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Manual de uso
Contenido
I
Iniciar Avirato PMS (11)
Poner en marcha Avirato PMS (12)
CONFIGURACIN (13)
1.Hotel (13)
de tarifas (38)
- Aadir
7.1.4. Tarifas
(62)
7.1.5. Release (63)
7.2. Apariencia (63)
7.3. Tarifas motor de reservas (66)
9. Facturacin (84)
13. Contratos clientes (106)
- Aadir un contrato como plantilla (106)
PLANNING (121)
EVENTOS (142)
RESERVAS (143)
AVISOS (179)
CLIENTES (182)
22. Parametros de Bsqueda (183)
22.1. Ficha Cliente (183)
22.2. Historial (185)
22.3. Comentarios (185)
24.Newsletter
25.
(188)
INFORMES (194)
26.RevPar/GopPar (194)
27. ADR (196)
28. Reservas (197)
SUGERENCIAS (246)
Recuperar contrasea
SI no recuerda su contrasea, podr solicitarla al pinchar sobre la opcin Olvidaste
tu contrasea?. Esta nos llevar a una pgina en internet donde tendremos que
incorporar el correo electrnico que usramos para la creacin del hotel: sin esta
direccin no ser posible recuperar la contrasea.
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1. PMS, por las siglas en ingls de property management system (sistema de administracin de
propiedades).
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1 CONFIGURACIN
1.Hotel
Se tendrn que rellenar todos los campos para su puesta en marcha. Una vez hayan sido introducidos correctamente, se pulsar sobre
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2. Habitaciones y salas
(Configuracin > Habitaciones y salas)
2.1. Categoras Habitaciones
Esta seccin nos permite crear tantas categoras de habitaciones como tengamos
en el establecimiento.
Tenga en cuenta que los descriptores que aqu incluyamos se vern reflejados en
el motor de reservas2
B
D
Imagen: Campos para la configuracin de categora
2. Para aquellos usuarios que dispongan de dicho servicio contratado con Avirato
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Puede pulsar sobre las imgenes que aparecen en las franjas inferiores de cada
tipologa para verlas a mayor tamao. Puede ir pinchando sobre el resto de
imgenes sin necesidad de cerrar la ventana emergente. Desplace dicha ventana
si es necesario.
Para dejar de ver las imgenes a mayor tamao presione el botn Cerrar ventana.
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Para borrar una de las imgenes agregadas, abra la imagen a mayor tamao y
presione la opcin Eliminar imagen.
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Para ello tendr que dirigirse al campo vaco que aparece en la parte baja de la
seccin y rellenarlo con los datos anteriormente explicados. Una vez completos, el
ltimo paso ser pulsar sobre
en la categora
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apartamentos.
4 Dicha disponibilidad se ver reflejada en los operadores (channel manager), el motor de reservas (web) y el
programa (recepcin).
Para ordenar y agrupar las habitaciones segn las necesidades del establecimiento,
basta con pinchar sobre la habitacin a colocar y arrastrar hacia arriba o hacia abajo
hasta dejarla en la posicin elegida. Sabremos cul estamos moviendo porque la
seleccionada se mostrar de color amarillo.
Tipo aparecern en verde. Para mostrar que la habitacin ha sido aadida, estos
aparecern en gris y
pasar a ser
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en la habitacin a
22
B
E
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Puede agregar tantos salones como sean necesarios siguiendo los pasos
anteriormente enunciados. Rellene los datos en el espacio en el que aparece
Eliminar un saln
La eliminacin de un saln es muy sencilla: solo ha de pulsar
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3.Tarifas y temporadas
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La temporada media, por ser la ms amplia, carece de color. Por ende, por
defecto, todo el ao est seleccionado como Temporada Media. El responsable de
la configuracin del programa deber modificar el calendario en aquellas pocas
del ao que no pertenezcan a dicha temporada.
El motivo por el que aparece esta temporada sin color es por la comodidad visual:
las temporadas que no son las ms extensas son las que destacan por el color.
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para guardarlos.
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Esta accin nos abrir una ventana emergente en la que podremos marcar los
precios diarios siguiendo los tipos de habitacin disponibles en el establecimiento.
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para guardarlos.
ventana.
Esa accin har que se muestren todos los precios del mes en la parte de abajo:
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Los das del mes aparecen en la parte alta del esquema en posicin horizontal, por
lo que, para ver los ltimos das del mes, tendr que desplazar el scroll bajo hacia
la derecha.
Puede ampliar o reducir el tamao de las columnas posicionando el cursor del ratn
a la altura de los ttulos y desplazando las columnas hacia los lados.
Si se pincha sobre los precios de alguna tarifa, se abrir la ventana de Precio Diario
para hacer la modificacin del mismo (Ver Tarifas y Temporadas>Temporadas y
Precios Especiales>Establecer precio diario). Si realiza algn cambio de este
tipo, presione el botn Guardar y sincronizar cambios para almacenar el nuevo
precio en el PMS y sincronizarlo con el motor de reservas y el channel manager.
Todos los precios del mes pueden ser impresos o guardados en formato Excel
para el uso del usuario. Para imprimir los datos, se pulsar
convertirlos en archivo Excel se presionar el icono
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3.3. Tarifas
Esta pgina est dividida en dos apartados: la parte baja, donde se vern todas
las tarifas creadas con sus respectivos precios, mas donde no se puede cambiar el
contenido, y la parte alta, donde se nos dar la opcin de crear, modificar y borrar
tarifas existentes.
A. Crear Tarifas
Para crear una nueva tarifa, tendremos que marcar, en el desplegable de la parte
alta de la pgina, la opcin Aadir tarifa. Esta opcin aparece siempre por
defecto cuando se accede por primera vez a la pestaa de Tarifas. Posteriormente
rellenaremos los siguientes apartados:
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a) Nombre Tarifa. Este campo est preparado para escribir el ttulo que
queramos darle a nuestra tarifa. Admite letras, nmeros y caracteres. No
posee un nmero limitado de caracteres.
b) Precios. La tabla de precios aparecer ordenada alfabticamente con las
categoras de habitacin creadas (para saber cmo crear una categora
de habitacin, ver Configuracin>Categoras Habitaciones>Aadir una
categora). Las columnas que aparecen corresponden a las distintas
temporadas habilitadas en el hotel (Ver Configuracin>Tarifas y
Temporadas>Temporadas y precios especiales): Temporadas Baja,
Media, Alta, y Especial; y los incrementos por persona y nio. Estas se
aplicarn a la factura segn la definicin que se hiciera en el calendario de
tarifas y temporadas.
Incremento por persona: indica cunto sube el precio por persona adicional
en la habitacin. Este incremento ser importante para un establecimiento
que disponga de camas adicionales o de habitaciones dobles de uso
individual, por ejemplo. El incremento por nio ser la parte correspondiente
a la adicin de un nio en una habitacin.
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Una vez hayamos rellenado todos los datos de la nueva tarifa, pulsaremos el botn
Guardar Tarifa. Nos aparecer el siguiente mensaje informativo:
Si deseamos crear una tarifa solo para un tipo de habitacin (para venderla en el
channel manager), aadiremos los precios segn temporada y dejaremos a cero el
resto de categoras de habitacin. De esa manera, el channel manager no podr
vendernos ms que la habitacin con datos, puesto que no toma los precios a 0.
B. Modificar Tarifas
En el desplegable de la parte alta de la pgina elegiremos la tarifa que
queramos modificar. Una vez la hayamos seleccionado, todos los datos
aparecern en la parte modificable de la pantalla.
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Podremos dejar la tarifa sin precios para rellenar desde cero cada temporada.
Para ello marcaremos el botn Limpiar datos en la parte derecha de la
pantalla y despus rellenaremos con los datos correctos. Una vez hayamos
cumplimentado la tarifa, pulsaremos el botn Guardar cambios. Nos
aparecer el siguiente mensaje informativo:
C. Eliminar Tarifas
Seleccionaremos, en el desplegable de la parte alta de la pantalla, la tarifa
que queramos eliminar. Los datos de esta aparecern en la tabla modificable.
Una vez los veamos, pulsaremos el botn Eliminar Tarifa.
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Para incrementar los precios por persona, habr de marcarse la opcin Incrementos por
persona (Multiplica los costes por el nmero de ocupantes). De tal manera, dichos
precios se aumentarn en funcin al nmero de personas bajo una misma reserva; si no se
marcase la opcin, sera el mismo precio para una que para tres personas. Por ejemplo, si
en una reserva con desayuno incluido hubiese tres personas y estuviese activa la opcin
de incrementar por persona, se aadiran 30 diarios al precio de la reserva, mientras que
si no estuviese activa, se aadiran 10 diarios al precio de la reserva.
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Aadir un bloqueo
En la parte alta de la pantalla encontraremos un desplegable en el que podremos
filtrar las habitaciones por tipo de habitacin. Por defecto nos aparecern todos
los tipos de habitacin. En el listado de habitaciones podremos seleccionar tantas
habitaciones como deseemos. Si queremos bloquear ms de una habitacin
(seleccin mltiple), presionaremos la tecla Control (Ctrl) a la vez que pinchamos
sobre las habitaciones a bloquear. Si las habitaciones a bloquear estuviesen
seguidas en el listado (seleccin mltiple), podremos marcarlas con los siguientes
pasos:
a) Marcando la primera habitacin a bloquear y presionando la tecla
Maysculas (Mayus) a la vez que clicamos con el ratn sobre la ltima
habitacin a marcar.
b) Clicando sobre la primera habitacin a bloquear y presionando la tecla
Maysculas (Mayus) mientras nos movemos con las teclas de direccin
del teclado hasta llegar a la ltima habitacin a bloquear.
Si quisiramos bloquear todas las habitaciones, contamos con el botn Marcar
Todas, el cual seleccionar todo el listado superior. Para desmarcar toda la
seleccin, pulsaremos el botn Desmarcar Todas para llevar a cabo dicha accin.
Cuando tengamos lista la seleccin de habitaciones, indicaremos las fechas en
las que queremos incorporar el bloqueo. Estas fechas las introduciremos en los
calendarios dispuestos para ello en la parte derecha de la pantalla. Podemos
establecer un bloqueo a corto o largo plazo.
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Para aadir un bloqueo de una sola noche tenemos que marcar como fecha inicial
el da que se hara la entrada al hotel, y como fecha final, la fecha en la que se
realizara el check out. Esto se debe a que la fecha final nunca puede ser igual o
inferior a la fecha de inicio. De lo contrario, el programa nos avisara con el siguiente
mensaje:
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Eliminar un bloqueo
Dado que no existe la opcin de modificar un bloqueo, siempre que nos
equivoquemos o queramos cambiar un parmetro del bloqueo, debemos eliminar
y volver a crear la restriccin de venta. Para ello seleccionaremos, en la parte baja
de la pantalla, donde se almacenan los bloqueos realizados, aquellas restricciones
que deseemos suprimir. Podremos utilizar las siguientes combinaciones de teclas:
Para realizar una seleccin mltiple (sin orden consecutivo): Tecla Control + clic del
ratn sobre las distintas habitaciones bloqueadas.
Para realizar una seleccin mltiple (con orden consecutivo): a) Tecla Mayus + clic
del ratn en el primer bloqueo de habitacin y ltimo bloqueo a desbloquear. b)
Tecla Mayus + teclas de direccin del teclado, desde el primer bloqueo hasta el
ltimo que queramos desbloquear.
Realizada la seleccin de bloqueos a suprimir, presionaremos . El programa, para
asegurarse de que la accin quiere llevarse a cabo, pedir confirmacin a travs
de un mensaje:
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Una vez depositemos la restriccin en el nuevo lugar, el programa nos solicitar una
confirmacin:
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Para ampliar o reducir las fechas en las que se aplique la restriccin de noches
mnimas, pincharemos sobre la restriccin y arrastraremos a tanto tiempo como
queramos aplicar. Sabremos que esta accin se lleva a cabo porque la restriccin
cambia al color amarillo:
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4. Descuentos y promociones
Este apartado est pensado para fomentar la venta directa del hotel. Estos
descuentos solo se pueden disfrutar si la reserva se realiza a travs del motor de
reservas.
4.1. Descuentos
Las opciones de descuento aparecen difuminadas y solo se harn visibles y
configurables cuando activemos los diferentes descuentos ofrecidos. Estos pueden
ser los siguientes:
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Early Booking
Para las reservas realizadas anticipadamente. Se podr definir un porcentaje y un
descuento mximo segn sea de anticipada la reserva (das de antelacin).
General
Disponible para activar los descuentos durante la temporada especial hasta un
descuento mximo.
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a) Cdigo. Ese ser el texto (cdigo) que deba incorporar el cliente en el motor
de reservas para obtener el descuento.
b) Descripcin. Con este texto se le informar al cliente del descuento que
acaba de obtener; es decir, una explicacin del mismo. Por ejemplo Gracias
por contratar nuestros servicios. Disfrutars de un descuento del 15 % por
reservar en nuestro establecimiento durante el mes de julio de 2015.
c) Descuento. El descuento puede marcarse tanto con euros como con
porcentaje sobre el precio total de la reserva.
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Esta accin servir para crear un nuevo descuento tras haber modificado otro y no
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para dejar
Eliminar
descuento.
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5. Extras habitaciones
(Configuracin > Extras habitaciones)
Este apartado ofrece a los huspedes servicios adicionales para que sus reservas
sean ms completas. Estos servicios son contratables tanto en la recepcin como
en el motor de reservas. Para venderlo desde la web del establecimiento, ser
importante rellenar todos los datos correctamente, ya que todo lo que aqu se
agregue se mostrar en el motor.
Los datos necesarios son a) nombre del extra, b) Descripcin del extra, c) Incremento
de Precio, d) Impuesto, y e) Imagen.
a) Nombre del extra. Borrar el campo que viene por defecto (Extra) y escribir el
ttulo del servicio que deseemos ofrecer. Acepta letras, nmeros y smbolos.
b) Descripcin del extra. Texto que aparecer en el motor de reservas de
Avirato y por el que el cliente sabr en qu consiste el servicio adicional.
No tiene un nmero mximos de caracteres, aceptando letras, nmero y
smbolos.
c) Incremento Precio. Este ser el precio que tenga el extra. Hay que
incorporarlo con el precio final, es decir, con impuestos incluidos, ya que
este apartado del programa no lo calcula.
d) Impuestos5. Campo que puede modificarse hasta alcanzar la cantidad que
se requiera. Aunque este se modifique, el precio final no se alterar. Esta
parte del programa no calcula cantidades.
e) Imagen. Para ofrecer el extra en el motor de reservas, ser necesario incluir una
imagen; de lo contrario, aparecer el smbolo de la cmara que actualmente se
observa. Al pinchar sobre el icono de la cmara
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Podr incluir los textos en diferentes idiomas. Para ello, presione sobre la bandera
de cada idioma a aadir y rellene los campos de nombre y descripcin de extras;
los campos relacionados con los precios se mantendrn fijos.
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Eliminar un extra
Para eliminar un extra bastar con pulsar
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6. Cargos predefinidos
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listado superior.
Si decidiese crear un nuevo cargo a partir de uno ya existente, tendr que hacer el
mismo proceso de modificacin pero presionando
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7. Motor de reservas
(Configuracin > Motor de Reservas)
7.1. Configuracin
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de cada reserva realizada por la pgina web del establecimiento, bastar con
desmarcar dicha opcin.
En el apartado Direccin Google Maps se introducir la direccin del hotel para
que al cliente, una vez finalizada su reserva, le llegue un correo electrnico con la
direccin exacta del establecimiento.
La URL Retorno es la pgina a la que el correo de confirmacin redirigir al
usuario. Lo recomendable es escribir la pgina web del establecimiento.
que pulsar
7.1.3. Tarifas
El motor de reservas ofrece a los clientes del establecimiento la opcin de dos
reservas: tarifa reembolsable y tarifa no reembolsable. Ambas opciones se
configurarn en los desplegables habilitados para ello:
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7.1.5. Release
Si as lo decidiese el establecimiento, puede marcarse una hora lmite de llegada.
Esta restriccin afectar a las reservas. Por ejemplo, un release de 4 impedir
que puedan hacerse reservas para ese da ms all de las 20.00. El release se
establecer en el selector numrico:
7.2. Apariencia
Todo el motor de reservas se configura desde el PMS, incluyendo los colores e
imgenes que deseemos. Por ello, se ofrece la opcin de incluir logotipo o banner
del hotel para la cabecera, la imagen del establecimiento y una imagen de fondo
personalizado.
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Para nuestro motor de reservas podemos elegir bien el logo del hotel o bien un
banner. Lo ms recomendable es crear un banner donde mostrar el logo del hotel y
una imagen que lo acompae6; si no incorporamos una imagen que lo acompae, el
programa pondr ese apartado de color negro, vindose en la web de la siguiente
manera:
Para subir una imagen pulsaremos dentro del recuadro en blanco de la opcin
elegida. A continuacin se nos abrir una ventana emergente para seleccionar la
imagen:
El tamao del banner ser de 1200x100 pxeles, mientras que el del logotipo del
hotel tendr que tener un mximo de 50 pxeles de alto. Si la imagen no tiene
los tamaos adecuados, no se preocupe: el programa se la adaptar al tamao
requerido.
Tambin podremos seleccionar un color plano o una imagen determinada para el
fondo del motor de reservas. Para ello se marcar la opcin que ms nos convenza
y cargaremos la imagen, en caso de crear un fondo personalizado, pinchando
sobre el recuadro Imagen fondo. En este caso, la imagen debe ser de un 1 MB.
La imagen del hotel se mostrar cuando el cliente tenga que introducir los datos de
reserva en el motor.
6 Para crear el banner, si no tiene conocimientos para componerlo, pngase en contacto con la persona o
empresa que le dise la pgina web o con el personal de Avirato.
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Junto a todas esas imgenes, pueden elegirse diferentes colores para todas las
secciones del hotel, como el color del texto, el color de los botones, de los enlaces
Para personalizarlo, se pinchar sobre el recuadro colorido de cada seccin y se
elegir el color deseado a travs de la paleta de colores que se nos abrir:
. El
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8. Operadores y canales
(Configuracin > Motor de Reservas)
Este apartado alberga los canales propios y los canales pertenecientes al channel
manager.
8.1. Resumen
A travs de tres grficos podremos hacer un seguimiento de las reservas realizadas
en el ltimo ao. El primer grfico, operadores, muestra el flujo de clientes
provenientes de los diferentes canales, propios o del channel acompaado de los
datos del nmero total de reservas del ao y el importe obtenido con ellas:
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Si se pulsara el botn
, el programa nos llevara al apartado de
facturacin para generar una factura con los gastos de las reservas realizadas con
ese determinado operador (Ver FACTURACIN).
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8.2.3. Facturacin. Esta pestaa contiene los datos necesarios para crear una factura
automatizada. Cada operador deber tener su ficha de facturacin con todos los
datos que en ella se requieren para generar facturas:
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Crear un operador
Los operadores se crean en el apartado Informacin general, donde introduciremos
todos los datos pertinentes para completar la ficha de cada operador. Los datos
que se pedirn son los siguientes:
a) Alias: corresponder al nombre del operador.
b) Tipo de operador: a travs de un desplegable, el programa nos ofrecer
diferentes opciones de operadores, como agencia de viajes, agencia online,
touroperador online, touroperador tradicional
c) Porcentaje de comisin: ser importante aadir este dato para que el
programa pueda calcularnos adecuadamente la facturacin.
Los datos que a continuacin siguen son para completar y almacenar la informacin,
a modo de ficha, pero no necesarios para poder utilizarlos en las reservas.
d) Web
e) Usuario y contrasea web
f) Telfono
g) Mail
y el programa nos
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y los campos se
a. Nombre fiscal
b. Direccin de facturacin
c. CIF
d. C.P.
e. Pas
f. Ciudad
g. Poblacin
h. Cuenta bancaria
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para
guardarla. Cada vez que presionemos ese botn, nos aparecer un mensaje donde
se nos informar de que las modificaciones han sido almacenadas correctamente:
Eliminar un operador
El borrado de un operador es una accin sencilla: basta seleccionar el operador a
suprimir y presionar
accin, ya que dicha eliminacin conlleva la desaparicin del operador en todas las
reservas que se hubiesen hecho con l:
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Resincronizar
Para poder resincronizar es imprescindible que haya realizado la primera conexin
con el servicio tcnico de Avirato, ya que de lo contrario, el programa le impedir
hacer la sincronizacin:
. A
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78
. Para realizar
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Los pasos a seguir para crear una restriccin son los siguientes:
a) Seleccionar el tipo de habitacin. En el desplegable encontraremos todas
las categoras creadas en el PMS, las cuales tendremos que seleccionar
una a una para incluir las restricciones.
b) Delimitar el nmero mximo de habitaciones con las que contarn las
operadoras. El programa nos mostrar, por defecto, la cantidad mxima
de habitaciones de cada categora, impidiendo que se puedan ofertar ms
alojamientos de los existentes a las OTA. Es una medida para evitar los
posibles overbookings. As pues, podemos reducir cantidad al nmero que
aparece en el selector de cantidad, pero no podremos ampliarlo. Igualmente,
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Tenemos que tener en cuenta que la fecha final no incluye la noche de ese
da, sino que se acaba en la madrugada del da marcado como ltimo. As
pues, si quisiramos establecer una restriccin para las noches del 10, 11 y
12 de diciembre, tendramos que configurar los calendarios de la siguiente
manera:
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Para realizar la sincronizacin iCal, copie el enlace iCal que aparece en la tabla en
las cuentas de los canales iCal con los que trabaje. Fjese en que cada habitacin
tiene una URL diferente. Para copiarlas debe utilizar la combinacin de teclas Ctrl
+ C, para copiar, y Ctrl + V, para pegar.
Puede exportar el fichero a su ordenador pulsando
Tendr la opcin de unificar las habitaciones en un nico calendario o de separarlas en diferentes calendarios:
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9. Facturacin
9.1.1. Datos
Imagen de fondo de factura. La opcin que aparece por defecto son las lneas
que encuadran los datos de la facturacin (Fondo de factura por defecto), pero
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estas pueden eliminarse y que el fondo se vea blanco (Sin Imagen de fondo),
o bien pueden eliminarse y que en el fondo se vea una imagen determinada
(Fondo personalizado). Si marcamos esta opcin, se nos abrir una ventana para
seleccionar la imagen deseada:
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9.1.2. Mrgenes
Se podrn configurar los datos de la factura segn el tamao decidido. Todos los
campos pueden moverse en funcin a las necesidades del negocio. Para ello,
pueden adaptarse los mrgenes aparecidos por defecto con los selectores de
cantidad que a la izquierda de la factura. Los cambios que en ellos hagamos se
vern reflejados en la factura de ejemplo.
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9.2. Formatos
En esta pestaa podremos definir el formato para las series de facturacin
(disponibles 2), las proformas, los albaranes y los abonos. Cada uno de ellos posee
una pestaa propia donde definir la numeracin.
9.2.1. Factura
En los campos con desplegables se deben elegir los formatos a utilizar, mientras que
en los campos editables han de escribirse los datos a aparecer en la facturacin.
Podremos ver cmo quedar la numeracin en Ejemplo siguiente factura.
para
almacenar los datos. El programa nos confirmar que todo se guard correctamente:
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ya que el software repetir las facturas 227, 228 y 229 con datos diferentes a las
facturas genuinas de los mismos nmeros.
90
para almacenar
9.2.3. Proforma
En los campos con desplegables se deben elegir los formatos a utilizar, mientras
que en los campos editables han de escribirse los datos que tengan que aparecer
en la proforma. Podremos ver cmo ser la numeracin en Ejemplo siguiente
proforma.
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para
almacenar los datos. El programa nos confirmar que todo se guard correctamente:
9.2.4.Albarn
En los campos con desplegables se deben elegir los formatos a utilizar, mientras que
en los campos editables han de escribirse los datos que tengan que aparecer en
el albarn. Podremos ver cmo ser la numeracin en Ejemplo siguiente albarn.
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para
almacenar los datos. El programa nos confirmar que todo se guard correctamente:
9.2.5. Abono
En los campos con desplegables se deben elegir los formatos a utilizar, mientras
que en los campos editables han de escribirse los datos que tengan que aparecer
en el abono. Podremos ver cmo ser la numeracin en Ejemplo siguiente abono.
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para
almacenar los datos. El programa nos confirmar que todo se guard correctamente:
9.3. Impuestos
En este apartado se incorporarn y actualizarn los impuestos con los que cuente
el establecimiento. Cuenta con dos secciones: Impuestos activos e Impuestos
predeterminados.
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a) Hotel. Los impuestos de hotel se aplicarn a todos los cargos que se realicen
en un establecimiento, desde las consumiciones y hasta las pernoctaciones.
No obstante, estos se podrn modificar en cada caso.
b) Extras. Son los impuestos con los que aparecern por defecto los extras de
nuestras habitaciones (Ver configuracin>Extras habitaciones).
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9.4. Tarjetas
En la pestaa de tarjetas se podrn marcar y desmarcar aquellas tarjetas con las
que se puedan pagar en el establecimiento. Esta seleccin se ver despus en las
opciones de pago del motor de reservas del mismo establecimiento.
96
. Automticamente se crear el
97
. El perfil se
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Modificar un usuario
Para modificar un usuario, seleccione este en el desplegable Usuarios. Sus datos
se reflejarn en los diferentes apartados. Modifique los campos que considere
oportunos y presione
Eliminar usuario
Para modificar un usuario, seleccione este en el desplegable Usuarios. Una
vez se reflejen sus datos en los diferentes apartados, muestra de que se carg
bien, presione
confirmacin:
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Direccin web con autenticacin: desde esta URL tendr acceso a todos los
mdulos de Avirato en la red, como el planning, el Acceso a Gobernanta, la cafetera
o el motor de reservas.
Direccin web de acceso directo: desde esta URL tendr acceso a todos los
mdulos de Avirato en la red, como el planning, el Acceso a Gobernanta, la cafetera
o el motor de reservas.
Direccin web Motor de reservas: acceda con este enlace a su motor de reservas
para conocer el proceso de sus clientes a la hora de reservas una habitacin.
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Despus, cierre el programa y vuelva a abrirlo para que tome la informacin del
lector. A partir de ese momento ya podr utilizarlo.
101
12.1. Hospederas
Avirato ofrece la opcin de mandar los partes de viajeros a la Guardia Civil10
automticamente. Activando esta opcin, el hotelero no tendr que incluir a mano
en la pgina web del Cuerpo de Seguridad los datos de cada cliente alojado en su
establecimiento (Ver Reservas>Parte de viajeros).
Los datos requeridos por el programa para la configuracin de este apartado sern
las credenciales asignadas por la Guardia Civil, Ertzaintza, Mossos dEscuadra,
Polica Nacional
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nmero de partes y presionar el botn, ser imprescindible tener algn dato que
enviar. Los datos almacenados se vern en Clientes>Registro de viajeros. Tras
poner el parte que corresponda, el programa se encargar de ir actualizando el
nmero de partes correlativamente hasta llegar al 999, donde, automticamente, se
pondr a 0 para iniciar una nueva secuencia.
Si existiese algn error en el envo, puede deberse a que haya algn error en el
fichero de un cliente. Si existe un error en el parte, este no podr enviarse. Es
imprescindible solucionarlo para poder continuar con el proceso de hospederas.
Las fichas de los viajeros se gestionarn desde la reserva de cada uno de ellos
(Ver Reservas>Parte de viajeros). Se mandarn automticamente cada vez que
el cliente haga check in. Es importante marcar la entrada del cliente el da en que
entra al establecimiento, pues de lo contrario, no se har el envo del viajero ni se
generarn los datos.
103
. El programa
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Revise los plazos de fecha, ya que muy posiblemente sea que las fechas marcadas
no corresponden con los plazos solicitados.
Puede consultar los hospedajes de unas determinadas fechas pulsando
. El programa le abrir una ventana emergente donde podr ver el
fichero que se le enviar al INE, el cual muestra, dividido por provincias y pases,
las entradas, las salidas y las pernoctaciones de cada da:
Si le interesase, podra guardarse esos datos en formato Excel. Para ello tendr que
presionar
Si, por algn motivo, tuviese que generar un fichero para envirselo al INE, sepa
que hay que hacerlo en formato XML. Por ello, Avirato le ofrece la opcin de generar
ese tipo de archivos pulsando
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El programa nos har guardarlo entre los archivos del ordenador para poder
generarlo con los datos del cliente y la reserva. Una vez guardado, se podr
imprimir. Su apertura es automtica.
Eliminar un contrato
Para suprimir un contrato, ser necesario seleccionar el contrato que deseamos
eliminar y pulsar
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14. Multipropiedad
(Configuracin > Multipropiedad)
Si usted tiene ms de un PMS contratado con Avirato podr almacenar los datos de
todos sus establecimientos desde esta pgina y as hacer ms cmoda la gestin
de los mismos.
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Podr tener tantos Aviratos abiertos como necesite, uno por cada hotel.
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15. Opciones
Alertas
Este apartado est pensado para el rea de contabilidad y administracin, ya que
se puede configurar para que dichos departamentos sean notificados cuando:
No se haya realizado un check out y haya una reserva pendiente de check
in despus de una determinada hora (de 0 a 23 horas);
Haya un descuento superior a un porcentaje determinado;
111
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Podemos configurar el envo automtico, esto es, que cada vez que hagamos
una reserva, esta pasar a estar confirmada automticamente. La idea de esta
opcin es olvidarse de marcar manualmente la confirmacin de cada reserva para
mandarle el correo al cliente. Podemos activarlo y determinar cundo queremos
que se confirmen las reservas: a la siguiente hora X o cada 5 minutos.
Si activamos la opcin de confirmar la reserva y mandar el correo a una determinada
hora, tendremos que tener encendido el PMS a esa hora, puesto que, de lo contrario,
no se confirmarn. Por ejemplo, si ponemos que todas las reservas se confirmen
a las 23.30, pero la recepcin se cierra a las 23.00 horas, las reservas no se
confirmarn, ya que el programa se apag a las 23.00. Para ese caso, pondremos
la confirmacin automtica a las 22.45, por ejemplo, para que todas las reservas se
confirmen antes de cerrar recepcin.
La opcin Cada 5 minutos har que el programa haga un recorrido por las reservas
y, cada cinco minutos, cambie el estado de la reserva a confirmada y mande el
correo correspondiente. Podemos elegir entre varias opciones de envo pinchando
sobre el desplegable de los minutos.
113
Tenga en cuenta que, si activa estas opciones, no tendr distincin entre reserva
(color amarillo) y reserva confirmada (color azul) en el planning, ya que todas las
reservas estarn confirmadas.
114
Puede enviarse tantas pruebas del correo como necesite para ir viendo la evolucin
del correo. Para ello, presione
115
116
117
15.2. Planning
Desde este apartado configurar el planning, parte principal del programa Avirato.
Nmero de das a mostrar en el planning. Decida cuntos das vista tendr en
el planning. Por defecto se vern 30, pero puede modificar dicha cantidad en los
selectores habilitados para ello. Tenga en cuenta que a mayor cantidad de das a
mostrar, menor ser el tamao de los mismos.
Tamao de cada da. Si deja la opcin auto marcada, ser el programa quien
adapte el nmero de das al tamao del planning. Si, por el contrario, la desmarca,
podr ajustar usted mismo el tamao de los mismos.
Altura de las habitaciones. Puede adaptar el tamao de las habitaciones segn
le convenga. Por ejemplo, si tiene pocas habitaciones, tal vez desee rellenar ms
espacio visual con las mismas. El tamao por defecto es el 0, pero podr ampliarlo
o reducirlo con los selectores de cantidad. Piense que si tiene varias habitaciones y
ampla bastante la altura de las mismas aparecer un scroll que no le permitir ver,
de una sola ojeada, todas las estancias.
Reservas permitidas por da. Por lo general, un establecimiento no reserva
una misma habitacin ms de una vez al da11, con lo que el nmero que aqu
tendr que aparecer es 1, el que aparece por defecto. Esta opcin est habilitada
para establecimientos que ofrecen habitaciones por horas o franjas temporales
y que necesitan, por tanto, precios y reservas fragmentadas o temporales. Si un
establecimiento al uso cambia este valor podr ver alterados los precios de sus
reservas, ya que se contabilizar por franjas temporales. Cuando se habilite ms
118
de una reserva en un da, habr que disminuir el nmero de das a mostrar, ya que
cada da tendr tantos huecos reservables como habilitemos en esta opcin.
119
Una vez hayamos configurado todos los datos siguiendo nuestras necesidades,
presionaremos
120
La hoja de registro de viajeros se imprimir, con los datos del cliente, desde al
apartado registro de viajeros, en la reserva del cliente.
121
PLANNING
El apartado de planning es la pantalla principal de Avirato. En ella veremos las
habitaciones del establecimiento, segn el orden que estableciramos en el rack,
y las reservas asignadas a cada habitacin. La idea de esta pantalla es que el
usuario pueda comprobar, de un solo vistazo, la disponibilidad del establecimiento
de un solo vistazo.
122
123
b) Reserva en planning
Las reservas en el planning se hacen arrastrando, a la altura de la habitacin a
reservar, en los das seleccionados. Arrastre desde el da en que el cliente entrar
hasta el da en que abandonar el establecimiento. El programa, a medida que se
vaya arrastrando, indicar el da de salida.
124
que carecer de dicho smbolo. Esa es la muestra visual de que todos los gastos
de la habitacin estn unificados en una nica habitacin.
125
126
Estado de la reserva;
Rgimen elegido;
Tarifa seleccionada;
Coste total.
127
128
Al pulsar S, la accin se realizar y se borrarn todas las reservas del grupo; pero
si marcamos No, solo se borrar la reserva que hubisemos seleccionado.
129
El programa le informar de que tiene una reserva sin habitacin a travs del
siguiente mensaje:
130
Este mensaje aparecer cuando desasigne una habitacin y cada vez que abra el
programa mientras haya reservas fuera del calendario, tanto en el presente como
en el futuro.
Podr asignar una habitacin a la reserva sin habitacin arrastrando dicha reserva
hasta un hueco libre en las fechas establecidas.
12 Es muy habitual que las empresas de reservaciones obliguen a firmar un mnimo de reservas a sus
hoteleros, tengan o no tengan espacio en el establecimiento.
131
132
133
134
Duplicar reserva
Si desease duplicar la reserva de un cliente, porque va a hospedarse todas las
semanas con las mismas condiciones de reserva, por ejemplo, presione el botn
derecho del ratn sobre la misma y seleccione Duplicar Reserva:
Esto le llevar a una ventana emergente donde tendr que establecer la nueva
fecha de entrada y la habitacin en la que se alojar en esa nueva reserva. La fecha
de salida no se modificar porque ya van establecidas el nmero de noches que
pasar el cliente en el establecimiento (es un duplicado, no una nueva reserva).
135
reserva duplicada se ver incorporada en el planning con los mismos datos que la
reserva inicial.
136
Puede modificar los colores de las reservas de manera manual. Para ello, pulse el
botn derecho sobre una reserva en concreto para abrir una ventana emergente.
Esta ventana mostrar la informacin de la reserva y ofrecer diferentes opciones
de configuracin.
137
Una vez seleccionado el color, presione aceptar. En ese momento su/s reserva/s
cambiarn de color en el planning.
138
Cliente web. Este icono aparecer cuando la reserva entre por el motor de
reservas de Avirato.
, etc. Cliente Channel manager. Cada vez que una
reserva entre a travs de las OTA contratadas, aparecer el logo de la misma sobre
la reserva.
Aviso. Aparecer un sobre en una reserva cuando se haya aadido un
elemento en la pestaa Avisos dentro de la reserva (ver Reserva>Avisos).
139
Leyenda planning
En la parte baja de la pantalla encontrar unos grficos informativos. Estos se
corresponden con la ocupacin diaria del establecimiento.
Quedan disponibles ms de la mitad de las habitaciones;
Quedan libres menos de la mitad de las habitaciones del establecimiento;
Quedan menos de 5 habitaciones disponibles/ no hay habitaciones disponibles.
140
Habitaciones disponibles:
Bajo los grficos de ocupacin encontrar la informacin sobre las habitaciones y
su disponibilidad. Cada categora de habitacin tiene asignado un color, el cual se
acompaa por el nmero de habitaciones que quedan libres. Estos nmeros varan
su color dependiendo de la disponibilidad de la categora:
-
Filtros planning
141
segn el precio
Bsqueda. Este filtro est preparado para que el usuario de Avirato pueda
localizar una reserva en el planning. En el desplegable aparecern los nombres
de los clientes que poseen una reserva en los 30 das visibles; mientras que en el
buscador, podrn buscarse segn el documento, email, telfono o nombre. Las
reservas que posean los parmetros buscados aparecern en color ntido, mientras
que el resto de reservas se mostrarn difuminadas.
142
EVENTOS
La pestaa Eventos alberga las salas y salones que posea el establecimiento. La
reserva de estos se har por jornadas completas, pues no puede establecerse una
divisin de las franjas temporales de los salones.
La reserva de una sala se har arrastrando el ratn a la altura de la sala a reservar
en el da seleccionado. Arrastre desde el da de entrada a la sala hasta el da en que
abandonar el establecimiento. El programa, a medida que se vaya arrastrando,
indicar el da de salida:
143
RESERVAS
Cuando se haya marcado una reserva en el planning o en la pestaa Eventos,
Avirato PMS nos llevar, automticamente, a este apartado. Desde esta pestaa,
crearemos y gestionaremos todas las reservas.
144
Botonera general:
Guardar reserva. Cuando haya modificado o completado los datos
de la reserva presione este botn para asegurarse de que se almacenan
correctamente.
Borrar reserva. Si desea eliminar la reserva, presione este
botn. Recuerde que puede hacerlo tambin desde el planning pulsando el botn
derecho del ratn. No se podrn borrar reservas pasadas (para hacer desaparecer
una reserva pasada tendr que cancelarla desde el desplegable Estado de la
reserva).
Limpiar datos del cliente. Pulsando este botn dejar
limpios todos los campos de la reserva para iniciar de nuevo el proceso.
145
13 Los datos de las reservas provenientes de los canales del channel manager se vuelcan y se revisan
en la pestaa de observaciones de la reserva.
146
147
Este apartado contendr los datos del cliente. Completarlo al mximo ser un valor
aadido al hotel, ya que cuantos ms datos de los clientes tengamos, mejor y ms
completa ser su utilizacin.
Lo primero que marcaremos ser si el cliente es particular o empresa y si deseamos
mandarles los newsletter de nuestro hotel o no. Igualmente, seleccionaremos si es
un cliente VIP o no.
Para formalizar una reserva es imprescindible incorporar un documento que se
enlace a un cliente. Si carecemos de este, incluiremos, en su apartado, el nmero de
la reserva y, despus, lo sustituiremos con el nmero del documento. Las reservas
que entran por el channel manager aparecen con el nmero de identificacin de la
reserva en el lugar del documento, por lo que siempre tendremos que sustituir este
por el nmero real del documento para personalizar la ficha del cliente.
Cuando modifiquemos el nmero de documento del cliente, el programa nos
preguntar si deseamos sustituir los datos del cliente (Sustituir datos de reserva) o
crear un nuevo cliente con los datos incorporados (Alta nuevo cliente).
148
Tenga especial cuidado cuando la modificacin sea del mismo cliente, ya que si
presionamos Alta nuevo cliente duplicaremos la ficha del mismo.
Para una rpida y cmoda utilizacin del programa, Avirato PMS pone a su
disposicin los siguientes botones para agilizar el trabajo:
Lectura de documentos. Si dispone de un lector de documentos, introduzca
el documento de identidad y presione este botn para tomar los datos personales
del cliente. Para hacer uso de esta herramienta, ser imprescindible la integracin
del lector de documentos en el mdulo Integraciones Avirato.
Buscador. Introduzca un campo o parte de un campo del cliente y presione
este botn: el programa le mostrar todos los clientes ya hospedados en el
establecimiento que coincidan con los parmetros buscados.
Envo de correo electrnico. Si posee la direccin electrnica del cliente,
podr enviarle un correo a este al presionar sobre el sobre. El correo se mandar a
travs de la cuenta de correo electrnico configurada en el PMS. La herramienta de
envo de correos electrnicos solo funciona si dispone de la direccin del cliente y
de un correo electrnico habilitado en el PMS (ver configuracin>opciones>correo
electrnico).
149
17.1.3. Contratos
Los contratos que los clientes deban firmar a la entrada del establecimiento se
imprimirn desde aqu. Para ello, presione sobre el contrato a imprimir. El programa le
abrir una ventana emergente para seleccionar la ubicacin de guardado y generar,
as, el contrato con los datos del cliente. El documento se abrir automticamente
al terminar el guardado.
150
17.1.5. Observaciones
151
Este es el apartado que habr que rellenar para hacer los envos al rgano de
seguridad con el que colaboremos. El envo, si as lo tiene marcado en el programa,
se enviar de manera automtica al ingresar los datos en la reserva y cambiar el
estado de la reserva en check in. Si se modifica el estado, pero no se introducen los
datos, el programa nos recordar que debemos cumplimentar esta seccin:
Si el envo no ha podido concretarse, el programa nos informar del fallo, pudiendo
ser por una configuracin errnea o por un error en los datos del registro de viajeros.
Los registros que no se manden se almacenarn en clientes>registro de viajeros.
Si ha incluido los datos de uno de los clientes en la seccin de datos
de cliente, podr exportarlos al registro de viajeros pulsando este botn.
Si presiona este botn, extraer los datos personales de los huspedes
a travs del lector de documentos.
Presione este botn para imprimir la hoja de registro de viajeros con
los datos del cliente.
152
18.1.1. Factura
Crear una factura/proforma/albarn/abono
Lo primero que debemos hacer para generar un documento es seleccionar qu tipo
de recibo es: factura/proforma/albarn/abono.
Una vez tengamos el tipo deseado, solo ser necesario presionar uno de los
siguientes botones:
Al presionar este botn, el programa no imprimir la factura
directamente, sino que abrir una ventana emergente para configurar la impresin,
por ello, si cancelamos dicha ventana, la factura se generar, pero no se imprimir.
Al presionar este botn, Avirato PMS mandar, automticamente,
la factura al cliente. Para ello es imprescindible que, en los datos de cliente (ver
reserva>datos reserva), haya una direccin de mail. Igualmente, la factura no se
enviar si el correo del establecimiento no est configurado (ver configuracin>opciones>correo electrnico).
153
Presionado el botn para generar, la Hoja sin asignar 1 pasar a ser el nmero
de facturacin que le corresponda, siguiendo la numeracin determinada en
configuracin>facturacin>formatos.
154
155
156
Presione
157
y, automticamente,
se crear una nueva hoja de facturacin en la reserva para aadir los cargos que
vayamos a separar. Esta accin se podr ver en el desplegable Hoja:
158
18.2. Cargos
En la seccin de los cargos podremos aadir, modificar y eliminar tantos costes
como realice el cliente. Estos cargos sern los costes y conceptos que aparezcan
en la factura emitida.
Cuando accedamos a este apartado veremos el resumen de cargos de la reserva.
Esto es, podremos ver el tipo de habitacin reservada (concepto), el nmero de
noches (UD) y el precio (Total) de este cargo. Igualmente, si la reserva incluye
desayunos o similares, veremos tambin los datos de estos. Podremos modificarlos
siempre que deseemos.
Si el programa no le permite la modificacin y adicin de conceptos
(sale la pantalla difuminada), compruebe que tiene activada la
opcin de modificacin de facturas en configuracin>facturacin, ya
que de lo contrario no podr realizar esos cambios cuando la factura
est generada.
159
Aadir cargos
Para aadir un cargo tendremos que escribir el concepto del mismo en el campo
vaco. El campo de conceptos admite letras, nmeros y smbolos. Asimismo,
indicaremos el nmero de unidades que se consumen (UD) a travs del selector de
cantidad y le daremos un precio. El precio podemos asignrselo bien como precio
base y el programa calcular el precio total segn el IVA asignado, o bien como
precio total y el programa descontar el IVA y mostrar el precio base. Igualmente,
si aplicamos un descuento, el programa nos mostrar el precio total con este ya
calculado. Una vez tengamos todos estos datos incluidos en sus respectivos
lugares, presionaremos
160
Modificar cargos
Podremos alterar los conceptos siempre que lo requiramos. Estos cambios se
almacenarn automticamente, aunque siempre ser necesario presionar
para
Traspasar cargos
A la altura de un cargo encontraremos
161
Al presionar
traspaso:
162
Una vez elegida la reserva, aparecern las facturas y hojas que posea dicha reserva.
Entre estas podr seleccionar aquella en la que desee aadir el coste:
163
. El programa pedir
Anular cargos
Junto a cada cargo encontrar
ese mismo importe en negativo para descontarlo, as, del coste total de la reserva.
164
Eliminar cargos
La diferencia entre anular un cargo y eliminar un cargo es que el primero muestra
el cargo en positivo y en negativo en la factura y, en el segundo, se elimina por
completo sin dejar huella en la factura generada.
Para eliminar un cargo, presione
165
166
Pagos
Para que la caja del establecimiento nos cuadre, es importante aadir los pagos y
formas de pago que se vayan realizando. Podemos seleccionar diferentes formas
de pago en una misma reserva, ya que el programa permite seccionar los pagos en
diferentes mtodos de pago. Es decir, el cliente podr pagarnos parte de la factura
en efectivo y parte en tarjeta; o usando su crdito y su tarjeta de crdito.
Aadir un pago
Para incluir un pago ser necesario escribir la cantidad que se nos abona y la forma de
pago en sus lugares respectivos. Por defecto, en el cajetn modificable de cantidad,
aparecer la cantidad total pendiente de pagar y, en el desplegable de modo de
pago, efectivo. Ambos pueden modificarse en funcin a las necesidades del cliente.
167
. Esto aadir la
Si no se aadi la totalidad del pago, podr verse que el coste pendiente sigue de
color rojo, solo que se descont la cantidad agregada. Para ello, aadiremos un
nuevo pago incorporando la nueva cantidad y su forma de pago y presionando
168
Anular un pago
Si al agregar un pago nos equivocamos en la cantidad o en la forma de pago,
podremos anular dicho abono poniendo en negativo la cantidad aadida y la forma
de pago en que se hizo y presionando
169
Observaciones
SI desea agregar alguna observacin o explicacin en la factura, hgalo en el
apartado Observaciones factura. Estas anotaciones sern mostradas e impresas
en la factura que le entregue al cliente.
170
19. Avisos
(Reserva > Avisos)
Podr dejar un mensaje o un aviso dentro de la informacin de la reserva.
171
172
pasar a
Mensaje.
pasar a
Alarma.
Aviso.
pasar a
Eliminar un mensaje
Si desea eliminar un mensaje, presione
173
Historial cliente
Para que el usuario no tenga que acceder a la pestaa Clientes para conocer la
informacin de un husped, Avirato muestra el historial de las reservas del cliente
en el establecimiento. Dicho historial mostrar los siguientes datos de cada reserva:
Rgimen contratado
Importe facturado
174
Para poder compartir esta informacin se tendr que marcar la opcin Compartir y
avisar al cliente de que existe un fichero general con sus datos, ya que el programa,
en caso contrario, no nos dejar almacenar los datos.
175
176
Para aadir una pensin, marque las fechas en las que se aplicar y la pensin a
la que se adscribe; despus pulse
datos marcados:
177
Aada datos de las personas con las que deba ponerse en contacto en caso
de necesidad. Esta pestaa ser recomendable para aquellos huspedes que
requieran de un control parental o similar.
178
179
AVISOS
Esta pestaa est preparada para una comunicacin directa y continua entre los
trabajadores del establecimiento. Podr encontrar, en el lateral izquierdo un men
para ver los tipos de avisos. Pulse sobre los iconos para navegar por aquel:
180
Aviso pendiente:
Mensaje pendiente:
Alarma pendiente:
Aviso realizado:
Mensaje realizado:
Mantenimiento pendiente:
Alarma realizada:
Mantenimiento realizado:
181
Eliminar un aviso/mensaje/despertador/mantenimiento
Si desea eliminar un mensaje, presione
182
CLIENTES
Este mdulo ser una ventaja competitiva para su establecimiento: contar con toda
la informacin de sus clientes. Podr seccionar la informacin y crear promociones
u ofertas para atraer y agilizar las ventas directas en su hotel.
DNI/CIF/PASSPORT
Nombre/Empresa
Nacionalidad
Telfono
N reserva
183
El campo de resultados muestra, en el inicio, todos los clientes que tiene guardados
en Avirato PMS. A medida que busque, este se ir reduciendo tal y como se ha
informado anteriormente. Si pincha en alguno de los clientes mostrados, aparecer
la ficha en el lado derecho (Pestaa Ficha Cliente).
184
En la ficha cliente se podrn actualizar los datos del mismo, modificando todo
aquello que se considere oportuno. Una vez se hayan terminado los cambios, se
pulsar
para guardarlos.
. Si este campo
est relleno, podr enviar un correo electrnico desde su cuenta a la direccin del
cliente. El correo se mandar a travs de la cuenta de correo electrnico configurada
y habilitada en el PMS. (ver configuracin>opciones>correo electrnico).
Podr borrar un cliente presionando
Si el borrado se debe a que tiene un cliente duplicado, compruebe que este que
eliminar no tiene reservas asignadas, pues de lo contrario el cliente original
perder esa reserva, pese a que la reserva no se borre ni pierda al cliente en el
planning. Si este es su caso, reasgnelas, es decir, dentro de cada reserva ponga,
como cliente, al cliente original para que este posea todas sus reservas en el
historial.
Si desea guardar la ficha del cliente,
pulse
para descargarla en
185
22.2. Historial
En este apartado podr revisar las reservas realizadas por el cliente seleccionado.
Al pulsar sobre una de ellas, el programa le preguntar si desea consultar dicha
reserva:
22.3. Comentarios
186
187
para crear el
188
24.Newsletter
(Clientes > Newsletter)
Para rentabilizar los envos de correo, seleccione aquellos clientes a los que
quiera dirigir una oferta o una informacin determinada y as llegar a los clientes
potenciales. Por ejemplo, si desea mandar una oferta a aquellos clientes que en
el verano del pasado ao acudieron a un congreso o feria, podr buscarlos en el
campo de observaciones escribiendo feria o congreso; de esa manera solo le
mandar dicho descuento a los clientes potenciales, no molestando, por ende, al
resto de clientes no interesados en dicho congreso.
189
para traspasar
190
En esta pestaa se consultarn los partes de viajeros que deben enviarse al Cuerpo
de Seguridad con el que colabore el establecimiento. Todos los registros de viajeros
que se agreguen al realizar el check in se almacenarn en este apartado para
generar el fichero correspondiente. Por defecto est marcada la opcin Mostrar
nicamente viajeros no notificados en dependencias policiales para que el control
de partes sea ms fcil y cmodo. Si lo desmarca, podr ver todos los ficheros
enviados, los cuales aparecern con un S en la columna Enviado.
Puede ampliar o reducir el tamao de las columnas posicionando el cursor del ratn
a la altura de los ttulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; as ver
el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las
columnas, podr ordenar el listado segn esa tipologa. Igualmente, presionando
sobre el encabezado, podr recolocar las columnas segn su necesidad.
191
192
193
El correo electrnico que se mande ser en formato XML. Sabr que ha sido enviado
porque el programa le informar de ello a travs de un mensaje emergente:
194
INFORMES
26.RevPar/GopPar
(Informes > RevPar/GoPar)
195
El RevPar (por las siglas en ingls de Revenue Per Available Room) y el GopPar
(por las siglas en ingls de Gross Operating Profit Per Avalaible Room) de Avirato le
permitirn medir y valorar el rendimiento financiero del establecimiento.
196
27. ADR
(Informes > ADR)
Los mismos datos del grfico ADR Mensual los encontrar en formato de tabla:
197
28. Reservas
198
Puede ampliar o reducir el tamao de las columnas posicionando el cursor del ratn
a la altura de los ttulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; as ver
el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las
columnas, podr ordenar el listado segn esa tipologa. Igualmente, presionando
sobre el encabezado, podr recolocar las columnas segn su necesidad.
199
Si hace doble clic sobre una de las reservas, el programa le preguntar si desea
acceder a dicha reserva:
; presione
para convertirlos en
archivo Excel.
Los datos del resumen diario irn acompaados de dos grficos, uno con todas las
entradas diarias del mes, y otro, con todas las salidas diarias del mes:
En la parte baja encontrar un resumen con el nmero total de entradas del mes
seleccionado; el nmero total de salidas del mes seleccionado; y el nmero total de
registros del da seleccionado.
200
28.1.2. Tabla
201
28.2. Ocupacin/Inventario
28.2.1. Grficos
202
28.2.2. Datos
203
28.2.3. Actual-Mes-Ao
Esta pestaa informativa le mostrar los datos del periodo en curso, dando igual la
fecha seleccionada en los cursores superiores. Su funcin es facilitar la comparacin
entre una fecha seleccionada y el tiempo vigente, siendo este el da, mes y ao
en curso. Para ello se muestra el nmero total de reservas, nmero de reservas
canceladas, en no show y no vendidas; el porcentaje de ocupacin; el nmero de
ocupantes; ingresos por habitacin; ingresos de pensin; e ingresos totales.
Puede ampliar o reducir el tamao de las columnas posicionando el cursor del ratn
a la altura de los ttulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; as
ver el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre el encabezado,
podr recolocar las columnas segn su necesidad.
Puede imprimir la informacin pulsando
datos presionando
204
Para sacar la informacin marque una fecha inicial y una fecha final y presione
. El programa le mostrar dichos datos. Podr buscar varios periodos para
compararlos conjuntamente. Dichos periodos aparecern seguidos segn el orden
de bsqueda. Si desea vaciar las bsquedas, presione
28.3. In house
En esta pestaa podr controlar qu reservas del mes en curso se encuentran en el
estado in house, pendientes de check in y pendientes de check out. Se mostrarn
todas las reservas del mes, tanto las de das pasados como das futuros. Para ver
dichos estados, seleccione este en el desplegable habilitado para ello.
205
Puede ampliar o reducir el tamao de las columnas posicionando el cursor del ratn
a la altura de los ttulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; as ver
el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las
columnas, podr ordenar el listado segn esa tipologa. Igualmente, presionando
sobre el encabezado, podr recolocar las columnas segn su necesidad.
Haga doble clic sobre una de las reservas para acceder a la misma.
Puede imprimir la informacin del estado seleccionado pulsando
archivo Excel con los datos presionando
o generar un
206
28.4. Regmenes
Seleccione una fecha determinada en el calendario para comprobar qu regmenes
tiene contratados para ese da.
Para modificar los regmenes de los clientes tendr que hacerlo desde las reservas
de los mismos.
Puede imprimir la informacin del estado seleccionado pulsando
archivo Excel con los datos presionando
o generar un
207
Podr decidir si desea visualizar los datos por reservas en general (Todas las
reservas), por habitaciones (Habitaciones) o por salas (Salas) en el desplegable
habilitado. Igualmente, podr marcar o desmarcar la aparicin de las reservas
anuladas.
Una vez obtenidos los datos requeridos, marque o desmarque si en el listado desea
ver la direccin de origen del cliente (Mostrar direccin), el nmero de ocupantes
(Mostrar ocupantes), el operador por el que hicieron la reserva (Mostrar operador),
y el coste de la reserva (Mostrar costes). Segn se desmarquen estos, el nmero
de columnas se reducir notablemente.
208
Puede ampliar o reducir el tamao de las columnas posicionando el cursor del ratn
a la altura de los ttulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; as ver
el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las
columnas, podr ordenar el listado segn esa tipologa. Igualmente, presionando
sobre el encabezado, podr recolocar las columnas segn su necesidad.
Haga doble clic sobre una de las reservas para acceder a la misma.
Puede imprimir la informacin de las reservas pulsando
Excel con los datos presionando
o generar un archivo
209
Puede ampliar o reducir el tamao de las columnas posicionando el cursor del ratn
a la altura de los ttulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; as ver
el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las
columnas, podr ordenar el listado segn esa tipologa. Igualmente, presionando
sobre el encabezado, podr recolocar las columnas segn su necesidad.
Puede imprimir la informacin del origen de las reservas pulsando
un archivo Excel con los datos presionando
o generar
210
informacin del nmero de reservas que cada va de reservacin trae al hotel junto
a la informacin de con cuntos das de media se hace la reserva y el total de los
ingresos facturados por cada origen en las fechas seleccionadas.
Puede ampliar o reducir el tamao de las columnas posicionando el cursor del ratn
a la altura de los ttulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; as ver
el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las
columnas, podr ordenar el listado segn esa tipologa. Igualmente, presionando
sobre el encabezado, podr recolocar las columnas segn su necesidad.
Puede imprimir la informacin del origen de mercado de las reservas pulsando
o generar un archivo Excel con los datos presionando
28.8. Cancelaciones
Acuda a este apartado cuando desee consultar las reservas eliminadas, canceladas
y en estado no show. Para ello, seleccione un periodo con una fecha inicial y una
fecha final y presione
211
212
213
214
215
Dicha informacin aparece acompaada por dos grficos, uno que muestra el
estado de las habitaciones y otro que muestra el nmero de habitaciones disponibles
en venta online.
Si presiona dos veces sobre una habitacin podr acceder a esa reserva.
Puede ampliar o reducir el tamao de las columnas posicionando el cursor del ratn
a la altura de los ttulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; as ver
el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las
columnas, podr ordenar el listado segn esa tipologa. Igualmente, presionando
sobre el encabezado, podr recolocar las columnas segn su necesidad.
Puede imprimir la informacin del estado de las habitaciones pulsando
generar un archivo Excel con los datos presionando
216
217
218
219
30. Mantenimiento
(Informes > Mantenimiento)
30.1. Mantenimiento
Compruebe en este apartado los avisos de mantenimiento aadidos tanto en el
mdulo online como en el apartado Avisos del PMS. En esta seccin tendr acceso
a todos los avisos que se hayan puesto en el hotel, ordenados cronolgicamente y
mostrados segn su estado: pendientes de reparacin, reparados y todos.
o generar un archivo
220
30.2.Camas supletorias
30.2.1. Ubicacin camas supletorias
En este subapartado de mantenimiento podr llevar un efectivo control de las
camas supletorias habidas en su establecimiento. Por un lado podr comprobar
dnde se encuentran las camas en una fecha determinada. Para ello, seleccione la
fecha a elegir y el programa le mostrar dicha informacin, informando de en qu
habitacin se encuentra la cama, el nmero de camas usadas en esa estancia y las
fechas de entrada y salida.
o generar un
Por otro lado, podr revisar la distribucin de las camas supletorias ocupadas
durante 20 das, a partir del da actual, sin importar la fecha seleccionada en el
calendario anteriormente citado. Dicha distribucin se muestra travs de un grfico,
donde el color amarillo corresponde al da corriente y el color azul, a los posteriores
das. (Siguiente pgina)
221
222
31. Facturacin
(Informes > Facturacin)
223
224
225
226
Presione
227
CAMBIAR IMG
Si pulsa S, el nmero de factura se sustituir por el nuevo nmero otorgado; si
presiona no, la accin se cancelar y se mantendr el nmero inicial.
228
Aadir cargos
Para aadir un cargo tendremos que escribir el concepto del mismo en el campo
vaco. El campo de conceptos admite letras, nmeros y smbolos. Asimismo,
indicaremos el nmero de unidades que se consumen (UD) a travs del selector de
cantidad y le daremos un precio. El precio podemos asignrselo bien como precio
base y el programa calcular el precio total segn el IVA asignado, o bien como
precio total y el programa descontar el IVA y mostrar el precio base. Igualmente,
si aplicamos un descuento, el programa nos mostrar el precio total con este ya
calculado. Una vez tengamos todos estos datos incluidos en sus respectivos
lugares, presionaremos
229
Modificar cargos
Podremos alterar los conceptos siempre que lo requiramos. Estos cambios se
almacenarn automticamente, aunque siempre ser necesario presionar
para
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Anular cargos
Junto a cada cargo encontrar
ese mismo importe en negativo para descontarlo, as, del coste total de la reserva.
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Eliminar cargos
La diferencia entre anular un cargo y eliminar un cargo es que el primero muestra
el cargo en positivo y en negativo en la factura y, en el segundo, se elimina por
completo sin dejar huella en la factura generada.
Para eliminar un cargo, presione
232
Resumen de Cargos
Ir a ruta
Pagos
Ir a ruta
Resumen de Pagos
Ir a ruta
parmetros:
Facturacin + previsin: mostrar tanto las facturas emitidas como las
que deberan generarse, ya que el programa prev que esas facturas se
cobrarn y generarn.
Facturacin realizada: solo mostrar las facturas generadas.
Previsin: solo mostrar aquellas reservas que posean cargos que no
hayan sido convertidos en facturas.
Proformas: listar todas las proformas generadas en las fechas
seleccionadas.
233
Check In: mostrar el listado de todas las reservas con fecha de entrada.
Check Out: mostrar el listado de todas las reservas con fecha de salida.
Puede ampliar o reducir el tamao de las columnas posicionando el cursor del ratn
a la altura de los ttulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; as ver
el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las
columnas, podr ordenar el listado segn esa tipologa. Igualmente, presionando
sobre el encabezado, podr recolocar las columnas segn su necesidad.
En el listado de facturas podr comprobar la cantidad de los pagos, si estos fueron
cobrados, y en qu modalidad, cunto debe el cliente en caso de que si no fueran
pagados, y al final, en la ltima fila de la tabla, la suma total de cada columna.
Si hace doble clic sobre una de las facturas, el programa le preguntar si desea
acceder a dicha reserva:
; presione
para convertirlos
en archivo Excel. SI no desea todas las facturas, puede hacer una seleccin de
estas clicando sobre ellas mientras presiona el botn Control (Ctrl) y, cuando tenga
la seleccin final, presionar los botones anteriormente citados.
Segn las fechas y el filtro seleccionado en la parte anterior, podr consultar el
listado de pagos por reserva y las tasas tursticas.
234
: el programa le
ofrecer las facturas segn los clientes del establecimiento. Podr aadirle un filtro
segn el importe. Para ello, seleccione si el importe es superior o inferior y aada
una cantidad. SI ya haba presionado
bsqueda.
La facturacin por cliente puede ser impresa o guardada en formato Excel para el
uso del hotelero. Para imprimir los datos, pulse
; presione
para convertirlos
en archivo Excel. SI no desea todos los datos, puede hacer una seleccin de
clientes marcando sobre ellos mientras presiona el botn Control (Ctrl) y, cuando
tenga la seleccin final, presionar los botones anteriormente citados.
. Esta
235
. Si desea realizar esta accin con diversos clientes, podr seleccionar estos en el
listado de resultados presionando la tecla Control (CTRL) a la vez que clica sobre
las filas deseadas. Despus, presione los botones anteriormente mencionados.
Puede cancelar un pago a crdito seleccionando la factura a anular y marcando, en
la parte baja, cmo se realiz el pago y presionando el botn Aadir pago.
236
Puede ampliar o reducir el tamao de las columnas posicionando el cursor del ratn
a la altura de los ttulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; as ver
el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las
columnas, podr ordenar el listado segn esa tipologa. Igualmente, presionando
sobre el encabezado, podr recolocar las columnas segn su necesidad.
Puede imprimir los datos pulsando
. Si desea realizar esta accin con diversos clientes, podr seleccionar estos en el
listado de resultados presionando la tecla Control (CTRL) a la vez que clica sobre
las filas deseadas. Despus, presione los botones anteriormente mencionados.
237
.
Establezca una hora de cierre personalizada marcando la hora deseada en los
selectores y presionando el botn Recalcular.
238
239
. En ese
31.10. Produccin
Se recomienda, para el uso ptimo de esta herramienta, aadir en Cargos predefinidos
(configuracin) los productos o servicios ofrecidos por el establecimiento para que
el programa los contabilice como uno solo, puesto que si se redactan cada vez que
se consumen, el programa lo recibir como un producto nuevo y en el listado nos
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Puede ampliar o reducir el tamao de las columnas posicionando el cursor del ratn
a la altura de los ttulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; as ver
el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las
columnas, podr ordenar el listado segn esa tipologa. Igualmente, presionando
sobre el encabezado, podr recolocar las columnas segn su necesidad.
Puede imprimir los datos de produccin pulsando
con dichos datos presionando
241
informacin:
o generar un archivo
242
Esa accin har que se muestren todos los precios del mes en la parte de abajo:
Los das del mes aparecen en la parte alta del esquema en posicin horizontal, por
lo que, para ver los ltimos das del mes, tendr que desplazar el scroll bajo hacia
la derecha.
243
Puede ampliar o reducir el tamao de las columnas posicionando el cursor del ratn
a la altura de los ttulos y desplazando las columnas hacia los lados.
Si se pincha sobre los precios de alguna tarifa, se abrir la ventana de Precio Diario
para hacer la modificacin del mismo (Ver Tarifas y Temporadas>Temporadas y
Precios Especiales>Establecer precio diario). Si realiza algn cambio de este
tipo, presione el botn Guardar y sincronizar cambios para almacenar el nuevo
precio en el PMS y sincronizarlo con el motor de reservas y el channel manager.
Todos los precios del mes pueden ser impresos o guardados en formato Excel
para el uso del usuario. Para imprimir los datos, se pulsar
convertirlos en archivo Excel se presionar el icono
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42. Personal
(Informes > Personal)
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43. Clientes
(Informes > Clientes)
Obtenga datos del flujo de sus clientes segn la nacionalidad, el tipo de cliente
(particular/empresa) y su nivel en el establecimiento (estndar/VIP). Para ello,
seleccione qu datos quiere observar y el programa le mostrar esa informacin en
una tabla acompaada de un grfico demostrativo:
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SUGERENCIAS
Si tiene alguna consulta o sugerencia, puede ponerse en contacto con el equipo
tcnico de Avirato a travs de esta pestaa. Rellene los campos habilitados para la
consulta y presione
En el botn
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