Hoja de trabajo

La Hoja de Trabajo. Es un
La Hoja de Trabajo.
instrumento de que se vale
en la contabilidad, borrador
extracontable, donde se
resume la informacin antes de operar en los Libros y es de gran ayuda para
formular los Estados Financieros.

Contenido
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1 Consideraciones de las Hojas de Trabajo.

2 Forma y Contenido.

3 Mecanismo para su elaboracin

o

3.1 Balance de Comprobacin

3.2 Ajustes

3.3 Balance de Comprobacin Ajustado

3.4 Costo de Venta

3.5 Ganancias y Perdidas

3.6 Balance General

4 Fuentes

Consideraciones de las Hojas de Trabajo.

Este borrador facilita la agrupacin, el anlisis y el ordenamiento de

todas las cuentas que conformaran la Contabilidad, as como tambin
permite formular los Asientos de Ajustes y los de Cierre antes de asentarlos
en elLibro Diario, adems representa una gua que permite al Contador la
elaboracin de los Estados Financieros.

Esta Hoja de Trabajo no es obligatorio llevarla, pero la mayora de

lasempresas la utilizan debido al gran beneficio que representa;
generalmente est formado por 12 columnas .

Forma y Contenido.

La estructura de la Hoja de Trabajo es la siguiente: El espacio grande (a

la izquierda) permite anotar el nombre de las cuentas, luego le siguen una
serie de columnas (12 en total) que las utilizaremos destinando 2 columnas
para cada uno de los siguientes conceptos:
1. -Balance de Comprobacin
2. -Ajustes
3. Balance de Comprobacin Ajustado
4. Costo de Venta
5. Ganancias y Prdidas
6. Balance General.

Mecanismo para su elaboracin

Balance de Comprobacin

Las dos primeras columnas las utilizaremos para formular el Balance de

Comprobacin con los saldos que muestran las Cuentas del Mayor
General a la fecha de cierre; este Balance es conocido como Balance de
Comprobacin No Ajustado, ya que algunas cuentas no muestran el saldo
correcto que deben tener a esta fecha, y por lo tanto deben formularse los
asientos de ajuste pertinentes.

Ajustes

A los ajustes se les destinan dos columnas, una para el Debe y otra para
el Haber; aqu pasaremos los ajustes que consideremos necesarios.

El Balance de Comprobacin anterior nos ayuda bastante en la

formulacin de estos ajustes; al analizar las cuentas podemos determinar

cules de ellas necesitan ajustarse; claro est, debemos buscar otra

informacin que no nos lo va a suministrar este Balance; por ejemplo: si
aparece la Cuenta Seguro Pagado por Anticipado, tenemos que determinar
en qu fecha fue adquirida la Pliza de Seguro para poder calcular cul es
el [Gasto de Seguro]] del Ejercicio y proceder a formular el ajuste.

Si aparecen Cuentas de Activo Fijo Edificio, Mobiliario, Vehculos,

tenemos que conocer por cul mtodo se est depreciando y determinar
cul es el Gasto de Depreciacin de cada uno de ellos que corresponde al
Ejercicio, para poder formular los ajustes necesarios.

Cuando procedemos a pasar estos ajustes a la Hoja de Trabajo,

tenemos que estar pendiente de si las cuentas que se cargan o que se
abonan aparecen o no en el Balance de Comprobacin. Si las cuentas que
se cargan y las cuentas que se abonan aparecen en el Balance de
Comprobacin, anotaremos en las lneas respectivas las cantidades que le
corresponden en la columna de los ajustes; si no aparecen, las agregamos
en la parte de abajo y le formulamos los cargos o los abonos que le
corresponden.

Una vez formulados todos los ajustes sumamos las columnas del Debe y
del Haber y stas deben ser iguales, ya que en cada Asiento de Ajuste
debe existir el equilibrio entre cargos y abonos.

Una sana prctica es colocar un nmero pequeo a cada cuenta que se

vaya ajustando, sealando el nmero de ajuste al que corresponde; esto
nos ayuda a precisar en cualquier momento algn error cometido.

Balance de Comprobacin Ajustado

Aqu irn las cuentas: las que ameritaron ajuste con el saldo ajustado
que le corresponde, y las que no hubo necesidad de ajustarlas con el saldo
que traen. Sumamos las columnas del Debe y del Haber y debe existir el
equilibrio entre ellas. Este Balance de Comprobacin Ajustado ser el que
nos servir de base para formular los Estados Financieros.

Costo de Venta

Utilizaremos 2 columnas para la determinacin del Costo de Venta y

aqu irn nica y exclusivamente las cuentas necesarias para su
determinacin.

Las Cuentas Deudoras las colocaremos en el Debe y las Acreedoras las

colocaremos en el Haber, incluyendo aqu el Inventario Final de Mercancas
necesario para la determinacin del Costo de Venta. El Costo de Ventas
resulta por la diferencia entre los totales de los cargos menos el total de los
abonos. El Costo de Venta siempre ser de naturaleza deudor y lo
colocaremos en la columna del Haber para balancear las columnas y
proceder a cerrarlas.

Ganancias y Prdidas

Aqu colocamos todas las Cuentas de Egresos: tanto de Gasto como el

Costo de Venta determinado en las columnas anteriores, stas irn por el
Debe y todas las Cuentas de Ingresos las colocaremos por el Haber.
Sumamos la columna de Debe y la columna del Haber y la diferencia entre
ellos nos dar la utilidad o prdida del Ejercicio:

Una vez determinada la Utilidad o Prdida del Ejercicio colocamos esta

cantidad en sentido inverso, simplemente para cuadrar las columnas y
proceder a cerrarlas; ejemplo si nos da la Utilidad (los Ingresos superan a
los Egresos), esta Utilidad la colocaremos por el Debe para cuadrar las
columnas.

Balance General

Aqu les corresponde a todas las Cuentas de Activo (Debe), Pasivo y

Capital (Haber) y a todas las Cuentas de Valoracin y de Orden. Debemos
estar pendiente de incluir el Inventario Final de Mercancas que constituye
un Activo Circulante a esta fecha y la Utilidad o Prdida del Ejercicio que ir
a aumentar o disminuir el Capital; si es Utilidad aumenta el Capital por lo
tanto ir por el Haber, y si es Prdida disminuye el Capital, por lo tanto ir
por el Debe. Sumamos la columna del Debe y la del Haber y stas deben
ser iguales.

Finalizada esta Hoja de Trabajo, corregida y analizada, quedando

seguros de la eficacia del trabajo, este borrador nos permite realizar
correctamente los Asientos de Ajuste y de Cierre en el Diario General y
luego formularemos los Estados Financieros Clasificados, sirvindonos este
borrador de gua.

Introduccin

Se dar a conocer la hoja de trabajo, y como est conformado, es importante saber esto
porque es lo que utiliza el contador para reducir toda lainformacin contable de las
ocupaciones hechas por la empresa durante un periodo definido. Se empleara
un dibujo donde expresa la estructura de la hoja de trabajo, y tambin se explicara lo que se
ubica en cada columna del dibujo anteriormente nombrado. La importancia de la hoja de
trabajo es su correcta elaboracin que indicara un adecuado registro adems de la
veracidad que presente en los estados financieros elaborados, las partes que conforman la
hoja de trabajo son el encabezado y el cuerpo y tomando en cuenta que un balance
general es un documento contable que presenta la situacin financiera de un negocio a una
fecha determinada y se presenta en forma de reporte y de cuenta sus partes son encabezado
cuerpo y firmas.

La hoja de trabajo
Es una herramienta contable considerada como un borrador de trabajo para el contador,
que permite al usuario poder observar el ajuste de los saldos, de las cuentas en las cuales se
haya obtenido algn error, a la vez permite analizar los movimientos en los cargos y abonos.
IMPORTANCIA
La hoja de trabajo una vez terminada se usa en la preparacin de los informes financieros al
cierre del perodo fiscal.
Los datos en las columnas Estado de Situacin de la hoja de trabajo se usan para preparar
un estado de situacin nuevo. Este nuevo estado de situacinmuestra el activo, el pasivo y
el capital existente al cierre del perodo fiscal para el cual se prepar este informe.
Los datos en las columnas Estados de Ingreso de la hoja de trabajo se usan para preparar
un informe financiero que muestra los ingresos devengados y los gastos en que se incurri
durante el perodo. Cuando la cantidad de los ingresos es mayor que la de los gastos, la
diferencia se llama Ingreso Neto. Cuando la cantidad de gastos es mayor que la de los
ingresos, la diferencia se llama Prdida Neta. El informe que muestra los ingresos, los
gastos y la diferencia neta entre los dos recibe el nombre de Estado de Ingresos.

Estructura
La hoja de trabajo consta de la siguiente estructura:
Encabezamiento: formado por el nombre o razn social de la organizacin, el nombre del
documento y la fecha del perodo en el cual se realiza.
A su vez consta de dichas columnas:
Nmero de orden de las cuentas.
Nombre de las cuentas con su cdigo.
Balanza de comprobacin con los movimientos y saldos ya sean deudores o acreedores en
ambas partes.
Las correcciones correspondientes en la columna ajustes en cargos y abonos

Se obtienen los saldos ajustados

Estado de prdidas y ganancias
Balance general
TIC

Clasificacin
Hoja de trabajo -ajustes - la hoja de trabajo, llamada por algunos autores papel de
trabajo, es una forma columnaria que se utiliza en contabilidadpara organizar la
informacin, con el fin de preparar los asientos de ajuste, el estado de ganancias y prdidas,
los asientos de cierre y el balance general.
Hoja de trabajo -ajustes por inflacin - a esta seccin se trasladan los dbitos y
los crditos de las cuentas que fueron ajustadas por inflacin, de acuerdo con
las normas vigentes
Hoja de trabajo -balance ajustado - para diligenciar esta seccin se procede en igual
forma que en la columna saldos siguientes del libro mayor y balances, as:
las cuentas que no tuvieron movimiento en la seccin del balance de comprobacin o en la
seccin de ajustes, se trasladan directamente a la seccin de balance ajustado, a su
respectiva columna segn sea dbito o crdito
las cuentas que tuvieron movimiento en la seccin de balance de comprobacin y en la
seccin de ajustes, se suman y se pasa un solo valor con saldo dbito o crdito al balance
ajustado. Para ello debe tenerse en cuenta que movimientos iguales se suman (debe + debe,
haber + haber) y movimientos contrarios se restan y conservan el saldo del mayor
movimiento (debe - haber, debe + debe - haber, haber -debe, haber + haber - debe). Los
totales de las columnas debe y haber deben presentar sumas iguales.
Hoja de trabajo -balance ajustado por inflacin - en esta columna se registran los
saldos correspondientes a las cuentas del balance ajustado y ajustes por inflacin, sumadas
de igual forma que la seccin del balance ajustado.
Hoja de trabajo -balance general - a esta seccin se trasladan los valores de las cuentas
reales que aparecen en el balance ajustado. As en el debe se registran las cuentas de activo,
teniendo presente incluir el inventario final de mercancas y no registrar el inventario
inicial; adems, la prdida del ejercicio cuando se presente; en la columna haber se
registran los saldos ajustados de las cuentas que representan disminucin del activo
(depreciacin y provisin), pasivo y patrimonio, incluyendo la utilidad del ejercicio que
figura en la seccin ganancias y prdidas. Al igual que las secciones anteriores, sta debe
dar sumas iguales.
Hoja de trabajo -columna cuentas y codificacin - se registra ordenadamente los
nombres y el cdigo de las cuentas principales, tomando como referencia el orden
establecido en el catlogo de cuentas y con los datos del libro mayor.
Hoja de trabajo -ganancias y prdidas - a la seccin de ganancias y prdidas se
trasladan los valores de las cuentas nominales; esto es, al debe las cuentas con saldo dbito,

o sea, las cuentas de costo y gastos; al haber las cuentas con saldo crdito, o sea, las cuentas
de ingresos o rentas. En el sistemade inventario permanente, el valor de la cuenta
mercancas no fabricadas por la empresa que aparece en el balance de comprobacin es el
inventario final de mercancas por lo cual pasa directamente al balance general como
cuenta de activo, y no hace falta determinar su valor real por medio de inventariosinicial ni
final en la columna ganancias y prdidas, como en el caso del sistema de
inventario peridico. Otra diferencia que se presenta en la seccin ganancias y prdidas de
la hoja de trabajo, entre los dos sistemas de inventarios, es la cuenta de costo de ventas que
se utiliza en el inventario permanente; por ser cuenta nominal, del balance ajustado, se
traslada su saldo a la seccin ganancias y prdidas. Al finalizar el traslado de las cuentas a la
seccin ganancias y prdidas, por cualquiera de los dos sistemas, se suman los dbitos y los
crditos. Si el total haber (ingresos) es mayor que el total debe (gastos), se ha obtenido una
ganancia; de lo contrario se ha incurrido en una prdida la diferencia se escribe debajo de la
cantidad menor para balancear las columnas y presentar sumas iguales.

Preparacin
Como sabemos la hoja de trabajo un estado auxiliar muy importante debe de seguir ciertos
pasos en su preparacin no se cometa errores al realizar el pase de estos datos a los
principales estados financieros como lo son el balance general, el estado de resultados, el
estado de flujo de efectivo y el estado de evolucin del patrimonio.
Al referirnos a la metodologa para preparar y emitir una hoja de trabajo queremos
establecer la secuencia de pasos a seguir y estos son:

1. Preparar en un papel de trabajo el diseo y conformacin de la hoja de trabajo.2.

En la parte superior y central del diseo, incorporar el encabezamiento de dicho estado
incluyendo lo siguiente:

* Razn social (nombre de la empresa)

* Titulo del estado (hoja de trabajo)
* Fecha de preparacin.
* Moneda de cuenta
3. En la columna No 1, registrar el nmero de pgina de la cuenta, reflejada
en libros mayores.
4. En la columna No 2, registrar el cdigo que tienen las cuentas que hayan arrojado saldo
en balance de comprobacin.
5. En la columna No 3, registrar ttulos de las cuentas que hayan arrojado saldos en el
balance de comprobacin.
6. En la columna No 4, transcribir los saldos deudores de las cuentas que posean tal
informacin en el balance de comprobacin.
7. En la columna No 5, transcribir los saldos acreedores de las cuentas que posean tal
informacin en el balance de comprobacin.

8. Determinar sumas en las columnas 4 y 5, mismas que debern igualar con los saldos del
balance de comprobacin.
9. Clasificar los saldos de las cuentas que figuren, de acuerdo a la nomenclatura y plan de
cuentas establecidos en la empresa.
10. Determinar sumas en las columnas de gastos (6) e ingresos (7), con la finalidad de
determinar el resultado obtenido. Si los ingresos son mayores a los gastos existir una
Utilidad econmica. Si los gastos son mayores que los ingresos existir una prdida
econmica.
11. Cuantificando el resultado tenemos:
* En caso de utilidad se incorpora en la columna de gastos, para de esa manera igualar a los
ingresos y seguidamente trasladar a la columna (9) pasivo y patrimonio.* En caso de
prdida, dicho resultado, se deber cerrar entre parntesis y tambin transferido a la
columna (9) y en vez de sumar se restara, puesto que los resultados (utilidad o perdida)
necesariamente inciden en el patrimonio y tienen que exponerse formando parte de este.
12. A continuacin se obtendrn las sumas de las columnas (8 y 9) debiendo igualar
automticamente.
13. Una vez concluida la preparacin, en la parte inferior izquierda firmara el auditor y en la
parte inferior derecha el representante de la empresa con sus respectivos sellos.