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SISTEMA INTEGRAL DE GERENCIA DE RECURSOS


RECURSOS MATERIALES Y
FINANCIEROS

SINGER-MF - 2013
Modulo De Cuadro de Necesidades y
Requerimientos

Manual de Usuario

Correo Electrnico: hjuarezv@hotmail.com, juarezv@hotmail.com Web: http://www.zoftprofessional.com


Direccin Jirn 7 de Junio 329 Telfono 051 364735 Mvil: 950-908687, 951- 007384

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Manual del Mdulo de Requerimientos del Sistema


SINGER- MF v.2013
El Modulo de Requerimientos es un Programa Informtico integrado al Sistema de
Abastecimientos SINGER MF, dicho modulo ayuda a las oficinas o unidades operativas al
registro de sus Cuadros de Necesidades, elaboracin de Requerimientos y la generacin
de la conformidad de los Bienes o Servicios obtenidos durante el presente ao.
El requisito para su funcionamiento es que la computadora donde sea instalado cuente
con acceso a la Red de datos de la Municipalidad.

INSTALACIN
La instalacin del mdulo es fcil, usted puede solicitarlo al personal de abastecimiento o
al responsable de Informtica, el cual le facilitar el instalador con el siguiente icono:

1. Haga dos clics sobre el instalador para empezar la instalacin.


2. En la ventana que se le mostrar haga clic en siguiente:

3. En la siguiente ventana seleccione ACEPTO y luego presione en el botn de


siguiente:

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4. Luego haga clic en siguiente hasta que se le muestre una ventana donde se le
pedir la direccin del Servidor de ABASTECIMIENTOS y el nombre de la base de
datos para el presente ao, dichos datos deben ser proporcionados por la oficina
de Abastecimientos o el rea de Informtica.

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5. De la ventana anterior, una vez que haga clic en el botn siguiente empezar a
instalarse el Mdulo de Requerimientos del Sistema, y finalmente se le mostrar
la siguiente ventana:

Haga clic en Terminar para que se cierre el instalador. Hasta este punto ya se
habr instalado el mdulo de requerimientos y podra utilizarlo.

INGRESO AL SISTEMA
1. Para ingresar al sistema haga doble clic en el icono del mdulo de requerimientos
que se encontrar en el escritorio de Windows.

2. Al iniciar el sistema la primera ventana que observar, ser la ventana de ingreso


al sistema donde tiene que ingresar el Usuario y la Contrasea el cual ser
proporcionado y habilitado por la Oficina de Abastecimientos.

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3. Luego de ingresar presionamos Entrar para ingresar al sistema, en caso de ingresar


en forma incorrecta el nombre de usuario o la contrasea se muestra un mensaje
de error

VENTANA PRINCIPAL
Una vez que ingresemos al Mdulo de Requerimientos, observar la ventana principal en
la cual observar sus Nombres y Apellidos y los datos de la Municipalidad en la parte
superior.

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El mdulo permite realizar lo siguiente:
-

Generar Cuadro de Necesidades de Bienes o de Servicios

Generar Requerimientos de Bienes o de Servicios

Generar Conformidades de Bienes o Servicios

CUADRO DE NECESIDADES
Para crear o modificar cuadros de Necesidades debe ingresar a la opcin de C/N Bienes
en la barra de herramientas.

Se le mostrar la siguiente ventana:

En dicha ventana se le mostrar los Cuadros de Necesidades de Bienes creados por usted.

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Al lado izquierdo observar que existen pestaas que agrupan a los estados en los que se
encuentra su Cuadro de Necesidades.

APROBADOS: En dicha pestaa se muestra los Cuadros de Necesidades Aprobados por la


Oficina de Planeamiento y Presupuesto.
ENVIADOS: En dicha pestaa se muestran los Cuadros de Necesidades que han sido
enviados para su aprobacin a la Oficina de Planeamiento y Presupuesto.
BORRADOR: En dicha pestaa se muestran los Cuadros de Necesidades que usted se
encuentra creando y an estan en borrador para luego usted decida enviarlo.
RECHAZADOS: En dicha pestaa se muestran los Cuadros de Necesidades que han sido
rechazados por la Oficina de Planeamiento y Presupuesto.
PARA MODIFICAR: Dicha pestaa muestra los Cuadros de Necesidades que ya fueron
aprobados pero pueden ser modificados si usted as lo cree por conveniente, una vez
modificado usted puede enviarlo nuevamente para su segunda aprobacin.
Para que un CN pueda ser modificado despues de su aprobacin, deber solicitarlo a la
Oficina de Planeamiento y Presupuesto para su habilitacin y cambio de estado Para
Modificar el CN.

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CREAR UN NUEVO CN DE BIENES
1. Haga clic en el botn Nuevo CN/B

2. En la ventana que se visualizar: seleccione la Meta, Unidad Operativa y escriba la


Justificacin. Luego presione en Guardar para que se le genere el Nmero nico
del Cuadro de Necesidades de Bienes.

3. Una vez guarde su Cuadro de Necesidades, se le asignar un nmero nico.

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4. Luego debe agregar los bienes del Cuadro de Necesidades. Para esto haga clic en
el botn del lado derecho del detalle del Cuadro de Necesidades.

5. Al hacer clic en el boton de agregar bien

, se le mostrar la siguiente ventana:

6. Ingrese el nombre del bien, sino lo encuentra debe realizar una busqueda
utilizando la tecla F6, debe probar buscando el nombre con terminos mucho ms
adecuados por ejemplo en vez de LAPICERO lo encontrar buscando con el
nombre de BOLIGRAFO.

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Al presionar la tecla F6 se le mostrar la siguiente ventana en el que podr realizar
una mejor bsqueda del bien.

Si en el listado mostrado con la tecla F6 no aparece el bien que necesita, puede


agregarlo desde el catalogo de la OSCE presionando en el botn Agregar
.
La OSCE (Organismo Supervisor de Contratacinoes del Estado) posee un catalogo
de bienes con todos los bienes utilizados a nivel Nacional por las diferentes
entidades, por lo que puede buscarlo desde dicha ventana.

Busque el bien, seleccionelo y presione en el botn de Guardar.


En caso de que no existe el bien que requiere, deber solicitar a la oficina de
Abastecimientos su ingreso en la Base de Datos del sistema.
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Luego de ingresar el nombre del Bien debe ingresar las cantidades requeridas
durante el ao indicandolo mensualmente, ademas verifique y seleccione la
unidad de medida correcta.
Puede ingresar un Precio Unitario Referencial para que salga el monto total
requerido durante el ao para ese bien.

Opcionalmente: Puede seleccionar el clasificador de Gasto del presupuesto


programado para la meta al cual esta su usuario asociado.

7. Finalmente presione clic en GUARDAR.


SIGA LOS MISMOS PASOS PARA AGREGAR LOS DEMS BIENES

Deber de ingresar todos los bienes en el Cuadro de Necesidades, puede realizarlo


durante varios das, observar que ser un CN en Borrador:

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Como se trata de un CN en borrador que an se esta editando, entonces aparecer en la


pestaa de Borrador, y lo puede seguir editando seleccionando el CN y presionando clic
en el botn de Editar.

ENVIAR UN NUEVO CN DE BIENES


Una vez que el CN se encuentra listo para su aprobacin por parte de Planeamiento y
Presupuesto, seleccione el CN y luego haga clic en el botn de ENVIAR

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APROBACIN DE UN CN
La Oficina de Planeamiento y Presupuesto es el encargado de Aprobar el CN, una vez
aprobado usted puede ver su CN en la pestaa de APROBADOS e imprimirlo para las
firmas correspondientes.

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MODIFICACION DE UN CUADRO DE NECESIDADES
Segn las Necesidades requeridas, puede ser que en los siguientes meses necesite realizar
una modificacin al Cuadro de Necesidades como Decrementar o Incrementar las
cantidades de los bienes que haya considerado en su CN, o agregar algun bien que no
haya considerado inicialmente.
Para dicho acto usted necesita solicitar dicha modificacin a la Oficina de Planeamiento y
Presupuesto para que habiliten la Modificacin de su CN.
Una vez que habiliten su CN para su modificacin, usted podra Editar su CN desde la
pestaa de Modificar.

1. Al hacer clic en editar, usted ver el detalle de su CN.

2. Al hacer clic en EDITAR. Usted solo podra agregar o disminuir la cantidad


requerida anual en su CN.
Si en el campo Modificar ingresa 4, se agregar la cantidad de 4 ms a dicho bien.

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Si en el campo Modificar ingresa -2, se le disminuir la cantidad de menos 2 a
dicho bien:

Observe que a una modificacin positiva se mostrar en color Azul y cuando se


disminuya se mostrara de color rojo. Una vez realizada las modificaciones
necesarias puede volver a enviar el Cuadro de Necesidades para su aprobacin y
finalmente pueda Imprimirlo.
3. Al imprimir el cuadro de Necesidades observar que en la Columna MODIFICAR
mostrara el incremento o decremento de la cantidad para dicho bien, adems el
MONTO TOTAL se actualizar.

REQUERIMIENTOS
Los requerimientos de Bienes o Servicios se generarn en funcin al Cuadro de
Necesidades, por lo que deber tener el Cuadro de Necesidades Aprobado para poder
crear un Requerimiento.
En la barra de Herramientas se encuentra los botones siguientes:

El botn

permite crear un Requerimiento de Bienes Nuevo, y el botn de


permite crear un Requerimiento de Servicios Nuevo.

As mismo los botones


muestran la lista completa
de Requerimiento de Bienes y Servicios respectivamente, desde esta lista se puede ver los
requerimientos Aprobados, Enviados, Borradores, Rechazados y Atendidos.
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CREAR UN REQUERIMIENTO DE BIENES


1. Haga clic en el botn de Requerimiento de Bienes

2. En la ventana que se le muestra, haga clic en NUEVO, o si ya habia creado antes y


esta en borrado puede seguir editandolo.

3. Al crear un nuevo requerimiento debe seleccionar el cuadro de necesidades


aprobado de donde solicitar los bienes.

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4. Rellene los datos necesarios como justificacin y si cree por conveniente alguna
observacin y guarde el encabezado.

5. Una vez guardado se asignar el Nmero nico del requerimiento

6. AGREGAR BIENES AL REQUERIMIENTO: En la parte derecha de la ventana existen


los botones que permiten agregar, eliminar o editar un bien del requerimiento.

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7. Haciendo clic en el botn de agregar bien, nos mostrara los bienes programados
en el Cuadro de Necesidades.

8. Para agregar una cierta cantidad de los bienes programados en el CN, debemos de
ingresar un valor en la columna Requerido.
Por ejemplo, si necesitamos 5 boligrafos y 3 millares de papel, ingresaremos los
siguientes valores en la columna Requerido.

Luego presionamos en el botn de AGREGAR AL R/B (Requerimiento de Bienes)

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9. Luego se agregarn los bienes al requerimiento que se esta editando.

10. Una vez listo el requerimiento debe de Enviarlo para su aprobacin haciendo clic
en el botn de ENVIAR.

11. Al enviar el requerimiento la Oficina de Planeamiento y Presupuesto deber de


aprobarlo para que pueda imprimirlo y hacer firmar con las entidades respectivas
segn el caso

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12. En la lista de Requerimientos de Bienes o Servicios podr ver el estado del
requerimiento.

13. VISTA DE IMPRESIN DEL REQUERIMIENTO.

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CUADRO DE NECESIDADES DE SERVICIOS


La nica diferencia de los CN de Servicios con los de Bienes, es que al agregar el Servicio
uno debe de detallarlo.

REQUERIMIENTO DE SERVICIOS
La creacin de Requerimientos de Servicios es similar al de Bienes, para crear un
Requerimiento de Servicios haga clic en el botn de
estandar.
Y luego siga los mismos pasos que se realizo para los bienes.

, de la barra

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