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Introduccin
La Organizacin
La organizacin es una unidad social coordinada, consciente, compuesta por dos
personas o ms, que funciona con relativa constancia a efecto de alcanzar una meta o una
serie de metas comunes.
Se conoce como organizacin a la forma como se dispone un sistema para lograr los
resultados deseados. Es un convenio sistemtico entre personas para lograr algn propsito
especfico.
Existen diferentes tipos de organizaciones como escolar, empresarial, personal, social,
poltica, tcnica, entre otras. No obstante, en cualquier organizacin la misma se forma por
el interrelacionamiento entre los individuos, el ordenamiento, y la distribucin de los
diversos elementos implicados, con vista para el mismo fin.
Es de destacar, una organizacin slo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y
que estn dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un objetivo comn. En la misma,
existe un conjunto de elementos que estn directamente asociados a la organizacin, tales
como: clientes, proveedores, competidores, entre otros.
Por otro lado, dependiendo del tipo de organizacin, existe una persona que desempea un
papel clave en los roles de liderazgo, planificacin y control de los recursos humanos y de
otros recursos materiales, financieros y tecnolgicos disponibles en la empresa.
En administracin de empresas, se entiende por organizacin, una entidad social formada
por dos o ms personas que trabajan de manera coordinada en un ambiente externo
especfico apuntando a un objetivo colectivo. Consiste en la divisin de tareas y en la
asignacin de responsabilidades
Principios de la Organizacin
El propsito de la organizacin es ayudar a lograr que los objetivos tengan significado y
contribuyan a la eficiencia organizacional.
Existen varios principios que proporcionan la pauta para establecer una organizacin
racional, se encuentran ntimamente relacionados, y son:
1) Del objetivo: Todas y cada una de las actividades establecidas en la organizacin
deben relacionarse con los objetivos y propsitos de la empresa. La existencia de un
puesto solo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos, sin embargo,
la realidad muestra que muchas veces se crean puestos con la consecuente
implicacin de costos y esfuerzos intiles.
2) Especializacin: El trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a
la ejecucin de una sola actividad. El trabajo se realizara ms fcilmente si se
subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas, mientras ms
especfico y menor sea el campo de accin de un individuo, mayor ser su eficiencia
y destreza.
3) Jerarqua: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la
comunicacin necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la
responsabilidad fluyan en una lnea clara e ininterrumpida, desde el ms alto
ejecutivo hasta el nivel ms bajo.
4) Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de responsabilidad conferido,
debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha
responsabilidad. No tiene objeto hacer responsable a una persona por determinado
trabajo si no se le otorga la autoridad necesaria para poder realizarlo.
5) Unidad de mando: Al determinar un centro de autoridad y decisin para cada
funcin, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no debern reportar a
ms de un superior.
6) Difusin: Las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad,
deben publicarse y ponerse, por escrito a disposicin de todos aquellos miembros de
la empresa que tengan relacin con las mismas.
7) Amplitud o tramo de control: Hay un lmite en cuanto al nmero de subordinados
que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que ste pueda realizar todas sus
funciones eficientemente. Un gerente no debe ejercer autoridad directa a ms de
cinco o seis subordinados, a fin de asegurar que no est sobrecargado, y que est en
la
posibilidad
de
atender
otras
funciones
ms
importantes.
13) Principio de Eficiencia: Una organizacin es eficiente si cumple sus objetivos, con el
mnimo de consecuencias o costos imprevistos, considerando estos costos diferentes
a los que comnmente se piensa. Todas las funciones deben apoyarse completamente
Manuales de la Organizacin
De acuerdo con seala que este manual explica con detalle la estructura organizacional de
la empresa y seala los puestos y la relacin que existe entre ejecutivos y departamentos.
Las grficas de organizacin las de descripcin de trabajo generalmente constituyen el
contenido de este manual. (Gmez, 1994)
Objetivos
Importancia
El control se dificulta a los directores del negocio, que tiene que confiar todos los
detalles a la memoria, y no estn en condiciones de coordinar las actividades.
No se metodiza el trabajo, como sera si se tomara como base las prevenciones del
manual.
Algunos empleados indolentes, estorban la labor de los activos, cuando las labores
debieran estar encadenadas y sujetas a horarios como se debe.
quien
debe
hacer
el
trabajo.
El manual aporta los conocimientos del trabajo para que se desarrollen con destreza,
habilidad y confianza, contribuyendo a obtener calidad en el desempeo de todos los
empleados en todos los departamentos y hace de las empresas organizaciones ms
competitiva
- Funcin: es el conjunto de tareas (cargos por hora) o atribuciones (cargos por mes) que el
ocupante del cargo ejerce de manera sistemtica y reiterada, o un individuo que, sin ocupar
un cargo, desempea una funcin de manera transitoria o definitiva. Para que un conjunto
de tareas o atribuciones constituya una funcin, se requiere que haya repeticin al
ejecutarlas.
- Cargo: es un conjunto de funciones con posicin definida dentro de la estructura
organizacional (organigrama). Ubicar un cargo en el organigrama implica definir cuatro
aspectos: el nivel jerrquico, el rea o departamento en que est localizado, el superior
jerrquico (ante quin responde) y los subordinados (sobre los que ejerce autoridad).
"Un cargo puede definirse como un conjunto de funciones que ocupa una posicin formal
dentro del organigrama"
- Descripcin de cargos
Es necesario describir un cargo para conocer su contenido.
La descripcin de cargos es un proceso que consiste en enumerar las tareas o atribuciones
que conforman un cargo y que lo diferencian de los dems cargos que existen en la
empresa; es la enumeracin detallada de las atribuciones o tareas del cargo (qu hace el
ocupante), la periodicidad de la ejecucin (cundo lo hace), los mtodos aplicados para la
ejecucin de las atribuciones o tareas (cmo lo hace) y los objetivos del cargo (por qu lo
hace).
"La descripcin de cargos est orientada hacia los aspectos intrnsecos de los cargos"
- Anlisis de cargos
Una vez que se identifica el contenido del cargo (aspectos intrnsecos), se pasa a analizar el
cargo en relacin con los aspectos extrnsecos, es decir, con los requisitos que el cargo
exige a su ocupante. La descripcin de cargos y el anlisis de cargos estn estrechamente
relacionados en sus finalidades y el proceso de obtencin de datos; a pesar de ello, estn
perfectamente diferenciados entre s: la descripcin se ocupa del contenido del cargo, en
tanto que el anlisis pretende estudiar y determinar todos los requisitos, las
responsabilidades comprendidas y las condiciones que el cargo exige, para poder
desempearlo de manera adecuada.
- Estructura del anlisis de cargos.
La descripcin de cargos es una simple exposicin de las tareas o atribuciones que el
ocupante de un cargo desempea, en tanto que el anlisis de cargos es una verificacin
comparativa de las exigencias que dichas tareas o atribuciones imponen al ocupante.
Por lo general, el anlisis de cargos se refiere a cuatro reas de requisitos; cada una de las
cuales se encuentra dividida en varios factores de especificaciones, los cuales son puntos de
referencia que permiten analizar una gran cantidad de cargos de manera objetiva. Las
cuatro reas de requisitos se refieren a:
- Requisitos Intelectuales: tiene que ver con las exigencias del cargo, los requisitos
intelectuales que el aspirante debe poseer para desempear el cargo de manera adecuada.
1.- Instruccin bsica.
2.- Experiencia bsica anterior.
3.- Adaptabilidad al cargo.
4.- Iniciativa necesaria.
5.- Aptitudes necesarias.
- Requisitos Fsicos: tienen que ver con la cantidad y la continuidad de energa y de
esfuerzos fsico y mental requeridos para desempear el cargo adecuadamente:
1.- Esfuerzo fsico necesario.
2.- Capacidad visual.
3.- Destreza o habilidad.
4.- Complexin fsica necesaria.