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Manual de Procesos y Procedimientos del

Sistema de Administracin de Bienes y Servicios


Estado Plurinacional
de Bolivia

Aprobado mediante: Resolucin Ministerial N 220 de 09 de junio de 2014

INTRODUCCIN
GENERALIDADES
El Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (SABS), es el conjunto de
normas de carcter jurdico, tcnico y administrativo que regula la contratacin
de bienes y servicios, el manejo y disposicin de bienes de las entidades
pblicas, en forma interrelacionada con los sistemas establecidos en la Ley 1178
de 20 de julio de 1990, de Administracin y Control Gubernamentales
Est compuesto por los siguientes subsistemas:
a) Subsistema de Contratacin de Bienes y Servicios
b) Subsistema de Manejo de Bienes
c) Subsistema de Disposicin de Bienes
Las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios
(NBSABS), los instrumentos elaborados por el rgano Rector y los reglamentos,
manuales e instrumentos internos elaborados y aprobados por el Ministerio de
Medio Ambiente y Agua, son de uso y aplicacin obligatoria, bajo la
responsabilidad del Ministro (a) y de los servidores pblicos responsables de los
procesos de contratacin, manejo y disposicin de bienes y servicios en la
entidad.
Baja de Bienes.La baja de bienes consiste en la exclusin de un bien en forma fsica y de los
registros contables de la entidad; no es una modalidad de disposicin (Art. 234
del D.S. 0181 Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y
Servicios.
Los procedimientos para la Baja de Bienes del Ministerio de Medio Ambiente y
Agua, se encuentran establecidos en el Reglamento Especfico del Sistema,
aprobado mediante Resolucin Ministerial.

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SUBSISTEMA DE CONTRATACIN DE BIENES Y SERVICIOS


INSUMOS

PROCESO

RESPONSABLES

INICIO

NBSABS
(D.S. 0181)
RE-SABS
Manual de Proc. y
Proced. SABS

Elaboracin del Programa Anual


de Contrataciones (PAC)

Unidad Administrativa Financiera en


coordinacin con las Unidades Solicitantes

Nombrar al Responsable de
Contrataciones Menores y de Apoyo
Nacional a la Produccin y Empleo
(RPA)

Ministro (a) de Medio Ambiente y Agua


(MAE) mediante Resolucin Ministerial

Nombrar al Responsable del Proceso


de Contratacin de Licitacin Pblica
(RPC)

Ministro (a) de Medio Ambiente y Agua


(MAE) mediante Resolucin Ministerial

MODALIDAD DE CONTRATACIN
MENOR
Contrataciones hasta Bs50.000.- No
requiere Cotizaciones ni Propuestas

Unidad Solicitante
RPA
Jefe Unidad Administrativa (JUA)
Responsable de Contrataciones (RPC)
Responsable de Recepcin (RDR)
Enc. Almacen A. Fijos o Serv. Generales

MODALIDAD DE APOYO NACIONAL


A LA PRODUCCIN Y EMPLEO
(ANPE)
Contrataciones Mayores a Bs50.000.hasta Bs1.000.000.-

Unidad Solicitante
RPA
JUA
RDC
Com. de Calificacin o Resp. Evaluacin
Comisin de Recepcin o RDR
Enc. Almacen, A.Fijos o Serv. Generales

Unidad Solicitante
RPC
JUA
RDC
Comisin de Calificacin
Direccin General de Asuntos Jurdicos
Comisin de Recepcin
Enc. Almacen, A.Fijos o Serv. Generales

Contratacin por Cotizaciones


Bienes, Obras y Servicios Generales

Contratacin por Requerimiento de


Propuestas
Servicios de Consultora

MODALIDAD DE LICITACIN
PBLICA
Contratacin de Bienes y Servicios
Mayor a Bs1.000.000 adelante

Convocatoria Pblica Nacional


Mayores a Bs1.000.000.- Hasta
Bs70.000.000.-

Convocatoria Pblica Internacional


Mayores a Bs70.000.00

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SUBSISTEMA DE CONTRATACIN DE BIENES Y SERVICIOS


INSUMOS

PROCESO

RESPONSABLES

MODALIDAD DE CONTRATACIN
POR EXCEPCIN

Ministro (a) de Medio Ambiente y Agua


mediante Resolucin Ministerial que
autoriza la Contratacin por Excepcin

El proceso de Contratacin por


Excepcin ser realizado conforme
lo dicte la Resolucin Ministerial de
Autorizacin

NBSABS
(D.S. 0181)
RE-SABS
Manual de Proc. y
Proced. SABS

MODALIDAD DE CONTRATACIN
POR DESASTRE Y/O
EMERGENCIAS

Ministro (a) de Medio Ambiente y Agua


mediante Resolucin Ministerial

El proceso ser realizado


conforme dicte la Resolucin de
Declaratoria de Desastre y/o
Emergencia

MODALIDAD DE CONTRATACIN
DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS

RPA o el RPC de acuerdo con el monto de


la contratacin

nica y exclusivamente por las


causales establecidas en el
Artculo 72 de las NBSABS

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SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES


INSUMOS

PROCESO

RESPONSABLES

INICIO

MANEJO DE BIENES
NBSABS
(D.S. 0181)
RE-SABS
Manual de Proc. y
Proced. SABS

- Dir. Gnl de Asuntos Administrativos es el


principal responsable ante la MAE.
- Enc. de Almacenes y Activos Fijos son
responsables ante el DGAA
- Todos los servidores pblicos de todos los
bienes asignados para sus funciones

Conjunto interrelacionado de
principios, elementos jurdicos,
tcnicos y administrativos que
regulan el manejo de bienes del
MMAyA y los que estn bajo su
cuidado o custodia

ADMINISTRACIN DE ALMACENES

Encargado (a) de Almacenes

Funcin que comprende


actividades y procedimientos de
ingreso, registro, almacenamiento,
distribucin, salvaguarda y control
de los bienes de consumo

ADMINISTRACIN DE ACTIVOS
FIJOS

Encargado (a) de Activos Fijos

Administracin de Activos Fijos


Muebles
Funcin que comprende
actividades y procedimientos de
ingreso, asignacin,
mantenimiento, salvaguarda,
registro y control de los bienes de
uso del MMAyA

Administracin de Activos Fijos


Inmuebles
Funcin que comprende
actividades y procedimientos
relativos al uso, registro, control,
conservacin y salvaguarda de
edificaciones, instalaciones y
terrenos

MANEJO DE BIENES DE LOS


PRODUCTOS QUE SEAN
RESULTADO DE LOS SERVICIOS
DE CONSULTORA, SOFTWARE Y
OTROS

Encargado (a) de Activos Fijos

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SUBSISTEMA DE DISPOSICIN DE BIENES


INSUMOS

PROCESO

RESPONSABLES

INICIO

DISPOSICIN DE BIENES

NBSABS
(D.S. 0181)
RE-SABS
Manual de Proc. y
Proced. SABS

- Ministro (a) de Medio Ambiente y Agua


- Dir. General de Asuntos Administrativos
- Dir. General de Asuntos Jurdicos.
- Consultores individuales o empresas
privadas contratadas para anlisis de
factibilidad y/o avalos.

Conjunto interrelacionado de
principios, elementos jurdicos,
tcnicos y administrativos sobre el
destino de los bienes de uso de
propiedad del MMAyA, cuando
estos no son ni sern utilizados

DISPOSICIN TEMPORAL
DE BIENES

Arrendamiento o Alquiler
Conceder el uso y goce temporal
de un bien o bienes a una persona
natural o jurdica a cambio de una
contraprestacin econmica
Prstamo de Uso o Comodato
Conceder el derecho de uso de un
bien o bienes en forma gratuita a
otra entidad pblica con trminos y
plazos establecidos.

DISPOSICIN DEFINITIVA
DE BIENES

Enajenacin a Ttulo Gratuito


Es la cesin definitiva del derecho
propietario de un bien, sin recibir a
cambio una contraprestacin
econmica
Enajenacin a Ttulo Oneroso
Es la transferencia definitiva del
derecho propietario de un bien de
uso del MMAyA a cambio de una
contraprestacin econmica

Permuta
Disposicin definitiva, mediante la
cual dos entidades pblicas se
transfieren recprocamente el
derecho propietario de bienes de
mutuo inters

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a)

SUBSISTEMA DE CONTRATACIN DE BIENES Y


SERVICIOS

El Subsistema de Contratacin de Bienes y Servicios es el conjunto


interrelacionado de principios, elementos jurdicos, tcnicos y administrativos,
que regulan el proceso de contratacin de bienes, obras, servicios generales y
servicios de consultora
Se establece las siguientes modalidades y cuantas de contratacin:
Modalidad

Cuanta
De Bs1.- (UN 00/100 BOLIVIANO)
Contratacin Menor
hasta Bs50.000.- (CINCUENTA MIL
00/100 BOLIVIANOS)
Mayor a Bs50.000.-(CINCUENTA MIL
Apoyo Nacional a la Produccin y 00/100
BOLIVIANOS)
Empleo (ANPE)
hastaBs1.000.000.(UN
MILLN
00/100 BOLIVIANOS)
Mayor a Bs1.000.000.- (UN MILLN
Licitacin Pblica
00/100 BOLIVIANOS) adelante
Contratacin por Excepcin

Sin lmite de monto

Contratacin por Emergencia

Sin lmite de monto

Contratacin
Servicios

Directa

de

Bienes

Sin lmite de monto

Todos los plazos establecidos en los presentes


consideran como das hbiles administrativos.

procedimientos

se

Contratacin de bienes y servicios por montos mayores a Bs20.000.(VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS) se solicitar el certificado RUPE
(Registro nico de Proveedores del Estado). Artculo 5 numeral III del D.S.
1497 de 20 de febrero de 2013.

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MODALIDAD DE CONTRATACIN MENOR


Esta modalidad para la contratacin de bienes y servicios, se aplicar cuando el
monto sea igual o menor a Bs50.000.- (CINCUENTA MIL 00/100 BOLIVIANOS).
El responsable de ejecutar las contrataciones menores es el RPA, segn el RESABS es el (la) Jefe de la Unidad Administrativa.
Las condiciones para la Contratacin Menor, deber considerar los siguientes
aspectos (Art. 54 NBSABS):
a) No requiere cotizaciones ni propuestas.
b) No se sujetarn a plazos.
c) Los bienes y servicios contratados deben reunir condiciones de calidad
para cumplir con efectividad los fines para los que son requeridos.
d) Deben efectuarse considerando criterios de economa para la obtencin
de los mejores precios del mercado.
e) Deben efectuarse a travs de acciones inmediatas, giles y oportunas.
Para la contratacin de bienes y servicios en esta modalidad, la unidad
organizacional de Contrataciones debe contar con un banco de datos de
profesionales, tcnicos y especialistas (consultores individuales de lnea) y un
listado de precios y proveedores actualizado. No requiere Documento Base de
Contratacin.

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IDENTIFICACIN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

CONTRATACIN EN LA MODALIDAD
CONTRATACIN MENOR

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO


Realizar contrataciones menores de Bienes
o Servicios Generales, hasta Bs50.000.(Cincuenta Mil 00/100 Bolivianos).

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

SUBSISTEMA DE CONTRATACIN DE
BIENES Y/O SERVICIOS

Direccin General de Asuntos


Administrativos (DGAA)
Responsable del Proceso de
Contratacin de Apoyo Nacional
a la Produccin y Empleo (RPA)

DETALLE
N

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Responsable

1.

Realizar su requerimiento mediante nota con


especificaciones tcnicas o trminos de referencia
claros y detallados del bien o servicio requerido,
certificacin POA y su precio referencial.

Solicitar los bienes o servicios


requeridos para el logro de los
objetivos programados.

- Nota de solicitud.
- POA.
- Trminos de Referencia
especificaciones tcnicas.

2.

Derivar la documentacin al Jefe de la Unidad


Financiera (JUF).

Derivar la documentacin para


Inicio de la contratacin.

- Todo lo anterior.

3.

Verifica la certificacin POA, emite la certificacin


presupuestaria y remite la documentacin al RPA.

Emitir
certificacin
presupuestaria y remitir.

- Todo lo anterior.
- Certificacin Presupuestaria.

4.

Verifica si el requerimiento cumple los requisitos y


mediante provedo autoriza el inicio del proceso de
contratacin al RDC.

Dar cumplimiento al RESABS y


autorizar el inicio del proceso de
contratacin.

- Todo lo anterior.

RPA

5.

Asigna el proceso de contratacin a un profesional o


tcnico del rea de contrataciones para su ejecucin.

Asignar
el
proceso
de
contratacin para la ejecucin.

- Todo lo anterior.

Responsable de
Contrataciones RDC

Unidad Solicitante
o

DGAA

1 da

JUF

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Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

6.

Verifica la inscripcin en el PAC y solicita la proforma


del bien o servicio requerido, para lo cual deber
consultar el listado de precios y proveedores, a
objeto de conseguir el precio ms conveniente para
la institucin, en caso de consultoras somete la
propuesta a evaluacin del Responsable de
Evaluacin y deriva la documentacin al RPA con el
VB del RDC.

Solicitar la proforma del bien o


servicio, para conseguir el
precio ms conveniente.

- Todo lo anterior.
- Proforma o cotizacin.
- PAC.

Profesional o Tcnico
de Contrataciones
PTC

7.

Formaliza la adjudicacin, Orden de Compra y/o


contrato, segn corresponda y deriva al PTC.

Formalizar la adjudicacin.

- Todo lo anterior.
- Nota de Adjudicacin.
- Orden de Compra.
- Cuadro Comparativo (Cuando
se requiera).

RPA

8.

Notifica al proveedor, procede a adquirir el bien o


servicio, revisa la documentacin y la remite al
Responsable de Recepcin (RDR), encargado (a) de
Almacenes, Activos Fijos o Servicios Generales, segn
corresponda.

Notificar
al
proveedor
adjudicado para la entrega de
bienes y/o servicios.

- Carpeta con la documentacin


anterior
ordenada
cronolgicamente.
- Notificacin al proveedor.

9.

Realiza la recepcin, verifica si se ajusta a los


requerimientos exigidos y luego se emite el Acta de
Recepcin o Formulario de Ingreso de Activos Fijos y
Almacenes, saca copia de la documentacin para su
control y remite la documentacin original al RPA.

Realizar
la
recepcin
y
verificacin de los bienes o
servicios.

- Carpeta con la documentacin


anterior.
- Acta
de
recepcin
o
conformidad.

RDR
Encargado (a) de
Activos Fijos,
Almacenes o
Servicios Generales

10.

Remite al JUF el proceso (ordenado y foliado por el


profesional
o
tcnico
de
contrataciones
responsable), para su registro, cancelacin y archivo
contable mediante la unidad de Contabilidad.

Remitir para el registro,


cancelacin y archivo contable.

- Carpeta de documentacin.

RPA

1 da

Responsable

PTC

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MODALIDAD DE CONTRATACIN MENOR


UNIDAD SOLICITANTE

DGAA

JUF

RPA

Deriva la documentacin

Verifica la certificacin
POA y emite la
certificacin
presupuestaria

Verifica el cumplimiento de
los requisitos

RDC

Profesional o Tcnico de
Contrataciones

Asigna el proceso de
contratacin para su
ejecucin

Solicitar la proforma del


bien o servicio

RDR

Encargado (a) de
almacenes, activos fijos o
servicios generales

INICIO

Realiza su requerimiento
mediante nota del bien o
servicio solicitado

Autoriza el inicio
del proceso

No

Si

No
Formaliza la adjudicacin
de orden de compra y/o
contrato

Si

Elegir del
listado de precios y
proveedores

Notifica al proveedor y
revisa la documentacin

Registra, cancela y
archivo del proceso

Realiza la recepcin y
verifica si se ajusta a los
requerimientos exigidos

Emite el acta de recepcin


o formulario de ingreso

Remite el proceso
ordenado y foliado

FIN

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MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIN Y


EMPLEO (ANPE)
Modalidad para la contratacin de bienes y servicios que permite la libre
participacin de un nmero indeterminado de proponentes, apoyando la
produccin y empleo a nivel nacional. Se aplicar cuando el monto sea mayor
a Bs50.000.- (CINCUENTA MIL 00/100 BOLIVIANOS) hasta Bs1.000.000.- (UN
MILLN 00/100 BOLIVIANOS).
La contratacin para la modalidad ANPE, se realizar mediante solicitud de
cotizaciones o propuestas, publicando el Documento Base de Contratacin
(DBC) en el SICOES y la Convocatoria, en la Mesa de Partes.
Se proceder a la evaluacin aun cuando se hubiese recibido una sola
cotizacin o propuesta.
Para la presentacin de cotizaciones o propuestas, se establecen los siguientes
plazos obligatorios:
a) Para contrataciones mayores a Bs50.000.- (CINCUENTA MIL 00/100
BOLIVIANOS) hasta Bs200.000.- (DOSCIENTOS MIL 00/100 BOLIVIANOS)
mnimo cuatro (4) das.
b) Para contrataciones mayores a Bs200.000.- (DOSCIENTOS MIL 00/100
BOLIVIANOS) hasta Bs1.000.000.- (UN MILLN 00/100 BOLIVIANOS)
mnimo ocho (8) das.
Los plazos de otras actividades del proceso de contratacin debern ser
establecidos por el Ministerio de Medio Ambiente y Agua, en el cronograma de
plazos que formar parte del Documento Base de Contratacin (DBC).

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IDENTIFICACIN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

CONTRATACIN MODALIDAD APOYO


NACIONAL A LA PRODUCCIN Y
EMPLEO

Realiza el requerimiento de cotizaciones o


propuestas para contrataciones de Bienes
y Servicios mayores a Bs50.000.(Cincuenta mil 00/100 Bolivianos) y
Bs1.000.000.(Un
milln
00/100
Bolivianos).

SUBSISTEMA DE CONTRATACIN DE
BIENES Y/OSERVICIOS

Direccin General de
Asuntos Administrativos
RPA

DETALLE
N

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Responsable

1.

Realiza su requerimiento dirigido al DGAA, con la


justificacin correspondiente, certificacin POA,
especificaciones tcnicas en detalle o trminos de
referencia, precio referencial estimado y solicitud de
Certificacin Presupuestaria.

Realizar el requerimiento de
los bienes o servicios.

- Nota de solicitud.
- POA.
- Trminos de Referencia o
especificaciones tcnicas.

1 da

Unidad Solicitante

2.

Deriva la documentacin al JUF.

Derivar la documentacin
para
Inicio
de
la
contratacin.

- Todo lo anterior.

1 da

DGAA

3.

Verifica la Certificacin POA, emite la certificacin


presupuestaria y deriva documentacin.

Emitir
certificacin
presupuestaria y remitir.

- Todo lo anterior.

1 da

JUF

4.

Verifica la documentacin y autoriza el inicio del


proceso de contratacin y remite mediante hoja de
ruta al RDC.

Dar cumplimiento al RESABS


y autorizar el inicio del
proceso de contratacin.

- Todo lo anterior.
- Presupuesto aprobado.

1 da

RPA

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Tareas

Metas

5.

Asigna el proceso de contratacin a un profesional o


tcnico del rea de contrataciones, para su
ejecucin.

Asignar el
contratacin
ejecucin.

de
la

- Todo lo anterior.

1 da

RDC

6.

Verifica la inscripcin en el PAC y elabora el DBC de


acuerdo con el modelo aprobado del rgano Rector,
el cronograma de plazos considerando los Artculos
57 y 58 de las NBSABS y lo remite al RPA para su
aprobacin.

Elaborar el DBC segn el


objeto de contratacin.

- Todo lo anterior.
- PAC.

2 das

PTC

7.

Aprueba el DBC y autoriza el inicio del proceso de


contratacin mediante Comunicacin Interna, y
remite la documentacin al PTC.

Aprobar el DBC.

- Todo lo anterior.
- DBC (elaborado).

8.

Publica la convocatoria en la Mesa de Partes y el DBC


en el SICOES. Prepara los documentos para el
proceso de recepcin de cotizaciones o propuestas,
de acuerdo a los plazos y horarios establecidos en el
cronograma de plazos del DBC.

Cumplir con el RESABS.

- Todo lo anterior.
- Comunicacin Interna.

9.

Designa la Comisin de Calificacin.

Designar a la comisin de
calificacin.

- Todo lo anterior.
- Publicacin
de
la
convocatoria en el SICOES
y en la Mesa de Partes.

10.

Una vez recibidas las cotizaciones o propuestas, las


remite a la Comisin de Calificacin.

Remitir a la Comisin de
Calificacin las cotizaciones.

- Todo lo anterior.
- Nombramiento de la
Comisin de Calificacin.

proceso
para

Insumos

Tiempo

Responsable

RPA

En los
plazos y
horarios
establecidos
en el
cronograma
de plazos
del DBC

PTC

RPA

PTC

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Tareas

Metas

Insumos

11.

Realizar la apertura pblica y la lectura de precios


ofertados, a continuacin en sesin reservada
proceder al anlisis y evaluacin. Se proceder a la
evaluacin, aun cuando se hubiese recibido una sola
cotizacin o propuesta, y emite el Informe de
Calificacin y Recomendacin al RPA.

Realizar la apertura pblica,


anlisis y evaluacin de las
ofertas.

- Todo lo anterior.
- Libro de registro.
- Sobres de cotizaciones.

12.

Revisa el informe de la Comisin de


procede a adjudicar o declarar
contratacin de bienes o servicios.
mayores a Bs200.000.- mediante
Administrativa de Adjudicacin o
Desierta.

Calificacin,
desierta la
En montos
Resolucin
Declaratoria

Revisa el informe y la
recomendacin
de
calificacin y adjudicar a la
mejor oferta.

- Todo lo anterior.
- Informe
recomendaciones.

13.

Revisa la documentacin y notifica al proponente


adjudicado. Remite la documentacin a la Direccin
General de Asuntos Jurdicos (DGAJ), para la
elaboracin del contrato cuando el plazo de entrega
sea mayor a los 15 das.

Se notifica al adjudicado y
en caso de contrato se
solicita la documentacin.

- Todo lo anterior.
- Resolucin Administrativa
de adjudicacin.

14.

Revisa documentos y garantas establecidas en el


DBC, elabora contrato, lo hace suscribir y lo remite al
RPA.

Revisar
documentos
suscribir contrato.

- Todo lo anterior.
- Notificacin realizada.

DGAJ

15.

Designa a la Comisin de Recepcin (CDR) y remite la


documentacin.

Nombrar a la comisin de
recepcin o responsable de
recepcin.

- Todo lo anterior.
- Contrato o informe.

RPA

Tiempo

Responsable
Comisin
Calificacin

de

RPA
de

En los
plazos
Establecidos
en el DBC

PTC

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Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Responsable

16.

Realiza la recepcin, verifica si se ajusta a los


requerimientos exigidos, elabora acta de recepcin y
certificado de conformidad. Remite los documentos
a Activos Fijos, Almacenes o Servicios Generales.

Verificar el bien o servicio y


realizar el acta de recepcin
o informe de conformidad.

- Todo lo anterior.
- Memorandos.

1 da

Comisin
Recepcin

17.

Ingresa, registra y archiva una copia para su control,


remite la documentacin al RPA.

Ingreso del Bien o Servicio


segn lo requerido.

- Todo lo anterior.
- Nota de ingreso.
- Nota de Conformidad.
- Factura.

1 da

Encargado (a) de
Activos
Fijos,
Almacenes
o
Servicios Generales

18.

Remite al JUF el proceso (ordenado y foliado por el


profesional o tcnico responsable, del rea de
contrataciones), para su registro, cancelacin y
archivo contable mediante la unidad de
Contabilidad. En caso de servicios de consultora los
procesos son archivados por el rea de
contrataciones.

Se remite para el registro,


cancelacin
y
archivo
contable.

- Todo lo mencionado.

1 da

RPA

de

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CONTRATACIN VIA APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIN DE EMPLEO


UNIDAD SOLICITANTE

DGAA

JUF

RPA

Deriva la documentacin

Verifica la certificacin POA y


emite la certificacin
presupuestaria

Verifica el cumplimiento de
los requisitos

RDC

Profesional o Tcnico de
Contrataciones

Asigna el proceso de
contratacin para su
ejecucin

Elabora el DBC

Comisin de Calificacin o
Responsable de Evaluacin

DGAJ

Comisin de recepcin

Encargado (a) de almacn,


activos fijos o servicios
generales

INICIO

Realiza su requerimiento
mediante nota del bien o
servicio solicitado

Autoriza el inicio
del proceso

No

Si

Aprueba el DBC

No
Publica la convocatoria en
SICOES

Si
Nombra a la Comisin de
Calificacin

Realiza la apertura
pblica, anlisis y
evaluacin
Elabora el informe de
recomendaciones

Revisa el informe de
recomendaciones

Adjudica

Si

Realiza la notificacin
correspondiente y solicita
documentacin

Revisar documentacin y
elaborar el contrato

No

Declaratoria desierta

Nombra a la Comisin o
Responsable de
Recepcin

Verifica el bien o servicio

Elaborar el acta o informe


de conformidad
Registra, cancela y
archiva del proceso

Ingresa, registra y archiva


copia de recepcin

Remite el proceso
ordenado y foliado

FIN

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Sistema de Administracin de Bienes y Servicios
Estado Plurinacionalde
Bolivia

MODALIDAD DE LICITACIN PBLICA


Modalidad para la contratacin de bienes y servicios que se aplicar cuando
el monto sea mayor a Bs1.000.000.- (UN MILLN 00/100 BOLIVIANOS)
permitiendo la participacin de un nmero indeterminado de proponentes.
Se podrn aplicar los siguientes tipos de convocatoria:
a) Convocatoria Pblica Nacional, para contrataciones mayores a
Bs1.000.000.(UN
MILLN
00/100
BOLIVIANOS)
hasta
Bs70.000.000.- (SETENTA MILLONES 00/100 BOLIVIANOS).
b) Convocatoria Pblica Internacional, para contrataciones mayores a
Bs70.000.000.- (SETENTA MILLONES 00/100 BOLIVIANOS).
Si por el objeto de la contratacin se requiere dar difusin internacional a la
convocatoria en contrataciones menores a Bs70.000.000.- (SETENTA
MILLONES 00/100 BOLIVIANOS), se podr realizar convocatorias pblicas
internacionales, ajustando su procedimiento a este tipo de convocatoria.
Para la presentacin de propuestas, se establecen los siguientes plazos
obligatorios.
a) Licitacin Pblica Nacional, mnimo quince (15) das.
b) Licitacin Pblica Internacional, mnimo veinte (20) das.
El plazo de presentacin de propuestas podr ser ampliado de forma
excepcional por nica vez mediante Resolucin Administrativa expresa, por
un tiempo mximo de diez (10) das adicionales, por causas de fuerza mayor,
caso fortuito o por enmiendas al DBC, debindose efectuar los ajustes al
cronograma de plazos y realizar su publicacin en el SICOES.
Los plazos de otras actividades del proceso de contratacin, debern ser
establecidos por la entidad convocante, en el cronograma de plazos que
formar parte del DBC.

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Sistema de Administracin de Bienes y Servicios
Estado Plurinacional
de Bolivia

IDENTIFICACIN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

CONTRATACIN EN LA MODALIDAD
DE LICITACIN PBLICA

Realizar Licitaciones Pblicas de acuerdo a


las cuantas establecidas en el art. 59 de
las Normas Bsicas.

SUBSISTEMA DE CONTRATACIN DE
BIENES Y/O SERVICIOS

DGAA RPC

DETALLE
N

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

1.

Elaborar nota de solicitud o requerimiento de


bienes y/o servicios dirigidos al DGAA, adjuntando la
Certificacin
POA,
especificaciones
tcnicas
detalladas o los Trminos de Referencia, el precio
referencial estimado y solicitud de Certificacin
Presupuestaria.

Realizar el requerimiento de los


bienes o servicios.

- Nota de solicitud.
- POA.
- Trminos de Referencia
o
especificaciones
tcnicas.

1 da

2.

Deriva la documentacin al JUF.

Derivar la documentacin para


Inicio de la contratacin.

- Todo lo anterior.

3.

Verifica la Certificacin POA, emite la certificacin


presupuestaria y deriva documentacin al DGAA.

Emitir
certificacin
presupuestaria y remitir.

- Todo lo anterior.

4.

Deriva los antecedentes al RPC correspondiente.

Derivar documentacin al RPC.

- Todo lo anterior.
- Presupuesto aprobado.

5.

Autoriza el inicio del proceso de contratacin y


deriva los documentos al DGAA.

Dar cumplimiento al RESABS y


autorizar el inicio del proceso
de contratacin.

- Todo lo anterior.

Responsable
Unidad Solicitante

DGAA

2 das

JUF

DGAA

1 da

RPC

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Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Responsable

6.

Deriva la documentacin al RDC.

Derivar la documentacin.

- Todo lo anterior.

DGAA

7.

Asigna el proceso a un profesional o tcnico del rea


de contrataciones para la elaboracin del DBC
adecuado al objeto de la contratacin y los modelos
aprobados por el rgano Rector y lo remite al RPC
para su aprobacin.

Asignar
el
proceso
de
contratacin para la ejecucin,
y para la elaboracin.

- Todo lo anterior.

RDC

8.

Verifica la inscripcin en el PAC y elabora el DBC


adecuado al objeto de la contratacin y los modelos
aprobados por el rgano Rector y lo remite al RPC
para su aprobacin.

Elaborar el DBC segn el objeto


de contratacin.

- Todo lo anterior.
- PAC.

PTC

9.

Aprueba el DBC mediante Resolucin Administrativa


y remite los documentos al RDC.

Aprobar el DBC.

- Todo lo anterior.
- DBC (elaborado).

RPC

10.

Instruye al PTC, la publicacin de la convocatoria en


la Mesa de Partes, y el DBC en el SICOES y
opcionalmente en un peridico de circulacin
nacional y en caso de convocatoria pblica
internacional, en un medio de difusin internacional.
Solicita al RPC el nombramiento de la Comisin de
Calificacin.

Cumplir con el RESABS y


publicar la convocatoria en el
SICOES y/o en medio de
difusin internacional segn
corresponda.

- Todo lo anterior.
- Resolucin
Administrativa.

RDC

Nombra a la Comisin de Calificacin.

Designar a la comisin de
calificacin.

11.

2 das

- Todo lo anterior.
- Publicacin
de
convocatoria.

la

En los plazos
establecidos
en el
cronograma
de plazos del
DBC

RPC

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Tareas

Metas

Insumos

12.

Instruye al PTC preparar los documentos necesarios


para el proceso de recepcin de las propuestas, de
acuerdo a los plazos y horarios establecidos en el
DBC, y remite en su momento los sobres con las
propuestas a la Comisin de Calificacin.

Preparar los documentos y


remitir las propuestas a la
comisin.

- Todo lo anterior.
- Nombramiento de la
Comisin de Calificacin.
- Propuestas presentadas.

RDC

13.

Una vez recibidas las propuestas realiza la apertura


en acto pblico, el anlisis y evaluacin de las
mismas en sesin reservada y elabora el informe de
calificacin y recomendacin de adjudicacin o de
declaratoria desierta y remite al RPC.

Realizar la apertura pblica,


anlisis y evaluacin de las
ofertas.

- Todo lo anterior.

Comisin de
Calificacin

14.

Procede a adjudicar o declara desierta la


contratacin de bienes y/o servicios mediante
Resolucin Administrativa de Adjudicacin o de
Declaratoria Desierta. Remite carpeta del proceso al
RDC.

Revisa el informe y la
recomendacin de calificacin
y adjudica a la mejor oferta o la
declaracin desierta.

- Todo lo anterior.
- Informe
recomendaciones.

En caso de adjudicacin, instruye al PTC comunicar la


misma al proponente elegido y a los otros
proponentes, y remite la documentacin a la
Direccin General de Asuntos Jurdicos.

Se notifica al adjudicado y en
caso de contrato se solicita la
documentacin.

- Todo lo anterior.
- Resolucin
Administrativa
adjudicacin.

Solicita al proponente adjudicado la presentacin de


los documentos establecidos en el DBC y las
garantas correspondientes. Elabora el contrato, lo
firma y lo hace suscribir. Remite carpeta de
antecedentes al RDC.

Revisar documentos y suscribir


contrato.

- Todo lo anterior.
- Notificacin realizada.

15.

16.

Tiempo

de

En los plazos
Establecidos
en el DBC

Responsable

RPC

RDC
de

DGAJ

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Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Responsable

17.

Nombra a la Comisin de Recepcin.

Nombrar a la comisin de
recepcin.

- Todo lo anterior.
- Contrato.
- Memorandos.

1 da

RPC

18.

Verifica la documentacin y remite los antecedentes


a la Comisin de Recepcin.

Verificar el bien o servicio y


realizar el acta de recepcin o
informe de conformidad.

- Todo lo anterior.
- Memorandos.

1 da

RDC

19.

Recepciona el bien, obra o servicio contratado,


verifica los trminos de referencia, especificaciones
tcnicas y condiciones del contrato y da su
conformidad. Remite antecedentes al Encargado (a)
de Almacn, Activos Fijos, Servicios Generales o
Unidad Solicitante, si corresponde.

Ingreso del Bien o Servicio


segn lo requerido.

- Todo lo anterior.
- Nota de ingreso.

1 da

Comisin de
Recepcin

20.

Ingresa y registra el bien, obra o servicio contratado,


de acuerdo al acta de recepcin, archiva una copia y
deriva la documentacin al RDC.

Se remite para el registro,


cancelacin y archivo contable.

- Todo lo anterior.
- Nota de Conformidad.
- Factura.

1 da

Encargado (a) de
Almacn, Activos
Fijos, Servicios
Generales o Unidad
Solicitante

21.

Verificar los documentos e instruye al PTC, realizar


el control y seguimiento y envo de los antecedentes
a Contabilidad para su cancelacin en cumplimiento
del contrato.

Realizar
el
control
y
seguimiento para la cancelacin
del contrato.

- Todo lo mencionado.

1 da

RDC

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CONTRATACIN EN LA MODALIDAD DE LICITACIN PBLICA


UNIDAD SOLICITANTE

DGAA

JUF

RPC

Deriva la documentacin

Verifica la certificacin POA y


emite la certificacin
presupuestaria

Verifica el cumplimiento de
los requisitos

RDC

Profesional o Tcnico de
Contrataciones

Asigna el proceso de
contratacin para su
ejecucin

Elabora el DBC

Comisin de Calificacin

DGAJ

Comisin de recepcin

Encargado (a) de almacn,


activos fijos o servicios
generales

INICIO

Realiza su requerimiento
mediante nota del bien o
servicio solicitado

Autoriza el inicio
del proceso

No

Si

Aprueba el DBC

No
Publica la convocatoria en
SICOES

Si
Nombra a la Comisin de
Calificacin

Realiza la apertura
pblica, anlisis y
evaluacin
Elabora el informe de
recomendaciones

Revisa el informe de
recomendaciones

Adjudica

Si

Realiza la notificacin
correspondiente y solicita
documentacin

Revisar documentacin y
elaborar el contrato

No

Declaratoria desierta

Nombra a la Comisin o
Responsable de
Recepcin

Verifica el bien o servicio

Elaborar el acta o informe


de conformidad
Registra, cancela y
archiva del proceso

Ingresa, registra y archiva


copia de recepcin

Remite el proceso
ordenado y foliado

FIN

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MODALIDAD DE CONTRATACIN POR EXCEPCIN


Modalidad que permite la contratacin de bienes y servicios, nica y
exclusivamente por las causales de excepcin sealadas en el Artculo 65 de
las Normas Bsicas del Sistema de Contratacin de Bienes y Servicios D.S.
0181.
Esta modalidad no ser aplicable cuando la misma sea por falta de previsin
de la entidad (unidad solicitante) o inoportuna convocatoria del bien o
servicio requerido.
El Ministro (a) de Medio Ambiente y Agua, es responsable de las
contrataciones por excepcin de esta Cartera de Estado.
La autorizacin de las contrataciones por excepcin, ser mediante
Resolucin Ministerial, motivada tcnica y legalmente, e instruir se realice la
contratacin conforme dicte la Resolucin.
Una vez suscrito el contrato, el Ministerio de Medio Ambiente y Agua deber:
a) Presentar la informacin de la contratacin a la Contralora General
del Estado, de acuerdo con la normativa emitida por la Contralora
General del Estado;
b) Registrar la Contratacin por Excepcin en el SICOES, cuando el
monto sea mayor a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS).

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IDENTIFICACIN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

MODALIDAD DE CONTRATACIN
POR EXCEPCIN

Realizar el proceso de contratacin nica y


exclusivamente
por
las
causales
establecidas en el Artculo 65 de las
NBSABS.

SUBSISTEMA DE CONTRATACIN DE
BIENES Y SERVICIOS

UNIDAD SOLICITANTE
DGAA DGAJ
MINISTRO (A)

DETALLE
N

1.

Tareas

Metas

Insumos

Elabora nota de solicitud o requerimiento de bienes


y/o servicios, motivada mediante informe tcnico para
la contratacin por excepcin de bienes o servicios
(nicamente cuando exista alguna de las causales
sealadas en el Art-65 de las NBSABS), adjuntando la
Certificacin POA, especificaciones tcnicas detalladas
o los Trminos de Referencia y solicitud de
Certificacin Presupuestaria dirigidos a la DGAA.

Solicitar el inicio de
contratacin por excepcin.

la

2.

Solicitar a la DGAJ, la elaboracin del informe legal,


adjuntando la solicitud, el informe tcnico y la
certificacin presupuestaria.

Solicitar el informe legal.

- Solicitud de contratacin
por excepcin e Informe
Tcnico.
- Solicitud de informe de
legal.

3.

Coordina con la DGAA el procedimiento especfico de


acuerdo al objeto de a contratacin. Elabora el
informe legal y el proyecto de Resolucin Ministerial
de autorizacin. Remite el proyecto de Resolucin
Ministerial de autorizacin al Despacho del Ministro.

Analizar y confirmar o no, el


informe tcnico y la solicitud de
contratacin por excepcin.

- Todo lo anterior.
- Proyecto de Resolucin
Ministerial.

Tiempo

- Nota de solicitud.
- Informe tcnico, indicando
las causales de excepcin
aplicables.
- POA.
- Trminos de Referencia o
especificaciones tcnicas.

Responsable
Unidad Solicitante

Depende de
la causal
determinada

DGAA

DGAJ

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4.

5.

Tareas

Metas

Insumos

Firma la Resolucin Ministerial para la Contratacin


por excepcin.

Cumplir con lo establecido en el


Art. 64 del D.S. 0181 NB-SABS.

- Todo lo anterior.
- Resolucin Ministerial de
autorizacin.

Realiza el proceso de acuerdo a lo establecido en la


Resolucin Ministerial.

Realizar
el
contratacin.

- Todo lo anterior.

proceso

de

Tiempo

Responsable
Ministro (a)

Depende de
la causal
determinada
DGAA

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MODALIDAD DE CONTRATACIN POR EXCEPCIN


UNIDAD

SOLICITANTE

DGAA

DGAJ

MAE

INICIO
No
Elabora Nota de Solicitud,
Informe Tcnico adjunta
documentacin

Solicita Informe de Legal

Elabora informe legal y


proyecto de Resolucin
Ministerial

Realiza el proceso de
contratacin de acuerdo al
objeto de la solicitud

Autoriza
y firma Resolucin
Ministerial

Si

FIN

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MODALIDAD DE CONTRATACIN DIRECTA DE BIENES Y


SERVICIOS
Modalidad que permite la contratacin directa de bienes y servicios sin lmite
de cuanta, nica y exclusivamente por las causales sealadas en el Artculo
72 de las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y
Servicios (NBSABS).
La Contratacin Directa de Bienes y Servicios, proceder nicamente en las
causales establecidas en el Artculo 72 de las Normas Bsicas del Sistema de
Administracin de Bienes y Servicios.
El Ministerio de Medio Ambiente y Agua podrn efectuar la Contratacin
Directa de Bienes y Servicios provistos por Empresas Pblicas, Empresas
Pblicas Nacionales Estratgicas o Empresas con Participacin Estatal
Mayoritaria, siempre y cuando:
a) Su misin institucional determine la capacidad de ofertar bienes y
servicios.
b) Dispongan de capacidad suficiente para cumplir con las condiciones
establecidas por el MMAyA.
c) Los precios de su propuesta econmica fueran iguales o menores a los
precios del mercado.
d) Los bienes o servicios ofertados cuenten con la calidad requerida.
Una vez suscrito el contrato, la entidad contratante deber:
a) Presentar la informacin de la contratacin a la Contralora General
del Estado.
b) Registrar la Contratacin Directa de Bienes y Servicios en el SICOES,
cuando el monto sea mayor a Bs50.000.- (CINCUENTA MIL 00/100
BOLIVIANOS).

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El Ministerio de Medio Ambiente y Agua no aplica esta modalidad de


contratacin en las siguientes causales:
d) Arrendamiento de inmuebles para funcionamiento de centros
educativos o de salud: cuando por razones de fuerza mayor o caso
fortuito, el funcionamiento de centros educativos o de salud se vea
afectado, la entidad podr arrendar bienes inmuebles que permitan la
continuidad del funcionamiento de estos centros. (No Aplica esta
causal).
i. Transporte para la tropa de la Polica Boliviana y de las Fuerzas
Armadas: cuando se requiera enfrentar las emergencias de seguridad
pblica del Estado. (No Aplica esta causal).
j. Bienes y Servicios locales para Municipalidades con Elevados ndices
de Pobreza: siempre y cuando los bienes y servicios sean provistos por
proponentes con establecimiento de su actividad productiva o servicio
en el Municipio y cumplan con las condiciones establecidas por la
Municipalidad. (No Aplica esta causal).
l) Contratacin de bienes y servicios por el Ministerio de Gobierno o
Ministerio de Defensa para la Polica Boliviana y Fuerzas Armadas,
respectivamente, destinados a: i) la seguridad pblica del Estado; ii) el
orden pblico y la paz social; iii) seguridad y defensa del Estado; iv) la
preservacin de la independencia, seguridad, soberana e integridad
territorial del Estado; segn sus competencias y misin institucional.
Para la aplicacin del presente inciso, la Ministra o el Ministro
respectivo deber dictar Resolucin Ministerial expresa y justificada,
autorizando la contratacin directa de los bienes y servicios
requeridos. (No Aplica esta causal).}
m) Bienes y servicios generales, a cargo de la Vicepresidencia del Estado
Plurinacional de Bolivia, Ministerio de Relaciones Exteriores y
Ministerio de la Presidencia, destinados a la atencin de
representantes de gobiernos extranjeros, misiones diplomticas,
organismos internacionales e invitados especiales que visiten el pas en
misin oficial y otros eventos que consideren conveniente efectuar las
citadas entidades. (No Aplica esta causal).
o) Obras hasta Bs100.000.- (CIEN MIL 00/100 BOLIVIANOS) por
Gobiernos Autnomos Municipales. (No Aplica esta causal).

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IDENTIFICACIN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

CONTRATACIN EN LA MODALIDAD
CONTRATACIN DIRECTA
a) Bienes con tarifas nicas y reguladas por el Estado:
gasolina, diesel, gas licuado y otros.
b) Servicios Pblicos: energa elctrica, agua y otros de
naturaleza anloga.

Realiza contrataciones directas de bienes o


servicios necesarios para uso recurrente del
Ministerio de Medio Ambiente y Agua,
solamente por las causales establecidas en
el Artculo 20 del RE-SABS del MMAyA.

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD
RESPONSABLE

SUBSISTEMA DE CONTRATACIN
DE BIENES Y/O SERVICIOS

DGAA RPA

Responsable

DETALLE
N

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

1.

Elabora el requerimiento dirigido al DGAA, adjunta la


Certificacin POA, las especificaciones tcnicas y
solicitud de certificacin presupuestaria.

Realizar el requerimiento de los


bienes o servicios.

- Nota de solicitud.
- POA.
- Trminos de Referencia o
especificaciones tcnicas.

1 da

Unidad Solicitante

2.

Deriva el requerimiento al JUF.

Derivar la documentacin para


Inicio de la contratacin.

- Todo lo anterior.

1 da

DGAA

3.

Verifica la Certificacin POA, emite la certificacin


presupuestaria y deriva documentacin al RPA.

Emitir
certificacin
presupuestaria y remitir.

- Todo lo anterior.

1 da

JUF

4.

Verifica la documentacin y autoriza el inicio del


proceso de contratacin y remite los antecedentes al
RDC.

Dar cumplimiento al RESABS y


autorizar el inicio del proceso de
contratacin.

- Todo lo anterior.
- Presupuesto aprobado.

1 da

RPA

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Tareas

Metas

5.

Asigna el proceso de contratacin a un profesional o


tcnico del rea de contrataciones para su ejecucin.

Asignar
el
proceso
de
contratacin para la ejecucin.

- Todo lo anterior.

1 da

RDC

6.

Verifica la inscripcin en el PAC, la documentacin e


invita, mediante nota, en forma directa al proveedor a
presentar su propuesta. Recibe propuesta, elabora la
nota de adjudicacin, la hace firmar con el RPA y
remite lo antecedentes a la DGAJ para elaboracin del
contrato.

Invitar en forma directa al


proveedor, recibir propuesta y
elaborar nota de adjudicacin.

- Todo lo anterior.
- PAC
- Lista de proveedores.

3 das

PTC

7.

Elabora el contrato, lo hace suscribir y remite la


documentacin al RPA.

Elaborar y suscribir el contrato.

- Todo lo anterior.
- Orden de Compra.
- Cotizaciones.

8.

Deriva la documentacin al RDC.

Derivar toda la documentacin.

9.

Instruye al PTC el registro de la contratacin en el


SICOES y el envo de la documentacin al Responsable
de Recepcin.

10.

11.

Insumos

Tiempo

Responsable

Segn lo
convenido

DGAJ

- Todo lo anterior.
- Contrato.

1 da

RPA

Registrar en el SICOES.

- Todo lo anterior.

1 da

RDC

Eleva informe de recepcin y/o conformidad al RPA,


archiva una copia para su control y deriva toda la
documentacin al RDC.

Realizar el informe de recepcin


y/o conformidad y derivar la
documentacin.

- Todo lo anterior.
- Acta de Recepcin
conformidad.

1 da

Responsable de
Recepcin

Instruye al PTC verificar los documentos y enviar los


antecedentes a Contabilidad para su cancelacin en
cumplimiento del contrato.

Verificar
documentacin
derivar para la cancelacin.

- Carpeta
debidamente
ordenada (por cronologa y
en base al checklist).

1 da

RDC

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Sistema de Administracin de Bienes y Servicios
Estado Plurinacional
de Bolivia

CONTRATACIN EN LA MODALIDAD CONTRATACIN DIRECTA


a) Bienes con tarifas nicas y reguladas por el Estado: gasolina, diesel, gas licuado y otros
b) Servicios Pblicos: energa elctrica, agua y otros de naturaleza anloga
UNIDAD SOLICITANTE

DGAA

JUF

RPA

Deriva la documentacin

Verifica la certificacin
POA y emite la
certificacin
presupuestaria

Verifica el cumplimiento de
los requisitos

RDC

PTC

Asigna el proceso de
contratacin para su
ejecucin

Verificar la documentacin

DGAJ

RDR

INICIO

Realiza su requerimiento
mediante nota del bien o
servicio solicitado

Autoriza el inicio
del proceso

No

Si

Realizar la invitacin
directa al proveedor

Recibe la propuesta

Elabora nota de
adjudicacin

Firma y Autoriza la
adjudicacin

Elabora el contrato y lo
hace suscribir

Derivar la documentacin

Remite la documentacin
para su registro

Registra en el SICOES

Instruye la verificacin de
los documentos

Verificar toda la carpeta


del proceso

Realizar el informe de
recepcin y/o conformidad

Revisin del informe y


derivar la documentacin

Registra, cancela y
archivo del proceso

FIN

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Estado Plurinacional
de Bolivia

IDENTIFICACIN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
CONTRATACIN EN LA MODALIDAD
CONTRATACIN DIRECTA
c) Medios de comunicacin: televisiva, radial,
escrita u otros medios de difusin.
g) Suscripcin a medios de comunicacin escrita o
electrnica: diarios, revistas y publicaciones
especializadas.

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Realiza contrataciones directas de bienes


o servicios necesarios para uso recurrente
del Ministerio de Medio Ambiente y Agua,
solamente por las causales establecidas
en el Artculo 20 del RE-SABS del MMAyA.

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

SUBSISTEMA DE CONTRATACIN
DE BIENES Y/O SERVICIOS

DGAA RPA

DETALLE
N

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Responsable

1.

Elabora el requerimiento dirigido al DGAA, adjunta la


Certificacin POA, las especificaciones tcnicas, precio
referencial y solicitud de certificacin presupuestaria.

Realizar el requerimiento de los


bienes o servicios.

- Nota de solicitud.
- POA.
- Trminos de Referencia o
especificaciones tcnicas.

1 da

Unidad Solicitante

2.

Deriva el requerimiento al JUF.

Derivar la documentacin para


Inicio de la contratacin.

- Todo lo anterior.

1 da

DGAA

3.

Verifica la Certificacin POA, emite la certificacin


presupuestaria y deriva documentacin al RPA.

Emitir
certificacin
presupuestaria y remitir.

- Todo lo anterior.

1 da

JUF

4.

Verifica la documentacin, autoriza el inicio del


proceso de contratacin y remite los antecedentes al
RDC.

Dar cumplimiento al RESABS y


autorizar el inicio del proceso de
contratacin.

- Todo lo anterior.
- Presupuesto aprobado.

1 da

RPA

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE BIENES Y SERVICIOS


MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Y AGUA

Pgina 32

Manual de Procesos y Procedimientos del


Sistema de Administracin de Bienes y Servicios
Estado Plurinacional
de Bolivia

Tareas

Metas

5.

Asigna el proceso de contratacin a un profesional o


tcnico del rea de contrataciones para su ejecucin.

Asignar
el
proceso
de
contratacin para la ejecucin.

- Todo lo anterior.

1 da

RDC

6.

Verifica la inscripcin en el PAC, la documentacin e


invita, mediante nota, en forma directa al proveedor a
presentar su propuesta. Recibe propuesta, elabora la
nota de adjudicacin, la hace firmar con el RPA y
remite lo antecedentes a la DGAJ para elaboracin del
contrato.

Invitar en forma directa al


proveedor, recibir propuesta y
elaborar nota de adjudicacin.

- Todo lo anterior.
- PAC.
- Lista de proveedores.

3 das

PTC

7.

Elabora el contrato, lo hace suscribir y remite la


documentacin al RPA.

Elaborar y suscribir el contrato.

- Todo lo anterior.
- Orden de Compra u de
servicio.

8.

Deriva la documentacin al RDC.

Derivar toda la documentacin.

9.

Instruye al PTC el registro de la contratacin en el


SICOES y el envo de la documentacin al Responsable
de Recepcin (Jefe de la Unidad de Comunicacin, si
corresponde).

10.

11.

Insumos

Tiempo

Responsable

Mayor a
los 15 das

DGAJ

- Todo lo anterior.
- Contrato.

1 da

RPA

Registrar en el SICOES.

- Todo lo anterior.

1 da

RDC

Eleva informe de recepcin y/o conformidad al RPA o


RPC, archiva una copia para su control y deriva toda la
documentacin al RDC.

Realizar el informe de recepcin


y/o conformidad y derivar la
documentacin.

- Todo lo anterior.
- Acta de Recepcin
conformidad.

1 da

Jefe de la Unidad de
Comunicacin

Instruye al PTC verificar los documentos y enviar los


antecedentes a Contabilidad para su cancelacin en
cumplimiento del contrato.

Verificar
documentacin
derivar para la cancelacin.

- Carpeta
debidamente
ordenada (por cronologa y
en base al checklist).

1 da

RDC

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE BIENES Y SERVICIOS


MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Y AGUA

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Manual de Procesos y Procedimientos del


Sistema de Administracin de Bienes y Servicios
Estado Plurinacional
de Bolivia

CONTRATACIN EN LA MODALIDAD CONTRATACIN DIRECTA


c) Medios de comunicacin: televisiva, radial, escrita y otros medios de difusin.
g) Suscripcin a medios de comunicacin escrita o electrnica: diarios, revistas y publicaciones especializadas.
UNIDAD SOLICITANTE

DGAA

JUF

RPA

Deriva la documentacin

Verifica la certificacin
POA y emite la
certificacin
presupuestaria

Verifica el cumplimiento de
los requisitos

RDC

PTC

Asigna el proceso de
contratacin para su
ejecucin

Verificar la documentacin

DGAJ

JUC

INICIO

Realiza su requerimiento
mediante nota del bien o
servicio solicitado

Autoriza el inicio
del proceso

No

Si

Realizar la invitacin
directa al proveedor

Recibe la propuesta

Elabora nota de
adjudicacin

Firma y Autoriza la
adjudicacin

Elabora el contrato y lo
hace suscribir

Derivar la documentacin

Remite la documentacin
para su registro

Registra en el SICOES

Instruye la verificacin de
los documentos

Verificar toda la carpeta


del proceso

Realizar el informe de
recepcin y/o conformidad

Revisin del informe y


derivar la documentacin

Registra, cancela y
archivo del proceso

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE BIENES Y SERVICIOS


MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Y AGUA

Pgina 34

Manual de Procesos y Procedimientos del


Sistema de Administracin de Bienes y Servicios
Estado Plurinacional
de Bolivia

IDENTIFICACIN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
CONTRATACIN EN LA MODALIDAD
CONTRATACIN DIRECTA
e) Arrendamiento de inmuebles para funcionamiento
de oficinas de entidad pblicas.

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

Realiza contrataciones directas de bienes


o servicios necesarios para uso del
Ministerio de Medio Ambiente y Agua,
solamente por las causales establecidas
en el Artculo 20 del RE-SABS del MMAyA.

SUBSISTEMA DE CONTRATACIN
DE BIENES Y/O SERVICIOS

DGAA RPA

DETALLE
N

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Responsable

1.

Elabora el requerimiento dirigido al DGAA, adjunta la


Certificacin POA, informe tcnico, certificacin
SENAPE, las especificaciones tcnicas y solicitud de
certificacin presupuestaria.

Realizar el requerimiento de los


bienes o servicios.

- Nota de solicitud.
- POA.
- Trminos de Referencia o
especificaciones tcnicas.

1 da

Unidad Solicitante

2.

Deriva el requerimiento al JUF.

Derivar la documentacin para


Inicio de la contratacin.

- Todo lo anterior.

1 da

DGAA

3.

Verifica la Certificacin POA, emite la certificacin


presupuestaria y deriva documentacin al RPA.

Emitir
certificacin
presupuestaria y remitir.

- Todo lo anterior.

1 da

JUF

4.

Verifica la documentacin y autoriza el inicio del


proceso de contratacin y remite los antecedentes al
RDC.

Dar cumplimiento al RESABS y


autorizar el inicio del proceso de
contratacin.

- Todo lo anterior.
- Presupuesto aprobado.

1 da

RPA

5.

Asigna el proceso de contratacin a un profesional o


tcnico del rea de contrataciones para su ejecucin.

Asignar
el
proceso
de
contratacin para la ejecucin.

- Todo lo anterior.

1 da

RDC

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MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Y AGUA

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Manual de Procesos y Procedimientos del


Sistema de Administracin de Bienes y Servicios
Estado Plurinacional
de Bolivia

Tareas

Metas

Insumos

6.

Verifica la inscripcin en el PAC, previo conocimiento


del mercado seleccionar, considerando el precio
referencial, las especificaciones tcnicas o trminos de
referencia a un proveedor que pueda realizar la
prestacin del servicio; y mediante informe
recomienda se realice la adjudicacin al proveedor
seleccionado, elabora la nota de adjudicacin o la
Orden de Compra y deriva la documentacin al RPA.

Invitar en forma directa al


proveedor, recibir propuesta y
elaborar nota de adjudicacin.

- Todo lo anterior.
- PAC.
- Lista de proveedores.

7.

Elabora el contrato, lo hace suscribir y remite la


documentacin al RPA.

Elaborar y suscribir el contrato.

- Todo lo anterior.
- Orden de Compra u de
servicio.

8.

Deriva la documentacin al RDC.

Derivar toda la documentacin.

9.

Instruye al PTC el registro de la contratacin en el


SICOES.

Registrar en el SICOES.

10.

Instruye al PTC verificar los documentos y enviar los


antecedentes a Contabilidad para su cancelacin en
cumplimiento del contrato.

Verificar
documentacin
derivar para la cancelacin.

Tiempo
3 das

Responsable
PTC

Mayor a
los 15 das

DGAJ

- Todo lo anterior.
- Contrato.

1 da

RPA

- Todo lo anterior.

1 da

RDC

- Carpeta
debidamente
ordenada (por cronologa y
en base al checklist).

1 da

RDC

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Manual de Procesos y Procedimientos del


Sistema de Administracin de Bienes y Servicios
Estado Plurinacional
de Bolivia

CONTRATACIN EN LA MODALIDAD CONTRATACIN DIRECTA

e) Arrendamiento de inmuebles para funcionamiento de oficinas de entidad pblica


UNIDAD SOLICITANTE

DGAA

JUF

RPA

Deriva la documentacin

Verifica la certificacin
POA y emite la
certificacin
presupuestaria

Verifica el cumplimiento de
los requisitos

RDC

PTC

Asigna el proceso de
contratacin para su
ejecucin

Verificar la
documentacin

DGAJ

INICIO

Realiza el requerimiento
mediante nota, informe
tcnico y certificacin
SENAPE

Autoriza el inicio
del proceso

No

Si

Conocimiento del
mercado segn
especificaciones

Realizar informe de
recomendaciones

Firma y Autoriza la
adjudicacin

Elabora nota de
adjudicacin

Elabora el contrato y lo
hace suscribir

Designar al responsable o
comisin de recepcin

Registra, cancela y
archivo del proceso

FIN

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MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Y AGUA

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Manual de Procesos y Procedimientos del


Sistema de Administracin de Bienes y Servicios
Estado Plurinacional
de Bolivia

IDENTIFICACIN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

CONTRATACIN EN LA MODALIDAD CONTRATACIN


DIRECTA
k) Contratacin de artistas, locales y otros servicios
relacionados con eventos de promocin cultural,
efemrides y actos conmemorativos.
n) Cursos de capacitacin ofertados por universidades,
institutos, academias, y otros, cuyas condiciones
tcnicas o acadmicas y econmicas no sean
definidas por la entidad contratante.

Realiza contrataciones directas de bienes


o servicios necesarios para uso del
Ministerio de Medio Ambiente y Agua,
solamente por las causales establecidas
en el Artculo 20 del RE-SABS del MMAyA.

SUBSISTEMA DE CONTRATACIN
DE BIENES Y/O SERVICIOS

DGAA RPA

DETALLE
N

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Responsable

1.

Elabora el requerimiento dirigido al DGAA, adjunta la


Certificacin POA, las especificaciones tcnicas y
solicitud de certificacin presupuestaria.

Realizar el requerimiento de los


bienes o servicios.

- Nota de solicitud.
- POA.
- Trminos de Referencia o
especificaciones tcnicas.

1 da

Unidad Solicitante

2.

Deriva el requerimiento al JUF.

Derivar la documentacin para


Inicio de la contratacin.

- Todo lo anterior.

1 da

DGAA

3.

Verifica la Certificacin POA, emite la certificacin


presupuestaria y deriva documentacin al RPA.

Emitir
certificacin
presupuestaria y remitir.

- Todo lo anterior.

1 da

JUF

4.

Verifica la documentacin y autoriza el inicio del


proceso de contratacin y remite los antecedentes al
RDC.

Dar cumplimiento al RESABS y


autorizar el inicio del proceso de
contratacin.

- Todo lo anterior.
- Presupuesto aprobado.

1 da

RPA

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MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Y AGUA

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Manual de Procesos y Procedimientos del


Sistema de Administracin de Bienes y Servicios
Estado Plurinacional
de Bolivia

Tareas

Metas

5.

Asigna el proceso de contratacin a un profesional o


tcnico del rea de contrataciones para su ejecucin.

Asignar
el
proceso
de
contratacin para la ejecucin.

- Todo lo anterior.

1 da

RDC

6.

Verifica la inscripcin en el PAC, previo conocimiento


del mercado seleccionar, considerando el precio
referencial, las especificaciones tcnicas o trminos de
referencia a un proveedor que pueda realizar la
prestacin del servicio; y mediante informe
recomienda se realice la adjudicacin al proveedor
seleccionado, elabora la nota de adjudicacin o la
Orden de Compra y deriva la documentacin al RPA.

Invitar en forma directa al


proveedor, recibir propuesta y
elaborar nota de adjudicacin.

- Todo lo anterior.
- Lista de proveedores.

3 das

PTC

7.

Elabora el contrato, lo hace suscribir y remite la


documentacin al RPA.

Elaborar y suscribir el contrato.

- Todo lo anterior.
- Orden de Compra u de
servicio.

8.

Deriva la documentacin al RDC.

Derivar toda la documentacin.

9.

Instruye al PTC el registro de la contratacin en el


SICOES y el envo de la documentacin a la Comisin
de Recepcin o Responsable de Recepcin.

10.

11.

Insumos

Tiempo

Responsable

Mayor a
los 15 das

DGAJ

- Todo lo anterior.
- Contrato.

1 da

RPA

Registrar en el SICOES.

- Todo lo anterior.

1 da

RDC

Eleva informe de recepcin y/o conformidad al RPA,


archiva una copia para su control y deriva toda la
documentacin al CDR o RDC.

Realizar el informe de recepcin


y/o conformidad y derivar la
documentacin.

- Todo lo anterior.
- Acta de Recepcin
conformidad.

1 da

CDR o RDR

Instruye al PTC verificar los documentos y enviar los


antecedentes a Contabilidad para su cancelacin en
cumplimiento del contrato.

Verificar
documentacin
derivar para la cancelacin.

- Carpeta
debidamente
ordenada (por cronologa y
en base al checklist).

1 da

RDC

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Manual de Procesos y Procedimientos del


Sistema de Administracin de Bienes y Servicios
Estado Plurinacional
de Bolivia

CONTRATACIN EN LA MODALIDAD CONTRATACIN DIRECTA


k) Contratacin de artistas, locales y otros servicios relacionados con eventos de promocin cultural, efemrides y actos conmemorativos
n) Cursos de capacitacin ofertados por universidades, institutos, academias, y otros, cuyas condiciones tcnicas o acadmicas y econmicas no sean definidas por la entidad
contratante
UNIDAD SOLICITANTE

DGAA

JUF

RPA

Deriva la documentacin

Verifica la certificacin
POA y emite la
certificacin
presupuestaria

Verifica el cumplimiento de
los requisitos

RDC

PTC

Asigna el proceso de
contratacin para su
ejecucin

Verificar la
documentacin

DGAJ

CDR O RDR

INICIO

Realiza el requerimiento
mediante nota de las
especificaciones tcnicas

Autoriza el inicio
del proceso

No

Si

Conocimiento del
mercado segn
especificaciones

Realizar informe de
recomendaciones

Firma y Autoriza la
adjudicacin

Elabora nota de
adjudicacin

Elabora el contrato y lo
hace suscribir

Designar al responsable o
comisin de recepcin

Eleva informe de
recepcin y/o conformidad

Registra, cancela y
archivo del proceso

FIN

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MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Y AGUA

Pgina 40

Manual de Procesos y Procedimientos del


Sistema de Administracin de Bienes y Servicios
Estado Plurinacional
de Bolivia

IDENTIFICACIN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

CONTRATACIN EN LA MODALIDAD
CONTRATACIN DIRECTA
f) Adquisicin de pasajes areos de aerolneas
en rutas nacionales: siempre y cuando el
costo de los pasajes se sujete a tarifas nicas
y reguladas por la instancia competente.

Realiza contrataciones directas de bienes o


servicios necesarios para uso recurrente del
Ministerio de Medio Ambiente y Agua,
solamente por las causales establecidas en el
Artculo 20 del RE-SABS del MMAyA.

SUBSISTEMA DE CONTRATACIN
DE BIENES Y/O SERVICIOS

DGAA RPA

DETALLE
N

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Responsable

1.

Elabora el requerimiento dirigido al DGAA, adjunta la


Certificacin POA, las especificaciones tcnicas, precio
referencial y solicitud de certificacin presupuestaria.

Realizar el requerimiento de los


bienes o servicios.

- Nota de solicitud.
- POA.
- Trminos de Referencia o
especificaciones tcnicas.

1 da

Unidad Solicitante

2.

Deriva el requerimiento al JUF.

Derivar la documentacin para


Inicio de la contratacin.

- Todo lo anterior.

1 da

DGAA

3.

Verifica la Certificacin POA, emite la certificacin


presupuestaria y deriva documentacin al RPA.

Emitir
certificacin
presupuestaria y remitir.

- Todo lo anterior.

1 da

JUF

4.

Verifica la documentacin, autoriza el inicio del


proceso de contratacin y remite los antecedentes al
RDC.

Dar cumplimiento al RESABS y


autorizar el inicio del proceso de
contratacin.

- Todo lo anterior.
- Presupuesto aprobado.

1 da

RPA

5.

Asigna el proceso de contratacin a un profesional o


tcnico del rea de contrataciones para su ejecucin.

Asignar
el
proceso
de
contratacin para la ejecucin.

- Todo lo anterior.

1 da

RDC

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MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Y AGUA

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Manual de Procesos y Procedimientos del


Sistema de Administracin de Bienes y Servicios
Estado Plurinacional
de Bolivia

Tareas

Metas

6.

Verifica la inscripcin en el PAC, la documentacin e


invita, mediante nota, en forma directa al proveedor a
presentar su propuesta. Recibe propuesta, elabora la
nota de adjudicacin, la hace firmar con el RPA y
remite lo antecedentes a la DGAJ para elaboracin del
contrato.

Invitar en forma directa al


proveedor, recibir propuesta y
elaborar nota de adjudicacin.

- Todo lo anterior.
- Lista de proveedores.

7.

Elabora el contrato, lo hace suscribir y remite la


documentacin al RPA.

Elaborar y suscribir el contrato.

- Todo lo anterior.
- Orden de Compra u de
servicio.

8.

Deriva la documentacin al RDC.

Derivar toda la documentacin.

9.

Instruye al PTC el registro de la contratacin en el


SICOES y el envo de la documentacin al Responsable
de Recepcin (Encargado (a) de la Unidad de Pasajes y
Viticos).

10.

11.

Insumos

Tiempo
3 das

Responsable
PTC

Mayor a
los 15 das

DGAJ

- Todo lo anterior.
- Contrato.

1 da

RPA

Registrar en el SICOES.

- Todo lo anterior.

1 da

RDC

Eleva informe de recepcin y/o conformidad al RPA o


RPC, archiva una copia para su control y deriva toda la
documentacin al RDC.

Realizar el informe de recepcin


y/o conformidad y derivar la
documentacin.

- Todo lo anterior.
- Acta de Recepcin
conformidad.

1 da

Encargado (a) de la
Unidad de Pasajes y
Viticos

Instruye al PTC verificar los documentos y enviar los


antecedentes a Contabilidad para su cancelacin en
cumplimiento del contrato.

Verificar
documentacin
derivar para la cancelacin.

- Carpeta debidamente
ordenada (por cronologa y
en base al checklist).

1 da

RDC

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MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Y AGUA

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Manual de Procesos y Procedimientos del


Sistema de Administracin de Bienes y Servicios
Estado Plurinacional
de Bolivia

CONTRATACIN EN LA MODALIDAD CONTRATACIN DIRECTA


f) Adquisicin de pasajes areos de aerolneas en rutas nacionales: siempre y cuando el costo de los pasajes se sujete a tarifas nicas y reguladas por la instancia competente
UNIDAD SOLICITANTE

DGAA

JUF

RPA

Deriva la documentacin

Verifica la certificacin
POA y emite la
certificacin
presupuestaria

Verifica el cumplimiento de
los requisitos

RDC

PTC

Asigna el proceso de
contratacin para su
ejecucin

Verificar la documentacin

DGAJ

Unidad de Pasajes y
Viticos

INICIO

Realiza su requerimiento
mediante nota del bien o
servicio solicitado

Autoriza el inicio
del proceso

No

Si

Realizar la invitacin
directa al proveedor

Recibe la propuesta

Elabora nota de
adjudicacin

Firma y Autoriza la
adjudicacin

Elabora el contrato y lo
hace suscribir

Derivar la documentacin

Remite la documentacin
para su registro

Registra en el SICOES

Instruye la verificacin de
los documentos

Verificar toda la carpeta


del proceso

Realizar el informe de
recepcin y/o conformidad

Revisin del informe y


derivar la documentacin

Registra, cancela y
archivo del proceso

FIN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE BIENES Y SERVICIOS


MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Y AGUA

Pgina 43

Manual de Procesos y Procedimientos del


Sistema de Administracin de Bienes y Servicios
Estado Plurinacional
de Bolivia

IDENTIFICACIN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

CONTRATACIN EN LA MODALIDAD
CONTRATACIN DIRECTA
h) Adquisicin de repuestos del proveedor
cuando se requiera preservar la
garanta y consiguiente calidad del
equipo y/o maquinaria.

Realiza contrataciones directas de bienes o


servicios necesarios para uso del Ministerio de
Medio Ambiente y Agua, solamente por las
causales establecidas en el Artculo 20 del RESABS del MMAyA.

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

SUBSISTEMA DE CONTRATACIN DE
BIENES Y/O SERVICIOS

DGAA RPA

DETALLE
N

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Responsable

1.

Realiza su requerimiento mediante nota con


especificaciones tcnicas claras y detalladas del bien
requerido y su precio referencial, y el nombre de la
Empresa proveedora del equipo y/o maquinaria que
requiere repuestos, al DGAA.

Realizar el requerimiento del


bien,
con
especificaciones
tcnicas detalladas.

- Nota de solicitud.
- POA.
- Trminos de Referencia o
especificaciones tcnicas.

1 da

Unidad Solicitante

2.

Deriva el requerimiento al JUF.

Derivar la documentacin para


Inicio de la contratacin.

- Todo lo anterior.

1 da

DGAA

3.

Emite la certificacin presupuestaria y deriva la


documentacin al RPA.

Emitir
certificacin
presupuestaria y remitir.

- Todo lo anterior.

1 da

JUF

4.

Verifica si el requerimiento cumple los requisitos y


mediante provedo autoriza el inicio del proceso de
contratacin RDC.

Dar cumplimiento al RESABS y


autorizar el inicio del proceso de
contratacin.

- Todo lo anterior.
- Presupuesto aprobado.

1 da

RPA

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MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Y AGUA

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Manual de Procesos y Procedimientos del


Sistema de Administracin de Bienes y Servicios
Estado Plurinacional
de Bolivia

Tareas

Metas

Insumos

5.

Asigna el proceso de contratacin a un profesional o


tcnico del rea de contrataciones para su ejecucin.

Asignar
el
proceso
de
contratacin para la ejecucin.

- Todo lo anterior.

1 da

RDC

6.

Verifica la inscripcin en el PAC, Solicita la cotizacin


del bien requerido, elabora la nota de adjudicacin o
la Orden de Compra y deriva la documentacin al RPA.

Invitar en forma directa al


proveedor, recibir propuesta y
elaborar nota de adjudicacin.

- Todo lo anterior.
- PAC.

3 das

PTC

7.

Formaliza la adjudicacin, y deriva la documentacin,


designa mediante nota al responsable o comisin de
recepcin (RDR o CDR) y les remite la documentacin.

Elaborar y suscribir el contrato.

- Todo lo anterior.
- Orden de Compra.
- Cotizaciones.

Segn lo
convenido

RPA

8.

Recepciona el bien adquirido verifica sus


especificaciones tcnicas y emite el Acta de
Conformidad. Remite antecedentes al Encargado (a)
de Almacn, Activos Fijos o Servicios Generales.

Realizar el informe de recepcin


y/o conformidad y derivar la
documentacin.

- Todo lo anterior.
- Contrato.

1 da

RDR O CDR

9.

Proceder al ingreso y registro del bien y remitir la


documentacin original a la JUF para su cancelacin,
registro y archivo contable.

Verificar
documentacin
derivar para la cancelacin.

- Todo lo mencionado.
- Acta de Recepcin o
conformidad.
- Carpeta
debidamente
ordenada (por cronologa y
en base al checklist).

1 da

Encargado (a) de
Almacn, Activos Fijos
o Servicios Generales

Tiempo

Responsable

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Manual de Procesos y Procedimientos del


Sistema de Administracin de Bienes y Servicios
Estado Plurinacional
de Bolivia

CONTRATACIN EN LA MODALIDAD CONTRATACIN DIRECTA


h) Adquisicin de repuestos del proveedor cuando se requiera preservar la garanta y consiguiente calidad del equipo y/o maquinaria
UNIDAD SOLICITANTE

DGAA

JUF

RPA

Deriva la documentacin

Verifica la certificacin
POA y emite la
certificacin
presupuestaria

Verifica el cumplimiento de
los requisitos

RDC

PTC

Asigna el proceso de
contratacin para su
ejecucin

Verificar la documentacin

DGAJ

RDR O CDR

Encargado de Almacn,
Activos Fijos o Servicios
Generales

INICIO

Realiza el requerimiento
mediante nota del bien
(especificaciones claras)

Autoriza el inicio
del proceso

No

Si

Solicita la cotizacin del


bien requerido

Recibe la cotizacin

Firma y Autoriza la
adjudicacin

Elabora nota de
adjudicacin
Elabora el contrato y lo
hace suscribir

Designar al responsable o
comisin de recepcin

Recepciona el bien y
verifica con las
especificaciones tcnicas

Acta de conformidad

Ingresa y registra el bien y


remite documentacin

Registra, cancela y
archivo del proceso

FIN

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CONTRATACIN DE CONSULTORES
INDIVIDUALES DE LNEA
Modalidad que permite la contratacin de Consultores Individuales de Lnea,
para cubrir las necesidades de personal en las reas administrativas,
financieras, tcnicas y para el desarrollo de programas y proyectos que se
llevan a cabo en las diferentes reas y unidades funcionales del Ministerio de
Medio Ambiente y Agua, incluidos los programas proyectos y unidades
desconcentradas.
La remuneracin establecida para la contratacin de Consultores
Individuales de Lnea, deber estar establecida en el marco del cuadro de
Equivalencias para la Remuneracin de los Consultores Individuales de
Lnea, aprobado mediante Resolucin Ministerial.
Tambin para los procesos de contratacin de Consultores Individuales de
Lnea, se deber tomar en cuenta los siguientes Artculos del D.S. 0181 de 28
de junio de 2009.
Artculo 43.- (Impedidos para Participar en los Procesos de Contratacin)
a) Los servidores pblicos que ejercen funciones en la entidad
convocante.
b) Los proponentes adjudicados que hayan desistido de firmar contrato,
no podrn participar hasta un (1) ao despus de la fecha del
desistimiento, salvo causas de fuerza mayor o caso fortuito
debidamente justificadas por la entidad, que deber remitir la
informacin al SICOES.
c) Los proveedores, contratistas y consultores con los que se hubiese
resulto el contrato por causales atribuibles a stos causando dao al
Estado, no podrn participar hasta tres (3) aos despus de la fecha de
la resolucin, conforme a la informacin registrada por la entidad en el
SICOES.

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Artculo 89.- (Modificaciones al Contrato)


I. Las modificaciones al contrato debern estar destinadas al cumplimiento
del objeto de la contratacin, y ser sustentadas por informe tcnico y legal
que establezca la viabilidad tcnica y de financiamiento. En el caso de
proyectos de inversin, deber contemplar las normativas del Sistema
Nacional de Inversin Pblica SNIP.
II. Las modificaciones al contrato podrn efectuarse mediante:
Contrato Modificatorio para Consultores Individuales de Lnea. Es
aplicable cuando la Unidad Solicitante requiere ampliar el plazo del
servicio de consultora individual de lnea, para lo cual, de manera
previa a la conclusin del contrato, realizar una evaluacin del
cumplimiento de los trminos de referencia. En base a esta evaluacin, la
MAE o la autoridad que suscribi el contrato principal, podr tomar la
decisin de modificar o no el contrato del Consultor.
Esta modificacin podr realizarse hasta un mximo de dos (2) veces, no
debiendo exceder el plazo de cada modificacin al establecido en el
contrato principal.
Se hace nfasis que solamente es sujeto a modificacin, el plazo del
servicio de consultora.

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IDENTIFICACIN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
CONTRATACIN DE CONSULTORES
INDIVIDUALES DE LNEA EN LA
MODALIDAD CONTRATACIN MENOR

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

Realizar contrataciones menores de


Consultores Individuales de Lnea hasta Bs.
50.000.- (Cincuenta mil 00/100 Bolivianos).

SUBSISTEMA DE CONTRATACIN DE
BIENES Y/O SERVICIOS

UNIDAD SOLICITANTE, RPA,


DGAA y COMISIN DE
EVALUACIN

DETALLE
N

Tareas

Metas

1.

Realiza su requerimiento mediante nota, incluyendo


trminos de referencia claros y detallados, el precio
referencial (de acuerdo al Cuadro de Equivalencias de
Honorarios para Consultores en Lnea), define el mtodo de
seleccin, la referencia de uno o ms profesionales o
tcnicos (de su banco de datos).

Realizar el requerimiento de los


servicios.

2.

Deriva el requerimiento al JUF.

3.

Insumos

Tiempo

Responsable

- Nota de solicitud.
- POA.
- Trminos de Referencia.

1 da

Unidad Solicitante

Derivar la documentacin para


Inicio de la contratacin.

- Todo lo anterior.

1 da

DGAA

Verifica la Certificacin POA, emite la certificacin


presupuestaria y deriva documentacin al RPA.

Emitir
certificacin
presupuestaria y remitir.

- Todo lo anterior.

1 da

JUF

4.

Verifica la documentacin y autoriza el inicio del proceso de


contratacin y remite los antecedentes al RDC.

Dar cumplimiento al RESABS y


autorizar el inicio del proceso
de contratacin.

- Todo lo anterior.
- Presupuesto aprobado.

1 da

RPA

5.

Asigna el proceso de contratacin a un profesional o


tcnico del rea de contrataciones para su ejecucin.

Asignar
el
proceso
de
contratacin para la ejecucin.

- Todo lo anterior.

RDC

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Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

6.

Verifica la inscripcin en el PAC, la documentacin e invita


al o los profesionales o tcnicos a presentar su postulacin
y la documentacin exigida en el mismo.

Invitar en forma directa al o los


proveedores y recibe las
propuestas.

- Todo lo anterior.
- PAC
- Banco de datos.

PTC

7.

Designa el Responsable de Evaluacin.

Designar a la comisin de
calificacin.

- Todo lo anterior.
- Invitaciones enviadas.

RPA

8.

Una vez recibidas las propuestas remite al Responsable de


Evaluacin.

Remitir a la Comisin de
Calificacin las cotizaciones.

- Todo lo anterior.
- Nombramiento
de
la
Comisin de Calificacin.

9.

Realizar la apertura pblica y procede al anlisis y


evaluacin. Se proceder a la evaluacin, an cuando se
hubiese recibido una sola propuesta, y emite el Informe de
Calificacin y Recomendacin al RPA.

Realizar la apertura pblica,


anlisis y evaluacin de las
ofertas.

- Todo lo anterior.
- Libro de registro.
- Sobres de propuestas.

Responsable
Evaluacin.

10.

Recibe las propuestas, elabora la nota de adjudicacin o


declaratoria desierta y remite lo antecedentes a la DGAJ
para elaboracin del contrato en caso de adjudicacin.

Firmar la nota determinando la


adjudicacin o declaratoria
desierta del proceso.

- Todo lo anterior.
- Informe de calificacin y
recomendaciones.

RPA

11.

Notifica al postulante y remite la documentacin, para


elaboracin del contrato a la DGAJ.

Notificar al postulante y
solicitar la elaboracin del
contrato.

- Todo lo anterior.
- Notas
de
adjudicacin
firmada.

PTC

12.

Verifica documentos originales, elabora el contrato, lo hace


suscribir y remite la documentacin al RPA. Si no cumple se
devuelve al RPA para que se adjudique al segundo mejor
calificado o se declare desierto.

Elaborar y suscribir el contrato.

- Todo lo anterior.
- Documentos
originales
solicitados.

Sin plazo
Art.54 inc.
b) D.S.
0181

1 da

Responsable

PTC

DGAJ

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Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Responsable

13.

Deriva la documentacin al RDC.

Derivar toda la documentacin.

- Todo lo anterior.
- Contrato.

1 da

RPA

14.

Instruye al PTC el registro de la contratacin en el SICOES y


el envo de la documentacin para su cancelacin.

Registrar en el SICOES.

- Todo lo anterior.

da

RDC

15.

Verifica los documentos y enva los antecedentes a


Contabilidad para su cancelacin en cumplimiento del
contrato.

Verificar documentacin
derivar para la cancelacin.

- Todo lo mencionado.
- Carpeta
debidamente
ordenada (por cronologa y
en base al checklist).

da

PTC

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CONTRATACIN CONSULTORES INDIVIDUALES DE LINEA


MODALIDAD CONTRATACIN MENOR
UNIDAD

SOLICITANTE

DGAA

JUF

RPA

Derivar el requerimiento

Verifica en el POA.
Emite Certificacin
Presupuestaria

Autoriza el
Inicio de proceso

RDC

PTC

RESPONSABLE DE
EVALUACIN

DGAJ

INICIO

Nota de Solicitud con TDRs,


precio referencial, Mtodo de
Seleccin y Solicitud de
Certificacin Presupuestaria

Si

Invita a los profesionales o


tcnicos a presentar su
propuesta

Asignar el proceso de
contratacin para su
ejecucin

No

Apertura sobres, anlisis y


evaluacin de los
documentos

Nombra a la Comisin de
Calificacin

Declaratoria desierta

No

Elabora el informe de
calificacin y
recomendaciones

Adjudicacin

Si

Notifica al postulante

No

Verifica documentos
originales del proponente
adjudicado (a)

Cumple

Si
Elabora contrato y lo hace
suscribir

Revisa contrato y
documentacin

Instruye el registro y
revisin de la
documentacin

Registrar en el SICOES y
verificar todo el proceso
de contratacin

Registra, cancela y
archiva del proceso

FIN

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IDENTIFICACIN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

CONTRATACIN DE CONSULTORES
INDIVIDUALES DE LNEA

DETALLE
N

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

Contratar personal necesario para la


ejecucin de los proyectos y actividades
como Consultores Individuales de Lnea,
en funcin a lo establecido por el D.S.
0181 en la modalidad ANPE, mayores a Bs.
50.000.(Cincuenta
Mil
00/100
Bolivianos).

SUBSISTEMA DE CONTRATACIN DE
OBRAS, BIENES, SERVICIOS
GENERALES Y SERVICIOS DE
CONSULTORIA

UNIDAD SOLICITANTE, RPA, DGAA y


COMISIN DE EVALUACIN

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

1.

Realiza su requerimiento mediante nota,


incluyendo trminos de referencia claros y
detallados, el precio referencial (de acuerdo al
Cuadro de Equivalencias de Honorarios para
Consultores en Lnea), define el mtodo de
seleccin.

Realizar el requerimiento de
los servicios.

- Nota de solicitud.
- POA.
- Trminos de Referencia.

2.

Deriva el requerimiento al JUF.

Derivar la documentacin
para Inicio de la contratacin.

- Todo lo anterior.

1 da

DGAA

3.

Verifica la Certificacin POA, emite la certificacin


presupuestaria y deriva documentacin al RPA.

Emitir
certificacin
presupuestaria y remitir.

- Todo lo anterior.

1 da

JUF

4.

Verifica la documentacin y autoriza el inicio del


proceso de contratacin y remite los antecedentes
al RDC.

Dar cumplimiento al RESABS y


autorizar el inicio del proceso
de contratacin.

- Todo lo anterior.
- Presupuesto aprobado.

1 da

RPA

20 das
antes de la
fecha
requerida
para el inicio
de
actividades

Responsable
Unidad Solicitante

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Tareas

Metas

proceso
para

Insumos

Tiempo

Responsable

5.

Asigna el proceso de contratacin a un profesional


o tcnico del rea de contrataciones para su
ejecucin.

Asignar el
contratacin
ejecucin.

de
la

- Todo lo anterior.

1 da

RDC

6.

Verifica la inscripcin en el PAC, la documentacin


y elabora el DBC y lo deriva para su aprobacin.

Elaborar DBC y remitir para la


aprobacin.

- Todo lo anterior.
- PAC.

2 das

PTC

7.

Aprueba el DBC, invita a profesionales y/o tcnicos


a presentar sus postulaciones (opcional). Designa
la Comisin de Calificacin.

Aprobar el DBC y designar a la


comisin de calificacin.

- Todo lo anterior.
- DBC realizada.

1 da

RPA

8.

Entrega las invitaciones, publica el DBC en el


SICOES y la convocatoria en la mesa de partes.

Hacer pblica la convocatoria


y
los documentos de
contratacin.

- Todo lo anterior.
- DBC aprobado.

1 da

PTC

9.

Consolida y prepara la carpeta con la


documentacin
del
proceso,
recibe
las
postulaciones segn la convocatoria y remite la
documentacin a la comisin de calificacin.

Preparar la carpeta y recibe


las postulaciones segn la
convocatoria.

- Todo lo anterior.
- Convocatoria realizada.
- Nombramiento
de
la
Comisin de Calificacin.

10.

Realizar la apertura pblica y procede al anlisis y


evaluacin y emite el Informe de Calificacin y
Recomendacin al RPA.

Realizar la apertura pblica,


anlisis y evaluacin de las
ofertas.

- Todo lo anterior.
- Libro de registro.
- Sobres de propuestas.

11.

Recibe las propuestas, elabora la nota de


adjudicacin o declaratoria desierta y remite lo
antecedentes para la notificacin.

Firmar la nota determinando


la adjudicacin o declaratoria
desierta del proceso.

- Todo lo anterior.
- Informe de calificacin y
recomendaciones.

PTC

Segn
cronograma
establecido
en el DBC

Comisin
Calificacin

RPA

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Tareas

Metas

Insumos

12.

Notifica al postulante y remite la documentacin,


para elaboracin del contrato a la DGAJ.

Notificar al postulante y
solicitar la elaboracin del
contrato.

- Todo lo anterior.
- Notas
de
adjudicacin
firmada.

13.

Verifica documentos originales, elabora el


contrato, lo hace suscribir y remite la
documentacin al RPA. Si no cumple se devuelve al
RPA para que se adjudique al segundo mejor
calificado o se declare desierto.

Elaborar
contrato.

el

- Todo lo anterior.
- Documentos
originales
solicitados.

14.

Deriva la documentacin al RDC.

Derivar
toda
documentacin.

la

- Todo lo anterior.
- Contrato.

15.

Instruye al PTC el registro de la contratacin en el


SICOES y el envo de la documentacin para su
cancelacin.

Registrar en el SICOES.

- Todo lo anterior.

1 da

RDC

16.

Verifica los documentos y enva los antecedentes a


Contabilidad para su cancelacin en cumplimiento
del contrato.

Verificar documentacin y
derivar para la cancelacin.

- Todo lo mencionado.
- Carpeta
debidamente
ordenada (por cronologa y
en base al checklist).

1 da

PTC

suscribir

Tiempo

Responsable
PTC

Segn
cronograma
establecido
en el DBC

DGAJ

RPA

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CONTRATACIN CONSULTORES INDIVIDUALES DE LINEA


UNIDAD
SOLICITANTE

DGAA

JUF

RPA

Derivar el requerimiento

Verifica en el POA y
Emite Certificacin
Presupuestaria

Autoriza el
Inicio de proceso

RDC

PTC

Asignar el proceso de
contratacin para su
ejecucin

Elabora el DBC y deriva


para la aprobacin

COMISIN DE
CALIFICACIN

DGAJ

INICIO

Nota de Solicitud con TDRs,


precio referencial, Mtodo de
Seleccin y Solicitud de
Certificacin Presupuestaria

Si

No

Aprobar el DBC

Nombra a la Comisin de
Calificacin

Publica convocatoria en el
SICOES

Prepara carpeta y recibe


postulaciones a la
convocatoria

Declaratoria desierta

No

Apertura sobres, anlisis y


evaluacin de los
documentos

Elabora el informe de
calificacin y
recomendaciones

Adjudicacin

Si

Notifica al postulante

No

Verifica documentos
originales del proponente
adjudicado (a)

Cumple

Si
Elabora contrato y lo hace
suscribir

Revisa contrato y
documentacin

Instruye el registro y
revisin de la
documentacin

Registrar en el SICOES y
verificar todo el proceso
de contratacin

Registra, cancela y
archiva del proceso

FIN

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b)

SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES

Es el conjunto interrelacionado de principios, elementos jurdicos, tcnicos y


administrativos que regulan el manejo de bienes de propiedad del Ministerio de
Medio Ambiente y Agua y los que se encuentran bajo su cuidado y custodia.
Tiene por objetivo optimizar la disponibilidad, el uso y el control de los bienes y
la minimizacin de los costos de sus operaciones.
Los componentes del Subsistema de Manejo de Bienes, son los siguientes:
a) Administracin de Almacenes.
b) Administracin de activos fijos muebles.
c) Administracin de activos fijos inmuebles.
I.

El DGAA del MMAyA, es el responsable principal ante la MAE:


a)

b)
c)

d)

Por el manejo de bienes en lo referente a la organizacin,


funcionamiento y control de las unidades operativas especializadas en la
materia, por el cumplimiento de la normativa vigente, por el desarrollo y
cumplimiento de reglamentos, procedimientos, instructivos y por la
aplicacin del rgimen de penalizaciones por dao, prdida o utilizacin
indebida.
Por la adecuada conservacin, mantenimiento y salvaguarda de los
bienes que estn a cargo de la entidad.
Porque la entidad cuente con la documentacin legal de los bienes que
son de su propiedad o estn a su cargo, as como de la custodia y
registro de esta documentacin en las instancias correspondientes. En
caso necesario, solicitar a la Direccin General de Asuntos Jurdicos el
saneamiento de la documentacin legal pertinente.
Por el envo de la informacin sobre los bienes de la entidad al Servicio
Nacional de Patrimonio del Estado SENAPE.

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II.

El/la Jefe de la Unidad Administrativa, los responsables de almacenes,


activos fijos, y mantenimiento de bienes, deben responder ante el DGAA
por el cumplimiento de las normas, reglamentos, procedimientos y/o
instructivos establecidos para el desarrollo de sus funciones, as como por
el control, demanda de servicios de mantenimiento y salvaguarda de estos
bienes.

III.

Todos los servidores pblicos del MMAyA, son responsables por el


debido uso, custodia, preservacin y solicitud de servicios de
mantenimiento de los bienes que le fueron asignados, de acuerdo al
rgimen de Responsabilidad por la Funcin Pblica establecido en la Ley
1178 y sus reglamentos.

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ADMINISTRACIN DE ALMACENES
La administracin de almacenes, tiene por objetivo optimizar la disponibilidad
de bienes de consumo, el control de sus operaciones y la minimizacin de los
costos de almacenamiento.
Los procedimientos contenidos en este Manual se aplicarn a los almacenes
de bienes de consumo, adquiridos con recursos propios o financiamiento
externo, donados o transferidos por otras instituciones.
El almacn es un rea operativa de la Unidad Administrativa, que debe tener
un solo responsable de su administracin.
El MMAyA podr crearen el marco del Artculo 125 de las NBSABS
subalmacenes cuando exista un proceso de desconcentracin, separacin
fsica de sus unidades y alta rotacin de bienes susceptibles de
almacenamiento si fuera necesario, debiendo contar con un responsable de
su administracin y funcionamiento (encargado de subalmacn), quin
responder ante el jefe de almacn.
Los almacenes y subalmacenes debern estar especialmente diseados y
habilitados para facilitar el ingreso y recepcin de bienes, procurar
condiciones de seguridad, armonizar la asignacin de espacios segn las
caractersticas de los bienes, simplificar sus operaciones, facilitar la
manipulacin y el transporte.
En funcin del volumen, complejidad y caractersticas tcnicas de los bienes
que administra, el almacn deber contar con personal operativo calificado.
La creacin de subalmacenes mediante Resolucin Administrativa, estar
sujeto al procedimiento establecido en el presente Manual de Procesos y
Procedimientos.
Nota. En caso de que el responsable del subalmacn sea relevado de su
cargo, su inmediato superior comunicar este extremo a la DGAA, y se
proceder a entregar el mismo al nuevo responsable previo inventario fsico
realizado con la presencia del Encargado (a) o representante del Almacn
Central, y respaldado por un Acta de Entrega firmado por el servidor saliente,
el servidor entrante y el representante del Almacn Central. Caso contrario, el
Inmediato Superior ser responsable de los actos que generen
Responsabilidad por la Funcin Pblica, por incumplimiento a las normas
establecidas.
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IDENTIFICACIN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

ADMINISTRACIN DE ALMACENES:
RECEPCIN, INGRESO, REGISTRO y
ALMACENAMIENTO

Dar cumplimiento a lo establecido en el


Captulo II, Ttulo II Subsistema de Manejo
de Bienes de las NB-SABS.

SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES

UNIDAD ADMINISTRATIVA
ALMACENES

DETALLE
N

Tareas

Metas

1.

Remitir al Encargado (a) de Almacenes la Nota de


adjudicacin, orden de compra, especificando la
Fuente de Financiamiento y la fecha de entrega de
materiales o suministros del proveedor al almacn.

Optimizar la disponibilidad de
bienes de consumo, el control
de sus operaciones y la
minimizacin de los costos.

- Notas de Adjudicacin.
- Certificacin.
Presupuestaria.
- Contrato.

1 da

RDC

2.

En caso de donacin o transferencia de bienes al


Ministerio de Medio Ambiente y Aguas remitir al
Encargado (a) de Almacenes el documento de
convenio de donacin o transferencia.

Formalizar la
bienes
de
transferencia.

de
o

- Documento de convenio
de
donacin
o
transferencia.
- Documento de recepcin
oficial.

da

JUA

3.

Recepcionar el bien y realizar la verificacin de:


calidad, cantidad, unidad de medida, costo unitario
costo total y lo coteja con la orden de compra y
factura.

Cumplir con lo establecido en el


Art. 39 del D.S. 0181 NB-SABS.

- Todo lo anterior.
- Orden de Compra.
- Nota de Remisin.
- Facturas.
- Convenio de transferencia
o donacin.

1 da

Responsable de
Recepcin o
Comisin de
Recepcin

recepcin
donacin

Insumos

Tiempo

Responsable

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Tareas

Metas
todo

Insumos

Tiempo

- Todo lo anterior.
- Kardex.
- Formulario de Ingreso de
Almacenes Form. N 1.

1 da

Encargado (a) de
Almacenes

- Todo lo anterior.
- Formulario de
firmado.

da

JUA

2 das

Encargado (a) de
Almacenes

4.

Registro de ingreso a almacenes, mediante el


Formulario de Ingreso de Materiales a Almacenes.
Deriva la documentacin al JUA.

Autorizar y registrar
ingreso a almacenes.

5.

Revisa la documentacin y firma el Formulario de


Ingreso y deriva al Encargado (a) de Almacenes.

Formalizar el ingreso
materiales y suministros.

6.

Identifica, codifica, clasifica, cataloga, asigna espacios


y almacena los bienes recibidos.
Desglose del Formulario de Ingreso N 1:
Original y copia amarilla: Almacenes
Copia rosada: Contabilidad

Tener ordenado y con facilidad


de acceso los materiales y
suministros de almacenes.

- Todo lo anterior.
- Instructivos y contratacin
de seguros.

7.

Aplicar mediante instructivos medidas de Higiene,


seguridad Industrial y salvaguarda de las existencias.

Cumplir lo establecido en los


artculos 138 y 139 de la
NBSABS.

- NBSABS.

de

Responsable

ingreso

c/gestin

JUA

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RECEPCIN, INGRESO, REGISTRO Y ALMACENAMIENTO


RDC

JUA

RESPONSABLE DE
RECEPCIN O
COMISIN RECEPCIN

ENCARGADO (A) DE
ALMACENES

INICIO

Remite Nota de
adjudicacin y/o orden de
compra

En caso de donacin,
remite el convenio de
donacin o transferencia
Recibe y verifica el bien
cotejando con la orden de
compra o factura

Registra el ingreso
Mediante el Formulario de
Ingreso de Almacenes

Firma el Formulario de
ingreso de Materiales
Identifica, codifica,
clasifica, cataloga, asigna
espacio y almacena los
bienes

Emitir instructivos
especficos de seguridad
industrial y contratar
seguros

Desglose de Formulario:
- Original y copia amarilla:
Almacenes
- Copia rosada: Contabilidad

FIN

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IDENTIFICACIN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

ADMINISTRACIN DE ALMACENES:
SALIDA DE ALMACENES

Controlar y normar la solicitud y entrega


de materiales y suministros.

SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES

UNIDAD SOLICITANTE
UNIDAD ADMINISTRATIVA
ALMACENES

DETALLE
N

Tareas

Metas
y

Insumos

Tiempo

Responsable

- Formulario de Salida de
Almacenes (Formulario N
2).

1 da

Unidad Solicitante

1 da

JUA

1.

Solicitarlo materiales y suministros, mediante el


Formulario de Salida de Almacn la firma y lo remite a
la JUA.

Solicitar los materiales


suministros necesarios.

2.

Autoriza, firma y deriva el Formulario al Encargado (a)


de Almacenes.

Autorizar la entrega.

- Formulario N 2.

3.

Verifica y entrega el material o suministro solicitado, si


no tiene en existencia coloca el sello de sin existencia
y devuelve al solicitante.

Dotar los bienes requeridos.

- Formulario N 2, firmado
entregue conforme.

Encargado (a) de
Almacenes

4.

Procede a registrar la salida de materiales y/o


suministros entregados. Desglose del Formulario de
Salida N 2.
Original: Almacenes
Copia rosada: contabilidad
Copia amarilla: Solicitante

Mantener actualizado el
registro
de
bienes
en
existencia con los saldos
fsicos.

- Todo lo mencionado.
- Kardex y registro
existencia.

Encargado (a) de
Almacenes

de

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SALIDA DE ALMACENES
UNIDAD
SOLICITANTE

ENCARGADO (A) DE
ALMACENES

JUA

INICIO

Solicitar los materiales


mediante el Formulario de
Salida de Almacenes

Firma el formulario
autorizando la solicitud

Autoriza la entrega

Si

Verifica y entrega el
material o suministro
solicitado

No
En caso de no existir lo
solicitado recibe de vuelta
el Formulario con el sello
Sin Existencia

Desglose Formulario 2
- Original: Almacenes
- Copia Rosada: Contabilidad
- Copia Amarilla: Solicitante

Registra la salida de
materiales y/o suministros

FIN

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de Bolivia

IDENTIFICACIN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

ADMINISTRACIN DE ALMACENES:
CREACIN DE SUBALMACENES

Dar cumplimiento a lo establecido en el


Captulo II, Artculo 125, para la creacin,
administracin y control de los
subalmacenes.

SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES

UNIDAD SOLICITANTE
UNIDAD ADMINISTRATIVA
ALMACENES

DETALLE
N

1.

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Solicitar mediante nota e informe de justificacin la


creacin del subalmacn para el rea, programa y/o
proyecto considerando:
a) Desconcentracin, separacin fsica de sus
oficinas, con relacin al Almacn Central del
MMAyA.
b) Alta rotacin de bienes susceptibles de
almacenamiento. Respaldado por una copia de su
POA y presupuesto aprobados.
c) Nombre del servidor pblico o consultor de lnea
designado como responsable de la administracin
y funcionamiento del subalmacn, quin
responder ante el Encargado (a) del Almacn
Central del MMAyA.
d) Existencia de espacio habilitado, para garantizar el
fcil ingreso y recepcin de bienes y brindar
condiciones de seguridad.

Cumplir con el Art. 125 de las


NBSABS, para la creacin y
administracin
de
los
subalmacenes.

- Nota de Solicitud.
- Informe de Justificacin
para la creacin de
subalmacn.

1 da

Responsable
Unidad Solicitante

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Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Responsable

2.

Derivar la solicitud para su anlisis.

Derivar la solicitud realizada.

- Nota de Solicitud.
- Informe de justificacin.

da

DGAA

3.

Revisa el informe de justificacin y solicita informe


sobre la pertinencia de la solicitud realizada.

Solicitar
informe
de
pertinencia de la solicitud.

- Nota de Solicitud.
- Informe de justificacin.

1 da

JUA

4.

Realiza el anlisis del informe de justificacin y se


elabora la recomendacin sobre la creacin del
subalmacn.
- Si la solicitud es aceptada se prosigue el
procedimiento para elaboracin de Resolucin
Administrativa de creacin del subalmacn.
- Caso contrario se desestima la solicitud y devuelve
la solicitud a la unidad solicitante.

Realizar el informe de
recomendacin para aceptar
o no la creacin del
subalmacn.

- Nota de Solicitud.
- Informe de justificacin.

5 das

Encargado (a) de
Almacenes

5.

Aceptada la solicitud se da el Visto Bueno y lo remite a


la DGAA.

Dar el VB a la solicitud
aceptada.

- Nota de Solicitud.
- Informe de justificacin.
- Informe
de
recomendaciones.

1 da

JUA

6.

Solicitar la elaboracin de la Resolucin Administrativa


de aprobacin y creacin del subalmacn solicitado.

Solicitar la elaboracin de la
Resolucin Administrativa.

- Todo lo anterior.

da

DGAA

7.

Elaborar la Resolucin Administrativa de creacin de


subalmacny remitir para la suscripcin.

Realizar
la
Administrativa.

Resolucin

- Todo lo anterior.

1 da

DGAJ

8.

Suscribir la Resolucin Administrativa y remitir a la


Unidad Solicitante y copia al Encargado de Almacn
Central para su control y aplicacin.

Suscribir
la
Administrativa.

Resolucin

- Resolucin Administrativa
realizada.

1 da

DGAA

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Tareas

Metas

Tiempo

Responsable

9.

Mediante la Resolucin Administrativa suscrita realizar


la creacin del subalmacn.

Instruir la
subalmacn.

del

- Resolucin Administrativa
suscrita.

1 da

Unidad Solicitante

10.

Realiza la administracin del subalmacn y remite


informacin mensual sobre registros, ingresos, salidas
y existencias, adjuntando documentacin de respaldo.

Informar de forma mensual


sobre la administracin del
subalmacn.

- Reportes mensuales de la
inventariacin
del
subalmacn.

Hasta el 5
de cada
mes

Encargado (a) de
Subalmacn

11.

Revisar, dar Visto Bueno y archivar los reportes


realizados por el encargado del subalmacn. De forma
obligatoria se realizarn dos inspecciones e inventarios
sorpresa a los subalmacenes creados y se enviarn
informes del control a la JUA.

Realizar
el
correspondiente
subalmacenes.

control
los

- Reportes mensuales de la
inventariacin
del
subalmacn.

1 da

Encargado (a) de
Almacenes

Revisar el informe de inspeccin a los subalmacenes


creados y su inventariacin para el respectivo control
del mismo.

Revisar los informes de


control a los subalmacenes.

- Informe de control a los


subalmacenes.

1 da

JUA

12.

creacin

Insumos

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CREACIN DE SUBALMACENES
UNIDAD

DGAA

JUA

Deriva la documentacin
para el anlisis

Revisa el informe de
justificacin y solicita
informe de
recomendacin

SOLICITANTE

ENCARGADO (A) DE
ALMACENES

DGAJ

ENCARGADO (A) DE
SUBALMACN

INICIO

Realizar nota e informe de


justificacin para la
creacin de subalmacn

Analizar la documentacin
y realizar informe de
recomendacin

No
Solicitar la realizacin de
la Resolucin
Administrativa

Dar VB al informe de
recomendacin

Si

Solicitud
de creacin
aceptada
Resolucin Administrativa
elaborada

Recibir Resolucin
Administrativa y realizar la
creacin del Subalmacn

Suscribir la Resolucin
Administrativa
Recibir copia de la
Resolucin Administrativa
de creacin de
subalmacn para control
Realizar la administracin
del subalmacn

Revisar y dar VB a los


reportes presentados
mensuales

Elaborar reportes
mensuales de registros e
inventarios

Archivar los reportes


presentados por
subalmacenes

Realizar inspecciones e
inventarios sorpresa a los
subalmacenes

Controlar mediante los


informes de inspeccin
realizado a los
subalmacenes

Elabora informe de las


inspecciones realizadas

FIN

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ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES


La administracin de activos fijos muebles tiene por objetivo lograr la
racionalidad en la distribucin, uso y conservacin de los activos fijos
muebles del Ministerio de Medio Ambiente y Agua.
Los procedimientos contenidos en el presente Manual, se aplicarn a todos
los activos fijos muebles de propiedad de la entidad y los que estn a su cargo
o custodia.
La organizacin de las actividades de activos fijos muebles en el MMAyA est
basada en las caractersticas de las operaciones de distribucin, salvaguarda,
mantenimiento y control.
En caso necesario, se utilizarn recintos adecuados, bajo responsabilidad
del/la Jefe de la Unidad Administrativa y el Encargado (a) de Activos Fijos.
Las bodegas y depsitos debern tener las condiciones indispensables que
faciliten el movimiento de los bienes y garanticen su seguridad.
El Encargado (a) de activos fijos, en funcin del valor e importancia de los
bienes de la entidad, tiene la obligacin de:
- Solicitar la contratacin de seguros para prevenir riesgos de prdida
econmica.
- Fortalecer permanentemente los controles de seguridad fsica e
industrial, para el uso, ingreso o salida de bienes, dentro o fuera de la
entidad, velando adems porque estos no sean movidos internamente,
ni retirados sin la autorizacin y el control correspondiente.
- Formular y aplicar los reglamentos e instructivos de seguridad fsica e
industrial.

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IDENTIFICACIN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS


MUEBLES: RECEPCIN, REGISTRO
CODIFICACIN Y SALVAGUARDA

Lograr la racionalidad en la distribucin,


uso y conservacin de los activos fijos
muebles del MMAyA.

SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES

UNIDAD SOLICITANTE
UNIDAD ADMINISTRATIVA
ACTIVOS FIJOS

DETALLE
N

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

1.

Remitir al Encargado (a) de Activos Fijos la Nota de


adjudicacin, orden de compra (especificando la
fecha de entrega del bien (es) del proveedor al
MMAyA), especificaciones tcnicas, certificacin
presupuestaria, especificando la Fuente de
Financiamiento y nota de la Unidad Solicitante.

Proceder a la recepcin
oportuna y de acuerdo a las
fechas estipuladas, de los
bienes adquiridos.

- Nota de adjudicacin
- Orden de Compra y/o
Contrato.

1 da

2.

En caso de donacin o transferencia de bienes al


Ministerio de Medio Ambiente y Aguas remitir al
Encargado (a) de Activos Fijos el documento de
convenio de donacin o transferencia.

Proceder a la recepcin de los


activos
fijos
donados
o
transferidos.

- Convenio de donacin o
transferencia.

30 das
calendario

3.

Recibir el bien y realizar la verificacin de: calidad,


cantidad, unidad de medida, costo unitario costo
total y lo coteja con la orden de compra y factura.
Emite Formulario de Ingreso.

Recibir
los
bienes
de
adquisicin,
donacin
o
transferencia, para su custodia
y su incorporacin a travs del
registro.

- Nota de adjudicacin,
orden
de
compra,
especificaciones tcnicas
y/o contrato. En el caso de
donacin y transferencia
(Acta de Entrega).
- Formulario de Ingreso de
Activos Fijos.

Responsable
RDC

DGAA

Encargado (a) de
Activos Fijos

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Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

4.

Codificar el bien de acuerdo a propuesta de


codificacin aprobada por el MMAyA.

Permitir
la
identificacin,
ubicacin, el destino del bien y
facilitar el recuento fsico.

- Sistema de codificacin
aprobado.

5 das

5.

Realizar la incorporacin de los bienes recibidos,


mediante registro fsico y contable despus de la
recepcin.
Desglose del Formulario de Ingreso:
Original: Activos Fijos
Copia: Contabilidad

Registro oportuno de los bienes


recibidos.

- Todo lo anterior.

6.

Desarrollar instructivos para salvaguardar los activos


fijos muebles, delegando al Encargado (a) de Activos
Fijos su implantacin.

Proteger los bienes, contra


prdidas, robos, daos y
accidentes. Contar con los
seguros correspondientes.

- Todo lo mencionado.
- Solicitud de contratacin
de seguros.
- Inventario de bienes.
- Instructivos
de
salvaguarda.

Responsable
Encargado (a) de
Activos Fijos

Encargado (a) de
Activos Fijos

Al inicio de
gestin

JUA

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RECEPCIN, REGISTRO, CODIFICACIN Y SALVAGUARDA


RDC

DGAA

ENCARGADO (A) DE
ACTIVOS FIJOS

INICIO

Remitir Nota de
Adjudicacin, Orden de
Compra o Contrato de los
activos adquiridos

En caso de donacin o
transferencia remite
Convenio de Donacin o
Transferencia
Recibir y verificar el bien
cotejando con el
documento
correspondiente

Codifica el o los bienes


recibidos

Incorpora los bienes


recibidos mediante el
registro fsico y contable

Desglosa Form. 1
* Original: Activos Fijos
* Copia: Contabilidad

FIN

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IDENTIFICACIN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS


MUEBLES:
ASIGNACIN DE ACTIVOS

Lograr la racionalidad en la distribucin,


uso y conservacin de los activos fijos
muebles del MMAyA.

SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES

UNIDAD SOLICITANTE
UNIDAD ADMINISTRATIVA
ACTIVOS FIJOS

DETALLE
N

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

1.

Solicita mediante nota a la DGAA (cuando se


encuentra ya en funciones) la asignacin de activos
fijos muebles, para su o sus dependientes, para el
desarrollo de sus funciones, adjuntando
Memorandum de Incorporacin o Contrato de
Prestacin de Servicios.

Solicitar la asignacin de los


bienes requeridos de acuerdo a
las NBSABS.

- Nota de solicitud, firmada


por la autoridad jerrquica
del rea solicitante.

1 da

Unidad Solicitante

2.

Autoriza ala JUA la asignacin de los bienes


solicitados.

Dotar de los bienes necesarios


para el desarrollo de las tareas
asignadas.

- Todo lo anterior.
- Memorandum
de
incorporacin o Contrato de
Prestacin de Servicios.

1 da

DGAA

3.

Instruye mediante provedo al/la Encargado de


Activos Fijos la entrega de los bienes solicitados.

Instruir la asignacin de bienes


y su ubicacin.

- Todo lo anterior.

1 da

JUA

4.

Elabora Formulario de Asignacin y entrega los


activos solicitados al servidor pblico.

Entrega los
solicitados.

- Nota de solicitud.
- Formulario de Asignacin
Individual de Bienes.

activos

fijos

Responsable

Encargado (a)de
Activos Fijos

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5.

Tareas

Metas

Insumos

Realizar el registro de los activos fijos asignados


al/la servidor responsable y su ubicacin.

Mantener registros actualizados


de los documentos de entrega y
devolucin de activos.

- Todo lo mencionado.
- Acta de asignacin o acta de
devolucin de activos.

Tiempo

Responsable
Encargado (a) de
Activos Fijos

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ASIGNACIN DE ACTIVOS
UNIDAD SOLICITANTE

DGAA

JUA

Autoriza
mediante provedo

Instruye la entrega de los


activos solicitados al/la
servidor pblico

ENCARGADO (A) DE
ACTIVOS FIJOS

INICIO

Solicita mediante nota la


asignacin de activos para
sus funciones

Elabora el Formulario de
asignacin

Procede a la entrega de
los activos asignados

Recibe los activos y firma


conforme el Form. de
asignacin AF-2

Desglosa Form. AF-2


Original: Activos Fijos
Copia: Servidor Pblico

Registra el activo
asignado el/la servidor y
su ubicacin

FIN

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IDENTIFICACIN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS


MUEBLES:
MANTENIMIENTO DE ACTIVOS

Promover el rendimiento efectivo de los


bienes en servicio, evitando su deterioro
incontrolado, averas u otros resultados
indeseables.

SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES

UNIDAD SOLICITANTE
UNIDAD ADMINISTRATIVA
ACTIVOS FIJOS

DETALLE
N

Tareas

Metas

1.

Solicita mediante nota firmada por su inmediato


superior a la DGAA el mantenimiento preventivo
o correctivo de los activos a su cargo.

Cuidar que los activos a su


cargo se encuentren en ptimo
estado de funcionamiento.

- Nota de solicitud.

1 da

Servidor Pblico

2.

Autoriza mediante provedo al JUA atender la


solicitud de mantenimiento de los bienes.

Atender inmediatamente
solicitud.

- Nota de solicitud con


provedo de Autorizado.

1 da

DGAA

3.

Instruye mediante provedo la atencin a la


solicitud de mantenimiento.

Evitar perjuicios en el desarrollo


de las actividades.

- Todo lo anterior.

4.

Realiza las acciones pertinentes


mantenimiento de activos.

el

Atender oportunamente la
solicitud de mantenimiento.

- Todo lo anterior.

5.

Realiza el seguimiento a las acciones de


mantenimiento y entrega el bien al servidor, una
vez realizado el mismo.

Atender
requerimientos
oportunamente y cuidar su
adecuada atencin.

- Todo lo mencionado.
- Acta de asignacin o acta de
devolucin de activos.

para

Insumos

la

Tiempo

Responsable

JUA

1 da

Encargado (a) de
Activos Fijos
Encargado (a) de
Activos Fijos

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MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES


SERVIDOR PBLICO

DGAA

JUA

ENCARGADO (A) DE
ACTIVOS FIJOS

Autoriza
mediante provedo

Instruye mediante
proveido la atencin de la
solicitud de mantenimiento

Realiza las acciones


pertinentes para el
mantenimiento de
activos

INICIO

Solicita mediante nota el


mantenimiento preventivo
o correctivo de los activos
a su cargo

Si

No

Recibe los activos y firma


conforme el Acta de
asignacin

Hace el seguimiento al
mantenimiento de
activos y entregar al
servidor pblico

FIN

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IDENTIFICACIN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS


MUEBLES:
DEVOLUCIN DE ACTIVOS

Promover el cumplimiento a las normas y


la responsabilidad en los servidores
pblicos.

DETALLE
N

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES

UNIDAD SOLICITANTE
UNIDAD ADMINISTRATIVA
ACTIVOS FIJOS
RECURSOS HUMANOS

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Responsable

1.

Comunica oportunamente la movilidad o


desvinculacin del servidor pblico o consultor
individual de lnea a Activos Fijos por
Agradecimiento de Servicios o Finalizacin de
Contrato.

Evitar el uso de activos por


personas no autorizadas y/o su
mal uso.

- Memorandum
de
movilidad, desvinculacin
o copia de contrato.

Jefe de Recursos
Humanos

2.

Solicita la devolucin de los activos asignados al


servidor desvinculado.

Solicitar la devolucin de los


activos para un adecuado control.

- Todo lo anterior.

Encargado (a) de
Activos Fijos

3.

Recibe los activos, verifica su estado, condicin y


emite el Formulario de Devolucin de Activos Fijos
AF-3, lo hace firmar por el servidor pblico y firma el
mismo dando su conformidad. Caso contrario
comunica a la JUA para acciones pertinentes.

Recibir los activos en las mismas


condiciones en que se asign,
salvo el desgaste natural de los
mismos.

- Todo lo anterior.
- Formulario de Devolucin
Individual de Bienes.

Encargado (a) de
Activos Fijos

4.

Desglosa el Formulario de Devolucin, entrega al


servidor pblico y registra la devolucin de los
activos.

Mantener registro actualizados


de los activos fijos muebles de
propiedad del MMAyA.

- Todo lo mencionado.

Encargado (a) de
Activos Fijos

1 da

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DEVOLUCIN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES


RRHH

JUA

ENCARGADO (A) DE
ACTIVOS FIJOS

SERVIDOR PBLICO
DESVINCULADO

Solicita al servidor pblico


la devolucin de los
activos a su cargo

Realiza la devolucin de
los activos

INICIO

Comunica desvinculacin
del servidor pblico

Verifica las condiciones de


los bienes asignados
emite Formulario de
Devolucin
Si existe incumplimiento,
recibe la documentacin
para acciones de ley

No

Verificacin
conforme

Si
Desglosa Formulario de
Devolucin
Original: Activos Fijos

Copia para su constancia

Registra

FIN

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IDENTIFICACIN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS


MUEBLES:
SALIDA TEMPORAL DE ACTIVOS FIJOS

Controlar el movimiento de los activos del


MMAyA que salen de la institucin para su
mantenimiento, atencin de eventos, etc.

SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES

UNIDAD SOLICITANTE
UNIDAD ADMINISTRATIVA
ACTIVOS FIJOS

DETALLE
N

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

1.

Recaba el Formulario de Salida de Activos Fijos, lo


llena, hace firmar con su Jefe Inmediato Superior y
presenta a Activos Fijos.

Solicitar la salida de las


instalaciones de los activos
fijos necesarios para el uso.

- Formulario de Salida de
Activos Fijos.

24 horas
antes de la
fecha

2.

Verifica el activo, su estado y sus caractersticas, el


Formulario de Salida, lo firma y lo deriva para su
autorizacin a la JUA.

Verificar el estado de los


activos.

- Todo lo anterior.
- El activo fijo en fsico.

Encargado (a) de Activos


Fijos

3.

Firma el Formulario de Salida autorizando la salida


del activo de los predios del MMAyA y devuelve el
formulario a Activos Fijos.

Operacin autorizada
autoridad competente.

- Todo lo anterior.
- Formulario de Salida de
Activos Fijos firmado.

JUA

Desglosa el Formulario de Salida, original para


Activos Fijos, una copia al solicitante y una copia al
guardia de seguridad del MMAyA.

Lograr la constancia de la
salida temporal y su control
de seguridad.

4.

por

- Todo lo anterior.
- Formulario de Salida de
Activos Fijos y sus copias.

Responsable
Servidor Pblico
responsable del bien
asignado.

1 da

Encargado (a) de Activos


Fijos

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Tareas

Metas

Insumos

5.

Una vez realizado el mantenimiento o la actividad


prevista, el servidor pblico solicitante, ingresa el
activo a los predios del MMAyA, hace registrar con la
autorizacin del guardia de seguridad y procede a
hacer verificar el mismo con Activos Fijos.

Devolver los activos en las


mismas condiciones en que se
autoriz, salvo el desgaste
natural de los mismos.

- Todo lo anterior.
- Activo Fijo en fsico y
copia del Formulario.

6.

Verifica cumplimiento de las fechas, el estado y


caractersticas
del
activo
y
registra
su
reincorporacin en el Formulario de Salida.

Mantener
el
registro
actualizado de los activos
fijos, propiedad del MMAyA.

- Todo lo mencionado.

Tiempo

Responsable
Servidor
pblico
responsable del activo

1 da
Encargado (a) de Activos
Fijos

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SALIDA TEMPORAL DE ACTIVOS FIJOS


SERVIDOR PBLICO

ENCARGADO (A) DE
ACTIVOS FIJOS

JUA

Verifica el activo y el
Formulario de Salida y lo
firma

Autoriza la salida

INICIO

Recaba Formulario de
Salida firmado por el
Inmediato Superior

No

Devuelve el activo al
MMAyA, hace registrar
con seguridad

Desglosa Formulario de
Salida
-Original: Activos Fijos
-Copia: Servidor pblico
-Copia: Guardia seguridad

Si

Verifica fecha, estado,


caractersticas y registra
reincorporacin del activo

FIN

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ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS INMUEBLES

La administracin de activos fijos inmuebles tiene por objetivo lograr la


racionalidad en el uso y conservacin de las edificaciones, instalaciones y
terrenos del Ministerio de Medio Ambiente y Agua, preservando su integridad,
seguridad y derecho propietario.
El Director (a) General de Asuntos Administrativos, delega la administracin de
bienes inmuebles al Encargado (a) de Activos Fijos.
El Encargado (a) de Activos Fijos, debe cumplir y hacer cumplir las disposiciones
establecidas para el efecto.
La organizacin de las actividades de activos fijos inmuebles estar basada en las
caractersticas de las operaciones de mantenimiento, salvaguarda y control de
estos bienes.

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IDENTIFICACIN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS
INMUEBLES: RECEPCIN, REGISTRO,
MANTENIMIENTO Y SALVAGUARDA

DETALLE
N

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO


Lograr la racionalidad en la distribucin,
uso y conservacin de las edificaciones,
instalaciones o terrenos del MMAyA,
preservando su integridad, seguridad y
derecho propietario.

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES

UNIDAD SOLICITANTE
UNIDAD ADMINISTRATIVA
ACTIVOS FIJOS

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Responsable

1.

Remite los documentos de asignacin o tenencia de


un bien inmueble y nombra a la Comisin de
Recepcin.

Remitir los documentos de


asignacin o tenencia de un
bien inmueble.

- Documentos de entrega,
asignacin o tenencia.

da

DGAA

2.

Remite al Encargado (a) de Activos Fijos los


documentos que establecen la asignacin o tenencia
de un bien inmueble al MMAyA.

Proceder a la recepcin
oportuna y de acuerdo a las
normas,
de
los
bienes
asignados.

- Todo lo anterior.

da

JUA

3.

Realiza la recepcin provisional, verificare inventariar


las instalaciones y ambientes, segn corresponda y
exigir la documentacin tcnica y legal del mismo.

Verificar las condiciones legales,


tcnicas y fsicas de los bienes
inmuebles recibidos.

- Todo lo anterior.
- Inventario.

4.

Evala las condiciones tcnicas del inmueble,


debiendo adems ejercitarse las garantas de eviccin
y vicios de acuerdo a Ley.

Recibir inmuebles que renan


las caractersticas de legalidad y
uso.

- Todo lo anterior.
- Documentos legales de
propiedad.
- Registro del inmueble.

Comisin de
Recepcin

5 das
Comisin de
Recepcin

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Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Responsable

5.

Desarrollados los puntos 2 y 3 a conformidad, levanta


acta de recepcin definitiva del inmueble.

Recibir en forma definitiva los


inmuebles.

- Todo
lo
mencionado.

anterior

1 da

Encargado (a) de
Activos Fijos

6.

Realizar el registro fsico y contable del bien inmueble.

Incorporar el bien inmueble


recibido.

- Todo lo anterior.
- Acta
de
Recepcin
Definitiva.

1 da

Encargado (a) de
Activos Fijos

7.

Realizar inspecciones peridicas de los inmuebles, si


corresponde programar su mantenimiento en el POA.

Mantener los inmuebles en


condiciones ptimas para su
uso.

- Todo lo anterior.
- Actas e informes de
inspeccin.

c/6 meses

JUA

8.

-Solicitar la contratacin de seguros.


-Establecer medidas de vigilancia y seguridad fsica.
-Establecer medidas de seguridad industrial.
-Mantener saneada y resguardada la documentacin
tcnico legal de los bienes inmuebles.

Proteger
contra
daos
deterioro
y
riesgos
los
inmuebles del MMAyA.

- Todo lo mencionado.
- Solicitud
de
contratacin.
- Instructivos.

c/gestin

JUA

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RECEPCIN, REGISTRO, MANTENIMIENTO Y SALVAGUARDA


JUA

ENCARGADO (A) DE
ACTIVOS FIJOS

COMISIN DE
RECEPCIN

Remite al Encargado (a)


de Activos Fijos para
que acompae a la
Comisin de Recepcin

Acompaa a la Comisin
de Recepcin con la
documentacin

Realiza la Recepcin
Provisional del bien
inmueble

DGAA

INICIO

Documentos de
asignacin o tenencia de
un bien inmueble

Evala las condiciones


tcnicas y ejercita las
garantas de eviccin y
vicios

Nombra
Comisin de Recepcin

Verificacin
conforme

No

Si
Realiza inspecciones
peridicas a los inmuebles
y programa su
mantenimiento

Realiza el registro fsico y


contable del bien inmueble

Levanta Acta de
Recepcin Definitiva

Promueve la proteccin de los


inmuebles contra daos,
deterioro, riesgos de perdida
de los inmuebles del
MMAyA

FIN

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c)

SUBSISTEMA DE DISPOSICIN DE BIENES

El Subsistema de Disposicin de Bienes, es el conjunto interrelacionado de


principios, elementos jurdicos, tcnicos y administrativos, relativos a la toma
de decisiones sobre el destino de los bienes de uso de propiedad de la entidad,
cuando estos no son ni sern utilizados por le entidad pblica.
El Subsistema de Disposicin de Bienes tiene los siguientes objetivos:
-

Recuperar total o parcialmente la inversin.


Evitar gastos innecesarios de almacenamiento, custodia o salvaguarda.
Evitar la acumulacin de bienes sin uso por tiempo indefinido.
Evitar la contaminacin ambiental.

La disposicin de bienes es de dos tipos: temporal y definitiva, contando cada


una con diferentes modalidades.
Los tipos de disposicin son procesos de carcter tcnico y legal que
comprenden procedimientos con caractersticas propias, segn la naturaleza
de cada una de ellas y son las siguientes:

Disposicin Temporal. Cuando la entidad determine la existencia de


bienes que no sern utilizados de manera inmediata o directa, podr
disponer del uso temporal de estos bienes por terceros, sean pblicos o
privados, sin afectar el derecho propietario y por tiempo definido.
Dentro de este tipo de disposicin se tienen las siguientes modalidades:
i.
Arrendamiento.
ii.
Prstamo de Uso o Comodato.

Disposicin Definitiva. Cuando la entidad determine la existencia de


bienes que no son ni sern tiles y necesarios para sus fines, dispondr de
stos afectando su derecho propietario.
Dentro de este tipo de disposicin se tienen las siguientes modalidades:
i.
Enajenacin.
ii.
Permuta.

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IDENTIFICACIN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

DISPOSICIN DE BIENES:
PROCEDIMIENTO PREVIO

Identificar los bienes susceptibles a ser


tomados en cuenta y la modalidad para su
disposicin segn NBSABS.

SUBSISTEMA DE DISPOSICIN DE
BIENES

DGAJ DGAA
MINISTRO (A)

DETALLE
N

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

1.

Consulta interna a los Jefes de Unidad para


identificarlos bienes que no son ni sern utilizados por
el MMAyA.

Evitar gastos innecesarios de


custodia, almacenamiento o
salvaguarda.

- Instructivo.

2.

Remite informe identificando los bienes de su Unidad


que no sern utilizados.

Identificar los bienes sin uso.

- Todo lo anterior.
- Informe.

3 das

Jefes de Unidad

3.

Elaborar informe de conveniencia administrativa y


elevarlo para informe de factibilidad legal a la DGAJ.

Identificar los bienes posibles


a ser dispuestos.

- Todo lo anterior.

3 das

DGAA

4.

Elabora el informe de factibilidad legal y lo deriva a la


DGAA.

Sustentar la legalidad y
factibilidad para la disposicin
de los bienes.

- Todo lo anterior.

3 das

DGAJ

5.

Analizar los informes y determinar la modalidad de


disposicin en funcin a las establecidas por las
NBSABS mediante Informe de Recomendacin de
Disposicin. La determinacin del precio base de los
bienes a disponerse realizar de acuerdo al Artculo
182 de las NBSABS. Remite a la MAE.

Realizar el informe de
recomendaciones, en funcin
a los informes obtenidos.

- Todo lo anterior.
- Informe de factibilidad
legal.

2 das

DGAA

c/gestin

Responsable
DGAA

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6.

7.

Tareas

Metas

Aprueba la disposicin mediante una Resolucin para


Disposicin de Bienes. Deriva al DGAA.

Autorizar y aprueba la
disposicin
y
modalidad
determinada,
previa
valoracin pericial.

- Todo lo anterior.
- Informe
recomendaciones.

Instruye la preparacin de un cronograma y el inicio


de los procesos.

Cumplir con
establecidas.

- Todo lo mencionado.
- Resolucin
para
Disposicin de Bienes.

las

Insumos

normas

Tiempo
3 das

Responsable
Ministro (a)

de

Segn
cronograma

DGAA

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DISPOSICIN DE BIENES PASOS PREVIOS


DGAA

JEFES DE UNIDAD

DGAJ

MINISTRO (A)

INICIO

Solicitud para identificar los


bienes que no son ni sern
utilizados por las Unidades

Remitir informe
identificando los bienes
que no sern utilizados

No

Elabora informe de
conveniencia administrativa
para disposicin de bienes

Elabora el informe de
factibilidad legal para
disposicin de los bienes
Elabora informe de
Recomendacin de
Disposicin en base a los
informes obtenidos

Aprobar la
disposicin de
bienes

Si

Instruye el inicio de los


procesos

Resolucin para
Disposicin de Bienes

Fin

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DISPOSICIN TEMPORAL DE BIENES


i.

Arrendamiento

El arrendamiento o alquiler es la modalidad por la cual el Ministerio de Medio


Ambiente y Agua, concede el uso y goce temporal de un bien o grupo de bienes
a una persona natural o jurdica a cambio de una contraprestacin econmica,
con la obligacin de restituirlos a la entidad en el mismo estado.
El arrendamiento podr aplicarse nicamente a los bienes de uso de propiedad
de la entidad. No debern arrendarse inmuebles para ser utilizados como
vivienda.
Los bienes de uso se arrendarn cuando se prevea que el bien no ser utilizado
por la entidad en un periodo de tiempo determinado.
El arrendamiento tiene las siguientes condiciones:
a) El arrendatario asumir la responsabilidad por el buen uso, salvaguarda,
mantenimiento, preservacin y devolucin del bien.
b) En caso de evidenciarse dao en el bien arrendado, el arrendatario debe
resarcir el mismo, devolviendo el bien en las mismas condiciones en que le
fuera entregado.
c) El arrendatario est prohibido de conceder a un tercero el uso de ese bien.
d) De manera previa a la publicacin de la convocatoria, la entidad elaborar
el documento de Condiciones de Arrendamiento, que incluir
mnimamente:
i.
Objeto.
ii.
Plazo.
iii.
Obligaciones del arrendatario.
iv.
Garantas.
v.
Precio base, determinado de acuerdo al Artculo 182 de las Normas
Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios.
vi.
Condiciones de pago.
vii.
Estado actual del bien.
viii.
Condiciones de conservacin y salvaguarda.
e) En todos los caso se deber firmar un contrato de arrendamiento.

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IDENTIFICACIN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

DISPOSICIN TEMPORAL DE BIENES


ARRENDAMIENTO

Conceder el uso y goce temporal de un


bien o grupo de bienes a una persona
natural o jurdica a cambio de una
contraprestacin econmica.

SUBSISTEMA DE DISPOSICIN DE
BIENES

DGAJ DGAA
JUA y ACTIVOS FIJOS

DETALLE
N

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Responsable

1.

Elabora el documento con las Condiciones de


Arrendamiento y deriva a la JUA.

Evitar gastos innecesarios de


custodia, almacenamiento o
salvaguarda.

- Resolucin
sobre
Disposicin de Bienes.

2 das

DGAA

2.

Realizar la publicacin en el SICOES y en Mesa de


Partes de la Convocatoria para Arrendamiento de
Bienes. Opcionalmente en un peridico de
circulacin nacional.

Lograr la mayor participacin


posible y transparentar el
proceso.

- Convocatoria y documento
de
Condiciones
de
Arrendamiento.

10 das

JUA

3.

Recepcin de propuestas de acuerdo al lugar, la


hora y fecha indicadas en la convocatoria.

Cumplir con el Artculo 194 de


las NBSABS.

- Todo lo anterior.
- Registro de propuestas
recibidas.
- Sobres con propuestas.

4.

Apertura de Propuestas en acto pblico, en la


fecha y hora sealadas en la Convocatoria. El bien
ser dado en arrendamiento a la mejor propuesta
econmica o al mejor postor.

Dar el bien en arrendamiento a


la mejor propuesta econmica
o al mejor postor, en
cumplimiento al Artculo 195 de
la NBSABS.

- Todo lo anterior.
- Propuestas y acta de la
sesin de apertura de
sobres, la misma que ser
suscrita por los interesados.

JUA

1 da
DGAA y DGAJ

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Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

5.

Elaborar el contrato de arrendamiento, el mismo


que se perfeccionar con la firma de la MAE del
MMAyA y el arrendatario.

Arrendamiento perfeccionado
en el marco del Artculo 196 de
las NBSABS.

- Todo lo anterior.
- Propuestas, Acta y Contrato.

5 das

DGAJ

6.

Entrega de los bienes arrendados, mediante Acta


que certifique su descripcin fsica, cantidad,
estado y valor. Remite documentos al Encargado
de Activos Fijos.

Conclusin del
arrendamiento.

- Todo lo anterior.
- Acta firmada por el DGAA y
el arrendatario.

1 da

DGAA

7.

Procede al registro y control de los bienes


arrendados.

Controlar el cumplimiento del


contrato.

- Todo lo mencionado.

1 da

Encargado (a) de
Activos Fijos

proceso

de

Responsable

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ARRENDAMIENTO
DGAA

JUA

DGAJ

ENCARGADO (A) DE
ACTIVOS FIJOS

INICIO

Elabora documento de
Condiciones de
Arrendamiento
No
Autoriza
publicacin

Si

Realiza publicacin en el
SICOES, Mesa de Partes
y peridico

Recepciona propuestas de
acuerdo a la Convocatoria

Con el DGAJ, aperturan


sobres y determinan la
mejor propuesta

Entrega los bienes


arrendados mediante Acta
de Entrega al adjudicado

Con el DGAA, aperturan


sobres y determinan la
mejor propuesta

Elabora Contrato de
arrendamiento y lo hace
suscribir con la MAE

Procede al registro y
control de los bienes
arrendados

Fin

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ii.

Prstamo de Uso o Comodato

El prstamo de uso o comodato es la modalidad mediante la cual el Ministerio


de Medio Ambiente y Agua, concede el derecho de uso de un bien o grupo de
bienes, en forma gratuita a requerimiento de otra entidad pblica, con la
obligacin de restituirlos en las mismas condiciones, cumplidos el trmino y
plazo establecidos.
El prstamo de uso podr aplicarse nicamente a los bienes de uso de
propiedad de la entidad.
El prstamo de uso proceder excepcionalmente, cuando exista requerimiento
justificado de otra entidad pblica y se establezca que el MMAyA:
a) No tenga necesidad de hacer uso del bien por un tiempo determinado de
tiempo.
b) Evite gastos innecesarios de almacenamiento, mantenimiento, custodia o
salvaguarda.
El prstamo de uso tiene las siguientes condiciones:
a) Se efectuar por tiempo definido, que no podr ser mayor a tres (3) aos.
b) La entidad pblica prestataria o beneficiaria asumir la responsabilidad
por el buen uso, salvaguarda, mantenimiento, preservacin y devolucin
del bien.
c) En caso de evidenciarse dao en el bien dado de prstamo, la entidad
beneficiaria debe resarcir el mismo, devolviendo el bien en las mismas
condiciones en que le fuera entregado.
d) La entidad pblica que se beneficie de un bien bajo la Modalidad de
Prstamo de Uso est prohibida de conceder a un tercero el uso de ese
bien.
e) En todos los casos se deber firmar un contrato de prstamo de uso.
La entidad elaborar el contrato siguiendo las formalidades de ley, conforma a la
naturaleza del o los bienes, debiendo bsicamente insertar las siguientes
clusulas contractuales:

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a)
b)
c)
d)
e)
f)

Partes.
Objeto y causa.
Obligaciones de las partes.
Gastos.
Uso, mejoras, mantenimiento, deterioro y custodia.
Seguros y/o indemnizacin por daos y perjuicios en caso de robo, prdida
y otros daos.
g) Plazo de devolucin del bien.
h) Causales de resolucin del contrato.
i) Consentimiento de las partes.
El prstamo de uso se perfeccionar con la firma del contrato por las Mximas
Autoridades Ejecutivas de ambas entidades pblicas.

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IDENTIFICACIN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

DISPOSICIN TEMPORAL
DE BIENES PRSTAMO
DE USO O COMODATO

Conceder el derecho de uso de un bien o


grupo de bienes, en forma gratuita a
requerimiento de otra entidad pblica.

SUBSISTEMA DE DISPOSICIN DE
BIENES

DGAJ DGAA
JUA y ACTIVOS FIJOS

DETALLE
N

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Responsable

1.

Recibe la solicitud de Prstamo de Uso o Comodato de


otra entidad pblica y la deriva a la DGAA, evitando
gastos innecesarios de custodia, almacenamiento o
salvaguarda.

Recibir
la
solicitud
de
prstamos de uso o comodato.

- Solicitud
escrita
de
prstamo o comodato.

1 da

Ministro (a)

2.

Verifica si cumple con las causales establecidas en el


Artculo 200 de las NBSABS, elabora informe y remite
la documentacin solicitando la elaboracin del
contrato de prstamo de uso o comodato a DGAJ.

Elaborar informe verificando


que el bien se encuentre
autorizado para su disposicin.

- Todo lo anterior.
- Resolucin
sobre
Disposicin de Bienes.

1 da

DGAA

3.

Elabora el contrato de acuerdo al Artculo 201 de las


NBSABS, el mismo que se perfeccionar con la firma
del Ministro (a) del Ministerio de Medio Ambiente y
Agua y la Mxima Autoridad Ejecutiva de la entidad
pblica solicitante de ambas entidades pblicas.
Remite a la DGAA.

Contar con el documento legal,


perfeccionando el prstamo de
uso o comodato solicitado.

- Todo lo anterior.

5 das

DGAJ

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Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Responsable

4.

Procede a la entrega del bien o bienes solicitados,


mediante acta de entrega firmado por el DGAA y el
Mximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa de la
entidad solicitante y deriva la documentacin al
Encargado (a) de Activos Fijos.

Realizar la entrega del bien o


bienes, segn solicitud de
prstamo de uso o comodato.

- Todo lo anterior.
- Contrato firmado.

1 da

DGAA

5.

Registro y control de los bienes entregados.

Mantener el registro de los


bienes actualizado.

- Todo lo mencionado.
- Acta de Entrega.

1 da

Encargado (a) de
Activos Fijos

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PRSTAMO DE USO O COMODATO


MINISTRO (A)

DGAA

DGAJ

ENCARGADO (A) DE
ACTIVOS FIJOS

INICIO

Recibe solicitud de
prstamo de uso y
comodato y remite a
DGAA

Cumple con
lo establecido en la
NBSABS
No
Si
Elabora informe y solicita
la elaboracin del contrato

Suscribir el contrato
realizado

Entrega el o los bienes,


mediante acta de entrega

Elabora el contrato de
prstamo de uso o
comodato

Registra y controla los


bienes dispuestos y
controla el cumplimiento
del contrato

Fin

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DISPOSICIN DEFINITIVA DE BIENES


i.

Enajenacin

La enajenacin es la transferencia definitiva del derecho propietario de un bien a


otra persona natural o jurdica.
Podrn enajenarse slo los bienes de uso de propiedad del MMAyA.
La enajenacin proceder cuando el bien es innecesario para el cumplimiento de
las funciones de la entidad y no est previsto su uso en el futuro.
La enajenacin podr ser:
a) A ttulo gratuito, mediante:
i.
ii.

Transferencia gratuita entre entidades pblicas.


Donacin.

b) A ttulo oneroso, mediante:


i.
ii.

Transferencia onerosa entre entidades pblicas.


Remate.

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a) Enajenacin a Ttulo Gratuito

La enajenacin a ttulo gratuito es la cesin definitiva del derecho propietario de


un bien, sin recibir una contraprestacin econmica a cambio del mismo.
La enajenacin a ttulo gratuito podr darse mediante transferencia gratuita
entre entidades pblicas o donacin, cuando los bienes no sean utilizados por la
entidad y su venta no sea factible. La imposibilidad de venta ser determinada
mediante informe tcnico y legal.
La transferencia a ttulo gratuito podr darse solamente entre entidades
pblicas, consistiendo en el traspaso del derecho propietario de bienes, de una
entidad a otra. La transferencia gratuita entre entidades pblicas se realizar
preferentemente a Municipalidades con Elevado ndice de Pobreza.
Los costos de traslado y transferencia de dichos bienes sern cubiertos por la
entidad beneficiaria.
La donacin es la cesin, sin cargo, del derecho propietario de un bien de uso,
que podr realizar el MMAyA a instituciones privadas sin fines de lucro, que
estn legalmente constituidas en el pas, siempre y cuando brinden servicios de
bienestar social, salud o educacin.
La transferencia gratuita entre entidades pblicas o donacin, se perfeccionar
con la firma del contrato entre la MAE y la entidad o institucin beneficiaria. El
contrato de donacin establecer una clusula mediante la cual el bien ser
restituido al donante, si la entidad o institucin beneficiaria de la donacin no la
utiliza en los fines previstos, o cuando se disolviera.

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IDENTIFICACIN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

DISPOSICIN DEFINITIVA
DE BIENES ENAJENACIN
A TTULO GRATUITO O DONACIN

Ceder definitivamente el derecho


propietario de un bien, sin recibir una
contraprestacin econmica a cambio del
mismo.

SUBSISTEMA DE DISPOSICIN DE
BIENES

DGAJ DGAA
JUA y ACTIVOS FIJOS

DETALLE
N

Tareas

Metas

1.

Recibe la solicitud de transferencia gratuita o


donacin de parte de otra entidad pblica o
institucin/asociacin
sin
fines
de
lucro
respectivamente y la deriva a la DGAA.

Solicitar
la
transferencia
gratuita o donacin.

- Solicitud escrita.

1 da

Ministro (a)

2.

Verifica si se encuentra registrado en la Resolucin


sobre Disposicin de Bienes y solicita la elaboracin
del contrato de transferencia entre entidades
pblicas o donacin a DGAJ, remitiendo toda la
documentacin.
.
Elabora el contrato de acuerdo al Artculo 212 de las
NBSABS el mismo que debe ser perfeccionado con la
firma de la Ministro(a) del MMAyA y la Mxima
Autoridad Ejecutiva de la entidad o institucin
beneficiaria. Remite a la DGAA.

Contar con el documento legal


y verificar que el bien se
encuentre autorizado para su
disposicin.

- Todo lo anterior.
- Resolucin
sobre
Disposicin de Bienes.

1 da

DGAA

Perfeccionar la transferencia o
donacin.

- Todo lo anterior.
- Contrato elaborado.

5 das

DGAJ

3.

Insumos

Tiempo

Responsable

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Tareas

Metas

4.

Procede a la entrega del bien o bienes solicitados,


mediante acta de entrega firmado por el DGAA y el
Mximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa de la
entidad beneficiaria.

Concluir
el
enajenacin.

5.

Registra la disposicin del bien o bienes entregados


y da de baja de los registros fsicos y contables.

Tener
los
permanentemente
actualizados.

Insumos

proceso

de

registros

Tiempo

Responsable

- Todo lo anterior.
- Acta de Entrega.

1 da

DGAA

- Todo lo mencionado.

1 da

Encargado (a) de
Activos Fijos

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ENAJENACIN A TTULO GRATUITO O DONACIN


MINISTRO (A)

DGAA

DGAJ

ENCARGADO (A) DE
ACTIVOS FIJOS

INICIO

Recibe solicitud de
transferencia gratuita o
donacin y remite a DGAA

Verifica si
est registrado en la
Resolucin
No
Si

Solicita la elaboracin del


contrato

Suscribir el contrato
realizado

Entrega el o los bienes,


mediante acta de entrega

Elabora el contrato de
transferencia o donacin

Registra y controla los


bienes dispuestos y
controla el cumplimiento
del contrato

Fin

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b) Enajenacin a Ttulo Oneroso


La enajenacin a ttulo oneroso es la transferencia definitiva del derecho
propietario de un bien de uso de propiedad del MMAyA, recibiendo a cambio
una contraprestacin econmica.
Podr darse mediante Transferencia Onerosa entre Entidades Pblicas o
Remate.
Cuando se determina que el bien es innecesario en la entidad y es posible
recuperar total o parcialmente la inversin efectuada.
La Transferencia Onerosa proceder cuando el interesado en los bienes sea
otra entidad del sector pblico.
Remate, es la venta de bienes a terceros en acto pblico, previa publicacin de
la convocatoria y a favor de la mejor oferta. Se realizar a travs de:
a) Puja Abierta.
b) Concurso de Propuestas.
Decidida la forma del remate, la entidad elaborar una convocatoria que debe
contener mnimamente la siguiente informacin:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)

Nombre de la entidad.
Forma del remate.
Descripcin y precio base de los bienes a ser rematados.
Direccin y horario en el que se puede ver el o los bienes.
Monto del depsito de seriedad de propuesta.
Direccin y horario de consultas.
Fecha y hora lmite de presentacin de propuestas.

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Manual de Procesos y Procedimientos del


Sistema de Administracin de Bienes y Servicios
Estado Plurinacional
de Bolivia

IDENTIFICACIN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

DISPOSICIN DEFINITIVADE BIENES


ENAJENACIN A TTULO ONEROSO
TRANSFERENCIA ONEROSA ENTRE
ENTIDADES PBLICAS

Transferencia definitiva del derecho


propietario de un bien de uso de
propiedad de la entidad recibiendo a
cambio una contraprestacin econmica.

SUBSISTEMA DE DISPOSICIN DE
BIENES

DGAJ DGAA
JUA y ACTIVOS FIJOS

DETALLE
N

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Responsable

1.

Recibe la solicitud de transferencia onerosa de parte de


otra entidad pblica o institucin/asociacin sin fines de
lucro y la deriva a la DGAA.

Solicitar
la
transferencia
onerosa de los bienes.

- Solicitud escrita.

1 da

Ministro (a)

2.

Verifica si se encuentra registrado en la Resolucin


sobre Disposicin de Bienes y cuenta con el precio base
aprobado, el mismo que hace conocer a la institucin
interesada.

Que el bien se encuentre


autorizado para su disposicin
y avaluado adecuadamente.

- Todo lo anterior.
- Resolucin
sobre
Disposicin de Bienes.

1 da

DGAA

3.

Recibida la aceptacin por parte de la entidad


interesada, solicita a la DGAJ, la elaboracin del
contrato de transferencia onerosa.

Perfeccionar la transferencia
o donacin.

- Todo lo anterior.
- Nota de aceptacin del
solicitante.

1 da

DGAA

4.

Elabora el contrato de transferencia onerosa y lo hace


suscribir con las MAEs de las instituciones. Remite a la
DGAA.

Contar con un documento


contractual
aprobado
y
firmado.

- Todo lo anterior.
- Contrato.

5 das

DGAJ

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Estado Plurinacional
de Bolivia

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

5.

Entrega el bien transferido, previo cumplimiento de


todas las clusulas del contrato. Mediante acta de
entrega.

Cumplir lo establecido en el
contrato y recuperar el valor
econmico del bien al
momento de su enajenacin.

- Todo lo anterior.
- Acta de entrega firmada
por el DGAA y el Mximo
Ejecutivo Administrativo
del adjudicatario.

1 da

DGAA

6.

Registra la transferencia de el o los bienes y da de baja


de los registros fsicos y contables.

Tener
los
permanentemente
actualizados.

- Todo lo mencionado.
- Registros de kardex y
sistemas.

1 da

Encargado (a) de
Activos Fijos

registros

Responsable

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Sistema de Administracin de Bienes y Servicios
Estado Plurinacional
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TRANSFERENCIA ONEROSA ENTRE ENTIDADES PBLICAS


MINISTRO (A)

DGAA

DGAJ

ENCARGADO (A) DE
ACTIVOS FIJOS

INICIO

Recibe solicitud de
transferencia onerosa y
remite a DGAA

Verifica si
est registrado en la
Resolucin
No
Si

Solicita la elaboracin del


contrato

Suscribir el contrato
realizado

Entrega el o los bienes,


mediante acta de entrega

Elabora el contrato de
transferencia onerosa

Registra y controla los


bienes dispuestos y
controla el cumplimiento
del contrato

Fin

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Sistema de Administracin de Bienes y Servicios
Estado Plurinacional
de Bolivia

IDENTIFICACIN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

DISPOSICIN DEFINITIVA
DE BIENES DE ENAJENACIN A TTULO
ONEROSO REMATE

Transferencia definitiva del derecho


propietario de un bien de uso de
propiedad de la entidad recibiendo a
cambio una contraprestacin econmica.

SUBSISTEMA DE DISPOSICIN DE
BIENES

DGAJ DGAA
JUA y ACTIVOS FIJOS

DETALLE
N

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

Responsable

1.

De acuerdo a lo establecido por la Resolucin sobre


Disposicin de Bienes. Decide sobre la forma de
Remate e instruye a la JUA la elaboracin y
publicacin de la Convocatoria.

Disposicin de bienes sin uso


de la entidad.

- Resolucin sobre Disposicin


de Bienes.
- Instruccin escrita para la
publicacin de la Convocatoria

1 da

2.

Elabora y publica la convocatoria en el SICOES, Mesa


de Partes y un peridico de circulacin nacional.

Transparentar el proceso y
conseguir
mayor
participacin, cumplir con el
Art. 218 de las NBSABS.

- Todo lo anterior.
- Convocatoria.

10 das
antes de la
fecha del
remate

JUA

3.

Recibir y verificar el depsito de seriedad de


propuesta hasta dos horas antes de la hora y fecha
fijada para el acto de remate, y segn el monto
fijado en la Convocatoria Pblica.

Cumplir con lo establecido en


el Art. 220 de las NBSABS.

- Todo lo anterior.
- Recibo oficial de cancelacin
de la seriedad de propuesta
emitida por el MMAyA.

En la fecha
del remate

JUA

4.

Efectuado el Remate, el JUA entregar al adjudicado


un Certificado de adjudicacin, solicitando el pago
total del bien en tres (3) das hbiles a partir de la
entrega de este documento y solicitar a la DGAJ la
elaboracin del contrato de transferencia.

Entregar el certificado de
adjudicacin y solicitar el
pago.

- Todo lo anterior.
- Acta de remate del Notario de
fe Pblica.
- Certificado de adjudicacin.
- Solicitud de pago.

1 da

JUA

DGAA

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Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

5.

Elabora el contrato de transferencia y lo formaliza


con la firma del Ministro (a) y el adjudicatario,
momento en que se entregar toda la
documentacin de respaldo del bien.

Perfeccionar el proceso de
disposicin
de
bienes
mediante remate.

- Todo lo anterior.
- Contrato de transferencia.

5 das

DGAJ

6.

Entrega realizada mediante acta que certifique la


relacin fsica de los bienes, la cantidad y valor. Este
documento ser firmado por el DGAA y el
adjudicatario.

Cumplir lo establecido en el
contrato.

- Todo lo anterior.
- Acta de entrega firmada.

1 da

DGAA

7.

Registra la transferencia de el o los bienes y da de


baja de los registros fsicos y contables.

Tener los registros fsicos y


contables permanentemente
actualizados.

- Todo lo mencionado.
- Registros de
kardex
Sistemas.

1 da

Encargado (a) de
Activos Fijos

Responsable

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REMATE
DGAA

JUA

DGAJ

ENCARGADO (A) DE
ACTIVOS FIJOS

INICIO

Segn la Resolucin sobre


Disposicin de Bienes,
instruye la elaboracin y
publicacin de la
Convocatoria

Elabora y publica la
Convocatoria

Recibe y verifica el
depsito de seriedad de
propuesta hasta dos horas
antes del acto del remate.

Con el Acta de Remate se


emite Certificado de
Adjudicacin y solicita el
pago total

Elabora Contrato de
Transferencia y hace firmar
con el Ministro (a) y el
adjudicatario

Deriva el Contrato a la
DGAA para la entrega
fsica de los bienes

Entrega el o los bienes,


mediante acta de entrega
y la firma conjuntamente
con el adjudicatario

Registra y controla los


bienes dispuestos y
controla el cumplimiento
del contrato

Fin

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ii.

PERMUTA

Permuta es una modalidad de disposicin, mediante la cual dos entidades


pblicas se transfieren recprocamente el derecho propietario de bienes de
mutuo inters.
La permuta podr realizarse nicamente entre bienes de uso de propiedad de
las entidades pblicas.
Debe buscarse la proporcionalidad en el valor de los bienes a ser permutados. Si
esta no fuese posible, podr aceptarse la cancelacin en efectivo de la diferencia
del valor permutado.
Los gastos de la permuta estarn a cargo de los contratantes por partes iguales.
Las entidades que permuten bienes, firmarn un contrato en el cual se estipule
bsicamente:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)

Partes.
Objeto y causa.
Obligaciones de las partes.
Especificaciones de los bienes a permutar.
Forma y condiciones de entrega.
Gastos.
Consentimiento de las partes.

El contrato ser firmado por las Mximas Autoridades Ejecutivas de las


entidades pblicas que permutan los bienes.

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IDENTIFICACIN
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

UNIDAD RESPONSABLE

DISPOSICIN DEFINITIVA
DE BIENES PERMUTA

Transferirse a otra entidad pblica el


derecho propietario de bienes contra la
entrega reciproca de otros de inters al
MMAyA.

SUBSISTEMA DE DISPOSICIN DE
BIENES

DGAA DGAJ
MINISTRO (A) DEL MMAyA

DETALLE
N

Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

1.

Elaborar listado de bienes susceptibles a ser


permutados y solicita la autorizacin al Ministro(a)
del MMAyA.

Disposicin de bienes sin


uso de la entidad.

- Solicitud escrita con listado de


bienes.

1 da

DGAA

2.

Autoriza el inicio del proceso de permuta de


acuerdo a norma.

Proceso autorizado.

- Solicitud aprobada.

3 das

Ministro(a)

3.

Recibe la autorizacin, elabora la convocatoria la


pblica en el SICOES, la Mesa de Partes y/o invita
directamente a entidades pblicas a presentar sus
manifestaciones de inters.

Lograr la transparencia y la
mayor participacin en el
proceso de permuta.

- Todo lo anterior.
- Resolucin sobre Disposicin
de Bienes y Convocatoria
Pblica.

2 da

DGAA

4.

Recibe las ofertas y las eleva a conocimiento de la


Ministro(a).

Cumplir con el Artculo 231


numeral II de las NBSABS.

- Todo lo anterior.
- Manifestaciones de inters.

Fecha, hora
Convocatoria

DGAA

5.

Evala con el DGAA las manifestaciones de inters


recibidas y decide por las ms convenientes.
Remite a la DGAJ.

Decidir
por
manifestaciones
convenientes.

- Todo lo anterior.
- Decisin por escrito de la
evaluacin.

las
ms

3 das

Responsable

Ministro(a)

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Tareas

Metas

Insumos

Tiempo

6.

Elabora el contrato de permuta y lo hace firmar


con las MAEs de las dos entidades. Deriva al DGAA.

Perfeccionar el proceso de
Permuta.

- Todo lo anterior.
- Contrato.

5 das

DGAJ

7.

Entrega de los bienes, mediante acta que certifique


la relacin fsica, cantidad, estado y valor, firmada
por los DGAA de ambas entidades pblicas.

Dar
cumplimiento
al
proceso de permuta de
acuerdo a contrato suscrito.

- Todo lo anterior.
- Contrato firmado.
- Actas de Entrega.

1 da

DGAA

8.

Registra la permuta de el o los bienes incorpora y


da de baja de los registros fsicos y contables.

Tener
los
registros
permanentemente
actualizados.

- Todo lo mencionado.
- Registros de
kardex
sistemas.

1 da

Encargado (a) de
Activos Fijos

Responsable

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PERMUTA
DGAA

MINISTRO (A)

DGAJ

ENCARGADO (A) DE
ACTIVOS FIJOS

INICIO

Elabora lista de bienes a


permutar y solicita
autorizacin al Ministro (a)

Autoriza el inicio del


proceso de permuta

Elabora la Convocatoria, la
publica en el SICOES, Mesa
de Partes y/o invita a
entidades pblicas a presentar
manifestaciones de inters

Recibe las
manifestaciones de inters
y las eleva a conocimiento
del Ministro (a)

Evala con el DGAA las


ofertas y decide por las
ms convenientes
Elabora el contrato, lo
hace firmar con las MAEs
de las dos entidades

Entrega los bienes,


mediante Acta de Entrega
firmado por las DGAAs de
las dos instituciones

Registra la permuta e
incorpora y da de baja de
los registros fsicos y
contables

Fin

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