Tecnologia - y Administracion de Justicia en Colombia PDF

Tecnologa y
Administracin
de Justicia en
Colombia
Instrumentos jurdicos habilitantes

para la incorporacin de TIC
a la Administracin de Justicia
Contenido
Autor
Erick Rincn Crdenas
Gerente General
Antecedentes
...................................................................................................................................................................
4
5
6
Normatividad que incorpor TIC a la actividad

de
la rama judicial
...................................................................................................................................................................
Prlogo
...................................................................................................................................................................
Introduccin
............................................................................................................................
Rafael Orduz
Director Ejecutivo
Laura Ayala
Coordinacin editorial
Erick Rincn Crdenas
Editor y Autor
Maye Rodrguez
Diseo
Felipe del Ro
Diagramacin
Adriana Molano
Correccin de estilo
TECNOLOGA Y ADMINISTRACIN DE JUSTICIA EN COLOMBIA
Instrumentos jurdicos habilitantes para la incorporacin de TIC a
la Administracin de Justicia
ISBN 978-958-58088-3-6
Se autoriza la libre consulta, descarga y distribucin total o
parcial de este documento, con fines no comerciales y sin obras
derivadas.
Bogot D.C. , Colombia
Noviembre de 2013
www.colombiadigital.net
El principio de equivalencia funcional y su aplicacin en

la................................................................................................................................................
administracin de justicia
La firma electrnica y la firma digital en el ordenamiento
colombiano
................................................................................................................................................
10
La
nueva reglamentacin de la firma electrnica
................................................................................................................................................
15
16
Marco jurdico vigente para la utilizacin de

los medios electrnicos en la administracin
pblica
y en la administracin de justicia
...........................................................................................................................................................
17
Nuevo cdigo contencioso administrativo, ley 1437 de

2011
................................................................................................................................................
18
34
40
41
42
44
Ley
1564, CGP
...............................................................................................................................................
Anexos
..........................................................................................................................................................
Anexo
1
................................................................................................................................................
Anexo
2
................................................................................................................................................
Perfil
del autor
..........................................................................................................................................................
PRLOGO
La Corporacin Colombia Digital, en su inters por promover el uso y apropiacin de las Tecnologas de
la Informacin y las Comunicaciones (TIC) en Iberoamrica, impulsando su uso en distintos mbitos de
la vida social, econmica, cultural, poltica y administrativa, presenta, en alianza con la Sociedad Cameral
de Certificacin Digital, Certicmara S.A., la obra Tecnologa y Administracin de Justicia en Colombia,
escrita por el doctor Erick Rincn Crdenas, Gerente General de Certicmara S.A.
Un detallado anlisis de la legislacin vigente en Colombia, que habilita a los Administradores de Justicia del pas para adoptar las TIC como herramienta para el desarrollo de sus procesos, con nfasis en la
nocin de equivalencia funcional y previendo la mejor manera de integrar los principios de autenticidad, integridad, disponibilidad y no repudio, a los recursos electrnicos sujetos a los mecanismos legales
pertinentes.
El presente documento, a modo de manual, constituye una gua para que cualquier entidad o persona
relacionada con la Administracin de Justicia pueda comprender las aristas de validez y aplicacin de la
tecnologa en sus procesos, beneficiando a su propia entidad y en consecuencia a los ciudadanos.
Esperamos que esta publicacin se convierta en documento de referencia para que el sector justicia
pueda aprovechar de una forma efectiva los recursos TIC y la legislacin en materia disponibles en el
pas, promoviendo as la construccin de nuestra Colombia Digital.
Direccin
Corporacin Colombia Digital
Noviembre de 2013
INTRODUCCIN
El presente manual est dirigido a los funcionarios de la Rama Judicial y en general a todos los usuarios
de la administracin de justicia y tiene como propsito fundamental constituirse en herramienta de consulta para el desarrollo, incorporacin y ejecucin de las nuevas tecnologas de la informacin y comunicaciones (TIC) al interior de los despachos judiciales del pas.
El manual parte de las normas habilitantes de las TIC al interior de la administracin de justicia, tales
como la Ley 270 de 1996, Ley 527 de 1999, Ley 794 de 2003, Ley 1395 de 2010, y Ley 1564 de 2012, as
como sus decretos reglamentarios y los actos administrativos de carcter general que se han expedido
dentro de su mbito de aplicacin.
El manual trata sobre actos de comunicacin procesal por medios electrnicos, y su necesaria conformidad con los tres atributos claves de seguridad jurdica en entornos electrnicos: autenticidad, integridad
y disponibilidad.
Est adems diseado para apoyar la estrategia de aproximacin de la Rama Judicial a los medios electrnicos que se ha desarrollado a travs de directrices jurdico-conceptuales y tecnolgicas que han sido
fijadas por la misma Rama; la ms reciente el Plan Estratgico Tecnolgico (PET) que contempla herramientas para el adecuado uso de los medios electrnicos.
El PET ha propuesto su implementacin gradual, en la medida que sean incorporados a aquellos segmentos que demandan ms el servicio de justicia y puedan aplicar medios electrnicos, como por ejemplo las entidades financieras en procesos ejecutivos.
La estrategia de la Rama tambin ha ido de la mano con la inclusin de seguridad jurdica en medios
electrnicos y por ello se han aplicado en diversas etapas mecanismos como las firmas digitales, el
archivo seguro de documentos digitales y el estampado cronolgico de mensajes de datos. Finalmente,
dentro del PET se encuentra la concientizacin interna y externa, y la interiorizacin en la propia Rama
Judicial para poder ser proyectada a los usuarios.
Captulo
ANTECEDENTES
Corporacin Colombia Digital - Certicmara
Antecedentes
Normatividad que incorpor TIC a

la actividad de la Rama Judicial
Es importante destacar que la incorporacin de las TIC se
funda en importantes referentes normativos. El primero es
la Ley 270 de 1996, o Ley Estatutaria de la Administracin
de Justicia, donde se proporcion la autorizacin general
siempre vigente al Consejo Superior de la Judicatura (CSJ)
para propender por la incorporacin de tecnologa de avanzada al servicio de la Administracin de Justicia, y regular
los trmites judiciales y administrativos que se adelanten en
los despachos judiciales, en los aspectos no previstos por el
legislador.
El anterior principio de accin fue reiterado por la Corte
Constitucional en Sentencia C-037 de 1997, al establecer
que el CSJ necesita expedir el reglamento para el uso de los
medios tecnolgicos, garantizando el ejercicio del derecho
a la intimidad y a la reserva de los datos personales y confidenciales que por una u otra razn pudiesen ser de conocimiento pblico.
Se expona en dicha Sentencia que la mencionada autorizacin no permita la modificacin o afectacin de garantas
pblicas de acceso a la justicia, debido proceso, derecho de
defensa, pues se trata de una reglamentacin estrictamente
administrativa.
Ahora bien, con posterioridad la Ley 527 de 1999 estableci de manera puntual el principio general de validez del
documento y firmas electrnicas, y su equivalencia absoluta
con los medios impresos tradicionales. La Ley 527 por si sola
proporciona suficientes herramientas para autorizar hoy a
cualquier particular el promover una accin judicial ante la
Rama Judicial por medio de TIC pues estableci una regla de
interpretacin (la equivalencia funcional) que busca eliminar la necesidad de estatutos electrnicos especiales para
cada actividad o procedimiento reglado.
La Ley 527 otorga validez jurdica y probatoria a los documentos y comunicaciones electrnicas. Entre particulares
tiene un uso extendido y ha tenido un desarrollo ms limitado en diligencias administrativas y judiciales que ha estado
condicionado a la efectiva apropiacin de sus conceptos por
parte de las ramas del poder pblico. Ms adelante veremos cmo ese condicionamiento ya ha sido superado en la
administracin de justicia.
Pgina 7
La misma Ley 527 describe detalladamente la utilizacin

de firmas digitales (cuyo uso implica presuncin de autenticidad y participacin de gestor de confianza pblica en
cabeza de una entidad de certificacin), condiciones para el
archivo seguro de documentos electrnicos, y el empleo de
Estampado Cronolgico (o sello invariable del momento de
envo o recibo de un mensaje de datos que puede aplicar
la hora legal de la Repblica de Colombia). En un acpite
separado se analizar la utilidad de la certificacin digital al
interior de la administracin de justicia.
Posteriormente, la Ley 794 de 2003 introdujo reglas especficas dentro del proceso civil para eliminar la incertidumbre
de prcticas ya en uso por algunos despachos judiciales,
fijando los principios generales para:
(i) Notificaciones (la notificacin por aviso es posible a la
direccin electrnica registrada en Cmara de Comercio con firma digital de funcionario judicial. Hubo
autorizacin a CSJ para expedir reglamento o implementar uso de firmas digitales);
(ii) Intercambio de Despachos y Oficios (pueden ser
utilizados por los despachos que cuenten con medios
tcnicos, segn los trminos que acuerde el CSJ. No
hay plazo para reglamentar);
(iii) Nombramiento de Auxiliares de la Justicia (puede
efectuarse por cualquier medio que resulte expedito,
siempre que quede constancia en el expediente);
(iv) Comunicacin de embargos (puede efectuarse por
va electrnica, dejndose constancia de los mismos,
impone obligacin a los destinatarios de revisin peridica del medio empleado para la comunicacin);
(v) Presentacin de Memoriales (puede efectuarse por
cualquier medio tcnico, siempre que tenga autenticacin, segn los trminos que acuerde el CSJ. No hay
plazo para reglamentar).
En la Ley 794 se hace explicita y necesaria la utilizacin de la
firma digital como un mecanismo de aseguramiento tcnico
y jurdico de las comunicaciones electrnicas.
Las normas habilitantes para la incorporacin de las TIC
brindan una oportunidad para el liderazgo de Rama Judicial
a nivel nacional en la modernizacin tecnolgica, y para el
desarrollo cientfico del derecho y la justicia en su integracin con herramientas de TIC. Sus principales caractersticas
se resumen en el Anexo No. 1.
Captulo
Pgina 8
Antecedentes
Estas reglas, que representan una aplicacin expresa de la

equivalencia funcional dependen de manera general de
dos factores: expedicin de las reglas particulares y claridad
sobre el uso de los medios tcnicos actualmente disponibles
en la Rama Judicial para ello.
Adicionalmente se aplica lo normado en el acuerdo

dentro del procedimiento penal en las notificaciones
que deban surtirse mediante correo electrnico, y en
aquellas citaciones que deban surtirse en los trminos
de los artculos 171 y 172 de la Ley 906 de 2004;
Con ese propsito, el 2 de marzo de 2006 el CSJ expidi

el Acuerdo No. PSAA06-3334, con el cual se reglamentan
la utilizacin de medios electrnicos e informticos en el
cumplimiento de las funciones de administracin de justicia. Dentro del mencionado Acuerdo son destacables las
siguientes caractersticas:
Ser aplicable el Acuerdo en el procedimiento disciplinario en aquellas notificaciones que pueden surtirse a
travs de medios electrnicos de conformidad con la
Ley 734 de 2002;
Se definen los actos de comunicacin procesal, como

aquellos actos o actividades de comunicacin definidas en la ley, que ponen en conocimiento de las
partes, terceros o de otras autoridades judiciales o
administrativas, las providencias y rdenes del juez
o del fiscal, relacionadas con el proceso, as como de
stos con aquellos;
Se seala como campo de aplicacin del Acuerdo el
procedimiento civil, laboral y contencioso administrativo, para las comunicaciones que enven los Despachos Judiciales, las citaciones que para efectos de
notificacin personal, deban hacerse a los comerciantes inscritos en el registro mercantil y a las personas jurdicas de derecho privado domiciliadas en Colombia,
las notificaciones del auto admisorio de la demanda,
que por aviso deba efectuarse a las personas jurdicas
de derecho privado con domicilio en Colombia, la
presentacin y recepcin de memoriales.
En el desarrollo de los actos de comunicacin procesal por medios electrnicos, el Consejo Superior de
la Judicatura deber asignar una direccin de correo
electrnico; el uso y control de la direccin de correo
electrnico, as como del Certificado Digital, ser
responsabilidad exclusiva de la autoridad judicial; la
direccin de correo electrnico y el mtodo de firma electrnica definido por el CSJ, sern utilizados
exclusivamente para realizar actos de comunicacin
procesal y cumplir con las responsabilidades propias
de cada autoridad judicial; y la autoridad judicial dar
a conocer, el correo electrnico asignado y la posibilidad de su utilizacin en los actos de comunicacin
procesal, mediante aviso que ser fijado de manera
permanente en el despacho, en la pgina Web de la
Rama Judicial y en los escritos que la autoridad judicial
suscriba;
Tambin dentro del desarrollo de los aludidos actos
de comunicacin procesal por medios electrnicos
los despachos judiciales que cuenten con medios
tcnicos, podrn publicar en el sitio Web, las notificaciones que deban ser fijadas en el despacho (carcter
informativo); el CSJ definir el procedimiento para la
edicin y publicacin de notificaciones en el Sitio Web
y definir las reglas para el uso de servidor seguro en
la publicacin.
En cuanto a la recepcin de los actos de comunicacin procesal por medios electrnicos y mensajes de
datos, estos se entendern recibidos por el destinatario (usuario o despacho), en el momento en que se
genere en el sistema de informacin de la autoridad
judicial el acuse de recibo junto con la radicacin
consecutiva propia de cada despacho. Para estos
efectos, la Sala Administrativa del CSJ implementar
el correspondiente programa que genere de manera
confiable el acuse de recibo. Se exceptan las notifi-
Antecedentes
caciones personales realizadas en las actuaciones y

procesos disciplinarios, que conforme al Artculo 102
de la Ley 734 de 2002 se efecten a travs del correo
electrnico del investigado o su defensor, caso en el
cual la notificacin se entender surtida en la fecha del
reporte de envo del correo electrnico, el cual deber
ser anexado al expediente;
En lo referente a la recepcin de mensajes de datos por
parte de las autoridades judiciales, establece el Acuerdo: (i) Si el originador del mensaje de datos remitido a la autoridad judicial, considera que
la transmisin gener un error
en el mensaje, deber avisar
inmediatamente a la autoridad judicial, sobre la ocurrencia de tal hecho; (ii) La autoridad judicial deber llevar un
estricto control y relacin de
los mensajes recibidos en su
sistema de informacin; y (iii)
Con miras a procurar que la
casilla del correo electrnico
no se llene, la autoridad judicial o el administrador del sistema del correo electrnico,
debern procurar mantenerlo
al mnimo de la capacidad y
contar con las medidas adecuadas de proteccin de la
informacin;
En lo referente a la prueba de la recepcin de los actos
de comunicacin procesal emitidos por la autoridad
judicial, ser prueba de la recepcin de mensaje de
datos por la autoridad judicial de conocimiento, el
acuse de recibo junto con la radicacin consecutiva
generada por el sistema de informacin de la autoridad judicial, y de igual forma frente a una diferencia
entre el contenido del acuse de recibo aportado por
el destinatario del mensaje, y los datos generados por
el control interno del sistema de informacin de la
autoridad judicial, prevalecer ste ltimo.
Ahora bien para efectos del cumplimiento de los
trminos procesales, si el sistema de informacin de
la autoridad judicial rechaza el mensaje, el originador
deber cumplir el acto de comunicacin procesal con
Pgina 9
el documento fsico y conforme a lo establecido en la

Ley procesal e informar a la autoridad judicial, de la
situacin dentro del siguiente da hbil en que haya
ocurrido el rechazo citado. La autoridad judicial que
reciba actos de comunicacin procesal, mediante
mensajes de datos conforme a las condiciones establecidas en el acuerdo, har una impresin del mensaje de correo electrnico enviado y lo incorporar al
expediente;
Para la remisin de actos de
comunicacin procesal por parte
de la autoridad judicial, establece
el acuerdo que las autoridades judiciales sujetas al Acuerdo podrn
remitir actos de comunicacin procesal. La autoridad judicial remitir
los actos de comunicacin procesal
a la direccin de correo electrnico
suministrada por la parte o a la que
aparezca inscrita en la Cmara de
Comercio donde este registrado el
destinatario del acto de comunicacin procesal, o en la direccin
aportada bajo juramento;
En cuanto a la recepcin del
mensaje de datos por parte de los
usuarios de la Administracin de
Justicia, se establecieron los siguientes principios de aplicacin:
se consideran recibidos cuando
el destinatario ha confirmado
mediante acuse de recibo la recepcin o ste se ha
generado automticamente. De igual forma, cuando
el destinatario o su representante, realiza cualquier
actuacin que permita concluir que ha recibido el
mensaje de datos, y finalmente cuando los actos de
comunicacin procesal emanados de la autoridad
judicial, no han sido devueltos al sistema de informacin de la autoridad judicial, dentro de los tres (3) das
calendario siguiente a su remisin.
Posteriormente, y en cumplimiento de lo previsto en el
Acuerdo, el Centro de Documentacin Judicial de la Rama
Judicial (CENDOJ), expidi el Reglamento tcnico para el
uso de certificados y firmas digitales en la Rama Judicial. De
dicho Reglamento extraemos las siguientes caractersticas
fundamentales:
Captulo
Pgina 10
Antecedentes
Define firma digital como un valor numrico que se

adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un
procedimiento matemtico conocido, vinculado a la
clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no
ha sido modificado despus de efectuada la transformacin. En el contexto del acuerdo No. PSAA06-3334
de 2006 se le ha denominado firma electrnica. La Ley
794 de 2003 lo denomina firma digital ajustndose a
los prescrito en la Ley 527 de 1999;
de que se tengan por satisfechos los atributos del Artculo 28 antes mencionado, los certificados digitales
que respalden dichas firmas debern cumplir con lo
dispuesto en el Artculo 15 del Decreto 1747 de 2000;
El Reglamento del CENDOJ, seala adicionalmente:
(i) Procedimientos para la verificacin y validacin de
mensajes de datos firmados digitalmente; (ii) Procedimientos para la conservacin de mensajes de datos
firmados digitalmente y/o cifrados con certificados
digitales; (iii) Procedimientos para el envo y recepcin de mensajes de datos por parte de la autoridad
judicial; (iv) Obligaciones del firmante/suscriptor del
certificado digital; (v) Requerimientos tcnicos mnimos con respecto a los usuarios emisores y receptores
de las comunicaciones firmadas digitalmente.
Se define certificado digital como el mensaje de datos

u otro registro firmado por la entidad de certificacin
que identifica tanto a la entidad de certificacin que lo
expide, como al suscriptor del certificado y contiene la
clave pblica de ste;
Se establece que la entidad de certificacin es aquella persona jurdica que, autorizada conforme a la
Ley, est facultada para emitir certificados digitales
en relacin con las firmas digitales de las personas,
ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado
cronolgico en la transmisin y recepcin de mensajes
de datos, as como cumplir otras funciones relativas a
la seguridad de comunicaciones basadas en las firmas
digitales. En el contexto de la certificacin digital las
entidades de certificacin tambin se podrn denominar terceros de confianza;
Dispone que estampado cronolgico certificado es el
mensaje de datos firmado por una entidad de certificacin que sirve para verificar que otro mensaje de
datos no ha cambiado en un perodo que comienza
en la fecha y hora en que se presta el servicio y termina en la fecha en que la firma del mensaje de datos
generado por el prestador del servicio de estampado,
pierde validez;
Establece las caractersticas que deben satisfacer los
certificados y firmas digitales, sealando que los actos
de comunicacin procesal emitidos por la Autoridad
Judicial, as como aquellos actos de comunicacin
emitidos por los usuarios de la administracin de
justicia, que se encuentren respaldados con una firma
digital debern cumplir con los atributos sealados en
el Artculo 28 de la Ley 527 de 1999 garantizando con
ello que dicha firma tendr la misma fuerza y efectos
que el uso de una firma manuscrita. Con el propsito
El principio de equivalencia
funcional y su aplicacin en la
administracin de justicia
Dentro de los principios de la Sociedad de la Informacin
debe resaltarse el principio de la equivalencia funcional de
los actos jurdicos celebrados a travs de medios electrnicos respecto de aquellos actos jurdicos suscritos en forma
manuscrita e incluso oral. Este principio es el mayor aporte
de tipo jurdico que trae la Ley 527 de 1999 y constituye el
fundamento de la interrelacin entre el derecho y las nuevas
tecnologas. Consiste en equiparar el documento electrnico al documento manuscrito y darle un mismo valor probatorio.
Al respecto, la Corte Constitucional, al declarar la exequibilidad de la Ley 527 de 1999, ha sealado que sta adopta el
principio de los equivalentes funcionales en virtud del cual
los mensajes de datos deben recibir el mismo tratamiento
de los documentos consignados en papel, es decir, que
debe drseles la misma eficacia jurdica, por cuanto comportan los mismos criterios de un documento1.
Asimismo, la Corte seal (ibdem) que la equivalencia se
fundamenta en un anlisis de los propsitos y funciones de
la exigencia tradicional del documento sobre papel, para
determinar cmo podran cumplirse esos propsitos y funciones con tcnicas electrnicas. Agrega que la citada Ley
1
Repblica de Colombia. Corte Constitucional. Sentencia C-662 de 2000. M.P. Dr. Fabio Morn Daz.
Antecedentes
Pgina 11
El Proyecto de Ley, al igual de la Ley Modelo [de la

Comisin de Naciones Unidas para la Unificacin
del Derecho Comercial Internacional, CNUDMI],
sigue el criterio de los equivalentes funcionales
que se fundamenta en un anlisis de los propsitos y funciones de la exigencia tradicional del
documento sobre el papel, para determinar cmo
podran cumplirse esos propsitos y funciones con
tcnicas electrnicas.
adopt el criterio flexible de equivalente funcional, el cual

tiene en cuenta los requisitos de forma, fiabilidad, inalterabilidad y rastreabilidad, que son aplicables a la documentacin consignada sobre papel, ya que los mensajes de datos,
por su naturaleza, no equivalen en estricto sentido a un
documento consignado en papel.
La equivalencia funcional entre el documento papel y el
documento electrnico se ve complementada con los equivalentes funcionales de firma, original y archivo2. El Artculo
6 de la Ley 527 de 1999 establece que cuando una norma
exija que determinada informacin conste por escrito, este
requisito queda satisfecho con un mensaje de datos.
Otros principios de la Sociedad de la Informacin que merecen especial atencin son. 1) La neutralidad tecnolgica; 2)
Buena fe; 3) La libertad contractual; 4) No modificacin y/o
alteracin del rgimen general de contratos; 5) Transparencia; 5) Seguridad.
La Ley 527 de 1999, bajo el principio de la seguridad, acude
al mismo criterio previsto en la Ley Modelo del equivalente
funcional para regular el mensaje de datos. Con base en las
particularidades de los soportes informticos y la transmisin telemtica de mensajes, se analizan e identifican las
funciones que cumple el documento contenido en el papel
dentro del mundo jurdico, para disponer requisitos y condiciones tendientes a que el mensaje de datos satisfaga las
mismas necesidades cumpliendo similares funciones. La
exposicin de motivos al proyecto de Ley No. 227 de 1998
argumentaba:
2
Se adopt el criterio flexible de equivalente funcional, que tuviera en cuenta los requisitos de
forma fiabilidad, inalterabilidad y rastreabilidad,
que son aplicables a la documentacin consignada sobre papel, ya que los mensajes de datos por
su naturaleza, no equivalen en estricto sentido a
un documento consignado en papel.
En conclusin, los documentos electrnicos estn
en capacidad de brindar similares niveles de seguridad que el papel y, en la mayora de los casos, un
mayor grado de confiabilidad y rapidez, especialmente con respecto a la identificacin del origen y
el contenido de los datos, siempre que se cumplan
los requisitos tcnicos y jurdicos plasmados en la
ley.
El Artculo 5 de la Ley atribuye efectos jurdicos, validez y
fuerza obligatoria a los mensajes de datos. El captulo II de
la Parte I Parte General (Artculos 6, 7, 8 y 9) regula el
escrito, la firma, el original y la integridad de un mensaje de
datos. En general la legislacin dispone que cuando cualquier norma requiera que la informacin conste por escrito, que se presente o conserve en su forma original, exija
la presencia de una firma o prevea consecuencias por su
ausencia, se entendern satisfechos los requerimientos si se
cumplen las siguientes condiciones, as: (i) en relacin con el
escrito, si la informacin que el mensaje de datos contiene
es accesible para su posterior consulta; (ii) en relacin con la
firma, si se ha utilizado un mtodo que permita identificar
al iniciador de un mensaje de datos y que permita indicar
que el contenido cuenta con su aprobacin y, que el mtodo sea confiable y apropiado para el propsito por el cual
el mensaje fue generado o comunicado; (iii) en relacin
con el original, si existe alguna garanta confiable de que se
Artculos 7, 8 y 9 de la Ley 527 de 1999.
Captulo
Pgina 12
Antecedentes
ha conservado la integridad de la informacin, a partir del

momento en que se gener por primera vez en su forma
definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma
y, de requerirse que la informacin sea presentada, si dicha
informacin puede ser mostrada a la persona que se debe
presentar.3
Como se acaba de describir, el legislador colombiano escogi una serie de condicionamientos para la informacin
contenida en soportes informticos, que permiten satisfacer
las necesidades de operatividad de los mensajes de datos
dentro de la comunidad, para que desarrollen similares funciones a las de la informacin sobre papel.
En este sentido, la Ley se encarga de regular igualmente la

conservacin de los mensajes de datos y documentos. Su
Artculo 12, siguiendo la frmula usada en las disposiciones precedentes, establece que cuando la Ley requiera que
ciertos documentos, registros o informaciones sean conservadas, el requisito quedar satisfecho si se cumplen las siguientes condiciones4: (i) Que la informacin que contenga
sea accesible para su posterior consulta. (ii) Que el mensaje
de datos o el documento sea conservado en el formato que
permita demostrar que reproduce con exactitud la informacin generada, enviada o recibida. (iii) Que se conserve toda
la informacin que permita determinar el origen, el destino
del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido
el mensaje o producido el documento. Igualmente la norma
dispone que no estar sujeta a la obligacin de conservacin la informacin que tenga por nica finalidad facilitar el
envo o recepcin de los mensajes de datos y que los libros y
3
Para efectos del mensaje de datos original, se considera que la informacin es ntegra, si sta ha permanecido
completa e inalterada, salvo la adicin de algn endoso o de algn cambio que sea inherente al proceso de
comunicacin, archivo o presentacin. Finalmente se establece que el grado de confiabilidad requerido ser
determinado a la luz de los fines para los que se gener la informacin y de todas las circunstancias relevantes
del caso.
GASCO, Mila, New Technologies and Institutional Change in Public Administration. Social Science Computer
Review 21 (1), Washington, 2003 Pg. 6-14.
papeles del comerciante podrn ser conservados en cualquier medio tcnico que garantice su reproduccin exacta.
De esta forma la Ley adopta el criterio del equivalente
funcional en relacin con el escrito, la firma, el original, la integridad del mensaje de datos y su conservacin. El criterio
permite al operador jurdico aplicar dentro de las relaciones
humanas reguladas por el derecho los mismos usos y utilidades que tiene la informacin contenida en el papel.5
En la dcada anterior a la expedicin de la Ley se consideraba, tanto en el mbito nacional como en el internacional,
que la inseguridad jurdica respecto del valor probatorio
de los mensajes de datos era el principal obstculo para el
desarrollo del comercio electrnico6; y que su regulacin,
por tanto, era un asunto de la mayor importancia. La expedicin de la Ley 527 de 1999 obedeci a esta necesidad de dar
seguridad jurdica a las transacciones electrnicas.
En la regulacin de los medios electrnicos por la Ley 527
el legislador se enfrent a un dilema crucial. Por una parte,
poda crear un rgimen jurdico particular y exclusivo para
los medios electrnicos de prueba, independiente de la regulacin tradicional esencialmente contenida en el Cdigo
de Procedimiento Civil. Por otra, poda simplemente adaptar
el rgimen jurdico existente a las nuevas realidades aparejadas por los medios electrnicos.
El legislador, siguiendo la tendencia internacional, opt
por la segunda alternativa. Pero, cmo poda el legislador
realizar esta adaptacin del ordenamiento jurdico tradicional al uso de medios electrnicos? El criterio del equivalente
funcional es la respuesta a este interrogante7. Es este criterio
de interpretacin el que permite entender cmo se pueden
cumplir los requisitos probatorios tradicionales por medio
de mensajes de datos.
El origen prximo del equivalente funcional lo encontramos
en la Ley Modelo de Comercio Electrnico de la CNUDMI de
1996 (LMCE). En la Gua para la incorporacin al derecho interno de este documento se afirma la necesidad de crear un
mecanismo por el que los Estados permitan el uso de medios electrnicos en las transacciones jurdicas, sin que por
ello deban renunciar a la imposicin de requisitos formales
5
Es un criterio flexible que en general tendr que ser adaptado a los diversos cambios tecnolgicos, lo cual se
encuentra garantizado por la textura de las normas y la generalidad de referencias que utiliza nuestro legislador. La norma no cierra las posibilidades de sistemas informticos ms avanzados a aquellos que exista en el
momento de su promulgacin.
LEITNER. Christine , eGovernment in Europe: the state of Affaire European Institute of Public AdministrationEuropean Commission. Paper, London, 2003, pg. 13.
MARGETTS, Helen. Information Technology in Government: Britain and America. London: Routledge. 1999,
pg. 56
Antecedentes
para las transacciones jurdicas. El criterio del equivalente

funcional es este mecanismo. Tambin se puede enunciar
de la siguiente manera: Si un mensaje de datos cumple con
los mismos objetivos y tiene las mismas funciones que un
medio tradicional o fsico de transmisin de informacin, dicho mensaje tendr los mismos efectos jurdicos que dicho
medio fsico.
La explicacin de este criterio as enunciado es muy simple. De acuerdo con el Artculo 5 de la Ley 527 de 1999, no
puede negarse efectos jurdicos, validez o fuerza obligatoria
a cierta informacin, por el solo hecho de que est en forma
de mensajes de datos. Este Artculo pone en pie de igualdad
a los mensajes de datos con los dems medios de pruebas,
al reconocerles de manera general valor probatorio. Pero el
que no pueda negarse efectos jurdicos a los mensajes de
datos no significa que todos los mensajes de datos tengan
el mismo valor probatorio, y ni siquiera que tengan alguno.
Tal y como muchos objetos muebles no tienen el suficiente
carcter representativo o declarativo para ser considerados
documentos, muchos mensajes de datos pueden no servir
como medios de prueba. El legislador consider prudente
establecer unos parmetros bsicos para determinar cundo un mensaje de datos tiene valor probatorio.
En primer lugar, los mensajes de datos deben cumplir con
una funcin de representacin o declaracin para que se
consideren como prueba. En efecto, segn el Artculo 10 de
la misma ley, el rgimen jurdico de los mensajes de datos es
el de los documentos, y el Artculo 251 del Cdigo de Procedimiento Civil defina los documentos como objeto mueble
que tenga carcter representativo o declarativo. La palabra
de equivalente funcional hace referencia al cumplimiento
de esta funcin de declaracin o representacin propia de
estos medios de prueba.
Pgina 13
No puede dejar de resaltarse la importancia de esto. La Ley

asume un criterio finalista: el documento es tal porque sirve
a un propsito determinado. Si finalmente no puede cumplir con su funcin de representacin, si no representa nada
para una persona, no puede ser considerado un documento.
En este sentido resulta claro que el principio del equivalente
funcional no es una novedad en el derecho colombiano,
pues se trata de un desarrollo de un principio ya existente
aplicado en el Artculo 175 del Cdigo de Procedimiento
Civil. Lo que resulta novedoso es el nuevo contexto de la
equivalencia funcional en los mensajes de datos.
La palabra equivalencia del concepto, da lugar a la equiparacin de la funcin probatoria de un mensaje de datos a
la funcin que cumple un documento fsico o tradicional,
es decir en soporte cartular o de papel. Los medios tradicionales de prueba cumplen con unas funciones especficas y prueban unos hechos particulares; algunos prueban
quin cre un documento, otros cuando se cre, o con qu
informacin se ha comprometido el creador del documento8. El principio del equivalente funcional establece que
un mensaje de datos que cumpla con esta misma funcin
especfica, tendr los mismos efectos jurdicos que estos
medios tradicionales. Pero no basta con el cumplimiento de
la funcin9. De acuerdo con el Artculo 11, deben cumplirse
adicionalmente unos requisitos mnimos de confiabilidad
de la informacin para que se entienda que un mensaje de
datos cumple con la funcin que se le ha asignado:
Artculo 11. Criterio para valorar probatoriamente un mensaje de datos. Para la valoracin de la
fuerza probatoria de los mensajes de datos a que
se refiere esta ley, se tendrn en cuenta las reglas
de la sana crtica y dems criterios reconocidos
legalmente para la apreciacin de las pruebas.
Por consiguiente habrn de tenerse en cuenta: la
confiabilidad en la forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la
confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la informacin, la forma en
la que se identifique a su iniciador y cualquier otro
factor pertinente.
8
Al respecto se puede ver: UMAA CHAUX, Andrs Felipe, Algunos comentarios sobre el principio del equivalente funcional en la Ley 527 de 1999 en Revista de Derecho, Comunicaciones y Nuevas Tecnologas, Grupo de
Estudios en Internet, Comercio Electrnico, Telecomunicaciones & Informtica, Ediciones Uniandees, Pag. 75
QUINLIVAN, Aodh, y SCHON, Emmanuelle. Breaking Down the Barriers? New Public Management in the European Commission. Journal of Public Affaire 2 (2), London, 2003, pg. 19-32.
Captulo
Pgina 14
Antecedentes
Eventualmente, una autoridad judicial o administrativa podra negar valor probatorio a un mensaje de datos cuando
considere que las condiciones de su generacin, transmisin
o conservacin del mismo no son confiables10. Por ejemplo,
si en la creacin de un mensaje de datos no se utiliza ningn
mecanismo tcnico para dejar constancia de que fue una
determinada persona quien cre el mensaje de
datos, un juez podra llegar a considerar que, al
no existir certeza sobre el creador del mensaje de
datos, no puede drsele valor probatorio, salvo
que haya un reconocimiento expreso de aquel
a quien se opone11. De lo anterior se desprende
que el valor probatorio de un mensaje de datos
no es absoluto, sino relativo. Depende de las circunstancias particulares de su creacin, transmisin y almacenamiento que el mismo sea considerado confiable. A este punto me referir ms
adelante. En ese contexto resulta interesante verificar que la misma Ley 527 estableci a favor de
la firma digital una presuncin de confiabilidad
y apropiabilidad cuando interviene en todo tipo
de mensajes de datos.
As, se tiene que, para saber si un mensaje de datos presta valor probatorio, deber seguirse el
siguiente razonamiento12: (i) determinar las funciones probatorias que un determinado mensaje de datos
cumpli respecto de determinados hechos, (ii) hallar un documento o medio de prueba que cumpla con estas mismas
funciones, (iii) definir si el mensaje de datos cumple dichas
funciones con la suficiente confiabilidad, de acuerdo con las
reglas de la sana crtica.
En ese orden de ideas, los equivalentes funcionales son
criterios de interpretacin, es decir, artculos interpretativos, pues su funcin principal es permitir la interpretacin
de otros artculos de la normatividad, a saber, aquellos que
imponen requisitos formales para ciertos actos o que exigen
la prueba de los mismos, y por ello se trata de criterios de
aplicacin general, y no restringidos a los asuntos comerciales. No se requiere de normas particulares que establezcan
equivalentes funcionales para cada una de las oportunidades en que se imponen estos requisitos formales; los artculos de la Ley 527 de 1999 se aplican de manera directa a
10
VALERO, Julian, El Rgimen Jurdico de la e-Administracin. El Uso de Procedimientos Informticos y Telemticos en el Procedimiento Administrativo, Granada: Comares, Madrid. 2004, pg. 160.
11
El juez, en este caso, considerara que el mensaje de datos, al no ser lo suficientemente confiable, no puede
cumplir con la funcin para el que supuestamente fue creado.
12
WELP, Yanima, Nuevas Tecnologas, Viejos Problemas . El Modelo Espaol de Difusin de Internet. Revista
Internacional de Sociologa 37:77, Madrid, 2004, pag114.
estos casos13. No se requerira, por tanto, de que una norma

permitiera, por ejemplo, el uso de medios electrnicos
para que un notario creara una escritura pblica, sino que
la norma que afirma que la escritura pblica debe constar
por escrito debe interpretarse a la luz de la existencia de los
equivalentes funcionales14.
Esta conclusin se confirma cuando se recuerda el mbito

de aplicacin de la ley:
Artculo 1o. mbito de aplicacin. La presente

Ley ser aplicable a todo tipo de informacin en
forma de mensaje de datos, salvo en los siguientes casos: a) En las obligaciones contradas por
el Estado colombiano en virtud de convenios o
tratados internacionales; b) En las advertencias
escritas que por disposicin legal deban ir necesariamente impresas en cierto tipo de productos en
razn al riesgo que implica su comercializacin,
uso o consumo.
De la redaccin de este Artculo se desprende fcilmente
que la Ley 527 es una Ley de aplicacin general. El Artculo
establece que se aplica a todo tipo de informacin que se
encuentra en forma de mensajes de datos, estableciendo
solamente dos excepciones: obligaciones pactadas en tra13
ANDERBERG, History of the Internet and Web . Disponible en http://www.dsu.edu/anderbea/history
14
La Ley 527 es una norma interpretativa de las muchas otras normas del ordenamiento que regulan los escritos,
las firmas y los originales.
Antecedentes
tados internacionales y las advertencias escritas que deben

ir impresas en los productos para cumplir con los objetivos
de proteccin al consumidor. Las excepciones son obvias y
bastante razonables, pero lo importante de destacar es que
son restrictivas15. El criterio para determinar el mbito de
aplicacin es que se trate de informacin que se encuentra
de cierta forma (de mensaje de datos), independientemente
del tipo de informacin o del contenido de la misma16. La
interpretacin del Artculo 1 debe respetar este propsito y
no restringirse ilegtimamente17.
Adicionalmente, se debe tener en cuenta que los artculos 6,
7, 8, y 12 son los que desarrollan el criterio del equivalente
funcional18. Dichos artculos deben interpretarse de manera
conjunta, por cuanto los mismos establecen una especie de
escala probatoria, yendo desde el mensaje de datos con el
menor valor probatorio, a aquel que proporciona la mayor
seguridad como prueba. Un panorama general de la Ley 527
se presenta en el Anexo 2.
La Firma Electrnica y la Firma

Digital en el ordenamiento
colombiano
Partiendo del texto legal, podemos afirmar que la Ley 527
reconoce dos tipos de firma, la denominada firma electrnica y la firma digital. Sobre la firma electrnica la Ley hace
referencia a ella como aquel mecanismo tcnico que permite identificar a una persona ante un sistema de informacin,
siempre y cuando dicho mecanismo sea confiable y apropiado. Se trata pues del gnero de los mecanismos de autenticacin que se encuentran reconocidos en nuestro ordenamiento jurdico, y su aplicabilidad se puede ejemplificar de
manera simple: en los Contratos Bancarios, como lo es el de
depsito en cuenta corriente, se dispone la posibilidad para
el cuentacorrentista de utilizar un PIN o clave para autenticarse ante los sistemas de informacin del banco, esto es la
clave que se utiliza en un cajero electrnico. Es as como la
clave del cajero es una firma electrnica, pues se trata de un
mecanismo tcnico que permite a los clientes financieros
autenticarse ante los sistemas de informacin del Banco.
15
La Ley 527 de 1999 pretendi cerrar el problema del uso de medios electrnicos como medio de prueba para
cualquier tipo de transaccin, contrato, actuacin, operacin o similar.
16
ESEBBAG BENCHIMOL y J MARTINEZ VALERO, Guas practicas para usuarios de Internet, Anaya Multimedia,
Madrid, 1995, pg. 34.
17
Esta posicin fue adoptada expresamente por la Corte Constitucional, en Sentencia C-831 de 2001.
18
Estos artculos siguen muy de cerca la estructura de los artculos 6,7, 8 y 10 de la LMCE.
Pgina 15
La confiabilidad y apropiabilidad son dos caractersticas

tcnicas que originalmente no tenan definicin legal, y que
por lo tanto no tienen un referente objetivo para determinar
si se presentan o no en un mecanismo de autenticacin, y
por ello es que las partes de una relacin jurdica donde se
utilice firma electrnica deben definir previamente en el
acuerdo de voluntades que estiman como confiable y apropiable para autenticar a una persona ante un sistema de informacin. As lo hacen los bancos, y el mecanismo es vlido
tanto jurdica como probatoriamente; sin embargo, quien
alegue la presencia de las dos condiciones descritas deber
probarlas, asumiendo entonces toda la carga probatoria, por
lo que no es prctico para las actividades de autoridades
administrativas o jurisdiccionales que deben estar caracterizadas por estndares de certeza ms elevados, e incluso en
ciertos casos por presunciones de autenticidad.
Es decir, la disposicin del Artculo 7 de la Ley 527 cuando se
refiere a la firma electrnica, lo hace en trminos amplios y
por supuesto dentro de esa definicin se cubriran mecanismos como: nombres de usuario y contraseas, claves, firmas
biomtricas, entre otros.
La firma electrnica, por el contrario, tiene toda la eficacia y
aplicabilidad en relaciones donde existen acuerdos previos
que permitan definir que los mecanismos de autenticacin
utilizados por las partes son confiables y apropiables, y se
establezcan las condiciones mnimas de estas caractersticas
en los mismos. Pero, la prctica de la utilizacin de medios
electrnicos nos lleva a la conclusin de que muchas relaciones donde se requieren mecanismos de autenticacin
electrnicos, no pueden ser precedidas por acuerdos o contratos v. gr. Actuaciones administrativas o jurisdiccionales
electrnicas, o ttulos valores electrnicos -, y es all donde
las condiciones de confiabilidad y apropiabilidad no pueden
estar indefinidas, pues generaran gran inseguridad jurdica.
Frente a esa problemtica el legislador colombiano, con
buen criterio, estableci adicional a la firma electrnica, una
Captulo
Pgina 16
Antecedentes
de sus especies ms destacadas, esto es la firma digital.
La nueva reglamentacin de la
Firma Electrnica
El Decreto 2364 de 2012 establece la reglamentacin del

Artculo 7 de la Ley 527 de 1999. Con esta norma se complementa el marco jurdico de los diferentes mecanismos de
autenticacin previstos en Colombia. En efecto el Decreto
tiene algunas caractersticas que benefician el uso de los
medios electrnicos, las cuales paso a describir brevemente:
1. Se definen los criterios de confiabilidad y apropiabilidad en el uso de los mecanismos de autenticacin. La

firma electrnica estaba definida en la Ley como un
mecanismo confiable y apropiable que permitaidentificar a una persona ante un sistema de informacin,
pero no se encontraba definido que se entenda por
confiable y apropiable. El Decreto define cual debe ser
el alcance de esas expresiones, resaltando los atributos de autenticidad e integridad para satisfacer esas
condiciones de seguridad tcnica.
2. Se establece la relacin de gnero y especie que existe
entre firmas electrnicas y firmas digitales, sealando
las diferencias que existen en su tratamiento probatorio, pues en el ltimo mecanismo sealado existe una
inversin probatoria.
la necesidad de contar con auditorias tcnicas o la

intervencin de terceros especializados para definir las
condiciones de confiabilidad y apropiabilidad de los
mecanismos de firma electrnica.
6. Los mecanismos de autenticacin deben ser tanto
confiables como seguros con independencia de quien
los provea y debern probarse en cualquier momento
esas condiciones.
7. Una interesante reflexin es que cuando la firma
electrnica sea consecuencia de un acuerdo de voluntades, necesariamente este mtodo de autenticacin
ser aplicable inter partes, con lo cual no podr hacerse oponible a terceros, por ejemplo en la circulacin
de ttulos valores electrnicos donde ya existe una
rgimen definido para el uso de documentos electrnicos transferibles.
Con lo anterior, el Decreto expone las condiciones que
hacen ms seguros mecanismos de autenticacin que antes
partan de una interpretacin subjetiva y que conllevaban
riesgos propios de la informacin electrnica que pueden
llegar a ser muy lesivos para usuarios de la administracin
pblica o de la administracin de justicia.
3. Se establece el uso de la firma electrnica mediante

acuerdo de las partes de una relacin jurdica, pero se
establece tambin de manera clara que stos mecanismos deben garantizar las condiciones de confiabilidad, y en ese orden de ideas quien predisponga
mtodos de autenticacin, como por ejemplo bancos
o entidades financieras, debern garantizar las condiciones de autenticidad e integridad definidas como
alcance del concepto de confiabilidad. Esto redunda
en la seguridad de consumidores y de usuarios finales.
4. Se destaca la neutralidad tecnolgica de los diferentes
mecanismos de autenticacin, lo que posibilitar el
uso de cualquier tipo de tecnologa para estos efectos
con plenas consecuencias jurdicas, y de igual forma
se reitera que la firma digital es un mecanismo neutro
tecnolgicamente.
5. Se definen criterios para determinar la seguridad de
la firma electrnica, haciendo una expresa alusin a
Marco jurdico vigente para la utilizacin de los medios electrnicos en la administracin pblica y en la administracin de justicia
MARCO JURDICO VIGENTE PARA LA UTILIZACIN DE LOS

MEDIOS ELECTRNICOS EN LA ADMINISTRACIN PBLICA
Y EN LA ADMINISTRACIN DE JUSTICIA
Captulo
Pgina 17
Captulo
Nuevo Cdigo Contencioso

Administrativo, Ley 1437 de 2011
Finalidad y espritu
Como finalidad del nuevo Cdigo Contencioso Administrativo se sealan la proteccin y la garanta de los derechos
y libertades de las personas, la primaca de los intereses
generales, la sujecin de las autoridades a la Constitucin
y dems preceptos del ordenamiento jurdico, el cumplimiento de los fines estatales, el funcionamiento eficiente y
democrtico de la administracin, y la observancia de los
deberes y derechos del Estado y de los particulares.
Se resalta el funcionamiento
eficiente y democrtico de la
administracin pblica y como
herramienta para alcanzar dicha meta, se concentran los
esfuerzos en el fortalecimiento
de la implementacin de medios tecnolgicos en la gestin
administrativa, al introducir
un conjunto de disposiciones
que permiten hacer uso de los
avances de las TIC, suprimiendo
el uso de papel y habilitando el
procedimiento administrativo
electrnico, teniendo en cuenta que debern estar siempre
presentes los atributos de seguridad jurdica que indica la
ley, para que pueda darse la
presuncin de legalidad que se
predica, hoy, de manera expresa, en el Cdigo Contencioso
Administrativo.
Se propende por la modernizacin y racionalizacin del funcionamiento interno de la administracin, al mismo tiempo
que se beneficia la democratizacin de la administracin
pblica y la competitividad de las Entidades del Estado. Es
decir que, por primera vez en la historia de nuestro pas, se
incorporarn en la Administracin los medios electrnicos
para tener procedimientos administrativos cien por ciento
electrnicos, mantenindose la presuncin de legalidad,
por las siguientes consideraciones:
Pgina 18
1. Por disposicin legal (Artculo Ley 1437 de 2011).

2. Por entenderse que los documentos que conforman
los exp edientes electrnicos han sido expedidos con
la observancia de la normatividad que le es aplicable
y,
3. Por haber sido creados por un medio confiable y
apropiable, garantizndose los atributos de seguridad
jurdica que exige la ley: autenticidad, integridad y no
repudio.
4. Para garantizar la presencia de los atributos de seguridad jurdica, se debe hacer un ejercicio de medicin
del riesgo, clasificando el nivel del riesgo por los efectos del documento pblico. Dicho anlisis indicar qu
tipo de firma electrnica debe usarse para garantizar
los atributos de seguridad jurdica.
De otra parte, si bien se reconoce
que estas tecnologas brindan una
oportunidad de modernizacin
y eficiencia, tambin fue claro
para la Comisin redactora que su
utilizacin puede prestarse para
la consumacin de actividades
fraudulentas, razn por la cual se
introducen las exigencias legales
necesarias para que las actuaciones que se adelanten a travs
de estos medios se encuentren
revestidas, siempre que la naturaleza del acto lo amerite, de las
suficientes garantas de seguridad,
sobre la autora de los documentos electrnicos, su integridad y su
conservacin, remitiendo siempre
tales cuestiones a las normas que
regulan la materia, es decir, a la
Ley 527 de 1999 sobre comercio
electrnico y sus decretos y normas reglamentarias, estos son; el Decreto 1747 de 2000, la
Resolucin 269309 y el Decreto 0019 de 2012.
Del captulo sobre la utilizacin de medios electrnicos en
la administracin pblica, uno de los aspectos a destacar es
el derecho que se confiere a las personas de actuar ante las
autoridades a travs de estos medios, lo cual implica que las
autoridades debern habilitar las herramientas electrnicas
que permitan a todas las personas ejercer este derecho. Por
lo anterior, el proyecto posibilita la actuacin administrativa
sin papel, pues desde la peticin inicial hasta el acto admi-
nistrativo que decide el caso, as como las notificaciones, la

presentacin de los recursos contra la decisin, pasando por
la configuracin del expediente electrnico y su archivo, podrn hacerse por va electrnica, con plena validez jurdica y
con el ms alto valor probatorio al utilizarse firmas electrnicas certificadas.
Sin perjuicio de lo anterior, se decide mantener como una
garanta y como mecanismo de transicin, la utilizacin de
los medios tradicionales para los sectores de la poblacin
que no pueden acceder a estas modalidades de comunicacin, de manera que la utilizacin de sistemas de informacin no se constituya en una carga adicional para la poblacin de escasos de recursos.
Principios
En el Artculo tercero se consagra que todas las autoridades
debern interpretar y aplicar las disposiciones que regulan
las actuaciones y procedimientos administrativos a la luz de
los principios consagrados en la Constitucin Poltica, en la
parte primera del CCA y en las leyes especiales. As mismo,
se indica que las actuaciones administrativas se desarrollarn, especialmente, con arreglo a los principios del debido
proceso, igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad,
participacin, responsabilidad, transparencia, publicidad,
coordinacin, eficacia, economa y celeridad.
En virtud del principio de eficacia, las autoridades buscarn
que los procedimientos logren su finalidad y, para el efecto,
removern de oficio los obstculos puramente formales, evitarn decisiones inhibitorias, dilaciones o retardos y sanearn las irregularidades procedimentales que se presenten,
en procura de la efectividad del derecho material objeto de
la actuacin administrativa.
Este principio se resalt en la Directiva Presidencial 04 de
2012, al indicarse que las entidades deban revisar sus procesos y flujos de procesos, para determinar cules de ellos
eran crticos e incorporar en los mismos el uso de TIC, con la
observancia de la Ley 527 de 1999.
Pgina 19
de 2012, dirigida a las Entidades pertenecientes a la Rama

Ejecutiva del Poder Pblico sino que, por consagrarse en el
Cdigo Contencioso Administrativo, aplica a todas las Entidades del Estado sin exclusin alguna, as como a funcionarios que presten servicios pblicos.
Tal actividad es pues de obligatorio cumplimiento en virtud
del principio de eficacia que deben observar todos los actos
de la administracin pblica.
En virtud del principio de economa, las autoridades debern proceder con austeridad y eficiencia, optimizar el uso
del tiempo y de los dems recursos, procurando el ms alto
nivel de calidad en sus actuaciones y la proteccin de los
derechos de las personas.
La economa ha sido siempre un principio de obligatorio
cumplimiento en la administracin pblica, sin embargo, tal
vez de repetir y or su nombre una y otra vez, su importancia
ha quedado de lado y, por el contrario, al interior de la gran
mayora de entidades del Estado, el impacto econmico
ambiental del uso del papel y de todos los bienes asociados a ste, no ha sido adecuadamente evaluado, limitado
o hasta eliminado. Adicionalmente, el manejo del archivo
es inadecuado y usualmente corresponde a secretaras con
conocimiento escaso o nulo sobre el manejo de archivos
pblicos1. Por esta razn, el legislador, entendiendo la necesidad de incorporar las TIC y fortalecer la poltica pblica de
cero papel en el Estado colombiano, incorpor el Captulo IV
sobre medios electrnicos, en el actual Cdigo Contencioso
Administrativo. Con la poltica de cero papel, se busca eliminar los flujos de procesos cartulares y desmaterializarlos
teniendo siempre presente que la presuncin de legalidad
se predicar del uso de las firmas electrnicas certificadas y
de tecnologas de estampas cronolgicas de tiempo emitidas por entidades de certificacin digital.
Es claro que todas las autoridades deben revisar sus procesos y verificar la posibilidad de desmaterializacin de los
mismos, para lo cual es necesario, como requisito sine qua
non, realizar un anlisis de equivalencia funcional, y un anlisis de los riesgos de suplantacin y de alteracin.
La desmaterializacin de los procesos, y trmites administrativos no es mandato exclusivo de la Directiva Presidencial 04
Consulte todas las normas aplicables al manejo de archivos pblicos en: http://www.alcaldiabogota.gov.co/
sisjur/normas/Norma1.jsp?i=10511
Captulo
La poltica pblica de cero papel, busca renovar el principio de economa y para ello las auditorias de la Contralora
General de la Nacin y las Contraloras Departamentales
podran formular hallazgos de tipo fiscal por no aplicar las
TIC en los procesos y trmites de la administracin, si existe
la posibilidad tcnica y presupuestal para haberlo hecho.
En virtud del principio de celeridad, las autoridades impulsarn oficiosamente los procedimientos, e incentivarn el
uso de las tecnologas de la informacin y las comunicaciones, a efectos de que los procedimientos se adelanten con
diligencia, dentro de los trminos legales y sin dilaciones
injustificadas. Queda claro, en virtud de este principio, que
las TIC son el vehculo idneo para darle celeridad a los
trmites de la administracin pblica; lo cual comprende la
desmaterializacin de los flujos de trabajo cartulares, la habilitacin de la Sede Electrnica, y dotar todos los procesos
de la seguridad jurdica que requieren los medios electrnicos, incluyendo la Sede Electrnica.
Como se observa, uno de los pilares sobre el cual est
cimentado el nuevo Cdigo Contencioso Administrativo
es la eficacia, la economa y la celeridad en la prestacin de
los servicios por parte de la Administracin Pblica, para
lo cual deber incentivarse el uso de las tecnologas de la
informacin y la comunicacin, con lo cual queda claro
que la tecnologa ya no es una opcin sino una obligacin,
bajo el entendido que las herramientas tecnolgicas y la
poltica pblica de cero papel generan economa, eficacia y
celeridad.
Queda claro tambin que el procedimiento administrativo
electrnico requiere, en su implementacin, la observancia de las normas que le son aplicables en Colombia a los
medios electrnicos y que se han enunciado y analizado en
el presente estudio, de suerte que la equivalencia funcional
de firma, original, escrito y conservacin, al igual que los
atributos de seguridad jurdica de autenticidad, integridad y
no repudio deben estar presentes desde el primer momento
de creacin de los documentos electrnicos; as mismo, los
documentos que conformen expedientes administrativos
electrnicos debern haber sido catalogados por sus efectos
y por niveles de riesgo2, y haberse determinado para ellos
un tipo de seguridad donde se garantice la presencia de los
atributos de seguridad jurdica exigidos por la ley.
2
Pgina 20
Derechos de las personas ante las autoridades

En el Artculo 5 se consagra que,en sus relaciones con las
autoridades, toda persona tiene derecho a:
1. Presentar peticiones en cualquiera de sus modalidades,
verbalmente, o por escrito, o por cualquier otro medio
idneo y sin necesidad de apoderado, as como a obtener
informacin y orientacin acerca de los requisitos que las
disposiciones vigentes exijan para tal efecto.
Las anteriores actuaciones podrn ser adelantadas o promovidas por cualquier medio tecnolgico o electrnico disponible en la entidad, an por fuera de las horas de atencin al
pblico.
En este Artculo se consagra la posibilidad que tienen los
ciudadanos de presentar peticiones, quejas y reclamos a
travs de medios electrnicos, es decir, se reitera la fase
transaccional de la estrategia Gobierno en Lnea, donde tiene que haber una interaccin entre la administracin y los
administrados, como una poltica gubernamental: la democratizacin de la administracin pblica.
En el Artculo 7 de la Ley, se indican los deberes de las
autoridades en la atencin al pblico. En el numeral cuarto
(ibdem), se indican las acciones que debern adelantar las
autoridades en este sentido:
1. Establecer un sistema de turnos acorde con las necesidades del servicio y las nuevas tecnologas, para la
ordenada atencin de peticiones, quejas, denuncias o
reclamos.
2. Tramitar las peticiones que lleguen va fax o por medios electrnicos, de conformidad con lo previsto en el
numeral 1 del Artculo 5 del CCA.
3. Adoptar medios tecnolgicos para el trmite y resolucin de peticiones, y permitir el uso de medios alternativos para quienes no dispongan de aquellos.
Sobre niveles de riesgo vase: GARCIA. SANTIAGO. Hctor, Jos. Instructivo por medio del cual se dan
lineamientos en la prestacin de servicios por medios electrnicos y se definen reglas tcnicas de uso de firma
electrnica, para las autoridades administrativas distritales. Alcalda Mayor de Bogot. Marzo de 2011.
El Artculo 8 refiere el deber de informacin al pblico por

parte de las Administracin, indicando que las autoridades
debern mantener a disposicin de toda persona informacin completa y actualizada, en el sitio de atencin y en la
pgina electrnica, y suministrarla a travs de los medios
impresos y electrnicos de que disponga, y por medio telefnico o por correo, sobre los siguientes aspectos:
1. Las normas bsicas que determinan su competencia.
2. Las funciones de sus distintas dependencias y los servicios que prestan.
3. Las regulaciones, procedimientos, trmites y trminos
a que estn sujetas las actuaciones de los particulares
frente al respectivo organismo o entidad.
4. Los actos administrativos de carcter general que
expidan y los documentos de inters pblico relativos
a cada uno de ellos.
5. Los documentos que deben ser suministrados por las
personas segn la actuacin de que se trate.
6. Las dependencias responsables segn la actuacin, su
localizacin, los horarios de trabajo y dems indicaciones que sean necesarias para que toda persona pueda
cumplir sus obligaciones o ejercer sus derechos.
7. La dependencia y el cargo o nombre del servidor a
quien debe dirigirse en caso de una queja o reclamo.
Pgina 21
particular se deber asegurar la autenticidad e integridad de

los mismos, para lo cual stos debern ser firmados digitalmente por el funcionario o funcionarios competentes.
La informacin general, esto es, aquella que tiene carcter
netamente informativo, es decir, la referida en los numerales
1, 2, 3, 5, 6 y 7 no requiere que sea firmada digitalmente,
incluso no es necesario que se firme electrnicamente.
La dems informacin, esto es, la indicada en los numerales
4 y 8, requiere firma digital.
Adicionalmente, la pgina web de la entidad o la Sede Electrnica debe contar con los protocolos de seguridad que garanticen la no suplantacin de la misma, donde se debern
tener en cuenta los lineamientos del Decreto 1747 de 2000 y
uso de pginas web Programa Gobierno en lnea.
Procedimientos administrativos, trmite de la

actuacin y audiencias
En el Artculo 35, se indica que los procedimientos administrativos se adelantarn por escrito, verbalmente, o por
medios electrnicos. Indica el Artculo que cuando las
autoridades procedan de oficio, los procedimientos administrativos nicamente podrn iniciarse mediante escrito, y
por medio electrnico slo cuando lo autoricen este Cdigo
o la ley, debiendo informar de la iniciacin de la actuacin
al interesado para el ejercicio del derecho de defensa. Esas
actuaciones que se habilitaron por la Ley 1437 de 2011, son
las siguientes:
Principio de publicidad, es decir realizar la publicacin
de los documentos indicados en el Artculo 8.
8. Los proyectos especficos de regulacin y la informacin en que se fundamenten, con el objeto de recibir
opiniones, sugerencias o propuestas alternativas. Para
el efecto, debern sealar el plazo dentro del cual se
podrn presentar observaciones, de las cuales se dejar registro pblico. En todo caso la autoridad adoptar
autnomamente la decisin que a su juicio sirva mejor
el inters general.
Procedimiento y trmites administrativos electrnicos

(Artculo 53).
Acto administrativo electrnico (Artculo 57).
Documento pblico electrnico (Artculo 55).
Presentacin de peticiones quejas y reclamos (Artculo 5).
Sede electrnica (Artculo 60).
Para obtener estas informaciones en ningn caso se requerir la presencia del interesado.
Sesiones virtuales (Artculo

Notificacin personal electrnica (Artculo 56).
En lo que tiene que ver con los medios electrnicos, lo

indispensable que deben tener en cuenta los funcionarios
responsables, es que deben clasificar la informacin a publicar y determinar los efectos jurdicos de cada documento,
as, para los Actos Administrativos de carcter general o
Expediente electrnico (Artculo 59).

Archivo Electrnico de Documentos (Artculo 58)3.
3
Al respecto vase Protocolo de Digitalizacin con carcter probatorio. Archivo General de la Nacin. 2012.
Captulo
En el Artculo 37 se establece que cuando en una actuacin

administrativa de contenido particular y concreto la autoridad advierta que terceras personas puedan resultar directamente afectadas por la decisin, les comunicar la existencia de la actuacin, el objeto de la misma y el nombre
del peticionario, si lo hubiere, para que puedan constituirse
como parte y hacer valer sus derechos. La comunicacin se
remitir a la direccin o correo electrnico que se conozca
si no hay otro medio ms eficaz. De no ser posible dicha
comunicacin, o tratndose de terceros indeterminados, la
informacin se divulgar a travs de un medio masivo de
comunicacin nacional o local, segn el caso, o a travs de
cualquier otro mecanismo eficaz, habida cuenta de las condiciones de los posibles interesados. De tales actuaciones se
dejar constancia escrita en el expediente.
De este Artculo se colige la viabilidad de realizar comunicaciones y/o emplazamientos a travs del correo electrnico
a terceras personas a quienes pueda afectar una decisin
administrativa. Dicho correo deber garantizar los atributos
de autenticidad e integridad para que se presuma su legalidad. Es importante precisar que la constancia de dichos
informes se podr hacer bien en un expediente fsico o bien
en un documento electrnico, a travs de su equivalencia
de firma que le otorga al documento electrnico el Artculo
7 de la Lay 527 de 1999.
Pgina 22
Utilizacin de medios electrnicos en el procedimiento

administrativo
Para llevar a cabo un procedimiento administrativo electrnico, es necesario observar las disposiciones de la
Ley527de 1999 y las normas que la sustituyan, adicionen
o modifiquen. Lo trascendental es aplicar las disposiciones
que generan presuncin de legalidad en los mensajes de
datos, dada la confiabilidad y apropiabilidad de estos sistemas de seguridad. Tal presuncin de legalidad, se da en
cuanto dicho mensaje de datos est revestido de los atributos de seguridad jurdica de autenticidad, integridad y no
repudio, situacin que solo es posible alcanzar de acuerdo
a los artculos 17 y 28 de la Ley 527 de 1999. El 17, indica
que habr presuncin de autenticidad, previo acuerdo entre
iniciador y destinatario del procedimiento utilizado para
determinar tal autenticidad y cuando, un tercero enve un
mensaje de datos utilizando un mtodo que el destinatario
haba acordado previamente con el iniciador, que le permite
reconocerle como suyo, garantizando la autenticidad de
tal mensaje. Ahora bien, como lo hemos mencionado, tal
acuerdo, si bien suple el atributo de autenticidad, no asegura los atributos de integridad y no repudio. La presuncin de
autenticidad bajo esta norma, se da de manera directa entre
las partes, pero deber probarse ante terceros.
Adicionalmente si se utiliza algn mtodo que haga posible
la integridad del mensaje de datos, este deber probarse
ante el juzgador. Por su parte, la presuncin del Artculo
28, al utilizar un sistema de seguridad de avanzada, como
lo es el sistema de firma digital, que utiliza la criptografa
para cifrar los mensajes de datos, es directa y aplica frente a
terceros, toda vez que las entidades de certificacin digital
asumen la responsabilidad de la presencia de los atributos
de seguridad jurdica, y por ello, son consideradas como una
autoridad4.
Debe decirse que las disposiciones de mayor impacto en el
actual Cdigo Contencioso Administrativo son las referentes
a los equivalentes funcionales, los atributos de seguridad
jurdica, la presuncin de legalidad, la validez y efectos probatorios y lo referente a entidades de certificacin digital.
4
FONT. Andrs. Op. Cit. Pg. 60.
Procedimientos y trmites administrativos a travs de

medios electrnicos(Artculo 53)
En este Artculo se habilitan los procedimientos y trmites
administrativos electrnicos. Para garantizar la igualdad de
acceso a la administracin, la autoridad deber asegurar
mecanismos suficientes y adecuados de acceso gratuito
a los medios electrnicos, o permitir el uso alternativo de
otros procedimientos, con lo cual queda claro que la Ley
1437 de 2011 habilita a los funcionarios para realizar trmites y procedimientos administrativos.
De manera que en virtud del principio de economa y eficiencia, es un deber del funcionario incorporar las TIC en sus
trmites y procedimientos, y, con fundamento en el Artculo
53, se habilitan expresamente los trmites y procedimientos
administrativos.
En el Artculo 54 se indica la necesidad de registrar la direccin de correo electrnico para realizar todas sus actuaciones por medios electrnicos, para lo cual se requiere que
las autoridades dispongan una base de datos destinada
para tal fin, la cual est sometida a reserva legal sobre datos
personales5. A travs de dicha direccin se realizarn notificaciones personales y en general, comunicarse por este
medio. Las peticiones de informacin y consulta hechas a
travs de correo se entendern hechas en trmino siempre
que hubiesen sido registradas hasta antes de las doce de la
noche y se radicarn el siguiente da hbil electrnico, no
requerirn del referido registro, y podrn ser atendidas por
la misma va.
5
La Constitucin Poltica en su articulo 15 consagra los derechos de las personas a que el Estado garantice su
intimidad personal y familiar, su buen nombre, as como la posibilidad de conocer, actualizar y rectificar datos
que hayan sido recogidos sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades pblicas y privadas. Se
estipula tambin en esa disposicin constitucional, la obligacin de respetar la libertad y las dems garantas
constitucionales, en la recoleccin, tratamiento y circulacin de datos La proteccin de los datos personales
surgi ligada al derecho a la intimidad, reconocido en varios instrumentos del derecho internacional de los
derechos humanos. En el plano internacional, el derecho a la intimidad fue reconocido por primera vez en
1948, en la Declaracin Universal de los Derechos Humanos, cuyo Artculo 12 dispone que toda persona debe
ser protegida contra injerencias arbitrarias en su vida privada, familia, domicilio o correspondencia, as como
de ataques contra su honra y reputacin.[2] Posteriormente, en 1966, este precepto fue reproducido por el
Artculo 17 del Pacto Internacional de Derechos Civiles y Polticos (PIDCP), con lo cual se le dio naturaleza
vinculante entre los estados partes. En el mbito regional, tambin en 1948, se reconoci el derecho a la
intimidad con el Artculo V de la Declaracin Americana de Derechos y Deberes del Hombre. El derecho fue
nuevamente introducido en el Artculo 11 de la Convencin Americana de Derechos Humanos de 1969, el cual
en trminos generales reproduce el Artculo 12 de la Declaracin Universal de los Derechos Humanos.En el
sistema europeo de proteccin, el derecho a la intimidad fue reconocido por primera vez en el Artculo 8 del
Convenio para la Proteccin de los Derechos Humanos y de las Libertades Fundamentales, en 1950. Este artculo, adems de proteger la vida privada y familiar, y el domicilio y la correspondencia, proscribe toda injerencia
de las autoridades pblicas en el ejercicio de este derecho, salvo () cuanto esta injerencia est prevista por
la Ley y constituya una medida que, en una sociedad democrtica, sea necesaria para la seguridad nacional, la
seguridad pblica, el bienestar econmico del pas, la defensa del orden y la prevencin del delito, la proteccin de la salud o de la moral, o la proteccin de los derechos y las libertades de los dems. Posteriormente, en
la Sentencia T-729 de 2002, la Corte explic que es importante diferenciar y delimitar el habeas data respecto
de otros derechos como el buen nombre y la intimidad, por lo menos por tres razones: () (i) por la posibilidad de obtener su proteccin judicial por va de tutela de manera independiente; (ii) por la delimitacin de
los contextos materiales que comprenden sus mbitos jurdicos de proteccin; y (iii) por las particularidades
del rgimen jurdico aplicable y las diferentes reglas para resolver la eventual colisin con el derecho a la
informacin. A continuacin, la Corte defini el derecho de la siguiente forma: El derecho fundamental al
habeas data, es aquel que otorga la facultad al titular de datos personales, de exigir a las administradoras de
datos personales el acceso, inclusin, exclusin, correccin, adicin, actualizacin, y certificacin de los datos,
as como la limitacin en la posibilidades de divulgacin, publicacin o cesin de los mismos, conforme a los
principios que informan el proceso de administracin de bases de datos personales.
Ms recientemente, en la Sentencia C-1011 de 2008, la Corte nuevamente reconoci la autonoma del derecho
al habeas data y lo conceptualiz as: El hbeas data confiere, (), un grupo de facultades al individuo para
que, en ejercicio de la clusula general de libertad, pueda controlar la informacin que de s mismo ha sido
recopilada por una central de informacin. En ese sentido, este derecho fundamental est dirigido a preservar
los intereses del titular de la informacin ante el potencial abuso del poder informtico. Para profundizar
vase: http://www.corteconstitucional.gov.co/relatoria/2011/c-748-11.htm
Pgina 23
Se reitera que las entidades del Estado debern garantizar

que los mensajes de datos comunicados o enviados a travs
de redes pblicas como Internet, cumplan con las condiciones de autenticidad, integridad y no repudio de la informacin, comunicada, enviada o notificada, para garantizar
la presuncin de legalidad de los documentos pblicos y la
efectiva defensa del derecho a contradiccin que le asiste a
todos los ciudadanos.
Documento pblico en medio electrnico(Artculo 55)

Los documentos pblicos autorizados o suscritos por medios electrnicos tienen la validez y fuerza probatoria que
le confieren a los mismos las disposiciones del Cdigo de
Procedimiento Civil. Las reproducciones efectuadas a partir
de los respectivos archivos electrnicos se reputarn autnticas para todos los efectos legales.
Este Artculo ratifica la validez probatoria que le da a los
mensajes de datos el Artculo 10 de la Ley 527 de 1999.
Debe tenerse en cuenta adicionalmente, que aplica para la
apreciacin de la prueba, lo indicado en la Tabla No. 1.
Notificacin electrnica(Artculo 56)

Indica este Artculo que las autoridades podrn notificar sus
actos a travs de medios electrnicos, siempre que el administrado haya aceptado este medio de notificacin.
Sin embargo, durante el desarrollo de la actuacin el interesado podr solicitar a la autoridad que las notificaciones
sucesivas no se realicen por medios electrnicos, sino de
conformidad con los otros medios.
La notificacin quedar surtida a partir de la fecha y hora en
que el administrado acceda al acto administrativo, las cuales
deber certificar la administracin.
Se tiene entonces que:
Queda habilitada la notificacin personal a travs de
medios electrnicos, con una condicin: que el administrado manifieste su aceptacin de ser notificado
por ese medio.
La fecha a partir de la cual inicia el conteo del trmino
para interponer recursos, es a partir del da siguiente
en que el administrado acceda al acto administrativo.
Captulo
Acto administrativo electrnico (Artculo 57)

En el Artculo 57 de la Ley 1437 de 201, se indica que las
autoridades, en el ejercicio de sus funciones, podrn emitir
vlidamente actos administrativos por medios electrnicos
siempre y cuando se asegure su autenticidad, integridad y
disponibilidad de acuerdo con la ley.
Con este Artculo queda claro que cuando se trate de actos
administrativos electrnicos, los mismos debern llevar
firma digital, con el fin de asegurar la autenticidad e integridad. Incluso debe decirse que el acto administrativo electrnico debe llevar adicionalmente estampa cronolgica de
tiempo, con lo cual, adems de asegurarse la autenticidad y
la integridad, se podr garantizar la disponibilidad del mismo en el tiempo, garantizndose su conservacin durante el
tiempo de conservacin que exija la Ley para dicho acto.
De acuerdo con lo anterior, para poder asegurar la autenticidad, integridad y disponibilidad de los actos administrativos, se deber imponer a los mismos firma digital y estampa
cronolgica, con lo cual darn cumplimiento a lo consagrado en el Artculo 28 de la Ley 527 de 1999. Cualquier
mtodo de seguridad que se utilice de manera directa por la
entidad en virtud del Artculo 17 de la Ley 527 de 1999 tendr que probarse ante el juez, demostrndose los atributos
de autenticidad, integridad y no repudio.
Archivo electrnico de documentos(Artculo 58)

Tal y como lo mencion el Artculo 19 de la Ley 594 de 2000,
cuando el procedimiento administrativo se adelante utilizando medios electrnicos, los documentos debern ser
archivados en este mismo medio. Podrn almacenarse por
medios electrnicos todos los documentos utilizados en las
actuaciones administrativas.
La conservacin de los documentos electrnicos que contengan actos administrativos de carcter individual, deber
asegurar la autenticidad e integridad de la informacin
necesaria para reproducirlos y registrar las fechas de expedicin, notificacin y archivo.
De acuerdo con lo anterior en el archivo de mensajes de
datos se debe proceder de la siguiente manera:
1. Se deben conformar expedientes electrnicos.
2. Los actos administrativos que hagan parte de dichos
Pgina 24
expedientes electrnicos debern tener firma digital y

estampado cronolgico.
3. Los dems documentos que conforman el expediente
electrnico no requieren de firma digital.
4. El expediente electrnico, como serie documental,
deber tener un sello de tiempo, estampa cronolgica,
para asegurar su disponibilidad en el tiempo, con lo
cual se estar garantizando su conservacin, extremos temporales, que exige la Ley para los mismos, as
como su autenticidad e integridad.
Expediente electrnico(Artculo 59)

El expediente electrnico es el conjunto de documentos
electrnicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de informacin que
contengan.
El foliado de los expedientes electrnicos se llevar a cabo
mediante un ndice electrnico, firmado digitalmente por la
autoridad, rgano o entidad actuante, segn proceda. Este
ndice garantizar la integridad del expediente electrnico y
permitir su recuperacin cuando se requiera.
La autoridad respectiva conservar copias de seguridad peridicas que cumplan con los requisitos de archivo y conservacin en medios electrnicos, de conformidad con la ley.
Del Artculo 59 se desprenden las siguientes conclusiones:
1. El expediente electrnico corresponde a un procedimiento o trmite administrativo cualquiera sea la
informacin que contenga.
2. El expediente electrnico debe tener un ndice, el cual
debe estar firmado digitalmente por la autoridad responsable de la custodia del mismo.
3. Los actos administrativos que hagan parte de un
expediente electrnico debern estar firmados digitalmente.
4. Los dems documentos no requieren firma digital
pero podrn estar firmados electrnicamente.
5. Se deben guardar copias de seguridad del expediente
electrnico.
6. Se debe conservar por el tiempo que exija la Ley para
dicha serie documental.
Sede electrnica(Artculo 60)

El Artculo 60 de la Ley 1437 de 2011 indica que toda autoridad deber tener al menos una direccin electrnica. La
autoridad respectiva garantizar condiciones de calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad de la informacin de acuerdo con los estndares
que defina el Gobierno Nacional.
Podr establecerse una sede electrnica comn o compartida por varias autoridades, siempre y cuando se identifique
claramente quin es el responsable de garantizar las condiciones de calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad,
neutralidad e interoperabilidad. As mismo, cada autoridad
usuaria de la sede compartida ser responsable de la integridad, autenticidad y actualizacin de la informacin y de
los servicios ofrecidos por este medio.
En Colombia, la Ley 1437 si bien mencion la incorporacin
del concepto de Sede Electrnica en Colombia, no la defini,
pero podemos adoptar la definicin que aplica para Espaa6
por tener las mismas bases, esto es, la Ley Modelo para Comercio Electrnico de la CNUDMI7, marco general de nuestra
normatividad. Podemos decir entonces que el concepto de
Sede Electrnica es:
Pgina 25
Del Artculo 60 se deducen las siguientes condiciones: 1) Se

somete al principio de publicidad oficial el establecimiento
de una sede electrnica, y lo que es ms importante, consagra la responsabilidad del titular de la sede electrnica
administrativa en cuanto a la integridad, veracidad y actualizacin de la informacin, y de los servicios a los que pueda
accederse a travs de la misma. 2) Podr establecerse una
sede electrnica comn o compartida por varias autoridades, siempre y cuando se identifique claramente quin es el
responsable de garantizar las condiciones de calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad. 3) Cada autoridad usuaria de la sede compartida
ser responsable de la integridad, autenticidad y actualizacin de la informacin y de los servicios ofrecidos por este
medio.
En Colombia, por la tarda expedicin del CCA, la obligatoriedad de incorporacin de las TIC se da de manera directa9,
es decir, que insta a las autoridades pblicas para que incorporen las mismas en sus trmites y procedimientos sin darle
un tiempo prudente de incorporacin, por lo que se hace
necesario un esfuerzo adicional del Gobierno Nacional para
financiar iniciativas de incorporacin de TIC10.
La direccin electrnica disponible para los ciudadanos a

travs de las redes de telecomunicaciones, cuya titularidad,
responsabilidad, gestin y administracin, corresponde a la
Administracin Pblica, rgano o entidad administrativa en
el ejercicio de sus competencias8.
La Administracin Pblica deber garantizar la calidad,
seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad, interoperabilidad, autenticidad e integridad de la misma.
6
El Artculo 10.1 de la Ley 11/2007 de Espaa, define la sede electrnica y su apartado 3 establece que [] cada
Administracin Pblica determinar las condiciones e instrumentos de creacin de las sedes electrnicas:
LEY 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos. TTULO SEGUNDO. Rgimen jurdico de la administracin electrnica . CAPTULO I. De la sede electrnica. Artculo 10. La sede
electrnica. La sede electrnica es aquella direccin electrnica disponible para los ciudadanos a travs de
redes de telecomunicaciones cuya titularidad, gestin y administracin corresponde a una Administracin
Pblica, rgano o entidad administrativa en el ejercicio de sus competencias.
2. El establecimiento de una sede electrnica conlleva la responsabilidad del titular respecto de la integridad,
veracidad y actualizacin de la informacin y los servicios a los que pueda accederse a travs de la misma.
3. Cada Administracin Pblica determinar las condiciones e instrumentos de creacin de las sedes electrnicas, con sujecin a los principios de publicidad oficial, responsabilidad, calidad, seguridad, disponibilidad,
accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad. En todo caso deber garantizarse la identificacin del titular de
la sede, as como los medios disponibles para la formulacin de sugerencias y quejas.
4. Las sedes electrnicas dispondrn de sistemas que permitan el establecimiento de comunicaciones seguras
siempre que sean necesarias.
5. La publicacin en las sedes electrnicas de informaciones, servicios y transacciones respetar los principios
de accesibilidad y usabilidad de acuerdo con las normas establecidas al respecto, estndares abiertos y, en su
caso, aquellos otros que sean de uso generalizado por los ciudadanos.
Por otra parte, el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley
11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos, adems de regular
esta figura en sus artculos 3 al 9, determina especficamente en su Artculo 3.2 que las sedes electrnicas se
crearn mediante Orden del Ministro correspondiente o Resolucin del titular del Organismo Pblico, que
deber publicarse en el Boletn Oficial del Estado, determinando el contenido mnimo de esta norma aprobatoria. Un ejemplo de sede electrnica es la del Ministerio de Poltica Territorial, www.mpt.es. (Espaa).
Al respecto vase: http://www.uncitral.org/uncitral/es/about_us.html
Al respecto vase: http://www.boe.es/boe/dias/2007/06/23/pdfs/A27150-27166.pdf
En Espaa, la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos, cre
el concepto de sede electrnica, justificado por la necesidad de definir claramente la sede administrativa
electrnica con la que se establecen las relaciones, promoviendo un rgimen de identificacin, autenticacin,
contenido mnimo, proteccin jurdica, accesibilidad, disponibilidad y responsabilidad. La Ley de Rgimen
Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn eran facultativas.
Es decir, dejaban en manos de las propias Administraciones determinar si los ciudadanos iban a poder de
modo efectivo, o no, relacionarse por medios electrnicos con ellas, segn que stas quisieran adoptar los
instrumentos necesarios para esa comunicacin con la Administracin. La Ley cambia el trmino podrn por
debern y consagra la relacin con las Administraciones Pblicas por medios electrnicos como un derecho
de los ciudadanos y como una obligacin correlativa para tales Administraciones.
10
Algunas de estas iniciativas son, a modo de ejemplo, la Convocatoria Vive Digital Regional 590, en virtud de
la cual se busc crear un Banco de Proyectos Regionales de iniciativas innovadoras en TICs, que mediante
el desarrollo de actividades de ciencia, tecnologa e innovacin sirvieran como medio para dar soluciones a
problemas sociales y econmicos como desempleo, pobreza, poco acceso a servicios de salud o educacin,
prioritarios en los Planes de Desarrollo Regionales.
Captulo
Por consiguiente, las sedes electrnicas, que sustituyen a las

actuales oficinas virtuales, son un punto de acceso electrnico a aquellos servicios que requieran la autenticacin de
los ciudadanos o de la administracin, dotado de especiales
condiciones de identificacin, seguridad y responsabilidad que
garantizan una informacin veraz, actualizada y completa.
Mediante el dominio especfico reservado a las mismas
(.gov.co) y el certificado de sede queda asegurada su identificacin, de manera que el ciudadano tiene la certeza de
que se encuentra en un sitio de la administracin y de que
nadie ha realizado una suplantacin del mismo, as como
que las conexiones que se establezcan en las sedes electrnicas son seguras para salvaguardar la necesaria confidencialidad en los intercambios de datos que se realicen.
asignar un nmero de radicado y que a su vez sea enviado

al rea, dependencia o departamento responsable para su
oportuna respuesta. Dicho mensaje no requiere estar firmado digitalmente por su efecto ante terceros11.
Prueba de recepcin y envo de mensajes de datos por

la autoridad (Artculo 62)
Para efectos de demostrar el envo y la recepcin de comunicaciones, se aplicarn las siguientes reglas:
1. El mensaje de datos emitido por la autoridad para acusar recibo de una comunicacin, ser prueba tanto del
envo hecho por el interesado como de su recepcin
por la autoridad.
Recepcin de documentos electrnicos por parte de las

autoridades(Artculo 61)
2. Cuando fallen los medios electrnicos de la autoridad,

que impidan a las personas enviar sus escritos, peticiones o documentos, el remitente podr insistir en su
envo dentro de los tres (3) das siguientes, o remitir el
documento por otro medio dentro del mismo trmino, siempre y cuando exista constancia de los hechos
constitutivos de la falla en el servicio.
Para la recepcin de mensajes de datos dentro de una actuacin administrativa las autoridades debern:
1. Llevar un estricto control y relacin de los mensajes
recibidos en los sistemas de informacin incluyendo la
fecha y hora de recepcin.
2. Mantener la casilla del correo electrnico con capacidad suficiente y contar con las medidas adecuadas de
proteccin de la informacin.
3. Enviar un mensaje acusando el recibo de las comunicaciones entrantes indicando la fecha de la misma y el
nmero de radicado asignado.
Sesiones virtuales(Artculo 63)

Los comits, consejos, juntas y dems organismos colegiados en la organizacin interna de las autoridades, podrn
deliberar, votar y decidir en conferencia virtual, utilizando
los medios electrnicos idneos y dejando constancia de lo
actuado por ese mismo medio con los atributos de seguridad necesarios.
11
De lo anterior se tiene entonces que las entidades debern

llevar un control de los mensajes de datos recibidos, por
lo cual es necesario que la entidad disponga de una base
de datos para llevar tal control y asegurar la informacin,
para lo cual es necesario que se garanticen los atributos de
autenticidad, integridad y conservacin.
Disponer de un servidor con la suficiente capacidad que

permita recibir las solicitudes de los ciudadanos sin que se
vaya a presentar algn inconveniente en ese sentido.
Se deber enviar un mensaje de confirmacin de recepcin

con el nmero de radicado, de suerte que se deber implementar un sistema que permita recibir los documentos, y
Pgina 26
Ley 527 de 1999. ARTICULO 20. ACUSE DE RECIBO. Si al enviar o antes de enviar un mensaje de datos, el iniciador solicita o acuerda con el destinatario que se acuse recibo del mensaje de datos, pero no se ha acordado
entre stos una forma o mtodo determinado para efectuarlo, se podr acusar recibo mediante:
a) Toda comunicacin del destinatario, automatizada o no, o
b) Todo acto del destinatario que baste para indicar al iniciador que se ha recibido el mensaje de datos.
Si el iniciador ha solicitado o acordado con el destinatario que se acuse recibo del mensaje de datos, y expresamente aqul ha indicado que los efectos del mensaje de datos estarn condicionados a la recepcin de un acuse de recibo, se considerar que el mensaje de datos no ha sido enviado en tanto que no se haya recepcionado
el acuse de recibo.
ARTICULO 21. PRESUNCION DE RECEPCION DE UN MENSAJE DE DATOS. Cuando el iniciador recepcione acuse
recibo del destinatario, se presumir que ste ha recibido el mensaje de datos.
Esa presuncin no implicar que el mensaje de datos corresponda al mensaje recibido. Cuando en el acuse
de recibo se indique que el mensaje de datos recepcionado cumple con los requisitos tcnicos convenidos o
enunciados en alguna norma tcnica aplicable, se presumir que ello es as.
ARTICULO 22. EFECTOS JURIDICOS. Los artculos 20 y 21 nicamente rigen los efectos relacionados con el acuse
de recibo. Las consecuencias jurdicas del mensaje de datos se regirn conforme a las normas aplicables al acto
o negocio jurdico contenido en dicho mensaje de datos.
ARTICULO 23. TIEMPO DEL ENVIO DE UN MENSAJE DE DATOS. De no convenir otra cosa el iniciador y el destinatario, el mensaje de datos se tendr por expedido cuando ingrese en un sistema de informacin que no est
bajo control del iniciador o de la persona que envi el mensaje de datos en nombre de ste.
ARTICULO 24. TIEMPO DE LA RECEPCION DE UN MENSAJE DE DATOS. De no convenir otra cosa el iniciador y el
destinatario, el momento de la recepcin de un mensaje de datos se determinar como sigue:
a) Si el destinatario ha designado un sistema de informacin para la recepcin de mensaje de datos, la recepcin tendr lugar:
1. En el momento en que ingrese el mensaje de datos en el sistema de informacin designado; o
2. De enviarse el mensaje de datos a un sistema de informacin del destinatario que no sea el sistema de
informacin designado, en el momento en que el destinatario recupere el mensaje de datos;
b) Si el destinatario no ha designado un sistema de informacin, la recepcin tendr lugar cuando el mensaje
de datos ingrese a un sistema de informacin del destinatario.
Lo dispuesto en este Artculo ser aplicable aun cuando el sistema de informacin est ubicado en lugar
distinto de donde se tenga por recibido el mensaje de datos conforme al Artculo siguiente.
Pgina 27
No se debe esperar la expedicin de nuevos estndares y

protocolos para incorporar TIC, ya que es claro que Colombia cuenta estndares y protocolos como los anteriormente
mencionados, que deben observarse y que constituyen los
parmetros actuales a seguir, se reitera, en la incorporacin
de TIC en las entidades del Estado.
Deber de publicacin de los actos administrativos de

carcter general (Artculo 65)
Los atributos de seguridad necesarios son, para el video:

estampa cronolgica de tiempo y su conservacin en un
archivo confiable de mensajes de datos; para las actas, firma
digital, estampa cronolgica y conservacin en un archivo
confiable de mensajes de datos. Con esta seguridad, se
garantiza la autenticidad de las personas que suscriben el
acta y que las vincula con su contenido y la inalterabilidad
de dicho mensajes de datos.
Estndares y protocolos(Artculo 64)

El Gobierno Nacional establecer los estndares y protocolos que debern cumplir las autoridades para incorporar en
forma gradual la aplicacin de medios electrnicos en los
procedimientos administrativos.
Es muy importante que se tengan en cuenta los estndares
y protocolos de seguridad ya definidos y vigentes en Colombia, los cuales son parmetros de seguridad para la incorporacin de medios electrnicos en las entidades pblicas y
privadas, que son de obligatoria observancia para incorporar tecnologas de la informacin y la comunicacin, en los
trminos de la Ley 527 de 1999 que se cita en las leyes 594
de 2000, la Ley 962 de 2005, la Ley 1437 de 2011, el Decreto
0019 de 2012 y la directiva presidencial 04 de 2012. En ese
sentido, es claro que la incorporacin de polticas de cero
papel a travs del uso de tecnologas de la informacin y
la comunicacin es una obligacin que deben observar los
funcionarios pblicos en tanto se trata de una obligacin
legal en un asunto que est catalogado como una poltica
pblica.
En las publicaciones, citaciones, comunicaciones y notificaciones, se permite que las entidades de la administracin
central y descentralizada de los entes territoriales que no
cuenten con un rgano oficial de publicidad divulguen esos
actos mediante la fijacin de avisos, la distribucin de volantes, la insercin en otros medios, la publicacin en la pgina
electrnica o por bando, en tanto estos medios garanticen
amplia divulgacin. La misma consideracin aplica en las
decisiones que pongan trmino a una actuacin administrativa iniciada con una peticin de inters general.
Deber de notificacin de los actos administrativos de

carcter particular y concreto(Artculo 66)
Frente a los actos administrativos de carcter particular,
el Artculo indica que stos debern ser notificados en los
trminos establecidos en los artculos 67 y siguientes de la
Ley 1437 de 2011.
Notificacin personal(Artculo 67)
Indica el Artculo que las decisiones que pongan trmino a
una actuacin administrativa se notificarn12 personalmente
al interesado, a su representante o apoderado, o a la persona debidamente autorizada por el interesado para notificarse. En la diligencia de notificacin se entregar al interesado
copia ntegra, autntica y gratuita del acto administrativo,
con anotacin de la fecha y la hora, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben
interponerse y los plazos para hacerlo. El incumplimiento
de cualquiera de estos requisitos invalidar la notificacin.
La notificacin personal para dar cumplimiento a todas las
diligencias previstas tambin podr efectuarse mediante
una cualquiera de las siguientes modalidades:
12
En el pargrafo primero del Artculo 32 de la Ley 794 de 2003, por la cual se modifica el Cdigo de Procedimiento Civil, se seala que la notificacin por aviso en el caso de las personas jurdicas de derecho privado con
domicilio en Colombia podr darse a la direccin electrnica, firmada digitalmente.
Captulo
1. Por medio electrnico. Proceder siempre y cuando

el interesado acepte ser notificado de esta manera.
La administracin podr establecer este tipo de notificacin para determinados actos administrativos de
carcter masivo que tengan origen en convocatorias
pblicas. En la reglamentacin de la convocatoria impartir a los interesados las instrucciones pertinentes,
y establecer modalidades alternativas de notificacin
personal para quienes no cuenten con acceso al medio electrnico.
Queda claro que la notificacin personal puede llevarse a
cabo por medios electrnicos, con las siguientes condiciones:
Pgina 28
obtenerse del registro mercantil, para que comparezca a la

diligencia de notificacin personal. El envo de la citacin se
har dentro de los cinco (5) das siguientes a la expedicin
del acto, y de dicha diligencia se dejar constancia en el
expediente.
Cuando se desconozca la informacin sobre el destinatario
sealada en el inciso anterior, la citacin se publicar en la
pgina electrnica o en un lugar de acceso al pblico de la
respectiva entidad por el trmino de cinco (5) das.
De lo anterior queda claro lo siguiente:
Que haya una aceptacin expresa por parte del interesado.
La citacin de notificacin personal puede hacerse por

medios electrnicos a travs de diferentes direcciones
de correo electrnico.
Que se notifique el acto administrativo completo con

todos sus anexos, y que se garantice que su contenido
no ha sido alterado, as como se garantice la autenticidad, es decir, que no se tenga duda sobre quien suscribe el acto que se notifica por medios electrnicos.
Cuando el ciudadano manifieste su voluntad de

querer ser notificado a travs de uno o varios correos
electrnicos, deber informar tales direcciones y a
esas, solo a esas direcciones, deber enviar la administracin las notificaciones o los avisos de notificacin.
Si el interesado no ha manifestado su voluntad de
querer ser notificado a travs de una direccin de
correo electrnico, la administracin deber intentar
otras formas de notificacin, tales como el correo fsico
o un fax y de no lograrlo se podr enviar a diferentes
direcciones de correo electrnico que se presuman de
propiedad del ciudadano a notificar, incluyendo la reportada en la matricula mercantil si es persona natural
o al certificado de existencia y representacin legal si
es persona jurdica.
Notificacin por aviso(Artculo 69)
Citaciones para notificacin personal(Artculo 68)

Si no hay otro medio ms eficaz de informar al interesado,
se le enviar una citacin a la direccin, al nmero de fax o
al correo electrnico que figuren en el expediente o puedan
Si no pudiere hacerse la notificacin personal al cabo de los

cinco (5) das del envo de la citacin, esta se har por medio
de aviso que se remitir a la direccin, al nmero de fax o al
correo electrnico que figuren en el expediente o puedan
obtenerse del registro mercantil, acompaado de copia
ntegra del acto administrativo. El aviso deber indicar la
fecha y la del acto que se notifica, la autoridad que lo expidi, los recursos que legalmente proceden, las autoridades
ante quienes deben interponerse, los plazos respectivos y la
advertencia de que la notificacin se considerar surtida al
finalizar el da siguiente al de la entrega del aviso en el lugar
de destino.
Cuando se desconozca la informacin sobre el destinatario,

el aviso, con copia ntegra del acto administrativo, se publicar en la pgina electrnica y en todo caso en un lugar de
acceso al pblico de la respectiva entidad por el trmino de
cinco (5) das, con la advertencia de que la notificacin se
considerar surtida al finalizar el da siguiente al retiro del
aviso. En el expediente se dejar constancia de la remisin
o publicacin del aviso y de la fecha en que por este medio
quedar surtida la notificacin personal.
Para la notificacin a travs de la pgina electrnica, deben
seguirse los lineamientos referentes a la sede electrnica, es
decir que la referencia a pgina electrnica, es en realidad
a la sede electrnica, quedando claro que por una falta de
tcnica legislativa se introdujo la expresin pgina electrnica, queriendo referirse al concepto de sede electrnica, lo
cual puede generar confusin a menos que, por el contexto,
queda superada en el entendido que la referencia normativa ha debido ser el de sede electrnica y no la de pgina
electrnica.
Publicidad o notificacin a terceros de quienes se desconozca su domicilio (Artculo 73)
Cuando, a juicio de las autoridades, los actos administrativos

de carcter particular afecten en forma directa e inmediata
a terceros que no intervinieron en la actuacin y de quienes
se desconozca su domicilio, ordenarn publicar la parte
resolutiva en la pgina electrnica de la entidad y en un
medio masivo de comunicacin en el territorio donde sea
competente quien expidi las decisiones. En caso de ser conocido su domicilio se proceder a la notificacin personal.
Se permite que se publiquen actos administrativos de carcter particular que puedan afectar a terceros, en la pgina
electrnica, para lo cual aplica la explicacin dada anteriormente, esto es, que dicha publicacin se hace en la sede
electrnica de la entidad.
Pgina 29
Direccin electrnica para efectos de

notificaciones.(Artculo 197)
Las entidades pblicas de todos los niveles, las privadas
que cumplan funciones pblicas y el Ministerio Pblico que
acte ante esta jurisdiccin, deben tener un buzn de correo electrnico exclusivamente para recibir notificaciones
judiciales.
Este buzn al que se refiere el Artculo 197 es una direccin
de correo electrnico, asociada a una IP fija13, que debern
crear o habilitar para dicho efecto las entidades pblicas y
de la cual se debe cumplir con el requisito de notificacin
de actos de carcter general de conformidad con lo indicado por el Artculo 65 de la Ley 1437 atrs reseado. En este
sentido, se recomienda que mediante acto administrativo
debidamente motivado se indique cul es la direccin de
correo electrnico que se utilizar exclusivamente para
efectos de recibir notificaciones judiciales. Para los efectos
del CCA, se entendern como personales las notificaciones
surtidas a travs del buzn de correo electrnico.
El Artculo 205 sobre notificacin por medios electrnicos
dice que adems de los casos contemplados en los artculos
anteriores, se podrn notificar las providencias a travs de
medios electrnicos, a quien haya aceptado expresamente
este medio de notificacin, con lo cual se reitera la condicin sine qua non en virtud de la cual debe existir autorizacin previa y presencial prima facie14. Con lo cual debe
decirse que si se ha dado un proceso de registro15 previo, se
podr realizar dicha autorizacin de manera remota.
En este caso, la providencia a ser notificada se remitir por
el Secretario a la direccin electrnica registrada y para su
envo se debern utilizar los mecanismos que garanticen la
autenticidad e integridad del mensaje. Se presumir que el
destinatario ha recibido la notificacin cuando el iniciador
reciba acuse de recibo o se pueda por otro medio constatar el acceso del destinatario al mensaje. El Secretario har
constar este hecho en el expediente.
13
Una direccin IP es una etiqueta numrica que identifica, de manera lgica y jerrquica, a un interfaz (elemento de comunicacin/conexin) de un dispositivo (habitualmente una computadora) dentro de una red que
utilice el protocolo IP (Internet Protocol), que corresponde al nivel de red del protocolo TCP/IP. Dicho nmero
no se ha de confundir con la direccin MAC que es un identificador de 48bits para identificar de forma nica a
la tarjeta de red y no depende del protocolo de conexin utilizado ni de la red. Consultado el 22 de Agosto de
2012. 6:15pm. http://es.wikipedia.org/wiki/Direccin_IP
14
Locucin latina que significa A primera vista (de otras subsiguientes que puedan ocurrir y hacer cambiar de
opinin o parecer), que se agrega en el discurso antes de una opinin o comentario para aclarar implcitamente que no se quiere arriesgar una conclusin definitiva. Una traduccin ms exacta sera primera apariencia,
ya que literalmente prima es un la adjetivacin de primero, y facie significa rostro y por extensin aspecto
que presenta. OSSORIO, M., Diccionario de Ciencias Jurdicas, Polticas y Sociales, Ed. Heliasta, Ed. 27, Buenos
Aires, 2000, pg. 795.
15
El proceso de registro previo consiste en la plena identificacin del ciudadano por parte de una Autoridad de
Registro, que garantice y/o avale la identidad del ciudadano y que permite, su posterior identificacin remota
ante un sistema
Captulo
De lo anterior quedan claras las siguientes reglas:
presuncin de los actos administrativos18 depende, en

el mundo virtual, de la presuncin del Artculo 28, la
cual para efectos prcticos significa que el acto administrativo est firmado digitalmente y se le imponga
un sello de tiempo. La administracin debe garantizar
la idoneidad del documento electrnico (mensaje de
datos), esto es, que sea autntico, ntegro, y que pueda
consultarse en cualquier momento hasta su ltimo da
de conservacin, de conformidad con lo dispuesto en
las tablas de retencin documental de la Entidad19. La
firma digital, recordemos, dota al documento electrnico, de tales atributos.
1. La notificacin debe ser enviada a la direccin de correo electrnico que sea indicada por el interesado.
2. Se puede enviar a dicha direccin, tanto el aviso de
notificacin como el Acto Administrativo y los anexos
a notificar.
3. Se entender notificado el Acto Administrativo en
tanto el destinatario ingrese efectivamente al mensaje
de datos enviado, de lo cual deber quedar constancia
en sentido positivo o negativo en el expediente.
4. La notificacin se entender surtida cuando se d el
acuse de recibo por parte del destinatario y/o cuando el sistema genere un acuse de recibo automtico,
constancia que en cualquier caso debe constar en el
expediente.
Pgina 30
Procesos jurisdiccionales a travs de medios

electrnicos
5. Se deber garantizar la autenticidad y la integridad de

los actos a notificar por medios electrnicos, para lo
cual, necesariamente, y en concordancia con el Artculo 5716 de la Ley 1437 de 2011, tales actos se debern
firmar digitalmente y debern, adicionalmente, contar
con una estampa cronolgica de tiempo, la cual podr
imponerse a todos los folios o a las series documentales17 que conformen el expediente electrnico; este
sello de tiempo garantiza los extremos de conservacin temporal de los documentos por el tiempo que
exige la ley.
Cuando la norma indica que el acto administrativo
electrnico es vlido siempre y cuando se asegure la
autenticidad, integridad y disponibilidad del mismo
de acuerdo con la ley, est hacindose una referencia
directa al Artculo 28 la Ley 527 de 1999. Recordemos
que el Artculo 28 incorpora al ordenamiento jurdico una presuncin de derecho que indica que un
mensaje de datos que ha sido firmado digitalmente
se presume que el suscriptor de aquella tena la intencin de acreditar ese mensaje de datos y de ser
vinculado con el contenido del mismo. Esa presuncin
del Artculo 28 es un requisito de validez sine qua non
para el Acto Administrativo Electrnico, en tanto la
16
Artculo 57. Acto administrativo electrnico. Las autoridades, en el ejercicio de sus funciones, podrn emitir
vlidamente actos administrativos por medios electrnicos siempre y cuando se asegure su autenticidad,
integridad y disponibilidad de acuerdo con la ley.
17
El sello de tiempo o estampa cronolgica de tiempo debe ser impuesta a cada folio o las series documentales,
segn lo sealen los expertos en derecho y TICs, para garantizar los extremos de conservacin temporal que
exige la ley.
La Ley 1437 da un paso muy importante al habilitar la utilizacin de medios electrnicos en los procesos contenciosos
administrativos, con el objetivo de que en cinco (5) aos,
contados a partir de la vigencia de la Ley, esto es, a partir del
02 de Julio de 2012, se implementen los expedientes administrativos electrnicos.
18
Artculo 88. Presuncin de legalidad del acto administrativo. Los actos administrativos se presumen legales
mientras no hayan sido anulados por la Jurisdiccin de lo Contencioso Administrativo. Cuando fueren suspendidos, no podrn ejecutarse hasta tanto se resuelva definitivamente sobre su legalidad o se levante dicha
medida cautelar
19
El Artculo 205 de la Ley 1437 consagra la obligacin de conservarn las notificaciones realizadas electrnicamente, exigiendo que dichos registros estn disponibles para consulta permanente en lnea por cualquier
interesado.
Con este propsito los artculos 194 y 195 consagran que

la notificacin a las entidades pblicas, a personas privadas
que ejerzan funciones pblicas y a particulares que deban
estar inscritos en el registro mercantil, se realizar a travs
de mensajes de datos dirigido al buzn electrnico que se
disponga para el efecto, presumiendo razonablemente que
este tipo de entidades tienen plena disponibilidad para
acceder a estos servicios.
A su vez, para aprovechar estos recursos tecnolgicos desde
la perspectiva de la informacin, se dispuso en el Artculo
181 que todas las actuaciones judiciales que puedan surtirse en forma escrita, se podrn realizar a travs de medios
electrnicos, siempre y cuando estn rodeadas de las necesarias seguridades para garantizar su autenticidad, integridad, conservacin y posterior consulta y que las autoridades
judiciales cuenten con mecanismos que permitan acusar
recibo de la informacin. Esto obliga a que se lleven a cabo
desarrollos tecnolgicos que permitan utilizar adecuadamente estos avances con plena garanta para los usuarios
sobre la seguridad jurdica de estas actuaciones.
El trmite que debe surtir un proceso electrnico ante lo
contencioso administrativo es el siguiente:
1. Las entidades estatales20 deben iniciar procesos de
incorporacin de TIC, entre ellos el ms significativo,
adelantar el procedimiento administrativo electrnico.
2. Se debe implementar la sede electrnica en las entidades pblicas.
3. Se debe habilitar un buzn electrnico para notificaciones.
4. Se deber iniciar un proceso de digitalizacin con
carcter probatorio.
5. Se debe implementar el expediente electrnico y las
tablas de retencin documental de conformidad con
el Artculo 19 de la Ley 594 de 2000.
Las anteriores etapas, son la base de un proceso contencioso
administrativo electrnico, en tanto la jurisdiccin contenciosa
se debe a las actuaciones de las entidades estatales.
20

Artculo 2.- De la Definicin de Entidades, Servidores y Servicios Pblicos. Para los solos efectos de esta Ley:
1o. Se denominan entidades estatales:
a) La Nacin, las regiones, los departamentos, las provincias, el Distrito Capital y los distritos especiales, las
reas metropolitanas, las asociaciones de municipios, los territorios indgenas y los municipios; los establecimientos pblicos, las empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economa mixta en las
que el Estado tenga participacin superior al cincuenta por ciento (50%), as como las entidades descentralizadas indirectas y las dems personas jurdicas en las que exista dicha participacin pblica mayoritaria,
cualquiera sea la denominacin que ellas adopten, en todos los rdenes y niveles.
Pgina 31
Notificacin personal del auto admisorio y del mandamiento de pago a entidades pblicas, al Ministerio Pblico, a personas privadas que ejerzan funciones pblicas y a
particulares que deban estar inscritos en el registro mercantil(Artculo 199)
Este Artculo habilita la posibilidad de que el auto admisorio
de la demanda y el mandamiento de pago contra las entidades pblicas y las personas privadas que ejerzan funciones
propias del Estado, que se deben notificar personalmente a
sus representantes legales o a quienes estos hayan delegado la facultad de recibir notificaciones, o directamente a las
personas naturales, segn el caso, y al Ministerio Pblico, se
pueda realizar a travs de mensaje dirigido al buzn electrnico para notificaciones judiciales a que se refiere el Artculo
197 de la Ley 1437 de 2011.
De esta misma forma se deber notificar el auto admisorio
de la demanda a los particulares inscritos en el registro mercantil en la direccin electrnica por ellos dispuesta para
recibir notificaciones judiciales. El mensaje deber identificar la notificacin que se realiza y contener copia de la
providencia a notificar. Se presumir que el destinatario ha
recibido la notificacin cuando el iniciador recepcione acuse
de recibo o se pueda por otro medio constatar el acceso del
destinatario al mensaje. El Secretario har constar este hecho en el expediente. Este aspecto es muy importante para
determinar la efectividad y validez de la notificacin. Resulta
necesario que al momento de obtener la autorizacin y/o
manifestacin del ciudadano de querer recibir las notificaciones a una direccin de correo electrnico, se desarrolle
un sistema de notificacin que permita determinar el acuse
de recibo por parte del destinatario, lo cual se sugiere que
se delante de cualquiera de las siguientes formas:
1. Se realice la notificacin a travs de la Sede Electrnica, de manera que se enve al correo electrnico
dispuesto por el ciudadano el aviso de notificacin,
con instrucciones claras y precisas acerca de la forma
de acceder a la Sede Electrnica y notificarse all del
acto administrativo.
2. Se determine de manera previa, las instrucciones para
que el usuario active el acuse de recibo en su buzn
de correo electrnico, lo cual es viable con todos los
prestadores de servicios de correo existentes en el
mercado, tales como Gmail, Hotmail, Yahoo, Outlook,
entre otros.
Captulo
En este evento, las copias de la demanda y de sus anexos

quedarn en la Secretara a disposicin del notificado, y el
traslado o los trminos que conceda el auto notificado solo
comenzarn a correr tres (3) das despus de la notificacin.
Estos documentos pueden conservarse en medios electrnicos, lo que es lo aconsejable.
Los tipos de notificacin previstos para adelantarse por
medios electrnicos en el contencioso administrativo, son
los siguientes:
Citacin para la notificacin personal.
Pgina 32
Notificacin de las sentencias(Artculo 203)

Las sentencias se notificarn, dentro de los tres (3) das
siguientes a su fecha, mediante envo de su texto a travs de
mensaje al buzn electrnico para notificaciones judiciales.
En este caso, al expediente se anexar la constancia de recibo generada por el sistema de informacin, y se entender
surtida la notificacin en tal fecha. A quienes no se les deba
o pueda notificar por va electrnica, se les notificar por
medio de edicto en la forma prevista en el Artculo 323 del
Cdigo de Procedimiento Civil.
Una vez en firme la sentencia, se comunicar al obligado,
hacindole entrega de copia ntegra de la misma, para su
ejecucin y cumplimiento.
Notificacin por aviso.

Notificacin por estado.
Notificaciones por estado(Artculo 201)
Rgimen probatorio(Artculo 211)
Los autos no sujetos al requisito de la notificacin personal

se notificarn por medio de anotacin en estados electrnicos para consulta en lnea bajo la responsabilidad del Secretario. La insercin en el estado se har el da siguiente al de
la fecha del auto y en ella ha de constar:
En los procesos que se adelanten ante la Jurisdiccin de lo

Contencioso Administrativo, en lo que no est expresamente regulado en la Ley 1437 de 2011, se aplicarn en materia
probatoria las normas del Cdigo de Procedimiento Civil
(ahora del Cdigo General del Proceso CGP), con lo cual y
para los efectos de los mensajes de datos, se tiene que stos
tienen validez y fuerza probatoria y que, tratndose de mensaje de datos certificados o donde intervenga un tercero de
confianza como lo son las entidades de certificacin digital,
se presumir la legalidad de tales actos certificados, gozando los mismos de plena validez y de la ms alta valoracin
probatoria.
1. La identificacin del proceso.

2. Los nombres del demandante y el demandado.
3. La fecha del auto y el cuaderno en que se halla.
4. La fecha del estado y la firma del Secretario.
El estado se insertar en los medios informticos de la Rama
Judicial y permanecer all en calidad de medio notificador
durante el respectivo da.
De las notificaciones hechas por estado el Secretario dejar
certificacin con su firma al pie de la providencia notificada
y se enviar un mensaje de datos a quienes hayan suministrado su direccin electrnica.
De los estados que hayan sido fijados electrnicamente
se conservar un archivo disponible para la consulta permanente en lnea por cualquier interesado, por el trmino
mnimo de diez (10) aos.
Cada juzgado dispondr del nmero suficiente de equipos
electrnicos al acceso del pblico para la consulta de los
estados.
Actuaciones judiciales en el contencioso administrativo a

travs de medios electrnicos(Artculo 186)
Todas las actuaciones judiciales susceptibles de surtirse en
forma escrita se podrn realizar a travs de medios electrnicos, siempre y cuando en su envo y recepcin se garantice su autenticidad, integridad, conservacin y posterior
consulta, de conformidad con la ley. La autoridad judicial
deber contar con mecanismos que permitan acusar recibo
de la informacin recibida, a travs de este medio.
El Cdigo habilita que una actuacin judicial pueda valerse
de medios electrnicos para surtir sus diferentes etapas, en
ese sentido, se podr realizar por medios electrnicos, entre
otras, las siguientes actuaciones, teniendo en cuenta que en
todas ellas se deber garantizar su autenticidad, integridad
y conservacin segura:
Presentacin de la solicitud de conciliacin por medios electrnicos, firmada digitalmente.

Presentacin de la demanda y sus anexos.
Contestacin de la demanda y escrito de excepciones
previas.
Prctica de pruebas. Es importante tener claro que
los procesos siguen su curso normal y son posibles
todas las formas de pruebas previstas en el Cdigo de
Procedimiento Civil o CGP. Las pruebas, cualquiera de
ellas, termina plasmada en un papel, de suerte que
dicho documento podr elaborarse en medios electrnicos, como por ejemplo, en un documento PDF
firmado digitalmente por quienes tienen que suscribir
dicha acta, para el caso de inspecciones judiciales, o
cualquier otro mtodo electrnico que permita garantizar la autenticidad e integridad de la informacin
as como su conservacin en un archivo confiable de
mensajes de datos.
Memoriales y alegatos de conclusin, entre otros.
Pgina 33
Indica el pargrafo del Artculo 186 que la Sala Administrativa

del CSJ adoptar las medidas necesarias para que en un plazo
no mayor de cinco (5) aos, contados a partir de la vigencia del
presente Cdigo, sea implementado con todas las condiciones
tcnicas necesarias el expediente judicial electrnico, que consistir en un conjunto de documentos electrnicos correspondientes a las actuaciones judiciales que puedan adelantarse en
forma escrita dentro de un proceso.
Para lograr un expediente judicial electrnico, se requiere de una serie de actuaciones previas que hagan posible
tener un proceso contencioso administrativo electrnico
que se lleve en expedientes electrnicos. De esta manera
ser necesario que se adelanten por lo menos las siguientes
actuaciones:
1. Garantizar la autenticidad de los documentos que
conforman el expediente electrnico, desde la presentacin de la demanda.
2. Garantizar la integridad de los documentos que conforman el expediente electrnico.
3. Garantizar el no repudio de los actos administrativos
y en general de todos los documentos que se encuentren suscritos por un funcionario o por un ciudadano.
4. Garantizar el archivo confiable de los expedientes
electrnicos.
5. Desmaterializar los documentos que hayan llegado al
expediente en formato papel, garantizando los atributos de seguridad del documento desmaterializado.
Para implementar las seguridades correspondientes y
garantizar los atributos de seguridad jurdica y la presencia
de los equivalentes funcionales, segn lo hemos visto, se requiere seguir una metodologa clara y precisa para determinar el nivel de seguridad a implementar en los documentos
electrnicos, para garantizar as la presencia de los atributos
de seguridad jurdica y de los equivalentes de firma, original,
escrito, firma, conservacin y consulta, y darle al documento
pblico la presuncin de legalidad de que est revestido en
su formato fsico.
Finalmente, se precisa que ser admisible la utilizacin de
medios electrnicos para efectos probatorios, de conformidad con lo dispuesto en las normas que regulan la materia
y en concordancia con las disposiciones del Cdigo Contencioso Administrativo y las del Cdigo de Procedimiento Civil.
Captulo
Ley 1564, CGP

Sobre su parte general son pertinentes los siguientes comentarios:
El CGP actualiza el Cdigo de Procedimiento Civil que
se expidi en 1970 (Decretos 1400 y 2019 de 1970),
integrando convenientemente diversas normas que
se encuentran dispersas. Busca una armonizacin con
la Constitucin Nacional, en consecuencia establece
la tutela efectiva del derecho sustancial proscribiendo
cumplir exigencias o formalidades innecesarias, ratificando que el acceso a la administracin de justicia se
refleja en la entrada y salida a la jurisdiccin en busca
de solucin a la controversia planteada en una duracin razonable.
Regula las materias civil, comercial, de familia y agraria, ya sea ante Jueces o ante autoridades administrativas, y es referente para los procesos laborales, administrativos y de cualquier otra naturaleza. De ah que
se llame Cdigo General del Proceso.
Prima la oralidad, cambio fundamental de nuestra
tradicin escrita. La prueba ser practicada y valorada
en forma oral, con atencin a los principios de inmediacin, concentracin, contradiccin y publicidad.
Se eliminan los procesos ordinario y abreviado.
El nuevo proceso constar de 3 etapas (Se busca implantar el proceso por audiencias):
1. Una etapa inicial de demanda y contestacin esencialmente escrita;
2. Una etapa oral intermedia, de audiencia de conciliacin, saneamiento, interrogatorios de partes,
fijacin de hechos y decreto de pruebas.
3. Una etapa oral final de prctica de pruebas, alegaciones y sentencia.
Se establece un trmino para la duracin del proceso:
Un ao para la primera instancia y de 6 meses para la
segunda instancia.
Pgina 34
Incluye ejercicio de funciones jurisdiccionales por autoridades administrativas, como la Superintendencia

de Industria y Comercio (sobre asuntos de violacin a
los derechos de los consumidores); la Superintendencia Financiera sobre controversias que surjan entre
los consumidores financieros y las entidades vigiladas
relacionadas exclusivamente con la ejecucin y el
cumplimiento de las obligaciones contractuales; la Superintendencia de Sociedades en materia societaria; la
Direccin Nacional de Derechos de Autor, etc. pero les
permite ejercerlas gradualmente hasta tanto dispongan de los recursos tecnolgicos adecuados.
Dentro del desarrollo del principio de eficiencia y
oportunidad, se prev que las actuaciones judiciales se podrn realizar a travs de mensajes de datos,
inclusive la demanda, y se propone formar y gestionar
expedientes digitales y el litigio en lnea, para lo cual la
Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura deber adoptar las medidas necesarias. Consagra
dentro de los poderes de direccin del juez, la facultad
de exigir a las autoridades o particulares informacin
para identificar y ubicar los bienes del ejecutado.
Expedicin de copias sin auto que lo ordene y la posibilidad de que el Secretario certifique el estado del
proceso (desde Ley 1395 de 2010).
Establece control de legalidad para corregir y sanear
los vicios e irregularidades del proceso, evitando nulidades. Se consagr legalmente lo que la jurisprudencia ha reconocido como carga dinmica de la prueba.
Se toma la conducta de las partes como indicio.
Flexibiliza el procedimiento, por ejemplo se prev la
presentacin de la demanda en formatos, con menos
requisitos formales y se consagra una amplia presuncin de autenticidad de documentos y memoriales.
La carga de la prueba podr ser determinada por el
Juez, exigiendo probar determinado hecho a la parte
que se encuentre en una situacin ms favorable para
aportar las evidencias o esclarecer los hechos controvertidos.
En la tabla siguiente se presentan comentarios sobre algunos aspectos de detalle que podran ser aclarados a travs
de los reglamentos que expidan el Gobierno o el CSJ con el
propsito de asegurar la plena consistencia entre el CGP y
el resto del ordenamiento aplicable, y facilitar las interpretaciones de los operadores y usuarios de la justicia.
Pgina 35
Tabla No. 1 - Comentarios al articulado del CGP que incorpora TIC

Artculo del CGP
Comentario
49 Comunicacin del
Permite que dicha comunicacin pueda ser electrnombramiento, aceptacin del cargo y relevo del nica y no solamente a travs de telegrama.
auxiliar de justicia
Oportunidad Reglamentaria
Se podra incluir la siguiente aclaracin, consistente con el resto del ordenamiento aplicable: Se podr desarrollar la comunicacin a travs de medios
electrnicos, garantizando la autenticidad, integridad y disponibilidad de la
comunicacin, y el acuse de recibo por
parte del destinatario.
74 Poderes
Se debe establecer la posibilidad de que confieran

electrnicamente, en aplicacin del principio de
equivalencia funcional.
Se podra incluir la siguiente aclaracin, consistente con el resto del ordenamiento aplicable: Se podrn utilizar
medios electrnicos para estos efectos,
siempre y cuando se garantice la autenticidad, integridad y no repudio de
los intervinientes.
84 Pargrafo. Sobre
la demostracin de la
existencia y representacin legal de una persona
jurdica
El Artculo hace referencia en su pargrafo a la

posibilidad de imprimir los datos de existencia y
representacin legal de una persona jurdica directamente de una pgina web, y este es un mecanismo inseguro, pues el mensaje de datos puede ser
alterado y la impresin no permitira deducir las
propiedades del documento electrnico que confirmen su autenticidad e integridad. Un mensaje
de datos de conformidad con el Artculo 10 de la
Ley 527 solamente puede ser verificado en medios
electrnicos.
Para evitar inseguridad jurdica se

podra aclarar que los datos sobre
existencia y representacin jurdica
pueden ser proporcionados por las
entidades responsables de certificarlos
mediante comunicacin electrnica
con firma digital.
89 Presentacin de la
demanda
Se sugiere una la siguiente aclaracin,

consistente con el resto del ordenamiento aplicable: La presentacin de la
Se sugiere incluir una referencia a la aplicacin del
demanda se podr realizar por medios
principio de la equivalencia funcional, especficaelectrnicos, siempre y cuando se gamente al equivalente funcional del escrito y permi- ranticen los atributos de autenticidad,
tir su desarrollo por medios electrnicos (Art. 6 de la integridad y no repudio. Para estos
Ley 527).
efectos la demanda podr ser presentada por el apoderado a travs de firma
digital, y sus anexos debern ir firmados tambin digitalmente.
Captulo
Artculo del CGP
96 Contestacin de la
demanda
Comentario
De conformidad con lo anterior, debera posibilitarse el uso de medios electrnicos a efectos de la
realizacin de este acto de comunicacin procesal
y adicionalmente en el numeral 5 debe hacerse referencia a que la direccin electrnica de la que se
habla es realmente una direccin de correo electrnico y no una URL o pgina web.
En consonancia con lo dispuesto por el Pargrafo
del Artculo 6 de la Ley 962 y por la misma Ley 527
de 1999, se podra precisar la necesidad de satisfacer en el uso de medios electrnicos los atributos
de autenticidad, integridad y disponibilidad.
Estos atributos estn llamados a mitigar los riesgos propios de los medios electrnicos como son
103 Uso de medios elec- la suplantacin de identidad, la alteracin de los
mensajes de datos y el repudio de la informacin
trnicos
electrnica.
Una sugerencia a estos efectos es que incuso,
teniendo en cuenta el desarrollo de la Ley 794,
puedan definirse de manera independiente los diferentes actos de comunicacin procesal realizados
por medios electrnicos, por lo menos de manera
enunciativa.
105 Descripcin de
firmas digitales
Pgina 36
Se sugiere aclarar que las firmas digitales deben ser

emitidas por una entidad de certificacin digital autorizada para esos efectos por la Superintendencia
de Industria y Comercio.
En el numeral cuarto, sobre la grabacin, debe ha107 Audiencias y Litigios cerse una expresa referencia a la necesidad de que
ese mensaje de datos garantice su integridad.
Se sugiere aclarar el numeral 5, exponiendo que se trata de una direccin

de correo electrnico.
Se sugiere la inclusin de la siguiente

aclaracin, consistente con el resto
del ordenamiento aplicable: En el
desarrollo de actos de comunicacin
procesal por medios electrnicos debe
garantizarse los atributos de autenticidad, integridad y no repudio. Adicionalmente en aquellas comunicaciones
electrnicas donde se requiera certeza
de recepcin por parte del destinatario se deber garantizar el acuse de
recibo de la comunicacin y en esas
comunicaciones deber existir certeza
de la fecha y hora de realizacin de la
actuacin.

aclaracin, consistente con el resto del
ordenamiento aplicable: Las firmas
digitales, en cualquier caso, debern
ser emitidas por una entidad de certificacin digital autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Se sugiere incluir la siguiente aclaracin, consistente con el resto del

ordenamiento aplicable: Las grabaciones deben contar con mecanismos que
garanticen la integridad de los mensajes de datos.
Artculo del CGP
109 Presentacin de
Memoriales
Comentario
Se refiere a la presentacin de memoriales por

cualquier medio. Sin embargo cuando se trate de
medios electrnicos deben garantizarse los atributos de autenticidad, integridad y no repudio, para
mitigar los riesgos de la comunicacin electrnica.
Pgina 37
Se sugiere incluir la siguiente aclaracin, consistente con el resto del ordenamiento aplicable: En caso de utilizarse medios electrnicos al momento de
presentacin de memoriales, debern
satisfacerse la autenticidad, integridad
y no repudio del documento. Para
estos efectos la parte reconocida podr
utilizar firmas digitales.
111 Comunicaciones
Se hace referencia a cualquier medio. Pero tratndose de medios electrnicos, los artculos 20 y 21
de la Ley 527 de 1999 ya establecen la necesidad de
satisfacer el acuse de recibo del mensaje de datos
para efectos de determinar cundo una comunicacin electrnica es recibida por el respectivo destinatario.

aclaracin, consistente con el resto del
ordenamiento aplicable: Cuando se
trate de la utilizacin de medios electrnicos como correo electrnico, se
deber determinar el acuse de recibo
del respectivo mensaje de datos para
entender que efectivamente ste fue
recibido por el destinatario.
112 Copia de las actuaciones judiciales
Se debe establecer la hiptesis (Numeral 4) de que

la actuacin haya sido desarrollada por medios
electrnicos. En este caso debera establecerse claramente cul sera el procedimiento pues el original
seria electrnico y una eventual impresin sera una
copia simple del original que solo se puede verificar
como mensaje de datos (Arts. 10 y 11 de la Ley 527
de 1999).
Se debe incluir la siguiente aclaracin,

consistente con el resto del ordenamiento aplicable: Se permitir generar
copia de actuaciones por medios electrnicos, de modo que solo el original
se verifique electrnicamente.
122 - Expediente
No se hace ningn tipo de referencia especial al

concepto de expediente electrnico ni a su posibilidad de consulta. Adicionalmente cuando se hace
referencia al archivo y conservacin de mensajes de
datos debe existir una expresa remisin al Artculo
12 de la Ley 527 de 1999.
Se sugiere incluir la siguiente aclaracin, consistente con el resto del ordenamiento aplicable: Cuando el expediente sea electrnico o se encuentre
en medios magnticos, debern satisfacerse los requisitos del Artculo 12 de
la Ley 527 de 1999.
Debera integrarse la posibilidad de utilizar correo

electrnico para estos efectos, siempre y cuando se
garantice la autenticidad, la integridad y la disponibilidad.
Se sugiere incluir la siguiente aclaracin, consistente con el resto del

ordenamiento aplicable: Se permitir
utilizar correo electrnico para estos
efectos, siempre y cuando se garantice
la autenticidad, la integridad y la disponibilidad.
187 Testimonio
Captulo
Artculo del CGP
244 Documento Autentico
274 Cotejo de las firmas
291 Notificacin personal
292 Notificacin por

aviso
Pgina 38
Comentario
Los documentos en forma de mensaje de datos ya

tienen regulada su presuncin de autenticidad en
los artculos 7 y 28 de la Ley 527 de 1999. Es decir,
un documento electrnico en la normatividad colombiana se presume autntico siempre y cuando
incorpore firmas digitales por razones de seguridad tcnica y jurdica. Por lo tanto, la previsin del
ultimo inciso no solo resulta inconveniente, sino
insegura.
Se sugiere eliminar el inciso que describe la presuncin de autenticidad de

los documentos en firmas de mensajes
de datos, pues atenta contra el ordenamiento jurdico previo.
Debe establecerse claramente la posibilidad del

cotejo de firmas digitales.
Incluir la siguiente aclaracin, consistente con el resto del ordenamiento

aplicable: Se podr verificar una firma
digital de conformidad con lo ya previsto en el Artculo 28 de la Ley 527 de
1999.
Debe aclararse que cuando se posibilita el envo

de un mensaje de datos a efectos de comunicar la
necesidad de comparecencia en una notificacin
personal, este debe garantizar el acuse de recibo de
la comunicacin electrnica.
Se podra incluir la siguiente aclaracin, consistente con el resto del

ordenamiento aplicable: A efectos de
garantizar la recepcin de la comunicacin electrnica por parte del notificado, deber verificarse el acuse de
recibo de las comunicaciones. A estos
efectos ser necesario establecer la
disponibilidad del servicio de correo
electrnico certificado por parte de los
servicios postales nacionales.
Debe referirse al acuse de recibo en tratndose de

notificaciones electrnicas o realizadas por correo
electrnico
Se podra incluir la siguiente aclaracin, consistente con el resto del

ordenamiento aplicable: A efectos de
garantizar la recepcin de la comunicacin electrnica por parte del notificado, deber verificarse el acuse de
recibo de las comunicaciones. A estos
efectos ser necesario establecer la
disponibilidad del servicio de correo
electrnico certificado por parte de los
servicios postales nacionales.
Artculo del CGP
399 Proceso monitorio
Proceso Ejecutivo
Pgina 39
Comentario
Se debera reconocer la posibilidad de que la deuda

se encuentre contenida en un mensaje de datos.
Se podra incluir la siguiente aclaracin, consistente con el resto del ordenamiento aplicable: Podrn ejecutarse
deudas reconocidas en mensajes de
datos una vez verificada su autenticidad, integridad y no repudio por parte
de la autoridad judicial.
Debe hacerse especfica referencia, en aplicacin

del principio de equivalencia funcional, a la posibilidad de que existan ttulos valores electrnicos y
que estos se puedan ejecutar una vez verificada su
autenticidad, integridad y no repudio por parte de
la autoridad judicial.
En normativa separada, deber preverse especialmente la forma en la que se ha garantizado la
seguridad jurdica en la emisin del ttulo, como la
seguridad en la circulacin del mismo.
Se podra incluir la siguiente aclaracin, consistente con el resto del ordenamiento aplicable: Podrn ejecutarse
ttulos valores electrnicos una vez
verificada su autenticidad, integridad
y no repudio por parte de la autoridad
judicial.
Captulo
Anexos
Pgina 40
ANEXOS
Pgina 41
Anexos
Anexo 1
ante la Rama Judicial sin que resulte admisible su

rechazo;
Resumen de la evolucin normativa sobre TIC para la

Administracin de Justicia anterior al CGP
Ley 270 de 1996 (Sentencia C-037 del 5 de febrero de
1996)
Fuente legal principal de la autonoma de la Rama
Judicial;
Facilita de manera directa los mecanismos para reglamentar la utilizacin de las TIC en beneficio de la Rama
Judicial;
Proporciona la autorizacin general siempre vigente al
CSJ para:
Propender por la incorporacin de tecnologa de
avanzada al servicio de la Administracin de Justicia.
Regular los trmites judiciales y administrativos
que se adelanten en los despachos judiciales, en los
aspectos no previstos por el legislador.
Reiterado por la Corte Constitucional en Sentencia
C-037 al decir que el CSJ necesita expedir el reglamento para el uso de los medios tecnolgicos, garantizando el ejercicio del derecho a la intimidad y a la
reserva de los datos personales y confidenciales que
por una u otra razn pudiesen ser de conocimiento
pblico;
La autorizacin no permite la modificacin o afectacin de garantas pblicas de acceso a la justicia, debido proceso, defensa. Es estrictamente administrativa.
Ley 527 de 1999 (Decreto Reglamentario 1747 de 2000)
Originada en la Ley Uniforme de CNUDMI (1996);
De aplicacin general a todos los campos del derecho,
establece el principio general de validez del documento y firma electrnicos y su equivalencia absoluta con
los medios impresos tradicionales;
Por si sola proporciona suficientes normas para autorizar hoy a cualquier particular el promover una accin
Entroniz una regla de interpretacin (la equivalencia

funcional) que busca eliminar la necesidad de estatutos electrnicos especiales para cada actividad o
procedimiento reglado;
Si bien entre particulares tiene un uso extendido, su
desarrollo en las diligencias administrativas y judiciales ha estado condicionado a la efectiva apropiacin
de sus conceptos por parte de las Ramas del Poder
Pblico;
Describe detalladamente la utilizacin de firmas
digitales (cuyo uso implica presuncin de autenticidad y participacin de gestor de confianza pblica en
cabeza de una entidad de certificacin), condiciones
para el archivo seguro de documentos electrnicos, y
el empleo de Estampado Cronolgico (o sello invariable del momento de envo o recibo de un mensaje de
datos que puede aplicar la hora legal de la repblica
de Colombia).
Ley 794 de 2003. - Introdujo reglas especficas dentro del
proceso civil para eliminar la incertidumbre de prcticas
ya en uso por algunos despachos judiciales, fijando los
principios generales para:
Notificaciones (la notificacin por aviso es posible a la
direccin electrnica registrada en Cmara de Comercio con firma digital de funcionario judicial. Hubo
autorizacin al CSJ para expedir el acuerdo de uso de
firmas digitales).
Intercambio de Despachos y Oficios (pueden ser
utilizados por los despachos que cuenten con medios
tcnicos, segn los trminos que acuerde el Consejo
Superior de la Judicatura).
Nombramiento de Auxiliares de la Justicia (puede
efectuarse por cualquier medio que resulte expedito,
siempre que quede constancia en el expediente).
Comunicacin de embargos (puede efectuarse por
va electrnica, dejndose constancia de los mismos,
impone obligacin a los destinatarios de revisin peridica del medio empleado para la comunicacin).
Presentacin de Memoriales (puede efectuarse por
cualquier medio tcnico, siempre que tenga autenticacin, segn los trminos que acuerde el Consejo
Superior de la Judicatura).
Captulo
Pgina 42
Anexos
Anexo 2
Panorama General de la Ley 527 de 1999
Uno de los principales obstculos para el desarrollo de los
medios electrnicos lo constituye la inseguridad que genera el uso de las nuevas tecnologas frente al marco jurdico
existente. Los partcipes en una operacin de comercio
electrnico deben tener la confianza suficiente de que todas
las operaciones que van a realizar tienen valor jurdico.
Buscando otorgar al sector empresarial del pas esa seguridad, se expidi la Ley 527 de 1999 llamada Ley de Comercio
Electrnico1.
El objetivo central de la Ley es otorgar pleno valor probatorio a los mensajes de datos, como denomina la Ley a la informacin digital. Hoy en da no se le pueden negar efectos
jurdicos, validez o fuerza obligatoria a informacin alguna
por el solo hecho de estar en forma de mensajes de datos.
La informacin que se encuentra almacenada en un formato
digital tiene el mismo valor jurdico que la informacin que
se consigna en hojas de papel o en cualquier otro soporte
escrito2. Es importante recordar el mbito de aplicacin de
la ley:
ARTCULO 1o. MBITO DE APLICACIN. La presente Ley ser aplicable a todo tipo de informacin en forma de mensaje de datos, salvo en los
siguientes casos: a) En las obligaciones contradas
por el Estado colombiano en virtud de convenios
o tratados internacionales; b) En las advertencias
escritas que por disposicin legal deban ir necesariamente impresas en cierto tipo de productos en
razn al riesgo que implica su comercializacin,
uso o consumo.
De la redaccin de este Artculo se desprende fcilmente
que la Ley 527 es una Ley de aplicacin general. El Artculo
establece que se aplica a todo tipo de informacin que se
encuentra en forma de mensajes de datos, estableciendo
solamente dos excepciones: obligaciones pactadas en trata1
Ver: RINCON CARDENAS ERICK, ltimos retos para el Derecho privado: Las nuevas
tecnologas de la informacin, en Revista Estudios Socio Jurdicos; Facultad de
Jurisprudencia Grupo de Investigaciones socio jurdicas Carlos Holgun Holgun,
Bogot, Noviembre de 2004.
Para profundizar en este tema ver: RINCON CARDENAS Erick Manual de Derecho del
Comercio electrnico y de Internet, Editorial Universidad del Rosario, Bogot D.C.,
2006.
dos internacionales y las advertencias escritas que deben ir

impresas en los productos para cumplir con los objetivos de
proteccin al consumidor. Las excepciones son obvias y bastante razonables, pero lo importante de destacar es que son
restrictivas. La Ley 527 de 1999 pretendi cerrar el problema
del uso de medios electrnicos como medio de prueba para
cualquier tipo de transaccin, contrato, actuacin, operacin o similar.
La Ley consta de cuatro partes principales, que se pueden
resumir como sigue:
Primera Parte o Parte General: Definicin de conceptos
bsicos usados en la ley, dentro de los que cabe destacar los
de mensaje de datos, comercio electrnico, firma digital, y
entidad de certificacin. A continuacin se establecen los
principios bsicos que rigen el uso de medios electrnicos,
los cuales se pueden describir como sigue:
La Ley se aplica de manera general a todo tipo de
relaciones jurdicas, y no solo a relaciones jurdicas
comerciales. Por ejemplo, se aplica a las relaciones
jurdicas entre los particulares y el Estado, incluyendo
los trmites ante autoridades pblicas.
Si un mensaje de datos cumple con los mismos objetivos y tiene las mismas funciones que un medio tradicional o fsico de transmisin de informacin, dicho
mensaje tendr las mismas consecuencias jurdicas
que el medio tradicional al que reemplaza. Este principio se conoce en la doctrina como el Principio del
Equivalente Funcional, y existen cuatro manifestaciones expresas del mismo en la ley: escrito, original, firma y archivo. Se reconoce expresamente la posibilidad
de que los documentos se firmen digitalmente.
Se deja a la libertad contractual la posibilidad de
establecer las reglas que rijan la comunicacin de los
mensajes de datos entre las partes. No obstante, se
establecen reglas supletivas para determinar cundo
un mensaje de datos ha sido enviado o recibido, y cul
es su contenido.
Segunda Parte: Se reconoce la posibilidad de utilizar medios electrnicos en materia de transporte de mercancas.
Tercera Parte: Se le reconoce un valor jurdico especial a la firma digital, que es aquella que utiliza la Infraestructura de Llave
Pblica para su generacin y que basa su confiabilidad en las
certificaciones que expiden las Entidades de Certificacin.
Pgina 43
Anexos
Estas entidades tienen las siguientes particularidades:

Deben tener la capacidad tcnica y financiera para
prestar los servicios de certificacin digital.
Sus administradores no pueden ser personas que
hayan sido condenadas a pena privativa de la libertad, excepto por delitos polticos o culposos; o que
hayan sido suspendidas en el ejercicio de su profesin por falta grave contra la tica o hayan sido
excluidas de aqulla.
Necesitan autorizacin previa para prestar los servicios de certificacin digital que se relacionen con
las firmas digitales.
En lo concerniente a la actividad de certificacin
digital son vigiladas por la Superintendencia de
Industria y Comercio.
Si son entidades extranjeras sus certificados digitales deben estar respaldados por una entidad de
certificacin nacional.
Cuarta Parte: Establece que stas normas deben interpretarse sin perjuicio de las normas existentes en materia de
proteccin al consumidor.
Pgina 44
Perfil del Autor
Perfil del autor

Erick Rincn Crdenas
Abogado de la Universidad del Rosario. Especialista en Derecho Financiero y Derecho Contractual de la misma Universidad.
Diplomado Internacional en Comercio Electrnico de la Universidad Externado de Colombia. Con Maestra en Derecho Mercantil de la Universidad Alfonso X de Espaa. Candidato a Doctor en Derecho de la Universidad Europea de Madrid. Realiz
Prctica Jurdica en la Corte Suprema de Justicia. Fue Secretario del Subcomit de Comercio Electrnico de la Cmara de
Comercio Internacional de Pars. Fue Director de Carrera de la Facultad de Jurisprudencia de la Universidad del Rosario. Ex
Asesor de la Vicepresidencia Jurdica de la Cmara de Comercio de Bogot. En la actualidad es Gerente General de Certicmara S.A., y Director de la Especializacin en Derecho y Tecnologa de la Universidad del Rosario.
Bogot - Colombia 2013

www.colombiadigital.net

Tecnologia - y Administracion de Justicia en Colombia PDF

Transféré par

Informations du document

Titre original

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Tecnologia - y Administracion de Justicia en Colombia PDF

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Tecnologa y

Instrumentos jurdicos habilitantes

Normatividad que incorpor TIC a la actividad

El principio de equivalencia funcional y su aplicacin en

Marco jurdico vigente para la utilizacin de

Nuevo cdigo contencioso administrativo, ley 1437 de

Normatividad que incorpor TIC a

La misma Ley 527 describe detalladamente la utilizacin

Corporacin Colombia Digital - Certicmara

Estas reglas, que representan una aplicacin expresa de la

Adicionalmente se aplica lo normado en el acuerdo

Con ese propsito, el 2 de marzo de 2006 el CSJ expidi

Se definen los actos de comunicacin procesal, como

Corporacin Colombia Digital - Certicmara

caciones personales realizadas en las actuaciones y

el documento fsico y conforme a lo establecido en la

Corporacin Colombia Digital - Certicmara

Define firma digital como un valor numrico que se

Se define certificado digital como el mensaje de datos

Corporacin Colombia Digital - Certicmara

El Proyecto de Ley, al igual de la Ley Modelo [de la

adopt el criterio flexible de equivalente funcional, el cual

Artculos 7, 8 y 9 de la Ley 527 de 1999.

Corporacin Colombia Digital - Certicmara

ha conservado la integridad de la informacin, a partir del

En este sentido, la Ley se encarga de regular igualmente la

Corporacin Colombia Digital - Certicmara

para las transacciones jurdicas. El criterio del equivalente

No puede dejar de resaltarse la importancia de esto. La Ley

estos casos13. No se requerira, por tanto, de que una norma

Esta conclusin se confirma cuando se recuerda el mbito

Artculo 1o. mbito de aplicacin. La presente

ANDERBERG, History of the Internet and Web . Disponible en http://www.dsu.edu/anderbea/history

Corporacin Colombia Digital - Certicmara

tados internacionales y las advertencias escritas que deben

La Firma Electrnica y la Firma

La confiabilidad y apropiabilidad son dos caractersticas

Corporacin Colombia Digital - Certicmara

de sus especies ms destacadas, esto es la firma digital.

El Decreto 2364 de 2012 establece la reglamentacin del

1. Se definen los criterios de confiabilidad y apropiabilidad en el uso de los mecanismos de autenticacin. La

la necesidad de contar con auditorias tcnicas o la

3. Se establece el uso de la firma electrnica mediante

Corporacin Colombia Digital - Certicmara

MARCO JURDICO VIGENTE PARA LA UTILIZACIN DE LOS

Nuevo Cdigo Contencioso

1. Por disposicin legal (Artculo Ley 1437 de 2011).

Corporacin Colombia Digital - Certicmara

nistrativo que decide el caso, as como las notificaciones, la

de 2012, dirigida a las Entidades pertenecientes a la Rama

Corporacin Colombia Digital - Certicmara

Derechos de las personas ante las autoridades

Corporacin Colombia Digital - Certicmara

El Artculo 8 refiere el deber de informacin al pblico por

particular se deber asegurar la autenticidad e integridad de

Procedimientos administrativos, trmite de la

Procedimiento y trmites administrativos electrnicos

Sesiones virtuales (Artculo

En lo que tiene que ver con los medios electrnicos, lo

Expediente electrnico (Artculo 59).

Corporacin Colombia Digital - Certicmara

En el Artculo 37 se establece que cuando en una actuacin

Utilizacin de medios electrnicos en el procedimiento