MATERIA: PROCESOS TECNICOS I

AO 2015

LA ADMINISTRACIN APLICADA EN BIBLIOTECAS.

La biblioteca es una organizacin y como tal desarrolla su accin en
dos campos.
Uno interno controlable, con lmites bastantes precisos: su
estructura orgnica, sus recursos materiales, sus actividades.
Y otro externo, de lmites indefinidos, que escapa a su control y
la condiciona: los usuarios (lectores, clientes), sus relaciones con
otros servicios de la comunidad, su dependencia administrativa.
Es precisamente la demanda y diversidad de ste campo
exterior lo que hace que la biblioteca sea una organizacin cada
vez ms compleja que requiere ser administrada correctamente si
desea alcanzar los objetivos que se propuso. Una mala
administracin producir una inadecuada prestacin de servicios y
le impedir satisfacer las demandas. La Biblioteca habr perdido as
el reconocimiento de la sociedad, y por lo tanto el apoyo que
necesita para su existencia.
La eficiencia de una organizacin est en manos de quien la dirige.
Si la Biblioteca ha de cumplir sus objetivos en forma eficiente, los
bibliotecarios debern ser buenos administradores.
Administrar no es algo accesorio que se desempea
intuitivamente. Es una actividad fundamental para la vida de la
institucin que requiere conocimiento y habilidad.
La administracin tiene por finalidad alcanzar un objetivo
determinado mediante el esfuerzo coordinado de un grupo de
personas. Nace cuando dos o ms personas tratan de hacer juntas
lo que no pueden hacer individualmente.
Este accionar lo llevan a cabo en pasos sucesivos. Establecen a
dnde quieren llegar, que quieren lograr, fijan un objetivo.

Analizan las maneras de lograr el objetivo y eligen la ms

apropiada.
Deciden cmo, cundo, dnde, con qu, y con quien efectuarn las
acciones para lograrlo, es decir planean.
Dividen entonces la actividad a realizar y aseguran cada una de las
tareas de acuerdo con sus capacidades, es decir organizan.
Para que los esfuerzos individuales se integren, alguien ejercita el
mando aparece ah la direccin.
Finalmente verifican que las acciones efectuadas respondan a los
planes es decir controlan.

Pasos del proceso administrativo:

A) PLANEAMIENTO
B) ORGANIZACIN
C) DOTACIN DE PERSONAL
D) DIRECCIN
E) CONTROL
Estas cinco funciones sern analizadas desde el punto de vista de la
administracin de bibliotecas poniendo el acento en aquellos
aspectos que se relacionan ms estrechamente con el propsito de
un eficiente y eficaz servicio bibliotecario.
A) PLANEAMIENTO

El planeamiento es la primera de las funciones de la

administracin. Primera en la secuencia del proceso, ya que las
otras funciones slo se pueden llevar a cabo a partir del mismo. Por
medio del planeamiento la biblioteca decide sobre el camino a
seguir desde donde est hasta dnde quiere llegar. Es la decisin

del presente sobre acciones futuras, contestando por anticipado el

qu, por qu, quin, cundo, dnde y cmo de dichas acciones.
Planear es mirar al futuro y elegir entre varias opciones el curso de
accin que se considere mejor para alcanzar los objetivos fijados.
Trata de responder al cambio y a la incertidumbre del medio
exterior. Intenta evitar discontinuidades que producen acciones
torpes y precipitadas. Enfoca la atencin en los objetivos evitando
desviaciones que puedan impedir su logro. Y finalmente facilita el
control pues ste no podra efectuarse si no se contara con metas
establecidas que sirvan para medir los progresos efectuados.
El planeamiento debe ser una actividad diaria y no slo ocasional.
Su aplicacin continua evita decisiones apresuradas y actividades
sin propsito definido. No es una funcin reservada solamente a
los niveles superiores de la organizacin. Todos los niveles deben
planear, siendo caracterstica de los inferiores, la planificacin
especfica y a corto plazo mientras que la de los niveles superiores
es general y a largo plazo. El director de una biblioteca por ejemplo,
planificar la expansin de la misma para poder prestar servicios a
aquellos pobladores que se encuentren alejados. La
implementacin del plan demandara cierto tiempo y requerir
estudios de la comunidad, decisin sobre la creacin de sucursales
y estimacin de gastos. En cambio un bibliotecario de circulacin,
ante la apertura del perodo lectivo, deber organizar las tareas a
su cargo de manera que pueda hacer frente eficientemente a las
mayores demandas de dicho periodo. Diversos factores influyen en
el planeamiento. En primer lugar la biblioteca no existe como un
elemento aislado sino que forma parte de la estructura social,
cultural, poltica y econmica de su rea de influencia.
La biblioteca depende del reconocimiento y del apoyo de ese
ambiente exterior, y tiene con otros elementos del mismo,
relaciones de servicio y tambin de competencia. Entre otros
factores a considerar se pueden mencionar, a modo de ejemplo, los
cambios demogrficos, el desarrollo econmico de la regin o la

existencia de otras bibliotecas con las cuales se puedan establecer

relaciones cooperativas.
Pasos
El planeamiento es un proceso y como tal es una secuencia de
ciertos pasos bsicos. En primer lugar se deben establecer los
objetivos que la biblioteca quiere alcanzar. stos objetivos
permitirn afinar las decisiones sobre el curso de accin a seguir ya
que representan el propsito y la razn de ser de labiblioteca.
Objetivos claros, bien establecidos posibilitan planes coherentes,
mientras que por el contrario, objetivos imprecisos llevan a la
confusin y al desaliento.
El establecimiento de objetivos debe tener en cuenta la realidad en
que se desempea la biblioteca. Alejarse de esta realidad producir
objetivos inalcanzables con la consiguiente inutilidad de esfuerzos
y frustracin.
El segundo paso en el planeamiento es desarrollar y evaluar
diferentes cursos de accin considerando las diferentes
posibilidades de cada opcin, de acuerdo con la situacin del
momento y con los posibles cambios futuros.
De cualquier manera no se puede alcanzar una racionalidad
completa. Las decisiones se toman para el futuro y siendo ste
incierto existe siempre un margen de riesgo. Solamente despus de
su implantacin se podr saber si se tom o no la decisin
apropiada.
El tercer paso consiste en la recopilacin y anlisis de toda la
informacin pertinente; experiencias anteriores dentro de la
propia biblioteca o en otras bibliotecas, datos sobre colecciones,
actividades, personal, finanzas, usuarios y una estimacin de las
necesidades futuras de acuerdo con las tendencias demogrficas.
El cuarto paso: eleccin de la opcin que se considere ms
apropiada. La toma de esta decisin, paso fundamental en el
planeamiento, se basa en un anlisis racional de la situacin, los

objetivos propuestos y las consecuencias positivas y negativas de

cada opcin. Luego de la decisin sobre el curso de accin a seguir
queda un ltimo paso: desarrollar estrategias para llevar a cabo el
plan. Se deben determinar las prioridades, la secuencia, bsqueda
y capacitacin de personal, financiacin y adems determinar
puntos de evaluacin para que el progreso del plan pueda ser
controlado y las anomalas corregidas. Pero en realidad no hay un
ltimo paso ya que la planificacin no es un proceso cerrado. La
adaptacin del plan a los constantes cambios del medio ambiente
requiere una continua evaluacin y revisin de los mismos.
Tipos de planes
Los planes pueden clasificarse desde diversos puntos de vista.
Desde el punto de vista del perodo que abarcan puede ser de
largo o corto plazo.
En general se denominan de largo plazo los planes de cinco o ms
aos y de corto plazo los de hasta dos aos. Los planes de largo
plazo son generales y poco precisos ya que suponen predicciones
sobre el futuro, por ejemplo, variaciones en la poblacin escolar o
desarrollo econmico de la localidad en que la biblioteca acta. Los
de corto plazo, son ms detallados y al desarrollarse en un corto
perodo de tiempo, ms precisos. Son planes operativos en los que
cada accin est determinada con cierta precisin como el
presupuesto anual, o una serie de exhibiciones a realizarse en
fechas preestablecidas.
Desde el punto de vista del rea de aplicacin puede ser generales
o aplicados a un sector especfico como, por ejemplo, un plan de
recatalogacin. Hay otro tipo de clasificacin que incluye ciertos
instrumentos que sirven de gua a las decisiones. Estos son: las
polticas, los procedimientos, las reglas y el presupuesto. Las
polticas determinan la manera de conducir los asuntos de la
biblioteca para alcanzar los objetivos propuestos y puede tratar

aspectos generales de la biblioteca o sectores especficos, tales

como seleccin de libros o capacitacin del personal. Los
procedimientos determinan los mtodos con los que se han de
realizar las tareas de rutina. Una vez establecida la mejor manera
de efectuar una tarea, o cuando se ha tomado una decisin sobre
algo que puede volver a repetirse, se deja asentado el
procedimiento a seguir. El conjunto de estas anotaciones
constituye un cuerpo de normas al que se denomina manual de
procedimientos". Este manual contribuye a aumentar la eficiencia,
al prescribir los mejores mtodos para realizar un trabajo y
establecer uniformidad en ciertos procesos como, por ejemplo,
casos dudosos de clasificacin. El manual debe revisarse
continuamente, eliminando lo que ha perdido vigencia y agregando
aquellas decisiones que se han convertido en rutinas.
Las reglas establecen acciones especficas con relacin a
situaciones determinadas y no permiten desviaciones en su
aplicacin. Ejemplo: reglamento de la biblioteca.
El presupuesto es un instrumento de planificacin y control. Se
puede decir que el presupuesto es el plan traducido en dinero y en
el que cada actividad a desarrollar tiene un costo calculado.
Generalmente los presupuestos son anuales y tratan de actividades
que han de cumplirse.
B) ORGANIZACIN

Para poder llevar a cabo el plan es necesario que las personas que
van a trabajar en su implantacin sepan qu cosas harn, quienes
las harn, quin le indica a quin, quin responde y cules sern las
relaciones entre todos esos elementos. Para que esto sea posible
es necesaria la organizacin. Organizar es crear la estructura
mediante la cual el grupo realiza todas sus tareas dirigindolas
hacia un fin comn.
Esto comprende:
1) identificar las tareas a realizar;

2) agrupar las tareas de acuerdo a su semejanza y relacin;

3) asignar esas tareas a las unidades apropiadas;
4) delegar la autoridad necesaria en cada unidad;
5) establecer las relaciones entre dichas unidades.
C) DOTACIN DEL PERSONAL
Una vez estructurada la organizacin corresponde dotarla del
personal necesario para ponerla en movimiento. Asignarla persona
adecuada a cada uno de los cargos es uno de los pasos ms crticos
para el establecimiento y crecimiento de la biblioteca.
El personal es un factor tan importante para el buen desempeo de
la institucin como es la coleccin o el local. Son los recursos
humanos los que en ltima instancia determinan la calidad de una
biblioteca. Esta es tan buena como bueno es su personal. Aun con
recursos materiales relativamente modestos una biblioteca puede
prestar un servicio aceptable con personal competente. La tarea de
dotacin del personal comprende: estimar el nmero de
empleados necesarios, reclutamiento y seleccin, asignacin de
tareas, evaluacin, promocin, capacitacin y fijacin de
condiciones de trabajo. La responsabilidad de esta tarea cabe al
director de la biblioteca y a cada uno de los supervisores en todos
los niveles, ya que si el superior es responsable de su trabajo debe
poder entonces decidir en la seleccin de sus subordinados. Esto
tambin es aplicable a bibliotecas que son parle de organizaciones
mayores.
Para cubrir los cargos es necesario distinguir las tareas
profesionales de las que no lo son. Son profesionales aquellas que
por su complejidad requieren conocimientos tericos y prcticos de
bibliotecologa, las no profesionales en cambio demandan
solamente conocimientos generales de las prcticas de oficina. Las
tareas profesionales deben ser desempeadas por un profesional,
esto es, un graduado en una escuela de Bibliotecologa
debidamente reconocida. Adems de los conocimientos necesarios

para realizar las tareas, el personal debe reunir ciertas cualidades

personales tales como: buena presencia y buenos modales,
simpata y habilidad para comunicarse con el pblico y con el resto
del personal. Estos requisitos son de fundamental importancia en
los servicios al pblico.
La correcta asignacin del personal requiere una clasificacin de
cargos para lo cual es necesario establecer la descripcin del cargo.
La descripcin del cargo comprende: la responsabilidad principal
del cargo, la supervisin que recibe y la que ejerce, las relaciones
del cargo con otros dentro de la organizacin, la lista de tareas a
realizar, los requisitos para desempear el cargo.
Ej.: Ttulo: jefe de la seccin referencia
Principal responsabilidad: planear, organizar e implantar el
servicio de referencia de acuerdo con los objetivos de la institucin.
Relaciones: trabaja bajo la supervisin del Director, tiene relacin
con otros jefes de seccin y supervisa dos asistentes.
Principales tareas:
Establecer normas respecto a la organizacin del servicio, lmites
y destinatarios del mismo
Evacuar consultas
Compilar bibliografa
Organizar y mantener catlogos
Mantener la coleccin actualizada
Capacitacin, supervisin y evaluacin de los dos asistentes
Requisitos:
Ttulo superior de bibliotecario con amplia experiencia en el cargo
y habilidad para comunicarse con los usuarios.
La evaluacin es una parte muy importante de la administracin
del personal. Sirve de orientacin para decidir ascensos y tambin
como medio de capacitacin. En este ltimo caso ayuda a aconsejar
a los empleados, hacindoles saber cul es su grado de rendimiento

y ayudndolos a mejorar. La evaluacin, generalmente anual, es

efectuada por el supervisor y consta de dos pasos. El primero
consiste en la evaluacin propiamente dicha, o sea en calificar al
empleado segn ciertos factores predeterminados, tales como
calidad y cantidad del trabajo realizado; capacidad para trabajar en
equipo; iniciativa; adaptabilidad a nuevos mtodos y programas. El
segundo paso es la entrevista de evaluacin, la cual no slo sirve
para comunicar las calificaciones al empleado, sino que adems
permite al superior conocer los problemas que pueda tener el
subordinado para cumplir ciertas tareas, y determinar su grado de
satisfaccin en el trabajo
D) DIRECCIN
La direccin es la funcin por la cual un superior, en cualquier nivel
de la organizacin, logra que sus subordinados lleven a cabo
satisfactoriamente las tareas asignadas.
El jefe desempea un papel vital en la actitud de los empleados
hacia el trabajo y por lo tanto, en la cantidad y calidad del mismo.
Una direccin inadecuada puede hacer fracasar el cuidado puesto
en la estructura de la organizacin y en la seleccin de personal.
Para una buena direccin es necesario tener en cuenta ciertos
criterios que ayudarn a crear el ambiente adecuado para que los
empleados se desempeen satisfactoriamente.
En primer lugar, es necesario que el empleado comprenda lo que
se espera de l, cul es su tarea, con qu otras se relaciona, quin
es su superior y, si corresponde, sobre quien tiene autoridad.
Debe conocer el lugar de trabajo, dnde encontrar los elementos
necesarios para efectuar el mismo y las condiciones que rigen su
actividad, tales como horario, licencias.
El empleado debe ser orientado en la forma de llevar a cabo sus
tareas, asegurndose que conozca los mejores mtodos y
procurndole informacin sobre nuevas tcnicas o elementos que

puedan ayudarlo a mejorar su rendimiento e incrementar su

inters.
Todo buen jefe debe reconocer un buen desempeo y hacer que
ese reconocimiento sea pblico en la mayor medida posible. El
empleado debe tener la oportunidad de demostrar que es capaz de
aceptar mayores responsabilidades. Esto contribuye al progreso
del individuo y permite a la biblioteca determinar qu personal
tiene capacidad para llenar vacantes en el futuro. Ese progreso
tambin debe ser estimulado por medio del intercambio de ideas y
de lecturas de actualizacin.
Finalmente, el jefe debe procurar que el personal trabaje en un
ambiente saludable y seguro.
La motivacin es un elemento fundamental en la direccin. Motivar
es hacer que los empleados acten del modo deseado, para lo cual
es necesario crear condiciones de trabajo apropiadas, donde los
empleados puedan satisfacer sus necesidades individuales,
mientras trabajan para alcanzar los objetivos de la institucin. Las
necesidades individuales difieren segn los individuos, pero en
general se pueden clasificar en:
1 necesidades fisiolgicas: alimento, vivienda, vestimenta;
2 necesidades sociales: pertenecer a un grupo;
3 autoestima
4 autodesarrollo.
Pero ste no es siempre el principal factor de motivacin.
El individuo encuentra satisfaccin en el trabajo cuando puede
realizar algo con xito y recibe a la vez reconocimiento por ello. Los
bibliotecarios que trabajan con el pblico, por ejemplo, reciben a
menudo el agradecimiento de los usuarios, lo que es un factor de
motivacin indudable.
Ciertos trabajos interesantes y variados producen suficiente
satisfaccin por el solo hecho de realizarlos.

La motivacin depende del superior, quien no puede obligar a sus

subordinados a llevar a cabo tareas de calidad, ya que esto slo lo
alcanzarn por su propia voluntad o por medio de la motivacin.
Difcilmente se podr hallar un solo aspecto de la actividad de
direccin que no incluya la comunicacin.
Existe una comunicacin descendente del superior al subordinado,
que consiste en notas, instrucciones y rdenes. En el segundo caso
se trata de una comunicacin ascendente, e incluye informes o
sugerencias.
La comunicacin puede ser formal o informal.
Formal es aqulla que emplea los canales establecidos por la
biblioteca, como por ejemplo, notas, circulares, reuniones de
personal o manuales de procedimientos.
La informal no sigue dichos canales, sino que recorre el camino de
los contactos personales.
Las comunicaciones pueden ser tambin clasificadas en orales y
escritas. La comunicacin oral, ms rpida, permite aclaraciones
inmediatas en caso de duda. La escrita, por el contrario, es ms
lenta y no permite aclaracin inmediata, pero puede ser necesaria
si se quiere dejar constancia del mensaje. Una comunicacin
efectiva requiere tres cosas: que la informacin que se quiere
enviar sea clara, que sea concisa pero suficientemente completa y
correcta; que use un lenguaje que pueda ser entendido por el
receptor.
El liderazgo es una cualidad muy importante en la direccin. El lder
conduce al grupo hacia el objetivo deseado, infundindole
confianza y logrando que trabaje con celo en las tareas por l
encomendadas. Lder no es aqul que gua a sus subordinados slo
con reglas predeterminadas por la institucin, buscando realizar
nada ms que lo suficiente para cumplir con su trabajo. Lder es
quien sabe provocar una respuesta por parte de sus subordinados
a fin de que realicen el mximo esfuerzo.

E) CONTROL.
El control consiste en verificar si todo se desarrolla de acuerdo con
los planes establecidos y con los resultados deseados. Luego que
un plan ha sido puesto en marcha es necesario controlar los
progresos efectuados de acuerdo con los puntos de evaluacin
fijados en el mismo. Esto permite sealar desviaciones y errores,
con el fin de ser corregidos y evitar su repeticin.
El control se aplica tambin al desempeo de los individuos para
determinar qu estn haciendo y cmo lo estn haciendo. Esta
verificacin est relacionada con la evaluacin del personal. El
control es aplicado asimismo a las actividades que desarrolla la
biblioteca: cantidad de usuarios, libros prestados, preguntas de
referencia, gastos. El tipo de control y el responsable del mismo
dependen del tipo de biblioteca y de las reglamentaciones que fije
la institucin mayor de quien aquella depende.

Hasta la prxima clase!!!

MATERIA: PROCESOS TECNICOS I

AO 2015
PROCESOS TECNICOS
Definicin: es el anlisis formal de los documentos que forman
parte de una coleccin bibliogrfica y que determina su
identificacin y localizacin precisa en el marco de la misma.
En otras palabras es el proceso tcnico y administrativo que reciben
los materiales bibliogrficos.
Procesos tcnicos: otra definicin
Los procedimientos tcnicos, que son tareas de apoyo a los
servicios estn constituidos por diversas tcnicas con sus
correspondientes mtodos. A ellos hay que someter todos los
materiales, bibliogrficos o especiales que llegan a la biblioteca,
con el fin de registrarlos y ordenarlos, es decir mantenerlos
organizados, para poner la informacin al servicio de los usuarios.
La aplicacin de esas tcnicas permitir confeccionar los catlogos,
que son los instrumentos que hacen posible el uso de la coleccin.
De ah su importancia. Los materiales bibliogrficos (libros,
publicaciones peridicas, folletos) y los especiales, auditivos
visuales y didcticos auxiliares de la enseanza, si no estn
organizados, constituyen un cmulo de informacin intil por la
imposibilidad de manejarlos.
Las bibliotecas escolares disponen de una gran cantidad de
materiales en diversos soportes preparados para ser brindados a
sus usuarios.

Para brindar eficazmente sus servicios, las bibliotecas deben

gestionar gil y normalizadamente la informacin conforme a
herramientas y metodologas que permitan el registro, la bsqueda
y la recuperacin de esa informacin.
La automatizacin de las bibliotecas ha contribuido a gestionar
gilmente la informacin. La informtica, posibilita la elaboracin
de bases de datos bibliogrficas de todo el material que posee una
biblioteca, mientras que los cdigos que se aplican para gestionar
normalizadamente la informacin permiten su recuperacin.
Normalizacin
La normalizacin se inici en el campo de las ciencias duras y fue
avanzando hasta alcanzar a las ciencias sociales. En el mbito de la
Bibliotecologa, la ISO (Organizacin Internacional de
Normalizacin) desarroll normas para la estandarizacin y se
comprometieron tambin en este esfuerzo organismos como
Unesco, IFLA y ALA.
En el campo de las bibliotecas, la normalizacin posibilit la
simplificacin y racionalizacin de los mtodos propios del anlisis
documental.
La implementacin de procedimientos normalizados y los avances
tecnolgicos estimularon la cooperacin internacional para
compatibilizar sistemas de intercambio de informacin.
El objetivo de la normalizacin es introducir un orden
fundamentado en una serie de principios unificadores, fruto de
estudios hechos por especialistas de diversos pases en la bsqueda
de intereses colectivos.
La normalizacin es una actividad institucional e internacional y no
puede concebirse como una actividad autrquica independiente.

Por tanto, los procesos deben seguirse de acuerdo a normas

especficas.
El proceso documentario: El proceso documentario consta de una
serie de pasos que tiene que llevar a cabo el bibliotecario para crear
un puente entre la informacin de que dispone la biblioteca y los
usuarios.
PASOS DEL PROCESO DEL MATERIAL BIBLIOGRFICO
1. Seleccin del material
2. Adquisicin
3. Ingreso de libros y otros materiales: inventarios
4. Sellado
5. Catalogacin
6. Clasificacin
7. Notacin interna
8. Encabezamiento por materia
9. Hoja de carga
10.Automatizacin de la informacin
11.Preparacin para el prstamo
12.Rotulacin
13.Ubicacin en los anaqueles
14.Duplicacin de fichas
15.Colocacin e intercalado de las fichas en los catlogos
16.Mantenimiento del orden en los catlogos y anaqueles
17.Estadstica
18. Dossier de prensa
19. Control de autoridades
20. Seguridad de la informacin

Actualmente las operaciones del proceso documentario se

pueden integrar en las siguientes:
1-Seleccin
2-Anlisis documental
3-Bsqueda y recuperacin
4-Difusin
Hasta la prxima clase!