LA SECRETARIA PERFECTA

La secretaria mejor, la ms eficiente, la secretaria perfecta. El sueo ideal de una

empresa, de todos los directivos de empresa. Pero cmo lograr ser la secretaria /o
perfecta? Hay cursos secretarias perfectas? Se aprende o se nace? Hace un jefe
/a perfecto una secretaria eficiente o es una secretaria eficiente la que hace el jefe
perfecto?
Nuestra
respuesta
es
que
"es
cosa
de
dos".
Una buena secretaria no es slo aquella que sabe idiomas, atiende perfectamente el
telfono y las visitas, escribe cartas, es la mejor con el ordenador y cosas por el
estilo...
es
algo
ms.
Las empresas grandes han optado por hacer pool de secretarias con servicios
colectivos al que recurren una seccin de directivos u otros componentes de la
divisin, departamento, etc. Y es que los porttiles, las agendas electrnicas y de
bolsillo, el correo electrnico, etc., han hecho que algunas de las funciones de las
secretarias
convencionales
sean
sustituibles...
An quedan cosas insustituibles? Algunos altos directivos saben que s. Una buena
secretaria de alta direccin puede hacer bueno hasta al mismsimo Presidente de la
empresa.
Damos
algunos
consejos.
10
(Consejos

caractersticas
para

de
tener

la

secretaria

una

buena

perfecta
secretaria)

1. El perfil de la secretaria perfecta. Por supuesto ponga aquello que todas las
empresas de recursos humanos y de seleccin de personal saben de memoria:
idiomas, ofimtica, relaciones humanas y pblicas, protocolo, etc. etc. Pero la
secretaria perfecta es algo ms y en esto vamos a centrarnos.
2. Secretaria = confianza. Una buena secretaria debe ser acreedora de la mxima
confianza. Su formacin, solidez, discrecin carcter, personalidad... es clave para
que exista una relacin de confianza absoluta y sea copartcipe de las fortalezas y
debilidades de la empresa. Su compromiso, fidelidad e identificacin con la empresa y
las personas que la dirigen debe ser total. Si se consigue la empata y confianza total
entre el jefe y secretaria, se est dando un paso de gigantes en multitud de facetas.

3. El tiempo es un recurso muy valioso: el arte de vivir la agenda. Para un alto

directivo /a el tiempo es su recurso ms escaso y valioso. Poder atender a los
mximos temas posibles y hacerlo sin estrs y en "buena forma" es fundamental el
apoyo de una secretaria intuitiva e inteligente. Hacer ganar tiempo a un alto directivo
es un arte y requiere una atencin permanente y total. Es preparar a tiempo toda la
documentacin para una reunin. Es la habilidad para cortar una visita que se
prolonga excesivamente; es dar la excusa perfecta para llegar media hora ms tarde a
un prxima reunin; es alquilar un servicio de habitacin durante dos horas para poder
ducharse tras un viaje de diez horas y llegar en perfectas condiciones a una reunin
importante... Es dar la excusa perfecta por telfono y que el jefe no quede mal. Es
saber lo que el jefe necesita, piensa y anticiparse a drselo con la seguridad de no
equivocarse. Es saber cuando tiene sed, o es mandar la nota de agradecimiento
usual. Es vivir el da intentando cuidar cada minuto del jefe, es ayudarle a cumplir la
agenda sin estrs y manejando los imprevistos. Al respecto leer Cmo reducir el
estrs
en
el
trabajo (la
secretaria
puede
ayudar
mucho).
4. La secretaria como gestora. Una de las secretarias de alta direccin que tuve a
suerte de conocer cada vez que coga el telfono transmita la importancia de la
empresa y de su mximo representante, con tal maestra que se converta en un
factor de imagen, invaluable para la empresa. En otro orden de cosas, gestionaba
hbilmente en un vuelo de largo recorrido unupgrade a firts class. Se preocupaba de
hacer llegar tres propuestas diferentes para una cena especial en Nueva York y la
reserva en la mesa ms especial. Se aseguraba de un trato personalizado en el Hotel
y de que los detalles estuvieran impecables en el business center. Consegua acelerar
una entrega, gestionaba una mejora de cualquier tipo. Cunto vale una secretaria
as?
5. Hacer valer la autoridad /liderazgo de su jefe. Me comentaba uno de los ms
altos directivos de Amrica que su secretaria era la garanta de la ejecucin de
cualquier reunin en la que se tomaban decisiones. Su seguimiento temporal y la
eficiencia con la que lo haca era impresionante: buenas formas, notas recordatorias
espaciadas, llamada 24 horas antes de la fecha... En resumen, era imposible que
alguien que en una reunin se haba comprometido con el jefe a hacer algo a una
fecha fija no lo tuviera hecho y terminado en tiempo y forma. De esta manera, la
mente del jefe poda descansar y ocuparse de cosas nuevas, sabiendo que su
secretaria haca un seguimiento y el pressing perfecto para que se ejecutaran los
temas tratados y acordados. La productividad del jefe era espectacular...
6. Saber estar: la imagen. Un CEO amigo me confesaba que su secretaria consegua

que en el entorno de su oficina se respirara un aire positivo por todos los costados.
Sala a recibir a las visitas al ascensor con una encantadora sonrisa, saludando con
nfasis muy bienvenido Sr. Tal, el CEO le est esperando. Haca sentirse importante
al que llamaba preguntando al telfono por el jefe, aunque no le pasara. Su
cordialidad, discrecin, forma de vestir, elegancia, la converta en la seora de la
empresa. Respetada y considerada un baluarte absolutamente necesario, para crear
un magnfico clima de confianza. Contestaba a cualquier reto con una afirmacin, con
la necesaria diligencia, con estilo, transmita la imagen perfecta. Cuando no estaba
ella,
se
echaba
de
menos
hasta
su
perfume.
7. Aprender, cursos especializados. Una buena secretaria necesita aprender tanto
como el jefe. Debe ponerse al da de todo lo que es importante en la empresa. Debe
familiarizarse de cosas nuevas, aunque sean complejas llmese nanotecnologa,
biotecnologa o terminologa financiera especializada. Debe formarse continuamente,
hacer cursos especializados y lo debe hacer en horarios extras, sin que afecte al
normal
desarrollo
de
cada
da.
8. Dominar Internet y todas las herramientas de productividad. Toda la
informacin est en Internet y hay decenas de Apps (aplicaciones smartphones) para
incrementar la productividad y hacer muy eficaz el trabajo. Ejemplos de algunas de
estas herramientas (Agenda electrnica, comunicacin directa -tipo whatsapp,
hangouts-...).

9. Ser positiva, sonrer y crear un buen clima de motivacin. Sobran explicaciones

una secretaria, especialmente de direccin, debe contribuir a crear un clima positivo y
agradable que potencie la imagen a la que antes nos referamos.
10. Ser parte activa en el branding personal de su jefe/jefa. Hoy todas las
personas tienen una "marca" personal que cuidar ms all de la marca comercial o
corporativa de la empresa. En parte esto se hace a travs de Linkedin, Google+,
Twitter u otras redes sociales profesionales. Y hay que saber hacerlo. No lo
minusvalores.