DIRECCIN

GENERAL
ADMINISTRATIVA

PROCESO

DOCUMENTO

PROCESO GESTIN DE PROYECTOS

FLUJOGRAMA PROCESO

PROCESO
DEFINIDO

DECISION

TERMINADOR

DATOS

ALMACENAMIENTO

REF. A
OTRA
PAGINA

FLUJOGRAMA

PRESENTAR SOLICITUD
DE PROYECTO

FORMATO PG02-F01.
SOLICITUD PROYECTO

ANEXAR A LA
DOCUMENTACIN
ANTERIOR COPIA DE
CONTRATO Y COPIA DE
ACTA DE INICIO
ESTUDIO PREVIO
NO

EVALUAR LOS PROYECTOS PROPUESTOS

CON BASE EN EL PLAN DE DESARROLLO
INSTITUCIONAL Y PLAN NACIONAL DE
DESARROLLO

APROBADO

REGISTRAR COMO
PENDIENTE POR
APROBAR PARA LA
SIGUIENTE
VIGENCIA

NO
ACTA DE
REUNIN

FIN

1
SI

MONTO SUPERA LO
ESTABLECIDO EN LA
NORMATIVIDAD

NO

SI

APROBACIN FINAL DE LOS

PROYECTOS PRIORIZADOS

APROBADO

NO

ACTA DE
REUNIN

6
SI

ELABORO: S.Marquez, D.Rodriguez, I.Garcia

FECHA: Mayo 31 de 2010

CODIGO: PG02

REVISO: M. Villamil Jefe Divisin Planeacin y Sistemas

FECHA: Junio 4 de 2010

PAGINA: 1 de 8

APROBO: Director General - Resolucin No. 612

FECHA: Julio 15 de 2010

VERSION: 02

REF. EN
PGINA.

DIRECCIN
GENERAL
ADMINISTRATIVA

PROCESO

DOCUMENTO

PROCESO GESTIN DE PROYECTOS

FLUJOGRAMA PROCESO

PROCESO
DEFINIDO

DECISION

TERMINADOR

DATOS

ALMACENAMIENTO

REF. A
OTRA
PAGINA

FLUJOGRAMA

1
SI
REGISTRAR COMO
PROYECTO
APROBADO EN BANCO
PROYECTO SENADO

PLAN DE ACCION
SENADO

NOMBRAR GERENTE DE
PROYECTO

FORMULAR PROYECTO
PERFIL DE
PROYECTO

PROYECTO ES
DE INVERSION

SI

REGISTRAR EN B-PIN

10

NO

11

12

EVIDENCIAR LA EXISTENCIA DE RECURSOS

FINANCIEROS DESAGREGADOS EN EL PGN
(INVERSIN) Y EN EL PLAN DE COMPRAS
(INVERSIN Y FUNCIONAMIENTO

ELABORAR PLAN GLOBAL Y SUS

COMPLEMENTARIOS (PLAN
COMPRAS, PRESUPUESTO,
COMUNICACIN, CAPACITACIN Y
CRONOGRAMA)

FORMATO PG02-F02.
SEGUIMIENTO GENERAL

PLAN GLOBAL Y
COMPLEMENTARIOS

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FLUJOGRAMA PROCESO

PROCESO
DEFINIDO

DECISION

TERMINADOR

DATOS

ALMACENAMIENTO

REF. A
OTRA
PAGINA

FLUJOGRAMA

2
SI

13
MODIFICACION
DE PROYECTO

SI

APROBACIN
COMIT
DIRECTIVO

FORMATO PG02-F03.
SOLICITUD
MODIFICACIN

NO

REALIZAR AJUSTES AL
PROYECTO HASTA EL
ALCANCE DEL
PRESUPUETO

SI
REALIZAR AJUSTES Y ACTUALIZAR EN EL
APLICATIVO ESTABLECIDO POR EL DNP

2
NO

14
COMUNICAR ALCANCE Y OBJETIVOS
A LOS INVOLUCRADOS EN EL
PROYECTO
ACTA

15
REALIZAR PROCESO
PRECONTRACTUAL Y
CONTRACTUAL
ACTA DE INICIO

16

REUNIN DE APERTURA (KICK-OFF

MEETING)

ACTA DE REUNIN

17

CUMPLIMIENTO DEL
CRONOGRAMA (EJECUCIN DEL
PROYECTO)

4
SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO
DE METAS FSICAS Y
FORMATO PG02-S01-F04.
FINANCIERAS
SEGUIMIENTO POR
RESPONSABLE
REGISTRAR
SEGUIMIENTO EN EL
APLICATIVO DNP

18

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FLUJOGRAMA PROCESO

PROCESO
DEFINIDO

DECISION

TERMINADOR

DATOS

ALMACENAMIENTO

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OTRA
PAGINA

FLUJOGRAMA

3
SI

19
EXISTEN
CAMBIOS

AFECTAN
PPTO Y
ALCANCE

SI

NO

FORMATO
CONTROL
DE CAMBIOS

INFORMAR A
SUPERVISOR

APRUEBA
CAMBIOS

SI

REALIZAR
AJUSTES Y
COMUNICAR AL
EQUIPO DE
PROYECTO

SI

2
NO

NO

3
20

21

PROYECTO SE HA
EJECUTADO EN SU
TOTALIDAD

NO

LISTA DE CHEQUEO
Y VERIFICACIN
ENTREGABLES

22

CIERRE DEL
PROYECTO

23

SOLICITAR AUDITORIA

24

DESARROLLAR PROGRAMA DE
SEGUIMIENTO DE ACCIONES
PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS

LECCIONES APRENDIDAS,

25

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FLUJOGRAMA PROCESO

PROCESO
DEFINIDO

DECISION

TERMINADOR

DATOS

ALMACENAMIENTO

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PAGINA

FLUJOGRAMA

26

DEFINIR ACTIVIDADES DE
MANTENIMIENTO, INCLUYENDO
ACUERDOS DE SERVICIOS
CRONOGRAMA
MANTENIMIENTO

27

28

29

RECOMENDACIONES PARA
FUTUROS PROYECTOS EN
BPS O NECESIDAD DE
RECURRENCIA DEL
PROYECTO

REUNIN CIERRE FINAL

ACTA DE
REUNIN

DEFINIR CRONOGRAMA PARA

EVALUACIN EXPOST
CRONOGRAMA
EVALUACIN
EXPOST

30

ALMACENAR LA
DOCUMENTACIN DEL
PROYECTO EN EL BPS

31

CUMPLIMIENTO DEL
CRONOGRAMA PARA
EVALUACIN

32

ACTUALIZAR LECCIONES
APRENDIDAS Y
DOCUMENTACIN DEL
PROYECTO EN EL BPS

FIN

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