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1re anne ST

Bureautique et Web

Chapitre
3

Microsoft Excel
I-

Introduction :

Microsoft Excel est un logiciel qui sert aux analyses


financires et graphiques. Ce logiciel permet llaboration des
documents tel que : les factures, les bons (de commandes, de
livraison), les bulletins. Il permet galement la reprsentation
des donnes sous formes graphique.
Microsoft Office 2007 a compltement chang la structure
des menus des applications Word, Excel, PowerPoint, Access.
Toutes les commandes sont maintenant structures dans un
menu que Microsoft appelle le Ruban . Les commandes sont
regroupes sous des onglets et des regroupements de
commandes. Ces onglets reprsentent les tapes de la cration
d'un document : Accueil, Insertion, Mise en page, Formules,
Donnes, Rvision, Affichage, Dveloppeur (si activ). La
plupart des commandes qui taient auparavant sous le menu
Fichier sont maintenant accessibles en appuyant sur le bouton
Office. sa droite, il y a aussi la barre de lancement rapide pour
les commandes que vous utilisez le plus souvent. Vous pouvez
personnaliser cette barre votre choix. Office 2007 amliore
aussi la visibilit des touches raccourcis. Vous pouvez utiliser
les touches du clavier pour accder toutes les commandes du
menu au lieu de la souris. Il suffit d'appuyer sur la touche Alt
pour commencer. Office 2007 vous offre aussi la possibilit de
voir le rsultat avant de choisir la commande (aperu
instantan).
A- Accs Ms Excel :

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1 cliquez sur le menu dmarrer et pointez programme.
2 cliques sur Microsoft Excel et la fentre Ms Excel saffiche.

B- Prsentation de lcran Ms Excel :

Cet environnement comporte :

1)
BoutonCe bouton vous donne accs la plupart
Microsoft
des commandes qui taient auparavant
sous le menu Fichier en plus des options
de l'application.

2) Barre d'accsVous pouvez placer des boutons de


rapide
commandes des options que vous utilisez

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le plus souvent.

3) La barre titre Permets de grer l'application dans sa


fentre. Elle donne aussi le nom de
l'application ( Excel ) et du document
actuel ( Classeur1 ).

4) Le Ruban

On retrouve toutes les commandes de


l'application dans ce menu.

5) Les onglets

Affiche les commandes les plus souvent


utilises. Les onglets regroupent les
commandes
selon
les
tapes
de
ralisation d'un document.

6)
RaccourcisVous pouvez utiliser des combinaisons de
clavier
touches pour actives des commandes. Il
suffit de commencer avec la touche Alt
suivie les lettres ou les chiffres encadrs
en dessous des commandes.

7)
Les commandes sont regroupes selon le
Regroupement type d'action que vous dsirez activer.
de commandes Plusieurs
ont
aussi
des
options
supplmentaires en appuyant sur le bote
de dialogue dans le coin infrieur droit du
regroupement.

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8)
BoutonsAppuyez sur les boutons pour activer les
commandes
commandes de votre choix.

9) Indicateur deAffiche la position de la cellule active.


position
Peut aussi servir pour donner un nom
une cellule et aussi se dplacer d'une
cellule nomme une autre.

10) La
formule

barrePermets de voir et de modifier le contenu


des cellules; que ce contenu soit du texte,
des chiffres ou des formules.

11) La
active

cellulePermet de slectionner une cellule, ou un


bloc de cellules, pour ensuite changer son
contenu, sa prsentation, les dplacer,
effacer ou plusieurs autres possibilits.

12) La poignePermets de recopier le contenu d'une


de recopie
cellule, une formule ou une srie de
chiffres ou de titres.

13) Les en-ttesPermets d'identifier la position des


des colonnes etcellules par rapport l'intersection avec
des lignes
la lettre de la colonne (A XFD) et le
chiffre de la ligne (1 1 048 576)

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14) Les ongletsExcel permet d'avoir plusieurs feuilles de


des feuilles decalcul dans un mme classeur. Les onglets
calcul
sont utiliss pour identifier chaque feuille.
Excel vous permet d'accomplir des calculs
en longueur, en largeur et aussi en
"profondeur". Il est possible de crer un
bloc de cellules provenant de plusieurs
feuilles de calcul. Par exemple, la formule
suivante pour faire l'addition des chiffres
des cellules A1 des feuilles de calcul feuil1
feuil5: =somme(feuil1:feuil5!A1). Ou
l'addition de la cellule A1 de la feuille de
calcul actuel avec la cellule B4 de le
feuille de calcul feuil2: =A1+FEUIL2!B4.
Vous pouvez varier selon vos besoins.

15) La barre dePuisqu'un classeur peut avoir plusieurs


dfilement desfeuilles de calcul, il est impossible
onglets
d'afficher tous les onglets en mme
temps. Cette barre permet donc d'afficher
les feuilles de calcul qui ne sont pas
visibles un moment donn.

16) La
d'tat

barrePermets de voir au bas de l'cran les


options qui sont actives.

17) Les barresPermets de se dplacer horizontalement


de
dfilementet verticalement sur une feuille de calcul.
horizontal
etChaque feuille est compose de 16 384
vertical
colonnes et de 1 048 576 lignes.

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18)
LesPermets de dcouper l'affichage en deux
curseurs
dehorizontalement et/ou verticalement. Ceci
fractionnement permet de comparer des chiffres qui sont
loigns. Par exemple, ceci permet de
comparer les chiffres d'un mois avec ceux
de l'anne prcdente.

19)
colonnes

LesChaque feuille de calcul contient 16 384


colonnes nommes de A XFD.

20) Les lignes

Chaque feuille de calcul contient des


lignes numrotes de 1 1 048 576.

21) Le pointeur Permets de slectionner une cellule, un


bloc de cellules, un objet, ou d'activer les
options du menu ou les boutons des
barres d'outils.

22)
ModesExcel offre trois modes d'affichage :
d'affichage
normal, mise en page, aperu des sauts
de page.

23) Zoom

Vous pouvez zoomer sur la feuille de


calcul pour voir plus de dtails ou un plus
grand aperu de votre modle.

24)
MenuMenu avec les options les plus populaires
contextuel
appariait lorsqu'on appuie sur le bouton

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droit de la souris.

25) Mini menu

II-

Mini
menu
avec
les
options
de
prsentation
les
plus
populaires
apparaissent en mme temps que le
menu contextuel.

Gestion des classeurs :

Dfinition :

Dans Excel, un classeur est un fichier dans lequel vous


travaillez et stockez vos donnes. Dans la mesure o chaque
classeur peut contenir de nombreuses feuilles, vous pouvez
organiser diffrents types d'informations apparentes dans un
seul et mme fichier.
Les feuilles de calcul servent afficher et analyser des
donnes. Vous pouvez taper et modifier des donnes dans
plusieurs feuilles de calcul en mme temps et raliser des
calculs partir de donnes provenant de plusieurs feuilles de
calcul.
Crer un classeur :

Du bouton office cliquez sur nouveau, ensuite nouveau classeur


excel , il vous donne le choix entre plusieurs modles.
Vierge et rcent, Modles installs, Mes modles (budgets,
calendrier, formulaires, factures, lettres).
Double clic sur licne du classeur.
Insrer une nouvelle feuille de calcul :

De longlet Accueil cliquez sur insrer ensuite une feuille de


calcul.

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Vous avez la possibilit dinsrer des cellules , des lignes ou des


colonnes dans la feuille.
Supprimer une feuille de calcul :

De longlet Accueil cliquez sur supprimer ensuite une feuille de


calcul.
Vous pouvez supprimer une ligne ou colonne mais Supprimer
une ligne veut dire la supprimer avec le contenu (texte,
formules,). La ligne suivante prendra sa place.
Enregistrement dun classeur :

La procdure denregistrement reste la mme pour tous les


logiciels dapplication.
- Bouton office
- Enregistrer sous
- D ans la zone enregistrer dans, slectionner le disque puis
le rpertoire dans lequel vous voulez enregistrer le
classeur.
- Dans la zone nom du classeur, saisissez le nom.
- Cliquez enfin sur enregistrer.
III-

Notion de formule :

Une formule peut vous aider analyser les donnes


contenues dans une feuille de calcul. Vous pouvez raliser des
oprations, telles que des additions, des multiplications et des
comparaisons de valeurs figurant dans une feuille de calcul.
Une formule peut contenir les lments suivants: des

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oprateurs, des rfrences de cellule, des valeurs, des fonctions


de feuille de calcul et des noms.
Saisie dune formule :

Pour saisir une formule dans une cellule de feuille de calcul,


tapez une combinaison de ces lments dans la barre de
formule en commenant toujours par un signe gal (=).
A

E
Socit Nationale dlectricit
Bon de commande
Dsignatio
n
Bloc note A4
Chemise
Classeur
Paquet
disquette
Montant
Total

Rfrence

PU

Qt

Direction
Agfa
Agfa
Verbatim

850
255
1375
9500

14
14
7
8

valeur

Cliquez sur la cellule dans laquelle vous voulez saisir des


donne .A1
Saisissez les donnes (Socit Nationale dlectricit) et
appuyer sur entre ou tabulation.
Cliquez sur la cellule A4, puis tapez Bon de commande
puis sur entre.
Cliquez sur la cellule A7, tapez dsignation.
Remplissez le reste du tableau de la mme manire.
Vous allez saisir les formules dans le tableau pour calculer
la valeur de la cellule A4.
- Cliquez sur la cellule dans laquelle vous voulez entrer la
formule, E8
- Tapez = (un signe gal).

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- Saisissez la formule (cliquez dans C8, appuyez sur


loprateur dsir(*)).
- Cliquez dans D8
- Appuyez sur entre
Les fonctions
I) Dfinition.

Dans Excel, les fonctions de feuille de calcul sont des outils de


calcul que vous pouvez utiliser dans des feuilles de calcul pour
aider la prise de dcision, l'excution d'actions et
l'obtention automatique de valeurs de donnes. diffrents.
Chaque description de fonction comporte une ligne de
syntaxe. Lorsqu'un argument est suivi de points de suspension
vous pouvez entrer plusieurs arguments ayant ce type de
donnes.
Par exemple, la syntaxe de la fonction MAX est la suivante :
MAX(nombre1;nombre2; ... ) => MAX(26) ou MAX(26;31) ou
MAX(26;31;29)
Les fonctions dont le nom est suivi d'une paire de
parenthses vide n'admettent aucun argument. Toutefois, vous
devez inclure ces parenthses pour que Excel reconnaisse la
fonction.
Insrer une fonction
Bibliothque de fonctions

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Fonction (argument).

Rsultat obtenu.

Somme(champ)

Calcule la somme des cellules du champ.

Moyenne(champ)

Calcule la moyenne des cellules du champ.

Max(Champ)

Dtermine la plus grande valeur du champ.

Min(Champ)

Dtermine la plus petite valeur du champ.

Var(Champ)

Calcule la variance sur le champ.

Log10(N)

Calcule le logarithme dcimal du nombre N.

Arrondi(N;nbr)

Arrondit N au nombre de chiffres prcis.

Ent(N)

Arrondit N au nombre entier infrieur.

Maintenant()

Affiche la date et l'heure courante (date et heure systme).

Mois(num_srie_date)

Affiche la valeur des paiements annuels d'un


remboursement.

Vpm(taux;npm;-cap)

Affiche la valeur des paiements annuels d'un


remboursement.

Si(Cond;Rs1;Rs2)

Affiche Rsultat1 si la condition est vrai sinon affiche


Rsultat2

Exemple : Somme automatique

La commande la plus souvent utilise dans un chiffrier est


la fonction Somme. Aprs tout, on veut avoir le total de lignes
ou de colonnes de chiffres.

Placez le pointeur dans la cellule D5.


Appuyez sur le bouton Somme automatique

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Excel va suggrer la formule =somme (A5:C5). Vous devez


encore appuyer sur la touche Entre pour confirmer la formule.
Mais avant, comment l'option Somme Automatique a dtermin
quelle tendue de cellule il doit choisir? En fait, l'option
commence chercher des chiffres vers le haut avant de
regarder pour des chiffres la gauche. Mais puisqu'il y a chiffres
immdiatement la gauche, Excel prsume que ce sont les
chiffres dont vous dsirez une somme. Il continue vers la
gauche tant qu'il y a des chiffres. L'option va s'arrter s'il tombe
sur une cellule ayant du texte ou est vide.
Appuyez sur la touche chap.
Sinon, placez le pointeur dans la cellule D5 et supprimez le
contenu.
Placez le pointeur dans la cellule E5.
Appuyez sur le bouton Somme automatique

La fonction de somme automatique va vous suggrer


=somme(E1:E4). Pourquoi cette plage de cellules? La fonction
reconnait que les usagers prfrent placer une ligne ou une
colonne de sparation entre les chiffres et les totaux. C'est pour
cela que la fonction continue chercher mme s'il y a
initialement une ligne ou colonne vide entre les chiffres et la
fonction. Ensuite, la fonction prfre l'addition de chiffres placs
au-dessus que sur le ct. C'est pour cela que, mme si la
distance est gale entre la fonction somme automatique et les
chiffres au-dessus ou la gauche, elle ira chercher les chiffres
placs au-dessus. Comme avant, elle va continuer vers le haut
jusqu' ce qu'elle soit arrte par du texte, une cellule vide ou
la bordure de la feuille de calcul.
Appuyez sur la touche Entre pour confirmer la formule.
Le total des chiffres sera de 24.
Le pige de la somme automatique

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Mais cette fonction comporte un risque, un pige.

Effacez le contenu de la cellule B5.


Placez le pointeur dans la cellule D5.
Appuyez sur le bouton Somme automatique

La fonction vous suggre maintenant =somme(C5).


Pourquoi ne va-t-il pas chercher plus loin comme auparavant?
La fonction s'arrte toujours ds qu'elle constate une cellule
ayant du texte ou une cellule vide comme c'est le cas pour la
cellule B5. C'est pour cette raison que la fonction somme
automatique vous demande de toujours confirmer l'tendue des
cellules pour la somme. Elle peut vous donner une tendue
errone si vous avez oubli d'entrer un chiffre.
Appuyez sur la touche chap.
Somme automatique sur plusieurs lignes et colonnes

Vous pouvez aussi utiliser cette fonction pour crer plusieurs


somme automatique en mme temps.
Slectionnez les cellules E8 E10.
Appuyez sur le bouton Somme automatique

Sans avertissement, la somme automatique va calculer la


somme des lignes. Puisque vous avez slectionn plusieurs
cellules d'une mme colonne, la fonction prsume que vous
dsirez la somme de lignes. La mme chose se rpte si vous
slectionnez plusieurs cellules d'une mme ligne. La fonction va
additionner les chiffres de la colonne au-dessus de celle-ci.

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Slectionnez les cellules A12 C12.


Appuyez sur le bouton Somme automatique

Dfinir un nom

Allez longlet Formules.

Placez le pointeur dans la cellule ou une tendue de cellules


dont vous dsirez donner un nom.
Du regroupement Nom dfinis, slectionnez l'option Dfinir
un nom.

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Excel 2007 va suggrer le contenu de la cellule la gauche si


celle-ci contient du texte. Le logiciel va remplacer les espaces
par des soulignes (Majuscule et - sur la plupart des claviers).
Vous pouvez toujours crire le nom de votre choix dans la case
Nom. Cependant, Excel n'acceptera pas des noms qui
contiennent des espaces.
Entrez le nom de votre choix dans la case Nom.
Dans la case Fait rfrence , assurez-vous que l'adresse de
la cellule ou du bloc de cellules soit bien choisi.
Si vous le dsirez, vous pouvez ajouter un commentaire sur le
nom que vous avez choisi.
Appuyez sur le bouton OK.
Il y a une autre faon de donner un nom une cellule.
Placez le pointeur dans la cellule ou une tendue de cellules
dont vous dsirez donner un nom.

Placez le pointeur dans la case Indicateur de position.


Entrez le nom de votre choix (sans espaces).
Appuyez sur le touche Entre.

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Recopie de la formule :

Il serait fastidieux de reprendre la mme opration pour


dautres cellules.
Excel permet de recopier de faon automatique une
formule existante sur dautre cellules.
- Cliquez dans la cellule qui contient dj une formule .
- Faites glisser le poignet de recopie de cette cellule sur les
cellules dont vous voulez la mme formule.

Exercice :

Le tableau ci-dessous nous fait tat des notes de quelques


matires des lves dune classe.
Calculez les valeurs des cellules vides.
A

B
Note
Informati
que

C
Note
chimi
e

D
Note
Physi
que

Coeffici
ent
Madjid
Hanan
Lamia
Samir
Latifa
Moham
ed
Moyenn
e
classe

2.5

8
10
12
15
10
14

12
15
16
17
12
0

11
8
10
18
0
14

E
Tota
l

F
Moyenn
e
individu
elle
X

G
Ran
g

H
Menti
on

Moy <8.faible ,
Moy <10.mdiocre , Moy <12
passable , Moy =20.parfait ,
Moy <14.assez bien ,
Moy <16.bien , Moy <20.trs bien .

Rsolution de la colonne total :

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- Slectionnez E3 puis cliquez sur fx (insrer une fonction).


- Slectionnez la fonction somme et validez (ok).
- Une boite de dialogue apparat, validez.
- Slectionnez la cellule E3.
- cliquez sur fx , slectionnez moyenne et validez.
- Saisissez B3*B&2+C3*C&2+D3*D&2 et validez.
- Placez le pointeur de la souris sur le poignet de recopie de
la cellule E3 puis cliquez tout en glissant la souris jusqu
E8.
Une autre manire pour rsoudre le problme:
- Dans la cellule E3 Saisissez
=B3*B&2+C3*C&2+D3*D&2 puis cliquez sur entre.
- Utilisez le poignet de recopie de la cellule E3 , cliquez et
faites le glisser jusqu E8.
Calcul de la moyenne individuelle :

- Slectionnez E3 puis cliquez sur fx


- slectionnez moyenne et validez.
- Saisissez E3/E&2 et validez.
- Placez le pointeur de la souris sur le poignet de recopie de
la cellule F3 puis cliquez tout en glissant la souris jusqu
F8.

Dtermination des rangs :

- Slectionnez G3 puis cliquez sur fx .


- slectionnez la fonction rang et validez.
- Saisissez F3 qui est le nombre dont on veut son rang.

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- Cliquez devant rfrence et saisissez tous les nombres qui


seront rangs tout en introduisant $ :
F$3 ;F$4 ;F$5 ;F$6 ;F$7 ;F$8.
- Pour un ordre croissant (de 1 9) , devant ordre, on place
0 et on valide.
- Pour un ordre dcroissant (de 9 1) , devant ordre, on
place 1 et on valide.
- Placez le pointeur de la souris sur le poignet de recopie de
la cellule G3 puis cliquez tout en glissant la souris jusqu
G8.

Calcul des moyennes gnrales de la classe :

- Slectionnez B9 puis cliquez sur fx .


- slectionnez moyenne et validez
- saisissez B3 :B8 (veut dire de B3 jusqu B8) et validez.
- Placez le pointeur de la souris sur le poignet de recopie de
la cellule B9 puis cliquez tout en glissant la souris jusqu
F9.

Dtermination de la mention :

- Slectionnez H3 puis cliquez sur fx


- slectionnez la fonction si et validez.
- Saisissez la cellule dont vous voulez sa mention F3.
- Allez sur la barre de formule, placez le curseur entre F3 et
la fermeture de la parenthse, continuez saisir de telle
sorte quon ait : si (F3 ;
si(F3<8 ; faible ;si(F3<10 ; mediocre ;
si(F3<12 ; passable ;si(F3<14 ; assez

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bien ;si(F3<16 ; bien ;si(F3>16 ; trs


bien ;si(F3=20 ; parfait )))))))).
- Valider
- Placez le pointeur de la souris sur le poignet de recopie de
la cellule H3 puis cliquez tout en glissant la souris jusqu
H9.

IV

Cration dun graphique

Un graphique est toujours cre partir dun tableau ralis sur


une feuille de calcul Excel.

A
1
2
3
4
5
6
7
8

Chiffres daffaires 2007 (en milier dinars)

Walid
Kamel
Rafik
Fatima
Totaux

1r
trimestr
e

2me
trimestr
e

3me
trimestr
e

Totaux

502
424
397
512
1835

412
409
445
387
1653

413
452
406
487
1758

1327
1285
1248
1386
5246

Pour construire un graphique il suffit de cliquer sur lune


quelconque des cellules du tableau contenant les donnes
prendre en compte.
Il est possible de ne slectionner quune partie des
donnes si le graphique ne doit porter que sur celles-ci

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(notamment si vous ne souhaitez pas inclure les lignes et/ou les


colonnes de total).
La plage de cellules slectionnes ne doit pas comporter
de lignes ou de colonnes vides. Celle-ci seront interprter
comme des valeurs zro dans le graphique.
Pour viter davoir des chelles trop importantes, il est
prfrable de ne pas prendre en compte les colonnes et les
lignes de totaux, sauf ncessit absolue.
Exemple

On veut raliser un graphique en colonnes (histogramme) pour


le tableau prcedent.
1- Slectionnez A3 :D7
2- Cliquez sur loutil colonne
Excel vous propose de choisir le type dapparence de votre
graphique.
Votre graphique apparat immdiatement sur la feuille.
Vous pouvez dplacer le graphique , modifiez sa taille,
attribuer un titre, mettre des commentaire, le supprimer..

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Tri dune liste :

Vous pouvez rorganiser les lignes ou colonnes dune liste


en triant les valeurs quelles contiennent.
Lors de la tri, Ms Excel rorganise les lignes, les colonnes
ou les cellules en utilisant lordre tri que vous avez spcifi
(ordre croissant :de 1 9, de A Z ou dcroissant : de 9 1, Z
A)pour cela.
- Cliquez lintrieur de la base de donnes.
- Dans la zone trier par, spcifiez le champ qui servira de
condition de tri puis cliquez sur ok.

VI

Protection des documents : ( onglet rvision)


1- Protection dune feuille :

- Slectionnez la feuille protger.


- Cliquez sur protger la feuille.
- Saisissez un mot de passe.
- Choisissez les fonctionnalits qui seront inaccessibles par
lutilisateur.

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- Validez (ok)

Et pour
supprimer
la protection cliquez sur ter la protection de la feuille.
2- Protection du classeur :

Cette commande permet de protger la structure du


classeur (contre des modifications dans lordre des feuilles, la
suppression ou linsertion de feuilles, .) et/ ou la
modification des fentres (taille, position, ..).
Pour activer cette protection, utilisez protger le
classeur puis sur protger la structure et les fentres. Un mot
de passe optionnel est demand.
3- Protection du fichier :

interdire compltement laccs un fichier, il est


possible de le verrouiller laide dun mot de passe.
Pour

- Utilisez le bouton office , enregistrer sous .


- Outils (boite de dialogue)

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- Options gnrales.
- Sur la ligne mot de passe pour la lecture et/ou mot
de passe pour la modification saisissez votre mot de
passe.
- Excel vous demande ensuite de saisir nouveau votre mot
de passe pour vrification.
- Valider toutes les boites de dialogue pour enregistrer le
fichier avec le mot de passe.

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Pour supprimer ou modifier le mot de passe ; procdez de la


mme faon.

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