LEGAJO DE PROGRAMACIN

Auditora
Operativa

PP
LEGAJO DE
PROGRAMACIN

EXPLICA
CIN

LEGAJO DE PROGRAMACIN
1.

OBJETIVO

LEGAJO DE PROGRAMACIN
Este legajo deber contener y conservar toda aquella informacin que nos permita realizar una
programacin efectiva y una auditora eficiente.
La programacin es importante en cualquier tipo de trabajo, independientemente de su tamao y
naturaleza. Esto significa que un trabajo debe ser adecuadamente planificado para satisfacer nuestro
objetivo global de auditora y determinar los mtodos para alcanzarlo.
2.

ESTRUCTURA

DESCRIPCIN

MEMORANDO DE PLANIFICACIN DE AUDITORIA

PROCEDIMIENTOS DE DIAGNOSTICO Y ACTIVIDADES

PREVIAS A LA PLANIFICACIN

EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

CORRESPONDENCIA RECIBIDA Y EMITIDA

REFERENCIA
PP-01

PP-02

PP-03

PP-04

LEGAJO DE PROGRAMACIN

PP-01
MEMORANDO DE PLANIFICACIN
DE AUDITORIA

EMPRESA MULTINACIONAL S.A.

PP-

Auditoria Operativa del 01 de enero al 31 de diciembre de 2014

MEMORNDUM DE PLANIFICACIN DE AUDITORIA
1.

TRMINOS DE REFERENCIA
1.1 Naturaleza del trabajo
1,2 Principales responsabilidades a nivel de informes
1.3 Alcance de la revisin a ser efectuada y las restricciones en el alcance del trabajo (si las
hubiera).
1.4 Normas, principios y disposiciones a ser aplicadas en el desarrollo del trabajo.
1.5 Actividades y fechas de mayor importancia

2.

INFORMACIN SOBRE LOS ANTECEDENTES, OPERACIONES DE LA ENTIDAD Y SUS

RIESGOS INHERENTES
2.1 Estructura patrimonial y marco legal de la entidad

LEGAJO DE PROGRAMACIN
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.

Principales productos o servicios

Principales productos o polticas de mercadeo
Mtodos de operacin
Polticas de compra y venta
Principales clientes y proveedores
Principales fuentes de generacin de recursos

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA ENTIDAD

SISTEMA DE INFORMACIN FINANCIERA Y CONTABLE
EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
AMBIENTE DE CONTROL
ENFOQUE DE AUDITORIA
TRABAJOS REALIZADOS POR LA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA O EXTERNA.
APOYO DE ESPECIALISTAS
ADMINISTRACIN DEL TRABAJO
PROGRAMAS DE TRABAJO

1.- TRMINOS DE REFERENCIA

Cumplimiento a la normativa vigente y el Plan Operativo Anual de Actividades de la Unidad de Auditora

Interna, correspondiente a la gestin 2014, se ha efectuado la planificacin detallada de la auditoria de
Confiabilidad de los registros Contables y los Estados Financieros comprendido del 1 de enero al 31 de
diciembre de 2014.En
1.1.- NATURALEZA Y OBJETIVO DEL TRABAJO

El trabajo se desarrollar en cumplimiento del Plan Operativo de Actividades de la Unidad de auditoria

Interna, el examen consistir en expresar una opinin sobre la confiabilidad de los registros contables y
Estados Financieros de la empresa MULTINACIONAL S.A., por el periodo 2014, de acuerdo a Los
Principios, Normas Generales y Bsicas de Control Interno Gubernamental, Normas de Auditoria
Generalmente Aceptados y otras disposiciones legales vigentes
1.2.-PRINCIPALES RESPONSABILIDADES A NIVEL DE EMISIN DE INFORMES

La mxima autoridad ejecutiva de la entidad es responsable de la presentacin oportuna de los Estados

Financieros y de la veracidad de la informacin contenida en los mismos.
El titular de la Unidad de Auditora Interna de la Entidad, es responsable por la opinin que emita en
funcin a la auditora realizada.

LEGAJO DE PROGRAMACIN
1.3.- ALCANCE Y METODOLOGA DE LA REVISIN A SER EFECTUADA

El alcance de la auditoria comprende todas las actividades y operaciones de la Empresa

MULTINACIONAL por el periodo comprendido entre ENERO a DICIEMBRE de 2014.
1.4.- NORMAS, PRINCIPIOS Y DISPOSICIONES LEGALES A SER APLICADAS EN EL
DESARROLLO DEL TRABAJO

En funcin de los resultados de la fase de estudio preliminar y planificacin, se identificaran las reas,
operaciones o funciones o actividades desarrolladas en la oficina central, que se evaluaran en forma
especfica. No se verificaran las operaciones en las unidades operativas localizadas fuera del rea
urbana.
El desarrollo del trabajo de auditoria operativa se efectuara en funcin de la siguiente normativa:

Normas de auditoria operativa

Disposiciones legales y profesionales relativas al ejercicio del proceso de auditoria

1.5.- ACTIVIDADES Y FECHAS DE MAYOR IMPORTANCIA

A continuacin se detallan las fechas de mayor importancia, relacionadas con la planificacin,

ejecucin y finalizacin de nuestra auditoria:

2.

CONCEPTO

FECHA

Reunin con la Ing. Carla Patricia Justiniano C.

representante legal de la empresa industrial
MULTINACIONAL S.A
Visita a la empresa industrial MULTINACIONAL S.A.

15/01/2015

Ejecucin de las pruebas de cumplimiento de

auditora anlisis de los documentos
Revisin de papeles de trabajo y elaboracin del
informe preliminar
Presentacin del borrador del informe

21/02/2015

16/02/2015

15/03/2015
2/04/2015

INFORMACIN SOBRE ANTECEDENTES, OPERACIONES DE LA INSTITUCIN Y

SUS RIESGOS INHERENTES

2.1 Marco legal:

MULTINACIONAL S.A. fue fundada por el Sr. Jorge Strauss. En el ao 1989, estructurndose como una
Sociedad Annima dedicada a la produccin y venta de acero. La empresa inicio sus operaciones
industriales el 1 de julio de 1989 mediante la adquisicin de la planta de produccin de acero

LEGAJO DE PROGRAMACIN
La empresa industrial MULTINACIONAL S.A. es una institucin que posee personera jurdica para
ejercer todos los actos de la vida civil y publica.
La empresa industrial MULTINACIONAL S.A. se gobierna democrticamente, con la participacin de los
funcionarios y los reglamentos que dicten para su desenvolvimiento interno .
2.2

Principales productos o servicios

Sus principales productos o servicio que brinda esta empresa son especficamente se dedica a la
fabricacin de productos de acero para luego ponerlo a la venta y comercializarlo en el mercado
correspondiente.
El mercado de servicios no provee la cantidad razonable de personal especializado para el
mantenimiento correctivo y preventivo de las maquinarias, utilizadas en las actividades especficas ms
importantes de la entidad.
2.3

Polticas de mercadeo

Las principales polticas de mercadeo son las de ventas al por mayor, a clientes extranjeros y
nacionales, tanto al crdito como al contado. No existen intermediarios en la venta de los productos. Si
no que lo realizan directamente con sus demandantes.
2.4

Mtodos de operacin

Los mtodos de operacin ms usuales se refieren al proceso productivo, utilizando maquinaria y

tecnologa moderna, de ltima generacin, contando con un equipo propio de tcnicos, encargados del
proceso productivo y operativo de la empresa.
2.5

Poltica de compra y venta

Las importaciones de sus productos se efectan de Estados Unidos y otros pases, cumpliendo la
normativa legal vigente. En cumplimiento de estas normas y sus reglamentos internos, con solicitud
efectuada y aprobacin por parte del Servicio de Impuestos Nacionales, la Empresa cierra sus
operaciones cada 31 de diciembre
2.6 Principales fuentes de generacin de recursos

Los recursos que obtiene para el financiamiento de sus operaciones provienen principalmente de las
ventas y los prestamos obtenidos del sistema bancario nacional. A su vez, estos recursos son aplicados
en la importacin de materias primas e insumos.

2.7

Estructura gerencial
i.

GERENTE GENERAL

SECRETARIA

LEGAJO DE PROGRAMACIN
ASESORA LEGAL
AUDITORIA INTERNA
i.1
GERENTE DE COMERCIALIZACIN
a)
Departamento de ventas
b)
Departamento de crditos y cobranzas
i.2
GERENTE DE PRODUCCIN
a)
Departamento de procesos
b)
Departamento de control de produccin
c)
Departamento de almacenes
d)
Departamento de control de calidad
i.3
GERENTE DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
a)
Departamento de Compras y suministros
b)
Departamento de contabilidad

ESTRUCTURA GERENCIAL

3.

AMBIENTE DEL SISTEMA DE INFORMACIN

Las operaciones y transacciones efectuadas en la entidad, de acuerdo a explicacin y versin de los

responsables, se registran contablemente de acuerdo a principios de contabilidad generalmente
aceptados y normas vigentes en Bolivia.

LEGAJO DE PROGRAMACIN
La entidad emite los siguientes Estados financieros exigidos por las normas contables, sin embargo del
relevamiento efectuado observamos que la misma no es utilizada por la gerencia, con un instrumento y
medio para la toma de decisiones:

Balance general
Estado de resultados
Estado de Evolucin del Patrimonio Neto
Estado flujos de efectivo
Estado de ejecucin presupuestaria de ingresos y gastos

4. AMBIENTE DE CONTROL

De la revisin adicional al ambiente de control vigente en la entidad, identificamos los siguientes

aspectos:

La estructura organizacional no fue revisada ni actualizada desde el ao 1990

Existen reglamentos y manuales de procedimientos para las principales operaciones, los cuales
si bien fueron debidamente aprobadas, no se cumplen en las operaciones que los regulan.

El personal de la entidad no fue contratado a travs de exmenes de competencia o concurso de

mritos. Debido a la inexistencia de un manual de funciones, no se conoce si el perfil profesional
del personal es pertinente al cargo desempeado, por lo que tampoco se conoce si la asignacin
de responsabilidades y de administracin y desarrollo del personal es adecuada.

En los niveles productivos y de planificacin se manejan definicin de objetivos, metas e

indicadores de rendimiento, los cuales no estn debidamente documentados.

5. DETERMINACIN DE LAS UNIDADES OPERATIVAS

La empresa cuenta dentro de su estructura organizacional, con una Unidad de Auditora Interna que
ejecuta evaluaciones peridicas del rea contable-financiera de los departamentos y secciones ms
importantes dentro de la entidad. Sin embargo, todas las evaluaciones de auditora financiera se
efectan a travs de firmas privadas de auditoria externa. La Alcalda cuenta con las unidades
operativas que se detallan a continuacin:

Santa Cruz
La Paz

6. ENFOQUE DE AUDITORIA ESPERADO

Nuestro enfoque de auditoria estar basado en los siguientes aspectos:

LEGAJO DE PROGRAMACIN

Seleccin preliminar de hallazgos de auditoria en base la identificacin de problemas

riesgos en las reas crticas con respecto a eficiencia, eficacia y economa.

Procedimientos especficos requeridos para las reas de mayor riesgo o para temas que
requerirn una atencin especial.

Pruebas de cumplimiento para aquellas reas en las cuales se identifique controles, para
verificar la vigencia y cumplimiento de los mismos en la prctica.

Pruebas sustantivas o de mayor profundidad para aquellas reas en las cuales no se

identifiquen controles.

7. EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

La evaluacin del sistema de control interno, efectuada durante la etapa de planificacin de la auditoria
identifico operaciones crticas y debilidades en las siguientes reas de la entidad:

rea de produccin del Producto A

rea de almacn de productos terminados Producto B

8. ADMINISTRACIN DE TRABAJO
8.1.- Presupuesto Horas-auditor.

ITEM

1
2
3
4
5
6

NOMBRE Y APELLIDOS

Lic. Carlos Padilla

Anel Villanueva
Fabiola Hurtado
Carla Justiniano
Gladys Santos
Dr. Jorge Strauss
TOTAL:

CARGO

Jefe de comisin
Supervisor
Asistente I
Asistente II
Asistente III
Asesor legal

HORAS

65 hrs
551 hrs
120 hrs
100 hrs
140 hrs
24 hrs

1000 hrs

LEGAJO DE PROGRAMACIN
COMISIN DE AUDITORES

PLANIF.

Jefe de comisin
Supervisor
Asistente I
Asistente II
Asistente III
Asesor legal

40 hrs
436hrs

TOTAL:

500 hrs

EJEC.

40
120
100
140

hrs
hrs
hrs
hrs

INFORME

TOTAL

25 hrs
75 hrs

65 hrs
551 hrs
120 hrs
100 hrs
140 hrs
24 hrs

100 hrs

1000 hrs

24 hrs
400 hrs

9. APOYO DE ESPECIALISTAS

El trabajo de auditoria a desarrollar no reviste mucha complejidad, por lo que no se hace necesario la
participacin de especialistas o expertos en otras reas.

EMPRESA MULTINACIONAL S.A. PP-01

Auditoria Operativa del 01 de enero al 31 de diciembre de 2014
PROGRAMA DE AUDITORIA DE INVENTARIOS
OBJETIVOS:

1.- La cuenta de inventarios existe y las transacciones ocurrieron durante el periodo bajo examen
2.- La cuenta de inventarios es de propiedad de la entidad
3.- Todas las transacciones relativas la cuenta de inventarios han sido registradas y se encuentran
incluidas en los estados financieros, a valores apropiados.
4.-Todas las transacciones relacionadas con la cuenta de inventarios han sido registradas ntegramente
dentro el periodo respectivo y que como consecuencia de ellos no existen sobre o subestimaciones en el
rubro.
5.-Todas las cuentas del inventario estn adecuadamente clasificadas, descritas y expuestas, de
conformidad con principios y prcticas de aceptacin general.
6.-Todas las transacciones y operaciones involucradas con la cuenta de inventarios se han registrado, tal y
como ha ocurrido.

LEGAJO DE PROGRAMACIN
5.

Observar si los equipos de recuento cubren sistemticamente las reas asignadas a fin de asegurar una

PROCEDIMIENTOS
INVENTARIOS FSICOS
Preparacin previa
1.

Obtener una lista completa de la ubicacin geogrfica de las existencias y los montos totales en cada
establecimiento.

2.

Obtener una copia preliminar de las instrucciones relativas al recuento fsico con suficiente antelacin a la fecha
del inventario para tratar con la institucin las modificaciones necesarias. Revisar los procedimientos y las
instrucciones re recuento. Tratar con funcionarios de la institucin las reas problemas potenciales o las
debilidades aparentes.

3.

Visitar las reas antes de comenzar el inventario fsico para evaluar la distribucin de las existencias y determinar
las que pueden requerir especial atencin durante el mismo.

4.

Obtener un listado de:

Departamentos o reas

Nombres de los jefes de departamento

Cantidad (secuencia) de las tarjetas o planillas de recuerdo enviadas a cada rea. Determinar la cantidad de
recuentos que debemos realizar y registrar en cada
cobertura completa, sin superponer reas que son responsabilidad de otros equipos.

ELABORADO POR: CARLA JUSTINIANO , ANEL

VILLANUEVA, FABIOLA HURTADO Y GLADYS
SANTOS

___________________

REVISADO POR: LIC. PADILLA CARLOS

___________________

Fecha

Fecha

LEDO Y ENTENDIDO POR:

___________________
Fecha

LEGAJO DE PROGRAMACIN

PP-02
PROCEDIMIENTOS DE DIAGNSTICOS Y
ACTIVIDADES PREVIAS
A LA
PLANIFICACIN

PP-02
EMPRESA MULTINACIONAL
Auditora Operativa del 06 de junio al 31 de diciembre de 2014
PROCEDIMIENTOS DE DIAGNOSTICO Y
ACTIVIDADES PREVIAS A LA PLANIFICACIN
CONTENIDO

REFERENCIA
P/T

LEGAJO DE PROGRAMACIN
Relevamiento de los antecedentes y base legal de la entidad.
La empresa MULTINACIONAL S.A. es una fbrica de productos de
acero que opera en el medio empresarial de Santa Cruz de la Sierra.
Fue constituida mediante instrumento pblico N 550/90 del 1 de julio
de 1989.

PP-2/1

Anlisis de la informacin financiera existente en la entidad.

Los recursos que obtiene para el financiamiento de sus operaciones
provienen principalmente de las ventas y los prestamos obtenidos del
sistema bancario nacional.

PP-2/2

Anlisis de relaciones:
Las importaciones de sus productos se efectan de Estados Unidos y
otros pases, cumpliendo la normativa legal vigente.
Determinacin de la auditabilidad de la entidad
Provee facilidad relativa en examinar, verificar o demostrar un
sistema. Para que un sistema sea auditable, dbe satisfacer las
pruebas de contabilidad y visibilidad.
Desarrollo de otros procedimientos
Procedimiento de gestin de permiso
Procedimiento documentado para el resguardo y anlisis
Polticas de acceso a datos
Procedimiento para la recuperacin del sistema ante fallas
Conclusin
Podemos ver los procedimientos y tcnicas que asen falta para asegurar el
logro de los objetivos de los diferentes sistemas

PP-2/3

PP-2/4

PP-2/5

PP-2/6

PP-02
EMPRESA MULTINACIONAL
Auditora Operativa del 06 de junio al 31 de diciembre de 2014
PROCEDIMIENTOS DE DIAGNOSTICO Y
ACTIVIDADES PREVIAS A LA PLANIFICACION
REFERENCIA
CONTENIDO

P/T

Relevamiento de los antecedentes y base legal

de la entidad.

La empresa MULTINACIONAL S.A. es una fbrica de

productos de acero que opera en el medio
empresarial de Santa Cruz de la Sierra. Fue
constituida mediante instrumento pblico N
550/90 del 1 de julio de 1989.
Anlisis de la informacin financiera existente en
la entidad.
Los recursos que obtiene para el financiamiento de sus
operaciones provienen principalmente de las ventas y
los prestamos obtenidos del sistema bancario nacional.
Anlisis de relaciones:

PP-2/1

PP-2/2

LEGAJO DE PROGRAMACIN
Las importaciones de sus productos se efectan de
Estados Unidos y otros pases, cumpliendo la
normativa legal vigente.
Determinacin de la auditabilidad de la entidad
Provee facilidad relativa en examinar, verificar o
demostrar un sistema. Para que un sistema sea
auditable, dbe satisfacer las pruebas de contabilidad
y visibilidad.
Desarrollo de otros procedimientos
Procedimiento de gestin de permiso
Procedimiento documentado para el resguardo y
anlisis
Procedimiento para la recuperacin del sistema
ante fallas
Conclusin
Podemos ver los procedimientos y tcnicas que asen
falta para asegurar el logro de los objetivos de los
diferentes sistemas

PP-2/3

PP-2/4

PP-2/5

PP-2/6

EMPRESA MULTINACIONAL S.A.

PP-02

Auditora Operativa del 01 de enero al 31 de diciembre de 2014

PROCEDIMIENTOS DE DIAGNOSTICO Y ACTIVIDADES PREVIAS A LA
PLANIFICACIN
AUDITORIA ESPECIAL
I.- ANTECEDENTES Y DESCRIPCIN DE LA OPERACIN

La empresa MULTINACIONAL S.A. es una fbrica de productos de acero que 0opera e El medio
empresarial de Santa Cruz de la Sierra. Fue constituida mediante Instrumento pblico N 550/90 del 1
de julio de 1989 Los recursos que obtiene para el financiamiento de sus operaciones provienen
principalmente de las ventas y los prstamos obtenidos del sistema bancario
Nacional. A su vez, estos recursos son aplicados en la importacin de materias prima E insumos. Las
importaciones de sus productos se efectan de Estados Unidos y otros pases, cumpliendo la normativa
legal vigente. En cumplimiento de estas normas y su Reglamentos internos, con solicitud efectuada y
aprobacin por parte del Servicio de Impuestos Nacionales, la Empresa cierra sus operaciones cada 31
de diciembre.

II.- RELEVAMIENTO DE INFORMACIN ANLISIS PREVIOS Y RESULTADOS.

En funcin de los resultados de la fase de estudio preliminar y planificacin, se identificaran las reas,
operaciones o funciones o actividades desarrolladas en la oficina central, que se evaluaran en forma

LEGAJO DE PROGRAMACIN
especfica. No se verificaran las operaciones en las unidades operativas localizadas fuera del rea
urbana.

III.- IDENTIFICACIN DE CONTINGENCIAS QUE PODRAN AFECTAR EL ALCANCE DE

LA REVISIN

No hay ningn tipo de problema, la consultora AUDIOPE LTDA. Puede acceder a todos los documentos
de la empresa sin restriccin alguna.
IV.- OTRA INFORMACIN QUE PERMITA CONOCER LOS ANTECEDENTES DEL TRABAJO
DE AUDITORIA OPERATIVA

La responsabilidad de la firma de auditora es la de emitir un informe de auditora operativa con los

resultados de la evaluacin de los anteriores aspectos, determinando si los mismos fueron planificados
y ejecutados con eficacia, eficiencia y economa .
V.- EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

La evaluacin del sistema de control interno, efectuada durante la etapa de Planificacin de la auditoria
identifico operaciones crticas y debilidades en las siguientes reas de la entidad:

rea de produccin del Producto A

rea de almacn de productos terminados Producto B

VI.- CONCLUSIN

La empresa en todo su entorno y revisin efectuada no tuvo mayores, Inconvenientes no reviste de

mucha complejidad. Por lo tanto realizaremos una Revisin enmarcada en las leyes y normas
establecidas.

LEGAJO DE PROGRAMACIN

PP-03
EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

PP032014
Auditora Operativa del 01 de junio al 31 de diciembre de
EMPRESA MULTINACIONAL

EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

LEGAJO DE PROGRAMACIN
REFERENCIA
CONTENIDO

P/T

EMPRESA
MULTINACIONAL

Componente de Ambiente de control

Auditora Operativa
El ncleo de un negocio es su personal y el entorno en el
PP3-1
del 01 de junio al
que trabaja. Los empleados son el motor que impulsa a la
entidad y los cimientos sobre los que descansa todo.
31 de diciembre de
Componente de evaluacin de riesgos
2014
La entidad debe conocer y abordar los riesgos a los que se
PP3-2
EVALUACIN DEL
enfrenta y definir los objetivos integrados en la actividad
de ventas, produccin, comercializacin, y finanzas. Para
SISTEMA DE
que la organizacin funcione de forma coordinada.
CONTROL
Componente de actividades de control
INTERNO
Deben establecerse y ejecutarse polticas y
PP3-3
procedimientos que ayuden a conseguir una seguridad
razonable de que se llevan a cabo en forma eficaz las
acciones consideradas necesarias para afrontar los riesgos
CONCLUSIONES
DE LA
EVALUACIN
que existen respecto
a la consecucin
de los
objetivos de DEL CONTROL INTERNO
la entidad,
Componente de informacin y comunicacin
Analizando las evidencias obtenidas llegamos que evidenciar que el control interno
Las actividades
estn
de sistemas
de
PP3-4
tiene
sus rodeadas
puntos dbiles
y puntos fuertes
que los detallaremos
a continuacin:
informacin y comunicacin, esto permiten que el personal
de la entidad capten
e intercambien
informacin
PUNTOS
DBILES DEL la
CONTROL
INTERNO:
requerida para desarrollar, gestionar y controlar sus
Compatibilizacin de los manuales o reglamentos.
operaciones.
Registros de control y seguimiento.
Componente deSupervisin
ser
Control
en los registros
contables. las
Todo proceso debe
supervisado
introducindose
PP3-5

Registros
de
mercadera
perteneciente
a la empresa.
modificaciones pertinentes cuando sea necesario
y
oportuno, de esta manera el sistema puede reaccionar
PUNTOS FUERTES DEL CONTROL INTERNO:
gilmente y cambiar
de acuerdo a las circunstancias.

La empresa cuenta con reglamentos especficos.

Difusin del reglamento especfico.
Existen evidencias de auditora de los ltimos periodos.

Analizando los puntos dbiles y fuertes del control interno hemos determinado que
el control interno tiene dos aspectos importantes los cuales necesitan de mucho
control.
Tambin hemos evidenciado las siguientes fallas de control interno:
No hay una base de datos que registre la entrada y salida de las
mercadera en forma detallada y ordenada.
Tampoco existe un control o no cuenta con personal capacitado que
supervise la produccin de la empresa.

CUESTIONARIO PARA EVALUACIN DE PROCESO DE AUDITORIA OPERATIVA

LEGAJO DE PROGRAMACIN

LEGAJO DE PROGRAMACIN

LEGAJO DE PROGRAMACIN

LEGAJO DE PROGRAMACIN

LEGAJO DE PROGRAMACIN

PP-04
MEMORANDO DE PLANIFICACIN
DE AUDITORIA

LEGAJO DE PROGRAMACIN

EMPRESA MULTINACIONAL

PPAuditora Operativa del 01 de enero al 31 de diciembre

04 de 2014
CORRESPONDENCIA RECIBIDA Y EMITIDA
1.- CORRESPONDENCIA RECIBIDA

FECHA
DESCRIPCIN
RECEPCIN

12/03/2015

Para el
Directorio de
los Accionistas

02/06/2015

Para el
Directorio de
los Accionistas

1/07/2015

Para el
Directorio de
los Accionistas

4
23/07/2015

08/08/2015

Para la
Presidenta de
la Empresa
Multinacional

Para el jefe de
planta

FIRMA

----------------

----------------

----------------

----------------

----------------

ACLARACIN DE
LA FIRMA

OBS.

se generar la
planilla para firmas
del responsable
del manejo de
documentos
oficiales
se generar la
planilla para firmas
del responsable
del manejo de
documentos
oficiales
se generar la
planilla para firmas
del responsable
del manejo de
documentos
oficiales
se generar la
planilla para firmas
del responsable
del manejo de
documentos
oficiales
se generar la
planilla para firmas
del responsable
del manejo de
documentos

(FR AD-GED01)

(FR AD-GED01)

(FR AD-GED01)

(FR AD-GED01)

(FR AD-GED01)

CORRESPONDENCIA EMITIDA
N

FECHA
REMISIN DESCRIPCIN

Destinada a la

FIRMA

ACLARACIN DE LA
FIRMA

OBS.

El auxiliar de

(Formato FR-

2.

LEGAJO DE PROGRAMACIN
1

12/03/20
15

02/06/20
15

1/07/201
5

23/07/20
15

empresa
Proveedora de
materias
primas
Destinada
hacia un
accionista
Jorge Strauus

Destinada
hacia un
accionista
Freddy
Romero
Destinada
hacia un
accionista
Herlan
Steinmbach

---------------

---------------

---------------

---------------

correspondencia
recibir y la registrar
manualmente en la
Planilla del recorrido
respectivo
El auxiliar de
correspondencia
recibir y la registrar
manualmente en la
Planilla del recorrido
respectivo
El auxiliar de
correspondencia
recibir y la registrar
manualmente en la
Planilla del recorrido
respectivo
El auxiliar de
correspondencia
recibir y la registrar
manualmente en la
Planilla del recorrido
respectivo

AD-GED- 01)

(Formato FRAD-GED- 01)

(Formato FRAD-GED- 01)

(Formato FRAD-GED- 01)

PPAuditora Operativa del 01 de Junio al 31 de diciembre04

de 2014
EMPRESA MULTINACIONAL

CORRESPONDENCIA RECIBIDA Y EMITIDA

1.- CORRESPONDENCIA RECIBIDA:
Requisitos especficos:

La documentacin recibida debe estar relacionada con asuntos de la empresa u organizacin que
radica. En lo posible y a menos que se estipule lo contrario, no se deben tener en cuenta las
comunicaciones relacionadas con asuntos personales o particulares de cada empleado. El documento
que se recibe debe tener una apariencia y estado aceptables. Se deben rechazar documentos
deteriorados, rotos, hmedos, manchados, mutilados, violados o con cualquier otra caracterstica que
indique que el recibir el documento puede ocasionar problemas posteriores. En cuanto a normas de
seguridad, se debe verificar el contenido en presencia de quien lo entrega.
La informacin del remitente debe ser clara, suficiente y precisa con Nombre o empresa, direccin y
ciudad. En ningn caso deben recibirse comunicaciones que carezcan de esta informacin o la
presenten incompleta o confusa. Este tipo de situacin puede presentar riesgos para la seguridad.

LEGAJO DE PROGRAMACIN
Toda comunicacin que se recibe debe ser dirigida a una persona dentro de la organizacin, de manera
que sta se haga responsable de hacer las gestiones necesarias para que dicha documentacin cumpla
su objetivo. Se debe evitar dirigir comunicaciones a departamentos o grupos de personas, pues de esta
manera no se crea una responsabilidad. En caso contrario, la persona que radica deber revisar lo
mejor posible el documento de manera que se pueda identificar y asignar una responsabilidad.
Toda documentacin o comunicacin recibida debe ser marcada con la fecha y la hora exactas en que
se recibe y de ser posible registrar esta informacin en un sistema de informacin que no permita la
alteracin o ajuste posterior de esta.
Generalmente se autoriza a la oficina de radicacin para revisar toda la correspondencia que llega,
verificar el contenido de sobres, paquetes o cualquier tipo de empaque. Solo se dejan intactos los
paquetes o documentacin remitida a nombre del Rector General o Rectores de Sede.
Cuando se coloquen sellos o stickers a la correspondencia enviada o a las pruebas de recibo, debe
hacerse en los lugares indicados para ello y ante todo evitar ocultar informacin de los documentos o
alterar su contenido.

Procedimiento:

El funcionario de la Recepcin Principal ser el encargado de recibirla y radicarla y el responsable del

manejo de documentos oficiales en el rea (Centro de Gestin/Unidad Acadmica), ser el encargado
de tramitarla.
Si es correspondencia oficial, debe verificar el contenido y certificar el recibo con sello de Reloj
Radicador que refiera datos de fecha, hora y firma.
Si es correspondencia personal, slo se limitar a recibirse sin confrontar el contenido del documento ni
su integridad y proceder a firmar la copia o acuse de recibo del remitente. Despus se registra en el
Formato Administracin Documentos Oficiales (FR AD-GED-01). Finalmente, se proceder a
clasificar la correspondencia por dependencias, y se generar la planilla para firmas del responsable del
manejo de documentos oficiales por cada rea (Centro de Gestin/Unidad Acadmica). Este funcionario
a su vez, verificar el contenido de la planilla contra la correspondencia entregada, firmar la planilla y la
devolver.
El auxiliar de correspondencia recibir la planilla y la archivar en el consecutivo correspondiente.
2.- CORRESPONDENCIA EMITIDA:
Requisitos especficos:

La correspondencia enviada debe ser entregada al Auxiliar de correspondencia (recorredor) en cada

uno de los horarios programados por el funcionario delegado por cada rea. Es aconsejable que el
funcionario espere hasta el momento que le sea registrado en el control de correspondencia.

LEGAJO DE PROGRAMACIN
La correspondencia que se desee enviar debe tener claramente especificados los datos del
corresponsal al que se enva la documentacin. Los datos aportados deben ser suficientes para que la
comunicacin llegue a su destino.
La correspondencia enviada debe estar firmada solo por personal autorizado para firmar
comunicaciones emitidas por la Universidad, pues se debe tener en cuenta que es el nombre de la
institucin el que puede resultar afectado o beneficiado cuando la comunicacin es emitida.
Toda correspondencia que se enva deber ser radicada. Ante cualquier inconveniente jurdico, no se
har responsable por cartas o asuntos que no se hayan radicado.
Cuando se coloquen sellos o stickers a la correspondencia recibida o a las pruebas de recibo, debe
usarse en los lugares indicados para ello y ante todo evitar ocultar informacin de los documentos o
alterar su contenido.
Procedimiento:

El funcionario responsable del manejo de documentos oficiales en el rea (Centro de Gestin/Unidad

Acadmica), ser el encargado de gestionan los documentos que se emitan.
Se inicia generando el documento teniendo en cuenta: medios de produccin (fsico o electrnico),
determinacin de soportes documentales, trminos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la
Institucin y firmas autorizadas.
As mismo, se le asigna el consecutivo nico de acuerdo a la estructura establecida como parte del
sistema de informacin de documentos oficiales. Por ejemplo: El auxiliar de correspondencia recibir la
correspondencia y la registrar manualmente en la Planilla del recorrido respectivo (Formato
Administracin Documentos Oficiales (FR-ADGED- 01).
En el punto de Recepcin Principal, se realiza la clasificacin de los documentos de acuerdo a su
destino y se actualiza el sistema de Control de documentos oficiales (Formato FR-AD-GED- 01) y se
entrega al funcionario responsable (mensajero) para su respectivo trmite, haciendo firmar esta planilla
que certifica su recepcin en tres diferentes criterios: documentos para distribucin fuera del rea, para
distribucin interna en el rea y para distribucin fuera de la Institucin.
Se actualiza el sistema de informacin de documentos oficiales ingresando los datos correspondientes a
la entrega del documento a su destinatario final o al responsable de la recepcin del documento y en
recorrido respectivo, se hace entrega de los acuses de recibo o copias de radicacin.