Pagos Por Internet

MANUAL DE USUARIO
FANAIA
APLICACIN WEB ACTIVOS

VERSION 1.0
2.008
MANUAL DE OPERACION
Desarrollado por MAREIGUA
Calle 98 No. 22-64 Oficina 1016 Tels. 01-900-3311101 Pbx 6221109 Fax: 622 0145 e-mail:
mareigua@mareigua.com Bogot Colombia
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MANUAL DE USUARIO
CONTENIDO
1 GENERALIDADES ....................................................................................................... 4
1.1
OBJETIVO Y FUNCIN ....................................................................................... 4
1.2
REQUISITOS DEL SISTEMA ............................................................................... 5
2 ENTORNO Y FUNCIONAMIENTO................................................................................ 5
2.1
REGISTRO ........................................................................................................... 5
2.1.1 REGISTRO DE EMPLEADORES TIPO EMPRESA ........................................... 6

2.1.2 REGISTRO DE EMPLEADORES TIPO DOMSTICO .................................... 12
2.2
REGISTRO INICIAL EN APLICACIN WEB (FANAIA) ..................................... 20
2.3
INGRESO A PGINA PRINCIPAL ..................................................................... 22
2.3.1 INGRESO A PGINA PRINCIPAL PARA EMPLEADOR TIPO EMPRESA ..... 22

2.3.2 INGRESO A PGINA PRINCIPAL PARA EMPLEADOR TIPO
DOMSTICO ............................................................................................................ 22
2.4
OPCIN DE EMPLEADOR ................................................................................ 23
2.4.1 OPCIN DE EMPLEADOR PARA TIPO EMPRESA ....................................... 23

2.4.2 OPCIN DE EMPLEADOR PARA TIPO DOMSTICO ................................... 34
2.4.3 OPCIN DE EMPLEADOR PARA TIPO INDEPENDIENTE ............................ 37
2.5
OPCIN DE EMPLEADOS ................................................................................ 40
2.5.1 OPCIN DE EMPLEADOS PARA EMPLEADOR TIPO EMPRESA ............... 40

2.5.2 OPCIN DE EMPLEADOS PARA EMPLEADOR TIPO DOMSTICO ........... 48
2.6
OPCIN DE NOVEDADES ................................................................................ 52
2.6.1 ADICIN DE UNA NOVEDAD ......................................................................... 53

2.6.2 BSQUEDA DE UNA NOVEDAD .................................................................... 68
2.6.3 MODIFICACIN Y ELIMINACIN DE UNA NOVEDAD .................................. 69
2.7
MANEJO DE LIQUIDACIONES PARA UNA EMPRESA .................................... 71
2.7.1 ADICIN DE UNA LIQUIDACIN ................................................................... 71

2.7.2 BSQUEDA DATOS DE LIQUIDACIN ......................................................... 77
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MANUAL DE USUARIO
2.7.3 ELIMINACIN DE UNA LIQUIDACIN ........................................................... 88

2.8
APORTES........................................................................................................... 89
2.9
SALIR ................................................................................................................. 91
3 FAQS .......................................................................................................................... 91
4 ANEXOS ..................................................................................................................... 91
4.1
ANEXO 1. CDIGOS DANE DE DEPARTAMENTOS Y CIUDADESError! Marcador no definido.
4.2
ANEXO 2. TABLA DE MANEJO DE NOVEDADES ............................................ 91
4.3
ANEXO 3. TABLA DE ADMINISTRADORAS ............. Error! Marcador no definido.
4.4
ANEXO 4. TIPOS Y SUPTIPOS DE COTIZANTES ... Error! Marcador no definido.
4.5
ANEXO 5. COTIZACIONES A LOS DIFERENTES RIESGOS ............................ 93
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MANUAL DE USUARIO
GENERALIDADES
1.1
OBJETIVO Y FUNCIN
FANAIA es una aplicacin web diseada especialmente para facilitarle a los

empleadores una solucin automatizada que permita realizar la gestin de
seguridad social y liquidacin del valor de los aportes a todas las entidades del
sistema de seguridad social y parafiscales: Fondos de Pensiones AFP,
Entidades Promotoras de Salud EPS, Administradoras de Riesgos
Profesionales ARP, el Seguro Social ISS, las cajas de compensacin familiar
CCF, el Instituto Colombiano de bienestar familiar ICBF, El Servicio Nacional de
Aprendizaje SENA, la Escuela superior de administracin pblica ESAP y el
Ministerio de Educacin MEN
NOVEDADES
El programa se encarga del manejo de las novedades de ms de un periodo.
Dado que el sistema de autoliquidacin es mensual, si existen novedades como
las vacaciones que pueden abarcar ms de un periodo, el programa distribuye
la novedad en los periodos correspondientes a cada autoliquidacin.
Adicionalmente, el programa realiza el clculo del valor de las incapacidades
por todo concepto.
AUTOLIQUIDACIN
Con base en la informacin de los empleados y sus novedades, el sistema
genera automticamente la autoliquidacin de aportes, permite la impresin de
las planillas en papel, y genera en medio magntico los archivos de salida
correspondientes a cada entidad administradora, de acuerdo con el formato
actual de Planilla Integrada.
CONTROL TOTAL DE LA GESTIN DE SEGURIDAD SOCIAL Y
PARAFISCALES
Para facilitar la administracin del sistema de seguridad social en las empresas, el
programa genera, entre otros, los siguientes informes en papel y consultas en
pantalla: Resumen con el valor a pagar a cada una de las entidades del sistema
de seguridad social y parafiscales con el total respectivo, Relacin de afiliados por
entidad y Consulta de la hoja de vida del afiliado.
PAGOS
Para facilitar el pago, el programa realiza tanto el clculo de intereses de mora
de acuerdo con la fecha de pago, como la captura de los datos de saldos a
favor y descuentos autorizados con la entidad administradora, para efectos de
determinar el valor del pago. As mismo, permite el dbito electrnico a travs
de una entidad financiera que presta este servicio.
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MANUAL DE USUARIO
El acceso a la aplicacin se realiza va web, lo que permite que sea de fcil

acceso: slo se necesita un navegador web y una conexin a Internet.
1.2 REQUISITOS DEL SISTEMA
Navegador Web Microsoft Windows Explorer
ENTORNO Y FUNCIONAMIENTO
La interaccin de una Empresa con FANAIA se puede dar por medio de dos
perfiles de usuario existentes para el manejo del sistema. Por un lado existe el
perfil Tesorera, que es el encargado de la creacin y administracin de usuarios
para la empresa y del pago de la liquidacin. Por otro lado est el usuario
Nmina, que es el encargado de manipular los datos de los empleados y crear las
liquidaciones. Por defecto, cuando una Empresa se registra en el sistema, se le da
un usuario de tesorera. Luego, ste ser el que podr crear usuarios nuevos de
nmina o tesorera.
2.1
REGISTRO
Cuando un empleador decide registrarse en FANAIA, para hacer uso del

sistema, ingresa a la pgina del Operador de Informacin Gestin y Contacto
y desde all es direccionado a una pgina donde podr seleccionar el tipo de
empleador que le corresponde.
Fig. 1
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MANUAL DE USUARIO
2.1.1 REGISTRO DE EMPLEADORES TIPO EMPRESA

Al ingresar a la opcin Empresa, desde la pgina mostrada en la
figura 1, se despliega la siguiente imagen:
Fig. 2
Datos Empleador
Tipo ID: (Tamao mximo de campo: 17 caracteres) Tipo de identificacin de la

empresa: CC-Cdula de ciudadana, CE-Cdula de Extranjera, NIT-Nmero de
Identificacin Tributaria dado por la DIAN, RC-Registro Civil, TI-Tarjeta de
Identidad y PA-Nmero de pasaporte.
Nmero ID: Nmero de identificacin de la empresa.
DV: (tamao mximo de campo: 1 carcter) Dgito de Verificacin de la

empresa. Aplica nicamente para los casos en los que el Tipo ID es NIT.
Razn Social: Nombre de la empresa.
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MANUAL DE USUARIO
Tipo: Pblica, Mixta o Privada (Definicin de Tipo de Empresa de acuerdo a la

normatividad y pago de parafiscales).
Clase: A (ms de 200 empleados) o B (menos de 200 empleados).
Naturaleza: Natural (Persona o ente) y Jurdica (Empresa).
Cdigo Actividad Econmica: (Tamao mximo de campo de 4 caracteres)

Nmero de cuatro (4) dgitos que identifica la actividad econmica de la
empresa.
Presentacin: Se refiere a la forma en que se realiza el pago de la planilla, en

relacin con las sucursales que tenga la empresa. Si la empresa slo tiene una
(1) sucursal, debe seleccionar la opcin NICA. Existen cuatro opciones de
presentacin diferentes, descritas a continuacin:
Sucursal: Esta opcin se usa cuando un empleador tiene varias

sucursales y desea realizar sus liquidaciones para cada una de
ellas; es decir, cada sucursal hace su liquidacin
independientemente. Para seleccionar este tipo de presentacin
la sucursal debe crearse como una empresa y no como una
sucursal adicional dentro de una misma empresa.
nica: Cuando el aportante no tenga ms de 20 sucursales o no

cuente con sucursales en ms de 5 ciudades y decida presentar
una sola autoliquidacin de aportes en donde incluya la totalidad
de los afiliados de todas sus sucursales. Si todas las sucursales
se encuentran afiliadas a la misma Caja de Compensacin
Familiar, slo se necesita crear una sucursal con la informacin
de la sede principal.
Consolidado: Cuando el aportante tenga ms de 20 sucursales

o cuente con sucursales en ms de 5 ciudades y decida
presentar una sola autoliquidacin de aportes en donde incluya
la totalidad de los afiliados de todas sus sucursales. En este
evento el aportante deber informar tal decisin a la
administradora con mnimo dos (2) meses de anterioridad. Si
todas las sucursales se encuentran afiliadas a la misma Caja de
Compensacin Familiar, slo se necesita crear una sucursal con
la informacin de la sede principal.
Dependencia: Aplica nicamente para las entidades estatales,

del nivel central o territorial, establecimientos pblicos, empresas
industriales y comerciales del Estado y sociedades de economa
mixta u otras de carcter pblico que teniendo un solo nmero de
NIT, paguen sus nminas en forma separada por dependencia.
Por ejemplo Bogot D. C., caso en el cual sus dependencias son,
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MANUAL DE USUARIO
entre otras, Alcalda Mayor, Secretara de Hacienda, Secretara

de Salud, Secretara de Trnsito, etc.
Tipo de Aportante: En este campo se debe seleccionar el tipo de aportante

con el que la empresa desea registrarse en el sistema. Puedes ser:
Empleador, Independiente, Agremiacin o Asociacin, Cooperativa de
trabajo asociado, Misin Diplomtica u Organizacin administradora
del Programa de Hogares de Bienestar.
No de Resolucin de Constitucin: Este nmero identifica a la CTA

(Cooperativa de Trabajo Asociado) Hogar de Bienestar como vlidos.
Fecha de Expedicin: Fecha en la que, por resolucin, fue aprobada la

constitucin de la CTA Hogar de Bienestar.
ARP: (Administradora de Riesgos Profesionales) Escoja de la lista la

administradora de riesgos profesionales a la que est afiliada su empresa.
Datos del Representante Legal
Tipo ID: Tipo de nmero de identificacin de la empresa o persona natural. Si

es una persona se escogen los datos a continuacin: CC-Cdula de ciudadana,
CE-Cdula de Extranjera, RC-Registro Civil, TI-Tarjeta de Identidad y PANmero de pasaporte. Si es una empresa se usa el NIT-Nmero de
Identificacin Tributario.
Nmero ID: Nmero de identificacin del representante legal (persona natural o

empresa).
DV: Dgito de Verificacin. Aplica nicamente para los casos en los que el Tipo
ID es NIT.
Primer Nombre: Primer nombre del representante legal.
Primer Apellido: Primer apellido del representante legal.
Segundo Nombre: Segundo Nombre del representante legal (opcional).
Segundo Apellido: Segundo Apellido del representante legal (opcional).
Datos Contacto
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Nombre: Nombre de la persona, dentro de la empresa, a la cual se puede

contactar en caso de ser necesario.
Correo Electrnico: e-mail registrado para contacto con la empresa.
Datos Sucursal
Si una empresa concentra la totalidad de sus empleados en un solo lugar, los
datos de sucursal harn referencia a los datos de la oficina principal.
Nombre: Nombre asignado, por parte de la empresa, a la Sucursal.
Cdigo: Cdigo asignado, por parte de la empresa, a la Sucursal.
Departamento y Ciudad: Nombre de la ciudad y el departamento donde se

encuentra ubicada la sucursal (los cdigos de cada ciudad y departamento
son seleccionados automticamente).
Direccin y Telfono: (Tamao mximo de campo para direccin: 50

caracteres) Direccin y telfono para la sucursal en cuestin.
Fax: Nmero de fax de la sucursal.
CCF: Caja de Compensacin Familiar para la Sucursal.
De requerirse ingresar ms de una sucursal, estas podrn ingresarse por

medio del usuario de tipo Nmina.
Centro de Trabajo
Los datos que se ingresan en esta seccin son escogidos por la empresa
(empleador) en cuestin. Los centros de trabajo son subdivisiones de cada
sucursal.
Cdigo: Este campo puede ser una cadena de caracteres o un nmero. Se

escoge arbitrariamente.
Nombre: Nombre del centro de trabajo.
Datos Usuario
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MANUAL DE USUARIO
Estos datos servirn para realizar el ingreso a la pgina de Aportes en Lnea.
Cdigo de Usuario: Este ser el cdigo de usuario que se emplear para

ingresar a la aplicacin.
Mail: Correo al que se enviar la clave para que el usuario pueda ingresar
a la aplicacin.
Las posibles inconsistencias generadas por ingreso errado de datos para

esta seccin de Datos del Empleador son:
Campo
Nombre y
Cdigo en
seccin
Datos
Sucursal
DV y No
ID
Error
Ya existe un cdigo
y/o
nombre
de
sucursal asociado a
ese nmero y tipo de
identificacin
Al
documento
seleccionado no se le
debe poner digito de
verificacin
Cod. Act. Cdigo no vlido
Econmica
No ID
El
nmero
de
identificacin
es
requerido
Razn
La razn social es
Social
requerida
Tipo
El tipo de empleador
es requerido
Naturaleza El tipo de persona
para el empleador es
requerido.
ARP
El ARP es obligatoria
Causa
El usuario ya se ha registrado con
anterioridad con el mismo nombre y
cdigo de sucursal. Se debe cambiar
el nombre y/o cdigo de la sucursal.
Se ingres un nmero, en el campo de
DV, para una identificacin diferente al
NIT.
Se ingres un cdigo que no existe en
la lista de cdigos vlidos.
El Nmero ID debe ser ingresado; es
un campo obligatorio.
La Razn Social debe ser ingresada;
es un campo obligatorio.
El tipo de empleador debe ser
ingresado; es un campo obligatorio.
La Naturaleza del pagador debe ser
ingresada; es un campo obligatorio.
La
Administradora
de
Riesgos
Profesionales debe ser ingresada; es
un campo obligatorio.
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MANUAL DE USUARIO
Cd. Act. El cdigo de actividad

Econmica econmica
es
requerido.
No ID
El
nmero
de
identificacin para el
representante
legal
es requerido
Primer
El primer apellido
Apellido
para el representante
legal es requerido
Primer
El primer nombre
Nombre
para el representante
legal es requerido
Nombre
El
nombre
del
contacto es requerido
Correo
El e-mail del contacto
Electrnico
es requerido
Nombre
El nombre de la
sucursal es requerido
Cdigo
Direccin
Telfono
El cdigo de la
sucursal es requerido
La
direccin
es
requerida
El de telfono es
requerido
Cdigo de El
usuario
es
Usuario
requerido
Mail
El mail es requerido.
El mail no es vlido.
Cdigo de No se pudo realizar el

Usuario
registro debido a que
el cdigo de usuario
ya existe
DV
El
dgito
de
verificacin
no
corresponde con el
nmero
de
identificacin
El Cd. Act. Econmica debe ser

El N ID para el representante legal
debe ser ingresado; es un campo
obligatorio.
El
Primer
Apellido
para
el
representante
legal
debe
ser
El
Primer
Nombre
para
el
representante
legal
debe
ser
El Nombre en Datos Contacto debe ser
El e-mail en Datos Contacto debe ser
El nombre de la sucursal en Datos
Sucursal debe ser ingresado; es un
campo obligatorio.
El Cdigo en Datos Sucursal es
requerido; es un campo obligatorio.
La Direccin en Datos Sucursal es
requerida; es un campo obligatorio.
El nmero de telfono en Datos
Sucursal es requerido; es un campo
obligatorio.
El Cdigo de Usuario en Datos Usuario
es requerido; es un campo obligatorio.
El Mail en Datos Usuario es requerido,
es un campo obligatorio. Se debe
ingresar un mail con el formato
correcto (de la forma xxx@sd.com).
El Cdigo de usuario (login para
tesorera o nmina) ya existe en el
sistema.
Cada empresa con NIT tiene un
nmero de verificacin asignado por
ley. El dgito de verificacin debe
corresponder con el nmero de NIT
colocado en el campo No. ID.
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MANUAL DE USUARIO
Cdigo
El
cdigo
requerido
es El cdigo, en la seccin de Centro de

Trabajo, es un campo obligatorio.
Toda Sucursal tiene un Centro de
Trabajo.
Nombre
El
nombre
es El nombre, en la seccin de Centro de
requerido
Trabajo, es un campo obligatorio.
Toda Sucursal tiene un Centro de
Trabajo.
No.
El campo nmero de El nmero de resolucin, en la seccin
resolucin
resolucin
debe de Datos Empleador, si el recuadro
de
contener valor si es para CTA es seleccionado, es
constituci
seleccionado el Tipo obligatorio.
n
de
Aportante
Cooperativas
de
Trabajo Asociado
Fecha de Las cooperativas de La fecha de Expedicin, en la seccin
Expedicin trabajo
asociado de Datos Empleador, si el recuadro
deben tener fecha de para CTA es seleccionado, es
expedicin
de
la obligatoria.
resolucin
de
constitucin
Fecha de Fecha de expedicin El formato de la fecha debe ser el
Expedicin no
tiene
formato siguiente YYYY/MM/DD (ao/mes/da)
vlido
(YYYY/MM/DD)
2.1.2 REGISTRO DE EMPLEADORES TIPO DOMSTICO

Al ingresar en la opcin para ingreso de Domstico desde la pgina
mostrada en la figura1 se despliega la siguiente imagen:
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MANUAL DE USUARIO
Datos Empleador
Tipo ID: (Tamao mximo de campo de 17 caracteres) Tipo de identificacin

del empleador domstico: CC-Cdula de ciudadana, CE-Cdula de Extranjera,
NIT-Nmero de Identificacin Tributaria dado por la DIAN, RC-Registro Civil, TITarjeta de Identidad y PA-Nmero de pasaporte.
Nmero ID: Nmero de identificacin del empleador domstico.
DV: (tamao mximo de campo de 1 carcter) Dgito de Verificacin del

empleador domstico si el tipo de identificacin es NIT.
Primer Nombre: Primer nombre del empleador domstico.
Primer Apellido: Primer apellido del empleador domstico.
Segundo Nombre: Segundo Nombre del empleador domstico si lo tiene.
Segundo Apellido: Segundo Apellido del empleador domstico si lo tiene.
Domicilio
Departamento y Ciudad: (Por defecto aparece el primer departamento por

orden alfabtico y su capital; es un campo obligatorio) Nombre de la ciudad
y el departamento donde se encuentra el empleador domstico (los cdigos
de cada tem son seleccionados automticamente).
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MANUAL DE USUARIO
Direccin y Telfono: (Tamao mximo de campo para direccin de 50

caracteres) Direccin y telfono del empleador domstico.
Fax: Nmero de fax si el empleador domstico lo tiene.
Afiliaciones
CCF: Escoja de la lista la caja de compensacin familiar para el empleador

domstico.
ARP: (Administradora de Riesgos Profesionales) Escoja de la lista la

administradora de riesgos profesionales.
Tarifa de ARP: Tarifa de riesgo establecida por la ARP.
Datos Usuario
Cdigo de Usuario: Este ser el cdigo de usuario que se emplear para

ingresar a la aplicacin.
a la aplicacin.

esta seccin de Datos del Empleador Domstico son:
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MANUAL DE USUARIO
Campo
Error
DV y No Al
documento
ID
verificacin
Tipo ID
El
tipo
de
identificacin
es
obligatorio
No ID
El
nmero
de
identificacin
es
requerido
Primer
El primer apellido es
Apellido
requerido
Causa
NIT.
El campo de Tipo ID del empleador es

obligatorio. Se encuentra en la seccin
datos del empleador.
El campo de No ID del empleador es
obligatorio. Se encuentra en la seccin
datos del empleador.
El campo de Primer Apellido del
empleador es obligatorio.
Se
encuentra en la seccin datos del
empleador.
Primer
El primer nombre es El Primer Nombre del empleador es un
Nombre
requerido
campo obligatorio. Se encuentra en la
seccin datos del empleador.
Direccin
La
direccin
es La Direccin es un campo obligatorio.
requerida
Telfono
El
telfono
es El telfono es un campo obligatorio y
requerido. El telfono debe ser numrico.
digitado no es un
nmero.
Cdigo de El
usuario
es El Cdigo de Usuario en Datos Usuario
Usuario
requerido
es requerido.
Mail
La
direccin
de El correo electrnico en Datos Usuario
correo electrnico es es requerido, es un campo obligatorio.
requerida. El correo Se debe ingresar un correo con el
electrnico no es formato correcto (de la forma
vlido.
xxx@sd.com).
2.1.3 REGISTRO DE EMPLEADORES TIPO INDEPENDIENTE

Al ingresar en la opcin para ingreso de Independiente, mostrada en
la figura 1, se despliega la siguiente imagen:
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MANUAL DE USUARIO
Datos Empleador
Tipo ID: (Tamao mximo de campo de 17 caracteres) Tipo de identificacin

del trabajador independiente: CC-Cdula de ciudadana, CE-Cdula de
Extranjera, NIT-Nmero de Identificacin Tributaria dado por la DIAN, RCRegistro Civil, TI-Tarjeta de Identidad y PA-Nmero de pasaporte.
Nmero ID: Nmero de identificacin del trabajador independiente.
DV: (tamao mximo de campo de 1 carcter) Dgito de Verificacin del

trabajador independiente si el tipo de identificacin es NIT.
Primer Nombre: Primer nombre del trabajador independiente.
Primer Apellido: Primer apellido del trabajador independiente.
Segundo Nombre: Segundo Nombre del trabajador independiente si lo tiene.
Segundo Apellido: Segundo Apellido del trabajador independiente si lo tiene.
Cdigo Actividad Econmica: (Tamao mximo de campo de 4 caracteres)

Nmero de cuatro (4) dgitos que identifica la actividad econmica de la
empresa.
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MANUAL DE USUARIO
Domicilio
Departamento y Ciudad: (Por defecto aparece el primer departamento por

orden alfabtico y su capital; es un campo obligatorio) Nombre de la ciudad
y el departamento donde se encuentra el empleador domstico (los cdigos
Direccin y Telfono: (Tamao mximo de campo para direccin de 50

caracteres) Direccin y telfono del empleador domstico.
Fax: nmero de fax si el empleador domstico lo tiene.
Afiliaciones
EPS: Escoja de la lista la entidad Proveedora de Salud
AFP: Escoja de la lista la administradora de Fondo de Pensiones
CCF: Escoja de la lista la caja de compensacin para el empleador

independiente.
Alto Riesgo: Seleccione Alto riesgo si el independiente realiza alguna de las

actividades consideradas por la ley como actividades de alto riesgo.
Valor UPC salud: En el evento en que el independiente desee incluir como

beneficiario, en su afiliacin al sistema de salud, a una persona que no forma
parte de su ncleo familiar (hijos y cnyuge) podr hacerlo mediante un aporte,
cuyo valor es asignado por la EPS, conocido como UPC (Unidad por
Capitacin).
Contrato
Fecha Ingreso: Fecha de inicio del contrato (en caso de no conocer la

fecha de ingreso del empleado, ingrese una fecha anterior al periodo a
liquidar, con el fin de que el sistema tome la totalidad de los das de dicho
periodo para realizar la liquidacin).
Fecha Retiro: Fecha final del contrato. Slo debe completarse este campo
cuando se conozca por anticipado la fecha de terminacin del contrato. Por
ejemplo, en los casos en que hay un contrato a trmino fijo.
Salario mensual: Salario mensual del trabajador independiente.
Datos Usuario
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MANUAL DE USUARIO
Cdigo de Usuario: Este ser el cdigo o nombre de usuario que se

emplear para ingresar a la aplicacin.
a la aplicacin.

esta seccin de Datos del Trabajador Independiente son:
Campo
Error
DV y No Al
documento
ID
verificacin
Tipo ID
El
tipo
de
identificacin
es
obligatorio
No ID
El
nmero
de
identificacin
es
obligatorio
Primer
El primer apellido es
Apellido
requerido
Primer
Nombre
El primer nombre es
requerido
Causa
NIT.
El campo de Tipo ID del independiente
es obligatorio. Se encuentra en la
El campo de No ID del independiente
es obligatorio. Se encuentra en la
El campo de Primer Apellido del
independiente es obligatorio.
Se
encuentra en la seccin datos del
empleador.
El Primer Nombre del independiente es
un campo obligatorio. Se encuentra en
la seccin datos del empleador.
El Cod. Act. Econmica debe ser
ingresado, es un campo obligatorio.
En seccin Datos Empleador.
La Direccin es requerida.
Cod. Act. La
actividad
Econmica econmica
es
requerida
Direccin
La
direccin
es
requerida
Telfono
El
telfono
es El telfono es requerido y debe ser un
requerido. El telfono nmero.
digitado no es un
nmero.
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MANUAL DE USUARIO
EPS
La EPS es obligatoria
AFP
La AFP es obligatoria
Fecha
Ingreso
La fecha de ingreso
es requerida. Fecha
de Ingreso Invalida
Fecha
Retiro
La fecha de retiro es
requerida. Fecha de
Ingreso Invalida
Salario
Mensual
El valor del salario

debe ser numrico
Cdigo de El
usuario
es
Usuario
requerido
Mail
El mail es requerido.
El mail no es vlido.
El campo es obligatorio. Se encuentra

en la seccin Afiliaciones
El campo es obligatorio. Se encuentra
en la seccin Afiliaciones
El campo Fecha Ingreso es obligatorio.
La fecha debe estar en el formato
estipulado en la parte superior del
campo. Se encuentra en la seccin de
Contrato.
El campo Fecha Retiro es obligatorio.
La fecha debe estar en el formato
estipulado en la parte superior del
campo. Se encuentra en la seccin de
Contrato.
En este campo slo debe ingresarse
nmeros. Se encuentra en la seccin
de Contrato.
El Cdigo de Usuario en Datos Usuario
es requerido.
El Mail en Datos Usuario es requerido.
Se debe ingresar un mail con el
formato correcto (de la forma
xxx@sd.com).
Al final de este proceso, debe aparecer el siguiente mensaje:
Fig. 3
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MANUAL DE USUARIO
Se debe revisar la direccin de correo ingresada en la casilla de datos del

usuario, para obtener la clave y registrarse en la pgina principal.
2.2
REGISTRO INICIAL EN APLICACIN WEB (FANAIA)
Una vez se reciben los datos de Cdigo de Usuario y Clave se prosigue a

ingresar a la pgina web donde se encuentra FANAIA.
Se puede acceder a esta pgina por medio
http://www.aportesenliea.com Opcin Planilla Electrnica
de
la
URL
Ingreso de Datos para Comenzar
Cdigo de Usuario: Este campo corresponde al nombre o cdigo que se

escogi en el momento en que se cre el usuario.
Clave: La clave corresponde al password que le fue enviado al usuario a su

correo electrnico. Ms adelante se explica cmo se puede cambiar esta
clave.
Fig.4
Las posibles inconsistencias generadas por ingreso errado de datos son las
siguientes:
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MANUAL DE USUARIO
Campo
Error
Cdigo de Login o password
Usuario
invlidos. Intntelo
de nuevo.
Clave
Causa
Datos para Cdigo de Usuario o Clave son
incorrectos. Puede que usuario no exista o
que la clave sea incorrecta para el usuario.
Este mensaje tambin aparece cuando se
quiere recordar la clave.
El usuario no tiene La cuenta del usuario est bloqueada por
acceso
a
esta intento fallido de ingreso de clave o por
aplicacin
decisin de administrador de sistema.
Olvid mi clave: Esta opcin, que se puede ver en la figura 4 en letra azul,
debajo del recuadro verde, se puede usar cuando por alguna razn el usuario
olvide su clave. A continuacin se muestra una imagen con los datos que debe
ingresar el usuario para recuperar su clave:
Fig.5
Cdigo de Usuario: Este campo corresponde al Cdigo de Usuario.
Esta informacin fue proporcionado por el empleador en el momento en
que se cre el usuario.
Despus de llenar la casilla de Cdigo de Usuario debe hacer clic en
el botn Recordar Clave. El sistema enviar nuevamente su clave al
correo electrnico que se registr cuando se llev a cabo la creacin de
la empresa en el sistema.
Si el usuario, por alguna razn, ingresa su clave de forma incorrecta
tres veces seguidas, el sistema deshabilitar su cuenta. Este mismo
caso ocurrir si el usuario no ingresa al sistema por un periodo igual o
mayor a un mes. En estos casos, si el usuario que se deshabilit es de
tipo Nmina, el usuario de tipo Tesorero puede deshabilitarlo desde
la opcin USUARIOS de la ventana DATOS EMPLEADOR. Si, por el
contrario, el usuario que se deshabilita es de tipo tesorero, se debe
comunicar con el call center de Aportes en Lnea y pedir que le sea
asignada una nueva clave.
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MANUAL DE USUARIO
2.3
INGRESO A LA PGINA PRINCIPAL
Para ingresar a la pgina principal se debe ingresar el Cdigo de Usuario y la

Clave en la pgina INICIO DE SESIN, mostrada en la figura 4. En esta
pgina principal aparecer un men en la parte superior, el cual variar
dependiendo del tipo de empleador que se haya ingresado. Los posibles
mens son los siguientes:
2.3.1
INGRESO A PGINA PRINCIPAL PARA EMPLEADOR TIPO

EMPRESA
En el caso del empleador tipo empresa el men que aparecer sobre la

pgina principal es el siguiente:
Fig. 6
2.3.2

DOMSTICO
En el caso del empleador domstico el men que aparecer sobre la pgina

principal es el siguiente.
Fig. 7
2.3.3

INDEPENDIENTE
En el caso del trabajador independiente la opcin EMPLEADOS se

encuentra deshabilitada, y sobre la pgina principal aparecer el
siguiente men.
Fig. 8
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MANUAL DE USUARIO
2.4 OPCIN DE EMPLEADOR

En el men de la pgina principal encontramos la opcin EMPLEADOR. En
esta opcin, dependiendo del tipo de empleador (empresa, empleador
domstico, independiente o pagador de pensiones), se encuentra la siguiente
informacin:
2.4.1
OPCIN DE EMPLEADOR PARA TIPO EMPRESA
Fig. 9
Dado que existen dos tipos de perfiles para la manipulacin del sistema
(Nmina y Tesorero), en esta seccin se podrn observar diferentes
opciones dependiendo del usuario que ha ingresado a la pgina. A
continuacin se explicarn las funciones de esta seccin dependiendo
del tipo de usuario que se encuentra navegando en el sistema.
Las inconsistencias generadas para la figura 9, por ingreso errado de
datos, ya fueron nombradas en la seccin de inconsistencias del registro
de un nuevo empleador. Opcin 2.1 (desde 2.1.1 hasta 2.1.3) de este
manual.
Los datos que se ven en la figura 9 son compartidos, tanto por el usuario
de nomina, como por el usuario de tesorera. Estos datos pueden ser
modificados por ambos usuarios dando clic en aceptar despus de
realizar las modificaciones.
Los datos que aparecen en esta ventana son los mismos datos que se
ingresaron al momento de registrar la empresa. Aparecen dos (2)
nuevas opciones, ubicadas en la parte inferior de la ventana. Estas
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MANUAL DE USUARIO
opciones, que son 1) Sucursales y 2) Usuarios, estn ligadas al perfil de

usuario que ingrese a la aplicacin. A continuacin se ver cmo se
presentan dichas opciones para el usuario de tesorera y cmo se
presentan para el usuario de nmina.
Opciones de la ventana EMPLEADOR para usuario tipo Tesorero
Fig.10
o
Aceptar: Se puede usar este botn para aprobar cualquier cambio

que se haya hecho sobre los datos.
Cancelar: Se puede usar este botn para cancelar el proceso de

modificar los datos. Al hacer clic en este botn se regresa a la
pgina principal de la aplicacin.
Sucursales: Esta opcin esta deshabilitada para este tipo de perfil

de usuario.
Usuarios: Al hacer clic en este botn aparece una ventana donde se

puede realizar el manejo de usuarios (crear, modificar, eliminar, etc.).
Fig. 11
En la figura 11 se observa la lista de usuarios y algunos de sus
datos. A continuacin se describe cada uno de stos:
Modificar: Al hacer clic en el cuaderno, que se encuentra en la

parte izquierda de la informacin del usuario, se puede modificar
los datos de ste, como se ve a continuacin:
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F-077
MANUAL DE USUARIO
Fig. 12
o
Perfil: Se escoge un perfil para el nuevo usuario.
Usuario: (Nombre o Cdigo de Usuario). Este dato es

proporcionado por el empleador en el momento de la
creacin del nuevo usuario.
Mail: Correo electrnico registrado para el usuario actual.
Nueva Clave: Se digita la nueva clave que se desea para

el usuario actual.
Reconfirmar Clave: Vuelva a digitar la clave que desea

para el usuario actual. Este campo debe ser idntico al
anterior para confirmar que la nueva clave si es la
escogida.
Las posibles inconsistencias por ingreso errado de datos

en esta seccin son:
Campo
Nueva Clave
Reconfirmar
Clave
Error
La clave debe
tener mnimo 8
y mximo 16
caracteres. La
clave no puede
tener espacios
en blanco.
Las claves no
coinciden
Causa
La clave debe estar dentro del
rango
estipulado
y
sin
espacios. No se permiten
caracteres especiales.
El valor digitado en el campo

Nueva Clave no corresponde
con el valor digitado en el
campo Reconfirmar Clave.
Adicionar: Si se quiere adicionar un usuario basta con hacer

clic en el botn Adicionar, que se encuentra en la opcin
USUARIOS (se puede visualizar en la figura 11), e ingresar los
datos solicitados para la creacin de un nuevo usuario. Si no
existe un usuario de nmina, el primer usuario que debe crearse
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MANUAL DE USUARIO
es de este tipo.
Al hacer clic en el botn Adicionar se abre la siguiente
ventana:
Fig. 13
Perfil: Puede seleccionar Nmina o Tesorera (definicin de

los diferentes perfiles en la seccin 2. Entorno y
Funcionamiento
Usuario: Ingrese un nuevo Cdigo de Usuario.
Mail: Ingrese el correo electrnico del nuevo usuario, al cual

se enviar la nueva clave.
Las posibles inconsistencias generadas por el ingreso errneo

de datos son:
Campo
Usuario
Mail
Error
No se pudo
realizar
la
adicin.
Recuerde que
el login del
usuario debe
ser
nico.
Intntelo
nuevamente.
No hay
Causa
El usuario que desea crear ya
existe. Debe cambiar el
nombre o cdigo de usuario.
Debe ingresar
electrnico; es
obligatorio.
un
un
correo
campo
Eliminar: Para eliminar un usuario debe hacerse clic sobre la X

que aparece en la opcin USUARIOS, en la lnea
correspondiente al usuario que se desea eliminar. En ese
momento todos los datos de ese usuario son eliminados del
sistema.
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F-077
MANUAL DE USUARIO
Activar/Desactivar: El perfil de tesorera tiene la posibilidad de

habilitar y deshabilitar las cuentas de todos los usuarios. Para
esto debe hacer click sobre el botn que aparece, de color verde
o rojo, en la lnea correspondiente al usuario que se desea
modificar. Este botn aparece de color rojo cuando el usuario se
encuentra deshabilitado, y de color verde cuando ste se
encuentra habilitado. Al hacer clic, el botn cambia de color y el
usuario es modificado.
Login: Esta columna muestra el cdigo de usuario para todos los
usuarios existentes.
Perfil: Esta columna muestra el perfil de cada usuario (Nmina o
Tesorera).
Mail: Esta columna muestra el correo electrnico de los usuarios.
ltimo Acceso: Esta columna muestra la hora y fecha del ltimo
ingreso de cada usuario al sistema de FANAIA.
Opciones de la ventana EMPLEADOR para usuario tipo Nmina
Fig. 14
o
Aceptar: Se puede usar este botn para aprobar cualquier cambio

que se haya hecho sobre los datos.
Cancelar: Se puede usar este botn para cancelar el proceso de

modificar los datos del usuario. Al hacer clic en este botn se
regresa a la pgina principal de la aplicacin.
Sucursales: En esta opcin el usuario podr acceder a los datos de

las sucursales existentes en la empresa y podr adicionar nuevas
sucursales. A continuacin se muestra la imagen de las opciones
que aparecen cuando se le da clic al botn Sucursales:
Fig. 15
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MANUAL DE USUARIO
En la figura 13 se puede observar una tabla con la informacin de las

sucursales que tiene la empresa (en este caso slo tiene una). A
continuacin se explicar cada una de las columnas de esta tabla:
Modificar: Al hacer clic en el cuaderno, en la parte izquierda
de la lnea de la sucursal, aparece un men que permite
modificar los datos registrados originalmente, el cual se
muestra en la siguiente imagen:
Fig. 16
o
Nombre: Nombre de la Sucursal.
Cdigo: Cdigo interno de la empresa para la sucursal.
Departamento y Ciudad: Nombre de la ciudad y el

departamento donde se encuentra la sucursal (los cdigos
Direccin y Telfono: Direccin y telfono para la

sucursal en cuestin.
CCF: Caja de Compensacin Familiar. En este campo se

selecciona una de las opciones que aparecen en la lista.
Las posibles inconsistencias generadas por ingreso errneo

de datos son:
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MANUAL DE USUARIO
Campo
Nombre
Error
El nombre de
la sucursal es
requerido
La direccin
es requerida
El telfono es
requerido
La CCF es
obligatoria
Direccin
Telfono
CCF
Causa
El campo de Nombre de la
sucursal es obligatorio.
El campo de direccin de la
El campo de telfono de la
Toda sucursal de una empresa
debe tener una Caja de
Compensacin Familiar.
Para modificar los datos actuales se hace clic en

Aceptar y para regresar a la pgina de la figura 15 se
hace clic en Cancelar.
Para ver los Centros de Trabajo de la sucursal, basta

con hacer clic en el botn Centros Trabajo, donde
aparece la siguiente imagen:
Fig. 17
En la figura 17 se puede observar una tabla con
diferentes valores, los cuales se explican en detalle
a continuacin:
Modificar: Al dar clic en el cuaderno que se ve en esta

columna, se llega a un men que permite modificar los
datos del centro de trabajo. En la siguiente imagen se
puede ver este men:
Fig. 18
o
Cdigo: Este campo no se puede

modificar. El cdigo slo se puede asignar
cuando se crea por primera vez un centro
de trabajo.
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MANUAL DE USUARIO
Campo
Nombre
Nombre: Nombre del centro de trabajo.
Tarifa Riesgos: Tarifa asignada por la ARP

(Aseguradora de Riesgos Profesionales)
para el Centro de Trabajo. Esta tarifa es
independiente para cada Centro de Trabajo
y determina el aporte que harn los
empleados que estn asociados a ste.
Botn Aceptar: Permite que el usuario

aprueba la modificacin de los datos de
Nombre y Tarifa de Riesgos.
Botn Cancelar: Termina el proceso de

modificacin de datos. Retorna a la ventana
que se muestra en la figura 17.
Las posibles inconsistencias generadas

por ingreso errado de datos son :
Error
Causa
El nombre es El nombre del Centro de
requerido
Trabajo es obligatorio.
Eliminar: Para eliminar un centro de trabajo basta con

dar clic en la X que aparece en esta columna (ver
figura 17).
Cdigo: Cdigo asignado al Centro de Trabajo
cuando se cre la Empresa (ver seccin 2.1.1 de este
manual).
Nombre: Nombre del Centro de Trabajo.
Tarifa Riesgos: Porcentaje de Riesgo del Centro de
Trabajo
Adicionar: Para adicionar un nuevo Centro de Trabajo
basta con hacer clic en el botn Adicionar de la
opcin Centros de Trabajo (figura 17). Para este caso
el men que se muestra es idntico al que se muestra
en la seccin Modificar Centro Trabajo. La nica
diferencia es que el campo cdigo es obligatorio y se
puede modificar.
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MANUAL DE USUARIO
Botn Volver: Al hacer clic sobre este botn (ver

figura 17) se retorna a la pgina anterior de la sucursal
en cuestin (ver figura 16).
Eliminar: La sucursal principal no puede ser eliminada ya
que esta slo se crea una vez y sus datos pueden ser
modificados, ms no eliminados. Las dems sucursales
creadas si se pueden eliminar slo con dar clic en la X de
esta columna.
Cdigo: Cdigo de la sucursal dado por la empresa.
Departamento:
sucursal.
Departamento
donde
se
encuentra
la
Ciudad: Cuidad donde se encuentra la Sucursal.

Principal: Columna que especifica si la sucursal es la sede
principal o si es una sucursal diferente a sta. Este campo
tendr un S o un No.
Si se desea adicionar una nueva sucursal se debe hacer clic en
el botn Adicionar. La siguiente imagen muestra las opciones
que se generan cuando se desea adicionar una nueva sucursal:
Fig. 19
Adicionar Sucursal
o
Cdigo: Cdigo interno de la empresa para la sucursal.
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MANUAL DE USUARIO
Departamento y Ciudad: Nombre de la ciudad y el

departamento donde se encuentra la sucursal (los cdigos
Direccin y Telfono: Direccin y telfono para la

sucursal en cuestin.
Centro de Trabajo
Cdigo: Cdigo asignado por la empresa para el
centro de trabajo.
Nombre: Nombre del Centro de Trabajo.
Tarifa Riesgos: Tarifa de riesgos asignada al Centro
de Trabajo.
CCF: Caja de Compensacin Familiar. Se debe

seleccionar una de las opciones que aparecen en la lista.
Para finalizar el proceso de adicin de una sucursal con los se

debe hacer clic en el botn Aceptar. Luego de esto la sucursal
aparecer en la tabla de sucursales.
Las inconsistencias que se generan por ingreso errado de

datos son:
Campo
Nombre
Direccin
Telfono
CCF
Error
El nombre de
sucursal
requerido
La
direccin
requerida
El
telfono
requerido
La
CCF
obligatoria
Causa
la El nombre de la sucursal
es es obligatorio.
es El campo de direccin de
la sucursal es obligatorio.
es El campo de telfono de
la sucursal es obligatorio.
es Toda sucursal de una
empresa debe tener una
Caja de Compensacin
Familiar.
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MANUAL DE USUARIO
Cdigo
Cdigo
Nombre
El cdigo de la El Cdigo de la sucursal

sucursal
es es obligatorio.
requerido
El
cdigo
es El Cdigo para un centro
requerido
de trabajo de la sucursal
es obligatorio.
El
Nombre
es El campo del Nombre
requerido
para un centro de trabajo
de
la
sucursal
es
obligatorio.
Datos Usuarios: Al hacer clic en este botn aparece una ventana en

donde el usuario tipo Nmina puede cambiar su clave (nica opcin
que tiene un usuario Nmina en el manejo de usuarios):
Fig. 20
Para este caso se realiza el mismo proceso que se us para cambiar
la calve de un usuario con perfil de Tesorera.
Las posibles inconsistencias generadas por ingreso errneo de
datos son las mismas que se dan cuando un usuario de tipo
Tesorera cambia la clave para un usuario.
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MANUAL DE USUARIO
2.4.2
OPCIN DE EMPLEADOR PARA TIPO DOMSTICO
Fig. 21
Este tipo de empleador nicamente maneja el tipo de perfil Nmina. A
continuacin se explicarn las funciones de esta seccin, para este tipo
de usuario.
manual.
Los datos que se ven en la figura 21 pueden ser modificados haciendo
clic en aceptar despus de realizar las modificaciones.
Opciones de la ventana EMPLEADOR para empleador Tipo Domstico
Fig. 22
o
Aceptar: Puede usar este botn para aprobar cualquier cambio que
se haya hecho sobre los datos.
Cancelar: Puede usar este botn para cancelar el proceso de

modificar los datos del empleador. Al hacer clic en este botn se
Usuarios: Al hacer clic sobre este botn, aparece la siguiente

imagen, en donde se muestra una tabla donde se pueden observar y
modificar los datos bsicos del usuario:
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MANUAL DE USUARIO
Fig. 23
los datos de ste, como se ve a continuacin
Fig. 24
o


el usuario actual.

escogida.

en esta seccin son:
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MANUAL DE USUARIO
Campo
Usuario
Mail
Nueva Clave
Reconfirmar
Clave
Error
No hay
Causa
Este
campo
no
es
modificable.
No hay
El usuario puede digitar
cualquier valor en este
campo.
La clave debe La clave debe estar dentro del
tener mnimo rango
estipulado
y
sin
8 y mximo espacios. No se permiten
16
caracteres.
La clave no
puede tener
espacios en
blanco
Las claves no Se digita en el campo de
coinciden
Nueva Clave un valor y en el
de Reconfirmar Clave otro
valor.
Activar/Desactivar: Esta opcin no tiene ninguna utilidad para

los empleadores de tipo domstico.
Login: Esta columna muestra el cdigo de usuario del
empleador.
Perfil: Esta columna muestra el perfil o tipo para un usuario (en
el caso de los empleadores domsticos siempre ser Nmina).
ingreso del usuario al sistema de FANAIA.
El botn volver regresa a la pantalla DATOS DEL EMPLEADOR
DOMSTICO
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MANUAL DE USUARIO
2.4.3
OPCIN DE EMPLEADOR PARA TIPO INDEPENDIENTE
Fig. 25
Este tipo de empleador maneja solamente un perfil.
manual.
Los datos que se ven en la figura 25 pueden ser modificados haciendo
clic en el botn aceptar despus de realizar las modificaciones.
Opciones de la ventana EMPLEADOR para empleador Tipo Independiente
Fig. 26
o
Aceptar: Puede usar este botn para aprobar cualquier cambio que
se haya hecho sobre los datos.
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MANUAL DE USUARIO
Cancelar: Puede usar este botn para cancelar el proceso de

modificar los datos del empleador. Al hacer clic en este botn se
Usuarios: Al hacer clic sobre este botn aparece una tabla donde se
pueden consultar y modificar los datos bsicos del usuario:
Fig. 27
los datos de ste, como se ve a continuacin:
Fig. 28
o


el usuario actual.

escogida.

en esta seccin son:
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MANUAL DE USUARIO
Campo
Usuario
Mail
Nueva Clave
Reconfirmar
Clave
Error
No hay
Causa
Este
campo
no
es
modificable.
No hay
El usuario puede digitar
cualquier valor en este
campo.
La clave debe La clave debe estar dentro del
tener mnimo rango
estipulado
y
sin
8 y mximo espacios. No se permiten
16
caracteres.
La clave no
puede tener
espacios en
blanco
Las claves no Se digita en el campo de
coinciden
Nueva Clave un valor y en el
de Reconfirmar Clave otro
valor.
Activar/Desactivar: Esta opcin no tiene ninguna utilidad para

los empleadores de tipo independiente.
Login: Esta columna muestra el cdigo de usuario del
empleador.
Perfil: Esta columna muestra el perfil o tipo para un usuario (en
el caso de los empleadores domsticos siempre ser Nmina).
ingreso del usuario al sistema de FANAIA.
El botn volver regresa a la pantalla DATOS DEL EMPLEADOR
INDEPENDIENTE
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MANUAL DE USUARIO
2.5
OPCIN DE EMPLEADOS
2.5.1 OPCIN DE EMPLEADOS PARA EMPLEADOR TIPO EMPRESA
Esta opcin slo est habilitada para el usuario de Nmina de la
Empresa.
ADICIN DE EMPLEADOS
Para adicionar un empleado se debe hacer clic sobre el botn

Adicionar, ubicado en la parte inferior de la pantalla (Fig. 29).
Fig. 29
Al hacer clic en Adicionar se abre una ventana con los datos de

registro de un nuevo empleado (Fig. 30). En esta ventana se debe
ingresar los datos del empleado, descritos a continuacin:
Fig. 30
Identificacin
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MANUAL DE USUARIO
Tipo ID: Tipo de identificacin del empleado. Puede ser CC-Cdula de

ciudadana, CE-Cdula de Extranjera, IRC-Registro Civil, TI -Tarjeta de
Identidad y PA-Nmero de pasaporte.
Nmero ID: Nmero de identificacin del empleado.
Nombres y Apellidos: Es obligatorio llenar los campos de Primer

Nombre y Primer Apellido
Ubicacin
Sucursal: Sucursal en la que trabaja el empleado.
Centro Trabajo: Centro de Trabajo en el que trabaja el empleado.
Afiliaciones
Tipo de Cotizante: Existen varios tipos de cotizante, estipulados por la

ley, que afectan los aportes que debe hacer un empleado a los
diferentes sistemas de seguridad social y parafiscales. A continuacin
encontrar la descripcin de cada uno de stos:
o
Dependiente: Se utiliza para los empleados con contrato laboral

que no corresponden con ninguno de los otros Tipos de
Cotizante de esta lista. Si el tipo de cotizante es dependiente, se
debe realizar aportes a salud, pensin, riesgos profesionales y
parafiscales.
Independiente: Se utiliza para los empleados que realizan su

actividad econmica o prestan sus servicios mediante contratos
distintos al laboral. Por los empleados independientes, las
empresas deben realizar los aportes al sistema de riesgos
profesionales, sobre un IBC de mnimo 2 SMLV. Las empresas
no estn obligadas a pagar, por sus trabajadores independientes,
los aportes a los sistemas parafiscales. Los aportes a los dems
sistemas de seguridad social deben hacerse directamente por
cuenta del empleado Independiente.
Aprendices del Sena en Etapa Lectiva: Se utiliza para los

aprendices del Sena que se encuentran en la etapa conocida
como LECTIVA. Este tipo de cotizante est obligado a realizar
aportes al sistema de salud. No se hacen aportes para pensin,
riesgos ni parafiscales. (Ley 789 art. 30)
Desempleado con subsidio de Caja de Compensacin: Se

utiliza para pagar los aportes a salud de las personas que por
encontrarse sin empleo, reciben un subsidio de una Caja de
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MANUAL DE USUARIO
Compensacin Familiar. Este tipo de cotizante slo est obligado

a hacer los aportes al sistema de salud.
o
Independiente Agremiado o Asociado: Se utiliza para los

Independientes que realizan, por medio de una asociacin o
agremiacin, una afiliacin colectiva. Este tipo de cotizante debe
realizar los aportes a todos los sistemas de seguridad social
(Decreto 3615/2005)
Afiliado con requisitos cumplidos para pensin: Este tipo de

cotizante aplica para los empleados activos que ya cumplieron
los requisitos exigidos por la ley para pensionarse. En este caso
slo se hacen aportes a salud, riesgos y parafiscales. Es posible
hacer aportes a pensiones con el fin de incrementar el valor de la
mesada pensional.
Funcionarios Pblicos sin Tope Mximo en el IBC: Con este

tipo de cotizante se identifican aquellos empleados pblicos cuyo
IBC para pensin y salud puede ser superior a los 25 SMLMV.
Estn obligados a cotizar a salud, pensin, riesgos profesionales
y parafiscales.
Aprendices del Sena en etapa productiva: Este tipo de

cotizante debe aportar a salud y riesgos profesionales. No se
hacen aportes a riesgos ni parafiscales.
Estudiantes: Este tipo de cotizante aporta a salud, pensin y

riesgos profesionales. No se hacen aportes a los sistemas de
parafiscales, a excepcin de la CCF, cuyo aporte se puede hacer
de manera voluntaria.
Estudiantes de Postgrado en Salud: Si el tipo de cotizante es

estudiante de postgrado, en salud en ejercicio de una relacin
docencia-servicio (antes denominada relacin docenteasistencial), debe aportar a salud y riesgos profesionales, por el
tiempo que dure la relacin, sobre una base mnima de 2 SMLV.
No se hacen aportes a los sistemas de parafiscales, a excepcin
de la CCF, cuyo aporte se puede hacer de manera voluntaria.
Profesor: Los profesores de un establecimiento particular de

enseanza deben efectuar aportes al sistema de Salud. El
empleador debe garantizar que los aportes de hagan por la
totalidad del semestre o ao calendario respectivo, segn sea el
caso, an en el evento en que el perodo escolar sea inferior al
semestre o ao calendario.
Madre Comunitaria: Aparece habilitado cuando el tipo de

aportante es Organizaciones Administradoras del Programa de
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MANUAL DE USUARIO
Hogares de Bienestar. Cuando se use este tipo de cotizante,

slo son obligatorios los aportes al Sistema de Salud. El IBC ser
la suma que reciben por concepto de bonificacin del ICBF y la
tasa de cotizacin ser del 4.5%.
o
Diplomtico, Consular Extranjero, o funcionario no sometido

a la Legislacin Colombiana: Aparece habilitado cuando el tipo
de aportante es Misiones diplomticas, consulares o de
organismos multilaterales no sometidos a la legislacin
colombiana. Cuando se usa este tipo de cotizante, la cotizacin
a riesgos y parafiscales es obligatoria; mientras que los aportes a
pensiones y salud son opcionales.
Los datos que se mostraron en los puntos anteriores fueron

obtenidos de la Resolucin 634 de Marzo 6 del 2006 y de las
Aclaraciones de Mayo 24 del 2007.
Subtipo de Cotizante: Se debe seleccionar slo si el cotizante es

dependiente o independiente. A continuacin se nombran los diferentes
subtipos de cotizante:
Dependiente o Independiente pensionado por vejez activo:

Deber efectuar los aportes al Rgimen Contributivo del Sistema
General de Seguridad Social en Salud slo en el evento en que
la cotizacin que realice en su favor otro aportante, por otros
ingresos que perciba o por la pensin, se efecten por un valor
inferior al mximo legal (25 SMLMV) y hasta mximo dicha
cuanta. Debe aportar a los sistemas de riesgos y parafiscales.
A quien se le ha reconocido indemnizacin sustitutiva o

devolucin de saldos: Este subtipo de cotizante solo puede ser
utilizado cuando la persona que est cotizando ya ha recibido,
por parte de una administradora de prima media o de ahorro
individual, el reconocimiento de la indemnizacin sustitutiva o la
devolucin de saldos causada por si mismo como cotizante; es
decir, no aplica para la indemnizacin sustitutiva o la devolucin
de saldos por sobrevivencia. Es este caso el cotizante deber
contar con una edad superior a los 55 aos para las mujeres y 60
para los hombres. Para este subtipo de cotizante slo es
obligatorio el aporte a salud. No est obligado a realizar
cotizacin a pensiones, pero puede hacerlo voluntariamente.
Independiente no obligado a cotizar pensiones por edad:

Este subtipo de cotizante slo puede ser utilizado cuando la
persona que esta cotizando es Independiente, tiene una edad
de 50 aos o ms si es mujer, o 55 aos o ms si es hombre, y
nunca ha cotizado al sistema de pensiones. Para este subtipo de
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MANUAL DE USUARIO
cotizante slo es obligatorio el aporte a salud. Puede aportar a

pensiones de manera voluntaria.
Independiente con requisitos cumplidos para pensin: Este

subtipo de cotizante slo puede ser utilizado cuando la persona
que est cotizando es Independiente, tiene una edad de 55
aos de edad o ms y manifiesta que ya ha cumplido los
requisitos para adquirir la pensin. Para este subtipo de cotizante
slo es obligatorio el aporte a salud. Puede aportar a pensiones
de manera voluntaria.
Los datos que se mostraron en los puntos anteriores fueron

obtenidos de la Resolucin 634 de Marzo 6 del 2006 y de las
Aclaraciones de Mayo 24 del 2007.
Extranjero No Obligado a Cotizar Pensiones: Empleado dependiente

que no est obligado a cotizar pensiones por su status de extranjero.
Colombiano Residente en el Exterior: Aplica para los Colombianos

residentes temporalmente en el exterior sometidos a la Ley Colombiana.
Se hacen aportes a los sistemas de salud (slo si la persona tiene grupo
familia residiendo en Colombia) y pensiones.
AFP: Administradora de Fondo de Pensiones a la que se encuentra

afiliado el empleado.
EPS: Entidad Proveedora de Salud a la que se encuentra afiliado el

empleado.
Alto Riesgo: Condicin especial de riesgo que puede tener un

empleado dependiendo de su actividad econmica. La ley define como
actividades de alto riesgo para el Sistema General de Pensiones
aquellas que generan por su propia naturaleza la disminucin de la
expectativa de vida saludable del trabajador. Cuando un empleado
realiza alguna de las actividades catalogadas como Actividades de Alto
Riesgo, su tarifa de cotizacin a pensiones se incrementa en un 10%.
Aunque existen varios grupos, todos representan el mismo incremento

en la tarifa de aportes a pensin (10% adicional), por lo cual se torna
innecesaria la seleccin de alguno en particular.
A continuacin encontrar una lista de las actividades consideradas como
Actividades de Alto Riesgo, clasificadas en diferentes grupos establecidos
por la ley:
GRUPO 2:
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MANUAL DE USUARIO
Congresistas de la repblica, senadores y representantes a la cmara.
GRUPO 3:
Personas que trabajan en minera que prestan servicio en socavones o

subterrneos
Personas expuestas a altas temperaturas
Personas expuestas a radiaciones ionizantes
Personas expuestas a sustancias comprobadamente cancergenas
Algunos trabajadores de la rama judicial
Algunos trabajadores del ministerio pblico
GRUPO 4:
Personal de detectives del DAS

Algunos trabajadores de la Aeronutica Civil
Algunos trabajadores del Cuerpo de Bomberos
Algunos trabajadores de Inravisin
Algunos trabajadores de Telecom
GRUPO 5:
Periodistas dependientes
Valor UPC (Unidad por capitacin): Aporte voluntario que realiza un

cotizante cuando quiere incluir en su sistema de salud a beneficiarios
diferentes a los establecidos por la ley.
Contrato
Fecha Ingreso: Fecha de ingreso del empleado a la empresa.
Fecha Retiro: Fecha de retiro del empleado de la empresa. Este campo

es opcional y genera una novedad de retiro en el periodo que sea
escogido.
Salario Mensual: Corresponde al salario que la empresa le est

pagando al empleado.
Salario Integral: Se escoge si el salario del empleado es integral. Es
decir, debe estar por encima de los 10 SMMLV.
Las inconsistencias generadas por el ingreso errado de datos para esta

seccin son:
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F-077
MANUAL DE USUARIO
UPC
Fecha Ingreso
Fecha Retiro
Salario
Mensual
El valor UPC debe ser En este campo no se deben

nmero
ingresar
caracteres
especiales o alfabticos,
slo
nmeros.
Se
encuentra en la seccin de
Afiliaciones.
Fecha
de
ingreso La fecha debe estar en el
invalida
formato estipulado en la
parte superior del campo.
Se debe usar el asistente
para ingresar la fecha. Se
Contrato.
Fecha
de
invalida
Contrato.
El valor del salario debe En este campo no se deben
ser numrico
ingresar
caracteres
slo
nmeros.
Se
Contrato.
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F-077
MANUAL DE USUARIO
Campo
Tipo ID
No ID
Primer
Apellido
Primer nombre
EPS
AFP
No ID
No ID
Primer
Apellido
Primer nombre
Error
Causa
El tipo de identificacin El campo de Tipo ID del
es obligatorio
empleado es obligatorio. Se
Identificacin.
El
nmero
de El campo de No ID del
identificacin
es empleado es obligatorio. Se
obligatorio
Identificacin.
El primer apellido es El campo de Primer Apellido
requerido
del empleado es obligatorio.
Se encuentra en la seccin
de Identificacin.
El primer nombre es El campo de
Primer
requerido
Nombre del empleado es
obligatorio. Se encuentra
en
la
seccin
de
Identificacin.
Esta opcin se escoge
dependiendo del tipo de
cotizante seleccionado. Se
Afiliaciones.
Afiliaciones.
El nmero de
El nmero no puede tener
identificacin debe ser
caracteres
especiales,
numrico o alfanumrico deben ser letras o nmeros.
de Identificacin.
El
nmero
de Debe haber un valor para
identificacin no debe No ID. Se encuentra en la
ser cero
seccin de Identificacin.
El primer apellido no El apellido slo contiene
debe contener nmeros letras del alfabeto.
Se
ni caracteres especiales encuentra en la seccin de
Identificacin.
El primer nombre no El nombre slo contiene
Se
Identificacin.
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F-077
MANUAL DE USUARIO
2.5.2
OPCIN DE EMPLEADOS PARA EMPLEADOR TIPO

DOMSTICO
ADICIN DE EMPLEADOS
Para adicionar un empleado se debe hacer clic sobre el botn

Adicionar, ubicado en la parte inferior de la pantalla (Fig. 31).
Fig. 31
Al hacer clic en Adicionar se abre una ventana con los datos de

registro de un nuevo empleado (Fig. 32). En esta ventana se ingresan
los datos del empleado, descritos a continuacin:
Fig. 32
Identificacin
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F-077
MANUAL DE USUARIO
Tipo ID: (Tamao mximo de campo de 17 caracteres) Tipo de

identificacin del empleado. Puede ser CC-Cdula de ciudadana, CECdula de Extranjera, IRC-Registro Civil, TI -Tarjeta de Identidad y PANmero de pasaporte.
Nmero ID: Nmero de identificacin del empleado.
Nombres y Apellidos: Es obligatorio llenar los campos de Primer

Nombre y Primer Apellido
Ubicacin
Sucursal: Este campo debe dejarse con la informacin que genera el

sistema. Relaciona al empleado con una CCF en caso de que se haya
escogido una.
Centro Trabajo: Este campo debe dejarse con la informacin que

genera el sistema. Relaciona al empleado con una tarifa de riesgos,
asignada por la AFP, en caso de que se haya escogido una.
Afiliaciones
AFP: Administradora de Fondo de Pensiones a la que se encuentra

afiliado el empleado.
EPS: Entidad Promotora de Salud a la que se encuentra afiliado el

empleado.
Alto Riesgo: Condicin de riesgo especial que puede tener un

empleado dependiendo de su actividad econmica. Aunque existen
varios grupos, al momento de liquidar no existen diferencias entre ellos,
pues cuando un empleado pertenece a cualquiera de estos grupos su
tarifa de riesgos aumenta en un 10%.
Valor UPC (Unidad por capitacin): Aporte voluntario que realiza un

cotizante cuando quiere incluir en su sistema de salud a beneficiarios
diferentes a los establecidos por la ley.
Contrato
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MANUAL DE USUARIO
Fecha Ingreso: Fecha de ingreso del empleado.
Fecha Retiro: Fecha de retiro del empleado. Este campo es opcional y

genera una novedad de retiro en el periodo que sea escogido.
Salario Mensual: Corresponde al salario que la empresa le est pagado

al empleado.
Salario Integral: Seleccione esta opcin si el empleado tiene salario

integral.
Las inconsistencias generadas por el ingreso errado de datos para esta

seccin son:
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F-077
MANUAL DE USUARIO
Campo
Tipo ID
No ID
Primer
Apellido
Primer nombre
EPS
AFP
No ID
No ID
Primer
Apellido
Primer nombre
Error
Causa
El tipo de identificacin El campo de Tipo ID del
es obligatorio
empleado es obligatorio. Se
Identificacin.
El
nmero
de El campo de No ID del
identificacin
es empleado es obligatorio. Se
obligatorio
Identificacin.
El primer apellido es El campo de Primer Apellido
requerido
del empleado es obligatorio.
de Identificacin.
El primer nombre es El campo de
Primer
requerido
Nombre del empleado es
obligatorio. Se encuentra
en
la
seccin
de
Identificacin.
Afiliaciones.
Afiliaciones.
El nmero de
El nmero no puede tener
identificacin debe ser
caracteres
especiales,
numrico o alfanumrico deben ser letras o nmeros.
de Identificacin.
El
nmero
de Debe haber un valor para
identificacin no debe No ID. Se encuentra en la
ser cero
seccin de Identificacin.
El primer apellido no El apellido slo contiene
Se
Identificacin.
El primer nombre no El nombre slo contiene
Se
Identificacin.
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F-077
MANUAL DE USUARIO
UPC
Fecha Ingreso
Fecha Retiro
Salario
Mensual
El valor UPC debe ser En este campo no se deben

nmero
ingresar
caracteres
slo
nmeros.
Se
Afiliaciones.
Fecha
de
invalida
Contrato.
Fecha
de
invalida
Contrato.
El valor del salario debe En este campo no se debe
ser numrico
ingresar
caracteres
slo
nmeros.
Se
Contrato.
2.6 O
PCIN DE NOVEDADES
Recuerde que para notificar a las administradoras (AFP, EPS, ARP) de los
cambios relacionados con sus empleados, debe ingresar estos cambios por
medio de la opcin novedades y no directamente desde la ficha del
empleado (opcin empleados). Los cambios que se produzcan por
errores al momento de registrar la informacin, y por ende no requieren de
notificacin alguna a las administradoras, deben ser modificados
directamente en la ficha del empleado.
Desde el men del portal, el empleador con perfil de Nmina podr
consultar, adicionar y modificar las novedades de los empleados, haciendo
clic sobre la opcin Novedades, donde aparecer la siguiente pantalla:
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MANUAL DE USUARIO
Fig. 33
2.6.1 ADICIN DE UNA NOVEDAD
o
Para poder adicionar una novedad se deben diligenciar todos los

campos existentes en la imagen anterior, descritos a continuacin:
Identificacin
o
Tipo ID: Tipo de nmero de identificacin del empleado. Puede ser

CC-Cdula de ciudadana, CE-Cdula de Extranjera, RC-Registro
Civil, TI -Tarjeta de Identidad y PA-Nmero de pasaporte.
Nmero ID: Nmero de identificacin relacionado con el tem
anterior. Este nmero sirve como criterio de bsqueda del
empleado. Sin embargo aparece de forma automtica si se
selecciona primero el nombre del empleado en el campo Nombre.
Nombre: En este campo aparece una lista con los nombres de todos
los empleados de la Empresa. Al hacer clic en uno de los nombres
que aparecen en la lista, el sistema automticamente muestra los
datos correspondientes al Tipo ID y Nmero ID.
Periodo
Estos datos son necesarios, ya que las novedades para un empleado
se deben liquidar en periodos mensuales, teniendo en cuenta el ao en
que se da la novedad.
o
Ao: Seleccione el ao correspondiente al periodo de ingreso de la

novedad.
Mes: Seleccione el mes correspondiente al periodo de ingreso de la

novedad.
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MANUAL DE USUARIO
Las posibles inconsistencias que se pueden dar por el ingreso errado

de datos son las siguientes:
Campo
No ID
Error
El empleado no existe
Causa
Se intenta buscar un
empleado por un No ID
que no existe en el
sistema.
Fig. 34
Tipo Novedad
A continuacin encontrar una lista de las novedades existentes en el
sistema. Estas novedades saldrn desplegadas en una tabla que se puede
observar en la Fig. 34.
Aportes Voluntarios (AVP)

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MANUAL DE USUARIO
Fig. 35
o
Aportes Voluntarios: Esta seccin est compuesta por tres

campos:
Valor Empleador: Se refiere a un nuevo valor que aporta
voluntariamente el empleador (Empresa) al fondo de
pensiones obligatorio.
Valor Empleado: Se refiere a un nuevo valor que aporta
voluntariamente el empleado (Empresa) al fondo de
pensiones obligatorio.
Valor No Retenido: Se refiere al valor diferencia entre la
suma que se hubiere retenido en caso de no haber
destinado de los ingresos del trabajador suma alguna a
aportes voluntarios al Rgimen de Ahorro individual y el
valor efectivamente descontado al trabajador por
retencin en la fuente (Tomado de Resolucin 634 de
Marzo del 2006). (Por defecto el campo tendr el valor de
0)
Las posibles inconsistencias generadas por ingreso
errado de datos son las siguientes:
Campo
Vr. Empleador,
Vr.
Empleado,
Vr. No Retenido
Error
Input String was not in a
correct
format.
(La
cadena ingresada no
est en el formato
apropiado).
Causa
Se genera cuando se
ingresan
caracteres
especiales o letras en
los
campos
especificados.
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F-077
MANUAL DE USUARIO
Incapacidad General (IGE)
Fig. 36
Cuando un empleado no se encuentra en condiciones apropiadas de salud
(a causa de una enfermedad general, diferente de algn accidente o
enfermedad ocasionados por las acciones realizadas en el trabajo) para
asistir a su centro de trabajo y desarrollar las actividades que realiza
normalmente, se debe ingresar una novedad de Incapacidad General (IGE).
El salario correspondiente a los das de la incapacidad ser asumido por la
EPS y ser equivalente a dos terceras partes (2/3) del salario que tenga
asignado el empleado en el momento de producirse la incapacidad.
o
Periodo: Se especifica la duracin de la incapacidad con los

siguientes datos:
Da Inicial: Da del mes en el que comienza la
incapacidad.
Duracin: Nmero total de das de la incapacidad. Si la
incapacidad abarca ms de un (1) periodo, no es
necesario ingresar una novedad para cada periodo;
simplemente debe colocar en este campo la duracin total
de la incapacidad.
Ejemplo: Si el empleado se incapacit el da 28 de Marzo,
y la incapacidad fue de 10 das, no es necesario ingresar
una incapacidad para marzo y otra para abril. Slo se
debe colocar 10 das en la casilla correspondiente y el
sistema calcula la novedad para los diferentes periodos.
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F-077
MANUAL DE USUARIO
Valor Total: El sistema calcula automticamente el valor

del salario que ser recibido por el empleado, equivalente
a las dos terceras partes (2/3) del salario que est
establecido en el sistema para el empleado en cuestin.
Este campo es modificable por el empleador,
permitindole ingresar el valor que desee reportar para el
pago de aportes de su empleado.
o
Incapacidad: En esta seccin se ingresa informacin

correspondiente a la incapacidad, con la cual se calcula el valor
total que se muestra en el recuadro Periodo.
Ambulatoria: Marque si la incapacidad es ambulatoria.
Hospitalaria: Marque si la incapacidad es hospitalaria.
Das descontados: Corresponde al nmero de das
descontados con relacin al tipo de incapacidad
seleccionado. Si el empleador desea pagar los tres (3)
primeros das de salario al empleado, marque cero (0) en
esta casilla. Si no, deje el dato que muestra el sistema.
Prrroga: Maque si la incapacidad corresponde a una
prrroga.
Nmero: Marque el nmero de das de la prrroga.
Generadas: (Tabla que aparece en la parte derecha superior de

la ventana de Novedad de Incapacidad General) En esta tabla se
puede observar el periodo o los periodos, la duracin y el valor
de la novedad.
Las posibles inconsistencias generadas por ingreso errado de

datos son:
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MANUAL DE USUARIO
Campo
Da Inicial
Duracin
Das
Descontados
Error
Causa
El rango del da es Se genera cuando se
entre 1 y 30
ingresan
caracteres
los
campos
especificados.
Slo
acepta nmeros del 1
al 30. El campo tiene
un tamao mximo de
dos caracteres.
El rango de duracin Se genera cuando se
debe ser entre 1 y 365 ingresan
caracteres
das.
los
campos
especificados.
Slo
acepta nmeros del 1
un tamao mximo de
tres caracteres.
1. El rango de das Se genera cuando se
descontados debe ser ingresan
caracteres
entre 1 y 365 das.
2.
Los
das los
campos
descontados
son especificados.
Slo
obligatorios
acepta nmeros del 1
un tamao mximo de
tres caracteres. Es un
campo obligatorio.
Ingreso (ING)
Fig. 37
Cuando se adiciona un empleado se genera inmediatamente la novedad de

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MANUAL DE USUARIO
ingreso. De esta manera, se torna innecesario ingresar una novedad de

ingreso por cada empleado que se registra en el sistema.
La novedad de ingreso debe ser utilizada cuando un empleado ha sido
retirado de la empresa y reingresa a sta.
o
Periodo: Se indica el da inicial del ingreso del empleado. Este

da hace referencia al da del mes en que el empleado ingresa a
la Empresa.
Incapacidad Profesional (IRP)
Fig. 38
o
Se ingresan los mismos datos usados para la novedad de

Incapacidad General previamente explicada.
Las posibles inconsistencias para esta novedad son idnticas a

la novedad de Incapacidad General.
Licencia de Maternidad (LMA)
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MANUAL DE USUARIO
Fig. 39
o
Se ingresan los mismos datos usados para la novedad de

Incapacidad General previamente explicada.
Las posibles inconsistencias para esta novedad son idnticas a

la novedad de Incapacidad General.
Retiro de la empresa (RET)
Fig. 40
o
Periodo: Se indica el da inicial del retiro del empleado. Este da

hace referencia al da del mes en que el empleado se retira de la
empresa.
Suspensin Temporal del Contrato de Trabajo (SLN)
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MANUAL DE USUARIO
Fig. 41
o
Periodo: En esta seccin se encuentran los datos de duracin

del periodo de suspensin. Estos datos se vern reflejados en la
tabla que se ve el sector derecho de la figura 41:
Da Inicial: Da del mes en el que inicia la suspensin o
licencia del empleado.
Duracin: Nmero de das del periodo de suspensin o
licencia.
Valor Total: Valor que se descuenta del salario por
motivo de los das en que el empleado se encuentra
ausente de su puesto de trabajo. Este valor es calculado
automticamente por el sistema y puede ser modificado
por el empleador.
Generadas: Tabla con los datos bsicos con los que la
novedad quedar consignada para el empleado.
Las inconsistencias generadas por ingreso errado de
datos son:
Campo
Da Inicial
Error
Causa
entre 1 y 30
ingresan
caracteres
los
campos
especificados.
Slo
acepta nmeros del 1
un tamao mximo de
dos caracteres.
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MANUAL DE USUARIO
Duracin

caracteres
das.
los
campos
especificados.
Slo
acepta nmeros del 1
un tamao mximo de
tres caracteres.
Traslado a otra Administradora (TAA)
Fig. 42
o
Traslado Administradora: En esta seccin se especifica el

traslado del empleado a una nueva administradora, ya sea un
nuevo fondo de pensiones o una nueva EPS. El traslado se
genera a partir del mes subsiguiente; es decir, dos meses
despus de presentar la novedad.
Generadas: Tabla que muestra informacin acerca del periodo y

el tipo de novedad que se est creando.
IMPORTANTE: Cuando se ingresa una TAA (traslado a otra

administradora) el sistema genera automticamente la novedad
de TDA (traslado de otra administradora) para el periodo que
corresponda.
Traslado de otra Administradora (TDA)

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MANUAL DE USUARIO
Fig. 43
Esta novedad slo es vlida cuando la precede una novedad de TAA
(traslado a otra administradora) en un periodo anterior.
o
Traslado Administradora: En esta seccin se especifica el

traslado del empleado a una nueva administradora, ya sea un
nuevo fondo de pensiones o una nueva EPS.

Vacaciones
Fig. 44
o
Periodo: En esta seccin se encuentran los datos la duracin del

periodo de vacaciones. Estos datos se vern reflejados en la
tabla que se ve el sector derecho en la figura 44:
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MANUAL DE USUARIO
Da Inicial: Da del mes en el que inician las vacaciones

del empleado.
Duracin: Nmero de das del periodo de vacaciones.
Valor Total: Remuneracin que recibe el empleado por
los das de vacaciones. Este valor es calculado
automticamente por el sistema y puede ser modificado
por el empleador.
Generadas Tabla que muestra informacin acerca del
periodo y el tipo de novedad que se est creando.
Las inconsistencias generadas por ingreso errado de
datos son:
Campo
Da Inicial
Duracin
Error
Causa
entre 1 y 30
ingresan
caracteres
los
campos
especificados.
Slo
acepta nmeros del 1
un tamao mximo de
dos caracteres.
caracteres
das.
los
campos
especificados.
Slo
acepta nmeros del 1
un tamao mximo de
tres caracteres.
Varios Centros de Trabajo (VCT)
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MANUAL DE USUARIO
Fig. 45
Esta novedad se ingresa cuando un empleado cambia de Centro de
Trabajo; es decir, su actividad laboral se empieza a desarrollar en una
nueva ubicacin. Cada Centro de Trabajo tiene asignada una tarifa
especfica, establecida por la ARP (administradora de riesgos
profesionales) a la que est afiliado el empleador. Cuando un empleado
cambia de Centro de Trabajo, es posible que cambie la tarifa con la cual
se liquidan sus aportes al sistema de riesgos profesionales.
IMPORTANTE. Cuando un empleado cambie de Centro de Trabajo, se
debe realizar la modificacin por medio de una novedad de VCT (Varios
Centros de Trabajo) y no directamente en la ficha del empleado.
o
ltimo Centro de Trabajo: Seleccione el nuevo Centro de

Trabajo del empleado.
Variacin Permanente de salario (VPS)
Fig. 46
o
Periodo: Da en el que empieza a hacerse efectivo el aumento

del salario.
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MANUAL DE USUARIO
Variacin Total: Incremento que se hizo sobre el salario anterior.

Para esto se debe tomar el nuevo salario del empleado y restarle
el salario anterior.
Ejemplo: Pedro Prez reciba en Febrero de 2008 un salario de
$1.000.000 (un milln de pesos). En Marzo 16, recibi un
aumento, y su nuevo salario qued en $1.200.000 (un milln
doscientos mil pesos). El incremento corresponde a los $200.000
(doscientos mil pesos) adicionales., y este es el dato que debe
registrarse en la casilla Variacin Total.

Las posibles inconsistencias que se pueden dar por el ingreso

Campo
Valor Total
Error
correct
format.
(La
cadena ingresada no
est en el formato
apropiado).
Causa
Se genera cuando se
ingresan
caracteres
el campo de Valor Total
que
solo
recibe
nmeros. Tampoco se
permiten
nmeros
decimales, esto es
secuencias de nmeros
con el carcter .
incluido.
Variacin Transitoria de Salario (VST)
Fig. 47
o
Valor Total: Variacin del salario para el periodo en el que se

est ingresando la novedad. Este valor corresponde al excedente
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MANUAL DE USUARIO
que recibe el empleado, ya sea por comisiones, bonificaciones u

otros conceptos, para el periodo en el que se est ingresando la
novedad.
o


Campo
Valor Total
Error
correct
format.
(La
cadena ingresada no
est en el formato
apropiado).
Causa
Se genera cuando se
ingresan
caracteres
el campo de Valor Total
que
solo
recibe
nmeros. Tampoco se
permiten
nmeros
decimales, esto es
secuencias de nmeros
con el carcter .
incluido.
Variacin Tarifa Especial (VTE)
Fig. 48
Nueva Tarifa Alto Riesgo: Seleccione el nuevo grupo de riesgo

al que pertenece el empleado. Recuerde que cualquiera de los
grupos diferentes a la opcin Sin Riesgo representarn un
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MANUAL DE USUARIO
incremento del 10% en la tarifa de cotizacin a pensiones. Sin

embargo, aunque existen varios grupos, todos representan el
mismo incremento en la tarifa de aportes a pensin (10%
adicional), por lo cual se torna innecesaria la seleccin de alguno
en particular.
2.6.2
BSQUEDA DE UNA NOVEDAD

Para buscar una novedad debe ingresar a la opcin NOVEDADES del
men superior y seleccionar alguno de los siguientes criterios de
bsqueda: No. Identificacin, nombre y/o periodo (ao y mes). Si no
selecciona ninguno de los criterios anteriormente mencionados, puede
hacer clic en el botn BUSCAR y el sistema generar un listado de
todas las novedades existentes para el usuario.
Fig. 49
o
La bsqueda de novedades puede hacerse por la opcin Periodo,

que se ve en el sector derecho de la figura 49, seleccionando el ao
y el mes en el que se quiera buscar una novedad. Una vez se
seleccionen estos dos tems se prosigue a hacer clic en el botn
Buscar.
El resultado sern las novedades que existan para todos los
empleados y que se hayan dado en el periodo (ao y mes)
seleccionado.
La bsqueda tambin puede hacerse por la opcin

Identificacin. Al digitar el nmero de identificacin del empleado
en el campo No ID, la aplicacin busca automticamente el
nombre del empleado. Lo mismo pasa cuando la bsqueda se hace
por el nombre. Cuando ste es seleccionado, el No de
identificacin aparece en el campo correspondiente.
El resultado sern todas las novedades
seleccionado, en todos los periodos existentes
del
empleado
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F-077
MANUAL DE USUARIO
Fig. 50
o
En la figura 50 se puede ver el resultado de la bsqueda cuando no

se especifica ningn criterio especfico para sta. El sistema genera
un listado de las novedades existentes para todos los periodos y
todos los empleados.

Campo
No ID
2.6.3
Error
El empleado no existe
Causa
Se intenta buscar un
empleado por un No ID
que no existe en el
sistema.
MODIFICACIN Y ELIMINACIN DE UNA NOVEDAD
Para modificar una novedad, se debe realizar primero una bsqueda con
los lineamientos expuestos en el punto anterior. Al hacer esto aparecer
una imagen como la que se ve a continuacin:
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F-077
MANUAL DE USUARIO
Fig. 51
Modificar
o
Para realizar una modificacin se debe hacer clic en uno de los

conos de cuaderno que aparecen en la primera columna (izquierda)
de la tabla de novedades (figura 51). El sistema abrir la ventana de
la novedad, permitiendo que se modifiquen los datos de la misma.
Para cualquier inquietud con respecto a las distintas novedades
existentes en el sistema, por favor remtase al numeral 2.6.1 de este
manual.
IMPORTANTE: Al modificar una novedad que se encuentra asociada
a una liquidacin, es necesario actualizar sta para que la nueva
informacin quede registrada en el sistema. No es posible modificar
novedades que se encuentren asociadas a liquidaciones pagadas.
Eliminar
Para eliminar una novedad se debe hacer clic en la X que aparece

en la segunda columna de la tabla de novedades registradas en el
sistema. Al hacer clic en la X, aparecer un cuadro con la
confirmacin de la eliminacin. Despus de confirmar la eliminacin
de la novedad, sta ser borrada del sistema para siempre.
IMPORTANTE: Cuando se desea eliminar una novedad que se
encuentra registrada en la liquidacin de algn periodo, se debe
eliminar primero la liquidacin. No es posible eliminar novedades que
se encuentren asociadas a liquidaciones pagadas.
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MANUAL DE USUARIO
2.7
MANEJO DE LIQUIDACIONES PARA UNA EMPRESA
Dado que existen dos tipos de usuario vlidos en el sistema (nmina y tesorera),
existen diferentes restricciones para el manejo de liquidaciones, dependiendo del
usuario que est usando el programa. El usuario tipo Nmina podr crear una
liquidacin, ver sus datos y eliminarla, pero no podr realizar el pago de sta. El
usuario tipo Tesorera, en cambio, no podr ver los datos de la liquidacin. ste
slo podr realizar el pago de la liquidacin y ver los datos relacionados con dicho
pago (los aportes totales de la Empresa a las diferentes administradoras).
2.7.1 ADICIN DE UNA LIQUIDACIN

(Opcin exclusiva del usuario Tipo Nmina)
o
Para realizar una liquidacin se debe ingresar a la opcin

LIQUIDACIONES del men principal, ubicado en la parte superior del
portal. All se encuentra un listado con todas las liquidaciones
realizadas por el empleador en el sistema. Si an no ha realizado
ninguna liquidacin, slo aparecer la opcin de adicionar una nueva
liquidacin.
Fig. 52
o
Para realizar una nueva liquidacin debe hacer

Adicionar (Figura 52). En ese momento se abre
ofrece dos (2) opciones distintas para realizar
liquidacin (Figura 53). A continuacin encontrar
cada una de stas.
clic en el botn
una ventana que
la adicin de la
la explicacin de
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F-077
MANUAL DE USUARIO
Fig. 53
Autoliquidacin
Este proceso consiste en el ingreso manual de empleados y
novedades en el sistema. Para generar la liquidacin se usan los
datos que hayan sido registrados en el sistema. Para este caso
se debe seleccionar el periodo que se quiere liquidar (Figura 53).
Despus de seleccionar el periodo, se hace clic en el botn
Aceptar y el sistema genera la planilla de la liquidacin, que
contiene los detalles de los diferentes aportes realizados por
cada uno de los empleados (Figura 54).
Fig. 54
Refrescar: Cuando se ingresa una novedad o se realizan
cambios en los datos del empleado o el empleador, despus de
haber generado una liquidacin, no es necesario eliminarla y
volverla a crear. En estos casos se puede hacer clic en el botn
Refrescar ubicado en la parte inferior de la ventana (Figura 54)
y el sistema automticamente actualiza los datos de la planilla.
IMPORTANTE: Cuando se modifiquen datos de un empleado
que se encuentra asociado a una novedad, se debe eliminar
primero la novedad, con el fin de que sea actualizada toda la
informacin relacionada con la planilla de liquidacin.
Posteriormente si se puede realizar el cambio deseado y luego
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MANUAL DE USUARIO
se crea de nuevo la novedad.

Liquidacin por Carga de un Archivo
Este proceso consiste en la carga de un archivo de texto,
conocido como Archivo Plano, que contiene la informacin
de la empresa y de los empleados.
Las especificaciones de formato y contenido con las que debe
cumplir el archivo, se encuentran en la resolucin 634 de
2006.
Para este caso no es necesaria la seleccin del periodo que
se desea liquidar, ya que esa informacin viene incluida en el
archivo. Haga clic sobre el botn Cargar (Figura 53) para
realizar todo el proceso de carga del archivo. A continuacin
se explicarn los pasos que se deben seguir para completar
este proceso.
Fig. 55
1.
Buscar Archivo en PC
Para buscar un archivo en el Computador haga clic en el
botn Browse ubicado en la parte derecha de la ventana
(Fig. 55)
Aparece una ventana para bsqueda de archivos en su
computador (Figura 56). Busque el archivo y seleccinelo.
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MANUAL DE USUARIO
Fig. 56
2.
Subir el Archivo
Para subir el archivo debe hacer clic en el botn Aceptar
que se ve en la Fig. 55. En ese momento el sistema sube el
archivo y se puede iniciar el proceso de validacin del mismo
(Fig. 57).
Fig. 57
IMPORTANTE: Antes de validar su planilla asegrese
de verificar que no exista en el sistema una liquidacin
para el mismo periodo de la planilla que va a validar o
completar.
3.
Validar el Archivo
Para validar un archivo se hace clic en el botn Validar
que se ve en la figura 57.
Si el formato del archivo no es correcto o se encuentran
inconsistencias en el contenido, aparecer un reporte de
los errores que el sistema encontr en el archivo (Fig. 58).
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F-077
MANUAL DE USUARIO
Fig. 58
Este reporte de validacin muestra una lista de los errores
que se encontraron en el archivo que se carg. Estos
errores se generan cuando el sistema compara el archivo
con unos estndares de validacin que establece la ley. Si
hay inconsistencias entre el formato estndar y el formato
del archivo, el sistema no dejar que ste sea cargado.
Si el archivo es validado con xito aparecer una ventana
donde se muestra el periodo a liquidar, el nmero de
errores (equivalente a 0) y la fecha de cargue del archivo
(Figura 59).
Fig.59
4.
Cargar Archivo
Para continuar con el proceso se hace clic en el botn Cargar
(Fig. 59) y el sistema carga la liquidacin, registrando los
datos de los empleados, novedades y sucursales del
empleador.
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F-077
MANUAL DE USUARIO
5.
Terminar Proceso
El proceso finaliza cuando la liquidacin ya se encuentra
cargada y validada. En ese momento se puede hacer clic en
el botn Terminar para consultar la lista de liquidaciones del
empleador (Figura 60).
Fig. 60
En la lista de liquidaciones que aparece en la opcin
Liquidaciones del men superior (Figura 61), se puede
verificar cules han sido creadas por medio de un archivo
plano, ya que el sistema muestra la palabra TRANSMITIDA
junto al periodo de la liquidacin. Esto indica que esa
liquidacin fue cargada y no generada a travs del proceso de
autoliquidacin.
Fig. 62
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F-077
MANUAL DE USUARIO
2.7.2 BSQUEDA DATOS DE LIQUIDACIN

(Opcin exclusiva del usuario Tipo Nmina)
Para realizar consultas sobre los datos generados en la planilla de
liquidacin de aportes, se debe ingresar a la opcin Liquidaciones del
sistema, ubicada en el men superior del aplicativo. Aparecer una
ventana con los datos de cada liquidacin que se haya adicionado (Figura
62). A continuacin encontrar una descripcin de cada una de las
opciones de esta ventana.
Fig. 63
o
Eliminar: Para eliminar una liquidacin se hace clic en la X que

aparece en el extremo izquierdo de la lnea correspondiente,
como se ve en la figura 63. Las planillas que hayan sido pagadas
o se encuentren en estado pendiente NO pueden ser
eliminadas.
Periodo: Periodo al cual corresponde la liquidacin. No pueden

existir dos planillas del mismo tipo para el mismo periodo.
No Empleados: Nmero de empleados que estn incluidos en la

liquidacin de ese periodo.
Fecha Lmite de Pago: Esta es la ltima fecha en la cual se

puede realizar el pago de la planilla. Esta fecha est definida por
dos criterios: 1) La clasificacin del empleador con respecto al
nmero de empleados (Grande, Pequea o Independiente) y 2)
Su nmero de verificacin, ya sea con respecto al NIT de la
empresa o simplemente con el nmero de identificacin con el
que est registrado el empleador.
Valor a Pagar: Valor Total a pagar por la liquidacin de todos

los empleados del empleador.
Clave Planilla: Esta clave es generada por el sistema para

diferenciar e identificar cada una de las planillas.
Clave Pago: Esta clave es proporcionada por la entidad

financiera cuando la planilla es pagada con xito.
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MANUAL DE USUARIO
CONSULTA DE DATOS DE LA PLANILLA
Para poder observar los detalles de una liquidacin se hace clic en el

periodo de la liquidacin que se desea consultar (Figura 65).
Fig. 65
Al hacer clic en el periodo seleccionado, se muestra una ventana con

cuatro (4) opciones que se encuentran en diferentes pestaas
(Figura 66). Las cuatro opciones son: Planilla, Liquidacin,
Comprobante y Pago. A continuacin se muestran las cuatro
opciones que se presentan para la consulta de la planilla:
Fig. 66
1. Planilla
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MANUAL DE USUARIO
Fig. 67
En esta opcin se puede consultar el detalle de la

planilla por cada uno de los empleados que se
ingresaron en la liquidacin. Los datos que se pueden
observar en esta opcin son:
1) Informacin personal del empleado

2) Registro de novedades para el periodo liquidado Salario,
IBC y das trabajados para cada uno de los sistemas de
seguridad social (AFP, EPS; ARP, Parafiscales)
3) Detalle de la cotizacin a Pensiones (tarifa, valor total,
aportes voluntarios, aportes al Fondo de Solidaridad)
4) Detalle de la cotizacin a Salud (valor total, UPC,
incapacidades generales y licencias de maternidad)
5) Detalle de la cotizacin a Riesgos Profesionales (tarifa,
valor total, Centro de Trabajo)
6) Detalle de la cotizacin a parafiscales (tarifa y valor total)
El botn Refrescar sirve para actualizar cualquier
cambio que se haya hecho sobre una liquidacin
existente en el sistema. Slo cuando se desea eliminar
una novedad que se encuentra asociada a una
liquidacin, sta ltima debe ser eliminada y creada de
nuevo.
2. Liquidacin
En esta seccin se muestran los totales de los aportes

que hace la empresa a las distintas administradoras del
sistema de seguridad social.
Es posible realizar una consulta por cada una de las

administradoras a las cuales les ha hecho aportes. Para
esto es necesario seleccionarla de la lista que aparece
en el campo Administradoras (Figura 68).
El campo No. de Empleados muestra el nmero de

empleados relacionados con la administradora que se
haya seleccionado. Cuando no se ha seleccionado
ninguna administradora en particular, el sistema
muestra el nmero total de empleados por los cuales se
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F-077
MANUAL DE USUARIO
hicieron aportes en ese periodo.
Fig. 68
3. Comprobante
Fig. 69
El comprobante muestra el pago de aportes a los

diferentes sistemas de seguridad social y parafiscales,
as como los saldos a favor del empleador y el
descuento permitido por concepto de incapacidades.
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MANUAL DE USUARIO
La seccin de Saldos a Favor y Descuento

Incapacidades permite descontar de la planilla los
saldos correspondientes a periodos pasados, en los
cuales el empleador realiz pagos superiores al valor
total por concepto de aportes.
En la seccin de pago de aportes se puede ver el total a

pagar a los cuatro tipos de administradora vlidos
(Fondos de Pensiones, Salud, CCF), ms los aportes
que la Empresa por ley tiene que pagar a los sistemas
de parafiscales (S.E.N.A., MEN, ICBF, ESAP).
A continuacin se explican las casillas de esta ventana :
Filtro
Permite observar los aportes realizados a una
administradora en particular. Debe seleccionarse una de las
administradoras que aparecen en la lista.
Saldos a Favor
Esta seccin es opcional y permite ingresar los saldos a
favor del empleador para el periodo correspondiente. Los
saldos a favor siempre deben ser ingresados en relacin
con una planilla de periodos anteriores.
Fig. 70
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MANUAL DE USUARIO
1)
No Planilla: N del formulario nico o planilla en la

cual se realiz el excedente en el pago, y por la cual
se gener un saldo a favor del empleador.
2)
Cotizacin Salud: Permite colocar el valor en el

caso en que se presentaron excesos en las
.cotizaciones pagadas a la respectiva administradora
de salud (EPS) en un perodo anterior.
3)
UPC Adicional: Permite colocar el valor en el caso

en que se presentaron excesos en las .cotizaciones
pagadas a la respectiva administradora de salud
(EPS), por concepto de UPC, en un perodo anterior.
4)
Cotizacin Riesgos: Muestra el valor del saldo a

favor, en el caso en que se presentaron excesos en
las cotizaciones pagadas a la respectiva
administradora de riesgos (ARP).
Descuento Incapacidades
Permite que el empleador pueda descontar de su
liquidacin, el valor correspondiente al pago de la
incapacidad por parte de la respectiva administradora. Estos
pagos se hacen mediante tres mecanismos:
1. La administradora, despus de aprobar el pago de la
incapacidad, entrega un cheque al empleador con el
valor correspondiente a dicha incapacidad.
incapacidad, autoriza al empleador para que descuente
directamente en la siguiente liquidacin, el valor
correspondiente a dicha incapacidad.
incapacidad, informa al empleador un nmero de
autorizacin que ste debe ingresar, junto con el valor
correspondiente, en la liquidacin en la cual reporte el
descuento.
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MANUAL DE USUARIO
Fig. 71
El descuento por incapacidades est relacionado con los
sistemas de Salud y Riesgos Profesionales. En esta seccin
se puede observar las diferentes opciones para cada uno de
estos riesgos (Figura 71), que sern descritas a continuacin:
EPS:
Descuentos por incapacidad, previamente aprobados
por la respectiva EPS. Para habilitar este campo es
necesario seleccionar la administradora correspondiente,
de la lista ubicada en la parte superior (Figuras 69, 70,
71)
1) Incapacidades: Descuento por novedades

de incapacidad general (IGE). Corresponde al
salario de los das de incapacidad, el cual
debe ser asumido por la EPS y es
equivalente al 66.67% del salario ordinario del
empleado.
2) Licencias de Maternidad: Corresponde al
salario de los das de licencia, el cual debe
ser asumido por la EPS.
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MANUAL DE USUARIO
ARP:
Descuentos por incapacidad, previamente aprobados
por la respectiva ARP. Para habilitar este campo es
necesario seleccionar la administradora correspondiente,
de la lista ubicada en la parte superior. (Figuras 69, 70,
71)
1) Incapacidad: Descuento por novedades de

incapacidad profesional (IRP). Corresponde al
salario de los das de incapacidad, el cual
debe ser asumido por la ARP y es
equivalente al 100% del salario ordinario del
empleado.
2) Cotizaciones a otros Riesgos: Corresponde
al pago de los aportes del empleado, a los
diferentes sistemas de seguridad social y
parafiscales, durante los das de incapacidad,
los cuales deben ser asumidos por la ARP.
Pago de Aportes
Para los datos que se presentan en esta seccin (Figura 72)
existen diferente columnas que definen los aportes realizados a
las administradoras de los sistemas de seguridad social y
parafiscales. Se puede realizar una consulta por todas las
administradoras o por una en particular, caso en el cual es
necesario seleccionarla de la lista ubicada en la parte superior
(Figura 72).
1)
Afiliados: Nmero de empleados afiliados a la

administradora seleccionada para la consulta. Si
no se realiza una bsqueda especfica, el sistema
muestra el total de afiliados a todas las
administradoras.
2)
Valor Cotizacin: Valor de los aportes realizados

a la administradora seleccionada para la consulta.
Si no se realiza una bsqueda especfica, el
sistema muestra los aportes realizados a todas las
administradoras.
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MANUAL DE USUARIO
3)
Valor Fondo: Valor de las cotizaciones realizadas

a los Fondos de Solidaridad.
4)
Valor UPC: Valor de los pagos realizados a las

EPS por concepto de UPC.
5)
Valor Total: Valor total a pagar para una o todas

las administradoras, dependiendo de la seleccin
realizada para la consulta.
Fig. 72
4. Pago
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MANUAL DE USUARIO
Fig. 73
En esta seccin se muestra el nmero de afiliados y total a

pagar, por cada riesgo y cada administradora.
El valor que se encuentra en parntesis en cada fila gris,

corresponde al nmero de administradoras por cada
riesgo.
Para imprimir el informe que se muestra en esta opcin, se

puede hacer clic en el botn Imprimir, ubicado en la
esquina inferior izquierda de la ventana.
Al desplegar la lista de administradoras de un riesgo en

particular (por ejemplo todas las EPS), se puede hacer clic
sobre cualquiera de stas para ver el detalle de las
cotizaciones.
El botn de pago, ubicado en la esquina inferior derecha

de la ventana, slo puede ser utilizado por el usuario de
tipo Tesorera. Al hacer clic en este botn, aparece una
nueva ventana con la informacin de la planilla que se
desea pagar (Figura 74).
Fig. 74
En la figura 74 se puede ver un resumen del pago, que contiene
la siguiente informacin: Fechas de pago, das y tasa de mora,
valor a pagar, saldos a favor e intereses de mora.
Para pagar la planilla se debe hacer clic en el botn PSE (botn
de color azul que se encuentra en el centro de la ventana
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MANUAL DE USUARIO
Figura 74). En ese momento se abre una ventana con una lista
de bancos desde los cuales se puede realizar el pago.
Seleccione el banco en el cual se encuentra registrada la cuenta
de la que se va a debitar el valor total del pago de la planilla.
Es posible imprimir este resumen haciendo clic en el botn
Imprimir, ubicado en la parte inferior de la ventana (Fig. 74)
Despus de realizar el pago electrnico el sistema le mostrar
una ventana con el recibo de pago (Figura 75), en el cual se
puede observar la clave de la planilla, clave de pago y el banco
en el cual se realiz el pago.
Fig. 75
Este comprobante de pago puede ser consultado

posteriormente, ingresando a la opcin Liquidaciones y
seleccionando la clave de pago de la planilla que se quiere
consultar. Este dato se encuentra en la columna del
extremo derecho de la tabla de liquidaciones (Figura 76).
Al realizar un pago, el sistema enva una notificacin al

correo electrnico registrado por el empleador,
informndole que su pago ha sido realizado y que recibir
una nueva notificacin cuando ste haya sido aprobado.
El estado del pago de la planilla se puede consultar en la

columna Clave Pago, mencionada en el punto anterior.
- Clave de Pago: Nmero de transaccin asociado al
pago.
- Pagar Planilla: En ese momento la liquidacin ya fue
generada en el sistema, pero an no se ha realizado el
pago correspondiente.
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MANUAL DE USUARIO
- Pendiente: En ese momento el pago de la liquidacin ya

fue realizado, pero la entidad financiera an no ha
aprobado la transaccin.
Si el pago no es exitoso por alguna razn, la planilla

volver a estar habilitada para el pago y aparecer la
opcin Pagar Planilla en la columna Clave Pago.
Fig. 76
2.7.3 ELIMINACIN DE UNA LIQUIDACION

o
Para eliminar una liquidacin debe seleccionarla de la Tabla de

Liquidaciones (Figura 78) y hacer clic en la X ubicada en la
columna del extremo izquierdo. Si no existe una X es porque la
confirmacin del pago se encuentra pendiente o porque la planilla
ya fue pagada.
Fig. 78
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MANUAL DE USUARIO
2.8
APORTES
En esta opcin el empleador puede consultar los aportes realizados por

cada uno de sus empleados, a los diferentes sistemas de seguridad
social, La bsqueda se puede hacer por empleado, riesgo, periodo o
administradora.
Fig. 79
Al ingresar en la opcin APORTES, ubicada en el men superior,
aparecen distintas opciones para que el usuario pueda realizar consultas
sobre los aportes que ha realizado, por cada uno de sus empleados, a las
diferentes administradoras a las que sus empleados estn asociados.
A continuacin se explican los diferentes criterios de bsqueda
permitidos:
Tipo y No. De ID: (Es un campo obligatorio) Tipo y nmero de

identificacin del empleado que se quiere consultar.
Periodo Cotizado Inicial: Permite realizar consultas por rangos

de varios periodos. En este campo se debe ingresar el periodo
inicial del rango que se quiere consultar.
Periodo Cotizado Final: En este campo se debe ingresar el

periodo final del rango que se quiere consultar.
- Si se quiere consultar un solo periodo, ste debe ser
ingresado
tanto en el campo Periodo Cotizado Inicial
como en el campo Periodo Cotizado Final.
- Puede realizar una consulta de los aportes realizados en
todos los periodos, seleccionando la opcin TODOS, tanto
en el periodo inicial como en el periodo final.
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MANUAL DE USUARIO
Riesgo: Permite consultar los aportes realizados a los diferentes

sistemas seguridad social y parafiscales, conocidos como
RIESGOS.
Se puede realizar una consulta de los aportes realizados a todos
los sistemas, seleccionando la opcin TODOS. Tambin puede
consultar los aportes realizados a un sistema en particular,
seleccionndolo de la lista.
Fig. 80
Administradora: Este campo est deshabilitado hasta el

momento en que se escoge un riesgo en el campo anterior.
Permite consultar los aportes realizados, para el riesgo
anteriormente escogido, a las diferentes administradoras del
sistema.
Se puede realizar una consulta de los aportes realizados a todas
las administradoras, seleccionando la opcin TODAS. Tambin
puede consultar los aportes realizados a una administradora en
particular, seleccionndola de la lista.
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MANUAL DE USUARIO
Fig. 81
Al escoger todos los datos con xito aparece el reporte con la informacin
de los aportes realizados, segn los criterios de bsqueda seleccionados.
2.9
SALIR
Fig. 82
Para salir debe hacer clic en la opcin Salir del men superior, como se
ve en la figura 76. Al realizar esta operacin la sesin se cierra y enva al
usuario a la pgina de ingreso al sistema.
ANEXO
3.1
ANEXO 1. TABLA DE MANEJO DE NOVEDADES

TABLA DE MANEJO DE NOVEDADES
DESCRIPCION NOVEDAD
PENSION
SALUD
RIESGOS
PROF.
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ENFERMEDAD GENERAL
EMPLEADOR
AFILIADO
2/3 EMPLEADOR
1/3 AFILIADO
NO APORTA
MATERNIDAD
EMPLEADOR
AFILIADO
2/3 EMPLEADOR
1/3 AFILIADO
NO APORTA
INCAPACIDAD
PROFESIONAL
EMPLEADOR*
AFILIADO
2/3 EMPLEADOR *
1/3 AFILIADO
NO APORTA
LICENCIA NO
REMUNERADA
SUSPENSIN
0 EMPLEADOR
0 AFILIADO
2/3 EMPLEADOR
0 AFILIADO
NO APORTA
VACACIONES
EMPLEADOR
AFILIADO
2/3 EMPLEADOR
1/3 AFILIADO
NO APORTA
El valor de la novedad afecta el Ingreso Base de Cotizacin en la forma descrita en

la tabla.
* La Cotizacin a los Sistemas de Pensiones y Salud, correspondiente al

Empleador, cuando el afiliado se encuentra incapacitado por Accidente de Trabajo
o enfermedad Profesional, ser asumida por la A.R.P. a la que est afiliada la
empresa.
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MANUAL DE USUARIO
3.2
ANEXO 2. COTIZACIONES A LOS DIFERENTES RIESGOS

TABLA DE COTIZACIONES
1. PENSIONES
AO
TOTAL
TRABAJADOR
(25%)
1995
1996
1997
1998
1999
2000
2001
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
12,5%
13,5%
13,5%
13,5%
13,5%
13,5%
13,5%
13,5%
13,5%
14.5%
15 %
15,5 %
15,5 %
16 %
3,125
3,375
3,375
3,375
3,375
3,375
3,375
3,375
3,375
3,625
3,75
3,875
3,875
4
EMPLEADOR
(75%)
9,375
10,125
10,125
10,125
10,125
10,125
10,125
10,125
10,125
10,875
11,25
11,625
11,625
12
RANGO DE TARIFAS FONDO DE SUBSISTENCIA AO 2008

No. De Salarios Mnimos
Menos de 17
17
18
19
20
Ms de 20
PORCENTAJE
PENSIONES)
ADICIONAL
GRUPO ALTO
RIESGO
1
2
3
4
5
PARA
TARIFA %
0,70
0,90
1,10
1,30
1,50
0,50
ALTO
% PARA EL
AFILIADO
0
0
0
0
0
RIESGO
(EXCLUSIVO
PARA
% PARA EL
EMPLEADOR
0
10
10
10
10
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MANUAL DE USUARIO
2.
SALUD
2008
PORCENTAJE DE
COTIZACION
APORTE PARA SALUD
11,5%
APORTE PARA FSGS
1,5%
TOTAL APORTES 12,5%
TRABAJADOR
1/3 (33,33%)
3,4
EMPLEADOR
2/3 (66,6% )
7,225
0,6
1,275
8,5
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APLICACIN WEB ACTIVOS

Desarrollado por MAREIGUA

OBJETIVO Y FUNCIN ....................................................................................... 4

REQUISITOS DEL SISTEMA ............................................................................... 5

2.1.1 REGISTRO DE EMPLEADORES TIPO EMPRESA ........................................... 6

REGISTRO INICIAL EN APLICACIN WEB (FANAIA) ..................................... 20

INGRESO A PGINA PRINCIPAL ..................................................................... 22

2.3.1 INGRESO A PGINA PRINCIPAL PARA EMPLEADOR TIPO EMPRESA ..... 22

OPCIN DE EMPLEADOR ................................................................................ 23

2.4.1 OPCIN DE EMPLEADOR PARA TIPO EMPRESA ....................................... 23

OPCIN DE EMPLEADOS ................................................................................ 40

2.5.1 OPCIN DE EMPLEADOS PARA EMPLEADOR TIPO EMPRESA ............... 40

OPCIN DE NOVEDADES ................................................................................ 52

2.6.1 ADICIN DE UNA NOVEDAD ......................................................................... 53

MANEJO DE LIQUIDACIONES PARA UNA EMPRESA .................................... 71

2.7.1 ADICIN DE UNA LIQUIDACIN ................................................................... 71

2.7.3 ELIMINACIN DE UNA LIQUIDACIN ........................................................... 88

ANEXO 1. CDIGOS DANE DE DEPARTAMENTOS Y CIUDADESError! Marcador no definido.

ANEXO 2. TABLA DE MANEJO DE NOVEDADES ............................................ 91

ANEXO 3. TABLA DE ADMINISTRADORAS ............. Error! Marcador no definido.

ANEXO 4. TIPOS Y SUPTIPOS DE COTIZANTES ... Error! Marcador no definido.

ANEXO 5. COTIZACIONES A LOS DIFERENTES RIESGOS ............................ 93

FANAIA es una aplicacin web diseada especialmente para facilitarle a los

El acceso a la aplicacin se realiza va web, lo que permite que sea de fcil

Cuando un empleador decide registrarse en FANAIA, para hacer uso del

2.1.1 REGISTRO DE EMPLEADORES TIPO EMPRESA

Tipo ID: (Tamao mximo de campo: 17 caracteres) Tipo de identificacin de la

Nmero ID: Nmero de identificacin de la empresa.

DV: (tamao mximo de campo: 1 carcter) Dgito de Verificacin de la

Razn Social: Nombre de la empresa.

Tipo: Pblica, Mixta o Privada (Definicin de Tipo de Empresa de acuerdo a la

Clase: A (ms de 200 empleados) o B (menos de 200 empleados).

Naturaleza: Natural (Persona o ente) y Jurdica (Empresa).

Cdigo Actividad Econmica: (Tamao mximo de campo de 4 caracteres)

Presentacin: Se refiere a la forma en que se realiza el pago de la planilla, en

Sucursal: Esta opcin se usa cuando un empleador tiene varias

nica: Cuando el aportante no tenga ms de 20 sucursales o no

Consolidado: Cuando el aportante tenga ms de 20 sucursales

Dependencia: Aplica nicamente para las entidades estatales,

entre otras, Alcalda Mayor, Secretara de Hacienda, Secretara

Tipo de Aportante: En este campo se debe seleccionar el tipo de aportante

No de Resolucin de Constitucin: Este nmero identifica a la CTA

Fecha de Expedicin: Fecha en la que, por resolucin, fue aprobada la

ARP: (Administradora de Riesgos Profesionales) Escoja de la lista la

Datos del Representante Legal

Tipo ID: Tipo de nmero de identificacin de la empresa o persona natural. Si

Nmero ID: Nmero de identificacin del representante legal (persona natural o

Primer Nombre: Primer nombre del representante legal.

Primer Apellido: Primer apellido del representante legal.

Segundo Nombre: Segundo Nombre del representante legal (opcional).

Segundo Apellido: Segundo Apellido del representante legal (opcional).

Nombre: Nombre de la persona, dentro de la empresa, a la cual se puede

Correo Electrnico: e-mail registrado para contacto con la empresa.

Nombre: Nombre asignado, por parte de la empresa, a la Sucursal.

Cdigo: Cdigo asignado, por parte de la empresa, a la Sucursal.

Departamento y Ciudad: Nombre de la ciudad y el departamento donde se

Direccin y Telfono: (Tamao mximo de campo para direccin: 50

Fax: Nmero de fax de la sucursal.

CCF: Caja de Compensacin Familiar para la Sucursal.

De requerirse ingresar ms de una sucursal, estas podrn ingresarse por

Cdigo: Este campo puede ser una cadena de caracteres o un nmero. Se

Nombre: Nombre del centro de trabajo.

Estos datos servirn para realizar el ingreso a la pgina de Aportes en Lnea.