio de venta.

Vino luego la crisis del 29 al 34, donde las demanda de los productos se cayó, quedando arriba las capacidades de producción; cuando la capacidad de producción es mayor que la demanda de los productos, mal puede un empresario pretender recuperar por la vía del precio de venta, las capacidades de producción no absorbidas, y mal puede un empresario trasladar las ineficiencias de producción, por la vía del precio de venta.

El mercado es el único que determina el precio de venta de un producto, los mercados no se equivocan. Nació el costeo directo, o costeo variable en la década del 40 al 50, en donde se separo el costo de los productos en dos componentes, un componente directo o variable y un componente fijo.

En el costeo directo el elemento fijo del costo se le carga al periodo y no al producto, por lo tanto hay que recuperar el costo fijo por la vía del margen de contribución y del volumen de la venta, y no por la vía del precio de venta.

Se le dio un dinamismo a la gerencia para marcar el precio de venta de sus productos.

Continuo la evolución de los negocios; la gerencia comercial tuvo un auge significativo, la investigación y desarrollo de productos, marca una diferenciación en los negocios, y cada vez menos son los recursos asignados a producción y mas los recursos asignados a las áreas de soporte de las empresas; piense Usted en el componente del costo de una gaseosa; la mayor parte del costo es publicidad, mercadeo, promoción, y el componente del costo de ese producto en la función productiva, es mínimo; agua azúcar y anilina.

Piense en un laboratorio farmacéutico; ese tipo de empresas genera valor, en la medida en la cual haga investigación y desarrollo de producto; una vez desarrollado un producto, lanzado al mercado, probado en el mercado y aceptado por el mercado, el costo de repetir producciones es mínimo. Le cobran al consumidor son los costos de desarrollar producto, le cobran al mercado los costos de las patentes.

Nace en la década de los 90, el costeo por Actividades, donde ya los costos no se acumulan en las funciones tradicionales de la empresa, y si se acumulan en función de las diferentes actividades. Los costos se acumulan en las actividades, y el costo de las actividades, se acumulan en los productos.

En el Costeo por Actividades, se eliminan los efectos de los subsidios cruzados de los productos, hecho que se da en un sistema anacrónico y obsoleto, como es el costeo total.

Cuando hay efectos de subsidios cruzados y se marca el precio de venta de un producto, se da la situación que el producto subsidiado tiene un precio de venta bajo y el producto que subsidia tiene un precio de venta alto. Ya podrán saber cual es el resultado en la colocación de los productos en el

mercado. Se venden los productos subsidiados y se deja de vender el producto que subsidia.

La situación anterior se elimina con la implementación de los costos por actividades, el llamado costeo ABC

Que posición tiene la DIAN, frente a los sistemas de costeo?

Acepta solo el costeo total, y no reconoce el costeo directo, ni el costeo por actividades para costear los productos

En que época de la vida se quedo la DIAN frente al sistema de costeo? Pues se quedo en el siglo 19; se quedo en un mundo del cine mudo, cuando hoy se bajan películas por internet, se quedo en un mundo anacrónico, cuando el mundo de hoy es dinámico, comunicado a la velocidad de la luz; se quedo la DIAN y los legisladores nuestros en un mundo irreal.

Si la empresa no evoluciona en la manera de costear sus productos, sale del mercado.

No se puede montar una política de fijación de precios de venta, de tal manera que se atente contra la continuidad del negocio.

Si las empresas salen del mercado, donde quedan las compañías para generar riqueza? donde quedan los sujetos pasivos para cobrarle impuestos? Nuestros legisladores son MIOPES.

Sistemas de Costos ABC

También llamado sistema de costos basado en las actividades por sus siglas en inglés (Activity Based Costing). Se constituye en la actualidad en uno de los sistemas de costos más utilizados por las empresas porque aseguran una gestión moderna y una revolución respecto de los procesos obsoletos que se venían utilizando.

En este artículo hablaremos sobre las principales características del sistema de costos ABC, la diferencia entre el sistema de costo tradicional y el sistema de costos ABC, las ventajas y desventajas del sistema de costos abc y la forma en que se debe implementar, el sistema de costos ABC en una empresa. Comenzamos.

1. Principales características del Sistema de Costos ABC.

A continuación, describimos las principales características de los sistemas de costos:

  • - Es una herramienta clave para el aumento de la competitividad.

  • - Brinda información a la empresa que le permite definir si ante

un precio que le viene dado, le conviene o no participar en este mercado.

  • - El sistema de costos ABC se basa en el principio de que la actividad es la generadora de costos y que los productos consumen actividades.

  • - Los productos generan actividades y las actividades consumen costos.

Adicionalmente se deben entender que, nos referimos a las actividades, cuando hablamos de aquellas tareas que generan costos y que son necesarias para satisfacer las necesidades de los clientes internos y externos.

2. Diferencia entre el sistema de costos tradicional y el sistema de costos ABC.

Destacaremos cinco diferencias principales entre el sistema de costos tradicional y el sistema de costos ABC.

  • - El sistema de costos utiliza medidas tradicionales como el volumen, la

mano de obra, como elemento para asignar costos a los productos. Mientras que el sistema de costos ABC utiliza la jerarquía de las actividades como base para realizar la asignación, utiliza generadores de costos que están o no relacionados con la producción.

  • - El sistema de costos tradicionales se basa en las unidades producidas

para calcular la asignación de gastos. En cambio, el sistema de costos ABC,

utiliza diferentes bases en función de las actividades relacionadas con los costos indirectos.

  • - El sistema de costos tradicionales sólo utiliza los costos del producto. Por

su parte, el sistema de costos ABC, se concentra en las actividades que

originan esos recursos.

  • - En el sistema de costos tradicionales, la asignación de gastos indirectos se

lleva a cabo en dos etapas: primero se asigna a los departamentos involucrados y luego a los productos. En el sistema de costos ABC, primero se lleva la asignación de costos a las actividades y después a los productos.

  • - El sistema de costos tradicional utiliza horas generales como unidades

producidas o bien horas máquina. Por otro lado, el sistema de costos ABC,

toma en cuenta la relación causa efecto, entre las unidades y los generadores de costos, para determinar el criterio de asignación.

3. Ventas y desventajas del Sistema de Costos ABC.

En las próximas líneas enumeramos algunas ventajas y desventajas del sistema de costos ABC.

Dentro de las ventajas que ofrece el sistema de costos ABC, se encuentran:

no afecta a la estructura organizativa, ayuda a entender el comportamiento de los costos de la organización, proporciona información sobre las causas que originan la actividad, y el análisis de cómo se realizan las tareas, permite tener una visión real de lo que sucede en la empresa, nos permite conocer medidas de tipo no financiero dentro de la empresa y el sistema de costos ABC es completamente sencillo y transparente.

En cuanto a las desventajas podemos decir que: consume una buena parte de recursos en la fase de diseño e implementación, la implementación puede hacerse dificultosa, resulta costoso identificar las actividades generadoras de gastos y como cualquier cambio, implica una cierta capacidad de adaptación de la empresa.

4. Fases a seguir para implementar un sistema de costos ABC en la empresa.

Lo más importante para implementar un sistema de costos ABC en la empresa, es conocer la generación de los costos para obtener el mayor beneficio de ellos, minimizando todos los factores que no añadan valor.

En los estudios realizados sobre el sistema de costos ABC, se mencionan las actividades y los procesos más comunes que este sistema incluye.

Actividades.- Entre las actividades más frecuentes, se encuentran:

homologar productos, negociar precios, clasificar proveedores, recepcionar materiales, planificar la producción, expedir pedidos, facturar, cobrar, diseñar nuevos productos, por mencionar algunos.

Procesos.- Los procesos más importantes dentro de una empresa son:

comprar, vender, finanzas, personal, planeación, investigación y desarrollo, etc.

De esta manera, hemos conocido los aspectos más importantes del sistema de costos ABC.

Contabilidad de costos: conceptos, importancia y clasificación

11.04.2001

6 minutos de lectura

La contabilidad de costos se relaciona con la información de costos para uso interno de la gerencia y le ayuda de manera considerable en la formulación de objetivos y programas de operación, en la comparación del desempeño real con el esperado y en la presentación de informes.

Los mandos altos, la gerencia y el departamento administrativo se enfrentan constantemente con diferentes situaciones que afectan directamente el funcionamiento de la empresa, la información que obtengan acerca de los costos y los gastos en que incurre la organización para realizar su actividad y que rige su comportamiento, son de vital importancia para la toma de decisiones de una manera rápida y eficaz, esto hace que en la actualidad la contabilidad de costostome gran relevancia frente a las necesidades de los usuarios de la información.

Definición de costo

El costo se define como el valor sacrificado para adquirir bienes o servicios mediante la reducción de activos o al incurrir en pasivos en el momento en que se obtienen los beneficios.

Contabilidad de costos La información requerida por la empresa se puede encontrar en el conjunto de operaciones diarias, expresada de una forma clara en la contabilidad de costos, de la cual se desprende la evaluación de la gestión administrativa y gerencial convirtiéndose en una herramienta fundamental para la consolidación de las entidades. Para suministrar información comprensible, útil y comparable, esta debe basarse en los ingresos y costos pasados necesarios para el costeo de productos, así como en los ingresos y los costos proyectados para la toma de decisiones.

Los datos que necesitan los usuarios se pueden encontrar en un “Pool” de información de costos y se pueden clasificar en diferentes categorías según:

Los elementos de un producto.

La relación con la producción.

La relación con el volumen.

La capacidad para asociarlos.

El departamento donde se incurrieron.

Las actividades realizadas.

El periodo en que se van a cargar los costos al ingreso.

La relación con la planeación, el control y la toma de decisiones.

A continuación se presentan los aspectos más importantes y relevantes que fundamentan la información en la contabilidad de costos.

1. Elementos de costo de un producto:

Los elementos de costo de un producto o sus componentes son los materiales directos, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación, esta clasificación suministra la información necesaria para la medición del ingreso y la fijación del precio del producto.

Materiales:

Son los principales recursos que se usan en la producción; estos se transforman en bienes terminados con la ayuda de la mano de obra y los costos indirectos de fabricación.

Directos: Son todos aquellos que pueden identificarse en la fabricación de un producto terminado, fácilmente se asocian con éste y representan el principal costo de materiales en la elaboración de un producto.

Indirectos: Son los que están involucrados en la elaboración de un producto, pero tienen una relevancia relativa frente a los directos.

Mano de obra:

Es el esfuerzo físico o mental empleados para la elaboración de un producto.

Directa: Es aquella directamente involucrada en la fabricación de un producto terminado que puede asociarse con este con facilidad y que tiene gran costo en la elaboración.

Indirecta: Es aquella que no tiene un costo significativo en el momento de la producción del producto.

Costos indirectos de fabricación (CIF):

Son todos aquellos costos que se acumulan de los materiales y la mano de obra indirectos más todos los incurridos en la producción pero que en el momento de obtener el costo del producto terminado no son fácilmente identificables de forma directa con el mismo.

2. Relación con la producción

Esto está íntimamente relacionado con los elementos del costo de un producto y con los principales objetivos de la planeación y el control. Las dos categorías, con base en su relación con la producción son:

Costos primos: Son todos los materiales directos y la mano de obra directa de la producción.

Costos primos= MD + MOD

Costos de conversión: Son los relacionados con la transformación de los materiales directos en productos terminados, o sea la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación.

Costos de conversión= MOD + CIF

Son todos aquellos costos que se acumulan de los materiales y la mano de obra indirectos

Foto: bisgovuk

3. Relación con el volumen

Los costos varían de acuerdo con los cambios en el volumen de producción, este

se enmarca en casi todos los aspectos del costeo de un producto, estos se clasifican en:

Costos variables: Son aquellos en los que el costo total cambia en proporción directa a los cambios en el volumen, en tanto que el costo unitario permanece constante.

Costos fijos: Son aquellos en los que el costo fijo total permanece constante mientras que el costo fijo unitario varía con la producción.

Costos mixtos: Estos tienen la característica de ser fijos y variables, existen dos tipos:

Semivariables: La parte fija del costo semivariable representa un cargo mínimo, siendo la parte variable la que adquiere un mayor peso dentro del costeo del producto.

Escalonados: La parte de los costos escalonados cambia a diferentes niveles de producción puesto que estos son adquiridos en su totalidad por el volumen.

Comentario: De la relación entre el costo y el volumen de producción se puede decir que:

  • 1. Los costos variables cambian en proporción al volumen.

  • 2. Los costos variables por unidad permanecen constantes cuando se modifica el volumen.

  • 3. Los costos fijos totales permanecen constantes cuando se varía el volumen.

  • 4. Los costos fijos por unidad aumentan cuando el volumen disminuye y vice – versa.

La información acerca de los diversos tipos de costos y sus patrones de comportamiento es vital para la toma de decisiones de los administradores.

4. Capacidad para asociar los costos

Un costo puede considerarse directo o indirecto según la capacidad que tenga la

gerencia para asociarlo en forma específica a órdenes o departamentos, se clasifican en:

Costos directos: Son aquellos que la gerencia es capaz de asociar con los artículos o áreas específicos. Los materiales y la mano de obra directa son los ejemplos más claros.

Costos indirectos: Son aquellos comunes a muchos artículos y por tanto no son directamente asociables a ningún artículo o área. Usualmente, los costos indirectos se cargan a los artículos o áreas con base en técnicas de asignación.

5. Departamento donde se incurrieron los costos

Un departamento es la principal división funcional de una empresa. El costeo por departamentos ayuda a la gerencia a controlar los costos indirectos y a medir el ingreso. En las empresas manufactureras se encuentran los siguientes tipos de departamentos:

Departamentos de producción: Estos contribuyen directamente a la producción de un artículo e incluyen los departamentos donde tienen lugar los procesos de conversión o de elaboración. Comprende las operaciones manuales y mecánicas realizadas directamente sobre el producto.

Departamentos de servicios: Son aquellos que no están directamente relacionados con la producción de un artículo. Su función consiste en suministrar servicios a otros departamentos. Los costos de estos departamentos por lo general se asignan a los departamentos de producción.

6. Actividades realizadas:

Los costos clasificados por función se acumulan según la actividad realizada.

Según la actividad los costos se dividen en:

Costos de manufactura: Estos se relacionan con la producción de un artículo. Los costos de manufactura son la suma de los materiales directos, de la mano de obra directa y de los costos indirectos de fabricación.

Costos de mercadeo: Se incurren en la promoción y venta de un producto o servicio.

Costos administrativos: Se incurren en la dirección, control y operación de una compañía e incluyen el pago de salarios a la gerencia y al staff.

Costos financieros: Estos se relacionan con la obtención de fondos para la operación de la empresa. Incluyen el costo de los intereses que la compañía debe pagar por los préstamos, así como el costo de otorgar crédito a clientes.

7. Periodo en que los costos se cargan al ingreso

En este caso se tiene que algunos costos se registran primero como activos (Gasto de capital) y luego se deducen (Se cargan como un gasto) a medida que expiran. Otros costos se registran inicialmente como gastos (Gastos de operación).

La clasificación de los costos en categorías con respecto a los periodos que benefician, ayuda a la gerencia en la medición del ingreso, en la preparación de

estados financieros y en la asociación de los gastos con los ingresos en el periodo apropiado. Se divide en:

Costos del producto: Son los que se identifican directa e indirectamente con el producto. Estos costos no suministran ningún beneficio hasta que se venda el producto y por consiguiente se inventarían hasta la terminación del producto. Cuando se venden los productos, sus costos totales se registran como un gasto denominado costo de los bienes vendidos.

Costos del periodo: Estos no están directa ni indirectamente relacionados con el producto. Los costos del periodo se cancelan inmediatamente, puesto que no puede determinarse ninguna relación entre el costo y el ingreso.

8. Relación con la planeación, el control y la toma de decisiones

Estos costos ayudan a la gerencia y a los administradores en las funciones de planeación, control y toma de decisiones. Entre estos costos se pueden destacar:

Costos estándares y costos presupuestados.

Costos controlables y no controlables.

Costos fijos comprometidos y costos fijos discrecionales.

Costos relevantes y costos irrelevantes.

Costos diferenciales.

Costos de oportunidad.

Costos de cierre de planta.

Siguiendo el video-curso que encuentras a continuación, impartido por Jorge Ignacio Lardizábal (Profesor Titular de Costos de la Universidad Austral), podrás aprender los conceptos y elementos fundamentales de la contabilidad de costos. ¡Feliz aprendizaje! (15 videos, 6 horas)