PRESENTACION

La experiencia acerca del SIAF en el pas se desarroll sobre la base de

otras lecciones en Amrica Latina. Para su desarrollo se concibi uno de
los componentes del Proyecto Especial COPRASEF, denominado
Componente para el Fortalecimiento de la Gestin Presupuestaria y
Financiera (CFGPF), financiado con el apoyo del Banco Interamericano de
Desarrollo (BID) y con la participacin de especialistas del Banco Mundial.

La base conceptual del SIAF se sustenta en un cambio en la filosofa del

manejo de la administracin pblica, en el marco del proceso de reforma
del Estado. No se trata de la simple implantacin de sistemas
computarizados y de procedimientos administrativos para hacer ms
eficiente la actual administracin, se trata de organizar un sector pblico
que se encuentre al servicio de los intereses de la sociedad, velando que
los servicios pblicos prestados por el sector pblico o el privado se
realicen en las condiciones de cantidad, calidad y costo ptimos. Se
propugna una gestin pblica descentralizada, que se acerque hacia
donde se producen los bienes y se prestan los servicios; que realice
acciones conducentes a que los administradores pblicos posean todos los
elementos para la toma de decisiones y rindan cuenta por los resultados
alcanzados; asimismo, que garantice el control social por parte de la
comunidad.

En un sentido general el SIAF se concibe como un instrumento de apoyo al

proceso de descentralizacin, organizando los sistemas y procedimientos
sobre la base de que la comunidad requiere bienes y servicios pblicos en
las mejores condiciones de cantidad, calidad y al menor costo.

El sector pblico atiende el objetivo de cantidad, en la medida que cumple

con eficacia las metas de produccin de bienes y servicios que se
establecen en los planes de gobierno, concretados en los planes
operativos anuales y en el Presupuesto General de Ingresos y Egresos del
Estado y los presupuestos de las entidades descentralizadas. El objetivo
de calidad, tiene que ver con la eficiencia del sector pblico para combinar
los recursos y generar las relaciones insumo producto ptimas para
atender las necesidades de la poblacin; y, estas relaciones deben
realizarse al menor costo posible, generando la mayor economa para la
sociedad. Asimismo, la accin pblica debe cumplir con el principio de
equidad, identificando los receptores de la accin econmica y buscando
el equilibrio en la distribucin de costos y beneficios entre sectores
econmicos y sociales y entre entidades territoriales, as como privilegiar
la valoracin de los costos ambientales, cuantificando el impacto por el
uso o deterioro de los recursos naturales y el medio ambiente y promover
la gestin de proteccin, conservacin, uso y explotacin de los mismos.

Los principales objetivos para el desarrollo del Sistema Integrado de

Administracin Financiera y Control son generar las capacidades dentro
del sector pblico que le permitan:

Programar, organizar, ejecutar y controlar la captacin y uso eficaz y

eficiente de los recursos pblicos para el cumplimiento oportuno de las
polticas, los programas y los proyectos del sector pblico.

SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACION FINANCIERA

EN LA ADMINISTRACION PBLICA

El SIAF-GL es una herramienta de apoyo a la Gestin Municipal cuyo

uso adecuado asegura la consistencia y fluidez de los registros
vinculados a la ejecucin de Ingresos y Gastos orientados al
cumplimiento de las Metas Presupuestales establecidas en el
Presupuesto Institucional.

El SIAF-GL est conformado por los siguientes mdulos:

Formulacin
Presupuestal,
Modificaciones
Presupuestarias,
Administrativo (Ejecucin Presupuestal), Contable y de Rentas.
Dado que el Sistema es integrado los usuarios pueden estar
registrando
sus
operaciones
en
los
diversos
mdulos
simultneamente procesando en paralelo los Estados Financieros y
Presupuestarios.
Los Mdulos Administrativo y Contable requieren que el
Presupuesto Inicial de Apertura (PIA) haya sido cargado en el
Mdulo de Modificaciones Presupuestarias y se genere la
Asignacin Mensual de Gasto.
El mdulo contable permite registrar cada operacin de gasto e
ingreso as como las Notas Contables.

AMBITO DEL SISTEMA

Podemos decir que el Sistema tiene un mbito claramente
definido, a saber:
Es de aplicacin a todas Entidades Pblicas del pas, en
concordancia con lo dispuesto en el
artculo 10 de la Ley
N 28112 Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector
Pblico, que taxativamente expresa El registro de la informacin
es nico y de uso obligatorio por parte de todas las entidades y
organismos del Sector Pblico, a nivel nacional, regional y local y
se efecta a travs del Sistema Integrado de Administracin

Financiera (SIAF) que administra el Ministerio de Economa y

Finanzas, a travs del Comit de Coordinacin.
EN EL CICLO DE GASTO las Municipalidades registran sus
operaciones (expedientes), cada una de las cuales incluye las
fases de Compromiso, Devengado y Girado.

El registro del Compromiso implica el uso de un(os)

Clasificador(es) de Gasto a nivel de Especfica, una(s)
Fuente(s)
de
Financiamiento
y
la(s)
Meta(s)
correspondiente asociada(s) a ese gasto. El Sistema
verificar si esa operacin est acorde a la PMG
aplicando el criterio de techo presupuestal. La
Municipalidad slo puede comprometer dentro del mes
de vigencia de la PMG.
El registro del Devengado est asociado
a la
verificacin del cumplimiento de la obligacin por parte
del proveedor, esto es la entrega del bien prestacin de
servicios. Esta fase requiere un Compromiso previo que a
su vez establece techos y otros criterios. El Devengado
puede darse en el mismo mes o en otro posterior al

registro del Compromiso (dentro del mismo ejercicio

presupuestal).
El registro del Girado requiere un Devengado previo. El
Girado puede darse en el mismo mes o en otro posterior
al registro del Devengado, incluso fuera del ejercicio.

EN EL CICLO DE INGRESO, las Municipalidades registran las

Fases de Determinado y Recaudado. Si es un Ingreso proveniente
del rea de Recaudacin, todo el proceso aparecer reflejado
primero en el Mdulo de Recaudacin y al hacerse efectivo el
pago, el Sistema automticamente generar un aviso en el
Mdulo Administrativo Contable (Ejecucin Presupuestal) a fin
que se tome en cuenta para su posterior registro.

Las operaciones de gastos, ingresos y otras complementarias,

son contabilizadas utilizando la Tabla de Operaciones (TO SIAF),
matriz que relaciona los Clasificadores Presupuestales con las
Cuentas del Nuevo Plan Contable Gubernamental.

El Mdulo Contable del Sistema Integrado de Administracin

Financiera (SIAF) realiza La contabilizacin de las operaciones
registradas en el modulo Administrativo del SIAF tiene como

punto de partida el Registro Administrativo (presupuestalfinanciero), permitiendo registrar (y contabilizar) operacin por
operacin, asegurando consistencia y cifras nicas entre el
registro administrativo y contable.

Las operaciones que no representan movimiento de fondos

(operaciones complementarias), en cambio, son registradas
directamente en la Pantalla Notas de Contabilidad.

El conjunto de asientos realizados (gastos + ingresos +

operaciones complementarias) son procesados por el SIAF,
reflejndose en los Libros Principales, Auxiliares y en los Estados
Financieros y Presupuestarios exigidos por el ente rector
Direccin Nacional de Contabilidad Pblica (DNCP) en el marco
de la elaboracin de la Cuenta General de la Repblica.

Con el propsito de que los Mdulos SIAF-GL, contribuyan de

manera efectiva con el Sistema de Control Interno de las
Municipalidades, las funciones de Registro Administrativo y del
Registro Contable deben delimitarse claramente. En tal virtud, y a
manera de sugerencia se presenta el Cuadro N 1, donde se ubican
las reas de la Municipalidad y el mbito de registro en el Mdulo
SIAF-GL correspondiente.
AREA

Oficina de Planificacin
y Presupuesto

MODULO
Mdulo de Formulacin Presupuestal
-Programacin y Formulacin del PIA
(Anteproyecto, Proyecto y Presupuesto
definitivo).

Mdulo de Procesos Presupuestarios PLIEGO

-Modificaciones Presupuestales
Asignacin Mensual de Gasto y sus
Ampliaciones.
Mdulo Administrativo
Unidad
Abastecimientos
Unidad
Previo*

de

de

Control

-Registro
del
Compromiso
Servicios, Ejecucin de Obras)
Modulo Administrativo
- Registro del Devengado.

(Bienes,

Modulo Contable
Contabilizacin
de
Ejecucin
Unidad de Contabilidad
Presupuestal (Ingreso y Gastos) y
Operaciones Complementarias.
- Formulacin de Estados Financieros y
Presupuestales.
Modulo Administrativo
Registro del Girado
Unidad de Tesorera
- Registro del Determinado y Recaudado
Modulo Administrativo
- Registro del Compromiso (Panillas de
Unidad de Personal
Pago de remuneraciones, Subsidios, SNP)
* Se sugiere esta instancia de revisin del Expediente (si
no existe puede asumirla otra rea), ya que el devengado
constituye una etapa crtica. Una vez dada la
conformidad a la factura (o documento fuente similar) y a
los Bienes y/o servicios, se genera una cuenta por pagar.
En esta revisin se debe incluir al Proceso de seleccin.
-

Flujo de Informacin

Las entidades del Sector Pblico pueden consultar los datos registrados en la Base
de Datos Central del SIAF, esto segn su rea de responsabilidad y nivel de acceso
(ver Diagrama):
Organismos Rectores del MEF (DNPP, DGTP y CPN)
Organismos Sectoriales y Pliegos.
Otras instituciones usuarias de la informacin (Contralora General de la Repblica
y SUNAT).

REGISTRO ADMINISTRATIVO OPERACION DE GASTO.

1. Cada mes los Gobiernos Locales generarn en el SIAF-GL, su Calendario de
Compromisos que establece los topes mximos de gasto de dicho mes, para la
combinacin de Genrica de Gasto, Funcin Programa y Fuente de
Financiamiento.
2. Los GLs registran en el SIAF-GL sus operaciones (expedientes) del Ciclo de
Gasto, cada una de las cuales incluye las fases de Compromiso, Devengado,
Girado y Pagado.
2.1. El registro del Compromiso. Se selecciona el mes de ejecucin (mostrando el
Sistema en la parte inferior izquierda de la pantalla) implica el uso de un(os)
Clasificador(es) de Gastos a nivel de Especfica, una(s) Fuente(s) de
Financiamiento y la(s) Meta(s) correspondiente(s) asociada(s) a ese gasto. El
Sistema verificar si esa operacin est acorde al Calendario aplicando el
criterio de techo presupuestal. El Municipio slo puede comprometer dentro del
mes de vigencia del Calendario. Ver Pantalla N1

Pantalla N1

2.2.

El registro del Devengado est asociado a la verificacin del cumplimiento de la

obligacin por parte del proveedor, esto es la entrega del bien o prestacin del servicio. Esta
fase requiere un Compromiso previo que a su vez establece techos y otros criterios. El
Devengado puede darse en el mismo mes o en otro posterior al registro del Compromiso
(dentro del mismo ejercicio presupuestal). Ver Pantalla N2.

Pantalla N2

2.3.

El registro del Girado requiere un Devengado previo, se puede proceder a extinguir,

parcial o totalmente, la obligaciones contradas, hasta por el monto del devengado. El
Girado puede darse en el mismo mes o en otro posterior al registro del Devengado. Ver
Pantalla N3.

Pantalla N3

2.4. Autorizacin de Pago de los Girados (Cheques o Cartas Ordenes de Transferencia) de

los Municipios, transmitindose al BN, que procesa cada lote enviado, atendiendo a los
beneficiarios de los Girados. Ver Pantalla N4.

Pantalla N4

2.5. El registro de la fase Pagado ser procesado automticamente por el Sistema cuando se
utilizan Recursos Ordinarios, con la informacin de los Cheques y Cartas Ordenes pagadas,
remitidas por el BN.
V.2 REGISTRO ADMINISTRATIVO OPERACION DE INGRESOS.
1. En el Ciclo de Ingreso, los Municipios registran las fases de Determinado y Recaudado. Si
bien el Sistema mantiene el Registro de Ingresos, era necesario la inclusin de un mdulo
especfico para la administracin de los ingresos de los municipios por los conceptos de
impuesto predial, alcabala, licencias y reportes contables.
2. El Mdulo de Recaudacin incluye el registro de contribuyentes, cada contribuyente con sus
datos y vinculado a sus predios. Cada predio con sus datos (fuente autoavalo o catastro) lo
que determina un valor de predio en base a la tasa de valor del terreno (segn ubicacin) y
el tipo de construccin.
Algo similar ocurre para los arbitrios. La diferencia reside en que el pago por arbitrio es por
cada predio. En cambio, en el caso del impuesto predial el mdulo calcula por el acumulado
de inmuebles que tiene cada contribuyente (las tasa tiene un carcter progresivo).
Adicionalmente, el mdulo permite el pago de licencias y otros ingresos. Cada da el sistema
genera un resumen de caja que se convierte en un registro de un expediente SIAF, fase
Determinado.
El Mdulo asegura integridad y consistencia con los parciales. Adems, en el registro del
expediente se debe registrar luego la fase del Recaudado con las fechas tanto de la
recaudacin como la de depsito en el banco. Esto es muy importante porque el Sistema
cuida los recursos recaudados, los mismos que en ningn caso debieran tener otro destino
que su deposito en los bancos.

El Mdulo de Catastro incluye una metodologa uniforme para el registro de informacin

(fichas catastrales).
V.3 REGISTRO CONTABLE.
Las operaciones de gastos, ingresos y otras (complementarias), son contabilizadas utilizando
la Tabla de Operaciones (TO SIAF), matriz que relaciona los Clasificadores Presupuestales con
las Cuentas del Nuevo Plan Contable Gubernamental.
El Mdulo Contable, permite la obtencin de los Estados Financieros y Presupuestarios
exigidos por el Ente Rector, la Direccin Nacional de Contadura Pblica (DNCP), en el marco
de la elaboracin de la Cuenta General de la Repblica.

VI. OTROS PRODUCTOS DEL PROYECTO.

Base de Datos con informacin oportuna, confiable y cobertura adecuada.
Monitoreo de la Ejecucin del Presupuesto.
Esquema de Contingencia para todos los GL que garantice intangibilidad y continuidad del
Sistema.
Transparencia en la gestin: sistema auditable que permite rendicin de cuentas a vecinos.

VII. VENTAJAS DE LA BASE DE DATOS DE GOBIERNOS LOCALES. Ver Diagrama N2

La Base de Datos de informacin de los Gobiernos Locales:
Proporciona a los rganos Rectores informacin oportuna y consistente.
Permite obtener reportes consistentes de Estados Presupuestales, Financieros y anexos para la
elaboracin de la Cuenta General de la Repblica.
Permite un seguimiento de la ejecucin presupuestaria en sus diferentes fases.
Proporciona una visin global y permanente de la disponibilidad de los recursos financieros de
los Gobiernos Locales.
Proporcionar a la ciudadana informacin sobre los gastos de los Gobiernos Locales.

FLUJO DE INFORMACION.
Diagrama N 1: Flujo de Procesos del SIAF-GL
MUNICIPIO

MEF/CND

BN

CREDITO
PUBLICO

CPN

ASUNTOS

CENTRO DE

ECONOMICOS

CONTINGENCIA

Transferencia
de Programas
Sociales

Base de datos
de Municipios

Formula
Presupuesto
Anual/Mensual
Presupuesto
Mensual:
-Vaso de Leche
-Prog. Sociales

Presupuesto Total
Calendario Mensual

CND
-Canon
-Foncomun
-Aduana

Registro Mdulo
Administrativo

GASTOS

- Cuenta General de la
Republica
- Organo Rector(TO)
-Tratamiento Contable

Registro de
la Deuda
Publica

INGRESOS

_ Predial
_Arbitrios

Compromiso

Devengado

Atiende
Cheques y
Cartas Orden
a nivel
Nacional
(1,2)

Determinado

Girado

Recaudado

Recibe Pagado

Conciliacion

Contabiliza Operaciones en
base al registro administrativo
(Tabla de Operaciones)

Estados y Anexos
Financieros Ajustados

Elaboracin de Estados
Financieros

1. Luego abono en cuenta a proveedores y servidores

2. Luego otros bancos
Diagrama N 2: SIAF Flujo de Informacin
MEF

CPN

TESORO
PUBLICO

Estados y Anexos
Financieros

Presupuesto Evaluacin
Vaso de Leche

Transferencias RO
Autorizaciones

FONCOMUN

Plan Contable
Tabla de Operaciones

Registro de
Predios

BASE DE DATOS
(Centro de Contingencia)

CREDITO
PUBLICO
Registro de deuda

SUNARP
Reportes
Presupuestales
Tesorera
Contables

GOBIERNO
LOCAL

Compromisos
Devengados
Girados
Ingresos (Recaudacin)
Cheques/Cartas
Ordenes

DGAES

BN

CASO PRCTICO ARQUEO DE CAJA

AREA DE LOGISTICA
PROCEDIMIENTOS INTERNOS DE LA OFICINA DE LOGSTICA Y PATRIMONIO
APLICACIN DEL PROCESO DE BIENES ADQUISICIN YSERVICIOSD N
4.3.2.1.01
I. OBJETIVO
Establecer un procedimiento de tal manera que las adquisiciones y
contrataciones del Gobierno Regional de Arequipa sean fluidos y se pueda
determinar el estado real de cada uno de ellos y as poder informar
peridicamente a todas la reas involucradas.
II. BASE LEGAL

Ley N 28650, Ley de contrataciones y adquisiciones

III. REQUISITOS

Informacin del proveedor

Informacin de los productos del proveedor

Bases en los Procesos de Seleccin

IV. ETAPAS
1.

Unidad Orgnica (1/2 da)

1.1Realiza la solicitud de compra y/o servicio.

2.

Oficina de Logstica y Patrimonio - OLP / Secretaria de Adquisiciones (01 da)

2.1.

Hace la recepcin de las solicitudes de compra y/o

servicio de las diferentes reas y/o unidades Organizas

del Gobierno regional de Arequipa. (1/2 da).
2.2.

Entrega todas las solicitudes (solicitudes de compra y/o

Servicio) al Coordinador de Unidad de Trabajo (CUT) segn el

rea u obra solicitante (salud Infraestructura vial, Educacin,

Saneamiento y Agricultura, Gasto

Corriente y Otras Inversiones) con las respectivas

especificaciones tcnicas en los casos que lo ameriten.
(1/2 da).
3. Oficina de Logstica y Patrimonio - OLP/ Coordinador de
Unidad de Trabajo ( 08 das)
3.1.

Determina si las solicitudes tanto de compra como de

servicio estn completas (rea, Unidad, Usuario, Plazo de

entrega, lugar de entrega, especificaciones tcnicas, si lo
ameritan, firma de solicitante, VB de jefatura inmediata y
despacho de Jefatura de Logstica y Patrimonio. En caso de no
contar con algn dato antes mencionado se enva al usuario
correspondiente mediante un documento por parte de esta
oficina a travs de la secretaria de secretaria de la Oficina de
Logstica y Patrimonio. (1/2 da).
3.2.

Determina si las solicitudes de compra y/o de servicio

han incurrido en fraccionamiento. En caso de haber incurrido

se procede a devolver mediante un documento al usuario
correspondiente por parte de esta Oficina de Logstica y
Patrimonio (1/2 da).
3.3.

Entrega las solicitudes de compra y/o servicio al

cotizador del rea y as se determina el tipo de adquisicin y/o

contratacin ya sea compra directa o proceso de seleccin,
para esta etapa (cotizacin) el tiempo mximo es de 4 das
hbiles (3 das).
3.4.

En el caso de Compras y Contrataciones Directas

(Adquisicin y/o contratacin menor a S/. 10,800.00 soles) el

Coordinador de unidad de trabajo, tiene la responsabilidad de
determinar el valor referencia y remitir los expedientes
(solicitud de compra y/o servicio, 03 cotizaciones como
mnimo) a la Oficina Regional de Planeamiento Presupuesto y
Ordenamiento Territorial para la probacin de la Certificacin
Presupuestal y calendarios.
3.5.

En el caso de proceso de seleccin (Adquisicin y/o

contratacin mayor a S/.10,800.00 soles ) el Coordinador de

Unidad De trabajo , tiene la responsabilidad de determinar el

valor referencial, elaborar el resumen ejecutivo ( salvo las
adjudicaciones de menor cuanta), informe de certificacin
presupuestal, proyectos de resoluciones, administrativas de
expedientes de contratacin, aprobacin de bases , registro de
proceso en el SEACE ( desde la convocatoria hasta la
suscripcin del

contrato), oficio de consentimiento de buena Pro al postor

ganador , una vez otorgado el consentimiento de la Buena
Pro a travs del SEACE. (03 das)
DESCRIPCION

TIPO

N DIAS-

N DIAS DE

PROCESO (*)

CONTRATO (**)

ACM

10 das hbiles

10 das hbiles

ADS

15 das hbiles

10 das hbiles

ADP

15 das hbiles

10 das hbiles

Licitacin publica LP

30 das hbiles

10 das hbiles

Concurso publico

30 das hbiles

10 das hbiles

Adjudicacin de
menor cuanta
Adjudicacin
Directa Selectiva
Adjudicacin
Directa Publica

CP

* En la tercera columna (N das proceso), se tomo en cuenta hasta el

consentimiento de la buena pro. ** En la cuarta columna (N das contrato),
se debe de tomar en cuenta que este plazo corre desde el da siguiente de la
notificacin del consentimiento al postor ganador.
3.5.1Remitir el expediente de contratacin a archivo de
procesos, el cual debe contener todos los documentos
referentes al proceso de seleccin (01 da):

Solicitud de compra y/o servicio

Cotizaciones ( no menor a 03)
Bases de proceso de seleccin
Certificacin presupuestal
Resolucin de la Oficina Regional de Administracin de
aprobacin de expedientes de contratacin
Resolucin de la Oficina Regional de Administracin de
aprobacin de bases
Resolucin de la Oficina Regional de Administracin aprobacin de comit
Copia de cargo de la recepcin del comit del expediente de contratacin.
Y los casos que se requiera:

Resumen ejecutivo
Copia de contrato (Original)
Resolucin del ahora de aprobacin de comit especial (Licitacin
Pblica y concurso pblico)

3.5.1

Debe de llevar un registro de seguimiento de todas las

solicitudes de compra y/o servicio en un hoja electrnica tanto las

compras directas, procesos menores (menores cuantas y convenios
marco)

procesos

mayores

(adjudicacin

directa

selectiva,

adjudicacin directa publica, licitaciones pblicas, concursos pblicos).

3.5.2 Semanalmente entregara al jefe de la Oficina de Logstica y
Patrimonio el cuadro (hoja electrnica) donde se pone de
manifiesto la programacin de fechas de las diferentes etapas
de todos los procesos, donde se solicita de manera obligatoria
los siguientes datos como mnimo ( fecha de recepcin, S/c y/o
SS, valor referencial, modalidad, tipo de proceso, numero de
proceso, descripcin, convocatoria, buena pro, consentimiento
de la buena pro, plazo de contrato, plazo de entrega o
ejecucin y observaciones. La entrega ser todos los das
jueves de cada semana.
Adquisicin Directa
4 Oficina

Regional

de

Planeamiento,

Presupuesto

Ordenamiento Territorial (01 da)

4.1Recepciona la solicitud de compra y/o servicio para la
aprobacin del certificado presupuestal.
4.2Aprueba la certificacin presupuestal y calendario de compromisos.
4.3Remite

la

certificacin

Presupuestal

calendario

de

compromisos a la Oficina Regional de Administracin.

5

Regional de Administracin ORA (1/2 da)

5.1. Recepciona
compromisos.

Certificacin

Presupuestal

Calendario

de

Adquisicin por Proceso de Seleccin

4.

Oficina de Logstica y Patrimonio - rea de Procesos de

Seleccin ( 01da)
4.1.

Se realiza los actos preparativos para el proceso de seleccin.

4.2.Registra el proceso en el SEACE.

5. OSCE SEACE (1/2 da)
5.1 Registra el proceso.
6.

Oficina de Logstica y Patrimonio - rea de Procesos de

Seleccin (01da).
6.1Se realiza el proceso, y se da la Buena Pro registrndose en el
SEACE.

OSCE SEACE (1/2 da)

7.1Registra los resultados del proceso.

Oficina de Logstica y Patrimonio - rea de Procesos de

Seleccin (1/2 da)
Se determina si necesita contrato, en caso de no necesitarlo se deriva a la
Oficina Regional de Administracin para el Visto Bueno. En caso de que
necesite se realiza el contrato y se registra en el SEACE.

OSCE SEACE (1/2 da)

9.1 Registra el contrato.
Adquisicin Directa y por Procesos de Seleccin

6. Oficina Regional de Administracin ORA (1/2 da)

6.1Da V B a las solicitudes de Compra y/o Solicitudes de Servicio.
6.2las solicitudes al rea de Adquisiciones de la oficina
de Logstica y Patrimonio
7. Oficina de Logstica y Patrimonio OLP rea de Adquisiciones
( 01 da)
7.1.

Recepciona las solicitudes , analiza y revisa

7.2. Procede al giro de las rdenes de Compras y/o rdenes de

Servicios.
7.3.

Se firma las rdenes de Compra y de Servicio.

Deriva a la Oficina de Contabilidad para su compromiso.

8. Oficina de Contabilidad ( 01 da)

8.1.

Recepciona por secretaria la documentacin.

8.2.

procede a Comprometer Ordenes.

8.3.

Deriva

Oficina

de

Logstica

Patrimonio

para

distribuciones de las rdenes.

9.

Oficina de Logstica y Patrimonio OLP rea de Adquisiciones

(1/2 da)
9.1.
9.2.

Recepciona la documentacin.

Notifica las solicitudes de compra y/o Orden de servicio

a los proveedores y Unidades Orgnicas involucradas en el

proceso.
9.3. En caso de la orden compra se entrega una copia a rea de
almacn.
10.
Oficina de Logstica y Patrimonio OLP rea de Almacn (1/2
da)
10.1. Recepciona la copia de la orden de compra.
10.2. Recepciona los bienes segn la orden de compra.
10.3. Da conformidad, firmando la orden de compra.
10.4. Recepciona la gua de remisin y factura.
10.5. Deriva Documentacin a la Oficina de contabilidad para su
devengado.
11.

Oficina de Contabilidad (1/2 da)

11.1. Recepciona la gua de remisin y la factura.
11.2. Se procede a devengar.
11.3. Se deriva a la Oficina de tesorera para el pago respectivo.

12.

Oficina de Tesorera ( da)

12.1

Recepciona documentacin.

12.2

Realiza el giro y el pagado de las rdenes.

PROCESO DE IMPLANTACIN SIGA-SIAF

1. Etapas en la implantacin del SIGA
TAPAE 1: Difusin del SIGA-ML a UEs
1.1Presentacin del SIGA ML a los funcionarios de las diferentes reas de
la UE piloto (Logstica, Presupuesto, Sistemas, Patrimonio)
1.2

Exportacin de la Base de Datos.

1.3Instalacin del Ejecutable, delimitando los accesos segn el tipo de

usuario. 1.4Capacitacin in situ a los usuarios del Mdulo

(Programacin, Pedidos, Procesos de Seleccin, Adquisiciones,

Almacn, Patrimonio)

Las etapas siguientes se realizan bajo la supervisin y apoyo permanentes del

Implantador SIGA.
ETAPArga2:de TablasCa y Datos al SIGA-ML
Una vez instalado el Sistema, previamente a la ejecucin de los procesos
logsticos por el Sistema, la UE realiza las siguientes tareas, en algunos casos,
en forma paralela y, en otros, en forma secuencial:
2.1Actualizacin de los datos generales de la UE, cdigo de la UE, Nombre,
RUC. Migracin de la informacin Presupuestal: Metas y Marco
Presupuestal a nivel de Metas y Especfica del Gasto.
2.2Registro del Catlogo de Bienes y Servicios. El usuario deber ingresar
los Items dentro de los Grupos, Clases y Familias comprendidos en la
Tabla del Sistema. En caso fuera necesario considerar algn Grupo,
Clase y/o Familia, diferente a los existentes, se informar a la Sede
para su incorporacin.
2.3Registro de los datos de Personal, Almacenes, Sedes, Centros de Costo
vinculado a la(s) Meta(s), etc. Matrcula de la informacin
correspondiente en cada una de estas Tablas. Inventario Inicial de
Almacn. Ingreso de los saldos de inventario al 31/12 del ejercicio
anterior. Esta informacin servir para llevar el control de los ingresos
y salidas de almacn a travs del Kardex.
2.4Estimacin de los stocks al 31/12 del ejercicio fiscal. Esta
informacin servir de referencia para elaborar el Presupuesto de
Compras.
ETAPA 3: Programacin del Cuadro de Necesidade
Obtencin (PAO) y del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC)
Concluida la carga de las tablas del Sistema, la UE puede iniciar la
programacin del Cuadro de Necesidades a partir de cada Centro de Costo,
previa capacitacin y supervisin in situ de los procesos involucrados en esta
tarea.
3.1Registro de la distribucin del techo presupuestal de bienes y servicios
por centro de costo y a nivel de especfica del gasto, meta y fuente de
financiamiento.
3.2Registro del Cuadro de Necesidades por cada Centro de Costo,
vinculando la fuente de financiamiento, Meta y respectiva tarea, con

los bienes y servicios.Se tiene el control del Techo Presupuestal por

Centro de Costo en forma opcional.
3.3

Ajuste del Cuadro de Necesidades por el responsable de la programacin

institucional, teniendo en cuenta la Asignacin Presupuestaria as como el

Consumo Histrico del Centro de Costo.
3.4

Elaboracin del Presupuesto de Compras

3.5Elaboracin del Proyecto del Presupuesto Institucional de Bienes y

Servicios, con el que el rea de Logstica sustenta sus requerimientos
ante la Oficina de Presupuesto.
Generacin del Plan Anual de Obtencin (PAO) y del PAAC Inicial para su
presentacin al CONSUCODE.
3.6 Ajustes del Plan Anual de Obtencin, incluyendo la reprogramacin del mismo.
ETAPA 4: Ejecucin de Pedidos y Requerimientos
En esta etapa, de ejecucin del presupuesto, los Centros de Costo realizan sus
pedidos y requerimientos de compra, observando los procedimientos
establecidos en el Sistema.
4.1Solicitud de Pedidos. Cada Centro de Costo solicitar los Bienes y/o
servicios segn su Cuadro de Necesidades.
4.2Aprobacin de Solicitud de Pedidos. La persona autorizada aprobar
desaprobar la atencin de los pedidos en base a la existencia de
stocks.
4.3

Pedidos de Compras, en caso no se encuentre programada.

4.4Autorizacin del Pedido de Compra. El responsable autorizar este

pedido luego de verificar los stocks y la disponibilidad de presupuesto.
4.5Consolidacin de Pedidos por el responsable de la Oficina de Logstica,
con la finalidad de determinar el tipo de proceso de seleccin lo que
permite actualizar el PAO y PAAC.
4.6Requerimiento de Compras, referido a los Gastos Fijos, tales
como agua, luz, telfono, etc.
ETAPA 5: Ejecucin de Procesos de Seleccin
En base a lo programado en el PAAC, as como a los requerimientos
provenientes de los Centros de Costo, la UE inicia la ejecucin del proceso de
seleccin respectivo por el Sistema.
5.1

Generacin del Proceso de Seleccin elegido del PAO

5.2Registro de los parmetros generales del proceso segn lo indicado

en las bases administrativas.

5.3

Registro de las invitaciones en caso de una Adjudicacin Directa de Menor Cuanta o

Selectiva.
5.4Recepcin de las propuestas en el caso de procesos de Adjudicacin
Directa de Menor Cuanta y Selectiva. Cuando se trate de
Licitaciones o Concursos Pblicos se registra a los Adquirientes de
Bases.
5.5Evaluacin de las propuestas tcnicas y econmicas presentadas por
los postores, para luego realizar la evaluacin final.
5.6

Registro del otorgamiento de la Buena Pro.

5.7

Registro de los postores adjudicados.

5.8

Registro de los Contratos.

ETAPA 6: Emisin de rdenes de Compra o Servicio

Adjudicada la buena pro y suscrito el contrato, la UE procede a emitir la Orden
de Compra u Orden de Servicio por el Sistema, segn corresponda:
6.1Generacin del Cuadro de Adquisiciones, a partir de un Proceso de
Seleccin con adjudicacin o contrato.
6.2

Generacin de las rdenes de Compra y/o Servicio.

6.3Generacin del archivo txt para la interfase con el Mdulo SIAF-SP. La
ejecucin del gasto en la fase Compromiso se reflejar en el
Expediente SIAF haciendo uso de esta opcin.
6.4Seguimiento

de

Calendario.

La

emisin

de

las

rdenes

de

Compra/Servicio afectan los saldos de Calendario.

ETAPA 7: Registro de Entradas y Salidas de Almacn
7.1Registro del ingreso de Bienes a Almacn, en base a las rdenes de
Compra y las Notas de Entrada al Almacn, previa conformidad del
responsable del rea.
7.2Generacin y atencin de los Pedidos-Comprobantes de Salida
(PECOSAS). En forma automtica se visualizar el Pedido aprobado
para la generacin y atencin de la PECOSA.
7.3
Registro de la salida de Bienes del Almacn. Con la atencin de la PECOSA se procede
a dar la salida del bien del almacn.
7.4 Control de los movimientos a travs del Krdex de Almacn. En forma
automtica el Sistema muestra las Entradas y Salidas, as como el saldo
correspondiente por cada tem.

ETAPA 8: Registro y Control de los Activos Fijos

8.1

Registro del Inventario de Activos Fijos al 01/01. De acuerdo al saldo al

31/12 del ejercicio anterior, el usuario debe ingresar por primera vez la
informacin de la asignacin de los bienes patrimoniales (puede ser migrada),
posteriormente el Sistema es quien mostrar automticamente los saldos de
un ao a otro
8.2Ingreso de bienes patrimoniales a travs del Mdulo de Logstica.
Dada la conformidad de los bienes de activo fijo se podr asignar a
un determinado usuario.
8.3

Actualizacin de la informacin de los Activos

8.4

Registro de las Salidas de los Activos.

CASO PRCTICO (COMPRA DE BIEN)

ENUNCIADO DEL CASO
Se solcita realizarse la Fase del Girado para la Orden de Compra N 0055,
siendo el proveedor, la empresa de AUTOSERVICIOS MARIBEO EIRL, por
concepto de la compra de 60 bebidas gaseosas x 2.25 Coca Cola para la
Direccin General; cuyo SIAF es el N603, por el importe de S/. 360.00.
Se le otorga el Comprobante de Pago N 1840 con fecha 20/03/2014 y
teniendo como fuente de financiamiento; "Recursos Ordinarios".
DATOS DEL EXPEDIENTE:
ORDEN DE COMPRA N 0055
A NOMBRE DE: AUTOSERVICIOS MARIBEO E.I.R.L.
POR LA ADQ. DE GASEOSAS X 2.25 COCA COLA
CON FACTURA N001-17731
IMPORTE: S/. 360,00
N DE SIAF: 603

PROCEDIMIENTO:
PRIMERO)
El da 14/03/2014 la Divisin de Integracin Contable devenga el expediente
(Orden de Compra N055).
El da 17/03/2014 la Divisin de Tesorera recepciona de la Divisin de
Integracin Contable el expediente devengado (Orden de Compra N055). Se
procede a consultar el CCI 1. (Cdigo Cuenta Interbancaria) en el SIAF Web.
SEGUNDO)
Al estar conforme procede a efectuar la Fase de Girado en el mdulo
administrativo del SIAF.
TERCERO)
Comunicar a los usuarios correspondientes (Jefe de Tesorera y Jefe de la
Oficina de Liquidaciones) para que realicen la Firmas electrnicas
(Transferencia a cuentas de Terceros CCI).
CUARTO)
Se revisa en el SIAF si la Fase de Girado ya est aprobado por el MEF, cuando
se verifica que est aprobada se emite el Comprobante de Pago.
QUINTO)
Se efecta abono a la cuenta del proveedor, recepcionando el C/P.