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MANUAL DE PROCESOS
GESTION ADMINISTRATIVA
INDICE GENERAL
PRESENTACIN
I.
II.
III.
IV.
V.
PRIMERA PARTE
ALCANCE Y POLITICAS GENERALES
I.
II.
III.
IV.
SEGUNDA PARTE
SISTEMAS PARA PROGRAMAR Y ORGANIZAR LAS ACTIVIDADES
10
11
36
71
71
72
143
157
173
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Definicin.
El Manual de Procesos es un instrumento del Sistema de Control Interno, que, permite
uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo, es un documento de
informacin detallado e integral, que contiene, en forma ordenada y sistemtica,
instrucciones, responsabilidades e informacin sobre polticas, funciones, sistemas y
reglamentos de las distintas operaciones o actividades bajo responsabilidad de las
reas organizacionales.
III.
IV.
Procesos.
Serie de actividades, acciones o eventos organizados interrelacionados, orientados a
obtener un resultado especfico y predeterminado, como consecuencia del valor
agregado que aporta cada una de las fases que se llevan a cabo en las diferentes
etapas por los responsables que desarrollan las funciones segn su diseo
organizacional.
V.
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PRIMERA PARTE
ALCANCE Y POLITICAS GENERALES
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1.
2.
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Niveles de Responsabilidad.
Correspondern los siguientes niveles de responsabilidad:
-
4.
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II PARTE
PROCESOS DE LOS SISTEMAS DE
ADMINISTRACION Y CONTROL
GUBERNAMENTALES
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Consideraciones Generales.
Los procesos establecidos en esta parte del Manual corresponden a los sealados
dentro de los Reglamentos Especficos de cada uno de los Sistemas.
Por lo que las definiciones, objetivos, polticas, alcance, disposiciones, niveles de
responsabilidad, caractersticas, subsistemas y otros, se encuentran establecidos en
los mencionados reglamentos especficos.
El marco legal estratgico se define en el presente reglamento y se especfica con
claridad dentro de cada uno de sus reglamentos especficos.
Se incorpora en el presente Manual solo definiciones referenciales para cada uno
de los sistemas.
Para la representacin de los diagramas de flujo se aplica los diagramas de bloque
por considerarse estos procesos como los macro referenciales de las polticas
normativas.
La descripcin de los procesos se ordena en clara articulacin con las Normas
Bsicas de los Sistemas de Administracin y Control Gubernamentales, que en el
marco de las necesidades institucionales y fines del presente manual se consideran
los siguientes:
-
2.
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3.
Revisin y Actualizacin.
Corresponde su revisin y actualizacin por observaciones en su aplicacin, ajuste
de las disposiciones legales que fundamentan el presente documento normativo.
La gestin de ajuste deber estar tcnica y legalmente sostenida por las instancias
que recomiendan los ajustes y/o por la Unidad Normativa asignada para tal efecto.
4.
Aprobacin.
Se aprobarn mediante Resolucin Administrativa firmada por el Seor Gobernador
(ra).
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SUBSISTEMAS
ELABORACIN DEL PROGRAMA
ANUAL DE OPERACIONES
SEGUIMIENTO Y EVALUACIN A LA
EJECUCIN DEL PROGRAMA ANUAL
DE OPERACIONES.
Determinacin
de
los
criterios
tcnicos que faciliten la construccin
de los indicadores de medicin,
verificacin
y
evaluacin
del
cumplimiento a las actividades
programadas.
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1. Objetivo
Organizar las actividades para la elaboracin del Programa de Operaciones Anual.
2. Niveles de Responsabilidad.
-
Instructivos
Formularios para la Elaboracin del POA
Cronograma de actividades
Responsables de las reas funcionales para la elaboracin del POA.
5. Perodo de Ejecucin.
Una semana.
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y los
instrumentos
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INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
INICIO
Disposiciones del
rgano Rector
Instructivos del
Gobernador
Normas Bsicas
Planificacin
Inversiones
Programacin de
Operaciones
Otros
Analiza directrices
nacionales y autoriza
Instructivo Departamental
para el POA
Delegacin expresa a
Secretarias
Departamentales de
Hacienda y
Planificacin
Emisin de
Instructivo
Formularios SPO Define Plazos
Instructivo socializado
al nivel central,
territorial, y
desconcentrado
Secretarias
Departamentales de
Hacienda y Planificacin e
Inversin
Definen
responsables para
la elaboracin del
POA
Responsabilidades
Establecidas
Secretarias
Departamentales
Unidades Seccionales
Servicios Departamentales
Programas y Proyectos
Taller de
capacitacin
Responsables
capacitados dentro de
la elaboracin del POA
Secretarias
Departamentales de
Hacienda y Planificacin e
Inversin
Gobernador(a) del
Departamento
FIN DEL
PROCESO
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1.
PROCESOS
-
3.
Anlisis de Situacin
Formulacin de Objetivos de Gestin.
Determinacin de las Operaciones
Definicin de Indicadores de Gestin
Articulacin del POA Presupuesto Compatibilizacin de Programas de
Operaciones de Unidades y reas Funcionales.
Insumos operativos
- Plan Nacional de Desarrollo Econmico y Social (PGDES)
- Plan Departamental de Desarrollo Econmico y Social
- Plan Estratgico Institucional del Gobierno Departamental de Tarija
- Plan Operativo Anual
- Ley Financial del Presupuesto de la gestin
- Instrumentos Normativos y Administrativos de Gestin
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4.
5.
6.
7.
9.
TIEMPO DE EJECUCIN
Definidos dentro del Cronograma de Inicio y Finalizacin.
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a) Criterios Generales.
El anlisis de la situacin se realizar al interior de las reas Organizacionales y
Desconcentradas, con el objeto de establecer las Fortalezas y las Debilidades
institucionales que facilitaron o dificultaron al logro de los objetivos.
Corresponde describir los resultados alcanzados en la gestin anterior respecto a lo
programado. Los desvos, sus causas y las necesidades emergentes; el techo
presupuestario, la funcionalidad de la estructura organizacional para sustentar el POA;
as como la disponibilidad y limitacin de recursos.
b) Descripcin del Proceso.
1. Secretaria Departamental de Planificacin e Inversin a travs de la Direccin de
Planificacin Operativa,
- Define las acciones para el anlisis de situacin estableciendo los criterios de
evaluacin de la situacin institucional.
- Analiza los techos establecidos para la Gestin del POA.
- Establece la metodologa para la identificacin de las reas crticas de cada
rea funcional.
- Define la metodologa para el anlisis de la situacin y podr desarrollar
talleres de difusin dentro de las reas funcionales inmediatas y socializar los
instructivos a los diferentes niveles de la Gobernacin.
2. Secretaria Departamental de Planificacin e Inversin remitir a las Unidades
Desconcentradas (Servicios, Programas, Proyectos) Unidades Seccionales, los
instructivos y metodologa para la identificacin de sus reas crticas.
3. Unidades Desconcentradas (Servicios, Programas, Proyectos) Unidades Seccionales,
a travs de las reas responsables de la elaboracin del POA sus responsables
realizarn las siguientes tareas:
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INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
INICIO
Directrices de
Formulacin del
POA Institucional
Instructivo de
Formulacin del
POA por rea
Funcional
Socializacin de los
Instructivos
Instructivo de
Formulacin del
POA por rea
Funcional
Aplican Instructivo,
Metodologa para el
anlisis de la situacin por
rea funcional
Informe de
Resultados por
rea Funcional
Evaluacin de los
Informes de Resultados
Metodologa Establecida
Secretaria Departamental
de Planificacin e
Inversin
Direccin de Planificacin
Operativa
Direccin de Planificacin
Operativa
Anlisis de Situacin
estructurada
Servicios, Programas,
Proyectos, Unidades
Seccionales
Direccin de Planificacin
Operativa
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Criterios Generales.
Para la determinacin de los objetivos de gestin institucional, se deber tomar como
base el Plan Nacional de Desarrollo Social, el Plan De Desarrollo Departamental el Plan
Estratgico Institucional y los resultados generados dentro del Anlisis de la Situacin.
Corresponde la identificacin de las necesidades, requerimientos y acciones para
minimizar las debilidades de la gestin y generando los criterios para la construccin de
la agenda estratgica de proyectos de la gestin.
Descripcin del Proceso.
1. Secretaria Departamental de Planificacin e Inversin a travs de la Direccin
de Planificacin Operativa.
- Definir los instrumentos tcnicos para la formulacin de los Objetivos
de Gestin en el marco de los siguientes criterios:
- Sistematizar la informacin expresada dentro de los instrumentos para
la identificacin de los objetivos de gestin.
- Articular los instrumentos tcnicos de identificacin de los objetivos
institucionales con los definidos por el rgano Rector.
- Difundir dentro de los niveles desconcentrados y territoriales de la
Gobernacin los instrumentos para la construccin de los objetivos de
gestin y los especficos.
2. Secretarias Departamentales, Unidades Desconcentradas y Territoriales.
-
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FORMULACION DE OBJETIVOS
INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
INICIO
Informacin sobre
las demandas
sociales
Metodologa
Establecida
Metodologa Establecida
Secretaria Departamental
de Planificacin e
Inversin
Direccin de Planificacin
Operativa
Secretarias
Departamentales
Unidades Seccionales
Servicios Programas Proyectos
Secretaria Departamental
de Planificacin e
Inversin
Direccin de Planificacin
Operativa
Objetivos de Gestin
definidos
Proceso
Concluido
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INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
INICIO
Directrices de
Formulacin
Presupuestaria
Formularios POA
Define instrumentos
administrativos para la
formulacin del POA
Ordenan operaciones
Estiman tiempo
Estiman perfiles y
cantidad de personal
Cuantifican recursos
materiales, equipos,
bienes, muebles e
inmuebles
Cuantifican Servicios no
personales, transportes,
pasajes, viticos,
alquileres, equipos y
maquinaria, servicios
comerciales, imprenta,
energa, mantenimiento.
Definen responsables de
las operaciones.
Cuantifican resultados
Definen indicadores de
evaluacin.
Formularios POA
Operaciones
Determinadas
Secretaria Departamental
de Planificacin e
Inversin
Direccin de Planificacin
Operativa
Secretarias
Departamentales
Unidades Seccionales
Servicios Programas Proyectos
Hoja 2
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INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
Programas Operativos
Secretarias
Departamentales
Unidades Seccionales
Servicios Programas Proyectos
De la Hoja 1
Operaciones
definidas y
cuantificadas
Definen POA por rea
funcional
Programas
Operativos
Consolidados
Plan Operativo
Consolidado
Secretaria Departamental
de Planificacin e
Inversin
Proceso
Concluido
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INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
Inicio
Normativa
emitida por el
Organo Rector
Objetivos de
Gestin
Definicin de los
criterios tcnicos para la
determinacin de los
indicadores de gestin
Indicadores de
Gestin por
reas
funcionales
Anlisis de la
informacin sobre los
indicadores y metas de
gestin
Criterios Tcnicos
Establecidos
Metas e Indicadores de
Gestin Institucionales
Secretarias
Departamentales
Unidades Seccionales
Servicios Programas Proyectos
Secretaria
Departamental de
Planificacin e Inversin
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2.
3.
Secretaria Departamental de
presupuestarios segn estructura
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INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
Inicio
Informes de
Compatibilizacin
Secretaria
Departamental de
Planificacin e Inversin
Secretaria
Departamental de
Hacienda
Compatibiliza de las
actividades
programadas con
recursos disponibles
Compatibiliza los
requerimientos con
demanda de recursos
humanos
Compatibiliza
requerimientos de
bienes y servicios
Asigna Techos
Presupuestarios
Elabora Informe de
Compatibilizacion
POAs articulados al
Presupuesto de cada
rea funcional
Secretaria
Secretaria de
Departamental
Departamental
de
Planificacin
e Inversin
Planificacin
e Inversin
Secretaria
Departamental de
Hacienda
Secretaria
Departamental de
Planificacin e Inversin
Secretaria
Departamental de
Hacienda
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Directores
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2.
3.
4.
5.
6.
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INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
Inicio
Metas e
indicadores de
gestin definidos
Sistema de
evaluacin
Informacin de
ejecucin por
rea funcional
Resultados de la
Ejecucin del POA
Determinacin de los
Resultados de la
Ejecucin
Anlisis comparativo
porcentaje de
ejecucin programacin
establecida - aplicacin
de los indicadores de
gestin definidos
Informacin de
Ejecucin
Porcentaje de
Ejecucin del POA
Informe de Resultados
de Gestin con la
evaluacin y
determinacin de las
recomendaciones
Secretaria
Departamental de
Planificacin e Inversin
Secretarias
DepartamentalesUnidades Seccionales
Servicios
DepartamentalesProgramas y Proyectos.
Secretaria
Departamental de
Planificacin e Inversin
Secretaria
Departamental de
Planificacin e Inversin
Pasa a la Hoja 2
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INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
De la Hoja 1
Informe de
Conclusiones
sobre la
evaluacin del
POA
Plan Operativo
Anual Institucional
Reformulado
Inicia proceso de
reformulacin del POA
Institucional
POA Institucional
reformulado
Secretaria
Departamental de
Planificacin e Inversin
Proceso
Concludo
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Insumos Operativos
- Plan Estratgico Institucional de la Gobernacin del Departamento de Tarija.
- Diagnstico Institucional
- Instrumentos Normativos Administrativos Tcnicos Especializados.
- Resultados de la Gestin
- Evaluacin de cumplimiento del POA.
4. NIVELES JERARQUCOS QUE INTERVIENEN
a) Responsables sectoriales de cada una de las instancias que componen el Nivel
Estratgico Secretarias Departamentales.
b) Ejecutivos Seccionales de Desarrollo.
c) Responsables del Nivel Desconcentrado en coordinacin con su nivel inmediato superior
segn su lnea de dependencia.
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Anlisis Organizacional.
Proceso mediante el cual se evala el nivel de eficacia y eficiencia de la estructura
organizacional, en relacin con el logro de los objetivos de gestin definidos en el
Programa de Operaciones Anual y Plan Estratgico Institucional.
Tipos de Anlisis Organizacional.
a) Anlisis Retrospectivo. Consiste en determinar en qu medida la estructura
organizacional ha contribuido al logro de los objetivos definidos en el Plan
Estratgico y Programa de Operaciones Anual.
Se aplica el anlisis retrospectivo a las estructuras organizacionales conformadas,
su ajuste, modificacin se fundamenta a travs de este anlisis.
Se realiza en forma conjunta con el Anlisis de Situacin definido dentro de los
procesos del Sistema de Programacin de Operaciones.
b) Anlisis Prospectivo.- Permite determinar la necesidad de ajustar la estructura
organizacional en funcin a los objetivos planteados en el Programa de
Operaciones Anual de la prxima gestin, considerando las observaciones y
recomendaciones del anlisis anterior.
Corresponde tambin su aplicacin para el ordenamiento de las estructuras de
inicio.
c) Anlisis Coyuntural.- Posibilita realizar, adicionalmente, un anlisis de la estructura
organizacional en el momento que se considere oportuno a fin de solucionar
problemas o atender demandas de carcter coyuntural que se presenten
durante el ejercicio de la gestin y que pueden derivarse de cambios internos y/o
externos. (cambios de tecnologa, racionalizacin administrativa, modificaciones
en la normativa vigente).
El ajuste es de carcter parcial, lo que implica cambiar solo aquellos elementos
organizacionales que requieran de un ajuste, tales como cambios en las
funciones, procesos, etc.
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INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
INICIO
Programacin de
Operaciones
Administracin de
Personal
Directrices
Instruye el anlisis de
situacin y evaluacin
organizacional
Instructivo
Reglamentos
Especficos SOA SP
Evala Resultados
alcanzados
Calidad de Servicios
Grado de
Desconcentracin
Modificaciones marco
normativo
Efectividad de los
procesos
Criterios de
Evaluacin
Elabora Programa de
Trabajo
Aplica Anlisis por rea
funcional
Criterios de
Evaluacin
Programa de
Trabajo
Elaborado
Analisis
Situacional
Parcial
Instructivo Enmitido
Criterios de Evaluacin
Definidos
Programa Elaborado
Aplican anlisis
situcional y elaboran
analisis situacion e
informe retrospectivo
Informe Retrospectivo
Consolida informacin
trabajada y elabora
informe retrospectivo
Informe Retrospectivo
Elaborado
Secretaria
Departamental de
Hacienda - Direccin de
Desarrollo Institucional
Secretaria
Departamental de
Hacienda - Direccin de
Desarrollo Institucional
Secretarias
Departamentales
Servicios
Departamentales
Programas y Proyectos
Unidades Seccionales
Secretaria
Departamental de
Hacienda Direccion de
Desarrollo Institucion al
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INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
De la Hoja 1
Informe Observado
Informe
Retrospectivo
Considera Informe
Retrospectivo
Instructivo
Informe
Retrospectivo
Elabora Anlisis
Prospectivo
Informe
Prospectivo
Elabora Informe de
Recomendaciones
Informe Final de
Recomendacion
es
Considera Informe
Retrospectivo
Informe Prospectivo
Informe Retrospectivo
Informe de
Recomendaciones
Instruye - Diseo
Organizacional
Secretaria Departamental
de Hacienda - Direccin
de Desarrollo Institucional
Secretaria Departamental
de Hacienda - Direccin
de Desarrollo Institucional
Proceso
Terminado
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Objetivo del Proceso.Consiste en ajustar la estructura organizacional sobre la base de los resultados y
recomendaciones del proceso de anlisis organizacional para el logro de una estructura
adecuada que permitan alcanzar los objetivos de gestin.
Descripcin del Proceso.1. Secretaria Departamental de Hacienda Direccin de Desarrollo Institucional
considera los resultados del Anlisis Organizacional, las observaciones de la MAE
e inicia el proceso de diseo organizacional cumpliendo lo siguiente:
a) Determinar con claridad el segmento de usuarios (Internos y Externos),
servicios, necesidades que se deber cubrir dentro del marco de su misin
Institucional, las metas de gestin establecidas dentro del POA institucional.
b) Considerar los indicadores de gestin definidos en el POA Institucional y los
criterios de priorizacin definidos.
c) Articular las operaciones definidas en el POA y ajustar los procesos y
procedimientos para el cumplimiento de los objetivos y metas de gestin.
d) Identificar las unidades organizacionales necesarias para el cumplimiento de
los objetivos definidos.
e) Determinar el tipo y grado de autoridad
f) Determinar el sistema de comunicacin formal.
g) Definir la coordinacin interna y externa.
2. Secretaria Departamental de Hacienda Direccin de Desarrollo Institucional
dentro de los criterios definidos construye el diseo organizacional por lo tanto:
-
Divide el Trabajo
Crea un sistema de autoridad y posiciones
Establece una jerarqua organizacional
Construye una estructura de comunicaciones.
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INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
Criterios de diseo
definidos
Secretaria Departamental
de Hacienda - Direccin
de Desarrollo Institucional
Inicio
Instructivo
Reglamento
Especifico del SOA
POA Institucional
Reglamente
Especfico del SAP
Criterios Tcnicos de
construccin del
Diseo
Organizacional
Diseo
Organizacional
Diseo
Organizacional
Divide el Trabajo
Crea un sistema de
autoridad y posiciones
Establece una jerarqua
organizacional
Construye una
estructura de
comunicaciones
Formalizacin del
diseo
Observa
Complementa
Trabaja en Gabinete
Aprueba
define atribuciones
establece
plazos y
responsables
Instruye MOF
Diseo Organizacional
definido
Informe de
Presentacin
Secretaria Departamental
de Hacienda - Direccin
de Desarrollo Institucional
Secretaria Departamental
de Hacienda - Direccin
de Desarrollo Institucional
Aprueba e Instruye
elaboracin del MOF
Gobernador (ra) del
Departamento
Rechaza Instruye
Ajuste
Proceso
Terminado
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INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
Define Cronograma de
Trabajo
Cronograma de
Trabajo Elaborado Aprobado
Secretaria Departamental
de Hacienda - Direccin
de Desarrollo Institucional
Inicio
Disposiciones
Legales
Resolucin
Administrativa
Instructivo
Cronograma
Definido
Formatos
Definidos
MOF elaborado
y validado
MOF elaborado
y validado
Define formatos de
Manuales
Tcnica de Diseo
Organigramas
Elaboracin de los
MOFs
Emite Informe Tcnico
Emite Informe Legal
Coordina Nota de
Validacin
Aprueba
Rechaza
Considera Legajo
Instruye procesar
Resolucin
Administrativa
Formatos Definidos
MOF Elaborado y
Validado
Direccin de Desarrollo
Institucional
Direccin de Desarrollo
Institucional
Secretaria Departamental
de Hacienda
Direccin Jurdica
A la Hoja 2
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INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
Revisa consistencia
Legal Emite Informe
Legal y procesa
Resolucin
Administrativa
Informe Legal
Resolucin
Administrativa
Direccin Jurdica
Emite Resolucin
Administrativa
Resolucin
Administrativa Emitida
De la Hoja 1
MOF elaborado
y validado
Resolucin
Administrativa
Legajo de
Documentacin
Proceso Terminado
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INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
INICIO
Resolucin
Emitida
Instruccin
Emitida
Estructuras y MOFs
aprobados
Instruye cumplimiento
Define Responsables
Instruye Publicacin
Criterios de
Implantacin
definidos
Direccin de Desarrollo
Institucional
Inicia Asistencia
Con los Responsables
de las reas
organizacionales
Trabajo de
Implantacin iniciado
Direccin de Desarrollo
Institucional
Proceso Terminado
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SISTEMA DE PRESUPUESTO
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SUBSISTEMAS
Comprende:
Estimacin del Presupuesto de Recursos
Definicin de la Estructura Programtica
Programacin del Gasto
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INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
INICIO
POLITICA
PRESUPUESTARIA
DIRECTRICES
NACIONALES
TECHOS
PRESUPUESTARIOS
CONSIDERA INFORMACION
GABINETE TECNICO
INSTRUYE PREPARACIN
DE LOS INSTRUMENTOS
ADMINISTRATIVOS PARA
ELABORACIN
PRESUPUESTO DELEGA
A HACIENDA Y
PLANIFICACION
Definen responsables
tcnicos Proyectan
Instructivos- Articula
Presupuesto con el POA
Definen Apertura
Programtica
INSTRUCTIVOS
ELABORADOS
ESTRUCTURA
PROGRAMATICA DEFINIDA
FIRMA DE
INSTRUCTIVOS PARA
LAS DIFERENTES
AREAS
ORGANIZACIONALES
INSTRUCTIVOS EMITIDOS
Y SOCIALIZADOS
ESTIMACION DE
RECURSOS -INGRESOS
CORRIENTES
DONACIONES
RECURSOS DE
COOPERACION
RECAUDACIONES
RECURSOS
CUANTIFICADOS
ELABORACION DEL
PRESUPUESTO DE
RECURSOS
PRESUPUESTO DE
RECURSOS ELABORADOS
GOBERNADOR (RA)
GOBERNADOR (RA)
SECRETARIA DEPARTAMENTAL
- PLANIFICACIN Y HACIENDA
FIN
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INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
INICIO
ESTRUCTURA
PROGRAMATICA
PROGRAMAS DE
GESTION
ADMINISTRATIVA
PROGRAMAS
ESPECIFICOS
SERVICIO A LA DEUDA
PREVISIONES
FINANCIERAS
NIVELES DE GASTOS
DEFINIRA TECHOS
PRESUPUESTARIOS POR AREA
ORGANIZACIONAL SERVICIOS
DEPARTAMENTALES
UNIDADES SECCIONALESSERVICIOS DEPARTAMENTALES
PROGRAMAS Y PROYECTOS
PREPARACION DEL
PRESUPUESTO DE GASTOS
PRESUPUESTO DE GASTO
ELABORADO POR AREA
FUNCIONAL O CENTRO DE
GESTOS
SECRETARIA DEPARTAMENTAL
HACIENDA
RESPONSABLES TECNICOS
PRESUPUESTO - SECRETARIAS
DEPARTAMENTALES UNIDADES
SECIONALES- SERVICIOS
DEPARTAMENTALES
PROGRAMAS Y PROYECTOS
ESTIMACION DEL
SERVICIO A LA DEUDA
-
CUADRO DE SERVICIO A
LA DEUDA
ESTIMACION DE LOS
GASTOS POR COMPRA
DE BIENES
PROGRAMA ANUAL DE
CONTRATACIONES
DIRECCION DE ADMINISTRACION
ESTIMACION DE LOS
GASTOS DE SERVICIOS
PERSONALES
PARTIDA PRESUPUESTARIA
DE PERSONAL - GLOBAL
DIRECCION DE RECURSOS
HUMANOS
CONSOLIDACION DEL
GASTO
PRESUPUESTO DE GASTOS
CONSOLIDADO
DIRECCION DE FINANZAS
SECRETARIA
DEPARTAMENTAL DE
HACIENDA
FIN
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de
las
de
los
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INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
INFORME ELABORADO
PROYECTO DE PRESUPUESTO
REMITIDO AL GOBERNADOR
SECRETARIA DEPARTAMENTAL
HACIENDA PLANIFICACION E
INVERSIN
INICIO
PRESUPUESTOS DE
RECURSOS
PRESUPUESTOS DE
GASTOS
GOBERNADOR (RA)
REVISION, ANALIZA, OBSERVA,
SOLICITA AJUSTE
CONSIDERA OBSERVACIONES
AJUSTA PRESUPUESTO
ESTIMACION DE LOS
GASTOS DE SERVICIOS
PERSONALES
CONSIDERACION
PRESUPUESTO
PROYECTO DE
PRESUPUESTO AJUSTADO
PRESUPUESTO APROBADO
GOBERNADOR (RA)
ASAMBLEA
DEPARTAMENTAL
FIN
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Objetivo
4.
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2.
3.
4.
5.
6.
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Pgina 64 de 199
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Proceso
Resultado
Responsable
Inicio
Presupuesto Aprobado,
POA, Normas del
Sistema de Presupuesto,
Anlisis de Flujos de
Caja
Unidades
Ejecutoras
Rechaza
Secretaria Dptal.
de Planificacin
e Inversin
Rechaza
Revisa informe de anlisis de
consistencia, emite sugerencias remite
a consideracin del Gobernador
SecretariaDptal.
de Planificacin
e Inversinl
Acepta
Gobernador
Asamblea
Legislativa
Departamental
Presupuesto
reprogramado o
modificado
Direccin de
Finanzas
Fin
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Para
Ejecutar
programadas.
las
actividades
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SUBSISTEMAS
DE CONTRATACION DE BIENES
Y SERVICIOS
Comprende
el
conjunto,
de
funciones, actividades y procesos
administrativos para adquirir bienes,
contratar obras, servicios generales y
servicios de consultora.
DE MANEJO DE BIENES
Comprende
las
funciones,
actividades y procesos relativos al
manejo de bienes.
DE DISPOSICION DE BIENES
Comprende el conjunto de funciones,
actividades y procesos relativos a la
toma de decisiones sobre el destino
de los bienes de uso, de propiedad
del Gobierno Departamental, cuando
estos no son ni sern utilizados por la
institucin.
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Objetivo del Proceso.Asegurar el cumplimiento de las normas de control interno en las contrataciones
menores en el marco de transparencia, calidad y oportunidad.
Sus caractersticas son las siguientes:
-
2.
No requiere propuestas
No se sujetarn a plazos.
Los bienes y servicios contratados deben reunir condiciones de calidad para
cumplir con efectividad los fines para los que son requeridos.
Deben efectuarse considerando criterios de economa para la obtencin de los
mejores precios de mercado.
Deben efectuarse a travs de acciones inmediatas, agiles y oportunas.
3.
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4.
Pgina 77 de 199
Pgina 78 de 199
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Pgina 80 de 199
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2.
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6.
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Pgina 87 de 199
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INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
INICIO
RESOLUCIONES
ADMINISTRATIVAS DE
DELEGACION DEL
PROCESO
CONSIDERA ORDENAMIENTO
ORGANIZACIONAL Y DEFINE
LAS DELEGACIONES PARA L
MODALIDAD ANPE - Y,
SUSCRIPCION DE CONTRATOS
RESOLUCIONES
ADMINISTATIVAS DE
DELEGACIONES EMITIDAS
DIRECTOR ADMINISTRATIVO(A)
EJECUTIVOS SECCIONALES
DIRECTORES (as) DE SERVICIOS
DEPARTAMENTALES DIRECTORES(as)
APLICA ORDENAMIENTO
ORGANIZACIONAL
ELBORAN ESPECIFICACIONES
TECNICAS
VERIFICAN SALDO
PRESUPUESTARIO SOLICITITAN
CERTIFICACION
PRESUPUESTARIA
UNIDADES SOLICITANTES
REVISAN DOCUMENTACION
GESTIONAN CERTIFICCION
PRESUPUESTARIA
SOLICITAN AUTORIZACION DEL
PROCESO
UNIDADES ADMINISTRATIVAS
UNIDADES ADMINISTRATIVAS
ELABORA EL DEBC
REMITE AL RPA
PUBLICAN EL DBC EN EL
SICOES Y MESA DE PARTES
DBC APROBADO
RPA-MODALIDAD ANPE
UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Hoja 2
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2.
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Unidad Solicitante.
a) Elabora las Especificaciones Tcnicas o Trminos de Referencia segn
corresponda, define mtodo de seleccin y adjudicacin a ser utilizado en el
proceso de contratacin, verifica si tiene saldo presupuestario y estima precio
referencial.
b) Remite a la Unidad Administrativa toda la documentacin y solicita la
emisin de la certificacin presupuestaria.
2.
Unidad Administrativa.
a) Revisa que la documentacin remitida por la Unidad Solicitante
asegurndose que cumpla con todos los requisitos.
b) Gestiona la emisin de la Certificacin presupuestaria.
c) Remite toda la documentacin al RPC para la autorizacin del proceso.
3.
RPC.
a) Verifica si la contratacin est inscrita en el POA, en el PAC si cuenta con la
certificacin presupuestaria.
b) Instruye la elaboracin del DBC a la Unidad Administrativa.
4.
Unidad Administrativa
a) Elabora el Documento Base de Contratacin, incorporando Trminos de
Referencia o Especificaciones Tcnicas, mtodo de seleccin y adjudicacin
elaborado por la Unidad Solicitante.
b) Remite el DBC al RPC para su aprobacin.
5.
RPC.
a) Aprueba el DBC y autoriza el inicio del proceso de contratacin.
b) Instruye a la Unidad Administrativa realizar la publicacin del DBC en el
SICOES y la Convocatoria en la Mesa de Partes. (pudiendo publicar la misma
tambin en medios de comunicacin alternativos de carcter pblico, en
caso de considerarlo necesario).
6.
Unidad Administrativa.
a) Publica la convocatoria y el DBC en el SICOES y la convocatoria en la Mesa
de Partes.
b) En concordancia con el cronograma de plazos establecidos en el DBC realiza
las actividades administrativas previas opcionales a la presentacin de
propuestas, en coordinacin con la Unidad Solicitante: Consultas escritas,
Reunin Informativa de Aclaracin; Inspeccin Previa (cuando corresponda).
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RPC
a) Solicita a la Unidad Jurdica la elaboracin de la Resolucin Administrativa de
Aprobacin del DBC con enmiendas (si existiera).
8.
Unidad Jurdica.
a) Elabora la Resolucin Administrativa del DBC con enmiendas
9.
RPC
a)
10.
Comisin de Calificacin.
a) En acto pblico realiza apertura de sobres y lectura de precios ofertados.
b) Realiza anlisis y evaluacin de los documentos tcnicos y administrativos de
las propuestas en el lugar, fecha y hora establecidos en el cronograma.
c) Evala en sesin reservada y continua, las propuestas tcnicas y econmicas
presentadas. Podr convocar a todos los proponentes para la aclaracin
sobre el contenido de una o ms propuestas cuando lo considere pertinente,
sin que ello modifique la propuesta tcnica o econmica.
d) Elabora el Informe de Evaluacin y recomendacin de adjudicacin o
declaratoria desierta para su remisin al RPC.
11.
RPC
a) Revisa y aprueba el Informe emitido por la Comisin de Calificacin y sus
recomendaciones, o solicita su complementacin o sustentacin.
b) Adjudica o Declara Desierta la contratacin de bienes y servicios mediante
Resolucin expresa.
c) Solicita a la Unidad Jurdica elaborar la Resolucin Administrativa de
Adjudicacin o Declaratoria Desierta.
12.
Unidad Jurdica.
a)
Elabora la Resolucin Administrativa de Adjudicacin o Resolucin de
Declaratoria Desierta.
b)
Remite la Resolucin al RPC.
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RPC
a)
b)
14.
Unidad Administrativa
a)
b)
15.
Unidad Jurdica
a) Realiza la verificacin legal de los documentos presentados por el
proponente adjudicado.
b) Elabora, y firma el Contrato.
16.
MAE
a) Designa al Responsable de Recepcin o a los integrantes de la Comisin de
Recepcin, pudiendo delegar est funcin al RPC o a la Autoridad
Responsable de la Unidad Solicitante.
b) En caso de formalizarse el proceso de contratacin a travs de Contrato, lo
suscribe la MAE, pudiendo delegar est funcin con Resolucin
Administrativa, motivada y pblica
17.
Comisin de Recepcin.
a) Efecta Recepcin de los bienes y servicios
b) Elabora y firma Acta de Recepcin y/o Informe de Conformidad o
Disconformidad, cuando corresponda.
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INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
Elabora
Especificaciones
Tcnicas Verifica saldo
Presupuestario
Solicitud Elaborada
Unidad Solicitante
Solicitud de
Contratacin
Revisa Documentacin
Gestiona Certificacin
Presupuestaria
Inicio
Legajo de
Solicitud
Instructivo
Emitido
DBC
Instructivo
Emitido
Verifica inscripcin en el
POA y PAC y la
Certificacin
Presupuestaria
Instruye elaboracin del
DBC
Unidad Administrativa
Verificacin Realizada
Instructivo Emitido
RPC
DBC Elaborado
Unidad Administrativa
Aprueba DBC
Instruye Publicacin
Verificacin Realizada
Instructivo Emitido
RPC
Publica Convocatoria
Realiza consultas
Reunin Informativa
Convocatoria
Publicada
Unidad Administrativa
A la Hoja 2
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INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
De la Hoja 1
DBC
Solicitud de
elaboracin
Resolucin
Administrativa
Designaciones
Informe de
Recomendacin
Solicita elaboracin
Resolucin
Administrativa DBC
RPC
Elabora Resolucin
Administrativa con
DBC si correspondiera
Resolucin
Administrativa de
aprobacin DBC
Designa Responsable
Comisin de
Calificacin
Designaciones Emitidas
Realiza apertura de
sobres
Anlisis y Evaluacin
de los documentos
tcnicos y
administrativo
Evala propuestas
Elabora Informe de
Recomendacin
Revisa aprueba/rechaza
Informe. Adjudica o Declara
desierta contratacin
Informe de
Recomendacin
Rechaza Solicita
Enmiendas Declara
Desierta Solicita
Resolucin
Administrativa de
Declaratoria Desierta
Unidad Jurdica
RPC
Comisin de
Calificacin
RPC
Aprueba Adjudica y
solicita Resolucin
Administrativa de
Adjudicacin
A la Hoja 3
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INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
De la hoja 2
Elabora Resolucin
Administrativa de
Adjudicacin o de
Declaratoria Desierta
Resolucin
Administrativa de
Adjudicacin o de
Declaratoria Desierta
Unidad Jurdica
Resolucin
Administrativaa
Firma Resolucin
Instruye su notificacin
- Publicacin SICOES y
Mesa de Partes
Resolucin validada
Instruccin Emitida
RPC
Resolucin
Administrativa Firmada
Publicacin Efectuadas
Unidad Administrativa
Documentacin
presentada por
el proponentes
Realiza la verificacin
legal de los
documentos
Elabora y firma
contrato
Contrato Firmado
Unidad Jurdica
Designacin de la
Comisin de Recepcin
Acta de Recepcin
Conformidad /
Disconformidad
Comisin de Recepcin
Informe de
Adjudicacin
Carpeta del
Proceso de
Contratacin
Carpeta del
Proceso de
Contratacin
Designa Responsable
de Recepcin o la
Comisin de
Recepcin
Efectua Recepcion de
bienes y/o servicios
Elabora Acta de
Recepcin
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Una vez formalizada la contratacin directa dentro de cada una de las modalidades
descritas, la informacin de la contratacin ser presentada a la Contralora
General del Estado y registrada en el SICOES.
2.
Bienes con Tarifas nicas Reguladas por el Estado: Gasolina, Diesel, Gas Licuado
Energa Elctrica, Agua y otros de naturaleza anloga
Televisiva, radial, escrita u otros medios de difusin, excepto agencias de
publicidad.
Arrendamiento de inmuebles par Oficinas Previo Certificado de inexistencia
emitido por el SENAPE.
Suscripcin de medios de comunicacin Escrita o electrnica (Diarios, Revistas
y Publicaciones Especializadas)
Contratacin Directa de repuestos del proveedor (Cuando se requiera preservar
la garanta y calidad del equipo y/o maquinaria).
Artistas locales y otros servicios relacionados con eventos de promocin cultural,
efemrides y actos conmemorativos.
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Bienes con Tarifas nicas Reguladas por el Estado: Gasolina, Diesel, Gas Licuado.
1. Las unidades solicitantes claramente definidas del Nivel Central, Territorial (Unidades
Seccionales), y Desconcentrado que por su naturaleza y fines requieran la contratacin
de bienes con tarifas nicas aplican proceso de contratacin dentro de esta modalidad
y:
a) Elaboran las especificaciones tcnicas, justificando las causales de contratacin
directa de bienes y servicios.
b) Verifican inscripcin en el POA y PAC (cuando corresponda).
c) Requieren Certificacin Presupuestaria.
2. Las Unidades Administrativas (Responsables Administrativos con jerarqua definida segn
su ordenamiento organizacional), del Nivel Central, Territorial (Unidades Seccionales), y
Desconcentrado, aplican proceso de contratacin dentro de esta modalidad y:
a) Revisan que la documentacin remitida por la Unidad Solicitante cumpla con
todos los requisitos para la autorizacin del inicio del proceso de contratacin y
emite certificacin presupuestaria.
b) Remite la documentacin al RPA, para la verificacin y autorizacin
correspondiente del proceso.
3. El RPA, designado expresamente travs de Resolucin Administrativa emitida por el
Seor Gobernador (ra) del Departamento del Nivel Central, Territorial,
Desconcentrado, que por su naturaleza y fines necesiten ejecutar procesos de
contratacin Directa de bienes con tarifas reguladas por el estado procedern a:
a) Verificar que la documentacin tenga registro en el POA y PAC segn
corresponda,
b) Autorizar el inicio del proceso de contratacin.
4. Las Unidades Administrativas (Responsables Administrativos con jerarqua definida segn
su ordenamiento organizacional), del Nivel Central, Territorial (Unidades Seccionales), y
Desconcentrado aplican proceso de contratacin dentro de esta modalidad y:
a) Seleccionan de acuerdo a las especificaciones tcnicas a un proveedor que
pueda realizar la prestacin de los bienes con tarifas reguladas por el Estado.
b) Emiten informe de recomendacin de contratacin dentro de la modalidad de
contratacin directa y remite al RPA.
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1. Las unidades solicitantes claramente definidas del Nivel Central, Territorial (Unidades
Seccionales), y Desconcentrado que hayan procedido a la adquisicin de
maquinaria y equipo y que se necesite considerar la garanta y calidad de equipo
aplican proceso de contratacin dentro de esta modalidad proceden:
a) Elaborar la solicitud de contratacin directa de repuestos de la empresa a la
cual se le adjudic el equipo y/o maquinaria que necesita mantenimiento
correctivo con el fin de preservar la garanta y calidad del equipo, para lo
cual deber contar con la justificacin tcnica, precio referencial para la
contratacin.
b) Verificar inscripcin en el POA y PAC (cuando corresponda)
c) Requerir Certificacin Presupuestaria.
2. Las Unidades Administrativas (Responsables Administrativos con jerarqua definida
segn su ordenamiento organizacional), del Nivel Central, Territorial (Unidades
Seccionales), y Desconcentrado proceden a:
a) Revisar que la documentacin remitida por la Unidad Solicitante cumpla
con todos los requisitos para la autorizacin del inicio del proceso de
contratacin y emite certificacin presupuestaria.
b) Remitir la documentacin al RPA, para la verificacin y autorizacin
correspondiente del proceso.
3. El RPA, designado expresamente travs de Resolucin Administrativa emitida por
el Seor Gobernador (ra) del Departamento del Nivel Central, Territorial,
Desconcentrado procede:
a) Verificar que la solicitud de contratacin este inscrita en el PAC, POA y
cuente con certificacin presupuestaria.
b) Autorizar el inicio del proceso de contratacin.
INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
Elabora
Especificaciones
Tcnicas -Verifican
inscripcin POA PAC
Requiere Certificacin
Presupuestaria
Formulario de
Solicitud
Unidad Solicitante
Revisan
Documentacin
Emite Certificacin
Presupuestaria
Legajo de
Contratacin
Unidad Administrativa
Nivel Central Territorial
- Desconcentrado
Inicio
POA DATOS
HISTORICOS DE
CONSUMO
Solicitud de
Contratacin
Informe de
Recomendacin
Verificacin registro
POA -PAC
Autoriza inicio de
proceso de
contratacion
Proceso de
Contratacin
Autorizado
Seleccionan proveedor
Emite Informe de
Recomendacion
Informe de
Recomendacin
Unidad Administrativa
Nivel Central Territorial
- Desconcentrado
Revisa Informe
Adjudica
Contratacin
Adjudicada
Emite Orden de
Servicio o Contrato
Designa Responsable
o Comisin de
Recepcin
Documentos
administrativos
generados Comisin
designada
A la Hoja 2
INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
De la Hoja 1
Legajo de
Contratacin
Legajo de
Contratacin
Procede a la
recepcin de Bienes
y/o Servicios Emite
Informe de
Conformidad/Acta de
Recepcin
Aplican proceso de
contratacin
Custodian legajo
Informe de
Conformidad y/o Acta
de Recepcin
Contratacin
efectuada
Responsable/Comisin
de Recepcin
Unidad Administrativa
Nivel Central Territorial
- Desconcentrado
INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
Inicio
POA DATOS
HISTORICOS DE
CONSUMO
Emiten Informe de
Justificacin
Informe de
Justificacion
Revisan
Documentacin
Emite Certificacin
Presupuestaria
Autoriza inicio de
proceso de
contratacin
Legajo de
Documentacin
Legajo de
Documentacin
Aplican Gasto
Emiten Nota de
Solicitud de Pago Adjuntan Factura
Conforma Archivo
Establecen Lmites de
Gasto
Registran Consumo
Alimentan Informacin
de Gastos
Unidad Solicitante
Legajo de
Contratacin
Unidad Administrativa
Nivel Central Territorial
- Desconcentrado
Proceso de
Contratacin
Autorizado
Unidad Administrativa
Nivel Central Territorial
- Desconcentrado
Informacin de
Consumo y Gatos
Histrico para el POA
Unidad Administrativa
Nivel Central Territorial
- Desconcentrado
INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
Inicio
POA PAC
Emiten Solicitud
Adjuntan Informe de
Justificacin
Informe de
Justificacion
Revisan
Documentacin
Emite Certificacin
Presupuestaria
Autoriza inicio de
proceso de
contratacin
Legajo de
Documentacin
Legajo de
Documentacin
Emite Orden de
Compra Orden de
Servicio Contrato
segn corresponda
Unidad Solicitante
Legajo de
Contratacin
Unidad Administrativa
Nivel Central Territorial
- Desconcentrado
Proceso de
Contratacin
Autorizado
Proceso de
Contratacin Ejecutado
Unidad Administrativa
Nivel Central Territorial
- Desconcentrado
Contratacin
expresamente
formalizado
Puesto Delegado
Unidad Central
Territorial
Desconcentrado
A la Hoja 2
INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
De la Hoja 1
Legajo de
Contratacin
Legajo de
Contratacin
Procede a la
recepcin de Bienes
y/o Servicios Emite
Informe de
Conformidad/Acta de
Recepcin
Aplican proceso de
contratacin
Custodian legajo
Informe de
Conformidad y/o Acta
de Recepcin
Contratacin
efectuada
Responsable/Comisin
de Recepcin
Unidad Administrativa
Nivel Central Territorial
- Desconcentrado
INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
Inicio
POA PAC
Informe de
Justificacion
Emiten Solicitud
Adjuntan Informe de
Justificacin
Revisan
Documentacin
Gestionan Certificacin
del SENAPE
Verifican inscripcin en
el PA -PAC
Verifican Certificacin
Presupuestaria
Autorizan Inicio del
proceso de
contratacin
Legajo de
Documentacin
Legajo de
Documentacin
Procesa Contrato
Unidad Solicitante
Certificacin del
SENAPE
Unidad Administrativa
Nivel Central Territorial
- Desconcentrado
Proceso de
Contratacin
Autorizado
Proceso de
Contratacin Ejecutado
Unidad Administrativa
Nivel Central Territorial
- Desconcentrado
Contratacin
expresamente
formalizado
Puesto Delegado
Unidad Central
Territorial
Desconcentrado
A la Hoja 2
INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
De la Hoja 1
Legajo de
Contratacin
Aplican Gasto
Emiten nota de
Solicitud de Pago
Adjunta Factura
Conforman archivo
de pagos
Estiman Gasto
Custodian
Documentacin
Unidad Administrativa
Nivel Central Territorial
- Desconcentrado
INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
Inicio
POA
Informe de
Justificacion
Emiten Solicitud
Adjuntan Informe de
Justificacin
Formaliza la
contratacin directa de
medios de
comunicacin
Unidad Solicitante
Proceso de
Contratacin
formalizado
Unidad Administrativa
Nivel Central Territorial
- Desconcentrado
Proceso
Terminado
INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
Inicio
Legajo de
Contratacin de
Maquinaria y
Equipo POA PAC
Informe de
Justificacion
Emiten Solicitud de
contratacin de
repuestos a la empresa
adjudicada Adjuntan
Informe de Justificacin
Legajo de
Documentacin
Procesan - Informe de
Recomendacin
Cursa Invitacin
Directa Adjudica la
Contratacin
Unidad Administrativa
Nivel Central Territorial
- Desconcentrado
Revisan
Documentacin
Verifican inscripcin en
el PA -PAC
Verifican Certificacin
Presupuestaria
Autorizan Inicio del
proceso de
contratacin
Legajo de
Documentacin
Solicitud Procesada
Informe de Justificacin
elaborado
Proceso de
Contratacin
Autorizado
Informe de
Recomendacin para
la contratacin directa
Unidad Administrativa
Nivel Central Territorial
- Desconcentrado
Proceso adjudicado
A la Hoja 2
INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
De la Hoja 1
Legajo de
Documentacin
Legajo de
Documentacin
Emite Orden de
Compra Orden de
Servicio Contrato
Designa Responsable
de Contratacin
Comisin de
Recepcin
Registran y Archiva
Documentacin del
Proceso de
Contratacin Directa
Contratacin
expresamente
formalizado
Legajo en Archivo
Definitivo
Puesto Delegado
Unidad Central
Territorial
Desconcentrado
Unidad Administrativa
Nivel Central Territorial
- Desconcentrado
Proceso Terminado
PROCESO DE CONTRATACIONES DIRECTAS Artistas Locales y Otros Servicios relacionados con eventos
de promocin efemrides y actos conmemorativos
INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
Inicio
POA - PAC
Informe de
Justificacion
Legajo de
Documentacin
Legajo de
Documentacin
Legajo de
Documentacin
Emiten Solicitud de
artistas, locales y otros
servicios Verifican
Certificacin
Presupuestaria
Solicitud Procesada
Informe de Justificacin
elaborado
Revisan
Documentacin
Verifican inscripcin en
el PA -PAC
Verifican Certificacin
Presupuestaria
Autorizan Inicio del
proceso de
contratacin
Procesan - Informe de
Recomendacin
Emite Orden de
Compra Orden de
Servicio Contrato
Designa Responsable o
Comisin de
Recepcin
Unidad Administrativa
Nivel Central Territorial
- Desconcentrado
Proceso de
Contratacin
Autorizado
Informe de
Recomendacin para
la contratacin directa
Unidad Administrativa
Nivel Central Territorial
- Desconcentrado
A la Hoja 2
INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
De la Hoja 2
Legajo de
Documentacin
Procesan Informe de
Conformidad Acta
de Recepcin
Contratacin Ejecutada
Responsable de
Comisin - Comisin de
Recepcin
Proceso
Terminado
1. Consideraciones Generales.Corresponde establecer que dentro del cumplimiento de las Normas Bsicas del Sistema
de Administracin de Bienes y Servicios el Subsistema de Disposicin de Bienes de la
Gobernacin del Departamento de Tarija tiene los siguientes objetivos:
a)
b)
c)
d)
la
revisin
anlisis
de
El Gobernador (ra) del Departamento una vez aprobado el POA remite carpeta
de antecedentes a la Direccin Jurdica para la emisin de la Resolucin
Administrativa de Disposicin Definitiva.
6. Direccin Jurdica; Elabora resolucin sobre disposiciones de Bienes. Misma que deber
incluir el mximo detalle sobre los antecedentes, los propsitos y las condiciones
relativas al bien o bienes a ser dispuestos.
7.
8.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
Determinan la
necesidad de
disposiciones de
materiales de
almacenes
Informe Preliminar de
Necesidades
Responsable de
Almacenes Unidad
Central Territorial Desconcentrada
Observan
Complementan Aprueba -
Informe Procesado
Unidad Administrativa
Nivel Central Territorial
- Desconcentrado
Informe de
Recomendacin Aprobado
Secretaria
Departamental de
Hacienda - Direccin
de Administracin
Resolucin
Administrativa de
Disposicin
Direccin Jurdica
Inicio
Normas SABS
Subsistema
Disposicin de
Bienes
Informe Resp.
Almacenes
Legajo de
Documentcin
Legajo de
Documentacin
Aprueba
Complementa Informe
Solicita Resolucin
Administrativa
Legajo de
Documentacin
Rechaza Aprueba
Solicita Informacin
Complementaria o
Instruye Archivo
Gobernador (a) del
Departamento
Firma Resolucin
Administrativa de
Disposicin de Bienes
A la Hoja 2
INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
Determinan la
necesidad de
disposiciones de
materiales de
almacenes
Informe Preliminar de
Necesidades
Responsable de
Almacenes Unidad
Central Territorial Desconcentrada
Observan
Complementan Aprueba -
Informe Procesado
Unidad Administrativa
Nivel Central Territorial
- Desconcentrado
Informe de
Recomendacin Aprobado
Secretaria
Departamental de
Hacienda - Direccin
de Administracin
Resolucin
Administrativa de
Disposicin
Direccin Jurdica
Inicio
Normas SABS
Subsistema
Disposicin de
Bienes
Informe Resp.
Almacenes
Legajo de
Documentcin
Legajo de
Documentacin
Aprueba
Complementa Informe
Solicita Resolucin
Administrativa
Legajo de
Documentacin
Rechaza Aprueba
Solicita Informacin
Complementaria o
Instruye Archivo
Gobernador (a) del
Departamento
Firma Resolucin
Administrativa de
Disposicin de Bienes
A la Hoja 2
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
Determinan la
necesidad de
disposiciones de por
inutilizacin obsolescencia
Informe Preliminar de
Necesidades
Responsable de Activos
Fijos Unidad Central
Territorial Desconcentrada
Observan
Complementan Aprueba -
Informe Procesado
Unidad Administrativa
Nivel Central Territorial
- Desconcentrado
Informe de
Recomendacin Aprobado
Secretaria
Departamental de
Hacienda - Direccin
de Administracin
Resolucin
Administrativa de
Disposicin
Direccin Jurdica
Inicio
Normas SABS
Subsistema
Disposicin de
Bienes
Informe Resp.
Activos Fijos
Legajo de
Documentcin
Legajo de
Documentacin
Aprueba
Complementa Informe
Solicita Resolucin
Administrativa
Legajo de
Documentacin
Rechaza Aprueba
Solicita Informacin
Complementaria o
Instruye Archivo
Gobernador (a) del
Departamento
Firma Resolucin
Administrativa de
Disposicin de Bienes
A la Hoja 2
INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
De la Hoja 1
Legajo de
Documentacion
Instruye aplicar
Resolucin
Administrativa de Baja
de Bienes
Legajo de
Documentacin
Actualiza listados de
Activos Fijos
Disposicion Aplicada
Legajo de
Documentacin
Resolucin
Administrativa
Aplican Resolucion
Disposicion Ejecutada
Legajo de
Documentacin
Resolucin
Administrativa
Instruye Archivo
Disposicin
Completada
Secretaria
Departamental de
Hacienda
Responsable de Activos
Fijos Unidad Central
Territorial Desconcentrada
Unidades
Administrativas Central
Territorial Desconcentradas
Secretaria
Departamental de
Hacienda
Proceso Terminado
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
Inicio
Normas SABS
Subsistema
Disposicin de
Bienes
Informe
Direccin de
Administracin
Determinan la
necesidad de
desmantelamiento de
edificaciones
Gestiona Informe
Tcnico de Bienes
Informe Tcnico Obras
Pblicas- Consolida en
Informe Final de
Disposicin
Legajo de
Documentcin
Informe Tcnico
Direccin de
Administracin
Informe de
Recomendacin
Secretaria
Departamental de
Haciendaa
Solicita Informacin
Complementaria
Rechaza Aprueba
Aprueba y solicita
Resolucin
Administrativa de
Disposicin de Bienes
Legajo de
Documentacin
Instruye Ampliar
Informacin y/ Archivo
Legajo
Rechaza Aprueba
Instruye se procese
Resolucin
Administrativa
Secretaria
Departamental de
Hacienda - Direccin
de Administracin
A la Hoja 2
INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
De la Hoja 1
Legajo de
Documentacion
Legajo de
Documentacin
Firma Resolucin de
Aplicacin
Legajo de
Documentacin
Resolucin
Administrativa
Direccin Jurdica
Disposicion Aplicada
Disposicion Ejecutada
Secretaria
Departamental de
Hacienda
Proceso Terminado
SISTEMA DE TESORERIA
SUBSISTEMAS
Recaudacin de Recursos.
Administracin de Recursos.
1. Objetivo.
Determinar procesos uniformes que permitan el cumplimiento del marco legal
previsto dentro de las Normas Bsicas del Sistema de Tesorera relacionadas
con la Administracin de Recursos.
2. Niveles de Responsabilidad.
Nivel Mximo Responsable del rea de Administracin y Finanzas.
3. Reportes de Informacin.
-
4. Perodo de Ejecucin.
Los niveles mximos responsables de Tesorera incorporarn en el Manual de
Funciones la frecuencia de emisin de los reportes.
La informacin se alimenta en forma diaria al sistema contable de la Gobierno
Autnomo Departamental de Tarija.
Documentacin Interna:
-
INSUMOS
EXTERNOS:
Estados de Cuenta
(Bancos)
Cartas: Min. Economa
y Finanzas Pblicas,
SIN, Min. Hidrocarburos
y Energa, Emp.
Petroleras, otras.
INTERNOS:
Informes de Ingresos:
Adm. Central,
Ventanilla nica
Unidades Seccionales
Unid. Desconcentradas
Planes y Programas.
Doctos. Ext/Int.
Proyecc./Programacin
de Ingresos
Plan de cuentas
contable
Plan de cuentas
Presupuestario
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
INICIO
Determina la partida
presupuestaria correspondiente
al presupuesto de ingresos y
efecta el registro de la
ejecucin presupuestaria de
ingresos.
Documentos
recibidos
Estado del
cumplimiento de la
Programacin de
Ingresos
Comprobante
registrado en el
sistema de
contabilidad
Comprobante
registrado en el
sistema
presupuestario
Direccin Finanzas(o
similar)
Programacin Financiera
Contabilidad
Presupuestos
1. Objetivo.
Determinar procesos uniformes que permitan el cumplimiento del marco legal
previsto dentro de las Normas Bsicas del Sistema de Tesorera relacionadas
con la Administracin de Egresos.
-
Niveles de Responsabilidad.
Secretara Departamental de Hacienda.
Reportes de Informacin.
-
Perodo de Ejecucin
La frecuencia de emisin de Informes Ejecutivos se establecer en el
correspondiente Manual de Funciones.
La informacin se alimenta en forma diaria al sistema contable
Contabilidad
registra
contablemente
la
operacin,
imprime
Comprobante de Egreso e Imprime Cheque al Proveedor Adjudicado. Si
existe relacin con un Ttulo y Valor y remite mediante Circular Interna una
copia a la reparticin responsable de su control.
7. Presupuesto afecta el momento presupuestario del pago.
8. Direccin de Finanzas revisa Comprobante de Egreso firma Comprobante
y cheque.
9. Secretaria Departamental de Hacienda o su similar, revisa legajo,
aprueba firma Comprobante de Contabilidad y Cheque.
10. Caja, entrega cheque al proveedor, recaba firma de conformidad y
remite legajo al rea de archivo.
11. Archivo recibe legajo (Comprobante de Contabilidad Documentacin
del Proceso) realiza foliado y archiva.
1.
Objetivo.
Determinar procesos uniformes que permitan el cumplimiento del marco legal
previsto dentro de las Normas Bsicas del Sistema de Tesorera relacionadas
con el manejo de Ttulos y valores.
2.
Niveles de Responsabilidad.
Secretaria Departamental de Hacienda.
Direccin de Finanzas
Unidades Administrativas
3.
Reportes de Informacin
Informes Ejecutivos sobre el estado de los ttulos y valores Gobierno Autnomo
Departamental de Tarija por reas, perodo de validez y cumplimiento.
4.
Perodo de Ejecucin.
La Direccin Financiera establecer un Cronograma que facilite el control y
validez de los Ttulos y Valores de la Gobierno Autnomo Departamental de
Tarija.
Descripcin del Proceso de Custodia de Ttulos y Valores.1. La Secretara de Hacienda, a travs de la Direccin de Finanzas asignarn por
escrito a los puestos responsables de la custodia y administracin de los Ttulos y
Valores al interior de las diferentes reas organizacionales (Secretarias,
Unidades Seccionales, Direcciones, Unidades Desconcentradas, Programas y
Proyectos).
2. Direccin de Finanzas a travs de sus instancias operativas elabora Programa
de Control de Ttulos y Valores incorporando: reas responsables, tipo de
valore, responsable, perodo de renovacin, cumplimientos, vencimientos, etc.
3. Las reas organizacionales encargadas de Ttulos y Valores, remiten a la
Direccin Financiera en forma mensual, Reporte Ejecutivo actualizado que
refleje altas, bajas y modificaciones de los Ttulos y Valores.
Las fechas de vencimiento de Plizas o Boletas de Garanta de Seriedad de
Propuesta de los procesos tramitados, Garanta de Cumplimiento de Contratos
y de Correcta Inversin de Anticipo requieren un atento y especial cuidado por
sus plazos de vencimiento; por la cual, estas deben estar sustentadas por un
software.
4. Direccin de Finanzas recibe los Reportes Ejecutivos y remite a Contabilidad
para conciliacin de estados y resguardo respectivo.
5. Contabilidad efecta conciliacin de Reportes Ejecutivos afecta el registro
contable y remite a archivo.
6. Archivo, registra ingreso efecta foliado y archiva en forma cronolgica y
clasificada.
SISTEMA DE CREDITO
Insumos Administrativos
-
Insumos Operativos.
-
Reportes de Informacin
-
Consideraciones Especiales.
Las condiciones establecidas por las Polticas Crediticias
tales como lmite de endeudamiento y otras, estn descritas
en el Reglamento Especfico del Sistema Crdito Pblico.
de
Programa
de
Requerimiento
de
Insumos Administrativos
-
Insumos Operativos.
-
Reportes de Informacin
Informacin Tcnica, financiera y legal que sustenta los
procesos del Sistema de Crdito del Gobierno Autnomo
Departamental de Tarija.
3.
4.
5.
6.
ii.
SUBSISTEMAS
REGISTRO PRESUPUESTARIO
Registra
las
transacciones
con
incidencia econmica y financiera,
est integrada con los mdulos
Patrimonial y Tesorera en los distintos
momentos del registro
REGISTRO PATRIMONIAL
Contabiliza las transacciones que
afectan a los Activos, Pasivos,
Patrimonio y Resultados Econmicos,
integradas con los modelos de
Presupuesto y Tesorera.
REGISTRO DE TESORERIA
Registra las transacciones de efectivo
equivalente a travs de caja general
o cuentas bancarias.
Directrices Presupuestarias
Clasificadores Presupuestarios
Catalogo nico de Cuentas
Matrices de Conversin
Tablas de Sistema
Registros Presupuestarios
INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
INICIO
Presupuesto
Departamental
Aprobado
Presupuesto
Sistematizado y en
Lnea
Ejecutan Presupuesto
Registran la transaccin
Generan documentacion
Archivan documentacion
de respaldo
Emite Resolucin
Administrativa de
Delegacin para la
ejecucin del gasto -
Ingresa
Gasto Corriente
Gasto de Inversin
Emite
Certificaciones
Presupuestarias
Registran
Preventivos
Secretaria Departamental
de Hacienda
Direcciones Administrativas
Responsables
expresamente delegados
dentro del Nivel Central,
Desconcentrado y
Territorial
Presupuesto
Autorizado
Direcciones
Administrativas
Direcciones
Administativas
INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
Viene de la
pgina 1
Emiten Ordenes de
Transferencia
Cancelan obligaciones
Emiten Cheques
Direcciones
administrativas
Documentos Archivaados
Direcciones Administrativas
Registro de operaciones
Emisin de Estados Financieros Bsicos
Emisin de Estados Financieros Complementarios
Anlisis de resultados de gestin
Emisin de reportes de contabilidad
OBJETIVO ESPECIFICO
Contabilizar las transacciones que afectan los activos, pasivos, patrimonio y resultados
econmicos integrados con los mdulos de presupuesto y tesorera.
DESARROLLO DEL PROCESO
1. Secretaria Departamental de Hacienda a travs de sus unidades operativas articula
las operaciones del gasto presupuestario consulta certificacin presupuestaria y
afecta el modulo de contabilidad.
2. El rea administrativa de la unidad ejecutora identificada procesa documentos
respaldatorios con terceros y concluye con el acta de conformidad.
3. Secretaria Departamental de Hacienda a travs de sus unidades operativas realiza el
registro dentro del sistema el compromiso de pago y registro de la orden de pago
segn documentacin.
4. Secretaria Departamental de Hacienda a travs de sus unidades operativas, realiza el
registro de pago, verifica el comprometido, emite Comprobante de Contabilidad,
valida la informacin en Legajo Contable e instruye archivo.
REGISTRO DE OPERACIONES
INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
INICIO
Afecta el Modulo de
Contabilidad
Secretaria Departamental
de Hacienda
Modulo de Contabilidad
Revisa documentos de
respaldo de la
Transaccin
Acta de Conformidad
Registra compromiso de
pago Registro de Pago
Registra Pago
Verifica Comprometido
Unidad Ejecutora
Secretaria Departamental
de Hacienda
Comprobante de
Contabilidad Emitido
Secretaria Departamental
de Hacienda
INSUMOS
PROCESO
RESULTADOS
RESPONSABLE
INICIO
Instructivos de Cierre
Arqueos y
Conciliaciones
Elaboradas
Estados Financieros
Determinacin de Fechas
de Corte para arqueos de
caja Conciliaciones
bancarias
Secretaria Departamental
de Hacienda - Direccin
de Finanzas
Arqueos y Conciliaciones
Emitidas
Tesorera
Recibe documentacin de
conciliacin bancarias y
arqueos de caja
Afecta sistema Realiza
asientos de ajustes segn
corresponda
Emite Estados Financieros
Estados Financieros
Emitidos
Contabilidad
Considera modificaciones
Registra en el Sistema
Emite Informes de
Ejecuciones
Presupuestarias
Informes de Ejecuciones
Presupuestarios Emitidos
Presupuesto
OBJETIVO ESPECIFICO
Analizar la informacin de los resultados del ejercicio contable.
DESARROLLO DEL PROCESO
1. Direccin de Finanzas:
1. Analiza resultados de gestin en base a estados financieros bsicos y
complementarios.
2. Emite informe de anlisis de resultados de gestin. Considera alternativa
3. Remite informe de anlisis de resultados de gestin
2. Secretara Departamental de Hacienda, considera informe de anlisis de resultados
de gestin.
Direccin de Finanzas:
1. Emite instruccin de requerimiento de determinado reporte de contabilidad a solicitud
de instancia superior o para efectos de seguimiento y anlisis de informacin.
2. Remite el mismo a la Unidad de Contabilidad, estableciendo plazo de cumplimiento y
tipo de reporte requerido.
Contabilidad:
1. Ingresa al sistema de software contable disponible y registra parmetros solicitados por
el sistema de acuerdo al tipo de reporte solicitado.
2. Emite el reporte, pidindose:
I.
Libro diario
II.
Libro mayor
III.
Libreta conciliacin bancaria
IV.
Libros IVA
V.
Listado de facturas
VI.
Estados financieros
- Balance de comprobacin
- Hojas Mayores de trabajo
- Balance general
- Estado de resultados
- Saldo de cuentas
VII.
Ejecucin presupuestaria
VIII.
Flujo de efectivo
3. Remite documento requerido a la Direccin de Finanzas.
4. Direccin de Finanzas, analiza documento y aprueba para remisin o utilizacin del
mismo.
Instrucciones de Direccin
Conciliaciones bancarias
Arqueos de Caja
Informes de recaudaciones
Registros Contables
Registros Presupuestarios
Tesorera:
1. Verifica saldos de cuentas corrientes bancarias y otros y emite conciliacin.
2. Realiza registro contable - presupuestario de ingresos de acuerdo a los descritos
anteriormente y otros, emite comprobante.
rea Organizacional.
rea Funcional
Atribuciones.
Autoridad Funcional.
Autoridad Lineal
Desconcentracin.
Estructura Organizacional
Conjunto
de
reas
y unidades
organizacionales
interrelacionadas entre s, a travs de canales de
comunicacin, instancias de coordinacin interna y
procesos establecidos por la Gobernacin para cumplir
con sus objetivos estratgicos y operativos.
Proceso
Conjunto
de
procedimientos
u
operaciones
secuencialmente dispuestas que se ejecutan para alcanzar
los objetivos estratgicos y operativos de una entidad
pblica.
Procedimiento.
Tarea.
Relacionamiento Interinstitucional.