TEI of Office 365 - Enterprise

Un estudio Forrester Total Economic Impact preparado para Microsoft
Total Economic Impact de Microsoft Office 365

clientes empresariales
Director del proyecto: Jonathan Lipsitz
Junio de 2011
Forrester Consulting
Total Economic Impact de Microsoft Office 365: clientes empresariales
CONTENIDO
Resumen ejecutivo ..............................................................................................................................................................2
Factores que afectan los beneficios y los costos .........................................................................................................7
Divulgaciones .................................................................................................................................................................7
Marco y metodologa para TEI .........................................................................................................................................8
Anlisis .................................................................................................................................................................................9
Informacin destacada de las entrevistas....................................................................................................................9
Costos ............................................................................................................................................................................12
Beneficios ......................................................................................................................................................................18
Flexibilidad....................................................................................................................................................................31
Riesgo.............................................................................................................................................................................32
Resumen financiero..........................................................................................................................................................35
Microsoft Office 365: informacin general ...................................................................................................................37
Anexo A: Descripcin de organizacin compuesta .....................................................................................................40
Anexo B: Informacin general de Total Economic Impact ......................................................................................41
Anexo C: Glosario.............................................................................................................................................................42
Anexo D: Consideracin de este estudio en contexto con otros estudios de TEI
publicados recientemente ................................................................................................................................................43
Anexo E: Notas finales .....................................................................................................................................................48
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informacin se basa en los mejores recursos disponibles. Las opiniones expresadas reflejan el juicio del momento y estn sujetas a cambio.
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triunfar n sus organizaciones. Con un alcance que va de una breve sesin de estrategias a proyectos personalizados, los servicios
de Forrester Consulting lo conectan directamente con los analistas de investigacin que aplican la opinin experta a sus desafos
de negocio especficos. Para obtener ms informacin, visite www.forrester.com/consulting.
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Resumen ejecutivo
Las empresas estn reconociendo y dndose cuenta gradualmente del valor de pasar la informtica desde sus
ubicaciones locales a la nube. Empresas que solan ser productoras de sus propias capacidades informticas
locales ahora se estn transformando en diseadores y estrategas en torno a sus requisitos informticos en
vasta expansin, as como en consumidores del poder informtico y las aplicaciones, desde productores
terciarios, que ayudan a que sus empresas sean competitivas. Las razones son sencillas. Primero, para ser
pertinentes y justificar su costo, los profesionales de TI deben hacer cosas que impulsen a una organizacin
en todos los sentidos, no solo mantener el hardware y el software funcionando. De manera que si un
proveedor de servicios de nube puede proporcionar una alternativa lista para los negocios de manera ms
segura, ms eficaz y a un precio competitivo, entonces las organizaciones de TI deben investigar esas
alternativas y redirigir el personal de TI a proyectos ms crticos para los negocios. Segundo, dado que la
fuerza laboral sigue siendo cada vez ms remota, ms mvil y ms confiable en varios dispositivos, la nube es
la arquitectura adecuada para entregar servicios a los empleados en cualquier lugar, cualquier momento, en
cualquier dispositivo, para mantenerlos productivos y permitirles colaborar. Los servicios de nube de hoy en
da tienen los puntos de presencia, la escala y el nfasis en los dispositivos mviles necesarios en el mundo de
ubicacin flexible que vivimos; la mayora de las soluciones locales no. Por ambas razones, las organizaciones
de TI centradas en el crecimiento comercial deben hacerse la siguiente pregunta: podemos ejecutar esto
en la nube? primero y luego buscar razones de por qu una carga de trabajo debe seguir siendo local.
En diciembre de 2010, Microsoft comision a Forrester Consulting para que examinara el impacto econmico
toral y el posible retorno de la inversin (ROI) que las empresas podran enfrentar al implementar Office 365,
que consiste en implementaciones en la nube de Exchange Online (con Forefront Online Protection para
Exchange), Lync Online, SharePoint Online y Office Professional Plus. El propsito de este estudio es
proporcionar a los lectores de organizaciones empresariales, definidas por Microsoft por tener al menos
250 usuarios, un marco para evaluar el posible impacto financiero de Office 365 en sus organizaciones. Este
estudio no incluye todos los posibles beneficios asociados con cada producto individual, sino que describe los
beneficios generales de todo el conjunto y los beneficios de pasar a la solucin de nube de Microsoft. Los
lectores deben consultar los estudios individuales detallados Total Economic Impact (TEI) para Office 2010,
SharePoint 2010, Exchange 2010 y Lync 2010, que podr encontrar en www.microsoft.com/bpio. El Anexo
D contiene un resumen de estos estudios TEI.
Office 365 entreg un retorno de la inversin del 315% con un perodo de retorno
de cuatro meses para la organizacin empresarial compuesta #. Office 365 tiene un
TCO menor y reduce ampliamente los tiempos de implementacin en comparacin
con una solucin local similar.
El enfoque de este estudio son 10 organizaciones (ver pgina 9 para conocer sus descripciones) que se han
comprometido con pasar todas su informtica de comunicaciones y colaboracin, o parte de ella, a la nube.
Algunas tienen experiencia previa con Microsoft Business Productivity Online Suite (BPOS) y ahora se estn
actualizando a Office 365. Ninguno de sus lderes de TI en nuestro estudio se describira como experto en
informtica en nube, sin embargo, estos clientes esperan beneficios considerables a partir de sus decisiones de
mover la informtica ms all de los muros de sus empresas. Sin duda, vern ahorros en categoras especficas
descritas en detalle en este estudio: hardware, software, mano de obra de TI, menos viajes, y los usuarios
finales y administradores de TI experimentarn una mayor productividad.
Forrester cre una organizacin compuesta que refleja las caractersticas de los diez clientes entrevistados. Los resultados
financieros son para la organizacin compuesta empresarial.
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Forrester descubri que una organizacin compuesta, basada en las empresas encuestadas, podra alcanzar
beneficios por encima del valor que obtienen a partir de sus capacidades locales de software actuales. Sus
trabajadores especializados disfrutarn nuevas caractersticas de software y actualizaciones tan pronto como
estn disponibles en lugar de meses o aos despus. Los costos de pasar a Office 365 son predecibles y se
extienden en el tiempo como gastos operacionales en lugar de gastos capitales, lo cual los encargados de
finanzas consideran en el lado positivo del libro de contabilidad. Uno de los lderes de TI encuestado para
este estudio lo resumi al decirnos: El CIO est trabajando con el CFO para rebajar costos de la empresa.
[Adoptar Office 365] es una de las maneras que han identificado para hacerlo. Para otras personas, una
mayor movilidad de los trabajadores de la informacin supera la lista de valor; El mundo es ahora nuestra
oficina. La ubicacin no nos afecta. Existe una oportunidad verdadera de trabajo remoto y menos tiempo
en los traslados al trabajo. Office 365 es una bendicin del cielo. Forrester tambin conoci los beneficios
esperados a partir de una mejor disponibilidad y recuperacin ante desastres; archivos y cumplimiento;
y seguridad de TI.
Las entrevistas individuales de Forrester con 10 clientes beta de Office 365 y los consiguientes analistas
financieros descubrieron que una organizacin compuesta basada en estas empresas de los clientes que
entrevistamos pueden esperar experimentar el ROI de riesgo ajustado, los costos y los beneficios que
aparecen en la Tabla 1. Ver el Anexo A para obtener una descripcin de la organizacin compuesta.
Tabla 1
ROI de riesgo ajustado a tres aos de organizacin compuestai
ROI
Perodo de
retorno
Tasa interna de
retorno (IRR)
Beneficios
totales (PV)
Costos totales
(PV)
Valor actual neto

(NPV)
NPV por
usuario
315%
4 meses
452%
$5.426.329
($1.307.074)
$4.119.255
$4.119
Fuente: Forrester Research, Inc.
El tiempo para implementar la solucin y el perodo de retorno, medidos desde la fecha de puesta en marcha,
fueron sustancialmente ms cortos que si la solucin comparable se hubiera creado a nivel local.
Beneficios. La organizacin compuesta experiment los siguientes beneficios (los primeros 10 se
incluyen en los anlisis del ROI) que representan los beneficios experimentados por las empresas
entrevistadas:
o
Hardware eliminado. Como solucin de nube, Office 365 elimina ampliamente la necesidad de
instalar y administrar cualquier hardware. En tres aos, se eliminan ms de $217.000 destinados
a comprar y hospedar servidores Exchange, SharePoint y Lync, junto con el almacenamiento.
Esto incluye la primera instalacin as como una capacidad de copia de seguridad limitada..
Software de terceros eliminado. Office 365 incluye muchas caractersticas que se pagan por
separado en una solucin local, normalmente de proveedores terciarios. Se ahorraron ms de
$45.000 al eliminar soluciones adicionales de antivirus/correo no deseado de correo electrnico
(Forefront Online Protection para Exchange se incluye en Exchange Online) y de agentes de
copia de seguridad de correo electrnico.
Ahorro en conferencias web. Office 365 incluye Microsoft Lync Online, una solucin de
conferencias web con toda gama de caractersticas. Lync reemplazar gran parte del uso
de una solucin de conferencia web existente, lo cual ahorrar $150.000 en tres aos.
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Ahorro en teleconferencia. Adems de una solucin de conferencia web, la organizacin compuesta

tambin tiene una solucin tradicional de teleconferencias basada en el telfono. El uso de esta
solucin se reduce conforme se completan ms llamadas de conferencia interna mediante la
solucin en lnea Lync. Esto equivale a $72.000 en tres aos.
Licencias de Contrato Enterprise (EA) sustituidas por suscripcin a Office 365. Las licencias
EA completas y locales se sustituyen por suscripciones a Office 365 junto con Core CAL Bridge
para Office 365 y Windows Software Assurance. Es posible que algunas organizaciones encuentre
beneficioso el paso de capex a opex. En el perodo de tres aos, se sustituyen casi $477.000 licencias
EA. Este beneficio es parcial es un desplazamiento parcial de los costos de suscripcin y licencia de
Microsoft descritos ms adelante en el estudio, y se incluyen para que solo se factorice el aumento
neto en los costos en el anlisis del ROI. Esto no representa ningn tipo de descuento ni reduccin
en los costos totales pagados a Microsoft.
Se evita mano de obra de implementacin a nivel local. El tiempo necesario para implementar
Office 365 suele ser inferior para al de una instalacin local comparable. Aproximadamente,
se evitaron $63.000 en costos de implementacin local.
Menor esfuerzo de soporte tcnico de TI. Office 365 elimina la necesidad de administrar hardware
tal como se describe anteriormente y reduce en gran medida el esfuerzo de administrar las
aplicaciones. En el modelo Office 365, Microsoft proporciona un servicio de asistencia, el cual
tambin elimina algo de actividad en la servicio de asistencia del tercer nivel. La organizacin
compuesta fue capaz de reasignar recursos de soporte tcnico de TI y servicio de asistencia, con
lo cual se ahorraron $525.000 en tres aos.
Menores costos de traslado y correspondientes emisiones de CO2. La solucin Lync Online,

junto con otras herramientas de colaboracin y productividad en Office 365, reduce la necesidad
de reuniones presenciales tanto con clientes como a nivel interno. Se ahorran ms de $993.000
y la correspondiente reduccin de CO2 de los viajes areos es de 238.000 kilogramos.
Ganancia en la productividad de los trabajadores especializados. El conjunto de soluciones 2010

que consta de Exchange Online, Lync Online, SharePoint Online y Office Professional Plus entrega
sustanciales beneficios de productividad a todos los trabajadores especializados. Esto se debe
ampliamente a mejor comunicacin y uso compartido de conocimientos. Este beneficio es similar
en naturaleza para tanto para la solucin Office 365 en lnea como las versiones locales. Se alcanzan
$4.380.000 en ganancias de produccin durante la duracin del estudio.
Ganancia incremental en la productividad de los trabajadores mviles. Adems de la ganancia de

productividad general ya mencionada, Office 365 entrega ganancias incrementales de productividad
para trabajadores mviles que tienen mejor acceso a recursos de TI y documentos mientras viajan.
Esto abarca 250 consultores senior y vendedores, y deriva en aproximadamente una ganancia de
productividad de $956.000 en tres aos.
Funciones mejoradas/ms recientes y facilidad de actualizacin (sin cuantificar). Office 365 deja
disponibles las caractersticas y funciones ms recientes sin la necesidad de que el departamento
de TI complete ninguna actualizacin. Los usuarios vern beneficios adicionales a partir de la
disponibilidad de estas caractersticas.
Mejor experiencia de usuario (no cuantificada). Office 365 entrega mejores experiencias de
usuario al proporcionar mejor acceso para trabajar fuera de la oficina, buzones de mayor tamao
y colaboracin ms sencilla con los clientes.
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Seguridad de TI mejorada (sin cuantificar). Office 365 puede proporciona mejor seguridad de
TI porque Microsoft crea todos los parches y actualizaciones tan pronto como estn disponibles.
Adems, Microsoft puede proporcionar mejor cifrado y autenticacin que una solucin local
previa de la empresa.
Archivado y cumplimiento mejorados (sin cuantificar). Office 365 puede mejorar el archivado al
eliminar archivos Outlook .PST locales para correo electrnico y al centralizar el almacenamiento
de documentos en carpetas de SharePoint. Esto simplifica y agiliza las actividades de deteccin
y cumplimiento.
Mejor disponibilidad y recuperacin ante desastres (sin cuantificar). Office 365 ofrece
redundancia geogrfica total de almacenamiento de datos y permite que los usuarios obtengan
acceso a su informacin desde cualquier parte. Adems, Microsoft proporciona un contrato de
nivel de servicio (SLA) de tiempo activo de 99,9% para todos los componentes de Office 365.
Los lectores deben tomar en consideracin el costo de error para su organizacin al evaluar el
valor de disponibilidad y recuperacin ante desastres mejorados.
Soluciones hbridas locales o de nube habilitadas (sin cuantificar). Office 365 admite soluciones
hbridas en las cuales algunos componentes y usuarios se hospedan a nivel local y otros en la nube.
Esto permite una mayor flexibilidad para concretar ahorros de costos en algunas reas sin ceder
funciones de aplicaciones altamente personalizadas. Varios de los clientes entrevistados indicaron
que compraran una solucin hbrida, especialmente para SharePoint.
Costos. La organizacin compuesta experiment los siguientes costos:

o
Planificacin inicial y mano de obra piloto. El tiempo para planificar y probar Office 365 variar
ampliamente segn el tamao de la empresa y la migracin. Dos recursos de TI pasaron 2,5 meses
en esta actividad a un costo de aproximadamente $22.000.
Mano de obra de implementacin/migracin. La verdadera implementacin y migracin tambin

se impulsan con el nmero de usuarios. A las empresas entrevistas les tom una fase o un enfoque
tipo big-bang migrar a sus usuarios. La organizacin compuesta tuvo tres recursos de TI
trabajando en este esfuerzo dos meses a un costo total de $35.000.
Hardware. A fin de lograr SSO y federacin de identidad, es necesario tener un servidor de Servicios
de federacin de Active Directory (ADFS) a nivel local. Para una alta disponibilidad, es posible que
se requieran dos. La organizacin compuesta instal dos servidores y, junto con tres aos de
hospedaje interno, gast poco ms de $21.000.
Suscripciones y licencias de Microsoft. Durante el primer ao en que un usuario se migra a Office

365, la suscripcin se cubre segn las licencias de EA y servidor existentes. A principios del segundo
ao, se carga una suscripcin mensual, junto con licencias true up Core CAL Bridge para Office
365 y Windows Software Assurance. Durante lo que dur el estudio, la organizacin compuesta
gast aproximadamente $1.013.00o en suscripciones y licencias true up.
Entrenamiento. Entrenamiento de usuario final para SharePoint, Lync, etc., en la nube es el mismo
que para la solucin local. Sin embargo, estos costos se incluyen en el anlisis financiero para ofrecer
un TCO preciso para actualizar al conjunto de soluciones 2010. Adems, existen un poco de
entrenamiento limitado necesario para el departamento de TI sobre cmo administrar Office 365.
Entre estas dos categoras, se gastaron $90.000 en entrenamiento.
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Administracin constante. Administrar Office 365 requiere un esfuerzo significativamente menor

que una solucin local comparable. Esto se refleja en el correspondiente beneficio anterior. La
organizacin compuesta requiri 1,5 recursos equivalentes de tiempo completo (FTE) para
administrar Office 365 para usuarios en Estados Unidos y dos pases europeos. El costo total por tres
aos fue de $315.000.
Ancho de banda adicional. La necesidad de ancho de banda adicional puede variar ampliamente,
dependiendo del ancho de banda disponible existente, el nmero de usuarios y cunto trfico
generan. La organizacin compuesta gast $60.000 en tres aos para aumentar el ancho de bando de
la oficina central y una oficina grande.
Figura 1
Flujo de efectivo acumulativo ajustado a un riesgo de tres aos para la organizacin compuesta
$5.000.000
$4.119.2555
$4.000.000
$3.000.000
$2.439.087
$2.000.000
$1.000.000
$565.892
$0
($258.566)
($1.000.000)
Inicial
Ao 1
Costos (PV)
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Beneficios (PV)
Ao 2
Flujo de efectivo
acumulativo (PV)
Ao 3
Factores que afectan los beneficios y los costos

En la tabla 1 se ilustran los resultados financieros de riesgo ajustado que la organizacin compuesta puede
esperar alcanzar. Los valores de riesgo ajustado toman en cuenta cualquier posible incertidumbre o variacin
que existe al calcular los costos y beneficios, lo cual produce clculos ms conservadores. Los siguientes
factores pueden factores los resultados financieros que una organizacin puede experimentar:
Nmero de usuarios. Los costos de suscripcin a Office 365 se calculan por usuario. Adems, es
posible que un mayor nmero de usuarios requiera migrar ms datos, lo cual extendera el perodo
de implementacin y el costo. A la inversa, mientras ms grande sea la base de usuarios, mayores
sern los beneficios que se deben alcanzar. En el caso de beneficios relacionados con la productividad,
las organizaciones ms grandes deben ver ganancias significativamente mayores que aumentaran
el ROI y el NPV.
Estructura de licencias existente. Los costos totales de licencias y suscripcin pueden variar segn
los niveles de licencias existentes, si se tiene un EA o Software Assurance y cundo se implement
la versin anterior (si corresponde). La organizacin compuesta cont con un EA de professional
desktop. Dado que determinar estos costos puede ser muy complicado, se anima encarecidamente
al lector trabajar con Microsoft o su socio de canal para comprender cualquier costo de licencia
o suscripcin nuevos as como costos de licencias anteriores que pueden eliminarse.
Componentes de solucin de Office 365 utilizados. Es posible que una organizacin decida no
implementar todos los componentes de la solucin Office 365, Exchange Online con Forefront Online
Protection para Exchange, Office Professional Plus, Lync Online y SharePoint Online. Esto reducir
el costo de suscripcin mensual, pero tambin puede dar como resultado que algunas de las categoras
de beneficios analizadas en el estudio no se concreten. El lector debe tomar en consideracin cul de
estos beneficios (si los hay) no se concretaran si no se implementa el conjunto completo.
Divulgaciones
El lector debe estar consciente de lo siguiente:
El estudio lo comision Microsoft y lo entrega el grupo Forrester Consulting.
Forrester no hace suposicin alguna respecto del posible ROI que otras organizaciones recibirn.
Forrester aconseja encarecidamente que los lectores usen sus propios clculos dentro del marco
proporcionado en el informe para determinar lo adecuado de una inversin en Microsoft Office 365.
Microsoft revis y proporcion comentarios a Forrester, pero Forrester mantiene control editorial
sobre el estudio y sus descubrimientos y no acepta cambios que contradigan dichos descubrimientos
u obscurezcan el significado del estudio.
Los nombres de los clientes para las entrevistas los proporcion Microsoft.
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Marco y metodologa para TEI

Introduccin
A partir de la informacin proporcionada en las entrevistas, Forrester ha construido un marco para
Total Economic Impact (TEI) para aquellas organizaciones que estn considerando implementar
Microsoft Office 365. El objetivo de este marco es identificar los factores de costo, beneficio, flexibilidad
y riesgo que afectar la decisin de la inversin.
Enfoque y metodologa
Forrester tom un enfoque de varios pasos para evaluar el impacto que Microsoft Office 365 puede tener
en una organizacin (ver Figura 2). Especficamente:
Entrevistamos a personal de marketing y ventas de Microsoft, y analistas de Forrester para reunir datos
relativos a Office 365 y el mercado para soluciones de colaboracin y productividad basadas en la nube.
Entrevistamos a 10 organizaciones actualmente en beta con Microsoft Office 365 para obtener datos
con respecto a costos, beneficios y riesgos.
Diseamos una organizacin compuesta basada en caractersticas de las organizaciones entrevistadas

(ver Anexo A).
Construimos un modelo financiero representativo de las entrevistas mediante la metodologa para TEI.
El modelo financiero lo pueblan datos de costos y beneficios obtenidos a partir de las entrevistas segn
se aplican a la organizacin compuesta.
Figura 2
Enfoque de TEI
Realizar
entrevistas
a clientes
Realizar
diligencia
debida
Disear
organizacin
compuesta
Construir modelo
financiero mediante
el marco para TEI
Redactar
estudio de caso
Forrester emple cuatro elementos fundamentales de TEI en el modelado de Microsoft Office 365:
1.
Costos.
2.
Beneficios para toda la organizacin.
3.
Flexibilidad.
4.
Riesgo.
Dada la creciente sofisticacin que las empresas tienen respecto de los anlisis del ROI relacionados con
las inversiones de TI, la metodologa para TEI de Forrester sirve el propsito de proporcionar una imagen
completa del impacto econmico total de las decisiones de compra. Consultar el Anexo B para obtener
informacin adicional sobre la metodologa para TEI.
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Anlisis
Informacin destacada de las entrevistas
Se llev a cabo un total de 10 entrevistas para este estudio, las cuales incluyeron representantes de las
siguientes empresas
(clientes de Microsoft con base en EE.UU. y Europa):
1.
Empresa consultora internacional: lder global en consultora, tecnologa, contratacin de

recursos externos y servicios profesionales locales con ms de 100.000 empleados. Una empresa
mundial que incluye servicios de TI y servicios hospedados de Microsoft; actualmente ejecuta una
instancia global de Exchange 2007 junto con Office Professional 2007 y Office Communications
Server 2007 R2 (OCS 2007 R2)..
2.
Empresa de servicio pblico municipal: empresa municipal con 600 empleados que est
separando servicios de TI compartidos de la ciudad; actualmente usa una mezcla de Office
Professional 2003, 2007 y 2010, junto con Exchange 2003. Todas las soluciones de Microsoft
debern reemplazarse como parte de la separacin de la infraestructura de la ciudad.
3.
Universidad: universidad privada con 12.000 usuarios, incluidos 6.000 estudiantes. La universidad
cuenta con un sistema de correo electrnico de generacin propia y un sistema de calendarizacin
de terceros que debe reemplazarse. Existen 300 usuarios de SharePoint 2007. La universidad posee
licencias educacionales para productos Microsoft.
4.
Empresa de servicios profesionales de TIC: empresa de servicios de TIC con base en Europa
con ms de 12.000 empleados; actualmente usa una mezcla de Office Professional 2007 y 2010,
Exchange 2007, SharePoint 2007, y OCS 2007 R2.
5.
Firma de arquitectura: empresa con 600 empleados repartidos en 13 oficinas, ocho en EE.UU.
y cinco en todo el mundo. La empresa usa las versiones 2003 de Exchange, SharePoint y Office
Professional.
6.
Banco: este banco est trabajando con un socio de Microsoft en la implementacin de Office 365.
Tiene 1.500 empleados y usa las versiones 2003 de Exchange y Office Professional.
7.
Empresa de medios: esta empresa ha contratado recursos externos para gran parte de sus
operaciones e infraestructura de TI de parte de un socio de Microsoft. Tiene ms de 800 usuarios
que estn usando las versiones 2007 de Exchange y Office Professional.
8.
Empresa de logstica de productos agrcolas: Esta organizacin tiene 1.500 usuarios de la solucin
de Microsoft de un total de 4.000 empleados. Los empleados estn repartidos en docenas de pases
en todo el mundo. Se usan diversas versiones de Exchange, SharePoint y Office Professional.
Tambin existen lugares que usan soluciones no autorizadas por el grupo de TI central que se
eliminarn como parte de la implementacin global de Office 365.
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9.
Empresa de repuestos automotrices: empresa con base en Europa con 5.500 empleados, 1.200
de los cuales son trabajadores especializados que usarn Office 365. El resto trabaja en el piso
de la fbrica. Existen 11 oficinas diseminadas por Europa, Norteamrica y Asia. La empresa
actualmente usa Exchange 2000 y Office Professional 2007.
10.
Organizacin de estndares y pruebas: tiene ms de 7.000 empleados repartidos en docenas

de pases. Est migrando desde una solucin de correo electrnico de la competencia.
Actualmente tiene implementados localmente versiones Office Professional 2010,
SharePoint 2010 y OCS 2007 R2.
Las 10 entrevistas dejaron al descubierto los siguientes puntos sobresalientes:
Las razones principales entregadas para actualizar/migrar a Office 365 fueran el deseo de reducir
el TCO, simplificar la administracin y entregar ms rpidamente las caractersticas ms recientes.
Entre los comentarios seleccionados de los entrevistados se incluyen:
o
El factor de impulso bsico fue que no deseo administrar el hardware, el software ni las personas
necesarias para mantener la solucin.
Desebamos implementar las versiones ms recientes de SharePoint y Outlook. Bsicamente,

deseamos tener ms capacidades y flexibilidad.
Hemos crecido significativamente durante los ltimos aos, tanto a nivel orgnico como a partir
de adquisiciones. Hemos tenido que ir ponindonos a tono con las TI. De manera que estbamos
buscando una manera de ser ms eficaces en cmo proporcionar servicios tecnolgicos a la firma.
Nuestra empresa est muy descentralizada en muchos pases. Operamos una organizacin
de TI muy ordenada. Usar la nube borra la complejidad local.
La razn de pasar a la nube fue la de ahorrar costos. Dejar que Microsoft ejecute el correo
electrnico asegura que todo funciones bien en conjunto.
Desde una perspectiva de costos, 365 fue la solucin ms interesante. Sobre todo porque
ya tenemos un EA con Microsoft. Desde una perspectiva de funcionalidad, 2010 nos entrega
mucho ms que las versiones anteriores, en especial Lync.
Reducir de manera significativa los costos y el esfuerzo asociados con ciclos tpicos de tres a cuatro
aos fue muy importante.
o
Enfrentaramos la actualizacin de todo el hardware cada tres o cuatro aos. Esto, junto con
la mano de obra asociada, se torna muy costoso.
Eliminar la necesidad de actualizar nuestro estado de TI cada unos cuantos aos es un enorme
triunfo para nosotros.
Las licencias de EA existentes y Software Assurance facilitaron mucho la decisin de cambiar

a Office 365.
o
Fue una decisin muy sencilla ya que contbamos con el contrato de Software Assurance.
Nos ofrecieron Office 365 como parte de nuestra actualizacin de EA.
Ya estbamos en BPOS, as que pasar a Office 365 es una progresin natural.
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Office 365 incluye muchos servicios nuevos y valiosos.

o
Se incluye proteccin contra correo electrnico no deseado/antivirus, lo cual para m significa

una cosa menos de qu preocuparme.
Los aspectos de la recuperacin ante desastres de Office 365 son geniales.
Las mejoras en SharePoint y OCS [Lync] son muy importantes para nuestros usuarios.
Los departamentos de TI estn entusiasmados por liberar algo de tiempo para trabajar en proyectos
ms estratgicos.
o
Queremos que nuestra gente de TI se centre en proyectos estratgicos y no tenga que estar
cuidando la infraestructura.
Nuestros clientes estn buscando maneras de dejar de hacer trabajo de [IT] de mercanca.
Proporcionar bandejas de entrada ms grandes se ve como importante.

o
Ms capacidad ayudar con la productividad. Tenemos usuarios que gastan mucho tiempo
en limpiar sus bandejas de entrada porque ya no pueden enviar correos electrnicos.
Bandejas de entrada ms grandes ahorrarn tiempo de Ti ya que esta es la razn por la cual
la gente est reclamando: quieren una bandeja con ms capacidad.
El espacio del buzn se est acabando y no podemos proporcionar eficazmente buzones

ms grandes con una solucin local.
La implementacin beta y la migracin de Office 365 se vio bastante sencilla.

o
Definir directivas de seguridad para correo electrnico tom algo de tiempo, pero fue algo
que debamos hacer.
Configurar las servidores ADFS fue un poco confuso, pero la documentacin sobre esto
ha mejorado mucho.
La migracin de datos no representa ningn desafo y nos proporciona la gran oportunidad

de limpiar nuestros datos.
Hubo una amplia gama de opiniones sobre el beneficio de los gastos capitales (capex) frente a
los gastos operaciones (opex), pero en el caso de las empresas que prefirieron opex, implementar
Office 365 es muy til.
o
Opex era atractivo porque hace mucho ms fcil facturar grupos internos para servicios
obligatorios y opcionales.
La importancia de un modelo sobre el otro vara de un ao a otro. En este momento, es ms

fcil obtener fondos para opex.
Cada vez ms empresas estn buscando reducir los capex. No tener que comprar hardware cada
tres aos ni contratar consultores para que hagan el trabajo es muy beneficioso.
Un solucin de nube era atractiva desde una perspectiva de opex. Mirando el TCO, descubrimos
que era un mejor enfoque.
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Organizacin compuesta
Segn las entrevistas con los 10 clientes existentes proporcionados por Microsoft, Forrester cre un marco
para TEI, una empresa compuesta, y un anlisis de ROI asociado que ilustra las reas afectadas
financieramente. La organizacin compuesta que Forrester sintetiz a partir de estos resultados representa
una empresa de manufactura con base en EE.UU. con algunas operaciones en Europa. Existe un total de
3.500 empleados, 1.000 de los cuales corresponden a trabajadores especializados que se migran a Office 365.
La organizacin est pasando de Office Professional y Exchange 2003, junto a una implementacin limitada
de SharePoint. Implementar el conjunto Office 365 E3 completo, que consta de Exchange Online, SharePoint
Online, Office Professional Plus y Lync Online. Como parte de sus licencias existentes, la organizacin
compuesta contaba con contratos Professional Desktop EA y Software Assurance. Se puede encontrar una
descripcin ms detallada de la organizacin compuesta en el Anexo A.
Supuestos del marco
En la tabla 2 se proporcionan los supuestos del modelo que Forrester us en este anlisis.
Tabla 2
Supuestos del modelo
Ref.
Mtrica
Valor
A1
Costo total anual* por recurso FTE de TI
$70,000
A2
Costo total anual* por trabajador mvil
$106.250
A3
Costo total anual* por trabajador especializado (en todos los roles de la organizacin)
A4
Nmero de usuarios de Office 365
$60.000
1.000
*El costo total incluye los seguros, las vacaciones pagadas y cualquier otro costo en el que haya incurrido
la organizacin.
La tasa de descuento usada en los clculos de PV y NPV es del 12%, y el horizonte de tiempo usado para el
modelado financiero es de tres aos. Las organizaciones normalmente usan tasas de descuento entre el 8% y el
16% segn su entorno actual. Se urge a los lectores a que consulten con los respectivos departamentos financieros
de su empresa para determinar la tasa de descuento ms adecuada para usar al interior de sus organizaciones.
Todos los clculos de este estudio estn en dlares estadounidenses, aun cuando algunos de los clientes
entrevistados usa el euro como su moneda principal. Algunos valores del dlar presentados en este estudio
se han redondeado al centavo o dlar entero ms cercano. Por tanto, es posible que algunos resultados de
los clculos en las tablas subsiguientes no concuerden exactamente con los resultados si el lector sigue las
frmulas y los valores presentados.
Costos
Office 365 sigue ampliamente un modelo de costos de software como servicio (SaaS), con muchas categoras
de costo siendo reemplazadas por una suscripcin al servicio. Al igual que con cualquier proyecto de TI de
envergadura, existes costos por adelantado de planificacin e implementacin. En el caso de algunas categoras
de costo, existe un beneficio correspondiente. Se hace referencia a estos en las reas de costos individuales y se
exploran por completo en la seccin Beneficios Muchos de los costos pueden variar ampliamente dependiendo
del tamao de la organizacin del lector. Por lo tanto, se recomienda encarecidamente al lector que use este
modelo como base para determinar el TEI para su propia organizacin.
Pgina 12
Costos de la mano de obra de la planificacin inicial y el piloto

Todos los clientes que participaron en este estudio eran usuarios beta de Office 365. El esfuerzo necesario para
la versin beta se toma como un proxy para la planificacin inicial y la conduccin de un piloto. En general,
los clientes describieron el proceso como bastante sencillo. El tiempo para esta fase vari de un mes, en el caso
de la migracin de un cliente de BPOS, a cuatro meses para un cliente que pasaba de una solucin que no era
de Microsoft. En todos los casos, la mayora del tiempo se pas en definir la solucin y migrar los buzones
de los usuarios. Normalmente, se tardaba una semana en configurar la infraestructura de ADFS.
La organizacin compuesta completaba este esfuerzo nicamente con mano de obra interna. Si se usan
consultores externos, los costos totales deben ser ms o menos los mismos, pero el trabajo interno se
reemplaza por trabajo externo.
En el caso de la organizacin compuesta, dos FTE gastaron 2,5 meses en trabajar en esto. El costo total
mensual para un FTE fue de $5.833. Dos FTE x 2,5 meses x $5.833 es igual a $21.875.
Tabla 3
Costos de la mano de obra de la planificacin inicial y el piloto
Ref.
Mtrica
B1
Nmero de FTE de TI
B2
Nmero de meses.
B3
Costo total mensual
Bt
Planificacin inicial y costos

de trabajo piloto
Clculo
Inicial
2
2.5
A1/12 meses
$5.833
B1*B2*B3
$21.875
Costos de trabajo por implementacin o migracin

La mayor parte de este esfuerzo se pasa en definir directivas y migrar datos (buzones y documentos de
SharePoint). La duracin de este esfuerzo se relaciona directamente con el nmero de usuarios y/o la cantidad
de datos que se van a migrar. En un extremo del espectro, una organizacin con ms de 100.000 usuarios est
planificando un ao para la migracin. En el caso de organizaciones en el rango de 500 a 2.000 empleados,
el sentimiento general era de uno a dos meses.
Las empresas siguieron una metodologa tpica de implementacin y pruebas seguida por la migracin.
Un entrevistado seal: la velocidad de la migracin depende de las ganas de interrumpir las operaciones
normales. El enfoque tpico fue migrar cierto nmero de usuarios cada noche o durante el fin de semana, con
lo cual se completaba una ubicacin o un grupo a la vez. Una vez que todos los usuarios se migraban, se anulaba
la comisin de la infraestructura local.
El entrenamiento tambin se completa durante este perodo y se cubre en una categora de costo separada
posteriormente en este estudio.
Este esfuerzo lo puede completar el personal de TI propio si existen las habilidades. La mayora de los clientes
entrevistados, de hecho, estaban usando recursos propios. Otra alternativa es usar organizaciones de servicios
de TI. Tal organizacin calcul que solo el cobro por servicios de diseo sera de aproximadamente $10.000
a $20.000, mientras que la administracin subcontratada de una migracin total podra ser de $30.000 a
$100.000 (o ms), dependiendo del nmero de usuarios. La organizacin compuesta us recursos propios.
Pgina 13
Este esfuerzo total es menor de lo que se esperara para una instalacin local. El beneficio correspondiente
se cubre en la seccin Beneficios de este estudio.
Tabla 4
Ref.
Mtrica
Clculo
Inicial
C1
Nmero de FTE de TI
C2
Nmero de meses.
C3
Costo total mensual
Ct
Costos de trabajo por

implementacin o migracin
A1/12 meses
$5.833
C1*C2*C3
$35.000
Costos de hardware
Aunque Office 365 permite que una organizacin elimine hardware, todava persiste la necesidad de un
servidor ADFS para federacin de identidad y SSO. Esto normalmente requiere un servidor y se puede
agregar un segundo servidor para alta disponibilidad. Los requisitos tcnicos no son grandiosos, de manera
que bastar una configuracin de servidor tpico medianamente bueno.
Los servidores pueden hospedarse a nivel local o en una oficina tipo colocacin. La mayora de las empresas
entrevistadas los hospedan localmente. La organizacin compuesta hospeda los servidores in situ y designa
sobrecargas para alimentacin, espacio, enfriamiento, etc. Estos servidores se reemplazaran cada tres a cuatro
aos, siguiendo el ciclo de actualizacin regular de la organizacin.
El beneficio correspondiente para servidores Exchange, Lync y SharePoint no instalados se cubre en la seccin
Beneficios de este estudio.
Tabla 5
Costos de hardware
Ref.
Mtrica
D1
Nmero de servidores
ADFS.
D2
Costo por servidor
D3
Mantenimiento
D4
Dt
Ao 1
Ao 2
Ao 3
(D1*D2) [perodo inicial]*10%
$1.400
$1.400
$1.400
Costos de hospedaje
propio
D1 [perodo inicial]*$500
$1.000
$1.000
$1.000
Costos de hardware
(D1*D2)+D3+D4
$2.400
$2.400
$2.400
Pgina 14
Clculo
Inicial
Total
2
$7.000
$14.000
$21.200
Suscripciones y licencias de Microsoft

Office 365 es un servicio de suscripcin por el cual se aplica un precio mensual por usuario. Existen diversos
puntos de precio, dependiendo de qu componentes de solucin se incluyen. La organizacin compuesta est
usando el conjunto de soluciones E3, el cual incluye las versiones ms recientes de Exchange Online, Lync
Online, SharePoint Online y Office Professional Plus. El precio de lista es $24 mensual por usuario, con
descuentos disponibles por volumen y duracin de contrato. Durante el primer ao en que un usuario
se migra a Office 365, todos los costos de suscripcin se cubren segn el EA existente. En aos posteriores,
se usa el modelo de suscripcin y estos cobros se cargan de acuerdo con los cobros del EA existente.
Los EA suelen cubrir componentes adicionales ms all de los productos destinados a los usuarios en
Office 365. Segn Microsoft: Se usan CAL Suite Bridges para pasar de un CAL Suite (local) a una
combinacin de servicio comparable de productos y en lnea. Como tal, CAL Suite Bridges se componen
de esas cargas de trabajo de CAL Suite que no se encuentran en Office 365 ni Windows Intune y permiten
que los clientes de CAL Suite retengan su cobertura SA, su compromiso relativo a la empresa y descuentos
de plataforma correspondientes para esas cargas de trabajo restantes a nivel local.
Software Assurance a menudo cubre el sistema operativo Windows, adems de las aplicaciones que se ejecutan
en l. Office 365 no incluye una ruta de actualizacin para Windows. Por tanto, es posible que la organizacin
de un lector desee pagar por separado por Software Assurance en el sistema operativo Windows adems de los
costos de Office 365 y CAL Suite Bridge.
Para proporcionar una verdadera comparacin entre manzanas, la organizacin compuesta ha elegido pagar
por Core CAL Bridge para Office 365 y Windows Software Assurance. El resultado es que cada licencia de
solucin de Microsoft que la organizacin tuviera antes de la migracin sigue en pie.
La organizacin compuesta sigue pagando el EA por licencias de professional desktop y servidor durante el
perodo inicial, cuando la planificacin y la migracin estn en progreso, as como el Ao 1. Para el perodo
inicial, esto equivale a 4,5 meses de costos.
Los costos de EA que se han sustituido al principio del Ao 2 se incluyen en la seccin Beneficios de este
estudio para reflejar los crditos.
Tabla 6
Suscripciones y licencias de Microsoft
Ref.
Mtrica
E1*
EA y licencias de servidor
(Solo inicial y ao 1)
E2*
Costos de suscripcin
de Office 365 (principio
del Ao 2)
E3*
E4*
Et
Clculo
Inicial
Ao 1
$89.314
$238.171
Ao 2
Ao 3
$0
$0
$279.000
$279.000
Core CAL Bridge para

Office 365
$15.000
$15.000
Windows Software
Assurance
$49.000
$49.000
$343.000
$343.000
Suscripciones y licencias
de Microsoft
$23,25*1.000
usuarios
[A3]*12 meses
E1+E2+E3+E4
$89.314
$238.171
Total
($1.013.485)
*Estos nmeros de referencia ahora son designados y no deben confundirse con conjuntos de soluciones de Office 365.
Pgina 15
Entrenamiento
El entrenamiento de usuarios para Office 365 sera el mismo que para la solucin local y el nivel requerido
depende de qu versin estn migrando los usuarios, es decir, Office Professional 2003. Sin embargo, se
incluyen los costos de entrenamiento de los usuarios para que el lector tenga una idea completa del TCO.
Algunas de las empresas entrevistadas estaban usando organizaciones de entrenamiento externas y otras
usaban recursos propios para entregar el entrenamiento. Era normalmente una mezcla de entrenamiento
presencial y en lnea. Probablemente muchos usuarios no participaban del entrenamiento.
Existe cierto entrenamiento especializado sobre la administracin de Office 365 que la organizacin de
TI requiere. El nmero de personas enviadas puede variar segn el tamao de la empresa, pero el nmero
consensual para una empresa del tamao de la organizacin compuesta era de dos recursos de TI.
Tabla 7
Entrenamiento
Ref.
F1
F2
Ft
Mtrica
Clculo
Entrenamiento
de TI
Entrenamiento
para usuario final
Entrenamiento
F1+F2
Inicial
Ao 1
Ao 2
Ao 3
$10.000
$0
$0
$0
$80.000
$0
$0
$0
$90.000
$0
$0
$0
Total
$90.000
Administracin constante
El esfuerzo por administrar Office 365 es significativamente menor que para una solucin local comparable.
El nivel de esfuerzo vara segn el nmero de usuarios. Las empresas ms pequeas entrevistadas planificaron
al menos un FTE, independientemente del tamao. Una organizacin con 10.000 usuarios se estaba
planificando para tres FTE, uno para Exchange y dos para SharePoint. Para la organizacin compuesta,
1,5 FTE est en lnea con lo que empresas de este tamao estaban planificando. Estos recursos cubrirn
tanto las operaciones estadounidenses como europeas. La mayora del esfuerzo se gasta en la administracin
de cuentas de usuario, la configuracin de Office 365 y el mantenimiento de los servidores ADFS.
Los ahorros del esfuerzo de administracin se cubren en la seccin Beneficios de este estudio.
Tabla 8
Ref.
Mtrica
G1
Nmero de FTE de TI
G2
Costo total anual de TI
Gt
Pgina 16
Clculo
Inicial
Ao 1
Ao 2
Ao 3
1.5
1.5
1.5
A1
$70.000
$70,000
$70.000
G1*G2
$105.000
$105.000
$105.000
Total
$315.000
Ancho de banda adicional

Ninguna de las empresas entrevistadas haba decidido an cunto, si acaso, ancho de banda se requerira.
Microsoft proporciona muchas herramientas y notas del producto para calcular las necesidades de ancho
de banda. El ancho de banda adicional requerido depende tanto del tamao de la canalizacin ya existente
como del uso esperado a futuro. Una de las empresas entrevistadas que tambin es una empresa consultora
de Microsoft seal: An no he tenido un cliente que haya debido aumentar el ancho de bando para BPOS
[el predecesor de Office 365]. Si existe una situacin en que se requiera una actualizacin, por lo general es una
empresa que tiene un T1 y necesita agregar otro (probablemente $500 a $700 al mes). Si es una empresa ms
grande, quizs necesita pasar de unos cuantos T1 a una conexin de fibra (100 MB). En mi ciudad se puede
tener una conexin de 100 MB por $700 a $1.000 al mes.
En el caso de la organizacin compuesta, se ha supuesto un marcador de posicin de $20.000 al ao para
ancho de banda adicional en la oficina central y posiblemente algunas otras oficinas grandes. Se anima al lector
a trabajar con Microsoft para calcular futuros requisitos de ancho de banda y tomar las provisiones necesarios.
Sin esto, existe un riesgo de problemas de rendimiento y costos inesperados.
Tabla 9
Ref.
Mtrica
H1
Ancho de banda
adicional
Ht
Ancho de banda
adicional
Clculo
H1
Inicial
Ao 1
Ao 2
Ao 3
$0
$20.000
$20.000
$20.000
$0
$20.000
$20.000
$20.000
Total
$60.000
Costos totales
Los costos totales en que incurri la organizacin compuesta para implementar y administrar la solucin
Office 365 se muestran en la Tabla 10 a continuacin.
Tabla 10
Costos totales (sin ajuste de riesgo)
Ref.
Costos
Inicial
Ao 1
Ao 2
Ao 3
Total
Bt
Planificacin inicial y costos de

trabajo piloto
($21.875)
($21.875)
Ct
Costos de trabajo por

implementacin o migracin
($35.000)
($35.000)
Dt
Costos de hardware
($14.000)
($2.400)
($2.400)
($2.400)
($21.200)
Et
Costos de suscripciones y
licencias de Microsoft
($89.314)
($238.171)
($343.000)
($343.000)
($1.013.485)
Ft
Entrenamiento
($90.000)
Pgina 17
($90.000)
Ref.
Costos
Inicial
Ao 1
Ao 2
Ao 3
Total
Gt
($105.000)
($105.000)
($105.000)
($315.000)
Ht
($20.000)
($20.000)
($20.000)
($60.000)
($365.571)
($470.400)
($470.400)
($1.556.560)
Total
($250.189)
Beneficios
En la primera mitad de la seccin Beneficios se detallan los beneficios cuantitativos de la organizacin
compuesta, incluido el anlisis del ROI. En la segunda mitad se describen los beneficios cualitativos que los
clientes entrevistados experimentaron pero que no se pueden describir en su totalidad en el modelo financiero.
Los beneficios cualitativos son potencialmente tan valiosos como los cuantitativos y deben tomarse en
consideracin al analizar el ROI total realizado al implementar Office 365.
Hardware eliminado
Office 365 elimina la necesidad de servidores Exchange, SharePoint y Lync. Adems elimina la necesidad
de una implementacin de almacenamiento de gran tamao (SAN o archivo adjunto directo). El tamao
del estado de la infraestructura local depende del nmero de usuarios, ubicaciones, tamao del buzn, etc.
Adems, Microsoft ofrece buzones de 25 GB, lo cual sera muy difcil que una empresa implementara
a un costo razonable a nivel local. Crear una infraestructura con redundancia geogrfica total como la
que ofrece Microsoft tambin agregara un costo significativo.
Las empresas ms grandes que la organizacin compuesta pueden esperar beneficios significativamente
ms grandes en esta categora. Como ejemplo, un cliente entrevistado con ms de 1.000 usuarios espera
eliminar 40 servidores Exchange. Tambin es muy importante que el lector considere que todos los costos
de hardware se realizaran nuevamente cada tres a cuatro aos, segn el ciclo de actualizacin regular.
En el caso de la organizacin compuesta, el costo de pasar de un buzn de 250 MB a 1 GB se incluye.
El conteo del servidor en la tabla continuacin se basa en crear una infraestructura de alta disponibilidad.
Habra dos servidores Exchange que residiran en una de las oficinas europeas para esos usuarios. Adems
de los 13 servidores principales, se han configurado cuatro servidores en una instalacin de recuperacin
ante desastres fra para promocionar servicios limitados clave en caso de un desastre de importancia. Esto
no se acerca a proporcionar el nivel de resiliencia de recuperacin ante desastres inherente en Office 365.
Se incluye un anlisis ms profundo sobre la recuperacin ante desastres en la seccin de beneficios
cualitativos de este estudio.
Lo ms probable es que el almacenamiento sera una combinacin de SAN para SharePoint y archivos
adjuntos para Exchange. Por simplicidad, se us un solo precio por terabyte en el tablero.
Pgina 18
Tabla 11
Hardware eliminado
Ref.
Mtrica
Clculo
Ao 1
Ao 2
Ao 3
$5.000
$5.000
$5.000
([I1+I2+I3+I4]*I5)+(I6*I7)
$139.000
$0
$10.000
Suma I8 [a travs del

ao actual]*10%
$13.900
$13.900
$14.900
(I1+I2+I3+I4)*$500
$8.500
$8.500
$8.500
$161.400
$22.400
$33.400
I1
Nmero de servidores
Exchange.
I2
Nmero de servidores
SharePoint.
I3
Nmero de servidores Lync
I4
Servidores adicionales para

instalacin de recuperacin
ante desastres fra
I5
Costo por servidor
I6
Almacenamiento sin agregar

(TB): Exchange y SharePoint
I7
Costo por terabyte
I8
Costos totales de hardware
I9
Mantenimiento evitado
I10
Costos de hospedaje propio
It
Hardware eliminado
Total
$7.000
I8+I9+I10
$217.200
Software de terceros eliminado

Office 365 incluye algunas caractersticas que de otro modo se compraran por separado, normalmente de
proveedores terceros. Los ejemplos entregados por los clientes entrevistados incluyen antivirus/proteccin
contra correo electrnico no deseado (lo cual se incluye en Office 365 con Forefront Online Protection
para Exchange), bsqueda de buzn empresarial, copia de seguridad de correo electrnico y archivado.
La organizacin compuesta solo tena soluciones antivirus/proteccin contra correo electrnico no deseado
y copia de seguridad de correo electrnico, de manera que estos costos se incluyen en el estudio.
Otra rea para posiblemente eliminar los costos de software y soluciones de terceros son los sistemas de correo
de voz. Exchange Online incluye una solucin de correo de voz hospedada total para sistemas telefnicos
locales. Los clientes que integran sus sistemas telefnicos locales con Exchange Online pueden retirar sus
sistemas de correo de voz locales y eliminar los costos de mantenimiento y copias de seguridad asociados.
Ninguno de los clientes entrevistados haba implementado esta opcin, pero unos cuantos la estaban
considerando.
Pgina 19
Tabla 12
Ref.
J1
J2
Jt
Mtrica
Clculo
Ao 1
Antivirus/proteccin contra
1.000 usuarios [A4]*$1/mes*12 $12.000
correo electrnico no deseado
Agente de copia de seguridad
($1.000*I1)+20%
$7.200
de correo electrnico
J1+J2
$19.200
Ao 2
Ao 3
$12.000
$12.000
$2.600
$2.600
$13.200
$13.200
Total
$45.600
Ahorro en conferencias web

Lync Online proporciona una solucin de conferencia web con caractersticas totales que darn como
resultado un menor uso de soluciones de este tipo de terceros en favor de comunicaciones integradas,
simplificadas y de diversos modos. El beneficio es menos que en el Ao 1, ya que los usuarios se acostumbran
a Lync Online y migran lejos de la solucin titular de conferencia web.
Tabla 13
Ref.
Mtrica
K1
Tarifas de solucin de
conferencias web
Kt
Clculo
K1
Ao 1
Ao 2
Ao 3
$30.000
$60.000
$60.000
$30.000
$60.000
$60.000
Total
$150.000
Ahorro en teleconferencia
Adems de las conferencia web que migrarn a Lync Online, una porcin importante de teleconferencias
internas basadas en telfono tambin se completarn mediante Lync Online. Presencia, conferencias de
un clic y otras caractersticas hacen que la configuracin y la conduccin de llamadas de conferencia sea
mucho ms fcil. Esto impulsa el cambio en el comportamiento para usar Lync en vez de configurar una
teleconferencia. En el primer ao del estudio se completan menos llamadas mediante Lync conforme este
cambio en el comportamiento tiene lugar.
Los lectores deben observar que la versin actual de Lync Online no incluye el servicio telefnico de PSTN
tradicional. Por tanto, este beneficio refleja una migracin de algunas llamadas de conferencia desde una
solucin de teleconferencia y no una eliminacin completa del servicio de terceros.
Pgina 20
Tabla 14
Ref.
Mtrica
Clculo
L1
Costo por minuto
L2
Uso reducido medio por usuario (minutos)
L3
Nmero de usuarios
Lt
Ao 1
Ao 2
Ao 3
$0,12
$0,12
$0,12
120
240
240
1.000
1.000
1.000
$14.400
$28.800
$28.800
A4
L1*L2*L3
Total
$72.000
Licencias de Contrato Enterprise (EA) sustituidas por suscripcin a Office 365

Los matices de las licencias de EA se analizaron anteriormente en la categora de costos correspondiente.
A partir del Ao 2, las licencias anteriores de EA para professional desktop, as como las licencias de servidor
pertinentes como Exchange, se reemplazan por suscripciones a Office 365. La organizacin compuesta
tambin paga por Core CAL Bridge para Office 365 y Windows Software Assurance para que la oferta sea
true up. Este beneficio muestra los costos del EA originales que se han sustituido. Si la organizacin del
lector ser un nuevo cliente de Microsoft, debe determinar cules seran los costos de la licencia para una
solucin local nueva e incluirlos aqu.
Estos costos sustituidos se incluyen en la seccin de beneficios de manera que el anlisis del ROI se basar
en los costos incrementales de la solucin pagados a Microsoft. Es decir, la diferencia entre los costos de
suscripcin a Office 365 y los costos de licencia locales. De esa manera, los lectores pueden obtener una
comprensin ms clara del impacto financiero asociado con los beneficios que pueden obtener al invertir
ms para Office 365 comparado con la mantencin de sus soluciones de Microsoft ms antiguas. Esto no
reduce los pagos totales a Microsoft segn se estipula en la seccin de costos del estudio.
Tabla 15
Licencias de EA sustituidas
Ref.
Mtrica
Clculo
Ao 1
Ao 2
Ao 3
M1
Licencias de EA
sustituidas
E1 [Ao 1]
$0
$238.171
$238.171
Mt
Licencias de EA
sustituidas
M1
$0
$238.171
$238.171
Pgina 21
Total
$476.342
Se evita trabajo de implementacin a nivel local

Este costo que se evita es el corolario respecto al costo de implementar la versin de nube de la solucin.
Adems de cualquiera de estos dos costos o de su naturaleza, la implementacin local tambin requerira
ms tiempo y esfuerzo. Un cliente seal: Dudo que hubiramos podido configurar Lync, Exchange
y SharePoint hacia fin de ao. Todas las caractersticas de comunicacin que Lync ofrece son algo que
realmente necesitamos hoy para que nuestros empleados repartidos por el mundo puedan colaborar
ms eficazmente y atender mejor a nuestros clientes.
Para las empresas entrevistadas aproximadamente del tamao de la organizacin compuesta, la vista
consensual fue que la instalacin local de un par de FTE tomara de cuatro a seis meses. Si uno de los
componentes (a saber, SharePoint) se agrega por primera vez, la duracin respondera al extremo ms
largo de este rango. En el caso de la organizacin compuesta, esta es la primera vez que est implementando
Lync Online para aprovechar las caractersticas de mensajera instantnea, presencia y conferencia web.
La implementacin tambin incluye el lanzamiento completo de SharePoint Online.
Tambin vale la pena notar que una parte de estos costos de trabajo se repetiran nuevamente siempre
que la solucin de hardware o software se actualiza como parte del ciclo de vida de actualizacin normal
de una empresa.
Tabla 16
Ref.
Mtrica
N1
Nmero de das hombre evitados
N2
Costo total diario de TI
Nt
Se evita trabajo de implementacin

a nivel local
Clculo
Ao 1
Ao 2
Ao 3
Total
200
A1/220 das
de trabajo
$318,18
N1*N2
$63.636
$63.636
Menor esfuerzo de soporte tcnico de TI

Una ventaja importante de Office 365, como otras soluciones de SaaS, es un esfuerzo ampliamente reducido
para la administracin de TI. Esto incluye eliminar todo el esfuerzo asociado con la administracin de
servidores y reducir el esfuerzo para la administracin de cuentas de usuario. Cmo se concreta este ahorro
variar de organizacin a organizacin. Es posible que algunas eviten contratar recursos adicionales y otras
puede que vuelvan a implementar capacidad excedente para trabajar en proyectos ms estratgicos.
Para empresa del tamao de la organizacin compuesta, el rango de ahorra fue de 1,5 para cuatro FTE. Para
una organizacin ms grande, el ahorro debe ser mucho mayor. Una organizacin con ms de 10.000 usuarios
pens que podra producir soporte tcnico de TI de 1,5 a siete FTE. Tambin ser posible contratar recursos
de TI de menores habilidades y costos.
Como parte de Office 365, Microsoft proporciona un servicio de asistencia de tres niveles. Esto permitir ms
ahorro de recursos. Para empresa del tamao de la organizacin, el ahorro anticipado fue de uno a dos FTE.
En el caso de organizaciones ms grandes, los ahorros en servicio de asistencia estuvieron entre cuatro y ms
de 10 FTE.
En el caso de ambas categoras de trabajadores, se obtuvo un ahorro ms pequeo el Ao 1, ya que lleva
tiempo pasar personal de roles existentes a otros nuevos.
Pgina 22
Tabla 17
Ref.
Mtrica
Clculo
Ao 1
Ao 2
Ao 3
O1
Nmero de FTE para administradores de TI

adicionales evitados
O2
Nmero de FTE para servicio de asistencia

de tres niveles evitados
0.5
O3
Costo total anual
A1
$70.000
$70.000
$70.000
0t
(O1+O2)*O3
$105.000
$210.000
$210.000
Total
$525.000
Traslados y emisiones de CO2 reducidos

Lync Online y otras herramientas de colaboracin y comunicacin incluidas en Office 365 reducirn la
cantidad de traslado requerido, tanto para visitar a los clientes como para reuniones internas. Adems
del ahorro en costos, existen beneficios de calidad de vida para quienes de otra manera tendran que viajar.
Los trabajadores mviles viajan, en promedio, 15 veces al ao y otros 400 empleados viajan, en promedio,
dos veces al ao. En el primer ao del estudio, el traslado total se redujo en un 2,5% a medida que los
usuarios se sentan ms cmodos con reemplazar las reuniones presenciales por comunicaciones y
colaboracin en lnea. Hacia el Ao 2, esto aument a un 5% de todos los viajes, o 265 viajes al ao.
Tabla 18
Traslados reducidos
Ref.
Mtrica
P1
Nmero de trabajadores mviles
P2
Nmero medio de viajes de trabajadores

mviles al ao
P3
Nmero de empleados de oficina

que viajan
P4
Promedio de viajes de trabajadores de

oficina al ao
P5
Costo medio por viaje
P6
Porcentaje de viajes evitados a travs de la

colaboracin en lnea, conferencia web, etc.
Pt
Traslados reducidos
Pgina 23
Clculo
Ao 1
Ao 2
Ao 3
300
300
300
15
15
15
400
400
400
$1.500
$1.500
$1.500
2,5%
5,0%
5,0%
((P1*P2)+(P3*
$198.750
P4))*P5*P6
$397.500
$397.500
Total
$993.750
En la Tabla 19 aparece el clculo mtrico para la mejora correspondiente en la huella de carbono de la

organizacin compuesta, una entrada importante para los informes de sustentabilidad y responsabilidad
social corporativa.
Tabla 19
Emisiones de CO2 reducidas
Ref.
Mtrica
Clculo
Q1
Nmero de viajes por

aire evitados
((P1*P2)+(P3*P4))*P6
Q2
Distancia media
(kilmetros)
Q3
Kilmetros de pasajero
evitados
Q4
Reduccin de
emisiones de CO2
Qt
Mejora en la huella
de carbono: KG CO2
Q1*Q2
Ao 1
Ao 3
133
265
265
2.000
2.000
2.000
266.000
530.000
530.000
0,18
0,18
95.400
95.400
Kilogramos de CO2 por

kilmetro de aire de pasajero
Q3*Q4
Ao 2
47.880
Total
238.680
Ganancia en la productividad de los trabajadores especializados

Office 365, igual que la solucin local, proporciona muchas herramientas para una mejor productividad en
SharePoint, Lync y Office Professional. Las caractersticas de Lync Online que contribuyen a las ganancias
en productividad que las empresas entrevistadas citadas incluyen presencia, mensajera instantnea y
comunicaciones unificadas. En el caso de SharePoint Online, los entrevistados hablaron sobre colaboracin
e investigacin/recuperacin de documentos ms fciles. Outlook fue especialmente importante para las
ganancias de productividad en Office Professional.
Aumentar a un buzn de 25GB ahorrar tiempo a los usuarios de tener que eliminar elementos regularmente
para liberar espacio. Adems de demorar tiempo, esta actividad tambin es fuente de molestia para los
usuarios. Los usuarios tambin ahorrarn tiempo de otras caractersticas como vista de conversacin
y asistente de programacin.
A continuacin, se puede ver una muestra de citas de parte de los clientes entrevistados que describen
maneras en las cuales la productividad mejorar.
Lync reducir el tiempo de conduccin para nuestros empleados entre varias ubicaciones. Actualmente
tenemos 50 a 100 personas que conducen mucho.
Usaremos la videoconferencia con nuestros clientes y proveedores para reducir la cantidad de viajes.
Espera un aumento de un 25% en la productividad como fruto de una mejor programacin, el uso
compartido de documentos, etc..
Pgina 24
Los usuarios ahorrarn tiempo gastado en limpiar buzones porque son demasiado pequeos.
Habr mucho ahorro con SharePoint. La colaboracin con los contratistas ser buena para ejecutar
los proyectos de manera ms eficaz.
Ahorraremos varios das (20%) en tiempos de respuesta de RFI/RFP.
En el mbito de la colaboracin, esperamos ver muchos cambios positivos. A los usuarios les encanta
nuestra solucin actual de SharePoint pequea y local, y ruegan por usarla. Tenemos que decir que
no porque no podemos apoyar su expansin.
Se concreta un beneficio ms pequeo en el Ao 1 del estudio conforme los usuarios se familiarizan ms
con las soluciones de Office 365.
Tabla 20
Ganancia en la productividad de los trabajadores especializados
Ref.
Mtrica
Clculo
Ao 1
Ao 2
Ao 3
Total
R1
Exchange (administracin de
bandeja de entrada, vista de
conversacin, etc.): minutos
ahorrados a la semana
R2
Lync (MI, presencia,

comunicaciones unificadas):
minutos a la semana
20
70
70
R3
SharePoint (bsqueda de
documentos y colaboracin):
minutos ahorrados a la semana
15
40
40
R4
Office Professional Plus:

(co-autora, OneNote y
caractersticas mejoradas)
minutos ahorrados a la semana
15
40
40
R5
Ahorro en horas a la semana
0,92
2,58
2,58
R6
Semanas de trabajo al ao
48
48
48
R7
Nmero de usuarios
A4
1.000
1.000
1.000
R8
Costo total medio por hora

(trabajador especializado)
A3/2.000 horas
$30,00
$30,00
$30,00
R9
Ganancia en la productividad
potencial total
$1.320.000
$3.720.000
$3.720.000
R10
Porcentaje capturado
50%
50%
50%
$660.000
$1.860.000
$1.860.000
Rt
Ganancia en la productividad de
los trabajadores especializados
Pgina 25
(R1+R2+R3+R4) /
60 minutos
R4*R5*R6*R7
R8*R9
$4.380.000
Nota sobre el porcentaje capturado: Forrester supone que, en el caso de los trabajadores especializados,
solo una porcin del tiempo ganado a partir de una productividad mejorada (que va entre el 50% y el 75%)
se concretar realmente por parte de la organizacin; no todo el tiempo ahorrado se convertir en resultado
productivo. Este porcentaje es ms alto para los trabajadores involucrados en actividades relacionadas con
tareas y procesos, y es menor para trabajadores con roles intensivos de conocimiento.
Ganancia incremental en la productividad de los trabajadores mviles

La mayora de las empresas entrevistadas analiz las maneras en las cuales Office 365 mejorar la
productividad de los trabajadores en terreno. Esto se concretara principalmente al permitirles obtener acceso
a recursos de TI corporativos de manera ms fcil, colaborando con SharePoint Online y utilizando Lync
Online. Esto es incremental respecto de las ganancias de productividad general ya analizadas. Entre algunos
de los comentarios escuchados, se incluyen:
Todo est en la nube, as que no importa dnde est ubicada la persona. Tendr acceso fcil a
Exchange, Lync y a documentos. Eso es algo que realmente me gusta acerca de la solucin. Cuando
me voy a casa, simplemente saco mi equipo porttil y puedo obtener acceso a todo sin una VPN.
Office 365 eliminar una capa de dolor para nuestros consultores y mejorar su productividad.
Proporcionar a usuarios clave las herramientas para ser tan eficientes como deben serlo en terreno.
Un acceso sin contratiempos a correo electrnico y SharePoint, sin una VPN, es genial. Con Lync,
tienen muchas herramientas de productividad en la punta de los dedos y [esto] los hace responsables
para responder ms rpidamente en cualquier situacin.
En el caso de la organizacin compuesta, 250 usuarios de alto valor estn regularmente en terreno. Se trata
de ingenieros y vendedores senior. Se supuso de manera conservadora que se concreta una ganancia en
productividad incremental a la semana de 60 minutos y que solo la mitad de esta ganancia se logra en el Ao 1
mientras los usuarios se van familiarizando con la solucin Office 365. Se recomienda a los lectores que
piensen en cuntos usuarios mviles enfrentan dificultades que se pueden solucionar mediante Office 365
y qu tipo de ganancia de productividad se puede esperar.
Tabla 21
Ganancia incremental en la productividad de los trabajadores mviles
Ref.
Mtrica
Clculo
S1
Nmero de trabajadores mviles
P1
S2
Ganancia de productividad
adicional: minutos a la semana
S3
Semanas de trabajo al ao
R6
S4
Costo total medio por hora

(trabajador mvil)
A2/2.000 horas
Pgina 26
Ao 1
Ao 2
Ao 3
300
300
300
30
60
60
48
48
48
$53,13
$53,13
$53,13
Total
Ref.
Mtrica
S5
Ganancia en la productividad
potencial total
S6
Porcentaje capturado
St
Ganancia incremental en la
productividad de los trabajadores
mviles
Clculo
Ao 1
Ao 2
Ao 3
(S1*S2*S3*S4)/
60 minutos
$382.500
$765.000
$765.000
50%
50%
50%
$191.250
$382.500
$382.500
S5*S6
Total
$956.250
Beneficios cuantificados totales

En la Tabla 22 a continuacin se resumen los beneficios cuantificados totales la organizacin compuesta
concret al implementar Microsoft Office 365.
Tabla 22
Beneficios cuantificados totales (sin ajuste de riesgo)
Ref.
Beneficios
It
Hardware eliminado
Jt
Ao 1
Ao 2
Ao 3
Total
$161.400
$22.400
$33.400
$217.200
$19.200
$13.200
$13.200
$45.600
Kt
$30.000
$60.000
$60.000
$150.000
Lt
$14.400
$28.800
$28.800
$72.000
Mt
Licencias de EA sustituidas por suscripcin a Office 365
$238.171
$238.171
$476.342
Nt
Ot
$105.000
$210.000
$210.000
$525.000
Pt
Traslados reducidos
$198.750
$397.500
$397.500
$993.750
$660.000
$1.860.000
$1.860.000
$4.380.000
$191.250
$382.500
$382.500
$956.250
$1.443.636
$3.212.571
$3.223.571
$7.879.778
Rt
St
Ganancia en la productividad de los trabajadores

especializados
Ganancia incremental en la productividad de los
trabajadores mviles
Total
Pgina 27
$63.636
$63.636
Beneficios cualitativos
Funciones mejoradas/ms recientes y facilidad de actualizacin
Office 365 proporciona una manera sencilla de entregar a los usuarios las funciones ms recientes sin mucho
esfuerzo. Todas las actualizaciones y caractersticas nuevas se incluyen en el costo de suscripcin. Se pueden
implementar en algunos o todos los usuarios a travs de aprovisionamiento automatizado. Los clientes
entrevistados proporcionaron algunos ejemplos especficos de cmo aprovecharn las nuevas caractersticas
y funciones y cmo se simplificar este proceso.
Ser ms fcil migrar a versiones ms nuevas. Microsoft realiza la mayor parte de la migracin por
usted. Solo debe asegurarse de que funcione en sus procesos de negocio.
Obtendremos todo ms pronto y podremos quedarnos en las versiones ms recientes.
Cuando Microsoft actualiza, obtenemos lo ms reciente y genial sin pagar extra por crearlo. Y
Microsoft est realizando pruebas de integracin entre diversos componentes de Office 365 y
asegurando compatibilidad hacia atrs.
Las caractersticas y funciones adicionales que obtendremos a travs de Office 365 son muy valiosas,
en especial comparadas con la versin ms antigua de SharePoint y OCS en lnea.
Existe entusiasmo acerca de las posibilidades con Lync. Ahora no tenemos ninguna herramienta
de reunin en lnea. Puedo ver muchas nuevas maneras en que los usuarios se comunicarn entre s.
Mejor experiencia de usuario
Los usuarios finales han mejorado su experiencia con Office 365 en comparacin con una instalacin local
tpica. Entre los ejemplos proporcionados por los entrevistados, se incluyen:
Aumento de los buzones a 25 GB.
Mejor acceso remoto que les permite trabajar desde casa.
Menos tiempo inactivo y solucin ms rpida a algunos problemas de acceso.
Colaboracin ms sencilla con clientes y otros terceros.
Seguridad de TI mejorada
Algunas empresas grandes son capaces de proporcionar seguridad de TI de primer nivel. En tales casos, la
seguridad con Office 365 debera ser igual de buena. Para muchas empresas, es difcil mantenerse por encima
de todos los desafos de seguridad y estas organizaciones deben ver una mejor seguridad de TI. Algunas de las
razones para TI mejorada que entregan las empresas entrevistas son:
La seguridad de la infraestructura proporcionada por Microsoft es mejor que la que podramos colocar
nosotros mismos, en especial en las reas de cifrado y autenticacin.
La seguridad de los datos ser mucho mejor, ya que todos los archivos se almacenarn centralmente
y no en unidades locales.
Pgina 28
Tendremos granularidad y control mejorados en cuanto a la configuracin de seguridad comparada

con algunas de nuestras soluciones actuales propias y BPOS.
An tendremos que administrar nuestros propios firewalls, pero toda la seguridad del correo
electrnico y SharePoint la filtra Exchange. Esto reducir los problemas de seguridad en un 98%.
No tendremos que preocuparnos de contar con los parches ms recientes.
Desde una perspectiva de seguridad, esto es una gran ventaja para nosotros. Especialmente para
oficinas satlite pequeas.
Archivado y cumplimiento mejorados
Office 365 proporcionar grandes beneficios en las reas de archivado y cumplimiento debido a buzones
y tiendas de datos compartidos ms grandes, as como caractersticas como retencin legal y deteccin
electrnica basada en la Web que se han agregado a Exchange Online. El tiempo que se requiere para
satisfacer las obligaciones de cumplimiento e investigacin de deteccin debe reducirse. Existe un beneficio
duro asociado con estas soluciones que no se incluye en el anlisis del ROI.
Los lectores deben tomar en cuenta este posible costo evitable al determinar el impacto financiero total
en sus organizaciones.
Nuestra directiva actual es que retenemos todo para siempre. El plan es usar SharePoint para la
administracin de documentos para mejorar el archivado y la retencin de datos. Esto todava est
lejano un par de aos, pero liberar almacenamiento en el futuro.
Ahora estamos pasando ms a almacenamiento electrnico en SharePoint. Esta es una de las razones
principales por las que estamos pasando a Office 365: Los usuarios estn explorando y almacenando
ms, lo cual mejorar nuestro archivado.
La deteccin puede ser un grave problema. Existen muchas caractersticas buenas en Office 365 para
ayudar con esto.
Como mnimo, nos obligar a pensar en la directiva de archivado. Diferir por pas y cliente, lo cual
puede ser complicado.
Estamos colocando en su lugar una nueva directiva para la retencin de datos para correo electrnico.
El archivado solo se permitir dentro de Office 365; no ms archivado PST.
En el caso del departamento de TI, no tengo que hacer que mi equipo realice investigacin para
cumplimiento y deteccin. El departamento legal puede obtener acceso directamente a las tiendas
de documentos de Office 365. Calculo que gastamos 250 horas al ao en esos esfuerzos.
Nos auditan tres veces al ao y esto har todo ms fcil.
Pgina 29
Mejor disponibilidad y recuperacin ante desastres

La infraestructura de Microsoft para Office 365 ser mejor, en trminos de confiabilidad y disponibilidad,
de lo que muchas empresas podran pagar razonablemente para crear una propia. La redundancia geogrfica
total es un rea que sera especialmente difcil de recrear. Para muchas de las empresas entrevistadas, este fue
un importante punto de venta. La porcin cuantitativa de este estudio incluye una capacidad de recuperacin
ante desastres que no se acerca a satisfacer las capacidades completas de Office 365. A continuacin, algunas
declaraciones obtenidas sobre el valor de las capacidades de alta disponibilidad y recuperacin ante desastres
de Office 365:
La disponibilidad debe ser mejor cuando se subcontrata a Microsoft. Su proteccin geoespacial de
conmutacin por error es algo que no podramos lograr nosotros ac. La confiabilidad y el SLA son
importantes.
Sin duda, la disponibilidad ser mejor. Tenemos varias interrupciones al ao. Podr dormir mejor
de noche sabiendo que si hay un problema con el servidor de correo electrnico, Microsoft se encargar
de eso, probablemente incluso antes de que me entere.
Contar con varios centros de daros es genial. EL SLA de tiempo activo de 99,9% es importante porque
mis clientes internos desean que el correo electrnico funcione todo el tiempo.
Microsoft cuenta con infraestructura de ubicacin dual que empresas como la nuestra no pueden crear
del todo. Ahora tendremos una reserva activa en lugar de una ubicacin de recuperacin ante desastres
que probamos una vez al ao. Esto es crtico porque considero el correo electrnico la aplicacin ms
usada y un factor central para mi trabajo.
Microsoft proporciona una capacidad de conmutacin por error altamente resiliente que no tenemos
ahora. Esto dar como resultado mejores tiempos de recuperacin.
Soluciones hbridas locales o de nube habilitadas
Office 365 permite que las soluciones hbridas se implementen en qu componentes, es decir, Exchange
se puede hospedar localmente, en la nube, o en una coexistencia enriquecida. Esto lo valoraron muchsimo
varias de las empresas entrevistadas, ya que les ofrece la capacidad de mantener aplicaciones altamente
personalizadas, generalmente SharePoint, y brindar soporte tcnico a diferentes grupos de usuarios basados
en requisitos locales. Los lectores deben considerar qu componentes de Office 365 podran seguir
hospedndose a nivel local o en un modelo de coexistencia. Entre algunas de las declaraciones obtenidas
de parte de los entrevistados, se incluyen:
La capacidad de administrar un modelo hbrido es muy importante para nosotros. Tendremos
soluciones locales y de nube en ejecucin al mismo tiempo.
Estamos mirando un modelo hbrido con versiones en lnea y remotas de los componentes de la
solucin Office 365 en ejecucin paralela. Esto permitir una integracin ms firme con nuestras
aplicaciones de SharePoint.
La capacidad de integracin, independientemente de la ubicacin de los buzones, es muy importante.
Esto cambiar, dependiendo de si un empleado est en la oficina o en terreno.
Pgina 30
Flexibilidad
La flexibilidad, segn la define el TEI, representa una inversin en capacidad adicional que puede
transformarse en beneficio de negocio para cierta inversin adicional futura. Esto proporciona una
organizacin con el derecho o la capacidad de involucrarse en iniciativas futuras, pero sin la obligacin
de hacerlo. Existen diversos escenarios en los cuales un cliente podra elegir implementar Office 365
y posteriormente concretar usos adicionales y oportunidades de negocio. La flexibilidad tambin se
cuantificara cuando se la evala como parte de un proyecto especfico (descrito en ms detalle en
el Anexo B).
Office 365 crea inherentemente organizaciones ms flexibles tanto en trminos de estructura como de
procesos de negocio. A nivel organizativo, la infraestructura subcontratada permite una mayor escalabilidad,
capacidad para reorganizarse y la capacidad para trabajar desde ubicaciones remotas. Los procesos de negocio
son ms flexibles porque la colaboracin se hace ms fcil y los flujos de trabajo no estn tallados en piedra.
Los entrevistados fueron bastante vocales respecto de la manera en la cual sus organizaciones vern una mejor
flexibilidad.
Tendremos la flexibilidad para acomodar esfuerzos de reorganizacin.
Ahora ser posible una integracin ms rpida de adquisiciones.
Office 365 nos hace ms giles. Estamos en un negocio en que nuestra capacidad de integrar
rpidamente a otra empresa despus de una adquisicin es importante. La infraestructura subcontratada
ayudar con esto. Simplemente pagamos por ms asientos y podemos acomodar nuevos empleados tan
pronto como existen en el directorio.
Podemos escalar mucho ms rpido que si tuviramos que crear ms infraestructura propia.
La colaboracin permite que las cosas se hagan ms rpido.
Podemos agregar nuevas caractersticas fcilmente a futuro cuan la empresa las necesite.
Adicionalmente, podemos ofrecer estar caractersticas a un subconjunto de usuarios nicamente.
Esto ahorrar dinero en comparacin con licencias tradicionales.
En los prximos cinco aos, habr una revolucin en cmo trabajamos. El trabajo remoto beneficiar
a todos y puede dar como resultado menores costos en calefaccin y bienes races.
El mundo es ahora nuestra oficina. La ubicacin no nos afecta. Existe una oportunidad verdadera de
trabajo remoto y menos tiempo en los traslados al trabajo. De hecho, hoy estoy trabajando desde casa.
Office 365 es una bendicin del cielo.
Dado que Office 365 puede ejecutarse en coexistencia enriquecida, ofrece a las organizaciones la flexibilidad
de migrar usuarios por un perodo ms largo de tiempo o mantener algunos de forma permanente en una
solucin local hbrida. Esto puede ser muy valioso en organizaciones ms grandes con muchos usuarios
que desplazar.
Ninguno de los beneficios de flexibilidad se incluyeron en el anlisis del ROI.
Pgina 31
Riesgo
Forrester define dos tipos de riesgo asociado con este anlisis: riesgo de implementacin y riesgo de impacto.
El riesgo de implementacin es el riesgo que una inversin propuesta en Office 365 puede desviar desde los
requisitos originales o esperados, lo cual da como resultado costos ms altos que los anticipados. El riesgo
de impacto se refiere al riesgo de que las necesidades tecnolgicas o de negocio de la organizacin no se
satisfagan con la inversin en Office 365, lo cual derivara en beneficios totales generales ms bajos. Mientras
mayor sea la incertidumbre, ms amplio ser el rango potencial de resultados para estimaciones de costo
y beneficios.
Capturar cuantitativamente el riesgo de inversin e impacto al ajustar directamente los clculos financieros
origina estimaciones ms significativas y precisas, y una proyeccin ms precisa del ROI. En general, los
riesgos afectan los costos al elevar los clculos originales y afectan los beneficios al reducir los clculos
originales. Los nmeros con ajuste de riesgo deben tomarse como expectativas realistas, ya que representan
los valores esperados que consideran riesgo.
Los siguientes riesgos de implementacin que afectan los costos se identifican como parte de este anlisis:
Las escalas de tiempo de la implementacin inicial pueden ser ms largas para organizaciones ms
grandes o unas que estn migrando desde soluciones ajenas a Microsoft.
Los costos de licencias y suscripciones de Microsoft pueden ser significativamente ms altos si no hay
contratos de EA y Software Assurance establecidos.
Los siguientes riesgos de impacto que afectan los beneficios se identifican como parte del anlisis:
Es posible que costos eliminados como trabajo de implementacin, hardware y software no se concreten
del todo si solo se migra un subconjunto de usuarios a la solucin de nube. El costo de mantener una
infraestructura propia no se eliminar del todo.
Es posible que los ahorros de productividad nicos respecto de Office 365 no existan si hay muy pocos
trabajadores mviles. Sin embargo, seguirn aplicando todos los beneficios de productividad general
asociados con la integracin de soluciones 2010 (Exchange, Lync, SharePoint y Office Professional).
Existen cuatro riesgos no asociados con el anlisis del ROI que son nicos en cuanto a la solucin Office 365.
1.
El primero es asignar datos confidenciales para que residan fuera de la organizacin. Aunque esto
lo mencionaron algunos de los entrevistados, sentan que el riesgo de una fuga de datos en realidad
sera menor en un centro de datos de Microsoft que en uno propio
2.
El segundo riesgo se asocia con renunciar a cierto nivel de control en trminos de programas de
configuracin e implementacin de la solucin de Microsoft. Se dijo que este riesgo es el mismo
que con cualquier otra oportunidad de subcontratacin y la clave para abordar esto es tener un
canal claro de comunicacin con el proveedor de subcontratacin.
Pgina 32
3.
El tercer riesgo es la interrupcin del servicio de Microsoft. Aunque Microsoft ha designado su

solucin y proporciona un SLA de tiempo activo de 99,9%, siempre existe el riesgo de que pueda
experimentar una interrupcin del centro de datos u algn otro tipo de problema en el servicio.
Este riesgo de falla en el servicio es, en la mayora de los casos, menor que para una solucin
local. Adicionalmente, si Microsoft no cumple con un SLA, el cliente tendr derecho a un crdito
de servicio.
4.
Por ltimo, existe el riesgo de una conexin de la empresa con el fallo de Internet. Aunque es
improbable que esto ocurra, es algo que debe tomarse en cuenta. Un entrevistado seal: El riesgo
de esto no es lo bastante grande para disuadirnos de pasar a Office 365. Adicionalmente, este riesgo
puede mitigarse al usar SharePoint Workspaces (anteriormente conocido como Groove), el cual
permite que los usuarios trabajen en modo sin conexin y sincronicen cambios en los documentos
cuando Internet vuelve a estar disponible.
En la Tabla 23 se muestran los valores usados para ajustarse al riesgo y la incertidumbre en los clculos de
costos y beneficios. El modelo de TEI usa un mtodo de distribucin triangular para calcular los valores con
ajuste de riesgo. Para construir la distribucin, es necesario primero calcular los valores bajos, ms
probablemente, y altos que podran presentarse dentro del entorno actual. El valor de riesgo ajustado es la
media de la distribucin de esos puntos. Se urge a los lectores a que apliquen sus propios rangos de riesgo
segn su propio grado de confianza en los clculos de costos y beneficios.
Tabla 23
Ajustes de riesgo para costos y beneficios
Bajos
Ms
probablemente
Altos
Media
Planificacin inicial y costos de trabajo piloto (riesgo medio)
100%
100%
115%
105%

(riesgo medio)
100%
100%
115%
105%
Costos de hardware (riesgo bajo)
98%
100%
105%
101%
Costos de suscripciones y licencias de Microsoft (riesgo bajo)
98%
100%
105%
101%
Entrenamiento (riesgo medio)
100%
100%
115%
105%
Administracin constante (riesgo bajo)
98%
100%
105%
101%
Ancho de banda adicional (riesgo medio)
100%
100%
115%
105%
Costos
Pgina 33
Bajos
Ms
probablemente
Altos
Media
Hardware eliminado (riesgo bajo)
90%
100%
105%
98%
Software de terceros eliminado (riesgo medio)
80%
100%
103%
94%
Ahorro en conferencias web (riesgo medio)
80%
100%
103%
94%
Ahorro en teleconferencias (riesgo medio)
80%
100%
103%
94%
Licencias de EA sustituidas por Office 365 (riesgo bajo)
90%
100%
105%
98%
Se evita trabajo de implementacin a nivel local (riesgo

bajo)
90%
100%
105%
98%
Menor esfuerzo de soporte tcnico de TI (riesgo medio)
80%
100%
103%
94%
Traslados reducidos (riesgo medio)
80%
100%
103%
94%
50%
100%
100%
83%
80%
100%
103%
94%
Beneficios
Ganancia en la productividad de los trabajadores

especializados (riesgo alto)
Ganancia incremental en la productividad
de los trabajadores mviles (riesgo medio)
Pgina 34
Resumen financiero
Los resultados financieros calculados en las secciones Costos y beneficios se pueden usar para determinar
el ROI, IRR, NPV y el perodo de retorno para la inversin de la organizacin en Microsoft Office 365.
Los mismos se muestran en la Tabla 24 a continuacin.
Tabla 24
Flujo de efectivo: sin ajuste de riesgo
Flujo de efectivo: clculos originales
Costos
Inicial
Ao 1
Ao 2
Ao 3
Total
PV
($250.189)
($365.571)
($470.400)
($470.400)
($1.556.560)
($1.286.413)
$1.443.636
$3.212.571
$3.223.571
$7.879.778
$6.144.477
$1.078.065
$2.742.171
$2.753.171
$6.323.218
$4.858.064
Beneficios
Beneficios netos
($250.189)
ROI
378%
IRR
532%
Perodo de
retorno
3 meses
A continuacin, en la Tabla 25 se muestran los valores con ajuste de riesgo para el ROI, IRR, NPV y el perodo
de retorno. Estos valores se determinan al aplicar los valores de ajuste de riesgo de la Tabla 23 en la seccin
Riesgo a los nmeros de costo y beneficios de las Tablas 10 y 20.
Tabla 25
Flujo de efectivo: ajuste de riesgo
Flujo de efectivo: clculos con ajuste de riesgo
Costos
Inicial
Ao 1
Ao 2
Ao 3
Total
PV
($258.566)
($370.027)
($475.904)
($475.904)
($1.580.401)
($1.307.074)
$1.293.420
$2.825.640
$2.836.420
$6.955.479
$5.426.329
$923.393
$2.349.736
$2.360.516
$5.375.078
$4.119.255
Beneficios
Beneficios netos
($258.566)
ROI
315%
IRR
452%
Perodo de
retorno
4 meses
Pgina 35
Figura 3
Flujo de efectivo acumulativo ajustado a un riesgo de tres aos para la organizacin compuesta
$5.000.000
$4.119.255
$4.000.000
$3.000.000
$2.439.087
$2.000.000
$1.000.000
$565.892
$0
($1.000.000)
($258.566)
Inicial
Costos (PV)
Pgina 36
Ao 1
Ao 2
Beneficios
(PV)
Flujo de efectivo
acumulativo (PV)
Ao 3
Microsoft Office 365: informacin general

Microsoft proporcion la siguiente descripcin de Office 365.
Descripcin de alto nivel de Office 365
Microsoft Office 365 rene versiones de nube de productos de comunicaciones y colaboracin con la versin
ms reciente de aplicaciones web de compaa y software de escritorio. Office 365 est diseado para
satisfacer las necesidades de organizaciones de todos los tamaos, desde profesionales independientes a
empresas pequeas, medianas y grandes, y desde agencias gubernamentales a instituciones educacionales.
Office 365 es colaboracin para todos. Office 365 tiene Office en el centro, el cual es el corazn de la
colaboracin, y se conoce y reconoce por su facilidad de uso, familiaridad y productividad. Office 365 es
un servicio de nube proporcionado y respaldado por Microsoft, y algunos de los mejores socios del mundo.
Office 365 para empresas (Planes E1-E4): para organizaciones con TI interna o TI de socio
Microsoft Office 365 toma el conjunto ms reconocido del sector de herramientas de productividad y
colaboracin, y las entrega como un servicio de suscripcin. Con nuestros servicios de nube, su organizacin
puede bajar costos generales y entregar el conjunto de herramientas correcto para los usuarios adecuados,
todo con capas apropiadas de seguridad y cumplimiento. Microsoft es un proveedor de confianza: millones
de clientes usan el conjunto Microsoft Business Productivity Online Services hoy en da. Office 365 incluye
un contrato de nivel de servicio con respaldo financiero, que le permite tener la confianza de elegir la mejor
solucin de nube.
Office Professional Plus
Microsoft Office Professional Plus (disponible en planes de servicio de Microsoft Office 365 selectos) entrega
Microsoft Office como un servicio flexible, de pago segn consumo, una experiencia Office completa, de
clase empresarial para organizaciones de todos los tamaos. Microsoft Office Professional Plus proporciona
la versin ms reciente de las aplicaciones de escritorio Office y Office Web Apps, conectadas sin problemas
y entregadas con servicios de nube, para obtener acceso a sus documentos, correo electrnico y calendarios
de la mayor parte de los dispositivos.
Caractersticas:
Administre la bandeja de entrada y el calendario con Conversation View y otras herramientas
de administracin avanzadas de Microsoft Outlook.
Aproveche la eficacia de las redes sociales y de negocio dentro de Outlook con Outlook Social
Connector.
Colabore con control y confianza con co-autora en tiempo real.
Comparta de manera instantnea diapositivas por la ciudad o alrededor del mundo con Microsoft
PowerPoint Broadcast Slide Show.
Cree presentaciones mejoradas mediante herramientas de edicin de video y fotografa en PowerPoint.
Trabaje desde prcticamente cualquier lugar y cualquier dispositivo con Office Web Apps.
Pgina 37
Exchange Online
Microsoft Exchange Online es una solucin con todas las caractersticas de correo electrnico, calendario
y contactos entregada como servicio hospedado por Microsoft. Basado en las mismas tecnologas que
Microsoft Exchange Server, Exchange Online proporciona a los usuarios finales una experiencia familiar en
los equipos, la Web y los dispositivos mviles, mientras entrega a los administradores herramientas basadas
en la Web para administrar su implementacin en lnea.
Exchange Online proporciona las caractersticas bsicas de Exchange Server, incluidos:
Buzones grandes: cada usuario obtiene 25 GB de estndar de almacenamiento del buzn y la capacidad
de enviar archivos adjuntos de hasta 25 MB de tamao.
Antivirus/proteccin contra correo electrnico no deseado: se incluye Forefront Online Protection para
Exchange, que proporciona diversos filtros y motores de exploracin de virus para ayudar a proteger su
organizacin de correo electrnico no deseado, virus y correos de suplantacin de identidad (phishing).
Acceso basado en la Web: en el acceso de clientes web, Outlook Web App proporciona una experiencia
premium basada en el explorador que coincide con la apariencia y sensacin del cliente Outlook
completo.
Movilidad: hay acceso mvil disponible desde todos los telfonos capaces de recibir correo electrnico,
incluidos Windows Phone, iPhone, Android, Palm y Nokia, y dispositivos Blackberry.
Calendario y contactos compartidos: Los usuarios pueden comparar calendarios para programar
reuniones con Exchange Online y tener acceso a caractersticas de colaboracin como calendarios
compartidos, grupos, lista global de direcciones, contactos externos, tareas, salas de conferencia
y delegacin.
SharePoint Online
Microsoft SharePoint Online rene la tecnologa familiar Microsoft SharePoint Server ahora entregada
como un servicio en lnea. SharePoint Online ayuda a las empresas a crear sitios para compartir documentos
y conocimientos con colegas, socios y clientes.
Caractersticas
Administre y comparta documentos personales e informacin con colegas a travs de MySites.
Mantenga los equipos en sincrona con bibliotecas de documentos compartidos, listas de tareas
y calendario con Team Sites.
Mantngase al da sobre noticias, eventos y actualizaciones de negocio de la empresa con Intranet Sites.
Cree documentos de Microsoft Office gurdelos directamente en SharePoint Online.
Una sola consola para aprovisionamiento de servicio, supervisin y creacin de informes para
simplificar la administracin.
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Proteja contenido confidencial con permisos a nivel de documentos.

Obtenga acceso a documentos importantes sin conexin con SharePoint Workspace.
Habilite la comunicacin en tiempo real con colegas desde dentro de SharePoint Online.
Lync Online
Microsoft Lync Online es un servicio de comunicaciones de nube de ltima generacin que conectar a las
personas de nuevas maneras, en cualquier momento, desde prcticamente cualquier parte. Lync Online
proporciona capacidades de comunicaciones intuitivas con presencia, mensajera instantnea, llamadas de
audio/video y una experiencia de reunin en lnea enriquecidas con conferencias de audio PC, video y web.
Lync Online permite que los administradores de TI reduzcan la inversin en infraestructura de TI
y permanezcan en control de los permisos y directivas de usuario finales.
Caractersticas
Conctese con otras personas a travs de mensajera instantnea, llamadas de video, fotografas
de contacto de Lync, vnculo de actualizacin de actividad y tarjeta de contacto interactiva en
Microsoft Office.
Lleve a cabo presentaciones en lnea para clientes y colegas que incluyen audio, video, uso compartido
de pantalla y una pizarra virtual.
Invite contactos externos para que se unan fcilmente a reuniones en lnea a travs de un cliente nativo
o basado en la Web.
Comunquese con organizaciones externas que ejecutan Lync mediante MI, audio y video a travs
de la federacin de Lync.
Conctese con contactos de Windows Live Messenger mediante MI, audio y llamadas de video
directamente de Lync.
Vea el estado de presencia y haga clic para comunicarse desde dentro de Microsoft Outlook,
SharePoint y otras aplicaciones de Office.
Microsoft Lync Server local para voz empresarial total (no se incluye en el estudio de TEI)
Las organizaciones que desean aprovechar todos los beneficios de Microsoft Unified Communications pueden
comprar e implementar Microsoft Lync Server 2010 a nivel local como parte de Microsoft Office 365. Lync
Server 2010 local entrega conferencias totales de audio integrado, basado localmente y de voz empresarial,
lo cual permite que los clientes reduzcan los costos e incrementen la productividad al reemplazar o mejorar
los sistemas PBX tradicionales. Esta opcin de implementacin requiere que todas las cargas de trabajo Lync
(mensajera instantnea, reuniones y voz) se implementen a nivel local. Lync Server 2010 local interopera
con Exchange Online y SharePoint Online, lo cual permite que los clientes elijan cmo pasar a la nube.
Pgina 39
Anexo A: Descripcin de organizacin compuesta

Segn entrevistas con 10 clientes empresariales actualmente en beta con Office 365, Forrester construy
una organizacin compuesta que abarca caractersticas obtenidas en las entrevistas. Forrester luego cre
un marco financiero para el TEI y un anlisis del ROI asociado para esta empresa compuesta. Al agregar los
descubrimientos de las entrevistas a los clientes y retratar una organizacin compuesta que se ha beneficiado
de reemplazar su implementacin local de la versin 2003 de diversas soluciones de Microsoft por Microsoft
Office 365, este estudio de Forrester ilustra el impacto financiero de usar Microsoft Office 365 para un cliente
empresarial tpico.
Forrester llam a la organizacin compuesta Sigma Safety Systems. Sigma es un proveedor de dos niveles
para el sector de aeronaves, que proporciona una gama de sistemas de seguridad de vuelo. La empresa fabrica,
vende y distribuye sus productos. Con su oficina central en Oklahoma, la mayora de las operaciones estn
en EE.UU. con una empresa en Europa pequea pero en rpida expansin. Hay un total de 3.500 empleados:
1.000 trabajadores especializados y 2.500 empleados de manufactura. De los trabajadores especializados,
800 estn repartidos en seis oficinas en EE.UU. Dos cientos de ellos trabajan en tres oficinas europeas. En toda
la organizacin, hay 200 vendedores y consultores que se consideraran guerreros del camino, trabajadores
mviles que pasan la mayor parte del tiempo viajando a sitios de los clientes.
Los 1.000 trabajadores especializados se estn migrando al conjunto de soluciones Office 365 E3: Exchange,
Lync, SharePoint y Office Professional Plus. Anteriormente, todos los usuarios estaban en Exchange 2003
y Office Professional 2003. Haba una implementacin muy limitada de SharePoint 2003 y nadie usaba
Lync/OCS. La implementacin de la solucin previa tuvo lugar en 2005.
Sigma decidi que era hora de actualizar las versiones 2003 de Exchange y Office Professional para aprovechar
las nuevas caractersticas y que la empresa se beneficiara de agregar Lync y SharePoint. Reducir los costos
y el esfuerzo administrativo llev a la organizacin de TI a comparar la implementacin del conjunto de
soluciones 2010 a nivel local con el uso de los servicios de nube de Office 365. Al final, la empresa prefiri
Office 365, con todos los documentos, buzones y herramientas administrativas de la nube. Las aplicaciones
(es decir, Word, Outlook, SharePoint, etc.) se instalan en los equipos de los usuarios. Este estudio explora
las razones por las cuales Sigma decidi implementar Office 365 en vez de la solucin local equivalente.
Pgina 40
Anexo B: Informacin general de Total Economic Impact

Total Economic Impact es una metodologa desarrollada por Forrester Research que mejora los procesos
de toma de decisiones referentes a tecnologa de una empresa y ayuda a los proveedores en la comunicacin
de la propuesta de valor de sus productos y servicios a los clientes. La metodologa TEI ayuda a las empresas
a demostrar, justificar y concretar el valor tangible de iniciativas de TI tanto para la administracin senior
como otras partes interesadas de negocio clave. La metodologa TEI consta de cuatro componentes para
evaluar el valor de la inversin: beneficios, costos, riesgos y flexibilidad
Beneficios
Los beneficios representan el valor entregado a la organizacin del usuario (unidades de TI o negocio) por
parte del producto o proyecto propuesto. A menudo los ejercicios de justificacin del producto o proyecto
se centran en el costo de las TI y la reduccin del mismo, dejando poco espacio para analizar el efecto de la
tecnologa de toda la organizacin. La metodologa TEI y el modelo financiero resultante suponen igual peso
en la medida de los beneficios y la medida de los costos, lo que permite un examen completo del efecto de
la tecnologa en toda la organizacin. El clculo de las estimaciones de beneficios implica un dilogo claro
con la organizacin del usuario para comprender el valor especfico creado.
Adems, Forrester tambin requiere que haya una lnea clara de responsabilidad establecida entre la medicin
y la justificacin de las estimaciones de beneficios despus de finalizado el proyecto. Esto asegura que las
estimaciones de beneficios se relacionen directamente con la lnea de fondo.
Costos
Los costos representan la inversin t necesaria para captar el valor, o los beneficios, del proyecto propuesto. Las
TI o las unidades de negocio pueden incurrir en costos en la forma del total de mano de obra, subcontratistas
o materiales. Los costos consideran las inversiones y los gastos necesarios para entregar el valor propuesto.
Adems, la categora de costos dentro del TEI capta todo costo incremental sobre el entorno existente para
costos continuos asociados con la solucin. Todos los costos deben vincularse con los beneficios creados.
Riesgo
El riesgo mide la incertidumbre de las estimaciones de beneficios y costos contenidos dentro de la inversin.
La incertidumbre se mide de dos maneras: 1) la probabilidad de que las estimaciones de costo y beneficio
cumplirn con las proyecciones originales, y 2) la probabilidad de que las estimaciones se medirn y se les
har un seguimiento en el tiempo. TEI aplica una funcin de densidad de probabilidades conocida como
distribucin triangular a los valores ingresados. Como mnimo, se calculan tres valores para estimar el
rango subyacente en torno a cada costo y beneficio.
Flexibilidad
Dentro de la metodologa TEI, los beneficios directos representan una parte del valor de inversin. Aunque
los beneficios directos pueden generalmente ser la principal manera de justificar un proyecto, Forrester cree
que las organizaciones deben ser capaces de medir el valor estratgico de una inversin. La flexibilidad
representa el valor que puede obtenerse para cierta futura inversin adicional que se crea por encima de
la inversin inicial ya hecha. Por ejemplo, una inversin en una actualizacin de tipo empresarial de un
conjunto de productividad de oficina puede posiblemente aumentar la estandarizacin (para incrementar
la eficiencia) y reducir los costos de licencia. Sin embargo, una caracterstica de colaboracin incrustada puede
traducirse en mayor productividad si se activa. La colaboracin solo puede usarse con inversin adicional en
entrenamiento en algn punto a futuro. Sin embargo, tener la capacidad de captar ese beneficio tiene un valor
presente que puede calcularse. El componente de flexibilidad de TEI capta ese valor.
Pgina 41
Anexo C: Glosario
Tasa de descuento: tasa de inters usada en el anlisis de flujo de efectivo para tomar en cuenta el valor en
el tiempo del dinero. Aunque el Banco de la Reserva Federal fija una tasa de descuento, las empresas a
menudo fijan una tasa de descuento basada en su entorno de negocio e inversin. Forrester supone una tasa
de descuento anual del 10% para este anlisis. Las organizaciones normalmente usan tasas de descuento entre
el 8% y el 16% segn su entorno actual. Se urge a los lectores a que consulten con su respectiva organizacin
para determinar la tasa de descuento ms adecuada para usar en su entorno.
Valor actual neto (NPV): valor presente o actual de flujos de efectivo neto a futuro (descontados) dada una
tasa de inters (la tasa de descuento). Un NVP de proyecto positivo normalmente indica que la inversin debe
hacerse, a menos que otros proyectos tengan NVP ms altos.
Valor actual (PV): valor presente o actual de estimaciones de costos y beneficios (descontadas) dada una tasa
de inters (la tasa de descuento). Los costos y los beneficios del PV se alimentan del valor presente neto total
de flujos de efectivo.
Perodo de retorno: umbral de rentabilidad para una inversin. El punto en el tiempo en que los beneficios
netos (beneficios menos costos) igualan la inversin o el costo inicial.
Retorno de la inversin (ROI): medida del retorno esperado de un proyecto en trminos porcentuales.
El ROI se calcula al dividir los beneficios (beneficios menos costos) por los costos.
Nota sobre las tablas de flujo de efectivo

La siguiente es una nota sobre las tablas del flujo de efectivo usadas en este estudio (ver el ejemplo de la tabla
a continuacin). La columna de inversin inicial contiene costos en los que se incurri en tiempo 0 o al
principio del Ao 1. Esos costos no se descuentan. Todos los otros flujos de efectivo en los Aos 1 al 3 se
descuentan mediante la tasa de descuento (como aparece en la seccin Supuestos del marco) al final del ao.
Los clculos del valor actual (PV) se calculan para cada estimacin total de costos y beneficios. Los clculos
del valor actual neto (NPV) no se calculan hasta que las tablas de resumen sean la suma de la inversin inicial
y los flujos de efectivo descontado en cada ao.
Tabla [ejemplo]
Tabla de ejemplo
Ref.
Categora
Pgina 42
Clculo
Costo inicial
Ao 1
Ao 2
Ao 3
Total
Anexo D: Consideracin de este estudio en contexto con otros estudios

de TEI publicados recientemente
Microsoft ha encargado a Forrester Research que realice estudios de caso de Total Economic Impact para
calcular el posible retorno de la inversin (ROI) para muchos de los productos de escritorio y servidor y
servicios en lnea de la empresa. Cada estudio contiene un anlisis cuantitativo detallado basado en las
entrevistas con diversos clientes de Microsoft que han estado usando uno o ms productos. Forrester confa
en la experiencia de estos clientes y su articulacin de los costos, beneficios, opciones de flexibilidad y riesgos
segn se relacionan con esos impactos financieros.
El lector de estos estudios debe tener cuidado en sacar conclusiones acerca del valor comparativo basado
nicamente en la mtrica del ROI calculada por Forrester. El ROI es una mtrica que variar en tamao
y tipo de organizaciones as como casos de uso de un producto dado. Como resultado, comparar los ROI
anticipados en los estudios sin el contexto completo de los supuestos tras los ROI no es muy justo. Al revisar
varios estudios de caso de TEI de Forrester, recomendamos que tome en cuenta lo siguiente:
Cada estudio basa sus descubrimientos en un conjunto diferente de organizaciones de clientes,
de tamaos variados y sectores diferentes.
La organizacin compuesta que Forrester sintetiza basada en las entrevistas realizadas para cada
estudio vara en tamao, sector y caso de uso, desde 150 usuarios a ms de 5.000.
Las implementaciones de los clientes de productos Microsoft varan en extensin; al tiempo del estudio,
muchos todava estn probando antes de la implementacin a escala completa.
Las diferencias en las caractersticas, funciones y casos de uso del producto (Lync Server 2010 frente
a Lync Online como parte de Office 365, por ejemplo) producirn diferentes clculos de costo,
beneficio y ROI.
***
Total Economic Impact TM de Microsoft Exchange 2010 Online
Preparado para Microsoft Corporation, julio de 2011 por Amit Diddee
Las entrevistas en profundidad de Forrester con clientes de Microsoft Exchange Online arrojaron varias
observaciones importantes. Segn la informacin recopilada en entrevistas con clientes actuales de
Microsoft Exchange Online, Forrester descubri que las organizaciones pueden obtener beneficios al evitar
costos de almacenamiento, ahorros en mano de obra de TI, evitar costos de servidor de Microsoft Exchange
y Windows, mejorar el filtrado de mensajes, evitar el costo de proporcionar acceso mvil a usuarios de
BlackBerry, ahorros en sistemas de copia de seguridad y personal, y escalabilidad eficaz de costos.
Segn estos descubrimientos, las empresas que buscan implementar Microsoft Exchange Online pueden ver
ahorros de costos y beneficios de productividad. Mediante el marco para TEI, muchas empresas pueden
encontrar el potencial para que un llamativo caso de negocio haga semejante inversin.
Pgina 43
Total Economic Impact TM de Microsoft Forefront Endpoint Protection (FEP) 2010

Preparado para Microsoft Corporation, mayo de 2011 por Michael Speyer
Las empresas entrevistadas experimentaron los siguientes beneficios econmicamente cuantificables:
o
Menor esfuerzo de mano de obra para remediar infecciones de malware.
Menor esfuerzo de mano de obra para investigar alertas de malware.
Menor esfuerzo de mano de obra para administracin de escritorios.
Costo evitado para tarifas de licencia asociadas con software antimalware retirado
de terceros.
Los ahorros en mano de obra para investigar y remediar infecciones de malware surgen de menos
incidentes de malware y un esfuerzo reducido necesario para remediacin. Observamos que existen
beneficios adicionales que no hemos cuantificado como menor exposicin de datos confidenciales,
interrupcin de procesos de negocio o robo de datos. De manera acumulativa, estos representan
una reduccin en el riesgo empresarial.
Total Economic Impact TM de Microsoft Lync Server 2010
Preparado para Microsoft Corporation, noviembre de 2010 por Jeffrey North
Las entrevistas en profundidad de Forrester con clientes de Microsoft Lync Server 2010 arrojaron
observaciones importantes sobre el valor de negocio de la inversin en Lync 201. Forrester descubri
que las organizaciones pueden obtener beneficios en la forma de:
o
Reemplazar sistemas telefnicos PBX por software Lync Server 2010.
Reducciones de costo para los cobros de teleconferencias y Web.
Ahorro de costos de mano de obra de TI y servicio de asistencia.
Productividad mejorada individual y de grupo de trabajo.
Ahorro en costos de viaje.
Adems, aunque sin cuantificarse para este estudio de caso, Forrester recomienda que quienes pretendan
implementar Lync Server 2010 examinen posibles opciones futuras para estas categoras tambin:
o
Incrustar comunicaciones mejoradas en aplicaciones de lnea de negocio, cambiando

la manera en que estas herramientas atienden la empresa.
Ampliar las comunicaciones unificadas ms all de la empresa a socios, clientes y proveedores,

a travs de la federacin.
Extender la presencia enriquecida, las conferencias de audio y el acceso a varias capacidades

de comunicacin a trabajadores mviles.
Forrester cree que Lync Server 2010 ofrece la promesa de una importante ventaja competitiva en fortalecer
las relaciones de empleados, clientes y proveedores/socios para firmas que adoptan estas tecnologas de
colaboracin.
Pgina 44
Total Economic Impact TM de Microsoft Office SharePoint 2010

Preparado para Microsoft Corporation, marzo de 2010 por Jeffrey North
Al conducir las entrevistas con clientes de Microsoft, Forrester descubri que las organizaciones pueden
lograr beneficios financieros importantes desde consolidar colaboracin, administracin de documentos,
software de portal interno y externo, y bsqueda en SharePoint Server 2010. Las nuevas capacidades
de SharePoint 2010 pueden abarcar aplicaciones de lnea de negocio: contabilidad y finanzas, business
intelligence y otras cargas de trabajo complejas para las organizaciones de algunos clientes, lo que permite
que las organizaciones reduzcan el nmero de proveedores y logren menores costos de licencia y
mantenimiento de software. Se pueden obtener beneficios adicionales de un menor desarrollo de
aplicaciones simplificadas y de administracin de TI al actualizar los entornos de SharePoint 2003 y 2007
a SharePoint Server 2010.
El estudio tambin descubri beneficios de mejor productividad de trabajadores de colaboracin e
informacin, e indicaciones de colaboracin incluso ms fuerte en el futuro mientras las organizaciones
de clientes aprovechan las nuevas capacidades de SharePoint Server 2010.
Total Economic Impact TM de Microsoft Office 2010
Preparado para Microsoft Corporation, mayo de 2010 por Bob Cormier
Al conducir las entrevistas con clientes de Microsoft, Forrester descubri que la organizacin compuesta
puede lograr importantes beneficios con ajuste de riesgos en las siguientes reas (ver la seccin Beneficios
para obtener ms detalles):
Pgina 45
Co-autora de beneficios de productividad en un grupo de desarrollo de ventas y negocio.
Beneficios de productividad OneNote para 40 equipos de proyectos discretos.
Eliminacin de herramienta de edicin de fotografa o video de terceros.
Beneficios asociados con caractersticas irrenunciables de Office 2010 en beneficios de

productividad asociados con el uso agregado de las siguientes caractersticas/funciones de
Office 2010: vista Microsoft Office Backstage, Enhanced Ribbon en aplicaciones Office 2010,
caracterstica Vista protegida de Microsoft, Pegar/Vista previa, Conversation View,
caracterstica Pasos rpidos, Vista previa del calendario y Sparklines and Slicers
(Excel 2010).
Total Economic Impact TM de implementacin de la plataforma de productividad de Microsoft

Preparado para Microsoft Corporation, mayo de 2010 por Michelle Bishop
El enfoque de este estudio fueron las organizaciones que han implementado soluciones de varios
productos basados en las ofertas relativas a productividad ms recientes de Microsoft, a menudo n
conjunto con una infraestructura basada en Windows Server 2008 R2. Forrester descubri que estas
organizaciones alcanzaron beneficios adicionales mejor juntas de integrar los productos para usuarios
finales y para administradores de TI. En particular, descubrimos que la organizacin compuesta, basada
en las empresas que entrevistamos colectivamente, poda lograr:
Mejor productividad y colaboracin
Mejoras en productividad de recursos, que originan ahorros, en promedio, de 82,33 horas al

ao o 3,96% de tiempo por empleado por da para la organizacin compuesta. Las ganancias
en la productividad se debieron a:
1. Menos cambio entre aplicaciones conforme las caractersticas de colaboracin entre los diferentes
productos se integran ms y trabajan mejor juntas.
2. Acceso directo y eficiente a disponibilidad de miembros del equipo a travs de Presencia que acelera
la conexin con la persona que puede ayudar.
3. Mayor facilidad para encontrar y obtener acceso a experiencia y conocimiento basados en temas
y habilidades a travs de SharePoint MySites, Active Directory y mejores capacidades de bsqueda.
4. Menos tiempo en la bsqueda y administracin de documentos y correo electrnico gracias
a mejores caractersticas de administracin de correos electrnicos y bsqueda.
5. Uso de aplicaciones ms rpidas y uso de caractersticas ms altas debido a la consistencia
de la interfaz de usuario (UI) de la cinta en todas las aplicaciones.
6. Mejores informes (incorporacin, anlisis y uso compartido de datos) para usuarios de business
intelligence (BI).
Mejor proceso de colaboracin a travs de mejoras como la caracterstica de co-autora de documentos

para equipos distribuidos, como ventas, equipos de prueba clnicos o servicio profesional.
Ahorro de costos
Ahorro de costos que proviene del reemplazo de soluciones de business intelligence (BI) heredadas
y la reduccin de demanda de recursos costosos para desarrolladores debido a funciones disponibles
en SharePoint 2010 y Excel 2010.
Instancias reducidas de viaje que originan ahorros de costos de experiencias de colaboracin y

comunicaciones de conferencias ms integradas y simplificadas, as como la visualizacin y edicin
en diferentes dispositivos con Microsoft Office 2010 y SharePoint 2010.
Costos de conferencias y telecomunicaciones de larga distancia evitados al utilizar caractersticas como

conferencias de voz sobre IP (VoIP), web/video y audio de marcado.
Pgina 46
Ahorros de administracin de TI a travs de la implementacin de un entorno estandarizado, con herramientas

de administracin y gestin en SharePoint 2010, Exchange 2010 y Office Communications Server.
Reduccin en costos de almacenamiento de correo electrnico).
Reduccin en costos de entrenamiento impulsados principalmente por una interfaz de usuario coherente
en las aplicaciones.
El estudio tambin identific posibles reas de beneficios futuros conforme las organizaciones de clientes
aprovechan nuevas capacidades en voz empresarial y la flexibilidad de implementar soluciones hospedadas
o locales de SharePoint.
Pgina 47
Anexo E: Notas finales
Forrester ajusta los riesgos de la mtrica financiera de resumen para tomar en cuenta la incertidumbre
potencial de las estimaciones de costo y beneficios.
ii
La emisin de CO2 en el traslado por aire vara de acuerdo con la longitud del vuelo y va de 24KG CO2
por milla pasajero para vuelos cortos a 0,18 KG CO2 para vuelos largos. Fuente: Factor de emisiones
basado en datos de 2006 recopilados en el Reino Unido disponibles en The World Resource Institute.
Pgina 48

TEI of Office 365 - Enterprise

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Un estudio Forrester Total Economic Impact preparado para Microsoft

Total Economic Impact de Microsoft Office 365

Total Economic Impact de Microsoft Office 365: clientes empresariales

Total Economic Impact de Microsoft Office 365: clientes empresariales

financieros son para la organizacin compuesta empresarial.

Total Economic Impact de Microsoft Office 365: clientes empresariales

Valor actual neto

Fuente: Forrester Research, Inc.

Total Economic Impact de Microsoft Office 365: clientes empresariales

Ahorro en teleconferencia. Adems de una solucin de conferencia web, la organizacin compuesta

Menores costos de traslado y correspondientes emisiones de CO2. La solucin Lync Online,

Ganancia en la productividad de los trabajadores especializados. El conjunto de soluciones 2010

Ganancia incremental en la productividad de los trabajadores mviles. Adems de la ganancia de

Total Economic Impact de Microsoft Office 365: clientes empresariales

Costos. La organizacin compuesta experiment los siguientes costos:

Mano de obra de implementacin/migracin. La verdadera implementacin y migracin tambin

Suscripciones y licencias de Microsoft. Durante el primer ao en que un usuario se migra a Office

Total Economic Impact de Microsoft Office 365: clientes empresariales

Administracin constante. Administrar Office 365 requiere un esfuerzo significativamente menor

Fuente: Forrester Research, Inc.

Total Economic Impact de Microsoft Office 365: clientes empresariales

Factores que afectan los beneficios y los costos

El estudio lo comision Microsoft y lo entrega el grupo Forrester Consulting.

Total Economic Impact de Microsoft Office 365: clientes empresariales

Marco y metodologa para TEI

Diseamos una organizacin compuesta basada en caractersticas de las organizaciones entrevistadas

Fuente: Forrester Research, Inc.

Beneficios para toda la organizacin.

Total Economic Impact de Microsoft Office 365: clientes empresariales

Empresa consultora internacional: lder global en consultora, tecnologa, contratacin de

Total Economic Impact de Microsoft Office 365: clientes empresariales

Organizacin de estndares y pruebas: tiene ms de 7.000 empleados repartidos en docenas

Las 10 entrevistas dejaron al descubierto los siguientes puntos sobresalientes:

Desebamos implementar las versiones ms recientes de SharePoint y Outlook. Bsicamente,

Las licencias de EA existentes y Software Assurance facilitaron mucho la decisin de cambiar

Nos ofrecieron Office 365 como parte de nuestra actualizacin de EA.

Ya estbamos en BPOS, as que pasar a Office 365 es una progresin natural.

Total Economic Impact de Microsoft Office 365: clientes empresariales

Office 365 incluye muchos servicios nuevos y valiosos.

Se incluye proteccin contra correo electrnico no deseado/antivirus, lo cual para m significa

Los aspectos de la recuperacin ante desastres de Office 365 son geniales.

Proporcionar bandejas de entrada ms grandes se ve como importante.

El espacio del buzn se est acabando y no podemos proporcionar eficazmente buzones

La implementacin beta y la migracin de Office 365 se vio bastante sencilla.

La migracin de datos no representa ningn desafo y nos proporciona la gran oportunidad

La importancia de un modelo sobre el otro vara de un ao a otro. En este momento, es ms

Total Economic Impact de Microsoft Office 365: clientes empresariales

Costo total anual* por recurso FTE de TI

Costo total anual* por trabajador mvil

Nmero de usuarios de Office 365

Total Economic Impact de Microsoft Office 365: clientes empresariales

Costos de la mano de obra de la planificacin inicial y el piloto

Costo total mensual

Planificacin inicial y costos

Fuente: Forrester Research, Inc.

Costos de trabajo por implementacin o migracin

Total Economic Impact de Microsoft Office 365: clientes empresariales

Costo total mensual

Costos de trabajo por

Fuente: Forrester Research, Inc.

Costo por servidor

(D1*D2) [perodo inicial]*10%

Fuente: Forrester Research, Inc.

Total Economic Impact de Microsoft Office 365: clientes empresariales

(D1D2) [perodo inicial]10%