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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL

MONITOREO DE LA CALIDAD AMBIENTAL

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1. OBJETIVO
Asegurar el ptimo desempeo del Programa de Monitoreo de Cumplimiento de la Calidad Ambiental
(PMCCA), que permita disponer de informacin oportuna, precisa y confiable.

2. ALCANCE
Aplica a todas las reas de Medio Ambiente de XXXXXXXX S.A.

3. ABREVIATURAS / DEFINICIONES
Auditora: Evaluacin sistemtica para determinar si las actividades y sus resultados son conformes a
la planeacin.
Base de datos: Conjunto de informacin organizada.
Cadena de custodia: Documento que acompaa a un conjunto de muestras y garantiza la
autenticidad de las mismas, asegurndose que pertenecen a la estacin en mencin. La cadena de
custodia acompaa la muestra y debe identificar a todas las personas involucradas en su manejo desde
el momento de la recoleccin hasta su ingreso al laboratorio.
PMCA: Programa de Monitoreo de la Calidad Ambiental.
PRG: Programa
PRO: Procedimiento
Re-anlisis: Volver a analizar una muestra con la finalidad de verificar el resultado obtenido.
Re-muestreo: Volver a tomar una muestra en el mismo punto de control.
SAC/P: Solicitud de accin correctiva / preventiva.
SIGAL: Sistema de Informacin Legal
Tendencia histrica: Es la que se deriva del anlisis de un conjunto de datos recolectados en el
tiempo.
Toma de muestra: Es el conjunto de procedimientos destinados a obtener una parte representativa de
un todo.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
STDMA-PERXXX-01: Estndares ambientales aplicables.

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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL

MONITOREO DE LA CALIDAD AMBIENTAL

PRGM-PERXXX-06: Programa de Monitoreo de la Calidad Ambiental de la Planta de

XXXXXXXXXXXXXXXXX Etapa Operativa
PRGM-PERXXX-02: Programa de Monitoreo de la Calidad Ambiental XXXXXXXX Etapa
Operativa
PRGM-PERXXXX-03: Programa de Monitoreo de la Calidad Ambiental Cashiriari Etapa de
Construccin y Perforacin

5. RESPONSABILIDADES
Superintendente EHS / Supervisor Medio Ambiente:
Revisar el cumplimiento del presente procedimiento y proponer lineamientos y la actualizacin del
procedimiento cuando lo considere necesario.
Administrar el contrato de servicio de monitoreo ambiental.
Dirigir el proceso de revisin de los resultados preliminares del monitoreo ambiental entregados
por el Laboratorio e identificar anomalas en comunicacin con el coordinador de reportes.
Autorizar la ejecucin de monitoreos no peridicos en los casos que se requieran.
Aprobar la reprogramacin de muestreos, en caso sea necesario.
Proponer acciones correctivas, en coordinacin con el equipo de medio ambiente Lima y reas
operativas a cargo, sobre los parmetros que de manera recurrente se encuentran fuera de estndar.
Dirigir el seguimiento y evaluacin de su cumplimiento.
Coordinar y participar de las auditoras planificadas al Laboratorio a cargo del monitoreo
ambiental.
Supervisor de Medio Ambiente:
Verificar el alcance y las condiciones para realizar el monitoreo ambiental en la fecha planificada.
Verificar in situ el cumplimiento del Programa de Monitoreo de la Calidad Ambiental vigente.
Verificar el cumplimiento de los procedimientos aplicables a las actividades de campo
(representatividad e identificacin de estaciones, condiciones de toma de muestra, entre otros).
Dar el soporte y conformidad al muestreo realizado por el Laboratorio.
Revisar y aprobar la cadena de custodia del monitoreo ambiental.
Verificar los resultados obtenidos en campo y proponer acciones correctivas inmediatas en caso se
requiera.
Comunicar mensualmente al coordinador de reportes sobre variantes en el programa de monitoreo.
Comunicar a la coordinacin de reportes la ejecucin de monitoreos especiales no peridicos.
Participar en la revisin de los resultados preliminares del monitoreo ambiental entregados por el
Laboratorio e identificar anomalas en comunicacin con el coordinador de reportes.
Coordinar la reprogramacin de muestreos, en caso sea necesario.
Realizar el seguimiento permanente al cumplimiento de las acciones correctivas propuestas.
Participar activamente en las auditoras planificadas al Laboratorio a cargo del monitoreo
ambiental.

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MONITOREO DE LA CALIDAD AMBIENTAL

Coordinador de Reportes:

Revisar y actualizar el procedimiento para la gestin del monitoreo de la calidad ambiental.

Elaborar, actualizar y comunicar al Laboratorio la lista de distribucin de resultados de monitoreo
ambiental.
Revisar los resultados preliminares de los monitoreos ambientales y comunicar a la
superintendencia EHS y/o supervisin de medio ambiente las desviaciones existentes.
Verificar el cumplimiento de estndares de acuerdo a los resultados obtenidos.
Realizar el control y seguimiento al proceso de revisin de resultados y retroalimentacin al
Laboratorio.
Coordinar con el Laboratorio el levantamiento de observaciones y/o quejas sobre los resultados
informados.
Establecer los lineamientos para elaboracin de los Informes Tcnicos por parte del Laboratorio.
Brindar soporte tcnico a la superintendencia EHS y/o supervisin de medio ambiente en el
anlisis del Informe Tcnico presentado por el Laboratorio.
Realizar el anlisis histrico de los resultados de monitoreo y otros eventos asociados en
coordinacin con la superintendencia EHS y/o supervisin de medio ambiente.
Orientar la generacin de acciones correctivas sobre los parmetros que de manera recurrente se
encuentran fuera de estndar.
Coordinar la elaboracin y entrega de los informes mensuales, anuales y otros a las autoridades
competentes. Remitir constancia de entrega a la superintendencia EHS y/o supervisin de medio
ambiente.
Coordinar y participar de las auditoras al Laboratorio a cargo del monitoreo ambiental.
Coordinar la actualizacin de los programas de monitoreo ambiental.
Asegurar la calibracin, mantenimiento y verificacin de los equipos de medicin de la empresa,
a fin de mantener su vigencia de operacin.

Jefe de Medio Ambiente:

Asegurar el cumplimiento del presente programa.

Brindar el soporte tcnico para el aseguramiento de la gestin del monitoreo de la calidad
ambiental.
Coordinar la generacin de acciones preventivas o correctivas, en los casos que sea necesario.
Asimismo, realizar el seguimiento y evaluacin del cumplimiento de las medidas planteadas.

Laboratorio:

Programar la fecha de inicio del monitoreo ambiental, de manera coordinada con el

superintendente EHS y/o supervisor de medio ambiente campo, debiendo coincidir con la primera
semana de cada mes.
Realizar la comunicacin oficial de la programacin a la superintendencia EHS y/o supervisin de
medio ambiente y a la coordinacin de reportes, con 72 horas de anticipacin al inicio de
actividades, que debe coincidir con los ltimos das del mes anterior. Comunicar y justificar
cambios en el programa de trabajo.
Coordinar el traslado de materiales e ingreso de personal con la superintendencia EHS y/o
supervisin de medio ambiente.

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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL

MONITOREO DE LA CALIDAD AMBIENTAL

Realizar la toma de muestras ambientales de acuerdo con el Programa de Monitoreo de la Calidad

Ambiental e indicaciones del superintendente y/o supervisor de medio ambiente.
Elaborar las cadenas de custodia de cada muestreo realizado.
Asegurar las ptimas condiciones de operatividad y vigencia de calibracin de los equipos
empleados en la toma de muestras ambientales.
Operar el Laboratorio de Campo con aplicacin de las mejores prcticas.
Llevar a cabo el anlisis de las muestras ambientales en base a metodologas aprobadas por
xxxxxxxx. Cualquier propuesta de cambio de metodologa deber ser presentada a xxxxxxxx para
su aprobacin con el sustento tcnico necesario.
Remitir va correo electrnico los resultados preliminares del monitoreo ambiental, tanto a la
superintendencia EHS y supervisores de medio ambiente, como al coordinador de reportes, en un
plazo de siete das contados a partir de la entrega de las muestras al Laboratorio en las
instalaciones del operador logstico de xxxxxxxx en Lima. Considerar la lista de distribucin de
resultados que ser proporcionada por el coordinador de reportes.
Realizar las correcciones pertinentes al reporte preliminar de resultados, de acuerdo a
observaciones de Pluspetrol.
Atender las quejas en un plazo de siete das desde su generacin.
Realizar re-muestreos, re-anlisis o correcciones al reporte de resultados, segn corresponda, a
solicitud de Pluspetrol.
Elaborar el Informe Tcnico final para su presentacin ante las autoridades competentes, de
acuerdo a los requerimientos de xxxxxxx, y remitirlo en medio digital e impreso a la coordinacin
de reportes de Lima y superintendencia y/o supervisin de medio ambiente.
Disear y alimentar la base de datos de monitoreo ambiental, que permita a xxxxxx la
visualizacin de los resultados mensuales y el comportamiento de los mismos.
Brindar apoyo tcnico a xxxxxxx, en todos los aspectos relacionados al monitoreo ambiental.

6. DESCRIPCIN
6.1

Programacin del Monitoreo Ambiental

La programacin del monitoreo ambiental estar a cargo del Laboratorio en coordinacin con la
supervisin de medio ambiente campo, debiendo considerarse su inicio dentro de los primeros siete
das del mes con la finalidad de poder disponer de los resultados oportunamente para su reporte a la
autoridad competente.
La programacin definitiva ser confirmada a la superintendencia EHS y/o supervisin de medio
ambiente, con copia al coordinador de reportes, con 72 horas de anticipacin al inicio de las
actividades, que deber coincidir con los ltimos das del mes anterior. Cualquier cambio en la
programacin deber ser comunicado y justificado.
6.2

Labores de Campo

El superintendente EHS y/o supervisor de medio ambiente ser el responsable de verificar el alcance
del muestreo y las condiciones ptimas para su ejecucin, que permita obtener resultados
representativos de la actividad.

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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL

MONITOREO DE LA CALIDAD AMBIENTAL
El traslado de materiales e ingreso de personal ser coordinado directamente por el Laboratorio, con
aprobacin del superintendente EHS y/o supervisor de medio ambiente.
La toma de muestras ser realizada por el Laboratorio, considerando los criterios para su ptima
ejecucin de acuerdo a la metodologa aplicada, la cual haya sido objeto de conformidad por parte de
xxxxxx . El supervisor de medio ambiente campo asegurar la correcta toma de muestras y firmar la
conformidad de las cadenas de custodia. El Laboratorio no podr iniciar el anlisis de ninguna
muestra cuya cadena de custodia no se encuentre aprobada y debidamente firmada por el supervisor
de medio ambiente.
En caso que la toma de muestras no sea conforme, el Laboratorio deber repetir el muestreo del punto
especfico observado. De igual forma en el caso que los resultados preliminares evidencien anomalas
no justificadas.
El personal del Laboratorio asignado a las actividades de campo deber comunicar a la
superintendencia EHS y/o supervisin de medio ambiente, el registro de resultados de campo
anmalos o sobre el estndar, a fin que se adopten inmediatamente las medidas necesarias para su
correccin.
Concluido el monitoreo, el traslado de las muestras ser coordinado directamente por el Laboratorio,
considerando los perodos de conservacin de las mismas de acuerdo con el anlisis a realizar. En el
caso de las muestras procedentes de xxxxxx, stas llegarn a las instalaciones del operador logstico
de xxxxxx, desde donde debern ser recogidas por el Laboratorio en el menor plazo posible, para su
traslado hacia las instalaciones del Laboratorio. xxxxxx brindar apoyo en la gestin del traslado de
muestras. Para la Planta de Fraccionamiento, el Laboratorio transporta y recoge directamente las
muestras para su anlisis.
El Laboratorio deber optimizar el tiempo de ejecucin del trabajo de campo, cumpliendo con los
requerimientos de los Programas de Monitoreo de la Calidad Ambiental.
6.3

Anlisis de Muestras

Las muestras tomadas en campo sern analizadas por el Laboratorio con la aplicacin de
metodologas estndar aprobadas por xxxxxxx, debiendo tomarse en cuenta que los lmites de
deteccin de los mtodos de anlisis sean menores a los estndares aplicables. Cualquier propuesta de
cambio en alguna de las metodologas deber ser presentada a xxxxxxx para su aprobacin, con el
sustento tcnico necesario.
Para el traslado de las muestras hacia el Laboratorio se tendrn en cuenta los criterios mnimos
requeridos para asegurar su conservacin.
El Laboratorio deber conservar contramuestras para verificacin de resultados, segn el perodo de
duracin de las mismas por tipo de anlisis. El Laboratorio comunicar a xxxxxxx los perodos de
conservacin para cada tipo de anlisis.

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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL

MONITOREO DE LA CALIDAD AMBIENTAL

6.4

Reporte de Resultados por parte del Laboratorio

El Laboratorio remitir va correo electrnico los resultados preliminares del monitoreo ambiental,
tanto al superintendente EHS y/o supervisor de medio ambiente como al coordinador de reportes, en
un plazo de siete das contados desde la entrega de las muestras en las instalaciones del operador
logstico de xxxxxxx en Lima. Esta comunicacin deber incluir la identificacin de valores anmalos
y/o aquellos que superen el estndar, dando soporte tcnico al respecto.
El supervisor de medio ambiente campo, as como el coordinador de reportes realizarn la revisin y
anlisis de los resultados entregados, manteniendo permanente comunicacin, luego de lo cual el
coordinador comunicar las observaciones al Laboratorio para su correccin.
Cabe indicar que estas observaciones podrn considerar correcciones al documento, un nuevo anlisis
de verificacin la realizacin de un nuevo muestreo. En este ltimo caso se reiniciarn las
coordinaciones para el desarrollo de la actividad de toma de muestras.
El seguimiento de las observaciones ser realizado por el superintendente EHS y/o supervisor de
campo, mientras que el coordinador de reportes deber asegurar la emisin de un nuevo reporte
corregido y satisfactorio.
Una vez que los resultados sean objeto de conformidad, el Laboratorio realizar el llenado de la base
de datos de monitoreo ambiental, con lo cual la informacin ser de libre acceso a todos los usuarios
de la misma. El seguimiento al cumplimiento de este flujo de informacin ser realizado por el
coordinador de reportes.
Asimismo, disponindose de la conformidad, el Laboratorio proceder a elaborar el Informe Tcnico
Final, el cual ser remitido en un plazo de cinco das desde el envo de los resultados preliminares, al
coordinador de reportes y superintendencia EHS y/o supervisin de medio ambiente, en medio digital
e impreso.
6.5

Reporte a la Autoridad

El Informe Tcnico Final elaborado por el Laboratorio ser presentado a la autoridad competente en
cumplimiento del D.S. N 015-2006-EM, a los 30 das de haber concluido el mes de evaluacin.
El cargo de ingreso de los reportes mensuales a la autoridad competente ser incluido, para
conocimiento de todos los interesados en xxxxxxxxx.
6.6

Medidas Correctivas

Con los resultados finales del monitoreo ambiental, el superintendente EHS y/o supervisor de medio
ambiente en comunicacin con el coordinador de reportes, realizarn el anlisis de cumplimiento de
los estndares ambientales aplicables en cada caso. Si estos no se cumplen, procedern al anlisis de
la tendencia histrica y eventos que pudieran alterar la calidad de la matriz ambiental, con lo cual ser
posible establecer un diagnstico de la situacin presentada.

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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL

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Si el estndar es superado de manera puntual, el parmetro en la matriz correspondiente se encontrar

en observacin. En el caso que la tendencia refleje una superacin recurrente (tres meses
consecutivos) del estndar, el superintendente EHS y/o supervisor de medio ambiente campo
proceder a establecer una medida correctiva de manera coordinada con la jefatura de medio ambiente
y la coordinacin de reportes, a travs de la generacin de una SAC/P.
Se debe indicar que la generacin de las SAC/P estar orientada a las fuentes de generacin de
efluentes, emisiones o ruido, que forman parte del manejo de la empresa, las cuales podran tener
consecuencias negativas en los cuerpos receptores.
El seguimiento y evaluacin del cumplimiento de las acciones correctivas estar a cargo de la
superintendencia EHS y/o supervisin medio ambiente campo, y de la jefatura de medio ambiente.
6.7

Auditoras

Con la finalidad de asegurar el ptimo desarrollo de las actividades de monitoreo y anlisis por parte
del Laboratorio, xxxxxxx realizar una auditora anual con la participacin de personal de medio
ambiente de campo y Lima.
El Laboratorio deber presentar una propuesta de acciones correctivas para el levantamiento de las no
conformidades, en caso de identificarse. Esta propuesta incluir plazos para su cumplimiento.
El coordinador de reportes en coordinacin con el coordinador del sistema de gestin, sern
responsables del seguimiento de las acciones correctivas planteadas por el Laboratorio.

7. REGISTROS
IDENTIFICACIN
REGISTROS

Cadenas de
Custodia

CLASIFICACIN

Por fecha / Por

matriz

TIPO

UBICACIN

Fsico

Oficina de
Supervisin
de Medio
Ambiente

PROTECCIN

RESPONSABLE

Archivador

Superintendente
EHS /
Supervisin
Medio Ambiente

TIEMPO
RETENCION

2 aos

8. ANEXOS
ANEXO N 1: Diagramas de flujo para la gestin de monitoreos ambientales xxxxxx.

ELIMINACIN

Superintendente
EHS /
Supervisin
Medio
Ambiente

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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL

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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL

MONITOREO DE LA CALIDAD AMBIENTAL

Anexo N 1 DIAGRAMAS DE FLUJO PARA LA GESTIN DE MONITOREOS

AMBIENTALES PPC

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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL

MONITOREO DE LA CALIDAD AMBIENTAL

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FECHA DE APROBACIN:

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL

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PGINA 13 DE 14

CDIGO: PRMA-PERxxxxx-0101

FECHA DE APROBACIN: 01/06/2016

PGINA 14 DE 14

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL

MONITOREO DE LA CALIDAD AMBIENTAL