REGRAS DO PRODFOR - FASE DE

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1. PRODFOR
O Programa Integrado de Desenvolvimento e Qualificao de Fornecedores - PRODFOR
representa uma ao conjunta das principais empresas atuantes no Esprito Santo para promover,
de modo integrado, o desenvolvimento e qualificao de seus fornecedores de bens e servios.

2. EMPRESAS MANTENEDORAS
Participam do Prodfor importantes empresas instaladas no Esprito Santo, denominadas de
mantenedoras, que contam com o apoio da Federao das Indstrias do Estado do Esprito Santo
- Findes, e coordenao do Instituto Euvaldo Lodi - IEL-ES. As empresas mantenedoras so:

ArcelorMittal Cariacica

ArcelorMittal Tubaro

Canexus Qumica Brasil

Chocolates Garoto

Companhia Esprito Santense de Saneamento - Cesan

Esprito Santo Centrais Eltricas Escelsa

Fibria SA

Grupo Technip

Petrobras

Samarco Minerao

Sebrae

Vale

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3. REPRESENTAO LEGAL DO PRODFOR

O Prodfor, por no constituir personalidade jurdica, sendo uma ao conjunta de grandes
empresas mantenedoras citadas, representado legalmente pelo IEL-ES, responsvel pela gesto
financeira e operacional das atividades do Programa, com anuncia e aprovao do Comit
Executivo composto por representantes das empresas mantenedoras.

4. ESTRUTURA E RESPONSABILIDADES
 Comit Executivo: constitudo por representantes das empresas mantenedoras que
participam do Programa e representa o foro de deciso do Prodfor.
 Coordenao Executiva: exercida pelo IEL-ES, por meio de um Coordenador Executivo,
assistido por uma secretaria, sendo responsvel pela execuo das atividades operacionais do
programa e coordenao do Programa como um todo.
 Secretaria: responsvel pela gerao, organizao e arquivo da documentao do Prodfor,
atendimento a interessados e pblicos relacionados com o Programa. Apia a Coordenao
Executiva e o Grupo Tcnico.
 IEL-ES: responsvel pela coordenao tcnica do Prodfor e pela realizao do servio de
consultoria aos fornecedores em desenvolvimento.
 Grupo Tcnico: constitudo por profissionais das empresas mantenedoras e um coordenador
competente em relao ao tema auditoria, sendo responsvel pela programao, realizao,
anlise de resultados e avaliao de auditorias e fazer recomendaes para deciso pelo Comit
Executivo.

5. OBJETIVO DA FASE DE DESENVOLVIMENTO

Proporcionar aos fornecedores indicados ou candidatos os devidos meios tcnicos para que
organize e implemente o sistema de gesto conforme requisitos estabelecidos pelo Prodfor,
estando em condies para passar por auditoria de certificao.

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6. INDICAO E CANDIDATURA DE FORNECEDORES

A empresa mantenedora poder indicar fornecedores dentro da sua cota (definida a cada ano pelo
Comit Executivo) para compor o grupo a ser desenvolvido e qualificado. Excedendo a cota da
mantenedora, ela poder indicar fornecedores como extra-cota.
O fornecedor interessado em participar do programa poder candidatar-se (sem a indicao de
uma mantenedora) dever preencher o formulrio de candidatura (inscrio de fornecedor), para
solicitar a sua incluso no Prodfor, enviando-o a secretaria para anlise pelo Prodfor.
As indicaes e candidaturas de todos os fornecedores so analisadas e aprovadas pelo Comit
Executivo, conforme definido em seu regulamento, podendo aprovar ou no as indicaes ou
candidaturas.
O fornecedor candidato deve assumir custos adicionais da sua participao, a serem apresentados
no item 13 deste documento.
Os custos adicionais do fornecedor extra cota sero assumidos pela mantenedora que fizer a
indicao do mesmo.

7. ADESO AO PRODFOR
A participao do fornecedor ser formalizada mediante a assinatura do termo de adeso fase de
desenvolvimento, podendo ser emitida uma declarao de que o fornecedor est em
desenvolvimento pelo Prodfor, caso seja solicitado.

8. ATIVIDADES DA FASE DE DESENVOLVIMENTO



Seminrio de Apresentao do Prodfor: destinado a todos os dirigentes das empresas

fornecedoras, para apresentao do Prodfor, regras e mtodo de desenvolvimento de

fornecedores;


Diagnostico Inicial: para conhecimento do nvel de organizao do fornecedor;

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Consultoria para organizao do sistema de gesto dos fornecedores: servio a ser

realizado ao IEL-ES, regido por contrato especfico, que envolve as seguintes atividades:


Cursos sobre Sistema de Gesto: apresentando requisitos, conceitos e mtodos

utilizados na gesto da empresa, voltados para o pblico interno dos fornecedores;



Seminrios Tcnicos: voltado para o pessoal tcnico dos fornecedores, para transferncia

do mtodo de organizao do sistema de gesto;



Visitas de Consultor: destinada aos fornecedores para orientao e suporte tcnico para

implantao do sistema de gesto;

 Encontros Tcnicos: voltados para o pblico interno das empresas mantenedoras e
fornecedoras, para integrao dos mesmos e apresentao do desenvolvimento do SGQF pelos
fornecedores;
 Visitas de Mantenedoras: destinadas aos fornecedores em geral, realizadas pelos membros
do Comit para acompanhamento do desenvolvimento dos fornecedores, ficando a sua realizao
a critrio do Comit Executivo.

9. PARTICIPAO NOS ENCONTROS TCNICOS

Durante a fase de desenvolvimento de fornecedores do PRODFOR podero ser realizados
encontros tcnicos entre as empresas compradoras e os fornecedores que participam do
programa, com o objetivo de conhecer melhor as empresas fornecedoras e acompanhar as
atividades de organizao do sistema de gesto.
Esses eventos tambm objetivam promover o intercmbio tcnico entre fornecedores e uma
aproximao entre mantenedoras e fornecedores.
obrigatria a participao de representantes dos fornecedores no evento e tambm a realizao
de apresentaes do sistema de gesto, caso a empresa seja selecionada para essa atividade.

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10. SERVIO DE CONSULTORIA PARA DESENVOLVIMENTO

O IEL-ES a organizao oficial indicada pelo Prodfor para prestao de servio de consultoria
para desenvolvimento de fornecedores, conforme metodologia aprovada pelo Prodfor.
Esse servio custeado pelos fornecedores, sendo estabelecido um contrato especfico entre a
empresa e o IEL-ES.
O fornecedor pode optar por outro servio de consultoria, devendo apresentar um Plano de
desenvolvimento a ser aprovado pela Coordenao Executiva. Nesse caso, ser acompanhado
mensalmente durante a fase de desenvolvimento por um tcnico do IEL-ES, devendo assumir os
custos dessa atividade de acompanhamento.

11. AVALIAO DA PARTICIPAO NA FASE DE DESENVOLVIMENTO

Aps a adeso e durante a fase de desenvolvimento o fornecedor ser avaliado mensalmente para
acompanhar o seu desempenho. Essa avaliao mensal ser realizada pela equipe do IEL-ES
dando nota de 0 a 10 ao desempenho do fornecedor avaliando a elaborao de documentos e a
implementao do SGQF bem como a sua participao nas atividades programadas.
O Comit Executivo deve analisar os resultados da avaliao e cobrar daqueles fornecedores com
nota abaixo de 7. Para notas entre 5 e 7 os fornecedores devero ser advertidos.
O resultado de avaliao considerado satisfatrio com notas entre 7 e 10; entre 5 e 7 a faixa de
ateno, devendo o fornecedor ser notificado; as notas abaixo de 5 so consideradas
insatisfatrias.

12. DESLIGAMENTO OU DESISTNCIA DA FASE DE DESENVOLVIMENTO

Com trs notas abaixo de 5 o fornecedor desligado automaticamente do desenvolvimento sendo
considerado como no qualificado.
O fornecedor que desistir de continuar no desenvolvimento, dever formalizar seu pedido ao
Comit Executivo, sendo o mesmo considerado como no qualificado.
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O fornecedor desligado ou desistente, para participar novamente do Prodfor, dever ser indicado
por uma mantenedora e aprovado pelo Comit Executivo.
O fornecedor que no honrar seus compromissos de pagamento do servio de consultoria ao IELES poder ser desligado e no passar fase de qualificao, sendo impeditiva a realizao de
auditorias de certificao.
Mesmo desistente ou desligado, o fornecedor dever arcar com os valores pendentes do contrato
com o IEL-ES, por se tratar de um programa coletivo, em que os custos so compartilhados com
todas as empresas.
O fornecedor inadimplente com o IEL-ES ou Prodfor ser impedido de participar do Prodfor
enquanto houver pendncias de pagamento, podendo ser feita a cobrana por meios judiciais e
ainda ser feito comunicado a rgos de proteo ao crdito.
Qualquer outra pendncia de ordem financeira ou tcnica poder acarretar do desligamento do
fornecedor, sendo analisada e aprovada pelo Comit Executivo.

13. INVESTIMENTO PARA A FASE DE DESENVOLVIMENTO



Servio de consultoria para Desenvolvimento: esse servio poder ser contratado ao

IEL-ES de acordo com a metodologia aprovada pelo Prodfor. O valor referente a esse servio ser
pago diretamente ao IEL-ES conforme proposta e /ou contrato estabelecido entre o fornecedor e o
IEL-ES.


Acompanhamento do servio de outra consultoria: se o fornecedor optar por contratar

uma outra consultoria, diferente do IEL-ES, alm de obter do Prodfor a aprovao ao plano de
trabalho elaborado, dever arcar com o pagamento do acompanhamento do mesmo, sendo
equivalente a 8 avaliaes no perodo de dezembro/2012 a julho/2013, a ser pago em 8 parcelas
iguais de R$ 1000,00.


Indicao extra-cota: Excedendo a cota da mantenedora, ela poder indicar o fornecedor

como extra-cota, devendo a mesma arcar com os custos da auditoria de certificao. Esse valor
poder ser assumido pelo fornecedor, a critrio da mantenedora que fez a indicao em comum
acordo com o fornecedor. O valor depender do escopo de certificao do fornecedor, sendo

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basicamente equivalente a dois dias com dois auditores ao custo de R$ 600,00 por dia de
auditoria, totalizando R$ 2.400,00.


Candidatura: O fornecedor candidato dever arcar com os custos do processo de

certificao (auditoria) que est orado em R$ 3.000,00 (trs mil reais) para o ano de 2013. Esse
valor pode ser parcelado ao longo do programa, mas dever ser totalmente quitado at o ms
anterior a realizao das auditorias de certificao (setembro de 2013). Caso no seja
integralmente pago at o prazo definido, a auditoria no ser realizada e ser reprogramada para
o ano seguinte, em data a ser definida pelo Grupo Tcnico, aps pagamento dos valores
pendentes.

14. REQUISITOS DO SISTEMA DE GESTO

O Prodfor definiu e tem documentado os requisitos para os seguintes sistemas de gesto:


Sistema de Gesto da Qualidade em Fornecimento - SGQF - equivalente a norma ISO

9001


Sistema de Gesto Ambiental - SGA - equivalente a norma ISO 14001

Sistema de Gesto em Sade e Segurana Ocupacional - SGSS - equivalente a norma

OHSAS 18001


Sistema de Gesto Financeira, Fiscal e Trabalhista - SGFFT - norma prpria.

Esses sistemas so tratados de forma independente, podendo o fornecedor solicitar a sua

participao conforme regras do Prodfor.
Sempre que houver alteraes nas normas de referncias os documentos sero atualizados e
comunicados aos fornecedores participantes.
As auditorias so realizadas de forma independente e os certificados emitidos de forma especfica.
Os documentos com os requisitos dos sistemas de gesto podero ser entregues no ato da
adeso dos fornecedores ou obtidos no site do Prodfor.

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15. QUALIFICAO DE FORNECEDORES

A qualificao dos fornecedores ser realizada de modo individual, por meio da realizao de
auditorias independentes do sistema de gesto para verificao do atendimento aos requisitos
estabelecidos pelo Prodfor.
A qualificao constitui-se como uma etapa subseqente ao desenvolvimento sendo materializada
pela emisso de certificado de fornecedor qualificado. Para adeso a fase de qualificao o
fornecedor deve organizar e implementar o sistema de gesto e passar por auditoria de
certificao.
Como trata-se de uma fase especfica ser objeto de outro documento apresentado as regras e
formalizando a participao do fornecedor.

16. AUDITORIAS DO PRODFOR

Auditorias so realizadas para verificao do atendimento dos requisitos estabelecidos pelo
Prodfor. So realizadas as seguintes auditorias:


Certificao: Auditoria inicial para verificar se o fornecedor organizou e implementou o

sistema de gesto conforme requisitos definidos. usada para emisso do certificado de

Fornecedor Qualificado.
A auditoria de certificao ser realizada em duas fases:


Fase 1 - Documentao: objetiva verificar se a documentao do sistema de gesto do

fornecedor atende aos requisitos estabelecidos e se h as devidas condies para realizao da

fase 2 da auditoria. Em havendo no conformidades, as mesmas sero documentadas e
comunicadas ao fornecedor, devendo ser devidamente tratadas para realizao da fase 2 da
auditoria de certificao.


Fase 2 - Implementao: o objetivo desta fase avaliar a implementao, incluindo

eficcia, do sistema de gesto do fornecedor, verificando se os mtodos e controles definidos

esto adequadamente implementados e com evidncias objetivas.

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Acompanhamento: auditoria realizada para verificar a eliminao de no conformidades

apontadas em auditorias anteriores (certificao, peridica ou recertificao);



Superviso peridica: auditoria parcial para verificar se o fornecedor mantm o sistema de

gesto conforme os requisitos do Prodfor.



Extraordinria: auditoria completa realizada para verificao de retomada ou ajuste no

sistema de gesto e avaliao da possibilidade de cancelamento ou manuteno do certificado do

Prodfor.


Recertificao: auditoria realizada at o vencimento do certificado do Prodfor para

emisso de novo certificado. Se realizada nos prazos estabelecidos, ser equivalente a fase 2 da
auditoria de certificao. Caso no seja realizada nos prazos estabelecidos, ser necessria a
realizao das fases 1 e 2 da auditoria de certificao.
As auditorias sero realizadas de modo independente para cada sistema de gesto e
especificamente por empresa, sendo considerado o seu Cadastro Nacional de Pessoa Jurdica
(CNPJ).

17. AGENDA DE ATIVIDADES E PRAZOS ENVOLVIDOS

A fase de desenvolvimento de fornecedores do Prodfor compreende o perodo que vai da
formalizao da sua adeso ao evento de preparao para certificao, sendo seu encerramento
definido pelo preenchimento de questionrio a ser usado na fase 1 da auditoria de certificao.
Esse perodo normalmente iniciado em setembro do ano de indicao at novembro do ano de
desenvolvimento.
Ser apresentada agenda com a definio de datas das atividades relacionadas ao Prodfor e
tambm ao servio de consultoria do IEL-ES.
No ms de julho do ano de desenvolvimento ser enviado comunicado aos fornecedores
participantes indicando o perodo previsto para realizao das fases 1 e 2 da auditoria de
certificao.
Essa agenda definir prazo final para apresentao da documentao requerida para a fase 1 da
auditoria de certificao. O fornecedor que no cumprir com esse prazo ter sua auditoria
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realizada no ano seguinte, em data a ser definida pelo Grupo Tcnico. Nesse caso, se o
fornecedor for indicado, perder a prerrogativa de iseno dos custos de auditoria de certificao
devendo arcar com o valor da mesma.

18. USO DA MARCA DO PRODFOR

A marca PRODFOR de propriedade das empresas mantenedoras do Programa Integrado de
Desenvolvimento e Qualificao de Fornecedores e o seu uso restrito para divulgao do
programa.
Poder a mesma ser usada pelos fornecedores participantes, sejam qualificados ou em
desenvolvimento.
Um documento especfico instrui o uso da marca sendo o mesmo fornecido pela Secretaria do
Prodfor, bem como o arquivo oficial com a logomarca e selos de identificao, devendo essas
regras ser respeitadas pelos fornecedores em desenvolvimento.
O

fornecedor

que aderir

ao

Prodfor

dever

ser

identificado como Fornecedor

em

Desenvolvimento, relacionando ao sistema de gesto e ao ano de desenvolvimento. Poder fazer

uso dos selos especficos de fornecedor em desenvolvimento.
O fornecedor desligado ou desistente fica impedido de usar a marca, devendo retir-la de todos os
meios de comunicao usados.

19. APELAES E RECLAMAES

O fornecedor que desejar apresentar reclamao ou mesmo apelao a qualquer deciso do
Prodfor dever formaliz-la via e-mail dirigido ao Coordenador Executivo que levar a apreciao
do Comit Executivo, sendo as respostas comunicadas ao fornecedor solicitante.

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20. DIVULGAO E MEIOS DE COMUNICAO

Os meios de comunicao usados pelo Prodfor so: o site www.prodfor.com.br; Sistema de
informao do Prodfor (SIP), Revista do Prodfor e e-mail prodfor@findes.org.br.
A Revista Prodfor que tem periodicidade trimestral e enviada a todas as empresas em
desenvolvimento e qualificadas.
O Prodfor usar esses meios para comunicao entre seus pblicos e ainda divulgar os
fornecedores participantes, desligados, desistentes, qualificados e no qualificados.

21. OUTRAS SITUAES

Quaisquer outras situaes no definidas neste documento sero tratadas pelo Comit Executivo,
sendo sua deciso soberana, pois representa o foro de deciso do Prodfor.

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