EL CONTROL INTERNO

INDICE

1. Definir el control interno y su aplicacin a la Auditoria

2. Delimitar sus principales elementos
3. Establecer sus caractersticas y objetivos
4. Definir las tcnicas para lograr su adecuada implementacin
5 P
5.
Proponer algunos
l
procedimientos
di i t para su evaluacin
l
i a efectos
f t d
de lla
Auditoria financiera

Introduccin

Definicin

Puede definirse como (de forma amplia):

Aquell conjunto
A
j t de
d elementos,
l
t
normas y procedimientos
di i t
encaminados a lograr la mxima eficacia en la gestin de la
empresa y, en definitiva al ptimo logro de sus fines.
El Control Interno comprende el plan de organizacin y todos
los mtodos coordinados y medidas adoptadas en el negocio
para proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad
de sus datos contables,
contables promover la eficiencia en las
operaciones y estimular la adhesin a las polticas ordenadas
por la gerencia.
AICPA
3

Control Interno comprende:

la estructura,
las polticas,
los p
procedimientos yy,
las cualidades del personal de una empresa,

tendentes a:
(1)

proteger sus activos,

(2)

asegurar la validez de la informacin,

(3)

promover la
l eficiencia
fi i
i en las
l operaciones,
i

(4)

estimular y asegurar el cumplimiento de las

polticas y directrices emanadas de la Direccin.

Elementos del Control Interno

1. La estructura organizativa,
2. Las polticas
p
yp
procedimientos operativos,
p
,
3. Las polticas y procedimientos contables
3.1. El proceso contable, comprende :
(1) las caractersticas de los medios o equipos empleados en el
proceso,
(2) el diseo de los registros, comprobantes...
(3) el circuito de la informacin y,
y
(4) el calendario de la informacin; es decir, los plazos y perodo en
que dicha informacin debe prepararse y suministrarse.
3.2. Los criterios de:
(1) inclusin, clasificacin y descripcin de las partidas
(2) valoracin o cuantificacin de las partidas
3.3. Los controles adicionales peridicos

En definitiva,
el
el sistema contable forma parte de los elementos de Control
Interno, pero un buen sistema de Control Interno no descansa
solamente en un sistema contable.

Caractersticas del Control Interno adecuado

Definicin de Responsabilidades, Autoridad, etc.

Las funciones de todo el personal y sus relaciones con el
resto de sus integrantes, deben establecerse de forma clara
y precisa.

Referentes a la
Estructura
Organizativa

Segregacin de funciones:
Decisin
D i i o autorizacin
t i
i de
d las
l operaciones.
i
Custodia fsica de los activos.
Contabilizacin.
Niveles
Ni
l Adecuados
Ad
d a las
l Facultades
F
lt d Otorgadas.
Ot
d
Adems de segregar es importante que se asignen a
personas que, por su capacidad, estn en condiciones de
llevarlas a cabo en forma eficiente.

Referentes a las
Polticas y
Procesos
Operativos

Seguridad en la Gestin de los Activos.

Por medio de la centralizacin de la gestin y/o el
acortamiento
i
d l proceso en ell cuall los
del
l
activos
i
estn
ms

expuestos a sustraccin o deterioro.

8

Capacidad de los Equipos de acuerdo con el volumen, tipo de operaciones y

las necesidades de informacin de la Gerencia para la toma de decisiones.
Diseo Eficiente de los Registros y Comprobantes de tal modo que
comprendan, de forma clara y precisa, toda la informacin necesaria para que
sta pueda ser utilizada de manera eficiente.
Numeracin Correlativa de los Comprobantes.
p
Permite un mayor
y control
sobre el universo de los documentos, tendiendo a evitar que se omita el registro
de alguno de ellos.

Referentes a las
Polticas y
Procedimientos
Contables

Circuitos de Informacin Apropiados, lo

circunstancias, entraa un mayor grado de control.

cual,

en

determinadas

Integracin de la Informacin. Cuando los mismos datos dan lugar a

informacin diversa es conveniente que se trate de integrar la totalidad de la
informacin elaborada.
Frecuencia y Oportunidad de la Informacin Contable. El sistema debe
disearse de manera que la informacin sea suministrada con la frecuencia
necesaria y en el momento oportuno.
Criterios contables Razonables, y una clara poltica en cuanto activacin de
gastos. Deben concordar con los Principios
g
p
de contabilidad g
generalmente
aceptados.
Ejecucin de controles Adicionales de Rutina.
La mayora de la informacin contable es susceptible de controles adicionales de
rutina.

Independencia de Criterio.
Es necesario que dependa del nivel adecuado dentro de la
empresa (alto, pero no necesariamente el ms posible).

Definicin de Objetivos: si debe limitarse a la Auditora

Referentes a la contable o comprender tambin la Auditora operativa; qu

grado de nfasis debe darse a la evaluacin del sistema y
Auditoria
preparacin de recomendaciones para mejorarlo; nivel de
Interna
profundizacin en informtica.

Campo de Accin Amplio, debe incluir a toda la empresa.

Organizacin y Mtodos Apropiados, fundamental para

el logro de los objetivos enunciados.

Referentes al
Personal

Capacidad y Honestidad.
El sistema de Control Interno no se desarrollar de forma

eficiente si los funcionarios y empleados de la empresa no

poseen la capacidad y honestidad necesaria para hacer frente
a sus responsabilidades.
10

10

Objetivos de Control Interno

OBJETIVOS BSICOS DE CONTROL INTERNO

1. Salvaguardia de activos y,
2. Fiabilidad de la informacin
OBJETIVOS DE CONTROL GENRICOS

Generales
Autorizaciones
apropiadas

Salvaguardia
fsica

Verificacin y
evaluacin

Clasificacin
contable apropiada

11

11

Objetivo operativo: Proceso de las transacciones

Reconocimiento de los hechos econmicos
Aceptacin de las transacciones
Integridad del procesamiento
Integridad de los informes
Integridad de las bases de datos
Integridad de los enlaces

12

12

Tcnicas de Control Interno

Son las tcnicas necesarias para lograr los objetivos de control

1. Tcnicas de Prevencin,
Ejemplos:

Autorizacin de todas las transacciones,

P
Procedimientos
di i t d
de validacin
lid i d
de d
datos
t previa
i a su proceso,

Doble verificacin de los datos introducidos en el ordenador,

Segregacin y rotacin de funciones,

Normas y procedimientos claramente definidos.

13

13

2. Tcnicas de Descubrimiento,
Ejemplos:

Inventarios fsicos de las existencias,

existencias

Utilizacin de documentacin prenumerada,

C
Comparaciones
i
d
de d
datos
t reales
l con presupuestos,
t

Conciliaciones bancarias,

Auditora interna.

Las empresas deben establecer racionalmente las tcnicas de

Control Interno en funcin de sus necesidades y objetivos.

14

14

Diseo

Caso 1
Estamos auditando un garaje dedicado a las reparaciones de automviles. Antes de
estudiar el funcionamiento de su sistema de control interno con respecto a los cobros
de reparaciones al contado hemos de saber como debera estar organizado.
Se trata de proponer las que, a su juicio, podra ser unas medidas bsicas de control

interno

15

15

Solucin

Cadatrabajodeberanotarse,alprincipio,enunpartedetrabajo numerado
correlativamente.

Losmateriales,amedidaqueseprecisen,debernpedirsealosalmacenes,y
alcomprobantedetrabajodeberunirseunacopiadelanotadesalida.El
costedelmaterialentregadodeberasentarseenlaseccindeclculode
costedelcomprobantedetrabajo.

Eltiempoempleadodeberanotarseenelpartedetrabajoyconteneruna
referenciaalashojasdejornalesdevengadosdelempleado.

Alterminarseeltrabajo,deberprepararseporduplicadounafacturadeventa.
Ejemplaroriginal:seentregaralclientecuandorecojaelvehiculo
Ejemplarcopia:acontabilidad

Alefectuarelpagodebernutilizarsetalonariosdereciboscorrectamente
controlados:
Cuandoelclientepague,deberentregrseleeloriginal
Laprimeracopiaseutilizarparasuanotacinenelmayor
Lasegundaquedareneltalonarioaefectosdecontrol.
16

16

Caso 2
El director financiero de una empresa auditada exiga que junto a los cheques
para la firma se le presentaran las facturas y dems comprobantes justificantes
de los pagos, anulados con el sello de PAGADO.
El fin que persegua era evitar que le vuelvan a presentar las mismas facturas
y comprobantes para justificar la firma de otro cheque, das despus.
Es efectivo este procedimiento?

17

17

Caso 2

Solucin

El procedimiento no es eficaz. Para que sea eficaz, las facturas y dems

justificantes de pago se han de anular con el sello de PAGADO, en
presencia del director financiero, en el momento de la firma de los cheques.
(Si no se anulan, se pueden volver a presentar los mismos justificantes con
posterioridad; y si se presentan previamente anulados, tambin.)

18

18

Caso 3

Cul sera la distribucin apropiada de las obligaciones entre el departamento

de contabilidad, el financiero y cualquier otro departamento, para proporcionar
una proteccin adecuada de los pagos por cheque? En concreto:
a)
b)
c))

Quin hace el cheque

Quin lo firma
Q i hace
Quin
h
l conciliacin
la
ili i peridica
idi

Solucin

9 El departamento de contabilidad deber llevar todos los registros contables de los

pagos
p
g realizados.
9 Todos los cheques debern estar firmados por el departamento financiero.
9 Un tercer departamento (auditora interna), distinto del de contabilidad y el financiero,
deber recibir directamente los extractos del banco y conciliar las cuentas bancarias

19

19

Caso 4
Imagine una pequea empresa productiva que adquiere 3 tipos de materia prima para su transformacin en
productos terminados.
Sealar los puntos esenciales que debera considerarse en el momento de proyectar la implantacin de un
adecuado sistema de control interno para el almacn.

Solucin
Puntos esenciales del sistema de control interno Existencias
E llos departamentos
En
d
t
t de
d recepcin
i y expediciones
di i
se llevarn
ll
registros
i t
auxiliares
ili
d existencias
de
i t
i que
controlen el movimiento de mercancas que entran y salen.

El mayor general de existencias, que es la cuenta de control de los registros del apaado
anterior,, ser llevado p
por p
persona distinta y, a p
poder ser,, en departamento
p
diferente,,
efectundose contrastes peridicos.
Se realizarn peridicamente inventarios fsicos, parciales, ajustndose los registros auxiliares
y de control por las diferencias.
Al menos una vez al ao, se llevar a cabo un inventario fsico total y valorado, que ser
realizado por personas que no sean responsables del control del almacn durante el ao.
ao
Prever un sistema que contemple la posibilidad de calcular, en cualquier momento, el coste de
la mercanca vendida y el de las mercancas en existencia.
20

20

Caso 5
que slo vende al contado.
Estamos ahora ante un minorista de cierto tamao q
Describir un sistema adecuado para el registro y control del efectivo recibido.
Solucin
Es esencial que el personal de ventas no maneje el efectivo relacionado con las ventas, y esta obligacin
debe recaer en un miembro del departamento de caja.
El sistema vlido puede ser:

Al realizarse una venta, el vendedor debe extender una nota de ventas por triplicado. Estas Notas deben
estar correlativamente numeradas en talonarios que contengan un numero estndar de notas.

El primero y segundo ejemplar deber llevarlos el cliente al cajero para el pago. El cajero pondr el recib
al ejemplar de encima y se lo devolver al cliente.

Al cliente deber decrsele que se dirija de nuevo al vendedor. Las mercancas sern entregadas al cliente
por ell vendedor
d d despus
d
de
d haber
h b examinado
d ste
la
l nota de
d ventas con ell recib
b puesto por ell cajero.

Los ejemplares del vendedor debern resumirse diariamente y, si es preciso, se analizarn las diversas
ventas efectuadas. Esta informacin podr utilizarse luego para reponer las existencias del departamento.

El ejemplar del cajero deber asentarse en un diario de caja (si existe caja registradora las listas que
suministra), y, a efectos del clculo de la comisin, se analizarn las ventas de los diversos vendedores.
Una persona responsable deber cotejar el resumen del vendedor con el total que figure para cada
vendedor en el diario de caja. Las discrepancias debern investigarse inmediatamente.

El dinero cobrado durante el da deber entregarse al cajero principal. Los cobros totales de todos los
departamentos debern ingresarse en el banco, intactos, tan pronto como sea posible. Deber
recomendarse el uso de cajas de seguridad nocturnas para evitar que grandes cantidades de dinero
permanezcan hasta el da siguiente en el local.
21

21

Cuando el cliente no puede llevarse la mercanca ser necesario que el vendedor extienda una nota de
entrega por triplicado (estas notas deben numerarse correlativamente).
El cliente conservar el original,
la primera copia pasar al departamento de reparto y
la segunda se conservar en el talonario para que quede constancia. Es aconsejable que tambin.
Peridicamente: deber hacerse el recuento de existencias en todos los departamentos.

Valorando a precios de venta:

mercancas vendidas = las existencias iniciales + entregas a departamentos
cobros = mercancias vendidas existencias finales
Las discrepancias debern investigarse inmediatamente.

22

22

Procedimientos de evaluacin del Control Interno

L fforma ms
La
sencilla
ill d
de que se obtenga
bt
iinformacin
f
i acerca d
dell
funcionamiento del Control Interno de la empresa ser:

La
a indagacin,
dagac ,

La observacin,

La revisin de los manuales de contabilidad y de

procedimientos e instrucciones internas y datos
similares de la empresa,

Conversaciones con los ejecutivos de ciertas reas de la

organizacin.

23

23

Medios ms utilizados para documentar adecuadamente el mtodo de

evaluacin del sistema de control interno

El cuestionario de Control Interno

Consiste en una encuesta sistemtica, presentada bajo la forma de

preguntas referidas a aspectos bsicos del sistema y en la que,
que por lo
general, una respuesta negativa evidencia una ausencia de control
Mtodo descriptivo

Este mtodo se basa en la explicacin detallada de las caractersticas del

sistema
i t
que se est
t evaluando.
l
d Normalmente
N
l
t se describen
d
ib
procedimientos,
di i t
registros, formularios, archivos, empleados y personas y departamentos que
intervienen en el sistema.

24

24

25

25

Mtodo de flowcharts o flujogramas

Se trata de un mtodo destinado a simplificar la tarea de descripcin de los

procedimientos y tcnicas mediante el uso de grficas de movimiento de
transacciones

Un diagrama de flujo de sistemas es una representacin grfica simblica

de un sistema o serie de procedimientos mostrado cada uno de ellos de
forma secuencial. El diagrama de flujo proporciona al lector experimentado
una imagen clara del sistema, mostrando la naturaleza y secuencia de los
procedimientos,
di i
di i i de
divisin
d responsabilidades,
bilid d
f
fuentes
y distribucin
di ib i de
d
documentos y tipos y situacin de los registros de contabilidad. Walter et al.

26

26

Permiten representar grficamente:

1. El encadenamiento de las operaciones administrativas y contables,
precisando qu documentos bsicos se utilizan, de qu servicios
emanan y quines son los que los realizan.
realizan
2. Es posible mostrar la separacin de deberes, autorizaciones,
aprobaciones y verificaciones internas que tienen lugar dentro del
sistema
i t
Factores a tener en cuenta a la hora de disear un flujograma podran
considerarse:
id
1.
2.
3.
4
4.

El circuito de la informacin que fluye a lo largo del proceso.

Los sectores q
que intervienen en el p
proceso ((departamentos,
p
, secciones
o personas, segn el grado de detalle que se quiera o pueda precisar).
Las operaciones que se realizan a lo largo del mismo (registrar,
comunicar, controlar, calcular, archivar, etc.).
Las caractersticas de los papeles que se utilizan (comprobantes,
(comprobantes
registros, informes, etc.).
27

27

28

28

29

29

30

30

Estudio y evaluacin del SCI

Los pasos que se deben dar en la revisin y evaluacin del Control Interno y
procedimientos de contabilidad de una empresa son:
1.
2.

3.
4.
5.
6.
7.

Determinar, mediante una revisin de los manuales y/o en base a

preguntas, qu procedimientos y controles se han establecido.
Verificar, por medio de una revisin de cierto nmero de documentos
y preguntando,
preguntando si se cumplen los procedimientos establecidos.
establecidos
Una vez que el auditor haya recopilado toda la informacin debera
prepararse un memorndum global de descripcin del sistema.
Evaluar la eficacia de los procedimientos y controles para determinar
l fiabilidad
la
fi bilid d que puede
d asignarse
i
a los
l mismos.
i
Confirmar la evaluacin de los procedimientos y controles mediante
una verificacin en base a pruebas de algunas transacciones.
Seleccionar los procedimientos de Auditoria dependiendo de si
existen unos controles internos fuertes o dbiles.
Hacer las recomendaciones oportunas a la direccin para la
introduccin de mejoras en el sistema.
Efectuar un p
proceso de seguimiento
g
despus
p
de haber hecho estas
recomendaciones para determinar si han sido aceptadas y puestas
en prctica.
31

31

Pruebas de cumplimiento y sustantivas

Como indican las Normas de Auditora:

La evidencia se obtiene mediante pruebas de cumplimiento y sustantivas. La evaluacin de un

sistema de Control Interno de un cliente permite al auditor determinar si dicho sistema contiene
controles que
que, en el caso de que compruebe que estn funcionando (pruebas de cumplimiento)
en el perodo auditado, afecten a la naturaleza, alcance y momento de la aplicacin de los
procedimientos de Auditora (pruebas sustantivas).
a))

Las p
pruebas de cumplimiento
p

Son aquellas cuyo objetivo es obtener evidencia de que los procedimientos de Control Interno,
en los que el auditor va a basar su confianza en el sistema, estn siendo aplicados en la forma
establecida.
S lla norma, punto 2
Segn
2.5.20,
20 ell auditor
di d
deber
b realizarlas
li l para asegurarse d
de su:

Existencia

-> El control existe.

Efectividad

-> El control est funcionando con eficacia.

Continuidad

-> El control ha estado funcionando durante todo el periodo.

Las tcnicas que se emplean son:

1. Observacin
1
Observacin.
2. Entrevistas.
3. Examen de la evidencia documental de los controles.
32

32

Pruebas de cumplimiento y sustantivas

b) Las pruebas de sustantivas

Consisten en aquellas pruebas de detalle que se realizan sobre las transacciones y

saldos para la obtencin de la evidencia relacionado con la validez y el tratamiento
contable; la idea de este tipo de pruebas es determinar eventuales errores que
estn implicados en el procesamiento de los datos contables con el objetivo de
analizar si los valores registrados son los correctos.

Por ejemplo entre algunas pruebas sustantivas se tienen:

Provisin adecuada para las prdidas de posibles cuentas incobrables.
Los listados de inventarios estn recopilados
recopilados, calculados
calculados, sumados de la forma
correcta y si estos listados reflejan la realidad de la contabilidad.
Analizar la manera como se contabilizaron las prdidas de alguna inversin.
Determinar la autenticidad tanto de calidad como de cantidad los fondos en caja
y/o depsitos en bancos.

33

33

34

34