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N : PRO/QUA/01

GESTION DU SYSTEME
DOCUMENTAIRE

Version :

Page :

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Date de validit : 15 Novembre 2011


Prpar par : CGP

Approuv par : Directeur

Vrifi par :Animateur Qualit

Destinataires : Tous
I) OBJET/ DOMAINE DAPPLICATION
Dfinir les rgles dlaboration et de gestion des documents crs en interne dans le cadre du systme de
management de la QUALITE.
Le Manuel Qualit est exclu de cette procdure (la gestion du Manuel qualit est prcise dans le Manuel
Qualit).
Les documents dorigine externe et les documents informatiques (programmes) ne sont pas grs selon cette
procdure.
II) REFERENCE
Exigence de la norme ISO 9001 relative la Matrise des documents
III) LOGIGRAMME
Prparateur (visa)
Concertation avec les fonctions concernes
+ Rdaction (fond)/Mise en forme du document

MODIFICATION

Approbateur (visa) = Directeur


Approuve le contenu technique et donne son accord pour lapplication

Vrificateur (visa) = Animateur Qualit


Vrification de la cohrence du document par rapport au systme et
enregistrement de celui-ci dans le systme documentaire (liste) avec
une identification et un numro de version
Administrateur = Animateur Qualit
Classement des originaux signs
+ Archivage du document prim
+ Mise disposition du document

Destinataire
Destruction des versions primes (sil y a lieu)
et mise en application
+ Archivage des formulaires remplis

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Types de documents et identification :


A Dtailler selon le systme choisi par lentreprise
De manire gnrale, on distingue une hirarchie documentaire de ce type :
Manuel Qualit (avec des fiches Processus)
Procdures (avec annexes*)
Instructions ou Modes opratoires ou Consignes*
Documents denregistrements ou formulaires
*Le rattachement dune annexe un document permet dune part dallger le contenu du document et dautre part offre la possibilit
de faire voluer les deux documents indpendamment lun de lautre).

Dfinitions :
Procdure : Document qui dcrit les tches accomplir pour mettre en uvre une activit ou un
processus
(niveau organisationnel)
Instructions ou Modes opratoires ou Consignes : Document qui dcrit plus prcisment les diffrentes
oprations raliser (application)
Documents denregistrement ou formulaires :
Document destin recueillir les rsultats obtenus ou les preuves de la ralisation dune activit ou tche
Exemples didentification :
Dune procdure : PRO N XX Version z ou PRO/PPP/XX Version z
o XX et z sont des numros dordre qui sincrmentent respectivement chaque cration de procdure et
chaque modification de version de la procdure. Soit par exemple PRO N05 Version 3 (5 ime procdure cre et
modifie en 2 fois).
o PPP sont des lettres, abrviations dun nom de processus. Soit par exemple PRO/ETU/02 Version 1 (2 ime
procdure cre pour le processus ETUDE ).
Dune instruction, ou mode opratoire ou consigne :
INS N XX Version z ou MOP N XX Version z ou C N XX Version z
Ou INS/PPP/XX Version z
o PPP sont des lettres, abrviations dun nom de processus. Soit par exemple INS/ETU/02 Version 1 (2 ime
instruction cre pour le processus ETUDE ).
Dun document denregistrement ou formulaire : DE/INSNXX a Version z
O a indique quil sagit du premier document denregistrement cr dans le cadre de linstruction
INSNXX, b le deuxime formulaire et etc.
o z est un numro dordre qui sincrmente chaque modification de version du document denregistrement
(vierge).
Dune annexe : PRO/PPP/xx Ax Y Version Z
ou
INS N xx Ax Y Version Z
o Y est le numro de lannexe rattach au document prcit (procdure ou instruction)
z est un numro dordre qui sincrmente chaque modification de version de lannexe
Soit PRO/ETU/02 Ax2 version 1 est la 2ime annexe rattache la 2ime procdure du processus ETUDE
Cration de documents
Toute personne peut tablir un document et est dfinie comme tant le rdacteur de celui-ci. La rdaction et la
mise en forme sont sous la responsabilit du rdacteur et consistent :
Respecter les rgles didentification et de forme dfinies en interne
Rdiger le fond du document aprs avoir consult les fonctions concernes et stre assur de la
pertinence et de la fiabilit des donnes rpertories dans le document.

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Guide rdactionnel pour une procdure ou instruction :


son objet (et finalit) et son domaine dapplication
la dclinaison du processus ou de lactivit dcrits dans la consigne (si possible sous forme de
logigramme)
les utilisateurs et acteurs dans lapplication de cette consigne avec les dfinitions des tches et les
responsabilits
les exigences diverses pouvant tre lies cette consigne (quipements, mthodes, formations,
prescriptions...)
les documents denregistrement et annexes devant tre utiliss sil y a lieu.
Approbation
Lapprobateur des documents organisationnels et dapplication est le Directeur. Il signe dans la case prvue
cet effet situe dans le cartouche den-tte.
Les documents denregistrement ne comportent pas de cartouche dapprobation mais loriginal est sign par le
rdacteur et lapprobateur.
Vrification
La vrification des documents est assure par lAnimateur Qualit. Le vrificateur des consignes a pour rle de
vrifier ladquation du document et sa forme vis vis du systme en place.
Administration
La gestion administrative des documents est assure par lAnimateur Qualit. Ladministrateur a pour rle de :
classer les originaux des documents sous forme papier dans le classeur situ dans son bureau.
de se procurer la version informatise du document labor par le rdacteur et de mettre
disposition ce document sur le rseau informatique interne
dassurer sil y a lieu (cas des nouvelles versions de documents) larchivage du document
informatique prim
de diffuser sil y a lieu des copies de loriginal du document dans les points de diffusion dfinis
dinformer de la diffusion des nouveaux documents
Ladministrateur tient jour une liste des documents valides et la met disposition sur le rseau informatique
interne et aux points de diffusion dfinis.
Destinataires
Les destinataires dun document sont indiqus sur le document lui-mme en terme de service, fonction ou poste
de travail.
La mention Tous signifie que lensemble de lentreprise est destinataire du document.
Le destinataire doit veiller dtruire systmatiquement les versions primes du document en sa possession.
Le destinataire doit prendre connaissance du contenu du document et appliquer les dispositions.
Modification
Le besoin de modification dun document peut maner de toute personne de lentreprise. Dans tous les cas,
cest le rdacteur du document devant faire lobjet de la modification qui prparera une nouvelle version du
document et en assurera la saisie. La nouvelle version obit aux mmes rgles que celle dcrites ci-dessus (cas
dune cration de document).
Dans la mesure du possible et afin de faciliter rapidement la visualisation des modifications effectues dans
une consigne existante, il est intressant de signaler la partie du texte modifi par un trait vertical dans la
marge de gauche au niveau concern.