Sit Manual

SIT / Sistema Informtico TeleGestin
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este producto sin obligacin de notificar tal revisin a ninguna persona o entidad. El usuario podr operar con el programa de
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modo este producto sin el previo consentimiento escrito de un representante autorizado del propietario del m ismo. Tam bin se
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cualquier intento de acceder al cdigo-fuente del software. No se permitir tampoco la traduccin ni la creacin de productos
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software expirarn automticam ente, sin com pensacin alguna, en el caso de que se viole cualquier clusula de esta licencia.
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incluyndose (pero no lim itndose a ellas) las garantas implcitas del valor com ercial e idoneidad para un propsito especfico. El
com prador asum e toda el riesgo concerniente a la calidad y prestaciones del software y sus manuales de usuario. El com prador
dispone de versiones demostrativas del producto que le permiten comprobar la idoneidad de la aplicacin antes de su adquisicin.
Asimismo, TeleGestin atender las consultas sobre el manejo y utilidades del programa a cualquier usuario de la versin
demostrativa del mism o. Este servicio est encaminado a la clarificacin de la idoneidad del software para satisfacer las necesidades
especficas del usuario. El perodo mximo de este servicio es de tres meses a partir de la primera consulta.
LIM ITACIN DE RESPON SABILIDADES
Dado que el com prador acepta todos los riesgos en cuanto a la calidad e idoneidad de esta aplicacin informtica, ni
TeleGestin ni sus Distribuidores asum en responsabilidad alguna, expresa o im plcita, sobre el buen funcionamiento, el rendimiento o
la capacidad de la aplicacin SIT para adaptarse a las necesidades concretas del comprador, declinando, por lo tanto, toda
responsabilidad ante cualquier perjuicio directo o indirecto resultante de su em pleo. TeleG estin no se har cargo de ningn dao, ya
sea directo, indirecto, accidental o consecuente, derivado de cualquier defecto del software o de sus m anuales, aun siendo
conscientes de la posibilidad de que se produzcan tales daos. Al margen de lo anteriormente reseado, TeleGestin ha verificado
exhaustivam ente la aplicacin SIT con anterioridad a su comercializacin, resultando el programa - en la estimacin subjetiva de los
responsables de TeleGestin- plenam ente operativo para la m ecanizacin informtica y automatizacin de las tareas que le son
propias.
CONDICIONES ESPECIFICAS DE LA LICEN CIA DE USO
1. Aplicacin SIT: Autoriza al uso de la aplicacin SIT, de su docum entacin adjunta y la proteccin (si la hubiera) por tiempo
ilimitado
2. Mantenimiento Tcnico: Faculta al usuario de la aplicacin, durante seis m eses a partir de la fecha de la compra, para
realizar consultas de tipo informtico en las siguientes condiciones:
UNO.- Solam ente se atendern consultas sobre el funcionamiento "m ecnico" de la aplicacin y sobre su uso operativo.
Quedan excluidas expresam ente de esta licencia las consultas sobre temas contables, fiscales, laborales o sobre los equipos
informticos instalados.
DOS.- Las consultas podrn formularse en la forma y tiem po especificados en el contrato de mantenimiento
TRES.- TeleGestin pondr a disposicin del usuario cualquier actualizacin o nueva versin del programa que salga al
mercado. TeleGestin garantiza la incorporacin al programa de cualquier nueva m odificacin en la legislacin que afecte a las
utilidades proporcionadas por la aplicacin. Cualquier gasto im putable a esta puesta a disposicin ser con cargo al usuario.
CUATRO .- TeleGestin invitar al usuario, al trmino del ao previsto, a la renovacin del contrato de mantenimiento por un
ao ms y por el importe que en ese mom ento est establecido en las tarifas de precios vigentes. TeleGestin garantiza el
funcionamiento continuado de la aplicacin a pesar de que el usuario, ocasionalmente, no renueve dicho contrato. En este caso el
establecimiento posterior de un nuevo contrato de mantenimiento conllevar la aplicacin de un recargo en el precio de la tarifa
vigente.
Quedan expresam ente excluidas de este servicio de mantenimiento las consultas sobre el funcionamiento del Hardware del
usuario as com o del sistem a operativo en uso. El usuario deber remitirse a los fabricantes del m ismo en lo concerniente a problemas
con su uso.
SERVICIOS EXPRESAMENTE EXCLUIDO S DE LA PRESENTE LICENCIA
Quedan excluidos de la presente licencia los siguientes servicios:
- Traslados fsicos del personal de TeleGestin o personal delegado a las oficinas o sede del usuario.
- Gastos de correos o envos por mensajero o cualquier otro tipo de transporte exceptuando los autorizados en cada una de las
licencias concertadas entre las partes.
- Cualquier otro gasto o servicio que no figure expresam ente en el contenido de cada licencia.
Estos otros servicios podrn ser acordados entre el usuario y TeleGestin en acuerdo separado a la presente Licencia de
Utilizacin de software.
IMPORTANTE: En el men Acerca del SIT, accesible desde la aplicacin, Ud.

dispone de informacin legal muy importante acerca del tratamiento informatizado de
datos personales y de otros preceptos legales que afectan al uso del SIT.
Manual del Usuario
Sistema Informtico TeleGestin
Pgina 1
Manual del Usuario
Pgina 2
VERSIN MANUAL: 18/11/03
NDICE
1
GENERALIDADES .......................................................................12
1.1
1.2
EL DESARROLLO DEL SIT: TELEGESTIN INFORMTICA. ....................................................12

HARDWARE, SOFTWARE Y SISTEMA OPERATIVO ..............................................................12
1.3
PARTICULARIDADES DE LAS BASES DE DATOS ..................................................................14
1.4
EL FICHERO DE DATOS ......................................................................................................14
1.5
ORGANIZACIN Y METODOLOGA DEL TRABAJO ................................................................18
1.6
ESTRUCTURA CLIENTE-SERVIDOR .....................................................................................18
1.7
1.8
EL MULTIPROCESO ...........................................................................................................20
SOPORTE PARA EL URO ..................................................................................................20
1.2.1
1.2.2
1.2.3
1.2.4
1.2.5
1.2.6
1.3.1
1.3.2
1.3.3
1.3.4
1.3.5
1.4.1
1.4.2
1.4.3
1.5.1
1.5.2
1.5.3
1.5.4
1.5.5
1.5.6
1.6.1
1.6.2
1.6.3
1.6.4
1.6.5
1.6.6
1.8.1
1.8.2
Introduccin............................................................................................................................... 12
Descripcin del Hardware ...................................................................................................... 12
Descripcin del Software ....................................................................................................... 13
Un caso especial: El Sistema Operativo ............................................................................. 13
Programas................................................................................................................................... 14
Los datos..................................................................................................................................... 14
Qu es una base de datos? .................................................................................................. 14
Estructura y datos .................................................................................................................... 14
Procesos ...................................................................................................................................... 14
Procedimientos.......................................................................................................................... 14
El principio de solidez de la informacin........................................................................... 14
Fichero nico ............................................................................................................................. 14
Valor econmico del fichero de datos ................................................................................ 15
Proteccin de los datos........................................................................................................... 16
Objetivos del trabajo con Bases de Datos.......................................................................... 18
La distribucin del tiempo ..................................................................................................... 18
La distribucin de tareas ........................................................................................................ 18
La solidez de los datos ............................................................................................................ 18
El origen de los errores ........................................................................................................... 18
Imposicin de mtodos........................................................................................................... 18
Descripcin................................................................................................................................. 18
Diferencia con las aplicaciones Multiusuario................................................................... 18
El servidor................................................................................................................................... 19
El cliente ..................................................................................................................................... 19
El Sistema Operativo ............................................................................................................... 19
Manejo del Servidor desde un Cliente ................................................................................ 19
Conversin en vivo de importes introducidos ............................................................... 20

Conversin de informes .......................................................................................................... 20
1.9
FORMATOS MAGNTICOS .................................................................................................20
1.10
EXPORTACIN E IMPORTACIN DE DATOS ......................................................................20
1.10.1
1.10.2
1.11
1.12
SOLIDEZ Y REVERSIBILIDAD DE LAS OPERACIONES ..........................................................22

INSTALACIN DE LA APLICACIN ....................................................................................22
1.13
ACTUALIZACIN DE LA APLICACIN ...............................................................................28
1.12.1
1.12.2
1.12.3
Exportacin de datos a otras aplicaciones...................................................................... 20

Importacin de datos............................................................................................................ 22
Instalacin MONOUSUARIO WINDOWS .......................................................................... 22

Actualizacin del SIT en entorno Multiusuario WINDOWS........................................ 25
Instalacin MONOUSUARIO MACINTOSH ....................................................................... 27
SOBRE ESTE MANUAL ..............................................................29

2.1
2.2
2.3
EL LENGUAJE INFORMTICO .............................................................................................29

ESTRUCTURA DEL MANUAL ...............................................................................................30
CONVENCIONES ...............................................................................................................30
2.4
DIFERENCIAS MACINTOSH / WINDOWS ...........................................................................30
2.3.1
2.3.2
Rutas de acceso ........................................................................................................................ 30

Botones genricos .................................................................................................................... 30
Manual del Usuario
Pgina 3
CUESTIONES GENERALES .........................................................32

3.1
PRINCIPIOS GENERALES DE FUNCIONAMIENTO .................................................................32
3.2
GENERALIDADES EN LA INTRODUCCIN DE DATOS ............................................................34
3.3
GENERALIDADES DEL LENGUAJE GRFICO.........................................................................35
3.4
GESTIN DE EMPRESAS ....................................................................................................36
3.5
GESTIN DE USUARIOS ....................................................................................................36
3.6
PREFERENCIAS DEL PROGRAMA .......................................................................................38
3.7
CONCEPTO DE AO NATURAL Y EJERCICIO FISCAL ...........................................................39
3.8
GESTIN DE LICENCIAS DE USO .......................................................................................41
3.9
INFORMES SOBRE PROCESOS ............................................................................................41
3.10
LISTAS ...........................................................................................................................42
3.11
GESTIN Y EDICIN DE IDIOMAS ...................................................................................42
3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.1.4
3.1.5
3.1.6
3.2.1
3.3.1
3.3.2
3.4.1
3.4.2
3.4.3
3.4.4
3.4.5
3.4.6
3.4.7
3.5.1
3.5.2
3.5.3
3.6.1
3.7.1
3.7.2
3.8.1
3.8.2
3.8.3
3.8.4
3.9.1
3.9.2
3.9.3
3.10.1
3.10.2
3.10.3
3.11.1
3.11.2
3.11.3
Orientacin hacia la toma de la decisin .......................................................................... 32

Alto nivel de cohesin entre las aplicaciones................................................................... 32
Rapidez........................................................................................................................................ 32
Seguridad y veracidad de los datos..................................................................................... 33
Aprovechamiento de los datos al ms alto nivel. ............................................................ 34
Representacin grfica de los resultados .......................................................................... 34
Introduccin continua de registros ..................................................................................... 34
Representacin grfica de los registros ............................................................................. 35
Descripcin de los botones comunes .................................................................................. 35
Concepto de Empresa.............................................................................................................. 36
Preferencias de funcionamiento .......................................................................................... 36
Actividades Comerciales......................................................................................................... 36
Control de numeradores ......................................................................................................... 36
Cargos de responsabilidad en la empresa.......................................................................... 36
Empresa Activa.......................................................................................................................... 36
Mltiples empresas activas ................................................................................................... 36
Prestaciones ............................................................................................................................... 36
Mantenimiento de Usuarios .................................................................................................. 36
Preferencias de funcionamiento .......................................................................................... 37
Gestin de Impresoras............................................................................................................. 38
Cambio de Ao.......................................................................................................................... 40
Fecha Actual .............................................................................................................................. 40
Modularidad de la aplicacin................................................................................................ 41
Funcionalidad de la Licencia de Uso ................................................................................... 41
Introduccin de la Licencia.................................................................................................... 41
Cambio de Licencia.................................................................................................................. 41
Generacin de los informes ................................................................................................... 41
Un informe por usuario........................................................................................................... 42
Acceso al ltimo informe ....................................................................................................... 42
Preferencias Anuales ............................................................................................................. 42
Actividades Comerciales ...................................................................................................... 42
Oficinas Bancarias ................................................................................................................. 42
Localizacin de los Ficheros de Idiomas .......................................................................... 42
Fundamentos de uso ............................................................................................................. 42
Edicin de un Idioma ............................................................................................................ 43
GESTIN DE CUENTAS ..............................................................44

4.1
CONCEPTOS GENERALES ..................................................................................................44
4.2
TIPOS DE CUENTAS ...........................................................................................................44
4.3
4.4
4.5
4.6
EL CDIGO CONTABLE .....................................................................................................45

CALIFICACIN DE CLIENTES ..............................................................................................46
CUENTAS CONFIDENCIALES ..............................................................................................46
IMPORTACIN DE CUENTAS ..............................................................................................47
4.1.1
4.2.1
4.2.2
4.2.3
4.2.4
4.2.5
4.2.6
Definicin de cuenta ............................................................................................................... 44

Proveedores................................................................................................................................ 44
Clientes ....................................................................................................................................... 44
Personal....................................................................................................................................... 45
Bancos ......................................................................................................................................... 45
Varios ........................................................................................................................................... 45
Contactos Comerciales ........................................................................................................... 45
Manual del Usuario
Pgina 4
GESTIN CONTABLE..................................................................48
5.1
FUNDAMENTOS DE LA CONTABILIDAD FINANCIERA ..........................................................48
5.2
5.3
PLAN GENERAL CONTABLE ...............................................................................................50

ASIENTOS CONTABLES......................................................................................................50
5.4
DATOS EXTERNOS ............................................................................................................56
5.5
GESTIN DE INMOVILIZADO .............................................................................................59
5.6
5.7
5.8
PERIODIFICACIN DE GASTOS ...........................................................................................62

EXTRACTOS DE CUENTAS ..................................................................................................62
CIERRE/APERTURA DEL EJERCICIO ....................................................................................62
5.9
LISTAS ..............................................................................................................................65
5.10
INFORMES .....................................................................................................................66
5.11
UTILIDADES ....................................................................................................................68
5.12
REGISTRO DE DOCUMENTOS DE PROFESIONALES ...........................................................68
5.1.1
5.1.2
5.3.1
5.3.2
5.3.3
5.3.4
5.3.5
5.3.6
5.3.7
5.4.1
5.5.1
5.5.2
5.5.3
5.5.4
5.5.5
5.5.6
5.5.7
5.5.8
5.8.1
5.8.2
5.8.3
5.8.4
5.9.1
5.10.1
5.10.2
5.11.1
5.11.2
5.11.3
5.11.4
5.11.5
5.11.6
El sistema contable .................................................................................................................. 48

Los sistemas auxiliares............................................................................................................ 49
Documentos anexos................................................................................................................. 50
Introduccin de asientos ........................................................................................................ 50
Gestin de Distintos Diarios .................................................................................................. 51
Rgimen de I.V.A....................................................................................................................... 52
Rgimen de I.G.I.C.................................................................................................................... 56
Retencin de I.R.P.F. ................................................................................................................ 56
Registro de Nminas ............................................................................................................... 56
Importacin de Registros de Facturas ................................................................................ 57
Grupos de inmovilizado .......................................................................................................... 59
Introduccin de datos ............................................................................................................. 59
Ajuste inicial con informacin anterior al SIT.................................................................. 59
Cambio en el valor del inmovilizado ................................................................................... 60
Caso especial: Profesionales sin Contabilidad.................................................................. 61
Situacin del inmovilizado..................................................................................................... 61
Importacin de Inmovilizado................................................................................................. 61
Impresin de Etiquetas Identificativas ............................................................................... 61
introduccin............................................................................................................................... 62
Asientos Especiales .................................................................................................................. 62
Proceso de cierre ...................................................................................................................... 64
Caso de cierre en mes diferente a Enero ........................................................................... 64
Conceptos Contables............................................................................................................... 65
Declaracin de Operaciones con Terceros (HP 347) ..................................................... 66
Para generar el Soporte Magntico .................................................................................. 67
Eliminacin de Asientos ....................................................................................................... 68
Renumeracin de Asientos .................................................................................................. 68
Asientos descuadrados ......................................................................................................... 68
Importacin / Exportacin de apuntes............................................................................. 68
Asociar apuntes a un diario ................................................................................................ 68
Exportar datos declaracin de operaciones con terceros (HP347) ........................... 68
CONTABILIDAD ANALTICA ......................................................69

6.1
6.2
FUNDAMENTOS DE LA CONTABILIDAD ANALTICA.............................................................69

PLAN DE CUENTAS ANALTICO .........................................................................................69
6.3
6.4
6.5
APUNTES ANALTICOS .......................................................................................................70

LISTAS ..............................................................................................................................70
INFORMES ........................................................................................................................71
6.6
UTILIDADES ......................................................................................................................71
6.2.1
6.2.2
6.5.1
6.5.2
6.5.3
6.5.4
6.5.5
6.6.1
6.6.2
6.6.3
Estructura del Plan................................................................................................................... 69

Introduccin de cuentas analticas en apuntes ............................................................... 69
Diario ........................................................................................................................................... 71
Mayor Analtico / Financiero................................................................................................. 71
Mayor Financiero / Analtico................................................................................................. 71
Balance Analtico / Financiero .............................................................................................. 71
Balance Financiero / Analtico .............................................................................................. 71
Conciliacin ............................................................................................................................... 71
Importacin de apuntes.......................................................................................................... 71
Exportacin de apuntes .......................................................................................................... 71
Manual del Usuario
Pgina 5
6.6.4
6.6.5
6.6.6
6.6.7
CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA...........................................73
7.1
7.2
PRINCIPIOS DE FUNCIONAMIENTO ....................................................................................73

GENERACIN DE PRESUPUESTOS......................................................................................73
7.3
EDICIN DE UN PRESUPUESTO ..........................................................................................75
7.4
7.5
7.6
7.7
7.8
INFORMES ........................................................................................................................79
CREAR UN INFORME .........................................................................................................79
GENERAR UN INFORME ....................................................................................................79
CALCULAR LOS INFORMES ................................................................................................80
IMPRIMIR LOS INFORMES .................................................................................................80
7.2.1
7.2.2
7.2.3
7.3.1
7.3.2
7.3.3
Crear un presupuesto nuevo.................................................................................................. 73

Cundo utilizar cada uno de los mtodos expuestos..................................................... 74
Matriz presupuestaria slo de cuentas de analtica ....................................................... 74
Clculo partida por partida . ................................................................................................. 75
Clculo automtico.................................................................................................................. 76
Revisin del presupuesto........................................................................................................ 77
ANLISIS FINANCIERO .............................................................81

8.1
8.2
8.3
Eliminacin de apuntes .......................................................................................................... 71

Generacin de Analtica en bloque ..................................................................................... 71
Redistribucin de analtica .................................................................................................... 72
Exportacin de apuntes en bruto ..................................................................................... 72
DESCRIPCIN DE LOS GRFICOS ......................................................................................81

PROYECCIN FINANCIERA ................................................................................................81
DESCRIPCIN DE LOS INFORMES ......................................................................................81
GESTIN COMERCIAL ...............................................................82

9.1
DETERMINACIN DEL SISTEMA DE GESTIN .....................................................................82
9.2
FACTURACIN ..................................................................................................................86
9.3
GESTIN DE ARTCULOS ...................................................................................................87
9.4
GESTIN DE COMPRAS Y VENTAS ....................................................................................94
9.1.1
9.1.2
9.1.3
9.1.4
9.1.5
9.2.1
9.2.2
9.3.1
9.3.2
9.3.3
9.3.4
9.3.5
9.3.6
9.3.7
9.3.8
9.3.9
9.3.10
9.4.1
9.4.2
9.4.3
9.4.4
9.4.5
9.4.6
9.4.7
9.4.8
9.4.9
9.4.10
9.4.11
9.4.12
9.4.13
9.4.14
Introduccin............................................................................................................................... 82
Fijacin de los objetivos ......................................................................................................... 82
Organizacin de los procesos................................................................................................ 83
Establecimiento de las normas de funcionamiento ........................................................ 83
Ejemplo: Promocin de Viviendas ........................................................................................ 84
Generalidades ............................................................................................................................ 86
Almacenes .................................................................................................................................. 87
Familias de Artculos ............................................................................................................... 87
Artculos...................................................................................................................................... 87
Composicin de Artculos....................................................................................................... 88
Publicacin de tarifas en Internet ....................................................................................... 88
Publicacin de Catlogo en Internet................................................................................... 89
Impresin de Etiquetas de Artculos ................................................................................... 90
Importacin de artculos ........................................................................................................ 91
Gestin de Precios de Compra y Venta............................................................................... 92
Actualizacin Global de Ofertas y precios por volumen................................................ 93
Extractos de Artculos (Extracto Comercial)................................................................... 93
Generalidades ............................................................................................................................ 94
Diferencias en la Gestin de Compras................................................................................ 95
Control de la Gestin .............................................................................................................. 95
Ventas: Presupuestos / Propuestas...................................................................................... 96
Pedidos de Clientes / rdenes de Trabajo.......................................................................... 97
Albaranes .................................................................................................................................... 97
Emisin de Facturas................................................................................................................. 98
Compras: Presupuestos / Propuestas .................................................................................. 99
Pedidos a Proveedores............................................................................................................. 99
Albaranes.................................................................................................................................. 99
Facturas Recibidas ................................................................................................................. 99
Operativa General .................................................................................................................. 99
Procesos Automticos de Facturacin ...........................................................................100
Gestin de Riesgo con clientes y proveedores .............................................................102
Manual del Usuario
Pgina 6
9.5
CASOS ESPECIALES ........................................................................................................ 102
9.6
IMPRESIN DE D. COMERCIALES......................................................................... 106
9.7
MDULO DE PRODUCCIN.................................................................................... 110
9.8
GESTIN DE VENCIMIENTOS .......................................................................................... 111
9.9
GESTIN DE CONTRATOS DE CLIENTES .......................................................................... 114
9.10
GESTIN DE COMISIONES ........................................................................................... 115
9.11
9.12
TRAZABILIDAD Y SEGUIMIENTO ................................................................................... 116

INFORMES .................................................................................................................. 116
9.13
9.14
UTILIDADES ................................................................................................................. 118

MDULO DE TPV........................................................................................................ 118
9.15
MDULO DE ESPECIFICACIONES (TALLAS Y COLORES) ................................................ 120
9.16
GESTIN DE EXISTENCIAS ........................................................................................... 121
9.17
MDULO DE PRODUCCIN / ARTES GRFICAS ........................................................... 122
9.18
MDULO DE ALQUILERES ........................................................................................... 122
9.5.1
9.5.2
9.5.3
9.5.4
9.5.5
9.5.6
9.6.1
9.6.2
9.6.3
9.6.4
9.6.5
9.6.6
9.7.1
9.7.2
9.7.3
9.8.1
9.8.2
9.8.3
9.8.4
9.8.5
9.8.6
9.9.1
9.9.2
9.9.3
9.9.4
9.9.5
9.10.1
9.10.2
9.12.1
9.14.1
9.14.2
9.14.3
9.14.4
9.15.1
9.15.2
9.15.3
9.16.1
9.16.2
9.16.3
9.16.4
9.16.5
9.17.1
9.17.2
9.17.3
9.17.4
9.17.5
9.17.6
9.18.1
9.18.2
9.18.3
Clculo de la Forma de Pago literal de un documento.............................................102

Tratamiento de los Suplidos ................................................................................................103
Entrega gratuita de materiales...........................................................................................104
Materiales en depsito .........................................................................................................104
Consumos propios (Autofacturas)......................................................................................105
Facturacin anticipada o retrasada...................................................................................106
Modelos de impresin...........................................................................................................107
Impresin de la Imagen Corporativa.................................................................................107
Gestin multisede ..................................................................................................................108
Inclusin o no del rayado del documento .......................................................................108
Impresin de imagen corporativa por "sede"..................................................................109
Impresin de Documentos en otros idiomas...................................................................109
Introduccin y fundamentos ...............................................................................................110
FABRICACIN..........................................................................................................................111
PRODUCCIN EXTERNA........................................................................................................111
Generalidades ..........................................................................................................................111
Generacin automtica de vencimientos ........................................................................111
Pago de un vencimientos .....................................................................................................111
Autorizacin de pagos ..........................................................................................................112
Certificado de Subcontratistas ...........................................................................................112
Paralelismos con el Sistema Contable ..............................................................................113
Creacin de un contrato.......................................................................................................114
Renovacin de un contrato .................................................................................................114
Determinacin de los Servicios Incluidos ........................................................................114
Consulta de los servicios incluidos ....................................................................................115
Nmeros de Serie incluidos en el contrato .....................................................................115
Generalidades........................................................................................................................115
Liquidaciones.........................................................................................................................116
La bsqueda de la informacin ........................................................................................116
Ajustes previos......................................................................................................................118
Proceso de venta por TPV...................................................................................................118
Tcnicas especficas del TPV..............................................................................................119
Facturacin de las Ventas por TPV ..................................................................................120
Generalidades de funcionamiento...................................................................................121
Introduccin de especificaciones.....................................................................................121
Importacin de especificaciones......................................................................................121
Gestin de Almacenes.........................................................................................................121
Generacin de Movimientos de Almacn......................................................................121
Movimientos de Almacn ..................................................................................................121
Informes sobre Existencias ................................................................................................121
Utilidades ...............................................................................................................................121
Concepto de Factor Productivo.....................................................................................122
Composicin de Artculos ..................................................................................................122
Fases de Produccin ............................................................................................................122
Generacin del plan de trabajo ........................................................................................122
Actualizacin del estado de los trabajos .......................................................................122
Informe sobre el estado de los trabajos.........................................................................122
Principios de funcionamiento ...........................................................................................122
Catlogo de Productos........................................................................................................122
Presupuestos..........................................................................................................................122
Manual del Usuario
Pgina 7
9.18.4
9.18.5
9.18.6
9.18.7
9.18.8
10
Pedidos....................................................................................................................................122
Albaranes................................................................................................................................122
Devoluciones .........................................................................................................................122
Facturacin ............................................................................................................................122
Consulta de disponibilidad ................................................................................................122
NMINAS Y SEGUROS SOCIALES....................................... 123
10.1
10.2
MLTIPLES SEDES / CENTROS DE TRABAJO ................................................................ 123

GESTIN DE PERSONAL............................................................................................... 123
10.3
GESTIN DE CONTRATOS LABORALES ......................................................................... 127
10.4
NOMINAS ................................................................................................................... 127
10.5
INCIDENCIAS ............................................................................................................... 132
10.6
LISTAS ........................................................................................................................ 139
10.7
INFORMES .................................................................................................................. 142
10.8
UTILIDADES ................................................................................................................. 143
10.2.1
10.2.2
10.2.3
10.2.4
10.2.5
10.2.6
10.2.7
10.3.1
10.3.2
10.4.1
10.4.2
10.4.3
10.4.4
10.4.5
10.4.6
10.4.7
10.4.8
10.4.9
10.5.1
10.5.2
10.5.3
10.5.4
10.5.5
10.5.6
10.5.7
Datos Generales....................................................................................................................123
Datos Econmicos: la Prenmina ....................................................................................123
Utilidad de la Prenmina ...................................................................................................123
Gestin de Pagas Extraordinarias ....................................................................................124
Haberes cotizables no peridicos ....................................................................................125
Gestin de vacaciones ........................................................................................................125
Gestin de I.R.P.F..................................................................................................................127
Prrrogas ................................................................................................................................127
Preaviso de vencimiento ....................................................................................................127
Estructura de la nmina: Haberes ...................................................................................127
Crear nminas manualmente............................................................................................127
Generacin Automtica de nminas ..............................................................................128
Eliminacin de Nminas.....................................................................................................128
Finiquito..................................................................................................................................129
Complemento a Bruto, Lquido y Coste .........................................................................130
Impresin de Nminas ........................................................................................................131
Impresin de Complementos ............................................................................................131
Orden de Trasferencias Bancarias (CSB 34) ..................................................................131
Utilidad de las incidencias.................................................................................................132
Previsiones a corto y largo plazo .....................................................................................133
Impresin de Documentos .................................................................................................133
Tipos de Incidencias ............................................................................................................133
Cotizaciones a la Seguridad Social .................................................................................138
Certificados de I.R.P.F. ........................................................................................................139
Gestin de Calendarios Laborales....................................................................................139
10.6.1
10.6.2
10.6.3
10.6.4
10.6.5
10.6.6
10.6.7
10.6.8
10.6.9
10.6.10
10.6.11
10.6.12
10.6.13
10.6.14
10.7.1
10.7.2
10.7.3
10.8.1
10.8.2
10.8.3
10.8.4
10.8.5
10.8.6
10.8.7
10.8.8
Convenios Colectivos ..........................................................................................................139

Tabla I.R.P.F............................................................................................................................140
Categoras Laborales ...........................................................................................................140
Tipos de Contrato.................................................................................................................140
Conceptos Retributivos ......................................................................................................140
Imputaciones de los Conceptos........................................................................................141
Tipos de Cotizacin..............................................................................................................141
Bases de Cotizacin a Tiempo Completo.......................................................................142
Bases de Cotizacin a Tiempo Parcial ............................................................................142
Bases de Cotizacin del Rgimen Agrario ..................................................................142
Bases de Cotizacin de Artistas.....................................................................................142
Epgrafes ..............................................................................................................................142
Mutuas .................................................................................................................................142
Calendario Laboral ............................................................................................................142
Vencimientos de Contratos ...............................................................................................142
Personal Activo .....................................................................................................................143
Informe de Costes................................................................................................................143
Renumeracin de documentos .........................................................................................143
Exportacin / Importacin de tablas ..............................................................................144
Comprobacin de nminas................................................................................................144
Comprobacin de cotizaciones ........................................................................................144
Actualizacin de I.R.P.F. .....................................................................................................144
Certificados de I.R.P.F. ........................................................................................................144
Importacin de Personal ....................................................................................................144
Exportacin de Personal.....................................................................................................145
Manual del Usuario
Pgina 8
10.8.9
10.8.10
10.8.11
10.8.12
10.8.13
10.8.14
10.8.15
Exportacin de Prenminas...............................................................................................145
Importacin de Nminas .................................................................................................145
Contabilizacin de Nminas...........................................................................................145
Exportacin a Contabilidad Externa.............................................................................145
Liquidacin de Pagas Extras ...........................................................................................145
Exportacin datos I.R.P.F. para comprobacin ..........................................................146
Exportar datos declaracin anual de retenciones I.R.P.F. (HP190) ......................146
10.9
MDULO DE PREVENCIN DE RIESGOS LABORALES .................................................... 146
10.10
10.11
MDULO DE CONTRATOS CIVILES ............................................................................ 146

MDULO DE RECURSOS HUMANOS ......................................................................... 146
10.9.1
10.9.2
10.9.3
10.9.4
Fundamentos de funcionamiento....................................................................................146
Lista de posibles riesgos.....................................................................................................146
Lista de Puestos de Trabajo ...............................................................................................146
Generacin de la evaluacin de riesgos.........................................................................146
10.11.1
10.11.2
10.11.3
11
MDULO DE ASESORAS..................................................... 148
11.1
11.2
11.3
12
Principios de funcionamiento ........................................................................................146

Valoracin de Candidatos................................................................................................146
Seleccin de Candidatos..................................................................................................146
DATOS DE LA ASESORA .............................................................................................. 148

DECLARACIONES DE HACIENDA .................................................................................. 148
FICHERO DE DIRECCIONES .......................................................................................... 148
MDULO DE PROMOCIN COMERCIAL............................. 149
12.1
12.2
PRINCIPIOS DE FUNCIONAMIENTO .............................................................................. 149

CONTACTOS COMERCIALES ......................................................................................... 149
12.3
12.4
12.5
12.6
GRUPOS ...................................................................................................................... 151

CAMPAAS ................................................................................................................. 152
SELECCIN DE CONTACTOS COMERCIALES ................................................................. 152
PROCESOS COMERCIALES ........................................................................................... 153
12.7
GESTIN DE COMUNICACIONES .................................................................................. 155
12.2.1
12.2.2
12.6.1
12.6.2
12.6.3
12.7.1
12.7.2
12.7.3
12.7.4
12.7.5
12.7.6
12.7.7
12.7.8
13
Generacin y seguimiento. ................................................................................................153

Estado de un proceso comercial ......................................................................................154
Manipulacin Masiva de Procesos Comerciales ..........................................................154
Introduccin ..........................................................................................................................155
Modelos de Comunicados..................................................................................................156
Mensajes entre usuarios del sistema..............................................................................156
Mensajes Usuario - Empresa.............................................................................................156
Mensajes Usuario Cuenta...............................................................................................156
Mensajes de envo peridico.............................................................................................156
Impresin de Etiquetas y Sobres......................................................................................156
Comunicados en formato HTML.......................................................................................159
GESTIN DE DERECHOS AUDIOVISUALES ......................... 160
13.1
13.2
13.3
13.4
13.5
13.6
14
Contactos Empresas ............................................................................................................150

Contactos Personales ..........................................................................................................150
OBJETIVOS .................................................................................................................. 160

FUNCIONAMIENTO GENERAL ...................................................................................... 160
FICHERO DE PRODUCCIONES ...................................................................................... 161
DERECHOS GESTIONADOS ........................................................................................... 161
CONTRATOS ................................................................................................................ 161
GENERACIN DEL CATLOGO DE OCUPACIN ............................................................ 161
GESTIN DE INMOBILIARIAS .............................................. 163
14.1
14.2
14.3
14.4
14.5
PRINCIPIOS DE FUNCIONAMIENTO .............................................................................. 163

INMUEBLES ................................................................................................................. 163
CARACTERSTICAS DE LOS INMUEBLES ........................................................................ 163
DEMANDAS ................................................................................................................ 164
PROCESOS COMERCIALES ........................................................................................... 164
Manual del Usuario
Pgina 9
15
SERVICIOS INTERNET: PROCESOS REMOTOS .................... 165
15.1
INTRODUCCIN ........................................................................................................... 165
15.2
15.3
15.4
15.5
15.6
15.7
ESTRUCTURA DEL MENSAJE ........................................................................................ 166

ACTUALIZACIN DE TABLAS ........................................................................................ 166
SISTEMAS DE SEGURIDAD ........................................................................................... 166
MEDIOS DE ENVO ...................................................................................................... 166
MTODO DE RECEPCIN ......................................................................................... 167
PROCESOS REMOTOS IMPLEMENTADOS EN EL SIT ...................................................... 167
15.1.1
15.1.2
15.1.3
15.7.1
15.7.2
16
Objetivos.................................................................................................................................165
Nomenclatura .......................................................................................................................165
Generalidades del Sistema ................................................................................................165
Contacto/Proceso Comercial.............................................................................................167
Imputacin Horas de Personal..........................................................................................167
MDULO DE SERVICIO TCNICO (S.A.T.)........................... 168
16.1
16.2
OBJETIVOS .................................................................................................................. 168

GESTIN DE NMEROS DE SERIE ................................................................................ 168
16.3
16.4
16.5
16.6
ENTRADA DE ARTCULOS POR DEFECTO ....................................................................... 169

GESTIN DE GARANTA............................................................................................... 169
TARIFAS DE PRECIOS ................................................................................................... 169
OTRAS PRESTACIONES ................................................................................................. 170
16.7
COORDINACIN DE TAREAS ........................................................................................ 170
16.2.1
16.2.2
16.6.1
17
Determinacin de artculos con n de serie ..................................................................168

Introduccin del N de serie en un presupuesto..........................................................168
Recepcin rpida de pedidos ............................................................................................170
MDULO DE GESTIN DE TAREAS..................................... 171
17.1
17.2
17.3
17.4
OBJETIVOS .................................................................................................................. 171

TERMINOLOGA ........................................................................................................... 171
DIFERENCIA ENTRE UN MENSAJE Y UNA TAREA.......................................................... 172
ASIGNACIN INDIRECTA DE TAREAS ........................................................................... 172
17.5
17.6
17.7
ASIGNACIN MANUAL DE TAREAS ............................................................................. 173

COORDINACIN DE TAREAS ........................................................................................ 173
GESTIN DE LAS TAREAS POR EL USUARIO .................................................................. 173
17.8
PROTOCOLOS .............................................................................................................. 175
17.4.1
17.4.2
17.4.3
17.4.4
17.4.5
17.4.6
17.7.1
17.7.2
17.8.1
17.8.2
17.8.3
Procesos Comerciales..........................................................................................................172
Procesos Comerciales de Inmobiliarias ..........................................................................173
Contratos de Clientes..........................................................................................................173
Contratos de Gestin de Derechos Audiovisuales .......................................................173
Pedidos de Clientes (rdenes de Trabajo)......................................................................173
S.A.T. (Ordenes de Reparacin) .........................................................................................173
Cdigo de Colores................................................................................................................174
Comentarios, Avisos y Llamadas de atencin...............................................................174
Descripcin de Procesos .....................................................................................................175
Descripcin de Protocolos .................................................................................................175
Reuniones de protocolo......................................................................................................176
Manual del Usuario
Pgina 10
Manual del Usuario
Pgina 11
1
1.1
GENERALIDADES
El desarrollo del SIT: Telegestin Informtica.
TeleGestin Informtica es una empresa de software fundada en 1991.

Desde sus orgenes ha alternado el desarrollo de software con la prestacin de
servicios de Asesora de Empresas. La experiencia reunida, que es la suma de las
experiencias de todos sus clientes, est reflejada en el conjunto de prestaciones
y mtodos presentes en su Sistema Informtico.
Esto ha supuesto que sea la experiencia del usuario lo que est en el origen
y destino del desarrollo de la aplicacin SIT
1.2
Hardware, Software y Sistema Operativo
1.2.1 Introduccin
Al enfrentarse al uso de herramientas informticas, el usuario debe tener en
cuenta que, cuando ejecuta su trabajo mediante el uso de una aplicacin, no
est simplemente usando esa aplicacin. En realidad, esta usando un conjunto,
limitado pero no pequeo, de herramientas diferentes que le permiten introducir
y modificar la informacin, verla e imprimirla, guardarla y recuperarla das ms
tarde. Cada una de estas acciones se ponen a disposicin del usuario mediante
el uso de distintos equipos (hardware) manejados por distintos programas
(software).
Esto no tendra mayor importancia si no fuera por lo que dice el primer
axioma de la informtica: Todo equipo o aplicacin informtica,
independientemente de que permita realizar nuestro trabajo o no, es origen de
problemas de funcionamiento, tanto por s mismo como en compaa de otros.
Por lo tanto, gran parte de la pericia del usuario informtico consiste, tanto
como en el uso desenvuelto de ciertos programas, en la solucin de problemas, y
la nica forma de solucionar problemas informticos es, esencialmente, la
localizacin del origen de dicho problema y la aplicacin de una solucin all
donde el problema se genera.
1.2.2 Descripcin del Hardware

Hardware es todo aquel equipo informtico que es tocable con la mano: el
ordenador, el monitor, la impresora, el ratn, etc. Podemos llamar a todos
estos elementos equipos.
Los equipos, para trabajar satisfactoriamente, debe estar conectados entre
s. A cada una de las formas diferentes de unir distintos equipos se les llama
tcnicamente interfaces. Es lo que el usuario llama cable.
Llamamos ordenador personal (PC, personal computer) al conjunto mnimo
de equipos que, unidos por distintos cables, son suficientes para desarrollar la
mayora de trabajos profesionales: Ordenador, Monitor, Teclado y Ratn. Este
conjunto de equipos, acompaados de cierto software (como se ver a
continuacin) permiten introducir informacin, modificarla, visualizarla y
guardarla para usos posteriores.
Manual del Usuario
Pgina 12
Existen otros equipos de hardware nos permiten hacer cosas aadidas con la
informacin: con una impresora la podemos imprimir, con un mdem podemos
transmitirla a travs de la lnea telefnica, con un cable de red podemos
transmitirla de un ordenador a otro, etc. Y tambin otros equipos que, por
estar integrados dentro otros, pasan desapercibidos al usuario: discos duros,
tarjetas de red o grficas, etc. A estos ltimos equipos, integrados en otros, los
llamaremos dispositivos.
1.2.3 Descripcin del Software

Software es el conjunto de cdigos informticos que hacen que el hardware
funcione. Estos cdigos informticos se renen en Aplicaciones o Programas.
Ambos trminos, aplicaciones y programas, se usan indistintamente. En este
manual utilizaremos, sin embargo, el trmino programa para nombrar a cierto
conjunto de cdigos informticos creado por una empresa o programador,
normalmente bajo la denominacin de un nombre comercial, y que permite
realizar una serie de operaciones de manipulacin de datos normalmente
relacionadas entre s. De esta manera, aplicacin mantiene en este manual su
estricto significado en espaol.
Los programas son la inteligencia de los equipos. Un equipo, por s mismo,
es incapaz de realizar ninguna tarea. Siempre necesita un programa que le
permita funcionar para conseguir los resultados deseados por el usuario.
El mismo equipo informtico puede ser manejado con programas diferentes,
y cada programa puede conseguir resultados diferentes aunque se trate del
mismo equipo. Por ejemplo, un ordenador personal y un programa de
procesamiento de textos conseguirn un resultado diferente que el mismo
ordenador y un programa de procesamiento de textos diferente.
Existen ciertos programas que el usuario utiliza sin apenas darse cuenta: los
drivers (En espaol: Conductores, Directores). Estos programas son los
encargados de hacer funcionar de forma sincronizada cada uno de los equipos
que se conectan. Por ejemplo, el ratn necesita de un driver para funcionar
correctamente. Lo mismo pasa con las impresoras, el teclado, el monitor, etc.
1.2.4 Un caso especial: El Sistema Operativo

El Sistema Operativo es un programa o conjunto de programas que,
instalados en el ordenador, permiten que este se encienda y se comunique con
el resto de equipos y dispositivos para trabajar en conjunto. En este sentido,
consideraremos al usuario tambin como parte de los equipos necesarios para el
funcionamiento. Por lo tanto, el Sistema Operativo es tambin el programa que
permite que el usuario se comunique con el ordenador.
A la parte del Sistema Operativo que permite al usuario conectarse con el
ordenador se le llama tambin, por extensin, interface. Los sistemas
operativos actuales se basan en interfaces grficos, es decir, permiten que el
usuario se relacione con el ordenador mediante grficos (o imgenes). La
traduccin ptima del trmino en ingls grafic interface sera manejo visual.
Adems, el Sistema Operativo proporciona al resto de programas aquellas
prestaciones que por definicin deben ser comunes a todos ellos. Por ejemplo,
en nuestro ordenador podemos instalar diversas aplicaciones para fines diversos,
pero todas ellas imprimirn en nuestra impresora de la misma manera. Esto no
es porque los creadores de cada uno de los programas haya copiado la forma de
Manual del Usuario
Pgina 13
imprimir de los otros. Es, sencillamente, que para que su programa imprima
hacen una llamada al Sistema Operativo que es el que se encarga de imprimir.
1.2.5 Programas
1.2.5.1
Tratamiento de la informacin
1.2.5.2
Las dimensiones de la informacin
1.2.5.3
Tipos de programas
1.2.6 Los datos
1.3
Particularidades de las Bases de Datos
1.3.1 Qu es una base de datos?

1.3.2 Estructura y datos
1.3.2.1
Archivos
1.3.2.2
Campos
1.3.2.3
Registros
1.3.2.4
Formularios
PANTALLA DE SALIDA
FORMULARIO DE ENTRADA
REGISTROS INCLUIDOS
1.3.3 Procesos
1.3.4 Procedimientos
Un procedimiento es un conjunto de tareas que un programa realiza de
forma secuencial y siempre de la misma manera. Por ejemplo, un procedimiento
es aquel por el que el SIT calcula el porcentaje de I.R.P.F. para una serie de
trabajadores de una empresa.
1.3.5 El principio de solidez de la informacin
1.4
El fichero de Datos
1.4.1 Fichero nico

Llamamos Fichero de Datos al fichero generado por la aplicacin y donde
esta guarda los datos que el usuario introduce. Por lo tanto decimos que el
fichero de datos contiene todos los datos que el usuario introduce valindose
de la aplicacin SIT. Con ello entendemos tambin que SIT no contiene ningn
dato, sino que manipula los datos contenidos en el Fichero de Datos.
Al instalar la aplicacin, hemos invitado a nombrar el fichero de datos de
determinada manera. El nombre de dicho fichero es indiferente para la
aplicacin. Es el usuario el que debe decidir, en el momento de la instalacin o
posteriormente, el nombre de dicho fichero.
Manual del Usuario
Pgina 14
En el momento de la creacin de dicho fichero, el usuario es invitado a

especificar el nombre deseado. En caso de no haber decidido entonces el
nombre definitivo del fichero, el usuario puede hacerlo posteriormente desde su
propio sistema operativo, es decir, sin entrar previamente en SIT. Le
recomendamos dar al fichero de datos un nombre como el que sigue:
DATOS_SIT. En todo caso, lo importante es que el usuario sea siempre
consciente de cual es su FICHERO DE DATOS y sepa, en consecuencia, tomar las
medidas de seguridad convenientes para protegerlo.
El programa abrir el mismo fichero de datos siempre y cuando ste
conserve el mismo nombre y se encuentre en el mismo directorio.
1.4.2 Valor econmico del fichero de datos

Frecuentemente el usuario de informtica no es consciente del valor
econmico que representa el trabajo que realiza a diario. Basta con ponerse en
la situacin de prdida absoluta de todo su trabajo para que, valorndolo, se
llegue a una buena conclusin.
Imaginemos que todo nuestro trabajo de los ltimos aos se encuentra en
nuestro ordenador en la oficina y slo ah. Ahora, supongamos que cierta noche,
alguien roba el ordenador con todo su contenido y es imposible recuperarlo.
Sumemos entonces todo el tiempo dedicado a generar y modificar informacin
dentro del ordenador desaparecido. La conclusin es que, por mucho que valga
el ordenador desaparecido, el valor de las horas de trabajo perdidas es
infinitamente mayor.
Pues bien: esa situacin es la ms drstica en cuanto a prdida del valor
econmico de nuestra informacin. Aunque esta es una situacin lmite est
lejos de ser imposible. Es ms, diariamente corremos riesgos de prdida de la
informacin mucho ms sutiles pero igualmente catastrficos.
A esto, aadamos un matiz que nos har comprender la diferencia entre un
Fichero de Base de Datos de cualquier otro.
Imaginemos que somos diseadores grficos y que generamos diseos para
nuestros clientes. Por mucho tiempo que le dedicamos a cada trabajo, sabemos
que cada diseo tiene un valor limitado a las horas de trabajo dedicado a l. Por
lo tanto, si perdemos uno de nuestros trabajos, sabemos la prdida econmica
limitada que hemos sufrido.
Ahora pongmonos en el supuesto de que nuestro trabajo consiste en la
gestin de la informacin contable de la empresa. Esto supone que, a pesar del
paso del tiempo, trabajamos con informaciones de ejercicios anteriores. Tambin
sabemos que toda la informacin est relacionada entre s: las cuentas con los
asientos, los clientes con las facturas, etc Es fcil suponer entonces que la
prdida de slo parte de dicha informacin significa una prdida de valor en
toda la informacin relacionada. Es decir, la prdida de informacin en una Base
de Datos suele significar una mayor prdida de valor econmico que en ficheros
de otra naturaleza.
Otra diferencia esencial es que, en cualquier otro tipo de programa, si el
ordenador se bloquea antes de utilizar el comando GUARDAR, el usuario sabe
que ha perdido toda la informacin generada o modificada desde la ltima vez
que se ejecut dicho comando. Pero: y en una base de datos? cundo se
ejecuta el comando GUARDAR? Ciertamente, el usuario no sabe, cuando se
Manual del Usuario
Pgina 15
produce esta situacin, qu informacin se ha guardado y cul no. Por ello es

imprescindible proteger la instalacin para que la situacin detallada no se
produzca nunca.
Esto significa que si la instalacin elctrica del local u oficina donde se
encuentra instalado el SIT tiene problemas de suministro elctrico, es
imprescindible la instalacin de un Sistema de Alimentacin Ininterrumpida
(S.A.I.) al menos en el ordenador que hace las funciones de Servidor.
1.4.3 Proteccin de los datos

Debe UD. asegurarse de que se realicen copias de seguridad de su fichero de
datos. El dao causado por cualquier problema surgido en el uso de la
aplicacin, tanto un fallo humano como de software o hardware, as como
interrupciones inesperadas en el fluido elctrico del ordenador, queda
minimizado si el usuario tiene la prudencia de efectuar frecuentes copias de
seguridad de su fichero de datos.
Cada riesgo tiene una fcil proteccin:
Un fallo humano puede ser inmediatamente solventado si, antes de realizar
una accin compleja (generar nminas mltiples, cierre del ejercicio,
actualizacin general de I.R.P.F, etc.) el usuario duplica en su propio disco duro
el fichero de datos. Este duplicado lo realiza el sistema operativo, nunca SIT. Si
tiene alguna dificultad con esta operacin, consulte el manual del usuario de su
Sistema Operativo.
Para cubrirnos en caso de un fallo en nuestro disco duro podemos hacer
frecuentes copias de seguridad en otro disco duro conectado al mismo
ordenador o accesible a travs de la red. Tambin podemos hacer esa copia
sobre un disco removible o unidad de cinta. Los disquetes pueden servirnos
tambin como soporte para una copia de seguridad, aunque su fiabilidad es muy
limitada. Este duplicado lo realiza el sistema operativo, nunca SIT. Si tiene
alguna dificultad con esta operacin, consulte el manual del usuario de su
Sistema Operativo
En todo caso, la copia de seguridad es una medida imprescindible para el
trabajo productivo con cualquier aplicacin informtica. Es recomendable
integrar la copia de seguridad de SIT en el sistema de copias de seguridad
genrico de su sistema informtico.
1.4.3.1
Descripcin de los riesgos
1.4.3.2
Medidas de proteccin
1.4.3.3
Recuperacin de ficheros
Todas las bases de datos son susceptibles de sufrir daos, sobre todo en
aquellas instalaciones con deficiencias en el suministro elctrico. Por ello, todas
las bases de datos disponen de una herramienta de reconstruccin de la
integridad de los ficheros de bases de datos. Decimos integridad porque los
datos perdidos (eliminados, borrados) son imposibles de recuperar. Lo que hacen
estas herramientas es intentar reconstruir las relaciones existentes entre unos
datos y otros.
Manual del Usuario
Pgina 16
Pero el usuario no debe nunca confiar en la existencia de esta herramienta y

descuidar la proteccin de sus datos de situaciones potencialmente peligrosas.
En muchas ocasiones, la herramienta de recuperacin no podr recuperar la
integridad de los datos y el usuario se ver obligado a recuperar la ltima copia
de seguridad que conserve.
Con el SIT se entrega una herramienta llamada 4D Tools que permite al
usuario intentar recuperar los ficheros. Para utilizarla siga los siguientes pasos:
Haga una copia de seguridad de su fichero de datos
Abra el programa 4D Tools.
Desde dentro de 4D Tools, abra el programa SIT
Si se le pregunta, abra el fichero de datos a recuperar.
Si el programa le invita a Reindexar todo el fichero, haga clic en Cancel
En el men UTILIDADES, elija la opcin CHECK AND RECOVER. Le

recomendamos que elija la opcin CHECK AND RECOVER DAMAGED
Una vez hecho lo anterior, pruebe el funcionamiento del fichero. En caso de

que detecte problemas graves, puede repetir el proceso con la opcin RECOVER
BY TAGS Esta opcin es vlida cuando el dao en el fichero es muy importante
y la nica forma de recuperarlo es duplicndolo salvando toda aquella
informacin que fsicamente pueda ser recuperada.
No obstante todo lo anterior, aseguramos que ningn departamento tcnico
est preparado para solucionar continuados problemas de integridad de datos
motivados por problemas en el suministro elctrico. Por ello, repetimos que es
imprescindible evitar previamente los problemas que generan daos antes de
establecer medidas posteriores de reparacin.
Manual del Usuario
Pgina 17
1.5
Organizacin y metodologa del trabajo
1.5.1 Objetivos del trabajo con Bases de Datos

1.5.1.1
La toma de la decisin
1.5.1.2
Estructuracin de la informacin
1.5.1.3
Integridad de la informacin
1.5.1.4
Reutilizacin de la informacin
1.5.1.5
Relacin entre las informaciones
1.5.2 La distribucin del tiempo

1.5.3 La distribucin de tareas
1.5.4 La solidez de los datos
1.5.5 El origen de los errores
1.5.6 Imposicin de mtodos
1.6
Estructura Cliente-Servidor
1.6.1 Descripcin
1.6.2 Diferencia con las aplicaciones Multiusuario
En una instalacin cliente / servidor la diferencia esencial entre el
ordenador servidor y el cliente es que el sofware instalado en cada uno de ellos
es drsticamente diferente
En el ordenador servidor se instala el programa SIT, que debe ejecutarse con
el programa 4DServer
En el cliente el nico software necesario es el 4Dclient
Si el usuario, al abrir el SIT en el servidor ve una ventana que corresponde al
cliente (la ventana de conexin al servidor) es que est abriendo en el servidor
el programa correspondiente al cliente (4D Client)
Normalmente, en el servidor se instala tambin el 4DClient para que los
usuarios se lo puedan copiar en sus propios ordenadores. Por ello puede darse la
situacin de que, incorrectamente, se abra el programa cliente en el ordenador
servidor.
Manual del Usuario
Pgina 18
1.6.3 El servidor
1.6.4 El cliente
1.6.5 El Sistema Operativo
1.6.6 Manejo del Servidor desde un Cliente
Es posible manipular ciertos procesos ejecutados en el Servidor desde un
puesto de Cliente. El proceso ms frecuente es que, de manera automtica, el
SIT ejecuta en el servidor ciertas tareas solicitadas por el cliente.
Un ejemplo de ello es la elaboracin del informe contable BALANCE DE
COMPROBACIN. En este proceso, el cliente encarga al servidor el clculo de los
saldos de las cuentas con los perodos solicitados por el usuario. Una vez que el
servidor ha terminado, es el cliente el que se encarga de imprimir el informe.
Pero ahora, slo necesita acceder al plan de cuentas para imprimir dicho
informe. Si no fuera as, para elaborar dicho informe, el cliente necesitara
realizar bsquedas complejas sobre el fichero de apuntes lo que producira los
dos siguientes efectos:
Lentitud en el cliente, puesto que tiene que acceder a mucha ms

informacin.
Lentitud en el resto de usuarios, puesto que la red que comunica el servidor

con los clientes se sobrecarga por el volumen de informacin transmitida.
No obstante existen otras tareas que tienen que ver con el manejo del
servidor desde un usuario y cuyo objetivo es solucionar problemas de
funcionamiento en el servidor sin necesidad de desplazarse al lugar fsico donde
se encuentra.
Para acceder a estos procedimientos de control el usuario debe estar
calificado como Supervisor en su ficha de USUARIO. Acto seguido, debe
acceder a
< UTILIDADES >
El usuario calificado como Supervisor dispone en dicha ventana de una

solapa llamada Supervisor. En ella encontrar los distintos procesos
disponibles para actuar sobre el servidor.
1.6.6.1
Detener procesos en el servidor
Con este botn, el usuario detiene el proceso que, independientemente a

cualquier usuario, se est ejecutando en el servidor.
Desde el punto de vista del servidor, dichos procesos aparecen en la lnea
llamada Stored Procedures. Estos procesos son los que, como se ha explicado
antes, han sido encomendados al servidor por uno de los usuarios.
Manual del Usuario
Pgina 19
1.7
El Multiproceso
1.8
Soporte para el uro
1.8.1 Conversin en vivo de importes introducidos

1.8.2 Conversin de informes
1.9
Formatos Magnticos
1.10
Exportacin e importacin de datos
1.10.1 Exportacin de datos a otras aplicaciones

El SIT pretende ser una herramienta completa de Gestin Integral de la
empresa. Esto quiere decir que la riqueza de la informacin introducida en el SIT
depende de su relacin con otras informaciones introducidas.
Siempre que el usuario exporta informacin a otras aplicaciones, damos por
supuesto que la informacin va ha perder su principal cualidad: su relacin con
otras informaciones.
Si el usuario necesita exportar la informacin y, por tanto, renunciar a esa
"riqueza" es porque el propio SIT no ofrece al usuario el formato de informacin
o la combinacin de informaciones que ste desea. Esta situacin puede ser
debida a dos motivos:
El SIT no tiene el informe que contenga la informacin que el usuario

necesita.
El SIT tiene el informe pero el usuario desconoce donde est o como pedirlo.
En ambas situaciones, el Servicio de Asistencia Tcnica del SIT est

interesado en conocer la necesidad concreta del usuario para:
Indicarle el lugar del SIT en el que dispone de dicha observacin
Analizar la necesidad del usuario para, eventualmente, implementarla en el

SIT
Con este sistema nos garantizamos una mejora paulatina del SIT as como la
mayor productividad del usuario porque, sea cual sea la necesidad de exportar,
en la generalidad de los casos esa necesidad es repetitiva. Es decir, si no
actuamos de esta manera el usuario se ver obligado a un trabajo manual de
anlisis de datos repetidas veces, con la prdida de productividad que esto
supone.
No obstante, el SIT tiene distintas tcnicas para el traslado de datos a otras
aplicaciones. Las relatamos no sin antes advertir que el uso de estas tcnicas
producirn los siguientes efectos negativos:
El usuario perder su tiempo repetidas veces en manipular datos que se

podran gestionar automticamente
Todo trabajo manual conlleva, inevitablemente, la generacin de errores

involuntarios
El usuario no colabora en la mejora del SIT
El contrato de mantenimiento del SIT excluye el soporte en temas de

exportacin de datos.
Manual del Usuario
Pgina 20
Las tcnicas anunciadas son dos: Generacin de documentos .pdf y

Exportacin en Bruto
1.10.1.1
Generacin de Ficheros .pdf
Qualquier informe generado por el SIT es susceptible de ser convertido en

un fichero .pdf (Acrobat). Este formato es el ideal para el intercambio
electrnico de documentos: es inviolable por parte del receptor del documento.
Los usuarios de Macintosh OSX tienen, de forma nativa, la posibilidad de crear
ficheros Acrobat. Los usuarios de Windows tienen varias utilidades que le
permiten hacer lo mismo.
Si el destinatario del documento Acrobat lo desea manipular, tendr primero
que copiar y pegar la informacin a otro documento. De esta manera, la
fiabilidad del documento original queda a salvo.
1.10.1.2
Exportacin en bruto
Tambin, a lo largo de todo el S.I.T., en las distintas ventanas, es posible

encontrar un botn cuyo nombre es INFO/EXPORT. ste es un botn estndar de
la base de datos 4th Dimensin por lo que TeleGestin no interviene en su
funcionamiento. No obstante es un botn muy prctico puesto que permite
exportar la informacin del fichero en el que estamos trabajando as como el de
los ficheros "padre" correspondientes.
Si desea exportar datos del archivo donde se encuentra, haga clic en el
botn INFO/EXPORT. Seguidamente, haga doble clic en cada campo de la lista
de campos que desee exportar. Tenga en cuenta que los nombres de los campos
pueden resultar un poco crpticos, dado que han sido llamados de esa manera
para facilitar la programacin del S.I.T.
En realidad, este procedimiento est preparado tanto para elaborar un
informe personalizado por el usuario como para la exportacin de datos. La
nica diferencia de los dos usos es la seleccin que el usuario haga en ARCHIVO
: DESTINO (archivo de texto para exportar a excel)
Una ver conseguido un orden de exportacin ptimo y de elegir el destino
del informe (Impresora, Fichero, Html, etc.) se puede guardar dicho modelo de
exportacin con el comando ARCHIVO : GUARDAR. Posteriormente, si queremos
exportar en el mismo orden anterior, slo debemos elegir dicho orden mediante
el comando ARCHIVO : ABRIR. Para crear el fichero de texto resultante vaya a
ARCHIVO : GENERAR
En: http://www.telegestion.com/TGdocumentos/4DInfoExport.pdf encontrar
documentacin sobre el uso de esta herramienta.
Manual del Usuario
Pgina 21
1.10.2 Importacin de datos

1.10.2.1
Peligros de la importacin
1.10.2.2
Medidas preventivas
1.11
Solidez y reversibilidad de las operaciones
1.12
Instalacin de la aplicacin
1.12.1 Instalacin MONOUSUARIO WINDOWS

Tanto si disponemos de un CD de S.I.Telegestin, como si descargamos la
versin
de
Internet,
deberemos
ejecutar
el
archivo
SITMonousuarioInstalador.EXE
En el Instalador debemos respetar todos los parmetros que vienen
predefinidos y tan solo pulsar el botn Descomp. Esto instalar todos los
componentes necesarios para el correcto funcionamiento del SIT colocndolos
en los lugares adecuados.
Si es la primera vez que instalamos el SIT debemos abrir el Panel de Control

Fuentes (Men Inicio / Configuracin / Paneles de Control / Fuentes) para que
WINDOWS registre las nuevas fuentes instaladas.
El instalador habr colocado los archivos de la aplicacin en
C:/S.I.Telegestin y un acceso directo en Men Inicio / Programas /
S.I.Telegestin.
Manual del Usuario
Pgina 22
El primer paso que debemos completar es la creacin de un archivo de

datos. Es aconsejable crear una carpeta destinada a guardar nuestro archivo de
datos en su disco duro antes de iniciar la instalacin. Cuando se abre el SIT, ste
nos mostrar la ventana Open which data file, en la que buscaremos y
seleccionaremos nuestro archivo de datos. .
Manual del Usuario
Pgina 23
Este proceso se repetir cada vez que se reinstale o actualice el SIT Si no

disponemos de ningn archivo de datos, por ser la primera vez que trabajamos
con el SIT pulsaremos sobre el botn New. En la Ventana que nos aparecer a
continuacin Create a data file, debemos escribir el nombre que queremos dar
a nuestro archivo de datos, seleccionar la ubicacin y pulsar sobre el botn
Guardar. Es muy importante que el archivo de datos est ubicado en una
carpeta distinta a la del SIT, ya que futuras actualizaciones sustituyen esta
carpeta en su totalidad.
Seguidamente la aplicacin pide que se le introduzca el nmero de licencia.

Recuerda que el nmero de licencia le ser pedido cada vez que reinstale /
actualice el SIT Si no disponemos de ste nmero dejaremos escrito Versin
Demo.
Tanto si disponemos de una versin demostrativa como de una copia

registrada, la primera vez que ejecutemos el SIT nuestro nombre ser Nombre
y nuestra contrasea CONTRASEA. Estos son los datos de acceso que deben
usarse mientras no se modifiquen dichos datos en USUARIOS.
Manual del Usuario
Pgina 24
1.12.2 Actualizacin del SIT en entorno Multiusuario

WINDOWS
Para actualizar la versin Multiusuario del SIT deberemos descargar de
Internet el archivo SITServidorInstalador.EXE. Dicho archivo est ubicado en
www.telegestion.com en la pgina Soporte SIT.
Una vez tengamos dicho archivo procederemos a
abrirlo.
En el Instalador debemos respetar todos los
parmetros que vienen predefinidos y tan solo pulsar el
botn Descomp. Esto instalar todos los componentes necesarios para el
correcto funcionamiento del SIT colocndolos en los lugares adecuados.
El instalador habr
colocado los archivos de la
aplicacin
en
C:/S.I.Tservidor, lo que quiere
decir que sustituir todos los
archivos de la mencionada
carpeta por otros nuevos.
Por
tanto,
pulsaremos
Siempre para que realice
automticamente
la
sustitucin de archivos.
Lo ms importante del
proceso de actualizacin es
que el usuario se asegure de
que su FICHERO DE DATOS
no sufre ningn dao
mientras se efecta dicho
proceso.
Para ello, lo ms sencillo es:
El fichero de datos no debe estar nunca guardado en la misma carpeta que

el programa. El usuario
es absolutamente libre
de situar el FICHERO DE
DATOS en aquel lugar de
su disco duro o de la red
que ms le convenga.
Siempre antes de iniciar

el
proceso
de
actualizacin, el usuario
debe guardar una copia
de seguridad de su fichero. Posteriormente, una vez abierto el nuevo
programa y adaptado el FICHERO DE DATOS, el usuario revisar su
funcionamiento para estar seguro de que los datos mostrados corresponden
a lo esperado.
Para abrir el programa Ejecutaremos el archivo SITServidor.4DC ubicado

en c:/SITServidor y se ejecutar automticamente 4D Server.
Manual del Usuario
Pgina 25
Cuando ste se abra nos mostrar la ventana Open which data file (Abrir
Archivo de Datos), en la que buscaremos y seleccionaremos nuestro archivo de
datos.
Una vez que el servidor se est ejecutando accederemos al programa de la
misma manera que lo hacemos habitualmente, es decir, con la aplicacin 4D
Client que se encuentra en cada uno de los equipos que acceden al servidor.
El primer usuario que se conecte despus de la actualizacin ser el que
deba introducir el nmero de licencia. Recuerda que el nmero de licencia le
ser pedido cada vez que reinstale / actualice el SIT Simplemente sustituiremos
Versin Demo por nuestro nmero de licencia.
Manual del Usuario
Pgina 26
1.12.3 Instalacin MONOUSUARIO MACINTOSH

El proceso de instalacin en Macintosh se resume en el copiado de la
carpeta S.I.TeleGestin desde su origen (Internet o un CD) a su disco duro.
Desde Internet, el navegador bajar dicha carpeta comprimida, pero si la
instalacin de su sistema es correcta, ser descomprimida automticamente por
Stuffit Expandir.
Le recomendamos que coloque dicha carpeta siempre en su carpeta de

Aplicaciones (o Programas) sustituyendo cualquier otra del mismo nombre que
pudiera tener.
El primer paso que debemos completar es la creacin de un archivo de
datos. Es aconsejable crear una carpeta destinada a guardar nuestro archivo de
datos en su disco duro antes de iniciar la instalacin. Cuando se abre el SIT, ste
nos mostrar la ventana Open which data file, en la que buscaremos y
seleccionaremos nuestro archivo de datos. .
Este proceso se repetir cada vez que se reinstale o actualice el SIT Si no

disponemos de ningn archivo de datos, por ser la primera vez que trabajamos
con el SIT pulsaremos sobre el botn New data file. En la Ventana que nos
aparecer a continuacin Create a data file, debemos escribir el nombre que
queremos dar a nuestro archivo de datos, seleccionar la ubicacin y pulsar sobre
el botn Guardar. Es muy importante que el archivo de datos est ubicado en
una carpeta distinta a la del SIT, ya que futuras actualizaciones sustituyen esta
carpeta en su totalidad.
Manual del Usuario
Pgina 27
Seguidamente la aplicacin pide que se le introduzca el nmero de licencia.

Recuerda que el nmero de licencia le ser pedido cada vez que reinstale /
actualice el SIT Si no disponemos de ste nmero dejaremos escrito Versin
Demo.
Tanto si disponemos de una versin demostrativa como de una copia

registrada, la primera vez que ejecutemos el SIT nuestro nombre ser Nombre
y nuestra contrasea CONTRASEA. Estos son los datos de acceso que deben
usarse mientras no se modifiquen dichos datos en USUARIOS.
1.13
Actualizacin de la aplicacin
El proceso de actualizacin es exactamente igual al de instalacin.

Windows: El nuevo instalador situar los nuevos archivos donde se suponen
que estn los antiguos. stos sern sustituidos.
Macintosh: El usuario sustituir manualmente la carpeta anterior por la
nueva.
Lo ms importante del proceso de actualizacin es que el usuario se asegure
de que su FICHERO DE DATOS no sufre ningn dao mientras se efecta dicho
proceso.
Para ello, lo ms sencillo es:
El fichero de datos no debe estar nunca guardado en la misma carpeta que

el programa. El usuario es absolutamente libre de situar el FICHERO DE
DATOS en aquel lugar de su disco duro o de la red que ms le convenga.
Siempre antes de iniciar el proceso de actualizacin, el usuario debe

guardar una copia de seguridad de su fichero. Posteriormente, una vez
abierto el nuevo programa y adaptado el FICHERO DE DATOS, el usuario
revisar su funcionamiento para estar seguro de que los datos mostrados
corresponden a lo esperado.
Manual del Usuario
Pgina 28
2
2.1
SOBRE ESTE MANUAL

El lenguaje informtico
Como en cada manual de informtica, las excusas del autor son inevitables.
Y ms si el manual no est escrito en ingls. En este caso, a la complicacin
inherente a la tecnologa informtica se aade la tarea de encontrar trminos
correspondientes en la propia lengua. Y no porque el espaol, en este caso, sea
un idioma incapaz de nombrar cualquier objeto o idea actual, sino porque los
tcnicos hispanohablantes, los primeros que comienzan el uso de trminos
anglosajones para nombrar las novedades informticas, han desistido, desde
tiempos antiguos, de su funcin de traductores de dichos trminos a su propio
idioma.
No obstante lo anterior, en este manual se ha tratado de evitar en lo posible
el uso de anglicismos. La creacin de un lenguaje informtico en espaol es una
tarea irrenunciable de los profesionales informticos hispanohablantes.
Pero, en principio, la primera limitacin de cualquier manual de informtica
queda reflejada en la ya popular frase:
Para los procedimientos explicados en este manual, se da por supuesto que
el usuario conoce el funcionamiento general de su ordenador y de su Sistema
Operativo
Y es cierto que el funcionamiento de cualquier programa informtico est
ntimamente ligado al conocimiento que se tenga de los propios equipos y,
sobre todo, del Sistema Operativo que los gobierna. Esto es mucho ms
importante cuando de lo que se trata es de averiguar por qu no funciona el
programa. (No olvidar el primer axioma de la informtica anteriormente
enunciado)
En definitiva, para la comprensin de un manual de informtica es
inevitable el establecimiento de un lenguaje comn entre el usuario / lector y el
autor de dicho manual. Lamentablemente, como en el momento de la lectura
este manual ya est impreso y su autor, seguramente, se dedica ya a tareas ms
gratificantes, es el usuario el que debe aprender el lenguaje informtico con el
que est escrito.
No obstante, el lenguaje informtico puede ser una de las cosas ms fciles
de aprender. Bueno, lo sera si se cumplieran dos condiciones:
1.
Que utilice las mismas palabras que el lenguaje humano

correspondiente (el espaol, en nuestro caso))
2.
Que las utilice siempre de la misma manera
Ardua tarea esta pero que, esperamos, est en la base del

presente manual.
Manual del Usuario
Pgina 29
2.2
Estructura del manual
El presente manual pretende la explicacin funcional de cmo iniciar y

como se desarrollan las distintas tareas que el programa SIT es capaz de realizar
sobre los datos que el usuario introduce.
El SIT es un programa de Gestin Integral de la Empresa, por lo que es capaz
de realizar multitud de tareas de muy diversa naturaleza. La estructura de este
manual responde a la necesidad de localizar de forma inmediata la informacin
que el usuario necesita para desarrollar su trabajo.
2.3
Convenciones
Dado que las instrucciones contenidas en este manual pretenden ser la gua
para las acciones del usuario, es necesario establecer ciertas convenciones del
lenguaje utilizado.
2.3.1 Rutas de acceso

Ruta de acceso a un procedimiento es la representacin escrita de las
acciones que debe realizar el usuario para iniciar la ejecucin de un
procedimiento. Dado que el usuario maneja el SIT de forma visual, la ruta de
acceso representa la secuencia de clics de ratn que el usuario debe realizar
para iniciar el proceso.
Una ruta de acceso puede contener adems la seleccin de un comando
presente en uno de los mens del programa.
Las acciones necesarias para la ejecucin de un procedimiento se
representan en la ruta por orden cronolgico y separadas por dos puntos (:), y
todo ello dentro de los signos (< >)
Por ejemplo, la ruta
<UTILIDADES : GESTIN COMERCIAL : PROCESAR CONTRATOS>
describe que, para ejecutar el procedimiento PROCESAR CONTRATOS, es

necesario hacer clic sobre el botn UTILIDADES de la VENTANA PRINCIPAL. Una
vez hecho esto, hacer clic sobre el botn GESTIN COMERCIAL. Y, por fin, hacer
clic sobre el botn PROCESAR CONTRATOS
Se omite en la descripcin de la ruta el primer paso, que es siempre situarse
en la VENTANA PRINCIPAL del programa. Asimismo, una ruta que comienza con
() quiere decir que es continuacin de la ruta inicialmente expuesta.
El texto MODIFICAR REGISTRO en una ruta indica que el usuario debe
hacer doble clic sobre el registro deseado para entrar en l.
2.3.2 Botones genricos

Los botones genricos son aquellos de uso frecuente y que aparecen por
todo el programa. Al principio de este manual aparece una pequea gua de la
utilidad de los botones genricos del SIT
2.4
Diferencias Macintosh / Windows
El programa SIT se comercializa en versiones para los sistemas operativos

Macintosh y Windows. Operativamente, ambas versiones son idnticas. Sin
Manual del Usuario
Pgina 30
embargo, dado el diferente tratamiento que ambos sistemas hacen de la

informacin grfica, pueden observarse diferencias en las imgenes que
muestran una y otra versin.
Las imgenes del programa contenidas en este manual corresponden a la
versin Macintosh del SIT , pero las diferencias con las del sistema operativo
Windows son mnimas.
Tambin se observarn diferencias entre el tratamiento de las ventanas de
uno y otro sistema: Cmo aparece el nombre de cada ventana; dnde se sita el
cuadro de cierre o el de ocultacin de la ventana; la capacidad de la ventana
para cambiar de tamao. Pero en la totalidad de los casos son diferencias que
no afectan al idntico modo de manejo del programa.
Manual del Usuario
Pgina 31
CUESTIONES GENERALES
Instalacin del programa
Abra la aplicacin S.I.Telegestin. La aplicacin le invitar a la creacin de

un nuevo fichero de datos. Le sugerimos que nombre a dicho fichero de la
siguiente manera: Datos_******, siendo ** el nombre de su empresa o de la
empresa a la que corresponda la Gestin Contabilidad. Por ejemplo,
Datos_TeleGestin.
Acto seguido, el programa le advertir de su identificacin provisional. Tome
nota de los datos para posibilitar su primer acceso.
1. Acceda al fichero de USUARIOS y modifique el usuario existente con
datos
para
su
uso
personal.
2. Acceda a la pantalla de UTILIDADES y proceda a la Importacin de Tablas. El
programa le pedir que localice el documento de Tablas correspondiente.
3. Acceda al fichero EMPRESAS y modifique la empresa existente con los datos
de una de las empresas cuyas nminas se disponga a elaborar.
Ahora, su aplicacin est lista para trabajar.
3.1
Principios generales de funcionamiento
3.1.1 Orientacin hacia la toma de la decisin

3.1.2 Alto nivel de cohesin entre las aplicaciones.
3.1.3 Rapidez.
El de rapidez en informtica es uno de los conceptos ms voltiles que
existen. Lo que hoy nos parece rpido seguramente maana nos parece
lentsimo.
Este efecto se acenta en el trabajo con bases de datos: sencillamente, la
informacin generada por los usuarios es, da a da, ms compleja y, las
necesidades de informacin de la empresa es, asimismo, cada vez ms
exigentes.
Comparemos el trabajo habitual con un Procesador de Textos y con una
Base de Datos. Con el primero, da a da generamos documentos diferentes y
pocas veces tenemos documentos de ms de una pgina. En cambio, en una
Base de Datos, todo nuestro trabajo diario se suma al de las jornadas anteriores,
estableciendo relaciones con los datos antiguos.
Por ello, no es de extraar, que las necesidades de rapidez de un sistema de
gestin como el SIT sean mucho mayores que las de otros programas tpicos de
gestin.
No obstante, una de las particularidades del SIT es que optimiza las
bsquedas. Es decir: la primera vez que realizamos una bsqueda sobre un
archivo el proceso es mucho mas lento que cuando repetimos otra bsqueda por
segunda vez.
Manual del Usuario
Pgina 32
Esto hace especialmente interesante el trabajo en Cliente/Servidor: antes de

hacer una bsqueda, seguramente algn otro usuario la hizo antes, con lo cual
la nuestra ser mucho ms rpida. Esto sucede porque es el Servidor el que
realiza las bsquedas y por ello puede aportar esta ventaja a todos los usuarios.
Como conclusin sobre este asunto, podemos deducir que, si no se detiene
el funcionamiento del Servidor, las bsquedas estarn cada vez ms optimizadas
segn pasan los das.
3.1.4 Seguridad y veracidad de los datos.

Para garantizar la seguridad y veracidad de los datos, se integran en el SIT
distintos procedimientos de validacin que se aplican en distintos momentos.
Estos procedimientos son:
3.1.4.1
En la introduccin de los datos
Se verifica la integridad de los Cdigos de Cuentas Corrientes (CCC) y de los

D.N.I.
Se puede acotar el rango de fechas que los los usuarios puede utilizar
Se autoriza a cada usuario a la modificacin de ciertos datos
El programa registra el usuario que genera determinadas informaciones
3.1.4.2
3.1.4.3
Comprobaciones posteriores
Procedimiento de Conciliacin de Contabilidad Analtica
Procedimiento de Conciliacin de Vencimientos a Cobrar y a Pagar
Procedimiento de Comprobacin de Documentos Comerciales
Estrategias de bsquedas
Dado que el SIT es un programa multiejercicio, es necesario que el usuario

sepa plantear sus estrategias de seleccin de registros cuando desea imprimir
un informe.
Por defecto, el SIT siempre presenta en las ventanas de seleccin de
registros (apuntes, facturas, etc) los valores iniciales y finales encontrados en
el ejercicio actual. Si el usuario no cambia ninguno de los datos mostrados, el
informe mostrar la informacin del ejercicio actual
Siempre que el usuario desee restringir su seleccin a una ms pequea
dentro del ejercicio actual, bastar que introduzca el dato en uno de los
campos: en aquel cuyo criterio quiera restringir. Es decir, no es necesario que el
usuario modifique todos los campos para lograr su objetivo de restriccin: basta
con que restrinja slo el criterio que desea.
En cambio, cuando el usuario quiere expandir la seleccin, es decir,
seleccionar ms registros que no corresponden al ejercicio actual, entonces s
que se ve obligado a introducir los criterios en todos los campos.
Por ejemplo, si tenemos la seleccin de apuntes siguiente (sugerida por el
SIT y que corresponden a los valores mximos y mnimos del ejercicio 2001):
Fechas: del 01/01/01 al 31/12/01
Manual del Usuario
Pgina 33
Asientos: del 1 al 12.345

Documentos: del A0001 al R02678
y queremos incluir los asientos del ao anterior, no basta con cambiar la
fecha inicial por 01/01/00. Habr tambin que asegurarse de que los asientos
del ao anterior con n mayor que 12.345 son incluidos. Lo mismo es aplicable a
los campos de Documentos.
Por ello, cuando el SIT detecta que el usuario est ampliando la seleccin de
fechas ms all de la sugerida, cambia por si mismo los valores del resto de los
campos para asegurarse que por esos criterios tambin se amplia la seleccin.
No obstante, el usuario debe ser muy cuidadoso a la hora de la ampliacin
de criterios y asegurarse, mediante la peticin de otro informe, de que la
seleccin ha sido correcta.
3.1.4.4
Copias de seguridad
Todos los datos introducidos por los ususarios se encuentran en un solo

fichero. Por ello es muy sencillo copiar dicho fichero en cualquier soporte
como medida de precaucin (por ejemplo, cuando se va a iniciar un
procedimiento de generacin masiva de registros)
La versin Cliente/Servidor del SIT realiza las copias de seguridad de forma

automtica.
3.1.5 Aprovechamiento de los datos al ms alto nivel.

3.1.6 Representacin grfica de los resultados
3.2
Generalidades en la introduccin de datos
3.2.1 Introduccin continua de registros

En muchos archivos del SIT, al crear un nuevo registro y confirmarlo, el SIT
genera un nuevo registro vaco. A este sistema lo llamamos Introduccin
continua de registros. Este sistema se adapta a la mayora de las situaciones de
introduccin de datos por parte del usuario.
Un ejemplo: Si el usuario crea un nuevo Albarn, al confirmarlo, el SIT crea
un nuevo albarn.
La introduccin continua de registros se detiene cuando el usuario cancela
la creacin del ltimo registro propuesto por el SIT.
Por lo tanto, podemos concluir que, por un lado, el sistema de introduccin
continua de registros es una ventaja para el usuario excepto por la necesidad de
cancelar el ltimo registro propuesto.
Para evitar ese ltimo registro, el usuario puede confirma el ltimo registro
deseado pulsando simultneamente la tecla maysculas. De esa manera, el SIT
detiene la propuesta de creacin de nuevos registros.
Es decir, la introduccin continua de registros se detiene cuando:
El usuario hace clic sobre el botn de confirmar manteniendo pulsada

simultneamente la tecla maysculas
El usuario confirma con la tecla Intro del teclado numrico e,

inmediatamente despus, pulsa y mantiene la tecla maysculas pulsada.
Manual del Usuario
Pgina 34
El segundo mtodo, aunque parece tcnicamente complicado, supone un

aumento considerable de la productividad del usuario, ya que aprovecha al
100% la caracterstica de introduccin continua sin la molestia de la
cancelacin final.
3.3
Generalidades del lenguaje grfico
La aplicacin SIT se maneja segn una serie de procedimientos que se

repiten a lo largo de la misma. Conociendo estos procedimientos bsicos usted
lograr dominar el manejo de la aplicacin de forma inmediata.
Los distintos registros de cualquier fichero se muestran en una lista de
salida. Se accede a un registro concreto para su modificacin mediante dobleclic en el mismo.
El programa est preparado para desplazarse por los distintos campos en
cada pantalla mediante la tecla Tabulador. Siguiendo el camino marcado por
el Tabulador se evitar omitir algn dato que sea necesario para los clculos.
Aceptar: Se acciona mediante la tecla (Enter) del teclado numrico. Esta
orden guarda las modificaciones efectuadas por el usuario y cierra la ventana en
la que se muestran los datos.
Cancelar: Se acciona mediante la combinacin de teclas (Comando-.). Esta
orden desecha los cambios efectuados y cierra la ventana en la que se muestran
los datos.
Consultar. Siempre que necesitemos introducir un cdigo (de trabajador,
concepto, ) podremos calcular una lista de dichos cdigos disponibles
introduciendo el smbolo ? y tabulando.
3.3.1 Representacin grfica de los registros

3.3.2 Descripcin de los botones comunes
3.3.2.1
Los botones de seleccin manual
Al entrar en cualquier fichero del SIT, ste hace una seleccin de registros
para permitir el trabajo del usuario en ficheros con muchos registros. A esta
seleccin de registros la llamamos "Seleccin Inicial". Posteriormente, el usuario,
para facilitar an ms su trabajo, selecciona mediante bsquedas o
manualmente, el conjunto de registros sobre el que quiere trabajar.
Lo recomendable es comenzar esta seleccin mediante cualquiera de las
tcnicas de bsqueda del SIT: botn de bsqueda (la lupa), mens de seleccin,
etc. Si la seleccin encontrada no es suficientemente manejable, el usuario
dispone de los botones de seleccin manual. Su descripcin es la siguiente:
Botn 1. La flecha hacia dentro. Llama a la seleccin inicial y pone a "0"

todos los mens de seleccin.
Al hacer Maysculas-clic sobre el botn 1, adems de lo anterior, pone el

men de Estado, si existe, en la posicin "Pendiente"
Manual del Usuario
Pgina 35
3.4
Botn 2. La flecha hacia arriba. Asla los registros seleccionados
Al hacer Maysculas-clic sobre el botn 2, si slo se ha seleccionado un

registro, el SIT lo asla junto con todos los dems que coinciden con su
cuenta o dato ms relevante.
Botn 3. La flecha hacia afuera. Descarta los registros seleccionados
Botn 4. La flecha en crculo. Permuta la seleccin. Es decir, descarta los

actuales y selecciona los descartados anteriormente.
Al hacer Maysculas-clic sobre el botn 4, el SIT reduce la seleccin inicial

a la seleccin actual. Es decir, a partir de ese momento y hasta que se salga
del fichero, los registros visualizados en ese momento constituyen una
nueva "seleccin Inicial" y todas las bsquedas posteriores se harn dentro
de esa nueva seleccin.
Gestin de Empresas
3.4.1 Concepto de Empresa

SIT trabaja, generalmente, con una sola empresa a la vez. A esta empresa la
llamamos Empresa Activa. En la VENTANA PRINCIPAL del programa, un men
desplegable nos permite ver y seleccionar la Empresa Activa.
En algunas utilidades e informes el programa nos permite actuar sobre un
rango completo de empresas, seleccionando estas segn su cdigo.
3.4.2 Preferencias de funcionamiento

3.4.3 Actividades Comerciales
3.4.4 Control de numeradores
3.4.5 Cargos de responsabilidad en la empresa
3.4.6 Empresa Activa
3.4.7 Mltiples empresas activas
3.5
Gestin de Usuarios
3.5.1 Prestaciones
El archivo de USUARIOS nos permite gestionar el acceso de los distintos
usuarios al fichero de datos. Dado que los datos de usuarios se guardan en el
FICHERO DE DATOS, este archivo protege el acceso a determinado FICHERO DE
DATOS y no a todos los que el programa SIT puede generar.
Mediante este archivo, el administrador de usuarios puede obligar a la
identificacin previa de los usuarios, permitir o no su acceso a los datos o
acceder slo a parte de ellos. Tambin, en algunos casos, podr elegir que
procedimientos puede ejecutar cada uno de los usuarios del Sistema.
En su caso, el propio usuario podr elegir determinadas formas de
comportamiento del programa (Preferencias) en aquellos procedimientos que el
mismo realiza.
3.5.2 Mantenimiento de Usuarios

<USUARIOS>
Manual del Usuario
Pgina 36
Desde la PANTALLA DE SALIDA de usuarios, puede crear un nuevo usuario

haciendo clic sobre el botn NUEVO o bien entrar en el registro deseado
haciendo doble-clic sobre el mismo.
3.5.2.1
Acceso a determinados datos

<... MODIFICAR REGISTRO : PRIVILEGIOS DE ACCESO>
Desde este formulario se puede elegir qu botones de acceso y qu

funciones en particular pueden ser accionados por el usuario. El programa
siempre le obligar a que exista un usuario con acceso completo a todos los
archivos. Para activar todos los permisos, activar el botn ACCESO TOTAL.
Desactivar dicho botn para desactivar todos los permisos.
Se recomienda encarecidamente que tan slo un usuario tenga acceso al
fichero de USUARIOS y sea nicamente ste el responsable de autorizar el uso
de las distintas partes del programa al resto de usuarios.
3.5.2.2
Accesos particulares a empresas

<... MODIFICAR REGISTRO : ACCESO EMPRESAS>
Para permitir que un usuario vea y/o modifique los datos de cualquier tipo
correspondiente a una de las empresas gestionadas marque con doble-clic la
lnea correspondiente. Del mismo modo, quite la marca si no desea que el
usuario vea / modifique los datos de la empresa.
3.5.2.3
Limitacin de fechas de trabajo (Cierres Parciales)
Puede limitar la capacidad de uso de fechas a todos o algunos usuarios.

Para ello, establezca el periodo de fechas permitidas en
< EMPRESAS : MODIFICAR REGISTRO : CONTROL >
Decida que usuarios quedan sujetos a ese lmite de fechas en

< USUARIOS : MODIFICAR REGISTRO : PREFERENCIAS >
3.5.3 Preferencias de funcionamiento

El usuario puede elegir algunas variaciones sobre la forma de
funcionamiento del SIT Esta forma de funcionamiento slo ser efectiva para
ese usuario y no para los dems. A Continuacin se detalla el funcionamiento
del programa si cada una de las preferencias est activada.
3.5.3.1
Previsualizar Informes
Al imprimir cualquier informacin, el SIT aade a la ventana que muestra el

driver de la impresora una nueva opcin: Print Preview. Con esta opcin
activada, el SIT muestra por pantalla el informe antes de ser enviado a la
impresora. Mediante esta preferencia el usuario elige si, por defecto, quiere esa
opcin marcada o no.
3.5.3.2
Correo Interno
Al entrar el usuario en el SIT encontrar la ventana de gestin de GESTIN

DE COMUNICACIONES
Manual del Usuario
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3.5.3.3
Preavisar Vencimientos Contratos
Al entrar en el SIT, el usuario obtendr un informe de los contratos laborales

de todas las EMPRESAS gestionadas cuyo trmino previsto es inferior al perodo
especificado en
< PREFERENCIAS >
3.5.3.4
Introduccin Analtica Automtica
El usuario ser invitado automticamente a la introduccin de apuntes

analticos en cuanto que genere, por cualquiera de los medios posibles, algn
apunte contable referente a cuentas de gastos o ingresos.
3.5.3.5
Bsqueda rpida de contactos / operaciones
Al entrar en el SIT el usuario dispondr de una pequea ventana situada en

la parte inferior central de su monitor desde la que podr hacer rpidas
consultas en el archivo de CUENTAS.
3.5.3.6
Ventana Principal
Al entrar en el SIT el usuario dispondr de la VENTANA PRINCIPAL del

programa.
3.5.3.7
Bsqueda rpida de apuntes
Al entrar en el SIT el usuario dispondr de una pequea ventana situada en

la parte inferior central de su monitor, por encima de la de bsqueda de
CUENTAS, desde la que podr hacer rpidas consultas en el archivo de APUNTES.
3.5.3.8
Obviar lmites de fechas
El usuario no estar sujeto al lmite de fechas especificado en cada

EMPRESA gestionada.
3.6
Preferencias del Programa

< PREFERENCIAS >
En este archivo se guardan las preferencias de funcionamiento generales de

la aplicacin. Por lo tanto, son preferencias que indican distintas formas de
funcionamiento para todos los usuarios y todas las EMPRESAS gestionadas.
3.6.1 Gestin de Impresoras

Dada la diversidad de tamaos de papel e impresoras, as como la necesidad
de imprimir ciertos informes apaisando la hoja, el SIT incluye ciertas
prestaciones que le permiten ajustar la pgina de forma automtica en cada
caso, por lo que libera al usuario de recordar que opciones debe elegir a la hora
de imprimir.
El usuario debe conocer que, en la mayora de los casos, su impresora le
permite manipular los tamaos de papel que puede imprimir as como los
mrgenes que debe respetar. Dado que el formato A4 estn tan generalizado, la
mayora de los usuarios desconoce esa posibilidad de su impresora.
Manual del Usuario
Pgina 38
En un programa como el SIT se hace imprescindible el uso de mltiples

formatos: Tamao de la nmina, informes verticales y apaisados, cotizaciones a
la Seguridad Social y declaraciones de Hacienda, recibos, cheques, letras, sobres,
correspondencia
Para automatizar este proceso de uso de distintos formatos de impresin, el
SIT posee una gestin de impresoras. Esta gestin se realiza en dos fases:
Descripcin de los distintos ajustes de pgina necesarios y Asignacin de esos
ajustes a los distintos procedimientos de impresin.
< LISTAS : IMPRESORAS : NUEVO REGISTRO : GRABAR>
Elija las opciones de la impresora que se le muestren. Asigne un nombre al

ajuste que est creando y confirme el registro.
< PREFERENCIAS >
Asigne el ajuste de pgina creado a cada uno de los documentos impresos.

Recuerde que un mismo ajuste de pgina puede serle til para distintos
documentos.
Recuerde tambin que, en ciertos casos, un ajuste de pgina creado con
cierta impresora puede causar problemas cuando intentemos imprimir en una
impresora diferente.
3.7
Concepto de Ao Natural y Ejercicio Fiscal
El SIT trata la informacin generada como un flujo continuo que refleja la

marcha continuada de la empresa. Sin embargo, se hace necesaria la
introduccin del concepto de EJERCICIO por dos motivos fundamentales:
Reunir la informacin contable y de gestin de la empresa por periodos de

tiempo concretos para responder a las necesidades de los organismos
pblicos, empresas del grupo, etc
Hacer manejable la informacin
Por ello, el usuario selecciona en la VENTANA PRINCIPAL el AO NATURAL

en el que desea trabajar. El programa deduce entonces en que fecha se supone
que el usuario est trabajando: la fecha actual si elige el ao actual o bien, el
ltimo da del ao si elige un ao que no es el actual.
A partir de ah, y dependiendo del mes de inicio del ejercicio fiscal
< EMPRESAS : MODIFICAR REGISTRO : CONTABILIDAD >
el programa calcula en que EJERCICIO FISCAL se encuentra.

A partir de ese momento, al entrar en cualquier fichero, el SIT slo mostrar
la informacin correspondientes al ao natural seleccionado con las siguientes
excepciones:
El fichero de ASIENTOS mostrar los asientos correspondientes al

EJERCICIO FISCAL y no al ao natural.
El fichero de INCIDENCIAS mostrar las incidencias laborales del ao

natural actual mas las de perodos anteriores que an no estn liquidadas.
Un caso especialmente confuso puede ser el de el fichero de FACTURAS

cuando se accede, por ejemplo, por
< CONTABILIDAD FINANCIERA : FACTURAS RECIBIDAS >
Manual del Usuario
Pgina 39
dado que en dicho fichero es posible ver facturas que no corresponden al

EJERCICIO FISCAL actual pero s crear el asiento correspondiente.
El EJERCICIO FISCAL es nombrado como el ao natural en el que finaliza.
Por ejemplo, si el EJERCICIO FISCAL de la empresa comienza en abril del 2003, el
EJERCICIO FISCAL correspondiente se llamar 2004.
3.7.1 Cambio de Ao
Para cambiar de Ao de trabajo, seleccione el ao deseado en el men
correspondiente en la VENTANA PRINCIPAL. A partir de ese momento slo podr
manipular informacin correspondiente a dicho ao.
No obstante, en la peticin de informes, el SIT no impone ninguna
restriccin a la hora de imprimir informacin proveniente de distintos aos. Por
tanto, se pueden solicitar informes desde cualquier fecha de cualquier ao a
cualquier otra.
3.7.2 Fecha Actual

Tanto por lo anteriormente expresado acerca de la determinacin del
EJERCICIO FISCAL como por comodidad en el trabajo, el SIT considera cierta
fecha como FECHA ACTUAL. Al entrar el programa, el SIT sita al usuario en la
fecha correspondiente a ese da. Sin embargo, el uso de una fecha diferente en
determinados procedimientos hace que el programa utilice, a partir de ese
momento, dicha nueva fecha como FECHA ACTUAL.
Cuando el usuario utiliza una fecha diferente a la FECHA ACTUAL, siempre
deber ser una fecha correspondiente al mismo ao natural que la FECHA
ACTUAL.
Esto supone, en las empresas cuyo EJERCICIO FISCAL no se corresponde con
el AO NATURAL, que el uso de distintas fechas del mismo ao pueda suponer
que el usuario se est situando en ejercicios fiscales diferentes. Por ejemplo, en
una empresa cuyo ejercicio fiscal comienza en septiembre, el usuario pude usar
fechas cmo 6/junio y 11/noviembre del mismo ao. Estas fechas corresponden
al mismo AO NATURAL. Sin embargo, pertenecen a diferentes ejercicios
fiscales.
La FECHA ACTUAL puede ser modificada en
< PREFERENCIAS >
aunque es frecuentemente cambiada por el propio funcionamiento del

programa.
Es interesante saber que la FECHA ACTUAL es la fecha que se imprime en
todos los informes, por lo que si es necesario mostrar una fecha diferente , basta
con cambiar la FECHA ACTUAL cmo se acaba de explicar o bien en
< INFORMES >
Este sistema se ha implementado en el SIT para hacer ms cmodo el

trabajo contable y de gestin que, muchas veces, se ejecuta en fechas
posteriores a la fecha en la que se producen la operacin. Para evitar la molestia
de tener que volver a teclear la fecha del da, en muchos lugares (entrada de
facturas, de asientos, etc.) el usuario puede introducirla haciendo clic sobre la
etiqueta Fecha que precede al campo donde correspondiente.
Manual del Usuario
Pgina 40
3.8
Gestin de Licencias de Uso
3.8.1 Modularidad de la aplicacin

El programa SIT es nico para todos sus usuarios. No obstante, su
arquitectura interna est diseada para que el usuario tenga acceso ilimitado a
aquellas prestaciones del programa que consider necesarias a la hora de
adquirir el programa. Para el resto de prestaciones, el usuario disfruta de un
acceso limitado. Esta limitacin consiste nicamente en el nmero de
registros que el usuario puede crear en determinados archivos.
De esta forma, el usuario siempre dispone de todas las prestaciones y decide
el momento en el que quiere integrarlas a la gestin diaria de la empresa.
3.8.2 Funcionalidad de la Licencia de Uso

El NUMERO DE LICENCIA que se entrega con el programa es el cdigo que,
una vez introducido en el lugar correspondiente, comunica al programa qu
prestaciones han sido adquiridas por el usuario y cuales no.
El usuario ser invitado a introducir dicho NMERO DE LICENCIA siempre
que instale su aplicacin, la primera vez o sucesivas actualizaciones y ejecute el
programa SIT por primera vez tras la instalacin.
Si al ser invitado a ello, el usuario no introduce su NMERO DE LICENCIA, el
programa ser marcado como versin demostrativa. Esto quiere decir que el
usuario acceder a todos los archivos en modo limitado. En caso de disponer
posteriormente de un NMERO DE LICENCIA vlido, para forzar su introduccin
proceda como sigue:
< UTILIDADES : CAMBIO DE LICENCIA >
3.8.3 Introduccin de la Licencia

3.8.4 Cambio de Licencia
3.9
Informes sobre procesos
3.9.1 Generacin de los informes

Generalmente despus de ejecutar un procedimiento de utilidad, el
programa nos propondr visualizar en pantalla y, eventualmente, imprimir un
informe de la actividad llevada a cabo.
Es muy recomendable que siempre que el programa nos invite a visualizar e
imprimir dicho informe accedamos a ello. De esta forma, si detectamos
irregularidades en el procedimiento efectuado, podremos localizar su origen ms
fcilmente.
Para la elaboracin de nminas y procedimientos parejos, la cantidad de
datos necesaria es enorme. La carencia o inexactitud de uno de ellos puede
producir efectos inesperados. La forma de evitar dichos efectos es la de
mantener actualizados todos los ficheros que intervienen: Empresas, personal,
contratos, listas, etc.
Cualquier carencia de algn dato esencial ser detallada en el Informe de
Actividad.
Manual del Usuario
Pgina 41
3.9.2 Un informe por usuario

3.9.3 Acceso al ltimo informe
3.10
Listas
3.10.1 Preferencias Anuales

3.10.2 Actividades Comerciales
3.10.3 Oficinas Bancarias
3.11
Gestin y Edicin de Idiomas
Las capacidades de traduccin del idioma de los Documentos comerciales y

otras informaciones del SIT dependen de la existencia de Ficheros Auxiliares de
Idiomas en los que aparecen, en el idioma correspondiente, las palabras,
expresiones y otros textos traducidos al idioma correspondiente.
El SIT no se suministra con estos ficheros de idiomas, por lo que es el propio
usuario quien los crea y edita.
Una vez que el fichero de idioma existe y se encuentra instalado en el lugar
adecuado, el SIT lo utiliza para mostrar o imprimir informacin en el idioma que
se seleccione de forma manual o automtica.
3.11.1 Localizacin de los Ficheros de Idiomas

Los ficheros de idiomas se encuentran situados en la carpeta IdiomasSIT,
dentro de la carpeta Extras del SIT.
La carpeta Extras se encuentra en distintas ubicaciones dependiendo de la
versin del SIT instalada.
Macintosh Monousuario: SITelegestin.app:Contents:Extras
Macintosh Multiusuario
ServerDatabase : Extras
Macintosh Multiusuario Cliente: Disco Duro : Users : Usuario : Library :

Application Support : Nombre y Direccin IP del servidor
Servidor:
SITelegestin.app
Contents
Recuerde que SITeleGestin.app es un paquete, por lo que su apertura ha

de hacerse mediante control-clic sobre el paquete.
Windows Monousuario: C:/SITeleGestin (La misma carpeta del SIT)
Windows Multiusuario Servidor: C:/SITServidor (La misma carpeta del

Servidor)
Windows Multiusuario Cliente: C:/Documents And Settings/Usuario/Datos

de programa/ Nombre y Direccin IP del servidor /
Para ir rpidamente a la carpeta extras de la aplicacin sin necesidad de

seguir la ruta: Acceda al programa. Clic en <Preferencias>. Clic en el botn que
muestra la ruta a la carpeta Extras. La carpeta Extras se muestra en el escritorio.
3.11.2 Fundamentos de uso

Un fichero de idioma existe en cuanto se selecciona el idioma en cualquier
lugar del programa. Por ejemplo, si en la edicin de un Contacto Personal de
Manual del Usuario
Pgina 42
una Cuenta , seleccionamos un nuevo idioma, el fichero de traduccin de dicho

idioma se crea automticamente.
Los ficheros de idiomas creados de forma automtica no tienen ningn
contenido. El usuario debe editar el fichero para traducir los distintos textos al
idioma correspondiente.
Los textos a traducir, es decir, los que el SIT utiliza y traduce, son los del
fichero de idioma Espaol. Es previsible que el nmero de textos a traducir sea
mayor segn se va actualizando el SIT y la capacidad de traduccin se extiende
a nuevos mdulos del programa.
En instalaciones Cliente/Servidor, SIT cliente copia la carpeta extras del
servidor cada vez que se conecta. Por ello, hay que tener en cuenta que cuando
el usuario de SIT Cliente modifica un fichero de idioma, debe localizar dicho
fichero e introducirlo en la carpeta IdiomasSIT de SIT Servidor para que todos
los usuarios dispongan del nuevo idioma.
Como cada vez que se actualiza el SIT, la nueva versin del programa viene
acompaada de los ficheros de idiomas originales, el usuario, antes de instalar
una nueva versin, debe conservar sus ficheros de datos modificados para
introducirlos en la nueva carpeta IdiomasSIT que se ha instalado con la nueva
versin del SIT.
Un usuario que ha creado un idioma nuevo y desea aportar dicho idioma al
colectivo de usuarios del SIT puede enviarlo a TeleGestin para que sea
incorporado indefinidamente al SIT. De esta manera, nunca correr el peligro de
perder dicho fichero de idioma al instalar una nueva versin.
3.11.3 Edicin de un Idioma
Acceda a la ventana de Edicin de Idiomas:
Seleccione el Idioma a editar. Si el idioma deseado no aparece en la lista,

introduzca el idioma en una ficha de Contacto Personal dentro de una
Cuenta. A partir de ese momento, el idioma ser creado automticamente.
Seleccione el Recurso a editar
Edite cada uno de los textos del recurso
< UTILIDADES : SUPERVISOR : IDIOMAS >
Nota: Enve el fichero de Idioma

editado a TeleGestin. El usuario
recibir dicho fichero cada vez
que actualice el programa.
Manual del Usuario
Pgina 43
4
4.1
GESTIN DE CUENTAS
Conceptos Generales
4.1.1 Definicin de cuenta

Una CUENTA es un registro, perteneciente al archivo de CUENTAS, que
contiene todos los datos identificativos de cualquier persona o entidad que se
relaciona con una EMPRESA. Ese tipo de relacin no tiene por qu ser
exclusivamente contable o comercial. Particularmente, el SIT trata como
cuentas aquellas personas o entidades que la empresa considera CONTACTOS
COMERCIALES. La nica diferencia entre una CUENTA CONTABLE y un
CONTACTO COMERCIAL es que ste carece de CDIGO CONTABLE.
Cada cuenta podr tener ilimitados CONTACTOS PERSONALES o
DEPARTAMENTOS que podrn ser usados por el programa de muy distinta
manera.
Las CUENTAS estn marcadas mediante un TIPO. En ciertos casos, el TIPO
va acompaado de un SUBTIPO. La combinacin de TIPO y SUBTIPO determina
en que lugares y de que forma puede ser manejada dicha cuenta y, tambin, qu
CDIGO CONTABLE le corresponde.
La identificacin de los tipos de cuenta puede restringir, en algunos casos,
la libertad de uso de dichas cuentas por parte del usuario. No obstante, las
ventajas que proporciona dicha identificacin son muy superiores.
Las CUENTAS de proveedores, clientes, personal y bancos se identifican por
un cdigo numrico (CDIGO). Los CDIGOS de estos grupos de cuentas forman
una secuencia independientemente del subtipo al que pertenecen. Por ejemplo,
podemos tener siete cuentas de banco, numeradas del 1 al 7, pero cada una de
ellas tendr asignado su subtipo: unas sern cuentas corrientes y otras cuentas
de crdito.
4.2
Tipos de Cuentas
4.2.1 Proveedores
Son las cuentas a las que se pueden asignar documentos de compras.
Pueden ser de los subtipos proveedor, acreedor, proveedor extranjero, etc.
4.2.2 Clientes
Son las cuentas a las que se pueden asignar documentos de ventas. Pueden
ser de los subtipos cliente, cliente extranjero, empresa del grupo, etc.
El usuario puede decidir qu datos por defecto debe usar el cuando se crea
un cliente nuevo. Las condiciones que se fijan son las referentes a rgimen de
impuestos y forma de pago. Para fijar las condiciones proceda como sigue:
Entre en la ficha de un cliente, o cree un cliente nuevo, con las condiciones

que se desean como condiciones por defecto.
Clic en el botn POR DEFECTO
Manual del Usuario
Pgina 44
A partir de ese momento, cualquier cliente que se cree nuevo tendr

asignadas dichas condiciones.
Tambin podemos asignar esas condiciones a un cliente ya existente. Para
ello, haga Maysculas-clic sobre el botn POR DEFECTO. Ahora, ese cliente tiene
las mismas condiciones que el cliente marcado por defecto anteriormente.
4.2.3 Personal
Son las cuentas a las que se pueden asignar nminas.
4.2.4 Bancos
Son las cuentas correspondientes a las Entidades Bancarias. Pueden ser de
los subtipos Cuenta Corriente o Cuenta de Crdito.
4.2.5 Varios
Son las cuentas contables que no pertenecen a ninguna de las categoras
anteriores.
4.2.6 Contactos Comerciales

Aunque se introducen en el mismo fichero que el resto de las cuentas,
tienen un tratamiento diferente:
No tienen CDIGO CONTABLE
Se les puede asignar tan slo documentos comerciales de tipo

PRESUPUESTOS DE VENTAS
Son convertibles en CUENTAS de CLIENTES
Por lo dems, tienen las mismas caractersticas: ilimitados CONTACTOS

PERSONALES, datos auxiliares, etc.
4.3
El Cdigo Contable
El CDIGO CONTABLE de cualquier cuenta es una cadena de diez caracteres.

Los cuatro primeros se corresponden con los cuatro dgitos de la cuenta del Plan
General Contable a la cual pertenecen.
El SIT asigna de manera automtica esos cuatro dgitos cuando el usuario
determina que tipo de cuenta desea.
Tras la raz de cuatro dgitos, el CDIGO CONTABLE consta de seis dgitos
ms. El CDIGO de proveedor, cliente, personal o banco, precedidos de tantos
0 como sea necesario para completar los seis dgitos. Como consecuencia se
dan las siguientes situaciones:
A los documentos comerciales se les asigna su cuenta mediante el CDIGO

y no mediante el CDIGO CONTABLE
Para introducir un CDIGO CONTABLE completo basta con introducir su

raz (4 dgitos) seguida de su terminacin, es decir, sin teclear los 0
intermedios. Por ejemplo, si introducimos el CODIGO CONTABLE 57207, el
SIT lo interpretar como 5720000007
Si al introducir un CDIGO CONTABLE con un mximo de 4 dgitos, el SIT

mostrar una ventana con todas las CUENTAS que comienzan por dicha
raz. Basta con seleccionar la deseada para que su CODIGO CONTABLE sea
introducido en el lugar adecuado.
Manual del Usuario
Pgina 45
IMPORTA NTE: La relacin entre

una CUENTA y sus APUNT ES o
documentos comerciales como
FACTURAS, AL BARA NES, etc. no
est basada en el CDIGO o en el
CDIG O CO NTAB LE por lo que el
usuario es libre de cambiar
dichos cdigos cuando lo desee.
4.4
Calificacin de Clientes
Las cuentas de clientes pueden ser calificadas mediante una serie de

caractersticas que el propio usuario puede determinar.
Para usar esta caracterstica del SIT proceda de la siguiente manera:
En la ficha de la Empresa, elija la MODALIDAD SIT que corresponda.
Desplcese a la solapa GESTIN
Retoque o introduzca los valores deseados en la columna CALIFICACIN

CLIENTES.
En cada cuenta de cliente, solapa OBSERVACIONES, cumplimente los datos

para cada uno las calificaciones.
El SIT predetermina las calificaciones segn la MODALIDAD SIT El usuario

puede luego modificar dichas calificaciones a su gusto.
Por ejemplo, al elegir la Modalidad Distribucin de Ropa, el SIT
autointroduce las siguientes 15 calificaciones: Tipo Prenda; Patrn; Cuello;
Modelo Cuello; Canes; Pecho Pequeo; Pecho Grande; Cintura; Cadera; Manga;
Largo; Puo; Bolsillo; Bordado; Tipo Bordado
4.5
Cuentas confidenciales
El fichero de cuentas constituye una herramienta bsica de la gestin de la

empresa. Es esencial la comparticin y acceso a este fichero por parte de toda la
estructura de la empresa.
No obstante, se debe considerar la necesaria discrecin en el acceso a dicha
informacin. Esta discrecin est adems obligada por la Ley de Proteccin de
datos Personales actualmente en vigor.
Para garantizar un acceso responsable y prudente a dichos datos, el SIT
incluye un sistema de confidencialidad de determinados datos de las cuentas.
No obstante, a pesar de que dichos datos estn protegidos del acceso de
determinados usuarios, s es necesario que esos usuarios conozcan la existencia
de la cuenta. En caso contrario, su desconocimiento de la existencia les llevara
a crearlas de nuevo, rompiendo un principio de funcionamiento esencial en el
SIT: la unicidad de la informacin.
Los distintos niveles de acceso a los datos de las cuentas se controla
mediante la lista de privilegios de acceso de los usuarios. Las distintas
situaciones son las siguientes:
El Usuario tiene acceso a los registros confidenciales (Privilegio de acceso

correspondiente en color verde). En este caso, el usuario no tiene ningn
lmite en el acceso a los datos.
Manual del Usuario
Pgina 46
El usuario no tiene acceso a los datos confidenciales (Privilegio en color

rojo). En este caso, al acceder a una cuenta confidencial, el usuario no
accede a ningn dato de dicha cuenta.
El usuario tiene acceso parcial a datos confidenciales (Privilegio en color

naranja). En este caso, si la cuenta es confidencial de otro usuario, no tiene
acceso a los datos. Pero si la cuenta no es confidencial, tendr acceso a sus
datos slo si el usuario que accede es el comercial (Vendedor) introducido
en dicha cuenta.
Para hacer que una cuenta sea confidencial, basta acceder a la misma y
marcar el recuadro Confidencial. El programa solicitar entonces el nombre
del usuario que figurar a partir de ese momento como propietario de la cuenta.
4.6
Importacin de cuentas
Como en casi todos los archivos, el usuario puede importar las cuentas que
provengan de otros programas de gestin o, sencillamente, de otras bases de
datos.
Llamamos la atencin sobre los riesgos para la integridad de los datos que
se corre cuando se importan registros. Por ello, recomendamos leer
atentamente, antes de cualquier importacin, el captulo especfico dedicado a
ello al principio de este manual.
< UTILIDADES : IMPORTACIN DE CUENTAS >
IMPORTA NTE: una impor tacin

incorrecta
puede
invalidar
tota lmente el FICHERO D E DAT OS
sobre el que se ha practicado.
Manual del Usuario
Pgina 47
5
5.1
GESTIN CONTABLE
Fundamentos de la Contabilidad Financiera
5.1.1 El sistema contable

Para resumir, el sistema contable habitual y al que responde el SIT es el de
Partida Doble. Es decir, cada operacin econmica realizada por la empresa se
refleja en la contabilidad mediante una doble entrada que responde a la doble
visin que se aplica: ver la operacin desde el punto de vista de las obligaciones
en las que incurre la empresa y, por otro lado, desde el punto de vista de los
derechos que adquiere.
Este sistema, sin embargo, es insuficiente para satisfacer las crecientes
necesidades de informacin del empresario.
Estos son algunos casos de informacin que el sistema contable de Partida
Doble no puede registrar:
La contabilidad me dice que cierto cliente debe cierto dinero a la empresa,

pero no me dice cundo se va a cobrar la deuda
Por qu en Junio aparece un gasto de prima de seguro si ese seguro est

acivo todo el ao?No es mejor contabilizar cada mes lo que corresponde?
La contabilidad me dice cuanto I.V.A. ha devengado la empresa, pero no me

dice los totales de las distintas bases impositivas que necesito para
confeccionar la declaracin trimestral
Cmo distingo en mi contabilidad la compra de una silla. Creo una cuenta

contable? Y si en mi empresa hay trescientas sillas? Necesito trescientas
cuentas slo para llevar la pista de las sillas?
La contabilidad me puede decir cuanto ha gastado la empresa en telfono,

pero no me dice qu departamentos son los que ms gastan y cules menos
La contabilidad me dice cuanto gasto en alquileres pero Es ms o es menos

de lo que estaba previsto?
Puedo saber por mi contabilidad qu retencin se ha practicado a un

trabajador a cuenta del I.R.P.F. pero Cmo saber que base de cotizacin ha
tenido?
Por todas estas cuestiones es por lo que el SIT acompaa al sistema

contable de una serie de sistemas auxiliares que, en conjuncin con aquel,
permite multiplicar la utilidad de la informacin introducida.
Los casos anteriores quedan resueltos si el usuario utiliza, conjuntamente al
sistema contable, los siguientes sistemas auxiliares:
Gestin de Vencimientos
Periodificacin de Gastos
Gestin de I.V.A.
Gestin de Inmovilizado
Contabilidad Analtica
Contabilidad Presupuestaria
Registro de Nminas
Manual del Usuario
Pgina 48
Lgicamente, el uso de sistemas auxiliares conjuntamente con el contable

ha de estar tan integrado que el usuario lo aprecie como si se tratara de un
nico sistema.
Una vez convenido lo anterior, el usuario debe tomar ciertas decisiones de
compromiso que contemple de forma efectiva la limitacin del Sistema
Contable. Estas decisiones deben basarse en:
La informacin debe introducirse slo en un lugar y no en varios.
La informacin debe introducirse en el mejor lugar para su posterior

aprovechamiento.
Una situacin tpica de toma de decisin de compromiso es la del control

de vencimientos mediante el Sistema Auxiliar de Vencimientos. Este sistema
gestiona el mximo de informacin que se puede sobre la naturaleza y estado
de cada uno de los vencimientos, tanto a pagar como a cobrar. En cambio, el
Sistema Contable, si pedimos un Estado de Cuentas o un Mayor, slo indica la
cuenta a la que se asocian los vencimientos y la naturaleza del mismo (si es un
efecto en cartera, al descuento, etc) Adems, el sistema contable nos obliga a
generar tantas cuentas diferentes relacionadas con un proveedor o cliente como
distintos estados de vencimientos se necesiten, incluso si ese estado slo se
produce una vez.
Toda esta complejidad del sistema contable proviene de las tcnicas de
gestin de la informacin que existan en el momento de su diseo. Hoy en da,
con nuestras posibilidades de mecanizacin, el Sistema Contable, en algunos de
sus aspectos, deja de ser prctico para convertirse en una verdadera limitacin
en el cumplimiento de nuestro principal objetivo: la consecucin de la
informacin para la toma de la decisin.
No obstante, y dado que otro de nuestros objetivos es el cumplimiento de la
normativa vigente, damos por sentado que en un balance detallado sobre la
situacin de la empresa deben aparecer cada tipo de deuda en su lugar, el
usuario puede generar un asiento a base de cuentas genricas (Efectos
comerciales en cartera de todos los clientes, Efectos descontados de todos los
proveedores, etc..) que adapte, justo antes de la impresin del informe, la
situacin patrimonial a las exigencias legales.
5.1.2 Los sistemas auxiliares

Dando por sentado que la introduccin de la informacin en el SIT supone el
uso simultneo de distintos sistemas, detallamos a continuacin los principios
generales sobre los que se basa ese uso:
Al introducir una nueva informacin, el usuario no se ve obligado a

introducir la misma informacin en distintos sitios. Es el sistema el que se
encarga de distribuir la informacin a sus lugares correspondientes, es
decir, a sus archivos.
La informacin distribuida en distintos archivos guarda un vnculo entre

s de tal manera que la modificacin en uno de los archivos suponga la
modificacin automtica en el resto.
En los casos en los que es imposible o no beneficioso que ocurra lo anterior

de forma automtica, es el usuario el que debe garantizar que la
informacin es modificada en todos los archivos correspondientes.
Existen informes o procedimientos que nos detallan las informaciones

vinculadas entre s que han perdido la integridad.
Manual del Usuario
Pgina 49
El funcionamiento de cada uno de los sistemas auxiliares se explica en el

lugar correspondiente de este manual.
5.2
Plan General Contable

< CUENTAS : PLAN GENERAL >
El Plan General es un archivo que contiene todas las cuentas que

pertenecen al Plan General Contable Espaol (P.G.C.). El SIT utiliza estas cuentas
para:
Guiar al usuario en la eleccin del CODIGO CONTABLE en la creacin de

cuentas.
Titular en los informes solicitados los sumatorios elegidos por el usuario.
Es interesante que, al dar de alta una nueva cuenta, el usuario observe el

rbol de cuentas genera el programa, mostrando las cuentas del P.G.C. a las
que pertenece el CDIGO CONTABLE introducido. Esto se puede comprobar,
cambiando el subtipo de cuenta en
< CUENTAS : PROVEEDORES : MODIFICAR REGISTRO : CONTABLES >
T ambin se puede observar cambiando el cdigo contable de una cuenta en

< CUENTAS : VARIOS : MODIFICAR REGISTRO : CONTABLES >
5.3
Asientos Contables
5.3.1 Documentos anexos

5.3.2 Introduccin de asientos
5.3.2.1
Descripcin del apunte contable
5.3.2.2
Introduccin de Asientos
5.3.2.3
Contadores Automticos
El SIT lleva multidud de contadores para numerar los distintos documentos

que se registran: Facturas Recibidas, Emitidas, Nminas, etc Pero existen otros
documentos que son introducidos en la contabilidad sin que exista un registro
previo en otro archivo.
Por ejemplo, un caso tpico son los recibos por comisiones que recibimos del
banco. En todo caso, es muy variable la necesidad que el usuario puede tener de
numerar distintas series de documentos. Para ello, el SIT dispone de una
herramienta casi ilimitada para crear y automatizar distintos contadores. Cada
contador se identifica con una letra. Cuando en el asiento introducimos esa
letra en el campo Documento, se ejecuta el contador. Un contador con clave F,
al introducir esa F en el Documento del asiento, devuelve F0001, F0002, etc
Si el usuario, adems, introduce la clave de ese contador en el diario
deseado, a partir de ese momento, siempre que se trabaje en dicho diario y se
aada un apunte se ejecutar automticamente dicho contador.
Para crear un contador:
< EMPRESAS : MODIFICAR EMPRESA : MISCELNEA : CONTADORES : AADIR >
Manual del Usuario
Pgina 50
Especifique la letra que servir como clave al contador.

Si desea que el contador se introduzca automticamente en los asientos de
un diario en concreto, introduzca la clave del contador en el diario.
< EMPRESAS : MODIFICAR EMPRESA : MISCELNEA : DIARIOS >
5.3.2.4
Ejercicio Fiscal
5.3.2.5
Duplicacin de asientos
5.3.3 Gestin de Distintos Diarios
Manual del Usuario
Pgina 51
5.3.4 Rgimen de I.V.A.

No debe nunca olvidar que, aunque la introduccin de la informacin
referente al I.V.A. se realiza en una sola operacin, en realidad se estn
manejando simultneamente tres sistemas diferentes: el registro de facturas, el
registro de I.V.A. y el sistema contable.
Esto conlleva que, cuando es necesario modificar o eliminar informacin
referente al I.V.A. el usuario debe tener en cuenta esos tres sistemas. Por
ejemplo, al eliminar un asiento contable el usuario ser invitado a eliminar
tambin la factura asociada (si es que existe). El usuario puede entonces
mantener la factura, que aparecer ahora como Pendiente de Contabilizar
5.3.4.1
Introduccin de datos
Normalmente los datos de I.V.A. sern introducidos mediante el registro de

una factura. El registro de la factura se puede hacer, como ya ha quedado dicho,
directamente desde CONTABILIDAD FINANCIERA : ASIENTOS o bien desde
CONTABILIDAD FINANCIERA : FACTURAS RECIBIDAS / EMITIDAS.
Al confirmar el registro de una factura, el programa genera
automticamente un Desglose de I.V.A. basado en los importes de I.V.A.
presentes en la factura as como en el TIPO de OPERACIN de I.V.A. presente en
la cuenta del Proveedor / Cliente.
Antes de confirmar una factura, el usuario puede generar y comprobar la
creacin de ese Desglose de I.V.A. para, en su caso, modificarlo a su gusto. De
esta manera, cualquier documento / factura registrado puede contener
cualquier tipo de I.V.A. siguiendo el criterio del cliente. Para ello, el usuario debe
hacer clic en el botn Generar Desglose I.V.A.
No obstante, en el momento de confirmacin del registro de la factura, el
SIT llevar a cabo una comprobacin sobre las posibles modificaciones que el
usuario haya realizado.
Dada la complejidad del sistema del I.V.A. recomendamos que el usuario,
antes de dar por bueno el registro de una factura, compruebe que el lquido de
dicha factura corresponde al documento original. Si es as, el usuario puede
estar prcticamente seguro de que la factura ha sido registrada
convenientemente.
5.3.4.2
Caso especial de los Bienes de Inversin
El concepto "Bienes de inversin" del SIT ha de entenderse en el sentido e

importe que establece la Ley del IVA en los artculos correspondientes a la
regularizacin de cuotas soportadas en la adquisicin de los mismos. Por tanto
se consideran como tales aquellos cuyo importe de adquisicin es superior a
3.005,06.
Para calificar en el SIT un bien como de inversin: Al registrar la factura de
adquisicin (Factura. recibida) en la solapa "Desglose de IVA" por defecto el SIT
califica el Tipo de Bien como "BC Bienes corrientes" (en los trminos de la Ley).
Debe Ud. modificar la lnea de IVA y calificar el bien como "BI Bienes de
Inversin"
Manual del Usuario
Pgina 52
Para emitir un informe de los bienes de inversin deber Ud. seguir la

siguiente ruta:
<INFORMES: CONTABILIDAD: IVA SOPORTADO >
Luego: Seleccin de documentos (todos los que sugiera o restringido, segn

su eleccin): Seleccin de cuentas: Seleccin de operaciones: Aqu es donde
podr elegir el Subtipo: Todas(Si no selecciona nada), BC Bienes Corrientes o BI
Bienes de Inversin.
5.3.4.3
Registro de ADQUISICIONES INTRACOMUNITARIAS
A pesar de no llevar un IVA, la normativa exige que en este tipo de

operaciones se devengue un IVA soportado y un IVA repercutido.
Al introducir correctamente los datos en el SIT, ste generar:
Un registro de la factura.
El registro de IVA correspondiente
Un asiento contable que contiene un mnimo de 4 apuntes: proveedor,

gasto, IVA repercutido e IVA soportado.
Para ello, proceda del siguiente modo
En la ficha de la EMPRESA: Solapa CONTABILIDAD. Introduzca las cuentas

contables que desee utilizar para el registro contable de este IVA.
En <CUENTAS: PROVEEDOR: SOLAPA CONTABLES>: Califique al proveedor

segn el tipo de IVA de las operaciones que habitualmente realiza con dicho
proveedor (independientemente del porcentaje aplicable). En este caso: AI
Adquisicin Intracomunitaria. Marque el recuadro "Aplicar IVA"
< CONTABILIDAD FINANCIERA: F. RECIBIDAS>: Registre la factura de su

proveedor intracomunitario como cualquier otra. Anote el % IVA que la
operacin debe generar y borre el importe que el SIT calcular. De este
modo el total factura coincidir con el importe de la factura que Ud. tiene.
Complete las cuentas contables, caso de que falte alguna y clic en el botn
CONTABILIZAR".
Por ltimo, para su comprobacin vaya a la solapa "Desglose IVA". Se habr

generado la operacin IVA ( Adquisicin Intracomunitaria) correspondiente.
5.3.4.4
Registro de IVA DE IMPORTACIN.
Generalmente este tipo de facturas las emiten los transportistas pero no

como un servicio realizado por ello sino como un suplido "especial".
Para que queden correctamente registradas y contabilizadas este tipo de
facturas proceda como se indica a continuacin:
Asegrese que en la ficha de la empresa, solapa "Contabilidad" ha asignado

una cuenta (472) para el IVA soportado en importaciones.
Luego:
< CONTABILIDAD FINANCIERA: ASIENTOS >
Clic en el botn "Nueva factura Recibida (FR)" Introduzca los datos de la

factura teniendo en cuenta lo siguiente:
El importe de los servicios del transportista han de introducirse en el campo

base.
Manual del Usuario
Pgina 53
Los aranceles de importacin han de sumarse a esa base, aunque luego

debern aparecer como no sujetos.
El IVA de los servicios se calcularn segn el tipo de IVA introducido.
El IVA de importacin ha de introducirse en el campo especfico habilitado

para ello en esta pantalla de introduccin de datos.
Observe que en la solapa Desglose de IVA, le aparecern, en su caso tres

tipos de IVA si es que ha cumplimentado todos los campos arriba indicados.
5.3.4.5
Registro de facturas con INVERSIN DEL SUJETO PASIVO
A pesar de no llevar un IVA, la normativa exige que en este tipo de

operaciones se devengue un IVA soportado y un IVA repercutido.
Al introducir correctamente los datos en el SIT, ste generar:
Un registro de la factura.
El registro de IVA correspondiente
Un asiento contable que contiene un mnimo de 4 apuntes: proveedor,

gasto, IVA repercutido e IVA soportado.
Para ello, proceda del siguiente modo:
1) En la ficha de la EMPRESA: Solapa CONTABILIDAD. Introduzca las

cuentas contables que desee utilizar para el registro contable de este IVA.
2) En <CUENTAS: PROVEEDOR: SOLAPA CONTABLES>: Califique al

proveedor segn el tipo de IVA de las operaciones que habitualmente
realiza con dicho proveedor (independientemente del porcentaje aplicable).
En este caso: IS Inversin Sujeto Pasivo y marque el recuadro "Aplicar IVA".
3) < CONTABILIDAD FINANCIERA: F. RECIBIDAS>: Registre la factura de su

proveedor extranjero como cualquier otra. Anote el % IVA que la operacin
debe generar y borre el importe de la cuota de IVA que el SIT calcular. De
este modo el total factura coincidir con el importe de la factura que Ud.
Tiene. Complete las cuentas contables, caso de que falte alguna y clic en el
botn "CONTABILIZAR".
4) Por ltimo, para su comprobacin vaya a la solapa "Desglose IVA". Se

habr generado la operacin IVA ( IS Inversin Sujeto Pasivo)
correspondiente.
5.3.4.6
Modificacin de datos de I.V.A.
Los datos correspondientes al registro de I.V.A. se pueden cambiar en los

siguientes lugares:
Desde la ventana de asientos, localice el asiento correspondiente a la

factura y modifique el primer apunte, que debe corresponder al cliente o
proveedor. Se abrir una nueva ventana con los datos de la factura
relacionada. Modifique los datos necesarios. Haga clic en el botn Generar
Desglose I.V.A.. Al confirmar los cambios el programa adapta los nuevos
importes en aquellos apuntes del asiento que sea posible. El usuario debe
modificar aquellos importes de los apuntes que no hayan podido ser
modificados por el propio programa.
Desde la ventana de Facturas Recibidas o Emitidas de Contabilidad

Financiera. Modifique la factura, haga clic sobre el botn Generar
Desglose I.V.A. y contabilice de nuevo, o modifique los apuntes
< CONTABILIDAD FINANCIERA : ASIENTOS >
Manual del Usuario
Pgina 54
correspondientes. En este ltimo caso, el SIT respeta el mismo nmero de

asiento utilizado anteriormente.
< CONTABILIDAD FINANCIERA : FACTURAS RECIBIDAS >
5.3.4.7
Conciliacin I.V.A.
Dada la posibilidad de modificacin libre de los apuntes de un asiento

contable, puede darse la situacin de que , inadvertidamente, el usuario deshaga
el necesario paralelismo entre el apunte contable del I.V.A. y el registro.
Es conveniente, antes de tomar alguna decisin sobre I.V.A. (declaraciones,
etc) ejecutar el procedimiento de Conciliacin de I.V.A. Este procedimiento
detecta en qu asientos se produce un descuadre entre el registro de I.V.A. y su
reflejo contable.
Acceda a
< UTILIDADES : CONCILIACIN I.V.A. >
Dirjase a los asientos sealados por el informe generado y revselos.
Manual del Usuario
Pgina 55
5.3.5 Rgimen de I.G.I.C.

El funcionamiento del I.G.I.C. (Impuesto General de las Islas Canarias)
funciona de la misma manera que el I.V.A. con las siguientes variaciones:
Debe sealarse que el rgimen utilizado es el I.G.I.C. en

< EMPRESAS : MODIFICAR EMPRESA : SOLAPA GESTIN >
En los documentos comerciales slo se muestran, simultneamente, tres

tipos aplicables diferentes, aunque el nmero de tipos aplicables en
artculos son ilimitados.
5.3.6 Retencin de I.R.P.F.

Al igual que en el registro de los datos para I.V.A., el SIT registra los datos
referentes a la retencin del I.R.P.F. que eventualmente pueden aparecer en la
factura. El programa permite registrar como base de I.R.P.F. una importe
diferente al total de la base de la factura.
Los datos de I.R.P.F. de una factura generan, al ser sta contabilizada, un par
de apuntes reflejando dicha retencin: uno para el cliente/proveedor y otro para
la cuenta contable de la retencin.
Esta operativa, como siempre que se manipulan datos en dos sistemas
diferentes (en este caso: registro de I.R.P.F. y contabilidad), conlleva la
necesidad de un seguimiento posterior para verificar el paralelismo entre el
informe de retenciones de I.R.P.F. y el extracto o mayor de la cuenta contable
correspondiente.
El programa sigue el criterio de reflejar la realidad econmica de la forma
ms fidedigna. Por ello, la retencin de I.R.P.F. no se descuenta directamente del
movimiento contable del cliente/proveedor, sino que se contabiliza como lo que
es: una operacin econmica, relacionada pero independiente de la factura
registrada
Para una correcta gestin del IRPF que se retiene a colaboradores de
nuestra empresa (profesionales, arrendadores, dchos de imagen,....) las facturas
que stos nos presenten debemos registrarlas a travs de Gestin-CRM:
documentos de gestin: F.Recibidas.
Se deber introducir el concepto de la factura por lneas de artculos
previamente definidos en los que se especifique el tipo de retencin aplicable
as como la clave de renta y, en su caso, la subclave (clave y subclave definidos
en las instrucciones de elaboracin del impreso 190 de la Agencia Tributaria)
5.3.7 Registro de Nminas
5.4
Datos Externos
El SIT est capacitado para adquirir datos que provienen de otras

aplicaciones. Hay que distinguir entre la incorporacin espordica o la
incorporacin sistemtica.
La incorporacin espordica de informacin al SIT consiste en la
importacin una sola vez de datos que provienen de otras programas. Por
ejemplo, esta situacin se da cuando se comienza a trabajar con el SIT y se
Manual del Usuario
Pgina 56
importan datos provenientes de otras aplicaciones contables o de gestin. Este

tipo de incorporacin de datos queda explicado en los captulos
correspondientes y son tratados con el nombre genrico de IMPORTACIONES
Por otro lado, estn las incorporaciones sistemticas de informacin. Este
proceso consiste en la repeticin, cada cierto periodo de tiempo, de la
incorporacin al SIT de informacin proveniente de otros programas por motivos
diversos:
La empresa tiene un programa de facturacin propio y no utiliza el SIT para

facturar
La empresa genera asientos contables en otras aplicaciones por comodidad
Explicamos a continuacin los distintos procedimientos de Incorporacin

Sistemtica de informacin al SIT
5.4.1 Importacin de Registros de Facturas

En este caso, la empresa dispone de un programa de facturacin muy
ajustado a sus necesidades y no utiliza el SIT para facturar.
El proceso IMPORTAR REGISTRO FACTURAS
< UTILIDADES : IMPORTAR REGISTRO FACTURAS >
incorporar al SIT los datos de totales de las facturas generadas en el otro

programa. Posteriormente, el usuario har que el SIT genere los asientos
contables correspondientes a dichas facturas.
Proceda del siguiente modo
Exporte de su programa de facturacin las facturas a un fichero en formato

de Texto Tabulado. Ms adelante se determina el orden de los campos
necesario
Proceda a Importar Registro de Facturas en UTILIDADES
Acceda a < CONTABILIDAD FINANCIERA : FACTURAS EMITIDAS : PROCESOS

AUTOMTICOS> y contabilcelas.
El formato del fichero utilizado es el siguiente:
Manual del Usuario
Pgina 57
Ord.
1
2
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4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
Valor
E
Fecha de la Factura
Cdigo Contable Cliente
Concepto del asiento
Nmero de la Factura
Base Total Factura
Base IVA Tipo 1

Tipo IVA Tipo 1
Tipo RE Tipo 1
Porcentaje de I.R.P.F
Base IVA Tipo 2

Porcentaje de IVA-2
Porcentaje de RE-2
Base IVA Tipo 3

Porcentaje de IVA-3
Porcentaje de RE-3
Manual del Usuario
Ord.
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
Valor
Cuenta de RE-3
Fecha vencimiento 1
Importe vencimiento 1
Fecha vencimiento 2
Fecha vencimiento 3
Fecha vencimiento 4
Fecha vencimiento 5
Fecha vencimiento 6
Importe vencimiento
Pgina 58
5.5
Gestin de Inmovilizado
La utilidad del mdulo de Gestin del Inmovilizado es doble: Por un lado,

mantener una Base de Datos con todos los elementos de inmovilizado
adquiridos por la empresa y con el detalle que el Sistema Contable es incapaz de
ofrecer: Fecha de puesta en marcha, forma de amortizacin, etc.
La segunda utilidad es la de automatizar los asientos de amortizacin de
esos Elementos de Inmovilizado respondiendo a las caractersticas que figuran
en cada uno de sus registros.
5.5.1 Grupos de inmovilizado

Los elementos de inmovilizado estn relacionados entre s por el GRUPO DE
INMOVILIZADO al que pertenecen. Como norma general recomendamos crear un
grupo de inmovilizado diferente para cada cuenta genrica de inmovilizado que
aparece en el Plan General Contable. Este paralelismo nos permitir,
posteriormente, verificar la consistencia de la informacin prestada por la
GESTIN DEL INMOVILIZADO y el estado contable de las cuentas
correspondientes.
Por ejemplo, en contabilidad slo usaremos una cuenta para todo el
mobiliario (2260000000 MOBILIARIO) y en los GRUPOS DE INMOVILIZADO
daremos de alta el grupo 226 MOBILIARIO. Este sistema evita que el usuario se
vea obligado a crear una cuenta del grupo 226 por cada elemento de mobiliario
que la empresa adquiera.
Para dar de alta nuevos grupos de inmovilizado, acceda a
< LISTAS : GRUPOS INMOVILIZADO >
5.5.2 Introduccin de datos

Para dar de alta un elemento de inmovilizado, basta con acceder al mdulo
correspondiente y hacer clic sobre el botn NUEVO. Es conveniente tener
previamente introducidos los GRUPOS DE INMOVILIZADO. De esta manera,
muchos datos se introducirn automticamente al introducir el grupo al que
pertenece el elemento.
Entre otros datos, el usuario puede relacionar el elemento de inmovilizado
con la factura de compra en la que aparece. Para ello, introduzca el cdigo del
proveedor del elemento y seguidamente haga clic en el botn ASOCIAR
FACTURA. Esto puede ser til para casos en los que se necesite localizar dicha
factura para cuestiones de mantenimiento del inmovilizado, garantas, etc
5.5.3 Ajuste inicial con informacin anterior al SIT

La necesaria integridad entre el Sistema Contable y el Sistema de
Amortizacin de Inmovilizado est basada en la relacin que existe entre los
apuntes contables de la cuenta de Amortizacin Acumulada y del Elemento de
Inmovilizado Correspondiente. Esta relacin, no manipulable por el usuario, se
crea en el momento en que se generan automticamente los asientos de
amortizacin.
< INMOVILIZADO : AMORTIZAR >
Manual del Usuario
Pgina 59
Es decir, cualquier otra forma de creacin de los apuntes de amortizacin no

contempla el necesario enlace entre dichos apuntes y su elemento
correspondiente.
Le recordamos que, al realizar la importacin, sta slo se realiza de los
datos de cada uno de los elementos sin que se importen los movimientos de
amortizacin producidos con anterioridad. Por ello le rogamos que para
garantizar el buen funcionamiento del mdulo, proceda de la siguiente manera:
Compruebe que en el proceso de importacin han sido dados correctamente

de alta todos los elementos de inmovilizado: importe a amortizar,
porcentaje aplicable,...
En la pantalla principal de INMOVILIZADO haga CLIC en AMORTIZAR. Le

pedir fecha de imputacin: es la fecha de la ltima amortizacin que
realiz en el sistema utilizado con anterioridad al SIT
Es posible que haya alguna variacin entre los datos ahora calculados y los
que ud. tena de la aplicacin anterior. Ello se debe, salvo errores cometidos por
el usuario, a que el sistema de clculo de amortizaciones (diario en el SIT) sea
diferente en cada aplicacin. Para paliar los desfases producidos proceda del
siguiente modo:
Ver los asientos que el proceso anterior ha generado.
En esos asientos elimine los movimientos correspondientes a las cuentas de

gasto y/o ingreso. Para ello, puede ordenar los apuntes por orden de Cdigo
Contable y seleccionar conjuntamente todos los que deben ser eliminados.
Modifique los apuntes que le quedan para que cada uno de ellos tenga el
importe correspondiente a lo amortizado de cada elemento segn la
contabilidad anterior.
Salde cada asiento con un movimiento compensatorio en la misma cuenta

de amortizacin acumulada utilizada en cada asiento.
Para su comprobacin, imprima un listado de inmovilizado:

< INMOVILIZADO : IMPRIMIR >
Elija las opciones LISTADO INMOVILIZADO SLO ELEMENTOS EN ALTA.

De esta manera, hemos conseguido, sin modificar el saldo de la cuenta de
amortizacin acumulada, relacionar un movimiento contable de amortizacin
acumulada con cada elemento de inmovilizado y con el importe que provena de
la contabilidad anterior.
Ahora ya existe una reciprocidad entre ambos sistemas: el Contable y el
de Amortizaciones. El usuario debe, a partir de este momento, generar siempre
los movimientos de amortizacin desde el sistema de amortizaciones. De esa
manera, la reciprocidad no se romper.
5.5.4 Cambio en el valor del inmovilizado

Segn el Reglamento del Impuesto de Sociedades (art. 1.7) El importe de
las ampliaciones o mejoras ha de amortizarse en el perodo que reste hasta
cumplir la vida til del elemento patrimonial (mejorado), manteniendo el
mtodo de amortizacin que se vena utilizando y considerando el alargamiento
de la vida til que se hubiera producido.
Manual del Usuario
Pgina 60
Para su introduccin en el SIT recomendamos:

<CONTABILIDAD:INMOVILIZADO>
Amortizar el elemento hasta la fecha en que se produce la mejora.
MODIFICAR el elemento:
Solapa DATOS GENERALES: En el campo "Gastos" introducir el importe total

de la mejora.
Solapa PLAN: Introducir una lnea con fecha hasta la fecha en que se
produce la mejora y el importe que hasta esa fecha se ha amortizado.
Crear una nueva lnea con fecha hasta la que debe amortizarse el elemento
(incluyendo, en su caso el alargamiento de la vida til) y el importe del resto
que queda por amortizar.
5.5.5 Caso especial: Profesionales sin Contabilidad

El sistema anteriormente explicado no es de aplicacin en los casos en los
que la empresa o profesional, por uno u otro motivo, no llevan contabilidad. En
este caso, el mdulo de amortizaciones de inmovilizado funciona con ciertas
variaciones que se enumeran a continuacin:
En cada elemento de inmovilizado se genera de una vez todo el plan de

amortizacin.
Se pueden eliminar y modificar lneas individualmente.
No existen amortizaciones por fechas, solo anuales.
La situacin de amortizacin a determinada fecha se consigue mediante el

botn ACTUALIZAR. Una vez ejecutado dicho proceso, cada elemento
muestra como CANTIDAD AMORTIZADA la suma de su plan de amortizacin
hasta la fecha elegida.
5.5.6 Situacin del inmovilizado

5.5.7 Importacin de Inmovilizado
5.5.8 Impresin de Etiquetas Identificativas
El proceso de impresin del fichero de inmovilizado incluye, entre otras
opciones, la posibilidad de imprimir etiquetas identificativas de los elementos de
inmovilizado. Para ello, seleccione los elementos de los cuales desee imprimir
etiquetas y haga clic en el botn Imprimir.
Seleccione la opcin Etiquetas Identificativas y confirme: el SIT le
mostrar la ventana estandar de impresin de etiquetas.
De los campos del fichero Informes debe usar:
Cdigo-> Contiene el cdigo de identificacin del elemento
Descripcin-> Contiene la descripcin del elemento
Texto-> Contiene el n de serie del equipo
Fecha-> Contiene la Fecha de puesta en marcha
Manual del Usuario
Pgina 61
5.6
Periodificacin de gastos
5.7
Extractos de cuentas
5.8
Cierre/Apertura del ejercicio
5.8.1 introduccin
El proceso de Cierre/Apertura contable es, para cualquier programa
contable, un proceso complicado. Esa complicacin proviene del irresoluble
conflicto entre la continuidad natural de la actividad de la empresa y el
requerimiento legal de dar por cerrado, ante los organismos pblicos y el resto
del mercado en que se mueve la empresa, un ejercicio econmico.
Tanto para los creadores de un programa contable como para el usuario de
dicho programa, el conflicto se resuelve mejor si no se intenta conciliar ambos
aspectos, es decir, que sepan distinguir entre los objetivos informativos de la
empresa y los requerimientos legales.
Por ello, el SIT trata a los asientos contables producidos por el proceso
contable de una forma especial.
As mismo, dado que el SIT es un programa multidiario el proceso de cierre
ha de repetirse por cada uno de los diarios de la empresa.
5.8.2 Asientos Especiales

Como ya se ha visto anteriormente, entre los objetivos a conseguir con el
Sistema Contable se encuentra el de cumplir ciertos requerimientos legales.
Aadido a esto nos encontramos la necesidad de dividir temporalmente la
gestin de la empresa para hacerla ms abordable en todos los aspectos y,
adems, contar con un perodo de comparacin que sirva para analizar el
progreso de la gestin.
En nuestro entorno, los imperativos legales vienen dados por las distintas
leyes que obligan a la empresa a mostrar la informacin de su gestin: Impuesto
de Sociedades, Otros impuestos o resmenes anuales de impuestos, Registro
Mercantil, Cmaras de Comercio, etc
Por estos dos motivos, la gestin de la empresa, que es fundamentalmente
continua, se divide en ejercicios.
De forma general, la mayora de las empresas de nuestro entorno comienzan
dicho ejercicio el 1 de enero de cada ao. Por motivos diversos, otras empresas
lo comienzan en distintos meses del ao. Pero en todos los casos, la duracin
del ejercicio es de un ao natural.
Para cumplir las necesidades de informacin mencionadas es necesario
introducir en nuestro Sistema Contable una serie de asientos cuya finalidad no
es ms que permitir reflejar cierta informacin originada en un ejercicio en los
informes referentes a otro ejercicio. Por ejemplo, si no fuera por el ASIENTO DE
APERTURA, al pedir un balance del ejercicio la cuenta Capital aparecera con
importe 0, puesto que el movimiento de apertura del capital se dio al inicio de
la actividad de la empresa y no hay ningn movimiento de Capital en el
ejercicio actual.
Manual del Usuario
Pgina 62
Asiento de Regularizacin: es el asiento donde la direccin de la empresa da

por bueno el resultado econmico conseguido al final del ejercicio. Este asiento
permite, adems, que en el ejercicio siguiente las cuentas de gastos e ingresos
muestren slo el resultado de ese ejercicio. Asimismo, el asiento de
regularizacin consigue traspasar el resultado del ejercicio a una cuenta de
resultados negativos o positivos que afectar en adelante a la situacin
patrimonial y financiera de la empresa.
Asiento de Apertura: mediante este asiento se consigue reflejar la situacin
patrimonial y financiera de la empresa en el mismo momento del inicio del
ejercicio. De esta manera, si se genera un informe sobre la situacin financiera
del ejercicio actual, en dicho informe se incluye de forma automtica la
situacin financiera de inicio del ejercicio que, en realidad, proviene de
ejercicios anteriores.
Asiento de Cierre: Este asiento es un asiento necesario para conservar la
integridad de la informacin de las cuentas. Como hemos visto, es necesario que
exista un asiento de apertura. Si a su vez no se registrara el asiento de cierre, la
continuidad de la gestin se vera rota por la aparicin en los extractos de cada
una de las cuentas de un asiento, el de apertura, sin justificacin econmica
real. El asiento de cierre consigue que no se produzca variacin financiera en el
trnsito de un ejercicio a otro.
Todos estos mecanismos cumplan en el pasado un sistema manual de
comprobacin de la integridad contable de la empresa. Dado que la contabilidad
se llevaba mediante los tradicionales libros, eran necesarios una serie de
sistemas de cierre / comprobacin que asegurar la integridad de la informacin
hasta la fecha en que se realizaba.
Hoy en da, y con una herramienta de gestin como el SIT, esta utilidad
prctica de comprobacin se hace totalmente innecesaria. As mismo, dada la
capacidad de anlisis contable que tiene el SIT, donde el perodo en estudio no
tiene por qu coincidir con un ejercicio, tan slo queda el imperativo legal como
fundamento para que en una contabilidad mecanizada con el SIT sea necesaria
la existencia de los tres asientos anuales: Apertura, regularizacin y cierre.
Es decir: la existencia de dichos asientos solamente es justificable en el
SIT para el cumplimiento de los requerimientos legales a los que est sometida
la empresa. Por ello es necesario que el usuario:
Comunique al SIT cul es el asiento de apertura, regularizacin y cierre de

cada ejercicio contable, si es que dichos asientos no han sido generados por
el propio programa.
Decida, a la hora de pedir ciertos informes, si el asiento de apertura debe ser

incluido o no en dicho informe.
Sepa discriminar los asientos especiales en el extracto de una cuenta si lo

considera necesario.
Para marcar en el SIT un asiento como asiento de apertura, regularizacin

o cierre, proceda as:
Buscar el asiento que se desea marcar. En el men ASIENTOS, elija la opcin

deseada.
Manual del Usuario
Pgina 63
5.8.3 Proceso de cierre

Asegrese de que en su plan de cuentas figura una cuenta 129 anotable.
Para cerrar un diario, proceda en:
< UTILIDADES : CIERRE/APERTURA EJERCICIO >
El programa generar entonces:
Un asiento de regularizacin, con fecha ltimo da del ejercicio, anulando

los saldos de las cuentas de gastos e ingresos contra la cuenta 129
anotable.
Un asiento de cierre, , con fecha ltimo da del ejercicio, anulando los

saldos de las cuentas de los grupos 1 al 5
Un asiento de apertura, con fecha primer da del ejercicio siguiente.
No olvide lo que repetidamente

se dice en este manual: Antes de
ejecutar un proceso complejo,
como este, proceda a reali zar una
copia de seguridad de su Fichero
de Datos.
Cmo el efecto del proceso de cierre se limita a la creacin automtica de
los asientos descritos, basta eliminar dichos asientos para que el proceso pueda
repetirse de nuevo. El usuario nunca debe temer una irreversibilidad del
proceso de Cierre/Apertura contable.
5.8.4 Caso de cierre en mes diferente a Enero

Existen empresas cuyo ejercicio contable no coincide con el ao natural. En
ese caso, debe introducir el mes de inicio del ejercicio en:
< EMPRESAS : MODIFICAR EMPRESA : SOLAPA CONTABLES >
A partir de ese momento, el programa funciona con dos ejercicios: el natural

y el contable. Dado un ao natural, el ao contable depender del mes de inicio
del ejercicio y la fecha actual (de trabajo).
Cuando ambos aos no coinciden, en la ventana principal se muestran
ambos aos. Las nicas consecuencias de trabajar simultneamente con dos
ejercicios son:
Al entrar en Asientos, se muestran los del ao contable, que puede ser

diferente al del ao natural
Al contabilizar facturas, dependiendo del ao contable en el que se est

situado, permitir o no usar fechas del ao natural
Para un cmodo trabajo con el SIT en este tipo de empresas, recomendamos

una atencin especial en la fecha de trabajo. Un ejemplo:
Una empresa abre su ejercicio contable el 1/10/2005
Para el SIT, el ao contable es el 2006 puesto que el ejercicio se cierra el
30/9/2006
Si la fecha de trabajo es el 15/9/2005, el ao natural es 2005 y el ao
contable 2005.
Manual del Usuario
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Si la fecha de trabajo es el 3/10/2005 el ao natural sigue siendo 2005,

pero el contable ha pasado a 2006.
Cuando se introduce informacin contable (tanto de asientos como de
registros de facturas), el programa testea que la fecha utilizada corresponda al
ao contable.
Se produce un problema aadido cuando la empresa desea cambiar su mes
de cierre y comenzar un nuevo ejercicio en enero del ao siguiente. En ese caso,
basta con cambiar dicho mes en la ficha de la empresa. A partir de ese
momento, se produce un desajuste puesto que en ao actual aparecern
apuntes del ao natural anterior pero que, por lo explicado anteriormente,
pertenecen al ejercicio siguiente.
Para solventar esta situacin, teniendo en cuenta el principio fundamental

de veracidad de la informacin, se debe proceder de esta manera.
Continuar introduciendo informacin con el mes de inicio de ejercicio

original hasta que se de por terminada la introduccin/revisin de los
asientos del ao natural anterior.
Continuar introduciendo apuntes del ao natural actual. Es muy

aconsejable no utilizar la fecha de 1 de enero para introduccin de apuntes.
De esa manera, el programa situar el asiento de apertura de esa fecha en
primer lugar.
Practicar un cierre hasta el 31 de diciembre del ao anterior

(<Utilidades:Contabilidad:Cierre/Apertura Ejercicio)
Descalificar los asientos de regularizacin, cierre y apertura (situndose en

cada asiento y con el men Asientos:Eliminar Vnculo de esta manera, el
programa interpretar esos asientos como asientos normales
Renumerar asientos
Imprimir diarios y otros documentos legalmente necesarios del perodo

cerrado (inicio del ejercicio hasta 31 de diciembre.
Cambiar el mes de inicio del ejercicio en la ficha de la empresa
Posteriormente, al cierre del nuevo ejercicio, se observar el problema de

que el primer asiento del ejercicio no es el nmero 1. Recomendamos entonces
hacer las observaciones pertinentes en la documentacin legal a depositar sobre
dicha circunstancias y su justificacin.
5.9
Listas
5.9.1 Conceptos Contables

Los CONCEPTOS CONTABLES constituyen una herramienta indispensable
para que el trabajo de introduccin de datos sea lo ms rpido y exacto posible.
Utilizando los Conceptos Contables el usuario evitar en gran medida la
introduccin repetida de informaciones semejantes.
De forma accesoria, el uso intensivo de esta herramienta consigue que una
contabilidad realizada por varios operarios tiene un aspecto ms uniforme.
Tambin es de destacar que cualquier usuario, sin conocimientos amplios de
contabilidad, puede realizar una contabilidad perfecta si hace su trabajo bajo
indicaciones de uso de los Conceptos Contables.
La forma de funcionamiento es muy sencilla: una vez creado el Concepto
Contable, el usuario introducir su cdigo en el campo CONCEPTO del asiento
Manual del Usuario
Pgina 65
o factura que se est contabilizando. A partr de ah, el SIT desencadena de

forma automtica una serie de acciones que, de no hacerlo as, el usuario se
vera obligado a realizarlas manualmente.
Las acciones que se desencadenan son las siguientes:
Concepto de la Factura / Asiento: El texto introducido en dicho campo por

el usuario es sustituido por la Descripcin del Concepto Contable. Adems,
esa descripcin puede tener "campos clave" que sern sustituidos por sus
valores correspondientes. Estos campos clave pueden ser: <Ao> Introduce
el ao de la fecha de la factura; <Mes> introduce el mes de la factura;
<MesAbreviado> introduce las tres primeras letras del nombre del mes de
la factura;<NombreCuenta> introduce el nombre del proveedor o cliente;
<FacturaProveedor> introduce el n de factura del proveedor;
<RegistroFactura> introduce el n de la factura emitida o registro de la
recibida; <FechaFactura> introduce la fecha de la factura.
Se autointroducir como cuenta de Gasto/Ingreso o como contrapartida (en

el modelo de asientos P/C) la cuenta introducida en Contrapartida del
Concepto Contable.
Como importe del asiento o como base total de la factura aparecer el

introducido en Importe en el Concepto Contable.
Si el campo Reparto de Analtica contiene un Cdigo de Reparto de

Analtica vlido, este reparto se aplicar en cuanto se ponga en marcha la
introduccin de analtica en el asiento en introduccin.
Se aplicarn los tipos de I.V.A., R.E. e I.R.P.F. detallados en el Concepto

Contable, as como el tipo de Retencin de I.R.P.F. que corresponde.
Si el usuario se encuentra realizando un asiento por Partida / Contrapartida

(P/C), el cursor ir directamente al campo Debe o Haber segn lo indicado
en el Concepto Contable.
Para un uso ms intensivo de estos Conceptos Contables, el usuario debe

conocer que:
5.10
Los datos introducidos mediante el uso de un Concepto Contable son

revisables y modificables por el usuario antes de confirmar el asiento o
registro de factura que est realizando.
No se deben crear ms conceptos que los que puedan ser memorizados: su

rapidez de uso depende en gran medida de la astucia con la que se han
diseado.
El usuario puede utilizar cualquier Concepto Contable para ayudarse en el

registro de un asiento o factura, aunque dicho asiento no corresponda en su
totalidad a lo descrito en el Concepto.
Conceptos con el mismo cdigo pueden funcionar de distinta manera segn

como se hayan descrito en cada una de las Empresas gestionadas por el SIT
Informes
5.10.1 Declaracin de Operaciones con Terceros (HP 347)

El SIT permite obtener un listado de los clientes y proveedores con los que la
empresa usuaria ha realizado operaciones de compra/venta en el ao
precedente y tambin el fichero importable por el programa de ayuda de la
AEAT, para preparar la declaracin correspondiente.
Para asegurarse de que los acumulados a mostrar / exportar son correctos:
Manual del Usuario
Pgina 66
< UTILIDADES: CONTABILIDAD: ACTUALIZAR CUENTAS>
5.10.1.1
Para obtener el listado:
Seleccione el ao para el que va a realizar el informe

<UTILIDADES: CONTABILIDAD: ACTUALIZAR CUENTAS>
Este proceso recalcula los acumulados de cada cuenta, incluyendo el

volumen de compras y ventas).
<INFORMES: CONTABILIDAD: C/V SUPERIORES A>
Por defecto, el SIT le sugiere el importe de 3.005,06 , que es el requerido

para esta declaracin.
5.10.1.2
Seleccione la opcin requerida Imprimir listado.
Generacin de Comunicados a Clientes y Proveedores
Tambin se pueden generar automticamente comunicados para cada una

de las cuentas. Para ello, proceda como sigue:
< PROMOCIN COMERCIAL : MODELOS >
Cree el modelo del comunicado que quiere enviar. Por ejemplo:

"Muy Srs. nuestros:
Con objeto de proceder a la realizacin de la declaracin de

operaciones con terceros que establece el Real Decreto 2027/1995,
les comunicamos que, segn los datos que obran en nuestro poder
referidos al ejercicio <Ejercicio>, el volumen total de las operaciones
realizadas con Uds. asciende a <AcumuladoFacturas>.
Les agradeceremos que, en caso de no coincidir dicha cifra con la
que obre en su poder, nos lo comuniquen lo antes posible. De no ser
as, consideraremos correcta esta cantidad.
Att."
Los textos entre "<" y ">" sern sustituidos en cada caso

por los valores correspondientes.
Vuelva a la generacin del informe y elija la opcin "Generar

Comunicados".
Los mensajes as generados quedan en la bandeja de salida de mensajes del

usuario hasta que ste decida su envo.
5.10.2 Para generar el Soporte Magntico
Seleccione el ao para el que va a realizar el informe
Seleccione las cuentas QUE NO DEBEN INCLUIRSE EN LA DECLARACIN

(por estar ya incluidas en otra declaracin, por tratarse de operaciones no
declarables,) y omtalas con el botn correspondiente (flecha roja hacia
fuera) y confirme.
< UTILIDADES: CONTABILIDAD: EXPORTAR HP 347 >
Aparecer en pantalla un cuadro de dilogo que le preguntar el nombre del

fichero que est creando y dnde quiere almacenarlo:
De nombre al fichero (sugerimos HP347 EmpresaAo)
Manual del Usuario
Pgina 67
Seleccione el lugar de su ordenador donde quiere guardar el fichero
En su caso, seleccione el firmante de la declaracin
Inmediatamente despus de este mensaje le pedir el ajuste de pgina y las

caractersticas de impresin porque se va a imprimir el listado con el contenido
de la declaracin.
Nuevo cuadro de dilogo que le informar, si usted quiere, de las incidencias
del informe realizado: falta de datos de alguna cuenta, importes
individualizados de las claves A y B, importe total de la declaracin, etc.
El fichero generado podr usted:
5.11
Presentarlo directamente en Hacienda (aunque requerir una validacin"

previa a la aceptacin del fichero. Prevalidacin que le realizarn en su
Administracin)
Importarlo al programa de ayuda facilitado gratuitamente por la Agencia

Tributaria y desde este programa de ayuda imprimir o generar el fichero de
la declaracin que ya no requerir la prevalidacin.
Utilidades
5.11.1 Eliminacin de Asientos

5.11.2 Renumeracin de Asientos
5.11.3 Asientos descuadrados
5.11.4 Importacin / Exportacin de apuntes
5.11.5 Asociar apuntes a un diario
5.11.6 Exportar datos declaracin de operaciones con terceros
(HP347)
5.12
Registro de Documentos de Profesionales
Manual del Usuario
Pgina 68
CONTABILIDAD ANALTICA
6.1
Fundamentos de la Contabilidad Analtica
6.2
Plan de Cuentas Analtico
6.2.1 Estructura del Plan

El plan analtico del SIT est estructurado en seis niveles. Esto quiere decir
que los informes elaborados por el programa podrn ser subtotalizados a uno o
varios de esos niveles.
Cada nivel se describe por un Nombre y un nmero de caracteres. El nombre
del nivel ser utilizado como ttulo en las cabeceras o subtotales de informes
donde aparezcan.
El usuario debe estudiar las necesidades informativas que tiene para decidir
que estructura utilizar. Para ello, debe tener en cuenta:
La estructura del plan de cuentas puede ser modificada en cualquier

momento (Aunque es conveniente utilizar desde el principio el mximo de
dgitos posible para evitar, en el futuro, tener que modificar manualmente
el largo de todas las cuentas dadas de alta previamente)
Los apuntes analticos se asignan siempre a la cuenta de nivel seis, sea cual
sea la estructura de niveles superiores y nmero de dgitos asignados.
El nmero mximo de dgitos a usar en las cuentas anotables es de 15.
La relacin de un apunte con su cuenta es irrompible. Es decir, el usuario

ser siempre libre de cambiar el cdigo, descripcin y estructura del plan de
cuentas analtico sin temor a perder dicha relacin.
Esto quiere decir que lo esencial para definir el plan de cuentas analtico es
conocer las necesidades informativas posteriores de la empresa y, adems,
conocer que las decisiones tomadas al principio no atan al usuario para cuando
descubra nuevas necesidades.
Como existe una relacin, opcional, entre la cuenta analtica y una cuenta
financiera, no es necesario dedicar uno de los niveles para indicar con qu
cliente est relacionada la cuenta analtica.
6.2.2 Introduccin de cuentas analticas en apuntes

Siempre que se pide una cuenta analtica anotable, el usuario dispone de
dos campos para introducirla: el cdigo y la descripcin. Normalmente estos
campos no estn etiquetados pero el usuario los identificar siempre porque el
cdigo es el primero de ellos y la descripcin el segundo. El sistema de
introduccin de la cuenta analtica en los apuntes o cualquier otro lugar del SIT
es como sigue:
Si el usuario conoce todo el cdigo de la cuenta, debe introducirlo en el

campo de cdigo
Si el usuario conoce slo el principio del cdigo, debe introducirlo en el

campo de cdigo. El programa le ofrecer una lista de todas las cuentas
analticas anotables que comienzan con dicho cdigo.
Manual del Usuario
Pgina 69
Si el usuario no tiene ninguna orientacin sobre la cuenta a utilizar debe

introducir el carcter ? o en el campo cdigo. El programa le ofrecer
una lista de todas las cuentas analticas anotables.
Si el usuario conoce parte de la descripcin de la cuenta, debe introducirla

en el campo de descripcin. Si hay ms de una cuenta cuya descripcin
contiene el dato introducido, el programa le ofrecer una lista con todas
ellas.
Si el usuario conoce parte de la descripcin de una cuenta analtica no

anotable, es decir, de nivel superior, puede introducirla igualmente en el
campo de descripcin. El programa le ofrecer entonces una lista con todas
las cuentas no anotables cuya descripcin contiene el dato. El usuario
elegir entonces cul de las cuentas le interesa. Inmediatamente el
programa le dar a elegir entre todas las cuentas anotables cuya raz
coincide con el cdigo de la cuenta elegida.
6.3
Apuntes analticos
6.4
Listas
6.4.1.1
Repartos de Analtica
Los repartos de analtica constituyen una forma automtica de introducir,

en una sola operacin, uno o mltiples apuntes de analtica que responden a un
reparto porcentual en un conjunto de cuentas analticas. Por ejemplo, la
direccin de la empresa decide que, a partir de determinada fecha y hasta nueva
orden, los gastos generales de la empresa se van a distribuir de la siguiente
forma:
Al proyecto n 1, un 23%
En este caso, basta con ir a
< LISTAS : CONTABILIDAD : REPARTOS DE ANALTICA>
y crear un nuevo reparto con dicha informacin. Se asignar a ese reparto

un cdigo.
Posteriormente, siempre que el usuario se encuentre en la ventana de
introduccin de analtica, al introducir ese cdigo en el lugar correspondiente, el
SIT completar la analtica partiendo del reparto predefinido.
Posteriormente, la direccin de la empresa podra cambiar la distribucin
del reparto en la confianza de que las prximas operaciones a las que se asigne
ese cdigo de reparto, sern analizadas segn la nueva distribucin.
Manual del Usuario
Pgina 70
6.5
Informes
6.5.1 Diario
6.5.2 Mayor Analtico / Financiero
6.5.3 Mayor Financiero / Analtico
6.5.4 Balance Analtico / Financiero
6.5.5 Balance Financiero / Analtico
6.6
Utilidades
6.6.1 Conciliacin
6.6.2 Importacin de apuntes
6.6.3 Exportacin de apuntes
6.6.4 Eliminacin de apuntes
6.6.5 Generacin de Analtica en bloque
El SIT ofrece la posibilidad de generar apuntes analtica sobre una
contabilidad financiera ya existente. La necesidad de este proceso puede venir
por:
El usuario ha decidido comenzar a utilizar la Contabilidad Analtica y est

interesado en generar dicha contabilidad sobre los apuntes financieros ya
introducidos anteriormente.
El usuario tiene un plan de contabilizacin de analtica muy repetitivo y

prefiere introducirla de golpe y no asiento por asiento.
El usuario cambia su sistema de analtica y quiere reflejar dicho sistema en

la analtica anteriormente introducida.
El proceso de Generacin de Analtica tiene tres fases: 1. Seleccin de los

apuntes financieros en los que se va a generar; 2. Decisin de los porcentajes
del nuevo reparto de analtica y 3. Determinacin de la eliminacin o no de los
apuntes analticos introducidos anteriormente.
En cuanto al primer paso, el SIT le ofrecer la ventana habitual de bsqueda
de apuntes financieros, con la facilidad de que, una vez seleccionados los
apuntes, el programa discriminar por s mismo los apuntes que no pertenezcan
a cuentas de los grupos 6 y 7.
En cuanto a la decisin del nuevo reparto, el programa mostrar la ventana
habitual de repartos de analtica. El usuario podr introducir las cuentas
analticas y los porcentajes correspondientes de las dos formas habituales:
manualmente y mediante la introduccin de un CDIGO DE REPARTO.
(Recordamos la posibilidad de crear y guardar distintos repartos de analtica en
< LISTAS : REPARTOS ANALTICA >
En esa misma ventana el usuario marcar o no la opcin ELIMINAR

ANALTICA EXISTENTE. Si la marca, el programa eliminar los apuntes analticos
que circunstancialmente pudieran haber sido introducidos anteriormente. Si no
la marca, el programa introducir la nueva contabilidad analtica slo en
Manual del Usuario
Pgina 71
aquellos apuntes financieros seleccionados que no tengan ningn apunte

analtico.
IMPORTA NTE: Dado que esta
utilidad afecta p osiblemente a
gran cantidad de informacin
previamente
introducida,
se
recomienda la realizacin de una
copia de seguridad previa a su
uso.
6.6.6 Redistribucin de analtica

Con este proceso, el SIT permite desdoblar un apunte de analtica en otro u
otros respondiendo a un nuevo reparto. Las utilidades de este proceso son:
El usuario a reconsiderado el uso de una cuenta de analtica durante un

perodo de tiempo dado y decide cambiar sus movimientos a otra cuenta.
El usuario introduce apuntes de analtica a una determinada cuenta para

que, al final de un perodo dado y tras determinados anlisis, redistribuir
esos movimientos segn un reparto fruto de dicho anlisis.
Para ejecutar este proceso, el usuario debe seleccionar qu apuntes de

analtica van a ser redistribuidos y cul es el reparto de analtica que deber ser
utilizado.
El proceso le ofrece al usuario dos variantes: 1. El movimiento anterior se
abonar con un movimiento contrario y se aadirn los nuevos o 2. El
movimiento anterior ser sustituido por los nuevos.
Aconsejamos el uso de la primera opcin. De esa manera quedar
constancia de que existi un proceso de distribucin posterior a la primera
introduccin de apuntes analticos.
IMPORTA NTE: Dado que esta
utilidad afecta p osiblemente a
gran cantidad de informacin
previamente
introducida,
se
recomienda la realizacin de una
copia de seguridad previa a su
uso.
6.6.7 Exportacin de apuntes en bruto
Manual del Usuario
Pgina 72
CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA
7.1
Principios de funcionamiento
El mdulo de Contabilidad presupuestaria del SIT es un completo sistema de

generacin ilimitada de presupuestos y de informes basados en esos
presupuestos, adems de en la contabilidad financiera y analtica.
Es posible generar presupuestos basados nicamente en la contabilidad
financiera, o bien en la analtica o bien en ambas simultneamente.
Tanto los presupuestos, para sus clculos automticos, como los informes
son "multiempresa" y "multidiario". Es decir, pueden estar vinculados a
diferentes empresas y a distintos diarios de esas empresas.
El presupuesto puede ser "revisado" hasta cuatro veces, respetando el SIT las
cantidades presupuestadas originariamente y las de cada una de las revisiones.
Este procedimiento de revisin es imprescindible si se desea que el presupuesto
contemple las correcciones aplicadas y aceptadas por el departamento que lo
controla. Esto quiere decir que si frente a una desviacin presupuestaria, la
empresa asume dicha desviacin, debe reflejarlo en la revisin correspondiente
para que los prximos informes dejen de reflejar dicha desviacin.
Con respecto a los Presupuestos, el proceso a seguir para el uso de este
mdulo es el siguiente:
Plantear las necesidades de control presupuestario de la empresa.
Plantear el calendario de revisin del presupuesto.
Generar un presupuesto con sus importes globales
Distribuir mensualmente los importes
Revisar el presupuesto en los perodos previstos reflejando las variaciones

del presupuesto si son asumidas por la empresa.
Con respecto a los Informes Presupuestarios, el proceso a seguir para el uso

de este mdulo es el siguiente:
7.2
Planificar la estructura, a tres niveles, que tendr el informe.
Crear el informe y dar de alta todas las partidas necesarias.
Crear, por el mismo mtodo, cuantos informes sean necesarios.
Calcular o "Archivar" y calcular el informe deseado. Imprimir.
Generacin de Presupuestos
CONTABILIDAD> CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA> GENERACIN DE
PRESUPUESTO>
Existen varias opciones que se detallan a continuacin:
7.2.1
7.2.1.1
Crear un presupuesto nuevo

Manualmente
Al hacer clic sobre el botn NUEVO:

Manual del Usuario
Pgina 73
Aparece una ventana en la que se define a qu empresa vamos a vincularlo,

de dnde vamos a coger los datos reales en el caso de que se actualice el
presupuesto de acuerdo a los datos reales. (Recuerde que se puede
consolidar).
Se definen los parmetros del presupuesto: nombre, , fechas del

presupuesto, diarios vinculados, ttulo de cada columna (ej: columna 0,
Presupuesto; columna 1, Revisin trimestre 1, etc).
Aparece la ventana donde ya se introduce la partida, la frmula de cuentas

financieras de la misma y la cuenta analtica anotable.
La frmula de cuentas puede ser a nivel de cuenta anotable o de raz, es

decir, si escribe un dgito el SIT entender que son todas las cuentas financieras
que comiencen por ese dgito.
7.2.1.2
Nuevo por cuentas
Aparece una ventana en la que se define el nombre del presupuesto, la

vigencia y las cuentas tanto financieras como analticas que van a
componer el presupuesto. El Sit est creando la matriz presupuestaria
automticamente. Lo har con la contabilidad analtica de la empresa que
est sealada en la ventana principal.
La frmula de que aparece en cada partida presupuestaria es la cuenta

financiera a nivel anotable; puede modificar lo que desee.
7.2.1.3
Nuevo desde informe
7.2.2
Aparece una ventana con un desplegable para que determine qu informe

debe ser la plantilla para crear la matriz presupuestaria. Es decir, la partida
presupuestaria ser cada epgrafe del informe se cruzado con cada cuenta
anotable de analtica y se adopta como frmula financiera de la partida
presupuestaria la del epgrafe del informe.
Cundo utilizar cada uno de los mtodos expuestos
Total mente manual; es cmodo para presupuestos cortos, muy sencillos

que no deseen asociar contabilidad analtica y cuya trascendencia est en
las frmulas de cuentas financieras.
Nuevo por cuentas: es el automatismo mximo para la mnima cuadrcula

presupuestaria; muy cmodo para asociar cuentas anotables financieras
con analticas.
Nuevo desde informes: cuando las partidas presupuestarias contengan

frmulas financieras sean complejas.
Una vez generado el presupuesto por alguno de los sistemas anteriores:
Botn: Vincular empresas; seleccione la(s) empresa(s) de las que se

tengan que recoger los datos reales.
Botn: Modificar parmetros, defina los parmetros que faltan por

establecer: los diarios vinculados y los ttulos de cada columna (ej: columna
0, Presupuesto; columna 1, Revisin trimestre 1, etc)..
7.2.3 Matriz presupuestaria slo de cuentas de analtica

PRESUPUESTO> NUEVO POR CUENTAS
Aparece una ventana para rellenar las caractersticas del presupuesto que
se est creando. Introduzca el nombre.
Manual del Usuario
Pgina 74
Elimina el intervalo de las cuentas financieras.
Determine el rango del intervalo de las cuentas analticas.
Completa las fechas de validez del presupuesto.
Acepte.
7.2.3.1
Incrementar la matriz presupuestaria con nuevas celdas

PRESUPUESTO> AADIR PARTIDAS
Rellenar el intervalo nuevo de cuentas financieras y analticas en la ventana de

dilogo que aparece en el Sit.
7.2.3.2
Incrementar la matriz presupuestaria slo con celdas nuevas que
si tengan importes en contabilidad
PRESUPUESTO> AADIR REALES.
Simplemente acepte la sugerencia de la aplicacin.
7.3
Edicin de un presupuesto
CONTABILIDAD> CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA> EDICIN>
Acaba de entrar en una ventana que muestra la relacin de partidas

presupuestarias por centro de coste. Avanzar por ellos con las flechas de
movimiento o desplegando el filtro denominado Analtica y seleccionando el
centro de coste que desea.
Cmo introducir los datos en las distintas partidas.
7.3.1
Clculo partida por partida .

CONTABILIDAD> CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA> EDICIN>
Edite la partida que desee presupuestar.

Los campos de la partida, analtica y frmula financiera los ha establecido
vd. al crear el presupuesto. As que nos centraremos en las columnas.
Cada columna tiene dos botones (los veremos a lo largo de la explicacin
proceso) , 2 posibilidades de fechas (excepto la primera columna), una celda
para el importe total y 12 para el reparto mensual de mismo.
7.3.1.1
La primera columna.
Generalmente, representa el presupuesto base.

La forma ms simple de actuar es introducir el presupuesto anual para esta
partida y centro de coste, en la casilla Importe Total de la primera columna.
Cuando acepte, ver que se distribuye equitativamente entre todos los meses.
Si:
est conforme, pase la siguiente partida
desea variar el importe de algn mes: modifique el mes manualmente y

acepte; ver que se ajustan todos para, respetando los cambios realizados,
se recalculen el resto de los meses para sumar el total del importe anual.
Manual del Usuario
Pgina 75
Si desea el importe de esta partida en funcin de lo acontecido el perodo

anterior:
marque sobre el botn Int. Real
responda Si cuando el Sit le pregunta si est seguro
Introduzca el porcentaje de variacin que desea aplicar al total del importe

del ao anterior.
Haga clic sobre el botn Distribuir de la primera columna para que

reparta los importes a lo largo del ao.
7.3.1.2
Las columnas restantes
Generalmente suelen ser revisiones presupuestaria trimestrales u otras

variaciones sobre el presupuesto base. Precisamente, al tomar el presupuesto
como base el proceso ser:
copiar el importe total y/o los importes mensuales.
ajustar la distribucin mensual en funcin de cuestiones subjetivas o de la

evolucin contable del perodo.
Vamos a realizar en una partida (ms adelante se explicar cmo se calcula

en bloque, para todo el presupuesto).
7.3.2
Dele al botn Copiar alineado en la columna sobre la que quiere

incorporar los datos.
Modifique el / los importes que considere oportuno.
Si desee incorporar los importes mensuales que hay en contabilidad,

introduzca una fecha en la celda interseccin de la fila Fecha de revisin
Columna de revisin.La fecha entender la incorporacin de la
contabilidad hasta el ltimo da del mes anterior al escrito en dicha fecha.
Dele al botn Distibuir alineado en esa columna.
Clculo automtico
CONTABILIDAD> CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA> EDICIN> ACTUALIZAR
Qu posibilidades ofrece (se explican en el mismo orden que aparecen)

7.3.2.1
Calcular el presupuesto con lo ejecutado anteriormente
Determinar el importe total de cada partida segn el resultado de la misma

del ejercicio anterior.
Aparece una ventana que invita a introducir un porcentaje. La finalidad es
variar el importe total del ao anterior, para cada partida, segn el coeficiente
escrito; si el coeficiente de variacin es 0, la cifra coincidir con lo ejecutado en
el ejercicio anterior.
7.3.2.2
Limpiar presupuesto
Elimina del presupuesto las partidas sin importe.

Es muy cmodo para disminuir la cantidad de registros y ganar en
comodidad de manejo de la informacin pero cuidado, si se van a realizar
revisiones porque se han eliminado de la matriz presupuestaria y habr que
actualizarla como paso previo a la revisin.
Manual del Usuario
Pgina 76
7.3.2.3
Distribuir presupuesto
Reparte mensualmente el importe total de la primera columna..

7.3.2.4
Poner a 0
Elimina los importes de todas las partidas presupuestarias.

7.3.2.5
Reproducir centros de coste
CONTABILIDAD> CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA> EDICIN DE PRESUPUESTO
Copia las partidas (el cdigo, el nombre y la frmula de cuentas) del centro
de coste seleccionado en la pantalla y lo cruza con las cuentas analticas que se
determinen en el cuadro de dilogo con el Sit. En muy til cuando hay que
incorporar centros de costes nuevos al presupuesto.
Cuidad: Si ha limpiado el presupuesto puede suceder que no tenga ningn
centro de coste con la lista completa de las partidas presupuestarias.
Pasos a seguir:
Asegrese de que est en el centro de coste adecuado
Haga clic en el botn Reproducir C.coste
Aparece una ventana donde se determina el intervalo de cuentas sobre el

que se va a actuar. Rellene lo que precisa y acepte.
7.3.3 Revisin del presupuesto

7.3.3.1
Generacin de una revisin
Se abren una serie de opciones para automatizar el tratamiento numrico

en bloque de las columnas denominadas revisin.
Existen 4 posibles acciones todas ellas precedidas de un crculo (que es la
casillita para marcar la opcin deseada. Estas son:
Copiar total columna desde columna
Distribuir revisin
Poner a 0
Copiar columna
Justo debajo se introducen la posicin de la columna sobre la que se va a

introducir los datos nuevos y qu columna se toma como origen de datos. Hay
que tener en cuenta que la columna 0 es la primera de datos y responde al
nombre de presupuesto, la columna 1 es la segunda columna de datos
denominada genricamente revisin 1, y as sucesivamente.
7.3.3.2
Copiar total columna
Copia slo el importe total de la columna que determine en la casilla

Basndose en columna nmero y lo pega en la celda del importe total
correspondiente a la columna que se seale como destino en la casilla Columna
n
Recuerde que el Sit que es un proceso para todas las partidas de todas los
centros de coste del presupuesto donde est.
Manual del Usuario
Pgina 77
7.3.3.3
Distribuir revisin.
Reparte el importe total tras incorporar la evolucin real (datos de contabilidad)

de cada partida en los meses anteriores a la fecha de revisin.
Cmo calcula:
Incorpora el importe mensual real de los meses

anteriores al de la fecha de revisin.
Suma el total de los im,portes reales
Resta del importe total la suma anterior
Reparte el remanente del punto anterior entre los meses

restantes, respetando los importes manuales que hubiere
Pasos a seguir.:
Marque la opcin Distribuir revisin.
El cursor se posiciona sobre la celda en la que hay que introducir la fecha de

revisin, introdzcala.
El cursor se posiciona sobre la celda en la que hay que introducir la fecha de

proyeccin; no est obligado a escribir nada si no utiliza la Proyeccin
financiera.
Anote el nmero de la columna objeto de distribucin en la celda titulada

Columna n. Para seguir: acepte.
Si la fecha de la proyeccin est en blanco, el Sit le preguntar si desea

continuar o revisarla. Contine.
La aplicacin le informar cuando haya concluido la accin.

7.3.3.4
Poner a 0
Elimina los importes de todas las partidas presupuestarias.

7.3.3.5
Copiar columna
Copia el importe total y la distribucin de la columna que determine en la

casilla Basndose en columna nmero y lo pega en cada celda de la columna
que se seale como destino en la casilla Columna n . Recuerde que el Sit que
es un proceso para todas las partidas de todas los centros de coste del
presupuesto donde est.
Una vez generada la revisin mediante el procedimiento automtico
correspondiente, puede:
Modificar manualmente el total del presupuesto para esa revisin. El nuevo
importe provocar un nuevo reparto en todos los importes mensuales
automticos.
Distribuir el importe total. (En el botn DISTRIBUIR) Con este proceso, el SIT
asignar los valores reales (contables) a los meses correspondientes hasta
la fecha de la revisin y distribuir el resto del importe total entre los
importes automticos. Este proceso tambin se puede generar para todas
las partidas a la vez desde la ventana del presupuesto, haciendo clic en el
botn ACTUALIZAR y marcando la opcin MANIPULAR REVISIN.
Manual del Usuario
Pgina 78
7.4
Modificar manualmente un importe mensual. Esto provocar el reclculo

del total de la revisin.
Poner en automtico un importe manual. Haciendo clic en el botn

AUTOMTICO cuando el cursor se encuentra en un campo de importe
manual, el SIT pone de nuevo ese campo en automtico y redistribuye de
nuevo todos los importes mensuales automticos.
Informes
Para emitir informes los pasos son los siguientes:
7.5
Crear un informe.
Generar un los informes (cruzar la plantilla creada con la analtica que

queremos)
Calcular los informes
Imprimir los informes calculados
Crear un informe
CONTABILIDAD> CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA> GENERACIN DE INFORMES>

BOTN DE CREAR
Aparece una ventana en la que se define a qu empresa vamos a vincularlo,

de dnde vamos a coger los datos reales. (Recuerde que se puede
consolidar).
Se definen los parmetros del informe: nombre, a qu presupuesto

queremos vincularlo, fechas del ejercicio y de anlisis, divisa, qu se calcula
en cada columna, diarios vinculados, etc.
Aparece la ventana donde ya se introducen las partidas y la frmula de

cuentas financieras o de partidas presupuestarias que compongan cada
lnea del informe.
Cuando haya completado todas las partidas ya tienes creado el informe.

Recuerde la relacin entre el diseo de las partidas del presupuesto y las
lneas del informe.
7.6
Generar un informe
CONTABILIDAD> CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA> GENERACIN DE INFORMES>
Botn "modificar parmetros" para comprobar que, efectivamente, todo es

correcto o que deseamos cambiar las fechas de anlisis.
Botn "procesos"
Marcar la opcin: "Generar serie de informes"
Determinar los niveles de analtica. Es la combinacin de los 2 elementos

siguientes:
Seleccin de centros de costes -> cada casilla corresponde a un nivel de

costes. Slo se rellena si deseamos que filtre por un criterio determinado.
Ejemplo:
Slo los centros de coste que empiezen por
Los centro de coste que contengan , independientemente de por qu

empiecen o acaben.
Manual del Usuario
Pgina 79
Nivel analtico de clculo: es a qu nivel quieres que se calcule cada

informe. Si:
Nivel analtico est vaco -> el informe acumular todas las analticas (es
un informe financiero).
Nivel analtico = 0 -> har 1 informe por cada centro de coste.
Nivel analtico <>0 -> el informe acumular al nivel establecido.
Aceptar.
Se est cruzando esta plantilla con cada nivel de analtica determinado en

el punto 4.2 y lleva esos
7.7
Calcular los informes

CONTABILIDAD> CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA> ARCHIVO> PROCESO
La primera comprobacin es que en el desplegable inferior izquierdo: tiene

que haber tantos informes nuevos como niveles tenga segn el punto 4.2
del apartado Generar un informe.
Botn de procesos: ponga desde qu nmero de informe hasta qu nmero

de informe hay que calcular.
Marca la opcin "Recalcular". Acepte.
Aparece una ventana para introducir la hora a la que va a comenzar el

proceso. Si desea que sea inmediato, para poner la hora actual, hay que hacer
click sobre "hora para el clculo". Aceptar.
7.8
Imprimir los informes

CONTABILIDAD> CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA> ARCHIVO> PROCESO
Determine desde qu nmero de informe hasta qu nmero de informe

desea imprimir.
Marca la opcin "Imprimir" si desea que los informes salgan en papel , y

Exportar si desea generar un fichero.
Para que todos los informes se impriman seguidos en el soporte, sin saltos
de pgina en funcin del informe sino de lo que cabe en la misma, marque
el cuadro Generar un solo documento.
Acepte.
Manual del Usuario
Pgina 80
ANLISIS FINANCIERO
8.1
Descripcin de los Grficos
8.2
Proyeccin Financiera
La utilidad de este sistema es la de dotar al SIT de una herramienta, lo ms

elstica posible, de previsin de situacin financiera.
La proyeccin financiera es un procedimiento por el cual, de forma
automtica, el programa genera una serie de apuntes y les asigna una fecha
incrementada en el nmero de meses que el usuario desee. La base de esa
generacin de apuntes son los apuntes reales introducidos anteriormente.
< UTILIDADES : GENERAR PROYECCIN >
El usuario puede entonces aadir, eliminar o modificar apuntes en

dicha proyeccin. Para ello acceda a
< CONTABILIDAD FINANCIERA : PROYECCIN FINANCIERA >
A partir de este momento, el usuario dispondr de informacin sobre dicha

proyeccin en el archivo de informes del mdulo de ANLISIS FINANCIERO. En
dicho archivo podr calcular e imprimir informes sobre informacin real, sobre
la proyeccin o sobre la diferencia de ambas.
8.3
Descripcin de los Informes
Manual del Usuario
Pgina 81
GESTIN COMERCIAL
9.1
Determinacin del Sistema de Gestin
9.1.1 Introduccin
Este manual no es ms que un libro con instrucciones para el manejo del
programa SIT Sin embargo, en el caso de la gestin comercial, el uso del SIT
variar enormemente dependiendo del sistema de gestin que se marque la
empresa.
Previamente a las explicaciones sobre cmo funciona tcnicamente el
programa, invitamos a la reflexin y aseguramos que los rganos directivos de
la empresa deben plantearse, previamente al uso de este programa o cualquier
otro, el establecimiento sobre el papel de las normas y procesos que han de
seguir todos individuos que intervienen en el proceso de produccin y venta.
9.1.2 Fijacin de los objetivos

El primer paso a dar ser el de la fijacin y explicacin de los objetivos a
conseguir. Igual de importante que la determinacin de los objetivos es la
capacidad que los rganos directivos tienen para explicarlos e involucrar a todos
los individuos en la consecucin de dichos objetivos.
Sirvan de orientacin los siguientes objetivos:
Incrementar la rentabilidad de la empresa.
Dotar a los rganos de direccin de la empresa de la informacin suficiente

para que la toma de decisin sea acertada.
Incrementar la calidad de los servicios prestados para asegurar la fidelidad

de los clientes.
Cumplir los requisitos legales.
Manual del Usuario
Pgina 82
9.1.3 Organizacin de los procesos

A continuacin resumimos en un grfico una de las posibles organizaciones
de los procesos. En este caso, mostramos la posible organizacin de una Agencia
de Publicidad:
Ejemplo de un organigrama de un Sistema de Gestin tpico de una Agencia de Publicidad
9.1.4 Establecimiento de las normas de funcionamiento

Una vez establecido el proceso de funcionamiento requerido por la
consecucin de los objetivos marcados y por la propia naturaleza de la actividad
desarrollada, es necesario dictar unas normas de funcionamiento que permitan:
Desarrollar la actividad segn los procesos determinados
Poder evaluar la idoneidad de los procesos en un plazo medio
Efectivamente, la organizacin debe ser consciente de que los procesos

diseados pueden no ser los idneos para la empresa. Pero es evidente que los
cambios necesarios sobre la organizacin slo podrn decidirse en funcin del
Manual del Usuario
Pgina 83
anlisis sobre el funcionamiento anterior. Por ello, es necesario que ese

funcionamiento se desve lo mnimo posible sobre lo diseado originalmente.
Las normas de funcionamiento deducibles de esta necesidad de evaluacin y
perfeccionamiento de los sistemas pueden ser:
La normativa de funcionamiento debe estar dictada por el rgano principal

de autoridad de la empresa. El sistema de gestin no es una herramienta
exclusiva del departamento de administracin: incumbe al funcionamiento
de toda la empresa.
En el sistema de gestin se informa de lo positivo y de lo negativo. Es decir,

debemos informar de todo hecho econmico sea cual sea su carcter.
Nunca se modifica la informacin previamente confirmada. Una incidencia,

es decir, un cambio sobre la realidad esperada, debe ser informada siempre,
pero en el lugar adecuado.
Las diferentes actividades econmicas pueden condicionar el aspecto

exterior de la informacin generada por la empresa, pero difcilmente
supondr un cambio en las necesidades reales de informacin.
El lenguaje escrito es, esencialmente, ms concreto que el hablado. El

entendimiento entre los distintos individuos que colaboran est ms
garantizado si la comunicacin entre ellos es escrita.
Nunca las costumbres o los hbitos anteriores deben comprometer la

consecucin de los objetivos marcados.
Siempre que los objetivos se cumplan, los procesos deben ser simplificados
al mximo.
La ley del aprovechamiento de la informacin: Toda informacin

introducida en un sistema mecanizado puede ser reutilizada, pero siempre,
con menos detalle y calidad que la que tena al ser introducida. Por ello, es
necesario que, cuando el usuario de un sistema de gestin introduce la
informacin, lo haga de la forma ms compleja, sabiendo que su uso
posterior siempre conlleva una prdida en su calidad.
A distintos niveles de necesidad de informacin, distintos niveles en la

informacin generada: tan perjudicial puede ser la falta de informacin
como el exceso de ella.
9.1.5 Ejemplo: Promocin de Viviendas

Como ejemplo de lo anteriormente dicho, desarrollamos a continuacin un
posible estudio de necesidades y aplicacin del SIT en el proceso comercial de
una empresa de promocin y construccin de viviendas. Este proceso se aplicar
a cada una de las distintas promociones que aborde la empresa.
El sistema descrito tiene en cuenta todos los aspectos de la gestin: control
de existencias (para obtener la disponibilidad de las viviendas), previsin de
tesorera, facturacin, control de fechas de entrega y retrasos de las viviendas,
etc
9.1.5.1
Planificacin de una Promocin
Reflejaremos en el SIT el inicio de una nueva promocin dando de alta una

nueva Familia de Artculos. Posteriormente, daremos de alta cada una de las
viviendas como Artculos. Es muy prctico plantear el cdigo del artculo de tal
manera que por s mismo ya describa la vivienda concreta de que se trata. Por
ejemplo:
Manual del Usuario
Pgina 84
9.1.5.2
2 dgitos para la promocin
2 dgitos para el bloque
2 dgitos para el piso
2 dgitos para la vivienda
Captacin de Clientes
En cuanto el posible cliente toma contacto con la empresa interesndose

por alguna de sus promociones, se le dar de alta como Cliente con el mximo
de datos de que se disponga. Se darn de alta como contactos personales en
dicha cuenta todas aquellas personas que, en el crculo del cliente, tengan que
ver con el proceso de compra: firmantes del contrato, cnyuge, notario, etc
9.1.5.3
Inters en una vivienda
Cuando un cliente muestra inters en una o varias viviendas en concreto, se

debe generar un Pedido de Cliente. El artculo usado para este pedido es el que
corresponde a la vivienda de inters valorada a su precio de venta.
9.1.5.4
Reserva de una vivienda
Cuando el cliente reserva, entregando a cambio cierta cantidad de dinero,

una vivienda, se generar desde el Pedido un Albarn de Cliente. Este albarn
permanecer pendiente de "Salida de Almacn" hasta que la venta sea
definitiva. En dicho albarn se detallar la fecha prevista de entrega de la
vivienda en el campo correspondiente.
Si esta fecha es modificada posteriormente, se explicar dicha circunstancia
en las observaciones del propio albarn.
Se cambiar el importe de venta de la vivienda a la cantidad entregada a
cuenta de la reserva. Este albarn se facturar, en la serie de facturas y
condiciones fiscales que convenga.
9.1.5.5
Disponibilidad de la vivienda.
En el momento en que la persona responsable certifica que la vivienda es

entregable en la fecha prevista, practicar, de forma manual, una entrada en
almacn de dicha vivienda.
9.1.5.6
Venta de la vivienda.
Cuando se procede a la venta real de la vivienda, se cumplimentar un

Contrato de Cliente, especificando en el mismo todas las condiciones de dicha
venta. Este contrato se enviar al notario para que lo tome como base para la
confeccin de las escrituras correspondientes. Se le adjuntar asimismo copia de
la factura por el anticipo recibido en concepto de reserva.
El artculo usado en el contrato no ser el correspondiente a la vivienda
adquirida, sino un artculo genrico, comn a todos los contratos de venta de la
misma promocin.
Se especificar, en el mismo contrato, la forma de pago a base de
introduccin de vencimientos.
Manual del Usuario
Pgina 85
El proceso posterior de facturacin es el estndar del SIT: cada plazo de

pago generar una factura y su correspondiente vencimiento.
9.2
Facturacin
9.2.1 Generalidades
9.2.1.1
Adaptacin particular a las necesidades
9.2.1.2
El arrastre de los datos
9.2.1.3
La trazabilidad de las operaciones
9.2.1.4
El seguimiento del N del pedido del cliente
Frecuentemente el cliente exige que en los documentos que se le emiten

(albaranes y facturas) se detalle el nmero con el cual l emiti su orden de
compra. Para que el SIT cumpla dicho requerimiento es necesario que
introduzcamos dicho nmero en el campo SU N DE PEDIDO en el Pedido de
Cliente.
Siempre y cuando los documentos posteriores se generen a partir de este
Pedido de Cliente y se marque la preferencia Imprimir origen en documentos
comerciales en la ficha de la Empresa, el SIT imprimir el n de orden de
compra en Albaranes y Facturas.
Si dicho nmero se conoce posteriormente a la generacin del propio
albarn o factura, bastar con introducirlo en el lugar descrito para que en una
nueva impresin de estos documentos figure correctamente.
9.2.1.5
La cuestin de los decimales
El SIT hace un tratamiento de los decimales totalmente personalizable para

cada empresa. Tan solo, el SIT se cuidar que, segn la ley y segn la divisa
utilizada para la generacin de los documentos comerciales, la base, impuestos
y total de la factura estn redondeados a los decimales permitidos en cada
divisa.
Hay que tener en cuenta que, en la cuestin de los decimales, el programa y
el usuario siempre tienen que tener dos aspectos en cuenta: el n de decimales
de un nmero y el n de decimales que se muestran.
El mdulo de Gestin Comercial del SIT permite que el usuario controle
ambos aspectos de las siguientes tres cantidades:
Cantidad de artculos
Precio unitario del artculo
Total de la lnea
El usuario puede determinar cuantos decimales quiere calcular y mostrar de

esas tres cantidades. Para ello acceda a:
< EMPRESAS : MODIFICAR REGISTRO : GESTIN COMERCIAL >
A partir de ese momento, el programa redondear y mostrar el n de

decimales determinado en todos los documentos comerciales.
Manual del Usuario
Pgina 86
9.2.2 Almacenes
9.3
Gestin de Artculos
Las bases sobre las que se apoya la descripcin de los artculos en base a los
cuales se va ha desarrollar la gestin comercial de la empresa, es el factor ms
importante del que depende la riqueza informativa que puede obtenerse
posteriormente. Por ello, es importante que, previamente al uso del SIT el
usuario tenga conciencia de qu necesidades informativas tendr una vez que
haya puesto en marcha su sistema de gestin.
Frecuentemente, el usuario confunde el aspecto esttico que quiere darle a
sus documentos comerciales con sus objetivos de informacin. Aconsejamos,
desde el primer momento, no incluir la apariencia de dichos documentos como
factor decisivo a la hora de describir nuestro fichero de artculos.
Igualmente, determinados usuarios dan poca importancia a este fichero
porque la empresa vende "servicios". Creemos que es un error: las empresas de
servicios tienen las mismas necesidades informativas que cualquier otra
empresa que se dedique a la compra / venta.
El usuario debe plantearse el "nivel" de descripcin al que su archivo de
artculos debe llegar. Habr usuarios que, por necesidades de controlar las
existencias de cada uno de los artculos, tendr que describir cada uno de ellos
como artculos independientes.
En cambio, habr determinados artculos que no ser necesario que sean
descritos independientemente: bastar con dar de alta un "artculo" genrico
que se usar en todas las operaciones, aunque en cada una de ellas, el usuario
cambie la descripcin del artculo. Por ejemplo: es diferente un negocio de venta
de ordenadores que trabaja con stock (es decir: compra y almacena) que otro
que vende bajo demanda: el primero necesitar dar de alta cada modelo de
ordenador porque debe estar informado de los distintos modelos de los que
dispone en almacn. En cambio, en el segundo caso, basta con dar de alta un
artculo que se llame "Ordenador", especificando en cada proceso (pedido a
proveedor, albarn de venta) de qu modelo se trata. Por principio, un artculo
genrico siempre tiene un stock virtual "0": todo lo que se compra tiene una
venta inmediata.
9.3.1 Familias de Artculos

Los artculos se renen en Familias para hacer ms comprensible cualquier
listado que se genere sobre las compras / ventas de la empresa.
Existen determinados factores que todos los artculos de una misma familia
deben compartir:
La forma en que se controlan las existencias
La forma en que se gestionan las especificaciones
Un artculo puede ser cambiado de familia en cuanto el usuario lo desee.

Este cambio no afectar a la integridad de la informacin ya introducida.
9.3.2 Artculos
Es bsico para la posterior obtencin de informacin sobre la gestin,
planificar una serie de artculos que sern utilizados en todas las operaciones de
Manual del Usuario
Pgina 87
compra / venta. Las empresas de servicios debe superar la creencia de que no

trabajan con artculos: podemos pensar que la apariencia de nuestros
documentos comerciales no deben dar a entender que trabajamos con artculos,
pero la necesidad de conocer qu servios son ms o menos rentables para la
empresa se da siempre.
9.3.3 Composicin de Artculos

El SIT tiene un sistema para conocer si algn artculo est compuesto de
otros y en qu proporcin. El fundamento principal de funcionamiento es que
cualquier artculo puede ser, a su vez, un componente de cualquier otro. Es
decir, no hay distincin tcnica entre artculos y subartculos o materias primas.
(Por supuesto, el usuario puede distinguir unos y otros mediante su inclusin en
familias diferentes.)
El SIT utiliza las composiciones de artculos en los siguientes casos:
En Gestin Comercial, al realizar un presupuesto de venta, si existen

frecuentes operaciones de venta que responden a un modelo, se puede
introducir ese modelo como composicin. Al crear el presupuesto, basta con
introducir el artculo compuesto haciendo clic sobre el botn "Lote", para
que el programa incluya en el presupuesto todos los artculos sencillos
contenidos en la composicin del lote.
En Gestin Comercial, al generar una orden de fabricacin, haciendo clic en

"Producto Terminado" se introduce ste como artculo a producir y su
composicin como artculos a consumir.
El usuario puede programar tantas composiciones de los artculos como

desee.
Entrando pues la composicin de un artculo (o Producto Terminado) el
usuario determina qu factores productivos son necesarios para la produccin
del Producto Terminado, en qu cantidad son necesarios y cul es el coste de
cada uno de los factores y, en consecuencia, cul es el coste del Producto
Terminado.
Con el botn ACTUALIZAR COSTO FACTORES el SIT actualiza los posibles
cambios en los costos de los factores productivos que, necesariamente, deben
repercutir en el clculo de un nuevo costo del Producto Terminado.
Una vez calculado el coste de un Producto Terminado, el usuario puede
guardarlo en la ficha del artculo haciendo clic sobre el botn ACTUALIZAR
PRODUCTO TERMINADO. El programa le invitar entonces a actualizar las
distintas tarifas de precios de venta que estn basadas en dicho costo.
9.3.4 Publicacin de tarifas en Internet

El SIT dispone de distintas formas de interaccin entre l e Internet.
Es posible publicar una pgina web con el catlogo de productos de la
empresa. Este sistema permite publicar instantneamente las tarifas de los
productos ofrecidos cada vez que se ha modificado cualquier informacin de
artculos dentro del SIT
Para publicar las tarifas de artculos en Internet, acceda a
<PROMOCION COMERCIL : MODELOS HTML >
Cree un modelo HTML
Manual del Usuario
Pgina 88
Para rellenar los campos para el texto HTML es necesario conocer el

lenguaje HTML. Aconsejamos desarrollar primero la pgina en cualquier
programa de diseo HTML y, posteriormente, copiar y pegar los contenidos
necesarios en los campos descritos.
Hay que tener en cuenta que el campo intermedio (para cada uno de los
artculos) se exportar tantas veces como artculos hayan sido seleccionados.
En el cdigo HTML de dicho campo deben aparecer las "etiquetas" a partir
de las cuales el SIT introducir los datos de los diferentes artculos.
Las etiquetas, introducidas siempre entre "< >" son las siguientes:
DescripcionArticulo;
CodigoArticulo;
ObservacionesArticulo;
ObservacionesComercialArticulo;
PrecioArticulo1;
PrecioArticulo2;
PrecioArticulo3; PrecioDivisa1; PrecioDivisa2; PrecioDivisa3; CantidadxUnidad
"PrecioDivisa" representa una conversin automtica de Euros a Pesetas y
de Pesetas a Euros, dependiendo de la divisa utilizada por la empresa.
< GESTIN : ALMACENES/ARTCULOS : ARTCULOS >
Seleccione los artculos que quiera publicar y haga clic en "Exportar HTML".
9.3.5 Publicacin de Catlogo en Internet

Es posible, asimismo, y con un sistema parecido al anterior, publicar
instantneamente una pgina en INTERNET con la descripcin de del artculo.
Como en el caso anterior, es necesario introducir el cdigo HTML que describe la
pgina, utilizando tambin las etiquetas descritas anteriormente.
La utilidad de este proceso es poder mostrar dinmicamente, durante una
conversacin telefnica con un cliente, los distintos artculos que se le ofrecen
segn se mantiene dicha conversacin.
Para usar este sistema proceda as:
Disee la pgina web tal y como quiere mostrarla al usuario (utilice las
etiquetas donde desee que el programa muestre datos del artculo.
De de alta un modelo HTML en < PROMOCIN COMERCIAL : MODELOS

HTML>
Introduzca, en la ficha de la empresa, la "Ruta FTP", es decir, el directorio de

su servidor web al que va a dirigir al cliente para que visualice la ficha del
artculo. El acceso a dicho directorio estar protegido por un Nombre de
Usuario y Contrasea que encontrar tambin en la ficha de la empresa.
Vaya al fichero de Artculos, abra uno y haga clic en el botn "Publicar en

Internet": el programa "sube" al directorio indicado la pgina HTML
compuesta con los datos del articulo. La pgina toma siempre el nombre de
"ficha.htm"
Dirija al usuario al directorio seleccionado y a la pgina "ficha.htm"
Cuando publique una nueva ficha, basta que su cliente haga clic en el
botn "Actualizar" de su navegador.
El cdigo HTML puede hacer referencia a una imagen, automticamente

llamada "fotoarticulo.jpg" que ser actualizada en el mismo directorio por el
propio SIT cuando el usuario publica la ficha del artculo.
Manual del Usuario
Pgina 89
La foto publicada es la que aparece en la ficha del artculo o, en su defecto,

la foto "anexa" al artculo que se haya introducido mediante el botn de
"Asociar Imgenes" (el botn con el icono de la cmara fotogrfica)
9.3.6 Impresin de Etiquetas de Artculos

El SIT permite la impresin de etiquetas para los artculos, incluyendo la
impresin del cdigo de barras. Los problemas principales para el xito en la
impresin de etiquetas son los siguientes:
Eleccin automtica del n de etiquetas necesarias para cada artculo
Configuracin de la impresora.
En cuanto al primer punto, el programa permite imprimir etiquetas de

artculos, no slo desde el propio fichero de artculos, sino desde los
documentos comerciales (Albaranes). Es en este segundo lugar donde resulta
ptima la impresin dado que puede deducirse el n de etiquetas que hacen
falta para cada artculo.
En cuanto a la configuracin de la impresora, recordamos que el
comportamiento de cada impresora disponible en el mercado difiere siempre del
de las dems. Por ello recomendamos hacer las pruebas pertinentes para
conseguir el resultado ptimo y luego:
Guardar el modelo de impresin de etiquetas para su uso posterior
"Fotografiar" las ventanas de ajuste de impresora para reproducir los

ajustes en futuras impresiones
Usar siempre la misma impresora para la impresin de etiquetas.
Al solicitar la impresin de etiquetas, el programa abre para el usuario el

mdulo estndar de impresin de etiquetas. De los campos del fichero
"Informes" que se muestran, debe usar los siguientes:
Cdigo-> Contiene el Cdigo del artculo. Es el campo al que se debe

asignar el tipo de letra Code39 para su impresin en forma de cdigo de
barras.
Texto-> Contiene la descripcin y precio del artculo. Este campo imprime

varias lneas, por lo que es necesario darle una altura suficiente.
Importe01 -> Contiene el PVP 1 (I.V.A. incluido)
Importe05 -> Cantidad de artculos
Importe06 -> Nmero de la etiqueta
Importe07 -> Nmero total de etiquetas impresas
Nivel -> Contiene el porcentaje de descuento del Artculo
Fecha-> Fecha del movimiento de almacn
DocumentoComercial-> N del documento (albarn, factura, etc) desde el

que se imprimen las etiquetas.
NumeroSerie-> Nmero de serie (cada etiqueta muestra uno de los

nmeros de serie introducidos en el documento comercial)
Recuerde que puede guardar su modelo de impresin para su uso posterior.

Manual del Usuario
Pgina 90
9.3.7 Importacin de artculos
Manual del Usuario
Pgina 91
9.3.8 Gestin de Precios de Compra y Venta

El SIT desarrolla una compleja gestin de precios para que esta se adapte a
cualquier necesidad. Es importante que el usuario conozca la prioridad con la
que funcionan los automatismos de aplicacin de precios para que sea capaz de
prever el resultado antes de que este se produzca.
9.3.8.1
Tarifas de Precios
Para empezar, el SIT aplicar el precio del articulo que corresponde a la

tarifa que tiene asignada el cliente. Para ello, no olvide introducir en cada
cliente la tarifa que le corresponda. Esto es til incluso cuando est previsto
generar una tarifa de precios propia para dicho cliente.
En cuanto a los proveedores, el SIT aplicar el Precio de Costo que aparece
en el registro del Artculo en cuestin.
9.3.8.2
Precios por volumen de venta
En segundo lugar, el SIT buscar si existe una tabla de Precios por Volumen.
Si es as, el SIT aplicar el precio que corresponda al volumen de la venta. Se
debe tener en cuenta que este sistema implica que si posteriormente se cambia
la cantidad, el precio de venta vuelve a ser calculado.
Este sistema slo funciona en los documentos comerciales de venta.
9.3.8.3
Descuento Comercial del artculo
La siguiente posibilidad es asociar un descuento fijo a cada artculo. A partir

de ese momento, dicho descuento entrar automticamente en cada una de las
lneas que se introduzcan en los documentos comerciales del artculo en
cuestin.
9.3.8.4
Descuento Comercial de la cuenta
Tambin es posible introducir un descuento fijo en la cuenta del cliente. En

caso de existir este descuento, se utiliza ste en vez del anterior. El descuento
del cliente puede introducirse mediante la frmula +X. En este caso, el
descuento del cliente se sumar al del artculo. Por ejemplo, si el artculo tiene
un descuento del 3 y el cliente del +6, el descuento resultante ser 9.
Tambin puede usarse la frmula ;X. De esta manera los descuentos se
concatenan y se aplican sucesivamente.
9.3.8.5
Precios por volumen de venta
En el paso siguiente, el SIT busca si existen ofertas por volumen en la ficha

del artculo. En caso de encontrarlas, aplica el precio correspondiente.
9.3.8.6
Ofertas Personalizadas
El siguiente paso aplicable por el usuario es generar una tarifa propia para
uno, varios o todos los clientes (y tambin proveedores). En dichas tarifas
personalizadas, adems, se puede introducir una Cantidad Mnima a partir de
la cual ser aplicado dicho precio.
Manual del Usuario
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Para generar una tarifa personalizada, dirjase al registro de la cuenta

correspondiente y haga clic en la pestaa PRECIOS.
9.3.9 Actualizacin Global de Ofertas y precios por volumen

Dada la complejidad necesaria de el sistema de gestin de precios explicado
anteriormente, la actualizacin de precios se convierte en una tarea muy difcil.
Para ello, el SIT dispone de un sistema de Exportacin / Importacin de esta
informacin para que el usuario la realice sobre una hoja de clculo o base de
datos separada. Una vez tratada dicha informacin a conveniencia del usuario,
puede ser de nuevo Importada / Actualizada al SIT
Para llevar a cabo este proceso de actualizacin de ofertas, proceda de la
siguiente manera:
En UTILIDADES : GESTIONCOMERCIAL haga clic en el botn EXPORTAR

OFERTAS
Trate el fichero generado con el programa que ms le convenga.
De al fichero el formato requerido (Texto tabulado en el orden detallado al

Actualizar Ofertas)
En UTILIDADES : GESTIONCOMERCIAL haga clic en el botn ACTUALIZAR

OFERTAS. Como en todo proceso de importacin, se hace necesaria una
copia de seguridad previa al proceso y una revisin posterior de los
resultados.
9.3.10 Extractos de Artculos (Extracto Comercial)

Desde distintos lugares del SIT es posible solicitar el extracto comercial de
un artculo, una cuenta o bien, de la conjuncin de ambos: el extracto de un
artculo para un cliente/proveedor determinado.
El extracto comercial es la lista de movimientos generados para cierto
artculo. Un movimiento de un artculo es una lnea de entrada/salida de
almacn, lnea de un albarn, factura, orden de produccin, orden de traspaso
entre almacenes, etc
Los movimientos siempre estn asociados a un artculo y un almacn. Si el
artculo pertenece a una familia que no lleva control de existencias, entonces el
movimiento del artculo no produce movimiento en el almacn.
Dependiendo el lugar desde el que se pide el extracto, ste mostrar una
seleccin diferente de los movimientos:
Si el extracto se pide desde la ficha de una cuenta, entonces muestra todos

los movimientos de todos los artculos que corresponden a dicha cuenta.
Si el extracto se pide desde la ficha de un artculo, entonces se muestran los

movimientos de ese artculo para todas las cuentas.
Si el extracto se pide desde un lugar dnde estn relaccionados un artculo

y una cuenta, entonces se muestran los movimientos del artculo para esa
cuenta. Por ejemplo: solicitar el extracto desde un albarn o cualquier otro
documento comercial
En este ltimo caso, existen tcnicas variadas de solicitar el extracto.

Estando en un documento de gestin o cualquier otro lugar donde exista una
relacin entre una cuenta y un artculo, al hacer clic sobre el botn Extracto:
Si no se selecciona ninguna lnea del documento, se muestra el extracto

comercial de la cuenta del documento (cliente o proveedor)
Manual del Usuario
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Si se selecciona una lnea del documento, se muestra el extracto para esa

cuenta y el artculo seleccionado
Si en vez de clic se hace Maysculas-Clic sobre el botn extracto, se

muestra el extracto del artculo seleccionado para todas las cuentas, y no
exclusivamente para la cuenta del documento
Cualquier duda sobre el estado de existencias o estadstica de un artculo

pasar por el anlisis exhaustivo del extracto.
9.4
Gestin de Compras y Ventas
9.4.1 Generalidades
El sistema de gestin debe permitir el "reflejo" inmediato de cualquier
incidencia que se produzca en el perodo en el que una operacin est abierta:
desde que se emite un presupuesto o se publica una tarifa de precios, hasta que
se cobra al cliente.
Por ello, es aconsejable que se utilicen todas las fases del proceso a pesar de
que, en un primer momento, pueda parecer que el sistema de gestin de la
empresa es ms sencillo.
El SIT basa su trabajo de gestin en:
Planificacin de un presupuesto, basado en precios de coste actualizados o

en una tarifa de precios fija.
Aprobacin del presupuesto mediante la generacin de un Pedido de

Cliente.
Prestacin de servicios y entregas de materiales mediante la generacin de

uno o mltiples albaranes desde el pedido del cliente.
Facturacin del albarn o albaranes segn las normas de facturacin de la

empresa.
Ejecucin del cobro de las facturas
El proceso de compras funciona exactamente de la misma manera, siempre

y cuando la empresa tenga un sistema de compras que no est relacionado
directamente con el de ventas. Es decir, la empresa compra para mantener un
stock de artculos.
En el caso en el que la empresa compre o subcontrate servicios para cada
una de las operaciones de venta, el proceso de venta anteriormente descrito
puede tener la siguiente derivacin:
Desde el pedido del cliente se generan los pedidos a los proveedores.
Recepcin de servicios y materiales mediante la generacin de uno o

mltiples albaranes desde el pedido al proveedor.
Facturacin del albarn o albaranes de compras segn las normas de

facturacin del proveedor (El usuario reproduce con el SIT lo que el
proveedor ha hecho en su sistema de gestin).
Ejecucin del pago de las facturas
Habitualmente la generacin de un documento a partir del anterior produce

un efecto general:
El documento anterior cambia su estatus de "Pendiente" a "Procesado" o

una terminologa adaptada a cada caso pero similar a la anterior. Si el
Manual del Usuario
Pgina 94
procesamiento del documento es parcial, ste puede tomar el estatus

"Parcialmente procesado" o similar.
El documento generado tiene un estatus "Pendiente".
Existe un cdigo de colores que refleja el estatus de cada documento y,

dentro de estos, de cada una de las lneas que lo componen.
Rojo: Documento de procesamiento urgente
Naranja: Documento pendiente de procesar
Azul: Procesado parcialmente
Verde: Documento procesado
Violeta: Documento no procesable
9.4.2 Diferencias en la Gestin de Compras

9.4.3 Control de la Gestin
En este apartado se explica el funcionamiento de distintos sistemas de
control de la gestin.
9.4.3.1
Trazabilidad de las operaciones
Llamamos trazabilidad de las operaciones de compra / venta a la

propiedad del SIT de conocer en cada momento el origen y el destino de cada
operacin as de cmo forzar a que el usuario manipule la informacin
garantizando esa posibilidad. Esto quiere decir que el usuario puede conocer, en
cualquier momento, de qu presupuesto parti cada operacin de compra o
venta as como saber todos los movimientos comerciales producidos por
determinado presupuesto.
Para que el SIT fuerce la trazabilidad de las operaciones para determinada
empresa, acceda a
< EMPRESAS : MODIFICAR EMPRESA >
Marcar la preferencia: Forzar trazabilidad en operaciones.

A partir de ese momento no se pueden generar ningn tipo de documento
comercial excepto presupuestos por lo que siempre habr que partir de uno de
ellos para continuar la gestin de la operacin comercial.
9.4.3.2
Control del Riesgo o Lmite de Crdito
En cada cuenta de cliente se puede introducir el importe del riesgo que est
pactado con dicho cliente. Cada vez que se intente generar un albarn de venta
(desde un pedido de cliente o bien manualmente), el programa controlar el
estado del Riesgo, es decir, si la deuda del cliente supera o no el riesgo
acordado.
9.4.3.3
Distinguir distintas campaas o proyectos
El SIT nos ofrece la posibilidad de asociar los documentos comerciales a

determinada campaa o proyecto. El programa usa como base el Plan de
Cuentas Analtico independientemente de que el usuario utilice o no la
Contabilidad Analtica.
Manual del Usuario
Pgina 95
Asociar los documentos a distintas campaas o proyectos permite lo

siguiente:
Seleccin mltiple de documentos por campaa para efectuar un proceso

mltiple con todos ellos.
Generar la contabilidad analtica automticamente en la contabilizacin

de facturas recibidas y emitidas.
9.4.3.4
Mltiples series de Facturas Emitidas
9.4.3.5
Creacin de Cuentas sobre la marcha
Al generar cualquier documento comercial, el usuario puede crear una

nueva cuenta de proveedor o cliente, dependiendo del documento en el que
trabaja.
Si el usuario tiene acceso a los procedimientos del mdulo de PROMOCIN
COMERCIAL, y est creando una nueva cuenta desde PRESUPUESTOS DE
VENTAS, entonces la cuenta se crea con el tipo CONTACTO COMERCIAL y no
CLIENTE..
Si desean posteriormente convertir la cuenta a "CLIENTE" porque el
presupuesto ha sido aceptado, entonces proceder
< PROMOCIN COMERCIAL: CONTACTOS COMERCIALES >
Seleccionar el contacto comercial deseado y clic en el botn TRANSFORMAR
9.4.4 Ventas: Presupuestos / Propuestas

La introduccin de lneas en estos documentos difieren en bastantes
aspectos de la introduccin de lneas en todo el resto de documentos. El motivo
de esta diferencia es la capacidad que tiene el SIT de entender una gestin de
venta como un proceso completo que parte de un PRESUPUESTO AL CLIENTE del
cual devienen todo el resto de documentos hasta completar la venta. Por ello, es
necesario que a la hora de realizar un presupuesto, el usuario decida o prevea
que proveedor o proveedores servirn la mercanca necesaria para servir al
cliente.
En el formulario de entrada de cada lnea, el usuario puede introducir hasta
tres proveedores con tres precios diferentes. Tambin puede marcar qu
proveedor prefiere para, en caso de ejecutar el procedimiento de GENERAR
PEDIDOS A PROVEEDORES, el programa sepa de antemano a cul de los tres
proveedores debe hacer el pedido.
En la introduccin de lneas, el usuario puede forzar a que en la lnea recin
creada se autointroduzca la misma combinacin de proveedores que introdujo
en la lnea anterior, s como las condiciones de descuento y comisin. Para ello,
basta que mantenga pulsada la tecla CONTROL despus de confirmar una lnea.
Tambin es posible cuando se aade posteriormente una lnea al presupuesto.
En este caso, pulsar la misma tecla a la vez que se aade una nueva lnea: el SIT
sugerir la combinacin de proveedores de la ltima lnea existente o bien de la
que el usuario seleccione previamente.
Manual del Usuario
Pgina 96
9.4.4.1
Introduccin de precios de costo
El proceso de introduccin de precios de costo se basa en el supuesto en

que el sistema o volumen de trabajo en la elaboracin de presupuestos sea tal
que obligue a concretar los costes de los artculos implicados en uno o en una
serie de presupuestos de forma masiva.
Es decir, supongamos que se han elaborado 3 presupuestos basados en
precios de coste provisionales. Una vez elaborados, se seleccionan y se ejecuta
el procedimiento de introduccin de precios de costo. (Clic en PROCESOS
AUTOMTICOS).
La ventana que aparece es un listado por artculo / proveedor. Con esa
ventana a la vista, se consultarn las tarifas de precios de cada proveedor o bien
se realizar una llamada telefnica. Los precios as obtenidos se incluirn en
cada lnea.
Una vez completa la lista, si se acepta la ventana el SIT proceder a
modificar en cada presupuesto los precios de costo y calcular el nuevo importe
de cada uno de ellos.
Queda, posteriormente, la tarea de, presupuesto a presupuesto, concretar en
cada partida cul es el proveedor ms conveniente.
Si en la ficha de la empresa se ha activado la preferencia Forzar costos en
presupuestos, entonces el SIT hace una introduccin automtica del posibles
proveedor en exclusiva que cada artculo puede tener. Se entiende que un
artculo tiene un proveedor en exclusiva, cuando en su listado de ofertas slo
existe ese proveedor.
9.4.5 Pedidos de Clientes / rdenes de Trabajo

9.4.6 Albaranes
El albarn es el documento que, en cualquier tipo de negocio, informa del
momento en que el material solicitado por el cliente es efectivamente
entregado por la empresa o bien que el servicio solicitado ha sido prestado.
Utilizando albaranes, incluso en las empresas de servicios, se consigue aislar la
fase de entrega de producto o de prestacin de un servicio de la fase de
facturacin. Esto es imprescindible, dado que el proceso de facturacin obedece
a otros condicionantes que no tienen nada que ver con la realizacin efectiva de
la venta o prestacin.
9.4.6.1
Impresin de Etiquetas de envo
Adjunto al albarn es posible generar un expediente de porte. Este

expediente contiene toda la informacin necesaria para el registro de todos los
datos del transporte y su posterior seguimiento. Es posible imprimir etiquetas de
envo para todos los bultos que componen el albarn. Para ello:
Cumplimente el Expediente de Portes, en la solapa PORTES
En la lista de albaranes, seleccione los albaranes de ventas deseados
Clic en el botn Imprimir. Elija la opcin "Etiquetas de Envo"
Se abre la ventana de diseo de etiquetas.
De los campos del fichero "Informes" que se muestran, debe usar los
siguientes:
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Cdigo-> Contiene el n de Albarn
Descripcin-> N de caja y el total de cajas (Cj. 1 / 12) (Caja 1 de un total

de 12). La unidad Caja puede ser cualquier otra elegida por el usuario.
Texto-> Contiene la direccin de entrega del cliente
Texto2-> Contiene la identificacin del transportista
Cabecera01-> N de Expedicin
Cabecera02-> Portes Pagados / Debidos
Cabecera03-> N y tipo de bultos (Pals, Containers, etc)
Cabecera04-> N y tipo de cajas (Cajas, Paquetes, Estuches, etc)
Fecha-> Fecha en Origen
Importe01-> Peso Bruto
Importe02-> Peso Neto
Importe03-> Volumen
Importe04->Nmero de la Etiqueta
Recuerde que puede guardar su modelo de impresin para su uso posterior.
9.4.7 Emisin de Facturas

El usuario puede imprimir las facturas de una en una o en grupo. Dispone de
distintos modelos de impresin para que pueda elegir el que mejor se adapta a
sus necesidades. Una vez decidido el modelo, se puede dejar seleccionado en la
ficha de la empresa.
Es posible que el usuario pretenda imprimir documentos comerciales y el SIT
se lo impida mostrando un mensaje que dice No se han encontrado
documentos
La razn es que el botn imprimir en Facturas imprime un documento que
puede, segn la normativa, tener el nombre de "Factura". Entre otras cosas, eso
obliga a que los artculos o servicios facturados se detallen en dicho documento.
Lgicamente, en las facturas que se introducen tan slo como registro de
I.V.A. en contabilidad o bien las facturas que han sido importadas a ese registro
desde otras aplicaciones, no llevan el susodicho detalle de artculos y, por lo
tanto, no son susceptibles de ser impresas.
No obstante, el usuario puede optar por imprimir el modelo "FACTURA DE
SERVICIOS". Este modelo no pretende imprimir el desglose o composicin de la
factura sino nicamente el campo OBSERVACIONES.
Manual del Usuario
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9.4.8 Compras: Presupuestos / Propuestas

9.4.9 Pedidos a Proveedores
9.4.10 Albaranes
9.4.11 Facturas Recibidas
9.4.12 Operativa General
9.4.12.1
Duplicacin de un documento
9.4.12.2
Abono de un documento
9.4.12.3
Direccionamiento de un documento
9.4.12.4
Asignacin a un proyecto / campaa
9.4.12.5
Contabilizacin de facturas emitidas
Lo primero que se debe tener en cuenta es que, por el mero hecho de existir
una factura, el usuario dispone ya de los informes referentes al I.V.A. Es decir,
una factura creada ya figura en la liquidacin de I.V.A. aunque an no haya sido
contabilizada.
En el SIT existen dos formas de contabilizar facturas que ya existen: De una
en una o en bloque.
Para contabilizarlas de una en una, acceda a
< CONTABILIDAD FINANCIERA : FACTURAS EMITIDAS : MODIFICAR>
Introduzca las cuentas contables necesarias y haga clic en el botn

CONTABILIZAR.
Tambin puede preparar previamente distintos CONCEPTOS CONTABLES en
< LISTAS : CONCEPTOS CONTABLES >
Cuando el usuario introduce uno de dichos conceptos contables, el

programa autointroduce, desde dicho concepto, el concepto para el asiento y la
cuenta de imputacin de gasto o ingreso. Asimismo, introduce los tipos de
impuestos correspondientes. En el mismo proceso, se introducen las cuentas
correspondientes a impuestos y gastos financieros desde la ficha de la empresa.
El usuario slo debe hacer clic entonces en el botn CONTABILIZAR
Para contabilizarlas en bloque, acceda a uno de los siguientes lugares
< CONTABILIDAD FINANCIERA : FACTURAS EMITIDAS >
< DOCUMENTOS DE GESTIN : FACTURAS EMITIDAS>
Haga clic en PROCESOS MLTIPLES y elija la opcin CONTABILIZAR

FACTURAS. En el cuadro que aparece, introduzca las cuentas necesarias o bien,
introduzca el CONCEPTO CONTABLE deseado.
Todo lo anteriormente expuesto es vlido para la contabilizacin de facturas
recibidas.
Manual del Usuario
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9.4.12.6
Contabilizacin de facturas por artculos
Adems de lo anterior, puede ser necesario en la contabilizacin en distintas

cuentas de Gasto / Ingreso. Para ello, el SIT le ofrece la posibilidad de asociar
una cuenta contable de gasto y otra de ingreso a cada FAMILIA de artculos. De
esta manera, en los asientos de contabilizacin de facturas, el SIT generar un
apunte por cada cuenta necesaria. El importe correspondiente a los artculos sin
cuenta contable asociada sern imputados a la cuenta genrica introducida al
contabilizar.
Siga los siguientes pasos
< ALMACENES ARTCULOS : FAMILIAS >
Asocie cada familia a su cuenta de gasto e ingreso
Active la preferencia Contabilizar por familias de artculos
< EMPRESAS : MODIFICAR EMPRESAS >
9.4.13 Procesos Automticos de Facturacin

A continuacin, describiremos un ejemplo de proceso complejo de
facturacin. Es necesario que se determine, previamente al uso del programa, un
proceso de facturacin que responda a las necesidades y a la forma de trabajo
de la Empresa.
El proceso de facturacin consiste en la emisin automtica de facturas a
partir de albaranes ya existentes. Puede ser que una empresa, por la actividad
que desarrolla, crea no necesitar la creacin previa de albaranes. Normalmente
esta creencia viene del aspecto esttico que debe tener la factura emitida y la
imagen que proyecta ante el cliente. No obstante, recomendamos que este
sistema de crear albaranes previamente lo adopten tambin esas empresas.
La descripcin que sigue contiene todas las posibilidades de automatizacin
que permite el SIT. Estas automatizaciones persiguen los siguientes objetivos:
9.4.13.1
Rapidez en la facturacin
Exactitud de la facturacin
Aceleracin de los cobros
Mantenimiento de Cuentas
Para garantizar los objetivos marcados en el apartado anterior es necesario

mantener una actitud de alerta ante los datos contenidos en las Cuentas de
Clientes. Este estado de alerta consiste en el celo que los usuarios deben tener
para mantener actualizados todos y cada uno de los datos contenidos en las
Cuentas de Clientes. Cualquier inexactitud de uno de esos datos puede producir
errores y retrasos en los procesos de facturacin con el consiguiente perjuicio de
los intereses comerciales.
Especialmente sensibles son los datos de las cuentas que se refieren a I.V.A.,
clave de facturacin y forma de cobro.
9.4.13.2
Mantenimiento de Contratos
Puede darse la situacin de que la empresa necesite generar cada periodo

de tiempo (meses, por ejemplo) un albarn con idntico concepto e importe
Manual del Usuario
Pgina 100
para uno o varios clientes. Esta necesidad puede quedar automatizada en la

seccin de CONTRATOS dentro de la ficha de cliente.
Debe tener en cuenta que, para que el contrato pueda ser procesado, debe
tener unas fechas de validez y una clave de proceso, puesto que estos dos
criterios son los que usar posteriormente para seleccionarlos.
9.4.13.3
Procesamiento de Contratos
Cada vez que se desee, se acceder a

< UTILIDADES : GESTIN COMERCIAL : PROCESAR CONTRATOS>
Determine los datos de seleccin que se le solicitan. De esta manera el SIT

genera todos los albaranes correspondientes a lo determinado por el usuario.
Puede darse el caso de que se deban realizar dos o ms procesamientos de
contratos si en la fecha elegida coinciden dos claves de proceso diferentes.
Es de suponer que, entre un proceso de facturacin y el siguiente, los
usuarios introducen los albaranes que, no respondiendo a un contrato, son
necesarios para el prximo proceso.
9.4.13.4
Facturacin por claves
En el momento deseado, el usuario acceder a

< DOCUMENTOS DE GESTIN : VENTAS : ALBARANES >
Una vez ah, har clic en el botn PROCESOS AUTOMTICOS para emitir las
facturas a partir de los albaranes existentes. Naturalmente, el usuario desear
emitir las facturas correspondientes a cierta seleccin de albaranes.
Lo ms cmodo para este proceso es calificar a cada Cliente con una
CLAVE DE FACTURACIN. De esta manera, al facturar albaranes bastar con
determinar qu clave de facturacin se quiere ejecutar.
Recomendamos utilizar claves de facturacin como las que siguen: I
(Inmediata) V (Viernes) M(Mensual) TR (Trimestral)
Puede darse el caso, por ejemplo, que el 1 de abril debamos ejecutar dos
procesos de facturacin: M, por el mes de abril y TR por el segundo trimestre del
ao.
Si se prev que el nmero de facturas resultantes del proceso van a ser
muchas, recomendamos no marcar la opcin Imprimir documentos generados.
De esta manera, mientras el programa genera las facturas, el usuario podr
trabajar en otros procesos diferentes.
Una vez terminado el proceso de facturacin, proceda a imprimir los
documentos.
9.4.13.5
Agrupacin de Albaranes
Siempre que se ejecute el procedimiento de Facturacin de Albaranes, el SIT

tender a generar una sola factura por cada grupo de albaranes que coincidan
en determinados datos. Por ejemplo, todos los albaranes pertenecientes al
mismo cliente tendern a ser facturados en la misma factura.
Manual del Usuario
Pgina 101
El usuario debe conocer todos las caractersticas de los albaranes que

pueden provocar la generacin de ms de una factura. Estas caractersticas son:
9.4.13.6
Forma de Pago
Das de Pago
Nmero de Vencimientos
Plazo para los vencimientos
Proyecto (slo si en la ficha del cliente se ha marcado la opcin

correspondiente.
Clave Albarn: En los albaranes aparece este campo cuya utilidad es

"forzar" por parte del usuario la facturacin independiente del albarn an
cuando el resto de caractersticas coincide con otros albaranes.
Domiciliacin de cobros
El proceso de facturacin puede prolongarse si algn o algunos de los

clientes afectados por dicha facturacin tienen la DOMICILIACIN BANCARIA
como forma de pago.
En ese caso, acceda a
< DOCUMENTOS DE GESTIN : VENTAS : VENCIMIENTOS (VT)
Seleccione en la parte inferior de la ventana la forma de pago

DOMICILIACIN BANCARIA y el estado PENDIENTE.
Ajuste la seleccin de aquellos vencimientos para los que efectivamente
quiera generar una remesa bancaria.
Haga clic en el botn EMITIR PAGO. Ahora usted puede elegir entre generar
los recibos impresos para llevarlos a su oficina bancaria o bien generar un
fichero en formato CSB 19 que debe transmitir a su banco o bien en un disquete
o bien a travs de Internet.
9.4.14 Gestin de Riesgo con clientes y proveedores

Para el control automtico del riesgo de clientes y proveedores, acceda a la
cuenta deseada. En la solapa Contables introduzca la cantidad mxima de
crdito a soportar con dicha cuenta.
En el botn Consumido, el programa recalcula el crdito consumido y
muestra su composicin: Vencimientos no pagados, Albaranes no facturados,
Pedidos no servidos, etc
El programa avisar de que el crdito a sido superado siempre que se
ejecute una accin que suponga el incremento de dicho crdito.
9.5
Casos especiales
9.5.1 Clculo de la Forma de Pago literal de un documento

Cada vez que se crea o modifica un documento comercial, el programa
compone un texto que define la forma de pago de dicho documento. Esta
forma de pago literal es la que se imprime en el documento comercial.
La Forma de Pago Literal se genera cada vez que se modifica en el
documento uno de los datos que se utilizan para componerla:
Manual del Usuario
Pgina 102
Medio de pago
Das de Pago
Nmero de vencimientos
Plazo entre vencimientos
Creacin, modificacin o eliminacin de vencimientos
Una vez compuesta, la Forma de Pago, el resultado es modificable por el

usuario a su gusto. Por ello, debe tener en cuenta que, siempre que vuelva a
modificar el valor de los datos anteriores, el programa compondr de nuevo el
texto.
En el caso especfico de los documentos que llevan vencimientos, hay que
tener en cuenta que si el usuario los guarda sin haber generado los
vencimientos previamente, el programa lo har de forma automtica y, por lo
tanto, compondr La Forma de Pago Literal nuevamente. Para evitarlo, el
usuario debe generar los vencimientos previamente a guardar el documento.
9.5.2 Tratamiento de los Suplidos

El SIT tiene un tratamiento automatizado de los Suplidos
Para el SIT el suplido es un importe que se introduce en una factura para
que sirva como "recib" de dicha cantidad y sin que participe en ningn aspecto
de la factura referente al devengo de impuestos ni imputacin de gasto /
ingreso. Es decir, supone tan solo un movimiento de tesorera, por lo que cuando
se contabiliza esa factura, dicho importe se introduce en la cuenta de anticipos
del proveedor / cliente.
El caso ms tpico es el de las Notaras. En sus facturas, aparte de los
honorarios propios del Notario, cargados con sus impuestos correspondientes,
aparecen ciertos importes que debemos abonar a la notara porque ella misma
ha realizado ciertos "pagos por nuestra cuenta". El que dichos pagos aparezcan
en dicha factura tiene dos motivos:
1. Que el destinatario de la factura conozca con qu gestin suya estn

relacionados dichos pagos
2. Facilitar el reconocimiento de dicha deuda con la Notara.
Esos importes, por lo tanto, slo afectan al lquido de la factura, nunca a la

base o cualquier cifra relacionada con impuestos.
Por supuesto, en todos los casos en los que se trata de suplidos, el emisor de
la factura debe aportar los originales (facturas o resguardos) de la operacin al
destinatario de la misma. Ese documento original es el que usar el destinatario
de la factura para imputar los gastos como tal.
Podra, por ltimo, pensarse que puede haber confusin entre un Suplido y
un Anticipo, distinguindolos slo porque en el caso del Suplido, el gasto ya est
realizado y se aportan los justificantes originales y, en el anticipo, el
movimiento de tesorera se produce antes que el gasto.
Pero esto no es as: Si entregamos un dinero como "Anticipo" de unos
servicios (y no de unos gastos accesorios) el reglamento del I.V.A. es claro en
cuanto a que dicho anticipo debe estar materializado en una factura con los
impuestos correspondientes.
Manual del Usuario
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En cambio, si el dinero que se nos reclama es para el pago delegado de

ciertos gastos, la operacin deja de ser un ANTICIPO para convertirse en una
dotacin de fondos que, en ningn caso produce una factura, sino un recib.
Posteriormente, puede darse el caso en que la factura que se nos presente
incluya, como SUPLIDO en negativo, el importe de la dotacin de fondos y, en
positivo, los pagos satisfechos con dicha DOTACIN DE FONDOS. Al contabilizar
dicha factura, la cuenta de Anticipos del proveedor / cliente se saldar.
Para introducir un suplido en una factura, basta con introducir una lnea de
un artculo definido como tal. A partir de dicho momento, el importe de esa
lnea slo afectar al lquido de la factura.
9.5.3 Entrega gratuita de materiales

El principio bsico de una buena gestin es la integridad. Esto quiere decir
que cualquier operacin que provoca un movimiento econmico o de
existencias debe ser reflejado en la gestin de tal manera que no desvirte la
informacin que el programa genere posteriormente.
En el caso de entrega de muestras o regalos, es imprescindible respetar
todas las normas que siguen el resto de operaciones habituales de la empresa.
Estas normas se resumen a continuacin:
Al ser una entrega de material dirigida a un cliente es necesaria la creacin

de un albarn de ventas.
Al ser una operacin sin compensacin econmica, se debe indicar con un

100% de descuento en la lnea correspondiente.
El albarn, como cualquier otro albarn, debe ser facturado. El SIT permite
la facturacin con importe 0.
El albarn podra, tericamente, facturarse conjuntamente con otros del

mismo cliente que reflejen operaciones habituales.
La factura con importe 0 podra generarse en una serie de facturas

especfica para este tipo de operaciones. Esto es slo justificable si la
frecuencia de estas operaciones es relativamente alta y se desea que las
facturas generadas de esta manera no desvirten el registro de facturas de
operaciones habituales.
Con este sistema, como se ve, una operacin de entrega de muestras o

regalos no exige un tratamiento especial, sino respetar el sistema habitual de
control y facturacin de la empresa.
9.5.4 Materiales en depsito

Esta situacin supone que se entrega cierta cantidad de material a un
cliente con la expectativa de que ste lo devuelva en un plazo de tiempo. Lo
importante en este caso es reflejar en el SIT los dos aspectos que suponen esta
situacin:
Se entrega un material
Se espera su devolucin en un periodo dado.
Ahora bien, en este caso la valoracin de la operacin es ms difcil. La

pregunta clave es: si el cliente no devuelve el material esperado, qu parte
asume el riesgo econmico de este incumplimiento?
Si dicho riesgo lo asume la empresa, proponemos que la primera fase, la de
entrega de material, se refleje en el SIT exactamente igual que la operacin
Manual del Usuario
Pgina 104
descrita en el apartado anterior. Es decir, se procesa por completo una salida

valorada a 0.
Sobre la segunda fase, creemos conveniente que, en el mismo momento en
que se entrega la mercanca, se genere un Pedido de Cliente con los mismos
datos que la entrega pero con la cantidad en negativo. Esto reflejar la deuda
que el cliente tiene ahora con la empresa y su compromiso de devolucin.
En el momento de resolverse esa devolucin, se generar un albarn desde
el pedido del cliente. En dicho albarn se incluir adems una lnea adicional
que refleje, si existe, la diferencia entre las unidades a recibir y las que
realmente se reciben. Esta lnea debe reflejar la prdida efectiva de unidades y
su valoracin frente al cliente. Como en otras situaciones, este albarn ser
facturado tambin, por lo que la valoracin de esa lnea adicional es la que har
que la factura generada tenga o no tenga importe y el cliente deba o no deba
pagar por las unidades no devueltas.
El resumen de esta operacin sera el siguiente:
Albarn de entrega de 10 unidades valoradas a 0
Albarn de devolucin de 10 unidades valoradas a 0
Lnea de 5 unidades no devueltas valoradas a 0 (el coste lo asume la

empresa) o bien valoradas a X (se facturar al cliente por las unidades
perdidas)
Variacin de existencias resultante: se ha reducido en 5 unidades
En resumen, esta operacin podramos asimilarla a una venta normal con

derecho a devolucin. De esta manera se ve que en realidad no representa un
mtodo de gestin especial: Primero se vende a determinado importe, se
reconoce el derecho de devolucin del cliente y, cuando se efecta esa
devolucin, se gestiona el abono de la primera venta y se realiza una nueva
venta slo con las unidades no devueltas.
9.5.5 Consumos propios (Autofacturas)

Este es otro caso que, en realidad, no supone una situacin extraordinaria
para el sistema de gestin. Primero, debemos dejar claro que esta operacin es
exactamente igual a la de cualquier otra venta con la peculiaridad de que la
empresa hace tambin el papel de cliente.
El que se realice esta peculiar operacin tiene dos motivaciones:
Tratar el consumo de la propia empresa con el sistema general de gestin

de la empresa, sin desvirtuarlo.
Conseguir reflejar en la gestin el cambio de apariencia del material

sujeto a esta operacin
Para entender esto, podramos fijarnos en un caso muy sencillo: una

empresa que se dedica a la compraventa de material de oficina.
Esta empresa tiene un almacn con material de oficina comprado a sus
proveedores y listo para la venta a sus clientes. La apariencia de dicho
material es de Existencias, como cualquier otro que pudiera tener en sus
almacenes.
Se produce entonces el hecho de que la empresa dispone de ciertos
materiales para su uso como material de oficina. Es decir, la empresa toma del
Manual del Usuario
Pgina 105
almacn un paquete de folios para su uso en su departamento de

administracin. Entonces, la apariencia de dicho material cambia: deja de
formar parte de las existencias del almacn para convertirse en un gasto por
Material de Oficina.
El reflejo de esta operacin en todos sus aspectos (control de stocks,
estadsticas de ventas, contabilizacin de gastos, etc..) es automtico si la
empresa se trata a s misma como un cliente ms:
Emite una factura por ventas
Recibe una factura por compra de Material de Oficina.
El movimiento econmico de la operacin es nulo, dado que la venta y la

compra tienen el mismo importe, pero hemos conseguido, sin salirnos del
sistema general de la gestin, hacer un seguimiento de las existencias y cambiar
el aspecto contable del material tratado.
9.5.6 Facturacin anticipada o retrasada

En ciertos casos se da la necesidad de gestionar una operacin comercial en
la que el cliente solicita que en lugar de una factura nica, se le emitan facturas
parciales.
El sistema elegido para informatizar esta situacin no debe en ningn caso,
deformar los principios de funcionamiento de un buen sistema de gestin.
PRESUPUESTO CLIENTE: Al crear el presupuesto al cliente, adems de las
lneas de artculos a facturar introduzca una adicional que sea el artculo
(creado previamente) ANT Anticipos sobre facturas (por ejemplo) con importe 0.
Cuando el presupuesto sea aceptado: Desde el Presupuesto del Cliente
genere el PEDIDO CLIENTE: Con las lneas aceptadas por el cliente y,
adicionalmente con la lnea ANT
A partir de este momento: Cada vez que quiera generar una factura slo por
pagos a cuenta o anticipos del importe que considere oportuno deber ir al
PEDIDO CLIENTE seleccionar la lnea ANT y generar el albarn.
Una vez generado el ALBARN: Seleccinelo y modifique el importe de la
lnea ANT.
Podr generar tantos albaranes con la lnea ANT como desee.
Al realizar la factura por la venta o el servicio total, recuerde que ha de
introducir en la misma tantas lneas de ANT en negativo como previamente
realiz en positivo.
9.6
IMPRESIN DE D. COMERCIALES
La impresin de los documentos comerciales (presupuestos, pedidos,

albaranes y facturas) ha de ser siempre contemplada desde una perspectiva
diferente a lo que es la gestin de las compras y las ventas. Esta perspectiva es
puramente esttica, por lo que no deben nunca condicionar el enfoque "tcnico"
que se aplica a la gestin de compras y ventas. Es decir, nunca por una cuestin
esttica del documento impreso, el usuario debe cambiar su forma de gestionar
las operaciones comerciales.
Manual del Usuario
Pgina 106
Para que el usuario, una vez realizada una operacin segn los criterios de
funcionamiento de la empresa, consiga imprimir un documento comercial al
gusto de la propia empresa, debe decidir, entre los modelos de impresin
propuestos, el que ms se ajusta a sus necesidades estticas.
Las herramientas de las que dispone el usuario para ajustar al mximo el
resultado de la impresin con sus requerimientos son:
Seleccin del modelo de impresin
Inclusin o no de la imagen corporativa
Inclusin o no del rayado del documento
Impresin de imagen corporativa por "sede"
9.6.1 Modelos de impresin

El usuario dispone de varios modelos diferentes de impresin para cada
documento comercial. Recomendamos la impresin de todos y cada uno de ellos
para tomar la decisin sobre el que ms se ajuste a las necesidades de la
empresa.
Si ninguno de los modelos de impresin se ajusta a las necesidades del
usuario, ste podra solicitar a Telegestin la inclusin de un nuevo modelo.
(Servicio no incluido en el contrato de mantenimiento)
Para imprimir un documento comercial, seleccionar los documentos
seleccionados y hacer clic sobre el botn Imprimir. Seleccionar la opcin
"Documento Completo" y seleccionar el modelo de impresin deseado.
Tambin se puede seleccionar el modelo en la ficha de la empresa para que
dicho modelo venga ya seleccionado por defecto cuando se solicita la impresin.
Hay que tener en cuenta que cada modelo de impresin responde a lo
solicitado por otro usuario y que, aunque no sea habitual, dicho usuario podra
encargar la modificacin de todo o parte del modelo.
9.6.2 Impresin de la Imagen Corporativa

El SIT tiene la capacidad de imprimir la imagen corporativa de la empresa.
De esta manera, se facilita la impresin de documentos ya que sta se realiza
sobre papel blanco haciendo innecesario mantener un control sobre el tipo de
papel que se introduce en la impresora.
Para que el SIT imprima la imagen corporativa de la empresa en los
documentos comerciales debe activar la preferencia correspondiente en la ficha
de la empresa.
La decisin final sobre la impresin de la imagen se toma en el mismo
momento de la impresin, por lo que si, segn las circunstancias, el usuario
quiere cambiarla, puede hacerlo en ese momento. Esto es prctico si, por
ejemplo, la empresa usa para todas las impresiones, el papel corporativo de la
empresa, que ya incluye la imagen corporativa. Por lo tanto, la preferencia est
desactivada. Sin embargo, cada vez es ms habitual enviar dicho documento va
Correo Electrnico (generando un fichero .pdf) o bien por fax directamente
desde el ordenador. En ambos casos, el usuario s considerar conveniente
imprimir la imagen corporativa.
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Pgina 107
En todo caso, el usuario debe tener en cuenta que, dependiendo del sistema
de impresin del que disponga, los resultados en rapidez y calidad que consiga
imprimiendo la imagen corporativa desde el SIT pueden no ser satisfactorios.
La solucin a estos problemas est en disponer de papel preimpreso con la
imagen corporativa y desactivar la preferencia correspondiente en la ficha de la
empresa. El modelo "TG" est preparado para imprimir todos los documentos
(documentos comerciales, correspondencia, etc.) ocupando el mismo espacio
para la imagen corporativa (Esquina superior izquierda). Disponer de un papel
preimpreso que respete dicho esquema, permite imprimir cualquier documento
siempre sobre el mismo papel, evitando prdidas de tiempo y equivocaciones
habituales cuando se necesitan distintos papeles para imprimir cada
documento.
9.6.3 Gestin multisede

En ciertos casos se da la necesidad de imprimir una imagen corporativa
diferente segn ciertas circunstancias. Por ejemplo, una empresa puede tener
dos lneas de productos o marcas comerciales y desea imprimir distinta imagen
corporativa dependiendo de los artculos facturados.
Tambin es posible que una misma empresa emita facturas desde dos
centros de trabajo o sedes diferentes y necesite imprimir una imagen
corporativa diferente.
Existen dos formas de utilizar distintas imgenes corporativas. La primera
consiste en marcar la preferencia de la empresa Gestin Multisede. A partir de
este momento, el programa decide que imagen corporativa utilizar de esta
manera:
Active la preferencia de la empresa Gestin Multisede
Asigne un vendedor en concreto a cada contacto comercial de los clientes
En la cuenta del vendedor, asigne un centro de trabajo / sede
Introduzca en cada sede la imagen corporativa especfica
Asigne en cada documento comercial un contacto personal
De esta manera, al imprimir cada documento comercial, el programa

deducir en qu sede se encuentra el vendedor / comercial que atiende al
contacto del cliente y, por lo tanto, imprimir la imagen corporativa de esa sede.
Para el segundo sistema, que es discrecional y no automatizado, proceda
como sigue: Al imprimir cualquier documento comercial, seleccione la imagen
corporativa que desee. Es indiferente si se tiene o no seleccionada la preferencia
de Gestin Multisede.
9.6.4 Inclusin o no del rayado del documento

La impresin de las lneas, ttulos de campos y cajas que incluye cada
modelo, pueden ser obviada si se desmarca la preferencia correspondiente en la
ficha de la empresa. Esto es til si, por ejemplo, la empresa se ve obligada a
imprimir los documentos comerciales sobre papel preimpreso de varias copias
utilizando una impresora matricial. En este caso, dicho papel preimpreso podra
llevar ya impresas las lneas, cajas y ttulos haciendo que la impresin sea
considerablemente ms rpida.
Manual del Usuario
Pgina 108
9.6.5 Impresin de imagen corporativa por "sede"

La gestin de la imagen corporativa imprimible en los documentos
comerciales puede personalizarse adems si la empresa dispone de distintas
sedes y desea una imagen corporativa diferente para cada sede.
Para activar esta funcionalidad se
correspondiente en la ficha de la empresa.
debe
marcar
la
preferencia
Este sistema funciona en presupuestos, pedidos y albaranes. No funciona en

factura pues, por imperativo legal, la identificacin de la factura debe responder
a la personalidad jurdica de la empresa y no a una de sus sedes.
El sistema de eleccin de la impresin de la imagen corporativa responde al
siguiente mecanismo:
Al imprimir el documento comercial, el SIT localiza al agente, vendedor,

ejecutivo, o comisionista responsable de la operacin comercial.
Si este agente est adscrito a una sede concreta de la empresa, el SIT

utilizar la imagen corporativa de esa sede en lugar de la genrica de la
empresa.
El SIT considera que es agente de la operacin, aquel que figura en la ficha

de contacto al que va dirigido el documento o, en su defecto, el que figura en la
ficha del cliente.
No se debe olvidar introducir en la ficha de la empresa cada una de las
distintas sedes y, posteriormente, adscribir a cada agente a la sede que le
corresponde. Para esto ltimo:
Las cuentas de los agentes deben ser del tipo "Personal"
Acceda a la ficha de un agente
Cambie a la seccin de datos "Contables"
Introduzca el nmero de la sede en el lugar correspondiente
A partir de este momento, todas las operaciones comerciales que dependen

de este agente sern impresas con la imagen corporativa de su sede en lugar de
la de la empresa.
9.6.6 Impresin de Documentos en otros idiomas

El SIT tiene la capacidad de imprimir los documentos comerciales en
cualquier idioma. Para ello, active la preferencia de la empresa Impresin
multilinge de Documentos.
A partir de ese momento, el SIT imprimir los textos fijos de los documentos
comerciales en el idioma que corresponda al contacto relacionado con el
documento.
Para seleccionar el idioma del contacto:
Acceda a la ficha del cliente o proveedor
Doble clic en el contacto personal deseado
Seleccione el idioma
No olvide introducir el contacto en el documento comercial que desea

imprimir.
Manual del Usuario
Pgina 109
El sistema funcionar correctamente si existe un documento auxiliar con el

idioma de dicha persona y ese documento contiene la traduccin a dicho idioma
de cada uno de los textos que el SIT traduce.
Asegrese de informarse en el captulo: Gestin y Edicin de Idiomas en
este mismo manual.
9.7
MDULO DE PRODUCCIN
9.7.1 Introduccin y fundamentos

Existen dos procesos en la gestin del SIT que facilitan el control de la
produccin. El primero se ocupa del control de la produccin de artculos de
fabricacin propia a base del consumo de otros artculos (materias primas) en
conjuncin con mano de obra y utilizacin de maquinaria. El segundo se ocupa
del control del montaje o instalacin compleja de productos terminados en los
que cada uno de los factores o artculos necesarios entran en el proceso de
instalacin en determinado orden y por diferentes responsables.
En todo lo referente a la produccin, debe entenderse que los ARTCULOS
que intervienen en los procesos de produccin son bienes fsicos o no (horas de
trabajo, transporte) por lo que reciben, en las explicaciones que siguen, el
nombre ms amplio de Factores Productivos.
Un ejemplo del primer caso, que llamaremos PRODUCCIN INTERNA, es la
orden dada al departamento de fabricacin de la empresa para que produzca
determinado nmero de artculos. Los efectos de este proceso son:
Reflejar en los informes correspondiente que est prevista la fabricacin de

determinadas unidades de un artuclo as como la previsin de consumo de
otros factores productivos necesarios para esa produccin.
Incrementar las existencias del producto terminado una vez finalizada la

produccin as como la minoracin de las existencias de las materias
primas consumidas.
Clcular el precio de costo de un artculo fabricado por la propia empresa

en base a las cantidades y costos de las materias primas utilizadas en su
fabricacin.
El segundo caso, que llamaremos PRODUCCIN EXTERNA, es el que se da

cuando se recibe el pedido de un cliente en el que se solicita a la empresa el
suministro de determinados bienes que, en conjunto, forman una instalacin
compleja. Las bases de este proceso son:
Todos los factores productivos solicitados por el cliente son productos

terminados susceptibles de ser vendidos por separado.
Todos los factores productivos forman parte y son necesarios para el

funcionamiento de todos los dems en el entorno de una instalacin
compleja.
Los factores productivos entran a formar parte de la instalacin en

determinado orden y existe pues una dependencia temporal entre ellos.
Cada factor productivo depende de un RESPONSABLE que lo ejecuta o lo

suministra en el momento adecuado.
El SIT informa del estado de cada instalacin compleja, detallando que

factor productivo y responsable es de el que depende la continuidad del
proceso.
Manual del Usuario
Pgina 110
Llamamos tarea a la obligacin de un responsable para suministrar o

ejecutar el factor productivo en el tiempo sealado para ello. El responsable
notificar al SIT el estado en que se encuentran cada uno de los factores
productivos que dependen de l. El SIT procesar entonces las
consecuencias que dicho estado provocan sobre el resto de factores
productivos del mismo proceso.
La gestin de un proceso de PRODUCCION EXTERNA se realiza en la solapa

ORDEN DE TRABAJO dentro de PEDIDOS DE CLIENTES. Para ver dicha
solapa, es necesario que se active la preferencia correspondiente en la ficha
de empresa.
9.7.2 FABRICACIN
Para iniciar una orden de produccin interna:
<< ALMACENES/ARTCULOS : FABRICACIN >
9.7.3 PRODUCCIN EXTERNA
9.8
Gestin de Vencimientos
9.8.1 Generalidades
9.8.2 Generacin automtica de vencimientos
El SIT genera automticamente los vencimientos correspondientes a cada
factura recibida o emitida. La generacin de estos vencimientos es totalmente
automtica aunque, como en todos los automatismos del SIT, posteriormente el
usuario puede matizar / variar lo generado por el SIT a su gusto.
Para que los vencimientos se generen segn unas condiciones dadas es
necesario que esas condiciones figuren en algn lugar del programa. Los datos
de pago se pueden introducir en las fichas de Proveedores y clientes y, a partir
de ese momento se auto introducirn en cada documento comercial. No
obstante, el usuario puede variar esas condiciones de pago en cada documento
generado.
La forma de introducir la forma de pago, tanto en las cuentas como en
cualquier documento es as:
Documento de Pago: elegir en la lista el documento justificativo o "soporte"

del pago. (taln, letra, efectivo, etc...)
N de pagos: el n de pagos en el que se realizar el saldo de la deuda
Perodo de pago: el n de das entre pago y pago
Por ejemplo, para una forma de pago a 30, 60 y 90 das, los datos a
introducir son: N de pagos = 3 - Plazos de pago = 30 das.
9.8.3 Pago de un vencimientos

El hecho de dar por pagado (o cobrado) un vencimiento supone que el
usuario notifica al SIT que uno o varios vencimientos ha sido pagado y, de forma
automtica, el programa genera el asiento contable correspondiente.
Como vemos, en este hecho se reproduce la necesidad de que la
informacin del pago se refleje simultneamente en dos sistemas: el Sistema de
Manual del Usuario
Pgina 111
Gestin de Vencimientos y el Sistema Contable. Por ello, es necesario que para

dar por pagado un vencimiento, el usuario utilice los procedimientos previstos
para esta operacin. Esto garantiza el paralelismo entre los dos sistemas
mencionados.
Las formas de pagar / cobrar uno o varios vencimientos son las siguientes
Pago de uno o varios vencimientos del mismo proveedor / cliente: Desde la

ventana de asientos, clic en el botn PAGAR. Seleccione los vencimientos
deseados y confirme.
Gestin global de cobros / pagos de distintos proveedores / clientes: Acceda

a la ventana de vencimientos, selecciones los vencimientos deseados y clic
en el botn CONTABILIZAR.
< DOCUMENTOS DE GESTIN : VENTAS : VENCIMIENTOS (VT)

< CONTABILIDAD FINANCIERA: VENCIMIENTOS (VT)
En ambos sistemas, si en vez de clic el usuario hace Maysculas-Clic, la

operacin es la contraria: se contabiliza la devolucin del documento de pago.
9.8.4 Autorizacin de pagos

Si se desea aadir seguridad al sistema de pagos de la empresa, puede
usarse el sistema de Autorizacin de Pagos. Para ello, acte como sigue:
El usuario con capacidad para autorizar pagos debe ser marcado en su

Privilegio de Acceso correspondiente.
A partir de ese momento, el usuario puede proceder en
< CONTABILIDAD FINANCIERA : VENCIMIENTOS A PAGAR >
a seleccionar los vencimientos deseados y hacer clic en "Autorizar Pago"
Si se desea desarutorizar un pago previamente autorizado, basta con

hacer la misma funcin pero con la tecla maysculas pulsada.
Al abrir un vencimiento se muestra el nombre del usuario que lo autoriz.

Adems, en los listados, los vencimientos autorizados se muestran con fondo
rojo y letras blancas.
Si se quiere evitar que, accidental o voluntariamente, se paguen
vencimientos no autorizados, forzar dicha norma en las preferencias de la
empresa ("Forzar autorizacin pagos")
9.8.5 Certificado de Subcontratistas

El SIT controla si el proveedor ha presentado el correspondiente Certificado
de Subcontratista (segn la ley tributaria vigente). Se debe introducir la fecha
trmino de la validez de dicho certificado en < CUENTAS : DATOS CONTABLES >.
Una vez introducida la fecha, el SIT avisar cuando se contabilice una
factura de un proveedor cuyo certificado haya caducado. Adems, ser impedido
el pago a un proveedor cuyo certificado est caducado.
Tambin se controla la vigencia del certificado en el momento de facturar
los albaranes de los proveedores.
Manual del Usuario
Pgina 112
9.8.6 Paralelismos con el Sistema Contable

Como en todos los sistemas auxiliares del SIT en la gestin de vencimientos
debe darse una relacin entre el estado de dichos vencimientos y el saldo de la
cuenta del cliente / proveedor correspondiente.
Dicha relacin debe ser, de forma automtica, lo ms directa posible, es
decir: a un determinado estado de vencimiento slo le corresponde un estado
contable. Por ello, los procesos automticos del SIT tienden a manejar ambos
estados de forma simultnea.
Por ejemplo, si desde la ventana de vencimientos a cobrar
< CONTABILIDAD FINANCIERA : VC >
hacemos clic sobre el botn CONTABILIZAR, el programa considerar que el

estado de los vencimientos seleccionados es ahora Pagado y adems estos
vencimientos figurarn como Contabilizados
Tambin, si el usuario borra el apunte del pago de uno de esos vencimientos,
el SIT repone en dicho vencimiento el estado de Pendiente de Contabilizar
pero no revierte su estado de pago.
No obstante, el usuario es libre de modificar el estado de los vencimientos
siempre que quiera.
Por ejemplo, puede hacer que un vencimiento que el programa considera
que est pendiente de contabilizar (porque el cobro/pago no se hizo mediante el
automatismo anterior) figure como contabilizado. Tambin esto puede ser til
cuando existen vencimientos que fueron importados al SIT desde otra aplicacin
de forma separada a los apuntes contables. Para marcar vencimientos como
Contabilizado basta con seleccionarlos y hacer clic sobre el botn Marcar :
Contabilizado
Por otro lado, es natural que el contable experimentado desee utilizar las
cuentas contables de distintos estados de deudas y que el SIT no gestiona de
forma automtica. Estas cuentas son: Clientes, efectos comerciales, Efectos en
cartera, Efectos descontados, etc
El SIT considera que esas cuentas son una herramienta insuficiente para el
estudio del estado de las deudas de la empresa y que constituyen un sistema
anticuado slo til para aquellos contables que no disponen de una herramienta
de gestin de vencimientos como la del SIT
Por todo ello, recomendamos que el usuario utilice siempre los
automatismos de gestin de vencimientos ofrecidos por el SIT y slo los
descarte en aquellas situaciones que, sin otra alternativa, deba hacerlo.
El SIT adems permite detectar los desajustes entre situacin contable y de
vencimientos de las distintas cuentas en
< UTILIDADES : CONCILIAR VENCIMIENTOS C >
< UTILIDADES : CONCILIAR VENCIMIENTOS P >
El SIT marca los vencimientos cuyo pago est contabilizado con un * que
sigue a su medio de pago. Por ejemplo: EF . Los vencimientos cuya situacin
de Contabilizado se ha forzado aparecen con **. Los vencimientos
Manual del Usuario
Pgina 113
pendientes de contabilizar aparecen con su medio de pago sin acompaamiento

de asteriscos.
9.9
Gestin de Contratos de Clientes
Como ya se ha explicado en otra parte de este manual, la gestin de

contratos va dirigida a:
Mantenimiento de una base de informacin de los compromisos de

atencin adquiridos por la empresa frente a sus clientes
Generacin automtica de facturacin peridica.
Independientemente de que se use esta segunda prestacin o no, es

aconsejable mecanizar los mencionados compromisos con los clientes mediante
la introduccin de un contrato.
La ruta de acceso a los contratos de clientes es:
< CUENTAS : CONTRATOS >
9.9.1 Creacin de un contrato

Para crear un contrato, acceda al fichero de contratos y clic en el botn
"Nuevo".
Introduzca todos los datos solicitados. Tenga en cuenta que el Artculo a
introducir debe ser el que se tomar para los eventuales albaranes / facturas
que se generen a partir del propio contrato.
9.9.2 Renovacin de un contrato

Para renovar contratos, basta que seleccione los contratos deseados y haga
clic en el botn "Renovar". El SIT le pedir la fecha de renovacin y renovar
todos aquellos contratos que, una vez seleccionados, vencen el da anterior al de
la renovacin.
9.9.3 Determinacin de los Servicios Incluidos

en:
El SIT propone un sistema para el clculo econmico del Contrato basado
Los servicios incluidos en el contrato
El precio de venta de dichos servicios
El porcentaje de imputacin en contratos
De esta manera se facilita el clculo econmico del contrato basado en los

precios de los productos vigentes en el momento del clculo y el porcentaje de
imputacin que figura en la ficha del propio artculo.
Para facilitar la introduccin de los servicios incluidos en un contrato de
forma sistemtica, el SIT tiene dispone de distintos automatismos.
9.9.3.1
Integrar Composicin
Si el artculo del contrato figura en

< ALMACENES / ARTCULOS : COMPOSICIN >
Manual del Usuario
Pgina 114
este proceso introduce como "Servicios Incluidos" los componentes de dicho

artculo. El SIT asigna de forma automtica las cantidades que figuran en la
composicin, los precios de venta actuales y la imputacin de contratos actual.
9.9.3.2
Introduccin del Parque Instalado
Esta es una variacin sobre el proceso anterior. En este caso, la cantidad

asignada es la cantidad de unidades adquiridas por el cliente. Asimismo, se
introducen automticamente los precios de venta actuales y la imputacin de
contratos actual.
9.9.3.3
Actualizar precios
Este proceso no modifica la composicin de Servicios Incluidos, tan slo

actualiza los precios e imputaciones vigentes en el momento de ejecutarlo.
9.9.4 Consulta de los servicios incluidos

En la ficha de cliente, encontrada mediante el uso de la Barra de Bsqueda
Rpida de Contactos, se muestra la solapa "Servicios".
Seleccionando esta solapa, el SIT muestra la lista de Servicios Incluidos en
contratos activos del cliente. Con esta consulta se pretende que desde el propio
puesto de trabajo de telefonista / recepcin se conozcan de los servicios que
deben ser atendidos de forma inmediata.
9.9.5 Nmeros de Serie incluidos en el contrato

Su uso queda explicado en el captulo correspondiente al Mdulo de
Servicio Tcnico (S.A.T.)
9.10
Gestin de Comisiones
9.10.1 Generalidades
El SIT gestiona comisiones por ventas de la siguiente manera:
En cada lnea de un documento comercial se puede introducir un

comisionista y un porcentaje diferente.
Cualquier cuenta del Plan Contable puede actuar como comisionista.

Porejemplo, se puede introducir un cliente como comisionista de ese mismo
cliente con la finalidad de, al final de un periodo, calcular
descuentosglobales.
Se puede introducir en una cuenta de cliente la cuenta que har

decomisionista por defecto para todas las ventas. Tambin se
puedeintroducir un comisionista en cada uno de los Departamentos /
Contactos Personales del Cliente. Este posible comisionista prevalece sobre
el quepuede aparecer en la ficha del cliente.
Tambin se puede introducir un comisionista en determinado artculo

paraque sea introducido siempre que se utilice ese artculo.
El porcentaje por defecto de la comisin debe estar introducido en lacuenta

del comisionista. Tambin puede introducirse en la propia ficha delartculo.
En este caso el porcentaje del artculo prevalece sobre el que pudiera tener
el comisionista en su propia cuenta.
Manual del Usuario
Pgina 115
La comisin puede calcularse sobre el importe de la venta o sobre elmargen.

Para el clculo del margen de la venta, en cada una de las lneas de la
misma debe aparecer el costo.
En la ficha del artculo se marcar si la comisin de ese artculo debe

calcularse sobre el importe de la venta o sobre el margen.
Aunque el SIT ayuda al control de las comisiones desde el Presupuesto

delCliente, es en el ALBARN de venta el documento donde se fija, de forma
definitiva, el comisionista, el importe y las condiciones de la comisin.
9.10.2 Liquidaciones
Una vez introducida, lnea a lnea, la informacin del comisionista y la
comisin, el SIT dispone de un sistema de liquidacin. El objetivo de este
sistema es:
Reclculo de las comisiones si fuera necesario
Control de las comisiones ya liquidadas al vendedor
Para controlar / liquidar comisiones, proceda as.

< GESTIN CRM : COMISIONES >
Realice la bsqueda de lneas a liquidar por los criterios deseados
Clic en el botn Procesos Automticos y seleccione la opcin Generar

Liquidacin
Imprima el informe con las opciones que le convengan
Los informes tambin estn disponibles en:

< INFORMES : GESTIN COMERCIAL : COMPRAS/VENTAS : COMISIONES A
VENDEDORES >
IMPORTA NTE: Es impor tan te el

conocimiento
to tal
del
funcionamiento de la ventana de
bsqueda de compras / ventas
para
lograr
seleccionar
las
comisiones oportunas.
9.11
Trazabilidad y seguimiento
9.12
Informes
9.12.1 La bsqueda de la informacin

A la hora de pedir informes sobre la gestin comercial es imprescindible que
el usuario tenga clara cul es su estrategia de bsqueda de la informacin
puesto que la gran variedad de informacin necesaria conlleva la existencia de
una herramienta de bsquedas realmente compleja.
En el diseo del SIT se ha tenido en cuenta esta necesidad y todos los
informes de Gestin Comercial estn precedidos del mismo proceso de bsqueda
de informacin. Este proceso de bsqueda es tan complejo que puede llevar al
usuario a error fcilmente. Pero una vez adquirida la habilidad suficiente, el
sistema de bsqueda responder a todas las necesidades del usuario por muy
complejas que sean.
Manual del Usuario
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Para entender cmo funciona dicho sistema debemos saber que en la

bsqueda de informacin de la Gestin Comercial el SIT
Busca siempre por todos los criterios simultneamente
Sugiere siempre el primer y ltimo valor existente
Esto quiere decir que cuando se solicita un informe de Gestin Comercial, la

ventana mostrada por el SIT para la bsqueda de informacin es siempre la
misma y, adems, los valores que se muestran por defecto son siempre el menor
y mayor que realmente existen en la gestin. Esto quiere decir que si el usuario
no modifica ninguno de los datos que se sugieren, el SIT generar el informe con
toda la informacin introducida.
Una vez entendido esto, el usuario debe saber que en la generalidad de los
casos, basta con acotar uno slo de los datos presentes en la ventana de
seleccin para conseguir el efecto deseado. Lo importante es siempre conocer
cul de los datos ofrecidos es el que realmente queremos acotar. Posteriormente
el usuario ser capaz de plantearse bsquedas ms complejas que perfeccionen
la calidad de la informacin suministrada por el SIT
Por ejemplo, si deseamos conocer el importe de las comisiones a liquidar en
un perodo dado, lo primero es saber si la empresa liquida las comisiones por las
ventas realizadas en el perodo (albaranes) o bien sobre las ventas facturadas
en dicho periodo. La diferencia es importantsima porque la bsqueda de la
informacin es totalmente diferente: en el primer caso, el usuario tan slo
modificar los campos de fecha de albaranes. En cambio, en el segundo caso
slo modificar los correspondientes a facturas.
Ahondando en el caso anterior, se puede conocer el montante de las
comisiones generadas en un periodo dado pero que quedan pendientes de
liquidar. Para ello, determinaremos el perodo deseado en las fechas de
albaranes y adems introduciremos en el n de factura desde la 0 a la 0. El
informe nos mostrar entonces las comisiones devengadas en el perodo que
an no se han liquidado porque las ventas implicadas no han sido facturadas.
Otro ejemplo ilustrativo puede ser el siguiente: deseamos un listado de
artculos pendientes de entrega: en este caso basta con poner en el n de
albarn desde el 1 hasta el sugerido (es decir, lneas que aparecen en un albarn
y por lo tanto no son un movimiento directo de almacn. En ese caso, el n de
albarn es 0) y pedir del movimiento del almacn del 0 al 0. Este informe
nos mostrar todas las lneas de artculos incluidos en albaranes pero que no
han sido anotados en almacn. Tambin ha de marcarse la opcin Ventas y
desmarcar Compras
Para perfeccionar ms la informacin anterior podemos adems conocer
nuestro saldo virtual de mercanca si marcamos las dos opciones Ventas y
Compras: el informe nos mostrar la diferencia entre los artculos pendientes
de introducir en almacn y los pendientes de entregar.
Como se ve con estos ejemplos, la bsqueda puede llegar a cualquier grado
de complejidad: basta con que el usuario conozca las consecuencias que
produce en dicha bsqueda la modificacin de tan slo uno de los parmetros
de la ventana de seleccin.
Manual del Usuario
Pgina 117
9.13
Utilidades
9.13.1.1
Renumeracin de documentos
9.13.1.2
Eliminacin de Facturas
9.13.1.3
Renumeracin de Movimientos de Almacn
9.13.1.4
Comprobacin de lneas
9.13.1.5
Comprobacin de documentos
9.14
Mdulo de TPV
El mdulo de TPV consiste en un conjunto de procedimientos dirigidos a la

venta rpida al pblico. Las finalidades esenciales del TPV son:
Generar un documento de venta que afecte a las estadsticas de la empresa
Generar un movimiento de almacn por los artculos vendidos
Gestionar el cobro de la venta
Gestionar entradas y salidas de la caja
Impresin del ticket para el cliente
El resto de necesidades de la gestin: gestin de clientes y proveedores,

gestin de compras, presupuestos, etc se encuentran en el mdulo de gestin
del SIT y no son propias del mdulo de TPV, aunque son compatibles con las
prestaciones del TPV.
El mdulo de TPV est especialmente diseado para su utilizacin mediante
el teclado, dada la dificultad que supone el uso del ratn en el proceso de venta
propio de este mdulo: acumulacin de clientes, rapidez necesaria, etc
9.14.1 Ajustes previos

Para el trabajo con el mdulo de TPV es necesario, previamente, realizar
ciertos ajustes en el SIT:
Crear las cajas (las que sean necesarias). En la configuracin de la caja se

determinan las preferencias correspondientes a la conexin de la impresora
de tickets y del visor para el cliente.
Crear el almacn que se va a gestionar
Fijar el almacn y la caja del usuario
Comenzar a generar ventas
< LISTAS : TPV : CAJAS TPV >

<ALMACENES/ARTCULOS : ALMACENES >
< USUARIOS : MODIFICAR USUARIO : SOLAPA TPV >
9.14.2 Proceso de venta por TPV

El proceso principal del TPV es el de venta. Este proceso es el siguiente:
Comenzar la venta (Tecla F1 o botn correspondiente)
Manual del Usuario
Pgina 118
Introduccin del artculos (por su cdigo tecleado manualmente o

mediante lector de cdigo de barras o por su descripcin)
Concrecin de la cantidad y precios y descuentos
Confirmar
Repetir el proceso por cada artculo servido
Dispensar la venta (Tecla F3 o botn correspondiente). Este proceso realiza:

la gestin del cobro, el movimiento de almacn y la impresin del Ticket de
venta
9.14.3 Tcnicas especficas del TPV

9.14.3.1
Buscar una venta con incidencia
Una venta con incidencia es una venta que:
Una venta cuyo cobro no es completo
Una venta que no ha generado movimiento de almacn
Una venta con otras incidencias
Para localizar una venta con incidencia, cuando no se dispone del nmero
que le corresponde, puede buscarse con la tcnica estndar de bsqueda de
incidencias del SIT:
Sitese en la ltima venta. Pulse la tecla maysculas y clic en el botn
Anterior. Mantenga la tecla maysculas pulsada mientras el programa busca. Si
la venta encontrada no se corresponde con la buscada, maysculas-clic en el
botn Anterior.
9.14.3.2
Modificar el cobro de una venta
Para modificar el cobro realizado en una venta localice la venta y clic en el

botn F5 Cobro. Elimine, modifique o genere nuevos movimientos referentes a la
venta.
Estas modificaciones se pueden imprimir si imprime un duplicado del ticket
de venta.
9.14.3.3
Sacar dinero de la caja
Para anotar una salida de dinero de la caja o cualquier otro movimiento de

tesorera que no tenga relacin con una venta debe acceder a los movimientos
diarios de la caja haciendo clic en el botn F6 Caja.
Elimine, modifique o genere nuevos movimientos haciendo uso de los
botones habituales.
9.14.3.4
Contabilizacin de las ventas
Para la contabilizacin de las ventas y de la tesorera generada se deben

imprimir dos informes:
Estadstica de ventas (seleccionando por criterios de TPv)
Movimientos de tesorera diarios (Desde F6 Caja)
Una vez impresos, la contabilizacin es manual segn los criterios de

contabilizacin de la empresa.
Manual del Usuario
Pgina 119
9.14.4 Facturacin de las Ventas por TPV

El mdulo de TPV permite facturar las ventas de dos maneras:
Facturacin de una venta en concreto
Facturacin de las ventas del da
Una vez facturadas las ventas, stas son contabilizables de la misma manera
que el resto de facturas expedidas.
Para facturar una venta, clic en el botn Facturar Venta. La factura es
imprimible desde el botn Imprimir Factura
Para facturar las ventas pendientes, clic en el botn Facturar Ventas. En
este caso, el SIT generar una factura por cada da en el que existan ventas
pendientes de facturar.
9.14.4.1
Ajustes previos a la facturacin de ventas
Previamente a la facturacin de ventas, se deben introducir en la ficha de la

empresa, solapa TPV la cuenta de cliente a utilizar en las facturas
(normalmente 430000000 Clientes Varios) as como la serie a utilizar para
generar las facturas. Se recomienda dar de alta una serie de facturas especfica
para la facturacin de las ventas por TPV.
9.15
Mdulo de Especificaciones (Tallas y Colores)
La definicin en el SIT de especificacin es: Variedad material o funcional

que tiene un artculo que no justifica ser dado de alta como un artculo
separado.
Hay que tener en cuenta que cuando se dan de alta dos artculos diferentes,
el SIT los trata como si entre ellos no hubiera ningn parecido. Tan slo el hecho
de pertenecer a la misma familia hace que el SIT fuerce el funcionamiento de
dichos artculos segn ciertos criterios y, adems, en los informes ambos se
muestren juntos. Pero por lo dems, el SIT no los relaciona de ninguna manera.
En ciertos negocios, se da la situacin de que todos o determinados
artculos, an siendo los mismos, se comercializa en distintas variedades, pero
subsiste la necesidad funcional de que, en cualquier aspecto, se trata del mismo
artculo.
Es el caso, por ejemplo, del n de pie en un comercio de calzado. O de la
talla en la venta de camisas: en cuanto a informacin de productividad del
articulo, es necesario tratar todas las camisas de determinado modelo como si
fueran el mismo artculo, pero en cuanto a control de stock es necesario saber si
se disponen de las tallas que los clientes solicitan.
Trabajar con distintas especificaciones supone que el resto de informacin
de cada artculo es la misma para cualquiera de esas especificaciones: tarifas de
precios, precio de compra, etc. Cualquier situacin en la que se de que distintas
especificaciones tienen diferentes precios, es necesario dar de alta cada una de
ellas como artculos separados.
Manual del Usuario
Pgina 120
9.15.1 Generalidades de funcionamiento

El usuario debe tener en cuenta y tomar una decisin sobre los siguientes
aspectos:
Es indispensable indicar la especificacin en cada gestin de compra /
venta en determinado articulo o familia de artculos?
Si el artculo tiene ms de una especificacin (por ejemplo Talla y Color)
Existen todas las combinaciones posibles de ambas o slo algunas de ellas?
Estos dos aspectos se detallan para cada familia en
< ALMACENES ARTCULOS : FAMILIAS >
ESPECIFICACIONES INSEPARABLES: Indica

combinaciones de especificaciones preestablecidas
que
slo
existen
las
ESPECIFICACIONES INDEPENDIENTES: Puede darse cualquier combinacin

de especificaciones y, por lo tanto, no es necesario preestablecerlas
Adems, el usuario puede determinar que nombre debe llevar cada
especificacin en cada una de las familias: Talla, Color, N, Lote, Embalaje,
Presentacin, Acabado, etc
9.15.2 Introduccin de especificaciones

9.15.3 Importacin de especificaciones
9.16
Gestin de Existencias
9.16.1 Gestin de Almacenes

9.16.2 Generacin de Movimientos de Almacn
9.16.3 Movimientos de Almacn
9.16.4 Informes sobre Existencias
9.16.5 Utilidades
9.16.5.1
Renumeracin de movimientos
9.16.5.2
Salida de almacn en masa
9.16.5.3
Importacin de movimientos
9.16.5.4
Cierre/Apertura de Almacn
El proceso de cierre de Almacn genera, para el almacn seleccionado, un

movimiento de ajuste de tal manera que las existencias reales de los artculos
quedan a 0. La utilidad de este procedimiento consiste en facilitar al usuario
la introduccin, posterior, de un movimiento con las existencias reales en ese
momento.
Antes de realizar un cierre/apertura de almacn se debe comprobar que los
albaranes de compras y de ventas pendientes de anotar en el almacn son
ciertas. Si no se hace as, la salida posterior de mercanca de un albarn que
Manual del Usuario
Pgina 121
errneamente figuraba como pendiente de entrega desvirtuar las existencias

reales.
Una vez cerrado el almacn, el usuario deber introducir un movimiento de
entrada con las existencias reales de cada artculo.
9.17
Mdulo de Produccin / Artes Grficas
Todo lo referido en este captulo es aplicable al mdulo de SAT.
9.17.1 Concepto de Factor Productivo

9.17.2 Composicin de Artculos
9.17.3 Fases de Produccin
Cada artculo interviene en la produccin final en determinado momento.
Ese momento se decide asignando al artculo una Fase de Produccin
determinada.
La creacin de Fases de Produccin es libre para el usuario. Tan slo, debe
tener en cuenta que:
El cdigo de la fase es el que determina el orden temporal en el que se
ejecutarn las fases.
9.17.4 Generacin del plan de trabajo

9.17.4.1
Distribucin temporal
9.17.4.2
Distribucin de tareas
9.17.5 Actualizacin del estado de los trabajos

9.17.6 Informe sobre el estado de los trabajos
9.18
Mdulo de Alquileres
9.18.1 Principios de funcionamiento

Dos unidades de medida
Devoluciones como evento comn
Control de existencias (Disponibilidad ) futura
9.18.2 Catlogo de Productos

9.18.3 Presupuestos
9.18.4 Pedidos
9.18.5 Albaranes
9.18.6 Devoluciones
9.18.7 Facturacin
9.18.8 Consulta de disponibilidad
Manual del Usuario
Pgina 122
10
NMINAS Y SEGUROS SOCIALES
10.1
Mltiples Sedes / Centros de Trabajo
10.2
Gestin de Personal
10.2.1 Datos Generales

Este fichero contiene las fichas de personal de cada una de las Empresas
dadas de alta.
En cada ficha de personal se debe dar de alta el contrato del trabajador.
Posteriormente, podemos dar de alta nuevos contratos para el trabajador sin
eliminar los anteriores. Este sistema nos permite guardar un histrico de todos
los contratos que dicho trabajador ha tenido en la Empresa.
El programa slo le permitir tener un contrato activo cada vez, de tal
manera que no se produzcan confusiones a la hora de tratar sus nminas.
Tambin en la ficha de personal de un trabajador podremos introducir la
Prenmina, es decir, el conjunto de Conceptos Retributivos que el trabajador
cobra de manera permanente cada mes. Esta Prenmina entrar de forma
automtica en cada nmina del trabajador si previamente tenemos seleccionada
la opcin Automtica en la entrada de nminas (en el fichero Listas).
10.2.2 Datos Econmicos: la Prenmina

Se puede introducir la Prenmina correspondiente al puesto de trabajo y
convenio del trabajador haciendo clic sobre el botn INCORPORAR PRENMINA.
Con este procedimiento se elimina completamente la Prenmina de un
trabajador y se reintroduce automticamente la que figura en el convenio y
Puesto de Trabajo que corresponda.
Este procedimiento no respeta otros conceptos retributivos de la prenmina
que pudieran no estar descritos en el convenio.
Acceda a la ficha del trabajador.
Clic sobre el botn Prenmina
Retoque los importes a su conveniencia.
En su lugar, el botn ACTUALIZAR PRENMINA lo que hace es retomar los
importes de los haberes que figuran en la Prenmina del convenio y puesto de
trabajo que corresponda en aquellos conceptos retributivos que coincidan.
10.2.3 Utilidad de la Prenmina

La introduccin de la prenmina en la ficha de un trabajador tiene dos
objetivos:
1 Calcular el Bruto Anual previsto para el trabajador (en la ficha de

personal) y calcular el porcentaje de I.R.P.F. correspondiente
2 Introducirse automticamente en cada nmina generada.
Manual del Usuario
Pgina 123
Cuando se introduce la prenmina en la ficha del trabajador hay que tener

en cuenta que:
Todos los conceptos incluidos en la Prenmina del trabajador marcados

como "Incluir en nmina", incrementan el Bruto Anual segn el clculo de
Unidades x Unitario.
En la nmina del trabajador slo se incluirn aquellos conceptos marcados

como "Incluir en nmina"
Los conceptos marcados como Paga Extra incrementarn la prorrata de

Paga Extra y, en consecuencia, las pagas extras.
El bruto anual previsto es la suma de los conceptos marcados como "Incluir

en nmina ms la prorrata de pagas extra multiplicada por 12.
Este sistema, aunque complejo, permite reflejar cualquier situacin

econmica de los trabajadores sin modificaciones manuales. Insistimos en la
necesidad de conseguir los importes deseados utilizando la tcnica descrita y sin
modificaciones manuales. Esto permitir conocer cmo y en base a qu se
realizaron los clculos cuando, ms tarde, se proceda a consultar / modificar
dichos datos.
10.2.4 Gestin de Pagas Extraordinarias

El sistema de pagas extra contemplado en la legislacin y costumbres
espaolas es altamente complicado. El SIT pretende automatizar los dos
procesos que, de forma independiente se llevan a cabo:
Cotizacin mes a mes de los importes devengados
Liquidacin de los importes devengados
El sistema contempla de 1 a 3 pagas extra, siempre y cuando, stas sean del

mismo importe. El usuario debe, en la prenmina del trabajador, marcar aquellos
conceptos retributivos que son adems incluidos en la paga extra. Tambin
puede introducir un concepto que no se incorpore a cada nmina pero que s
afecte al importe de la paga extra.
Al hacer constar, en la ficha de personal, el n de pagas extra, el SIT calcula
la prorrata que, mes a mes, se introducir en la nmina para permitir su
cotizacin conjuntamente con el resto de haberes de esa nmina.
El importe de cada prorrata cotizada en cada nmina es a su vez computado
en el fichero "Pagas", al cual se accede tambin desde la ficha de personal. En
este fichero, se van acumulando los devengos de paga extra cotizados en cada
nmina as como las liquidaciones correspondientes. Es de este fichero de Pagas
de donde el SIT toma la informacin para liquidar cada paga extra el da de su
vencimiento.
El usuario puede introducir en este fichero de Pagas los apuntes que crea
necesarios para adaptar la informacin contenida en l a la realidad. Por
ejemplo, ser necesario incorporar un "apunte de apertura" con la situacin de
pagas extra y vacaciones de cada trabajador cuando se empieza a trabajar con
el SIT.
Para cualquier otro tipo de haberes abonables con periodicidad diferente a
un mes, pero de cotizacin mensual, debe utilizarse el siguiente proceso de
"Haberes cotizables no peridicos"
Manual del Usuario
Pgina 124
10.2.5 Haberes cotizables no peridicos

En este grupo se encuentran aquellas cantidades que se cotizan cada mes
pero que no se liquidan en la nmina en la que se incluye. Posteriormente, el SIT
facilita la informacin y el procedimiento necesarios para generar las nminas y
efectuar las liquidaciones finales de dichos haberes.
El tpico ejemplo de este tipo de concepto es una tercera paga extra cuyo
importe es diferente a las otras dos (Paga de Beneficios, en muchos casos).
Para gestionar este tipo de haberes:
Cree un concepto retributivo de tipo "No pagar / Slo cotizar" no imputable

a I.R.P.F.
Introduzca en la prenmina de cada trabajador dicho concepto por el

importe a cotizar mensualmente.
Realice normalmente las nminas de los trabajadores mes a mes, o bien

segn el plan de su empresa.
Cuando llegue el momento de la liquidacin, sta consistir en "abonar" lo

cotizado hasta el momento y "pagar" la misma cantidad pero mediante un
Concepto Retributivo "pagable":
Pida el informe "Costes por Conceptos Retributivos". Si lo desea, acote por

el concepto retributivo que ha usado para "devengar" la paga.
Genere una nmina (si pulsa la tecla maysculas al introducir el cdigo de

personal no se introducir la prenmina) para cada personal. En caso de
que no introduzca la prenmina e incidencias, deber cambiar el tipo de
Cotizacin de la nmina (en la solapa "Cotizacin" por el tipo "Extra")
Introduzca, una lnea con el concepto retributivo en cuestin, con cantidad

"-1" e importe igual a la suma total de lo devengado. El importe resultar
negativo.
Introduzca una nueva lnea por el importe liquidable con un concepto

retributivo normal, es decir, no calificado como "No pagar / Slo cotizar"
El importe a liquidar puede ser averiguado tambin desde la misma nmina

extra, pidiendo el "extracto laboral". Si previamente se ha seleccionado la lnea
con el concepto a abonar, el extracto laboral solo muestra lo pagado
anteriormente por ese concepto.
Se puede automatizar un poco ms el proceso sencillamente introduciendo
los dos haberes (el de abono y el de cargo) como incidencias del tipo "Otras".
Ambos haberes entrarn y surtirn efecto en la prxima nmina.
El usuario debe plantearse paralelamente como enfocar la gestin de I.R.P.F.
En principio, el concepto retributivo devengable tiene la funcin tan slo de
incrementar la cotizacin a la Seguridad Social y periodificar el coste laboral.
Por lo tanto, no debe ir marcado como imputable al I.R.P.F.
En cambio, el concepto retributivo final por el que se paga efectvamente lo
devengado, si debera ir marcado como imputable al I.R.P.F.
10.2.6 Gestin de vacaciones

La gestin de vacaciones est plenamente integrada en el SIT Los aspectos
que se tienen en cuenta para esta gestin son los siguientes:
Control de los das de vacaciones devengados por el trabajador
Manual del Usuario
Pgina 125
Control de los das de vacaciones disfrutados por el trabajador
Liquidacin de los das no disfrutados en caso de finalizacin del contrato

(Nmina finiquito)
Tratamiento de salario especial durante los das de vacaciones.
Los ficheros involucrados en esta gestin son los siguientes:

Personal / Prenmina: Al introducir la prenmina de un trabajador, cada
concepto debe reflejar la cantidad de veces que se cobrar dicho concepto a lo
largo de un ao. Todos los conceptos pueden ser calificados para que sean
prorrateados segn los das de vacaciones disfrutados en el perodo de
liquidacin de cada nmina. Si el concepto es calificado como Pagar siempre
no se ver afectado por las vacaciones.
Incidencias: Es el lugar donde se le indica al SIT el disfrute de vacaciones de
cada trabajador.
Nmina: A partir de la existencia de una incidencia por vacaciones, la
nmina reflejar el n de das de vacaciones disfrutados en el perodo de
liquidacin de esa nmina. Los conceptos retributivos respondern, segn su
calificacin, a dichos das
Personal / Pagas: En este fichero se reflejan cada devengo de das de
vacaciones as como el disfrute de esos das. Del saldo resultante el SIT calcula
el importe del finiquito en caso de fin de contrato.
Se debe tener muy en cuenta la calificacin de los CONCEPTOS
RETRIBUTIVOS en cuanto al aspecto de vacaciones. Para ello no olvide controlar
el pago durante las vacaciones de:
Los CONCEPTOS RETRIBUTIVOS en < LISTAS : NOMINAS >
La prenmina existente en cada puesto de trabajo en los en < LISTAS :

NOMINAS : CONVENIOS COLECTIVOS >
La prenmina de cada trabajador
La calificacin de los haberes en cada nmina.
Manual del Usuario
Pgina 126
10.2.7 Gestin de I.R.P.F.
10.3
Gestin de Contratos Laborales
10.3.1 Prrrogas
10.3.2 Preaviso de vencimiento
10.4
Nominas
10.4.1 Estructura de la nmina: Haberes

El sistema retributivo de SIT es totalmente abierto. Se asemeja ms a un
programa de facturacin que a un programa tpico de confeccin de nminas.
El sistema de Conceptos Retributivos consiste en que el programa maneja, a
la hora de realizar una nmina, una lista definida por el usuario de posibles
conceptos retributivos. Dichos conceptos estn previamente definidos de tal
manera que, cuando son introducidos en una nmina, cada uno de ellos afecta a
dicha nmina de una manera particular.
De esta manera se consigue un sistema de retribuciones con un mximo de
elasticidad.
Los conceptos retributivos se introducen el la nmina de las siguientes
maneras:
Automticamente desde la Prenmina del trabajador.
Automticamente desde las incidencias.
Manualmente en cada nmina.
10.4.2 Crear nminas manualmente

La generacin manual de nminas consiste en la creacin, una a una, de las
nminas correspondiente a una empresa / perodo y la introduccin, uno por
uno, de los conceptos retributivos de cada una de ellas.
Esta forma de hacer las nminas puede ser interesante al principio del uso
de SIT para practicar la elasticidad que tiene el programa para adaptarse a la
voluntad del usuario.
Mientras usted confirme cada nmina, SIT generar nuevas nminas para
trabajadores sucesivos. Este procedimiento continuar hasta que usted cancele
la ltima nmina sugerida por el programa.
Una forma de introduccin de nminas ms sistematizada consiste en
programar SIT para que autointroduzca, cada vez que realizamos la nmina de
un trabajador, la Prenmina que dicho trabajador tiene descrita en su ficha de
personal.
Acceda al fichero de Nminas.
Genere una nueva nmina: clic en el botn NUEVA.
Introduzca o confirme las fechas de inicio y final de la nmina.
Introduzca el cdigo de personal. Automticamente aparecern los

conceptos retributivos de la Prenmina del trabajador
Manual del Usuario
Pgina 127
Complete la nmina aadiendo conceptos retributivos que desee: clic en el

botn AADIR
Modifique las bases y porcentajes a su gusto.
Confirme o cancele la nmina.
10.4.3 Generacin Automtica de nminas

Este modo de generacin de Nminas est recomendado para cuando todos
los ficheros de SIT estn correctamente actualizados: Datos de Personal,
Contratos, Prenminas, etc.
Hay que tener en cuenta que la elaboracin de nminas es un
procedimiento difcilmente automatizable por completo. Siempre es
recomendable, una vez generadas las nminas de manera automtica, revisarlas
(en la propia pantalla o una vez impresas).
Ahora bien, si el usuario es extremadamente cuidadoso y, durante su fase
inicial de trabajo manual con la aplicacin, corrige y mantiene actualizados
todos los datos de la aplicacin, conseguir con el procedimiento Automtico
un alto ndice de acierto.
Para generar automticamente las nminas acceda a
< UTILIDADES : NOMINAS >
10.4.4 Eliminacin de Nminas

Cualquier operacin de eliminacin de documentos conlleva un riesgo
implcito de prdida de informacin. El usuario debe asegurarse , antes de
eliminar algn registro, de que toma todas las medidas de seguridad que
protejan la informacin de cualquier riesgo.
El SIT est programado para que el usuario pueda eliminar cuanta
informacin quiera. El programa tan solo pedir confirmacin previamente para
lograr un mximo nivel de seguridad. No obstante, siempre que vaya a proceder
a la eliminacin de documentos tenga en cuenta los siguientes aspectos:
Asegrese de realizar la seleccin correcta de los registros que quiere

eliminar.
Si la eliminacin se va a realizar sobre un gran grupo de registros, haga

previamente una copia de seguridad de su FICHERO DE DATOS.
Lea atentamente los mensajes de seguridad que le muestre SIT.
No atienda a otras labores (contestar al telfono, conversar, etc.) cuando

proceda a la eliminacin de documentos.
La eliminacin de nminas es una operacin habitual en el trabajo con SIT.

Para acceder a ella, sitese en la ventana de nminas y seleccione las nminas a
eliminar. Clic sobre el botn de la papelera. El SIT pedir confirmacin para la
eliminacin de las nminas seleccionadas.
En la eliminacin de la nmina quedan borrados cada uno de los haberes de
la nmina y son actualizados los acumulados del trabajador correspondiente.
Manual del Usuario
Pgina 128
10.4.5 Finiquito
El procedimiento de Finiquito de un contrato consiste en el clculo e
incorporacin a la nmina de los haberes pendientes que corresponden a
vacaciones no disfrutadas y Pagas Extra devengadas pero no cobradas.
El clculo de estas cantidades se hace segn los datos de Pagas que aparece
en la ficha de personal, por lo que es recomendable la revisin de dicho fichero
antes de proceder a un finiquito.
Los conceptos retributivos utilizados para la incorporacin a la nmina del
finiquito son los que aparecen en la ficha de la Empresa.
Revise el fichero de Pagas del trabajador
Genere la nmina del trabajador. El programa le avisar de que el contrato

activo del trabajador vence antes de la fecha final de la nmina y
recalcular esta segn esa fecha.
Clic sobre el botn finiquito.
A continuacin se detalla el proceso a seguir

10.4.5.1
Introduccin de los datos

<LABORAL: NMINAS: NUEVA>
1) Introducir el perodo que comprende el finiquito, sin tener en cuenta los

das de vacaciones que, en su caso, pudieran estar pendientes de disfrutar y
cuya retribucin est sujeta a una cotizacin que se liquida
complementariamente.
2) Introducir el cdigo del trabajador. Si se desconoce, puede, introducir el

nombre o uno de los apellidos en el campo correspondiente (si en la base de
datos SIT encuentra varios iguales SIT le ofrecer una lista en la que podr
seleccionar al trabajador deseado).
SOLAPA "ECONMICOS"
Aparecern los datos econmicos correspondientes a la nmina habitual del

trabajador prorrateados, en su caso, a los das a los que se refiere la
nnima/liquidacin.
BOTN Finiquito: Los datos que ahora se introducen (pagas extras y

vacaciones) proceden de la ficha del trabajador solapa "Pagas" (LABORAL:
PERSONAL) donde se han ido acumulando los devengos de vacaciones y
pagas extras cada vez que se le ha realizado una nmina.
Obsrvese que los campos Remuneracin, PP Extras y B Cotizable hacen

referencia a todos los conceptos cotizables excepto vacaciones, que sern
objeto de cotizacin independiente como ms adelante se explica.
SOLAPA "COTIZACIN"
Vacaciones no disfrutadas: Introduzca el perodo de cotizacin

correspondiente a los das de vacaciones que no se han disfrutado:
Site el tabulador en el campo "Desde" e introduzca la fecha desde la que
se ha de realizar la cotizacin de vacaciones. Es el da siguiente al de la
finalizacin de la relacin laboral (fecha "hasta" de la cabecera de la nmina).
Con el tabulador desplcese al campo siguiente "Hasta" e introduzca la
fecha en la que termina tal periodo vacacional.
Manual del Usuario
Pgina 129
Ejemplo: Trabajador con fecha de baja el 4 de noviembre. Vacaciones no

disfrutadas: 3 das. El perodo de la nmina ser desde 01/11/05 Hasta 04/11/05
El perodo Vacaciones no disfrutadas ser: Desde 05/11/05 Hasta 07/11/05
Pulse el tabulador: el cursor salta ahora a un nuevo campo (Bases de
cotizacin, columna Total) en la misma lnea que es el campo "Base de
cotizacin de vacaciones". Introduzca el importe de la retribucin/base de
cotizacin de vacaciones. Siguiendo con el tabulador, introduzca los tipos de
cotizacin correspondientes a trabajador y empresa. Hecho esto, se habr
generado, en la parte inferior de su pantalla, una lnea de cotizacin con clave
de tipo de liquidacin de cuotas (Decl.) 013. CONFIRMAR.
Nota: se generarn dos lneas si
la cotizac in de vacaciones
afecta a ms de un mes.
ADVERTIMOS AL USUARIO que en la lnea de cotizacin de vacaciones (Decl.
013 ) generada en el proceso de finiquitos por los das de vacaciones no
disfrutadas NO se tiene en cuenta topes de cotizacin (ni mximos ni mnimos)
por los das a los que se refiere la cotizacin. Por ello, el usuario, por ahora,
debe realizar el clculo manualmente y, en su caso, modificar el campo "Total"
de la lnea de Vacaciones no disfrutadas. Tal modificacin se reflejar
automticamente en la lnea de declaracin correspondiente del apartado
"COTIZACIN" de esta solapa.
10.4.5.2
IMPRESIN DE DOCUMENTOS
Para la impresin del finiquito, acceda a:

<LABORAL: NMINAS>
Seleccione la nmina que desea imprimir como finiquito y haga click sobre
botn "Imprimir". Opciones de impresin: Nminas. En el desplegable que se
muestra, seleccione "Finiquito" y, en la parte inferior de la ventana introduzca la
fecha de la operacin (SIT sugiere la fecha de pago consignada en la nmina
pero puede Ud. modificarla)
Para la impresin del Certificado de empresa
<LABORAL: PERSONAL>
Doble click sobre el registro del trabajador en cuestin: Solapa "Laborales".

Seleccione el contrato que ahora se extingue. Modificar: Introduzca la fecha y el
motivo de la baja. Confirmar.
Seleccione nuevamente el contrato y pulse el botn IMPRIMIR. De las
opciones de impreson que ahora se le ofrecen elija "Certificado de empresa" y,
en la parte inferior de la ventana introduzca la fecha de la operacin. En su
caso, seleccione al firmante del documento. Confirme.
10.4.6 Complemento a Bruto, Lquido y Coste

Una vez elaborada una nmina, se puede, de manera totalmente
automtica, ajustar el bruto, el lquido o el coste total de dicha nmina a una
cantidad concreta.
Manual del Usuario
Pgina 130
El procedimiento acta modificando uno de los conceptos retributivos de la

nmina. Este concepto ha de ser seleccionado antes de iniciar el procedimiento.
Genere la nmina del trabajador.
Seleccione el concepto retributivo a modificar.
Clic sobre el botn situado sobre el bruto, el lquido o el coste de la nmina.
10.4.7 Impresin de Nminas

SIT est diseado para funcionar con los sistemas modernos de impresin:
chorro de tinta y lser. El modelo de nmina impreso por la aplicacin est
debidamente autorizado por el organismos competente por lo que su uso es
totalmente conforme a la ley laboral.
SIT le ofrece asimismo una variante denominada Factura. Aunque la
estructura legal del modelo Factura es exactamente igual al de Nmina, el
documento impreso se asemeja a una Factura Comercial y est preparado para
ser enviado por correo en sobre con ventana.
Acceda al fichero NOMINAS
Clic en el botn IMPRIMIR.
Elija la opcin Nominas y la seleccin que desee (si antes de hacer clic en
IMPRIMIR se han seleccionado algunas nminas, el programa sugiere la
seleccin a imprimir). Aceptar.
Existe una preseleccin del modelo de nmina deseado para cada empresa
en la Ficha de Empresa. No obstante, el usuario puede seleccionar el modelo
impreso en el ltimo momento cada vez que imprima nminas.
10.4.8 Impresin de Complementos

En algunos casos por motivos diversos, la empresa debe complementar la
nmina con una cantidad variable para igualar el lquido efectivo que el
trabajador percibe.
En este caso, la cantidad lquida a percibir cada mes debe ser introducida en
el contrato activo del trabajador. Posteriormente, en cada nmina de dicho
trabajador, SIT calcular la diferencia entre el lquido de la nmina y el lquido a
percibir. Dicha cantidad puede ser consultada / modificada en el botn
COMPLEMENTO de la nmina.
Elija la opcin Complementos y la seleccin que desee (si antes de hacer

clic en IMPRIMIR se han seleccionado algunas nminas, el programa
sugiere la seleccin a imprimir). Aceptar.
Confirme y ajuste los parmetros de la impresora.
10.4.9 Orden de Trasferencias Bancarias (CSB 34)

SIT imprime un documento de Orden de Transferencias Bancarias para el
abono de las nminas. Se imprime un documento para cada centro de trabajo de
la empresa.
Procedimiento:
Manual del Usuario
Pgina 131
Introduzca en la ficha de personal (solapa de PAGOS) todos los datos que se

solicitan: forma de pago, cuenta bancaria a la que se desean hacer las
transferencias y n de perceptor. El dato N PERCEPTOR de la ficha de
personal es un numero que algunos bancos piden para automatizar su
proceso de transferencia. El SIT sugiere el mismo nmero de personal pero
Ud. puede modificarlo.
En LISTAS CONTABILIDAD o en CUENTAS ha introducir la cuenta bancaria

que va a usar como cuenta de pagos
En LISTAS CONTABILIDAD debe introducir la descripcin del Banco as como

de sus oficinas.
Asegrese que el personal tiene asignado un centro de trabajo y que ste, a

su vez, tiene introducida la cuenta de banco de la empresa desde la cul se
deben hacer las transferencias.
Para imprimir
Elija la opcin Orden de Transferencias y la seleccin que desee (si antes

de hacer clic en IMPRIMIR se han seleccionado algunas nminas, el
programa sugiere la seleccin a imprimir).
Como opcin a este proceso, se puede generar un fichero en formato CSB

34 para automatizar el pago de las nminas.
10.5
Incidencias
SIT introduce un nuevo concepto en la confeccin de las nminas. Es el

concepto de Incidencia.
Uno de los grandes problemas en las nminas es el reducido tiempo que
normalmente se dispone para su elaboracin. El tiempo que transcurre entre la
notificacin de los datos necesarios para su confeccin y la fecha de devengo es
muy reducido.
Con SIT podemos tomar nota de las posibles variaciones en la nmina el
mismo da en que esta variacin se produce. El programa se encargar de
manera automtica de introducir esa modificacin en el momento oportuno.
Por ejemplo, una Baja Laboral, el devengo de una nmina, un anticipo sobre
los salarios, etc. Todas estas Incidencias se introducen en el momento en que
se producen y podemos olvidarnos de ellas. SIT se encargar, a final de mes, de
tenerlas en cuenta en la nmina correspondiente.
10.5.1 Utilidad de las incidencias

La aplicacin SIT est pensado para facilitar al mximo la elaboracin de las
Nminas. Uno de los factores que puede complicar este proceso es la aparicin
de novedades que afectan a la propia elaboracin de nminas.
Cualquier cambio de circunstancias sobre la normalidad puede tener un
reflejo en la elaboracin de la prxima nmina de cualquier trabajador.
El SIT est preparado para tomar nota de dichas novedades en el mismo
momento en que se produce. De esta manera, el procedimiento de generacin
de nminas al final del mes no se ver complicado con las novedades aparecidas
durante ese mes.
Manual del Usuario
Pgina 132
Al hecho de reflejar en SIT las novedades surgidas lo llamamos Introduccin

de Incidencias. Es decir, una incidencia es el reflejo de una novedad que se
introduce en SIT en el mismo momento en que se produce para que el programa
lo tenga en cuenta a la hora de generar las prximas nminas.
El mtodo de funcionamiento de las incidencias es pues:
Introducir la incidencia en el mismo momento en que se produce.
Elegir el Tipo de Incidencia segn las circunstancias.
Determinar el mes en cuya nmina debe tener efecto la Incidencia.
10.5.2 Previsiones a corto y largo plazo

Las Incidencias pueden introducirse para que sus efectos se produzcan
inmediatamente - en la prxima nmina - o en un periodo de tiempo
relativamente amplio.
La herramienta de Incidencias nos puede ayudar a planificar nminas que
van a ser realizadas dentro de algunos meses e incluso aos.
Pongamos por caso que a dos trabajadores se les planifica un turno a meses
alternos por el cual van a percibir un Plus de Responsabilidad. En este caso,
planificaramos para todo el ao, e incluso para el ao prximo, incidencias para
cada uno de los meses que cada trabajador va a cobrar dicho Plus.
Asimismo, una Incidencia de tipo Peridica, introducir en cada nmina
que se realice el concepto retributivo elegido hasta la fecha que se determine.
De esta forma, no tendremos que comprobar mes a mes si el trabajador cobra o
no cobra determinado concepto.
10.5.3 Impresin de Documentos

No todas las incidencias son susceptibles de generar un documento impreso.
En la descripcin de cada una de las incidencias se ha explicado si existe un
documento
imprimible
o
no.
En todo caso, si en la pantalla de introduccin de la incidencias disponemos de
un botn impresora es que dicho documento est disponible.
As mismo, para imprimir una serie de documentos de incidencias para evitar
imprimirlos de uno en uno, proceda de la siguiente manera:
1. Desde la pantalla de salida de Incidencias seleccione las incidencias a
imprimir. Asegrese de que todas las incidencias son del mismo Tipo.
2. Clic en el botn de impresora.
10.5.4 Tipos de Incidencias

En SIT, las incidencias estn clasificadas por Tipos. Esta caracterstica est
as determinada con los siguientes objetivos:
Mantener cierto orden en el fichero.
Imprimir documentos diferentes segn el tipo de Incidencia de que se trate.
Facilitar al mximo la introduccin de las mismas.
En efecto, se comprobar que a pesar de que se trata de un mismo fichero

de Incidencias, al identificar cada incidencia con un Tipo, el programa, de forma
automtica, elegir la pantalla y las utilidades propias de cada Tipo de
Incidencia.
Manual del Usuario
Pgina 133
Por ejemplo, observemos que al imprimir una incidencia del tipo Anticipo,
el resultado es un recibo de anticipo listo para la firma por parte del trabajador.
En cambio, el mismo procedimiento producir un boletn de cotizacin del
rgimen de Artistas si la incidencia seleccionada corresponde al tipo Artistas.
10.5.4.1
Baja Laboral
En este tipo de Incidencia SIT calcula y prev los importes necesarios para
afectar a la nmina y a los seguros sociales correspondientes.
La estructura de este Tipo de Incidencia permite, dentro de una misma
incidencia, generar distintas liquidaciones para todos los meses durante la cul
perdura la baja laboral.
1) Acceda al fichero de Incidencias: < Laboral : Incidencias >.
2) Elija el Tipo de Incidencia: Baja Laboral.
3) Genere una nueva incidencia: clic en el botn Nuevo registro.
Introduzca los datos correspondientes teniendo en cuenta que...
- Primer Da Baja = es la fecha que consta en el Parte mdico de Baja por IT

como tal.
- ltimo Da Baja = es la fecha que consta en el Parte mdico de Alta como

tal.
- Tipo = elegir el que corresponda.
Genere la primera liquidacin: < Liquidaciones : clic en el botn Aadir

registro "+" : ventana de Nueva Liquidacin : clic en el botn Generar >.
Revise, y en su caso retoque, los datos ofrecidos por el SIT.
Confirme la liquidacin y la incidencia.
Mensualmente, aadir nuevas <Liquidaciones > a esta incidencia hasta

que el trabajador retorne a la situacin de alta.
Al generar la nmina, el SIT incorporar automticamente la liquidacin
correspondiente al periodo mensual de que se trate, activando del mismo modo
el campo "Incluido en nmina" situado en la parte inferior de la ventana de
Nueva Liquidacin, visualizndose como tal en la incidencia de Baja Laboral
creada.
Los efectos que produce esta incidencia son los siguientes:
10.5.4.2
Afecta a los conceptos retributivos de periodicidad mensual de la nmina

correspondiente, reducindolos proporcionalmente a los das de baja.
Complementa los haberes de la nmina mediante el concepto retributivo

previsto y calculado en la liquidacin correspondiente.
Complementa las bases de cotizacin de la nmina por los das de baja.
Reduce de la cotizacin a la Seguridad Social los importes correspondientes

en conceptos de ILT.
Dietas
En este tipo de Incidencia SIT calcula los importes que le corresponden al

trabajador en concepto de Dietas, generalmente cuando el trabajador ha
realizado un viaje por cuenta de la empresa.
Manual del Usuario
Pgina 134
En este tipo de Incidencia, usted introducir el numero de das y el importe

por cada uno de los das. Este importe puede venir autointroducido segn lo
determinado en la ficha de Personal, apartado de Importes.
10.5.4.3
Acceda al fichero de Incidencias.
Genere una nueva Incidencia y elija el tipo Dietas
Cumplimente los datos correspondientes.
Confirme la incidencia.
Kilometraje

trabajador en concepto de Kilometraje por desplazamientos realizados por
cuenta de la empresa.
En este tipo de Incidencia, usted introducir el numero de kilmetros y el
importe por kilmetro. Este importe puede venir autointroducido segn lo
10.5.4.4
Horas Extra

trabajador en concepto de Horas Extra.
En este tipo de Incidencia, usted introducir el numero de Horas y el
importe cada Hora. Este importe puede venir autointroducido segn lo
10.5.4.5
Anticipos
Utilice este tipo de incidencia cuando la empresa anticipa una cantidad de

dinero al trabajador y se desea que esa cantidad sea descontada de la nmina
correspondiente.
Est disponible la impresin de un recibo para que el trabajador firme la
percepcin del Anticipo. Para conseguir este recibo haga clic en el botn
Imprimir.
Lo habitual en este tipo de Incidencia es introducir un Concepto Retributivo
cuya imputacin sea a descontar. De esta manera, cuando esta incidencia sea
incorporada a su nmina, el efecto ser el de descontar el importe introducido
del lquido de la nmina.
10.5.4.6
Peridica
Utilice este tipo de incidencia cuando desee introducir, de forma provisional

y hasta determinada fecha, determinado Concepto Retributivo en las nminas
de un trabajador.
Usted podra introducir en la Prenmina del trabajador el concepto de forma
provisional y eliminarlo cuando ya su vigor ha caducado. Pero con este
procedimiento se corre el riesgo de olvidar eliminar el concepto, el cul
aparecera en cada nmina del trabajador hasta que se detectase el error.
Con el sistema de Incidencia Peridica, usted puede despreocuparse pues el
programa slo introducir el concepto hasta la fecha prevista.
Manual del Usuario
Pgina 135
10.5.4.7
Paga Extra
Las incidencias por Paga Extra pueden ser originadas de dos maneras:
Manual y Automticamente.
La forma Manual consiste en introducirla como se introduce cualquier otra
incidencia. Pero para aprovechar al mximo las utilidades de SIT, le
recomendamos que calcule y genere automticamente estas incidencias desde
la Utilidad Liquidar Pagas Extra
En esta utilidad usted decidir si lo que desea es generar una nmina con la
Paga Extra liquidada o bien generar una incidencia que incorpore la Paga Extra
en la prxima nmina mensual de la empresa.
10.5.4.8
Artistas
Utilice este tipo de incidencia cuando la empresa debe cotizar por el

Rgimen Especial de Artistas.
Genere una Incidencia del tipo Artistas por cada funcin o lote de
funciones por el que se contrata al artista.
La impresin del boletn 4/5 est disponible en el botn Impresora de la
pantalla de salida de Incidencias.
Las Incidencias de Artistas de un mes sern incorporadas a la nmina
mensual correspondiente. La cotizacin a la Seguridad Social se realizar a
partir de las nminas mensuales (independientemente del numero de
incidencias que se introdujeron durante dicho mes)
10.5.4.9
Vacaciones
En esta incidencia debe introducir los perodos efectivos de vacaciones

disfrutados por cada trabajador.
La utilidad de esta incidencia no es la de modificar determinada nmina,
sino la de computar los das de vacaciones efectivamente disfrutados por el
trabajador con los siguientes objetivos:
Planificar adecuadamente las vacaciones de la plantilla
Calcular, en caso de finiquito, el importe correspondiente a vacaciones por

los das no disfrutados.
10.5.4.10 Horas
Las finalidades de la incidencia de horas son mltiples. En primer lugar,
puede generar un plan de forma manual o automtica. Este plan puede ser
impreso para que el trabajador apunte de forma manual las horas trabajadas
cada jornada.
En cada lnea de desglose de la incidencia pueden introducirse dos perodos
de trabajo (maana y tarde). La ventaja de introducir las horas de entrada y
salida es que el SIT calcula el nmero de horas en sistema decimal (1:30 = 1,5
horas), tarea que es bastante complicada si debe ser hecha a mano.
Tambin en cada lnea de desglose, se puede introducir la cuenta del cliente
y el centro de coste. La cuenta del cliente puede ser introducida para
Manual del Usuario
Pgina 136
automatizar la generacin de un albarn de venta por las horas dedicadas a ese

cliente. Para conseguirlo:
Cree una nueva Incidencia de Horas e introduzca los datos generales.
Genere un plan.
Introduzca en cada lnea de desglose las horas de entrada y salida.
Doble-clic en una lnea de desglose. Introduzca la cuenta del cliente y

confirme. Repita esta operacin las veces necesarias.
Clic en el botn "Albarn". El programa generar un albarn para cada

cliente / analtica que figuren en el desglose.
Ntese que las lneas de desglose son de color rojo cuando no han generado
albarn y verdes cuando s lo han generado.
Haga clic en el botn "Cliente" para introducir al cliente deseado en todas
las lneas de desglose de una sola vez.
La intencin de la cuenta analtica en las lneas de desglose es la de
automatizar la introduccin de la Contabilidad Analtica de la nmina del
trabajador. Efectivamente, cuando en la ficha de la empresa est marcada la
preferencia "Analtica de Nminas Automtica", al realizar la contabilizacin de
una nmina, la contabilidad analtica se genera automticamente a partir de los
desgloses de las incidencias de horas.
Las incidencias de horas pueden ser introducidas en el SIT de forma remota
mediante el Proceso Remoto correspondiente. Este Proceso Remoto, explicado
en este mismo manual, permite que el trabajador rellene sus propias incidencias
de horas sin necesidad de acceder al SIT.
10.5.4.11 Ausencias
La incidencia por Ausencia refleja la situacin en la que, por un motivo o
por otro (excluyendo las vacaciones legales), el trabajador se ausenta de su
puesto de trabajo.
El programa ayuda a calcular el total de das de ausencia y, consultando el
calendario laboral del trabajador, el total de das laborables perdidos. Con esta
informacin, y dependiendo del motivo de la ausencia, el reflejo en nmina es el
siguiente:
Las ausencias por Permisos Retribuidos tan slo descuentan en la nmina

los das laborables no trabajados. Por ello, todos los Conceptos Retributivos
de la nmina que responden a Das Laborables se vern reducidos
proporcionalmente.
En el resto de ausencias, adems del efecto anterior, se suman a los das de

baja el total de los das de ausencia, por lo que se vern afectados adems,
los Conceptos Retributivos de naturaleza Mensual y Das mes.
En ningn caso, los das de baja de una ausencia afectan a la cotizacin de

Seguridad Social.
10.5.4.12 Otras Incidencias

Utilice las incidencias tipo "Otras" cuando ninguno de los tipos anteriores se
adaptan al caso que necesite.
Manual del Usuario
Pgina 137
10.5.5 Cotizaciones a la Seguridad Social

10.5.5.1
Relacin de Trabajadores (TC/2)
El documento TC2 no supone un registro especial en SIT. Sencillamente se

trata de la impresin de un listado de nminas en determinado formato.
Destacamos como particularidad que las incidencias por baja laboral del
perodo sern incluidas en la relacin TC2 como una nmina ms (por los das
de la baja efectiva).
Elija la opcin TC2 y el mes deseado.
Confirme y ajuste los parmetros de la impresora.
Una vez terminada la impresin de cada TC2 se invitar al usuario a crear /

actualizar el documento TC1 correspondiente. La opcin de ACTUALIZAR el TC1
es slo necesaria si se han producido cambios en alguna nmina despus de
haber generado las cotizaciones.
Tambin podr imprimir ms tarde el documento TC1 correspondiente
accediendo a
< COTIZACIONES >
10.5.5.2
Generacin de Cotizaciones (TC/1)
Aunque el usuario genere manualmente el documento TC1 de cotizaciones a

la Seguridad Social, a la hora de cumplimentarlo, SIT le ofrecer calcularlo
automticamente.
Acceda al fichero COTIZACIONES.
Genere una nueva cotizacin: clic en el botn NUEVA
Seleccione el mes al que se refiere la cotizacin y la cuenta de cotizacin. Si

la empresa slo tiene un centro de trabajo, ste ser autointroducido. Si no,
seleccione el centro de trabajo.
Rellene los datos manualmente o bien: clic en el botn GENERAR.
Confirme o cancele el registro.
Posteriormente al clculo automtico del TC1 el usuario podr modificar

cualquier importe del documento.
Siempre que ordene imprimir un documento TC2 SIT le invitar a generar, o
actualizar si es que ya existe, el documento TC1 correspondiente. El programa
siempre generar un documento de cotizaciones por perodo / centro de trabajo
/ cuenta de cotizacin.
Este mtodo es el ms habitual puesto que para la emisin del TC1 siempre
se va ha necesitar el TC2 del mismo perodo.
Cuando el TC1 del perodo / centro de trabajo / cuenta de cotizacin no
exista, SIT procede a generarlo antes de actualizarlo.
Manual del Usuario
Pgina 138
10.5.5.3
Sistema R.E.D. de la Seguridad Social
10.5.5.4
Bonificaciones
10.5.6 Certificados de I.R.P.F.

10.5.7 Gestin de Calendarios Laborales
10.6
Listas
Desde la ventana de Listas, el usuario introduce y edita los datos auxiliares

que SIT necesita para confeccionar correctamente las nminas y los seguros
sociales.
Algunos de los datos presentes en LISTAS son datos de tipo legal, es decir,
dictados por la autoridad competente y de uso obligatorio. No obstante, en la
mayora de los casos, SIT permite la modificacin de dichos datos. Queda pues
bajo responsabilidad del usuario que dichos datos se correspondan con los
legalmente aceptados.
TeleGestin puede actualizar dichos datos de forma inmediata enviando al
usuario un nuevo fichero de Tablas. Basta con que el usuario importe dichas
tablas para que sean tomadas en cuenta.
Para crear un nuevo registro en cualquier lista, siempre que el programa lo
permita, se har accediendo a la Lista correspondiente y clic en el botn NUEVO.
No obstante, a lo largo de todo el programa, podremos dar de alta sobre la
marcha nuevos registros en las Listas desde el propio lugar dnde lo
necesitemos. Es decir, cuando se nos requiere para introducir un dato de lista en
cualquier registro (de personal, de empresa, nminas, etc.) podremos dar de
alta el dato que necesitemos en caso en que no exista todava en la lista
correspondiente.
10.6.1 Convenios Colectivos

En este fichero se introducen los distintos convenios colectivos.
Es posible dar de alta nuevos convenios de dos maneras: desde el propio fichero
de Convenios en LISTAS, o bien, desde cualquier ficha de Empresa. En este caso,
si se selecciona Nuevo en el men de Convenio, SIT procede a su creacin.
10.6.1.1
Puestos de Trabajo
En este fichero se introducen los distintos Puestos de Trabajo.

Es posible dar de alta nuevos Puestos de Trabajo de dos maneras: desde el
propio fichero de Puestos de Trabajo en LISTAS, o bien, desde cualquier contrato
de Personal. En este caso, si se selecciona Nuevo en el men de Puestos de
Trabajo, SIT procede a su creacin.
10.6.1.2
Prenmina del Puesto de Trabajo
SIT realiza de manera totalmente automtica la actualizacin de los

importes de los conceptos en las prenminas del personal a partir de lo
especificado en el propio convenio.
Manual del Usuario
Pgina 139
Al poner en marcha este procedimiento, SIT introduce los nuevos importes

en cada una de las prenminas de los trabajadores de las empresas
seleccionadas.
10.6.2 Tabla I.R.P.F.

La Tabla de I.R.P.F es una reproduccin fiel de la tabla publicada por el
organismo correspondiente. En base a esta tabla, el programa calcula
automticamente el porcentaje de retencin para el I.R.P.F a aplicar en las
nminas de cada trabajador.
10.6.3 Categoras Laborales

En este fichero se introducen las distintas Categoras Laborales.
Es posible dar de alta nuevas Categora Laborales de dos maneras: desde el
propio fichero de Categoras en LISTAS, o bien, desde cualquier contrato de
Personal. En este caso, si se selecciona Nuevo en el men de Categora, SIT
procede a su creacin.
10.6.4 Tipos de Contrato

La tabla de Tipos de Contrato contiene los tipos de contrato existentes en la
legislacin laboral. No obstante, el usuario puede dar de alta y modificar
cuantos datos quiera.
Tambin se pueden eliminar contratos previamente dados de alta
seleccionndolo en la ventana de salida y clic en el botn de la papelera. El
contrato ser eliminado siempre y cuando no haya ningn trabajador con un
contrato del tipo a eliminar.
Es posible dar de alta nuevos contratos de dos maneras: desde el propio
fichero de Tipos de Contratos en LISTAS, o bien, desde el contrato de cualquier
trabajador. En este caso, si se introduce un cdigo de contrato inexistente, SIT
invita a crearlo.
Es posible la impresin de un listado de los Tipos de Contrato desde la
ventana de salida de esta lista.
10.6.5 Conceptos Retributivos

SIT sigue el modelo de facturacin para elaborar las nminas. Es decir, no
existen unos campos retributivos fijos, sino que el usuario confecciona las
nminas incluyendo en ellas uno o ms conceptos de forma absolutamente
libre. Cada uno de estos conceptos est calificado de una manera para que su
efecto en el clculo de la nmina sea el esperado. Posteriormente a su creacin
y a su uso, el usuario puede cambiar los cdigos de los conceptos retributivos
sin temor a afectar con ello a las nminas y Prenminas ya generadas.
Los conceptos retributivos pueden entrar en la nmina con importes
negativos y pueden ser dados de alta desde su propio fichero (dentro de LISTAS)
o bien sobre la marcha segn se van necesitando.
Acceda a la ventana de LISTAS.
Acceda al fichero de CONCEPTOS RETRIBUTIVOS
Genere uno nuevo: clic en el botn NUEVO
Determine el cdigo y la descripcin deseados.
Manual del Usuario
Pgina 140
Califique la cotizacin y periodicidad segn las normas que siguen a

continuacin.
Asigne el concepto a una Imputacin de Costes.
Confirme o cancele el nuevo Concepto Retributivo.
SS = Cotiza a la Seguridad Social

I.R.P.F = Es objeto de retencin para el I.R.P.F
HE No Estructurales = Cotiza a la SS por Horas Extras no Estructurales
HE Estructurales = Cotiza a la SS por Horas Extras Estructurales
A Descontar = Sus importes se restan del lquido de la nmina.
Periodicidad MENSUAL = El importe introducido se proporcionar a la parte
del mes trabajada.
Periodicidad DAS MES = El importe se multiplicar por el n de das del
mes.
Periodicidad DAS TRABAJADOS = El importe se multiplicar por el n de
das efectivamente trabajados.
Periodicidad HORAS = El importe se multiplicar por el n de horas
trabajadas.
Periodicidad FIJO = El importe permanecer inalterado sean cuales sean las
circunstancias de la nmina.
10.6.6 Imputaciones de los Conceptos

En este fichero se introducen las distintas Imputaciones, es decir, conceptos
en los cuales se agrupan los Conceptos Retributivos para obtener un Listado de
costes.
Por ejemplo, Salario Base y Antigedad se pueden agrupar en Conceptos
Fijos. Comisiones y Premios en Conceptos Variables. Dietas, Kilometraje,
Gastos Viaje se pueden agrupar en Gastos por Desplazamientos, etc.
Es posible dar de alta nuevas Imputaciones de dos maneras: desde el propio
fichero de Imputaciones en LISTAS, o bien, desde cualquier Concepto
Retributivo. En este caso, si se selecciona Nuevo en el men de Imputacin,
SIT procede a su creacin.
10.6.7 Tipos de Cotizacin

La tabla de Tipos de Cotizacin contiene, en general, los porcentajes de
cotizacin de Empresa y Trabajador para cada uno de los conceptos legalmente
susceptibles
de
cotizacin.
Es indispensable respetar los datos que aparecen en esta Lista si se desea
confeccionar las nminas y los seguros sociales dentro de la legalidad.
El fichero permite la modificacin de los porcentajes por el usuario. Se
recomienda la mxima prudencia en este proceso.
Es posible la impresin de un listado de los Tipos de Cotizacin desde la
ventana de salida de esta lista.
Manual del Usuario
Pgina 141
10.6.8 Bases de Cotizacin a Tiempo Completo

Contiene las bases a Tiempo Completo para cada una de las categoras
laborales.
10.6.9 Bases de Cotizacin a Tiempo Parcial

Contiene las bases a Tiempo Parcial para cada una de las categoras
laborales.
10.6.10 Bases de Cotizacin del Rgimen Agrario

Contiene las bases para el Rgimen Agrario de Jornadas Reales.
10.6.11 Bases de Cotizacin de Artistas

10.6.12 Epgrafes
En la Tabla de Epgrafes el programa conserva los epgrafes necesarios,
segn la legislacin laboral, para la cotizacin por los conceptos de Accidentes
de Trabajo y Enfermedades Profesionales
Es posible dar de alta nuevos Epgrafes de dos maneras: desde el propio
fichero de Epgrafes en LISTAS, o bien, desde el contrato de cualquier trabajador.
En este caso, si se introduce un epgrafe inexistente, SIT invita a crearlo.
Es posible la impresin de un listado de los Epgrafes desde la ventana de
salida de esta lista.
10.6.13 Mutuas
10.6.14 Calendario Laboral
El Calendario Laboral contiene la lista de das laborales de cada mes. Es
necesario que, al inicio del trabajo con SIT, se revisen estos datos para hacer
ms fcil la confeccin de nminas.
Los das laborales de cada mes sern sugeridos en cada nmina de dicho
mes cmo das trabajados.
10.7
Informes
En la ventana INFORMES estn disponibles determinados informes que, por

su naturaleza, no se asocian directamente con una empresa determinada o con
un fichero determinado.
Cuando accedemos a cualquier fichero (Empresas, Personal, Nminas,
etc.), disponemos de informes propios de dicho fichero. En cambio, los
informes de la ventana INFORMES van dirigidos al control de la gestin laboral
desde un enfoque general, es decir, no particular de una de las empresas, o bien
a la obtencin de informacin cuya naturaleza no est ligada a uno de los
ficheros en particular.
10.7.1 Vencimientos de Contratos

Muestra un listado de los contratos activos que tienen una fecha de trmino
introducida. El listado muestra los contratos por orden de vencimiento.
Este listado est dirigido a la previsin de renovaciones de contratos.
Manual del Usuario
Pgina 142
10.7.2 Personal Activo

Muestra un listado de todo el personal con contrato activo de las empresas
seleccionadas.
Este listado est dirigido a la previsin de la Generacin Automtica de
nminas, dado que este procedimiento generar una nmina para cada uno de
los trabajadores que aparecen en este listado.
10.7.3 Informe de Costes

Muestra un listado de todo el personal con contrato activo de todas las
empresas.
Este listado est dirigido a la previsin de la Generacin Automtica de
nminas, dado que este procedimiento generar una nmina para cada uno de
los trabajadores que aparecen en este listado.
10.8
Utilidades
En la ventana de UTILIDADES podemos encontrar algunos procedimientos

para realizar tareas complejas de una sola vez.
Recomendamos que antes de poner en marcha una utilidad, realice siempre
una copia de seguridad de su fichero de datos. De esta forma, en caso de error o
una toma de decisin precipitada por su parte, podr volver al estado anterior a
ese procedimiento recuperando su copia de seguridad.
La mayora de utilidades trabajan sobre los datos de una sola empresa de las
existentes. Por ello, antes de acceder a cualquier utilidad debe seleccionar la
empresa deseada en el men habitual.
10.8.1 Renumeracin de documentos

Este procedimiento lo que persigue es renumerar, por orden de fecha
generalmente, el n de documento que acompaa a cualquier registro del
programa, desde el Cdigo de Personal, hasta el N de Documento de Nminas,
Cotizaciones, Incidencias, Certificados, etc.
La utilidad de este procedimiento deviene de la generacin desordenada de
documentos por parte del usuario para, despus de hacerlo as, visualizar la
informacin por orden cronolgico.
Le recordamos que el programa le muestra generalmente los registros en las
VENTANAS DE SALIDA ordenados por Documento, por lo que despus de una
renumeracin, dicho orden corresponde tambin al orden cronolgico.
Asimismo, los huecos libres dejados por la eliminacin de documentos
quedan cubiertos de nuevo despus de la renumeracin de los mismos.
No es recomendable utilizar este procedimiento cuando para el usuario el n
de Documento es significativo. Tenga en cuenta que dicho numero de
documento se imprime en algunos documentos de salida como son las Nminas.
Es decir, en determinadas circunstancias es mas propio mantener un desorden
cronolgico o huecos en la numeracin para un mejor seguimiento de los
documentos.
Manual del Usuario
Pgina 143
10.8.2 Exportacin / Importacin de tablas

Cada vez que TeleGestin, por necesidades legales o tcnicas, genera un
nuevo fichero de Tablas, el usuario deber importarlo a su fichero de datos para
optimizar y actualizar el funcionamiento de la aplicacin.
La importacin de tablas es el primer paso que debemos seguir cuando se
acaba de instalar el programa. En ese momento el programa genera un Fichero
de Datos nuevo sin ninguna informacin contenida en l.
Para Importar Tablas basta con disponer de un fichero de tablas enviado por
TeleGestin situado en alguna unidad de disco del ordenador.
La exportacin de tablas es una utilidad que nos permite exportar las tablas
de nuestro Fichero de Datos actual para su posterior importacin a un Fichero
de Datos distinto.
10.8.3 Comprobacin de nminas

10.8.4 Comprobacin de cotizaciones
10.8.5 Actualizacin de I.R.P.F.
Es una utilidad que nos permite, una vez importadas unas nuevas tablas de
retenciones de I.R.P.F o bien que estas hayan sido modificadas a voluntad por el
usuario, actualizar en cada ficha de personal la nueva retencin de I.R.P.F que le
corresponde segn estas nuevas tablas.
10.8.6 Certificados de I.R.P.F.

Esta utilidad genera o actualiza certificados de I.R.P.F para los trabajadores
de las empresas elegidas y para el ejercicio solicitado. En caso de que el
certificado solicitado ya exista, SIT actualizar sus datos a partir de las nminas
y las facturas que tengan asignadas cada cuenta.
10.8.7 Importacin de Personal

Este procedimiento da de alta automticamente fichas de personal a partir
de un fichero externo al programa. Este fichero debe tener formato de Texto
Tabulado.
Le recomendamos efectuar una copia de seguridad de su fichero de datos
siempre antes de realizar cualquier importacin o procedimiento complejo.
El formato del fichero a importar debe ser el siguiente:
Cdigo de la Empresa
Nombre
Apellidos
Direccin
Cdigo Postal
Poblacin
Provincia
Telfono
Nacionalidad
Manual del Usuario
Pgina 144
Lugar de Nacimiento
Fecha de Nacimiento
Fecha de antigedad en la empresa
Fecha de alta en Seguridad Social
Numero de afiliacin a la SS
DNI / NIF
10.8.8 Exportacin de Personal

10.8.9 Exportacin de Prenminas
10.8.10 Importacin de Nminas
10.8.11 Contabilizacin de Nminas
10.8.12 Exportacin a Contabilidad Externa
Cabe la posibilidad de que el usuario lleve su contabilidad en un sistema
informtico diferente al SIT En ese caso, es probable que necesite generar los
asientos contables correspondientes a las nminas que genera dentro del SIT
para luego traspasarlos a su propio sistema.
Acceda a esta utilidad si est usted en ese caso.
10.8.13 Liquidacin de Pagas Extras

Esta utilidad permite liquidar las Pagas Extra para todo el personal de una
empresa. El importe de la paga es la suma de todos los devengos de la paga
elegida que quedan pendientes de liquidar hasta la fecha de liquidacin que se
especifique.
Es recomendable revisar el fichero PAGAS al que se accede desde la ficha de
personal para examinar el estado de dicha liquidacin antes de efectuarla.
El SIT necesita cierta informacin previa para realizar esta liquidacin.
Puede que esa informacin no est disponible en el fichero PAGAS porque usted
no utiliza el programa SIT desde hace mucho tiempo. No obstante le
recomendamos utilizar esta utilidad en cualquier caso. Si las pagas calculadas
no son correctas, el usuario proceder a su modificacin manual pero al menos
se consigue marcar como liquidados los devengos ya existentes.
El Concepto Retributivo utilizado para la liquidacin es el que figura en la
ficha de Empresa.
En caso de elegir una nueva Nmina, el SIT generar una nueva nmina con
un nico Concepto Retributivo. Si la opcin elegida es Incidencia, el SIT
generar una nueva incidencia que ser incluida posteriormente en la nmina
corriente del mes de la liquidacin. El SIT sugerir una u otra opcin segn est
especificado en la ficha de Empresa.
Manual del Usuario
Pgina 145
10.8.14 Exportacin datos I.R.P.F. para comprobacin

10.8.15 Exportar datos declaracin anual de retenciones I.R.P.F.
(HP190)
10.9
Mdulo de Prevencin de Riesgos Laborales
10.9.1 Fundamentos de funcionamiento

El SIT gestiona para cada una de las empresas que maneja un fichero de
posibles riesgos de accidente. El anlisis de dichos riesgos se realiza en base a la
interaccin entre los dos factores siguientes:
Puestos de Trabajo
Posibles daos (Riesgos)
Siempre que se utilice un nuevo Puesto de Trabajo o se ample la lista de

posibles daos se har necesaria la actualizacin de la Evaluacin de Riesgos.
Para ello, basta con generar de nuevo esta evaluacin desde UTILIDADES. SIT
slo generar aquellos registros correspondientes a los nuevos factores no
analizados anteriormente.
10.9.2 Lista de posibles riesgos

10.9.3 Lista de Puestos de Trabajo
10.9.4 Generacin de la evaluacin de riesgos
El proceso para realizar el Estudio de Riesgos es el siguiente:
Asegrese de que todos los trabajadores tienen asignado un contrato activo

y un puesto de trabajo en dicho contrato.
Acceda, desde LISTAS al fichero de PUESTOS DE TRABAJO e introduzca en

cada uno de ellos toda la maquinaria y herramientas (Factores de riesgo)
relacionadas con dicho PUESTO y que sean susceptibles de provocar un
dao fsico.
Complete en LISTAS los posibles daos que puedan ser producidos. (Con la
actualizacin de tablas, el usuario dispone ya de una lista no exhaustiva de
posibles daos).
En UTILIDADES: Generar Evaluacin de Riesgos.
Acceda al fichero PREVENCIN y califique o anule cada una de las

situaciones de riesgo.
10.10 Mdulo de Contratos Civiles

10.11 Mdulo de Recursos Humanos
10.11.1 Principios de funcionamiento
10.11.2 Valoracin de Candidatos
10.11.3 Seleccin de Candidatos
El SIT permite realizar una seleccin de candidatos mediante la valoracin
ponderada de su currculo. Esto supone que, a la hora de hacer una seleccin, el
Manual del Usuario
Pgina 146
usuario generar un perfil de currculo en el cual determina la importancia de

cada una de las valoraciones curriculares de los candidatos. De esta manera, si
se necesita un candidato cuyo nivel de ingls sea ms importante que la
experiencia en determinado campo profesional, al disear el perfil se aplicar
una ponderacin superior a la valoracin del idioma que al de la experiencia.
Para crear un perfil vaya a
< RECURSOS HUMANOS : SELECCIN >
Clic en el botn "Nuevo" y elija la descripcin para el perfil: El programa

generar un perfil con todas las valoraciones curriculares usadas hasta el
momento.
Valore la ponderacin o importancia que cada valoracin curricular tiene en
la seleccin de personal que pretende hacer.
Una vez terminado, clic en el botn "Valorar". El programa procesar
entonces a todos los candidatos evalundolos segn su currculo pero
ponderndolo segn los criterios del perfil. Al final del proceso, el SIT le
propondr la impresin de un informe con los candidatos y su puntuacin.
Nota: recomendamos que tanto
en las valoraciones curriculares
como en las ponderaciones de
perfiles, el usuario establezca
primero
los
rangos
de
puntuaciones en los que se va a
mover. Por ejemplo, del "0" al
"10"
Manual del Usuario
Pgina 147
11
MDULO DE ASESORAS
11.1
Datos de la Asesora
11.2
Declaraciones de Hacienda
11.3
Fichero de Direcciones
Manual del Usuario
Pgina 148
12
12.1
MDULO DE PROMOCIN COMERCIAL

El objetivo del mdulo de PROMOCIN COMERCIAL del SIT es la generacin

y seguimiento de campaas de ventas, de prensa y de informacin en general
que permitan, con el mnimo requerimiento humano, incrementar el volumen de
ventas de la empresa o bien, la mejora de su imagen pblica.
Lo primero que se debe tener en cuenta es evitar la frecuente confusin
entre un Contacto Comercial (Empresa o persona a la que nos dirigimos) y el
proceso de venta o informacin, pues el primero es el motor de arranque del
segundo. A lo largo del tiempo, el mismo Contacto Comercial puede ser objeto,
selectivamente, de una o mltiples campaas comerciales. Por lo tanto, la
informacin y estado de un proceso comercial se informarn en el registro de
ste y no en el registro de la empresa objeto del proceso.
Una Campaa consiste en la descripcin de un objetivo a conseguir y el
camino a seguir para obtenerlo. Por lo tanto, existe un Proceso Comercial para
cada Contacto Comercial por cada Campaa.
Paleta principal del mdulo de PROMOCIN COMERCIAL
Lo que se logra con un sistema complejo como el SIT en la gestin de dichos

procesos, es conseguir amplios resultados invirtiendo el mnimo de recursos
materiales y humano. Esto se consigue gracias a que el sistema nos permite:
12.2
Un solo usuario puede atender cientos de procesos comerciales sin que la

atencin a cada uno de ellos se resienta.
El SIT se encarga de distribuir e intercambiar el trabajo entre distintos

usuarios de tal manera que el xito de un proceso no dependa de la
disponibilidad del usuario.
Los departamentos comerciales se dirigen a un colectivo dual: Empresas y

personas. Por eso, la base de datos de Contactos Comerciales en el SIT es
tambin dual: Contactos Empresas y Contactos Personales.
El objetivo principal de este mdulo es crear en la persona destinataria de

nuestra gestin la idea de que se le presta una atencin personalizada y
continua dirigida exclusivamente a la satisfaccin de sus necesidades.
El SIT se encarga de generar / enviar informacin en masa, as como de

mantener un registro histrico de todas las informaciones enviadas.
El SIT gestiona por el usuario las prioridades de las gestiones a llevar a cabo.
Contactos Comerciales
El SIT est preparado para almacenar y gestionar todos los datos de aquellas
empresas o particulares que, sin ser clientes o proveedores de la empresa
gestionada, son susceptibles de formar parte, en el futuro, del negocio de sta.
Manual del Usuario
Pgina 149
El SIT considera que dichos datos tienen una gran importancia en la

administracin interna de la empresa gestionada, por lo que puedan suponer
para el crecimiento futuro de la empresa. Es importante recordar al usuario que
debe mantener viva una actitud de colaboracin con el resto de usuarios del
sistema, cuidando constantemente la riqueza, veracidad y exactitud de los datos
introducidos en estos ficheros. Aseguramos as que nuestra imagen pblica
proyectada al exterior sea ms positiva.
12.2.1 Contactos Empresas

En este archivo figuran todas las empresas que pueden ser objetivo de una
Campaa Comercial. Aqu se introducen, modifican y mantienen los datos de las
mismas, se pueden seleccionar segn distintos criterios: por su actividad
(Abogados, Produccin audiovisual, Agencias de viaje,) o por su origen
comercial (la fuente de la que provienen esos datos: Un anuncio de prensa, el
comentario de otro cliente, etc). Desde aqu tambin es posible iniciar los
procesos comerciales en bloque, seleccionando las empresas que sean
trascendentales para la campaa, o bien, generar comunicaciones en bloque
(Por ejemplo, enviar un comunicado a todas las empresas de un determinado
sector).
Pantalla de salida del fichero de Contactos Comerciales.
Se debe recordar el uso de la barra de Bsqueda Rpida de contactos como

herramienta auxiliar para la localizacin inmediata de contactos.
12.2.2 Contactos Personales

Es el archivo de personas individuales o departamentos que forman parte de
los Contactos Empresa. Estos contactos personales se introducen dentro de cada
ficha de empresa. No obstante, se habilita este acceso directo para facilitar la
seleccin de personas, independientemente de la empresa a la que pertenecen,
para hacerles objetivo de una accin masiva (Por ejemplo, enviar mil cartas a
mil cargos concretos de empresas distintas).
Manual del Usuario
Pgina 150
El mtodo de seleccin ms completo para los Contactos Personales es la

gestin de Grupos de Correo.
Formulario de entrada de los Contactos Personales
Los contactos personales van calificados segn un nivel de acceso, es decir,

de su capacidad para comunicar con los responsables de la empresa. Este nivel
de acceso se grada mediante unos banderines con un cdigo de color: Rojo
(Sin acceso), Naranja (acceso previa autorizacin) y Verde (Acceso Libre).
Este cdigo puede ser usado por la persona que atiende las llamadas
telefnicas para deducir si debe o no pasar la llamada a la persona solicitada.
Este cdigo de colores puede ser usado con otras finalidades distintas a las
explicadas anteriormente.
Para cambiar el cdigo de acceso del Contacto Personal, basta con hacer
clic en el botn con el bandern de color (o cuando no se ha introducido
nada anteriormente). Los niveles de acceso cambian secuencialmente.
Tambin es posible cambiar el cdigo de acceso de una serie de Contactos
Personales. Para ello, vaya a:
< Promocin Comercial : Personas >
12.3
Seleccione los Contactos Personales deseados y destquelos
Cambie el men de Cdigo de Acceso mientras mantiene pulsada la tecla

maysculas.
Siga las instrucciones
Grupos
Es un archivo auxiliar que constituye un sistema ilimitado de seleccin de

contactos personales. El usuario puede incluir a cada contacto personal en uno
o mltiples grupos. Esta pertenencia ser un criterio ms a la hora de realizar
una seleccin de Contactos Personales para realizar una tarea masiva.
IMPORTA NTE: el cdigo de los
grupos se utiliza para ordenarlos
en las fichas de contactos
Manual del Usuario
Pgina 151
personales. Por ello, cuando se va

a proceder a revisar ese fichero
para asignar un grupo, merece la
pena ponerle a ese grupo un
cdigo que haga que se coloque
el primero de la lista. Esto har
que los posibles errores sean
menos
12.4
Campaas
El fichero de campaas es dnde el usuario genera una nueva campaa de

informacin o venta, a la que asigna un cdigo y un nombre. Esto ayudar
posteriormente al usuario a separar los Procesos que debe atender dependiendo
de la campaa a la que pertenecen.
Se pueden aadir aqu Observaciones Comerciales que sirvan para entender
mejor los objetivos de la campaa, adems de incorporar Comentarios
Automticos de uso frecuente que faciliten las gestiones con las empresas
objeto del Proceso Comercial (Por ejemplo, Llamar ms tarde o Envo la
informacin).
Las observaciones comerciales deben constituir una especie de calendario
de acciones que el comercial debe seguir como camino idneo a la consecucin
del objetivo.
En definitiva, en el registro de la Campaa se eligen todos los parmetros
que hacen que una campaa funcione de distinta manera a como lo hacen las
dems.
12.5
Seleccin de Contactos Comerciales
El momento crtico de decisin de la que depende el xito de una campaa

es el momento de la seleccin.
Se tiene que tener en cuenta que el proceso de consecucin del objetivo
marcado en la campaa debe ser completado al 100% para poder evaluar el
ndice de acierto. Cualquier campaa que se desarrolle a porcentajes inferiores
no podr ser tomada como elemento de anlisis para decisiones futuras.
Por ello, es necesario plantearse qu capacidad tiene la empresa para
atender al 100% determinado nmero de procesos comerciales. Una vez
deducido el nmero de Procesos Comerciales antendibles, se realizar la
seleccin de contactos comerciales para obtener ese nmero con los contactos
disponibles.
Esta es la importancia de la seleccin: a selecciones demasiado grandes
sigue una prdida de efectividad y falta de concentracin en los objetivos
conseguibles. A selecciones demasiado pequeas sigue una prdida de
productividad por falta de objetivos.
Una vez marcado el nmero de Contactos Comerciales necesarios, ser
realizar una lista de criterios de seleccin por orden de prioridad. Por ejemplo,
el primer criterio podra ser: clientes que ya han adquirido algn producto pero
que no han adquirido determinado producto. El segundo prodra ser Contactos
comerciales cuyo cdigo postal comience por 08. Y as sucesivamente..
Manual del Usuario
Pgina 152
Una vez establecidos dichos criterios, se proceder a ejecutar cada una de

las bsquedas y a asociar masivamente Procesos Comerciales a los registros
encontrados. As sucesivamente hasta completar el nmero de Procesos
Comerciales determinado anteriormente.
12.6
Procesos Comerciales
12.6.1 Generacin y seguimiento.

El SIT denomina como PROCESO COMERCIAL a la confluencia de un
Contacto Comercial con determinada Campaa.
A partir de ese momento, el SIT ayudar al usuario a gestionar cada Proceso
Comercial de forma individual aunque vayan dirigidos al mismo Contacto
Comercial o pertenezcan a la misma campaa.
Un Proceso Comercial puede ser generado individualmente desde la ficha de
cualquier Cliente, Proveedor o Contacto Comercial. Pero tambin se puede
generar una serie de Procesos Comerciales desde el fichero de Contactos
Comerciales. Para ello:
Asegrese de que su Campaa est creada
Acceda al fichero de Contactos Comerciales y seleccione manualmente o

mediante el botn de bsqueda los contactos deseados.
< PROMOCIN COMERCIAL : CONTACTOS COMERCIALES : GENERAR PROC >
Seleccione la campaa deseada
A partir de ese momento, el SIT mostrar en el lugar correspondiente todos

los procesos generados. Para verlos y realizar su seguimiento acceda a:
< PROMOCIN COMERCIAL : PROCESOS COMERCIALES >
Manual del Usuario
Pgina 153
Pantalla de salida de los procesos comerciales una vez hecha la seleccin de procesos activos
Si al entrar se mantiene la tecla maysculas pulsada, el SIT proceder a

mostrar nicamente los Procesos Comerciales cuyo responsable es el usuario
actual y que, adems, estn activos.
12.6.2 Estado de un proceso comercial

Los Procesos Comerciales pueden tener estados diferentes. El SIT siempre
considera que los tres ltimos dan por finalizado el proceso. El usuario puede
determinar la descripcin de cada uno de los estados para facilitar la seleccin o
seguimiento de los procesos.
Al listado de posibles estados se accede por:
< PROMOCIN COMERCIAL: PROCESOS COMERCIALES : LISTA ESTADO >
12.6.3 Manipulacin Masiva de Procesos Comerciales

Cuando el usuario o el coordinador de una campaa se ve obligado a
trabajar con numerosos Procesos Comerciales, debe tener en cuenta que el SIT
tiene muchas tcnicas que le ayudan a que ello no suponga un problema.
Por ejemplo, es posible asignar un conjunto de procesos al mismo
responsable seleccionando primero los procesos deseados y eligiendo el
responsable en el men correspondiente, pero con la tecla maysculas pulsada.
Esto mismo puede hacerse con el estado y la actividad del contacto de un
conjunto de procesos.
IMPORTA NTE: un error en la
asignacin en bloque de un valor
puede
provocar
efectos
indeseados en una gran cantidad
de registros. Sea muy prudente
cuando hace asignaciones en
bloque.
Manual del Usuario
Pgina 154
Vista de un proceso comercial ya iniciado.
12.7
Gestin de Comunicaciones
12.7.1 Introduccin
Al entrar el usuario en el SIT encontrar, si la preferencia correspondiente
est activada
< USUARIOS : MODIFICAR REGISTRO : PREFERENCIAS >
una nueva ventana en la parte inferior izquierda de su monitor desde la que

podr enviar y recibir mensajes de otros usuarios del sistema. Estos mensajes
tambin pueden ser enviados, por distintos medios, a una de las EMPRESAS
gestionadas, a una de las CUENTAS o bien a uno de los CONTACTOS
PERSONALES de una CUENTA.
Existen otros lugares en el SIT desde los que crear mensajes: en el
formulario de entrada de CUENTAS, en la consulta rpida de contactos
comerciales, en el men ASESORA, etc. En cada no de esos lugares, el
programa introduce el destinatario de forma automtica.
El archivo de COMUNICADOS es un archivo donde se guardan los mensajes
generados por el USUARIO. En cada comunicado, el usuario decide que MEDIO
DE ENVO quiere para l. Este MEDIO DE ENVO se autointroduce adems desde
el registro de la EMPRESA, CUENTA o USUARIO que se introduce como destino.
Manual del Usuario
Pgina 155
El uso intensivo del SIT aconseja que sean registrados tambin como
comunicados, las conversaciones telefnicas o reuniones que se hayan
mantenido con el destinatario. De esa forma, el seguimiento de los procesos o
de la atencin a dichos destinatarios ser ms completa.
Un comunicado puede estar en cuatro estados: Escrito, Enviado, Recibido y
Ledo. El programa considera que un comunicado est enviado cuando se a
procedido a su impresin (Fax o Carta), se ha transferido a Internet (Correo
Electrnico) o instantneamente (Correo Interno)
12.7.2 Modelos de Comunicados

Se puede mantener un archivo de Modelos de Comunicados en
< PROMOCIN COMERCIAL: MODELOS CARTAS >
En el momento de creacin de un comunicado, el usuario dispone de un

sistema de autointroduccin de uno de dichos modelos. Posteriormente, el
usuario puede cambiar, total o parcialmente, el comunicado as generado.
El SIT puede adems generar en bloque un comunicado para cada una de las
cuentas que se seleccione.
< ... : GENERAR EN BLOQUE >
Siempre que un comunicado se genere partiendo de un modelo, el SIT

guardar dicha informacin. De esta forma, cuando se realizan bsquedas sobre
el fichero de CONTACTOS COMERCIALES, uno de los criterios ser si dichos
contactos han recibido una comunicacin que parta de determinado modelo.
12.7.3 Mensajes entre usuarios del sistema

12.7.4 Mensajes Usuario - Empresa
12.7.5 Mensajes Usuario Cuenta
Desde cualquier formulario de entrada de cuentas, disponemos de un botn
para escribir un comunicado a dicha cuenta. En caso de seleccionar previamente
un CONTACTO PERSONAL de dicha cuenta, el destinatario de dicho comunicado
ser el contacto .
El usuario ser invitado al envo, por el medio elegido, del mensaje.
Un mensaje ya escrito, puede ser impreso / enviado de nuevo, desde la
solapa COMUNICADOS del registro de la CUENTA
12.7.6 Mensajes de envo peridico

Un mensaje puede ser enviado, por instrucciones del usuario, de forma
peridica. Para conseguirlo, basta con hacer clic sobre el botn "Repetir" que
aparece en la ventana de creacin de mensajes.
Esta utilidad slo est disponible en versiones del SIT multiusuario y para
mensajes cuyo medio es Correo Electrnico.
12.7.7 Impresin de Etiquetas y Sobres

Cualquier sistema de impresin de etiquetas depende de un factor crtico: la
disponibilidad o no de una impresora especfica de etiquetas.
Manual del Usuario
Pgina 156
Por otro lado, el imprimir una sola etiqueta es, por muchos motivos,
sustituible por la accin de imprimir un sobre:
No se necesita impresora especfica de etiquetas
Su presentacin es ms elegante que una etiqueta adhesiva
En todo caso, existen dos situaciones en las que el usuario debe plantearse
estrategias totalmente diferentes: imprimir una o varias direcciones e imprimir
una cantidad considerable de direcciones (envo masivo)
Para todas las situaciones, el SIT , en sus distintos mdulos, tiene distintas
tcnicas. Estas tcnicas se describen a continuacin.
12.7.7.1
Carta a un cliente / proveedor
En la ficha del cliente / proveedor, y de cualquier otra cuenta, existe un

botn Copiar Direccin. Si se hace clic en dicho botn, el programa copia la
direccin del la cuenta (o del contacto de la cuenta seleccionado). El usuario
puede pegar la direccin en cualquier documento de cualquier programa de
texto y, mediante estilos ya creados, hacer que aparezca como encabezado de la
carta y, adems, ser visible a travs de la ventana del sobre.
La anterior es la tcnica ms elegante. Si lo que se desea es imprimir una
direccin en un sobre, basta con hacer clic en el botn con el icono del sobre. Al
igual que en el caso anterior, si previamente se selecciona un contacto, la
direccin que se imprime es la del propio contacto seleccionado.
La tercera opcin es la de escribir directamente la carta dentro del SIT
(mdulo de Comunicados). La impresin de dicha carta colocar la direccin de
la cuenta en el lugar correspondiente a la ventana de un sobre regular.
La ventaja de escribir la correspondencia desde el SIT es que se tiene,
posteriormente, un archivo de todas las comunicaciones enviadas a cada cuenta
/ contacto.
12.7.7.2
Envos Masivos
Para envos masivos, la estrategia del usuario debe ser totalmente diferente.
No se deben olvidar las tres fases indispensables para envos publicitarios:
Seleccin de contactos
Generacin masiva de comunicados
Envo de los comunicados generados
Archivo del envo para su posterior consulta.
En el SIT, los envos masivos se realizan en el mdulo de PROMOCIN

COMERCIAL. Pueden generarse envos masivos desde distintos lugares.
Desde
< Gestin : Promocin Comercial : Personas >
Seleccione las personas destinatarias del comunicado y luego: clic en
Generar Comunicaciones en Bloque
Y tambin en:
< Gestin : Promocin Comercial : Procesos >
Manual del Usuario
Pgina 157
Seleccione los procesos que desee y clic en el botn Generar Comunicados

en Bloque. En este caso, el comunicado va dirigido a la persona marcada como
responsable de ese proceso.
Una vez generados los comunicados, estos se encuentran a la espera de
envo en la bandeja de Correo: Pendientes de Envo.
Desde esa ventana puede darse salida al envo de mltiples maneras:
Enviar (cada envo saldr de la forma prevista: correo electrnico, carta,

etc)
Generar Etiquetas: se abrir el editor de etiquetas
Sobres: se imprimir un sobre con la direccin de destino
12.7.7.3
Personalizacin de los comunicados
Partiendo de un modelo de correspondencia, es posible personalizar cada

comunicado que se origine. Para ello, basta con incluir en el texto del modelo
unas claves determinadas. En el momento de generar cada uno de los
comunicados, el SIT sustituye cada una de las claves por el dato
correspondiente.
Las claves van siempre entre <>
Claves permitidas para los datos del Usuario:
<FechaActual>, <MiNombre>
Claves permitidas para los datos de la Empresa:
<EMPNombre>; <EMPCiudad>
Claves permitidas para los datos de la Cuenta:
<CTANombreComercial>;
<CTADescripcion>;
<CTANIF>;
<CTASS>;
<CTACuentaBanco>; <CTAMedioPago>; <CTACodigoPostal>; <CTACiudad>;
<CTADireccin>
Claves permitidas para los datos del Contacto Personal:
<Tratamiento>; <Nombre>; <Apellidos>; <Alias>; <DNI> <Departamento>;
<Cargo>; <Saludo>
Claves permitidas para los datos del Contrato Comercial:
<CCFechaFin>;
<CCCuota>
12.7.7.4
<CCFechaInicio>;
<CCFechaContrato>;
<CCNeto>;
Impresin de etiquetas para envos
En los envos masivos en los que el material a enviar no est personalizado,

puede utilizarse tambin la siguiente tcnica:
Generar comunicados en bloque
Generar etiquetas de dichos comunicados desde < Correo : Mensajes

Pendientes de Envo>
En este caso, se abre el editor estndar de etiquetas. El usuario debe situar

en su etiqueta el campo Texto que es donde el SIT ha generado la direccin de
envo necesaria.
Manual del Usuario
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12.7.8 Comunicados en formato HTML

Para que un comunicado tenga formato HTML, basta con que su primer
prrafo sea la etiqueta <HTML>.
Como el SIT no es un editor de HTML, el comunicado debe ser compuesto
previamente en un programa de edicin de HTML. Posteriormente, el cdigo
HTML puede ser copiado de dicho programa y pegado en el texto del
comunicado.
Tambin puede crearse un modelo de correspondencia con formato HTML.
Tan slo hay que tener en cuenta que el primer prrafo del texto ha de ser la
etiqueta <HTML>.
Las imgenes y hojas de estilo para formatear el texto cuando es visualizado
por el destinatario deben residir en un servidor de internet. El texto del mensaje,
por lo tanto, ha de incluir la ruta en la que se encuentran dichos elementos.
Manual del Usuario
Pgina 159
13
13.1
GESTIN DE DERECHOS AUDIOVISUALES

Objetivos
El objetivo principal del mdulo de Gestin de Derechos Audiovisuales del

SIT es el control de la explotacin y disponibilidad para la explotacin de los
derechos de exhibicin audiovisual de un conjunto de producciones.
La disponibilidad de la explotacin de una produccin vendr dada siempre
por la combinacin de los siguientes factores:
La produccin (tambin llamada pelcula, ttulo, etc)
El derecho en explotacin
Las fechas de la cesin del derecho
El pas para el que se ceden los derechos
Una vez comprendido esto, con la prctica se ver que en una operacin de
cesin de derechos para la exhibicin pueden verse involucrados varios ttulos,
en una variedad de pases simultneamente e incluyendo diversos derechos. Mas
all, se da la circunstancia de que en muchos casos, se ceden los derechos para
un conjunto de pases que tradicionalmente forma una unidad superior. A esta
unidad de pases la llamamos Territorio.
Aunque tradicionalmente se hable de Territorios (Europa del Norte,
Norteamrica, Oceana, etc) debe entenderse que el control de la
disponibilidad para la explotacin de un derecho de exhibicin ha de hacerse
pas por pas.
13.2
Funcionamiento General
El SIT necesita que se mantengan al da una serie de datos a partir de los

cuales poder generar informacin til para el usuario. Estos datos son:
Las producciones sobre las que la empresa ostenta derechos de exhibicin,

concretando qu derechos ostenta, en qu perodo de tiempo y para que
pases.
Los distintos derechos susceptibles de ser explotados separadamente. Por

ejemplo: exhibicin en salas de cine, TV. de pago, TV. Terrestre, et
El contrato por el cual la empresa cede los derechos de exhibicin,

concretando tambin los derechos que se ceden, el perodo de tiempo y los
pases implicados.
A partir de esta informacin, el SIT es capaz de generar para el usuario la

siguiente informacin:
Catlogo de ocupacin de una produccin: mostrando la situacin de cada

derecho en cada pas.
Disponibilidad por produccin. Listado de Pases / Derechos disponibles

para su explotacin
Disponibilidad por pas: Listado de Produccin / Derechos disponibles en

determinado pas.
Manual del Usuario
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13.3
Fichero de Producciones
En este fichero deben introducirse todos los ttulos de producciones

audiovisuales sobre los que se ostentan derechos de explotacin.
Como se ha explicado, se deben especificar qu derechos y pases se ven
afectados por dicha tenencia de derechos. Las empresas cuyos derechos de
explotacin son ilimitados porque son las propias productoras, deben sin
embargo introducir la lista de derechos ostentados y de pases (todo el mundo).
El SIT asume que cuando se establece una fecha de inicio pero no de final, la
tenencia de derechos es ilimitada en el tiempo.
Es muy prctico que se introduzcan asimismo reproducciones del cartel u
otro material identificativo de la pelcula. Dada la gran complejidad de la
informacin suministrada por le SIT no debe dejarse lugar a ninguna confusin.
13.4
Derechos Gestionados
En este fichero deben introducirse los diferentes derechos cuya cesin es

susceptible de gestionarse por separado: como en cualquier otra aplicacin
informtica, el sistema debe trabajar siempre sobre las unidades mnimas de
medida. De esta manera siempre ser capaz de trabajar sobre unidades
superiores.
Independientemente de que la empresa suela ceder los derechos de forma
conjunta, se recomienda vivamente el establecimiento de una lista de derechos
de mnimo contenido. Es funcin luego del SIT permitir que el usuario maneje
toda esa complejidad de forma rpida y sencilla.
13.5
Contratos
En el fichero de Contratos se introducirn todos los contratos de cesin de

derechos, incluidos los no firmados. De esta manera, el programa no controlar
slo la disponibilidad para la explotacin sino las posibles reservas que deban
imponerse dada la existencia de contratos pendientes de confirmacin.
13.6
Generacin del Catlogo de Ocupacin
A partir de la informacin introducida, el usuario dispone de una

herramienta de generacin de un Catlogo de Ocupacin de Derechos. Hay que
tener en cuenta que la disponibilidad de un derecho en un pas concreto puede
verse afectada constantemente por la firma de un contrato, o su introduccin
como propuesta. Por ello, y dada la importancia de la veracidad de la
informacin suministrada, el usuario debe asegurarse de generar un nuevo
catlogo cada vez que necesite de la infalibilidad del mismo.
El usuario debe ser siempre consciente de la importancia de la consulta que
realiza y asegurarse de la exactitud de la respuesta. Una consulta para la toma
de la decisin incorrectamente ejecutada puede dar lugar a tomas de decisin
incorrectas y perjudiciales para la empresa.
El catlogo puede generarse desde la produccin o desde cualquier contrato
que la afecte. Si el usuario tiene seleccionado un derecho en concreto, o un pas
o un territorio (conjunto de pases) el catlogo se generar slo para esa
combinacin de factores. Esto es mucho ms rpido que generar un catlogo
Manual del Usuario
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para todo el mundo y todos los derechos, y puede ser necesario en una consulta
crtica de la ocupacin.
Manual del Usuario
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14
GESTIN DE INMOBILIARIAS
14.1
El objetivo del mdulo de Inmobiliarias del SIT es la generacin y

seguimiento de campaas de venta o alquiler de inmuebles que permitan, con el
mnimo requerimiento humano, incrementar el volumen de ventas de la
empresa inmobiliaria
Hay que tener en cuenta la diferencia funcional que existe entre el conjunto
de inmuebles que se gestiona, el conjunto de demandas de inmuebles recibidas
y lo que son los Procesos Comerciales. Podemos resumir que un Proceso
Comercial es un intento individual de venta de determinado inmueble a
determinado demandante. Por lo tanto, se puede deducir que, para un mismo
inmueble, existir un Proceso Comercial para cada demandante cuyas
necesidades coinciden con las caractersticas de dicho inmueble.
Remitimos al captulo de este manual referente al mdulo de Promocin
Comercial. El concepto y funcionamiento de los Procesos Comerciales es
idntico en ambos mdulos.
14.2
Inmuebles
En el Archivo de Inmuebles se introducirn los datos de cada uno de los

inmuebles de los que la empresa dispone para su comercializacin.
Las fechas de disponibilidad se tendrn en cuenta para llevar un control de
los inmuebles que estn disponibles para su comercializacin dependiendo de la
fecha en la que se produce su demanda.
14.3
Caractersticas de los Inmuebles
La efectividad del SIT en la generacin de Procesos Comerciales reside en

una correcta planificacin e introduccin de las Caractersticas de los
Inmuebles.
La lista de caractersticas de inmuebles es ilimitada, por lo que el usuario
puede, a lo largo de su experiencia en el mercado inmobiliario, modificar y
ampliar sus sistemas de calificacin de inmuebles para conseguir,
progresivamente, mayor rentabilidad en sus gestiones.
Para crear la lista de caractersticas, acceda a
< LISTAS : INMOBILIARIAS : TIPOS DE INMUEBLES>
y cree los distintos tipos de inmueble que va ha comercializar: Piso, Chalet,

Local, etc. Acceda luego a
< LISTAS : INMOBILIARIAS : CARACTERSTICAS>
y cree las distintas caractersticas que va a introducir en los inmuebles. Al

crear cada una de ellas, debe especificar el tipo de dato que va a introducir:
Numrico
Si / No
Manual del Usuario
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14.4
Texto
Lista seleccionable
Demandas
Remitimos al captulo de Contactos Comerciales, del mdulo de Promocin

Comercial, en este mismo manual.
La nica diferencia que se encontrar es la posibilidad de introducir en los
registros las caractersticas de inmuebles solicitadas por el cliente o contacto
comercial.
14.5
Procesos Comerciales
Remitimos al captulo correspondiente de Promocin Comercial en este

mismo manual.
Tan slo hay que tener en cuenta que los Procesos Comerciales se generan
de forma automtica desde la ficha del inmueble o desde la del demandante.
Manual del Usuario
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15
SERVICIOS INTERNET: PROCESOS REMOTOS
15.1
Introduccin
15.1.1 Objetivos
El objetivo de este sistema es poder interactuar con el SIT sin necesidad de
conexin con el servidor de la aplicacin y mediante el uso de aplicaciones
estndar: Correo Electrnico, Web, Procesador de Textos
Todos los usuarios de versiones multiusuario del SIT tienen incluida en su
licencia de uso la posibilidad de aprovechar estos procesos siempre y cuando
adquieran el mdulo del SIT sobre el que acta el Proceso Remoto.
La ejecucin de Procesos Remotos consume una de las licencias de usuario
del SIT
TeleGestin confecciona para cada usuario el formulario Web programa que
genera la informacin y el formato para interactuar con el SIT
15.1.2 Nomenclatura
Usuario Remoto: persona que, sin acceso directo al SIT mediante el
programa cliente, interacta con l mediante el envo de instrucciones por
medios estndar.
Mensaje: el fichero generado por el usuario remoto, independientemente del
medio de envo elegido para su envo.
Servidor: El programa 4Dserver que ejecuta el SIT
Formato Remoto: la estructura del Mensaje, imprescindible para el
entendimiento entre el Usuario Remoto y el Servidor
Programa Generador: el programa utilizado por el Usuario Remoto para
componer el Mensaje
Procedimiento Remoto: Tarea a ejecutar por el Servidor cuando ste recibe
un Mensaje
Tabla Remota: fichero de texto generado por el SIT y depositado en un
directorio ftp que el Programa Generador utiliza para permitir al usuario la
eleccin de opciones en la confeccin de su mensaje.
15.1.3 Generalidades del Sistema

Mediante una aplicacin cualquiera el Usuario genera un fichero de texto
con las instrucciones y datos que el SIT debe procesar
La aplicacin elegida formatea el fichero segn un esquema
predeterminado. Este esquema recibe el nombre de "Formato Remoto"
El fichero de texto es encriptado para asegurar su desencriptacin slo
posible por el SIT
El usuario remoto enva al SIT el mensaje por distintos medios
Manual del Usuario
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El mensaje es recibido por el SIT

El SIT lo procesa y guarda un histrico de los Procesos Remotos ejecutados
con el resultado de la operacin.
Este sistema slo funciona sobre versiones SIT multiusuario
15.2
Estructura del Mensaje
El mensaje se distribuir en 2 partes: Cabecera y Cuerpo

En la cabecera se detallarn los valores de Nmero de Proceso,
Identificacin del usuario, Empresa a la que hace referencia el mensaje, Etc
En el cuerpo se detallarn todos los datos necesarios para la ejecucin del
proceso remoto.
Los valores incluidos en el mensaje vendrn precedidos de una "Etiqueta"
que indicar al SIT la naturaleza del valor que le sigue. La "Etiqueta" estar
compuesta de "ET"+ NOMBRE DEL CAMPO +":"+Carcter Separador (Tabulador)
Cada valor, incluido el ltimo, ser seguido por un Carcter Separador.
15.3
Actualizacin de tablas
El usuario, a la hora de generar su mensaje, debe disponer de mtodos de

eleccin de opciones mediante mens u otros sistemas que evite errores en la
introduccin de datos. Los distintos valores disponibles en el SIT sern
actualizados mediante el envo de un fichero de texto tabulado a un directorio
pblico, mediante acceso TFP. Este fichero recibe el nombre de "Tabla Remota".
El SIT actualizar las Tablas Remotas cada vez que se produzca una
modificacin en el fichero correspondiente.
15.4
Sistemas de Seguridad
Identificacin del Usuario: un primer nivel de seguridad estar en la

posibilidad tcnica que el usuario tenga para acceder a la herramienta de envo
de mensajes. Por ejemplo, si la composicin del mensaje se hace mediante un
cuestionario Web, el primer nivel de seguridad puede estar en el acceso
restringido a dicha pgina web.
La identificacin del usuario debe incluirse en el mensaje, de tal manera que
cualquier operacin remota, sea cual sea el medio de envo elegido, el SIT pueda
identificar al usuario y, en consecuencia, gestionar los permisos de acceso al SIT
de que disfrute dicho usuario. El segundo nivel de seguridad estar en un
privilegio de usuario que le autorice o no a interactuar remotamente con el SIT
Cada proceso remoto admitido en el SIT llevar asimismo un privilegio de
acceso especfico.
El servidor devolver un mensaje al Usuario Remoto confirmando la
recepcin y el estado del Proceso Remoto
15.5
Medios de Envo
Correo Electrnico: El mensaje generado ser enviado en el Cuerpo de un

mensaje de correo electrnico.
Manual del Usuario
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Ftp: El mensaje generado se depositar en un directorio con acceso

restringido mediante ftp.
Directorio: El mensaje se depositar en un directorio con acceso directo por
parte del servidor
15.6
Mtodo de RECEPCIN
El Servidor ejecutar, si una preferencia marcada por el usuario "Supervisor"

as lo dice, un proceso en el que, de forma cclica revisar si se han recibido
nuevos mensajes. Los mensajes recibidos se integran al Fichero de Procesos
Remotos. El mismo proceso interpretar los posibles mensajes recibidos y los
ejecutar.
15.7
Procesos Remotos implementados en el SIT
15.7.1 Contacto/Proceso Comercial

La utilidad de este Proceso Remoto es la captacin automtica, sin
intervencin alguna del usuario, de datos de Contactos comerciales y, si
procede, el inicio automtico de un proceso comercial.
Su funcionamiento es el siguiente: la persona o empresa interesada en
nuestros productos rellena un cuestionario web en nuestro servidor web.
Automticamente, el SIT recibe dichos datos e informa al usuario elegido de que
se ha dado de alta un nuevo contacto o proceso comercial.
El SIT genera un registro de Contacto Comercial con los datos introducidos
por el posible cliente y, si as se indica, crea un Proceso Comercial asignndolo
al usuario elegido.
15.7.2 Imputacin Horas de Personal

Mediante este Proceso Remoto se consigue que el personal de la empresa
reporte al SIT la imputacin de sus horas de trabajo a distintos clientes o
proyectos.
El SIT genera una Incidencia de Horas en el fichero de Incidencias. A partir
de dicha incidencia el SIT puede:
Imputar las horas efectivamente trabajadas en la nmina del trabajador
Generar los albaranes correspondientes a los clientes
Generar la contabilidad analtica de la nmina del trabajador
Campos a Incluir en Cabecera: Nmero de Proceso, Empresa, Nombre de

Usuario, Contrasea
Cuerpo: El cuerpo estar compuesto de distintos segmentos separados por
Saltos de Carro. Cada segmento tendr los campos: Fecha, Hora de Entrada,
Hora de Salida, Hora de Entrada 2, Hora de Salida 2, Cantidad (horas), Cliente y
Analtica
Manual del Usuario
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16
16.1
MDULO DE SERVICIO TCNICO (S.A.T.)

Objetivos
Con el Mdulo de Servicio Tcnico, se pretende ofrecer al usuario una serie

de automatismos o pantallas que facilitan la gestin de un Servicio de Atencin
Tcnica (S.A.T.) con sus particularidades. Las diferencias de esta "gestin
especial" se centran en:
16.2
Uso intensivo de los nmeros de serie para la identificacin y control de

garantas de los equipos objeto de la atencin tcnica.
Un manejo de la aplicacin que facilita la introduccin de datos porque

todas las operaciones responden a un nico esquema.
La existencia generalizada de dos precios en el material utilizado en la

reparacin: precio por pieza nueva o precio por cambio.
Gestin de Nmeros de Serie
Las explicaciones de este captulo son tambin aplicables a los documentos

comerciales genricos, es decir, que no pertenecen al mdulo de S.A.T.
16.2.1 Determinacin de artculos con n de serie

Es importante que todos los artculos que deben llevar nmero de serie,
deben tener marcada esta caracterstica en su ficha. A partir de ese momento, el
SIT facilita la introduccin de los nmeros de serie en todos los procedimientos
oportunos y los muestra en los documentos en que sea necesario:
Cada vez que se realiza un movimiento del artculo en un almacn
Cada vez que se introduce el artculo en cualquier documento comercial
Cada vez que se imprime un documento comercial
El SIT permite introducir un nmero de serie diferente por cada unidad del
artculo. Cuando sea necesario, el SIT mostrar una ventana con la lista de
nmeros de serie a introducir o visualizar. La introduccin del nmero de serie
implica, adems, otras prestaciones:
Se puede buscar en cualquier fichero de documentos comerciales, el

documento en el que aparece el nmero de serie buscado
Se dispone del informe Seguimiento de Nmeros de Serie en < INFORMES:

GESTIN COMERCIAL >
Existen distintas tcnicas que permiten utilizar el nmero de serie para

disponer de mucha informacin. Por ejemplo, si marcamos como que lleva
nmero de serie al artculo Mano de Obra, dispondremos en el informe
anterior de un histrico de movimientos del artculo as como el histrico de
horas de mantenimiento dedicado a dicho artculo.
16.2.2 Introduccin del N de serie en un presupuesto

Al introducir en un presupuesto del S.A.T. un nmero de serie, el programa
busca ese n de serie en:
Manual del Usuario
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16.3
Los albaranes de venta, para identificar, si se hizo por la misma empresa, el

momento de la compra del equipo.
Los contratos de Mantenimiento, para identificar si el equipo se encuentra

en garanta o est sujeto a un contrato de Asistencia Tcnica.
Entrada de Artculos por defecto
En todos los trabajos de Asistencia Tcnica se considera la participacin

regular de determinados artculos: Mano de Obra, Desplazamientos, Kilometraje
y Dietas. Es decir, estos son los servicios que siempre debern ser tenidos en
cuenta en cada operacin del S.A.T.
El usuario debe introducir en:
< EMPRESAS : MODIFICAR EMPRESA : S.A.T.>
los artculos de su base de datos de artculos que deben ser utilizados para
cada uno de estos servicios.
El usuario aadir, adems, aquellos artculos que representen a los
materiales necesarios para llevar a cabo el trabajo de reparacin.
16.4
Gestin de Garanta
En la venta de cualquier equipo o servicio, puede introducirse la fecha hasta

la que es efectiva una posible garanta.
Para introducir dicha fecha:
En la ficha del artculo puede introducir el nmero de meses de garanta

que del que disfruta el propio artculo
Al introducir el nmero de serie en el proceso de venta, el programa

sugerir la fecha final de la garanta
A partir de ese momento, al introducir dicho nmero de serie en una

solicitud u orden de reparacin, el programa indica si dicho equipo fue vendido
por la propia empresa, y cul es su fecha final de garanta. Si la orden de
reparacin es anterior a dicha fecha lmite, el SIT marca entonces la opcin
Garanta en la orden, con las consecuencias correspondientes a una
reparacin en garanta.
16.5
Tarifas de Precios
La gestin de tarifas de ventas de artculos, tanto de los servicios como de

las piezas o repuestos utilizados responde al esquema general de precios
descrito en este manual para todo el SIT
En el mdulo de S.A.T. existe adems otra posibilidad: si al introducir un
artculo en un documento comercial del S.A.T. se indica que es un artculo en
"sustitucin", el programa aplicar el precio correspondiente que aparece en la
ficha del artculo.
Manual del Usuario
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16.6
Otras prestaciones
16.6.1 Recepcin rpida de pedidos

Se da la circunstancia de que en el momento en que el cliente solicita el
servicio del S.A.T. no puede ser atendido por la persona especializada que pueda
practicar una valoracin tcnica de la situacin.
Esto obligara a la situacin, por parte del receptor del aviso, de tener que
tomar nota de la informacin transmitida por el cliente para hacerla llegar al
personal tcnico correspondiente. Esto provocara a su vez, el traspaso de dicha
informacin, sea cual sea su soporte, al presupuesto correspondiente.
Por ello, el SIT propone el siguiente mtodo:
El usuario no especializado crea, desde la Ventana de "Bsqueda Rpida de

Contactos" una nueva propuesta del S.A.T. Para ello, basta con que
introduzca en dicha ventana "*NSAT". Se abre entonces una ventana de
creacin de un presupuesto del S.A.T. con tan slo los datos imprescindibles:
cliente, descripcin de la avera.
El usuario /tcnico, encontrar en el archivo correspondiente, los

presupuestos iniciados por el sistema anterior. Bastar abrirlos de uno en
uno y, observando lo que en su momento introdujo el recepcionista en la
solapa "Observaciones", concretar los artculos y valoraciones necesarios
para la terminacin del presupuesto.
Los presupuestos iniciados de esta manera figuran en el fichero de

Presupuestos del S.A.T. con el estado "Pendiente de Valoracin".
16.7
Coordinacin de tareas
El mdulo de S.A.T. est enlazado al mdulo de Gestin de Tareas, por lo

que, de forma automtica, una Orden de Reparacin del S.A.T. genera tareas
individualizadas por cada componente del trabajo.
En el captulo correspondiente de este manual se explica el funcionamiento
del Gestor de Tareas.
Manual del Usuario
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17
MDULO DE GESTIN DE TAREAS
17.1
Objetivos
El mdulo de Gestin de Tareas del SIT consiste en un sistema automtico y

manual de asignacin de tareas a los distintos usuarios del sistema que
pretende, principalmente:
Incrementar la productividad del equipo de trabajo mejorando la

comunicacin entre sus miembros y de stos con el SIT
Permitir el seguimiento de el cumplimiento de las tareas encomendadas a

cada usuario.
Ayudar al usuario en la prioridad de ejecucin de las tareas.
Evitar en lo posible las intromisiones de unos trabajadores o mandos en la

planificacin de otros.
Para conseguir estos objetivos de la forma ms automtica posible, el SIT

incorpora las siguientes prestaciones:
Generacin indirecta de las tareas por parte del SIT
Generacin y asignacin manual de tareas por parte de los coordinadores.
Comunicacin automtica al usuario de la asignacin de una nueva tarea.
Rpida notificacin, por parte del usuario, de la ejecucin parcial o total de

la tarea.
No obstante, se han limitado ciertos automatismos para no hacer del

sistema una fuente de "exceso de informacin" que provoque el comprensible
rechazo por parte del usuario. Por ejemplo, la asignacin de tareas a los
usuarios slo se notifica a dicho usuario si la fecha prevista para su ejecucin es
la misma o anterior a la fecha de la asignacin de la tarea.
17.2
Terminologa
Tarea: Registro de informacin acerca de un objetivo funcional a conseguir

que un usuario encomienda a otro de forma directa o indirecta.
Asunto: Objetivo a conseguir
Cuenta: cuenta, generalmente de cliente, con la que est relacionado el
asunto.
Tarea Indirecta: la que genera el SIT por s mismo respondiendo a la accin
de un usuario.
Tarea Directa: la que genera manualmente un usuario
Ordenante: Usuario que encomienda la tarea
Operario: Usuario que queda obligado a la consecucin del objetivo
determinado en la tarea
Origen: Evento desde el que se genera indirectamente una tarea.
Manual del Usuario
Pgina 171
Protocolo: Conjunto de Tareas que persiguen un objetivo comn y que,

generalmente, deben ser ejecutadas en el mismo orden.
Estado: situacin en la que se encuentra una tarea: Pendiente, en curso,
terminada, delegada, etc
Endosar una tarea: cambiar el Operario de una tarea encomendada
anteriormente a otro.
Delegar una tarea: generar, a partir de una tarea, una o ms tareas para uno
o distintos operarios. Desde ese momento, el estado de la tarea delegada
depender del estado de las tareas generadas a partir de ella.
17.3
Diferencia entre un Mensaje y una Tarea
Pudiera pensarse que un mensaje dirigido a un usuario y una Tarea son la

misma cosa o tienen la misma utilidad. Sin embargo, hay una diferencia
sustancial en base a la cul, el usuario debe decidir si lo que quiere crear es un
mensaje o una tarea:
Un mensaje es un registro de informacin que un usuario enva a otro,
dejando a ese destinatario libertad para ejecutar o actuar segn su voluntad o
criterio
En cambio, al crear una tarea, el usuario que la encomienda pretende hacer
un seguimiento de su ejecucin y obtener informacin sin la intervencin del
Operario.
Por otro lado, dado que el operario va a informar sobre la ejecucin de la
tarea (y nunca sobre las acciones que resulten de leer un mensaje), es posible
obtener estadsticas sobre la ejecucin de las tareas y nunca sobre la de los
mensajes.
17.4
Asignacin Indirecta de Tareas
Este sistema consiste en la generacin, por parte del propio SIT, de tareas a
partir de determinados eventos que suceden dentro del propio programa.
El SIT pretende mantener un grado suficiente
usuario. Por ello, en muchas ocasiones, la generacin
forma indirecta est regida por una preferencia.
organizacin o el propio usuario el que decide que el
determinadas circunstancias.
de usabilidad para
o no de dichas tareas
De esta manera, es
SIT genere o no tarea
el
de
la
en
Como principio general debe aceptarse que es necesario un equilibrio entre

lo que el usuario realiza en el SIT como resultado de su dedicacin y capacidad
profesional y lo que el SIT hace para ayudar o conducir a ese usuario en el
desarrollo de su trabajo. Es decir: es intil y contraproducente advertir o avisar a
un usuario de algo que, dada su profesionalidad, es obvio para la realizacin de
su trabajo.
17.4.1 Procesos Comerciales

Se asigna indirectamente una tarea al usuario al que se le endosa un
Proceso Comercial cuya ejecucin se prev para una fecha igual o inferior a la
fecha actual.
Manual del Usuario
Pgina 172
La obligacin del usuario de atender ese Proceso Comercial es

independiente de que se asigne la tarea o no. Por lo tanto, se usa la generacin
de una tarea a partir de un Proceso Comercial slo cuando el usuario que lo
pretende desea que el usuario al que se le endosa el Proceso:
No es usuario habitual del mdulo de Promocin Comercial (y, por lo tanto,

no va a dirigirse a l habitualmente)
Es urgente que el usuario tenga conocimiento del endose del Proceso
17.4.2 Procesos Comerciales de Inmobiliarias

17.4.3 Contratos de Clientes
17.4.4 Contratos de Gestin de Derechos Audiovisuales
17.4.5 Pedidos de Clientes (rdenes de Trabajo)
La utilidad de generacin de una Orden de Trabajo a partir del Pedido de
Cliente es una prestacin del mdulo de Produccin Externa Artes Grficas.
El usuario puede personalizar la impresin de la orden de trabajo colocando
un archivo grfico (en formato jpg) con la imagen que desea imprimir bajo cada
rden de trabajo. Esta imagen puede corresponderse a un cuestionario sobre las
incidencias que pudieran ocurrir durante la ejecucin de la orden de trabajo.
El archivo grfico debe llamarse Orden de Trabajo.jpg y debe estar
colocado en la carpeta de ficheros adjuntos que se determina en
< PREFERENCIAS : SUPERVISOR >
Dentro de esta carpeta deber haber una carpeta cuyo nombre debe ser el
nmero de registro de la empresa en cuestin. El nmero de registro de la
empresa se muestra en
< EMPRESAS >
Dentro de la carpeta de la empresa debe haber una carpeta llamada

Generales. Dentro de esta carpeta es dnde debe estar situado el fichero.
17.4.6 S.A.T. (Ordenes de Reparacin)
17.5
Asignacin Manual de Tareas
17.6
Coordinacin de tareas
17.7
Gestin de las Tareas por el usuario
Para facilitar el acceso al calendario de tareas, el usuario no tiene por qu

tener acceso a todo el SIT: basta que tenga acceso a ventana de Tareas. Este
acceso se regula mediante
< USUARIOS : MODIFICAR USUARIO : PREFERENCIAS>
Desde la ventana de Gestin de Tareas el usuario puede consultar y notificar

el estado de sus tareas.
Manual del Usuario
Pgina 173
17.7.1 Cdigo de Colores

Las fechas de las tareas se colorean segn las fechas de ejecucin previstas
en ellas.
Color Rojo: La fecha trmino de la tarea ha pasado ya. La tarea debera

haber sido ejecutada ya.
Color Naranja: La fecha trmino es hoy. La tarea debe ser ejecutada hoy
Color Azul: La tarea debera estar en ejecucin, pero la fecha lmite no es

crtica.
Color Verde: La tarea puede esperar. Su fecha de inicio todava no ha

llegado.
Color Violeta: La tarea ha sido delegada
Para que este cdigo de colores ayude al usuario, ste debe mantener al da,
modificando dichas fechas, sus previsiones de ejecucin. Con esto conseguir:
Organizar su trabajo
Comunicar a su equipo de trabajo sus previsiones de ejecucin
Un buen sistema es no permitir que al final de la jornada de trabajo quede

ninguna tarea en rojo o naranja. El dejar las tareas en esa situacin significa:
Que las tareas que deberan haber sido terminadas no lo han sido.
Que el usuario no ha planificado de qu manera y cuando va a terminar

esas tareas.
Que el usuario no ha negociado con su equipo o con el cliente relacionado

una nueva fecha de ejecucin.
Cualquiera de estas situaciones son perjudiciales para la buena marcha de la

empresa y para su imagen ante sus clientes.
17.7.2 Comentarios, Avisos y Llamadas de atencin

Las propias tareas constituyen el mejor sistema de comunicacin interna de
un equipo de trabajo. El sistema de tareas permite que sean los propios usuarios
los que elijen la forma de ser informados sobre la ejecucin de las tareas.
Comentarios: Los usuarios pueden aadir comentarios, manuales o
automticos, a la tarea. Si al aadir un comentario se tiene seleccionado
previamente uno de los contactos personales de la cuenta relacionada, en el
comentario aparecer el nombre de dicho contacto personal.
Avisos: como en otros ficheros del programa, es posible aadir avisos a una
tarea. Estos avisos sern mostrados a todos los usuarios que entren en dicha
tarea.
Llamada de Atencin: Siempre que un usuario aada un comentario a una
tarea o cambie el estado de la misma, sta queda marcada para llamar la
atencin sobre ella a los otros usuarios. sta llamada se visualiza por unos
smbolos de exclamacin que aparecen en la lista de tareas. La llamada
desaparece cuando uno de los implicados en la tarea (Ordenante u Operario) la
modifican y, al mismo tiempo, no son el usuario que provoc la llamada.
Manual del Usuario
Pgina 174
17.8
Protocolos
En un programa estandar, como es el SIT, se hace necesaria la organizacin

del trabajo de tal manera que cualquier eventualidad pueda tener un reflejo
dentro del programa.
A diferencia de los programas a medida, donde se informatizan cada una
de las posibles acciones del usuario, en un programa estndar esto es imposible:
cada empresa tiene sus propios mtodos de trabajo.
Para hacer posible el trabajo con una aplicacin estndar por parte de la
empresa, se hace imprescindible llevar a cabo dos procesos de adaptacin:
estandarizacin de los procesos de la empresa y traduccin a los procesos
informticos del programa. Al primer proceso lo llamaremos Descripcin de
Procesos y al Segundo Descripcin de Protocolos
17.8.1 Descripcin de Procesos

La descripcin de procesos consiste en la enumeracin de los distintos
procesos que se desarrollan en la empresa. En nuestro caso, nos interesan los
procesos que llevan a cabo los departamentos de administracin y gestin, que
son los que se llevan a cabo con el SIT.
Normalmente la descripcin de los procesos pasa por un anlisis minucioso
de cada accin llevada a cabo por el personal de la empresa. A partir de ese
anlisis puede entresacarse los distintos procesos desarrollados as como la
implicacin de cada puesto de trabajo y su dependencia.
El segundo paso consiste en una simplificacin de los procesos y su
reduccin al mnimo. Muchas de las situaciones que se atienden en una
empresa son susceptibles de ser tratadas mediante procesos estandar. La
existencia de esos procesos estandar facilita principalmente:
La informatizacin de los procesos
La formacin del nuevo personal
El control de calidad en los departamentos de administracin y gestin
17.8.2 Descripcin de Protocolos

La descripcin de un protocolo consiste en:
Enumeracin de las tareas imprescindibles para el desarrollo de un proceso
Ordenacin de las tareas de forma cronolgica
Establecimiento de las dependencias entre las distintas tareas
Asignacin de responsables a cada tarea
En el SIT, la descripcin de los protocolos se lleva a cabo en

< EXTRAS : COORDINACIN DE TAREAS : PROTOCOLOS >
Para introducir un nuevo protocolo, acceda al fichero y clic en el botn

Nuevo. Rellene los campos y aada tareas. Los cdigos de las tareas han
detener dos dgitos. Tambin se pueden introducir subtareas. Los cdigos de
las subtareas deben tener cuatro dgitos. Al aadir tareas, el SIT sugiere el
cdigo siguiente al de la tarea seleccionada en ese momento.
Manual del Usuario
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Introduzca en Usuario por defecto el usuario del SIT responsable,

inicialmente, de cada una de las tareas.
17.8.3 Reuniones de protocolo

Se recomienda asimismo, para una completa utilidad de este mdulo, llevar
a cabo Reuniones de protocolo. En estas breves reuniones, convocadas
oportunamente, todos los implicados en un determinado protocolo pueden
discutir de forma efectiva sobre los cambios, aadidos o eliminaciones de tareas
que consigan una mayor optimizacin del trabajo. Las reuniones de protocolo
deben convocarse:
Para determinar un nuevo protocolo
Cuando se produce una incidencia en el proceso que no est contemplada

en el protocolo
Manual del Usuario
Pgina 176

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SIT / Sistema Informtico TeleGestin

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Sistema Informtico TeleGestin

Manual del Usuario

Sistema Informtico TeleGestin

VERSIN MANUAL: 18/11/03

EL DESARROLLO DEL SIT: TELEGESTIN INFORMTICA. ....................................................12

PARTICULARIDADES DE LAS BASES DE DATOS ..................................................................14

EL FICHERO DE DATOS ......................................................................................................14

ORGANIZACIN Y METODOLOGA DEL TRABAJO ................................................................18

ESTRUCTURA CLIENTE-SERVIDOR .....................................................................................18

Conversin en vivo de importes introducidos ............................................................... 20

SOLIDEZ Y REVERSIBILIDAD DE LAS OPERACIONES ..........................................................22

ACTUALIZACIN DE LA APLICACIN ...............................................................................28

Exportacin de datos a otras aplicaciones...................................................................... 20

Instalacin MONOUSUARIO WINDOWS .......................................................................... 22

SOBRE ESTE MANUAL ..............................................................29

EL LENGUAJE INFORMTICO .............................................................................................29

DIFERENCIAS MACINTOSH / WINDOWS ...........................................................................30

Rutas de acceso ........................................................................................................................ 30

Manual del Usuario

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CUESTIONES GENERALES .........................................................32

PRINCIPIOS GENERALES DE FUNCIONAMIENTO .................................................................32

GENERALIDADES EN LA INTRODUCCIN DE DATOS ............................................................34

GENERALIDADES DEL LENGUAJE GRFICO.........................................................................35

GESTIN DE EMPRESAS ....................................................................................................36

GESTIN DE USUARIOS ....................................................................................................36

PREFERENCIAS DEL PROGRAMA .......................................................................................38

CONCEPTO DE AO NATURAL Y EJERCICIO FISCAL ...........................................................39

GESTIN DE LICENCIAS DE USO .......................................................................................41

INFORMES SOBRE PROCESOS ............................................................................................41

GESTIN Y EDICIN DE IDIOMAS ...................................................................................42

Orientacin hacia la toma de la decisin .......................................................................... 32

GESTIN DE CUENTAS ..............................................................44

CONCEPTOS GENERALES ..................................................................................................44

TIPOS DE CUENTAS ...........................................................................................................44

EL CDIGO CONTABLE .....................................................................................................45

Definicin de cuenta ............................................................................................................... 44

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FUNDAMENTOS DE LA CONTABILIDAD FINANCIERA ..........................................................48

PLAN GENERAL CONTABLE ...............................................................................................50

DATOS EXTERNOS ............................................................................................................56

GESTIN DE INMOVILIZADO .............................................................................................59

PERIODIFICACIN DE GASTOS ...........................................................................................62

REGISTRO DE DOCUMENTOS DE PROFESIONALES ...........................................................68

El sistema contable .................................................................................................................. 48

CONTABILIDAD ANALTICA ......................................................69

FUNDAMENTOS DE LA CONTABILIDAD ANALTICA.............................................................69

APUNTES ANALTICOS .......................................................................................................70

Estructura del Plan................................................................................................................... 69

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PRINCIPIOS DE FUNCIONAMIENTO ....................................................................................73

EDICIN DE UN PRESUPUESTO ..........................................................................................75

Crear un presupuesto nuevo.................................................................................................. 73

ANLISIS FINANCIERO .............................................................81

Eliminacin de apuntes .......................................................................................................... 71

DESCRIPCIN DE LOS GRFICOS ......................................................................................81

GESTIN COMERCIAL ...............................................................82

DETERMINACIN DEL SISTEMA DE GESTIN .....................................................................82

GESTIN DE ARTCULOS ...................................................................................................87

GESTIN DE COMPRAS Y VENTAS ....................................................................................94