Aa, ) CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS ACUERDO NUMERO A-67-06 EL SUBCONTRALOR DE PROBIDAD ENCARGADO DEL DESPACHO CONSIDERAND! Que la Contraloria General de Cuentas, con base al articulo 232 de la Constitucién Politica de la Republi- ca de Guatemala, es el organo de control responsable de la fiscalizacién de los ingresos, egresos y en general de todo interés hacendario de los organismos del Estado, los municipios, entidades descentrali- zadas y autonomas. CONSIDERAND! Que la Contraloria General de Cuentas de conformidad con el articulo 12 de su Ley Organica, en su cali- Gad de ente rector del control gubernamental, esta facultada para emitir las normas, disposiciones, polit- ‘as y procedimientos en ef ambito de su competencia, CONSIDERANDO: Que la Contraloria General de Cuentas emitié el Acuerdo Numero A-28-06, para normar lo relalivo al sis- tema de control y rendicién de cuentas, a través de un sistema modemno de gestion electronica de formas y feportes; el cual requiere normas complementarias y modificatorias para su mejor aplicacién. POR TANTO: En uso de las facultades que le confiere el articulo 232 de la Constitucién Politica de la Repiblica de Guatemala y lo preceptuado en los articulos 1, 2 y 13 literales a), g) y I) del Decreto 31-2002 del Congre- so de la Republica ACUERDA: Emitir las siguientes NORMAS COMPLEMENTARIAS Y MODIFICATORIAS del Acuerdo A-28-06 el cual se refiore al uso de las formas y reportes para el registro, control y rendicién de cuentas, conforme los siguientes articulos: ARTICULO 1. UNIDADES RESPONSABLES DEL REGISTRO Y REPORTE. Las entidades obligadas, a través de las Unidades de Administracion Financiera y Oficinas de Administracion Financlera Municipal (UDAF y AFIM) 0 unidades administrativas que hagan sus veces, seran las responsables por el registro oportuno, veraz y consistente de todas las operaciones de ingresos y egresos presupuestarios y patrimo- niales e informar de los movimientos de formas, talonarios y reportes realizados. ARTICULO 2. AUTORIZACION DE FORMAS Y REPORTES. Las entidades y personas obligadas al ‘cumplimiento de las presentes disposiciones, por conducto de sus dependencias identificadas en el artl- culo anterior, deberén solicitar al Departamento de Formas y Talonarios de la Contraloria General de Cuentas, la autorizacion para uso e impresién de las formas y reportes electronicos, como sq indica a continuacin: a) Formas para percepcién de ingresos: Estas dnicamente se aulorizaran por anticipado, previo pago que corresponds de conformidad con lo que establece el Artculo 1, del Decreto Gubernat- voNo. 1228. b) Formas y reportes para rendicién de cuentas: Estas Unicamente se autorizaran por antici pado, previo pago que corresponda; comprende las formas para registro de operaciones de ‘egreses y otros movimientos patrimoniales y los reportes para rendicin de cuentas. ©) Varios puntos de percepcién: En las entidades que operen dos o mas puntos de percepcion de ingresos, la autorizacion para funcionamiento de las cajas receptoras, sera responsabilidad de la maxima autoridad administrativa de la institucién, 4d) Solicitudes de uso e impresién: Corresponde a las UDAF 0 AFIM efectuar los calculos para establecer las cantidades de formas y reportes a utilizar en un periodo determinado. Asimismo deberan gestionar la autorizacién para uso e impresion de las formas y reportes en las series y rangos previamnente establecidos, y cuyas solicitudes Unicamente se aceptarén en forma Sepa uy, rada por cada una de las formas, series y rangos. faa Nuestro compromise: Calidad det gaste Ease = venida Sime6n Cones, §-98 Zona 2, igo Pesta! 01002. Guotemoio, Gonroamorca fis (502) 264.001 al 13, My 28 , “rua F CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS ARTICULO 3. CONTROL DE FORMAS Y REPORTES. El control de las formas y reportes, asi como el funcionamiento de las cajas receptoras autorizadas, seran responsabilidad exclusiva de la UDAF, AFIM y Unidad de Auditoria Interna (UDA), en lo que a cada una corresponda segun sus competencias, a) Cuenta Corriente: La UDAF 0 AFIM serén las dependencias responsables de la cuenta corrien- te de las formas y reportes, asi como practicar cortes periédicos de formas; levantar inventario al final de cada mes calendario y al cierre del ejercicio fiscal b) Control: Corresponde al encargado de la unidad receptora y su jefe inmediato, la administracion y supervision de las diferentes formas y reportes, asi como llevar un control veraz, oportuno e in- formar de los movimientos a la UDAF 0 AFIM, para realizar las gestiones del caso y de la rendi- cin de cuentas, ©) Vigilancia: Corresponde a la UDA la verificacién del correcto funcionamiento y control de las formas y reportes en las diferentes unidades administrativas de las instituciones y personas obli- gadas al cumpiimiento de las presentes disposiciones. ARTICULO 4, SISTEMAS PARA EMISION DE FORMAS Y REPORTES. Las entidades y personas a que se refiere el articuo 1, del Acuerdo A-28-06, son las responsables del registro y control de sus opera- ciones y por consiguiente de generar las formas y reportes, bajo las plataformas de los sistemas siguien- tes: a) SICOINWEB: En los Organismos del Estado, Ministerios y Secretarias de Estado, entidades descentralizadas y auténomas y empresas piblicas. b) SICOINWEB: En las personas individuales 0 colectivas que reciban, administren ¢ inviertan fondos del Estado. ©) SICOINWEB, SIAF-MUNI y SIAFITO-MUNI: En todas las municipalidades, mancomunidades de municipalidades y las empresas municipales con capital y patrimonio propios. 4) INTERFASES LOGICAS: Las personas individuales 0 colectivas a que se refiere la literal d) del Articulo 1. del Acuerdo A-28-08, deberan registrar sus operaciones en los sisternas propios apro- bados por sus méximas autoridades o entes rectores, segun sea el caso. A partir del 1 de enera de 2007 sin ninguna excepcién, deberan tener desarrolladas e implementadas las interfases para presentar las respectivas rendiciones de cuentas, bajo los estandares emitidos por la Contraloria General de Cuentas, ARTICULO 5. PAGO DE LAS FORMAS Y REPORTES. La UDAF y AFIM remitrin al Departamento de Formas y Talonarios de la Contraloria General de Cuentas, la informacién de las diferentes formas y re- portes, consignando las series, rangos estimados a utlizar y debe calcular el pago que corresponda de la manera siguiente: a) El importe se determinard segun tarifas del Articulo 6. del Acuerdo A-28-06, b) Las formas y reportes, a excepcién de lo expresamente indicado en el presente acuerdo, pagaran por folio impreso. ARTICULO 6. FORMAS Y REPORTES AUTORIZADOS. Las formas y reportes afectos a pagos son los Comprobantes Unicos de Registro (CUR’s) de Ingresos, Egresos y Contables de los Organismos y entidades a que se refiere el artfculo 1 del Acuerdo A-28-06, pagaran por CUR emitido independiente- mente de la cantidad de folios impresos, en la siguiente forma: a) CUR’s de ingresos: a1 De ingresos tributarios y no tributarios, generados por la Direccién de Contabilidad del Es- tado del Ministerio de Finanzas Publicas. 2 De ingresos tributarios y no tributarios generados por las entidades auténomas y descen- tralizadas a3 De ingresos de fondos propios (privatives) generados por las entidades descentralizadas auténomes, * Nuestro compromis : Calidad del gasto Avenida Simaén Catas, 8-38 Zone 2, Céalgo Postal 01002. Guatemala, Centioamerica - tos. (602] 254-0011 ol 13, 7 y 20S ‘e-mail inloweontraiana.gob.ai sips ww confaiona. DoD p “ary6) Ya : 2ae_N"—mu GENERAL DE CUENTAS BO a4 De ingresos por desembolsos de préstamos y donaciones generados por la Direccidn de Crédito PUblico del Ministerio de Finanzas Publicas. b) CUR’s de Egresos y Contables: bt Devengado. Las érdenes de compra derivadas de estos documentos generadas por sis- temas SIGES y SIAF-MUNI, no estaran afectas a pago alguno. b.2 De compromiso y devengado (CYD) 3 Contable con afectacion financiera (anticipos a contratistas y fideicomisos, constitucion y reposicion de fondo rotativo, devolucién de impuestos) ARTICULO 7. FORMAS Y REPORTES DE REGISTRO DE OPERACIONES PATRIMONIALES. Las formas y reportes afectos a pagos por las operaciones patrimoniales, pagaran por los documentos gene- rados, en la siguiente forma: a) Tarjetas de resguardo (Tarjeta de responsabilidad), por folio impreso, en la siguiente forma a1 Los resguardos fisicos se emitiran uno por cada servidor 0 responsable del uso, guarda y custodia de los bienes, al iniciar el sistema de gestion electronica, dentro de los siguientes quince dias a la fecha de vigencia del presente Acuerdo. 2 Cuando se produzcan cambios de funcionarios, empleados y otras personas responsables ‘a quienes se les hubiesen asignado bienes, derivados de las altas y bajas en el servicio ac- tivo, se debera emitir un nuevo resguardo de bienes a nombre del responsable a quien se le transfieran las responsabllidades de la guarda y custodia, en los siguientes casos: 2.1 Vacaciones por mas de veinte dias habiles 2.2 Permisos con o sin goce de sueldo 2.23 Traslados y permutas 2.4 Suspensiones por accidentes, enfermedad comin y maternidad a2. Cese definitive en los cargos 2.6 Otras acciones de personal que impliquen el cese temporal en el servicio por mas de treinta dias calendatio, 23 Las altas y bajas de bienes que se produzcan dentro del periodo de treinta (30) dias calen- dario a que se refiere el numeral anterior, seran controladas dnicamente en resguardos vit- tuales; en este caso se emitiran constancias 0 vales simples numerados correlatvamente para amparar los movimientos de bienes y estos no estaran afectos a pago alguno. Trans- Curtido el rlazo de treinta dias calendar, debera emitirse un nuevo resguardo fisico con las modifcaciones del periodo y respaldadas por las constancias y vales simples, para la actualizacien correspondiente de los registros patrimoniales. b) Libro de inventario por el sistema de hojas movibles, pagaré por folio utilizado y unicamente de- berd imprimirse e! anverso de cada hoja. ©) Caja fiscal (Reportes PGRITO1, PGRITO2, PGRITO3, PGRITO4 y PGRITOS), pagardn por reporte ‘emitido, independ’entemente de la cantidad de folios utiizados. 4) Hojas de Entradas y Salidas a almacén, bodega e inventario generados en forma electronica (1- HE) pagaran por folio autorizado, @) Tarjetas de Control de existencias (kardex), por folio autorizado. Este sistema al igual aya, Resguardos de Bienes, serdn fisicos y virtuales; los primeros se emitiran al inicio del sisigia por los bienes en existencia en almacenes y bodegas dentro de los siguientes quince dias @ la,faahant de vigencia del presente Acuerdo; las altas y bajas por los movimientos incurridos duran mes calendario, serén controladas en tarjetas virtuales. % oyun) % Nuestro compromiso: Calidad del gasto ‘reuns. J [Avenida Simeén Canos, 6-38 Zona 2, Cbdigo Postal 01002. Guatemala, Centioomasia - Tels: (602) 264-0011 al 13, 17 v 24 ‘ermal fto@Sontowote.gob.g! ip: contaione.goD.gtQ CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS ) Los libros por el sistema de hojas movibles generados en forma electronica, pagaran por folio au- torizado, ARTICULO 8. EXCEPCIONES. Las municipalidades continuaran utlizando la forma preimpresa 31-B para cobros ambulantes, en garitas de control y piso de plaza, previa solicitud de autorizacion ante el Departamento de Formas y Talonarios o Delegaciones Departamentales de la Contraloria General de Cuentas: y cancelaran un centavo de Quetzal (Q. 0.01) por folio autorizado, Las entidades y personas individuales 0 juridicas que tengan a su cargo el cobro de servicios y celebra- cién de espectaculos publicos, podran continuar utiizando las formas preimpresas, previa autorizacion del Departamento de Formas y Talonarios 0 Delegaciones Departamentales de la Contraloria General de Cuentas, en la siguiente forma: a) Cancelaran un centavo de Quetzal (@. 0.01) por folio autorizado. b) Las imprentas deberan estar previamente registradas, autorizadas y deberan demostrar fe- hacientemente que poseen el personal, equipos, tecnologia y sislemas de seguridad, que a criterio de la Contraloria General de Cuentas aseguren la calidad y autenticidad de los docu- mentos a producir. Las excepciones indicadas en el presente Articulo, estaran vigentes por un perlodo de dos afios, lapso Gurante el cual los entes rectores de! programa de modemizacién de la administracién financiera y control Gel Estado, desarrollaran los sistemas que sustituyan las formas tradicionales impresas. ARTICULO 9. MODIFICACIONES. Las entidades y personas que operen con los sistemas identifica- dos en el Articulo 4 del presente Acuerdo 0 que aun no disponen de la aplicacién informatica para llevar la cuenta corriente e imprimir las formas y reportes electrénicos, deberan proceder conforme las modifi- caciones al Acuerdo A-28-06 siguientes: ‘Se modifica la literal c) del articulo 3, el cual queda asi: °c) Las entidades que utilicen formularios y talo- narios impresos autorizados por esta Contraloria, las existencias de los mismos,” odran continuar utiizando dicho sistema hasta agotar ‘Se modifica el ultimo parrafo del articulo 4, el cual queda as\: “La Contraloria General de Cuentas unica mente suministrara formas y talonarios o autorizara su impresion en cantidades razonables para atender el cobro y registro de las operaciones de las entidades hasta el 31 de diciembre de 2006, ‘Se modifica la literal a) del articulo § la cual queda asi: ®) Caja Fiscal: Un quetzal y cincuenta centavos (Q. 1.50) por folio, de los reportes de movimientos de la caja de ingresos y egresos presupuestarios y rentas consignadas (anteriores formas 200- ‘AS, 200-B y 200-A5), siguientes: ~ Caja Consolidada (Reporte PGRITO1) + Caja de Movimiento Diario (Reporte PGRIT02), Caja Fiscal, pagaran Q. 100.00 por Ren dicidn, la cual se debera acomparar de la boieta de depésito monetario correspondien- te, ~ Caja de Consulados y Embajadas Movimiento Diario (Reporte PGRITO3) ~ Caja Municipal de Movimiento Diario (Reporte PGRITO4) - Caja Entidades Especiales de movimiento Diario (Reporte PGRITOS) ARTICULO 10. TRANSITORIO. Las solicitudes de formas impresas y electrénicas que se encuentren -guirén sustanciandose con base a estas disposicio- en trémite a la fecha de vigencia de este Acuerdo, se: nes y a las contenidas en el Acuerdo A-28-08. Se facultan al Departamento de Formas y Talonarios y Delegaciones Departamentales de esta Contralo- @ emitir las autorizaciones correspondientes, con base en las resoluciones, eda ria General de Cuentas, Jefatura de la Institucién, Nuestro compromiso: Calidad del gasto ‘Avenida Simeén Canes, 6-38 Zona 2, Céigo Pastai 01002. Guatemala, Centicomerica - Tl, e-mail intowisonialora.gob.gt hipurwarconmalona gob af (500) 288.000 a Panga. ©Ge ae ctirencnia GENERAL DE CUENTAS ID A partir de la vigencia de este Acuerdo, las entidades deberan realizar las gestiones para incorporarse al sistema de gestion electrénica a partir del 2 de enero de 2007. ARTICULO 11. DEROGATORIAS. Se deroga el Articulo 7 del Acuerdo A-28-06. ARTICULO 12, VIGENCIA. El presente Acuerdo entra en vigencia el dia siguiente de su publicacion en el diario oficial. Dado en la Contraloria General de Cuentas, ciudad de Guatemala el veintiséis de julio del afio dos mil seis, COMUNIQUESE. Contrgoria Gedpral de Cuentas Nuestro compromiso: Calidad del gasto Avenida Simedn Cafes, 6-38 Zona 2, Céigo Postal 01002. Guatemala, Centioomerica - fly: (502) 258-001 al 19, 17 y 24 femal Infowsontaeta. gob.gt Mipiinnn.confiolona gob oF