Cmo iniciar un proyecto con The Project

Canvas
Posted on 19 junio, 2015 by Carolina Gorosito

La semana pasada describ el trabajo de un equipo espontneo, que se

arm alrededor de este proyecto, con Karen, Sole, Frank y esta
servidora. Hoy voy a explicar la belleza y la sencillez de este
instrumento.
Antes, primero y principal:

Qu es un proyecto?
Definicin de proyecto: el conjunto de las actividades
que desarrolla una persona o una entidad para
alcanzar un determinado objetivo. Estas actividades se
encuentran interrelacionadas y se desarrollan de
manera coordinada.
Un proyecto tiene 3 caractersticas:
Es nico: como resultado obtenemos una obra nica; cada
construccin ser diferente en sus pasos, impedimentos, logros,
tiempos, y dems aspectos que se suceden en este intervalo.
o
Tiene un fin especfico: la motivacin de la empresa que
requiere la construccin es propia de su necesidad. Ej: software de
gestin de agroqumicos para el campo, tnel subfluvial, sistema
manual de fichas para administracin.
o
Limitado en el tiempo: debe tener un comienzo y un fin, no
podemos extenderlo indefinidamente. Para que exista el producto o
servicio final debemos comenzar y terminar.
o

The Project Canvas

Mucho se habla de los canvas en modelado de negocios, coaching y
generacin de proyectos. La traduccin literal de la palabra canvas, en
ingls, es: lienzo, como el que usan los pintores para sus cuadros. Da la
sensacin de comenzar algo desde cero, tomando una hoja en blanco y
esbozando las primeras lneas de lo que vamos a construir. Para eso es
un canvas: para dibujar ideas, plasmar las bases de lo que ser, en este
caso, nuestro proyecto.

Me atrev a hacer un breve resumen en espaol del primer captulo del

libro que estn escribiendo Karen y Frank (por ahora slo en ingls), y en
donde explican el proceso de construccin del Project Canvas. Pueden
bajar el canvas en espaol en PDF e ir visualizndolo a medida que
vamos examinando los bloques. Esta herramienta es prctica, muy
intituitiva y fcil de usar.

Para qu sirve
El Project Canvas nos ayuda a formular un mapa mental comn entre
las personas que participan del proyecto. Cuntas veces pensamos que
el cliente quera una cosa originalmente y nos dimos cuenta que
habamos malentendido su visin, o al revs; el cliente daba por sentado
que habamos entendido cuando no se haba hablado el tema. (Y varios
casos ms!)
Aqu es donde brilla este instrumento: nos da un lenguaje comn y
entendible para todos, desde los clientes y/o usuarios, patrocinadores,
miembros de equipo, gerentes y dems involucrados. Adems, ayuda a
generar las conversaciones que necesitamos para llegar a un acuerdo
mientras llenamos el canvas.

Es un modelo slo para proyectos giles?

Sirve para cualquier tipo de proyectos. Contempla el tringulo de
hierro de los proyectos, acentuando: Calidad, Costo y Tiempo,
presentes en cualquier tipo de proyecto, independientemente de si
flexibilizamos o no el alcance.

Cmo funciona

Si bien el bloque Propsito no forma parte directa del plan, es esencial

resolver algn inconveniente, cubrir una necesidad o mejorar algn
proceso para poder empezar un proyecto. Es el para qu que motiva el
inicio y por el que nos han contratado o hemos decidido comenzar con
este emprendimiento.

Entradas, acciones y salidas

Podemos clasificar y relacionar los 10 bloques del canvas en 3

categoras:
Entradas
Acciones a realizar o proceso de ejecucin en
el tiempo determinado para el proyecto
o
Salidas
o
o

10 bloques de construccin
Cada bloque tiene preguntas que nos guan para llenar el canvas con los
datos, necesidades y soluciones de nuestro propio proyecto. Aqu vamos
con un orden (pueden comenzar por cualquier bloque) y checklist para
cada uno, con preguntas orientativas extra para no olvidarnos de nada:
1. Cliente: Quien invierte en el proyecto y recibe el resultado. (Puede o
no ser el usuario final.)
o
Quin provee el presupuesto; quin es el sponsor o patrocinador?
o
Hay varios sponsors?
o
Cul es el propsito del proyecto? (Nos lo recordamos para
ver que estn todos identificados.)
o
Quin recibir el resultado (producto o servicio); quin ser el
usuario final?
o
Son varios?
2. Resultados: Productos o servicios a construir y entregar.
o
Qu tipo de proyecto es ste:
o
producto?

servicio?
conocimiento (investigacin)?
o
Cules son los entregables?
o
Qu estar esperando el cliente?
3. Calidad: Criterios a cumplir para lograr la satisfaccin del cliente y
que ste apruebe los resultados.
o
Qu calidad se espera en los resultados?
o
Hay algn requerimiento de procesos que necesitamos tener en
cuenta?
4. Tiempo: Fechas de comienzo y entregas de resultados, y
monitoreo de hitos.
o
Cules son las fechas de comienzo o lmites para que el proyecto:
o
sea aprobado o aceptado?
o
est preparado?
o
sea lanzado?
o
Cules son las fechas de finalizacin o lmites para que el
proyecto:
o
sea completado?
o
sea entregado?
o
est finalizado?
5. Hitos: Etapas cruciales durante el proyecto.
o
Qu etapas merecen atencin especial? Indicar puntos de control
de:
o
terminado?
o
aceptacin o aprobacin?
o
decisin?
6. Condiciones: Limitaciones, restricciones y reglas conocidos que
presentan desafos al proyecto.
o
Qu condiciones tienen impacto en el proyecto? (Analizar el
entorno.)
o
propias de la regin y ambiente.
o
especficas de la industria.
o
polticas de la organizacin.
7. Riesgos: Eventos inciertos, desconocidos que podran hacer peligrar
el xito del proyecto.
o
Cules son los riesgos referidos especficamente al proyecto en
cuanto a:
o
condiciones o restricciones?
o
clientes?
o
resultados?
o
recursos?
o
equipo?
o
Solamente registrar los riesgos de alto impacto que podran
compromoter el xito del proyecto.
o
Nota: presupuesto acotado y poco tiempo no son riesgos, son
reglas del juego.
8. Equipo: Quienes manejan el proyecto y se responsabilizan por su
xito.
o
Quines son los miembros del equipo interno?
o
Quines representan a las autoridades externas?
o
o

o
Quin gestiona el proyecto internamente?
o
Qu otras personas seran necesarias para ampliar al equipo?
9. Recursos: Herramientas, materiales, instalaciones y soporte externo
de socios.
o
Necesitamos una sala comn para el equipo?
o
Qu requerimientos tenemos para salas virtuales o presenciales
para conferencias?
o
Qu herramientas necesitamos?
o
Necesitamos materiales especficos?
o
Tenemos el conocimiento necesario para trabajar o necesitamos
ampliar el equipo, o tomar una capacitacin?
10. Presupuesto: Mxima suma de dinero a gastar en este proyecto.
o
Hay que considerar costos de personal interno? Y si es as,
cunto?
o
Cules son los costos de los socios externos?
o
Tenemos que calcular costos de materiales y equipamiento
interno y/o externo? Y si es as, cunto?
Sencillo, verdad?
Mientras esperamos los prximos captulos del libro: Diseo, Gestin y
Liderazgo, los animo a ir practicando con sus iniciativas y comentar sus
experiencias.