Acta de constitucin del proyecto

[Nombre del proyecto]

[mbito del proyecto (departamento/rea)]

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Control de cambios
Cundo

Quin

Qu

Versin

dd/mm/aaaa

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0.1

Control de revisiones
Cundo

Quin

Rol

Revisin

dd/mm/aaaa

XXXXX

Gestor del proyecto

X.X

dd/mm/aaaa

YYYYY

Patrocinador

Y.Y

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Contenido
1.

2.

3.

4.

INTRODUCCIN.............................................................................................................. 4

1.1

PROPSITO DEL ENTREGABLE............................................................................4

1.2

RESUMEN EJECUTIVO DEL PROYECTO.................................................................4

JUSTIFICACIN DEL PROYECTO.................................................................................5

2.1

NECESIDADES DE NEGOCIO................................................................................5

2.2

OPORTUNIDADES...............................................................................................5

ALCANCE........................................................................................................................ 6

3.1

OBJETIVOS DEL PROYECTO.................................................................................6

3.2

REQUISITOS DE ALTO NIVEL................................................................................6

3.3

PRINCIPALES ENTREGABLES...............................................................................6

3.4

FRONTERAS DEL PRODUCTO/SERVICIO A OBTENER..............................................6

3.5

CRITERIOS DE ACEPTACIN................................................................................6

CALENDARIO.................................................................................................................. 7

4.1

CRONOGRAMA...................................................................................................7

4.2

PRINCIPALES HITOS...........................................................................................7

5.

PRESUPUESTO.............................................................................................................. 8

6.

ASUNCIONES, RESTRICCIONES Y RIESGOS..............................................................9

7.

8.

6.1

ASUNCIONES.....................................................................................................9

6.2

RESTRICCIONES.................................................................................................9

6.3

GESTIN DE LA TRIPLE RESTRICCIN..................................................................9

6.4

RIESGOS...........................................................................................................9

ORGANIZACIN DEL PROYECTO..............................................................................10

7.1

ORGANIGRAMA................................................................................................10

7.2

ROLES Y RESPONSABILIDADES..........................................................................10

7.3

INTERESADOS

7.4

ORGANIZACIN DEL SEGUIMIENTO DEL PROYECTO............................................10

CLAVE........................................................................................10

APROBACIN DEL ACTA.............................................................................................11

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1. INTRODUCCIN
1.1

PROPSITO DEL ENTREGABLE

Descripcin del objetivo de este entregable en el contexto del proyecto. Qu aporta

este documento al proyecto?
1.2

RESUMEN EJECUTIVO DEL PROYECTO

Descripcin resumida del proyecto, indicando su origen, objetivos y resultados

esperados. El propsito del resumen ejecutivo es facilitar a un interesado conocer lo
fundamental del proyecto sin necesidad de tener que leer toda su documentacin. Est
orientado principalmente a directivos ya que este apartado les facilita conocer
superficialmente todos los proyectos que se ejecutan en su rea, pudiendo profundizar
solamente en aquellos que sean significativos o despierten su inters.

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2. JUSTIFICACIN DEL PROYECTO

2.1

NECESIDADES DE NEGOCIO

Vinculacin entre el proyecto y la estrategia de la compaa. Este apartado es clave en

la aplicacin de prcticas de gestin por proyectos o direccin estratgica de
proyectos. En el caso de que la entidad tenga definida su estrategia y posteriormente
se haya realizado una priorizacin y seleccin de proyectos en base a la misma, ser
de gran utilidad conocer qu porcin de las necesidades de negocio son cubiertas por
cada proyecto. Este apartado sirve por tanto para realizar ese enlace.
2.2

OPORTUNIDADES

Qu nuevos escenarios pueden abrirse tras la ejecucin con xito del proyecto.
Pueden mencionarse oportunidades de mercado, nuevos proyectos, nuevas
posibilidades, etc.

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3. ALCANCE
3.1

OBJETIVOS DEL PROYECTO

Punto clave del documento. Deben marcarse cuales son los objetivos del proyecto,
que son derivados de la motivacin para la creacin del mismo. Los objetivos del
proyecto son los requisitos de ms alto nivel, que deben ser cubiertos para poder
marcar el xito del proyecto. Estos deben ser SMART (Specific, Measurable,
Assignable, Realistic, Time-related): https://en.wikipedia.org/wiki/SMART_criteria.
El director de proyecto deber prestar especial atencin a la correcta definicin de los
objetivos del proyecto, evitando en la medida de lo posible la ambigedad. Adems,
deber asegurarse de que estos son comprendidos por los interesados clave del
proyecto, si es posible, mediante una reunin presencial.
3.2

REQUISITOS DE ALTO NIVEL

El tiempo que se dedica a realizar el acta de constitucin es variable dependiendo del

mercado, tipo de proyecto, cliente, etc. De todos modos es comn que la proporcin
de tiempo dedicado al mismo sea considerablemente menor que al plan de direccin
de proyecto, por lo que lo habitual es no poder profundizar demasiado en detalles del
proyecto.
En este apartado, por tanto, se indicarn los requisitos del proyecto al nivel que se
hayan podido recopilar con el tiempo disponible. Habr proyectos donde estn muy
detallados aunque lo ms usual ser que solo se disponga de requisitos de alto nivel,
justo por debajo de los objetivos del proyecto.
3.3

PRINCIPALES ENTREGABLES

En el momento de realizar el acta de constitucin se deben conocer los entregables

finales del proyecto que se reflejarn en este apartado. Adems en ocasiones se
pueden determinar ciertos entregables intermedios, que tambin sern documentados
aqu.
Al igual que en el apartado anterior, y dependiendo del proyecto concreto, es posible
que se disponga de un detalle de los principales entregables o que, por el contrario, se
disponga solamente de una pequea lista de alto nivel.
3.4

FRONTERAS DEL PRODUCTO/SERVICIO A OBTENER

En un proyecto no solo es bueno determinar qu va a contener (alcance) el producto o

servicio a crear, sino tambin qu no contendr. Por lo tanto es recomendable indicar
hasta dnde llegar el proyecto, determinando las fronteras del producto o servicio a
generar.

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Tambin es posible utilizar este apartado para determinar el contexto en el que

desarrollar su propsito el producto o servicio a crear, indicando conexiones y
dependencias con otros productos y servicios.
3.5

CRITERIOS DE ACEPTACIN

Directamente derivado de los objetivos del proyecto, que deben ser medibles, se
marcarn unos criterios de aceptacin, que sern aquellos que permitirn a posteriori
(en el momento de cierre del proyecto) el grado de cumplimiento de los objetivos del
mismo. En la medida en que estos criterios sean concretos y medibles, ser ms fcil
determinar el xito o fracaso del proyecto una vez que haya finalizado el mismo.
Este apartado puede ser muy til en proyectos a terceros, en los que podra ser clave
analizar de manera objetiva el cumplimiento de objetivos, ya que de esta evaluacin
podran depender asuntos relacionados con la facturacin del mismo.

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4. CALENDARIO
Se debe reflejar en este apartado todo lo referente al tiempo del proyecto, marcando
los principales hitos y calendario pre-establecido.
4.1

CRONOGRAMA

Bien sea de obligado cumplimiento (restriccin) o una previsin preliminar, deber

reflejarse aqu informacin la temporal del proyecto que est disponible.
En ocasiones se dispondr solamente de una orientacin de fecha de fin del proyecto.
En el otro extremo, es posible que se disponga ya de un calendario perfectamente
detallado y cerrado. Lo habitual ser tener un pequeo calendario temporal orientativo,
asignado a tareas de alto nivel.
4.2

PRINCIPALES HITOS

Derivado del cronograma anterior, si se dispone ya de la informacin, se marcarn los

principales hitos temporales que deberan cumplirse en el proyecto.

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5. PRESUPUESTO
Este apartado es dedicado al tema presupuestario.
Al igual que en otros apartados, dependiendo del proyecto particular es posible
disponer de un presupuesto detallado (habitual en proyectos a precio cerrado), una
nica cifra de presupuesto, una orientacin de principales partidas presupuestarias,
etc.

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6. ASUNCIONES, RESTRICCIONES Y RIESGOS

6.1

ASUNCIONES

Suposiciones que se realizan en el proyecto y que, aun no sindolo al 100%, se dan

por ciertas.
Las asunciones deben tomarse con mucha cautela, puesto que suelen esconder
riesgos, y deberan ser siempre aprobadas por el patrocinador del proyecto.
6.2

RESTRICCIONES

Limitaciones conocidas que afecten al desempeo del proyecto. Se trata de barreras

no franqueables del proyecto.
6.3

GESTIN DE LA TRIPLE RESTRICCIN

En el proyecto debera determinarse de acuerdo con el patrocinador qu variables de

la triple restriccin son ms estticas y cuales ms dinmicas, ya que es posible (casi
seguro) que habr que tirar de alguna de ellas conforme avance el proyecto.
Dicho de otro modo, cuando haya que tomar una determinacin en el proyecto
derivada de un cambio, una desviacin o cualquier otro motivo, el director de proyecto
deber conocer de antemano si es menos daino para el proyecto modificar el
alcance, el calendario, u otra de las seis variables.

Gestin de las restricciones del proyecto

Restriccin

Estrategia

Comentarios

Alcance

Esttico/Intermedio/Dinmico

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Calendario

Esttico/Intermedio/Dinmico

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Presupuesto

Esttico/Intermedio/Dinmico

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Calidad

Esttico/Intermedio/Dinmico

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Recursos

Esttico/Intermedio/Dinmico

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Riesgos

Esttico/Intermedio/Dinmico

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6.4

RIESGOS

En el momento temprano de creacin del acta de constitucin es habitual identificar ya

ciertos riesgos de alto nivel del proyecto.

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Adems, si en los activos de la organizacin se dispone de documentacin de

proyectos anteriores y lecciones aprendidas, podr ampliarse la lista de riesgos del
proyecto revisando lo sucedido en proyectos similares ejecutados con anterioridad en
la empresa.

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7. ORGANIZACIN DEL PROYECTO

7.1

ORGANIGRAMA

Organigrama del proyecto. Es posible que la jerarqua del mismo coincida en parte con
la de la empresa, pero tambin es posible que sea diferente en la particularidad del
proyecto. En este apartado debe reflejarse la jerarqua a seguir en el proyecto.
7.2

ROLES Y RESPONSABILIDADES

Listado de los principales roles del proyecto, indicando cules son sus principales
responsabilidades y competencias en el mismo. Es clave determinar con claridad
estas responsabilidades para evitar problemas en la ejecucin del proyecto.
Debe tenerse en cuenta que se estn definiendo roles, no personas, lo cual implica
que una persona podra llegar a desempear ms de un rol en el proyecto.
7.3

INTERESADOS CLAVE

Listado inicial de interesados clave. La lista completa de interesados incluyendo

informacin sobre la gestin de los mismos estar reflejada en el entregable Gestin
de interesados.

Interesados
Nombre

Cargo

Contacto

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7.4

ORGANIZACIN DEL SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

Pautas o indicaciones de cara a cmo se realizar el seguimiento del avance del

proyecto una vez que comience su ejecucin.

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8. APROBACIN DEL ACTA

Aprobacin
Nombre

Rol en el proyecto

XXXXXX

Patrocinador

YYYYYY

Gestor
programa/portfolio

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Firma

Fecha
dd/mm/aaaa

de

dd/mm/aaaa

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