BAB IV

PEMBAHASAN

A. PENGELOLAAN APOTEK
Pelayanan Kefarmasian menurut Permenkes RI Nomor 35 tahun 2014 tentang
Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek adalah suatu pelayanan langsung dan
bertanggung jawab kepada pasien yang berkaitan dengan sediaan farmasi dengan
maksud mencapai hasil yang pasti untuk meningkatkan mutu kehidupan pasien.
Dari definisi tersebut dapat diketahui bahwa apotek sebagai salah satu sarana
pelayanan kesehatan yang dapat memberikan pelayanan langsung kepada pasien
dengan tujuan untuk meningkatkan kualitas kesehatan pasien dan disamping itu
apotek juga sebagai tempat pengabdian atau praktek kerja profesi apoteker dalam
melakukan pekerjaan kefarmasian. Apotek al-hanif memiliki dua fungsi dalam
melaksanakan perannya di masyarakat yaitu sebagai unit pelayanan kesehatan
yang bersifat sosial (patient oriented) serta sebagai suatu institusi bisnis (profit
oriented).
Kegiatan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) mahasiswa Program Studi
Profesi Apoteker di Apotek Al-hanif dilaksanakan pada tanggal 1-27 Oktober
2016. Kegiatan PKPA di Apotek Al-hanif meliputi kegiatan administrasi
(mempelajari format surat pesanan, mengisi format buku pengelolaan obat seperti
kartu stok), kegiatan pengelolaaan resep (skrinning resep, membaca resep,
penyiapan obat, peracikan obat, mempelajari cara dan ketentuan tentang
penyimpanan), kegiatan pengelolaan perbekalan farmasi (penerimaan barang,
pengecekkan faktur, memberi harga, menyimpan obat/pergudangan, pelayanan
penjualan obat bebas OTC/HV, OWA, pengelolaan obat rusak dan kadaluarsa),
kegiatan komunikasi, edukasi dan informasi (KIE) di bawah pengawasan
apoteker, menganalisis resep beserta Drug Related Problem (DRP), diskusi
dengan Apoteker Pengelola Apotek (APA) atau Apoteker Pendamping (APING).
Apotek Al-hanif didirikan sejak tahun 2007 dengan Surat Izin Apotek No.
445/022/SIA/11.04/2015. Apotek Al-hanif berlokasi di jalan Gisik Sari Raya RT.

05 RW. IV, Sadeng, Gunung Pati, Semarang. Apotek Al-hanif memiliki struktur
organisasi yang terdiri dari satu orang apoteker penanggung jawab (APA), satu
orang apoteker pendamping (APING), satu orang tenaga teknis kefarmasian
(TTK), satu orang administrasi umum dan satu orang administrasi keuangan.
Apotek Al-hanif telah banyak mengalami perkembangan yang sangat pesat sejak
didirikan dan dapat dikatakan memiliki pelayanan yang sangat baik dengan
mengedepankan pemberian KIE kepada pasien.
Beberapa faktor yang mendukung perkembangan apotek Al-hanif, yaitu:
a. Fasilitas apotek yang memadai
Aptek Al-hanif memiliki praktek dokter umum yang praktek setiap hari
senin-sabtu pada pukul 18.00-21.00 WIB dengan melalui kesepakatan
waktu diantara kedua belah pihak melalui pesawat telpon yang telah
disediakan oleh apotek. Apotek Al-hanif memiliki ruang tunggu yang
cukup nyaman serta dilengkapi dengan televisi sehingga tidak membuat
pasien merasa bosan menunggu, dan juga terdapat toilet. Apotek juga
disertai dengan layanan telpon sehingga memudahkan komunikasi dengan
pasien, selain itu juga apotek Al-hanif memiliki layanan delivery order
sehingga dapat memudahkan pasien untuk membeli obat.
b. Lokasi yang strategis
Apotek Al-hanif berlokasi di jalan Gisik Sari Raya RT. 05 RW. IV, Sadeng,
Gunung Pati, Semarang, merupakan tempat yang strategis karena berada
di pinngir jalan yang relatif cukup ramai dan mudah dijangkau masyarakat
baik dengan kendaraan maupun pejalan kaki yang akan bekerja, apotek alhanif juga berada di depan perumahan Greenwood dan disekitarnya
terdapat perkampungan.
c. Karyawan
karyawan Apotek Al-hanif mempunyai loyalitas dan dedikasi yang tinggi
serta berpengalaman, setiap karyawan mempunyai job description yang
jelas sehingga semua pekerjaan dapat terselesaikan dengan penuh
tanggung jawab. Segi pelayanan kepada pasien, karyawan Apotek Al-hanif
memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan tata bahasa yang baik.
Hal ini dapat dilihat dari cara penyerahan obat kepada pasien dan
penyampaian informasi tentang aturan penggunaan obat yang cukup jelas.
d. Pelayanan

Apotek Al-hanif melayani pelayan resep dan non resep yaitu HV dan
OWA. Pelayanan yang ramah, cepat dan tepat dapat memberikan
kontribusi yang besar bagi omset di Apotek Al-hanif. Hal ini dapat dilihat
dari banyaknya pasien yang menjadi pelanggan tetap Apotek Al-hanif.
e. Persediaan Obat
Strategi yang digunakan oleh Apotek Al-hanif adalah berusaha
menyediakan obat yang dibutuhkan oleh masyarakat, dengan menyediakan
beraneka ragam item obat terutama obat yang cukup familiar di
masyarakat, meskipun jumlah stok obat yang disediakan sedikit tetapi
apabila ada pengunjung yang mencari, barang tersebut tetap ada.
Stok barang sudah menipis atau habis maka salah satu karyawan akan
menulis obat pada catatan defekta harian dan akan mengambil obat dari
apotek kembang arum, mengingat apotek Al-hanif belum memesan obat ke
PBF secara langsung.
1. Pengelolaan Obat
Pengolongan obat di Apotek Al-hanif meliputi perencanaan, pengadaan,
penerimaan dan pemeriksaan barang datang, penyimpanan, pengelolaan obat
kadaluarsa (ED) atau rusak, pembayaran, dan penjualan.
a. Perencanaan
Perencanaan bertujuan untuk mengefisiensikan jumlah perbekalan farmasi
dengan kondisi keungan yang ada di apotek, selain itu untuk menghindari
over stok dan low stok. Apotek Al-hanif dalam perencanaan dilakukan
pembelian terbatas dengan cara menulis pada defekta harian kemudian
obat akan di ambil dari Apotek kembang arum karena mengingat Apotek
Al-hanif belum melakukan pemesanan secara langsung kepada PBF.
Apotek Al-hanif hanya melakukan pemesanan kepada satu PBF yaitu CV.
CITRA. Perencanaan seperti ini dapat menghemat anggaran apotek yang
digunakan untuk pengadaan serta meminimalisir resiko obat ED.
b. Pengadaan
Pengadaan barang dilakukan berdasarkan perencanaan yang telah dibuat.
Ada tiga metode dalam pengadaan yaitu pengadaan dalam jumlah terbatas,
pengadaan berencana dan pengadaan spekulatif. Apotek Al-hanif
menggunakan metode pengadaan dalam jumlah terbatas karena Apotek Alhanif mengambil stok obat dari Apotek kembang arum. Hal ini bertujuan

untuk menghindari penumpukan barang dan mengoptimalkan anggaran

apotek. Apotek Al-hanif hanya melakukan pemesanan pada satu PBF.
Pemesanan dilakukan dengan menggunakan Surat Pesanan (SP) yang
ditandatangani oleh APA. Seringkali pemesanan dilakukan melalui
pesawat telpon kemudian SP diserahkan ketika barang datang. Pengadaan
barang atau obat menjadi tugas dan tanggung jawab apoteker yang secara
teknis dibantu oleh TTK.

Salah satu faktor yang sangat menentukan

dalam pengadaan adalah PBF. Pemilihan PBF dalam pembelian barang

didasarkan pada :
1) Legalitas PBF
2) Ketepatan waktu dan kecepatan dalam pengiriman barang
3) Kepastian mendapatkan barang
4) Kemudahan komunikasi
5) Potongan harga atau bonus yang ditawarkan
6) Jangka waktu pembayaran dan tenggang waktu penagihan
7) Kesepakatan untuk pengembalian atau penukaran obat-obat rusak atau
kadaluarsa (Return Obat)
8) Jarak atau lokasi PBF, jarak yang dekat memberikan keuntungan yang
besar untuk apotek karena dengan jarak yang dekat maka apotek dapat
memesan barang dalam jumlah secukupnya, sehingga bila barang
habis PBF dapat mengirim barang kapan saja.
Pengantaran perbekalan farmasi, faktu terlebih dahulu dilihat ditujukan
kepada Apotek Al-hanif dan alamat yang dituju sesuai atau tidak,
kemudian dilihat tanggal yang tertera pada faktur, kemudian dicocokkan
faktur dengan surat pesanan, bila sudah sesuai dilakukan pengecekan
antara barang yang datang dengan faktur pembelian. Mahasiswa PKPA
membantu dalam hal pengecekan barang, data pengecekan tersebut
meliputi nama perbekalan farmasi, jumlah, waktu kadaluarsa, dan nomor
batch. Dan apabila barang yang datang tidak sesuai dengan yang ada di
faktur maka barang dikembalikan kepetugas yang mengantar obat, namun
bila sudah sesuai selanjutnya faktur ditandatangani oleh Apoteker/Asisten
Apoteker yang bertugas, disertai nama terang, nomor STRA/STRTTK,
tanggal dan cap apotek. Faktur yang telah ditandatangani dikembalikan

kepada pengirim barang dan apotek akan menerima salinannya sebagai

arsip. Faktur yang asli baru diterima setelah melakukan pelunasan.
c. Pencatatan
Pencatatan dilakukan secara manual, yang meliputi: nama supplier, nomor
faktur, nama obat, jumlah, harga satuan, potongan harga, tanggal
kadaluwarsa, bentuk sedian, isi, serta nomor batch. Pencatatan barang
datang juga dilakukan secara manual dengan menambahkan persediaan
kedalam kartu stok. Kartu stok diletakkan pada dimasing-masing
perbekalan farmasi untuk mencegah terjadinya ketidak sesuaian jumlah
persediaan. Apotek Al-hanif tidak memiliki gudang untuk penyimpanan
obat karena apotek masih mengambil barang atau obat dari Apotek
kembang arum. Faktur-faktur kemudian diserahkan ke bagian administrasi
untuk diperiksa kembali dan dibendel perbulan.
d. Pembayaran
Inkaso apotek Al-hanif dilakukan dengan sistem kredit selama satu bulan,
biasanya petugas sales datang pada pukul 14.00-17.00 karena hanya ada
satu PBF saja. Pembayaran barang yang sudah dipesan dilakukan dengan
berbagai cara diantaranya Cash On Delivery (COD) untuk obat-obat
narkotika, kredit dengan rata-rata waktu kredit 2 minggu - 1 bulan untuk
sebagian besar obat di apotek dan secara konsinyasi untuk produk-produk
baru, dan produk tradisional. Setelah selesai melakukan pembayaran maka
penagih yang merupakan wakil dari PBF menandatangani buku inkaso
yang merupakan bukti pelunasan dan menyerahkan faktur asli dari PBF.
e. Penyimpanan
Penyimpanan merupakan suatu proses penempatan obat agar berada dalam
keadaan aman dan dapat dihindari dari kerusakan akibat penyimpanan
yang tidak tepat. Tujuan penyimpanan yaitu menjamin mutu tetap baik,
memudahkan dalam pencarian, memudahkan pengawasan persediaan,
menjamin keamanan dari pencurian dan menjamin pelayanan yang cepat
dan tepat. Sistem penyimpanan diapotek Al-hanif berdasarkan alfabetis.
Obat bebas, bebas terbatas, obat tradisional, alat kesehatan diletakkan di
etalase luar berdasarkan alfabetis. Obat-obat yang harus disimpan ditempat
dengan suhu 2-8 C diletakkan dalam lemari pendingin. Obat keras baik

generik maupun paten diletakkan di etalase dalam berdasarkan alfabetis.

Penyusunan berdasarkan bentuk sediaan dan alfabetis ini mempermudah
petugas dalam pencarian obat. Pengeluaran barang di apotek Al-hanif
menggunakan sistem FEFO (First Expire First Out) yaitu obat-obat yang
mempunyai waktu kadaluarsa lebih singkat disimpan paling depan yang
memungkinkan diambil terlebih dahulu sedangkan waktu kadaluarsa yang
lebih panjang disimpan di bagian belakang.
Penyimpanan narkotika apotek Al-hanif ditempatkan dalam lemari khusus
yang sudah sesuai dengan persyaratan lemari narkotika pada Peraturan
Menteri Kesehatan No. 28 tahun 1978 pasal 5 yaitu: terbuat dari kayu dan
mempunyai kunci yang kuat; melekat pada lantai dan dinding; terdiri dari
dua bagian dengan kunci yang berlainan (bagian pertama (dalam) untuk
menyimpan persediaan narkotika yang jarang dipakai seharihari; bagian
kedua (luar) untuk menyimpanan narkotika yang sering dipakai seharihari).
Penyimpanan psikotropika pada dasarnya tidak ada perundangundangan
yang mengatur mengenai hal tersebut namun karena obat psikotropika
lebih cenderung untuk disalah gunakan maka obat psikotropika di apotek
Al-hanif juga disimpan dalam lemari khusus.
f. Penjualan
Penjualan pada apotek al hanif meliputi penjualan obat atas resep, obat
bebas, dan bebas terbatas serta OWA. Dalam memberikan pelayanan
penjualan pada konsumen, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh
apotek, yaitu: kelengkapan obat, pelayanan dan harga obat. Pemilihan obat
disesuaikan dengan kemampuan beli masyarakat sehingga sesuai dengan
kebutuhan terapi sehingga cost effectiveness.
B. Pelayanan Kefarmasian Apotek Al Hanif
1. Pelayanan sediaan farmasi tanpa resep (HV dan OWA)
Pelayanan tanpa resep dokter di Apotek Al Hanif, pertama-tama apoteker
atau TTK mendengar keluhan dari pasien kemudian menggali informasiinformasi dari pasien seperti: untuk siapa obat tersebut, bagaimana gejala
penyakit, kapan mulai timbul gejalanya, sudah berapa lama dirasakan dan
apa pengobatan yang sebelumnya telah digunakan. Kemudian apoteker

atau TTK membuat keputusan, mengajak pasien ke dokter atau

memberikan terapi obat dengan cara memilihkan obat sesuai dengan
kerasionalan dan ekonomi dengan menggunakan obat bebas, obat bebas
terbatas, maupun OWA. Setelah itu menginformasikan kepada pasien jika
pasien setuju maka obat disiapkan setelah disiapkan pasien membayar
obat. Apoteker juga memberikan saran kepada pasien apabila sakit sudah
lebih dari tiga hari, supaya menghubungi dokter atau apoteker.
2. Pelayanan sediaan farmasi resep
Pelayanan resep adalah pelayanan obat yang diberikan pada pasien
sesuai yang tertulis pada resep dokter. Prosedur pelayanan resep yaitu :
resep diterima oleh pihak apotek, kemudian dilakukan skrining resep yaitu
skrining administrasi, skrining farmasetik, skrining klinis beserta kertas
checklist. Jika tidak ada masalah dalam resep, resep dapat langsung
dilayani. Namun jika terdapat kesalahan peresepan, pihak apotek segera
mengkonfirmasikan resep kepada dokter penulis resep/pasien.
Setelah dilakukan skrining resep, pihak apotek mengecek
ketersediaan obat. Jika obat yang dikehendaki di resep tersedia, kemudian
resep dihitung harganya dan diinformasikan kepada pasien. Bila pasien
setuju maka resep dilayani/diracik. Jika pasien tidak setuju, dapat
dicarikan alternatif obat lain yang kandungan obatnya sama, selanjutnya
pasien membayar resep. Sebelum obat diserahkan ke pasien, apoteker
mengecek kembali obat yang sudah diracik. Obat diserahkan pasien
dengan disertai dengan pemberian informasi dan edukasi beserta kertas
checklist untuk meminta tanda tangan kepada pasien terkait penerimaan
obat.
C. Pengelolaan Obat-obat Khusus
1. Pengelolaan narkotika, psikotropika dan precursor farmasi
a) Pengadaan
Pengadaan obat narkotika menggunakan SP khusus yang dibuat
dari Pengadaan obat narkotika menggunakan SP khusus yang didapat dari
PBF resmi narkotika yaitu PBF Kimia Farma. Surat pesanan narkotika
dibuat rangkap empat. Lembar 1,2,3 diserahkan kepada PBF, sedangkan

lembar ke-4 sebagai arsip apotek. Satu SP untuk satu jenis obat narkotika.
Surat pesanan narkotika harus ditandatangani oleh APA dan harus
mencantumkan surat izin kerja dan pembayaran harus dilakukan secara
tunai. Pengadaan obat narkotika dilakukan dengan system COD (cash on
delivery).
Pengadaan obat-obat psikotropika menggunakan SP khusus yang
dibuat oleh apotek atau dari PBF resmi. Surat pesanan psikotropik dibuat
rangkap dua dimana satu untuk PBF, tembusannya untuk arsip apotek serta
harus ditandatangani oleh APA dan mencantumkan surat izin kerja.
Pemesanan obat psikotropik dapat dilakukan melalui PBF seperti Kimia
Farma
Pengadaan obat-obat keras menggunakan SP yang dibuat oleh
apotek. Pengadaan obat yang mengandung precursor narkotika, seperti:
Pseudoefedrine, Efedrin HCL dan Phenyl propanolamine HCL, dipesan
menggunakan surat pesanan khusus precursor. Hal ini dilakukan agar
pengadaan obat-obatan precursor ini dapat terkontrol seperti layaknya obat
narkotika

dan

psikotropika,

karena

rawannya

obat

ini

dapat

disalahgunakan masyarakat.
b) Penyimpanan
Penyimpanan narkotika dan psikotropika di Apotek Cito Farma
sudah sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Almari khusus obatobatan narkotika dan psikotropika terbuat dari kayu yang di dalamnya
terdapat dua buah ruangan dan di tutup dengan dua pintu dengan posisi
berlapis. Pintu tersebut masing-masing memiliki kunci tersendiri dan
tertutup rapat, serta tidak bisa diangkat karena menyatu dengan almari
lain. Lemari ini diletakkan di ruang peracikan, sehingga tidak terlihat oleh
pasien. Almari tersebut tidak tembus pandang dan tidak diberi tanda
apapun agar aman.
c) Penggunaan

Penggunaan obat narkotika dan psikotropika yang ada di Apotek Al

Hanif diberikan kepada pasien dengan menggunakan resep dokter. Resep
yang berisi obat narkotika dan psikotropika dipisahkan dari resep lainnya
dan diberi tanda khusus berupa garis bawah berwarna merah untuk obat
narkotika dan warna biru untuk psikotropika. Obat-obat yang mengandung
prekusor tidak ada perlakuan khusus, namun penjualan dilakukan
pengawasan yang ketat (tidak boleh berlebihan). Apotek hanya melayani
narkotika dengan resep asli, untuk salinan resep yang berisi narkotika yang
belum di ambil seluruhnya (misalnya di ambil separo) maka apotek bisa
melayani dengan syarat apotek masih menyimpan resep aslinya. Tetapi
jika resep berisi narkotika sudah di ambil semua, maka resep tersebut tidak
bisa dilayani lagi kecuali dengan resep asli yang baru dari dokter.
d) Pelaporan
Laporan tentang obat narkotika di Apotek Al Hanif dibuat sebulan sekali.
Laporan dibuat rangkap empat dan ditujukan kepada Kepala Dinkes Kota
Semarang dengan tembusan kepada Kepala Dinas Provinsi Jawa Tengah dan
kepada Kepala BPOM kota Semarang dan satu lembar digunakan sebagai arsip
apotek. Pelaporan obat psikotropika dilakukan setahun sekali dan dibuat rangkap
lima ditujukan kepada Kepala Kantor Depkes Kodya Semarang, Dirjen POM,
Kepala Pengawasan Narkoba, Kepala Dinkes Provinsi Jawa Tengah, Kepala
BPOM Semarang dan satu lembar digunakan sebagai arsip di apotek.
2) Pengelolaan Obat Bebas, Obat Bebas Terbatas, Obat Tradisional, Kosmetik
dan Perbekalan Kesehatan
Pengelolaan obat bebas, obat bebas terbatas, obat tradisional, dan perbekalan
kesehatan lainnya di Apotek Al Hanif sudah dikelola dengan baik. Penempatan obat
bebas, kosmetika, perbekalan kesehatan lainnya dan obat tradisional berada di etalase
bagian depan, sehingga memudahkan pasien untuk melihat sediaan obat dan mudah
dalam pengambilannya. Sedangkan pengaturan untuk obat bebas terbatas diletakkan di
etalase bagian kedua dan disusun secara rapi berdasarkan alfabetis, sehingga pasien tetap
bisa melihat sediaan obatnya.

3) Pengelolaan Obat Rusak, Kadaluarsa, Pemusnahan Obat dan Resep

Obat yang akan mendekati masa ED bisa diretur kepada PBF sesuai
dengan ketentuan retur masing-masing PBF. Obat-obat ED ini selanjutnya
dipisahkan dari obat lainnya, untuk digantikan obat baru atau dipotongkan
dengan inkaso sesuai nominal obat yang diretur. Obat-obat ED yang tidak bisa
dikembalikan kepada PBF akan dilakukan pemusnahan. Karena obat ED dan
obat yang rusak jumlahnya hanya sedikit maka pemusnahan dilakukan dengan
cara dihancurkan, dilarutkan kemudian dibuang di selokan. Pemusnahan obat
dilakukan oleh APA yang disaksikan oleh AA dan disertai berita acara. Dalam
hal ini, obat-obatan yang sudah ED/rusak dapat diserahkan ke lembaga
pendidikan untuk digunakan dalam kegiatan praktikum/penelitian, dengan
disertai berita acara serah terima sediaan farmasi.
Pengelolaan resep di Apotek Al Hanif untuk resep yang telah masuk,
tiap

harinya

dibendel.

Resep

perhari

tersebut

dikumpulkan

untuk

memudahkan penyimpanan, pengarsipan sebagai dokumen catatan medik dan

mempermudah dalam pencarian bila sewaktu-waktu dibutuhkan. Resep yang
mengandung narkotika dan psikotropika harus disendirikan. Resep ini tidak
dapat diulang kecuali resep yang baru ditebus setengahnya dan setengahnya
lagi dapat dibeli pada apotek yang mempunyai resep asli tersebut. Resep yang
ada disimpan minimal tiga tahun sebelum dimusnahkan. Pemusnahan
biasanya dilakukan oleh Apoteker dengan saksi minimal satu orang TTK.
Resep yang akan dimusnahkan ditimbang dulu beratnya, resep narkotika dan
psikotropika dihitung jumlahnya..
d. Pengelolaan Administrasi

Kegiatan administrasi di Apotek Al Hanif meliputi administrasi penjualan,

pembelian, pelaporan serta surat menyurat.

Administrasi penjualan meliputi

pencatatan setiap transaksi penjualan yang terjadi, meliputi penjualan obat bebas,
obat keras dan alat kesehatan serta penjualan obat dengan resep dan dibukukan.
Pengelolaan keuangan di apotek dilakukan dengan mencatat setiap uang yang

masuk dan keluar dalam bukti kas harian apotek yang berisi jumlah pendapatan
yang dihasilkan dari penjualan obat, resep, OWA dan obat bebas. Pembukuan
keuangan di Apotek Al Hanif dipegang oleh apoteker. Hal ini dimaksudkan agar
tidak banyak terjadi kesalahan dalam pengelolaan uang yang masuk dan keluar.
Manajemen administrasi Apotek Al Hanif masih manual.

2.
3.
4.
5.
6.

ds
sfsd
sdvd
scsd
scsd