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Principes et procdures relatives la codification,

au classement et la classification des documents

La classification est le regroupement logique des documents par sujet. Elle seffectue selon le principe
du gnral au particulier. Le systme de classification en vigueur lUniversit Laval, le Manuel de
classification et de classement des documents administratifs, en est un par sujet avec cotes
numriques. Il est le cadre de rfrence pour la classification des documents actifs lUniversit. Il a
t cr en fonction des besoins spcifiques de ladministration et est compos de 14 sries
documentaires, subdivises en sous-sries, refltant les principales activits de lUniversit.
Les oprations relatives au classement uniforme
Limplantation, lentretien et la mise jour du classement uniforme dans une unit comprennent
diverses oprations dont la facilit de ralisation dpendra sensiblement des ressources
technologiques dont dispose lunit. En effet, lutilisation dun logiciel de gestion documentaire rendra
transparente la plupart de ces oprations et dsutes la ralisation manuelle des index, lutilisation
des fiches didentification ou encore la dactylographie des tiquettes didentification des dossiers.
La codification dun dossier
tant le facteur dterminant dans le classement dun document, le sujet doit tre identifi clairement.
Cette identification se fait selon lutilisation du document dans lunit ou le mandat de cette dernire.
En effet, un mme document pourrait se classer diffrentes cotes selon le mandat ou les
responsabilits des units. Par exemple, une plainte pour harclement pourrait se retrouver sous la
cote 9207 Harclement psychologique et sexuel dans une unit comme le Bureau du protecteur
universitaire comme elle pourrait tout aussi bien se retrouver sous la cote 2200 Plaintes dans l'unit
charge des affaires juridiques.
Une fois le sujet identifi, il faut trouver la cote de classification qui lui correspond. On consultera alors
lindex des sujets du Manuel. On inscrit la cote de classification ainsi identifie sur le document avant
de linsrer dans le dossier; cette action facilite le reclassement du document lors dune ventuelle
consultation. Il peut arriver qu'un sujet ne corresponde aucune sous-srie. Dans ce cas, on consulte
le personnel de la Division des archives.
Lidentification dun dossier
Le dossier aussi doit tre clairement identifi. La personne responsable du classement compose un
titre appropri au contenu du dossier; que la gestion soit manuelle ou informatise, le titre d'un
dossier peut correspondre au titre du Manuel ou tre bas sur les explications qui l'accompagnent.
Afin dassurer un reprage plus rapide et efficace, le titre choisi doit reflter, de la faon la plus exacte
possible, le contenu rel du dossier. On note aussi lanne douverture du dossier afin de faciliter le
dclassement.
Ralisation de lindex
L'index d'un poste de classement constitue la cl de tout poste de classement, quil soit constitu
partir dune base de donnes ou dune liste alphabtique des titres des dossiers et des renvois, suivis
d'une cote numrique. Ils permettent de reprer rapidement l'endroit exact o sont classs les
documents de l'unit. La personne responsable de la gestion documentaire du poste de classement
doit tenir jour l'index du poste et en faciliter la consultation.

Rangement du dossier
Le classement des dossiers dans les classeurs d'une unit s'effectue dans l'ordre numrique des cotes.
Afin de faciliter le reprage, on utilisera des sparateurs avec onglet pour distinguer les sries ou
sous-sries les plus frquemment utilises. Chaque tiroir de classeur sera identifi aux cotes du
premier dossier ainsi que du dernier.
l'intrieur d'une mme cote, les rgles du classement alphabtique sont appliques. Le classement
alphabtique se fait mot mot et, l'intrieur de chaque mot, lettre lettre.
Les articles (le, la, les, l', un, une, des, et leurs quivalents en anglais) qui dbutent un titre
sont transcrits mais sont ignors pour le classement.
Dans les noms propres, les prfixes (L', le, la, les, de, Van, etc.) font corps avec les noms.
Les noms propres composs, dont la premire partie est identique des noms propres
simples, se classent aprs les noms propres simples
Les noms commenant par M', Mc et Mac se classent tous comme Mac; de mme, les
noms commenant par St et Ste se classent comme Saint ou Sainte.
Les abrviations (Cie, Corp., Inc., Lte) sont classes comme si elles taient crites en
entier.
Les sigles ou acronymes se classent lettre par lettre sans sous-entendre le reste du mot
Les chiffres contenus dans un titre sont classs selon l'ordre numrique avant la lettre
A.
l'intrieur d'un dossier, les documents sont classs par ordre chronologique, le plus rcent sur le
dessus, ce qui permet d'inscrire plus facilement la date de fermeture du dossier lors du dclassement.
Circulation dun dossier
Tout dossier actif peut tre emprunt en utilisant la fiche de sortie UL-60. La fiche de sortie contient
tous les renseignements concernant l'identification d'un dossier (cote et titre) ou d'une partie de
dossier, de la personne qui l'emprunte ainsi que des dates de sortie et de retour du dossier ou d'une
partie du dossier. Cette procdure permet de savoir en tout temps qui dtient un dossier en
circulation.