Gesto de Arquivo e

Circulao de Documentos

Agenda

Realidade actual
Abordagem de resoluo
Implementao de sistemas de GD
Objectivos a atingir

A realidade de muitas
organizaes

Eu no sou desorganizada Sei exactamente onde est tudo!

As coisas novas esto em cima e as antigas em baixo.

Como resolver estes

problemas?

Abordagens de resoluo
Organizao do arquivo fsico
Reengenharia de processos
Elaborao de um Manual de procedimentos
Aquisio de um sistema de gesto documental

Incompletas quando utilizadas isoladamente

Abordagem integrada
Diagnstico e anlise das necessidades
Anlise do contexto da organizao
Caracterizao da documentao existente
(documentos fsicos e electrnicos)
Elaborao do Plano de classificao
Elaborao da Tabela de seleco

Abordagem integrada
Elaborao da Portaria de gesto de documentos
(obrigatria para o sector pblico)
Levantamento dos circuitos documentais
Anlise e reformulao de processos
Elaborao de um Manual de Procedimentos
Implementao do sistema de gesto documental

Implementao de sistemas
de Gesto Documental

Superar obstculos

Superar obstculos
Levantamento de requisitos adequado
Implementao faseada
Enquadramento num contexto de reformulao de
procedimentos e processos
Formao e acompanhamento
Comprometimento de todos os envolvidos

Pontos--chave do sistema
Pontos

Desmaterializao
de documentos

Desmaterializao de documentos
Permitir o registo de diversos metadados que podem depois
ser complementados em fases posteriores de descrio (tipo
de documento, assunto, data, etc.)
Suporte de planos de classificao com diversos nveis e
permitir a sua alterao de uma forma flexvel
Suporte para anexao de qualquer formato de ficheiro
Gravao em formato protegido, permitindo a criao/gesto
de verses

Organizao em
dossiers digitais

Organizao em dossiers digitais

A organizao de documentos em dossiers e o seu

encaminhamento so cruciais para que a cada passo o
utilizador compreenda o seu contexto
Replicao automtica da classificao atribuda ao
dossier para todos os documentos que lhe esto
associados

Integrao da informao

Integrao total de informao

O sistema deve poder vir a englobar componentes de gesto
de bibliotecas e centros de documentao numa nica base
de dados, o que permitir uma pesquisa transversal da
informao
fundamental que abranja as diferentes fases do ciclo de
vida

do

documento

complementares)

(utilizao

de

interfaces

Recuperao de
informao

Recuperao de informao
Pesquisa simultnea no contedo e na informao associada
a cada ficheiro ou no documento anexo
Exportao

de

informao

em

diversos

formatos,

nomeadamente .csv, .xls e .pdf

Produo de relatrios estatsticos elaborados a partir de
informao recolhida ao longo do circuito documental (ex:
mdia de durao do circuito)

02 | Assinatura electrnica de documentos e

despachos
Principais Funcionalidades:
Para tornar isto possvel a Quidgest associou
funcionalidade de assinatura digital a possibilidade de
validar uma assinatura.
Validao dos despachos

Encaminhamentos

Encaminhamentos
Encaminhamento ad-hoc (manual) ou atravs de um workflow
(circuito pr-configurado)
Encaminhamento de documentos simples e dossiers digitais
Mecanismo de gesto de ausncias para redistribuio
automtica do trabalho encaminhado para um colaborador
ausente
Incorporao de um motor de workflows de forma a que possa
ser configurado e alterado autonomamente pela organizao

Certificados digitais

Certificados digitais
A desmaterializao implica que seja possvel assinar
digitalmente os documentos e os despachos e este
objectivo pode ser atingido atravs da utilizao de
certificados digitais (ex: certificados fornecidos pelo Carto
do Cidado)
Autenticao no sistema com recurso a certificados
digitais, substituindo a introduo do login e password do
utilizador

Controlo de
informao

Controlo de informao

Controlo do acesso informao (metadados e documentos)

garantido atravs da utilizao de perfis de acesso e da sua
estratificao em nveis de confidencialidade
Controlo das alteraes informao de forma a que todos
os documentos estejam protegidos por omisso e seja
conservado um histrico de todas as verses

Mltiplos interfaces

Mltiplos interfaces
Utilizao de interfaces adequados s necessidades de cada
uma das fases de arquivo de documentos, de forma a que sua
descrio possa ir sendo incrementada
Para o caso dos documentos a disponibilizar ao pblico em
geral, pode ainda ser criado um portal de acesso geral atravs
da Internet integrado no portal da organizao

Integrao com
outros sistemas

Integrao com outros sistemas

Microsoft Outlook
Sistemas de fax
Sistemas de gesto de recursos humanos
Sistemas de gesto estratgica
Sistemas de gesto financeira/patrimonial

Objectivos a atingir

Objectivos a atingir
Actualizao constante da informao disponvel
Desmaterializao da informao garantindo a sua
recuperao em localizaes geogrficas distintas e
simultaneamente para diversos utilizadores
Controlo dos documentos ao longo de todo o seu
circuito, permitindo saber em ponto se encontra em
cada processo

Objectivos a atingir
Uniformizao e agilizao dos processos
Acompanhamento da performance dos processos
atravs da utilizao de mtricas
Melhoria na qualidade dos servios prestados ao
exterior/cliente
Controlo do acesso informao, garantido atravs de
diversos mecanismos do sistema

Objectivos a atingir
Uniformizao da classificao e organizao de
documentos
Diminuio da duplicao de informao
Seleco e eliminao de informao desnecessria
Reduo dos custos administrativos de manipulao
de documentos e processos e de custos com a gesto
do arquivo fsico

Obrigada pela ateno!

Beatriz Bagoin Guimares
bguimaraes@quidgest.com