Ttulo

Actividades previas a la Evaluacin Tcnica y

Auditoria de Proyectos de Inversin Pblica
Tipo

Cdigo

Procedimiento

P/AU-080

Versin

4
ndice

1.
2.
3.
4.
5.

Objeto
Alcance
Aspectos Generales
Contenido
Acceso y disposicin de documentos
y registros
6. Responsables
7. Registros y Anexos

1
1
1
2
8
8
8

No se permite la reproduccin parcial o total de este documento sin la

Autorizacin escrita de una de las siguientes autoridades: Contralor
General,
Subcontralores,
Gerentes
Nacionales,
Gerentes
Departamentales, Gerentes Principales y Secretaria General; as como no
se permiten alteraciones manuscritas al mismo.

Versin: 04; Vigencia:09/2004

Cdigo: P/AU-080

ACTIVIDADES PREVIAS A LA EVALUACIN TCNICA Y AUDITORIA DE

PROYECTOS DE INVERSIN PBLICA

1. OBJETO
El objeto de las actividades previas es adquirir un conocimiento general del proyecto, fase,
etapa u operacin que pueden constituir objeto de auditora, a partir del cual se definen los
trminos de referencia y se prepara el programa general del examen.
2. ALCANCE
Este procedimiento es de aplicacin obligatoria para los servidores de la Gerencia de
Evaluacin de Obras Pblicas (GEOP) dependiente de la Subcontralora de Servicios
Tcnicos (SCST) de la Contralora General de la Repblica.
En el caso de que se trate de evaluaciones tcnicas de apoyo, el presente procedimiento
involucra tambin varias actividades que deben ser conjuntamente coordinadas y/o
concertadas entre la Subcontralora de Servicios Tcnicos y la Unidad Solicitante a quien se
brinda el apoyo.
3. ASPECTOS GENERALES
3.1

Definiciones

3.1.1 Unidad solicitante

Es la dependencia de la Contralora General de la Repblica (Subcontralora, gerencia
principal o gerencia departamental) que solicita a la SCST el apoyo tcnico asociado al
mbito de proyectos de inversin pblica.
3.1.2 Relevamiento de informacin
Es el proceso que sin necesidad de efectuar anlisis detallados o profundos de la
informacin recopilada, incluye:
- Verificar la existencia de la documentacin necesaria para realizar el examen.
- Constatar la manera como est organizada y archivada.
- Identificar y recopilar datos que permitan un conocimiento general del sujeto de
auditora, tales como sus objetivos, y de las operaciones que pueden constituir objeto del
examen.

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Versin:04; Vigencia:09/2004

- Comprobar que los documentos sean relevantes y que posean el sustento respectivo.
- Establecer los trminos de referencia.
3.1.3 Trminos de Referencia (TR) de una Evaluacin Tcnica de Apoyo o una
Auditora a Proyectos de Inversin Pblica
Constituyen una gua a partir de la cual se vislumbran las caractersticas generales del
examen que se pretende realizar, debiendo contener por ello, elementos como: objetivos
generales del examen; identificacin del objeto y sujeto de auditora; definicin del enfoque
seleccionado en caso de realizar una auditora a proyectos de inversin pblica;
identificacin de las principales disposiciones legales y obligaciones contractuales
aplicables; y perodos que sern evaluados.
3.3

Documentos de referencia

Normas de Auditora Gubernamental vigentes (CE/10).

Gua de Control Gubernamental Externo de Proyectos de Inversin Pblica (G/AU-014)
Normas ISO 9001-2000.
4. CONTENIDO
Para la ejecucin del procedimiento de Actividades Previas tanto si se trata de una
Evaluacin Tcnica de Apoyo (ETA), o una Auditoria de Proyectos de Inversin Pblica
(APIP), la primera debe ser desarrollada de acuerdo a la secuencia de las actividades que se
expone en el flujograma contenido en el Anexo N 1 y la segunda de acuerdo a la secuencia
de las actividades que se expone en el flujograma contenido en el Anexo N 2 de este
procedimiento.
4.1

Recepcin y anlisis de la solicitud de apoyo

Las solicitudes de apoyo tcnico sern enviadas a la GEOP por parte de las Unidades
Solicitantes utilizando para el efecto el formulario F-201 (para proyectos, fases, etapas u
operaciones), o el formulario F-202 (para gestin de proyectos).
El Gerente de Evaluacin de Obras Pblicas analizar que la solicitud recibida se encuentre
dentro del alcance de las funciones de apoyo que brinda la GEOP, caso contrario remitir
una comunicacin interna a la Unidad Solicitante explicando los motivos para no aceptar la
solicitud. En caso de ser aceptada la solicitud, el Gerente de Evaluacin de Obras Pblicas
coordinar con dichas Unidades, en funcin a los recursos disponibles, la fecha de inicio
probable del apoyo para que sea incluido en el Programa de Operaciones Anual de la
GEOP, segn el procedimiento P/PO-013.

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4.2

Cdigo: P/AU-080

Elaboracin de los TR y Programa General sin realizar Relevamiento de

Informacin

4.2.1 Preparacin y aprobacin de los TR

Tanto para una ETA como para una APIP, si se adjunta a los formularios de solicitud de
apoyo o se cuenta con suficiente informacin de la entidad auditada, que permita elaborar
los TR y el programa general, el Gerente de Evaluacin de Obras Pblicas designar al
supervisor responsable de elaborar los TR, definiendo la fecha de entrega de los mismos.
Los TR sern elaborados de acuerdo con el modelo establecido en el Anexo N 3.
Para el caso de una APIP si la Gerencia de Evaluacin de Obras Pblicas cuenta con la
informacin suficiente sobre el sujeto de auditora, podr definir los TR sin efectuar el
Relevamiento de Informacin, caso contrario corresponde efectuar dicho relevamiento.
Una vez que los TR estn definidos, mediante Hoja de Ruta, el Supervisor presentar stos
a consideracin del Gerente de Evaluacin de Obras Pblicas, adjuntando la respectiva
Hoja de Registro de Control de Proceso (ver procedimiento P/AU-118), quin deber
revisar los TR verificando que su contenido evidencie el cumplimiento de lo estipulado en
el presente procedimiento.
Si luego de la revisin, el Gerente de Evaluacin de Obras Pblicas evidencia que los TR
demuestran el cumplimiento de lo sealado en este procedimiento, lo aprobar y remitir
dicho documento al Subcontralor de Servicios Tcnicos para el respectivo visto bueno.
Si el Gerente de Evaluacin de Obras Pblicas observa que no se ha cumplido con lo
indicado en este procedimiento o si el contenido de los TR requiere ser completado o
ajustado en su forma o en su fondo, este documento ser devuelto al Supervisor para que
realice la respectiva adecuacin.
Una vez aprobados los TR el Gerente de Evaluacin de Obras Pblicas, en funcin a los
resultados obtenidos, ordenar al supervisor proseguir o postergar la preparacin del
Programa General.
En caso de que se postergue la preparacin del Programa General, se archivarn los papeles
de trabajo y los TR, hasta la fecha en la que se programe iniciar la ETA o la AUPIP, previo
a lo cual el Gerente de Evaluacin de Obras Pblicas instruir la elaboracin del Programa
General.

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Versin:04; Vigencia:09/2004

4.2.2 Preparacin y aprobacin del Programa General

El Gerente de Evaluacin de Obras Pblicas al momento de instruir al supervisor preparar
el Programa General conforme el modelo que consta en el Anexo N 4 de este
procedimiento, definir el plazo para la elaboracin del mismo.
El Programa General una vez preparado debe ser presentado por el Supervisor al Gerente
de Evaluacin de Obras Pblicas mediante Hoja de Ruta para la respectiva revisin,
adjuntando la respectiva Hoja de Registro de Control de Proceso (ver procedimiento P/AU118).
Si luego de la revisin el Gerente de Evaluacin de Obras Pblicas evidencia que el
Programa General devela el cumplimiento de lo dispuesto en este procedimiento, proceder
a aprobar dicho documento y remitirlo al Subcontralor de Servicios Tcnicos para su
respectiva consideracin y posterior visto bueno.
Si el Gerente de Evaluacin de Obras Pblicas observa que no se han cumplido las
disposiciones de este procedimiento, o si el contenido del Programa General requiere ser
completado o ajustado en su forma o en su fondo, este documento ser devuelto al
Supervisor para que dirija o realice la adecuacin.
Si se trata de una ETA, concluido el Programa General el Gerente de Evaluacin de Obras
Pblicas, elaborar una comunicacin interna para ser suscrita por el Subcontralor de
Servicios Tcnicos, dirigida a la Unidad Solicitante en la cual se adjunte el Programa
General y se consigne a los responsables, el presupuesto de horas y la fecha de inicio de la
ETA, con el propsito que se proceda a elaborar el formulario F1 correspondiente.
En caso de una APIP, el Gerente de Evaluacin de Obras Pblicas es responsable del trmite
respectivo del formulario F1 tomando en cuenta las instrucciones vigentes en la Contralora
General de la Repblica para tal efecto.
4.3 Relevamiento de informacin.
Si el formulario de solicitud de apoyo ha sido llenado en forma adecuada y suficiente, pero
la documentacin que se adjunta (de haberla) no permite definir y elaborar los TR, el
Gerente de Evaluacin de Obras Pblicas proceder a designar mediante memorndum al
supervisor responsable de efectuar la solicitud de informacin especfica y la elaboracin
del programa de relevamiento de informacin.
4.3.1 Solicitud de informacin especfica
El supervisor designado prepara un listado con la informacin especfica, tomando en
cuenta el estado del proyecto (fases o etapas del ciclo de proyectos de inversin pblica) o
la gestin del proyecto, de ser el caso; y en funcin de ello selecciona del listado contenido
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Cdigo: P/AU-080

en el Anexo N 5, la informacin que considere debi generarse procediendo

posteriormente a registrar dicha informacin en el formulario F-203.
Prepara una nota dirigida al mximo ejecutivo de la entidad solicitando la informacin
especfica, usando el modelo de carta contenida en el Anexo N 6 y adjuntando el
formulario F-203.
Si en el plazo definido en la anterior nota no se recibe la respuesta, el supervisor preparar
una nota reiterando la solicitud utilizando el modelo de carta contenida en el Anexo N 7.
4.3.2 Elaboracin del programa de relevamiento
Una vez que la entidad remita el listado de documentacin en los trminos requeridos en el
formulario F-203, el supervisor estudiar ese listado con el fin de alcanzar una percepcin
general sobre la existencia y disponibilidad de la informacin declarada por dichos entes.
El supervisor preparar el programa de relevamiento de informacin de acuerdo al modelo
de papel de trabajo contenido en el Anexo N 8, para ello se debe tomar en cuenta la
percepcin alcanzada del estudio preliminar efectuado al listado de documentacin remitido
por la entidad.
El Programa de Relevamiento adjuntando la respectiva Hoja de Registro de Control de
Proceso (ver procedimiento P/AU-118), sern puestas a consideracin del Gerente de
Evaluacin de Obras Pblicas.
El Gerente de Evaluacin de Obras Pblicas revisar el Programa de Relevamiento y
verificar que su contenido este de acuerdo a lo previsto en este procedimiento, si en la
revisin evidencia que este documento debe ser complementado lo devolver al supervisor
para su ajuste.
Si luego de la respectiva revisin, el Gerente de Evaluacin de Obras Pblicas evidencia
que el Programa de Relevamiento cumple lo dispuesto en este procedimiento, lo aprobar y
remitir dicho documento al Subcontralor de Servicios Tcnicos para su visto bueno.
Una vez aprobado el Programa de Relevamiento, el Gerente de Evaluacin de Obras
Pblicas deber tramitar el correspondiente formulario F1 de acuerdo a las disposiciones
vigentes para este efecto.
Cuando el formulario F1 haya sido aprobado, se proceder con la ejecucin del
relevamiento de informacin.

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Versin:04; Vigencia:09/2004

4.3.3 Ejecucin del relevamiento de informacin

Una vez aprobado el Formulario F1, el Gerente de Evaluacin de Obras Pblica designar
el/los auditor/es evaluador/es quienes bajo la direccin del supervisor sern responsables de
ejecutar el programa de relevamiento que en forma general contendr lo siguiente:
Verificacin de la existencia y ubicacin de la informacin
Verificar en la entidad y/o ente financiador, la existencia y ubicacin de documentacin
indicada en el formulario F-203; para esta verificacin se debe utilizar el modelo de papel
de trabajo contenido en el Anexo N 9 (segunda, tercera y cuarta columna del modelo),
teniendo en cuenta sus instrucciones.
Comprobacin de la relevancia y el sustento de la documentacin
Analizar la relevancia y el sustento de la documentacin declarada por los entes en el
listado de informacin; para el registro de los resultados de este anlisis se debe utilizar y
tomar en cuenta, tanto el modelo de papel de trabajo contenido en el Anexo N 9 (quinta y
sexta columna del modelo), como sus instrucciones.
Registro de datos
De la informacin calificada como relevante, extractar aquella que el auditor evaluador
estime importante y til para adquirir y documentar un conocimiento general del proyecto,
fases, etapas u operaciones consideradas; orientando este registro a los objetivos del
relevamiento; para este propsito se puede utilizar el modelo de papel de trabajo contenido
en el Anexo N 10, con el cual se puede confirmar la opinin sobre el sustento tcnico de
relevancia estimado en el prrafo anterior.
Definicin y aprobacin de los TR
El/los auditor/es evaluador/es bajo la direccin del supervisor procedern a definir los TR,
para ello se debe tomar en cuenta la estructura y el contenido que consta en el modelo de
papel de trabajo incluido en el Anexo N 3.
El supervisor pondr en conocimiento del Gerente de Evaluacin de Obras Pblicas los TR,
quin verificar que su contenido evidencie el cumplimiento de la Normas de Auditora
Gubernamental y lo establecido en el presente procedimiento.
Si en la revisin el Gerente de Evaluacin de Obras pblicas evidencia que no se ha
cumplido con lo indicado en las NAG o en este procedimiento, o si el contenido de los TR
requiere ser ajustado, este documento ser devuelto al supervisor para su adecuacin.

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Cdigo: P/AU-080

Si luego de la revisin, el Gerente de Obras Pblicas evidencia que se ha cumplido con lo

establecido en las NAG y en este procedimiento deber elaborarse el informe de
relevamiento, de la ETA o de la APIP.
Elaboracin del informe de relevamiento de informacin
El/los auditor/es evaluador/es elaborarn el informe de relevamiento de informacin,
teniendo en cuenta para ello la estructura prevista en el modelo contenido en el Anexo N
11.
El supervisor pondr en conocimiento del Gerente de Evaluacin de Obras Pblicas el
informe de relevamiento de informacin adjuntando la respectiva Hoja de Registro de
Control de Proceso (ver procedimiento P/AU-118), quien lo revisar y verificar que su
contenido evidencie el cumplimiento de las Normas de Auditora Gubernamental.
Si luego de su revisin el Gerente de Evaluacin de Obras Pblicas evidencia que el
informe de relevamiento revela el cumplimiento de las Normas de Auditora
Gubernamental, remitir dicho informe al Subcontralor de Servicios Tcnicos para su
inspeccin.
Si el Gerente de Evaluacin de Obras Pblicas y/o el Subcontralor de Servicios Tcnicos,
evidencian que no se han cumplido las Normas de Auditora Gubernamental, o si el
contenido del informe de relevamiento requiere ser completado o ajustado en su forma o en
su fondo, este documento ser devuelto al supervisor para su adecuacin.
Una vez aprobado el informe de relevamiento por el Subcontralor de Servicios Tcnicos,
ste ser remitido a la Unidad Solicitante en el caso de que se trate de una ETA, en el caso
de que se trate de una APIP, el informe ser devuelto al Gerente de Evaluacin de Obras
Pblicas.
El Gerente de Evaluacin de Obras Pblicas, en funcin a los resultados obtenidos,
ordenar al supervisor proseguir o postergar la preparacin del Programa General.
En caso de que se postergue la preparacin del Programa General, se archivarn los papeles
de trabajo y el informe del Relevamiento, hasta la fecha en la que se programe iniciar la
ETA o la AUPIP, previo a lo cual el Gerente de Evaluacin de Obras Pblicas instruir la
elaboracin del Programa General.
Preparacin del programa general de la ETA o de la APIP
Una vez que el Gerente de Evaluacin de Obras Pblicas instruya al supervisor preparar el
Programa General, ste elaborar el mismo con el siguiente contenido:

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Cdigo: P/AU-080

Versin:04; Vigencia:09/2004

Descripcin en detalle de cada una de las actividades y tareas requeridas para la fase
de planificacin, orientadas siempre a la consecucin de los objetivos generales.
Descripcin de carcter general de las actividades a cumplirse durante las fases de
Trabajo de Campo y Comunicacin de Resultados.
Estimacin de las horas de trabajo que se requieren para cada uno de los servidores
que sern asignados al examen.
Plazos estimados para la ejecucin tanto de la ETA o de la APIP segn sea el caso,
como para cada una de sus fases.
Recursos comprometidos con el desarrollo de las actividades que se programan.

Para la preparacin del programa general se debe utilizar el modelo de papel de trabajo
contenido en el Anexo N 4, tomando en cuenta sus instrucciones.
Concluido el programa general, si se trata de una ETA, el Gerente de Evaluacin de Obras
Pblicas, elaborar una comunicacin interna para ser suscrita por el Subcontralor de
Servicios Tcnicos, dirigida a la Unidad Solicitante en la cual se adjunte el Programa
General y se consigne a los responsables, el presupuesto de horas y la fecha de inicio de la
ETA, con el propsito que se proceda a elaborar el formulario F1 correspondiente.
En caso de una APIP, el Gerente de Evaluacin de Obras Pblicas es responsable del trmite
respectivo del formulario F1 tomando en cuenta las instrucciones vigentes en la Contralora
General de la Repblica para tal efecto.
5. ACCESO Y DISPOSICION DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
Los responsables del acceso a los registros y documentos generados son los indicados en el
numeral 6 de este procedimiento. Respecto a la custodia, archivo y disposicin de los
indicados registros debe cumplirse lo indicado en la Gua de Control Gubernamental
Externo de Proyectos de Inversin Pblica, N G/AU-014.
6. RESPONSABLES

Subcontralor de Servicios Tcnicos.

Gerente de Evaluacin de Obras Pblicas.
Supervisor.
Auditor evaluador.

7. REGISTROS Y ANEXOS
7.1

Registros

Formulario F-201 Solicitud de apoyo para la ejecucin de evaluaciones tcnicas (Para

proyectos, fases, etapas u operaciones.
8/9

Versin: 04; Vigencia:09/2004

Cdigo: P/AU-080

Formulario F-202 Solicitud de apoyo para la ejecucin de evaluaciones tcnicas (Para

gestin de proyectos)
Formulario F-203 Informacin Especfica
7.2

Anexos

Anexo N 1

Flujograma de actividades previas a la evaluacin tcnica de proyectos de

inversin pblica.
Anexo N 2 Flujograma de actividades previas a la auditora de proyectos de inversin
pblica.
Anexo N 3 Trminos de referencia.
Anexo N 4 Programa general.
Anexo N 5 Listado de informacin especfica que puede ser solicitada a la entidad.
Anexo N 6 Carta de solicitud de informacin.
Anexo N 7 Carta de reiteracin de solicitud de informacin
Anexo N 8 Programa de relevamiento de informacin.
Anexo N 9 Verificacin de la existencia, ubicacin y relevancia de la informacin.
Anexo N 10 Registro de datos para el relevamiento de informacin.
Anexo N 11 Informe de relevamiento.

9/9

F 201
P/AU-080
Cd. de la Norma

SOLICITUD DE APOYO PARA LA EJECUCIN DE EVALUACIONES TCNICAS

(Para proyectos, fases, etapas u operaciones)

Unidad Solicitante:
N Solicitud (Comunicacin interna) :
Fecha de solicitud:

______________________________________
______________________________________
______________________________________

Entidad gestora del proyecto:

Nombre del proyecto:
Descripcin del proyecto:
Ubicacin del proyecto:
Estado del proyecto dentro del ciclo segn el SNIP:
Hacer una cruz en el casillero en blanco que revele el estado actual del proyecto (marcar una sola vez)
PREINVERSION
Perfil

NC

Prefactibilidad

NC

EJECUCION

Factibilidad

NC

Diseo

NC

Contratacin

NC

Ejecucin Fsica

NC

OPERACIN

NC

Ente Financiador u origen del financiamiento:

Propsito del apoyo solicitado:
Estatus de la Auditora:
Informacin tcnica disponible:
Otra informacin que se estime relevante:

Gerente de la Auditora: ________________________

(Nombre)
Nombre y firma del responsable de la
unidad solicitante (sello)
(Ver instrucciones al reverso del formulario)

FORMULARIO N 201
(reverso)
INSTRUCCIONES PARA EL REGISTRO DE LA INFORMACION
FORMULARIO DE SOLICITUD DE APOYO PARA LA EJECUCIN DE EVALUACIONES TCNICAS
(Para proyectos, fases, etapas u operaciones)
INSTRUCCIONES GENERALES:

La informacin requerida en este formulario puede ser registrada manualmente con letra imprenta legible, o bien haciendo
uso del archivo magntico que ser puesto a disposicin de la unidad solicitante. Esta ltima opcin permitir ampliar (de ser
necesarios) los casilleros disponibles para el registro de la informacin, teniendo el cuidado de no modificar la estructura y
organizacin general del formulario.

Es importante que la informacin que se registre en el formulario est respaldada en la documentacin analizada por la unidad
solicitante.

De no disponer parcial o totalmente de la informacin requerida, dejar constancia de tal limitacin en el casillero
correspondiente, para ello deber hacerse constar la expresin SE DESCONOCE

INSTRUCCIONES ESPECFICAS:
Entidad gestora del proyecto: En este casillero se anotar el nombre de la entidad gestora del proyecto cuyas fases, etapas u
operaciones constituyen potenciales objetos de auditora.
Nombre del proyecto: Se registrar en este espacio el nombre del rea, programa, proyecto, u operacin que pueden constituir
objeto de auditora.
Descripcin del proyecto: Se incluir en este casillero una descripcin general del proyecto, fase, etapa u operacin que podra ser
sometida a evaluacin. Ejemplo 1: El proyecto comprende fundamentalmente la ejecucin de un sistema de agua potable
consistente en una planta de tratamiento construida sobre un rea de 1500 m2, una tubera de conduccin de 2 Km. de longitud,
obras de captacin y una estacin de bombeo. Ejemplo 2: Mejoramiento del tramo carretero entre las ciudades de Oruro y Toledo.
Ubicacin del proyecto: Es la informacin que permita tener un conocimiento de la ubicacin geogrfica de las obras asociadas al
proyecto que puede ser objeto de evaluacin, como ser: departamento, provincia, municipio, sector, regin, zona, calles, rutas, etc.
Estado del proyecto: Es el estado del proyecto en el marco del ciclo los proyectos de inversin pblica definido por el SNIP, esto
es, el estado en que se encuentra el proyecto en cuestin con respecto de las fases de preinversin, ejecucin y operacin. Para ello,
la unidad solicitante identificar la fase o etapa en la que se encuentra el proyecto a la fecha de solicitud y marcar con una cruz en
una de las casillas en blanco situadas bajo la sigla C o NC, teniendo en cuenta lo siguiente:
Cuando la etapa o fase en la que se encuentra el proyecto ha sido concluida, se deber marcar con una cruz el casillero en
blanco que est por debajo de la sigla C.
Cuando la etapa o fase en la que se encuentra el proyecto no ha sido concluida, se deber marcar con una cruz el casillero en
blanco que est por debajo de la sigla NC.
Ente Financiador u origen del financiamiento: Incluir aqu el nombre del ente financiador relacionado con el potencial objeto de
auditora, o la fuente de financiamiento del proyecto. Ejemplo 1: Ente Financiador, FNDR; Ejemplo 2: Fuente de financiamiento,
Tesoro General de la Nacin.
Propsito del apoyo solicitado: En este casillero se detallar de una manera concreta, cual es el propsito general de la solicitud
de apoyo; de estimarlo conveniente exponer una sntesis de los antecedentes que motivaron el pedido.
Estatus de la Auditora: Se indicar en este casillero el estado que de acuerdo al CONAUD, reporta la auditora que se practica,
as como nmero o cdigo y fecha del Formulario de Inicio de Auditora (F1) emitido. Si la auditora no se hubiere iniciado,
precise las acciones desarrolladas sobre el particular hasta la fecha de solicitud.
Informacin tcnica disponible: Se indicar en este espacio un listado de la informacin tcnica o legal, vinculada con el
potencial objeto a ser auditado, que se encuentra a disposicin de la unidad solicitante y/o que se adjunta a la solicitud de apoyo.

F 202
P/AU-080
Cd. de la Norma

SOLICITUD DE APOYO PARA LA EJECUCIN DE EVALUACIONES TCNICAS

(Para gestin de proyectos)

Unidad Solicitante:
N Solicitud (Comunicacin interna) :
Fecha de solicitud:

______________________________
______________________________
______________________________

Entidad responsable de la gestin de proyectos:

Descripcin del proceso o las operaciones asociadas a la gestin de proyectos:

Nombre del rea o reas funcionales involucrada:

Propsito del apoyo solicitado:

Estatus de la Auditora:

Informacin disponible:

Otra informacin que estime relevante:

Gerente de la Auditora: ________________________

(Nombre)
Nombre y firma del responsable de la
Unidad solicitante (sello)

(Ver instrucciones en el reverso del formulario)

FORMULARIO N 202
(reverso)
INSTRUCCIONES PARA EL REGISTRO DE LA INFORMACION
FORMULARIO DE SOLICITUD DE APOYO PARA LA EJECUCIN DE EVALUACIONES TCNICAS
(Para gestin de proyectos)
Gestin de Proyectos: Se entiende por gestin de proyectos al proceso que desarrolla la entidad gestora de proyecto
durante el ciclo del mismo.
INSTRUCCIONES GENERALES:

La informacin requerida en este formulario puede ser registrada manualmente con letra imprenta legible, o bien
haciendo uso del archivo magntico que ser puesto a disposicin de la unidad solicitante. Esta ltima opcin
permitir ampliar (de ser necesarios) los casilleros disponibles para el registro de la informacin, teniendo el
cuidado de no modificar la estructura y organizacin general del formulario.

Es importante que la informacin que se registre en el formulario est respaldada en la documentacin analizada
por la unidad solicitante.

De no disponer parcial o totalmente de la informacin requerida, dejar constancia de tal limitacin en el casillero
correspondiente, para ello deber hacerse constar la expresin SE DESCONOCE

INSTRUCCIONES ESPECFICAS:
Entidad responsable de la gestin de proyectos: En este casillero se anotar el nombre de la entidad responsable de la
gestin de proyectos, la misma que constituye potencial sujeto de auditora.
Descripcin del proceso u operaciones asociadas a la gestin de proyectos: Se incluir en este casillero una
descripcin general de los procesos u operaciones asociadas a la gestin de proyectos que interesan ser examinados, por
ejemplo: elaboracin de estudios y/o diseos; planificacin, contratacin, fiscalizacin, control de calidad, etc., de
proyectos; debe tenerse en cuenta que uno o varios procesos u operaciones pueden ser objeto de evaluacin.
Nombre del rea funcional involucrada: Se registrar en este espacio el nombre del rea o las reas y/o unidades
funcionales involucradas con los procesos u operaciones que pueden ser objeto de evaluacin. Por ejemplo:
Departamento de Fiscalizacin, Unidad de Supervisin, Direccin de Planificacin, etc.
Propsito del apoyo solicitado: En este casillero se detallar de manera concreta, cul es el propsito general de la
solicitud de apoyo; de estimarlo conveniente, exponer una sntesis de los antecedentes que motivaron el pedido.
Estatus de la Auditora: Se indicar en este casillero el estado que de acuerdo al CONAUD, reporta la auditora que se
practica, as como nmero o cdigo y fecha del Formulario de Inicio de Auditora (F1) emitido. Si la auditora no se
hubiere iniciado, precise las acciones desarrolladas sobre el particular hasta la fecha de solicitud.
Informacin disponible: Se indicar en este espacio un listado de la informacin vinculada con el potencial objeto a ser
auditado, que se encuentra a disposicin de la unidad solicitante y/o que se adjunta a la solicitud de apoyo.

F 203
P/AU-080
Cd. de la Norma

INFORMACIN ESPECFICA
NOMBRE DE LA ENTIDAD: ................................................................................................
NOMBRE DEL PROYECTO: .
Documento (Nombre)

Disponible
(si/no)

Localizacin (unidad
administrativa)

Observaciones (datos importantes)

Preparado por: .....................................................

Revisado por: .............................................

Firma:

......................................................

Firma:

.............................................

Cargo:

......................................................

Cargo:

.............................................

Fecha:

......................................................

Fecha:

.............................................
(Ver instrucciones al reverso)

FORMULARIO N 203
(reverso)

INSTRUCCIONES
Se trata de un formulario que debe ser llenado por los responsables de las reas operativas de la entidad
que corresponden a cada caso, motivo por el cual es conveniente que se conozcan las siguientes
instrucciones aclaratorias:
-

Si en la columna Disponible (si/no) se marca si, significa que el documento existe y se

encuentra a disposicin de la CGR desde el momento en que se reciba la presente.

En la columna Localizacin deber indicarse el nombre de la unidad que sea responsable de la

conservacin dentro de cada ente, del documento en cuestin. En el caso de que los mismos se
hallen en el sitio de las obras, deber dejarse constancia en ese sentido.

En la columna denominada Forma de Archivo debern incluirse todos aquellos datos que
permitan conocer las caractersticas bajo las cuales el referido documento se halla guardado: por
ejemplo, nmero de tomos o volmenes, nmero de pginas de un contrato, nombre de
expedientes en los cuales se conservan los documentos, etc.

En la columna Observaciones debern indicarse aquellos datos que se estimen pertinentes: por
ejemplo si alguna informacin solicitada en el listado se repite, est contenida parcialmente en
otro documento o no es aplicable, se deber dejar constancia en esta columna.

El formato indicado representa un modelo bajo cuyo esquema debe llenarse la informacin
requerida; en caso de que haga falta espacio para colocar los datos solicitados, pueden generarse
hojas anexas.

Al final del listado de la documentacin, si la entidad lo considera conveniente puede agregar bajo
la denominacin de Otros documentos pertinentes, la lista de documentos relacionados con el
proyecto que no se mencionan en el listado remitido.

Los datos solicitados al final del formulario (preparado, revisado, cargos, firmas, etc.) sern
registrados por una sola vez al final del listado de informacin que remita la entidad. Los
responsables de la preparacin y revisin de esta informacin debern ser servidores y autoridades
competentes de la entidad, para certificar la existencia y disponibilidad de los documentos.

ANEXO N1
ACTIVIDADES PREVIAS A LA
EVALUACION TECNICA DE
PROYECTOS DE INVERSION
PUBLICA

INICIO

Recepcin de las Solicitudes de Apoyo

formularios F-201 o F-202

Gerente GEOP coordina con la Unidad Solicitante

fecha de inicio del Apoyo Tcnico

NO

Se adjunta a los formularios

suficiente informacin?

SI

Supervisor prepara nota de solicitud adjuntando

formulario F-203

Supervisor elabora los TR

NO

Supervisor presenta al Gerente GEOP

el Informe de Relevamiento

Gerente GEOP designa supervisor responsable de

efectuar solicitud informacin y elaborar PRI

Gerente GEOP designa supervisor

responsable de elaborar TR

Gerente GEOP
aprueba el Informe

NO

SI

Supervisor recibe formulario F-203 y

prepara PRI

Gerente GEOP
aprueba los TR

NO
VoBo
Subcontralor

SI

Gerente GEOP
aprueba los PRI

NO

VoBo
Subcontralor

Gerente GEOP
instruye

SI

SI

Gerente GEOP
instruye

SI

NO

VoBo
Subcontralor
postergar

Archivar doc's hasta inicio

de la ETA

postergar

proseguir

NO

Supervisor prepara el PGET

SI
Gerente GEOP prepara y tramita el pre
formulario F-1

proseguir

NO

Gerente GEOP
aprueba el PGET

Supervisor prepara el PGET

Una vez aprobado el F-1 el Gerente GEOP
designa equipo de trabajo necesario para el
relevamiento
NO

Gerente GEOP
aprueba el PGET

SI

VoBo
Subcontralor

NO

SI

El equipo de trabajo ejecuta el PRI:

Verificacin de la existencia y ubicacin de la
informacin
Comprobacin de la relevancia y el sustento de
la documentacin
Registro de datos
Elaboracin TR

VoBo
Subcontralor

SI
Solicitar a la Unidad Solicitante apertura
formulario F-1 de acuerdo con PGET

El supervisor presenta al Gerente GEOP los TR

FIN ACTIVIDADES PREVIAS

SI
Solicitar a la Unidad Solicitante apertura
formulario F-1 de acuerdo con PGET

FIN ACTIVIDADES PREVIAS

NO

Gerente GEOP
aprueba los TR

SI

NO

Archivar doc's hasta inicio

de la ETA

ANEXO N2
ACTIVIDADES PREVIAS A LA
AUDITORIA DE PROYECTOS DE
INVERSION PBLICA

INICIO

La GEOP cuenta con

informecin suficiente del
sujeto?

SI

NO

Supervisor prepara nota de solicitud adjuntando

formulario F-203

Supervisor elabora los TR

NO

Supervisor presenta al Gerente GEOP

el Informe de Relevamiento

Gerente GEOP designa supervisor responsable de

efectuar solicitud informacin y elaborar PRI

Gerente GEOP designa supervisor

responsable de elaborar TR

Gerente GEOP
aprueba el Informe

NO

SI

Supervisor recibe formulario F-203 y

prepara PRI

Gerente GEOP
aprueba los TR

NO
VoBo
Subcontralor

SI

Gerente GEOP
aprueba el PRI

NO

SI
VoBo
Subcontralor

NO

SI

Gerente GEOP
instruye

Gerente GEOP
instruye

SI

VoBo
Subcontralor
postergar

Archivar doc's hasta inicio

de la APIP

postergar

proseguir

NO

Supervisor prepara el PGA

SI
Gerente GEOP prepara y tramita el pre
formulario F-1

proseguir

NO

Gerente GEOP
aprueba el PGA

Supervisor prepara el PGA

Una vez aprobado el F-1 el Gerente GEOP
designa equipo de trabajo necesario para el
relevamiento
NO

Gerente GEOP
aprueba el PGA

SI

VoBo
Subcontralor

NO

SI

El equipo de trabajo ejecuta el PRI:

Verificacin de la existencia y ubicacin de la
informacin
Comprobacin de la relevancia y el sustento de
la documentacin
Registro de datos
Elaboracin TR

VoBo
Subcontralor

SI
El Gerente GEOP tramita el formulario F
1 en funcin al PGA

El supervisor presenta al Gerente GEOP los TR

FIN ACTIVIDADES PREVIAS

SI
El Gerente GEOP tramita el formulario F-1 en
funcin al PGA

FIN ACTIVIDADES PREVIAS

NO

Gerente GEOP
aprueba los TR

SI

NO

Archivar doc's hasta inicio

de la APIP

Versin: 04; Vigencia:09/2004

Cdigo: P/AU-080

ANEXO N 3
MODELO PARA LA PREPARACIN DE LOS TRMINOS DE REFERENCIA
Los Trminos de Referencia constituyen el documento que contiene las caractersticas
generales del examen que se pretende realizar, es decir los objetivos y alcances generales
de la auditora. Deben contener los siguientes captulos y contenido:
TERMINOS DE REFERENCIA
1. OBJETIVOS GENERALES
El objetivo (u objetivos) general tiene que ser coherente con el tipo y enfoque de auditora
que se prevea practicar y debe ser planteado en concordancia con lo dispuesto en las
Normas de Auditora Gubernamental vigentes (ver seccin 200 sobre introduccin), y
utilizando los trminos adecuados respecto de las acciones que se pretenden efectuar (v.g.
determinar, medir, evaluar, etc.).
2. ALCANCE GENERAL
2.1 Objeto
Los objetos que sern sometidos a examen pueden ser: sistemas operativos u operaciones
relacionadas con la gestin de proyectos de inversin pblica o con el ciclo de vida de
dichos proyectos.
2.2 Sujeto del examen
Lo conforman la o las entidades directamente relacionadas con el objeto de la auditora.
2.3 Tipo y enfoque del examen
Debe tomarse en cuenta lo dispuesto en la Seccin 200 Introduccin de las NAG en las
que se definen las alternativas (por el estado del proyecto y el enfoque de la auditora) para
practicar una auditora a proyectos de inversin pblica.
De ser pertinente se deben plantear los posibles enfoques de auditora en funcin a la fase
del proyecto que se evala.
2.4 Disposiciones legales y obligaciones contractuales aplicables
Su seleccin est en funcin del objeto, sujeto y tipo de auditora que se practicar. Cuando
se trate de un examen vinculado con auditoras previas realizadas por la CGR,

1/2

Cdigo: P/AU-080

Versin:04; Vigencia:09/2004

evidentemente se tiene una percepcin amplia de la normativa relacionada con el objeto y

con el sujeto del examen, sin embargo es siempre conveniente actualizar este conocimiento.
2.5 Perodo a ser evaluado
Lo conforma el lapso de tiempo que ser considerado en el examen; por ejemplo, perodos
de gestin, pocas anteriores o posteriores a la realizacin de una fase del ciclo de un
proyecto de inversin pblica, etc.
2.6 Otras especificaciones de tipo tcnico, administrativo y/o jurdico que sean
requeridas segn la naturaleza y propsitos del examen.
Se puede incluir un detalle de los recursos humanos, tcnicos, tecnolgicos, jurdicos o de
otra ndole que se estimen necesarios para la ejecucin del examen.
3. DATOS DE APROBACIN.
En la ltima pgina de los Trminos de Referencia se incluir la siguiente informacin:

PREPARADO POR
Supervisor Evaluador

FIRMA

FECHA

APROBADO POR
Gerente de Evaluacin de Obras Pblicas

FIRMA

FECHA

VISTO BUENO
Subcontralor de Servicios Tcnicos

FIRMA

FECHA

2/2

Versin: 04; Vigencia:09/2004

Cdigo: P/AU-080

ANEXO N 4
MODELO PARA LA PREPARACION DEL PROGRAMA GENERAL DE LA
EVALUACIN TECNICA O DE LA AUDITORIA DE PROYECTOS DE
INVERSION PBLICA
El Programa General de ETA o APIP est bsicamente destinado a definir en detalle lo
necesario para ejecutar la etapa de planificacin de un examen, asimismo presenta de
manera general una estimacin de la duracin y las horas necesarias para las etapas de
trabajo de campo y comunicacin de resultados. El Programa General debe presentar la
siguiente estructura y contenido mnimo:
1. FASE DE PLANIFICACIN
Proceso N :.............................................................................................................................................
.
Procedimientos
N
Responsable
Fecha
Fecha
Horas / aud.
(actividades y tareas)
Inicio

n.1

Actividad 1

n.1.1
n.1.2

Tarea
Tarea

n.2

Actividad 2

n.2.1
n.2.2

Tarea
Tarea

Trmino

TOTAL

Las instrucciones para el llenado del cuadro anterior son las siguientes:
-

n es el nmero de procesos planteados durante la fase de planificacin (bsicamente,

se incluyen los pasos previstos en los procedimientos P/AU-081, P/AU-082 o P/AU083 de acuerdo con el caso que corresponda).

La casilla (N) representa la numeracin (equivalente al cdigo de los papeles de

trabajo que se generarn, ver Gua G/AU-014) que debe tener cada uno de las
actividades y/o tareas que deben ser ejecutadas; el formato podr ser x.y.z. donde x,
ser el nmero del proceso, y el nmero de la actividad y z el nmero
correspondiente a la tarea.

La casilla denominada Procedimientos (actividades y tareas), contendr la descripcin

de las actividades y/o tareas que se prevn desarrollar.

La casilla Responsable debe contener el nombre o siglas del auditor-evaluador

encargado de la realizacin de la actividad y/o tarea.

La casilla denominada horas / auditora se refiere al nmero de horas que ser empleada
1/3

Cdigo: P/AU-080

Versin:04; Vigencia:09/2004

por cada uno de los auditores - evaluadores en el desarrollo de las actividades y/o
tareas.
2. FASES DE TRABAJO DE CAMPO Y COMUNICACIN DE RESULTADOS.
Para programar las fases de trabajo de campo y comunicacin de resultados se tomaran en
cuenta de forma general las actividades contenidas en los procedimientos P/AU-084 y
P/AU-085, llenando para cada fase el siguiente cuadro cuyas instrucciones son las mismas
que las mencionadas para la fase de planificacin.
Proceso N :.............................................................................................................................................
Procedimientos
(actividades y tareas)

N
1.1

Actividad 1

1.1.1
1.1.2

Tarea
Tarea

1.2

Actividad 2

1.2.1
1.2.2

Tarea
Tarea
Etc.

Responsable

Fecha
Inicio

Fecha
Trmino

Horas / aud.

TOTAL

3. RESUMEN DE RECURSOS HUMANOS Y HORAS REQUERIDAS.

En este punto se presenta el resumen del personal designado como responsable en los
cuadros incluidos en los acpites precedentes y de las horas de trabajo determinadas para
cada uno de ellos.
Personal asignado

Siglas Personal

Horas/aud.

TOTAL

4. OTROS RECURSOS QUE SEAN REQUERIDOS SEGN LA NATURALEZA Y

PROPSITOS DEL EXAMEN.
Se puede incluir un detalle de los recursos humanos, tcnicos, tecnolgicos, jurdicos o de
otra ndole que se estimen necesarios para la ejecucin de la auditora (esta informacin es
de carcter eventual).

2/3

Versin: 04; Vigencia:09/2004

Cdigo: P/AU-080

5. DATOS DE APROBACIN.
Al final del programa se debe incluir la siguiente informacin:

PREPARADO POR
Supervisor Evaluador

FIRMA

FECHA

APROBADO POR
Gerente de Evaluacin de Obras Pblicas

FIRMA

FECHA

VISTO BUENO
Subcontralor de Servicios Tcnicos

FIRMA

FECHA

3/3

Versin: 04; Vigencia:09/2004

Cdigo: P/AU-080

ANEXO N 5
LISTADO DE INFORMACION ESPECIFICA
QUE PUEDE SER SOLICITADA A LA ENTIDAD
FASE DE PREINVERSIN

Estudio del perfil del proyecto.

Estudio de prefactibilidad.
Estudio de factibilidad
Perfil afinado.
Diseo final:
Diseo de ingeniera
Plan de ejecucin del proyecto y organizacin
Presupuesto de costos
Especificaciones generales, administrativas tcnicas y especficas.

PROCESO DE CONTRATACION

Registro del proyecto en el SISIN.

Dictamen de la MAE recomendando la ejecucin del proyecto.
Documentacin que respald la eleccin de la modalidad ejecucin y contratacin.
Requerimiento justificado de la unidad correspondiente de los bienes o servicios a
contratarse.
Certificado del origen de los fondos, de la existencia de la partida presupuestaria
especfica y de la disponibilidad de recursos.
Autorizacin para el inicio del proceso de contratacin emitida por la MAE.
Trminos de referencia y contratos de asesores tcnicos especializados en
contrataciones.
Pliego de condiciones:
Condiciones legales administrativas.
Condiciones tcnicas.
Condiciones econmicas.
Convocatoria para presentar propuestas.
Acta de apertura de propuestas.
Informe de calificacin y recomendaciones.
Resolucin de adjudicacin.
Aclaraciones e impugnaciones.
Propuesta adjudicada.
En caso de contrataciones con financiamiento externo, la reglamentacin especfica
con la que se cumpli el proceso y la documentacin emergente del mismo.

1/3

Cdigo: P/AU-080

Versin:04; Vigencia:09/2004

ETAPA DE EJECUCIN FSICA DEL PROYECTO

Contrato/s.
Cronogramas vigentes durante el perodo de ejecucin fsica.
Garantas presentadas.
Ordenes de cambio y rdenes de trabajo.
Planillas de avance de obra y sus respaldos.
Certificado del flujo econmico emitido por el rea administrativa pertinente.
Documentacin asociada al control de calidad.
Actas de recepcin provisional y definitiva.
Libro de rdenes.
Planos as built.
Correspondencia relativa al proyecto.
Nmina del personal de fiscalizacin y recursos asignados.
Nmina del personal de supervisin y recursos destinados.
Informes de fiscalizacin.
Informes de supervisin.
Informes especiales con recomendaciones tcnicas.
Documentacin relativa a la aprobacin de planillas de avance de obra y de
supervisin.
Organizacin de la supervisin.
Ordenes de cambio y documentacin de respaldo.
Certificacin de finalizacin de obras.
Recomendacin para las recepciones de las obras construidas.
Liquidacin total del contrato.
Licencia ambiental y documentos conexos.

OPERACIN DEL PROYECTO

Informes del estado y funcionamiento del proyecto.

Recursos asignados para el mantenimiento y la adecuada operacin del proyecto.
Programas para el mantenimiento y operacin.

NORMATIVIDAD DE LA ENTIDAD VINCULADA CON EL PROYECTO

2/3

Ley de creacin de la entidad.

Estatutos de la entidad.
Reglamentos especficos que normen el SABS
Reglamentos especficos que normen el SPO
Reglamentos especficos que normen el SOA
Reglamentos internos para la ejecucin de las operaciones.
Manuales de organizacin y funciones.
Manual de procesos.

Versin: 04; Vigencia:09/2004

Cdigo: P/AU-080

Plan estratgico y POA.

Informes de gestin.
Convenios de mantenimiento
Normas para la preparacin ejecucin y evaluacin del mantenimiento.

Notas:
SISIN: Sistema de Informacin sobre Inversiones.
SABS: Sistema de Administracin de Bienes y Servicios.
SPO: Sistema de Programacin de Operaciones.
SOA: Sistema de Organizacin Administrativa.
POA: Programa Operativo Anual.

3/3

Versin: 04; Vigencia:09/2004

Cdigo: P/AU-080

ANEXO N 6
MODELO DE CARTA DE SOLICITUD DE INFORMACION
La Paz,(fecha de envo)
GEOP/OF-(numeracin correlativa)/ao

Seor
..
..
Presente.
De mi consideracin:
La Contralora General de la Repblica, a travs de la Gerencia de Evaluacin de Obras
Pblicas, y con fines de control externo posterior, requiere informacin relacionada con
(objeto de auditora); en este contexto, solicito se autorice a quin corresponda para que se
nos entregue en un plazo de ( x das laborables) a partir de la recepcin de la presente carta;
la informacin referente a:
-

(Temas requeridos o documentos sealados en anexos. Cuando sea necesario que el

receptor de la solicitud llene formularios, es preciso que la carta le instruya claramente
en tal sentido)
(De ser el caso, precisar que indique otra documentacin que considere importante para
fines del pedido, esto bajo la denominacin de Otros documentos pertinentes)

Con este motivo, saludo a usted con toda atencin.

Nota: Dependiendo de la entidad la nota debe ser firmada por el Contralor General de la
Repblica o por el Subcontralor de Servicios Tcnicos o, en caso de encontrarse fuera del
departamento de La Paz, por el Gerente Departamental que corresponda. Deben tenerse en cuenta
las disposiciones normativas internas de la CGR relativas a las instrucciones para la emisin de
cartas (encabezado, tipo de letra, espacios, pie de pgina, numeracin, etc.), detalladas en el
Instructivo I/OA-023 vigente para la presentacin de informes, cartas y otros documentos.

1/1

Versin: 04; Vigencia:09/2004

Cdigo: P/AU-080

ANEXO N 7
MODELO DE CARTA DE REITERACION DE INFORMACION
La Paz,(fecha de envo)
GEOP/OF-(numeracin correlativa)/ao

Seor
..
..
Presente.
De mi consideracin:
Mediante nota (referencia al nmero correlativo de la nota de solicitud de informacin) de
fecha (fecha de la nota de solicitud de informacin), la Contralora General de la Repblica
solicit a usted proporcione informacin referida a (objeto de la auditora), otorgndole un
plazo de (x das laborables sealados en la nota de solicitud) para hacernos llegar su
respuesta.
Vencido este plazo, y en atencin a lo indicado en el Art. 36 de la Ley N 1178, reitero la
solicitud de informacin, por lo cual agradecer remitir la misma en un plazo mximo de (x
das laborables) a partir de la recepcin de la presente.
Con este motivo, saludo a usted con toda atencin.

Nota: Dependiendo de la entidad la nota debe ser firmada por el Contralor General de la
Repblica o por el Subcontralor de Servicios Tcnicos o, en caso de encontrarse fuera del
departamento de La Paz, por el Gerente Departamental que corresponda. Deben tenerse en cuenta
las disposiciones normativas internas de la CGR relativas a las instrucciones para la emisin de
cartas (encabezado, tipo de letra, espacios, pie de pgina, numeracin, etc.), detalladas en el
Instructivo I/OA-023 vigente para la presentacin de informes, cartas y otros documentos.

Versin: 04; Vigencia:09/2004

Cdigo: P/AU-080

ANEXO N 8
MODELO PARA LA PREPARACION DEL PROGRAMA DE RELEVAMIENTO
DE INFORMACION
1. PROGRAMA DE RELEVAMIENTO DE INFORMACION.
El Programa de Relevamiento de Informacin (PRI) debe contener el detalle bsico de
actividades y tareas que permitan concluir sobre el grado de auditabilidad en relacin con
las condiciones que debe reunir el sujeto y objeto de la evaluacin para ser auditado.
En base de lo expuesto, el PRI debe contener las actividades y tareas previstas en el
numeral 4.3.3 del presente procedimiento, diseando las actividades y tareas para cumplir
cada procedimiento, para lo cual se utilizara el siguiente cuadro.
Proceso 1:..................................................................................................................................
Procedimientos
( actividades y tareas)

N
n.1

Actividad 1

n.1.1
n.1.2

Tarea
Tarea

n.2

Actividad 2

n.2.1
n.2.2

Tarea
Tarea

Responsable

Fecha
Inicio

Fecha
Trmino

Horas /aud.

TOTAL

Las instrucciones para el llenado del cuadro anterior son las siguientes:
-

n es el nmero de procesos planteados durante la fase de planificacin (bsicamente,

se incluyen los pasos previstos en el numeral 4.3.3 del presente procedimiento).

La casilla (N) representa la numeracin (equivalente al cdigo de los papeles de

trabajo que se generarn, ver Gua G/AU-014) que debe tener cada uno de las
actividades y/o tareas que deben ser ejecutadas; el formato podr ser x.y.z. donde x,
ser el nmero del proceso, y el nmero de la actividad y z el nmero
correspondiente a la tarea.

La casilla denominada Procedimientos (actividades y tareas), contendr la descripcin

de las actividades y/o tareas que se prevn desarrollar.

La casilla Responsable debe contener el nombre o siglas del auditor-evaluador

encargado de la realizacin de la actividad y/o tarea.

1/2

Cdigo: P/AU-080

Versin:04; Vigencia:09/2004

La casilla denominada horas / auditora se refiere al nmero de horas que ser empleada
por cada uno de los auditores - evaluadores en el desarrollo de las actividades y/o
tareas.

2. RESUMEN DE RECURSOS HUMANOS Y HORAS REQUERIDOS.

En este punto se presenta el resumen del personal designado como responsable en los
cuadros incluidos en los acpites precedentes y de las horas de trabajo determinadas para
cada uno de ellos.
Personal asignado

Siglas

Horas hombre

TOTAL

3. DATOS DE APROBACIN.
Al final del programa se debe incluir la siguiente informacin:

2/2

PREPARADO POR
Supervisor Evaluador

FIRMA

FECHA

APROBADO POR
Gerente de Evaluacin de Obras Pblicas

FIRMA

FECHA

VISTO BUENO
Subcontralor de Servicios Tcnicos

FIRMA

FECHA

Versin: 04; Vigencia:09/2004

Cdigo: P/AU-080

ANEXO N 9
MODELO DE PAPEL DE TRABAJO PARA LA VERIFICACIN DE LA
EXISTENCIA, UBICACIN Y RELEVANCIA DE LA INFORMACION
(membrete)
Documento (Nombre)

(Identificacin de autores)

(cdigo)
Disponible
(si/no)

Localizacin (unidad
administrativa)

Forma de archivo
(N Tomos, pginas,
etc.)

(fechas)

Relevancia
(si/no)

Sustento
tcnico
(si/no)

Observaciones (datos
importantes)

(nombre file)

Para el correcto llenado del cuadro anterior se deben seguir las siguientes instrucciones:
-

El formulario debe ser llenado por el auditor evaluador.

Las columnas segunda, tercera y cuarta pueden ser omitidas cuando dicha informacin haya
sido recopilada previamente; en ese evento, el listado de documentos sobre los que se referir el
presente formulario ser nicamente sobre los existentes.

En la columna Localizacin deber indicarse el nombre de la unidad que sea responsable de

la conservacin dentro de cada ente, del documento en cuestin. En el caso de que los mismos
se hallen en el sitio de las obras, deber dejarse constancia en ese sentido.

1/2

Cdigo: P/AU-080

Versin:04; Vigencia:09/2004

En la columna denominada Forma de Archivo debern incluirse todos aquellos datos que
permitan conocer las caractersticas bajo las cuales el referido documento se halla guardado; por
ejemplo, nmero de tomos o volmenes, nmero de pginas de un contrato, nombre de
expedientes en los cuales se conservan los documentos, etc.

Respecto a la relevancia de los documentos, ella deber ser enunciada de manera directa; el
citado pronunciamiento obedecer a un proceso de comprensin bsico que permita
manifestarse en cualquier sentido. Recuerde que, segn norma, se entiende que la informacin
es relevante cuando ella tiene directa relacin con el tema del documento en cuestin
(ejemplo: en el caso de informes de laboratorio de ensayo de materiales, el documento en s y
sus anexos, deben poseer ntima vinculacin en cuanto a perodos considerados, tramos,
sectores, tipos de muestras ensayadas, etc.).

Sin embargo, es importante precisar que la relevancia debe ser estimada en trminos muy
generales tomando en cuenta que la documentacin es observada de manera amplia y
preliminar, entendindose que usualmente la informacin proporcionada debe ser consecuente
con lo solicitado y por ende ser relevante como tal.

En cuanto al sustento tcnico, el formulario deber llenarse sealando si la documentacin

recopilada lo posee con suficiencia; lo expresado es posible lograrlo en base a una revisin
cualitativa y cuantitativa de carcter muy general (ejemplo: una orden de cambio debe contar,
segn la normatividad aplicable en cada caso, con una serie de documentos tcnicos y de otra
ndole que la soportan; la revisin consiste en este caso, en observar cuales documentos se
adjuntan fsicamente a la orden de cambio en cuestin y si ellos contienen informacin
suficiente para permitir un anlisis posterior).

La casilla Observaciones contendr informacin fundamental relacionada con cualquiera de

las anteriores columnas y/o con aquellos datos importantes que permitan un entendimiento
suficiente del objeto que se examina y/o del sujeto de auditora.

2/2

Versin: 04; Vigencia:09/2004

Cdigo: P/AU-080

ANEXO N 10
MODELOS DE PAPELES DE TRABAJO PARA EL REGISTRO DE DATOS
(membrete)

(cdigo)

REGISTRO DE DATOS RELEVAMIENTO DE INFORMACIN

Entidad:

...............................................................

Proyecto:..........................................................................
.......................................................................

Documentos generados en la preinversin y en el proceso de contratacin :

Aspectos importantes:

Autor:............................................................................... Fecha de elaboracin:..............................................

________________________________________________________________________________________
Aprobado por:.................................................................. Fecha de aprobacin: ..............................................
________________________________________________________________________________________
Comentarios:

La informacin a registrarse en este papel de trabajo corresponder a aquellos documentos

que siendo relevantes y teniendo el suficiente sustento, el auditor-evaluador estime de
singular importancia obtener un resumen de su contenido, as como de los datos ms
relevantes asociados a su generacin. Pueden citarse como ejemplo la siguiente
informacin: estudios de pre-factibilidad y factibilidad o estudios vinculados con estas
etapas, diseos, programas y cronogramas, presupuestos (especficos), informes relativos a
la recepcin u observacin de estas investigaciones, trminos de referencia o parte de ellos,
informes de evaluacin y/o calificacin de propuestas, etc.

(Identificacin de autores)

(fechas)

(nombre file)

1/4

Cdigo: P/AU-080

Versin:04; Vigencia:09/2004

(membrete)

(cdigo)

REGISTRO DE DATOS RELEVAMIENTO DE INFORMACIN

Entidad: .............................................................................. Proyecto: ............................................................................

............................................................................
Contratos y/o convenios:
Contratante:................................................................... Contratista: .................................................................
Proceso seguido para la adjudicacin: ...................................................................................................................
Objeto del contrato: ...............................................................................................................................................
Fecha: ................................................. Monto: .......................................... Anticipo: .........................................
Plazo: ..................................................

Multas: ...............................................

Contratos o convenios ampliatorios:

N

Fecha

Observaciones

Adendas al contrato o convenio:

Concepto (Breve descripcin)

Fecha

Observaciones

Ordenes de Cambio:
Concepto (Breve descripcin)

Fecha

Observaciones

Concepto (Breve descripcin)

Comentarios :

Notas:
En este papel de trabajo pueden ser resumidos los datos ms importantes de los contratos y/o convenios
suscritos en el marco del proyecto, fase, etapa u operaciones que pueden ser objeto de evaluacin, contratos
y/o convenios que pueden estar asociados a la ejecucin fsica, consultora, financiamiento, etc.
(Identificacin de autores)

2/4

(fechas)

(nombre file)

Versin: 04; Vigencia:09/2004

Cdigo: P/AU-080

(membrete)

(cdigo)

REGISTRO DE DATOS RELEVAMIENTO DE INFORMACIN

Entidad: ............................................................................. Proyecto: ............................................................................
...........................................................................
Certificados de pago:
Objeto del contrato: ...............................................................................................................................................
Numero de certificados pagados: ................. Perodo de los trabajos: Desde ................... Hasta: .......................
Total pagado: $US.................................... Bs. .....................................
Comentarios :

Contenido de los certificados de pago:

Las planillas contienen cantidades de obra del mes anterior y acumulado a la fecha?____________ SI
Las planillas contienen los montos del mes anterior y acumulados a la fecha?__________________SI
Las planillas contienen por separado el detalle de los trabajos y/o servicios adicionales al contrato? SI

NO
NO
NO

Comentarios :

Contiene fecha de presentacin del certificado por parte del constructor:______________________SI

Contiene fecha de aprobacin del certificado por parte de la supervisin y/o fiscalizacin:________SI
Contiene fecha de aprobacin del certificado por parte de la MAE::__________________________SI

NO
NO
NO

Registre los cargos funcionales y/o representantes que suscriben los certificados de pago:
..........................................................................
..........................................................................
..........................................................................
..........................................................................
El certificado de pago contiene los respaldos referidos a:
Demostrativos de cantidades de obra: SI
Control tecnolgico:
SI
Control geomtrico:
SI
Control de calidad:
SI
Actas de medicin:
SI

NO
NO
NO
NO
NO

Comentarios:

(Identificacin de autores)

(fechas)

(nombre file)

3/4

Cdigo: P/AU-080

Versin:04; Vigencia:09/2004

(membrete)

(cdigo)

REGISTRO DE DATOS RELEVAMIENTO DE INFORMACIN

Entidad: ..............................................................................Proyecto: ............................................................................
...........................................................................
Normatividad y estructura organizacional :
Aspectos importantes:

Fecha de elaboracin:
________________________________________________________________________________________
Aprobado y/o emitido mediante:
N
Por:

Fecha:

Comentarios :

Notas:
La informacin a registrarse en este papel de trabajo corresponder a aquellos documentos que siendo
relevantes y teniendo el suficiente sustento, el auditor-evaluador estime de singular importancia obtener un
resumen de su contenido, as como de los datos ms relevantes asociados a su generacin. Pueden citarse
como ejemplo la siguiente informacin: leyes especiales, reglamentos, manuales de funciones y/o de
procesos, estructuras organizacionales, organigramas, etc.

(Identificacin de autores)

4/4

(fechas)

(nombre file)

Versin: 04; Vigencia:09/2004

Cdigo: P/AU-080

ANEXO N 11
MODELO PARA LA ELABORACIN DEL INFORME DE RELEVAMIENTO
El encabezamiento del informe debe consignarse de la siguiente manera:
INFORME DE RELEVAMIENTO DE INFORMACIN SOBRE ..
(Enunciar el tema principal objeto del relevamiento.)
INFORME N (Cdigo asignado en el F1.)
(Los acpites siguientes presentan tanto la estructura del informe como las instrucciones
para completar cada captulo.)
1. ANTECEDENTES
Este captulo debe incluir lo siguiente:
1. Motivos de la realizacin del relevamiento de informacin (cumplimiento del POA,
solicitud, etc.); asimismo, se puede incluir otra informacin que se considere relevante
(p.e. descripcin de algn aspecto del relevamiento que se considera necesario aclarar
al lector por su complejidad tcnica o importancia respecto de los resultados).
2. Descripcin de los objetivos del relevamiento.
3. Referencia a las normas de auditora gubernamental aplicadas en el proceso.
2. RESULTADOS
2.1 Conocimiento del objeto y del sujeto de la auditora
En este acpite se debe incluir una descripcin de los aspectos relevantes del sujeto que se
evaluar en la ETA o la APIP, en trminos generales se debe describir la misin de la
entidad, objetivos de la unidad funcional o del proyecto evaluado, estructura organizacional
del proyecto o de la unidad, datos relevantes de los contratos de construccin, supervisin
y/o fiscalizacin (incluir modificaciones a los mismos), estado de la fase del proyecto que
se evala, convenios de prstamos, montos financiados, etc.
2.2 Informacin disponible (ubicacin fsica y modo de archivo)
En este punto debe incluir los resultados alcanzados respecto de la existencia de la
informacin necesaria y suficiente para ejecutar el examen.

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Cdigo: P/AU-080

Versin:04; Vigencia:09/2004

2.3 Trminos de Referencia

La estructura de los TR sern planteados de acuerdo al modelo presentado en el Anexo N
3 del presente procedimiento, sin considerar los datos de aprobacin.
3. CONCLUSION
Se debe emitir una opinin sobre la potencialidad de alcanzar los objetivos generales
planteados en los TR, en base de los resultados obtenidos en el proceso de relevamiento de
informacin, estableciendo en caso de una APIP el/los enfoque/s de auditora ms
convenientes para el examen.
4. RECOMENDACION
Este captulo debe contener recomendaciones relativas a la oportunidad de la ejecucin del
examen (p.e. efectuarla inmediatamente o diferirlo hasta nueva fecha) u otra inferencia
relacionada con los resultados y la conclusin.
La Paz, xx de xxxx de 200x. (Fecha centrada.)

(Nombre)

(Nombre)

GERENTE DE EVALUACION DE OBRAS

PUBLICAS

SUBCONTRALOR DE SERVICIOS
TCNICOS

Nota general:
Debe tenerse en cuenta las disposiciones normativas internas de la CGR relativas a las
instrucciones para la emisin de documentos (encabezado, tipo de letra, espacios, pi de
pgina, numeracin, etc.), detalladas en el Instructivo I/OA-023 vigente para la
presentacin de informes, cartas y otros documentos.

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