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Herms Hotel
V 5.0

Manuel dutilisation

1. Configuration module htel ................................................ 4

Paramtrage des prfrences .............................................................................................. 4
Accs au panneau de configuration Gnral ...................................................................... 4
Options gnrales ............................................................................................................... 5
T.V.A (onglet Gnral suite).............................................................................................. 6
Taxe de sjour (onglet Gnral suite) ................................................................................ 7
Les Arrhes (onglet Gnral suite) ...................................................................................... 7
Facturation tlphonique et petit djeuner (onglet Gnral suite) ..................................... 8
Tarification particulire pour les enfants (onglet Gnral suite)........................................ 9
Option pas de dpart anticip (onglet Gnral suite) ................................................... 9
Tarification ....................................................................................................................... 10
Forfaits ............................................................................................................................. 11
Type Client....................................................................................................................... 13
Jours ferms & Jours fris .............................................................................................. 14
Configuration des impressions (Imp.) .............................................................................. 15
Edition du modle de confirmation .................................................................................. 17
Configuration des Emails ................................................................................................. 18
Pays I.N.S.E.E .................................................................................................................. 19
Mise en place des chambres............................................................................................... 20
Accs a la configuration des chambres ............................................................................ 20
Dfinition des types de chambres..................................................................................... 21
Cration des chambres ..................................................................................................... 23
Modification dune chambre ............................................................................................ 24
Suppression ou Mise hors service dune chambre ........................................................... 25

2. Le Planning dHerms ...................................................... 26

Fonctionnement gnral .................................................................................................... 26
Accs aux fonctions du planning ..................................................................................... 26
Accs aux fonctions du planning suite............................................................................. 27
Iconographie et couleurs du planning .............................................................................. 28
Utilisation des filtres & Disponibilits............................................................................. 29
Dplacement des rservation a partir du planning ........................................................... 31
Utilisation du calendrier ................................................................................................... 32
Fil Plomb : position de la rservation sur le planning ................................................... 34
Bulles daide : Lecture des informations dune rservation............................................. 35

3. Rservations...................................................................... 36
Rservation Simple............................................................................................................. 36
Rservation par disponibilit............................................................................................ 36
Rservation par clic sur une chambre .............................................................................. 37
La fiche de rservation ..................................................................................................... 38
Les Arrhes ........................................................................................................................ 42
Rservation de groupe...................................................................................................... 43
Confirmation dune rservation ....................................................................................... 45
Arrive du client............................................................................................................... 47
Facturation........................................................................................................................ 48
Dpart du client ................................................................................................................ 51
Options de la fiche de rservation..................................................................................... 53
Modifier la rservation ..................................................................................................... 53
Transfert de chambre........................................................................................................ 53

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Permuter deux rservations .............................................................................................. 54

4. Liste des Rservations....................................................... 55

Gestion des Rservations et facturation ........................................................................... 55
Utilisation de la fentre .................................................................................................... 55
Rservation de groupe pour une agence........................................................................... 56
Tri de la liste des rservations .......................................................................................... 56
Statistiques par priode .................................................................................................... 57
Transfert des factures dans le module de gestion............................................................. 58

5. Liste des arrhes................................................................. 59

Gestion des arrhes .............................................................................................................. 59
Utilisation de la fentre .................................................................................................... 59

Accs au panneau de configuration Gnral

Pour accder
au menu de
configuration
cliquer sur
cet icne.

Afin de protger et de limiter laccs au panneau de configuration, un mot

de passe est demand lentre du menu. Le mot de passe est initialis a
vide (c'
est--dire quil ne faut rien saisir dans la fentre de demande du mot
de passe). Il vous appartient par la suite de modifier celui-ci dans le panneau
de configuration.

Options gnrales
Dans longlet doptions gnrales, vous pouvez dfinir les mots de passe
pour protger certaines fonctions du programme, et aussi les chemins daccs
aux modules de gestion et de caisse.
Le mot de passe gnral sert protger laccs au panneau de
configuration et au module de gestion.
Modification
des mots de
passe

Le mot de passe manager sert protger des fonctions comme la

suppression de rservation.

Rpertoires de gestion et de lHtel

Chemin daccs
au module de
Gestion & bouton
de slection.

Initialiser par le programme dinstallation le chemin daccs au module de

gestion ne doit pas tre modifi par lutilisateur. Si toutefois il savre
obligatoire de le modifier, il suffit de cliquer sur le bouton de slection et de
rechercher le nouveau rpertoire.
Le rpertoire de lhtel doit tre modifi uniquement si vous installez une
deuxime licence sur un autre poste, afin de dsigner le chemin vers le
rpertoire de lhtel du poste matre.

Numro de facture en cours

Le numro de facture est zro par dfaut. Vous pouvez le modifier avant de
commencer votre activit pour laccorder avec votre facturation en cours.

T.V.A (onglet Gnral suite)

Les T.V.A taux unique sont dfinies dans le module de gestion. La T.V.A
compose est paramtre dans le module htel.
Ce type de T.V.A est compos de deux taux simple. Ce taux compos est
utilis par le , taux affect aux articles soumis aux rformes sur les
pensions et demi-pensions. Pour activer le taux compos il est ncessaire de
configurer correctement les articles dans le module de gestion. Seuls les
articles dont le Code T.V.A est dsign dans le champ CODE T.V.A
, du panneau de configuration Gnral ci-dessous, seront soumis au
taux compos.

Exemple :
Si lon veut appliquer un taux compos sur les articles possdant un Code
T.V.A gal 1, correspondant dans notre exemple un taux de 19.6%, il
suffit dentrer le code T.V.A 1 dans la case CODE TVA .
Il faut maintenant dfinir le taux compos en remplissant les cases :
CODE TVA : ici code n 2 gal la T.V.A 5.5%.
%TVA : Pourcentage du taux de base 5.5% dans la
composition du taux complexe, ici 0.7727800%.
CODE TVA 1/4 : ici code n 1 gal la T.V.A 19.6%.
%TVA 1/4 : Pourcentage du taux de base 19.6% dans la
composition du taux complexe, ici 0.2272200%.
(Ex : 0.23 % pour le taux 19.6%, et 0.77 pour le taux 5.5%)

Taxe de sjour (onglet Gnral suite)

Taxe de
sjour

Arrhes

Linitialisation de la taxe de sjour seffectue de la manire suivante :

Saisir le code article de la taxe de sjour qui aura t cr au
pralable dans le module de gestion.
Pour terminer, entrer la date de dbut et la date de fin de la priode
dapplication de la taxe de sjour : Saisir le jour puis le mois.
Cette taxe sera automatiquement applique durant la priode au moment de
la prfacturation du client.

Les Arrhes (onglet Gnral suite)

Comme pour la taxe de sjour il est ncessaire de crer dans le module de
gestion un article permettant la facturation des arrhes, et de reporter ce Code
article dans la case CODE ARTICLE FACTURATION ARRHES .
Cet article est utilis dans le cas de la facturation darrhes lors de
lannulation dune rservation ou de la non venue dun client.
Cette taxe sera automatiquement applique durant la priode au moment de
la prfacturation du client.

Facturation tlphonique et petit djeuner (onglet Gnral suite)

Tlphone

Petit
djeuner

Comme pour les arrhes, il est ncessaire de crer dans le module de gestion
un article permettant la facturation des appels tlphoniques et des petits
djeuner, et de reporter ces codes article dans la case CODE ARTICLE
FACTURATION NOTE TELEPHONIQUE et PETIT DEJ .
Ces articles sont utiliss dans le cas de la facturation de prestations
tlphoniques si vous tes relis votre standard tlphonique, et de
prestations complmentaires de petit djeuner si vous utilisez un forfait avec
le petit djeuner inclus.

Tarification particulire pour les enfants (onglet Gnral suite)

Vous avez la possibilit ici dappliquer des rductions pour les enfants dont
lge est infrieur, dans lexemple ci-dessus, 2 ans et 8 ans.

Saisir lge minimum pour appliquer la rduction Gratuit

Saisir le pourcentage et la fourchette dge pour la rduction n1 et
faire de mme pour la rduction n 2.

Option pas de dpart anticip (onglet Gnral suite)

Si vous activez cette option, en cas de dpart anticip du client, la

facturation de son sjour ne sera pas recalcule au prorata des jours
rellement utiliss
.

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Tarification

Ce logiciel permet dappliquer une tarification personnalise pour chaque

saison. Il appartient lutilisateur de slectionner un tarif parmi les cinq
disponibles dans le panneau de configuration. Cette slection devra tre
effectue au dbut de chaque saison.
Une autre possibilit vous permet de saisir dans un tableau la date de dbut
de chaque priode afin dautomatiser la slection du tarif. Vous devez pour
cela slectionner une saison puis appuyer sur le + pour placer la saison
slectionne dans le tableau. Ensuite vous devez spcifier la date de dbut
de cette saison en cliquant, dans le tableau, dans la colonne Dbut de
priode .
En gnral vous commencerez par la date du 1er janvier et donnerez les
priodes successives jusquau 31 dcembre.
Cette fonctionnalit peut tre utilise de deux faons diffrentes :
La premire vous permet de moduler le prix de chaque article. Lors de la
cration des articles dans le module de gestion, affectez plusieurs tarifs
correspondant au tarif de chaque saison. Dans le cas ou un tarif naurait pas
t dfini pour un article cest le tarif basse saison qui est pris en compte.
La deuxime vous permet de slectionner automatiquement le prix de
chaque forfait. En effet vous pouvez donner un prix par saison pour chaque
forfait que vous dfinissez. (Voir Forfaits).

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Forfaits
Le forfait permet de regrouper plusieurs articles reprsentant des chambres
sous un mme code. Il est possible de modifier le prix de chaque article
composant le forfait. Le tarif appliqu chaque article composant le forfait
ne modifie en aucun cas le tarif de base de cet article quand celui-ci est
utilis en dehors du forfait.
Pour chaque article de chambre composant le forfait vous devez dfinir un
ou plusieurs tarifs correspondant une ou plusieurs saisons.
Le taux de T.V.A appliqu au forfait est soit le taux de base soit le taux
si ce dernier est actif. (pour appliquer la TVA il faut cliquer sur la
touche :
)
Vous devez aussi dfinir si le tarif du forfait est pour une nuit, pour une
personne / nuit. (utilisez le bouton :

) ou pour un mois (

).

Pour crer un forfait :

Cliquer sur licne + afin de crer un nouveau forfait. Entrer en

premier le code du forfait (ex : CB&B) puis taper sur la touche
tabulation du clavier afin de saisir la dsignation complte du forfait
(ex : CONFORT B&B. Enfin taper une fois de plus sur la touche
tabulation et valider en rpondant oui la question.
Les articles contenus dans le forfait sont affichs dans le tableau du
dessous. Ainsi pour voir le contenu dun forfait il faut cliquer sur sa
dsignation dans le tableau du haut, ce qui aura pour effet dafficher
tous les articles qui le composent dans le tableau du bas.

Ensuite il est ncessaire de dsigner les articles qui vont composer

le forfait. Pour cela, cliquer sur la touche Article (Touche

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compose de trois cubes, rouge, bleu, jaune) et slectionner un
article dans la liste suivante. Pour chaque article slectionn, entrer
le tarif pour chaque saison. Rpter cette opration autant de fois
que ncessaire.

Validation du
choix &
annulation

Afin de supprimer un article dun forfait, cliquer sur le forfait

modifier dans le tableau des codes forfait afin de faire apparatre
la liste des articles composant ce forfait dans le tableau du bas.
Slectionner larticle supprimer puis cliquer sur licne moins
(jaune).

Vous pouvez slectionner un article complmentaire pour chaque

forfait. Cet article (souvent le petit djeuner) sera plac, lors de la
facturation, en complment dans la facture. Le tarif du complment
vient en dduction du prix du forfait : si votre forfait est de 55 ,
vous verrez afficher dans la facture :
o CONFORT B&B
45 au lieu de 55
o PETIT DEJEUNER
10
Total :
55

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Type Client
Les types de clients permettent de segmenter votre clientle selon vos
propres critres. De plus, la gestion des types de clients est obligatoire pour
lutilisation du module htel.
Les types de clients sont crs en utilisant la fentre suivante
.
Type de
client par
dfaut.

Bouton de
modification
et de
suppression
dun type
client

Cliquer sur licne + afin de crer un nouveau Type de client.

Entrer en premier le code du type de client (ex : VRP) puis taper sur
la touche tabulation du clavier afin de saisir la dsignation complte
du type (ex : REPRESENTANT). Enfin taper une fois de plus sur la
touche tabulation et valider en rpondant oui la question.
Pour chaque type de client, vous pouvez slectionner un type de
forfait par dfaut. Pour cela entrez le code du forfait la suite du
type client.
Vous pouvez dfinir galement un type de client par dfaut. Ce type
sera toujours slectionn la cration dune fiche de rservation.
La colonne de droite Dsignation / tarif vous permet de dfinir
un tarif pour un article. Ce peut tre une alternative au forfait, dans
ce cas vous devez placer dans cette liste tous les articles dsignant
des chambres et pour chacun dentre eux le prix correspondant au
type de client.

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Jours ferms & Jours fris

Il est possible de dfinir des jours ferms et fris pour lanne en cours.
La fentre suivante permet de configurer la liste de ces jours.

Bouton droit.

Pour insrer une nouvelle date il faut :

Se positionner sur la liste dans laquelle il faut ajouter la date.
Ensuite cliquer sur le bouton droit de la souris comme lindique le
schma cidessus. La fentre suivante apparat.

Dplacer le curseur de la souris sur le Plus et cliquer, mais cette

fois laide du bouton gauche (clic normal). Enfin, insrer une date
en respectant le format suivant : Jour/Mois/Anne.
Loption Change de la fentre prcdente sert modifier un
enregistrement. Afin de modifier
un enregistrement, il est
ncessaire de le slectionner en cliquant dessus. Puis faire un clic
droit et choisir la bonne option.

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Loption Delete de cette fentre est utilise pour supprimer une

date. Cette option sutilise de la mme manire que loption
Change .

A chaque nouvelle anne les dates se modifient

automatiquement et ne ncessitent pas dtre changes.

Configuration des impressions (Imp.)

Le panneau de configuration permet de configurer deux choses :
Le modle de facture : Il sagit du modle de facture utilis par
dfaut lors de toutes les impressions de factures.
Ensuite la deuxime partie du panneau est utilise pour dfinir le
modle de document de confirmation personnalisable.

Le modle de facture :

Vous devez choisir entre le modle A4 ou A4.

Cochez la case situe sous le choix du modle si vous voulez voir
apparatre la facture lcran avant limpression.
Le modle de facture est dfini laide dun autre programme, le
REPORT WRITER (voir utilisation du report writer).

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Le modle de confirmation :
Vous pouvez personnaliser le contenu du modle de confirmation, pour
cela vous devez saisir les informations propres votre tablissement.

Entrez, dans la premire zone de saisie, un message que vous voulez

voir apparatre en commentaire de la prestation.
Les champs suivants vous permettent de dfinir le pied de page
du document de confirmation.
Les trois champs de droite permettent de slectionner la police de
caractre de chaque ligne en cliquant sur les touches :

La configuration ci-dessus imprime le pied de page suivant :

17

Edition du modle de confirmation

Aprs avoir configur les informations propres votre tablissement, vous
pouvez modifier le contenu du modle fourni par dfaut.

Pour modifier le modle, cliquez sur :

Lditeur souvre :

Vous apercevez le texte qui compose votre confirmation. Vous pouvez le

modifier comme bon vous semble. Cependant, vous devez faire attention
ne pas supprimer les expressions entoures de deux toiles ** exp ** .
Chaque expression reprsente du texte non statique, cest ainsi que pour
placer le nom du client qui change pour chaque rservation, vous devez
crire **NCLI** l o vous dsirez le voir apparatre.
La liste complte des diffrentes expressions est situe en bas de page.
Enfin la touche Coller , vous permet de rcuprer un texte en provenance
de Microsoft Word, par exemple et de linsrer dans votre texte.

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Configuration des Emails

Le module htel permet denvoyer de manire automatique un mail de
confirmation de rservation aux clients possdant une adresse de courrier
lectronique (Email).

Afin de configurer correctement les Emails, il faut que lutilisateur possde

un abonnement Internet et dispose des informations de connexion et de
configuration du courrier lectronique fournies par son fournisseur daccs
Internet.

Cette fonction nest pas activable pour les

utilisateurs dAOL, ce dernier ne permettant pas de grer les Emails
en dehors de leur logiciel propritaire.

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Pays I.N.S.E.E
La liste des pays I.N.S.E.E est utile pour la cration de statistiques
demandes par lI.N.S.E.E tout tablissement htelier.
Une liste des pays est dj fournie avec le logiciel. Cependant sil devient
utile dajouter un autre pays, il faut procder comme suit.

Bouton de
modification
et de
suppression
dun pays.

Cliquer sur licne + afin de crer un nouveau Pays. Entrer en

premier le code du Pays (ex : FR) puis taper sur la touche tabulation
du clavier afin de saisir la dsignation complte du pays (ex :
France). Taper de nouveau sur la touche tabulation pour saisir le
continent. Enfin taper une fois de plus sur la touche tabulation et
valider en rpondant oui la question.

20

Accs a la configuration des chambres

Pour accder
au menu de
configuration
cliquer sur
cet icne.

Afin de protger et de limiter laccs au panneau de configuration, un mot

de passe est demand lentre du menu. Le mot de passe est initialis
vide (c'
est--dire quil ne faut rien saisir dans la fentre de demande du mot
de passe). Il vous appartient par la suite de modifier celui-ci dans le panneau
de configuration.

21

Dfinition des types de chambres

Afin dorganiser la gestion des chambres dun tablissement, il est
obligatoire de grer diffrents types de chambres. Puis il faut affecter un
type chaque chambre.
Si ce panneau nest pas initialis, alors lhtel ne possde aucune chambre.

Pour crer les chambres de lhtel il faut au pralable dfinir les types.
Pour dfinir les types de chambre il suffit de suivre les instructions
suivantes :
Il faut utiliser la partie droite du panneau de configuration.
Elle comporte le tableau de type et les trois boutons : ajouter
(croix bleue), supprimer (moins bleu), modifier (triangle
bleu). Pour utiliser lune de ces fonctions, il suffit de slectionner
laide du bouton gauche le type, puis cliquer sur une option.
Pour ajouter un type : cliquer sur le bouton ajouter . Saisir tous
les champs en passant de lun lautre en utilisant la touche
tabulation du clavier dans la fentre suivante.

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Ensuite, en utilisant toujours la mme fentre, cliquer sur le bouton

icne (en haut droite) afin de dfinir licne qui sera affecte
au type de chambre. Lutilisateur choisira licne quil dsire dans
la fentre suivante aprs avoir cliqu sur le bouton icne .

Choisir une icne approprie, comme par exemple licne sing.ico pour
un type de chambre un lit et non une icne de paysage.
Cliquer sur le bouton ouvrir pour valider la slection.

Validation du
choix &
annulation

Ensuite il faut choisir larticle utilis lors de la facturation dune

chambre. En fait il sagit du prix de la chambre dfini laide dun
article dans le module Gestion.
Afin de choisir cet article, il suffit de cliquer sur le bouton choix
article . La fentre suivante va souvrir pour permettre
lutilisateur de faire un choix.

23

Cration des chambres

La cration des chambres se fait automatiquement en saisissant leur numro.

Icnes de
description des
chambres pour
la cration.

En premier, lutilisateur doit choisir le type de chambre utiliser

pour les nouvelles chambres. Dans le tableau des types de chambre
cliquer sur le bon type. Un type est slectionn lorsquil est surlign
en bleu.
Dans la case N crer il faut saisir le premier numro de
chambre crer. Dans la case Jusquau n il faut saisir le dernier
numro de chambre. Par exemple si on dsire crer les chambres de
100 110, alors on crira dans la case N crer le chiffre 100
et ensuite dans la case Jusquau n le chiffre 110.
Ensuite il faut choisir une ou deux icnes de description. Cette
slection seffectue de la mme faon que la slection de licne du
type de chambre.
De plus, si lhtel est compos dtages, celui-ci doit tre indiqu
dans le panneau de gauche dans la case tage .
Enfin cette cration se termine en cliquant sur le bouton Ajouter
une ou plusieurs chambres

N.B : Si lutilisateur veut crer une seule chambre il ne renseignera que

la case N Crer .

24

Modification dune chambre

Si lutilisateur veut modifier la configuration dune chambre il doit cliquer
sur le bouton :

La fentre suivante apparat :

Slectionner la chambre dans le tableau de gauche en cliquant

dessus. La chambre est slectionne quand elle est surligne en
bleu. Appuyez sur Modifier .
Pour modifier le type il suffit de slectionner le nouveau type dans
le tableau de type de chambre. Slectionner le type dans le tableau
de droite en cliquant dessus. Le type est slectionn quand il est
surlign en bleu.
Pour modifier les icnes de configuration de la chambre il faut
cliquer sur les boutons Icnes et choisir une nouvelle icne.
Pour modifier ltage, changer le numro dans la case tage .
Le numro de poste nest utiliser que si vous possdez un standard
tlphonique connect.
Enfin pour appliquer une ou plusieurs de ces modifications, cliquer
sur le bouton Valider .

Vous pouvez changer le N de la chambre en

le modifiant dans le champ Afficher : ex : 201 -> Suite 201

25

Suppression ou Mise hors service dune chambre

Si lutilisateur veut supprimer ou mettre hors service une chambre il doit
utiliser la partie gauche de la fentre de configuration des Chambres.

Pour supprimer une chambre il faut dabord la slectionner.

Slectionner la chambre dans le tableau de gauche en cliquant
dessus. La chambre est slectionne quand elle est surligne en
bleu.
Enfin il faut cliquer sur le bouton Supprimer une chambre
Pour mettre Hors service une chambre il faut dabord la
slectionner. Slectionner la chambre dans le tableau de gauche en
cliquant dessus. La chambre est slectionne quand elle est
surligne en bleu.
Enfin il faut cliquer sur le bouton Hors Service . La chambre est
marque dun cadenas jaune pour indiquer quelle est Hors Service.
De plus une chambre hors service ne peut tre loue et est donc
bloque au niveau de lattribution dune rservation.

26

Accs aux fonctions du planning

Accs au module de Gestion.
Panneau de configuration des chambres.
Panneau de configuration gnrale.
calendrier

Cliquer sur
une des
chambres pour
crer une
rservation.

Liste des rservations.

Liste des Arrhes.

Modification de la date
dbut du planning.

Liste des Clients.

Fermeture du Programme.

27

Accs aux fonctions du planning suite

Dplacement
vertical vers le
haut.
Disponibilit.
Gestion des Recouches.
Dplacer une chambre.
Filtrer par type de chambre.

Dplacement
vertical vers le
bas.

Dplacement
horizontal vers la
gauche.

Dplacement
horizontal vers la
droite.

Les touches de dfilement horizontal ainsi que le calendrier permettent de

faire voluer la priode daffichage du planning. Plus lutilisateur va sur la
droite plus il avance dans le temps, et inversement. La priode affiche par
le planning est en permanence affiche en haut gauche du planning dans
les cases priode du Au .
Les touches de dfilement vertical permettent de faire dfiler les chambres
sur le ct gauche du planning.

28

Iconographie et couleurs du planning

Le planning du module htel utilise les couleurs et les dessins ou icnes afin
de permettre lutilisateur une lecture meilleure et plus rapide.
Par exemple les mois sont dsigns par la barre de chiffre en haut du
planning. A chaque changement de mois la couleur de cette barre change.
De plus les jours fries et ferms sont aussi reprsents dans cette barre. Les
jours ferms sont de couleur grise et les jours fris sont de couleur noire.
Un bouton de chambre est compos de Quatre lments comme le montre la
figure suivante:

Le numro de la chambre.
Une icne de description du type de chambre.
Deux icnes de description de la chambre (ex : vue sur mer, tl,
baignoire, douche etc.).

Enfin les rservations sont affiches au centre du planning sous forme de

barres plus ou moins longues en fonction de la dure de ces rservations. Il
existe quatre tats principaux pour une rservation qui sont modliss
laide de six couleurs diffrentes sur le planning :
Etat rserv : couleur rose clair.
Etat rserv et confirm : couleur vert clair.
Etat occup : couleur bleu.
Etat surbook : couleur rouge.

29

Etat Factur : couleur orange clair (Pour visionner cet tat lcran
il suffit de filtrer la planning en cliquant sur le bouton de filtre puis
en cliquant sur loption facture ).
Etat annul : Couleur gris.

Utilisation des filtres & Disponibilits

Sur le planning principal, il existe un bouton de filtrage par type de chambre
qui permet dafficher le planning et les rservations selon un type prcis de
chambre ou de rservation. (cf. section : accs au fonction du planning
suite). Cet outil permet lutilisateur de connatre les disponibilits de
lhtel en chambre selon plusieurs critres.

Cliquer sur ce
bouton pour
filtrer par type
de chambre.

Type de filtre
utilis.

Aprs avoir cliqu sur le bouton filtre une fentre apparat pour
permettre lutilisateur de choisir un type de filtre. Le type de filtre utilis
est affich en bas et gauche du planning principal.

30

Pour slectionner un type de chambre comme par exemple le type

twin (chambre double), lutilisateur doit cliquer sur le bouton gris
droite du type de chambre affich dans la fentre (ici droite du
type sing). Une liste de type de chambre sera affiche permettant
ainsi lutilisateur de faire son choix en cliquant dans la liste sur le
type dsir.
Pour afficher tous les type de rservation et tous les type de
chambre il suffit de cliquer directement sur le bouton Toutes les
chambres
Ensuite si lutilisateur veut trier selon les rservations, deux
possibilits soffrent lui. En cliquant sur le bouton Arrives
prvues il obtiendra laffichage des rservations dont larrive est
prvue dans la journe. Si lutilisateur veut faire apparatre sur le
planning les rservations factures et annules, il doit cliquer sur le
bouton Factures et annules .
Il est possible de combiner ces diffrentes options, c'est--dire
dafficher pour un type de chambre un type de rservation prcise.
Par exemple si lutilisateur veut afficher les chambres doubles qui
ont t factures, lutilisateur choisira dans la liste le type TWIN
puis il cliquera sur le bouton Factures et annules .
Enfin pour valider son choix lutilisateur doit cliquer sur la croix
verte, bouton valider .

31

Dplacement des rservation a partir du planning

Il est possible de dplacer une rservation partir du planning principal. En
effet si lutilisateur veut modifier la chambre dune rservation, il peut la
modifier en utilisant le bouton dplacer du planning.

Cliquer sur ce
bouton pour
dplacer une
rservation.

Aprs avoir cliqu sur le bouton de dplacement du planning,

lutilisateur doit choisir la rservation quil veut dplacer en cliquant dessus.
La rservation slectionne est affiche alors comme lillustre la fentre
suivante :

32
Dans lexemple illustr ci-dessus, la rservation de Mr Capitaine a t
choisie. Un trait est apparu lors de cette slection pour indiquer
lutilisateur devant quelle chambre est positionne la rservation. De plus la
rservation slectionne suit maintenant le curseur de la souris. Ici
lutilisateur dplace la rservation de Mr Capitaine de la chambre 200 la
chambre 202. Pour valider cette slection, lutilisateur doit positionner la
rservation en face de la chambre de destination puis cliquer sur la souris.
Enfin pour sortir totalement du mode de dplacement il suffit de cliquer
nouveau sur le bouton dplacement du planning.
Cependant tous les dplacements ne sont pas autoriss par le module htel.
Voici une liste des cas ou le dplacement est impossible :
Une rservation ne peut tre dplace si elle est dans les tats
occupe ou facture.
Une rservation ne peut tre dplace que verticalement c'
est--dire
dune chambre une autre. En aucun cas elle ne pourra tre
dplace dune priode une autre. Cette manipulation seffectue
dans la fiche rservation en modifiant la date dbut et la date fin
de cette rservation.
Une rservation peut venir surbooker une autre, mais lutilisateur ne
pourra jamais surbooker une rservation qui est dj surbooke une
premire fois.

Utilisation du calendrier
Dans le module htel, le calendrier est utilis plusieurs fois et sutilise de la
mme manire dans tous les cas. La premire utilisation est ddie la
modification de la date de dbut daffichage du planning.

Cliquer sur ce
bouton pour
ouvrir le
calendrier.

33
En cliquant sur le bouton du planning la fentre suivante est ouverte :

Lutilisation du calendrier est simple :

Le mois est affich en jaune en haut droite de la fentre. Si
lutilisateur veut modifier ce mois il suffit de cliquer sur les flches
situes en dessous de la case Mois . En cliquant sur la flche de
droite lutilisateur fait avancer le mois, en cliquant sur la flche de
gauche lutilisateur fait reculer le mois.
Lanne est affiche en haut gauche prcde du mois. Si
lutilisateur veut modifier cette anne il suffit de cliquer sur les
flches situes en dessous de la case Anne . En cliquant sur la
flche de droite lutilisateur fait avancer lanne, en cliquant sur la
flche de gauche lutilisateur fait reculer lanne.
Pour valider la slection, il suffit de cliquer sur un chiffre indiquant
le jour dsir. La fentre du calendrier se fermera et le jour
slectionn sera affich gauche du calendrier sur le planning.
Laffichage du planning commencera alors la date indique.
En cliquant sur le bouton aujourdhui le calendrier et le planning
sont repositionns la date du jour.

34

Fil Plomb : position de la rservation sur le planning

La fonction fil plomb sert localiser une rservation dans le temps,
c'
est--dire sa priode, et dans lhtel, c'
est--dire le numro de chambre
quelle occupe. Cette option permet lutilisateur de connatre la priode de
rservation et la chambre alloue trs rapidement.
Lutilisation de cette option est trs simple il suffit de cliquer laide du
bouton droit de la souris sur la rservation localiser.

Bouton droit.

Lorsque que lutilisateur a cliqu avec le bouton droit sur la bonne

rservation, deux bandes vertes apparaissent.

La bande horizontale permet de localiser la chambre sur la gauche.

La bande verticale permet de connatre la date de dbut dune rservation et
sa date de fin.
Pour sortir de ce mode il doit cliquer avec le bouton gauche nimporte o
ailleurs sur le planning.

35

Bulles daide : Lecture des informations dune rservation

La fonction bulles daide du planning permet a lutilisateur de connatre
le dtail dune rservation. Pour accder cette fonction il suffit de
positionner la souris sur une rservation.

Si la souris reste positionne sur une rservation plus dune seconde alors la
bulle daide apparat. Dans cette bulle lutilisateur peut trouver les
informations suivantes :

Nom du client.
Date darrive.
Date de dpart.
Nombre de nuits.
Numro de chambre.
Nombre dadultes.
Nombre denfants.
Nom du client factur.

Cette fonction est indispensable lutilisateur afin quil puisse trouver les
informations concernant les rservations le plus rapidement possible.

36

! "
"

#
#

Rservation par disponibilit

A partir du planning, lutilisateur peut crer une rservation de deux
manires diffrentes. La premire est de rechercher les disponibilits en
cliquant sur le bouton disponibilits .

Cliquer sur ce
bouton pour
rechercher les
disponibilits.

Aprs avoir cliqu sur le bouton, une fentre de recherche de disponibilit

multicritres apparat. La fentre suivante permet de rechercher une priode
libre afin de crer une rservation.
Afin deffectuer une recherche lutilisateur doit renseigner plusieurs critres
dcrits dans la fentre elle-mme :
Date dbut sjour en utilisant le calendrier (cf. section utilisation du
calendrier).
Date de fin de sjour en utilisant le calendrier (cf. section utilisation
du calendrier).
Le type de chambre en cliquant sur la flche noire en face du type
de chambre.

37

Aprs avoir slectionn les trois arguments, la fentre affiche la liste des
chambres disponibles.
Si lutilisateur veut visionner les icnes de description de la chambre il doit
la slectionner dans la liste en cliquant dessus. Ainsi les icnes seront
affiches dans le cadre sous le bouton RESERVER .
Aprs avoir slectionn une chambre lutilisateur peut, soit crer une
rservation, ou soit annuler la recherche en cliquant sur le bouton
annuler . Si lutilisateur clique sur le bouton RESERVER la fentre
de rservation souvre et lutilisateur doit renseigner tous les autres champs
(cf. section fiche de rservation).

Rservation par clic sur une chambre

La seconde manire de crer une rservation est de cliquer sur une
rservation de la chambre du planning. L encore, la fiche de rservation
souvrira et lutilisateur devra renseigner tous les champs (cf. section
suivante).

Cliquer sur
une des
chambres
pour crer une
rservation.

38

La fiche de rservation
La fiche de rservation :

Lutilisateur devra dans un premier temps saisir les informations relatives

la priode, et dans un deuxime temps tous les autres renseignements de
cette fiche. Les dates de dbut et de fin sont renseignes laide du
calendrier situ en face de chaque date (cf. section utilisation du calendrier).
Lutilisateur peut soit saisir la date de dbut et la date de fin, soit saisir la
date de dbut et le nombre de nuits. Si cest la deuxime option qui est
choisie alors la date de fin sera calcule automatiquement.

Saisir la date darrive et de dpart,

Le nombre dadultes, le nombre denfants, les lits supplmentaires,
Le n de chambre est automatique,
Le type de chambre sil est diffrent de celui propos par dfaut,
Le tarifs par jour, si vous ne disposez pas de prix fixs par forfait ou
par chambre

39

La cration dun client peut se faire dans ce panneau si le client nexiste pas.
Pour ce faire, lutilisateur doit renseigner tous les champs relatifs au client
principal. Pour plus dinformations sur la cration dun client, voir la section
gestion des clients .
Si le client est dj connu et cr, lutilisateur peut le slectionner dans la
liste des clients en cliquant sur le bouton choix client principal .
Lutilisateur peut aussi choisir le client de facturation de la mme faon en
cliquant sur le bouton choix client facturation . Lutilisateur renseigne les
champs du client de facturation uniquement si celui-ci est diffrent du client
principal.

Pour crer un client vous devez :

Choisir le Titre : Mr, Mme, Melle,

Le type de client, Client de passage, VRP
Le forfait, si vous en utilisez,
Le pays dorigine,
Le nom du client
Son prnom,
Son n de tlphone et le n de fax.

Si le client existe dj vous serez prvenu par le message suivant :

Si vous rpondez oui , le client sera automatiquement ajout la liste des

clients, sinon, ce sera le client dj prsent qui sera retenu.
Vous pouvez galement choisir un client dj existant en cliquant sur le
bouton suivant :

40
La fentre de choix des clients se prsente comme suit :

Dans cette fentre lutilisateur peut trier la liste des clients par trois filtres
diffrents :
Liste par nom : la liste des clients est trie par nom.
Liste par tlphone : la liste des clients est trie par numro de
tlphone.
Liste des clients professionnels par nom : la liste des clients par nom
mais uniquement les clients de type professionnel comme par
exemple une agence de voyage.
Lutilisateur slectionne le filtre en cliquant sur un onglet portant le nom du
filtre dsir (les onglets des filtres sont en haut de la fentre).
De plus la recherche lintrieur de la liste des clients et dans tous les
filtres, seffectue en cliquant sur un des clients de la liste puis en tapant au
clavier la premire lettre du nom ou du numro de tlphone selon le filtre
choisi.
Le client slectionn est surlign en bleu. Si lutilisateur veut slectionner
un autre client, il clique simplement dessus.
Pour valider la slection il suffit de cliquer sur le bouton slection.
Certains champs doivent obligatoirement tre saisis sinon la fentre refuse
de se fermer. Ces champs sont indiqus en jaune dans la fentre si
lutilisateur essaie de la quitter sans les avoir remplis.
Pour terminer la cration de la rservation lutilisateur doit cliquer sur le
bouton Valider (croix verte en bas de la fiche, droite).

Lutilisateur peut tout moment annuler la

cration dune rservation en cliquant sur le bouton :

41
Le client de facturation :

Le client de facturation est par dfaut le mme que le client principal.

Cependant vous avez la possibilit de slectionner un autre client ou de
crer un client de facturation.
Pour slectionner un client dj existant, utilisez le bouton :

Pour crer un nouveau client, vous devez :

Choisir le titre : Mr, Mme, Melle,

Le nom du client.

La sortie de la fiche de rservation :

Ce bouton permet de connatre le montant factur au client ds la

rservation.
Ce bouton vous permet de revenir en arrire. Si par erreur vous avez,
par exemple confirm la rservation, vous pouvez revenir ltat rserv.
De mme si vous avez cr une rservation par erreur, vous pouvez
lannuler en appuyant sur ce bouton.
Le dernier bouton valide et quitte la fiche de rservation.

42

Les Arrhes

Vous pouvez saisir les arrhes que doit vous verser le client, ainsi que son
numro de carte bleue.
La rception des arrhes peut se faire tout moment en appuyant sur la
touche :

ATTENTION : si vous ne rceptionnez pas les arrhes, il vous sera alors

impossible de confirmer la rservation !
La case cocher dpart la veille permet de placer dans la liste des clients
facturer une rservation la veille du dpart prvu.

Informations sur la rservation

Le bouton Info vous permet dcrire des informations
sur la rservation en cours, de copier-coller un e-mail concernant cette
rservation, etc

43

Rservation de groupe
La cration du groupe :

Pour crer un groupe, il vous suffit dtablir la liste des clients.

Pour chaque client vous devez mentionner :

Le nombre dadultes,
Le nombre denfants,
Le n de chambre,
Le type de chambre,
Le forfait

Pour crer la liste des clients vous pouvez saisir le nom de chaque client en
cliquant sur + et en saisissant ensuite le nom du client.
Vous pouvez aussi crer un nombre de client dtermin ayant tous le mme
nom en cliquant sur Crer des clients id. .
Si vous voulez crer directement votre groupe en dsignant des chambres,
utilisez le bouton Crer des chambres .
Pour chaque client vous pouvez galement dfinir :

La chambre gratuite,
Ne pas calculer la taxe de sjour

44

Pour affecter une chambre vous devez utiliser le bouton :

La fentre suivante apparat :

Dans la liste de gauche vous pouvez voir la liste des clients faisant partie du
groupe, et dans la liste de droite, la liste des chambres disponibles.
Pour affecter un client une chambre, vous devez :

slectionner le client,
slectionner une chambre
cliquer sur la flche bleue daffectation.

A chaque fois que vous affectez une chambre un client, ce dernier disparat
de la liste.

45

Confirmation dune rservation

La confirmation dune rservation un client se fait de quatre manires
diffrentes :
Par mail
Par tlphone
Par fax
Par courrier
La confirmation dune rservation se fait partir de la fiche rservation.
Pour afficher la fiche de rservation quand elle est dj cre, il suffit de
cliquer sur la bonne rservation sur le planning, puis de cliquer sur le bouton
confirmation droite.
La confirmation dune rservation fait changer ltat de celle-ci, elle passe
de ltat rserv ltat confirm et donc de couleur sur le planning.
La confirmation se fait en cliquant sur lune des quatre options proposes en
bas de la fentre.
La confirmation par mail envoie automatiquement un mail au client. Ce mail
contient toutes les informations de la rservation qui sont affiches dans la
fentre de confirmation.
ATTENTION : Lenvoi de mail nest possible que si lutilisateur a
correctement configur son accs Internet dans le panneau configuration de
lhtel. De plus, ladresse email du client doit tre obligatoirement
renseigne. (cf. section configuration des emails).

Ce bouton est
utilis pour
imprimer
plusieurs fois
la
confirmation.

46
La confirmation par courrier imprime automatiquement une lettre de
confirmation qui est envoyer au client.
ATTENTION : Pour imprimer, il est obligatoire que lordinateur sur lequel
est install le logiciel soit connect une imprimante.

La confirmation par fax envoie automatiquement un fax au client.

ATTENTION : Pour que le module htel envoie un fax, il est ncessaire que
lordinateur sur lequel est install le logiciel soit connect un fax et que le
fax soit configur dans le panneau des prfrences. (cf. section configuration
des impressions).
Le modle dimpression fax et courrier est le suivant :

47
La confirmation par tlphone sert uniquement de validation de rservation.
Il appartient ici lutilisateur de contacter le client par tlphone.

A la fin de la confirmation, cliquer sur le bouton valider pour quitter la

fiche rservation.

Arrive du client
Lors de larrive du client dans lhtel, lutilisateur doit modifier la
rservation correspondante. Pour modifier cette rservation il suffit de
cliquer sur celle-ci sur le planning afin douvrir sa fiche.

Ensuite lutilisateur doit cliquer sur le bouton Arrive . Cette action

permet au logiciel de faire passer la rservation de ltat confirm ltat
occup.Pour lajout de prestations au client, consulter la section Facturation.

48

Facturation
La facturation darticles supplmentaire ou de la totalit de la rservation est
ralise partir du mme menu. Pour y accder, cliquer sur la rservation
facturer sur le planning, puis cliquer le bouton facturation droite du
panneau.
Lors de larrive du client dans lhtel, deux oprations sont ralises par le
logiciel :
Facturation automatique du forfait ou de la chambre.
Ajout dans les rglements du montant des arrhes.
Facturation de
la chambre ou
du forfait. La
qt est en
fait, pour la
chambre, le
nombre de
jours ou de
nuits.

Un rglement
est ajout. Le
montant de ce
rglement est
gal au
montant des
arrhes.

Ajout &
suppression
dun
rglement.

Facturation et
impression de
la facture.

Pr facturation.

Ajout,
suppression,
multiplication
dun article

49

Ajout, suppression, multiplication dun article : Pour ajouter une

prestation durant le sjour du client, lutilisateur doit cliquer sur le
bouton ajouter un article (bouton trois cubes dans la fentre cidessus). La fentre suivante apparat :

Cliquer sur un article pour le slectionner puis valider avec le bouton vert
sinon annuler avec le bouton croix rouge .
Pour supprimer ou multiplier un article, utiliser les boutons moins et
multiplier de la fentre de facturation de la rservation, tout en
slectionnant un article.

Ajout & suppression dun rglement : Cette fonctionnalit permet

de recevoir des rglements ou de les annuler. Pour ajouter un
rglement il suffit de cliquer sur le bouton ajouter un rglement
(bourse sans la croix rouge). Une fentre apparat pour demander
lutilisateur le montant du rglement.

Saisir le montant puis cliquer sur le mode de rglement dsir pour

valider.

Pour supprimer un rglement, cliquer dessus pour le slectionner

puis appuyer sur la touche suppression dun rglement (bourse
avec la croix rouge).

50

Loption Factur 1 est utile pour facturer un article un tiers. Si

par exemple un premier client de lhtel veut payer la location de la
chambre dun second, alors il est possible partir de la fiche
rservation du second client de facturer larticle chambre au
premier. Pour cela lutilisateur doit slectionner le bon article dans
le tableau des articles facturs dans la fiche de rservation, puis il
doit cliquer sur le bouton factur 1 . La fiche suivante souvre :

Lutilisateur doit maintenant slectionner la rservation du premier

client, afin que larticle chambre du second lui soit factur. Le choix
est valid en cliquant sur la touche verte et annul sur la rouge.

loption modifier tarif permet de changer le prix dun article

dj factur. Pour cela il faut slectionner larticle modifier puis
cliquer sur le bouton modifier tarif .

Saisir le nouveau tarif puis valider.

51

Dpart du client
Le dpart du client seffectue en plusieurs tapes :
Pr facturation.
Rglement du montant d.
Impression de la facture.
Il est cependant possible de facturer le sjour dun client un tiers en
utilisant loption factur . Cette option fonctionne de faon identique
loption factur 1 en choisissant le client facturer dans la mme
fentre. La diffrence se situe dans le fait que la totalit des prestations et
des rglements sont transfrs au tiers et la rservation du client est
considre comme facture.

Pr facturation : Cette tape de la facturation sert calculer le total

des prestations dues ce jour par le client. (calcul de la taxe de
sjour, contrle de la date de dpart en cas de dpart anticip, etc).
De plus un contrle de prestation tlphonique est effectu pour
indiquer lutilisateur quil doit facturer le tlphone au client sil y
a lieu.
Rglement : Il sagit ici de crer un rglement pour solder le
montant restant d par le client. Ce rglement est cr comme
indiqu plus haut.

52

Impression de facture : En cliquant sur le bouton impression

lutilisateur obtiendra ldition dune facture client.

53

Si vous avez enregistr larrive dun client, les trois fonctions,

modifier , transfert , et permuter deviennent disponibles.

Modifier la rservation
Elle permet de changer certains paramtres comme la date de dbut ou
la date de fin de la rservation. Les paramtres modifiables apparaissent
en noir sur fond jaune.

Transfert de chambre

Elle permet de transfrer la rservation courante vers une autre

chambre. Pour cela vous devez slectionner la chambre de destination
dans la liste trie par type de chambre.
La priode allant du dbut de la rservation au jour de transfert est
facture et le total report dans la nouvelle chambre.

54

Permuter deux rservations

Pour permuter une rservation avec une autre, vous devez slectionner
une rservation parmi celles qui vous sont proposes dans la liste cidessus. Les rservations candidates la permutation ont des priodes
identiques celles de la rservation permuter.

55

&
'

"
"

Utilisation de la fentre

La partie haute de la fentre vous permet de slectionner une priode

pour afficher des rservations.
Les boutons de droite diminuent ou augmentent cette priode de 15
jours ou 1 mois.

Les onglets droite de la fentre vous permettent de trier

la liste selon plusieurs critres.

Les boutons situs en bas vous permettent davoir accs diffrentes

statistiques.

Le bouton imprimante permet dimprimer la liste des rservations

en fonction du tri de chaque onglet.

Le bouton rouge en bas droite permet de quitter la fentre.

56

Rservation de groupe pour une agence

Ces trois boutons vous permettent de crer, modifier

ou supprimer une rservation. Cependant si vous crez une rservation
en utilisant le + aucun n de chambre ne sera attribu. Cette
rservation servira facturer un groupe pour une agence.

Tri de la liste des rservations

Gnrale

Liste gnrale des rservations tries par priode.

Clients PRO Liste des rservations des clients professionnels tries

par priode.
Principales

Liste des rservations principales, les membres de

groupes sont ignors. Tries par priode.

Factures

Liste des rservations factures durant la priode.

Factures PRO Liste des rservations factures durant la priode, clients

professionnels seulement.
Annules

Liste des rservations annules.

Arrives Dparts Occupes Liste des rservations dont larrive, le

dpart, ou loccupation correspond la date du jour. Ces
trois onglets ne tiennent pas compte de la priode.

57
Client

Liste des rservations pour un client. Pour slectionner le

client vous devez appuyer sur le bouton client au bas de
la liste.

Surbooking

Liste des rservations dont les priodes de rservation se

chevauchent.

Date dpasse Liste des rservations dont la date de dbut de

rservation a dpass la date du jour et dont le client
nest pas arriv.
Dbiteurs

Liste des rservations factures et non rgles a ce jour.

Liste complte Liste des rservations classes par priode. Cette liste
reprend lensemble des rservations depuis le dbut de
lactivit sans tenir compte de la priode slectionne.

Statistiques par priode

Prvision doccupation des chambres sur 12 mois, jour

par jour.

Statistiques INSEE classes par pays.

Statistiques doccupation par type de client.

Statistiques globales, chambres libres, journes, nuits

Dtail des prestations factures pour la priode

slectionne.

Main courante de ltablissement, pour le mois en

cours. Cest la date de dbut de priode qui sert
dterminer le mois dsir.

58

Transfert des factures dans le module de gestion

Pour transfrer les rservations factures dans le module de gestion,
vous devez slectionner un des onglets suivants :
Factures ou Factures PRO
Lorsque vous slectionnez un de ces onglets le bouton suivant apparat :

Ce bouton permet de transfrer toutes les rservations prsentes dans la

liste dans le module de gestion. Attention, aprs le transfert vous ne
pourrez plus modifier ces rservations.

59

(
'
Utilisation de la fentre

La gestion des arrhes se fait partir dune liste compose de quatre

onglets.

Liste des arrhes non reues : Cette liste comporte toutes les arrhes
que vous avez rclames vos clients et qui nont pas t reues
ce jour.
Arrhes date dpasse : Vous trouverez dans cette liste les arrhes
dont la date de rception a dpass le dlai prvu dans les
paramtres gnraux.
Liste des arrhes reues : Liste des arrhes reues.
Liste des arrhes conserver : Liste des arrhes reues, mais que
vous conservez.

Ce bouton vous permet de recevoir des arrhes.

Ce bouton supprime des arrhes de la liste. Attention, les arrhes

supprimes sont dfinitivement perdues.