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REPUBLIQUE ALGERIENNE DMOCRATIQUE ET POPOULAIRE

MINISTERE DE LEDUCATION NATIONALE

INSTITUT NATIONAL DE FORMATION ET DE

PERFECTIONNEMENT DU PERSONNEL DE LEDUCATION

I- GESTION INFORMATISE
DES ETABLISSEMENTS SCOLAIRES
* EXCEL 2003 *
II- GESTION FINAN CIRE INFORMATISE
DES ETABLISSEMENTS SCOLAIRES
- les traitements -

w U wUL dOO
- Vd Ouvrage ralis par
les encadreurs de lINFPE :

1re partie : Mrs O. LASSAL, Sad BENBEKHMA.


2me partie (Fr./Ar.) : Mrs O. LASSAL, A. AYAD, B. MERIDJA.
Anne: 2009

ADRESSE: 04, Rue Ouled Sidi Cheikh, El Harrach


Site Web : www.infpe.edu.dz
e-mail : contact@infpe.edu.dz

PARTIE I
Gestion informatise des tablissements scolaires
Introduction
I - Initiation Excel 2003
II - Les Fonctions
Introduction
Insrer une fonction
Fonctions s'appliquant des chiffres
Fonctions s'appliquant du texte
Fonctions s'appliquant des dates
III - Base de donnes
Introduction
Trier les donnes
Les filtres
Filtre automatique
Filtre labor
Formulaire
Les fonctions de base de donnes
La validation
Cration d'une validation
Liste droulante
Copier la validation
VI - Les Graphiques
Introduction
Crer un graphique
Modifier le graphique
Dplacer le graphique
Agrandir le graphique
Modifier un lment du graphique
Modifier le type de graphique

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V - Tableau crois dynamique


Introduction
Avant de crer un tableau
Cration d'un tableau crois dynamique
Placer les champs
Filtrer sur les champs
Les options de la barre d'outils
Grouper les champs
Cration d'un champ calcul
Disposition des champs
VI - Cration d'un tableau
Introduction
Insrer une ligne
La somme automatique
Les formules simples
La poigne de recopie
Position relative et absolue
Copier une formule
Copier plusieurs formules
Un tableau fonctionnel
La prsentation
Format automatique
Format montaire
Slectionner format cellule, nombre, montaire
Les scnarios
VII - Les Macros
Introduction
Cration d'une macro
Modifier une macro
Imprimer une macro
Attacher une macro commande un bouton
Attacher une macro un dessin
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100
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PARTIE II
Gestion financire des tablissements scolaires
Introduction
Les traitements
Introduction aux bases des donnes
Prsentation
1 Cration des Feuilles de calcul
2 Enregistrement du classeur :
3- Bulletin de paie
4- Barme des traitements
4-1-Bareme du 01-01-2008
4-2-Bareme du 01-01-2001
5- Barme DIRG
6 - Base de donnes
7 - Cration du formulaire de saisie
Insrez une nouvelle Ligne
Format/Cellules/Police
8 Saisie des formules
9- Cration de la macro d'ajout des donnes
Introduction
10 - Ajout du bouton d'enregistrement des donnes
11 - Mise en forme du formulaire
12 - Cration des noms dynamiques
13 - Cration du formulaire de consultation et du
menu droulant
Vrification du fonctionnement
14 - Macro dimpression du bulletin fr paie
15 - Cration du Menu
16 - Liaison entre le menu et le bulletin de paie
17 Bouton et macro : retour au menu
18 - Liaison entre le Bulletin de Paie et Consultation

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PARTIE II En Arabe

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I
GESTION
INFORMATISE
DES

ETABLISSEMENTS
SCOLAIRES

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Introduction
Ultime exemple de lavance technologique de
lhomme du XXI me sicle lordinateur demeure pour
beaucoup un objet inaccessible rserv un cercle dinitis.
Pourtant, ce merveilleux outil de travail et de loisir,
peut tre facilement utilis par tous et tout ge, non
seulement comme une machine crire sophistique ou une
console de jeux, mais aussi comme un auxiliaire prcieux
dans tous les domaines de lactivit de lintendant.
Calculer les traitements, arrter la caisse journalire,
laborer le projet de budget, prsenter le compte financier
sont autant dactivits quun ordinateur simplifie
lextrme. Au dbut du troisime millnaire, le terme
analphabte dsignera une personne ne sachant pas
manipuler un ordinateur ou naviguer sur Internet et non le
fait de savoir crire et calculer.
Cette modeste brochure sinscrit dans cette perspective
dapprentissage. Le souci de lInstitut Nationale de
Formation des Personnels de lEducation est linitiation de
lintendant, sur une base solide, prcise et pertinente,
lutilisation et loptimisation de lordinateur.
Par sa vocation qui est la formation lInstitut Nationale
de Formation des Personnels de lEducation na pas pour
objectif de proposer un logiciel de gestion financire ; mais
dinitier lintendant raliser lui-mme ses diffrents
documents comptables avec le tableur Microsoft Excel.
Dans la premire partie de cette brochure, nous
aborderons sept leons essentielles qui concernent le
personnel du service d'intendance :

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Et dans la deuxime partie nous traiterons un cas


concret des possibilits qu'offre Excel dans la gestion
des tablissements scolaires. Nous raliserons une
application pour calculer les traitements; de les enregistrer
dans une base de donne Excel et d'imprimer une attestation
de salaire; et cella sans utilisation de langage de
programmation Visuel Basic de Excel; mais uniquement en
utilisant les fonctions denregistrement de macro ; les
fonctions de formulaire; les insertions de noms dont dfinir
des noms dynamiques bass partir de la formule
DECALER ; et en fin de crer un menu de navigation
entre les diffrentes feuilles de calcul.

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Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

I- Initiation Microsoft Excel


Excel vous permettra deffectuer des calculs, de relier
des tableaux entre eux, de grer les donnes dans un tableau
et de reprsenter graphiquement ces donnes.
Quand vous allumer votre ordinateur, le bureau de Windows saffiche :

Sur le bureau figurent :


Les icnes obligatoires de Windows :
- le poste de travail : donne les composantes de lordinateur.
- la corbeille : lieu de stockage temporaire des fichiers
supprims. Ces fichiers y resteront tant que vous naurez pas
vid la corbeille.
- Mes documents : lieu ou sont stocks vos documents
- Internet exploreur : programme vous permettant de
naviguer sur Internet.
- le voisinage rseau : donne les ressources disponibles
sur le rseau
- des dossiers personnaliss.

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Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Dans le bas de lcran, se trouve la barre des tches avec


le menu Dmarrer qui fait apparatre un menu contenant tout
ce dont vous aurez besoin pour utiliser Windows.
Un certain nombre de termes sont retenir surtout ceux
concernant les manipulations de la souris :
Clique : appuyer sur le bouton de gauche afin de valider
certains choix.
Double clique : appuyer 2 fois rapidement sur le bouton gauche.
Clique droit : appuyer sur le bouton droit de la souris afin
dafficher le menu contextuel (qui dpend du contexte dans
lequel on se trouve).
Slectionner : mettre en blanc sur fond noir tout ou partie
dun tableau
Texte: Italique bleu Nom des commandes tel quelle sont
crite dans Excel2003.
Le symbole ()- signifie ce que vous devez faire pour
la ralisation d'une tache.
Quand votre ordinateur affiche la fentre WINDOWS,
cliquez sur licne Microsoft Office EXCEL 2003 ou allez
chercher EXCEL par : Dmarrer/Programme /Microsoft
Office/ Microsoft Office EXCEL 2003

Ecran de Microsoft Office EXCEL 2003


Un cran Microsoft Office Excel 2003 se dcompose de
la manire suivante :

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Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

La barre de titre.
En haut de l'cran, elle contient le nom du logiciel et le
nom du document sur lequel vous travaillez. A l'ouverture
d'un nouveau document : Classeur1.
La barre de menu

Cette barre met disposition des choix de traitement.


Activez une commande en cliquant avec la souris, un sousmenu (aussi appel menu droulant) s'affiche. Rptez cette
opration sur les autres choix, si des options apparaissent en
gris plus clair, cela signifie qu'elles ne sont pas disponibles
pour l'instant. A droite de certain choix, il peut y avoir une
flche : un menu droulant complmentaire est disponible.
La barre d'outils Standard

Elle est situe sous la barre de menu et contient les


commandes les plus souvent utilises. Elle est accessible
uniquement avec la souris. Pour excuter une commande, il
suffit de cliquer sur l'icne correspondante. Il suffit de
pointez le raccourci avec le bouton gauche de la souris pour
lire la signification du bouton.

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Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

La barre d'outils de mise en forme

Elle sert la prsentation du document choix de la


police, du style de caractres
La barre de formule

Dans la partie droite se trouvent les donnes saisies ou


modifies ainsi que les icnes de validation ou d'annulation
de la saisie, gauche le nom de la Fonction utilise; la
rfrence de la cellule dans laquelle vous tes ; ou le nom de
la cellule slectionne si celle-ci a t nomme.
Les ascenseurs :
Situs droite et en bas de la feuille de calcul, ils vous
permettent de vous dplacer dans la feuille car celle-ci est
beaucoup plus grande que l'cran.
Ajustement de la visualisation l'cran :

Dans la barre d'outils, se trouve une fentre ZOOM


note 100%. En cliquant sur la flche droite, on peut
augmenter ou rduire l'affichage l'cran. Le pourcentage

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Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

suprieur 100% augmente la taille des cellules, infrieur


100% la diminue.
Le classeur:
Un classeur est le fichier dans lequel vous travaillez et
stockez vos donnes. Chaque classeur peut contenir jusqu'
255 feuilles de calcul qui peuvent tre enregistres sous un
seul et mme nom, en gnral, un classeur contient 3
feuilles de calcul. Le nombre de feuilles contenu dans un
classeur se modifie dans le menu : outils, options, gnral.
Les noms des feuilles figurent sur des onglets situs en
bas de la fentre du classeur. Pour passer d'une feuille
l'autre, cliquez sur les onglets de feuilles.

Chaque feuille de calcul peut avoir un nom autre que


Feuil1 : double cliquez sur l'onglet avec le bouton gauche
de la souris et tapez le nouveau nom de la feuille.
Pour ajouter ou supprimer une feuille cliquez avec le bouton
droit de la souris et cliquez sur l'option qui vous convient.
Une feuille de travail EXCEL est compose de 256
colonnes (repres de A IV) et de lignes (numrotes de 1
65 536). (La version Excel 2007 vous offre plus de lignes
et de colonnes) L'intersection d'une ligne et d'une colonne
est une cellule qui peut contenir des valeurs, du texte ou des
formules. Pour tre utilise, une cellule doit tre active. Une
cellule active est repre par son contour plus pais.
Dplacement dans la feuille
Vous tes en A1, pour vous dplacer dans la feuille de

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Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Calcul:
Touche TABULATION ou flche droite : passage en B1
Majuscule+ TABULATION ou flche gauche : retour en A1
Flche en bas: passage en A2
Flche en haut : retour en A1
Ctrl + Origine : retour en A1 quelque soit la position de la
cellule active
Touche Fin + flche bas : passage la cellule 65536
Touche Fin + flche haut : retour la cellule A1
Toutefois, vous pouvez facilement vous dplacer en
cliquant avec la souris sur la cellule choisie.
Slection dans une feuille de calcul :
Slection d'un groupe de cellules contigus : cliquez
sur la cellule coin haut gauche de la zone puis en maintenant
la touche Majuscule enfonce cliquez sur la cellule coin bas
droite de la zone ou slectionnez la 1ere cellule et sans
relcher le bouton gauche de la souris, dplacer jusqu'
l'endroit voulu.
Slection d'une ligne ou d'une colonne dans son intgralit :
Cliquer sur le numro de ligne ou la lettre de colonne
Slection de la feuille entire : cliquer sur le bouton de
slection entire qui se trouve gauche de la colonne A
Slection de cellules, de groupe de cellules non joints :
maintenez la touche contrle (Ctrl) et slectionnez les
cellules l'aide de la souris.
Pour annuler la slection : cliquer sur n'importe quelle
cellule de la feuille.
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Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Saisie d'un tableau


Vous tablissez un bon de livraison:
Positionnez-vous dans la cellule A2 pour faire le tableau
suivant :
Total
Produits
Quantit
Prix unitaire
Produit 100

12

650

Produit 200
Produit 300
Produit 400
Produit 500
Produit 600
Produit 700

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33
21

325
255
690
125
380
425

Les erreurs de frappe se corrigent dans la barre de


formule ou directement dans la cellule en faisant un double
clic dans celle-ci
Certaines cellules sont trop petites. Vous allez
redimensionner la colonne 'Produits'.
Amenez votre souris dans la partie grise entre A et
B. Quand la souris matrialise par une croix blanche
devient noire avec cette forme|, vous cliquez sur le
bouton de gauche et "tirez" la colonne vers la droite
sans relcher le doigt pour l'agrandir. Pour rtrcir les
colonnes trop larges, la manipulation est la mme en
tirant vers la gauche.
Si vous fates un double clique sur le sparateur de
colonne, il y a ajustement automatique de largeur de la
colonne en fonction du contenu.
Vous pouvez faire cette manipulation d'une autre manire :
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Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

- slectionnez la colonne en cliquant dans la partie grise sur la lettre.


- dans le menu FORMAT choisir COLONNE, LARGEUR
et donnez la nouvelle dimension en cm.
Faites de mme pour les lignes. FORMAT / LIGNE /
HAUTEUR
Si vous avez slectionn plusieurs colonnes ou
plusieurs lignes, les manipulations prcdentes se
feront pour toute la slection.
Enregistrement d'un document
Enregistrement initial.
Quand votre document est termin, il faut lenregistrer
pour lui donner un nom et indiquer dans quel rpertoire
vous allez le ranger. Si vous ne faites pas cette opration
vous risquez de tout perdre en cas de coupure de courant.
Pour cela, cliquez sur Fichier, Enregistrer sous... Une bote
de dialogue souvre.

Dans la fentre enregistrer sous validez le rpertoire


dsir. Dans la plupart des cas, l'enregistrement se fait dans
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Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

le rpertoire Mes documents. Mais vous pouvez


personnaliser en utilisant votre propre rpertoire. Deux
solutions se prsentent :
a)- Le rpertoire existe : cliquer sur l'icne portant le
nom de votre rpertoire pour l'ouvrir.
b)- le rpertoire n'existe pas: vous pourrez le crer
directement en cliquant sur l'icne
de cration de dossier.
Dans la fentre nom du fichier tapez le nom de
votre document : Vous pouvez utiliser jusqu' 218
caractres. Les noms de fichiers ne peuvent pas comprendre
les caractres suivants : barre oblique (/), barre oblique
inverse (\), signe suprieur (>), signe infrieur (<),
astrisque (*), point (.), point d'interrogation (?), guillemet
("), et barre verticale (|).
Appelez le classeur : Bon de livraison
Dans la fentre Type de Fichier validez Classeur
Microsoft Excel (*.xls)
Enregistrement ultrieur
Il est fortement recommand denregistrer souvent vos
documents. Il suffit de cliquer sur licne
ou faire
Fichier, Enregistrer, aussi souvent que vous le dsirez.
Mme si vous oubliez d'enregistrer votre document
Excel vous le rappel par le message suivant la fermeture
du document.

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Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Gestion de fichier
Si vous voulez manipuler les fichiers, vous pouvez le
faire directement avec Excel. Toutes les options se trouvent
soit dans la boite de dialogue qui s'affiche aprs le menu :
fichier, ouvrir.

Vous pouvez choisir parmi plusieurs options


d'ouverture du fichier en cliquant sur la petite flche noire
cot de Ouvrir

Avec un clic droit de la souris sur le nom d'un


document, vous ouvrirez le menu contextuel suivant qui va
permettre les manipulations directes sur les fichiers.

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Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Mise en forme d'un tableau


Dans la cellule A1, inscrivez le titre : Bon de
livraison
Slectionnez les cellules de A1 D1: FORMAT /
CELLULE / onglet ALIGNEMENT
Dans la fentre Horizontal, choisissez: centrer sur
plusieurs colonnes.

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Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Si on coche :
- Renvoyer la ligne automatique, en fonction de la largeur
de la cellule, le texte sera automatiquement scind et passera
la ligne en dessous.
- Ajuster, la police des caractres sera automatiquement
ajuste
- Fusionner les cellules: les cellules slectionnes ne
formeront plus qu'une seule et mme cellule.
Pour mettre les titres en gras et dans une police plus grande,
slectionnez la ligne de titre :
Cliquez sur l'icne de raccourci, puis sur le type et
la taille de la police
Ou
Menu Format, Cellule, onglet Police pour choisir la
police, la taille ainsi que les attributs

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Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Il faut maintenant prparer l'encadrement du tableau :


Format automatique
Slectionnez une cellule du tableau (ce n'est pas
utile de slectionner tout le tableau) puis dans le menu
Format, cliquez sur mise en forme automatique, et
choisissez le format qui vous convient.
Si vous voulez personnaliser votre tableau,
slectionnez Format, Cellule, cliquez sur l'Onglet Bordure

Pour mettre les titres en gris,


slectionnez la ligne: Format, Cellule, cliquez sur
l'Onglet Motifs

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Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Effacer des donnes


Activez la cellule contenant Produit 700 faire
EDITION, EFFACER. Une bote de dialogue s'affiche
avec le choix cocher :
- Tout : vous effacerez le contenu de la cellule ainsi que
l'encadrement s'il existe,
- Format : vous effacerez uniquement l'encadrement,
- Contenu suppr: vous effacerez le contenu de la cellule
(quivalent la touche SUPPR du clavier)
- commentaire : vous effacerez les commentaires.
Faites la mme chose avec les cellules B9 Quantit; C9 prix
unitaire et D9 Total .Vous pouvez tout supprimer en mme
temps. Slectionnez la ligne numro 9 et supprimez la.

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Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Formatage de donnes
Compltez le tableau :

Dans une cellule Excel, les chiffres sont cadrs droite et


les caractres gauche.
Vous voulez deux chiffres aprs la virgule pour le prix.
Slectionnez la colonne, dans le menu Format, cliquez sur
Cellule, Onglet Nombres, validez nombre dans la fentre de
gauche et slectionnez 2 dans la fentre nombre de
dcimales droite et le symbole de sparateur de millier en
bas. Puis OK.
Exploitation des donnes
Le but d'Excel n'est pas la saisie banale d'un tableau ; c'est
plutt l'exploitation des chiffres.
La gestion des calculs
Vous allez calculer le montant total des produits
Important : une formule de calcul commence toujours par le signe =
Slectionnez la cellule D3 et tapez = B3*C3
Recopier vers le bas (ou Ctrl B) pour complter le
reste du tableau.
Dans la cellule C9 tapez: Total
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Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Somme automatique:
1 re mthode : slectionnez D9 et tapez
=D3+D3+D5+D6+D7+D8
2 me mthode : Il existe cependant une mthode beaucoup
plus rapide, en D9 cliquez sur l'icne somme
automatique , EXCEL vous propose la zone de cellules
additionner : D3 D8. La syntaxe est la suivante :
=SOMME(D3:D8). La plage de cellules additionner s'arrtera
la premire ligne ou colonne qui ne contient pas de chiffres.
Validez.
Pour entrer un calcul dans une cellule, toujours
commencer par = pour indiquer que vous entrer une formule
mathmatique et utiliser les symboles d'opration suivants :
+ Somme,
- Soustraction,
* Multiplication,
/ Division.
Ne laissez jamais d'espace dans une formule
Si vous voyez s'afficher :
#### Votre cellule est trop petite ; agrandissez-la.
#DIV/0! Vous voulez diviser par 0.
#VALEUR! Une cellule contient une valeur non valide
(souvent non numrique)

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Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Mise en page et impression


Introduction
Excel vous permet d'imprimer votre document ainsi
que d'y apporter des ajouts la prsentation. Vous pouvez
ajouter un en-tte ou un pied de page, changer les marges,
ajouter ou pas les lignes du classeur ainsi que plusieurs
autres. Cette page montre le fonctionnement de la mise en
page ainsi que des options de l'impression. Vous serez
ensuite capable d'amliorer la prsentation de votre classeur
sur papier.
La mise en page
Les options de la mise en page existent pour amliorer
la prsentation de votre classeur sur papier. Vous pouvez
changer autant les marges des feuilles, que les affichages de
titres et plusieurs autres options qui seront dcrient plus bas.
Du menu Fichier, slectionnez
l'option mise en page.

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Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Sous l'onglet page, il y a les options pour la prsentation


du classeur sur papier.
Dans:
Orientation, Excel vous demande l'orientation des pages
imprimer.
Echelle Excel vous demande quelle chelle imprimer
votre classeur. Ceci devient important lorsque l'une des
colonnes de votre document imprime sur la page suivante au
lieu de la page que vous auriez souhaite. Vous pouvez changer
l'chelle manuellement pour rduire ou augmenter l'chelle du
texte. Vous pouvez aussi demander Excel de trouver
automatiquement qu'elle est la bonne chelle pour entrer votre
document sur X pages de largeurs et Y pages de hauteur. En
tout temps, vous pouvez regarder l'aperu avant l'impression.
Format du papier Vous pouvez aussi changer le type de
papier (format lettre, lgal, tablod etc)
Qualit de l'impression vous pouvez spcifier la qualit
d'impression du classeur.
Commencer la numrotation vous permet de choisir le
numro de page auquel dbutera l'impression. Par exemple, la
premire page de votre impression pourrait tre numrote la
page 5 et ainsi de suite.

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Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Sous l'onglet Marges, vous pouvez dterminer les


marges pour le classeur ainsi que ceux pour l'en-tte et le
pied de page. Vous pouvez aussi choisir de centrer
horizontalement et verticalement votre feuille de calcul sur la
page. Vous pouvez aussi dterminer l'emplacement pour l'entte et le pied de page du document. L'aperu au milieu de la
fentre vous donne une ide de l'effet de ces choix sur le papier.

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Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Sous l'onglet En-tte/Pied de page, vous dterminez ce qui


sera affich dans l'en-tte et le pied de page de chacune des
pages de l'impression. Si vous ne voulez pas d'en-tte ou de
pied de page, slectionnez l'option (aucun) qui est le
premier sur la liste des items prdtermins.
Personnaliser l'en-tte et le pied de page.
Le prochain exercice consiste crire le nom du document,
votre nom ainsi que la date et l'heure de l'impression.
Appuyez sur le bouton En-tte personnalis.

Les options pour personnaliser l'en-tte lors des


impressions apparaissent ci-dessus. Il y a les mmes options
pour le pied de page. La partie du haut de la fentre a une
srie de boutons avec les options les plus utilises. La partie
du bas est spare en trois cases. La case de gauche est celle
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Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

qui va contenir le texte qui sera colle la marge de gauche


de la page. La case du milieu est celle qui va contenir le
texte qui sera au milieu de l'en-tte et ainsi de suite.
Cliquez dans la case de gauche.
Appuyez sur le bouton pour insrer le nom du fichier.
Cliquez dans la case du milieu.
crivez votre prnom et nom de famille.
Cliquez dans la case de la droite.
et
crivez: Date: et appuyez sur les boutons
Appuyez sur la touche Entre.
crivez Page et appuyez sur le bouton .
crivez de et appuyez sur le bouton
Appuyez sur le bouton OK.
Appuyez sur le bouton Aperu
Appuyez sur le bouton zoom pour mieux voir l'en-tte.
Le rsultat devrait ressembler ceci.

Ce dernier exercice dmontrait que vous pouvez utiliser


les boutons d'options, crire du texte ou de combiner les deux
pour donner un meilleur rsultat. Il est aussi possible d'avoir
plusieurs lignes dans l'en-tte.
Appuyez sur le bouton Fermer pour revenir aux
options de mise en page.
Cliquez sur l'onglet Feuille.

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Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Sous l'onglet feuille, vous pouvez dterminer quel sera


le bloc qui sera imprim dans la case de zone d'impression.
Vous pouvez dterminer quelle tendue de votre feuille de
calcul sera imprime. Au lieu d'imprimer tout le contenu
d'une feuille de calcul, vous pouvez choisir d'en imprimer
seulement une partie.
Les cases des titres sont trs pratiques. Souvent, on utilise
les premires lignes et les premires colonnes d'une feuille de
calcul pour crire les titres importants tels que : revenus,
charges, bnfice brut, bnfice net, une liste des mois, une
liste des items ou des comptes importants etc. Mais ces titres ne
seront pas rimprims sur la seconde page et les suivantes
moins de forcer Excel le faire. On doit indiquer quelles lignes
et quelles colonnes que vous voulez imprimer sur chaque page
de votre impression. Attention de ne pas mettre ces lignes et
colonnes dans la zone d'impression. Sinon, ceux-ci vont
s'imprimer deux fois sur la premire page de votre impression.
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Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Vous avez aussi accs d'autres options pour activer le


quadrillage sur toutes les pages de l'impression, d'imprimer
en noir ou blanc ou en qualit "brouillon" si vous le dsirez.
Il est aussi possible d'imprimer les en-ttes des colonnes et
des lignes (A, B, C, 1, 2, 3 ...) et vos commentaires.
La zone d'impression
En plus de vous permettre d'imprimer votre Tableau,
Excel vous permet d'imprimer une partie de vos feuilles de
calcul. Il faut cependant dterminer l'avance la zone
d'impression dont vous avez besoin. Il y a plusieurs manires
d'accomplir cette tche.
Du menu Ficher, slectionnez les options
Zone d'impression et Dfinir.
Faites un bloc avec la zone que vous avez besoin d'imprimer.
OU
Du menu Fichier, slectionnez l'option Mise en
page.
Slectionnez l'onglet Feuille.
Cliquez dans la case Zone d'impression.
Slectionnez l'tendue avec la zone que vous avez
besoin d'imprimer.
En gardant un doigt sur la touche Ctrl, il vous est
possible de slectionner plusieurs zones d'impression en
mme temps. Cependant, chaque zone va s'imprimer sur une
page diffrente.

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Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Saut de page
La partie prcdente montrait comment changer la
prsentation du document sur papier et les options
d'impression. Mais que faire si vous voulez qu'une partie du
document soit toujours au dbut d'une nouvelle page? Excel
vous offre la possibilit de mettre des sauts de pages
n'importe quel endroit dans le classeur. La suite de cette page
dmontre quelques exercices pour utiliser des sauts de page.
Placez le pointeur dans la cellule B2.
Du menu Insertion, slectionnez l'option Saut de page.

Le saut de page va s'insrer au dessus et la gauche de


la cellule active. Le pointill indique la sparation entre les
pages l'impression.
Pour retirer le saut de page.
Placez le pointeur sur la cellule l'intersection des sauts de
pages. Pour l'exercice, placez le pointeur sur la cellule B3.
Du menu Insertion, slectionnez l'option Supprimer
le saut de page.
Dans ce cas, le saut de page vertical sera supprim mais
pas le saut de page horizontal. La cellule active touchait
seulement ce saut de page.
Placez le pointeur dans la cellule B2 et supprimez le
saut de page horizontal.
Pour insrer un saut de page vertical seulement.
Cliquez sur la lettre de la colonne que vous voulez insrer
le saut de page. Pour l'exercice, slectionnez la colonne B .
Du menu Insertion, slectionnez l'option Saut de page.

34

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Le saut de page va s'insrer du ct gauche de la


colonne slectionne.
Supprimez le saut de page.
Pour insrer un saut de page horizontal.
Cliquez sur le chiffre de la ligne que vous voulez
insrer le saut de page. Pour l'exercice, slectionnez la
ligne 2.
Du menu Insertion, slectionnez l'option Saut de
page.

Le saut de page va s'insrer au dessus de la ligne


slectionne.
Supprimez le saut de page.
Aperu des sauts de pages
L'option aperue avant impression vous montre ce que
le document va ressembler votre feuille de calcul sur papier.
Auparavant, il faut prparer la feuille de calcul en entrant
quelques chiffres et un saut de page.
Entrez le chiffre 1 dans la cellule A1.
Entrez le chiffre 2 dans la cellule B2.
Entrez le chiffre 3 dans la cellule C3.
Entrez le chiffre 4 dans la cellule D4.
Entrez le chiffre 5 dans la cellule E5.
Entrez le chiffre 6 dans la cellule F6.
Placez le pointeur sur la cellule C3.
Du menu Insertion, slectionnez l'option Saut de
page.
Du menu Affichage, slectionnez l'option aperue
des sauts de pages.

35

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Excel vous donne un message pour vous informer qu'il


est possible de dplacer les sauts de page pour mieux
rpondre vos besoins.
Pour ne plus voir ce message, cliquez dans la case Ne plus
afficher ce message.

Excel va ensuite vous afficher la feuille de calcul en


vous indiquant sur quelle page le contenu de votre feuille de
calcul va apparatre.
Pour dsactiver l'option et revenir la prsentation
normale, du menu affichage, slectionnez l'option Normale.
Aperu avant impression
L'aperu avant impression est trs pratique. Cette option
vous permet de voir ce que la feuille de travail ressemblerait sur
papier. Cela vous permet aussi d'ajuster votre prsentation sur
papier avant de l'imprimer. Il est trs important de l'utiliser pour
pouvoir conomiser du temps et du papier.
Du menu Fichier, slectionnez l'option Aperu avant
impression.
OU
Appuyez sur le bouton .
36

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

L'aperu vous permet aussi de voir et d'adapter la prsentation


sur papier en utilisant les boutons situs au haut de l'cran.
Bouton

Description

Prcdente

Passe la page suivante de l'impression.

Suivante

Passe la page prcdente

Zoom

Augmente le zoom pour tre capable de voir


une partie de la page ou la page entire.

Imprimer

Imprime la feuille de calcul avec les options


choisies.

Page

Passe la mise en page.

Marges

Permet de changer les marges des


documents ainsi que la largeur des colonnes.

37

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Aperu saut Permet de voir la feuille de calcul avec les


de pages
sauts de pages
Fermer

Ferme l'aperu avant impression

Aide

Ouvre la fentre d'aide

Appuyez sur le bouton Marges.

Les marges de la page, des en-ttes ainsi que la largeur des


colonnes vont apparatre. Vous pouvez changer ceux-ci en
utilisant les rectangles situs sur le bord de la page. Il suffit de
placer le pointeur sur ceux-ci, de garder un doigt sur le bouton
gauche de la souris, et de la dplacer l'endroit que vous dsirez.
Vous verrez immdiatement le rsultat. Ceci est plus avantageux
que d'aller dans la mise en page ou de retourner la feuille de
calcul pour apporter des modifications pour ensuite revenir
l'aperu avant impression.
Appuyez sur le bouton Fermer.
38

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Impression
Si vous appuyez sur le bouton , Excel va imprimer
tout le contenu de la feuille de calcul affich l'cran ou
selon les options que vous avez choisies dans l'option mise
en page qui vient d'tre couverte ci-dessus. Vous pouvez
cependant contrler quelques options pour l'impression. La
prochaine partie explique ces options.
Du menu Fichier, slectionnez l'option Imprimer.

La fentre qui s'ouvre vous permet plusieurs options.


Dans le premier bloc de la fentre, vous pouvez choisir sur
quel type d'imprimante votre document sera imprim. Si
vous travaillez dans un bureau, il est possible que vous ayez
accs plus qu'une imprimante. Par exemple, vous pourriez
avoir accs une imprimante laser ou une imprimante jet
39

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

d'encre couleur. Vous avez peut-tre mme le droit


d'imprimer sur l'imprimante rseau.
Excel vous offre les options d'imprimer tout votre
document ou seulement quelques pages spcifis de votre
classeur. Dans le bloc sur l'impression, Excel vous offre
d'imprimer seulement le bloc que vous avez premirement
slectionn ou d'imprimer seulement la feuille de calcul o se
trouve le pointeur ou d'imprimer toutes les feuilles de votre
classeur qui contient un chiffre, du texte ou une formule.
Au bas gauche de la fentre, il vous est possible de
choisir le nombre de copies qu'Excel va imprimer.
Une fois que vous avez choisi toutes les options
voulues, appuyez sur le bouton OK.
Votre impression va ensuite sortir avec les options que vous
avez choisies.
Protection des cellules
La protection des feuilles peut se faire de plusieurs
faons:
Limiter les modifications des cellules : d'autres
personnes peuvent utiliser votre feuille mais ne pas modifier
certaines cellules importantes. Le verrouillage des cellules
se fait en 2 tapes :
Slectionnez Menu Format/Cellules/Onglet protection

40

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

1) Slectionnez les cellules que vous ne voulez pas protger


pour les dverrouiller et dans format, cellule, protection,
enlever la coche verrouille,
2) Protger la feuille, outils, protection, protger la feuille.

41

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Quand vous voudrez modifier une cellule protge, un


message d'alerte va s'afficher. Pour ter la protection, il
suffit de faire outils, protection, ter la protection de la
feuille (sauf si vous avez rentr un mot de passe, il vous sera
alors demand)
Protger le classeur par un mot de passe
Slectionnez Menu Outils/Protection/Protger le classeur

Le classeur sera protg contre l'enregistrement, les


autres utilisateurs peuvent l'ouvrir le consulter mais ils ne
pourront pas le modifier, sauf s'ils connaissent le mot de
passe.

42

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

II - Les Fonctions
Introduction
Le plus grand avantage des fonctions est qu'elles sont
prtes tre utilises immdiatement. Vous n'tes pas oblig
de les recrer ou de les chercher dans des bouquins pour
trouver celle dont vous avez besoin.
Comment crire une formule
Il vous est possible d'crire une formule en utilisant
l'assistant des fonctions qui est expliqu un peu plus loin
dans cette leon. L'assistant vous permet aussi de voir toutes
les fonctions disponibles et vous en donne une brve
description. Mais il est parfois plus simple de l'crire. Une
formule commence toujours par les signes +, - ou =. Excel
place toujours un = devant les fonctions. La syntaxe d'une
fonction est toujours = Nom De La Fonction (paramre1;
paramtre2 ...).
La plupart des fonctions ont besoin d'informations
supplmentaires pour donner le rsultat voulu. Par exemple,
la formule =vpm () qui vous donne la somme payer
chaque paiement a besoin de trois informations, ou
paramtres, pour tre utile. Ces informations sont le taux
d'intrt par paiement, le nombre de paiements total et la
valeur actuelle de l'emprunt. Une hypothque de 100 000 DA
un taux de 5% chelonn sur 25 ans vous donne des
paiements mensuels de =-vpm (5%/12; 25*12; 100000)
584,59 DA. Le nombre de paramtres requis varie selon la
fonction. Par exemple, les fonctions =date () et =maintenant
() n'ont pas besoin de paramtres.
Ne laissez aucun espace entre le nom de la fonction et la
premire parenthse telle que: =somme (...). Elle ne donnera
pas de rsultat.

43

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Insrer une fonction


Prenons l'exemple suivant. Vous voulez savoir combien
seront vos mensualits si vous prenez une hypothque de 25
ans un taux annuel de 6,5%. Il existe dj une formule pour
vous aider trouver le montant.
Entrez le texte, le chiffre et les formules suivantes.
Placez le pointeur dans la cellule B4.

Ces formules mritent un peu d'explications. Le taux


doit tre celui pour chacune des priodes de paiement et non
le taux annuel. Pour trouver le nombre de paiements, il faut
multiplier le nombre d'annes par le nombre de paiements
faits durant une anne.
Du menu Insertion, slectionnez l'option Fonctions.
OU
Appuyez sur le bouton .

44

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Dans slectionnez une catgorie : slectionnez


Finances
Dans slectionnez une fonction: slectionnez VPM
Appuyez sur le bouton OK.

La fentre de la fonction VPM va ensuite apparatre.


Elle affiche des cases qui ont besoin d'informations pour que
la formule fonctionne correctement. Les informations dont
les titres sont en gras (Taux, Npm et Va) sont obligatoires.
Celles dont le titre est de taille normale (Vc et Type) ne le
sont pas.
Il faut donc entrer les montants dans les cases ou
indiquer la fonction dans quelle cellule elle retrouvera les
montants voulus. Pour l'exercice, ce sera les cases B2, B3 et
B1 respectivement.
Vous pouvez crire les adresses des cellules dans les
cases ou utiliser les boutons
et
pour slectionner la
cellule
ncessaire.
Pour les besoins de l'exercice, appuyez sur le bouton
au bout de la case des taux.
La fentre de la fonction disparat. Il ne reste que la case
des taux. Il faut maintenant choisir la cellule o se trouve de
taux d'emprunt pour la priode.
Cliquez sur la cellule B2.

45

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Pour terminer l'opration et revenir la fentre de la


fonction, appuyez sur le bouton .
Utilisez la mme technique pour slectionner la
cellule pour le nombre de paiements et le montant de
l'hypothque.
Appuyez sur le bouton OK.
Le rsultat de la fonction devrait tre -337,60 DA Pour
viter le montant ngatif, vous pouvez mettre le signe (moins) devant la fonction (-VPM(...)) ou devant le montant
d'hypothque (-B1).
Excel vous offre plusieurs autres fonctions dans diverses
catgories. Parmi les fonctions, il y en a aussi pour vous
aider concevoir des modles plus proches de la ralit. La
fonction SI, vous permet d'adapter le modle selon des
situations. Par exemple, y a-t-il une prime payer? Y a-t-il
des heures supplmentaires payer?
=Si ()
La fonction =Si est trs pratique dans un modle parce
qu'elle vous offre des possibilits dans un modle. Par exemple:
- A partir d'un certain nombre d'heures, les employs
ont droit des heures supplmentaires.
- A partir d'un certain salaire, le taux d'imposition fiscale augmente.
- Lorsque l'entrept est plein, il y a des frais de surcharge
pour l'entreposage.
- Lorsqu'un client achte une certaine quantit d'un
produit, il a droit un rabais.
46

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Le nombre de possibilits est infini! Les autres


fonctions, l'exception de =Recherche V (vertical) et
=Recherche H (Horizontal), n'offrent pas ce que cette
fonction peut offrir; un choix. Elle donne un certain rsultat
si la condition est ralise. Sinon, un autre rsultat si la
condition n'est pas accomplie.
La fonction =Si a absolument besoin de trois
paramtres pour fonctionner. Il faut premirement connatre
la condition: qui a-t-il comparer? La seconde partie est ce
que la fonction doit faire lorsque la condition est vraie. La
troisime partie est ce que la fonction doit faire lorsque la
condition est fausse. On peut rsumer comme ceci: =Si
(condition; vrai; faux). Les ; servent sparer les
diffrentes parties de la fonction.
Ex.: =si (b1>=10; b3*0, 1; 0) Si le contenu de la cellule
B1 est suprieur ou gale 10, affiche le rsultat de B3
multipli par 0,1. Sinon affiche zro.
Pour mieux vous faire comprendre le fonctionnement
de la fonction =Si et de son potentiel, la partie qui suit vous
donne quelques exercices. On se place dans le contexte d'un
marchand qui veut offrir un rabais ses clients s'ils achtent
une certaine quantit.
Avant de commencer, ouvrez une nouvelle feuille
de calcul ou un classeur.
Remplissez les cellules suivantes avec le texte ou
les formules suivantes.

47

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Pour le premier exemple, le marchand va offrir un


rabais encore indtermin si le client achte 10 objets
identiques ou plus. Cet exercice est juste pour afficher si oui
ou non le client a droit un rabais.
Dans la cellule B6, crivez la formule suivante: =si
(b1> =10; Rabais accord; Dsol, aucun rabais)

Selon la quantit qui est entre dans la cellule b1, la


cellule b6 va afficher soit Rabais accord ou Dsol,
aucun rabais (sans les guillemets). Cette fonction a les trois
parties. En premier, le b1>=10 est la condition. Il vrifie si le
contenu de la cellule b1 est suprieur ou gale 10. Si oui, la
fonction affiche la seconde partie de la fonction (Rabais
accord). Sinon, elle affiche la troisime partie (Dsol,
aucun rabais). Le rsultat de cette fonction a affich du texte.
=ET () et =OU ()
La fonction =S i() peut tre amlior lorsqu'elle est
utilise avec d'autres fonctions telles que =ET() et =OU(). La
partie qui suit dmontre le fonctionnement de ces deux
fonctions suivi de comment elles peuvent tre utilis avec
=Si ().

48

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

=ET(condition Il faut au moins deux conditions.


1;condition2;co Mais vous pouvez en ajouter
ndition3 ...)
d'autres. Toutes les conditions doivent
tre remplies pour que la fonction
affiche VRAI. Sinon, elle affichera
FAUX.
=OU(condition
1;condition2;
condition3 ...)

Il faut au moins deux conditions. Vous


pouvez en ajouter d'autres. L'une des
conditions doit tre remplie pour que la
fonction affiche VRAI. Si aucune des
conditions n'est remplie, elle affichera
FAUX.

Il est temps de les voir en pratique.

Entrez les chiffres et les formules dans les cellules


appropries.
Avec ces chiffres, vous devriez voir le texte FAUX
dans les cellules B1 et B2. Les chiffres ne rpondent pas aux
conditions des formules. Pour la fonction =Et (), ni A1 et A2
est gale 1, les conditions ncessaires pour que la fonction
soit vrai. C'est la mme situation pour la fonction =OU ().
Entrez le chiffre 1 dans la cellule A1.
Cela devrait apporter un changement pour la fonction
=OU () puisque l'une des deux conditions est ralise. La
cellule B1 affiche encore faux puisque les conditions ne sont
pas encore remplies.
49

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Entrez le chiffre 1 dans la cellule A2.


Puisque les deux conditions demandes sont remplies, la
fonction =ET () affiche maintenant VRAI.
Entrez le chiffre 2 dans la cellule A1.
Le rsultat tait prvisible. La cellule B1 affiche FAUX
tandis que la cellule B2 affiche encore vrai. Si vous voulez,
vous pouvez ajouter d'autres conditions ces fonctions.
Voici un petit exemple: =OU (A1=1; A2=1; A3=1). Cela
peut aller loin, trs loin.
= Recherche V (), =Recherche H ()
La fonction besoin de trois paramtres. Le premier est
l'adresse de la cellule qui sera compare. Elle sera compare
au contenu du deuxime paramtre qui contiendra l'adresse
du bloc de cellules d'un tableau de comparaison. Le troisime
paramtre est pour indiquer qu'il faut afficher le contenu de
quelle colonne (pour =Recherche V) ou quelle ligne (pour
=Recherche H) du tableau de comparaison.
=recherche V (cellule comparer; tableau de comparaison;
index de colonne)
Avant d'essayer la fonction, il faut prparer le tableau de
comparaison.
Entrez les chiffres suivants dans les cellules
suivantes; soit dans les cellules A13 B15; dans
l'exemple prcdent.

La premire colonne du tableau de comparaison sert de


grille de comparaison. Elle doit toujours tre en ordre
croissant. Vous crivez toujours la valeur minimale, ou le
50

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

plancher, pour atteindre ce niveau. Le plafond est le


plancher de la prochaine ligne du tableau. Donc, pour la
premire ligne du tableau, le seuil minimal est zro tandis
que le maximum est 5 exclusivement ou [0, 5[
Donc, pour le tableau entre A13 B15, le chiffre 0 de la
cellule A1 est le plancher. Son plafond est le contenu de la
cellule A14; soit 5. Donc tout ce qui est entre 0
inclusivement jusqu' 5 exclusivement ([0, 5[) sera pour la
premire ligne du tableau. C'est infiniment proche de 5 mais
ce n'est pas 5. Tout ce qui est entre 5 et 10 ([5, 10[) sera pour
la seconde ligne. Pour les valeurs gales ou suprieures 10,
ce sera la troisime ligne du tableau. Puisqu'il n'y a pas
d'autres lignes au-dessus du 10 de la cellule A15, son
plafond est l'infini.
La seconde, la troisime et les autres colonnes
contiennent les rsultats que vous voulez afficher. Pour ce
tableau, la seconde colonne contient les taux de rabais selon
la quantit achete.
Dans la cellule B9, entrez la formule suivante:
=rechercher V (b1; a13: b15; 2).
Selon la quantit qui est entre dans la cellule b1, la
fonction =recherche V va comparer ce montant son tableau
de comparaison. Une fois qu'elle saura sur quelle ligne
s'arrter, elle pourra afficher le contenu de la colonne choisie.
Par exemple, si la valeur est 6,5, la fonction =recherche V va
s'arrter la seconde ligne du tableau (entre 5 et 10). Elle va
ensuite afficher le contenu de la deuxime colonne de cette
ligne; soit 5%.

51

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Fonctions s'appliquant des chiffres


Pour complter les prochaines fonctions, remplissez les
cellules avec les chiffres et le texte suivant dans les cellules
appropries.

Somme automatique
La fonction =somme est trs probablement la fonction
que vous allez utiliser la plus souvent. Excel vous offre deux
manires d'utiliser cette fonction; en crivant la formule ou
en utilisant le bouton de somme automatique. Vous pouvez
simplement crire la formule =somme avec l'tendue
ncessaire. Il doit avoir le caractre : entre l'adresse de
dbut et l'adresse de fin. Par exemple, pour connatre la
somme de l'tendue de B1 B3, la formule est =somme
(b1:b3). L'tendue peut inclure plusieurs lignes et plusieurs
colonnes.
Dans la cellule B5, entrez la formule suivante: =somme
(b1:b3).
Le rsultat devrait tre de 600.
Changez l'une des valeurs des cellules B1 B3.
La nouvelle somme va s'afficher dans la cellule B5.
Il y a plusieurs manires d'crire une formule. On peut
crire une formule en l'crivant manuellement ou en utilisant
les curseurs ou la souris. Les trois prochains exercices vont
dmontrer comment utiliser ces trois techniques pour
52

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

connatre la somme des cellules de B1 jusqu' B3. Une fois


que vous aurez matris ces techniques, vous pourrez les
utiliser pour n'importe quelle formule.
Le premier exercice consiste utiliser les curseurs pour
connatre la somme de l'tendue des cellules B1 B3.
Placez le pointeur dans la cellule B5.
Appuyez sur la touche +.
En utilisant le curseur pointant vers le haut pour vous
rendre la cellule B1.

Remarquez qu'il y a un encadr autour la cellule qui


clignote. C'est pour vous assurer que vous slectionnez la
bonne cellule.
Appuyez sur la touche +.
Remarquez que le pointeur est revenu la cellule B5; o
s'crit la formule. Ds que vous appuyez sur l'une des
oprations mathmatiques (+, -, *, /, ^) ou une
parenthse, le pointeur revient toujours la cellule ou
s'crit la formule.
En utilisant le curseur pointant vers le haut pour vous
rendre la cellule B2.
Appuyez sur la touche +.
En utilisant le curseur pointant vers le haut pour vous
rendre la cellule B3.
Appuyez sur la touche Entre.
La formule est termine. La cellule B5 va afficher le
rsultat de la formule. Le prochain exercice consiste
slectionner une tendue de cellules en utilisant les curseurs.
Placez le pointeur dans la cellule B5.
crivez la formule suivante: =somme (.
En utilisant le curseur pointant vers le haut, dplacez
le pointeur la cellule B1.
53

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

En gardant un doigt sur la touche MAJ (Shift),


utilisez le curseur pointant vers le bas pour vous rendre
la cellule B3.

L'tendue est slectionne.


Terminez la formule en appuyant sur la touche ) .
Appuyez la touche Entre.
Il est donc possible de slectionner une tendue de
cellules en utilisant les curseurs et la touche MAJ (Shift).
Vous pouvez accomplir le mme rsultat en utilisant la
souris. C'est d'ailleurs le prochain exercice.
Placez le pointeur dans la cellule B5.
crivez la formule suivante: =somme (.
En utilisant la souris, cliquez sur la cellule B1.
En gardant un doigt sur le bouton gauche de la
souris, slectionnez les cellules B1 jusqu' B3.
Terminez la formule en appuyant sur la touche ) .
Appuyez la touche Entre.
Ce dernier exercice dmontre qu'il est possible de
slectionner une tendue de cellules autant avec la souris
qu'avec les curseurs.
Le bouton de somme automatique est plus simple. Mais,
il a aussi ses limitations.
Placez le pointeur dans la cellule B5.
Appuyez sur le bouton
.
Excel va vous offrir la formule de somme de B1 jusqu'
B4 (=somme (b1:b4)).
Pour confirmer la formule, appuyez sur la touche Entre.

54

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Mais comment la fonction dtermine la bonne tendue?


La fonction somme regarde premirement vers le haut pour
dterminer s'il y a des chiffres. S'il n'y a pas de chiffres dans
les deux cellules directement au dessus de la cellule active,
d'o vous avez appuy sur le bouton de somme automatique,
il va chercher pour des chiffres la gauche de la cellule.
Dans l'exemple ci-dessus, il ne trouve pas de chiffres
dans la cellule juste au-dessus, B4, mais il trouve dans la
cellule B3. La fonction remonte la colonne jusqu' ce qu'elle
trouve une cellule vide. ce moment, elle s'arrte et vous
suggre une tendue =somme (b1: b4).
Ce bouton est trs pratique. Le problme est qu'il peut
s'arrter la mauvaise place. Si vous avez une cellule qui est
vide parmi l'tendue, la fonction va s'y arrter; mme si vous
auriez aim avoir des chiffres au-dessus. Alors, assurez-vous
que la fonction a slectionn la bonne tendue de cellules
avant de confirmer en appuyant sur la touche Entre.
=Moyenne (tendu)
Pour trouver la moyenne d'une tendue (bloc) de cellules.
Dans la cellule B6, entrez la formule suivante:
=moyenne (b1: b3).
=Min (tendu)
Pour trouver parmi une tendue de cellules celle qui a la
plus petite valeur.
Dans la cellule B7, entrez la formule suivante: =min (b1:b3).
=Max (tendu)
Pour trouver parmi une tendue cellules celle qui
contient la plus grande valeur.
Dans la cellule B8, entrez la formule suivante:
=max (b1:b3).
Il y a plusieurs autres fonctions que vous pouvez
utiliser. Quelques-unes sont expliques ci-dessous.
=Arrondi (cellule; nombre de dcimales)
55

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Permets d'arrondir un chiffre la dcimale de son choix.


Il suffit de le dterminer en inscrivant quel dcimal la
fonction doit arrondir.
Valeur

Arrondi (valeur; 0) Arrondi (valeur; 1)

45,15

45

45,2

45,49

45

45,5

45,54

46

45,5

Vous pouvez aussi arrondir sur des units. Il faut que le


nombre de dcimales soit ngatif.
Ex.: =arrondi (45;-1) = 50
Ceci s'applique aussi aux deux prochaines fonctions.
=Arrondi. Sup (cellule;nombre de dcimales)
Permets d'arrondir vers le haut ds qu'il y a une fraction.
Valeur Arrondi. Sup (valeur; 0)

Arrondi. Sup (valeur;


1)

45,15

46

45,2

45,49

46

45,5

45,54

46

45,6

=Arrondi. Inf (cellule; nombre de dcimales)


Permets d'arrondir vers le bas mme si la fraction est
suprieure ou gale 5.

56

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Valeur Arrondi. Inf (valeur; 0) Arrondi. Inf (valeur; 1)


45,15 45

45,1

45,49 45

45,4

45,54 45

45,5

=nb (tendu)
Affiche le nombre de cellules ayant des chiffres dans
l'tendue choisie.
=nbval (tentdu)
Affiche le nombre de cellules ayant un contenu, mme
si cela est du texte.
=nb.si (tendu; critre)
Indique le nombre de cellules qui ont la mme valeur
que le critre. Le prochain exercice dmontre le nombre de
cellules qui ont la valeur 100. La formule entrer dans la
cellule B1 est =nb.si (A1:A3; 100).

Entrez les chiffres et la formule dans les cellules


appropries.
Entrez le chiffre 100 dans la cellule A2.

57

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

La fonction = nbsi () indique maintenant que deux


cellules contiennent la valeur 100. L'exemple prcdent
recherchait le nombre de cellules ayant la valeur 100 dans la
plage de cellules dtermine. Mais il est aussi possible
d'utiliser des critres autres que gale et de diffrentes
manires. Voici quelques exemples.

Vous pouvez utiliser d'autres critres tels que >, <, >=,
<=, <> en combinaison avec du texte et des adresses de
cellules. L'exemple ci-dessus demande le nombre de cellules
dont la valeur est suprieure 250.

Il est aussi possible d'utiliser cette fonction pour trouver


des doublons parmi une plage de donnes. Il faut utiliser la
fonction =si () en combinaison de nb.si () pour avoir le
rsultat voulu. La formule est =si (nb.si (plage de cellules;
critre)>1; Doublon ; Unique ).

Placez le pointeur sur la cellule B2.


Entrez la formule suivante:
=si (nb.si (A1: A3; A1)>1; Doublon ; Unique ) .
58

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Pour cet exemple, cette formule vrifie s'il y a une autre


cellule qui a la mme valeur que la cellule A1. Si cela est le
cas, la formule va crire "Doublon".
=somme. Si (tendu; critre)
Placez le pointeur sur la cellule B3.
Entrez la formule suivante: =somme. si (A1:A3;100).

Pour cet exemple, la fonction va additionner toutes les


cellules de l'tendue choisie dont la valeur est gale 100.
Puisqu'il y a deux cellules avec la valeur 100, cela donne un
rsultat de 200.
=nb.vide (tendu)
Affiche le nombre de cellules vides dans l'tendue choisie.
=racine (valeur)
Affiche la racine carre d'un chiffre ou d'une cellule.
Ex.: =racine (9) = 3
Fonctions s'appliquant du texte
Excel offre aussi des fonctions pour chercher de
l'information sur du texte. En voici quelques-unes.
=droite (texte; nombre de caractres)
Cette fonction va afficher les derniers caractres d'une
cellule ayant du texte.
Ex.: =droite ( Ceci est un exemple ; 2) = le
=gauche (texte; nombre de caractres)
Affiche le nombre de caractres que vous avez choisi du
dbut du texte.
Ex.: =gauche ( Ceci est un exemple ; 2) = Ce
=concatner (premire cellule; seconde cellule)
Cette fonction vous permet de regrouper le contenu de
plusieurs cellules ensemble mme si le contenu des cellules

59

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

est diffrent comme du texte, des chiffres, le rsultat d'une


formule ou des dates.
Ex.: =concatner (Ce ; 45) = Ce45
=nbcar (cellule ou texte)
Affiche le nombre de caractres contenu dans une cellule.
=romain (chiffre)
Convertis un chiffre sous forme arabe en chiffre romain.
Ex.: =romain (45) = XLV
=texte (chiffre; format texte)
Convertis un chiffre en format texte. Il prend la
prsentation comme le reste des cellules ayant du texte. Il est
encore possible de l'utiliser pour les oprations
mathmatiques.
Ex.: =texte (45; 0) = 45 mais coll la bordure gauche de la
cellule.
Fonctions s'appliquant sur des dates
Excel offre aussi des fonctions permettant de retirer de
l'information partir de cellules ayant des dates. Ces cellules
contiennent beaucoup d'informations. Voici les fonctions les
plus utilises.
=maintenant ()
Affiche dans la cellule choisie le moment exact ou vous
avez confirm la formule.
=Aujourdhui ()
Affiche seulement la date de l'ordinateur dans la cellule.
=jours360 ()
Calcul le nombre de jours entre deux date sur la base
d'une anne de 360 jours (12 mois de 30 jours).
=mois (cellule ayant une date)
Affiche le mois contenu dans une date. Le rsultat est
toujours entre 1 et 12.
=jour (cellule ayant une date)
Affiche le chiffre du jour contenu dans une date). Le
rsultat est toujours entre 1 et 31.
60

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

=joursem (cellule ayant une date)


Affiche un chiffre qui reprsente le jour de la semaine: 1
= dimanche, 2 = lundi ... 7 = samedi. On peut le combiner
la fonction =si () ou =recherche () pour affiche en texte le
jour de la semaine.
=heure ()
Affiche l'heure d'une cellule ayant une date. Le rsultat
est toujours entre 0 et 23.
=minute ()
Affiche les minutes d'une cellule ayant une date. Le
rsultat est toujours entre 0 et 59.
=seconde ()
Affiche les secondes d'une cellule ayant une date. Le
rsultat est toujours entre 0 et 59.
III - Base de donnes
Introduction
Mme si Excel est un tableur, il vous offre plusieurs
outils pour grer une petite base de donnes. La terminologie
d'Excel est une liste de donnes. Vous pouvez entrer et
modifier et retirer des donnes. Le logiciel offre aussi des
options pour retrouver rapidement l'information que vous
dsirez. Il y a aussi des fonctions pour analyser la masse de
donnes que vous avez accumules. Cette leon va vous
donner une introduction aux listes de donnes et comment
utiliser les oprations mentionnes ci-dessus.
Les donnes, les champs et les enregistrements.
Voici quelques termes avec lesquels vous devez vous
familiariser. Ces mmes termes sont aussi utiliss dans la
section de la base de donnes Access.
Donnes: Toute information que vous voulez conserver pour
vous aider dans vos analyses.
61

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Champ: Les informations de mmes types sont conserves


dans un mme champ. Ex.: Nom, Prnom, Taille, Salaire,
Quantit ... Avec Excel, les donnes d'un mme champ sont
conserves dans une mme colonne. Les noms des champs
sont toujours la premire ligne d'une liste de donnes.
Enregistrement: Toutes les informations concernant une
personne, une chose ou un vnement. Avec, Excel, chaque
ligne de la liste de donnes est un enregistrement. Donc, une
liste de donnes peut contenir des enregistrements sur des
choses, des personnes ou des vnements.
Vous pouvez retranscrire les donnes ci-dessous dans
une feuille de calcul.

Voici une liste de donnes d'employs d'un tablissement scolaire. La premire ligne d'une liste de donnes
contient toujours le nom des champs. Chaque ligne suivante
contient un enregistrement qui dcrit une personne, une
chose ou un vnement selon les champs que vous avez
choisis. Une liste de donnes ne doit jamais avoir de lignes
vides. C'est--dire que tous les enregistrements doivent se
suivre sans interruption.

62

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Trier les donnes


Excel vous permet de trier rapidement le contenu d'une
liste de donnes pour vous aider retrouver rapidement ce que
vous recherchez, de mettre de l'ordre et d'organiser les donnes.
Vous pouvez utiliser les boutons
sur la barre
d'outils pour trier une colonne en ordre croissant ou
dcroissant. Tous les enregistrements de la liste de donnes
vont se dplacer selon l'ordre que vous avez choisi. Il faut
cependant faire attention de ne pas faire un bloc et ensuite de
trier. Sinon, seulement les donnes et non les enregistrements
seront tris. Cela aura pour effet de mlanger les donnes.
Excel vous offre une autre faon plus labore de trier la
liste de donnes. Le prochain exemple consiste trier les
enregistrements selon le nom de famille et le prnom.
Placez le pointeur sur n'importe quelle cellule de la
liste de donnes.
Du menu Donnes, slectionnez l'option Trier.

Vous pouvez trier jusqu' trois champs en mme temps en


ordre croissant ou dcroissant.

63

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Pour le premier tri, slectionnez le champ Nom.


Conservez l'ordre croissant.
Pour le second tri, slectionnez le champ Prnom.
Conservez l'ordre croissant.
Le tri de la premire case va avoir la priorit sur le second
tri. Cela veut dire qu'Excel va premirement trier sur le nom de
famille. Pour les enregistrements ayant le mme nom, Excel va
ensuite trier ces enregistrements selon leurs prnoms.
Appuyez sur le bouton Options.

Ceci est juste pour vous dmontrer que vous pouvez


trier selon l'ordre normal ou selon une liste que vous avez
prpar l'avance.
Appuyez sur le bouton Annuler.
Pour accomplir le triage, appuyez sur le bouton OK.

64

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

La liste de donnes est maintenant trie selon les critres


choisis. Vous pouvez accomplir un triage jusqu' trois
champs en mme temps.
Les filtres
Il peut tre frustrant d'essayer de retrouver des
informations sur une longue liste de donnes. Le filtre
automatique est une option pour vous aider retrouver
rapidement l'information dsire.
Le filtre automatique
Placez le pointeur sur n'importe quelle cellule de la
liste de donnes.
Du menu Donnes, slectionnez les options Filtre et
Filtre automatique.
A la premire ligne de la liste de donnes, il y a
maintenant des botes de slection ayant le nom des champs.
En cliquant sur le bouton la droite du nom du champ, vous
pouvez limiter ce qui est affich la liste ce dont vous avez
besoin.

65

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

De la bote de slection du champ Nom, slectionnez Blaid

Comme vous pouvez le constater, il y a deux enregistrements, ou personnes dans ce cas, qui rpondent la
demande. Il est toujours possible de combiner des filtres pour
limiter encore plus les rsultats.
De la bote de slection du champ Titre, slectionnez
l'option PES.

Du menu Donnes, slectionnez les options Filtre et


Afficher tout.
O
Des botes de slection des champs Nom et Titre,
slectionnez l'option (Tous).
Vous pouvez accomplir un peu plus partir du filtre
automatique. Vous pouvez filtrer un champ sur deux conditions.
Placez le pointeur n'importe o sur la colonne du
champ Nom.

66

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

De la bote de slection du champ Nom, slectionnez


l'option Personnalis.

Une nouvelle fentre s'ouvre vous offrant de placer


jusqu' deux conditions. De plus, vous pouvez choisir parmi
plusieurs conditions celle qui rpond mieux vos besoins.
Pour la premire case, slectionnez la condition gale.
Pour la seconde case, slectionnez le nom Blaid.
Entre les deux conditions, slectionnez l'option Ou.
Pour la troisime case, slectionnez la condition gale.
Pour la quatrime case, slectionnez le nom Dahmane.
Pour filtrer selon ces conditions, appuyez sur le
bouton OK.

Le filtre automatique vous permet de raliser des


recherches intressantes. Mais le filtre labor vous offre
encore plus de possibilits et de flexibilits.

67

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Du menu Donnes, slectionnez les options Filtre et


Afficher tout.
OU
De la bote de slection du champ Nom, slectionnez
l'option (Tous).
Le filtre labor
Excel vous permet aussi d'accomplir des recherches
plus complexes. Vous pouvez choisir les champs de votre
choix pour les critres et entrer des valeurs. Vous pouvez
aussi utiliser les conditions ET et OU sous la forme d'un
grillage.
Avant d'utiliser un filtre labor, vous avez besoin d'au
moins deux choses: une liste de donnes et une zone de
critre.

Ajoutez les informations prcdentes dans les cellules


appropries.
La premire ligne de la zone de critres doit contenir le
nom des champs dont vous avez besoin pour les critres.
Pour cet exemple, il s'agit des champs Titre et Catgorie.
Faites attention l'orthographe! Si le nom n'est pas identique
au nom du champ de la liste de donnes, Excel ne vous
affichera pas le rsultat que vous voulez.
Les lignes suivantes incluent les critres. Par dfaut,
Excel prsume le signe =. Pour l'exemple, Titre = PES. Vous
pouvez aussi utiliser d'autres manires d'valuer tel que >, <,
<=, >=, <>. Pour appliquer les conditions ET et OU.
Les critres qui sont sur la mme ligne utilisent le critre ET.
Dans l'exemple, la deuxime ligne de la zone de critre
quivaut Titre = PES ET Catgorie = 14. Les critres qui
68

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

sont sur des lignes diffrentes utilisent la condition OU. Cela


permet d'avoir le rsultat de plusieurs conditions en mme
temps. Pour cet exemple, tous les critres quivalent Titre =
PES ET Catgorie = 14 OU Titre = ANS.
Placez le pointeur sur l'une des cellules de la liste de donnes.
Sinon, Excel ne voudra pas accomplir le filtre.
Du menu Donnes, slectionnez les options Filtre et
Filtre labor.

Le filtre labor vous permet deux actions: filtrer la liste


ou copier les donnes un autre emplacement. Normalement,
Excel devrait avoir correctement choisi la bonne plage de
cellules pour la liste de donnes. Mais, il faut toujours
vrifier. Il ne faut pas de contenu dans les cellules autour de
la liste de donnes. Il faut aussi s'assurer qu'Excel a
correctement choisi la bonne zone de critres.
Cliquez dans la case de zone de critres.
Faites un bloc avec les cellules ncessaires pour la
zone de critres. Pour les besoins de cet exemple,
slectionnez les cellules I1 J3.
Appuyez sur la touche Entre.

69

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Il ne faut pas prendre plus de cellules qu'il faut pour la


zone de critres. Sinon, le rsultat ne sera pas ce que
vous attendez.
Puisqu'il n'y a pas d'autres actions accomplir,
appuyez sur le bouton OK.

Un filtre labor vous donne plus d'options qu'un filtre


automatique.
Du menu Donnes, slectionnez les options Filtre et
Afficher tout.
Le filtre labor offre aussi une autre option
intressante. Au lieu de masquer les enregistrements qui ne
rpondent pas aux critres, le filtre peut recopier les bons
enregistrements un autre endroit sur la feuille de calcul. Le
prochain exemple consiste utiliser le filtre labor avec
l'option de copier les enregistrements.

Ajoutez les informations prcdentes dans les


cellules appropries.
La premire ligne de la destination du filtre labor doit
contenir le nom des champs, correctement orthographi, dont
vous voulez voir le rsultat. Les cellules en dessous de cellesci doivent tre libres. C'est dans celles-ci que les
enregistrements qui rpondent aux critres seront recopis.
Placez le pointeur sur l'une des cellules de la liste de donnes.
Du menu Donnes, slectionnez les options Filtre et
Filtre labor.
70

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

De la liste des actions possibles, slectionnez Copier


vers un autre emplacement.
La plage de la liste de donnes et de la zone de critres
devrait tre correcte. Mais il faut toujours vrifier. Il reste
dterminer la destination.
Placez le pointeur dans la case Destination.
Slectionnez les cellules ayant les noms des champs
dont vous voulez voir le rsultat. Pour les besoins de
l'exemple, slectionnez les cellules I6 K6.
Appuyez sur la touche Entre.
Activez l'option Extraction sans doublon.
Cette dernire option vite de voir plusieurs fois un
mme enregistrement si celui-ci rpond plusieurs critres
que vous avez inscrits.
Appuyez sur le bouton OK.

Note:
Agrandissez la colonne des salaires si vous voyez le symbole #.
Excel recopie les enregistrements l'endroit que vous avez demands.
71

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Formulaire :
Au lieu d'entrer, de modifier et de retirer les donnes
directement dans les cellules d'une feuille de calcul, Excel
vous permet de grer vos listes de donnes en utilisant un
formulaire. La prochaine partie consiste vous dmontrer le
fonctionnement de ce Formulaire.
Placez le pointeur sur l'une des cellules de la liste de donnes.
Du menu Donnes, slectionnez l'option Formulaire.
Note :
L'option s'appelle Grille avant Excel XP (2002) au lieu de
Formulaire.

Excel vous offre maintenant la possibilit de modifier


les donnes de chacun des enregistrements partir de ce petit
formulaire. Voici une courte description des boutons.
Nouvelle: Ajouter un enregistrement la liste de donnes.
Cet enregistrement sera plac la fin de la liste.
Supprimer: Supprimer un enregistrement de la liste de donnes.
Excel va demander une confirmation avant de procder.
72

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Rtablir: Permets de rtablir les valeurs d'un enregistrement avant les modifications que vous avez apportes.
Prcdente: Passer l'enregistrement prcdent.
Suivante: Passer l'enregistrement suivant.
Critres: Permets d'tablir des critres de recherche et
afficher seulement les enregistrements requis.
Fermer: Fermer le Formulaire pour revenir la feuille de calcul.
Les prochains exemples consistent mettre en pratique
ce Formulaire.
Appuyez sur le bouton Suivante.
Le prochain enregistrement apparat dans les cases de
la gauche de la fentre. Vous pouvez changer leurs contenus
votre choix. Cependant, vous ne pouvez pas changer le
contenu du champ Salaire puisqu'il s'agit d'une formule.
En utilisant les boutons Prcdente et Suivante,
dplacez-vous travers les enregistrements pour
changer le Prnom d'Amar Melha en Sabrina.
C'est avec regret que nous apprenons que M. Ghilas
Mohamed quitte l'tablissement. M. Saad Omar a t
nomm pour le remplacer. Voici les informations
pertinentes ajouter la liste de donnes.
MATRICUL:

211001

NOM:

Saad

PRENOM:

Omar

SEXE:

TITRE:

ADJ EDUC

CATEGORIE:

73

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Placez le pointeur sur l'une des cellules de la liste de


donnes.
Du menu Donnes, slectionnez l'option Formulaire.
Afin d'acclrer la recherche, l'option des critres sera utilise
pour chercher plus rapidement l'enregistrement recherch.
Appuyez sur le bouton Critres.

Entrez le texte: Ghilas dans la case NOM:


Appuyez sur le bouton Suivante.
L'enregistrement de Ghilas Mohamed va apparatre sur
la grille. Il faut maintenant le retirer de la liste de donnes.
Appuyez sur le bouton Supprimer.

74

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Excel vous demande de confirmer la suppression de


l'enregistrement.
Appuyez sur le bouton OK.
Il faut maintenant ajouter le nouvel employ.
Appuyez sur le bouton Nouvelle.

Entrez les donnes dans les cellules appropries.


Appuyez sur la touche Entre.
Appuyez sur le bouton Fermer.

M. Ghilas n'est plus dans la liste et M. Saad a t ajout


la fin de la liste de donnes. Comme vous le constatez, il
est plus facile de grer les donnes en utilisant le Formulaire
qu'en cherchant sur la feuille de calcul.
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Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Les fonctions de base de donnes


Une fois que vous avez compris les listes de donnes et
les zones de critres, vous pouvez ensuite accomplir des
analyses avec les fonctions disponibles d'Excel. Il y en a 13
en tout. Voici une courte description de quelques-unes de ces
fonctions.
=BDSOMME: (tendue de la liste de donnes; numro de la
colonne additionner; tendue de la zone de critres)
Affiche le total d'un certain champ numrique selon les
critres demands.
=BDMOYENNE (tendue de la liste de donnes; numro de
la colonne trouver la moyenne; tendue de la zone de
critres)
Affiche la moyenne d'un certain champ numrique selon
les critres demands.
=BDMAX (tendue de la liste de donnes; numro de la
colonne trouver la plus grande valeur; tendue de la zone
de critres)
Affiche la plus grande valeur d'un certain champ
numrique selon les critres demands.
=BDMIN (tendue de la liste de donnes; numro de la
colonne trouver la plus petite valeur; tendue de la zone de
critres)
Affiche la plus petite valeur d'un certain champ
numrique selon les critres demands.
=BDNB (tendue de la liste de donnes; numro de la
colonne trouver le nombre; tendue de la zone de critres)
Affiche le nombre d'enregistrements numriques qui
rpondent aux critres demands.
=BDNBVAL (tendue de la liste de donnes; numro de la
colonne trouver le nombre; tendue de la zone de critres)
Affiche le nombre d'enregistrements ayant un contenu
autre que des chiffres qui rpondent aux critres demands.
76

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

=BDECARTYPE (tendue de la liste de donnes; numro de


la colonne trouver l'cart type; tendue de la zone de
critres)
Affiche l'cart type d'enregistrements numriques qui
rpondent aux critres demands.
=BDVAR (tendue de la liste de donnes; numro de la
colonne trouver la variance; tendue de la zone de critres)
Affiche la variance d'enregistrements numriques qui
rpondent aux critres demands.
Le prochain exemple consiste vous montrer comment
utiliser ces fonctions avec =BD Somme (). Il s'agit de savoir
quelle est la masse salariale totale des ANS et des PES de
catgorie 14. La liste de donnes, de A1 G16, et la zone de
critres, de I1 J3, ont dj t tablies dans les exemples
prcdents.
Pour utiliser la fonction =BD Somme (), et la plupart des
autres, vous avez besoins de trois donnes ou paramtres:
l'tendue de la liste de donnes, le nom du champ
additionner et l'tendue de la zone de critres. Voici
comment l'crire en utilisant l'assistant des fonctions.
Placez le pointeur sur la cellule I4.
De la barre d'outils, appuyez sur le bouton .
OU
Du menu Insertion, slectionnez l'option Fonction.

77

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Dans slectionnez une catgorie; choisir base de


donnes.
Dans Slectionnez une fonction cliquez sur
BDSOMME.
Appuyez sur le bouton OK.

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Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Une nouvelle fentre apparat vous demandant les trois


paramtres mentionns auparavant. Au bas de celle-ci, il y a
une description des lments que vous devez entrer dans
chacune des cases. La premire case est pour la liste de
donnes.
Cliquez dans la case Base de donnes.
OU
Appuyez sur le bouton la droite de la case Base de
donnes.
Slectionnez l'tendu de A1 jusqu' G16.
Appuyez sur la touche Entre ou le bouton selon le
cas.
Le pointeur retourne la fentre de description de la
fonction =BD Somme ().

Cliquez sur la case Champ.


Remarquez que la description au bas de la fentre donne
maintenant de l'information pour la seconde case. Vous
pouvez aussi appuyer sur le bouton pour aller chercher
l'information requise.
Cliquez sur la cellule F1
Appuyez sur la touche Entre.
Pour le nom du champ, vous pouvez entrer le nom du
champ entre guillemets ( salaire ) ou entrer le numro de la
79

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

colonne. Puisque le champ salaire est la sixime colonne de


la liste de donnes, vous pouvez aussi entrer le chiffre 6.

Toutes les informations requises sont entres. Vous avez


mme le rsultat au bas de la fentre.
Appuyez sur le bouton OK.
Le rsultat est de 79 500 DA. Si vous regardez le contenu de
la barre de formule, vous verrez que la formule ressemble
=BDSOMME (A1:G16; F1; I1: J3). Elle fonctionnerait tout
aussi bien sous cette forme =BDSOMME (A1:G16 ; 6; I1: J3)
ou =BDSOMME (A1: G16; salaire ; I1: J3).
Il y a plusieurs faons de dcrire le champ additionner.
Analyse sur des regroupements
Les fonctions d'analyses peuvent vous sortir des
donnes intressantes. Cependant, cela peut prendre du
temps si vous voulez la mme information pour plusieurs
regroupements de donnes. Par exemple, il vous faut
plusieurs fonctions pour connatre la masse salariale par
catgorie d'employs. Excel vous offre la possibilit
d'afficher rapidement des sous totaux de plusieurs fonctions
80

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

(Somme, moyenne ...) par regroupement.


Avant mme de commencer des analyses, il faut
premirement trier les enregistrements sur le champ dont
vous voulez voir les sous totaux. Dans notre exemple, il faut
trier sur le champ Catgorie.
Placez le pointeur sur l'un des enregistrements sous
le champ Catgorie.
En utilisant les boutons
croissant le champ Catgorie.

, trier en ordre

Voici ce que devrait ressembler la liste de donnes. Il est


maintenant le temps de voir le total des salaires par catgorie.
Placez le pointeur sur une cellule de la liste de
donnes.
Du menu Donnes, slectionnez l'option Sous
Totaux.

81

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

De la premire case, slectionnez le champ


Catgorie.
Pour la deuxime case, slectionnez que vous voulez
la fonction Somme.
De la troisime case, slectionnez que vous voulez la
somme du champ Salaire.
La fentre des sous totaux vous offre aussi la possibilit
de remplacer les sous totaux d'analyses prcdentes. Vous
pouvez aussi accumuler ces analyses pour avoir plus
d'informations. Par exemple, vous pouvez avoir la somme et
la moyenne en mme temps sur la feuille de calcul.
Vous pouvez aussi demander d'avoir un saut de page
aprs chaque regroupement. Ceci est intressant si vous
songez imprimer les rsultats. Vous pouvez aussi avoir la
fin de la liste de donnes une synthse des fonctions que vous
avez demande.
Appuyez sur le bouton OK.

82

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Les options la gauche de la feuille de calcul vous


permettent de masquer (-) et de rafficher (+) les catgories.
Vous pouvez ensuite concentrer les lments que vous jugez
importants. Les boutons 1, 2 et 3 permettent de masquer et
d'afficher la synthse, les sous totaux et les enregistrements.
Appuyez sur ces boutons pour voir leurs effets.
Pour revenir la prsentation initiale:
Placez le pointeur sur une cellule de la liste de
donnes.
Du menu Donnes, slectionnez l'option Sous
Totaux.
Appuyez sur le bouton Supprimer tout.
La liste rapparat sans les sommes des catgories. Vous
pouvez maintenant pousser vos analyses un peu plus loin
grce la liste de donnes et ses options.

83

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

La validation
La validation est trs pratique lorsque vous prparez un
modle pour d'autres utilisateurs moins expriments. Vous
pouvez placer des bornes pour l'entre de donnes afin de
rduire les erreurs. La validation fournit aussi un message
pour guider les utilisateurs au moment de l'entre de donnes.
Le prochain exemple consiste limiter l'entre de donnes
des entiers entre les valeurs 0 et 25.
Cration de la validation
Slectionnez une autre feuille de calcul en cliquant
sur l'onglet Feuille.
OU
Appuyez sur les touches Ctrl et Pg Dn (Page Down).
Placez le pointeur dans la cellule A1.
Du menu Donnes, slectionnez l'option Validation.

84

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Les options pour une validation sont spares en trois


onglets.
L'onglet Option dtermine les bornes et les conditions
qui doivent tre respectes.
L'onglet Message de saisie affiche est pour donner de
l'information supplmentaire l'utilisateur sur les valeurs qui
devraient se retrouver dans la cellule valide. Malgr cela,
l'utilisateur peut toujours entrer un chiffre qui n'est pas
permis.
L'onglet Alerte d'erreur sert donc rappeler l'utilisateur
quelles sont les valeurs permises.
Slectionnez les options et entrez les chiffres dans les
cases appropries.
Slectionnez l'onglet Message de saisie.

85

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Entrez le texte Nombre de Fonctionnaires dans la


case Titre.
Entrez le texte suivant dans la case Message de saisie:
Vous pouvez engager jusqu' 25 Fonctionnaires .
Slectionnez l'onglet Alerte d'erreur.

Entrez dans la case Titre le texte suivant: Nombre


incorrect .
Entrez le texte suivant dans la case Message d'erreur:
Le chiffre que vous avez entr n'est pas entre 0 et 25
ou n'est pas un entier .
Appuyez sur le bouton OK.

86

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Placez le pointeur dans la cellule A1.


Les options pour la validation ont t choisies. Il faut
maintenant l'essayer. Le texte qui a t crit dans la case
message de saisie va apparatre ct donnant une indication
l'utilisateur.
Entrez le chiffre 45 dans la cellule A1.

Ce chiffre est l'extrieur des bornes permises par la


validation. Le message d'erreur va donc apparatre et
demander l'utilisateur s'il veut entrer une autre valeur ou
annuler l'entre d'information. Il faut aussi tre capable de
retirer la validation lorsqu'elle devient inutile.
Placez le pointeur dans la cellule ayant la validation.
Du menu Donnes, slectionnez l'option Validation.
Appuyez sur le bouton Effacer tout.
Liste droulante
Il est parfois plus intressant pour les utilisateurs de
choisir parmi une liste de choix prdtermins. Il est possible
de crer une liste droulante avec les valeurs de votre choix
en utilisant la validation. Cependant, il faut premirement
87

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

entrer les valeurs dans les cellules avant de pouvoir crer une
liste droulante.

Entrez les valeurs dans les cellules appropries.


Placez le pointeur sur la cellule A1.
Il faut maintenant utiliser la validation pour crer une
liste droulante.
Du menu Donnes, slectionnez l'option Validation.
Slectionnez l'onglet Options.

De la case Autoriser, slectionnez l'option Liste.


Pour la case Source, slectionnez les cellules A3
A5.
Appuyez sur le bouton OK.
88

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

La liste est prte. Il faut maintenant l'essayer.

Placez le pointeur sur la cellule A1.


Slectionnez une valeur de la liste droulante.
Vous pouvez changer la valeur en tout temps et utiliser
le contenu de cette cellule dans des formules.
Copier la validation
Il est aussi possible de copier la validation que vous
venez de crer sur plusieurs cellules. Il suffit de copier et
d'utiliser l'option de collage spcial pour l'appliquer
l'endroit de votre choix. Voici les tapes suivre pour
recopier une validation.
Placez le pointeur dans la cellule ayant la validation.
Du menu Edition, slectionnez l'option Copier.
OU
Appuyez sur le bouton .
OU
Appuyez sur les touches Ctrl et C.
OU
Appuyez sur le bouton droit de la souris.
Du menu contextuel, slectionnez l'option Copier.
Slectionnez les cellules dans lesquelles vous voulez
recopier la validation.
Du menu Edition, slectionnez l'option Collage
spcial.
OU
Appuyez sur le bouton droit de la souris.
89

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Du menu contextuel, slectionnez l'option Collage spcial.

De la liste, slectionnez l'option Validation.


Appuyez sur le bouton OK.
La validation est maintenant recopie plusieurs
cellules. Vous pouvez ensuite apporter des modifications
celles-ci si cela est ncessaire.

90

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

VI - Les Graphiques
Introduction
Un graphique sert faire ressortir clairement des
tendances, des proportions, des comparaisons d'une masse
de donnes.
Crer un graphique
Slectionner les donnes reprsenter
Avant de commencer crer un graphique, il faut
slectionner les donnes. Limage suivante vous montre un
exemple de donnes slectionnes qui nous permettra de
faire un graphique :

Tracer le graphique a laide de lassistant graphique


Une fois les donnes slectionnes, cliquez sur le
ou choisissez Graphique dans le menu
bouton suivant
Insertion. La cration dun graphique laide de lassistant
graphique se droule en 4 tapes. La bote de dialogue
suivante apparat:

91

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Dans la partie gauche de la bote de dialogue,


choisissez le type de graphique que vous voulez. Ici, jai
choisi Courbes car cest cette forme de graphique qui me
convient mais vous pouvez prendre un type de graphique
diffrent. Sur la partie droite est apparue diffrent type de
sous graphique, jai choisi le premier gauche mais comme
pour le type de graphique vous pouvez prendre un type de
sous graphique diffrent.

92

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Lorsque le type de graphique et le type de sous


graphique est choisi, cliquez sur le bouton suivant. La bote
de dialogue suivante apparat alors:

93

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

En cliquant sur le bouton suivant, une autre bote de


dialogue apparat :

Dans cette bote de dialogue, vous allez remplir


diffrents champs comme le titre du graphique, laxe des
abscisses, laxe des ordonnes. Vous pouvez cliquer sur les
diffrents onglets se situant en haut de la bote de dialogue.
Ce sont des options qui changent votre graphique. Une fois
les options remplies, cliquez sur le bouton suivant. Une
autre bote de dialogue apparat:

94

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Cette bote de dialogue, vous demande de choisir


lemplacement de votre graphique. Vous pouvez crer votre
graphique sur une nouvelle feuille ou sur la feuille o on a
pris les donnes. On choisi de crer les graphiques sur la
mme feuille que les donnes donc on ne change pas
loption, cliquez sur le bouton Terminer.
N.B. : Vous pouvez toujours revenir la bote de dialogue
prcdente en cliquant sur le bouton Prcdent .

On peut voir sur ce graphique que le titre du graphique


apparat en haut du graphique. Laxe des abscisses et des
ordonnes sont nomms et que chaque note des lves dans
chaque matire est reprsente par une courbe de couleur
diffrente.

95

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Modifier le graphique
Slectionner le graphique
Pour slectionner le graphique, cliquez sur le
graphique, les poignets apparaissent autour de celui-ci
comme le montre limage suivante :

Dplacer le graphique
Une fois le graphique slectionn, cliquez-glisser le
graphique jusqu' lendroit dsir.
Agrandir le graphique
Pour agrandir le graphique, il faut avoir les poignets
de slection. Pour cela, cliquez sur le graphique. Ensuite,
amenez la souris sur une des 4 poignets de slections situes
dans les coins. Votre souris se transforme en 2 petites
flches noires. Cliquez-glisser jusqu' ce que la taille du
graphique vous convient.
Remarque : Si vous prenez une des 4 poignets de
slections situes au milieu du graphique, vous allez
dformer votre graphique. Cest pour cela que je vous
conseille de prendre une des 4 poignets situs dans chaque
coin.

96

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Modifier un lment du graphique


Pour modifier un lment du graphique (changer la
couleur de la courbe, remplacer le titre du graphique),
double cliquez sur llment que vous voulez changer. Une
bote de dialogue apparat. Dans cette bote de dialogue,
vous trouverez tous les lments qui vous permettent de
changer llment slectionn.

Modifier le type de graphique


Pour modifier le type de graphique, il faut
slectionner le graphique en lui-mme. Pas le tour, puis faire
un clic droit sur le graphique. Le menu suivant apparat
alors:

97

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Dans ce menu, vous choisissez Type de


graphique , la bote de dialogue de la premire tape de
cration dun graphique apparat :

98

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Comme pour la premire tape de cration dun


graphique, vous allez choisir le type de graphique
Histogramme et le type de sous graphiques le premier
gauche.

Une fois les diffrents lments slectionns, il faut


cliquer sur le bouton OK et la forme de votre graphique va
changer comme le montre limage suivante :

99

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

V - Tableau crois dynamique


Introduction
Le tableau crois dynamique vous permet de composer
rapidement un tableau synthse provenant d'une masse de
donnes. Comme le nom l'indique, Excel gnre un tableau
qui permet d'avoir le sommaire d'une ou de plusieurs
variables la fois. De plus, ce tableau est dynamique. Cela
veut dire qu'il vous est possible d'ajouter, de retirer et de
modifier la prsentation du tableau.
Nous allons crer un tableau crois dynamique qui
ressort le total des salaires selon le sexe et le poste qu'occupe
le Fonctionnaire dans l'tablissement.
Avant de crer un tableau
Avant de commencer, il faut une base de donnes. Nous
allons utiliser la Base de donnes cre dans la leon Base de
donnes.

100

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Cration d'un tableau crois dynamique


Placez le pointeur sur n'importe quelle cellule entre
A1 et G16.
Du menu Donnes, slectionnez l'option Rapport de
tableau crois dynamique.

Excel vous demande o est situe la source des donnes


qui vont servir composer le tableau crois dynamique. Ces
donnes peuvent provenir de quatre sources diffrentes.
Liste ou base de donnes Microsoft Excel: Les donnes
proviennent d'une base de donnes Excel ou d'une srie de
cellules situe sur une feuille de calcul d'Excel
Source de donnes externes: Les donnes proviennent
d'autres logiciels tels qu'Access, dBASE, FoxPro ainsi que
plusieurs autres.
Plage de feuilles de calcul avec tiquette: Crer
Automatiquement un tableau aprs lui avoir dtermin la
plage de cellules utiliser. Il utilise le contenu de la premire
ligne et de la premire colonne pour dterminer le nom des
champs du tableau.
Autre tableau ou graphique crois dynamique: Vous permet
d'approfondir des analyses sur des tableaux et graphiques
dynamiques qui ont dj t conus.
101

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Excel vous demande ensuite quel type de rapport que


vous voulez: tableau ou graphique.
Pour les besoins de l'exemple, utilisez les mmes
options que sur le graphique ci-dessus (Base de donnes
Excel et tableau).
Appuyez sur le bouton Suivant.

Excel vous demande de confirmer l'endroit o sont


situes les donnes dont vous avez besoin pour le tableau
crois dynamique.
Assurez-vous que les cellules slectionnes soient
bien entre A1 et G16.
Appuyez sur le bouton Suivant.

Excel vous demande ensuite o vous voulez conserver


le tableau crois dynamique. Est-ce sur une nouvelle feuille
de calcul ou sur la mme qu'en ce moment?

102

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Pour les besoins de l'exemple, slectionnez l'option


Nouvelle feuille.
Vous pourriez appuyer sur le bouton Terminer et
commencer concevoir le tableau crois dynamique. Mais
auparavant, voyons les autres options offertes dans cette
fentre.
Appuyez sur le bouton Disposition.

Cette fentre vous permet de concevoir immdiatement


le tableau crois dynamique. Vous pouvez placer les champs
dont vous avez besoin dans quatre zones diffrentes : page,
ligne, colonne et donnes.
Donnes: Cette zone affiche les rsultats que vous voulez
voir pour un champ. Par dfaut, le tableau affiche la somme
des valeurs si celui-ci est compos de chiffres. S'il est
compos de texte, le tableau va afficher le nombre
d'enregistrements qui rpond au critre.
Il y a d'autres fonctions qui sont disponibles tel que la
moyenne, l'cart type et plusieurs autres.

103

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Colonne: Affiche chacune des valeurs d'un champ dans sa


propre colonne.
Ligne: Affiche chacune des valeurs d'un champ sur sa propre
ligne.
Page: Permets de filtrer les valeurs du tableau par rapport
aux valeurs d'un champ. Ceci permet de voir seulement les
enregistrements qui rpondent un certain critre.
Cette prsentation de l'option Disposition tait seulement pour vous dmontrer les lments qui composent un
tableau. La cration du tableau et la description de toutes les
options seront faits un peu plus loin dans cette leon.
Pour les besoins de la dmonstration, appuyez sur le
bouton Annuler.
Appuyez sur le bouton Options.

Cette fentre vous permet de personnaliser l'affichage de


l'information dans le tableau. Vous pouvez dcider d'activer
ou non les totaux pour chacune des lignes et des colonnes du
104

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

tableau. De plus, vous pouvez les changer tout moment


selon vos besoins.
Placer les champs
Excel a cr une nouvelle feuille de calcul avec la
"coquille" d'un tableau crois dynamique. Le dbut de la
feuille dmontre les quatre zones du tableau: page, ligne,
colonne et donnes.

Il y a aussi la barre d'outils pour le tableau crois


dynamique qui devrait apparatre ct de celui-ci. Voici ce
que vous devez faire pour afficher la barre d'outils si vous ne
la voyez pas.
Du menu Affichage, slectionnez l'option Barre
d'outils.
De la liste des barres d'outils disponibles,
slectionnez l'option Tableau crois dynamique.
Il est possible aussi que vous ne voyiez pas la liste des
champs qui compose la base de donnes. Pour l'afficher,
placez le pointeur n'importe o l'intrieur du tableau crois
dynamique.

105

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

De la liste de champs de tableau crois dynamique,


slectionnez le champ Salaire.
De la liste des zones du tableau, slectionnez la zone
de donnes.
Appuyez sur le bouton Ajouter .
OU
En gardant un doigt sur le bouton gauche de la
souris, dplacez le champ dans la zone de donnes.
Relchez le bouton de la souris ds que le carr pour
le champ Salaire est par-dessus la zone de donnes.

Le tableau indique maintenant que le total de tous les


salaires de l'tablissement est de 461 205 DA. La prochaine
tape consiste rpartir ce montant par occupation dans
l'tablissement.
De la barre d'outils Tableau crois dynamique,
slectionnez le champ Titre.
De la liste des zones du tableau, slectionnez la zone
de colonnes.
Appuyez sur le bouton Ajouter .
106

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

OU
En gardant un doigt sur le bouton gauche de la
souris, dplacez le champ dans la zone de colonnes.
Relchez le bouton de la souris ds que le carr pour
le champ Titre est par-dessus la zone de colonnes.

Le tableau affiche maintenant le total des salaires par


occupation (titre: ADJ EDUC, ANS ...) toujours avec le total
de 461 205 DA. Le tableau affiche chacune des valeurs du
champ Titre avec le total des salaires pour celui-ci. L'tape
suivante consiste rpartir le total des salaires par titre et par
sexe.
De la barre d'outils Tableau crois dynamique,
slectionnez le champ Sexe.
En gardant un doigt sur le bouton gauche de la
souris, dplacez le champ dans la zone de colonnes.
Relchez le bouton de la souris ds que le carr pour
le champ Titre est par-dessus la zone de colonnes.

Le champ Sexe va tre automatiquement plac devant le


champ Titre. cause de la longueur du tableau, seulement
une partie est affiche l'image ci-dessus. Il est possible
aussi de changer l'ordre de prsentation des champs. La
prochaine opration consiste donner la priorit au champ
Titre par-dessus Sexe.
107

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Placez le pointeur par-dessus le champ Titre de la


zone des colonnes du tableau crois dynamique.
En gardant un doigt sur le bouton gauche de la
souris, dplacez le champ Titre devant le champ Sexe.
Une fois devant le champ Sexe, relchez le bouton de
la souris.
Voici les mmes informations que le tableau prcdent
mais affich de manire diffrente. Les totaux des salaires
pour les Adjointes D'Educations de l'tablissement sont
toujours de 40 600 DA tandis que les Adjoints d'Education
ont 43785 DA. Cependant, les informations sont maintenant
regroupes par occupation et ensuite par le sexe. La
prochaine opration va afficher les informations d'une
manire un peu plus simple comprendre.
Placez le pointeur par-dessus le champ Titre de la
zone des colonnes du tableau crois dynamique.
En gardant un doigt sur le bouton gauche de la
souris, dplacez le champ Titre dans la zone des lignes
du tableau crois dynamique (par-dessus Somme de la
ligne).
Une fois le champ est dans la zone des lignes,
relchez le bouton de la souris.

108

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Bien qu'il s'agisse des mmes montants que les deux


tableaux prcdents, les rsultats sont plus clairs.
Voir les donnes
Excel vous permet de voir les enregistrements qui
composent les rsultats du tableau. La prochaine partie
consiste voir quels sont les enregistrements du total des
ADJ EDUC (84 385 DA).
Placez le pointeur sur la cellule contenant le total des
ADJ EDUC (84385 DA).
Faites un double clic sur la cellule.

Une nouvelle feuille de calcul va tre cre avec les


enregistrements qui correspondent au total des ADJ EDUC.
Vous pouvez refaire la mme chose pour toutes les cellules
du tableau crois dynamique.
Filtrer sur les champs
La prochaine opration est pour vous permettre de
filtrer les valeurs dont vous avez besoin. Elle consiste
dterminer le total des salaires mais seulement pour les
femmes. Le tableau crois dynamique vous permet de
masquer ou de cacher les valeurs dont vous n'avez pas
besoin. Dans ce cas, il faut cacher les hommes.
la droite du champ Sexe, cliquez sur le bouton
avec un triangle pointant vers le bas. Pour l'exemple, il y
a seulement deux valeurs possibles: F ou M.

109

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Le tableau crois dynamique vous affiche une liste de


valeurs qui sont dans les enregistrements.
Dslectionnez la case M parmi les valeurs possibles.
Appuyez sur le bouton OK.

Ce nouveau tableau affiche le total des salaires pour


toutes les femmes de l'tablissement remarquez que la valeur
M n'est pas affiche au tableau.
Ractivez la slection M pour le champ Sexe.
Mais il y a une autre faon de filtrer les informations.
C'est en plaant un champ dans la zone de pages.
De la liste de champs de tableau crois dynamique,
slectionnez le champ Catgorie.
De la liste des zones du tableau, slectionnez la zone
de pages.
Appuyez sur le bouton Ajouter .

110

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

OU
En gardant un doigt sur le bouton gauche de la
souris, dplacez le champ Catgorie dans la zone de
pages du tableau crois dynamique.
Une fois le champ est dans la zone de pages, relchez
le bouton de la souris.
Puisque le champ catgorie est la zone de pages, il vous
est possible de filtrer toutes les informations du tableau. La
prochaine tape consiste montrer les valeurs des
fonctionnaires qui sont de la catgorie 13.
Cliquez sur le bouton avec un triangle pointant vers
le bas la droite du champ Catgorie.

De la liste des valeurs possibles, slectionnez la


valeur 13.
Appuyez sur le bouton OK.

111

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Voici le tableau du total des salaires pour tous les


fonctionnaires qui sont dans la catgorie 13. Ceci dmontre
qu'il est possible de filtrer les enregistrements qui composent
le tableau crois dynamique sur les champs qui le
composent; qu'il soit plac dans la zone de ligne, la zone de
colonnes ou la zone de pages.
Replacez le filtre pour le champ catgorie Tous.
Les options de la barre d'outils
La barre d'outils tableau crois dynamique offre d'autres
options pour changer la prsentation de l'information. Cette
prochaine partie vous dcrit ces options et leur
fonctionnement. Vous avez ci-dessous une image compose
de toutes les options du tableau crois dynamique.

112

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Option Mettre en forme le rapport


Vous avez cr un tableau crois dynamique avec les
champs et les critres dont vous avez besoin. Cette option
vous permet d'amliorer la prsentation de votre tableau.
Appuyez sur le bouton .

113

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Il est possible de changer la prsentation du tableau en


slectionnant l'un des formats prdtermins. Vous
pouvez changer d'avis en tout temps et prendre un
format qui rpond mieux vos besoins.
Pour les besoins de l'exemple, ne changez pas la
prsentation. Appuyez sur le bouton Annuler.
Option graphique croise dynamique
Il y a des situations o il est prfrable de reprsenter
une masse de donnes sous forme de graphique. Il est
avantageux d'utiliser un graphique pour:
- Pour simplifier l'analyse d'une masse de donnes.
- Pour ressortir rapidement les tendances des sries de
donnes.
- Pour pouvoir comparer les donnes.
- Pour ressortir des proportions.
Appuyez sur le bouton une premire fois.

114

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Excel va automatiquement gnrer un graphique de type


histogramme. Ce graphique reprsente le total des salaires
selon l'occupation et le sexe des employs de l'tablissement.
Vous pouvez changer la prsentation de ce graphique comme
vous le feriez pour n'importe quel autre graphique. En plus,
puisque c'est un graphique dynamique, il est possible de
changer la prsentation des donnes selon les champs qui ont
t choisis.
Appuyez sur le bouton une seconde fois.
Ceci active l'assistant pour gnrer des graphiques. Il
passe travers les mmes tapes que lors de la cration d'un
graphique avec des donnes de votre feuille de calcul .Voir la
leon prcdente pour la cration d'un graphique.
Appuyez sur le bouton Terminer.
Option assistant tableau crois dynamique
Cette option permet de changer la disposition des
champs dans le tableau crois dynamique. Cette partie du
texte va dmontrer qu'il est possible de changer la
prsentation en ajoutant les champs Nom et Prnom la zone
des lignes. Ceci est aussi ncessaire pour pouvoir vous
dmontrer le fonctionnement de la prochaine option.
Assurez-vous de placer le pointeur l'intrieur du
tableau crois dynamique.

115

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

De la barre d'outils du tableau crois dynamique,


slectionnez l'option Assistant tableau crois
dynamique.

L'assistant va recommencer les tapes pour crer un


tableau ou graphique dynamique si le pointeur tait
l'extrieur du tableau. Sinon, il va afficher immdiatement la
troisime tape qui consiste changer les options du tableau
et de son emplacement dans le classeur.
Appuyez sur le bouton Disposition.
Dplacez le champ Nom en dessous du champ Titre
de la zone des lignes.
116

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Dplacez le champ Prnom en dessous du champ


Nom de la zone des lignes.
Le rsultat devrait ressembler ceci.

Appuyez sur le bouton OK.


Appuyez sur le bouton Terminer.
Voici une partie du nouveau tableau qui affiche
maintenant dans la zone des lignes les champs Titre, Nom et
Prnom.

117

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Option Actualiser les donnes


Cette option vous permet de remettre jour les donnes
du tableau crois dynamique aprs avoir fait une mise jour
dans la base de donnes.
Placez le pointeur dans la feuille de calcul avec la
base de donnes.
Placez le pointeur dans la cellule F16 (salaire de Kaci
amine).
Changer le salaire de 49 000DA 53 200 DA.
Retourner la feuille de calcul ayant le tableau crois
dynamique.
Appuyez sur le bouton .

La somme partielle pour les PES ainsi que le total des


salaires devrait avoir chang 240 660 DA et 465 405DA
respectivement.

118

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Options Masquer et afficher les dtails


Il est possible d'avoir dans une zone plusieurs champs
pour mieux dcrire les valeurs. Ces options permettent
d'afficher ou de masquer les valeurs des champs qui sont la
droite du champ slectionn. Si vous ne l'avez pas fait,
ajoutez les champs Nom et Prnom la zone des lignes.

Placez le pointeur sur le champ Nom.


Appuyez sur le bouton .
Bien que le champ Prnom reste visible, les valeurs sont
masques. Elles ne sont pas affiches.

Cette option cache les valeurs des champs qui sont la


droite de cette dernire.
119

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Appuyez sur le bouton .


Les valeurs du champ Prnom vont rapparatre.
Placez le pointeur sur le champ Prnom.
Appuyez sur le bouton .

Excel va vous afficher la liste des champs qui ne sont


pas dj dans cette zone. Pour pouvoir afficher les valeurs, il
doit premirement avoir un champ sa droite. C'est une autre
faon d'ajouter un champ une zone.
Appuyez sur le bouton Annuler.
Pour les besoins de la prochaine tape, cachez le
contenu du champ Prnom.
Appuyez sur le champ Prnom situ dans la zone des
lignes.
Appuyez sur le bouton .
Ajouter un champ la zone des donnes
Il est possible d'ajouter plusieurs champs dans la
mme zone. Cette partie va ajouter un mme champ
dans la mme zone. Cependant, ils ne vont pas afficher
la mme chose. Le premier va afficher le nombre de
personnes dans cette catgorie et le second va montrer le
total des salaires.
120

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

De la liste des champs de tableau crois dynamique,


slectionnez le champ Salaire.
En gardant un doigt sur le bouton gauche de la
souris, dplacez le champ dans la zone de donnes.
Relchez le bouton de la souris ds que le carr pour
le champ Salaire est par-dessus la zone de donnes.

Changer les paramtres des champs


Dans le tableau prcdent, il y a prsentement deux fois
le total des salaires dans la zone des donnes. La prochaine
partie consiste changer les proprits, les caractristiques,
ou les paramtres comme l'indique Excel, d'un champ pour
ressortir le potentiel du tableau crois dynamique.
Cliquez sur l'une des cases ayant le texte Somme
SALAIRE.

Appuyez sur le bouton

121

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Changez le nom du champ de Somme SALAIRE


Nombre.
Changez l'option de synthse Nombre.
Appuyez sur le bouton OK.

Ce champ affiche maintenant le nombre de personnes


dans cette catgorie au lieu du total du salaire. Il vous est
possible de changer tout moment l'option de synthse
l'une parmi la liste suivante:
Somme: Affiche la somme de toutes les valeurs de ce champ.
Nbval: Affiche le nombre d'enregistrements dans cette
catgorie.
Moyenne: Affiche la moyenne de toutes les valeurs de ce
champ.
122

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Max: Affiche la plus grande valeur du champ.


Min: Affiche la plus petite valeur du champ.
Produit: Affiche la multiplication de toutes les valeurs du
champ.
Nb: Affiche le nombre d'enregistrements dans cette
catgorie.
Ecartype: Affiche l'cart type du champ.
Ecartypep: Affiche l'cart type d'une population.
Var: Affiche la variance du champ.
Varp: Affiche la variance d'une population.
La fentre des paramtres du champ vous offre aussi
dautres options telles que dmontres dans la prochaine
partie.
Cliquez sur l'une des cases Somme SALAIRE2.
Appuyez sur le bouton .

Changez le nom du champ de Somme SALAIRE2


Salaires.
Appuyez sur Nombre.

123

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

L'option nombre vous permet de changer la prsentation


des valeurs du champ. C'est la mme chose que les options
Format, Cellule et Nombre pour une cellule du classeur. Mais
ceci affecte un champ au lieu d'une cellule.
Parmi la liste des catgories, slectionnez le champ
Pourcentage.
Appuyez sur le bouton OK.
Appuyez sur Options.

124

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Un autre lment puissant des paramtres des champs


est qu'il vous est possible d'afficher les valeurs par rapport
autre chose. Dans ce cas, nous allons demander d'afficher la
valeur de champ par rapport au total des salaires.
Parmi les modes d'affichages, slectionnez % du
total.
Appuyez sur le bouton OK.

125

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Le tableau change de nouveau de forme pour montrer le


nombre de personnes, par sexe, ainsi que leur pourcentage de
salaire par rapport la somme globale des salaires.
Grouper les valeurs
Ceci vous permet de regrouper des valeurs d'un champ.
Par exemple, on peut regrouper le personnel administratif
(ADJ EDUC et ANS) du personnel enseignant (PES et PEF).
La prochaine partie consiste justement crer ces deux
groupes.
De la zone des lignes cliquez dans la case o il est
crit ADJ EDUC.
En gardant un doigt sur la touche CTRL, cliquez sur
la case o il est crit ANS.
La touche CTRL vous permet de slectionner plusieurs
valeurs pour ensuite tre capable de les regrouper.
Appuyez sur le bouton droit de la souris.

Ce menu contextuel vous montre plusieurs des options


que vous avez vues auparavant. Il est par moments plus facile
d'utiliser le bouton droit de la souris que d'avoir
126

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

constamment retourner la barre d'outils Tableau crois


dynamique. Il faut cependant matriser ces options avant de
pouvoir les utiliser dans ce menu. Il y a cependant une option
qui n'est pas ailleurs; celle de regrouper les valeurs d'un
champ.
Du menu contextuel, slectionnez les options
Grouper et afficher le dtail et Grouper.
Vous remarquerez qu'un nouveau champ s'est ajout la
zone des lignes: Titre2.

Regroupez ensuite les valeurs PES et PEF ensemble.


De la zone des lignes cliquez dans la case o il est
crit PES
En gardant un doigt sur la touche CTRL, cliquez sur
la case o il est crit PEF.
Appuyez sur le bouton droit de la souris.
Du menu contextuel, slectionnez les options
Grouper et afficher le dtail et Grouper.
Il y a maintenant deux regroupements: groupe1 et
groupe2. La prochaine partie consiste amliorer un peu la

127

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

prsentation de ces groupes en changeant les noms du champ


et des valeurs.
Changer le nom d'une cellule
Placez le pointeur dans la cellule Groupe1.
Cliquez dans la zone des formules.
Changez le nom Personnel Administratif.
OU
Appuyez sur la touche F2.
Changez le nom Administratif.
Placez le pointeur dans la cellule Groupe2.
Cliquez dans la zone des formules.
Changez le nom Enseignant.
OU
Appuyez sur la touche F2.
Changez le nom Enseignant.
Il reste qu' changer le nom du champ Titre2
Regroupement.
Placez le pointeur sur le champ Titre2.
Appuyez sur le bouton .
Changez le nom du champ de Titre2 Regroupement.
Nous avons besoin d'une synthse qui n'inclut pas les
champs Titre, Nom et Prnom. On pourrait retirer les champs
inutiles. Mais nous allons simplement les masquer pour
l'instant.
Placez le pointeur sur la cellule ayant le texte
Administratif.
Appuyez sur le bouton .
Placez le pointeur sur la cellule ayant le texte
Enseignant.
Appuyez sur le bouton .

128

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Voici un tableau intressant ayant plusieurs donnes


reprsentes de diffrentes manires. Il affiche le nombre du
personnel Administratif et du personnel enseignant qui
travaille dans l'tablissement et la proportion de la masse
salariale qu'il reprsente.
Cration d'un champ calcul
Le tableau crois dynamique vous permet en plus
d'ajouter des champs calculs. Ceci vous permet de ressortir
de l'information partir des donnes du tableau. Par
exemple, on voudrait
savoir combien revient la
contribution de l'tablissement la caisse de scurit sociale.
Cette contribution est gale 25 % des salaires des
employs. La prochaine partie consiste ajouter un champ
calcul qui calcule ce montant selon les salaires des
employs.

129

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Placez le pointeur sur le tableau crois dynamique.


De la barre d'outils pour le tableau crois dynamique,
slectionnez les options Formules et Champ calcul.

130

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Dans la case Nom, crivez Cotisation pp.


De la liste des champs, cliquez sur SALAIRE.
Appuyez sur le bouton Insrer un champ.
Cliquez dans la case Formule.
Placez le pointeur aprs =SALAIRE.
Ajoutez la formule (multiplier par 0.25)*0,25.
Appuyez sur le bouton OK.

On connat maintenant quel est la contribution la


CNASAT par catgorie et global.
Disposition des champs
Le dernier tableau donne les informations voulues pour
les cotisations de la part patronale la CNASAT. Cependant,
il est possible d'amliorer la disposition des champs. En clair,
faire un petit nettoyage avant de remettre le rapport. La
prochaine partie consiste placer les donnes des cotisations
justes aprs le nombre de personnes par regroupement et de
retirer de la zone des lignes les champs Titre, Nom et
Prnom.

131

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Placez le pointeur sur le tableau.


De la barre d'outils du tableau crois dynamique,
slectionnez l'option Assistant tableau crois
dynamique.
Appuyez sur le bouton Disposition.
Pour changer l'ordre des donnes.
Placez le pointeur sur le champ calcul Somme
Cotisations de la zone des donnes.
En gardant un doigt sur le bouton gauche de la
souris, dplacez le champ entre Nombre et Salaires.
Une fois que le pointeur est entre les deux, relchez
le bouton de la souris.
Pour retirer des champs du tableau.
Placez le pointeur sur le champ Titre de la zone des
lignes.
En gardant un doigt sur le bouton gauche de la
souris, dplacez le champ l'extrieur des zones du
tableau.
Une fois que le pointeur est sorti du tableau, relchez
le bouton de la souris.
Rptez ces dernires oprations pour les champs
Nom et Prnom.
Appuyez sur le bouton OK.
Appuyez sur le bouton Terminer.
132

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Comme vous avez pu le comprendre aprs cette page,


le tableau crois dynamique offre une multitude d'options
pour reprsenter une masse de donnes. Vous pouvez
maintenant profiter de cette option pour vos propres besoins.

133

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

VI - Cration d'un tableau


Introduction
Vous devrez, partir des donnes initiales, concevoir
un tableau qui va vous aider valuer les tendances pour un
trimestre. Pour faciliter l'apprentissage, il y a seulement une
variable : le taux de croissance mensuel qui est initialement
valu 25 %.

Entrez le texte et les chiffres du tableau prcdent


dans les cellules d'une feuille de calcul Microsoft Office
Excel 2003.
Pour l'instant, ne vous proccupez pas de la prsentation
du classeur. Ne placez pas les signes de Dinars (DA), ou
mettre en gras ou toute autre option de prsentation. Cela
viendra lorsque le tableau sera ralis.

134

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Insrer une ligne


On a oubli les salaires! Mme avec la meilleure
planification, il est toujours possible d'oublier quelque chose.
Il y aura certainement des rvisions apporter ainsi que des
ajouts. La prochaine partie montre comment insrer des
lignes ou des colonnes pour ajouter de l'information
supplmentaire.
Placez le pointeur sur la case grise ayant le chiffre 11.

Toute la ligne sera slectionne. Il est possible


d'accomplir des oprations sur plusieurs lignes ou colonnes
en mme temps. Il suffit de choisir les cases avec les chiffres
ou les lettres requis.
En gardant le pointeur par-dessus la case ayant le
numro 11, appuyez sur le bouton droit de la souris.
De la liste des options disponibles du menu
contextuel, slectionnez l'option Insrer.
OU
Cliquez sur la case grise ayant le numro 11 sur la
bordure de gauche.
Du menu Insertion, slectionnez l'option Lignes.
Placez le pointeur sur la cellule A11 et crivez:
Salaires.
Placez le pointeur sur la cellule B11 et crivez:
15000.
La mme chose est possible avec les colonnes. Il est
aussi possible d'ajouter plusieurs lignes ou colonne en mme
temps. Il suffit de slectionner autant de lignes ou de
colonnes dont vous avez besoin, l'endroit o vous voulez
les insrer, et de choisir l'option Insertion.

135

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

La somme automatique
Depuis longtemps, Excel facilite l'addition de chiffres
dans des colonnes et ou dans des lignes grce l'option de
somme automatique. Auparavant, il fallait crire une formule
commenant par =somme (suivi de l'tendu dsir (B3:B5)
suivi de).
Placez le pointeur sur la cellule B7.
.
Appuyez sur le bouton
-Assurez-vous d'avoir la bonne tendue
(=somme (B3:B6)). L'option de somme automatique ses
limites. Elle va s'arrter lorsque la prochaine cellule est vide.
L'option ne vous donnera pas la bonne tendue si vous avez
oubli d'inscrire un chiffre. Assurez-vous de toujours avoir
l'tendue que vous voulez.
Pour cet exercice, si vous voulez la somme des cellules
de B3 B6 mais vous avez oubli d'inscrire un chiffre dans
la cellule B4. Dans ce cas, l'option de somme automatique va
seulement vous donner l'tendue =somme (B5:B6). Cela ne
vous donnera pas l'tendue dsire. C'est pour cette raison
qu'il faut toujours vrifier si la formule est correcte.
Appuyez sur la touche Entre.
Mme chose pour la somme des charges.
Placez le pointeur sur la cellule B15.
Appuyez sur le bouton
.
Excel devrait afficher dans la barre des formules la
formule suivante: =somme (B10:B14).
Appuyez sur la touche Entre.
Les formules simples
La prochaine partie de l'exercice consiste crer les
formules qui vont servir calculer automatiquement
certaines valeurs dont l'utilisateur a besoin. chaque
occasion que vous avez, utilisez des formules pour
136

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

automatiser les calculs du tableau. Cela vous facilite la tche


et rduit grandement la possibilit d'erreurs. Les valeurs
calculer sont le profit brut, l'imposition fiscale, le profit net et
le profit cumulatif. Avant de continuer, vous pouvez essayer
par vous-mme de crer les formules ncessaires. Vous
pourrez ensuite les vrifier avec le texte qui suit.
Pour calculer le profit brut, il faut premirement savoir
le total des charges et des revenus. Ces montants sont dj
calculs et se retrouvent respectivement dans les cellules B7
et B15. Il suffit de crer une formule qui fait la soustraction
entre les totaux des revenus et des charges.
Placez le pointeur sur la cellule B16.
crivez la formule suivante: =B7-B15.
Il y a aussi une autre manire d'crire cette formule en
utilisant les curseurs du clavier.
Placez le pointeur dans la cellule B16.
crivez =.
En utilisant les curseurs ou la souris, dplacez le
pointeur sur la cellule B7.
crivez -.
En utilisant les curseurs ou la souris, dplacez le
pointeur sur la cellule B15.
Appuyez sur la touche Entre.
Mme si on voudrait s'en passer, il faut payer des
impts. Pour l'exemple, le taux d'imposition de l'entreprise
est de 30% du profit brut. Il faut calculer combien on doit au
gouvernement.
Placez le pointeur sur la cellule B17.
crivez la formule suivante: = B16 * 0,30.
OU
crivez =B16 * 30%.
Il y a deux manires d'crire cette formule. Les deux
donnent le mme rsultat. C'est vous de choisir celle qui
137

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

vous intresse le plus. Il reste encore calculer le profit net


d'impt.
Placez le pointeur sur la cellule B18.
crivez la formule suivante: =B16-B17.
La poigne de recopie
Vous connaissez probablement les options pour couper,
copier et coller avec Windows. Excel vous offre une autre
faon de copier des cellules ou de gnrer une liste de
chiffres et du texte. Il s'agit de la poigne de recopie.
Placez le pointeur sur la cellule B1.
Vous allez remarquer qu'il y a un petit carr au coin
infrieur de la cellule active. C'est la poigne de recopie.
Placez le pointeur sur la poigne de recopie au coin
de la cellule B1.
Le pointeur va changer de forme. Il va devenir un +
mince et noir.
En gardant un doigt sur le bouton gauche de la
souris, dplacez la poigne de recopie jusqu' la cellule
D1.

Vous allez remarquer que le texte fvrier et mars


s'est automatiquement copi dans les cellules C1 et D1
respectivement. Les listes personnalises permettent
d'acclrer l'criture des listes prpares. Excel dtient dj
dans sa liste personnalise. Il y a dj la liste des mois et des
jours. Pour pouvoir ajouter vos propres listes personnalises:
Du menu Outils, slectionnez l'option Options.
Slectionnez l'onglet Liste pers.

138

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Vous pouvez partir de cette fentre ajouter une liste,


importer partir de cellules de votre classeur ou supprimer
ceux dont vous n'avez plus besoin.
Pour le moment, appuyez sur le bouton Annuler.
Position relative et absolue.
L'un des aspects les plus importants lors de la cration
d'un tableau est la possibilit de rutiliser des formules en les
recopiant. Cependant, il y a certaines formules dont il faut
fixer ou geler une position, une colonne, une range
ou les deux pour la position d'une cellule pour pouvoir
efficacement rutiliser une formule.
En recopiant la formule, la position relative change elle
aussi. Quand on recopie une formule dans une cellule de
gauche ou de droite, la position pour la colonne change.
Quand on recopie une formule dans une autre au-dessus ou
en dessous, la position de la ligne change.

139

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

On peut utiliser le signe Dollar $ pour figer ou


geler une colonne ou une ligne dans une formule. Quand
la formule sera recopie, les parties geles ne changeront pas.
A1: Ni la colonne, ni la ligne sont geles. Elles changeront
avec la position de la formule.
$A1: La colonne est gele mais pas la ligne.
A$1: La ligne est gele mais pas la colonne.
$A$1: La ligne et la colonne sont geles.
Placez le pointeur sur la cellule B21.
Cette cellule va contenir le taux de croissance qui sera
utilis pour dterminer la croissance, ou diminution, des
produits et des charges pour les mois de fvrier et de mars.
En fait, le tableau va calculer l'augmentation des profits de
l'entreprise pour fvrier et mars selon ce taux de croissance.
Entrez dans la cellule B21: 25%.
Placez le pointeur sur la cellule C3.
La formule qui sera crite dans cette cellule est trs
importante parce qu'elle sera ensuite recopie pour tous les
produits et toutes les charges des mois de fvrier et de mars.
Il s'agit de prendre la valeur du mois prcdent et de
l'augmenter avec le taux de croissance de la cellule B21.
Mais attention! Lorsqu'on recopie une formule avec une
variable ou une constante, la valeur de celle-ci ne doit jamais
tre dans la formule. Il est prfrable de mettre cette valeur
dans une autre cellule et d'y faire rfrence dans la formule.
Ceci est beaucoup plus facile grer si vous devez changer
cette valeur.
Comme vous le remarquerez-vous mme la fin de
l'exercice, il est beaucoup plus facile et efficient de modifier
le contenu d'une seule cellule que de plusieurs. Aussi, votre
tableau n'est plus valide si jamais vous oubliez de changer
une seule formule.
140

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

crivez la formule suivante dans la cellule C3:


=B3+B3*$B$21.
OU
crivez la formule suivante dans la cellule C3:
=B3*(1+$B$21).
Ces deux formules vont toujours donner le mme
rsultat. Il suffit de choisir celle que vous prfrez.
Mais pourquoi faut-il mettre $B$21? La formule
prcdente consiste prendre la valeur du mois prcdent,
B3 dans ce cas, et de l'augmenter du taux de croissance qui
se retrouve dans la cellule B21. Il faut comprendre que vous
allez recopier cette formule horizontalement et verticalement
pour qu'elle soit identique pour tous les mois et pour tous les
produits et les charges.
Copier une formule
Il faut maintenant recopier la formule de la cellule C3
aux cellules de tous les produits et les charges des mois de
fvrier et de mars. N'hsitez pas ressayer si vous avez des
difficults. Tout le monde des problmes copier et coller
les premires fois. L'opration et toujours la mme:
- Choisir ce que vous voulez copier.
- Slectionnez l'option Copier.
- Choisir la zone sur laquelle vous voulez recoller.
- Slectionnez l'option Coller.
Placez le pointeur sur la cellule C3.
Du menu Edition, slectionnez l'option Copier.
OU
Appuyez sur le bouton .
OU
Appuyez sur le bouton droit de la souris
Du menu contextuel, slectionnez l'option Copier.
Vous allez remarquer que la cellule C3 est encadre par
des lignes qui bougent. C'est normal. C'est la manire d'Excel
141

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

de vous avertir que c'est la cellule qui sera recopie. Cet


encadrement va disparatre lorsque vous ferez une opration
autre que de coller la cellule slectionne. Vous pouvez
coller aussi souvent que vous en avez besoin. Pour cette
partie de l'exercice, vous aurez besoin de coller au moins
deux fois; pour tous les revenus et toutes les charges de
l'entreprise.
Faites un bloc avec les cellules C3 D5.
Du menu Edition, slectionnez l'option Coller.
OU
Appuyez sur le bouton .
OU
Appuyez sur le bouton droit de la souris.
Du menu contextuel, slectionnez l'option Coller.
Si l'option Coller n'est pas disponible, placez le pointeur
sur la cellule C3 et reprenez l'option copier. Vous pourrez
ensuite coller la formule sur les cellules C3 D5 et plusieurs
autres.
Ces dernires oprations ont recopi la formule aux
cellules pour les produits. Il faut encore recopier la mme
formule pour toutes les charges. Afin de ne pas alourdir le
texte, une seule des trois options de copier et de coller sera
inscrite. Vous pouvez utiliser la technique de votre choix,
partir du menu, en utilisant un bouton de la barre d'outils ou
du menu contextuel, en tout temps selon votre prfrence.
Faites un bloc avec les cellules C10 D13.
Du menu Edition, slectionnez l'option Coller.
Il faut aussi recopier la formule pour les totaux des
revenus aux cellules C7 et D7.
Placez le pointeur sur la cellule B7.
Du menu Edition, slectionnez l'option Copier.
La formule est copie. Il ne reste qu' la coller.
Faites un bloc avec les cellules C7 D7.
Du menu Edition, slectionnez l'option Coller.
142

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Copier plusieurs formules


Vous avez copi le contenu d'une seule cellule dans
plusieurs. Maintenant, vous allez copier le contenu de
plusieurs cellules dans les ranges C et D pour les mois de
fvrier et mars.
Faites un bloc avec les cellules B15 B19.
Du menu Edition, slectionnez l'option Copier.
Faites un bloc avec les cellules C15 D19.
Du menu Edition, slectionnez l'option Coller.
Il reste seulement deux formules ajouter : le profit
cumulatif pour le premier mois et une seconde pour les mois
suivants.
Placez le pointeur sur la cellule B19.
crivez dans celle-ci la formule suivante: =B18.
Appuyez sur la touche Entre.
Cette formule doit dmontrer les profits jusqu' prsent
pour l'anne. Puisqu'il s'agit du premier mois, le montant sera
le mme que le profit net. Et maintenant, pour la seconde
formule!
Placez le pointeur sur la cellule C19.
crivez la formule suivante: =B19 + C18.
Appuyez sur la touche Entre.
Cette dernire formule l'avantage d'tre facilement
recopiable pour les prochains mois. Elle prend le profit
cumulatif des mois prcdents et ajoute les profits nets du
mois actuel. Il est donc facile de recopier cette formule pour
les prochains mois et de toujours avoir le bon rsultat.

143

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Un tableau fonctionnel
Le tableau devrait ressembler ceci:

Du menu Outils, slectionnez l'option Options.


Slectionnez l'onglet Affichage.

144

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Activez l'option Formules.


Appuyez sur le bouton OK.
L'affichage de la feuille de calcul va maintenant vous
afficher les formules au lieu des rsultats de celles-ci.

Vrifiez les formules de l'image prcdente avec


celles de votre tableau.
Apportez les corrections si ncessaires.
Pour retourner un affichage normal:
145

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Du menu Outils, slectionnez l'option Options.


Slectionnez l'onglet Affichage.
Dsactivez l'option Formule.
Appuyez sur le bouton OK.
Aprs avoir termin le tableau, on vous informe de la
bonne nouvelle. "Vous avez russi dnicher un gros contrat
de votre plus gros client". Le taux de croissance va passer de
25% 50%. Voyons le rsultat.
Placez le pointeur sur la cellule B21.
Changer la valeur 50% ou 0,5.
Normalement, tout le tableau devrait s'tre ajust aux
valeurs suivantes:

Tout s'est ajust en changeant une seule valeur!


Imaginez le potentiel avec des formules ayant plusieurs
variables. Par exemple, il pourrait avoir une variable pour
146

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

contrler le taux de croissance de chacun des produits de


l'entreprise ou chacun des mois, ou ...
C'est aussi pour cette raison qu'il ne faut jamais mettre
une constante ou une variable dans une formule. Celle-ci
peut changer et vous devriez changer toutes les formules.
C'est aussi pour cette raison que vous devez absolument
matriser les notions de position relative et absolue.
La prsentation
Bien que le tableau fonctionne correctement, il reste
encore beaucoup de travail point de vue prsentation. La
prochaine partie consiste ajouter le nom de la compagnie et
d'amliorer la prsentation du tableau.
Insrer une ligne
Il est aussi possible d'insrer des lignes ou des colonnes
pour ajouter de l'information ou pour amliorer la
prsentation du tableur. Le prochain exercice consiste
ajouter une ligne, ensuite une seconde, pour vous dmontrer
le fonctionnement de cette option.
Placez le pointeur sur la case grise la gauche ayant
le chiffre 1.

Du menu Insrer, slectionnez l'option Ligne.


Une nouvelle ligne va s'insrer. Toutes les lignes en
dessous vont se dplacer vers le bas et les formules vont
s'ajuster automatiquement.
Ajoutez une seconde ligne en suivant les mmes
tapes.
Il est possible d'ajouter plusieurs lignes ou colonnes que
vous ayez besoin l'endroit qu'elles vous seront utiles. Il
suffit de choisir les lignes ou les colonnes dont vous avez
besoin, l'endroit requis et de choisir l'option Insrer.
147

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Les lignes que vous venez d'insrer vont servir ajouter


le nom de la socit et de donner un peu d'espace entre le
titre et les chiffres.
Placez le pointeur dans la cellule A1.
crivez le texte suivant: SARL XYZ.
Appuyez sur la touche Entre.
Il est possible de centrer le texte sur plusieurs lignes.
Avec Excel, il s'agit de fusionner des cellules et de centrer. Il
y a un bouton pour cela.
Faites un bloc avec les cellules de A1 D1.
Appuyez sur le bouton .
Le nom de la socit est maintenant parfaitement centr
sur plusieurs colonnes. Il est aussi possible de fusionner des
cellules sur plusieurs lignes ou colonnes ou les deux en
mme temps. Vous pouvez utiliser le bouton
sur la barre
d'outils Format. Vous pouvez aussi utiliser les options
Format, Cellule, Onglet Alignement et Fusionner. Vous
pouvez aussi faire l'inverse pour annuler la fusion de cellules.

148

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

La prochaine partie consiste changer la taille de la


police de caractres.
Placez le pointeur sur la nouvelle cellule A1.
De la liste de taille des polices de caractres,
slectionnez 20.
OU
Du menu Format, slectionnez l'option Cellule.
Slectionnez l'onglet Police.
Changez la taille de la police 20.
OU
Appuyez sur le bouton droit de la souris.
Du menu contextuel, slectionnez l'option Format de
cellule.
Slectionnez l'onglet Police.
Changez la taille de la police 20.

149

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Il faut maintenant mettre le titre en gras.


Placez le pointeur sur la cellule A1.
Appuyez sur le bouton .
Vous pouvez aussi utiliser le menu Format ou le menu
contextuel pour changer la prsentation.
Pour terminer avec le titre, il faut changer la couleur du
texte au bleu.
Placez le pointeur sur la cellule A1.
De la barre d'outils, slectionnez l'option pour
changer la couleur du texte.

OU
Du menu Format, slectionnez l'option Cellule.
Slectionnez l'onglet Police.

150

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Changez la couleur au bleu.


Encore une fois, il y a plusieurs manires d'accomplir la
tche pour atteindre le mme rsultat. Le menu contextuel est
une troisime manire. Excel vous permet aussi de changer la
couleur d'un caractre la fois. Il faut :
- Editer le contenu de la cellule en utilisant la touche F2, la
barre formule ou un double clic sur la cellule modifier.
- Faites un bloc la ou les lettres changer de couleur.
- Utilisez l'une des trois mthodes mentionnes ci-dessus
pour changer la couleur du texte slectionn.
Il est aussi possible de changer la couleur de texte, ou le
format de prsentation de plusieurs cellules la fois. La
prochaine partie consiste changer la couleur des mois en
bleu.

151

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Faites un bloc avec les cellules B3 D3.


Utilisez l'une des trois mthodes mentionnes cidessus pour changer la couleur des cellules
slectionnes.
Utilisez la mme technique pour mettre les totaux en gras.
Format automatique
Vous venez d'accomplir quelques exercices pour
amliorer la prsentation du tableau. Mais on pourrait en
faire plus. Excel offre aussi des formats de prsentation
prdtermins qui sont appels des formats automatiques. La
prochaine partie consiste mettre l'un de ces formats sur tout
le tableau.
Slectionnez les cellules A3 D9.
Du menu Format, slectionnez l'option Mise en
forme automatique.

Excel vous offre une liste de formats prdtermins.


Aprs avoir appuy sur le bouton Options, il est possible
d'appliquer un style de prsentation avec ou sans les options
de votre choix.
Pour les besoins de l'exercice, slectionnez le format
Classique 3.
Appuyez sur le bouton OK.

152

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Format montaire:
Slectionnez le groupe de cellule B5:D21
Slectionnez Format cellule, Nombre, Montaire.
Symbole montaire slectionnez D.A.

Il reste appliquer le mme format aux autres cellules


de la feuille de calcul.
Slectionnez les cellules A11 D21.
Du menu Format, slectionnez l'option Mise en
forme automatique.
Slectionnez le format Classique 3.
Appuyez sur le bouton OK.
Ce genre de changement apporte quelque fois des
dsagrments. Dans ce cas, la largeur des colonnes est trop
153

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

petite. C'est pour cette raison que certaines cellules affichent


seulement le caractre " # ". C'est de cette faon que tous les
tableurs vous avertissent que la cellule est trop mince pour
afficher correctement le chiffre qu'elle contient.
La largeur est calcule selon le contenu du bloc que
vous avez slectionn et non tout le contenu de la feuille de
calcul. Il faut donc ajuster la largeur des cellules avant de
continuer.
Les scnarios
Maintenant que vous avez un tableau oprationnel.
Voyons comment il peut tre utilis pour comparer des
opportunits qui vous sont offertes. Pourriez-vous me dire
parmi les deux options ci-dessous celle qui va rapporter le
plus de profit cumulatif la socit pour le premier trimestre
(janvier mars)?
- Garder les sommes initiales pour les revenus mais
augmenter le taux de croissance 50%.
OU
- Augmenter les revenus du produit 300 de 35 000 DA
50 000 DA un taux de croissance de 10 %.
C'est le temps d'utiliser le gestionnaire de scnarios pour
comparer ces deux options. Avant, regardons quelles seront
les cellules qui seront ncessaires pour raliser les scnarios.
B7: Valeur initiale du produit 300.
B23: Taux de croissance mensuel.
D21: Cumulatif des profits de l'entreprise jusqu'au mois de mars.
Il y aurait normalement plus de variables si le tableau
tait plus complet. Mais ceci n'est qu'un exercice. Il faut
maintenant raliser les deux scnarios.
Avant de commencer, assurez-vous que la valeur de
la cellule B23 soit de 0,25 (25%).
154

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Du menu Outils, slectionnez l'option Gestionnaire


de scnarios.
Slectionnez le bouton Ajouter.

crivez dans la case Nom du scnario : Taux de


croissance de 50 %.
crivez dans la case des variables B23.
Il y a d'autres manires de slectionner une ou plusieurs
cellules variables. Ne vous inquitez pas des signes Dollars
"$" qui apparaissent ($B$23). Ils n'affectent pas le scnario.
Vous devez seulement prendre des cellules dont le
contenu est un chiffre et non une formule. Sinon, le
gestionnaire de scnarios va remplacer votre formule par le
chiffre et votre tableau ne sera plus valide.
Appuyez sur le bouton OK.

155

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Il faut entrer les valeurs que les cellules vont prendre dans
ce scnario. Elles ne vont pas changer celle du tableau actuel.
Entrez la valeur 0,5 pour la cellule B23.
Ce scnario est termin. Il ne reste qu' appuyer sur le
bouton OK ou Ajouter. Puisqu'il reste un autre scnario entrer...
Appuyez sur le bouton Ajouter.

crivez dans la case Nom du scnario :


Augmentation du produit 300.
crivez dans la case des variables B7; B23.
Dans ce scnario, il y a deux variables qui changent par
rapport aux valeurs du tableau actuel. Il faudra entrer les
nouvelles valeurs dans la prochaine fentre.

156

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Entrez la valeur 50000 dans la case B7.


Entrez la valeur 0,1 dans la case B23.
Appuyez sur le bouton OK.
Le gestionnaire de scnarios vous prsente ensuite la
fentre initiale avec le nom des deux scnarios. Vous avez en
dessous des noms de scnarios la liste des cellules variables
selon le scnario choisi.

Il reste qu' voir le rsultat.


Appuyez sur le bouton Synthse.

157

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Le gestionnaire de scnario vous offre deux manires de


voir le rsultat : avec une synthse ou avec un tableau crois
dynamique.
Pour les besoins de l'exercice, slectionnez l'option
Synthse de scnario.
Entrez dans la case Cellule rsultante : D21.
Appuyez sur le bouton OK.

Et voil! La seconde option rapporte en fin mars plus de


profits. Cependant, si les tendances auraient continu jusqu'
la fin de mai, c'est la premire option qui serait devenue la
meilleure.

158

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

VII - Les Macros


Introduction
Une macro est une srie de commandes qui sont
excutes l'une aprs l'autre toujours dans le mme ordre.
Elles sont trs pratiques pour automatiser certaines tches
rptitives. Le cours qui suit va vous montrer comment
crer une macro commande. Il s'agit de changer la couleur
de fond de cellules. Elle ne comporte qu'une seule
commande. Vous pourrez ensuite crer vos propres
macros et insrer autant de commandes qu'il est
ncessaire.
Cration d'une macro
crivez les chiffres suivants dans les cellules
respectives.
Placez le pointeur sur la cellule A1.

Il faut mettre le pointeur l'endroit o vous voulez


commencer votre macro .
Du menu Outils, slectionnez l'option Macro.
Slectionnez l'option Nouvelle macro.
Une nouvelle fentre va s'ouvrir vous demandant de
l'information sur cette nouvelle macro. En outre, elle vous
demande le nom que vous voulez donner la macro. Aussi
vous pouvez avoir une touche raccourcie pour excuter cette
macro plus tard. Pour l'excuter, il faudra appuyer sur les

159

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

touches Ctrl et la lettre que vous avez dcide. La touche


raccourcie n'est pas obligatoire.
La fentre vous demande si vous voulez enregistrer la
macro dans ce classeur ou dans un autre. Il vous est possible
de rutiliser les macros dans un classeur de macros
personnelles. Une mme macro peut donc tre utilise dans
plusieurs classeurs.
Pour l'exemple:

Donnez un nom votre macro. Il devrait tre


reprsentatif
de
l'action
commise
telle
que
Impression-budget . Il est aussi possible d'avoir une
touche raccourcie pour activer une macro. Ceci vite
d'entrer les commandes Outils, Macro, Macros, de
slectionner la macro de votre choix et d'appuyer sur le
bouton Excuter.
Entrez les informations telles qu'affiches ci-dessus.
Appuyez sur le bouton OK.
Toutes les actions que vous allez faire jusqu' ce que
vous arrtiez l'enregistrement seront ajoutes la macro.
160

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Au moment o vous appuyez sur le bouton OK, la


fentre disparat et une petite barre d'outils apparat son
tour. Celle-ci n'a que deux boutons. Le premier est pour
arrter l'enregistrement de la macro. Le second est pour
activer ou dsactiver l'enregistrement de la macro avec ou
sans position relative. Ceci peut tre important selon le type
de macro que vous voulez accomplir.
Appuyez sur le second bouton pour vous assurer
que l'option relative est active. (C'est important pour
cette dmonstration).

Faites un bloc des cellules A1 C1.


Appuyez sur le bouton de remplissage de fond
et slectionnez la couleur de votre choix.
Appuyez sur le premier bouton pour arrter
l'enregistrement de la macro.
OU
Du menu Outils, slectionnez les options Macro et
Arrter l'enregistrement.
La macro est maintenant termine. Il est temps de voir
s'il est possible de rpter cette macro.
Placez le pointeur sur la cellule A3.
Appuyez sur les touches Ctrl et A.
Voici le rsultat de la macro. Le fond des cellules de la
troisime ligne est maintenant de la mme couleur que vous
avez choisie pour les cellules de la premire ligne.

161

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Il y a quelques explications, si cela n'a pas fonctionn.


Vous avez oubli d'activer l'option de position relative
mentionne plus haut. Excel rpte donc la macro au mme
endroit au lieu de la commencer l'endroit o se trouve le
pointeur. C'est aussi pour cette raison qu'il vous a t
demand de dplacer le pointeur la cellule A3.
Parce que l'option de position relative a t active, il
est possible d'excuter et d'appliquer une macro un autre
endroit que celle o elle a t cre. Il suffit de mettre le
curseur o on a besoin de la macro et de l'activer. Si cette
option n'est pas active, la macro va toujours s'excuter au
mme endroit.
Cela peut tre pratique pour vos besoins. Cela dpend
du cas. C'est vous de dcider quel moment vous devez
activer ou non l'option position relative. Elle est pratique
lorsque vous savez que vous voudrez appliquer la macro
un autre endroit dans votre classeur. Pour le dernier
exemple, il tait ncessaire pour pouvoir l'appliquer aux
cellules A3 C3.
Vous pouvez aussi avoir un message d'erreur 1004.
Gnralement, c'est parce que vous n'avez pas plac le
pointeur la cellule A1 avant de commencer la macro. Il
sera donc ncessaire de modifier la macro.

162

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Modifier une macro commande


Du menu Outils, slectionnez l'option Macro
Slectionnez la macro de votre choix appuyez sur le
bouton Modifier.

L'diteur de Visuel Basic va apparatre avec le code de


la macro que vous voulez modifier.

163

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Il indique la couleur ainsi que le motif que le fond des


cellules slectionnes.
Imprimer une macro commande
C'est en modifiant la macro qu'il est possible
d'imprimer le code.
Du menu Fichier, slectionnez l'option Imprimer.
Pour revenir Excel ...
Du menu Fichier et slectionnez l'option Fermer et
retourner Microsoft Excel.
Attacher une macro commande un bouton
Il est parfois trs intressant de pouvoir excuter des
macros simplement en appuyant sur un bouton; encore plus
si vous laissez votre classeur d'autres personnes. Elles ne
connaissent probablement pas toutes les macros que vous
avez cres.
La prochaine tape consiste attacher une macro un
bouton. IMPORTANT: On prsume que vous avez dj cr
une macro auparavant.
Du menu Affichage, slectionnez l'option barre d'outils.
De la liste des barres d'outils disponibles,
slectionnez la barre d'outils Formulaires.
Si cela est ncessaire, pour dplacer la barre d'outils.
Placez le pointeur sur la barre titre de la barre
d'outils.
En gardant un doigt sur le bouton gauche de la
souris, dplacez la barre d'outils l'endroit de votre
choix.
Une fois la barre sa nouvelle position, relchez le
bouton gauche de la souris.
164

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Cette barre d'outils sert crer des formulaires dans les


classeurs d'Excel. Cela facilite l'utilisation du modle aux usagers.

Cette barre d'outils vous offre plusieurs objets, des


contrles, qui vous permettent de crer des formulaires.
Pour le moment, on se proccupe seulement du bouton pour
y attacher une macro.
Appuyez sur le bouton .
En gardant un doigt sur le bouton gauche de la
souris, dterminez l'emplacement et la taille du bouton.
Excel va ensuite vous demander le nom de la macro parmi
celles qui sont cres.

Slectionnez la macro de votre choix.


Appuyez sur le bouton OK.
Pendant que le bouton est encore encadr, changez
le nom du bouton votre choix.
Une fois termine, cliquez l'extrieur du bouton.
Pour excuter la macro qui est relie au bouton.
Placez le pointeur par-dessus le bouton.
Appuyez sur le bouton gauche de la souris.
165

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Pour modifier les options du bouton.


Placez le pointeur par-dessus le bouton.
Appuyez sur le bouton droit de la souris.
Un menu contextuel va apparatre ct du bouton.

Si vous voulez affecter une autre macro ce bouton,


slectionnez l'option Affecter une macro.
Pour vous montrer les proprits d'un bouton,
slectionnez l'option Format de contrle.
Le format de contrle vous permet de modifier toutes
les options du bouton votre choix. Ces options ressemblent
beaucoup ceux que l'on retrouve pour le format des polices
de caractres. Toutes les options se retrouvent sous six
onglets: police, alignement, dimensions, protection,
proprits et marges.

166

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Sous l'onglet Police se retrouvent toutes les options


pour la prsentation du texte qui se retrouve sur le bouton.

L'onglet Alignement permet de dcider de l'emplacement du


texte et de son orientation sur le bouton.

167

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

L'onglet Dimension permet de dterminer exactement la


taille du bouton sur la feuille de calcul.

Comme pour la protection des cellules, il est aussi


possible de protger les boutons sous l'onglet Protection. Par
dfaut, tous les boutons sont protgs lorsque la protection
est active. moins que vous vouliez permettre
l'utilisateur d'apporter un changement.
168

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

L'onglet Proprits vous permet de dcider si le bouton


doit changer de forme lorsque vous changez la taille de la
cellule en dessous de celui-ci. Vous pouvez aussi dcider de
dplacer ou non le bouton si vous insrez ou supprimez des
cellules. Par dfaut, le bouton ne sera pas imprim moins
que vous activiez l'option Imprimer l'objet.

169

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

L'onglet Marges permet de contrler l'espace, ou la


marge, entre le texte du bouton et sa bordure. Vous pouvez
utiliser les marges prdtermines ou les changer votre
choix.
Attacher une macro un dessin
Il est intressant, mme pratique, de placer une macro
sur un bouton de commande. Cela est plus facile pour les
usagers d'utiliser les options que vous leur avez prpares
pour eux. Mais ces boutons manquent d'esthtisme,
d'originalit. C'est pourquoi Excel vous offre aussi la
possibilit d'affecter une macro un dessin. Avec un peu de
travail, ces dessins peuvent avoir des formes trs
intressantes. Voici un exemple.

170

Chapitre 1 : Gestion informatise des tablissements scolaires

Avant de pouvoir attacher une macro un dessin, il


vous faut deux choses: un dessin et une macro. On prsume
ici que vous avez dj les deux. La prochaine partie consiste
seulement attacher la macro au dessin.
Placez le pointeur par-dessus le dessin.
Appuyez sur le bouton droit de la souris.
Du menu contextuel, slectionnez l'option Affecter
une macro.
De la liste des macros que vous avez dj prpare,
slectionnez celle de votre choix.
Appuyez sur le bouton OK.
Vous pouvez rpter cette opration sur autant de
dessins que vous voulez.

171

II
GESTION
FINANCIERE
INFORMATISE
LES
TRAITEMENTS

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

Introduction
Ultime exemple de lavance technologique de
lhomme du XXI me sicle lordinateur demeure pour
beaucoup un objet inaccessible rserv un cercle dinitis.
Pourtant, ce merveilleux outil de travail et de loisir,
peut tre facilement utilis par tout un chacun et tout ge,
non seulement comme une machine crire sophistique ou
une console de jeux, mais aussi comme un auxiliaire
prcieux dans tous les domaines de lactivit de lintendant.
- Calculer les traitements
- Elaborer le projet de budget
- Arrter de la caisse journalire
- Prsenter le compte financier
Sont autant dactivits quun ordinateur simplifie
lextrme. Au dbut du troisime millnaire, le terme
analphabte dsignera une personne ne sachant pas
manipuler un ordinateur ou naviguer sur Internet et non le
fait de savoir lire et crire.
Cette modeste brochure sinscrit dans cette perspective
dapprentissage. Le souci de lInstitut Nationale de
Formation des Personnels de lEducation est linitiation de
lintendant, sur une base solide, prcise et pertinente,
lutilisation et loptimisation de lordinateur.
Par sa vocation qui est la formation lInstitut Nationale
de Formation des Personnels de lEducation na pas pour
objectif de proposer un logiciel de gestion financire ; mais
dinitier lintendant raliser lui-mme ses diffrents
documents comptables avec le tableur Microsoft Excel.
Nous allons raliser une application de calcul
des traitements sans utilisation de langage de
programmation (Visuel Basic de Excel); mais uniquement
avec les Feuilles de calcul, et lenregistrement de macros.
175

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

Les traitements
Introduction aux bases des donnes
Une base de donnes est une suite d'enregistrements
partageant la mme structure. La base de donnes est
limite par la grandeur de la feuille de calcul, en lignes et en
colonnes. Les enregistrements sont saisis normalement les
uns sous les autres. La base de donnes est compose d'une
ligne titre identifiant les diffrents champs se trouvant en
dessous.
Prsentation
Nous allons crer une base de donnes qui permettra
partir dun formulaire qui sappellera Masque de saisie

De saisir les informations du personnel de ltablissement,


denregistre les donnes dans une Base de Donnes

176

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

Et de consulter le traitement dans une autre feuille de


calcul consultation et dimprimer un bulletin de paie

Pour faire tout cella nous nallons pas utiliser de Visuel


Basic directement mais uniquement utiliser les fonctions
denregistrement de macro et des fonctions de formulaire et
les insertions de noms dont dfinir des noms dynamiques
bass partir de la formule DECALER . Et en fin de crer
un menu de navigation entre les diffrentes feuilles de calcul.
177

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

1 Cration des Feuilles de calcul


Ouvrez un nouveau classeur
Fichier Nouveau Crer Nouveau classeur Excel
Lobjectif est de crer une "Base de Donnes" avec
quelque fonctionnalit basic. La feuille de calcul numro
une contient la base de donnes. On double clic sur la
feuille une et on tape Base de Donnes

La feuille numro deux que nous allons appeler Masque de


saisie Permettra de crer les enregistrements

178

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

La feuille numro trois que nous allons appeler consultation


Permettra de consulter un enregistrement dj rentr

On va insrer une nouvelle feuille de calcul numro quatre.


Clic droit de la souris dans le menu contextuel choisir
insertion feuille et double clic sur la feuille numro quatre et
tapez : Bulletin de paie

Insrez une autre feuille de calcul numro cinq et nommez


la : Barme des Traitements

179

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

Insrez une sixime feuille de calcul et nommez la : IRG

Insrez une septime feuille de calcul et nommez la : Menu

180

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

2 Enregistrement du classeur :
Pour enregistrer un classeur Excel, choisissez
Enregistrer sous dans le menu Fichier. La bote de
dialogue suivante apparat alors :

Excel vous propose denregistrer votre classeur dans


le dossier Mes documents se trouvant sur le disque dur
(C). Si vous voulez lenregistrer dans un autre dossier, il ny
a aucun problme. Il suffit de cliquer sur la liste droulante
se trouvant ct de Mes documents et de choisir le
dossier dans lequel vous voulez enregistrerle classeur.
Le nom Classeur1 apparat dans le nom du fichier.
Taper "TRAITEMENTS" en effaant le nom qui est mis par
dfaut. Puis il suffit maintenant de cliquez sur le bouton
Enregistrer.
Avant de quitter Excel penser toujours enregistrer votre
travail. Si vous l'aviez oubli Excel vous le rappel avant la
fermeture de l'application, par le message suivant:

181

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

Si vous voulez enregistrer votre classeur cliquez sur


oui pour ouvrir la boitte de dialogue d'enregistrement.
3- Bulletin de paie
Nous allons crer un modle de bulletin de paie, dans
la quatrime
feuille de calcul Bulletin de paie .
Slectionnez la cellule D5 et taper: Bulletin de paie . A
chaque fois que vous avez fini de saisir une donne dans
une cellule, il faut la valider. Pour cela, vous avez deux
possibilits:

La premire consiste appuyer sur la touche
ENTREE et la cellule active devient la cellule D6.

La deuxime consiste utiliser les flches de
direction. Par exemple si vous prenez la flche de
direction qui va vers la droite, vous validez la cellule D5
mais la cellule active devient E5
Lorsque le texte est trop long, celui-ci empite sur la
cellule de droite. Le texte est nanmoins contenu dans sa
totalit dans la cellule o il a t tap.
Continuez La saisie des donnes ci-dessous tout en
respectant ladressage des cellules

182

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

Dans la cellule
A7
A9
C9
E9
A11
C11
E11
A13
C13
E13
A17
F17
B20
B21
B22
B23
B24
B25
B26
B27
B28
B29
B30
B31
B32
B33
B34
B35
B36
B37
B38

Tapez le Nom suivant


Nm CCP
Nom
Prnom
Fonction
Catgorie
Echelon
Bonif.Post.Sup
Sit.Famille
Nbre.Enf
Enf+10ans
ELEMENTS DU SALAIRE
MONTANT
Salaire de Base
Indemnit Exprience Professionnel
Indemnit Exprience Professionnel et
Pdagogique
Bonification Poste Suprieur
Indemnit Diffrentiel de Revenu
Indemnit pour Glissement d'Echelon
Indemnit de Qualification
Indemnit de Documentation
Indemnit de Service Permanent
Indemnit Nuisance
Indemnit Forfaitaire Compensatrice
Brut Cotisation
Soumis I.R.G.
Allocations Familiales
Indemnit pour Enfants +10 ans
Indemnit pour Salaire Unique ou
Situation de famille
Salaire Brut
Scurit Sociale
Impt sur le Revenu Global
183

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

B39
B40
B41
B42
B43
B45
B46
B49

M.U.N.A.T.EC
Retenue pour absences
Autre Retenue
Total des Retenues
Net Payer
Alger le
L'Intendant
Nom de lIn tendant

Si vous avez bien fait votre saisie, votre feuille de


calcul devrait ressembler la photo 014.

184

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

Slectionnez la cellule D5 et activez la commande


Format/Cellule... onglet Police et slectionnez les attributs
Police : Arial ; Taille : 14 ; Style : Gras ; Italique.
185

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

Slectionnez les cellules D5 :E5. Centrez sur plusieurs


colonnes
. Slectionnez D5 :E6, dans le menu
Format/Cellule/Bordure ; slectionnez dans ligne Style :
Double trais
Cliquez sur Contour
Dans le menu Format/Cellule/Police Choisir la police Arial
14 Gras
Nous allons maintenant augmenter la hauteur des
Lignes1 4.
Commencez par slectionner les quatre lignes en cliquant
sur la ligne 1 avec le bouton gauche de la souris et de tirer
tout en appuyant dessus jusqua la ligne numro 4.
186

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

Ouvrir le menu Format/Ligne/Hauteur dans la boite de


dialogue Hauteur de ligne tapez 18,75

Pour slectionner une plage de cellules non adjacentes


appuyer sur le bouton contrle du clavier
tout en
maintenant ce bouton appuy; cliquer avec la souris sur les
cellules slectionner
Slectionnez les Plage de cellules A7 :F13 et A20 :F43.
Appliquez La Police Arial 12 Gras
Slectionnez la plage de cellules A17:E19 (Cliquez
avec la souris sur la cellule A17 maintenez le bouton
appuy glissez jusqua la cellule E19)
Cliquez sur le bouton Fusionner et centrer
dans la barre
des taches.
Cliquez sur le menu Format/Cellule slectionnez :
1-Police appliquez la police Arial 14 Gras
2-Alignement Vertical appuyez sur la flche slectionner
Centr
3-Bordure Style double trais puis cliquez sur contour
et enfin cliquez sur
Faites la mme chose avec la plage de cellule F18 :F19

187

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

Ajustez les Colonnes B, C, et E Format/Colonne/Largeur


Tapez 16
Compltez les bordures du tableau
Plage de cellulesF20 :F43 ; A20:F25 ; A26 :F30 ; A31:F31 ;
A32 :F35 ; A36 :F36 ; A37 :F41 ; A42 :F42 ; A43 :F43
Double Trais Contour
4- Barme des traitements
4-1-Bareme du 01-01-2008
a) Salaire de base:
Cliquez sur la feuille de calcul numro cinq : Barme
Crez une liste avec les renseignements suivants :
A1 : Barme 1-01-2008
Les titres de colonnes
A2: Catgorie B2: Indice C2: Salaire de Base D2: IFC
Saisir une catgorie par ligne ; de la ligne N 3 la ligne N
17 pour chaque catgorie saisir lIndice minimum dans la
colonne B et le Salaire de base y affrent dans la colonne
C.et lIndemnit Forfaitaire Compensatrice dans la colonne D.
b) Indemnit d'exprience professionnelle
Les titres de colonnes
A18:Echelon ; B18:Indice ; C18:Montant.
Saisir les chelons de 01 12 prcd de la catgorie
exemple : pour le 8me Echelon de la catgorie 2 saisir :
208 et pour la Cat 10 12me Ech 1012. Respectez
rigoureusement lordre Croissant pour que la fonction
RECHERCHEV puisse fonctionner correctement; comme
indiqu dans limage.
Pour pouvoir calculer les indemnits ; on aura besoin du
barme des traitements du 01/01/2001

188

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

4-2-Bareme du 01-01-2001
a)Salaire de base et indemnits au 31-12-2007
Crez une liste avec les renseignements suivants :
E1 :K1 Barme 1-01-2001
Les titres de colonnes
E2: Cat. F2: SBase G2: Indice H2: Qual I2 Doc. J2
SP:. K2: Nuis.
Votre liste devrait ressembler la photo 19.

189

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

5- Barme DIRG
Cliquez sur la feuille numro six : IRG
Crez une liste tout en respectant le barme dIRG officiel
Les titres de colonnes
A1: Sal.Impos. B1: I.R.G.

190

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

6 - Base de donnes
Cliquez sur la feuille numro une : Base de Donnes
Nous allons crer la base de donnes en ajoutant les titres de
colonnes.
Donc nous avons respectivement en :
Dans la cellule
A1
B1
C1
D1
E1
F1
G1
H1
I1
J1
K1

Dans la cellule
L1
M1
N1
O1
P1
Q1
R1
S1

Tapez le nom suivant


N
Nom
Prnom
Fonction
N CCP
Categ
Echelon
Sit Famil
Nbr Enf
Enf+10ans
Absences

Tapez le nom suivant


Sal Base
I.E.P
I.E.P.P.
Bonif Post Sup
Diffrentiel Rev
Glis.Echel
Ind Quali
Ind Doc

191

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

Dans la cellule
T1
U1
V1
W1
X1
Y1
Z1
AA1
AB1

Dans la cellule
AC1
AD1
AE1
AF1
AG1
AH1

Tapez le nom suivant


IFC
Ser.Perm
Nuisance
Total Soumis
Total Imp
AF
Ind.Enf+10ans
Sal Uniq - IFSR
Tot Brut

Tapez le nom suivant


S.S
IRG
Munatec
Ret.Abs
Aut Retenues
Net Payer

192

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

7 - Cration du formulaire de saisie


Une fois que la structure de la base de donnes a t
cre nous allons copier les informations de titre A1 :AH1

Puis aller dans Masque de Saisie et les coller en A1


Edition Collage Spciale / Valeur
Edition Collage Spciale / Format
Edition Collage Spciale / Largeur de colonne

193

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

Et les Copier en B5 en transpos pour quil soit plus


facile remplir Edition /Collage spcial choisir Transpos

Vous allez ensuite reprer les informations quon va


rentrer dans le masque de saisie on loccurrence il nous faut
NOM, Prnom, Fonction, N CCP, Categ, Echelon, Sit
194

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

Famille, Nbr Enf, Enf+10ans, Sal Unique, Absences, IEPP,


Bonif Post Sup, Ind Quali, Ind Doc, Sev Perm, Nuisance,
Ind. S.U. ou ISF, Munatec, et Autre Retenue.

Puis supprimer les champs, N, qui va s'incrment


automatiquement. et Sal. Base, IEP, Total. Soumis, AF, Ind.
Enf+10ans, Total Imp, Tot. Brut, SS, IRG, et le Net Payer
qui vont tre calcul automatiquement dans la ligne numro
deux du Masque de Saisie.
Insrez une nouvelle Ligne
Cliquez avec le Bouton droit de la souris sur la ligne N 11
puis sur insertion.
Dans la nouvelle ligne et dans la cellule B11 ajouter le
Champ Diffrentiels Revenu
Cliquez avec le Bouton droit de la souris sur la ligne N 12
puis sur insertion.
Dans la nouvelle ligne et dans la cellule B12 ajouter le
Champ Anc Cat
195

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

Cliquez avec le Bouton droit de la souris sur la ligne N 16


Puis sur insertion.
Dans la nouvelle ligne et dans la cellule B16 ajouter le
Champ AF 600
Un peu de mise en forme : changer la largeur des
colonnes B = 21 et C =18 Format /Colonne/ Largeur

Ajouter un quadrillage la plage de cellules B5 :C26


Format/Cellules/Bordures

196

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

Ou slectionnez la plage de cellules B5 :C26 cliquez


sur le bouton suivant
de la barre doutille mise en forme
Supprimer le quadrillage de la feuille de calcul
Outil/Option/Affichage

Format/Cellules/Police:
Plage B5 :B26 couleur des caractres en bleu
Police Aral 12 Gras
Motif des cellules Bleu clair
Plage C5 :C26 couleur des caractres en Noir
Police Aral 12 Gras
Motif des cellules Jaune
Donc nos donnes sont prtes tre saisie dans le
masque de saisie qui est constitu le la plage de cellule C5 :
C26.

197

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

8 Saisie des formules


Num :
Nous allons maintenant complter les Formules se
trouvant dans la deuxime ligne du Masque de Saisie en
loccurrence le N doit tre gal au maximum du dernier
numro rentr +1 Dans la colonne A de la Base de Donnes
c'est--dire
= Max (BD!A : A) +1
Pour insrer une fonction dans Excel
Insertion/Fonction ou cliquez sur le bouton
de la barre
des formules si la fonction rechercher est affiche
slectionnez la, sinon tapez le Nom de la fonction dans
recherche et appuyez sur Ok la fonction saffiche dans
Slectionnez une fonction
Appuyer sur Ok

Pour rentrer les arguments de la fonction cliquez sur


du Nombre1 Slectionnez la colonne A de la feuille de
calcul Base de Donnes puis cliquez sur
et validez par Ok.
198

pour confirmer

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

Dans la barre des formules taper +1 aprs la parenthse.

199

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

Vous pouvez taper directement la fonction Max dans la


cellule A2 de la feuille de calcul Masque de Saisie prcd
du signe gal = , ouvrir la parenthse ( slectionner
la colonne A, ou tapez Base de Donnes ! A : A fermez
la parenthse ) tapez +1 vous obtiendrez la formule
suivante dans la barre des formules
=MAX(BD ! A :A) +1.
Dans Masque de Saisie nous allons complter les
autres formules respectivement dans les rfrences de
cellules appropries
Nom :
Dans la cellule B2 tapez la formule =C5 sans le
guillemet si vous validez par ente vous obtiendrez un zro
0 , en effet en mettant = devant en a transform la
cellule B2 en numrique pour viter cella en va utiliser un
symbole de concatnation & et les guillemets cella
permet dadjoindre le guillemet au contenue de la cellule C5
ce qui donne comme rsultat de le considrer comme tant
du texte, nous remarquons que le zro a disparu.
La formule deviendra =C5&""
Prnom :
Dans la cellule C2 tapez la formule
=C6&""
Fonction :
Dans la cellule D2 tapez la formule
=C7&""
N CCP :
Dans la cellule E2 tapez la formule
=C8

200

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

Categ :
Dans la cellule F2 tapez la formule
=C9
Echelon :
Dans la cellule G2 tapez la formule
=C10
Sit Famil :
Dans la cellule H2 tapez la formule
=C13&""
Nbr Enf :
Dans la cellule I2 tapez la formule
=C14
Enf+10ans :
Dans la cellule J2 tapez la formule
=C15
Absences :
Dans la cellule K2 tapez la formule
=C17
Sal Base
Dans la cellule L2 tapez la formule : =SI(C9=""; 0;
RECHERCHE V (C9; Barme!B3:D17; 3))
En premier lieu on pose la condition SI
Si la cellule C9 ou on saisie la catgorie du fonctionnaire est
vide C9="" Valeur SI = Vrai ; il faut afficher zro 0 ;
Si la cellule C9 ou on saisie la catgorie du fonctionnaire
nest pas vide ; donc on a saisie la catgorie du
fonctionnaire ; Valeur SI =faux il faut faire une recherche
verticale RECHERCHEV (de la valeur de cellule C9 qui est
la catgorie du fonctionnaire ; dans le barme des
201

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

traitements Barmes! Dans la plage de cellule B3:D17 ; et


dans la 3eme colonne de la plage 3
I.E.P.
Dans la cellule M2 tapez la formule
=SI(C10=""; 0; RECHERCHE V(C10;Barme!B19:D198;3))
C10 est la cellule ou on saisie lchelon du fonctionnaire.
I.E.P.P. :
La nouvelle grille des salaires gle le rgime
indemnitaire au 31/12/2007 donc on continu a les liquider
avec lancienne grille des salaires do la ncessite davoir
lancienne catgorie.
Dans la cellule N2 tapez la formule
=SI(C18="";0;RECHERCHEV(C12;Barme!F3:L40;2)*C18%)
C12 est la cellule ou on saisie lancienne catgorie
C18 est la cellule ou on saisie le taux de lIEPP
Lorsque RECHERCHEV trouve le salaire de base de
lancienne catgorie C12 du fonctionnaire on la multiplie
par le taux dIEPP * C18.
Bonif Post Sup :
La Bonification du Poste Suprieur est une nouveaut
de la nouvelle grille. Le fonctionnaire qui occupe un poste
suprieur sera pay sur la base de sa classification dans son
son grade dorigine et il bnficie dune indemnit lie au
poste suprieur cette indemnit est le produit du nombre de
point indiciaire par la valeur du point indiciaire.
Dans la cellule O2 tapez la formule
=SI(C19="";0;C19*45)
C19 est la cellule ou on saisie lIndice du Poste Suprieur
que lon multiplie par la valeur du point indiciaire 45 D.A.

202

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

Diffrentiel Rev:
Dans la cellule P2 tapez la formule
= C11
C11 est la cellule ou on saisie le montant du diffrentiel de
revenu.
Glis.Echelon:
Dans la cellule Q2 tapez la formule
=SI(P2=0;0;L2*10%)
P2 est la cellule qui reoit le montant du diffrentiel de
revenu.
Ind Quali :
Dans la cellule R2 tapez la formule
=SI(C20=""; 0; RECHERCHE V (C12; Barme!F3:L40; 4))
C20 est la cellule ou on saisie O si le fonctionnaire
bnficie de lIndemnit de Qualification sinon la cellule est
vide
Ind Doc
Dans la cellule S2 tapez la formule
=SI(C21=""; 0; RECHERCHE V (C12; Barme!F3:L40; 5))
C21 est la cellule ou on saisie "O" si le fonctionnaire
bnficie de lIndemnit de Documentation sinon la cellule
est vide
IFC
Dans la cellule T2 tapez la formule
=SI(C9=""; 0; RECHERCHE V (C9; Barme!B3:E17; 4))
C9 est la cellule ou on saisie la Catgorie du fonctionnaire
Serv Perm :
Dans la cellule U2 tapez la formule
=SI(C22=""; 0; RECHERCHE V (C12; Barme!F3:L40; 6))

203

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

C22 est la cellule ou on saisie "O" si le fonctionnaire


bnficie de lIndemnit de Service Permanent sinon la
cellule est vide
Nuisance :
Dans la cellule V2 tapez la formule
=SI(C23=""; 0; RECHERCHE V (C12; Barme!F3:L40; 7))
C23 est la cellule ou on saisie O si le fonctionnaire
bnficie de lIndemnit de Service Permanent sinon la
cellule est vide
T.Soumis :
Le total soumis la cotisation de Scurit Sociale
Dans la cellule W2 tapez la formule
=SOMME(L2:V2)
Cest le total de L2 (Sal Base) +M2 (IEP) +N2 (IEPP) + O2
(Bonif. Post. Sup.)+P2 (Diffrentiel Rev.)+Q2 (Glis.
Echelon)
+R2 (Ind.Qual) +S2 (Ind. Doc.)+T2 (IFC) +U2 (Serv.Perm)
+V2 (Nuisance).
Tot.Imp :
Le Total imposable lIRG
Dans la cellule X2 tapez la formule
=ARRONDI (W2-AC2;-1)
Le montant Imposable tant toujours arrondi = ARRONDI
(Ce montant est gal W2 (T.Soumis) moins AC2 (Part
Ouvrire de la Scurit Sociale). W2-AC2 ; Pour arrondir le
montant a la dizaine de Dinars on ajoute largument -1).
AF :
Allocations Familiales
On ce qui concerne les allocations familiales la
rglementation en vigueur stipule que si le Montant Total
soumis cotisation au 30 Avril1997 est infrieur 15 000
Dinars. Les cinq premiers enfants bnficient dune
204

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

allocation de 600 Dinars et du sixime enfant et plus dune


allocation de 300 Dinars. Et si ce Montant Total soumis est
suprieur 15 000 Dinars lallocation est de 300 Dinars
pour tous les enfants.
Dans la cellule Y2 tapez la formule
=SI(C16=""; C14*300; SI(C14<5; C14*600;(C14-5)*300+
(5*600)))
C16 est la cellule ou on saisie O si le traitement soumis
cotisation du fonctionnaire au 30 Avril 1997 est infrieur
15 000 Dinars ; sinon la cellule est vide (le traitement
soumis cotisation du fonctionnaire au 30 Avril 1997 est
suprieur 15 000 Dinars)
Si la cellule C16 est vide =SI(C16="";
Valeur SI=Vrai
Le traitement soumis cotisation au 30 Avril 1997 est
suprieur 15 000 Dinars donc les allocations familiales sont
calculer sur la base de 300 Dinars pour tous les enfants qui
ouvrent droit.
C14 (cellule ou on saisie le nombre denfants) multiplier par
300 Dinars *300;
Valeur SI=faux imbrique dune deuxime condition "SI"
si on saisie dans la cellule C16 O le traitement soumis
cotisation au 30 Avril 1997 est Infrieur 15 000 Dinars,
Valeur si=vrai
Si le nombre denfants est infrieur cinq enfants SI(C14<5
donc les allocations familiales sont calculer sur la base de
600 Dinars pour les cinq premiers enfants C14*600;
Valeur si=faux
Le nombre denfants est suprieur cinq le sixime enfant
est plus peroivent une allocation de 300 Dinars;
(C14-5)*300; et les cinq premiers enfants peroivent une
allocation de 600 Dinars
+ (5*600))). Le nombre de parenthses ouvertes doit tre
gal au nombre de parenthses fermes.
205

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

Ind.Enf+10ans:
LIndemnit pour les enfants plus de dix ans est fixe a
11.25 Dinars pour un maximum de trois enfants.
Dans la cellule Z2 tapez la formule
=C15*11,25
C15 est la cellule ou on saisie les enfants plus de dix ans.
La rglementation en vigueur Fixe le maximum d'enfants
bnficiant de cette indemnit trois enfants. Pour viter les
erreurs de saisie nous allons restreindre le maximum
d'enfants trois enfants; pour cella en va utiliser la
Validation de donnes du Menu Donnes.
1- Cliquez sur la cellule C15
2- Ouvrir le Menu Donnes, puis Validations

3- Dans l'Onglet Options / Critre de validation


- Autoriser : Slectionnez Nombre entier
- Donnes : Slectionnez comprise entre
- Minimum : Tapez 1
- Maximum : Tapez 3
4- Dans l'Onglet Message de saisie
- Titre : Tapez Maximum trois enfants
- Message de saisie : Tapez Le nombre
maximum d'enfants autoriss est de trois
enfants
206

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

5- Dans l'Onglet: Alerte d'erreur


- Style: Slectionnez Arrt
- Titre : Tapez Maximum 3 enfants
- Message d'erreur: Tapez Vous avez
entr un
nombre d'enfants Suprieur au
nombre autoris .
6- Vous validez par Ok.

207

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

Quand vous slectionnez la cellule C15 le message


suivant s'affiche automatiquement

Et quand vous saisissez un nombre suprieur trois le


message suivant s'affiche automatiquement.

208

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

Sal Uniq ou ISF


Lindemnit pour salaire unique est attribue aux
fonctionnaires dont le conjoint ne travail pas, et qui ont au
moins un enfant charge. Elle est actuellement de 800
Dinars. Ou sils nont pas encore denfants on attribue
lIndemnit de Situation de famille qui est de 5,50 Dinars
mme si le conjoint travaille.
Dans la cellule AA2 tapez la formule
=SI(C24=""; 0; SI(C24=1; 800; SI(C24=2; 5.5 )))
C24 est la cellule ou on saisie 1 si le fonctionnaire
bnficie de lIndemnit de Salaire unique ou 2 sil
bnficie de lIndemnit de Situation de Famille.
Faites la Validation de donnes pour la cellule C24
Message de saisie

Alerte d'erreur

209

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

Tot. Brut:
Le Total Brut est le total du traitement dun fonctionnaire
sans retenues imposables
Dans la cellule AB2 tapez la formule
=SOMME(Y2:AA2) +W2
Cest le total de Y2 (AF) +Z2 (Ind Enf+10ans) +AA2 (Sal
Uniq ou ISF) + W2 (Sal Soum).
SS:
Cotisation de la part ouvrire du salari la caisse de
Scurit Sociale elle est actuellement de 9%.
Dans la cellule AC2 tapez la formule
=W2*9%
W2 est la cellule du montant total soumis la cotisation de
la caisse de Scurit Sociale.
IRG:
Limpt sur le revenu global.
Le nouveau barme dIRG se constitue uniquement de deux
colonnes Montants Imposable et IRG.
Dans la cellule AD2 tapez la formule
=SI(X2<=15000;0;RECHERCHEV(X2;IRG!A2:B10502;2)
X2 est la cellule du montant total imposable IRG
SI(X2<=15000; 0. Si le montant imposable est infrieur ou
gal 15 000.Il est exempt d 'IRG.
Munatec:
La retenue pour la Mutuelle Nationale des Travailleur de
lEducation et de la Culture est facultative, et elle est
actuellement de 1% du total soumis.
Dans la cellule AE2 tapez la formule
=SI(C25=""; 0; W2*1%)
C25 est la cellule ou il faut saisir 1 pour les salaris
Mutualiste.
210

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

Retenue Absences :
La retenue pour absence est oprer sur le traitement Net
moins les Allocations familiales. Donc elle sera calcule sur
le montant soumis moins toutes les retenues.
Dans la cellule AF2 tapez la formule
=SI (C17=""; 0; (W2-(AC2+AD2+AE2))/30*C17)
C17 est la cellule ou on saisit le nombre de jours dabsence
Si la cellule C17 est vide donc elle est gal zro
=SI(C17="; 0
Sinon Le total Soumis W2 moins la sommes de toutes les
retenues AC2 (SS) +AD2 (IRG) +AE2 (Munatec)
/30*C17)
Diviser par 30 pour avoir la retenue pour une journe
Multiplier par le nombre de jour dabsence.
Aut. Retenues:
Pour ce qui des Autres Retenues on saisie le montant de la
retenue par exemple la retenue du prt des uvres Sociale
pour lachat dun vhicule.
Dans la cellule AG2 tapez la formule
=C26
C26 est la cellule ou il faut saisir le montant de la retenue.
Net Payer:
Le Net payer est le montant que peroit le salari
Dans la cellule AH2 tapez la formule
=AB2-(AC2+AD2+AE2+AF2+AG2)
AB2 est la cellule du Total Brut-(AC2 (SS) +AD2 (IRG)
+AE2 (Munatec) +AF2 (Ret. Absence) + AG2
(Aut Retenues)
Format/Cellule/Nombre/Nombre
Et enfin slectionnez la plage de cellules L2:AH2 est
appliquez le format nombre avec 2 dcimales et le
sparateur de millier.
211

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

9- Cration de la macro d'ajout des donnes


Introduction
Une macro-commande est une srie de commandes qui sont
excutes l'une aprs l'autre toujours dans le mme ordre.
Elles sont trs pratiques pour automatiser certaines tches
rptitives.
Nous allons maintenant rentrer quelques informations
indiques sur la photo 044

Nous voyant que les informations sont reprises dans la


ligne numro deux du Masque de Saisie pour tre
implantes dans la Base de Donnes.
Nous allons ensuite crer une macro qui va copier les
informations A2 :AH2 du Masque de Saisie vers la Base
de Donnes. Et retourner au Masque de Saisie remettre a
vide les informations C5 :C26 et se repositionner en C5
pour une prochaine saisie.

212

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

Donc pour cella dune manire assez facile nous allons


dans OutilsMacroNouvelle Macro. Que nous allons
appeler nouveau
Que nous enregistrant dans ce classeur puis nous validons
par Ok

A partir de maintenant toutes les modifications que


nous apporterons la feuille de calcul seront enregistres.
1- Nous allons vers Base de Donnes slectionner la ligne
numro deux puis insrer une ligne
Ceci va donc insrer une ligne avant la ligne 2. Pour que
Nous puissions coller les informations qui se trouvent dans
la feuille de calcul Masque de Saisie en ligne numro deux.
213

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

2- Nous retournons vers la feuille de calcul Masque de


Saisie nous slectionnons les cellules de A2 jusqu' AH2
puis nous copions.
3- Nous allons vers la feuille de calcul Base de Donnes
dans la cellule A2 nous choisissons EditionCollage
SpcialEn Valeur et validant par Ok
Puis EditionCollage Spcialeen Format nous validant une
deuxime fois par Ok.
4- Nous retournons vers la feuille de calcul Masque de
Saisie ; nous allons supprimer le contenue des cellules
C5:C26 avec la touche Del du clavier et nous repositionner
en C5 pour une prochaine saisie.
5- Nous arrtons lenregistrement de la Macro.

. Pour afficher l'diteur de Visuel Basic avec le code de


la macro-commande que nous avons enregistre.
Du menu Outils, slectionnez l'option Macro
Slectionnez la macro Nouveau appuyez sur le bouton
Modifier

214

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

215

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

10 - Ajout du bouton d'enregistrement des donnes


Une fois notre macro enregistre nous allons ajouter un
bouton qui va permettre de sauvegarder les informations.
Pour cella nous allons afficher la barre doutils Formulaire
Menu : AffichageBarre dOutilsFormulaire
Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur Bouton

puis cliquez sur lendroit ou vous voulez insrer le bouton


et tracez le bouton (Gardez le bouton gauche appuy et
tracez un petit rectangle)

Si le mode modification nest pas affich clic droit de la


souris sur le bouton et choisir modifier le texte dans le menu

216

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

Nous allons renommer le bouton par exemple


Enregistrer les donnes

Dans le menu choisir Affecter une Macro


Cliquez sur la macro quon a enregistre c'est--dire
Nouveau
Puis validez par Ok.

217

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

Puis nous allons vers Masque de Saisie pour ajouter un


autre enregistrement KADDOUR, Amine, S/Intendant
(Saisir les donnes ci-dessous)

218

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

Et nous choisissons denregistrer les donnes


Les informations sont copi automatiquement dans la
Base de Donne ce que nous vrifions en cliquant sur Base
de Donnes.

11 - Mise en forme du formulaire


Nous allons maintenant faire quelques modifications
est esthtiques par exemple nous pouvons masquer les
lignes 1et 2 donc clic droit sur les lignes et choisir la
commande masquer.

219

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

En A3 ajout Formulaire de saisie en 14 gras

Allez dans outils /Option-Dsactivez le quadrillage

220

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

12 - Cration des noms dynamiques


Nous allons vers la feuille de calcul Base de Donnes; et
nous insrons des noms dynamique avec la fonction dcaler.

InsertionNomDfinir

Le Numro : Bd_Num
Nous partons de la cellule A1 ;
=dcaler (Bd !$A$1 ;
Nous dcalons dune cellule vers le bas nous nous
retrouvons en B2
=dcaler (Bd !$A$1 ; 1
de zro cellule vers la droite
=dcaler (Bd !$A$1 ; 1 ; 0
Nous devons dfinir ici la hauteur de la plage c'est--dire le
nombre de valeurs contenu dans la colonne A
=dcaler (Bd !$A$1 ; 1 ; 0 ; nbval (Bd !$A :$A)
Moins 1 puisque nous ne prenons pas en compte la zone de
titre A
=dcaler (Bd !$A$1 ; 1 ; 0 ; nbval (Bd !$A :$A) -1
La largeur de la plage est de 1
=dcaler (Bd !$A$1 ; 1 ; 0 ; nbval (Bd !$A : $A) -1 ; 1)
221

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

Nous aurions pu mettre zro ou ne rien mettre nous


validant par ajouter.

Nous cliquons sur Rfrence et nous voyons dans la


colonne A que les cellules qui reoivent les numros sont
slectionnes; donc les rfrences se rapportent bien
Bd_Num.
Nous allons maintenant ajouter un autre nom qui sera
Bd_Nom qui fonctionne de la mme manire sauf quau
lieu de partir de A1 on va partir de B1 donc remplaant A
par B dans la formule prcdente
=dcaler (Bd!$B$1; 1; 0; nbval (Bd!$A:$A) -1; 1)
Nous validant par Ajouter
On va faire de mme pour
Bd_Prenom
On aura C1 comme zone de dmarrage au lieu B1
=dcaler (Bd !$C$1; 1; 0; nbval (Bd !$A :$A) -1 ;1)

222

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

Bd_Fonction
On aura D1 comme zone de dmarrage au lieu C1 et ainsi
de suite pour tous les noms suivants :
Bd_CCP ;Bd_Categ ; Bd_Echelon ; Bd_Sit Famil ; Bd_Nbr
Enf ; Bd_Enf +10 ans ; Bd_Absences ; Bd_Sal de
base ;Bd_I.E.P; Bd_I.E.P.P. ; Bd_Bonif Post Sup ; Bd_Ind
Quali ; Bd_Ind Doc ; Bd_Sev Perm ; Bd_Nuisance ;
Bd_Allocation ; Bd_Enf+10ans ; Bd_Sal Uniq ; Bd_T
Brut ; Bd_SS ; Bd_IRG ; Bd_Munatec ; Bd_Aut Retenues ;
Bd_Net a payer.
Et enfin nous validant par Ok.
13 - Cration du formulaire de consultation et du menu
droulant
Crez dans la feuille de calcul numro trois :
Consultation un formulaire de consultation comme indiqu
dans limage 060 ci-dessous tout en respectant ladressage
des cellules. Puis enlevez le quadrillage

223

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

Insrez un menu droulant en B3


AffichageBarres doutilFormulairesZone de liste
droulante.
Nous allons ajouter un menu droulant ; choisir dans la
barre doutils formulaire Zone de liste droulante.

Cette zone de liste droulante va permettre en choisissant


par exemple le Nom dafficher toutes les informations se
rapportant Nom.

224

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

Clic droit sur le menu droulant choisir Format de contrle


La Plage dentre =Bd_Num

La cellule lie = la cellule $A$1


Nous validons par Ok
Insrez un autre menu droulant en C4 (mmes tapes que
le menu prcdent en B4)
Clique droit sur le menu droulant choisir Format de
contrle
La Plage dentre =Bd_Nom
La cellule lie = la cellule $A$1
Nous validons par Ok

225

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

Si nous choisissons 1 comme Numro nous avons Kamel


qui saffiche dans le menu droulant Nom .Et si nous
choisissons KADDOUR dans le menu droulant Nom nous
aurons le numro denregistrement 2 qui saffiche dans le
menu droulant Numro. Cella va nous permettre une
double consultation soit par le Numro, soit par le Nom du
fonctionnaire.

226

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

Dans la cellule B2 tapez : Consultation.


Slectionnez les cellules B2 :C2 et centrez les sur plusieurs
colonnes
.
Dans la cellule B3 tapez : Par Numro
Dans la cellule C3 tapez : Par Nom
Pour afficher les informations concernant le Numro
ou le Nom slectionne dans le menu droulant. Nous allons
ajouter respectivement la formule suivante dans les cellules
qui afficheront ces informations
= index (Bd_Nom ; A1)
Pour slectionner un Nom dynamiques on appui sur F3.
Par exemple pour afficher le numro de CCP dans la cellule
C9 je tape la formule suivante : =Index (Bd_CCP ; A1)
Et nous validons par Ok
De la mme manire pour les autres cellules comme indiqu
dans le tableau ci-dessous :
Cellule
B9
B10
B11
B12
B13
B14
B15
B16
B17
B18

Nom
Num CCP
Nom
Prnom
Fonction
Categ
Echelon
Sit Famil
Nbr Enf
Enf +10ans
Absences

Formule
=INDEX (BD_NumCCP ;A1)
=INDEX (BD_Nom ;A1)
=INDEX (BD_Prnom ;A1)
=INDEX (BD_Fonction ;A1)
=INDEX (BD_Categ ;A1)
=INDEX (BD_Echelon ;A1)
=INDEX (BD_Sit_Famil ;A1)
=INDEX (BD_Nbr_Enf ;A1)
=INDEX (BD_Enf_10ans ;A1)
=INDEX (BD_Absences ;A1)

227

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

Cellule
E5
E6
E7
E8
E9
E10
E11
E12
E13
E14
E15
E16
E17
E18

Nom
Sal-Base
IEP
IEPP
Dif. de Rev
Glis.Ech

Formule
=INDEX (BD_Sal_Base ;A1)
=INDEX (BD_IEP;A1)
=INDEX (BD_IEPP;A1)
=INDEX (BD_Difer_Rev;A1)
=INDEX
(BD_Glis_Echelon;A1)
IFC
=INDEX (BD_IFC;A1)
Ind.Qual.
=INDEX (BD_Qual;A1)
Ind.Doc.
=INDEX (BD_Doc;A1)
Bonification =INDEX (BD_Bonification;A1)
Sev .Perm
=INDEX (BD_Ser_Perm;A1)
Nuisance
=INDEX (BD_NumCCP ;A1)
Allocation
=INDEX (BD_AF;A1)
Ent.+10ans =INDEX
(BD_Ind_Enf__10ans ;A1)
Sal.Uniq.
=INDEX (BD_Sal_Uniq;A1)

228

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

Cellule
H7
H9
H10
H11
H12
H13
H14

Nom
T.Brut
SS
IRG
Munatec
Aut.Ret
Absence
Net Payer

Formule
=INDEX (BD_Total_Brut;A1)
=INDEX (BD_SS;A1)
=INDEX (BD_IRG;A1)
=INDEX (BD_Munatec;A1)
=INDEX (BD_Aut_Ret;A1)
=INDEX (BD_Absence;A1)
=INDEX (BD_Net_Payer;A1)

229

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

Finalement nous pouvons masquer la ligne numro


une. On slectionne la ligne numro une, on clique avec le
bouton droit de la souris sur la ligne, et on choisit dans le
menu contextuel la commande masquer.
Vrification du fonctionnement
Si on va maintenant dans Masque de Saisie et quon
rentre un nouveau Nom : SAAD ; Prnom : Halim ;
Fonction : Int.Princ. Ch. Serv ; N CCP :25 2541 Cl 65 ;
Categ : 13 ; Echel. : 1308 ; Sit Famil :M ; Nbr En :6 ; Enf
+10 ans :3 ; Bonif Post Sup :195 ; Ind Quali :O ; Sal
Uniq :1 on enregistre les donnes .
On va vers Consultation on peut donc consulter les
donnes de SAAD

230

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

14- Macro dimpression du bulletin fr paie


Cliquez : AffichageBarres doutilsVisual Basic

Photo 072

Enregistrez la macro sous le nom de :


Imprimer Bulletin de Paie
1- Slectionnez Bulletin de paie
2- Cliquez sur imprimer.
Dans longlet page slectionnez De : tapez 1 : tapez 1
Validez par Ok

3- retournez la feuille Consultation.


4- Arrtez lenregistrement de la macro.
L'diteur de Visual Basic avec le code de la macrocommande imprimer Bulletin de paie que vous avez
enregistr.

231

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

Crez un bouton pour la macro


Cliquez : AffichageBarres doutilsFormulaires
Affectez lui la macro Impression Bulletin paie ; et
renommez le bouton "Imprimer Bulletin de paie".

232

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

15 - Cration du Menu
Le menu va vous permettre de naviguer entre les
diffrentes feuille de calcul ; et de saisir les paramtres du
bulletin de paie notamment le nom de direction de
lEducation en D9, le nom de ltablissement en D11, le
nom du gestionnaire en D15 et le mois du bulletin de paie
en G15.
Compltez le Menu en respectant rigoureusement
ladressage des cellules comme suit :
Cellule
D4
D5
D6
D8
D10
D14
G14
D15
G15
D17

Tapez
MINISTERE DE LEDUCATION NATIONALE
INSTITUT NATIONALE DE FORMATION DES
PERSONNELS DE LEDUCATION
Nom de la Direction de lEducation
Nom de lEtablissement
Nom du Gestionnaire
Date
Nom du Gestionnaire
Mois et Anne
Application Paie version 1.0

Crez cinq Macros et boutons de macros


Macro 1- Consultation et modification du barme IRG
Macro 2- Consultation et modification du barme des
traitements
Macro 3 Consultation de la Base de donnes et impression
du Bulletin de paie
Macro 4 Entrer Nouveau Enregistrement
Macro 5 Ouvrir la Base de Donnes
Pour enregistrer ces macros :
AffichageBarres dOutilsVisuel BasicNouvelle macro
1- saisir le titre de la macro
2- Appuyez sur le bouton enregistrer
233

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

3- vous tes dans la feuille de calcul Menu ; cliquez sur la


feuille ouvrir; par exemple Consultation ; et revenez la
feuille de calcul Menu.
4- Arrtez lenregistrement de la macro.
Rptez la mme macro en modifiant la feuille de
calcul ouvrir pour toutes les feuilles de calculs de
lapplication.
Affectez les cinq macros enregistres des boutons de
macro. Et disposez les boutons de macro dans le Menu
comme limage en dessus.

234

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

16 - Liaison entre le menu et le bulletin de paie :


Dans la feuille de calcul Bulletin de paie slectionnez la
cellule A2 tapez le signe gal, (photo de droite) puis
slectionnez la feuille de calcul Menu et cliquez sur la
cellule D9 (photo de gauche). Et validez par entre ou
cliquez dans la barre des formules
sur licne de
validation.
Ou tapez dans la cellule A2 du Bulletin de paie la
formule suivante : =Menu ! D9
Faites de mme pour les autres liaisons du bulletin de
paie et Menu

A1=MENU ! D4
D6= Menu ! G15

A3= Menu ! D11 A4= Menu ! D12


E49=Menu ! D15

235

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

17- Bouton et macro: retoure au menu :


Aprs la cration des boutons du Menu. Vous allez crer
un bouton retour au Menu dans toutes les feuilles de calcul
pour pouvoir revenir au Menu.
Cliquez sur le bouton Consultation de la Base de
Donnes et Impression du Bulletin de paie, de la feuille de
calcul Menu.
1- Sous le bouton Imprimer Bulletin de paie crez un
nouveau bouton que vous appelez : Retour
2- Enregistrez une macro qui aura pour titre : Retour_Menu
3-Cliquez sur la feuille de calcul Menu
4- Arrtez lenregistrement de la macro.

18 Liaison entre le Bulletin de Paie et Consultation


Pour pouvoir imprimer le Bulletin de Paie. On va
rcuprer les donnes du salaire de la feuille de calcul
consultation vers le Bulletin de Paie. Pour cella on va tablir
des liaisons entre les deux feuilles de calcul.
Positionnez vous sur la feuille de calcul Bulletin de paie,
et sur la premire cellule qui va recevoir les informations de
la feuille de calcul Consultation en loccurrence la cellule
B7 : Numro taper le signe gal, puis vous allez vers la
feuille de calcul Consultation, vous cliquez sur la cellule
C9 : Num CCP puis vous validez par Ok

236

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

Vous faites la mme chose pour les autres cellules


Dans Bulletin de Paie Tapez = Dans
Consultation
dans la cellule :
pointez
La cellule :
B9
C10
D9
C11
F9
C12
B11
C13
D11
C14
B13
C15
D13
C16
F13
C17
F20
F5
F21
F6
F22
F7
237

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

B23
B24
F25
F26
F27
F28
F29
F30
F33
F34
F35
F36
F37
F38
F39
F40
F41
F43

F13
F8
F9
F11
F12
F14
F15
F10
F16
F17
F18
I7
I9
I10
I11
I12
I13
I14

Aprs la saisie des liaisons ci-dessus, vous affichez le


bulletin de paie avec les liaisons dans les cellules.
Pour raliser cella
Outil/Options /Affichage /Fentre - cochez la case Formules

238

Chapitre 2 : Gestion financire informatise

Et vrifier quelles sont conforme limage ci-dessous.

239

I
GESTION
INFORMATISE
DES

ETABLISSEMENTS
SCOLAIRES

II
GESTION
FINANCIERE
INFORMATISE
LES
TRAITEMENTS

II
wUL dOO
w U
Vd

II
wUL dOO
w U
Vd
Sens de lecture :

De droite gauche / page 03 55

: - -

.
.


.
. .
.
.
.

.

.

) (Visuel Basic
.

: - -


.
.
.
.

: - -

: - -

) (Visual Basic

) (OFFSET .

- 1


.
. 1

: - -

3 .

4
4 .

: - -

: - -

-2
.
/

) (My documents
) .(C .
) (My Documents
.
) .(Book1
.
.
:
9

: - -

.
- 3

D5 ' '
:
.1 D6

.2 .
D5 .C5
.
.

:
A7

A9

C9

E9

A11

C11

10

: - -

E11

A13

C13

E13

< 10

A17

F17

B20

B21

B22

B23

B24

B25

B26

B27

B28

B29

B30

B31

B32

B33

B34

< 10

B55


11

: - -

B36

B37

B38

B39

B40

B41

B42

B43

D45

D46

D49

D5
Arabic transparent 22

12

: - -

13

: - -

D5 : E5 D5 E5

. D5: E6

Arabic transparent 22
1 4 . 18.75
18.75



.
A7 :F13 A20 :F44.

Arabic transparent 20
E19:A17

-1 Arabic transparent 22
2
- 3

F18 :F19

B,C E = 16
14

: - -

; F40 :F20 ; F23:A20 ; F27 :A24 ; F28:A28 ; F32 :A29


F33 :A33 ; F38:A34 ; F39 :A39 ; F40 :A40

- 4
- 2008/1/1

- A2 B2 - C2 - - D2
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. 3 19
. A . B
.C D
(

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01 12 8 :2
208 10 12 .1012
2001/01/01
- -2-3 2001-01-01
( 2007-12-31
:
- -F1 2001-01-01

15

: - -

:
: F2 : G2 - H2
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16

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17

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16
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22

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B5 : C26

B5 : C26


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23

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B5 : B26 :
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C5 :C26
12 Arabic Transparent


C5 : C26
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.

24

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25

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C2
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26

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H2
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J2
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K2
=C17


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M2
))';A19:C198;3 _'!=IF(C10="";0;VLOOKUP(C10

N2
))*' ';F3:L40;2 _'!=IF(C18="";0;VLOOKUP(C12
C18%'!

C12
C18
27

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)=IF(C19="";0;C19*45

C19
45
2:
Q2
)=SI(P2=0;0;L2*10%


R2
))'!F3:L40;4 _';=IF(C20="";0;VLOOKUP(C12

C20 " " .


:
S2
))';F3:L40;5 _'!=IF(C21="";0;VLOOKUP(C12

C21 " " .



T2
))';A3:D17;4 _'!=IF(C9="";0;VLOOKUP(C9

C9

28

: - -

:
U2
))';F3:L40;6 _'!=IF(C22="";0;VLOOKUP(C12

C22 " " .


:
V2
))';F3:L40;7 _'!=IF(C23="";0;VLOOKUP(C12

C23 " "


.
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W2
)=SUM(L2:V2

:
X2
)=ROUND(W2-AC2;-1


Y2
)))=SI(C14="";C14*300;SI(C14<5;C14*600;(C14-)*300+(5*600

C14
10+ :
Z2
=C15*11,25

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:
29

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- 2 < <

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30

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31

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AA2
)))"=SI(C24="";0;SI(C24=1;800;SI(C24=2;"5.5

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C24

32

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AB2
=SOMME(Y2:AA2)+W2

:
AC1
=w2*9%

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:
AD1
))=SI(X2<15000;0;RECHERCHEV(X2;IRG!A3:C3304;2

X2
:
AE1
)=SI(C25="";0;W2*1%

C25 1
33

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AF1
)=SI(C17="";0;(X2-(AC2+AD2+AE2))/30*C17

C17

AG2
=C26

C26
:
AH2
)=AB2-(AC2+AD2+AE2+AF2+AG2

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Format/Cellule/Nombre
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34

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.
.

.
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.
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.

35

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36

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37

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38

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39

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42

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- 13
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A2
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= OFFSET (Bd !$A$1 ; 1 ; 0 ; COUNTA (Bd !$A :$A)- 1

1
)= OFFSET (Bd !$A$1 ; 1 ; 0 ; COUNTA (Bd !$A :$A) -1 ;1
43

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.
.
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B3
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44

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46

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47

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6 : 3 : :
195 : . 1:
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2

48

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1
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49

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__
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50

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16


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.

A1
!D4=A1
:
! D9 =A2
!D11 =A3
!F12 = B4
.
:
: D4
: D5
: D6
51

: - -

D4 :G4
;D4 :G4 ;D5 :G5 ; D6 :G6 D4 :G6

: D8 D8 :G8
: D9
: D10 D10 :G10
: D11 D8 :G12
: D12
: D14 D14 :F14
: G14
: D15 D14 :F15
: G15 G14 :G15
: D18 1.00
.
: 1
: 2
: 3
: 4
: 5
:

52

: - -

1
2
3
.
4
. .

- 17 :
.
.

1
53

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2 _
3
4 .

-18

. .
B7

:

54

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=

C10
C11
C12
C13
C14
C15
C16
C17
F5
F6
F7
F13
F8
F9
F11
F12
F14
F15
F10
F16
F17
F18
I7
I9
I10
I11
I12
I13
I14
55

B9
D9
F9
B11
D11
B13
D13
F13
F20
F21
F22
B23
B24
F25
F26
F27
F28
F29
F30
F33
F34
F35
F36
F37
F38
F39
F40
F41
F43