ADMINISTRACION

POR
PROCESOS
Diseo y Mejoramiento
Julio 2016

Alineacin Procesos y Objetivos

Valores

Visin

Misin

Poltica
Objetivos de
Empresa

Objetivos Procesos
Principales

Objetivos Procesos de
Apoyo

1. CADENA
DE VALOR
Y MAPEO
DE
PROCESOS

4. DISEO Y
MEJORAMIENTO DE
PROCESOS

2.
LEVANTAMIENTO
DE INFORMACIN

5.
MANUAL
DE
PROCESO
S

3.

MODELAMIENTO
Y ANLISIS
DE PROCESOS

6.
IMPLANTACI
N

7.
EVALUACI
N

LEVANTAMIENTO DE INFORMACION

a.

b.

c.

DEFINICIN
GRUPOS
DE
INTERS

PRESENTACIN
DEL PROYECTO

PLANIFICACIN DE
ENTREVISTAS

d.

ENTREVISTAS
LOS
GRUPOS
INTERS

e.

CON
DE

ANLISIS
DE
LAS
FUENTES PRIMARIAS Y
SECUNDARIAS

CMO PRIORIZAR LOS PROCESOS

Criterios de Beneficio
o impacto en el Negocio.
Resultados a corto plazo
Impacto sobre:
Satisfaccin

Criterios de Factibilidad
o esfuerzo
Riesgo
Duracin del cambio
Resistencia de la gente

de los clientes

Rentabilidad
Reduccin de costos.
Vinculado a objetivos
estratgicos

Dificultad
Conciencia de mejora
Demanda de recursos
Existencia de documentacin.

MODELAMIENTO Y ANALISIS
Recoleccin de datos

Inventario de procesos
Diagrama de contexto

Diagrama de Flujo
Anlisis de valor agregado

DISEO DE PROCESOS

Modelamiento:

Estndar ANSI.
Procesos por Regulacin.
Flujo Cliente-Proveedor.
Flujo y Redes de Compromiso.
Modelo OMT/ Object Model Techniques.
SADT / IDEF0.
Flujo gramas o Diagramas de flujo.

CARACTERSTICAS FLUJO
Identificar ideas principales.
Dueo o responsable del proceso, anterior y posterior y
otros interrelacionados.
Definir qu se espera obtener.
Identificar quin lo emplear y cmo.
Establecer el nivel de detalle requerido.

Determinar los lmites del proceso a describir.

Pasos a seguir para construir el diagrama

de flujo
Alcance del proceso a describir.
Identificar y listar actividades/subprocesos orden
cronolgico.
Actividades menores, listarlas tambin.
Identificar y listar los puntos de decisin.
Construir el diagrama respetando la secuencia
cronolgica y asignando correspondientes smbolos.
Asignar un ttulo al diagrama y verificar que est
completo y describa con exactitud el proceso elegido.

TIPOS DE DIAGRAMAS DE FLUJO

Formato
Formato
Formato
Formato

vertical
horizontal
panormico
arquitectnico

Tipo de Valor Agregado

(VAC), generan valor al cliente est dispuesto
a pagar. (producto, servicio, transporte etc.).
VAR.
(VAE), generan valor para la empresa resultado
del beneficio ofrecido al cliente. Ejecucin,
Interaccin directa con el cliente, etc. .. EVA.
(SVA), actividades NO agregan valor a la
empresa ni al cliente.

VAR O VAC =
Valor Agregado Real o Valor
Agregado para el Cliente
VAO O VAE = Valor Agregado
Organizacional o Valor Agregado para la
Empresa

SVA

Sin Valor Agregado

ANALISIS DEL VALOR AGREGADO

PARADIGMAS

ACTIVIDAD/TAREA
NO
NECESARIA
PARA GENERAR
EL P/S
SI

CONTRIBUYE
A LOS
REQUERIMIENTOS
DEL CLIENTE

COSTO

SI

VAR

MEJORAR

VAO

SIMPLIFICAR
REDUCIR

NO

CONTRIBUYE
A LAS FUNCIONES DE
LA ORGANIZACION

SI
"PROCESOS
SOMBRA"

NO
EXTRACOSTO

SVA

ELIMINAR
37

Check List para guiar la mejora

Eliminar lo que no quiere el cliente.

Identificar a la restriccin.

Disminuir el tiempo del ciclo.

Eliminar reprocesos o retrabajos.

Eliminar causas de error.

Eliminar demoras.

Check List para guiar la mejora

Realizar tareas simultaneas

Combinar varias tareas en una.

Eliminar duplicaciones.

Eliminar / Disminuir transportes

Eliminar / Disminuir stock intermedios y finales

Tratar casos especiales por separado (en otro

proceso)

Simplificar / garantizar el flujo de la informacin.

Check List para guiar la mejora

Aprovechar la tecnologa informtica .Automatizar
tareas.

Outsourcing (terciarizar).

Hacer efectivos los controles.

Entrenar y desarrollar personal.

Tomar las decisiones al nivel ms bajo.

Asignar claramente las responsabilidades.

Asignar tareas polifuncionales.

Establecer el plan de control.

Cumplir con los procedimientos.

SUBPROCESO: GESTIN BECAS (EMPLEADOS Y TRABAJADORES)

MACROPROCESO J
PROCESO:
J.2
SUBPROCESO:
J.2.1

BIENESTAR SOCIAL
PRESTACIN DE SERVICIOS SOCIALES
GESTIN BECAS (EMPLEADOS Y TRABAJADORES)

PETICIONARIO

OF.SERVICIO SOCIAL

AUTORES: DP/ML
FECHA: 05-05-03
VICERRECTORADO

Inicio.

Solicita requisitos para

beca

Entrega informacin
sobre requisitos exigidos

Conseguir documentos y
auspicio del Jefe
inmediato

Aprueba la peticin.

Recibe documentacin.

no
Tiene toda la
documentacin?

Recibe y Analiza
documentacin.

Verifica documentacin.

Enva carpeta aprobada

de la Beca.

si
Es completa la
documentacin?

Entrega toda la
documentacin.

no
1

si

Enva documentacin.

Recibe carpetas de
becas aprobadas.

Revisa documentacin
aprobada.

DISABE informa a
peticionario la no
aprobacin de beca.

no

Est aprobada la beca?

2
si
Recibe y llena datos del
contrato.

Entrega Contrato de
Beca.

Recibe y verifica contrato

con datos y firmas.

Firma contrato por

beneficairio y Garante.

Enva conrespectivas
firmas el Contrato de
Beca.

Est firmado por

peticionario y
Garante?

no

si
Adjunta contrato a
carpeta de becario.

Recibe copia del

Contrato.

Enva carpeta.

Revisa documentos y
Contrato.

Recibe carpeta de
becario aprobado.

Firma y enva Contrato.

Entrega una copia del

Contrato.

Cierre y archivo de los

documentos.

Fin.

ANLISIS DE VALOR AGREGADO

ACT UAL
MACROPROCESO:
PROCESO:
SUBPROCESO

No.
1
2
3
5
6
7
9
10
11
12
13
14
16
17
18
19
20
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35

VAC

VAE

J BIENESTAR SOCIAL
J.2
PRESTACIN DE SERVICIOS ASISTENCIALES
J.2.1 GESTIN BECAS (EMPLEADOS Y TRABAJADORES)

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

TIEMPOS
EFECTIVOS
(en minutos)
Solicita requisistos para beca
10
Entrega informacin sobre requisitos exigidos
5
Conseguir documentos y auspicio del jefe inmediato
120
Entrega toda la documentacin
10
Recibe la documentacin
5
Verifica la documentacin
10
Enva la documentacin al Vicerrectorado
60
Vicerrectorado recibe y analiza documentacin
180
Aprueba la peticin
20
Enva la carpeta aprobada de la beca
30
Recibe la carpeta aprobada de beca aprobada
5
Revisa documentacin aprobada
30
Entrega contrato de beca
5
Recibe y llena datos del contrato
5
Firma el contrato el beneficiario y el garante
30
Enva con respectivas firmas el contrato de beca
5
Recibe y verifica contrato con datos y firmas
5
Adjunta contrato a carpeta de becario
5
Enva carpeta
60
Revisa documentos y contrato
120
Firma y enva contrato
120
Recibe carpeta de becario aprobado
5
Entrega una copia del contrato a becario
5
Becario recibe copia del contrato
5
X
Cierre y archivo de los documentos
5
ACTIVIDAD

TIEMPOS TOTALES
COMPOSICION DE ACTIVIDADES
VAC
VAE
P
E
M
I
A
TT
TVA
IVA

VALOR AGREGADO CLIENTE

VALOR AGREGADO EMPRESA
PREPARACIN
ESPERA
MOVIMIENTO
INSPECCIN
ARCHIVO
TIEMPO TOTAL
TIEMPO VALOR AGREGADO
NDICE DE VALOR AGREGADO

860
No.
9
3
1
5
6
0
1

METODO ACTUAL
TIEMPO
%
320
37
15
1.7
5
0.6
350
40
170
20
0
0
5
0.6
860
100
335
39%

SUBPROCESO: GESTIN BECAS MEJORADO ( EMPLEADOS Y TRABAJADORES)

MACROPROCESO: J
BIENESTAR SOCIAL
PROCESO:
J.2
PRESTACIN DE SERVICIOS SOCIALES
SUBPROCESO:
J.2.2 GESTIN BECAS PROPUESTO (EMPLEADOS Y TRABAJADORES)

PETICIONARIO

OF. SERVICIO SOCIAL

AUTORES: DP/ML
FECHA: 05-05-03

VICERRECTORADO

Inicio
Publica por correos
electrnicos sobre requisitos
para acceder a la beca
Se informa sobre requisitos
exigidos, consigue
documentos y entrega
carpeta

Recibe carpeta completa de

los documentos del aspirante

Enva documentacin
completa a Vicerrectorado

Recibe,

Enva carpeta aprobada

de la beca a of. Servicio
Social

Recibe carpeta de la beca

aprobada

Recibe el formato del

Contrato de Beca

Entrega a peticionario un
formato de Contrato de beca

Llena los datos en el

Contrato de Beca con las
respectivas firmas del
peticionario y de un
garante

Recibe y verifica el Contrato

de la beca con datos
completos y las respectivas
firmas

Enva el Contrato de la
beca con las respectivas
firmas

El Contrato de la beca est

con los datos completos y con
las respectivas firmas?

analiza y aprueba
la peticin

si
Adjunta el Contrato de la beca
a la carpeta del resto de la
documentacin

Enva la carpeta completa al

Vicerrectorado

Recibe carpeta con el contrato

aprobado

Recibe la copia
del Contrato
aprobado

Entrega una copia

del Contrato de la
beca aprobada al
peticionario
Cierre y archivo de los
documentos
Fin

Recibe la Carpeta completa,

revisa, firma y enva contrato
aprobado

ANLISIS DE VALOR AGREGADO

M EJORADO
MACROPROCESO: J BIENESTAR SOCIAL
PROCESO:
J.2
PRESTACIN DE SERVICIOS ASISTENCIALES
SUBPROCESO:
J2.1 GESTIN BECAS (EMPLEADOS Y TRABAJADORES)

No.

VAC VAE

1
2

X
X
X
X

6
7

X
X

8
9

X
X

10

11

12

13
14

X
X

15
16

ACTIVIDAD
Publica por correos electrnicos sobre requisitos
para acceder a la beca
Se informa sobre requisitos exigidos, consigue
documentos y entrega carpeta
Recibe carpeta completa de los documentos del
aspirante
Enva documentacin completa al Vicerrectorado
Recibe, analiza y aprueba la peticin
Enva la carpeta aprobada de la beca a of. de
Servicio Social
Recibe carpeta de la Beca aprobada
Entrega a peticionario un formato de Contrato de
Beca
Recibe formato del Contrato de beca
Llena los datos en el Contrato de beca con las
respectivas firmas del peticionario y de un garante
Enva el Contrato de la beca con las respectivas
firmas
Recibe y verifica el Contrato de la beca con datos
completos y las respectivas firmas

3
4
5

17
18

X
X
X
X

Adjunta el Contrato de la beca a la carpeta del

resto de la documentacin
Enva la carpeta completa al Vicerrectorado
Recibe la carpeta completa, revisa, firma y enva
el contrato aprobado
Recibe la carpeta con el contrato aprobado
Entrega una copia del Contrato aprobado de la
beca aprobada al peticionario
Cierre y archivo de los documentos

TIEMPOS TOTALES
COMPOSICION DE ACTIVIDADES
VAC
VAE
P
E
M
I
A
TT
TVA
IVA

VALOR AGREGADO CLIENTE

VALOR AGREGADO EMPRESA
PREPARACIN
ESPERA
MOVIMIENTO
INSPECCIN
ARCHIVO
TIEMPO TOTAL
TIEMPO VALOR AGREGADO
NDICE DE VALOR AGREGADO

TIEMPOS
EFECTIVOS
(en minutos)
10
60
5
5
5
5
5
5
5
20
5
5
5
5
10
5
5
5
170

METODO MEJORADO
No.
TIEMPO
%
5
95
55.9
7
40
23.5
0
0
0
1
10
5.9
4
20
11.8
0
0
0
1
5
2.9
170
100%
135
79%

Mejora Continua del Sistema de Gestin

C
L
I
E
N
T
E

R
E
Q
U
I
S
I
T
O
S

ACTUAR
(Como mejorar la prxima
vez?)

PLANIFICAR
(Que hacer y como hacerlo)
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCION

SISTEMA DE
GESTIN DE LA
CALIDAD

VERIFICAR
(Las cosas pasaron segun se
planificaron?)

Procesos de conduccin
Procesos de realizacin
Procesos de apoyo

PRODUCTO

S
A
T
I
S
F
A
C
C
I
O
N

C
L
I
E
N
T
E

MANUAL DE PROCESOS
I) CARACTERSTICAS GENERALES
1- Cartula
2- Formato del Manual
3- Diagrama de Flujo
4- Anexos
II) DESARROLLO DEL MANUAL
CAPITULO I
1- Introduccin y Antecedentes
2- Objetivos
3- mbito de Aplicacin
4- Alcance
5- Polticas Generales
6- Marco Normativo

MANUAL DE PROCESOS
CAPITULO II
7- Descripcin del Proceso
CAPITULO III
8- Responsables
9- Diagrama de Flujo
10- Informacin General
11- Organigrama
12- Referencias
13- Glosario
14- Revisin Histrica
15- Anexos
III) REFERENCIAS
IV) ANEXOS- GLOSARIO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
1. Portada con identificacin y nombre del
procedimiento a describir, as como logotipo de la
empresa. ndice y una introduccin al mismo.
2. Objetivo del procedimiento -descripcin de tareas
ordenadas y secuenciales.
3. Tareas con responsables y su alcance.
4. Describir las actividades que explica el
procedimiento.
5. Los procesos exigen llevar a cabo el seguimiento
de las acciones por medio de formatos,
documentos, mensajes, comunicados, etctera.
6. Incluir diagramas de flujo para conocer la
secuencia de la informacin o de los documentos.

IMPLANTANDO
a.

ANALISIS DE
PROCESOS

Especificar el propsito de los

procesos principales en estudio
Identificar las necesidades y
expectativas del cliente
principal
fuente de informacin

b.

c.

d.
e.

Diagrama
de flujo del
proceso

IDENTIFICAR LOS
PROBLEMAS
BUSQUEDA DE
SOLUCIONES
IMPLEMENTACION
EVALUACION

Culpar a alguien
ocasiona 3
problemas

Determinamos
Pasos innecesarios
Puntos de retraso

Definicin de limites
Recoleccin de datos
Listado de actividades secuenciales
Estudio del diagrama de flujo

No arregla nada
El culpar a alguien deja que las personas
encargadas puedan evadir la responsabilidad
El culpar a alguien o a algo detiene la bsqueda
de las causas principales

Elaborar un plan de contingencia para lidiar con los problemas

Herramientas para el
Modelaje de Sistemas
Diagrama de Contexto

Facilita establecer las conexiones entre los diferentes procesos. Es un diagrama

que muestra la inter-relacin de un sistema con los dems actores de la
Organizacin.

Diagrama de jerarqua

Facilita realizar el despliegue desde los Macroprocesos hasta las actividades de

Detalle.

Diagrama de Relaciones

Facilita presentar la secuencias de los procesos

Matriz Cliente Proveedor

Facilita establecer todos los elementos del sistema

Manual de calidad.

1: Alcance -- procesos de Diseo,

Desarrollo y Produccin
2: Referencias normativas . Norma ISO
9001 para el SGC.

3: Definiciones,, trminos y conceptos.

Manual de calidad.

4: Sistema de Gestin de la Calidad

Define los requisitos que debe cumplir el

Sistema de Gestin de la Calidad para
demostrar capacidad de controlar los procesos
que determinan la aceptabilidad de los
productos y servicios suministrados por la
empresa

5: Responsabilidad de la Direccin