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Tema 01: Administracin del proceso de Entrenamiento


Entrenamiento es el acto de proporcionar medios que permitan el aprendizaje en un
sentido positivo y beneficioso para que los individuos de una empresa puedan
desarrollar de manera ms rpida sus conocimientos, aptitudes y habilidades;
otorgando beneficios tales como:

Preparar personal para la ejecucin inmediata de las diversas tareas peculiares de la organizacin.
Proporcionar al personal oportunidades para el continuo desarrollo en sus cargos actuales, como en
otras funciones para las cuales la persona puede ser considerada.
Cambiar la actitud de las personas, para crear un clima ms satisfactorio entre empleados, aumentar
la motivacin y hacerlos ms receptivos a las tcnicas de supervisin y gerencia.
El entrenamiento asegura la ejecucin satisfactoria del trabajo, e igualmente
constituye una herramienta para los cambios originados por nuevas
tecnologas, tambin permite al personal de la empresa desempear sus
actividades con el nivel de eficiencia requerido por sus puestos de trabajo, lo
que consecuentemente, contribuye a su autorrealizacin y al logro de los
objetivos organizacionales; como beneficios especficos para la organizacin.

El entrenamiento ofrece:
1. Mejorar los sistemas y mtodos de trabajo
2. Mejorar el proceso de comunicacin en la empresa
3. Reducir los rechazos y desperdicios en la produccin
y/o servicios
4. Disminuir ausencias y rotacin de personal
5. Reducir costos por mantenimiento de las
maquinarias, equipos, etc.
6. Reducir el tiempo de aprendizaje
7. Aminorar la carga de trabajo de los jefes
8. Reducir los costos para trabajos extraordinarios
9. Reducir los accidentes de trabajo.
El proceso de entrenamiento debe ser administrado para que las personas contribuyan de la mejor manera
al logro de los objetivos. Por ello, debe aplicar los principios de la administracin: planeacin, ejecucin y
control. Alrededor de estos principios se encuentran las etapas del proceso de Entrenamiento.
El proceso de entrenamiento comienza con el diagnstico o deteccin de las necesidades de entrenamiento
que tiene la empresa. Lo curioso es que muchas empresas consideran esta etapa como una prdida de
tiempo y recursos, de manera que suelen obviarla para luego reclamar porqu no se obtienen resultados
positivos.

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A partir de este diagnstico y el planteamiento de objetivos se disea un programa


de entrenamiento y se ejecuta. Finalmente se realiza una evaluacin, que puede ser
a diferentes niveles cono veremos ms adelante, y se verifican los resultados.

En tal sentido las cuatro etapas son:


Diagnstico o deteccin de necesidades.
Diseo del programa de entrenamiento.
Implementacin: es la aplicacin y conduccin del programa de entrenamiento.
Evaluacin: es la verificacin de los resultados del entrenamiento.

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Tema 02: Diagnstico y Deteccin de Necesidades


La identificacin de las necesidades para entrenar es un paso previo al diseo y
a la puesta en marcha de cualquier programa de formacin. No existe un
procedimiento nico para hacer un diagnstico de necesidades y cada empresa
tiene sus propias exigencias y caractersticas por lo que debe verificarse qu
combinacin de procedimientos resulta ms conveniente. Lo importante es
seguir cada indicacin y comprobar cada fragmento de informacin en la
medida de lo posible antes de sacar cualquier conclusin. Slo as se tendr la
seguridad de que la informacin obtenida es evidencia sobre la cual puede
cimentarse una estrategia de entrenamiento.
Es importante considerar la forma en que se aplica el diagnstico de necesidades de entrenamiento, si se
va a realizar con todo el personal, por reas, con grupos objetivos, grupos
representativos, grupos crticos; esto depender de la poltica de la empresa o de las
necesidades pre-existentes. El rea de Recursos Humanos debe permanecer alerta a
los tipos de entrenamiento que requiere el personal de su empresa, cundo se
necesitan, quin los precisa y qu mtodo sera el indicado para proporcionar a los
trabajadores el conocimiento, habilidades y capacidades necesarias.

Pretendiendo con este anlisis, por una parte, identificar las habilidades especficas para el desempeo de
trabajo necesarias para mejorar o aumentar la productividad laboral; por otra, analizar al pblico objetivo
al que se dirigir los esfuerzos de formacin, para finalmente con estos anlisis desarrollar objetivos
mensurables de los conocimientos y habilidades que permitan su posterior control y evaluacin.
En general, tenemos que seguir un procedimiento de 3 pasos:
La recopilacin de datos.
La investigacin.
El Anlisis.
La recopilacin de datos:
Esta etapa comprende la revisin regular de los datos vitales de la organizacin. Solicite a quien
corresponda que le hagan llegar automticamente los documentos que resumen el estado de la
organizacin conforme se vaya disponiendo de ellos. Con esto tendr una imagen actualizada de lo que
ocurre en la organizacin y observar las reas de problemas de desempeo y oportunidades de
entrenamiento.
Es de importancia mantener buenas relaciones y contactos informales con diferentes personas de la
organizacin. Esto le permitir estar actualizado con las actitudes y sentimientos de los trabajadores hacia
su trabajo y la empresa, aunque las apreciaciones sean subjetivas.
Pueden utilizarse diferentes formatos para manejar la informacin que se va recopilando. Aqu
tenemos algunos ejemplos:

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Investigacin:
Iniciar una investigacin al sospechar sobre alguna deficiencia de desempeo, si la gerencia le solicita
capacitacin o si la gerencia cree que pueda ser necesario.
La investigacin tendr por objetivo reunir datos especficos y detallados del rea pertinente.
Existen muchas tcnicas como por ejemplo:
Observacin personal o a travs de grabaciones.
Entrevistas: individuales y grupales.
Discusiones dirigidas.
Dinmicas con grupos crticos.
Cuestionarios, listas de comprobacin, escalas de clasificacin.
Registros de actividades.
Evaluaciones de desempeo.
Estudios de la organizacin: de Clima Organizacional.
Pruebas psicolgicas.
Anlisis
Comprende el examen riguroso de los datos de entrada para eliminar la
informacin que no es vlida, para agrupar y resumir todos los datos,
formular las conclusiones lgicas y la preparacin de un documento
escrito. Para conocer las necesidades de formacin es necesario analizar
tres niveles:
La organizacin.
Las tareas.

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Las personas.
ANLISIS DE LA ORGANIZACIN:
El primer paso consiste en identificar las fuerzas generales que pueden influir en las necesidades de
capacitacin. Debe examinarse la cultura empresarial: misin, visin, valores y los objetivos estratgicos
de la empresa para que el entrenamiento est orientado hacia el cumplimiento de estos aspectos. La idea
principal del anlisis a nivel de la organizacin es detectar las necesidades de formacin para toda la
empresa en su conjunto y las actuaciones de apoyo para ello, es decir analizar los recursos disponibles.
El anlisis de la organizacin es la observacin del entorno, las estrategias y los recursos de la
organizacin para definir reas en las cuales debe enfatizarse la capacitacin.
Variables adicionales que inciden sobre las necesidades de
entrenamiento de personal:
Polticas econmicas y pblicas: por ejemplo, entrenamientos en
polticas medioambientales.
Iniciativas estratgicas de la organizacin: si la empresa ha
pasado por una fusin o reciente adquisicin es preciso que sus
trabajadores se adapten a sus nuevos roles y responsabilidades.
Cambios tecnolgicos: Cuando la empresa ha adquirido nuevas tecnologas, el entrenamiento de sus
trabajadores es vital para mantener y superar su produccin.
Reingeniera: la reestructuracin de la organizacin, los recortes de personal son procesos que
deben ser acompaados de procesos de capacitacin.
El empowerment o cesin de autoridad y el tan anhelado trabajo en equipo requiere de capacitacin
inmediata.
Como respuesta a un entorno socio econmico cambiante del pas.
El anlisis de la organizacin supone tambin estudiar los recursos de los cuales se disponen: recursos
tecnolgicos, financieros y humanos. Aunque suene contradictorio, la importancia del entrenamiento del
personal de una empresa es cada vez ms apreciado, pero es tambin el primer procedimiento que se
recorta cuando hay reduccin de los presupuestos, de all la importancia de un anlisis riguroso de las
necesidades.
ANLISIS DE LAS TAREAS:
Este anlisis hace necesario revisar la descripcin y especificaciones del
puesto para identificar las actividades que realiza. Este anlisis
proporciona la informacin bsica que contienen las descripciones de los
puestos de trabajo, las habilidades necesarias para realizar estas tareas y
el nivel de rendimiento mnimo aceptable.

Pasos:
Enumerar las tareas u obligaciones del puesto.
Enunciar los pasos que da cada empleado para realizar la tarea.
Una vez desmenuzado el puesto:
Determinarse el tipo de desempeo que se requiere.
Por ejemplo: en la tarea de tomar una radiografa de pecho, un radilogo coloca de manera correcta al
paciente manipulacin le da instrucciones especiales comunicacin verbal y comprueba la distancia
adecuada entre el tubo de rayos X y el paciente discriminacin.
Es posible realizar el anlisis a travs de lo obtenido a travs de:
Observacin.

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Entrevista a los empleados ms capacitados.


Revisando las descripciones de los puestos.
No es un anlisis de puestos, aunque es semejante, es ms bien una evaluacin de competencias que se
enfoca en los conjuntos de habilidades y conocimientos que necesitan los empleados para tener xito. Los
anlisis en base a la evaluacin de competencias es ms flexible que la descripcin de puestos. El anlisis
de tareas es importante para decidir el plan de entrenamiento. Frente a cada listado de tareas debemos
responder lo siguiente:
La frecuencia de cada tarea.
La importancia de la tarea para la organizacin.
La dificultad para aprender la tarea
Los programas de entrenamiento estarn dirigidos hacia las tareas ms frecuentes, importantes y difciles
de aprender.
ANLISIS DEL PERSONAL A CAPACITAR
Requiere que se determine qu empleados necesitan entrenamiento y qu tipo de entrenamiento ser el
ms adecuado. Sirve para que la empresa no enve a entrenamiento a todo su personal si no es necesario.
Puede usarse la evaluacin de desempeo realizada al personal, como base para el anlisis de las personas
y contrastar los resultados del desempeo real del trabajador con las habilidades mnimas requeridas.
Adems, es necesario determinar si las habilidades o capacidades que
necesita la persona desarrollar son reiteradas a corto plazo o a largo plazo
los programas para necesidades reiteradas se otorgan con regularidad como
puede ser un programa de introduccin para cada nuevo empleado. A
menudo los empleados nuevos no conocen la cultura, normas y formas
propias de hacer las cosas en la organizacin. Una tcnica que se emplea
para recoger informacin para el anlisis de las necesidades de las personas
es la autoevaluacin. Esta estrategia da lugar a que cada trabajador haga
una evaluacin de sus necesidades de formacin para su puesto actual. Es
una forma de conocer las inquietudes e intereses de cada trabajador, sin embargo mantiene un alto grado
de subjetividad, por lo que debe usarse ms bien como complemento de la evaluacin del desempeo para
mejorar la validez del diagnstico.
Formulacin de objetivos
El objetivo es la definicin clara del resultado que se espera de una actividad. Los objetivos del
entrenamiento provienen directamente del diagnstico de las necesidades de entrenamiento. Cualquier
tarea est compuesta por una serie de conductas y describiendo esas conductas comenzamos a llegar a los
enunciados o descripcin de conductas terminales. La enunciacin de una conducta terminal es la base de
un objetivo para el entrenamiento hacia el cual se va a dirigir el entrenamiento. As los objetivos indicarn
que se debe continuar con el entrenamiento hasta que el participante pueda ejecutar las conductas
satisfactoriamente.
Redaccin de los objetivos-.
Deben considerarse los tres elementos constitutivos de un objetivo, a saber:
Un enunciado de la conducta objetiva.
Un enunciado del nivel de ejecucin que se espera consiga el
participante.
Un enunciado de las condiciones bajo las cuales se espera que el
participante ejecute la conducta.

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Tema 03: Diseo e Implementacin del Programa de


Entrenamiento
Una vez obtenida la informacin sobre las necesidades de capacitacin y establecidos los objetivos a
lograr el siguiente paso es disear el programa y ejecutarlo.
En estos momentos hay que hacer explcito algunos temas como:
Tipo de formacin.
Participantes.
Mtodos y medios a utilizar.
Grado de aprendizaje que se desea alcanzar
Quin va a realizar el entrenamiento propiamente dicho y dnde se realizar.
Duracin, frecuencia y horarios.
Tipo de formacin:
Existen diferentes clasificaciones sobre los tipos de formacin o entrenamiento. Debemos especificar
segn nuestro diagnstico de necesidades.

Participantes.
Aqu debe tomarse la decisin sobre qu empleados van a
participar en el programa de entrenamiento, cuntas personas
van a formarse simultneamente.
Quin va a realizar el entrenamiento propiamente dicho.
Los programas pueden ser impartido por una o varias
personas, que pueden ser parte de la organizacin o no, lo que
depender de las necesidades que se tengan que cubrir la
eleccin del formador o facilitador depender muchas veces de dnde se lleve a cabo el programa y
qu habilidades se enseen.
Mtodos y medios a utilizar.
Existe multitud de mtodos y medios a disposicin de las organizaciones que son aplicables tanto a
la formacin fuera del puesto de trabajo como a las sesiones en el puesto de trabajo.

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Grado de aprendizaje que se desea alcanzar.


Como ya se ha mencionado los programas de entrenamiento deben tener un contenido coherente con
las habilidades que se van ensear.
Existen varias clasificaciones, consideremos dos de ellas:
La clasificacin de Dolan (2007) menciona una que diferencia tres grados de habilidades: inferior, medio y
alto, mientras que otra clasificacin considera 3 categoras: Destrezas bsicas, habilidades interpersonales
y habilidades integradoras y conceptuales.

Lugar del entrenamiento


El entrenamiento puede realizarse en el centro de trabajo o fuera de l. Debe tomarse la decisin segn el
tipo de aprendizaje necesario, el tiempo, el facilitador, el coste, los horarios o disposicin de los
participantes.
Dentro del centro de trabajo
Segn el tipo de entrenamiento debe adecuarse la infraestructura: si se trata de taller, conferencias, cmo
tiene que estar dispuesto el mobiliario. Considerar y comunicar la vestimenta del participante: uniforme,
ropa deportiva, formal, casual. Si debe contar con medios audiovisuales, cules son los materiales
complementarios: separatas, cartulinas, lapiceros, hojas, herramientas y otros.

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Tema 04: Evaluacin del proceso de Entrenamiento


La etapa final del proceso de capacitacin es la evaluacin de los resultados obtenidos y debe responder a
las siguientes preguntas:
Qu estamos obteniendo del programa de entrenamiento?
Estamos usando eficientemente el dinero y el tiempo de
nuestros trabajadores?
En la prctica escuchamos en ocasiones que el entrenamiento no
funciona o no soluciona inmediatamente lo que desean las
jefaturas, debe recordarse que los resultados son lentos y muchas
veces indirectos o poco dudosos si no se ha pensado en una
estrategia de evaluacin.
La evaluacin debe considerar dos aspectos importantes:
1. Determinar si el entrenamiento produjo las modificaciones de comportamiento esperadas en los
trabajadores.
2. Verificar si los resultados se relacionan con las metas y objetivos de la organizacin.
Para la evaluacin la empresa cuenta con diversos mtodos para recoger informacin. Tenemos por
ejemplo: verificar los cambios en la productividad, realizar pruebas objetivas escritas o entrevistas,
analizar los resultados de la evaluacin del rendimiento, etc.
Generalmente las empresas hacen un cuestionario dirigido a los participantes,
con la finalidad de tener una primera impresin del efecto producido por la
capacitacin. Las mismas que sirven para dar un feed back al expositor.
Aunque como vemos en el siguiente cuadro no es el nico criterio.

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Otro mecanismo de evaluacin es la eficacia, la cual se mide bajo los siguientes


parmetros:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Aumento de la eficacia organizacional.


Mejoramiento de la imagen de la empresa.
Mejoramiento del clima organizacional.
Mejores relaciones entre empresa y empleado
Facilidad en los cambios y en la innovacin.
Aumento de la eficiencia.

El ltimo mtodo y el ms importante en la evaluacin de un programa de entrenamiento, es el que se


realiza a nivel de tareas y operaciones, en este caso los indicadores deben ser:
Aumento de la productividad.
Mejoramiento de la calidad de los productos y servicios.
Reduccin del ciclo de la produccin.
Reduccin del tiempo de entrenamiento.
Reduccin del ndice de accidentes.
Reduccin del ndice de mantenimiento de mquinas y equipos.
Sin duda que para un sistema tan complejo como el propuesto la evaluacin debe considerar todos los
aspectos antes mencionados, generando as una gama de indicadores que
incluyan eficiencia, eficacia y operatividad; son estos estndares los que
definirn si el programa est funcionando bien o debe ser modificado; o en su
defecto el nivel de impacto que tuvo en los capacitando.

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