CONSULTA: HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIN

1. Reglas para elaborar un organigrama.

Para la estructuracin del organigrama se consideran los siguientes aspectos:
Los rectngulos deben tener y mantener el mismo tamao, nunca
menores o diferentes dimensiones.
Desde la base inferior del rectngulo debe salir la lnea jerrquica central,
esta, siempre es ms gruesa que las dems.
Las asesoras debern estar en el nivel inmediato inferior a la
administracin.
Despus de las asesoras estarn las unidades operativas y cada una de
sus clasificaciones.
Un organigrama debe tener un esquema sobrio, la distribucin de los
rectngulos deben ser equilibrada, debe ser de fcil lectura y
proporcionalidad en los tamaos.
Las lneas de trazado nunca deben cruzarse.

2. Diagramas de flujo.
Los organigramas se clasifican por algunos criterios que son:
Por su naturaleza.
Micro administrativos: Corresponden a una sola organizacinn, y pueden
referirse a ella en forma general 0 mencionar alguna de las reas que la
conforman."

Macro administrativos: Contienen informacin de ms de una

organizacin y se especifica por reas que tiene empresa.

Meso administrativos: Consideran una o ms organizaciones de un mismo

sector de actividad o ramo especifico. Cabe sealar que el termino meso

administrativo corresponde a una convencin utilizada normalmente en el sector

pblico, aunque tambin puede emplearse en el sector privado.

Por su finalidad.

Informativo: Estos organigramas estn diseados con el objetivo de ser puestos

a disposicin de todo el pblico, facilitando la informacin accesible a personas
no especializadas.

Analtico: Tiene por finalidad el anlisis de determinados aspectos del

comportamiento organizacional, como tambin de cierto tipo de informacin que
presentada en un organigrama permite la visin macro o global de la misma.

Formal: Estos plasman la representacin del modelo de funcionamiento

planificado o formal de la organizacin y cuentan con el instrumento escrito de
su aprobacin.

Informal: Se considera as cuando la representacin del modelo de

funcionamiento planificado o formal de la organizacin no cuentan con el
Instrumento escrito de su aprobacin.

Por su mbito.

Generales: Contienen informacin general de la empresa hasta determinado

nivel jerrquico, segn su magnitud y caractersticas.

Especficos: Muestran en forma particular la estructura de cada una de las reas

de la empresa.

POR SU CONTENIDO

Integrales: Son representaciones grficas unidades administrativas de la

empresa y jerrquicas o de dependencia entre las mismas.

Funcionales: Estos contienen el detalle de las principales funciones que tienen

asignadas cada rea, adems de las unidades y sus interrelaciones.

De puestos, plazas y unidades: Estos muestran las necesidades de puestos y el

nmero de plazas existentes o necesarias de cada unida, generalmente en sus
recuadros se representan con las letras E de existente y R de requerido, adems
incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.

POR SU PRESENTACIN O DISPOSICIN GRFICA.

Verticales: Estos detallan los diferentes niveles jerrquicos de la organizacin y

se representan desde arriba hacia abajo desde la mxima autoridad hasta el
despliegue de todas las unidades existentes.

Horizontales: En esta disposicin los niveles jerrquicos se van representando

desde la izquierda hacia la derecha y se ordenan en forma de columnas en cada
una de sus departamentos, unidades y cargos existentes, las lneas se disponen de
manera horizontal.

Mixtos: Utilizan combinaciones verticales y horizontales para representar de

mejor manera las posibilidades de su representacin grfica. Se recomienda
utilizarlos en el caso de que la empresa tiene un gran nmero de puestos bajo su
administracin.

De bloque: Son una variante de los verticales, pero tienen la particularidad de

integrar un mayor nmero de unidades en espacios ms reducidos. Por su
cobertura, en poco espacio permiten que aparezcan unidades ubicadas en varios
niveles jerrquicos.

Circulares: En este tipo de diseo grfico, la unidad organizativa de mayor

jerarqua se ubica en el centro de una serie de crculos concntricos, cada uno de
los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrete desde el centro
hacia los extremos, y el ltimo circulo, o sea el ms extenso, indica el menor
nivel de jerarqua de autoridad. Las unidades de igual jerarqua se ubican sobre
un mismo crculo, y las relaciones jerrquicas estn indicadas por las lneas que
unen las figuras.

3. Anlisis y descripcin de puestos.

Anlisis de puestos
Es el procedimiento de obtencin de informacin acerca de los puestos,
centrndose en el contenido, aspectos y condiciones que le rodean.
Descripcin de puestos
Es el documento que recoge la informacin obtenida por medio del anlisis,
quedando reflejado el contenido del puesto, as como las responsabilidades y
deberes inherentes al mismo.
A travs del anlisis y descripcin de puestos, conseguimos ubicar el puesto en
la organizacin, describir su misin, funciones principales y tareas necesarias
para desempear de modo completo dichas funciones. Segn necesidades, esta
estructura mnima puede completarse con apartados relativos a: seguridad y
medios de proteccin propios del puesto de trabajo, relaciones internas y
externas, perfil profesiogrfico idneo de la persona que debera ocupar el
puesto, etc.

4. Manuales de organizacin
El manual de organizacin es un documento oficial que describe
claramente la estructura orgnica y las funciones asignadas a cada
elemento de una organizacin, as como las tareas especficas y la
autoridad asignada a cada miembro del organismo.
El manual de organizacin es, por tanto, un instrumento de apoyo
administrativo, que describe las relaciones orgnicas que se dan entre las
unidades administrativas de una dependencia, enunciando sus objetivos y
funciones, siendo por ello, un elemento de apoyo al funcionamiento
administrativo.