UNIVERSIDAD DE ORIENTE

NUCLEO ANZOATEGUI
ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ASIGNATURA: SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
SECCION: 01

GRFICAS DE FLUJO

BARCELONA: 30/03/2016

INTRODUCCION

En una organizacin, el anlisis y Diseo de Sistemas, es el

proceso de estudiar su Situacin con la finalidad de observar cmo
trabaja y decidir si es necesario realizar una mejora; el encargado de
llevar a cabo estas tareas es el analista de sistemas. En la actualidad la
mayora de los usuarios de microcomputadoras tienen acceso a un
sistema de informacin o forman parte del mismo. Todas las
organizaciones cuentan con un sistema de informacin de algn tipo,
que sus empleados deben utilizar. Cuando en cualquier organizacin se
desea implantar un nuevo sistema, de tal forma que sus miembros sean
ms productivos, obteniendo un mayor provecho y apoyo del mismo, se
requiere realizar una serie de acciones y previsiones.
Un diagrama de flujo es la representacin grafica del flujo o
secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del
proceso en cuestin, las unidades involucradas y los responsables de su
ejecucin; en pocas palabras es la representacin simblica o pictrica
de un procedimiento administrativo. Los diseos de sistemas y
diagramas de flujo o flujogramas explican de manera mas simple el
procedimiento que sigue algn proceso en particular y mediante ciertos
patrones o normas sencillas, se le puede dar una correcta comprensin
para la realizacin de la actividad.

GRAFICAS DE FLUJO
CONCEPTO DE PROCEDIMIENTO
El trmino procedimientos corresponde al plural de la palabra
procedimiento, en tanto, un procedimiento es el modo de proceder o el
mtodo que se implementa para llevar a cabo ciertas cosas, tareas o
ejecutar
determinadas
acciones.
Bsicamente, el procedimiento consiste del seguimiento de una
serie de pasos bien definidos que permitirn y facilitarn la realizacin
de un trabajo de la manera ms correcta y exitosa posible. Porque
precisamente es uno de los objetivos de seguir un procedimiento,
garantizarse el xito de la accin que se lleva cabo y ms cuando son
varias las personas y entidades que participan en el mismo, que
requerirn de la observacin de una serie de estadios bien organizados.
CLASIFICACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

SEGN
EL
GRADO
TRANSVERSABILIDAD

COMUNES: Procedimientos utilizados en

diversas
disciplinas.
Su
tratamiento
didctico difiere en funcin de la naturaleza
DE del contenido conceptual.
ESPECIFICOS: Procedimientos derivados
del mtodo propio de una disciplina
completa.

MOTRICES: El nfasis del procedimientos

se situan en la naturaleza fsica o corporal
de las acciones que son parcialmente
SEGN LA NATURALEZA DE observables.
LAS ACCIONES
COGNITIVOS:
El
nfasis
del
procedimientos se situa en la naturaleza
interna, simblica o mental de las cosas.
SEGN
EL
GRADO
DE ALGORITMICOS: Procedimientos cuyos
EXACTITUD Y SEGURIDAD DE pasos son muy exactos y una vez
LA OBTENCION DEL OBJETIVO aprendidos aseguran siempre la obtencin
del objetivo o tarea propuesta.
HEURISTICOS: Procedimientos traducidos

en secuencias generales de actuacin que

se deben respetar pero que no explicitan
como actuar con exactitud y no aseguran la
obtencin de la tarea propuesta.

REQUISITOS DE LOS PROCEDIMIENTOS

Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que
sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los
aspectos administrativos o con el procedimiento mismo. Debern ser lo
suficientemente explcitas para evitar la continua consulta a los niveles
jerrquicos superiores.

CONCEPTO (S). Palabras o trminos de carcter tcnico que se

emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o
grado de especializacin requieren de mayor informacin o
ampliacin de su significado, para hacer ms accesible al usuario
la consulta del manual.
PROCEDIMIENTO
(descripcin
de
las
operaciones).
Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada
una de las operaciones que se realizan en un procedimiento,
explicando en qu consisten, cundo, cmo, dnde, con qu, y
cunto tiempo se hacen, sealando los responsables de llevarlas a
cabo. Cuando la descripcin del procedimiento es general, y por lo
mismo comprende varias reas, debe anotarse la unidad
administrativa que tiene a su cargo cada operacin. Si se trata de
una descripcin detallada dentro de una unidad administrativa,
tiene que indicarse el puesto responsable de cada operacin. Es
conveniente codificar las operaciones para simplificar su
comprensin e identificacin, aun en los casos de varias opciones
en una misma operacin.
FORMULARIO DE IMPRESOS. Formas impresas que se utilizan
en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o
se adjuntan como apndices. En la descripcin de las operaciones
que impliquen su uso, debe hacerse referencia especfica de stas,
empleando para ello nmeros indicadores que permitan asociarlas
en forma concreta. Tambin se pueden adicionar instructivos para
su llenado.
DIAGRAMAS DE FLUJO. Representacin grfica de la sucesin en
que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el
recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las

unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos

que intervienen (procedimiento detallado), en cada operacin
descrita. Adems, suelen hacer mencin del equipo o recursos
utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma
sencilla y accesible en el manual, brinda una descripcin clara de
las operaciones, lo que facilita su comprensin. Para este efecto,
es aconsejable el empleo de smbolos y/o grficos simplificados.
GLOSARIO DE TRMINOS. Lista de conceptos de carcter
tcnico relacionados con el contenido y tcnicas de elaboracin de
los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso
o consulta. Procedimiento general para la elaboracin de manuales
administrativos.
FORMAS DESCRIPTIVAS DE LOS PROCEDIMIENTOS

ELEMENTOS BSICOS
Definen la naturaleza del proceso y procedimientos de la unidad
administrativa. Entre stos destacan por su importancia: el diagnstico
de la unidad, la estructura orgnica y el manual de organizacin.

DIAGNSTICO

El diagnstico permite determinar en forma objetiva la dinmica y

caractersticas actuales del proceso de ejecucin de las funciones; a
travs de ste, podrn detectarse los aspectos relevantes y las
deficiencias o desviaciones en el desarrollo de las acciones, sus causas y
tendencias, as como su incidencia en el mbito del control interno de la
organizacin.

ESTRUCTURA ORGNICA

Es la disposicin sistemtica de los rganos que integran una

unidad, conforme a criterios de jerarqua y especializacin, ordenados y
codificados de tal forma que sea posible visualizar los niveles jerrquicos
y sus relaciones de dependencia.

MANUAL DE ORGANIZACIN

Documento que contiene informacin detallada referente al

directorio administrativo, antecedentes, legislacin, atribuciones,
estructura y funciones de las unidades administrativas que integran la
institucin, sealando los niveles jerrquicos, grados de autoridad y
responsabilidad, canales de comunicacin y coordinacin; asimismo,

contiene organigramas que describen en forma grfica la estructura de

organizacin.
METODOLOGIA PARA DESCRIBIR UN PROCEDIMIENTO
Muestra de dos representaciones de procedimiento: Existe una
gran cantidad de formatos que se pueden utilizar para la elaboracin de
los manuales de procedimientos, el producto final depender de quien
elabora y el tipo de proceso que se quiera plasmar.
Muchas organizaciones utilizan los diagramas de flujo, mientras
que otras utilizan de forma sencilla la narrativa, narrativas con
imgenes, entre otras. En este apartado se describe de una forma
sencilla la descripcin narrativa con imgenes y el diagrama de flujo:

CON NARRACIN DE ACTIVIDADES E IMGENES.

La descripcin del proceso combinado lo narrativo con imgenes;

comnmente es utilizada cuando se quiere mostrar la una instruccin de
algn software especfico, en el caso de un procedimiento hecho en una
computadora.

CON DIAGRAMA DE FLUJO.

Los diagramas de flujo son una parte importante del desarrollo de

procedimientos, menciona el autor Alvarez Torres (1996), debido a que
su sencillez grfica permite ahorrar muchas explicaciones. De hecho, en
la prctica, los diagramas de flujo han demostrado ser una excelente
herramienta para empezar el desarrollo de cualquier procedimiento. Los
cuales sirven principalmente para: describir las etapas de un proceso y
entender cmo funciona, apoya el desarrollo de mtodos y
procedimientos, da seguimiento a los productos (bienes o servicios)
generados por un proceso, identifica a los clientes y proveedores de un
proceso. Planifica y disea procesos con alto valor agregado,
identificando las oportunidades de mejora, documenta el mtodo
estndar de operacin de un proceso, entre otros. Simbologa utilizada
para elaboracin de diagramas de flujo.

CARACTERISTICAS GENERALES DE LAS GRAFICAS DE FLUJO

Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama de
flujo. Deben estar presentes el autor o responsable del proceso, los
autores o responsables del proceso anterior y posterior y de otros
procesos interrelacionados, as como las terceras partes interesadas.

Definir qu se espera obtener del diagrama de flujo.

Identificar quin lo emplear y cmo.
Establecer el nivel de detalle requerido.
Determinar los lmites del proceso a describir.

Un diagrama de flujo siempre tiene un nico punto de inicio y un nico

punto de trmino.
CONCEPTO DE GRAFICA DE FLUJO
Un diagrama de flujo es una forma esquemtica de representar
ideas y conceptos en relacin. A menudo, se utiliza para especificar
algoritmos
de
manera
grfica.
Se conoce como diagramas de flujo a aquellos grficos
representativos que se utilizan para esquematizar conceptos vinculados
a la programacin, la economa, los procesos tcnicos y/o tecnolgicos,
la psicologa, la educacin y casi cualquier temtica de anlisis.
Los diagramas de flujo son mltiples y diversos y pueden abordar

muchos temas distintos de formas tambin muy diferentes. En cualquier

caso, el aspecto en comn entre ellos es la presencia de un vnculo entre
los conceptos enunciados y una interrelacin entre las ideas.
Comnmente, se utiliza este tipo de diagramas para detallar el proceso
de un algoritmo y, as, se vale de distintos smbolos para representar la
trayectoria de operaciones precisas a travs de flechas. Siempre que
existe un diagrama de flujo existe un proceso o sistema que pretende
ser graficado a travs de smbolos visuales que, en vez de trminos
verbales, simplifican el funcionamiento de dicho proceso y lo hacen ms
claro
y
evidente
al
lector.
TIPOS DE DIAGRAMAS DE FLUJO

FORMATO VERTICAL: En l, el flujo y la secuencia de las

operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las
operaciones de un proceso con toda la informacin que se
considere necesaria, segn su propsito.
FORMATO HORIZONTAL: En l, el flujo o la secuencia de las
operaciones, va de izquierda a derecha.
FORMATO PANORMICO: El proceso entero est representado
en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho
ms rpido que leyendo el texto, lo que facilita su comprensin,
aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en lnea
vertical, sino tambin horizontal, distintas acciones simultneas y
la participacin de ms de un puesto o departamento que el
formato vertical no registra.
FORMATO ARQUITECTNICO: Describe el itinerario de ruta de
una forma o persona sobre el plano arquitectnico del rea de
trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente
descriptivo, mientras que los utilizados son fundamentalmente
representativos.
CURSOGRAMA: Se trata de la ms comn y prctica entre todas
las clases de diagramas de flujo. Describe el flujo de informacin
en un ente u organizacin, sus procesos, sistemas administrativos
y de control. Permite la impresin visual de los procedimientos y
una clara y lgica interpretacin.

SIMBOLOGA Y SIGNIFICADO

VALO O ELIPSE: Inicio y Final (Abre y cierra el diagrama).

RECTNGULO: Actividad (Representa la ejecucin de una o ms
actividades o procedimientos).
ROMBO: Decisin (Formula una pregunta o cuestin).
CRCULO: Conector (Representa el enlace de actividades con otra
dentro de un procedimiento).
TRINGULO BOCA ABAJO: Archivo definitivo (Guarda un
documento en forma permanente).
TRINGULO BOCA ARRIBA: Archivo temporal (Proporciona un
tiempo para el almacenamiento del documento).

NORMAS PARA LA PRESENTACION DE LAS GRAFICAS DE

FLUJO
Este se rige por una serie de smbolos, normas y pautas
convencionales las cuales son:

El formato o esqueleto del flujograma debe dividirse en partes que

representan a los departamentos, secciones o dependencias
involucradas en el procedimiento. Cada departamento o seccin
debe mostrarse una sola vez en el flujograma y en el mismo orden
o secuencia cronolgica de su aparicin en el procedimiento que
se describe de izquierda a derecha.
Se debe mostrar una misma dependencia mas de una vez en el
flujograma aun cuando las acciones del procedimiento regresen a
la
misma.
Las lneas indicadoras del flujograma deben ser ms delgadas que
las lneas divisorias del formato, rectas y angulares, dotadas de
flechas en sus extremos terminales.
Cada paso o accin del procedimiento debe enumerarse con
claridad y describirse brevemente con muy pocas palabras.
Cuando algn documento queda retenido en alguna dependencia
del flujograma se indica segn sea archivado: definitivamente,
temporalmente o retenido por algunos das ("D"), horas ("O") o
minutos ()
Cuando hay que destruir algn documento luego de ser utilizado
en el procedimiento se indica con una (X) grande.
Cuando en el procedimiento algn documento da origen a otro se
indicar en el flujograma mediante una flecha interrumpida.
Al igual que vimos en los organigramas en los flujogramas cuando
varias lneas se intercruzan sin tener relacin se indica mediante
una inflexin en cualquiera de ellas. Siempre resultar mejor que
el flujograma se muestre en una sola hoja, pero cuando en su
extensin se tenga que continuar en otra pgina, se seala
mediante un smbolo cualquiera dentro de un crculo, en la pgina
donde se interrumpe y el mismo que suele llamarse conector se
colocar
en
otra
pgina
como
sigue.

METODOLOGIA PARA ELABORAR GRAFICAS DE FLUJO

Debe
de
indicar
dnde termina el diagrama.

claramente

dnde inicia y

Cualquier camino del diagrama debe de llevarte siempre a la terminal

de fin.
Organizar los smbolos de tal forma que siga visualmente el flujo de
arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.
No usar lenguaje de programacin dentro de los smbolos.
Centrar el diagrama en la pgina.
Las lneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales.

..
No cruzar las lneas de flujo empleando los conectores adecuados
sin hacer uso excesivo de ellos.

..
No fraccionar el diagrama con el uso excesivo de conectores.
Solo debe llegar una sola lnea de flujo a un smbolo. Pero pueden
llegar muchas lneas de flujo a otras lneas.

..
Las lneas de flujo deben de entrar a un smbolo pro la parte
superior y/o izquierda y salir de l por la parte inferior y/o derecha.
Evitar que el diagrama sobrepase una pgina; de no ser posible,
enumerar y emplear los conectores correspondientes.
Usar lgica positiva,
es
decir,
realizar procesos cuando
es
verdadera la condicin y expresar las condiciones de manera clara (por
ej., "no es a =/= de b" ==> "a=b").
Comentar al margen nicamente cuando sea necesario.

CASOS PRACTICOS.
Veamos un primer ejemplo muy sencillo.
Queremos hacer un programa informtico que nos sume dos
nmero y nos de el resultado en pantalla.
Solucin:

El smbolo de resultado es un smbolo usado en los diagramas para

soluciones con el ordenador. Es el smbolo de salida del resultado por la
pantalla del ordenador.
Ves que es muy sencillo, hay que ir poniendo los pasos lgicos que
se deben seguir para realizar la tarea o el programa.
En el ejercicio tenemos el inicio y el fin, una entrada de datos, para
meter los 2 nmeros, una operacin a realizar, la suma, y un resultado a
mostrar. Cada uno de esos pasos con su smbolo correspondiente en el
diagrama.
Otro ejemplo de un diagrama de flujo para una operacin sencilla.
Imaginemos que tenemos una lmpara o bombilla y queremos hacer el
diagrama de flujo para saber que hacer cuando esta no funciona.

CONCLUSION
El hecho importante es que los procedimientos existen a todo lo
largo de una organizacin, aunque, como seria de esperar, se vuelven
cada vez ms rigurosos en los niveles bajos, mas que todo por la
necesidad de un control riguroso para detallar la accin, de los trabajos
rutinarios llega a tener una mayor eficiencia cuando se ordenan de un
solo modo.
Segn Biegler J. (1980) " Los procedimientos representan la
empresa de forma ordenada de proceder a realizar los trabajos
administrativos para su mejor funcin en cuanto a las actividades dentro
de la organizacin".

BIBLIOGRAFIA

http://www.monografias.com/trabajos53/diagrama-de-flujo/diagrama-deflujo2.shtml#ixzz43r4oXjFt
http://www.areatecnologia.com/diagramas-de-flujo.htm
https://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_flujo#Tipos_de_diagramas_de
_flujo
http://www.monografias.com/trabajos53/diagrama-de-flujo/diagrama-deflujo2.shtml#ixzz43r3MZXm2
http://www.definicionabc.com/general/procedimientos.php
http://www.monografias.com/trabajos95/procedimientos/procedimientos
.shtml#ixzz43TdjqUU3
http://www.definicionabc.com/comunicacion/diagrama-de-flujo.php
http://tesis.uson.mx/digital/tesis/docs/22008/Capitulo3.pdf