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Rapport de stage

Stage Assistant Ingnieur


Du 6 Juillet au 31 Dcembre 2015

Oumayma HILMI
Tuteur cole : Mr. Philippe KUBIAK
Tuteur entreprise : Mr. Philippe VIALATTE

Oumayma HILMI

Prambule
A lissu de la quatrime anne lIG2I, Institut de Gnie Informatique
& Industriel, les tudiants doivent passer un stage de 6 mois en
entreprise, avec pour mission de grer un projet dans une situation
professionnelle, en tant quassistant ingnieur.
Jai entam les dmarches de recherche dentreprises daccueil ds le
mois dAvril 2015. Des lettres de motivation et mon CV ont t envoys
plusieurs entreprises dont Sophia Conseil qui a considr ma demande
de stage et ma propos un premier entretien le 15 Avril 2015, avec
Monsieur Huseyin BUYUKOZDOGAN, le responsable du ple informatique.
Suite cet entretien, jai d en passer deux autres avec la mme
entreprise : un avec le responsable des Ressources Humaines : Monsieur
Mathias TODESCO et lautre avec la directrice gnrale de lentreprise :
Madame Karine COCCELLATO pour enfin tre retenue pour intgrer
lquipe du ple informatique Sophia Conseil, en tant que stagiaire. Le
sujet de stage qui ma t confi est : Crer et raliser un Rseau
Social dEntreprise.
Sophia Conseil, entreprise de conseil en ingnierie scientifique et
technique, ma permis de mettre en pratique, dans une situation de travail
professionnelle, mes comptences en informatique et mes connaissances
en gestion de projet, que jai acquises durant mes trois annes dtude
lIG2I. Le contact avec le personnel de lentreprise, en particulier avec
lquipe du ple informatique, a t trs fructueux et riche en information
et attitude comportementale.
Ainsi jai pu intgrer lentreprise Sophia Conseil, menqurir sur son
organisation et raliser mes travaux dans de trs bonnes conditions.

Oumayma HILMI

Oumayma HILMI

Remerciements
Avant tout dveloppement sur cette exprience professionnelle, il
apparat opportun dexprimer mes vifs remerciements la Direction
Gnrale de lentreprise Sophia Conseil qui ma accord ce stage
dans son entreprise.
Je tiens remercier Mr. Huseyin BUYUKOZDOGAN, Responsable
du ple informatique qui ma accueilli au sein de son quipe et qui ma
permis de raliser mon stage dans de trs bonnes conditions. Il a su
trouver le temps de superviser mon travail de trs prs tout le long de
mon sjour en entreprise.
Je

tiens

remercier,

galement,

Mr.

Philippe

VIALATTE

Responsable de Dveloppement Applicatif pour son encadrement, ses


conseils et assistance quil ma prodigus tout le long de mon stage.
Jexprime, galement, mes remerciements toute lquipe du ple
informatique qui a facilit mon intgration au sein de lentreprise.
Aussi, je voudrais remercier Mme Caroline MAIGE Responsable de
Communication pour son soutien et ses conseils.
Jexprime ainsi ma gratitude et mes remerciements toute
personne qui a contribu de prs ou de loin au bon droulement de mon
stage, qui ma permis de senqurir sur lentreprise, son fonctionnement
et

denrichir

mon

exprience

professionnelle

aux

niveaux

des

connaissances thoriques et pratiques.


Jadresse, particulirement, un vif remerciement lensemble de
lquipe pdagogique de lIG2I, et en particulier Mr. Philippe KUBIAK,
mon tuteur de stage pour sa disponibilit, ses conseils et son soutien.
Merci tous.
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Oumayma HILMI

Oumayma HILMI

Fiche synthtique de droulement du stage


Entreprise : Sophia Conseil
Activit :

Entreprise de conseil en ingnierie scientifique et

technique
Affectation du stage : Ple informatique
Sujet du stage : Raliser un Rseau Social dEntreprise
Travaux accomplis ou Principales tapes de stage:
Intgration de lentreprise et prise de connaissance du projet ;
Elaboration du Cahier des Charges avec les diffrents cas
dusage ;
Lancement dappel doffre et dpouillement des offres ;
Choix des types de RSE les plus adapts aux besoins de
lentreprise ;
Choix des entreprises fournisseurs du RSE ;
Divers travaux (communication avec

les

fournisseurs,

animation de runions, installation de logiciels et rparation


des PC).
Livrables :
Planning de ralisation du projet ;
Cahier des charges ;
Document sur la stratgie de mise en place ;
Matrice de choix des RSE ;
Rapport de stage.
Apports du stage :
Meilleure perception du milieu professionnel des entreprises de
conseil en ingnierie ;
Amlioration des connaissances dans la gestion de projet
(planification, gestion du temps, etc.) ;
Meilleure perception de la communication en entreprise ;
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Oumayma HILMI

Amlioration des connaissances du matriel informatique.

Oumayma HILMI

Table des matires


Prambule....................................................................................................2
Remerciements............................................................................................3
Fiche synthtique de droulement du stage................................................4
Introduction..................................................................................................8
I.

Prsentation de Sophia Conseil..............................................................9

1. Fiche Signaltique..................................................................................9
2. Lentreprise Sophia Conseil..................................................................10
3. Les Clients de Sophia Conseil...............................................................11
4. Organisation du ple Informatique.......................................................13
4.1. Organisation...................................................................................13
II. Droulement du stage..........................................................................16
1. Introduction..........................................................................................16
2. Le Projet...............................................................................................16
2.1. Prise de connaissance du projet.....................................................16
2.2. Objectifs.........................................................................................17
2.3. Equipe projet..................................................................................17
2.4. Processus de validation..................................................................19
2.5. Choix de la solution........................................................................19
2.6. Les grands axes de ralisation du projet........................................19
2.7. Planification des actions raliser.................................................20
3. Recherche documentaire.....................................................................23
3.1. Un Rseau Social dEntreprise, cest quoi ?....................................23
3.2. Les avantages dun RSE:................................................................23
4. Identification des besoins.....................................................................24
4.1. Prliminaires...................................................................................24
4.2. Les Enjeux du Rseau Social de lEntreprise RSE .....................25
4.3. Cibles du RSE.................................................................................26
4.4. Principales fonctionnalits du projet...............................................26
4.5. Cas dusage du RSE........................................................................26
8

Oumayma HILMI

4.5.1. Communication........................................................................26
4.5.2. Gestion de contenus.................................................................27
4.5.3. Collaboration............................................................................28
4.5.4. Cration de communauts.......................................................28
4.5.5. Administration..........................................................................29
4.5.6. Droit daccs.............................................................................29
4.5.7. Scnarios dutilisation..............................................................30
4.5.8. Ergonomie................................................................................31
4.5.9. Personnalisation de la charte graphique..................................31
4.5.10.

Supports compatibles............................................................31

4.5.11.

Maintenance de lapplication et mise jour..........................31

4.5.12.

Formation et manuel dutilisation et formation.....................32

4.6. Validation du projet par la DG........................................................32


5. Recherche des solutions existantes.....................................................32
5.1. Actions entreprises durant cette phase..........................................32
5.2. La recherche de solutions existantes.............................................33
5.3. Contact des fournisseurs................................................................37
6. Investigations pour le choix du fournisseur.........................................37
6.1. Entretien avec les fournisseurs des solutions.................................37
6.2. Choix de la solution mettre en place...........................................39
7. Dploiement.........................................................................................40
8. Communication autour du projet.........................................................41
8.1. Runions.........................................................................................41
8.2. Ateliers de travail (workshop).........................................................42
8.3. Production De document................................................................43
9. Tches du Support................................................................................43
III.

Evaluation du stage...........................................................................45

1. Difficults rencontres.........................................................................45
2. Conclusion............................................................................................46
Bibliographie..............................................................................................48
Glossaire....................................................................................................49
9

Oumayma HILMI

Annexes.....................................................................................................51
Annexe 1 Sophia Conseil en quelques chiffres........................................52
Annexe 2 Rcompenses de Sophia Conseil.............................................52
Annexe 3 Evolution annuelle du Chiffre dAffaire....................................53
Annexe 4 Evolution annuelle des salaris...............................................53
Annexe 5 Liste des solutions techniques identifies...............................54
Annexe 6 Matrice de choix......................................................................55
Annexe 7 Rsultat du croisement entre Cibles et les Intrts & Attentes :
Types de communauts..........................................................................57
Annexe 8 Les points positifs & ngatifs des solutions du benchmark.....58

10

Oumayma HILMI

Introduction
Ce stage dune dure de 6 mois, est une mise en situation dassistant
ingnieur dans un milieu professionnel dont lobjet principal est de se
familiariser avec le mtier de management autour dun projet. Durant ce
stage, jai intgr lquipe informatique de Sophia Conseil en tant que
responsable de projet. La mission qui ma t confie durant ce stage est
la ralisation dun rseau social dentreprise.
Outre les travaux qui mont t confis, jai eu loccasion de ctoyer au
quotidien, des responsables, des cadres et des employs de diffrents
ples

de

lentreprise,

qui

mont

permis

de

menqurir

sur

le

fonctionnement de la socit, participer des runions de prise de


dcision et enfin raliser les principales tches de mon projet tout en tant
bien encadre par mes responsables de stage aussi bien le tuteur
entreprise que le tuteur cole.
Jai eu de la chance de me retrouver en face de personnes dune
grande exprience, qui mont facilit lintgration au sein de leurs quipes
et qui taient disponibles me transmettre leurs savoirs et de leurs vcus
professionnels de lentreprise.
Ce rapport prsentera lentreprise Sophia Conseil et lensemble des
activits de mon projet. Il traitera entre autres :

11

Lentreprise Sophia Conseil et son organisation ;


Le droulement du stage :
Le projet RSE ;
Les diffrentes tapes du projet ;
Les travaux raliss ;
Les difficults rencontres.
Lapport du stage en termes dexprience professionnelle.

Oumayma HILMI

I. Prsentation de Sophia Conseil


1. Fiche Signaltique
Raison Sociale : Sophia Conseil
Adresse : Arche des dolines. 5, rue Soutrane
06560, SOPHIA ANTIPOLIS, FRANCE
Tel : 0 970 820 250

Fax : 0 970 820 887

Adresse email :
contact@sophiaconseil.fr

Site de lentreprise :
http://www.sophiaconseil.fr/

Secteur dactivit : Conseil en Ingnierie et innovation


Dirigeant : Vincent DAVID
Date de cration : 12 Janvier
2005

Chiffre daffaire : 18.7 millions


deuros

Sophia Conseil en quelques chiffres :

Valeurs de Sophia Conseil :


Transparence Respect Dontologie Ractivit et adaptabilit
Qualit
Sophia Conseil Laurate du Palmars Great Place to Work
2015 :
12

Oumayma HILMI

30me place du palmars 2015 des Entreprises o il fait bon


travailler.

2. Lentreprise Sophia Conseil


Sophia

Conseil

est

une

entreprise

franaise,

indpendante,

spcialise dans le conseil en ingnierie scientifique et technique, multisecteurs

et multi-mtiers.

Elle

cre en

2005

et

compte

actuellement 250 salaris rpartis en plusieurs filiales.


Son organisation est reprsente ci-dessous :

Sophia Conseil est prsente gographiquement sur toute la France et


au niveau international.
Les principales offres de service de lentreprise :

13

Lassistance technique ;
Le centre de service
Lactivit en bureau dtudes ;
Lexpertise et laccompagnement ;
La plateforme de linnovation.

Oumayma HILMI

Aussi, Sophia Conseil sest dote de :

9 agences en France ;
4 bureaux linternational : Monaco, Kuala Lumpur, Londres et

Singapour.
Un rseau de partenaires :

Rseau de partenaires

Elle est implante au niveau international sous la rpartition gographique


ci-dessous :

Implantations et lieux dintervention

Siges
sociaux
Bureaux
Sites
dinterventio
n hors de
France

3. Les Clients de Sophia Conseil


Le rle de Sophia Conseil consiste dvelopper la comptitivit de
ses clients en leur apportant des solutions technologiques innovantes et
de lexpertise mtier toutes les tapes du dveloppement dun projet, y
compris lors de sa mise en production, notamment au sein de ses ples
14

Oumayma HILMI

dexpertise

optique,

lectronique,

mcanique

et

systme

dinformation.
Sophia Conseil intervient dans diffrents secteurs dactivit : chimie
et

ptrochimie,

agroalimentaire,

automobile,

industrie

navale,

aronautique, ferroviaire, etc.


Le schma ci-dessous montre les diffrents secteurs dactivit o
Sophia Conseil est prsente :

Parmi les principaux clients de Sophia Conseil:

15

Oumayma HILMI

4. Organisation du ple Informatique


4.1.

Organisation

Des besoins trs importants et de plus en plus croissants dans l'usage


de l'informatique ont conduit la cration d'un ple Informatique, charg
de mettre disposition des utilisateurs, des ressources informatiques et
audiovisuelles communes.
Il offre une assistance personnalise aux usagers et garantit la
scurit du systme d'information de lentreprise.
Lorganigramme du ple informatique est reprsent ci-dessous :

Deux grandes entits encadres par un responsable de ple :


16

Oumayma HILMI

Lquipe informatique se compose de 6 personnes qui interviennent


dans un primtre englobant diffrentes activits informatiques dintrt
gnral pour ltablissement ou pour les clients de lentreprise.
RESPONSABLE DU PLE INFORMATIQUE
Il assure le pilotage du service pour atteindre les objectifs fixs par la
Direction Gnrale. Il planifie les activits, encadre et anime ses quipes
et met en place des projets d'volution en fonction des besoins des
utilisateurs.
DEVELOPPEMENT APPLICATIF:
Le service de dveloppement applicatif est charg :

De mettre disposition des collaborateurs de lentreprise, des


ressources informatiques, leur permettant un travail dans de

bonnes conditions ;
De raliser des projets de dveloppement informatique pour le
besoin des entreprises externes, clientes de Sophia Conseil.

SYSTEME ET RESEAU:
Le service Systme et Rseau offre une assistance technique tous
les utilisateurs de Sophia Conseil dans les diffrentes agences de
lentreprise en France. Il est le garant de la scurit du systme
d'information et la gestion du matriel.
Ayant pass mon stage dans le ple informatique, je saisis cette
occasion pour signaler la bonne collaboration qui rgne entre le personnel
de lquipe Informatique. Jai t parraine par ce service tout le long de
mon stage et toute lquipe na pas cess de me prodiguer conseil et
assistance en cas de besoin.

4.2.

Mission et activit

Le ple informatique est charg des activits suivantes :

17

Administrer et exploiter les serveurs ;

Oumayma HILMI

Maintenir le parc informatique, planifier les interventions


d'installation, la configuration et le dpannage de matriels mis

la disposition des utilisateurs ;


Maintenir l'inventaire du parc informatique et des logiciels en

service ;
Grer le rseau informatique et faire voluer l'infrastructure

matrielle ;
Etablir les schmas du rseau informatique et de tlphonie ;
Grer les serveurs d'annuaires et fournir des services
numriques aux usagers (messagerie lectronique, rseau sans

fil, ...) ;
Grer et administrer le site Internet institutionnel ;
Grer les quipements audiovisuels et les systmes

visioconfrence ;
Mettre en place les mcanismes concernant la

informatique, et assurer la veille sur l'volution des risques ;


Mettre en place une politique de sauvegarde et d'archivage des

donnes ;
Maintenir et faire voluer le systme d'information ;
Conseiller et informer les utilisateurs dans tout ce qui touche

l'informatique au sens large ;


Dvelopper des applications pour les entreprises clientes et en

de

scurit

assurer la maintenance.

4.3.

Procdures de protection

Lentreprise sest dote dun ensemble de procdures concernant


lutilisation du systme informatique :

La charte informatique : Il s'agit d'un document technique


dfinissant les rgles d'utilisation du systme informatique mis
la disposition de l'ensemble du personnel. En outre, elle a
pour objectif de dfinir les modalits des accs intranet/internet

et d'utilisation de la messagerie lectronique.


Les contrles d'accs : Les authentifications
l'identit

18

des

personnes

se

connectant

au

vrifient

rseau.

Les

Oumayma HILMI

identifiants

associs

au

mot

de

passe

sont

aujourd'hui

gnraliss mais ils doivent tre changs rgulirement.


Les scurits rseaux : Le principe est de filtrer les changes
de donnes entrantes et de requtes sortantes entre le rseau
interne et les rseaux externes. Pour ce faire, l'utilisation de
pare-feu, de routeur filtrant ou la cration d'une zone tampon
est indispensable.

II. Droulement du stage


1. Introduction
A mon arrive lentreprise et vu le sujet de mon stage,
affecte

jai t

au ple informatique de lentreprise. Lors de la runion tenue

avec le responsable du ple informatique, jai pris connaissance du projet


que je devais raliser durant ma priode de stage. Des informations
complmentaires

mont

galement

donnes

sur

lquipe

de

dveloppement, les diffrents outils et logiciels utiliss au sein de Sophia


Conseil.

Mon projet consiste en la ralisation dun Rseau


Social dEntreprise ouvert tous les employs du groupe
Sophia Conseil.
Jai t prsente toute lquipe du ple informatique et aprs avoir
sign la charte informatique de lentreprise, un poste de travail a t mis
ma disposition et une session en mon nom a t cre.
Ma premire tche tait de prciser la demande Ce que lentreprise
attend de moi , tape trs importante dans la russite du projet et
permet didentifier les diffrentes actions mener.

19

Oumayma HILMI

2. Le Projet
2.1.

Prise de connaissance du projet

Sophia Conseil, comme prsente auparavant, est une socit de


services en ingnierie, recherche, dveloppement et innovation.
Mon sujet de stage stipul dans la convention tait de Supporter le
service communication de lentreprise en ralisant ou intgrant
des logiciels ainsi que les outils de gestion associs.
Lintranet

de

lentreprise

ne

permet

pas

une

interaction

et

communication directe entre les employs du groupe. Cest pour cela quil
a

envisag

de

crer

un

RSE

avec

des

fonctionnalits

de

communication et collaboration.
Des runions informelles avec mes responsables de stage (Tuteur +
Responsable

du

ple

informatique)

mont

permises

une

meilleure

comprhension du travail que je devais raliser lors de ma priode de


stage.

2.2.

Objectifs

Les objectifs de lentreprise taient de permettre tout le personnel,


et en particulier tous les consultants qui travaillent lextrieur des
bureaux de Sophia Conseil, de communiquer et collaborer quel que soit
lloignement gographique.
Le besoin de Sophia Conseil se prsume en les points suivants :

20

Intgrer

lentreprise ;
Fidliser et impliquer les employs ;
Fluidifier linformation ;
Identifier les expertises ;
Echanger sur des problmatiques mtier ;
Encourager les communauts ;
Enthousiasmer.

et

contribuer

au

sentiment

dappartenance

Oumayma HILMI

Le Rseau Social dEntreprise pour Sophia Conseil devrait, ainsi


permettre une meilleure communication et favoriser lesprit dquipe.

2.3.

Equipe projet

Pour bien cadrer le projet et suivre son tat davancement une quipe
projet a t constitue. Tous les processus de lentreprise sont reprsents
dans lquipe projet. La ralisation du projet est confie au ple
informatique.

Lquipe projet est constitue par :

21

Oumayma HILMI

Le projet a pour but de servir un besoin communicationnel. Donc, jai


d travailler en troite collaboration avec les deux ples, Informatique et
Communication.
Le rle de lquipe du projet peut se rsumer comme suit :

Cadrer le projet RSE avec les orientations stratgiques de

communication ;
Informer la DG de lavancement du projet ;
Organiser les runions et les ateliers de travail ;
Communiquer sur le projet ;
Prendre les dcisions concernant le choix de la solution ;
Communiquer avec les fournisseurs ;
Impliquer les services concerns par la mise en place de la
solution RSE.

22

Oumayma HILMI

2.4.

Processus de validation

Les tapes de validation ont t arrtes ds la premire runion pour


impliquer lensemble des processus. Le tableau ci-dessous dfinit les
validateurs :

2.5.

Choix de la solution

Ds le dbut du projet, le choix sest pos entre acheter une solution


RSE existante ou den codifier une. Je me suis propose pour codifier une
solution RSE qui rpondrait aux besoins de lentreprise, mais lquipe de
projet a dcid, aprs maints dbats sur loptimisation, la maintenance et
la mise jour de la solution, de faire une tude pour acheter une solution
existante dans le march.

2.6.

Les grands axes de ralisation du projet

Afin de mener terme le projet, il tait ncessaire didentifier les


grands axes lis au projet ainsi que les actions mettre en place.

23

Oumayma HILMI

Le schma ci-dessous donne les grands axes dintervention dans le


projet :

Identificati
on des
besoins

Recherche
Documenta
ire

Recherche
des
solutions
existantes

Communication
autour
du
Projet

Dploieme
nt

Choix des
fournisseu
rs

Ne connaissant pas les applications des rseaux sociaux des entreprises,


jai d commencer par une recherche documentaire et dcomposer le projet
en tapes. Ces tapes serviront par la suite tablir un planning.
La communication autour du projet tout le long du processus de ltude,
est un garant de russite pour faire adopter la solution par lensemble des
collaborateurs.

24

Oumayma HILMI

2.7.

Planification des actions raliser

Le diagramme de Gantt, couramment utilis en gestion de projet, est


l'un des outils les plus efficaces pour reprsenter visuellement l'tat
d'avancement des diffrentes activits (tches) qui constituent un projet.
Ce diagramme permet donc de visualiser d'un seul coup d'il :

Les diffrentes tches envisager ;

La date de dbut et la date de fin de chaque tche ;

La dure escompte de chaque tche ;

Le chevauchement ventuel des tches, et la dure de ce


chevauchement ;

La date de dbut et la date de fin du projet dans son ensemble.

Le diagramme de Gantt rpertorie toutes les tches accomplir pour


mener le projet bien, et indique la date laquelle ces tches doivent
tre

effectues.

Le projet RSE identifi en actions, dcoup en tches raliser classes


par ordre chronologique, est mis sous forme de planning de GANTT.
Le planning est actualis au fur et mesure de lavancement du projet.
Les dlais et les actions entreprendre sont fixs au dbut sur la base des
estimations en concertation avec les membres de lquipe de projet.
Nanmoins, le projet avait au dpart une date de dbut qui est le 6 juillet
et une date de fin le 31 dcembre 2015. Cest un planning prvisionnel.
Selon lavancement des travaux, certaines tches ont t ralises
dans un dlai plus long et dautres dans un dlai plus court. Parmi les
alas qui ont influenc le planning du projet, Il y a entre autres :

25

Lindisponibilit du personnel ;
Oumayma HILMI

Lindisponibilit de linformation ;
Le report des runions ;
La ralisation de certains travaux de communication ;
Le suivi de certaines procdures.
Le planning ci-dessous a t suivi et actualis tout le long du

projet. Il nous a permis davoir une vision globale sur le projet et une
meilleure organisation du travail :

3. Recherche documentaire
Pour entamer le projet, jai commenc par mener une recherche
documentaire sur les Rseaux Sociaux dEntreprise :

26

Oumayma HILMI

De Quoi sagit-il ?
Quel est lobjectif dun RSE ?
Quelles sont les solutions existantes sur le march et leurs

utilisations ?
Quels sont les fournisseurs et leurs prestations ?

La bibliographie en fin du document renseignera sur les rfrences


des sites consults pour la documentation.

3.1. Un Rseau Social dEntreprise, cest


quoi ?
Un

rseau

social

dentreprise

communication interne accessible

aux

est

employs

un
dune

systme

de

entreprise

et

ventuellement aux partenaires de celle-ci.


Son objectif est de favoriser la communication entre les individus
et/ou les groupes dindividus travers de fonctionnalits dites sociales,
assez proches des rseaux sociaux traditionnels.

3.2.

Les avantages dun RSE:

Le principal objectif du RSE pour Sophia Conseil est de faire adhrer


davantage son personnel autour dun projet mobilisateur, les fidliser
lentreprise et tisser des liens de contact avec les collaborateurs, en
particulier ceux qui sont en mission. Cet outil permet la cration de
communauts au sein du RSE et le transfert des comptences et de
lexpertise.

Une synthse des avantages dun RSE est reprsente par le


schma ci-dessous :
27

Oumayma HILMI

4. Identification des besoins


4.1.

Prliminaires

Le choix dune solution RSE rpondant aux aspirations de Sophia


Conseil doit commencer invitablement par savoir ce quon veut faire de
la

solution,

comment

elle

doit

se

prsenter

et

quelles

sont

les

fonctionnalits quelle doit remplir. Une fois identifies, ces prescriptions


doivent tre consignes par crit. Elles peuvent prendre la forme dun
Cahier des Charges, Cahier des spcifications fonctionnelles ou tout
simplement un document identifiant les besoins de lentreprise.
28

Oumayma HILMI

Le but tant de comparer les solutions existantes par rapport ce


document et den mesurer lcart et de choisir la solution technique la plus
adapte aux besoins.

Lidentification des besoins fonctionnels de lentreprise doit

dcouler de lanalyse des objectifs de lentreprise et sa stratgie de


communication.
Le projet RSE

tant de

nature pour couvrir

un besoin

de

communication. Pour la rdaction de lidentification des besoins RSE, jai


d travailler en troite collaboration avec les deux ples, Informatique et
Communication.
Cette tape a ncessit en plus de la recherche documentaire, la
tenue des runions avec les utilisateurs potentiels de lentreprise ainsi que
la tenue des ateliers de travail.
La rdaction du cahier des charges a aussi ncessit plusieurs
runions de lquipe du projet pour mieux cadrer et dfinir les
spcifications techniques.
Les spcifications fonctionnelles du prsent projet traitent des points
suivants :

Prsentation de lentreprise ;
Prsentation du projet Rseau Social dEntreprise ;
Cibles RSE et comit de pilotage ;
Principales fonctionnalits du RSE demandes ;
Prrequis : Intgration du SI, Scurit, Installation du rseau,

accompagnement au projet et planning prvisionnel ;


Certains cas dusage du RSE ;
Support et compatibilit de la solution avec le matriel chez
Sophia Conseil.

4.2. Les Enjeux du Rseau Social de


lEntreprise RSE
Le RSE devait tenir compte des principaux enjeux pour la socit,
savoir :
29

Oumayma HILMI

Identification des expertises,


Fidlisation des salaris,
Mise en place des communauts dexpert/projet,
Facilit de partage et la diffusion dinformation,
Amlioration de la communication,
Encouragement de linnovation,
Mise en place dune gouvernance adapte.

4.3.

Cibles du RSE

Le rseau social dentreprise est ddi tous les salaris aussi bien
au sein de lentreprise qu lextrieur de Sophia Conseil, en France mais
aussi linternational.

4.4.
Ce

Principales fonctionnalits du projet


projet

sinscrit

dans

la

stratgie

damlioration

de

la

communication et dans lesprit de favoriser le travail dquipe et la


collaboration au sein de lentreprise, de plus en plus globale et
gographiquement clate, avec des collaborateurs en situation de
mobilit. Le RSE permet doptimiser lorganisation des changes, de
rendre lentreprise plus ractive, plus productive, autour de 4 domaines
principaux :

Communication : Echanges en temps rel par messagerie,

notifications, intgration dintervenants externes ;


Gestion de contenu : Partage darticles,

documentaires, vidos, podcasts, flux dinformations ;


Collaboration: Liste des tches, gestion de projet, confrence en

ligne, formation;
Cration de communauts : Annuaires, profils de managers et

ressources

collaborateurs, activits par groupe, communauts de pratiques,


forums, blogs et micro blogging, vnements, partage de bonnes
pratiques, de connaissances et de transfert de comptences.

30

Oumayma HILMI

4.5.

Cas dusage du RSE

4.5.1.

Communication

Le RSE doit permettre damliorer, renforcer la communication et


crer des proximits entre les quipes disperses au sein de lentreprise,
identifier les diffrentes expertises et fidliser tous les salaris, surtout
ceux

qui

sont

en

mobilit,

tout

en

dveloppant

le

sentiment

dappartenance la socit.
Il doit donc permettre lutilisateur les actions suivantes :

Communiquer directement avec les diffrents employs de

lentreprise sans avoir recours aux mails,


tre contact directement par un autre salari,
Interagir facilement avec le sige, son IA ou son responsable

hirarchique,
Recevoir la newsletter et des notifications,
Intgrer des intervenants externes,
Indiquer son niveau dexpertise,
Renseigner ses centres dintrt et comptences,

localisation gographique,
Visualiser le niveau dexpertise des autres utilisateurs du RSE,
Trouver la personne dun niveau dexpertise requis pour rpondre

des besoins,
Selon le droit daccs, lutilisateur doit pouvoir valider le niveau

et

sa

dexpertise des utilisateurs du RSE.


4.5.2.

Gestion de contenus

Cette fonctionnalit doit permettre de faciliter la diffusion de


linformation

au

sein

de

lentreprise.

Le

besoin

mtier

de

cette

fonctionnalit est de rendre linformation disponible, facile trouver, et


diminuer la duplication.
Un utilisateur du RSE doit pouvoir :

31

Partager
Partager
Partager
Partager

des documents : Word, Excel, PDF, Power Point,


des fichiers multimdias : Images, vidos,
des articles : Veille conomique,
une connaissance, une information, une ide,
Oumayma HILMI

Partager les publications du RSE via dautres rseaux sociaux

(Facebook, Twitter...),
Visualiser les diffrents documents partags par les utilisateurs,
Visualiser les activits rcentes des autres utilisateurs dans le flux
dinformations et intervenir leurs publications (Commentaires,

mention jaime),
Faire une recherche
Faire une recherche
Faire une recherche
Faire une recherche

sur les expertises,


dans les documents,
dans les flux dactivit,
sur les autres membres du rseau.

Par contre, un utilisateur ne devra accder quaux :

Contenus publics ou pour lesquels il a les droits,


Contenus des communauts et des personnes quil suit.

4.5.3.
Cette

Collaboration
fonctionnalit

engagera

lutilisateur

dans

les

choix

de

lentreprise. Il pourra participer au sein des communauts et partager son


opinion en public. Il pourra aussi travailler en groupe et grer des projets.
Lutilisateur du RSE doit donc pouvoir :

Donner son avis, opinion, etc.,


Participer dans les dcisions de lentreprise en rpondant un

sondage par exemple,


Trouver des informations qui permettent de crer un lien avec son

entreprise,
Lister des tches,
Faire des confrences en ligne,
Collaborer sur des documents.

4.5.4.

Cration de communauts

Cette fonctionnalit devra permettre de crer facilement des


groupes dchange de diffrentes thmatiques entre des utilisateurs du
rseau social.
Le RSE doit donc permettre lutilisateur les actions suivantes:

32

Oumayma HILMI

Trouver sur le RSE une communaut correspondant sa fonction,

son niveau dexpertise ou partageant les mmes aspirations, etc.,


Crer dans le RSE une communaut,
Trouver des utilisateurs ayant les mmes centres dintrt,
Trouver des utilisateurs gographiquement proches,
Se concerter avec les autres utilisateurs au sein dune

communaut,
Echanger autour de projets, thmatiques sur des forums, blogs ou

micro blogging,
Trouver un annuaire de contact de tous les utilisateurs du RSE,
Recevoir des invitations pour participer aux diffrents

vnements de lentreprise,
Crer un profil avec photo,
Transfrer des comptences.

4.5.5.

Administration

Cette fonctionnalit permettra la gestion du rseau social par des


administrateurs afin dassurer son bon droulement. Elle servira
contrler les diffrents contenus partags par les utilisateurs ainsi que
toutes les communauts.
Un administrateur du RSE devra pouvoir :

Ajouter, supprimer des comptes utilisateurs,


Ajouter, modifier ou supprimer des communauts,
Lister les diffrents comptes utilisateurs et communauts,
Avoir accs aux statistiques,
Suivre les activits des utilisateurs du RSE,
Grer les conversations et les contenus inappropris,
Grer les diffrents profils des utilisateurs du RSE,
Valider le niveau dexpertise des utilisateurs,
Accorder des droits certains utilisateurs,
Identifier des community managers.

Ces diffrents cas dusage ont t identifis grce de nombreux


ateliers de travail avec lquipe du projet RSE mais aussi avec
lintervention de diffrents responsables de ples qui ont propos certains
cas dutilisation qui pourraient leur tre utiles dans un Rseau Social
dEntreprise.
33

Oumayma HILMI

4.5.6.

Droit daccs

Le premier atelier a permis lidentification des cibles, des centres


dintrt et les attentes en termes de gnration de communaut crer
sur le RSE.
Le tableau ci-dessous, 2 entres, donne le scnario dutilisation
pour chaque cible :

4.5.7.
Le

Scnarios dutilisation

2me atelier, quant lui a permis de dfinir le scnario

dutilisation par profil, qui est repris par le tableau ci-dessous :

Pro
fil
d'ut
ilisa
teu
r

Scnarios d'utilisation

Nou

veau

34

Trouver facilement des informations sur l'entreprise,


Remplir le profil et indiquer les comptences,
Trouver un annuaire des contacts.
Oumayma HILMI

Pro
fil
d'ut
ilisa
teu
r

Back

offic
e

Scnarios d'utilisation

Con
sult
ant
hors
site
/
isol
go
grap
hiqu
eme
nt

Alerter en cas d'incident (Panne, Server/Host down),


Communiquer sur une nouvelle arrive ou un dpart,
Communiquer sur une nouveaut (fonctionnalit,
vnement, etc.),
Informer sur les divers vnements de la boite (Afterwork,
Projets,...).

Faire remonter rapidement un besoin,


Demander de l'aide: Contacter le support, Partager une
publication, Chercher des experts, Chercher une solution
sur le RSE,
Trouver et contacter des employs dans la mme rgion de
mission,
Intgrer des communauts d'intrt ou de pratiques,
Organiser et Recevoir des invitations pour participer des
vnements dans la rgion.

Remplir les profils en indiquant les centres d'intrt et


expertises,
Rpondre aux questions et besoins des diffrents salaris,
Devenir membre d'une communaut avec les mmes
centres d'expertise,
tre facilement trouv par les utilisateurs.

IA

S'adresser ses consultants sans avoir recours aux mails,


Parler des nouveaux projets de l'entreprise,
Faire des recherches sur les expertises.

IC

Recevoir des offres,


Intgrer des communauts d'intrt ou de pratiques,
tre soutenu dans leur priode d'inter contrat.

Ing
nieu
r
cher
chan
t de
l'aid
e

Demander de l'aide,
Partager une publication: Les utilisateurs ayant la solution
pourront rpondre,
Faire une recherche sur les experts et les contacter,
Chercher une solution sur le RSE.

Expe
rt

35

Oumayma HILMI

4.5.8.

Ergonomie

La solution doit tre dune ergonomie simple dutilisation et facile


daccs. Les usages cibles (personne ou communaut) sont bien en scne
avec un menu convivial.
4.5.9.

Personnalisation de la charte graphique

La solution doit permettre la possibilit de personnaliser la


plateforme, les contenus et les pages daccueil. Elle doit permettre de
reflter laspect et la prsentation de lentreprise par la possibilit de
slectionner les couleurs, lajout dune image darrire-plan et dautres
lments de personnalisation (Logo, Favicon).
4.5.10.

Supports compatibles

La solution doit tre supporte par :

Macintosh
Windows
Tablette
Windows Phone

iPhone/ iPad
Android
Site Web Mobile
Accessible sur tous les
navigateurs

4.5.11.

Maintenance de lapplication et mise jour

La maintenance et la mise jour doivent tre assures par le


fournisseur.
4.5.12.

Formation et manuel dutilisation et formation

Un programme de formation devrait tre assur tous les


utilisateurs en mme temps que linstallation du RSE. Un manuel
dutilisation doit tre disponible en version lectronique ainsi quun
systme daide lutilisation.

36

Oumayma HILMI

4.6.

Validation du projet par la DG

Aprs tude et identification des besoins, le projet a t valid par le


ple communication. Le projet a t prsent au PDG de lentreprise qui a
donn son accord pour la suite du projet

Lidentification a t revue et reprcise tout le

long du processus du projet. Les runions et les ateliers


de travail organiss sont des outils prcieux, ils ont
permis daffiner les besoins et les fonctionnalits du
RSE.

5. Recherche des solutions existantes


5.1.

Actions entreprises durant cette phase

Cette tape a ncessit une recherche trs approfondie sur les RSE
existants sur le march et sur leurs utilisations.
Les actions entreprises durant cette phase sont synthtises
travers les points suivants :

Recherche des solutions existantes, ainsi que leurs utilisations et

rfrence ;
Comparaison des solutions par rapport aux besoins identifis ;
Recherche et Documentation sur la mise en place et gouvernance

du RSE ainsi que les retours dexprience ;


Contact des fournisseurs pour prise de

complment dinformation ;
Rencontre avec les diffrents fournisseurs durant la priode de

rendez-vous

et

Juillet et Aot pour la prsentation de leurs solutions techniques

respectives ;
Tenu dun tableau comparatif des solutions ;
Choix des solutions pressenties les plus adaptes aux besoins de
lentreprise et qui respectent le budget allou au projet.

37

Oumayma HILMI

5.2.

La recherche de solutions existantes

Les besoins de lentreprise tant identifis, jai commenc la


recherche des solutions existantes des rseaux sociaux dentreprises selon
les critres ci-dessous:

Cot ;
Fonctionnalits ;
Ergonomie ;
Personnalisation de la charte graphique ;
Supports compatibles.

Une premire liste Benchmark de solutions techniques,


compose de 15 solutions susceptibles de rpondre aux besoins identifis
de Sophia Conseil, a t liste selon le tableau ci-dessous :

Cr
it
r
e

Co

s
S

(/us

ol

er/m

ut

ois)

Suppor
ts

Fonctionnalits

compat
ibles

io
n
s

Bl

(500

user

ki

s)

Flux dactivit, Blogs/ Statut

Espace de travail, Messages privs et

publics

Mac
Windows
Tout

Partage de contenu, Cration de

navigateur
iPhone/ iPad
Windows

Phone
Site Web

dossiers de stockage, Visionneuse de

(200

0
user
s)

38

Acq

document
Interface dadministration,

Statistiques
Moteur de recommandation sociale
Connecteur pour Microsoft Office,

Lync, Outlook, Sharepoint


Possibilit de personnalisation de la

Mobile

Oumayma HILMI

Cr
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Co

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S

(/us

ol

er/m

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Suppor
ts

Fonctionnalits

compat
ibles

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n
s
uisit

charte graphique

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de
lice
nce:

de
480
00
(100
user
s)
384
000

(200
0
user
s)

El
g
g

39

Ope

contrle daccs, Gestion des

n
Sour
ce

Interface dadministration, Liste de

utilisateurs
Tagging/ Catgories
Moteur de recherche
Demande damiti, Profil
Microblogging

Smartphone
iPhone
Application

Android
Web

Oumayma HILMI

Cr
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r
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Co

s
S

(/us

ol

er/m

ut

ois)

Suppor
ts

Fonctionnalits

compat
ibles

io
n
s

200

Espace de conversation,

Microblogging et publication rapide


Moteur de recherche des personnes
Profils riches
Gestion des relations
Flux dactivit, Forum
Notifications, Commentaires, Mention

user
s:
16

500

Ja

user

li

jaime

s:

10

200
0
user
s:
5,5

al
k
S
pi

Messagerie instantane
Profils et Annuaire
Administration par niveaux
Flux dinformation et cration de

communauts
Moteur de recherche
Partage de contenu

Smartp
hone

Tablette
Tout

ri

navigat

K
n
40

eur

100
user

Micro-wikis/ Q&A
Moteur de recherche
Crer des fiches de contact

Oumayma HILMI

Cr
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Co

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S

(/us

ol

er/m

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ois)

ts

Fonctionnalits

compat
ibles

io
n
s

s ->

12

le
d
g
e
Pl
a

Abo

Import de documents/ Partage de

fichier, Visionneuse en ligne


Crer des espaces privs ou publics,
Messagerie instantane/

nne
men
t

bote mail
Profil/ Notifications/ Flux dactivit
Gouvernance des espaces/

Administration par niveaux


Rapports dactivit

uel :

00 <

x<

150

Microblogging
Jaime/ Tagging, Commentaire avec
possibilit de rpondre depuis la

ann
15 0

000
en
fonc
tion
du
nom
bre
et
de la
typol
ogie

41

Suppor

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ois)

Suppor
ts

Fonctionnalits

compat
ibles

io
n
s
des
utilis
ateu

rs
De

envir

on

10

S
e

instantane
Notifications et newsletters

Flux dactivit, Blogs/wikis


Import de profils dannuaires
Messagerie instantane et Espace

Conversationnel
Calendrier partag pour crer un

Dem
ande

vnement
Articulation avec le SI mtier
Flux dactivit
Accs un ensemble complet de

n la

documents, liens, vidos


Flux dactivit, Tags/ Mention jaime
Profils, Abonnement entre personnes
Moteur de recherche
Microblogging, Messagerie

selo

Partage de contenus : sondage,

Smartphone
iPad (bientt
disponible)

taille

de
l'ent
repri
se

Ji

12$

v
e

IB
M
42

Tout
navigateur

Apple iOS
Android
Blackberry

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Suppor
ts

Fonctionnalits

compat
ibles

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n
s

de

devi

fonctions danalyse sociale


Crer des communauts et sous-

communauts
Espace de conversation, Partage de

OS6
RIM Playbook
Tout
navigateur

fichiers

e
ct
io
n

s
Ja

->

100

user

p
o

Profil et Liste de contacts

Gestion des invitations, Bouton spot-

it, Tags
Partage de contenu, Envoi de

messages groups,
Possibilit de choisir un CSS

spcifique
Mailing, Statistiques sur l'activit

3
->

Tout
navigateur
iPhone/ iPad

500
user
s

2
->2
000
user

43

Oumayma HILMI

Cr
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Co

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S

(/us

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ut

ois)

Suppor
ts

Fonctionnalits

compat
ibles

io
n
s
s

Yool

ro

ol

360:

r
o

ci

Notifications, email de synthse


Cration de groupes (internes +

200

user

s: 4

documents
Annuaires et profils
Flux d'informations, Forums (Q&A),

>

Partage de contenu, Visionneuse de

inkP

in

10$/

user/

mois

Tout

navigateur
iPhone/ iPad
BlackBerry
Android
Site Web

externes), tags
Moteur de recherche
Administration et statistiques
Connexion au SI existant
Possibilit de personnalisation de
l'interface
Blogs/wikis
Fils dactualit
Profils
Partage de contenu, Espace de

al

travail collaboratif et Export de

fichiers

Mobile

Smartphone
iOS & Android
Tout
navigateur

e
xt

44

Oumayma HILMI

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(/us

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ut

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Suppor
ts

Fonctionnalits

compat
ibles

io
n
s

Sour

Profils, Notifications
Galerie photos
Messagerie prive
Gestion de groupes et de donnes

ce

prives
Flux dactivit

Ope

P
r
e
s

s
T

el
li
g

Ope

Sour

ce

Blogs/wikis
Forums de discussion
Flux dactivit & Microblogging
Tagging de contenus et de personnes
Intgration avec Windows

Smartphone
Tablette
Tout
navigateur

SharePoint, Microsoft Office et Lync

e
n

t
T
a
t
a

Partage de contenu
Tags
Discussion instantane
Moteur de recherche
Cration de communauts

Smartphone
Tablette
Tout
navigateur

m
45

Oumayma HILMI

Cr
it
r
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Co

s
S

(/us

ol

er/m

ut

ois)

Suppor
ts

Fonctionnalits

compat
ibles

io
n
s

De

Partage de documents et de contenu

multimdia
Espace de travail et Cration de

contenu
Module de recherche, Q&A, Agenda
Visionneuse de documents
Planification des vnements avec

500

199

user

f
u
e
n

s:

Confluence Team Calendars

500
$/m
ois
Tout

com

pris
:
100
0$

Aprs lidentification des solutions du Benchmark de solutions


techniques , un complment dinformation savre ncessaire pour
prciser certaines fonctionnalits et donnes concernant les solutions. Les
informations

dont

nous

avons

besoin

ne

peuvent

nous

tre

communiques que par le fournisseur de la solution lui-mme.


46

Oumayma HILMI

5.3.

Contact des fournisseurs

Les informations complmentaires qui seront demandes aux


fournisseurs sont groupes en 4 catgories :

Informations techniques ;
Communication et collaboration au sein du RSE ;
Gestion des contenus ;
Cot par utilisateur ;
Assistance technique.

Aprs lidentification des fournisseurs et leurs coordonnes, je me


suis charge de les contacter soit par mail soit par tlphone.
Ce premier contact avec les fournisseurs nous a permis dchanger

autour du projet et dexpliquer les besoins de lentreprise aux diffrents


prestataires. Par la suite, nous nous sommes mis daccord sur des
crneaux disponibles pour des prsentations distance des diffrents
outils.

6. Investigations pour le choix du


fournisseur
6.1. Entretien avec les fournisseurs des
solutions
Durant la semaine du 3 Aot, des rendez-vous ont t pris avec les
fournisseurs des solutions pour la prsentation par vido confrence des
diffrentes solutions RSE.

47

Oumayma HILMI

Lquipe projet a assist une dizaine de prsentations de la part


des fournisseurs. Ces prsentations nous ont permis daffiner notre
connaissance du projet et de mieux approcher les solutions RSE par
rapport nos besoins identifis.
Une matrice sous tableau Excel nomm Matrice de choix , qui
est une analyse comparative, a pour but dnumrer et de pondrer les
diffrentes fonctionnalits de chaque solution.
Un facteur dimportance (quivalent un coefficient) a t attribu
chaque lment de dcision de la solution RSE. Llment de dcision
dune solution analyse aura la note 1 si elle est remplie, sinon il se verra
attribu la note 0. La note sur 10 pour un lment de dcision sera alors le
facteur dimportance multipli par 1 ou 0.
Le tableau ci-dessous permettra de comparer et danalyser les
solutions ltude (voir annexe 6 , matrice de choix):

48

Oumayma HILMI

49

Infor
mati
ons
tech
niqu
es
Com
mun
icati
on

Elments de dcision

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1

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)

Installation en Local

Installation en SAAS

Possibilit de reprise des donnes

Messagerie instantane

Notifications

Newsletter

Renseigner ses expertises

Oumayma HILMI

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50

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de
cont
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Elments de dcision

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Niveau d'expertise

Intgration des intervenants externes

Centres d'intrt et comptences

Partager des articles/liens

Partager des documents

Partager un message

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ou

51

Elments de dcision

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)

Partager des publications sur d'autres


rseaux sociaux (Facebook, Twitter,
LinkedIn...)

Flux d'activits

Commentaire et mention j'aime

Rechercher des expertises

Rechercher des utilisateurs

Rechercher des documents

Oumayma HILMI

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52

Colla
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Cra

Elments de dcision

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t
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in
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u
m
)

Rechercher des publications

Rechercher des communauts

Rpondre un sondage

Confrence en ligne

liste des tches

Collaboration sur des documents

Annuaire des utilisateurs/ groupes

Oumayma HILMI

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53

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Elments de dcision

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1

9,
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t
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n
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u
m
)

Profil enrichi

Crer des communauts avec des


utilisateurs

Micro Blogging

Crer des vnements et envoyer des


invitations

Ajout / suppression / modification de


compte
Ajout / suppression / modification de
groupe

Oumayma HILMI

Ty
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ou
1
0
ou
1
0
ou

Elments de dcision

54

Lister les diffrents utilisateurs et


communauts

Statistiques

Gestion de comptences

Gestion de contenus

Gestion de droits

Administration par niveaux: admin,


animateur

F
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Oumayma HILMI

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1

55

Fonc
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Fonc
tion
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Elments de dcision

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(
1

9,
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t
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i
m
u
m
)

Possibilit de customiser le RSE

Interface simple apprcie par les


utilisateurs

Rapidit d'affichage (site web)

Mobilit du rseau: appli mobile

Responsive design sur tablette et mobile

Intgration des outils mtiers: Lync,


Outlook, Sharepoint (SI)

SSO/AD

Oumayma HILMI

Ty
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ou
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0
ou
1
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ou
1
0

"de
base
"

6.2.

Elments de dcision

Efficacit de la recherche

F
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9,
1

t
a
n
t
le
m
in
i
m
u
m
)

Choix de la solution mettre en place

La matrice de choix annexe 6 nous a permis de distinguer 3


types de solutions :

Solutions cartes demble (3 solutions)

Solutions ne remplissant pas les conditions minimales du

cahier des charges.


56

Oumayma HILMI

Ty
p
e
d
e
N
ot
at
io
n
(n
ot
e
s
ur
1
0/
0
o
u
1)

ou
1
su
r
10

Des solutions moins convaincantes (4 solutions)

Solutions

intressantes,

mais

qui

ont

lune

des

remarques suivantes :

Demande dun dveloppement pour sintgrer au SI ;


Ncessit dune quipe de consultants pour la mise en

place ;
Ergonomie trs en dessous de ses concurrents.

Solutions pressenties (3 solutions)

Solutions dgages de manire positive par rapport aux

besoins identifis.
La grille des prix des 3 solutions pressenties est prsente sous le
tableau ci-dessous :

Prix

Prix annuel

mensuel par

pour 250

utilisateur

utilisateurs

Accomp
agnement

Ta

9000

750/j

18

54000

10

30000

Jiv

Les 3 solutions pressenties ont t remises la Direction Gnrale,


pour validation au cours dune prsentation de lavancement du projet.

57

Oumayma HILMI

Le service achat, a la charge de contacter les 3 fournisseurs et


ngocier le prix, la priode dessai et les dlais de mise en place.

7. Dploiement
Pour le dploiement de la solution retenue, une runion avec
lquipe projet a t organise afin de prparer les actions mener pour
accompagner le dploiement.
Ces actions sont les suivantes:

Identifier les problmes juridiques du RSE avec la juriste de

lentreprise ;
Dfinir une

communication ;
Dfinir une stratgie de communication pour informer les diffrents

collaborateurs sur loutil qui va tre intgr dans lentreprise ;


Dfinir la gouvernance : Identifier les community managers pour

lanimation des diffrentes communauts ;


Identifier les utilisateurs rfrents ;
Commencer la phase de test pour les solutions techniques ;
Rdaction de manuels dutilisation.

charte

de

modration

avec

la

responsable

de

Le dploiement de la solution est report pour quelques semaines


par rapport au planning pour les raisons suivantes :

Sophia Conseil a entam ltude dune nouvelle stratgie de


communication par un cabinet extrieur et elle veut intgrer le RSE

dans sa nouvelle stratgie ;


Ngociation du service achat avec les fournisseurs (prix et test).
Ltude est complte et valide par les validateurs et les

responsables des processus. Elle est au stade de ngociation de prix qui


est du ressort du service achat.
La phase de test pour les 3 solutions est programmer au cours
dun atelier de travail pour identifier les utilisateurs rfrents.

58

Oumayma HILMI

A la suite du test, lquipe projet pourra se prononcer sur la solution


retenue.

8. Communication autour du projet


Pour la gestion du projet et sa russite, lquipe projet a, ds le
dbut, met le souhait dimpliquer davantage les collaborateurs et les
faire adhrer au projet soit par des runions ou lorganisation des ateliers
de travail.

8.1.

Runions

Chaque fois que cest ncessaire, des runions ont t tenues au


sige de Sophia Conseil, soit pour communiquer sur le projet soit pour
prendre des dcisions de validation de certains processus.
Exemple de runions tenues :

Tourne des processus : Prsentation du projet RSE aux diffrents


ples (Administration de vente, Comptabilit, Ressources Humaines,

Juridique,) ;
Runions avec le ple Communication pour la rdaction de la

stratgie de communication ;
Runions avec la Direction Gnrale pour la prsentation du projet,
linformer de ltat davancement et de valider le choix des
solutions.
La validation des solutions par la Direction Gnrale, nous a permis

dentamer la phase de ngociation sur le prix tarifaires avec le service


Achat.

Pour

ce

faire,

Les

diffrentes

informations des

solutions

techniques lues ont t transfres au responsable du ple Achat.

8.2.
Il

Ateliers de travail (workshop)


s'agit

des

rencontres

entre

collaborateurs

pour

mener

collectivement un travail sur un sujet du projet. Chacun apporte son


59

Oumayma HILMI

expertise, son exprience, son point de vue qu'il partage avec l'ensemble
du groupe. A lissue des sances de travail, un consensus autour dun
travail ou une production est dgag.
2 ateliers de travail ont t organiss durant le processus du projet :

Premier atelier de travail

Le premier atelier de travail avait pour but didentifier les diffrentes


cibles, les centres dintrt et les attentes des collaborateurs. Cet atelier
nous a permis galement de dfinir les communauts dployer dans le
rseau social dentreprise.
Un tableau 2 entres a t cr dfinissant les types de
communauts dployer dans le RSE avec les activits et le contexte de
chacune. Lannexe 7 donne le croisement entre les cibles et les intrts.

Deuxime atelier de travail

Le deuxime atelier de travail a t organis afin de dfinir les


scnarios dutilisation pour chaque cible identifie. Un tableau Excel avec
toutes les cibles identifies a t produit lors du premier atelier auxquelles
jai associ des scnarios dutilisation. Ce tableau a t revu et valid par
lquipe projet lors du 2me atelier de travail. Lexemple de scnarios
dutilisation a t insr dans la partie identification des besoins.
Suite ces deux ateliers, nous avons fait, en compagnie de la
responsable du ple communication la tourne des diffrents ples de
lentreprise (ADV, Comptabilit, RH, Centres dexpertises et projets,
Juridique, Achat, Recrutement & Accompagnement RH) pour leur
prsenter le projet et recueillir le retour dinformation et les inciter
simpliquer davantage pour la russite du projet.

60

Oumayma HILMI

Troisime atelier de travail

Afin dviter les risques probables lis au projet et optimiser


lavancement du projet dans les meilleures conditions, un troisime atelier
a t prvu avec les responsables des processus RH et Juridique. Ce
troisime atelier devait permettre de:

8.3.

Reformuler et valider les scenarios dutilisation ;


Informer les responsables des sites des changements ;
Prparer la stratgie ditoriale.

Production de document

Pour le besoin du projet, il a t ncessaire de produire des


documents soit techniques, soit pour lusage de la communication et
titre de compte rendu. Ci-dessous une liste non exhaustive des documents
produits le long du projet :

Cahier des charges ;


Document Gouvernance RSE ;
Benchmark des solutions ;
Planning de suivi du projet ;
Matrice de choix ;
Compte rendu des runions et ateliers de travail ;
Divers prsentations Power Point ( lusage de la DG, des

runions et des ateliers de travail) ;


Divers correspondances aux fournisseurs ;
Divers documents administratifs

9. Tches du Support
Paralllement ltude du projet, je me suis vue confier des travaux
de support au dispositif informatique. Ci-dessous une liste des tches non
exhaustives ralises dans le cadre du support :

Dploiement

des

ordinateurs :

Installation

des

logiciels

ncessaires et ouverture dune session sur le domaine de

61

lentreprise ;
Dpannage de matriels mis disposition des utilisateurs ;
Oumayma HILMI

Formatage et dploiement des PC ;


Remplacement des disques durs dfectueux des PC ;
Rcupration des donnes des PC ou des Disques Durs ;
Ralisation des fiches de prt et de restitution ;
Entretien du parc informatique sur GLPI ;
Prise de contrle distance sur certaines machines afin de
rgler quelques problmes (imprimante, lecteur de disque,

Lync) ;
Prparation des PC et tlphones pour les nouveaux/ anciens

employs ;
Conseil des utilisateurs dans tout ce qui touche l'informatique

au sens large ;
Documentation afin de rgler certains problmes (Dsactivation

diPhone, problmes de la tablette Surface Pro 3) ;


Contact des fournisseurs ;
Installation des logiciels spcifiques ;
Ralisation de la facturation du matriel.

62

Oumayma HILMI

III. Evaluation du stage


1. Difficults rencontres
Entamant pour la premire fois une exprience dans la gestion de
projet dans une entreprise de conseil, en tant quassistante ingnieur, et
avec comme mission dintgrer un outil de communication lentreprise,
nest pas une opration aise. Pour raliser le projet qui ma t confi, je
me suis souvent retrouve devant des difficults quil fallait chaque fois
surmonter.
Parmi les difficults rencontres :
Au Niveau Technique et Gestion de projet :

Incarner le rle de chef de projet en tant de lextrieur de

lentreprise,
Maitriser la gestion du temps,
Indisponibilit des membres de lquipe projet (qui a amene

lannulation de certaines runions)


Contacter des fournisseurs pour la premire fois : (Demande
une prparation minutieuse pour cibler lintervention avec

des personnes externes de lentreprise),


Manque dexprience dans la prise de dcision, surtout pour
des actions dont je nai pas lhabilitation.

Au

niveau

support

(tches

quotidiennes

du

service

informatique) :

Difficults lies linstallation de certains logiciels sur des


machines appartenant aux collaborateurs (ncessitant de
contacter les fournisseurs pour la rsolution de certains

problmes),
Temps important

dans

la

recherche

pour

rgler

des

problmes dont je ne connais pas la solution auparavant.


63

Oumayma HILMI

2. Conclusion
Ce stage de six mois chez Sophia conseil tait trs formateur. Grce
lencadrement dont jai bnfici au sein de lentreprise, jai pu mener
dans de trs bonnes conditions mon projet et enrichir mon exprience
professionnelle plus dun niveau :

Niveau : Organisation et management de projet

Mener des actions de reflexions et de cadrage du projet,


Mener des investigations pour lidentification des besoins,
Prparer et organiser le travail,
Identifier les tapes du projet, les planifier, les suivre dans le

temps et ajuster les actions selon les dlais rels des activits,
Evaluer constamment les actions ralises et prendre les
dcisions qui simposent.

Niveau : Communication
Prparation et organisation des runions et des ateliers de
travail,
Elaboration des prsentations ppt,
Prsentation du projet la direction

gnrale

et

aux

responsables des ples,


Contact avec diffrents collaborateurs de lentreprise afin de
rgler leurs problmes de support,
Contact avec diffrents fournisseurs (crit ou oral),
Prparation des runions avec les fournisseurs,
Communication au sens large dans lentreprise.

Niveau : Recherche documentaire


Recherche dinformation sur le projet,
Ciblage de la recherche sur les solutions et les fournisseurs,
Recherche dinformation sur les machines et les logiciels dans le
cadre du support.

Niveau : Technique et support


64

Oumayma HILMI

Installation et entretien de matriel informatique,


Contrle distance des machines,
Rle de conseil en informatique pour les utilisateurs,
Intermdiation entre fournisseur et utilisateurs,.

Personnel
Lesprit dquipe : Travailler au sein dune quipe projet varie
(Informatitiens + Communication).
Prise de confiance en soi en tant que gestionnaire de projet
(Prise dinitiative, de dcision, ),
Bonne intgration lquipe informatique de Sophia Conseil,
Dveloppement de lesprit dcoute et dobservation.

65

Oumayma HILMI

Bibliographie

http://www.sophiaconseil.fr/
http://referentiel.lecko.fr/
http://fr.slideshare.net/
www.wikipdia.com
http://archives.lesechos.fr/archives/cercle/2012/03/12/
cercle_44450.htm

66

Oumayma HILMI

Glossaire

Active Directory

Administration De Vente

Assistance Technique

Bureau dEtude

Cahier Des Charges

Comit dEtablissement

Content Management System

Customer Relationship Management, ou GRC, Gestion

de la Relation Client

Directeur dAgence

D
67

Oumayma HILMI

Entreprise Resource Planning : Progiciel de gestion


intgr

Gestionnaire Libre de Parc Informatique

Ingnieur dAffaire

Inter Contrat

Key Performance Indicator, ou en franais, ICP,

Indicateurs Cls de Performance sont des indicateurs


mesurables daide dcisionnelle

Lightweight Directory Access Protocol

Microsoft Office SharePoint Server : cest une solution

de portail collaboratif

Un ERP Microsoft

Plan dAssurance Qualit

Ressources Humaines

68

Oumayma HILMI

Rseau Social dEntreprise

Request for Supplemental Information

Software as a Service

Sophia Conseil

Systme dInformation

Single Sign On

69

Oumayma HILMI

2006

Rachat des offre super


gest Anelia et Magali
optiSoft

Partage des solutions magasin et


centrales en environnement ouvert
avec lancement de la gamme cyrus

Annexes
Annexe 1 Sophia Conseil en quelques chiffres

Annexe 2 Rcompenses de Sophia Conseil

Annexe 3 Evolution annuelle du Chiffre dAffaire

Annexe 4 Evolution annuelle des salaris

Annexe 5 Liste des solutions techniques identifies

Annexe 6 Matrice de choix

Annexe 7 Rsultat du croisement entre les cibles et

les intrts & attentes : Types de communauts

Annexe 8 Les points positifs & ngatifs des solutions

du benchmark

70

Oumayma HILMI

Annexe 1 Sophia Conseil en quelques chiffres

71

Oumayma HILMI

2006

Rachat des offre super


gest Anelia et Magali
optiSoft

Partage des solutions magasin et


centrales en environnement ouvert
avec lancement de la gamme cyrus

Annexe 2 Rcompenses de Sophia Conseil

72

Oumayma HILMI

Annexe 3 Evolution annuelle du Chiffre dAffaire

73

Oumayma HILMI

Annexe 4 Evolution annuelle des salaris

Annexe

Liste

des

solutions

techniques

identifies

74

Oumayma HILMI

Les solutions retenues

75

Oumayma HILMI

Annexe 6 Matrice de choix


Grce cette matrice qui permet dnumrer et pondrer les
diffrentes fonctionnalits de chaque solution technique, 3 solutions ont
pu tre dgages.

76

Oumayma HILMI

Annexe 7 Rsultat du croisement entre Cibles et


les Intrts & Attentes : Types de communauts
Typ
e
Th

77

Animate

Contexte
Dploiement dchanges

ur
Collabora

sur un sujet commun

teur

ati

dintrt professionnel

concern
Oumayma HILMI

qu
e

Vei
lle

Ex

Veilleur

Recueil et partage

informate

dinformations

ur
Spcialist

Fourniture dune

per

assistance par les

tis

spcialistes dun

domaine technique

e du
domaine
techniqu
e

Support pour des


Pro
ces

plus souvent un

sus

progiciel de gestion

No

Responsa

changes en rapport le

ble du
processu
s

intgr

n
pro

Dploiement dchanges

Collabora

fes

sur un sujet dintrt

teur

sio

commun

intress

nn
el

78

Oumayma HILMI

Annexe 8 Les points positifs & ngatifs des solutions du benchmark


S
o
l

Points positifs

ti

Points ngatifs

o
n
s
Solu
tion
s
car
tes

Y
a
m
m
e
r
B
l
u
e
k

Facilit de mise en uvre et


d'exprimentation
Rapidit de partage

Gestion des tags amliore


Application mobile
Connecteurs Microsoft

Pas de recherche dexpertise


Profil trs restreint et pas de module de
statistiques
Intgration encore incomplte avec
Microsoft

Pas de recherche dexpertise


Ergonomie initiale
Module wiki / criture collaborative plutt
pauvre

S
o
l

Points positifs

ti

Points ngatifs

o
n
s
i
w
i
S
o
c
i
a
l
T
e
x

Microblogging trs complet et simple


dusage

Pas de contact en Europe : 9 heures de


dcalage avec les quipes commerciales
et techniques en Californie, USA

S
o
l

Points positifs

ti

Points ngatifs

o
n
s
t
Solu
tion
s
moi
ns
con
vain
cant

Y
o
o
l
i
n
k
P
r
o

Simplicit d'usage et convivialit


Logique de Tagging

Ncessite des dveloppements pour


sintgrer au SI (LDAP)
Fonction "Recherche" assez limite

S
o
l

Points positifs

ti

Points ngatifs

o
n
s
es

S
i
t
r
i
o
n
J
a
l
i
o

Statistiques
Connexion avec lActive Directory

Niveau d'intgration SI
Disponibilit de nombreux connecteurs
(LDAP, SSO, MS Office, MS Exchange, MS
Lync,...)

Ncessite une quipe de consultants pour


la mise en place
Pas de gestion de comptences

Ncessit d'un accompagnement pour la


mise en place du RSE
Fonctions sociales pas mises en avant sur
la vue portail

S
o
l

Points positifs

ti

Points ngatifs

o
n
s
s
J
a
m
e
s
p
o
t
T
a

Flexibilit de la plateforme - mais la


main de l'diteur

Solution plus oriente CMS que RSE


Besoin daccompagnement technique Une
Ergonomie native trs neutre (1.0)

Ergonomie trs en dessous de ses


concurrents

S
o
l

Points positifs

ti

Points ngatifs

o
n
s
k
e
M
o
t
i
o
n
Sho
rt
List

S
e
e
m

Ncessit d'accompagnement de la part


du prestataire ou dveloppement de la
part de l'entreprise

Trs cibl rseau social


Ergonomie sympathique
Fonctionnalits d'auto-compltion
Interface simple et intuitive

diteur de texte basique


Pas de module statistiques par dfaut

S
o
l

Points positifs

ti

Points ngatifs

o
n
s
de 3
solu

tion
s

J
i
v
e
T
a
l

Solution plus oriente CMS et intranet


Recherche trs puissante
Intgration parfaite avec les outils de
lentreprise
Ergonomie intuitive
Systme de recommandations

Intgration avec beaucoup doutils


externes (LinkedIn, Facebook, Twitter)
Ergonomie rcemment amliore

Un accompagnement du changement fort


est ncessaire, ainsi qu'un coaching des
futurs animateurs
Un module wiki assez faible (les pages ne
sont pas structurables par arborescence)
Prix de licence, plusieurs modules sont
payants

Collaboration sur les documents


Non intgration des outils mtiers : Lync,
Outlook

S
o
l
u

ti
o
n
s
k
S
p
i
r
i
t

Points positifs

Points ngatifs