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VALOR PROBATORIO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS Y EN ESPECIAL DE

LOS EMITIDOS POR LOS RGANOS DEL ESTADO


Gonzalo Garca Lamas
Abogado
Fiscal Regional de Obras Pblicas
Regin de Valparaso
Junio 2012
1.- Introduccin.El Estado, a travs de sus rganos, se expresa a travs de actos
administrativos1, y las decisiones que adopta se manifiestan mediante documentos
escritos. La Administracin del Estado,2 para lograr una mayor eficiencia y
transparencia en los servicios e informacin que proporciona, utiliza las nuevas
tecnologas electrnicas de las comunicaciones del Siglo XXI.
El 12 de abril de 2002 entr en vigencia en nuestro pas la Ley N 19.799, sobre
Documentos Electrnicos, Firma Electrnica y Servicios de Certificacin de la misma, la
cual, en sntesis, seala que los documentos electrnicos tienen la misma validez de
todos aquellos actos jurdicos que pueden y deben celebrarse por escrito. El
Reglamento de dicha ley se aprob mediante Decreto Supremo N 181, del Ministerio
de Economa, Fomento y Reconstruccin, publicado en el Diario Oficial de 19 de agosto
de 2002.
Previo a introducirnos en este tema es necesario precisar qu se entiende por
documento electrnico y por firma electrnica, conceptos que estn definidos en el
artculo 2 de la ley. La ley define documento electrnico como toda representacin
de un hecho, imagen o idea que sea creada, enviada, comunicada o recibida por
medios electrnicos y almacenada de un modo idneo para permitir su uso posterior.
1

El artculo 3 de la Ley N 19.880, sobre Procedimientos Administrativos que rigen los actos de los rganos la
Administracin del Estado, define el concepto de acto administrativo: Las decisiones escritas que adopte la
Administracin se expresarn por medio de actos administrativos. Para efectos de esta ley se entender por acto
administrativo las decisiones formales que emitan los rganos de la Administracin del Estado en las cuales se contienen
declaraciones de voluntad, realizadas en el ejercicio de una potestad pblica. Los actos administrativos tomarn la forma de
decretos supremos y resoluciones. El decreto supremo es la orden escrita que dicta el Presidente de la Repblica o un
Ministro "Por orden del Presidente de la Repblica", sobre asuntos propios de su competencia. Las resoluciones son los
actos de anloga naturaleza que dictan las autoridades administrativas dotadas de poder de decisin. Constituyen, tambin,
actos administrativos los dictmenes o declaraciones de juicio, constancia o conocimiento que realicen los rganos de la
Administracin en el ejercicio de sus competencias. Las decisiones de los rganos administrativos pluripersonales se
denominan acuerdos y se llevan a efecto por medio de resoluciones de la autoridad ejecutiva de la entidad correspondiente.
Los actos administrativos gozan de una presuncin de legalidad, de imperio y exigibilidad frente a sus destinatarios, desde
su entrada en vigencia, autorizando su ejecucin de oficio por la autoridad administrativa, salvo que mediare una orden de
suspensin dispuesta por la autoridad administrativa dentro del procedimiento impugnatorio o por el juez, conociendo por la
va jurisdiccional.
2

La Ley N 19.880 en su artculo 2 seala que las referencias que dicho cuerpo legal haga a la Administracin o a la
Administracin del Estado se entendern efectuadas a los siguientes rganos: a los ministerios, intendencias,
gobernaciones y servicios pblicos creados para el cumplimiento de la funcin administrativa; aplicndose tambin a la
Contralora General de la Repblica, a las Fuerzas Armadas y a las Fuerzas de Orden y Seguridad Pblica, a los Gobiernos
Regionales y a las municipalidades.

Se entiende por firma electrnica como cualquier sonido, smbolo o proceso


electrnico, que permite al receptor de un documento electrnico identificar al menos
formalmente a su autor.
2.- Uso de Firmas Electrnicas por los rganos del Estado.Los artculos 6 al 10 de la ley se refieren al uso de firmas electrnicas por
parte de los rganos del Estado.3
Estas normas facultan a los rganos del Estado para ejecutar o celebrar actos,
contratos, declaraciones, dictar decretos, resoluciones y otorgar documentos dentro de
su competencia, mediante la suscripcin con firma electrnica.
Los documentos electrnicos emanados de los rganos del Estado para tener la calidad
de instrumento pblico deben ser firmados mediante firma electrnica avanzada, la
cual est definida por la ley como aquella certificada por un prestador acreditado, que
ha sido creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de
manera que se vincule nicamente al mismo y a los datos a los que se refiere,
permitiendo la deteccin posterior de cualquier modificacin, verificando la identidad
del titular e impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autora.4
Cabe sealar que la diferencia entre la firma electrnica simple y la firma electrnica
avanzada radica en que la primera no tiene un ente certificador o prestador del
servicio de certificacin, y la segunda, es otorgada por un certificador autorizado por la
Subsecretaria de Economa, lo que le da la calidad de instrumento pblico.
El artculo 9 de dicha Ley N 19.799 establece que La certificacin de las
firmas electrnicas avanzadas de las autoridades o funcionarios de los rganos del
Estado se realizar por los respectivos ministros de fe. Seala a continuacin este
artculo que si el ministro de fe no se encontrare establecido en la ley, ste ser
designado en la forma que indica el reglamento. El artculo 34 del Reglamento de la
Ley N 19.799, aprobado por D.S. N 181, de 7 de julio de 2002, seala que el
ministro de fe deber ser un funcionario de planta, designado por resolucin exenta del
jefe superior, para que acte como certificador. Las certificaciones que emitan los
ministros de fe de los rganos del Estado debern contener, adems de las menciones
establecidas en el artculo 15 de la ley,5 la fecha y hora de la emisin del documento.
3

El artculo 6 de la Ley N 19.799 seala: Los rganos del Estado podrn ejecutar o realizar actos, celebrar contratos y
expedir cualquier documento, dentro de su mbito de competencia, suscribindolos por medio de firma electrnica. Se
exceptan aquellas actuaciones para las cuales la Constitucin Poltica o la ley exija una solemnidad que no sea
susceptible de cumplirse mediante documento electrnico, o requiera la concurrencia personal de la autoridad o funcionario
que deba intervenir en ellas. Lo dispuesto en este Ttulo sobre Uso de Firma Electrnica por los rganos del Estado no se
aplica a las empresas pblicas creadas por ley, las que se regirn por las normas previstas para la emisin de documentos
y firmas electrnicas por particulares.
El artculo 7 dispone: Los actos, contratos y documentos de los rganos del Estado, suscritos mediante firma electrnica,
sern vlidos de la misma manera y producirn los mismos efectos que los expedidos por escrito y en soporte de papel.
Con todo, para que tengan la calidad de instrumento pblico o surtan los efectos propios de ste, debern suscribirse
mediante firma electrnica avanzada. En consecuencia, los documentos electrnicos emanados de los rganos del Estado
para tener la calidad de instrumento pblico deben ser firmados mediante firma electrnica avanzada.
4

Artculo 2, letra g) de la Ley N 19.799.

Artculo 15 de la Ley N 19.799:Los certificados de firma electrnica, debern contener, al menos, las siguientes
menciones: a) Un cdigo de identificacin nico del certificado; b) Identificacin del prestador de servicio de certificacin,
con indicacin de su nombre o razn social, rol nico tributario, direccin de correo electrnico, y, en su caso, los
antecedentes de su acreditacin y su propia firma electrnica avanzada; c) Los datos de la identidad del titular, entre los

Sin perjuicio de lo anterior, los rganos del Estado podrn contratar los servicios de
certificacin de firmas electrnicas con entidades certificadoras acreditadas o
autorizadas por la Entidad Acreditadora,6 si ello resultare ms conveniente, tcnica o
econmicamente, en las condiciones que seale el respectivo reglamento.
El inciso 3 del artculo 3 de la ley hace equivalentes la certificacin efectuada
por un ministro de fe competente de un rgano del Estado a la certificacin realizada
por un prestador acreditado de servicios de certificacin.
3.- Valor Probatorio de los Documentos Electrnicos .Mediante la Ley N 20.217, publicada en el Diario Oficial de fecha 12 de
noviembre de 2007, se moderniza el Cdigo de Procedimiento Civil en relacin a
considerar como medios de prueba a los documentos electrnicos y se introducen
modificaciones a la Ley N 19.799, sobre documento electrnico, firma electrnica y
servicios de certificacin. La Ley N 20.217 que introdujo las modificaciones sealadas,
tuvo por objeto admitir en juicio los documentos electrnicos y regular el valor
probatorio de dichos documentos.7 Se introduce en el Cdigo de Procedimiento Civil el
concepto de audiencia de percepcin documental del documento electrnico,
que consiste en que presentado un documento electrnico en un juicio, el Tribunal
citar para el sexto da a todas las partes a una audiencia especial para que ellas
puedan recibir por sus propios sentidos las imgenes, sonidos o representaciones del
documento electrnico que se presenta, a travs de los medios tcnicos electrnicos
adecuados. La parte que present el documento en juicio debe concurrir a la
audiencia de percepcin documental con los medios tcnicos electrnicos que
permitan percibir por los sentidos el documento electrnico, el cual se tendr por no
presentado si dicha parte no concurre a la audiencia con los medios que permitan
percibir dicha prueba.
La Ley N 19.799, sobre documentos electrnicos, se inspira en el principio de
la equivalencia del soporte electrnico al soporte de papel (art. 1, inc. 2 de la Ley).

cuales deben necesariamente incluirse su nombre, direccin de correo electrnico y su rol nico tributario, y d) Su plazo de
vigencia.
6
La Entidad Acreditadora es la Subsecretara de Economa.
7

La ley N 20.217 introdujo las siguientes modificaciones en el Cdigo de Procedimiento Civil: Agreg al artculo 342 del
Cdigo de procedimiento Civil el N 6, que dispone que Sern considerados como instrumentos pblicos en juicio, siempre
que en su otorgamiento se hayan cumplido las disposiciones legales que le dan ese carcter: 6 Los documentos
electrnicos suscritos mediante firma electrnica avanzada. Adems, agreg al Cdigo de Procedimiento Civil el
siguiente artculo 348 bis: Presentado un documento electrnico, el Tribunal citar para el 6 da a todas las partes a una
audiencia de percepcin documental. En caso de no contar con los medios tcnicos electrnicos necesarios para su
adecuada percepcin, apercibir a la parte que present el documento con tenerlo por no presentado de no concurrir a la
audiencia con dichos medios. Tratndose de documentos que no puedan ser transportados al tribunal, la audiencia tendr
lugar
donde
stos
se
encuentren,
a
costa
de
la
parte
que
los
presente.
En caso que el documento sea objetado, en conformidad con las reglas generales, el Tribunal podr ordenar una prueba
complementaria de autenticidad, a costa de la parte que formula la impugnacin, sin perjuicio de lo que se resuelva sobre
pago de costas. El resultado de la prueba complementaria de autenticidad ser suficiente para tener por reconocido o por
objetado el instrumento, segn corresponda. Para los efectos de proceder a la realizacin de la prueba complementaria de
autenticidad, los peritos procedern con sujecin a lo dispuesto por los artculos 417 a 423. En el caso de documentos
electrnicos privados, para los efectos del artculo 346, N3, se entender que han sido puestos en conocimiento de la parte
contraria en la audiencia de percepcin."

Adems, de la definicin legal de documento electrnico, que incluye el


almacenamiento del documento para su uso posterior, se puede deducir que una de
sus funciones es la de servir con posterioridad como prueba instrumental. El artculo 5
de esta ley establece que los documentos electrnicos podrn presentarse en juicio,
pudiendo hacerse valer como medios de prueba.
Por otra parte, es preciso sealar, que de acuerdo a la ley, la firma electrnica,
ya sea esta firma electrnica simple o firma electrnica avanzada, se mirar como
firma manuscrita para todos los efectos legales.
Para determinar la eficacia probatoria del documento electrnico vamos a
distinguir entre Instrumento Pblico Electrnico y Documento Privado Electrnico.
a) Instrumento Pblico Electrnico.-

El citado artculo 5 de la Ley N 19.799 establece que los documentos pblicos


electrnicos harn plena prueba de acuerdo con las reglas generales. Sin embargo, el
artculo 4 de esta ley expresa que Los instrumentos electrnicos que tengan la
calidad de instrumento pblico, debern suscribirse mediante firma electrnica
avanzada. Es decir, los instrumentos pblicos electrnicos para tener la calidad de
tales deben suscribirse mediante firma electrnica avanzada, o sea, que deben ser
autenticados por un certificador acreditado.
El instrumento pblico se caracteriza por estar revestido de autenticidad, es
decir, que hace plena prueba en cuanto al hecho de haberse otorgado, la fecha de su
otorgamiento, y que las declaraciones que en l se contienen fueron las declaraciones
hechas por las partes.9 Para que el instrumento pblico electrnico sea tal, la ley exige
que se use la firma electrnica avanzada, es decir, aquella firma certificada por un
prestador acreditado, quien de acuerdo a la ley verifica la identidad del titular de la
firma, dando certeza de la integridad del documento y de su autora.
El certificador o prestador del servicio de certificacin de un instrumento pblico
electrnico equivale a la funcin que presta al competente funcionario en la
autenticidad de los documentos pblicos en soporte de papel, como son los Notarios,
Oficiales del Registro Civil o Secretarios de Tribunales.
No obstante lo anterior, nada impide que la parte en juicio en contra de la cual
se hace valer el instrumento pblico electrnico pueda objetarlo o impugnarlo por
nulidad, por falta de autenticidad o falsedad en las declaraciones, segn las reglas
generales.

El Art. 1699 del Cdigo Civil define instrumento pblico: Instrumento pblico o autntico es el autorizado con las
solemnidades legales por el competente funcionario. Otorgado ante escribano e incorporado en un protocolo o registro
pblico, se llama escritura pblica.
9

Artculo 1700 del Cdigo Civil: El instrumento pblico hace plena fe en cuanto al hecho de haberse otorgado y su fecha,
pero no en cuanto a la verdad de las declaraciones que en l hayan hecho los interesados. En esta parte no hace plena fe
sino contra los declarantes. Las obligaciones y descargos contenidos en l hacen plena prueba respecto de los otorgantes y
de las personas a quienes se transfieran dichas obligaciones y descargos por ttulo universal o singular.
Artculo 1706 del Cdigo Civil: El instrumento pblico o privado hace fe entre las partes aun en lo meramente enunciativo,
con tal que tenga relacin directa con lo dispositivo del acto o contrato.

b) Instrumento Privado Electrnico.-10


Por otra parte, el mismo artculo 5 de la citada ley sobre firma electrnica
dispone que los instrumentos privados electrnicos tendrn el mismo valor
probatorio que el instrumento pblico si han sido suscritos por medio de firma
electrnica avanzada. Es decir, tienen distinta valoracin probatoria los
instrumentos privados electrnicos sin firma electrnica avanzada y aquellos que
tienen firma electrnica avanzada. La firma electrnica avanzada es la que le da el
carcter de instrumento pblico a los documentos electrnicos privados. Sin embargo,
de acuerdo a la ley, estos instrumentos privados electrnicos suscritos con firma
electrnica avanzada no harn fe respecto de su fecha, salvo que sta conste a travs
de un fechado electrnico otorgado por un prestador acreditado.
La finalidad de esta norma es incentivar el uso de los documentos privados
electrnicos con firma electrnica avanzada, a la que se le asigna un beneficio o mayor
cualidad procesal, que no tiene el simple documento privado con firma manuscrita, ya
que la ley le otorga a estos instrumentos privados electrnicos otorgados con firma
electrnica avanzada el valor de instrumento pblico, sin necesidad de reconocimiento
previo.
Aquellos instrumentos privados electrnicos, es decir, aquellos suscritos con
firma electrnica, conocida tambin como firma electrnica simple, es decir,
firmado con un sonido, smbolo o proceso electrnico, que permite al receptor de un
documento electrnico identificar al menos formalmente a su autor, tienen el mismo
valor probatorio de los instrumentos privados en papel, segn las reglas generales.11
As por ejemplo, un correo electrnico que contiene la firma de su presunto autor o la
direccin de origen de dicho correo es equivalente a un documento privado en soporte
de papel con firma manuscrita.
4.- Normas sobre Comunicaciones Electrnicas e Interoperabilidad con la
Contralora General de la Repblica.-

10

La Ley N 20.217, reemplaz el N 2 del artculo 5 de la Ley N 19.799, por el siguiente: "2. Los que posean la calidad de
instrumento privado, en cuanto hayan sido suscritos con firma electrnica avanzada, tendrn el mismo valor probatorio
sealado en el nmero anterior. Sin embargo, no harn fe respecto de su fecha, a menos que sta conste a travs de un
fechado electrnico otorgado por un prestador acreditado. En el caso de documentos electrnicos que posean la calidad de
instrumento privado y estn suscritos mediante firma electrnica, tendrn el valor probatorio que corresponda, de acuerdo a
las reglas generales."
11

Artculo 1702 del Cdigo Civil: El instrumento privado reconocido por la parte a quien se opone, o que se ha mandado
tener por reconocido en los casos y con los requisitos prevenidos por ley, tiene el valor de escritura pblica respecto de los
que aparecen en l o se reputan haberlo suscrito, y de las personas a quienes se han transferido las obligaciones y
derechos de stos. Artculo 346 del Cdigo de Procedimiento Civil: Los instrumentos privados se tendrn por
reconocidos:1 Cuando as lo ha declarado en el juicio la persona a cuyo nombre aparece otorgado el instrumento o la parte
contra quien se hace valer; 2 Cuando igual declaracin se ha hecho en un instrumento pblico o en otro juicio diverso; 3
Cuando, puestos en conocimiento de la parte contraria, no se alega su falsedad o falta de integridad dentro de los seis das
siguientes a su presentacin, debiendo el tribunal, para este efecto, apercibir a aquella parte con el reconocimiento tcito
del instrumento si nada expone dentro de dicho plazo; y 4 Cuando se declare la autenticidad del instrumento por resolucin
judicial.

Cabe destacar que la Contralora General de la Repblica, con fecha 7 de


febrero de 2011, dict la Resolucin N 1,253, que fij normas sobre comunicaciones
electrnicas e interoperabilidad con dicho rgano de Control, la cual fue publicada en
el Diario Oficial de 16 de marzo de 2011. Dicha resolucin establece las formalidades y
requisitos que deben cumplir los documentos electrnicos de los rganos pblicos y de
los particulares para su ingreso en la Contralora General y regula la respuesta
electrnica que adoptar dicha Institucin.
Seala en su artculo 4 que los rganos del Estado y los particulares podrn
presentar documentos electrnicos en la Contralora General, en tanto se hayan
definido las tcnicas, estndares y medios compatibles, y se haya informado
pblicamente su habilitacin.
El artculo 12 de la citada resolucin establece que las respuestas que entregue
la Contralora General a los documentos electrnicos ingresados de conformidad con
estas normas constituyen pronunciamientos formales y, como tales, tendrn la validez
y producirn los efectos que les reconozca la legislacin vigente sobre documentacin
electrnica.
La Contralora tambin establece en dicha norma que existirn respuestas
electrnicas, a travs de documentos electrnicos no vinculantes de la Contralora,
para efectos de orientacin, carcter que deber ser claramente informado antes de la
presentacin de un documento.
5.- Conclusiones.
a) Despus de este breve anlisis del acerca del valor probatorio de los
documentos electrnicos, especialmente de los emanados de los rganos del Estado,
podemos concluir que en la Administracin Pblica cada da es ms frecuente el uso de
la firma electrnica simple para documentos electrnicos, tales como correos
electrnicos, formularios, sonidos e imgenes que se envan por internet, que tienen el
mismo valor probatorio que los documentos privados que se otorgan en papel, salvo
que a dichos documentos se les quiera dar el carcter de instrumentos pblicos,
mediante firma electrnica avanzada.
b) Es necesario incentivar en la Administracin Pblica que los respectivos
Servicios designen ministros de fe para autorizar las firmas electrnicas avanzadas de
las autoridades o funcionarios, para que puedan emitir actos administrativos a travs
de documentos electrnicos, con el carcter de instrumento pblico por medio de esta
tecnologa.