Diplomado de Excel Empresarial

Diplomado de
EXCEL
Empresarial
Lic. Luis Onofre Mercado Gmez
Diplomado de Excel Empresarial

Objetivo: Al termino de la capacitacin el participante deber
tener las habilidades para poder manejar de forma eficiente el
programa Excel. Haciendo uso de las herramientas que le
permitirn optimizar tiempos, as como tambin podr
desarrollar formulas mucho mas efectivas, ya que establecer
los parmetros adecuados, para poder proyectarlas en grandes
bases de Datos. Con el uso de Filtros, subtotales, tablas
dinmicas y Graficas emitir reportes profesionales. Finalmente
el manejo y creacin de macros le permitir automatizar y
eficientes varias las de las tareas que desempea
cotidianamente.
Contenido temtico
Fundamentos de Excel
Conceptos Generales de Excel.

Administracin del Libro de trabajo.
Aplicacin de Formato a las celdas
Primeras Formulas.
Almacenamiento correcto de
Archivos.
Uso adecuado del entorno en
Excel.
Uso de las Vistas en Excel.
Creacin de series.
Frmulas y Funciones.
Agregar comentarios.
Crear Estilos de Tabla y Celda.
Manejo de Herramientas Intermedias
Formato Personalizado de las

Celdas.
Nombre de Celdas.
Formato condicional.
Validacin de datos.
Manejo de Formulas y Funciones.
Funciones de Bsqueda.
Funciones Lgicas.
Funciones de Bases de Datos.
Administracin de Bases de Datos.
Grficas.
Macros Grabadas.
Contenido temtico
Administracin de Bases y Tablas
Manejo Dinmico de las Macros
Creacin de Formatos
Profesionales.
Frmulas y Funciones.
Funciones de relacin de
contenidos en Celda.
Manejo Dinmico de Bases de
Datos.
Herramientas Avanzadas.
Uso de la herramienta SOLVER.
Concepto general de Macro.

Macro Grabada.
Macro Programada.
Manejo Inicial de Macros.
Programadas.
Formularios (UserForm).
Formularios automticos.
Fundamentos de Excel
Excel es una gran herramienta de trabajo y se potencializa aun mas cuando
tenemos pleno dominio de las partes que componen su interfaz.
Primeramente cabe mencionar que cuando se hizo el cambio de versin
2007, se introdujo un elemento llamado Cinta de Opciones la cual permite
tener un control mas pleno de las herramientas ya que a travs de iconos se
pueden ubicar cada una de ellas, y por tanto para los usuarios les es mas
practico recordar las rutas.
Versin 2007
Versin 2010
Conceptos Generales de Excel

Cinta de Opciones
Parte fundamental del manejo de un libro de Excel radica en la correcta ubicacin de
sus partes y por ende un correcto manejo, a continuacin un breve manejo de esta
pantalla
4
1
2
5
1.
Barra de Inicio Rpido
2.
Barra de Ttulo
3.
Cinta de Opciones
4.
Comandos
5.
Columnas de la hoja.
6.
Filas de la hoja.
7.
Celda activa.
8.
Asistente para
funciones.
11
9
10
9.
Hojas del libro
10. Zoom:
11. Barra de estado.

Cinta de Opciones
1. Barra de Inicio Rpido

2. Barra de Ttulo de la ventana de Excel, incluye el nombre del libro abierto.
3. Cinta de Opciones: Esta forma de presentar las barras de herramientas es otra de
las nuevas caractersticas en Office 2010. Se dividen en fichas o etiquetas, la activa
en la figura es la opcin Inicio en la cual se incorporan todas las funciones
referidas al formato. Con un doble clic sobre cualquiera de las etiquetas se
ocultan las herramientas, para poder mostrar u ocultar dicha cinta aplicamos CTRL
+ F1.
4. Comandos: Dentro de la Cinta de opciones podemos encontrar diferentes Grupos,
los cuales a su vez se subdividen en Comandos o herramientas.
5. Columnas de la hoja.
6. Filas de la hoja.
7. Celda activa.
8. Asistente para funciones.
9. Hojas del libro: Mediante estos controles podemos desplazarnos rpidamente por
las hojas del libro e insertar nuevas hojas al libro.
10. Zoom: Estos controles son nuevos y permiten ampliar o reducir el porcentaje de
zoom de forma rpida y precisa.
11. Barra de estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que se est
realizando. Adems de mostrar auto frmulas bsicas.

Cinta de Opciones
Este elemento esta Dividido por Fichas dentro de las cuales podemos encontrar
Grupos de Herramientas y dentro de ellas comandos para ejecutar tareas
especificas, algunas de estas se encuentran a su vez en Cuadros de dialogo,
mismos que una vez que el usuario comienza a usar se da cuanta de la facilidad
en su manejo.
FICHAS
GRUPOS
COMANDOS

Manipulacin de elementos: Columnas y Filas
Con el reconocimientos de las diferentes reas de la hoja de calculo, sin duda
un aspecto importante a manejar es el de sus elementos, tales como las Filas y
Columnas que la componen. En este sentido conforme se trabaja con un
formato, se vuelve necesario el poder cambiara la estructura de filas y
columnas para que estas se adapten a lo requerido.
Columna
En el caso de querer Agregar

Filas o columnas podemos
aplicarlo en varias formas, ya
sea por comando (CTRL +) o
bien por alguna de las
siguientes rutas:
Filas

Comandos para agregar y eliminar Celdas
Debemos tener en cuenta que para poder aplicar la opcin de dar clic derecho
con el Mouse, y elegir la opcin de Insertar, debemos previamente seleccionar
ya sea toda la fila o toda la columna, segn sea el caso.
Por otro lado tambin para agregar alguno de los

elementos mencionados (fila o columna)
podramos seguir la siguiente ruta.
Ficha INICIO, de ah
nos dirigimos al
grupo CELDAS ,y
elegiremos la opcin
INSERTAR.

Comandos para agregar y eliminar Celdas
Para el caso de querer eliminar Filas, Columnas o Celdas podemos recurrir a
procesos similares, es decir, previa seleccin de los objetos, podramos dar clic
derecho, Eliminar, o bien dirigirnos a la Ficha INICIO, grupo CELDAS y la opcin
de Eliminar.
Otra forma seria a travs del comando CTRL -
Ajuste de tamao
Como parte del desarrollo de un formato, un aspecto que debemos manejar es
el tamao del cual dotamos a nuestras celdas para que estas puedan
almacenar de forma apropiada la informacin que tenemos considerada. Para
tal efecto debemos seleccionar la Celda, Columna o Fila a la cual le
modificaremos el tamao y posteriormente seguir alguno de los siguientes
procesos.

Ajuste de tamao
En la Ficha INICIO, en el grupo CELDAS,
elegimos la opcin Formato y de ah la
opcin que sea mas conveniente: Alto de
Fila o bien Ancho de Columna.
NOTA: Es importante destacar que el ancho
de una Columna se determina en Caracteres
y puede ir de 0 a 255.
Por otro lado el alto de una Fila es

determinado en puntos, pudiendo ser
desde 0 a 409.
Desde luego tambin esta la opcin de
seleccionar la Fila o Columna necesaria y al
dar clic derecho, elegiremos la opcin de
Ancho de Columna o Alto de Fila.

Ajuste de tamao
Existe tambin la posibilidad de cambiar el tamao de uno de estos elementos al
momento en el que nos posicionamos en la interseccin, ya sea de la columna o la
fila. A partir de este movimiento, debemos dar clic y sin soltar arrastrar hasta dar
la medida adecuada, aun y cuando se muestra un pequea etiqueta que muestra
el tamao aplicado.
De igual manera al encontrar informacin en

la celda y deseamos el tamao se ajuste a al
contenido, podramos dar doble clic en la
interseccin de columnas.
Tipos de Datos que almacenan la celda

Ya en el trabajo directo en la Hoja de clculo hay que mencionar que la Celda o
Referencia tiene una capacidad de 32000 Caracteres, pero ms all de dicha
capacidad, hay que hacer mencin del tipo de Datos que permiten almacenar:
Rtulos: Captura de datos alfanumricos, cuando se hace una captura de este tipo
el sistema le dispone un formato de tipo Texto, alinendolo a la Izquierda e
inhabilitndolo para realizar operaciones aritmticas.
Valores: Al realizar la captura de Nmeros estos son alineados a la Derecha.

Fechas: si el sistema detecta que en la captura son asignados diagonales o guiones
asignara el formato de fecha que se tenga predefinido
Formulas: Para que el sistema defina que se est aplicando una operacin o
funcin el contenido de la celda deber comenzar con un signo de igual (=), un
signo de mas (+) o bien un signo de menos (-) segn sea requerido.

Abrir, Guardar y Cerrar
En esta nueva versin de Excel los comandos para crear, guardar y abrir un libro se
encuentran alojados en un men que se despliega al hacer clic sobre el botn de
Microsoft Office bien en la Ficha Archivo (Vista Backstage) de la versin 2010
Comandos mas
comunes en el
manejo de archivos
CTRL + U
CTRL + A
CTRL + G F12
CREAR UN LIBRO
Al iniciar Excel, se genera un
libro con tres hojas en blanco.
Pero si se desea, se puede
comenzar a trabajar con uno
nuevo. Para ello hacemos clic
en el botn de Microsoft Office
y luego un clic en la opcin
Nuevo
Cabe recordar que cada libro que es creado tiene por Default 3 Hojas, pero desde
luego es posible hacer ajustes para indicar el nmero de hojas con las que arrancara.

Comandos Esenciales
Dentro del manejo de Excel uno de los detalles que se consideran de suma
importancia, es que el usuario tenga un debido control del entorno de la cinta
de opciones, pero que a la par mantenga un buen manejo de los comandos del
teclado, ya que estos atajos le permitirn hacer formatos de forma mas eficiente,
esto debido a que sin duda una de las herramientas que un usuario de Excel
aplica de manera constante, es el teclado.
Algunos de los comando s bsicos que debe conocer y manejar el participante
son:
Comando
Accin
Comando
Accin
CTRL + A
Abrir un archivo
CTRL + P
Imprimir
CTRL + C
Copiar
CTRL + V
Pegar
CTRL + B
Buscar
CTRL + ;
Colocar la Fecha
CTRL + SHIFT + :
Colocar la Hora
CTRL + 0
Ocultar columna
CTRL + SHIFT + 9
Mostrar columna
CTRL + 9
Ocultar Fila
Administracin del Libro de trabajo

Hojas
Los documentos en Excel se denominan libros. En esta nueva versin de Excel
estos ficheros tendrn una extensin .xlsx a diferencia de versiones anteriores
cuya extensin era .xls. Por supuesto que en esta nueva versin los tipos de
ficheros antiguos son soportados. Excel es capaz, adems, de guardar nuestros
libros en otros formatos. Un libro est compuesto por varias hojas de clculo. Es
posible seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas ellas de
forma simultnea.
Cada vez que abramos un libro
nuevo de trabajo se abrir con tres
hojas de clculo.
La hoja activa aparece con el nombre

en negrita. Haciendo clic en las
etiquetas, es posible desplazarse entre
las hojas de un libro.

Establecer un nmero de Hojas predeterminado
En el caso de que el usuario se vea en la necesidad de establecer el nmero de
paginas que se muestren de forma preestablecida en el Libro de trabajo, debe de:
Ficha Archivo Opciones y del cuadro de dialogo que se muestra debemos elegir
en la seccin nuevos libros, el numero de hojas que deseamos.

Cambiar nombre de la Hoja
Otro de los factores que es necesario manejar debidamente, es la manipulacin
de la hoja de calculo, en todos sus elementos, uno de ellos y que resulta fcil de
manejar es el cambio en le nombre de la misma. La finalidad de hacer esto, es
para tener una mejor administracin del archivo.
Para poder lograr este cambio de nombre, hay bsicamente dos formas:
La primera es al dar Clic derecho sobre el nombre de la Hoja, y del men que
se muestra elegimos Cambiar nombre.
En segunda forma y por mucho la

mas practica, es dar doble Clic sobre
el nombre de la hoja.

Agregar y Eliminar hojas
Insertar una nueva hoja de clculo.
Como se dijo anteriormente, un libro de trabajo contiene inicialmente tres hojas,

pero pueden insertarse otras nuevas. La cantidad mxima de hojas vendr
limitada tan slo por la memoria disponible.
Para insertar una hoja de clculo nueva antes de otra ya existente, seleccione esa
hoja de clculo y, a continuacin, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en
Insertar y, a continuacin, en Insertar hoja
Tambin se puede aplicar al usar el metacomando SHIFT + F11
Insertar varias hojas de clculo a la vez.
Mantenga presionada la tecla MAYS o SHIFT y, a continuacin,
seleccione un nmero de fichas de hoja existentes equivalente
al nmero de hojas de clculo que desee insertar en el libro
abierto

Por ejemplo, si desea agregar tres hojas de clculo nuevas, seleccione tres
fichas de hoja de las hojas de clculo existentes.
En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y luego en
Insertar hoja
Desde luego si la
creacin es de solo una
Hoja
El mtodo mas rpido
ser el icono de Nuevo

Operaciones con las hojas.
Para organizar el libro de la manera ms conveniente es posible insertar hojas nuevas,
eliminar hojas, cambiar su nombre, moverlas, copiarlas, etc. Tambin se puede
organizar la pantalla usando varias ventanas para ver partes diferentes de una hoja,
hojas distintas del mismo libro de trabajo o bien varios libros de trabajo.
Seleccionar varias hojas.
Podemos seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas ellas
simultneamente, como eliminar varias hojas en un solo paso o introducir los mismos
datos en varias hojas a la vez. Para seleccionar varias hojas se debe hacer clic en la
etiqueta de la primera hoja y manteniendo pulsada la tecla Ctrl hacemos clic en la
etiqueta de cada una de las hojas que queramos seleccionar. Esta forma de seleccionar
las hojas la utilizaremos cuando las hojas a seleccionar no estn contiguas.
Cuando las hojas a seleccionar se encuentren contiguas lo haremos de la siguiente
forma, se hace clic en la primera hoja que queramos seleccionar y manteniendo
pulsada la tecla Shift se hace clic en la ltima hoja a seleccionar.

Mover hojas.
Desplazamiento entre Hojas
Es posible mover las hojas, tanto dentro de un libro de trabajo, como a otro libro
ya existente o creado especialmente, pero no se podr hacer utilizando los
comandos Cortar, Copiar y Pegar.
Mover hojas dentro de un libro de trabajo
Para mover una hoja a otra posicin del libro de trabajo basta con arrastrar la
etiqueta de la hoja que se desea mover. Aparecer un tringulo que indica dnde
se va a insertar la hoja. Una vez en la posicin deseada, se suelta el botn del
ratn, con lo cual la hoja se mover a la nueva posicin.
Se puede mover ms de una hoja, seleccionando varias hojas y
arrastrndolas a la posicin deseada. Aunque las hojas seleccionadas no
fueran adyacentes, en la nueva posicin sern insertadas juntas
En el caso de requerir cambiarnos de una hoja a la otra se puede hacer
uso de los comandos CTRL avPg y CTRL rePg

Mover o copiar hojas a otro libro de trabajo.
Las hojas de un libro pueden moverse a otro ya existente, o a uno nuevo,
mediante los siguientes pasos:
Seleccionar las hojas que se desean mover.
Hacemos clic con el botn secundario

sobre alguna de las etiquetas de las hojas
seleccionadas, del men contextual que
aparece seleccionamos Mover o Copiar

Desplegamos la lista Al libro y
seleccionamos el libro de trabajo destino al
que queremos copiar o mover la hoja
seleccionada (que debe haberse abierto
anteriormente).
En el recuadro Antes de la hoja aparecern
todas las hojas de que dispone el libro
seleccionado en el paso anterior. Hacemos clic
en la hoja donde queramos que se inserten las
hojas.
Por ltimo marcamos la casilla Crear una
copia si lo que queremos es copiar las hojas,
si no la marcamos las hojas se movern, y
pulsamos Aceptar
Se mostrara el siguiente cuadro:
Aplicacin de Formato de celdas

El formato de celdas corresponde a la forma en que una celda particular se
visualizar por parte del usuario que tenga acceso al libro de clculo. Los formatos
pueden ser modificados con el fin de ajustar, destacar, diferenciar o resaltar cierta
informacin.
Entre los ajustes que se pueden realizar al formato de una celda, se encuentran:
Tipo, tamao y color de letra.
nfasis de letra (negrita, cursiva, subrayada).
Alineacin de la celda.
Color de relleno o sombreado de la celda.
Formato de informacin (tipos de nmeros, moneda, decimales, etc.)

Bsico (Cinta de Opciones)
Adicionalmente se pueden definir estilos como tablas, formatos condicionales e

incluso crear estilos personalizados.
Para acceder a los ajustes de formato se debe seguir uno de los siguientes tres
mtodos:
Directamente a travs de la barra de acceso rpido (Excel 2003
y anteriores).
A travs del men Formato (Excel 2003 y anteriores).
A travs de la pestaa Inicio, secciones Fuente, Alineacin,
Nmero y Estilos.
Mediante click con el botn derecho sobre una celda de la hoja.
Tambin es practico aplicar previa seleccin de las celdas la
combinacin de teclas CTRL + 1 (Teclado Alfanumrico)
La opcin Nmero de la pestaa Inicio, permite
el ajuste del formato con el que se visualizarn
valores numricos ingresados a las celdas:

Bsico
Tipo y tamao de letra o
fuente
CAMBIO DE LAS FUENTES

Una fuente representa el tipo de letra con el que se
escriben datos en una celda. Con el fin de diferenciar
de otras, es posible ajustar tanto el tipo de celda, como
su tamao, color y/o nfasis (negrita, cursiva,
subrayado). Esto es posible hacerlo directamente a
travs de la seccin Fuente de la pestaa Inicio (Excel
2007) o bien men Formato > Formato de celdas o
botones de acceso rpido (Excel 2003 y anteriores):
nfasis de la fuente
Color de la fuente

Bsico
BORDES Y SOMBREADO
Al igual que es posible realizar ajustes de formato en el
contenido de las celdas, tambin se puede hacer sobre
estas, principalmente en dos reas: bordes y relleno o
sombreado.
El ajuste de bordes de una celda implica el marcado de
ella con un contorno especial que le permite
diferenciarse de las otras. El ajuste de bordes puede
realizarse tanto sobre una celda como un grupo de ellas.
Existen varios tipos de ajustes de bordes para las celdas,
entre ellos:
Bordes externos completos.
Bordes externos por separado (solo izquierda, solo
derecha, solo abajo, solo arriba).
Todos los bordes (externos e internos. El ltimo se ve si
se trata de un grupo de celdas).

Bsico
Relleno:
Para aplicar, solo se debe seleccionar la o las
celdas y posteriormente ir a la opcin Color
de relleno en la seccin Fuente de la
pestaa Inicio o mediante alguno de los
otros mtodos indicados en el inicio de este
captulo.

Uso del Cuadro de Formato
En este mismo sentido, el manejo

de formato, se puede hacer
desde luego de forma directa a
partir de las herramientas en la
Cinta de Opciones, pero sin duda
cuando se trata de dar un
aspecto personalizado , la mejor
opcin es el Cuadro de Formato
de Celdas, el cual se puede
mostrar al presionar el comando
CTRL + 1
Proteccin de Celdas
Una herramienta muy til de Excel es proteger la informacin de las planillas de
clculo, pudiendo restringir las acciones y privilegios de un usuario, permitiendo por
ejemplo:
Solo ver informacin, pero restringir su modificacin.
Solo ver informacin, permitir su modificacin, pero ocultar frmulas.
Restringir cualquier tipo de accin.
Para cada una de estas opciones se deben realizar 2 pasos:

1. Proteger u ocultar cada celda de forma individual.
2. Proteger la hoja de clculo mediante una contrasea. Si se omite alguno de los
pasos puede no cumplir su objetivo.
Paso 1: Proteger u ocultar cada celda de forma individual.
Es decir el usuario deber seleccionar la(s) celda(s) que por el diseo del formato
contienen formulas que no deseamos se vean.
Por otro lado y dado que por default todas las celdas estn protegidas, deber
seleccionar que celdas quedaran desprotegidas y con ello podrn ser manipuladas
por otros usuarios, y despus indicar el cuadro de dialogo que estas estn
desprotegidas.

Definir reas protegidas
Es importante que una vez que la celda se selecciono debemos establecer en el cuadro
de formato de celdas si se mantendr bloqueado el contenido de la Celda, y en el caso
de que exista una formula en la celda, podemos establecer si esta quedara Oculta
Bloqueada: Para restringir las acciones de un

usuario sobre una celda.
Oculta: Para no mostrar las frmulas de la
celda.

Ocultar frmulas
Cuando se requiere que la o las formulas de una tabla no sean mostradas en la Barra
de Formulas, se debe seleccionar dicha celda, y del cuadro de Formato de Celda
activar la opcin Oculta.

Proteccin de Celdas
Opciones de proteger en las propiedades del formato de celda.
Paso 2: Para que las opciones seleccionadas en el paso 1 queden activas usted debe
proteger la hoja (o el libro).
Esta operacin se realiza desde la ficha Revisar, grupo Cambios, botn Proteger
hoja (men que se presenta en la imagen a continuacin).
Opciones de Cambios de revisin.
Al escoger la opcin de proteger hoja usted podr elegir que privilegios

tendr el usuario revisor, posteriormente deber ingresar una
contrasea (2 veces), para quitar o cambiar la proteccin en el futuro en
el caso de ser necesario
Primeras Formulas
Determinar una Formula dentro de Excel es relativamente fcil, ya que en muchos
de los casos solo se basa a definir las celdas que formaran parte de dicha operacin,
y asignarles el operador (signo) correspondiente. Sin embargo si no tenemos un
conocimiento claro del orden Jerrquico que tienen dichos signos corremos el
riesgo de obtener un resultado errneo.
Primeras Formulas
Importancia y jerarqua de los smbolos
Aun cuando para nosotros la lectura de una formula se da de Izquierda a

derecha por Ejemplo:
=145+15-60*2/10
Daramos por sentado que el

resultado de esta operacin ser: 20,
pues esto en Excel no seria as,
debido a la Jerarqua de los signos,
la cual se muestra a continuacin.
Operador(Signo)
Jerarqua en Excel
() Asociacin
^ Exponente
* Multiplicacin
/ Divisin
+ Suma
- Resta
Primeras Formulas
Creacin de Frmulas
Asignar Nombres a Referencias Rangos de Celdas
La mayora de los usuarios ponemos las referencias de las Celdas para poder realizar
algn tipo de Operacin es decir indicamos la posicin de los datos que sirven para
el clculo, lo cual es bastante Obvio, por ejemplo:
= C2 + C3 + C4 + C5 + C6 bien =SUMA (C2: C6)
Como se menciono esto es un proceso comn, pero tambin podramos seleccionar
el rango antes descrito y posicionarnos en el Cuadro de Nombres Teclear el nombre
que deseamos asignar por ejemplo TOTALES y pulsar Enter, con esto nuestra
Formula quedara de la siguiente Forma:
= SUMA (TOTALES)
Primeras Formulas
O bien podramos presionar el comando SHIFT + F3, en cualquiera de los dos casos
se mostrara un cuadro de Insertar Funcin, en el cual solo debemos teclear una
breve descripcin de lo
que se requiere, y as el
sistema buscara dentro
de sus funciones la que
juzgue
ms
conveniente y a partir
que seleccionemos una
de estas sugerencias
nos guiara en el
llenado
de
los
argumentos que se
requieren,
al
dar
Aceptar el resultado se
mostrara y Listo.
Primeras Formulas
A lo largo del uso de Excel, el usuario se ve en la necesidad de manejar no
solamente las formulas, sino tambin las funciones, ya que estas facilitan en mucho
la obtencin de un resultado:
Algunas de las funciones que se utilizan de forma frecuente son:
SUMA
Sintaxis: SUMAR(Nmero 1 , Nmero 2,)
Donde: Nmero 1, Numero 2: Son las referencias o Rangos de datos que deseamos
sean sumados.
Primeras Formulas
PRODUCTO
Esta funcin devuelve el valor que se obtiene de multiplicar el contenido de
las celdas a las que se hace referencia
Sintaxis: PRODUCTO(Nmero 1, Nmero 2, )
sean multiplicados
Primeras Formulas
COCIENTE
Esta funcin devuelve la parte entera de una Divisin
Sintaxis: COCIENTE(numerador, denominador)
Donde: Numerador, es el numero que ser divido, y Denominador, es el valor entre

el cual se dividir la cantidad requerida.
Primeras Formulas
REDONDEAR
Esta funcin permite redondear una cifra a la cantidad de decimales que le
indique al sistema.
Sintaxis: REDONDEAR(nmero, nm_decimales)
Donde: nmero, es el valor del cual requerimos su redondeo, nm_decimales, es el
nmero de decimales que requerimos mostrar.
Primeras Formulas
TRUNCAR
Esta funcin elimina los nmeros hasta la cantidad de decimales que se
determine.
Sintaxis: TRUNCAR(nmero, nm_decimales)
Donde: nmero, es el valor del cual requerimos se trunque o corte, nm_decimales,
es el nmero de decimales que requerimos mostrar.
Primeras Formulas
ALEATORIO
Esta funcin genera un nmero aleatorio entre 0 y 1, el cual se ajusta cada
que cambiamos algo en la hoja de calculo.
Sintaxis: ALEATORIO ()
No hay argumentos para esta funcin, debido a que como su nombre lo indica
trabaja de forma aleatoria o voltil.
Primeras Formulas
Estructura de la Funciones
En el caso de todas las funciones que contiene Excel en sus diferentes categoras,
hay que resaltar que tienen una estructura similar. Ya que estas se generan
primeramente poniendo el nombre de la funcin a realizar, en caso de no recordar
la estructura, el usuario se puede apoyar del comando SHIFT + F3, para que se
muestre el cuadro de dialogo de Insertar funcin.
Desde luego una vez que contamos con este cuadro de dialogo debemos seleccionar
la funcin mas adecuada, y de esta manera ir llenando con los argumentos
adecuados, hasta obtener el resultado adecuado.
Almacenamiento de Archivos
Es importante mencionar que a partir de la Versin 2007 de Microsoft Excel, los
libros cambiaron la extensin con la que son almacenados, es decir, pasaron de
tener una extensin .XLS a .XLSX, lo cual a primera vista parece no ser un cambio
tan drstico, sin embargo si llega a tener algunas repercusiones en el manejo de
Excel con otras aplicaciones, ya que este es mas compatible en la Versin 972003; Cabe mencionar que esto no es problema como tal, solo implica que
debemos ser cuidadosos de cmo hacemos el almacenamiento de nuestro
trabajo, ya que es viable Guardar con diferentes Extensiones y por tanto hacer
compatible nuestro Archivo.
CTRL + G --- Guardar
F12 --- Guardar Como
Para guardar el documento con un nombre o sobre una versin distinta de la que
se est trabajando, se deben seguir los mismos pasos anteriores, seleccionando
Guardar como en vez de Guardar.
Al guardar el documento la primera vez, se solicitar seleccionar un formato de
guardado. Esto corresponde a que versiones de Excel sern capaces de visualizar
el documento correctamente.
Tipos de Archivos
Entre los formatos ofrecidos estn:
XLSX: Libro de Excel. Compatible solo con la versin 2007.
XLS: Libro de Excel. Compatible con la versin 2007 y desde la 97 a la 2003.
HTML: Formato de pgina Web.
XML: Formato de datos XML.
El formato a seleccionar depender tanto del tipo de documento con el que

estamos trabajando, como las versiones de Excel que debern visualizarlo
en algn momento.
Guardar archivos con contrasea de apertura y escritura
Adems cabe mencionar que a travs de la opcin Guardar
como (F12), se puede asignar una contrasea al libro contra
escritura o apertura.
Esto a travs de la siguiente ruta:
Primeramente cuando se abre el
cuadro de guardar, debemos
adems de indicar la ruta y el
nombre, dar clic en Herramientas
Una vez que se da clic, se despliega

una lista, de la cual hay que elegir:
Opciones Generales, de esta
manera se mostrara el cuadro que
nos permite elegir el tipo de
contrasea para guardar nuestro
archivo
Uso adecuado del entorno de Excel

Cuadro de nombres
Para poder hacer mas eficiente el manejo de los tiempos aplicados a la creacin de
formulas, as como tambin para poder localizar rangos de informacin especifica
de una manera mucho as rpida, es que se vuelve recomendable la utilizacin de
nombres de celda y/ o rangos, ya que esta sencilla accin puede dar mayor
versatilidad a la hoja de calculo:
Definicin de Nombres
Primeramente debemos seleccionar la celda o bien el rango de celdas que
usaremos como referencia, una vez realizado esto, podemos asignar un nombre
de las siguientes formas:
Podemos simplemente ubicarnos
en el cuadro de nombres y ah
mismo teclear el nombre que
asignaremos.

Uso de formato personalizado
Una vez en este cuadro de Formato de celdas, el aspecto que inicialmente
manipulamos es el tipo de dato que se mostrara en la Celda: Nmero, Moneda
Fecha, Porcentaje Etc.
Pero cuando el usuario requiere
que el contenido de la celda
muestre algo que no esta en el
Estndar es entonces que
recurrimos a la opcin de
Personalizada.

Mscaras Bsicas de entrada de datos
Una mscara de entrada, es la posibilidad de crear un formato que sea adapte a lo que
requerimos mostrar, con la ventaja de que la captura de los datos es mas concreta,
pues el sistema en base a esta mascara completa el llenado de la celda, y con ello
podemos evitar algunos errores de captura.
Para poder realizar estas mascara de entrada de datos debemos tener

primeramente una idea clara de lo que deseamos sea mostrado en la celda,
en segundo y mas importante termino, tener un manejo adecuado de los
caracteres especiales, para la creacin de dichas mascaras.

Caracteres especiales
Para desarrollar una mascara hay caracteres que son base de estos formatos
personalizados, a continuacin se definen algunos de estos caracteres, mismos que
en la prctica pondremos en uso.
# ---- Este smbolo representa un nmero entero.

0 ----- A partir de este carcter podemos establecer los dgitos que
deben mostrarse en pantalla, es decir en caso de poner como mascara
000, si el usuario captura en la celda el nmero 3, lo que se mostrara
es 003.
Uso de las vistas en Excel

Vistas de la hoja de Clculo
Un elemento de la pantalla que el usuario suele no administrar correctamente, no
por su falta de utilidad sino por desconocimiento de las mismas son las Vistas,
ubicadas en la parte inferior de la pantalla a un costado del Zoom.
1. Normal: Es la pantalla que se muestra por default en Excel, y es donde

trabajamos estableciendo las Formulas o Funciones que nos sern practicas.
2. Diseo de Pagina: Muestra la Pagina tal como ser Impresa, y por tanto es la vista
ideal para poder asignar Encabezados o pies de Pagina, otorgando as a nuestro
Informa mayor formato y por ende mayor profesionalismo.
3. Vista previa Salto de Pagina: En esta vista podemos mostrar y definir con mayor
precisin las reas de impresin, as como los saltos que queremos trabajar en
nuestro informe.

Definir rea de impresin
Sin duda una de las funciones que el usuario desempea con regularidad, es la de
Imprimir, y aun cuando es teora es una operacin muy sencilla, a varios usuarios
les resulta complicado dado que visualmente no esta delimitada el rea de la hoja
como se vera impresa, a menos de que sea correctamente defina el rea de
Impresin, para ello se debe hacer lo siguiente:
Primeramente
debemos seleccionar el
rea que deseamos sea
impresa.

Una vez seleccionada la seccin que ser impresa, debemos dirigirnos a la Ficha
Diseo de Pagina, y de ah seleccionar el comando rea de impresin, luego de
ello elegimos la opcin Establecer rea de impresin.

Generalmente, cuando se aplica este comando no se ve un reflejo visual de lo
aplicado, es por ello que una vez definida el rea de impresin , el usuario ahora
deber Configurar la pagina.
Este proceso es para poder

corroborar que la impresin
ser con las condiciones
necesarias, de mrgenes,
porcentajes,
e
inclusive
cuando se requiere que un
encabezado se repita a lo
largo de las hojas que se han
de imprimir.
Para ello debes dar clic en la
esquina
del
grupo
Configuracin de Pagina

Esta ventana como se menciono contiene los elementos que permitirn al usuario
dar las condiciones para que la impresin sea apropiada
Es importante que con los

ajustes realizados tambin
verifiquemos con el botn de
Vista preliminar, a fin de
analizar si la impresin ser lo
esperado.

De manera conjunta podemos verificar que la informacin ser distribuida de
forma adecuada usando las Vistas de Excel, ya que ah veremos los saltos de
pagina, o bien la forma que nuestra informacin se imprime en cada hoja.
VISTA PREVIA SALTO

DE PAGINA
NORMAL
DISEO DE
PAGINA
La vista que el sistema nos entrega por default es la NORMAL, sin embargo
en aspecto de impresin debemos checar la vista de Diseo de Pgina, as
como la de Vista previa de Salto de Pgina

Aplicar saltos de pgina
En el caso de la vista previa

Salto de Pagina, nos da una
idea mas clara del numero de
hojas en las que nuestra
informacin ser distribuida

Nueva Ventana
En ocasiones la administracin de nuestros datos requiere realizar un cambio de
hoja de forma constante, debido a que debemos comparar las tablas de una hoja
con un periodo determinado, con los datos de una tabla con un periodo diferente,
contenido precisamente en otro hoja del mismo libro. Para poder agilizar esta
tarea, una buena herramienta puede ser la de Nueva Ventana.
Esta herramienta se activa en la ficha Vista, y del grupo Ventana.
Al activar esta herramienta parece de primera instancia que no ocurre

nada, sin embargo si observamos debidamente la ventana esta
presenta en su ttulo un nmero 1, y ya se ha generado una ventana
espejo con el nmero 2

Organizar (Diferentes archivos)
Para volver mas efectivo el uso de la nueva
ventana se puede aplicar la herramienta de
Organizar, con lo cual el usuario podr acoplar
las diferentes ventanas de las cuales dispone
para que se muestren de forma organizada en
la pantalla.
Solo debemos tener abiertos los archivos a organizar, luego de la Ficha VISTA, en
el grupo Ventana, elegimos la opcin de Organizar todo

Se puede distribuir en forma vertical, horizontal o bien en forma de Mosaico,
todo en funcin de cmo ser la lectura de los documentos que se tienen en
pantalla.

Cuando la tarea se refiera a trabajar con datos de una sola hoja de calculo, a
veces el problema recae en la administracin visual que le damos a esta, ya que si
la base de datos es muy extensa, el usuario, termina por estar desplazando
constantemente la pantalla de informacin, con lo cual llega a perder de vista
algunos elementos importantes de la Base de datos, como lo son los encabezados
de Fila y de Columna.
Cuando esto ocurre, es momento de poner en practica algunas de las siguientes
herramientas:
Dividir o Inmovilizar Paneles
Dividir
Esta herramienta le permite al usuario crear una divisin en la hoja
de Calculo, lo cual permite al usuario crear un desplazamiento a lo
largo de la hoja de calculo, sin perder de vista elementos de alguna
otra seccin
Dividir
Para habilitar esta opcin solo debemos estar posicionados dentro de la hoja de
calculo, y definir la celda a partir de la cual se creara la divisin, una vez hecho lo
anterior, nos dirigimos a la Ficha Vista y en el grupo Ventana, elegimos la opcin
Dividir
Una vez que los marcadores de divisin

se muestran es posible desplazarlos solo
dando clic en ellos y arrastrndolos a la
posicin deseada, as mismo se pueden
quitar, dando doble clic en ellos.
Inmovilizar Paneles
Dentro de la misma idea de poder administrar debidamente el aspecto de
visualizacin de los datos, podemos aplicar otra herramienta , esta otra variante
es el Inmovilizador de Paneles.
Para poder activar esta opcin, debemos posicionarnos en la celda a partir de la

cual requerimos la informacin quede esttica, una vez aplicado esto, el siguiente
proceso es dirigirnos a la ficha VISTA, y del grupo Ventana, elegimos la opcin de
Inmovilizar Inmovilizar Paneles
Series
Manipulacin y creacin
Las series en Excel corresponden a listas de datos ordenados, creadas a partir de un
factor o patrn comn, rellenando el resto de los componentes de forma automtica.
(Ej. Si se inicia una serie a partir de celdas con los valores 1 y 2, se crear una
enumeracin automtica del largo que se indique).
Para crear una serie en Excel, se debe seguir alguno de los siguientes mtodos:
Series
Desde la cinta de Opciones
Ingresar el primer valor de la serie en una

celda y seleccionar la columna o fila
completa (dependiendo la orientacin que
tendr la serie). Luego ir a la Ficha Inicio y
seleccionar Rellenar > Series y completar
la informacin correspondiente a tipo de
serie (numrica, cronolgica, etc.), su
incremento y final
Series
En las celdas
Segunda Forma:
Escribir los 2 primeros valores para la serie,
uno en cada celda, luego seleccionar ambas
celdas y posteriormente posicionar el
puntero del mouse en la esquina inferior
derecha de la segunda celda (el puntero
cambiar de una cruz blanca a una cruz
negra). A continuacin, con el botn
izquierdo del mouse presionado, arrastrar a
travs de las celdas hasta completar la serie
deseada
Control de Relleno
Listas personalizadas
En algunos casos el usuario debe generar sus propios listados, es decir no encuentra
en ninguna de las series definidas por el usuario la opcin que a el le es favorable,
por ello debe crear su propio listado.
El proceso para definir el nuevo listado de una serie, es:
Ficha Archivo Opciones luego de las opciones que se muestran, elegimos
Avanzadas, posteriormente bajaremos toda la barra, hasta encontrar el elemento
llamado Modificar Listas personalizadas en que daremos Clic
Al hacer lo anterior, se mostrara un cuadro de dialogo como el siguiente, en el cual

habremos de redactar el listado que pretendemos usar como Serie de Datos, para
ello solo debemos redactarla, y despus de cada elemento pulsar Enter, o bien si se
hace el listado de forma lineal, se separara cada elemento de la lista con una coma.
Al finalizar la lista, se da clic en el Botn de Agregar, y para finalizar aceptamos en el
cuadro de dialogo
Frmulas y Funciones
Tipos de Referencias
Una referencia o Celda nos permite ubicar y calcular un dato ah capturado, con la
ventaja de que en caso de cambiar dicho dato tambin sufrir un ajuste el
resultado, ya la formula est ligada al contenido, no a un valor fijo.
Pero tambin habr que analizar a estas referencias en el sentido de su utilidad en
varias formulas, o bien al momento de copiarla a celdas contiguas.
Para Celda
Relativas (A2): Este tipo de referencias permite que al arrastrar o copiar la
formula cambien tambin su referencia o posicin.
Absolutas ($A$2): Con este tipo de referencias fijas, podemos establecer que no
importa donde se copie o mueva la formula siempre har referencia a la misma
posicin.
Mixtas ($A2 A$2): Ideales cuando los datos se encuentran en una columna o
Fila especfica, ya que permite hace esa referencia cruzada.
Frmulas y Funciones
De Hoja
3D: Con este tipo de referencia hacemos mencin de datos ubicados en otra
Hoja o bien en otro libro, para ello debemos establecerlo de la siguiente forma:
Hoja1! A2 Ventas! A2 (Referencia a datos en otra hoja)
[Compras.xlsx]Enero! B4 (Referencia a datos en otro Libro)
Frmulas y Funciones
Proteccin de Celdas
Posteriormente debemos aplicar el aspecto mas importante, que es aplicar la
proteccin mediante la Ficha Revisar Cambios Proteger Hoja.
Recordemos que al activar esta opcin se mostrara un cuadro de dialogo, en el que

debemos establecer debidamente los permisos que tendr el usuario, as como la
contrasea, delimitara el acceso a las tareas de edicin
Una vez definidas la
tareas, y dar clic en
Aceptar, se mostrara el
cuadro de dialogo que nos
solicita ra reiterar la
contrasea
Frmulas y Funciones
Funciones Estadsticas y de Texto
PROMEDIO (Media Aritmtica)

Sintaxis: PROMEDIO(Nmero 1 , Nmero 2,)
sean promediados
Frmulas y Funciones
MAX y MIN (Valor mas alto y Valor mas bajo,

respectivamente)
Sintaxis: MAX(Nmero 1 , Nmero 2,)
MIN(Nmero 1 , Nmero 2,)
sean valorados.
CONTAR
Frmulas y Funciones
Esta funcin devuelve el nmero de celdas que contengas valores

numricos dentro de un Rango de Datos
Sintaxis: CONTAR (Valor 1, Valor 2 )
Donde: Valor 1, Valor 2, etc.. Son las referencias o Rangos numricos que deseamos
sean contados
CONTARA
Frmulas y Funciones
Esta funcin devuelve el nmero de celdas ocupadas dentro de un rango de

Datos
Sintaxis: CONTARA (Valor 1, Valor 2 )
Donde: Valor 1, Valor 2, etc.. Son las referencias o Rangos numricos que deseamos
sean contados
MODA.UNO
Frmulas y Funciones
Esta funcin devuelve el valor que mas se repite en un rango de informacin

Sintaxis: MODA.UNO (Nmero 1, Nmero 2, )
sean valorados.
IZQUIERDA
Frmulas y Funciones
Esta funcin permite obtener un nmero determinado de caracteres del

inicio de un texto.
Sintaxis: IZQUIERDA(texto, [nm_de_caracteres])
Donde: texto, es la cadena de caracteres o referencia que contiene el texto del cual
se obtendrn los caracteres necesarios, [nm_de_caracteres], representa el nmero
de caracteres que requerimos de un texto.
Frmulas y Funciones
DERECHA

final de un texto.
Sintaxis: DERECHA(texto, [nm_de_caracteres])
se obtendrn los caracteres necesarios, [nm_de_caracteres], representa el nmero
de caracteres que requerimos de un texto.
MED EXTRAE
Frmulas y Funciones

final de un texto.
Sintaxis: EXTRAE(texto, posicin_inicial, [nm_de_caracteres])
se obtendrn los caracteres necesarios, posicin_inicial, representa el nmero de
carcter a partir cul se comenzaran a obtener las letras necesaria,
[nm_de_caracteres], representa el nmero de caracteres que requerimos de un
texto.
Agregar comentarios
Una herramienta que puede aportar a un seguimiento mas oportuno, es el
poder agregar comentarios a las celdas.
Para ello podemos hacer uso de la combinacin de teclas SHIFT + F2, con
ello se podr agregar o modificar un comentario a la celda.
La otra forma es a partir de la seleccin de la celda y posterior aplicacin del
Clic derecho del Mouse, y elegir la opcin Insertar comentario.
Crear estilos de Tabla y Celda

El formato es uno de los aspectos que le brinda a una tabla de datos un aspecto mas
profesional, aunque en algunos casos, el usuario deja este concepto como un ultimo
recurso, no por su complejidad, sino mas por la cantidad de tareas a realizar entre la
seleccin de datos, as como tambin la eleccin de las combinaciones de fuente y
color de las celdas.
En este caso desde luego podemos recurrir a la aplicacin del formato a partir del
cuadro de dialogo de Formato de Celda CTRL + 1, pero tambin podramos hacer
uso de los estilos rpidos de Celda y Tabla.

Para poder aplicar este formato, primeramente debemos seleccionar el rango de
celdas a las que se les aplicara el formato deseado, posteriormente debemos
dirigirnos a la ficha INICIO, y del grupo estilos elegir, la opcin Estilos de Celda.
Al hacer esto se desplegara un listado con estilos pregrabados .
Estilo de Tabla
En el caso de que sea una tabla de datos a la cual deseamos dotar de un formato
prctico y profesional. Tambin podemos recurrir a la herramienta de Formato de
Tabla que tambin se encuentra en la ficha INICIO, y en el grupo Estilos

Para este proceso primeramente debemos definir el rea o la tabla a la cual se le
desea aplicar el formato, una vez seleccionada o definida, debemos dirigirnos a la
herramienta de Formato de Tabla, una vez en ella se mostrara un listado de estilos
predefinidos, solo basta con elegir alguno, y este se aplicara de forma inmediata,
dotando a nuestra tabla de un formato practico y adems le brindara herramientas
que la volvern mas funcional.

Predefinir como estilo rpido
Si el usuario as lo prefiere puede definir un estilo propio de sus actividades o bien
alineado a las bases de identidad corporativa de su empresa y con ello agilizar los
procesos de Formato.
Para ello debe dirigirse a la ficha INICIO y del grupo estilos, seleccionar la opcin Dar
Formato como Tabla, de la lista que se muestra elegir Nuevo estilo de Tabla, con ello
se mostrara un cuadro de dialogo para definir las caractersticas
Una vez que se

han definido las
caractersticas
necesarias,
se
puede definir este
estilo para las
siguientes tablas a
realizar
Formato Personalizado
Sin duda uno de los aspectos que un usuario debe cuidar al
momento de desarrollar un formato, es la presentacin de los
datos, adems desde luego de la eficiencia en las formulas que
ah se encentren.
Este aspecto es regularmente cubierto a partir de conceptos como
los son el tipo de letra, el tamao, el color, etc., es decir elementos
bsicos, pero que dotan de mucha presencia al formato creado,
sin embargo en es tambin muy importante que en medida de lo
prudente se creen formatos personalizados que le den mayor
eficiencia al momento de realizar la captura de los datos, ya que
aun cuando parece no es tardado colocar un guion olvidado, o
tal vez una palabra, a largo plazo le ocasionan al usuario una
carga latente de trabajo, ya que son esos pequeos detalles los
que al filtrar, ordenar o bien hacer operaciones nos generan un
doble esfuerzo. Por ello debemos aprender a manejar
debidamente estos formatos personalizados, para as acelerar
nuestro manejo de datos.
El manejo que debemos tener para lograr ese formato personalizado,

es primeramente seleccionar la(s) celda(s) que se han de modificar, y
una vez hecho esto, procedemos a usar el cuadro de Formato de
Celda el cual puede mostrarse al presionar el comando CTRL + 1.
Ya que este cuadro se
muestre,
debemos
estar en la pestaa de
Nmero, y de el listado
que
se
muestra,
elegiremos la opcin
de Personalizada, una
vez que se muestren
las
diferentes
posibilidades elegimos
aquella que convenga
a lo que necesitamos y
de
nos
ser
as,
procedemos a crear
una
Mascara
de
Entrada
Mascaras de Entrada
Una mascara de entrada, es la posibilidad de crear un formato que sea
adapte a lo que requerimos mostrar, con la ventaja de que la captura
de los datos es mas concreta, pues el sistema en base a esta mascara
completa el llenado de la celda, y con ello podemos evitar algunos
errores de captura.
Para poder realizar estas mascara de entrada de datos

debemos tener primeramente una idea clara de lo que
deseamos sea mostrado en la celda, en segundo y mas
importante termino, tener un manejo adecuado de los
caracteres especiales, para la creacin de dichas mascaras.
Uso de caracteres especiales

Para desarrollar una mascara hay caracteres que son base de estos
formatos personalizados, a continuacin se definen algunos de estos
caracteres, mismos que en la prctica pondremos en uso.
# ---- Este smbolo representa un nmero entero.
0 ----- A partir de este carcter podemos establecer los dgitos
que deben mostrarse en pantalla, es decir en caso de poner
como mascara 000, si el usuario captura en la celda el nmero
3, lo que se mostrara es 003.
---- El uso de las comillas es para la introduccin de un texto
o bien caracteres que por su naturaleza el sistema los puede
tomas como una operacin aritmtica.
* ---- Este smbolo es usado para repetir un cierto carcter en la
celda, para completar su contenido.
Uso de caracteres especiales

Para desarrollar una mascara hay caracteres que son base de estos
formatos personalizados, a continuacin se definen algunos de estos
caracteres, mismos que en la prctica pondremos en uso.
@ --- Sirve para indicar la posicin en la que deseamos se

muestre un texto x.
COLORES --- en caso que se requiera que el contenido de una
celda tenga un color especifico, este debe ser el primer
elemento de la seccin Ej.
[Rojo]0,000.00; [Magenta]-0,000.00
Manejo de Nombres de celdas y Rangos

Para poder hacer mas eficiente el manejo de los tiempos aplicados a
la creacin de formulas, as como tambin para poder localizar
rangos de informacin especifica de una manera mucho as rpida,
es que se vuelve recomendable la utilizacin de nombres de celda y/
o rangos, ya que esta sencilla accin puede dar mayor versatilidad a
la hoja de calculo:
Primeramente debemos seleccionar la celda o bien el rango de
celdas que usaremos como referencia, una vez realizado esto,
podemos asignar un nombre de las siguientes formas:
Podemos
simplemente
ubicarnos en el cuadro de
nombres y ah mismo
teclear el nombre que
asignaremos.
Otra forma de asignarle un nombre a la seleccin realizada, es la
siguiente:
Debemos dirigirnos a la ficha Formulas y de ah elegir del grupo
Nombres definidos, la opcin de Asignar nombre con lo cual se
mostrar un cuadro de dialogo en que debemos teclear el nombre del
rango, pero adems podemos definir, si este nombre se aplicara para
todo el libro, o bien solo funciona en una sola hoja.
Administrador de Nombres
De igual manera si nosotros aplicramos el nombre a un rango y
despus definimos que no nos es practico o bien fue mal redactado
debemos ir al Administrador de nombres con la finalidad de mostrar el
cuadro que almacena todos los nombres asignados en ese libro de
trabajo.
Aqu bastara con seleccionar

el nombre que deseamos
afectar, y definir si ser
Eliminado, Editado o bien
deseamos crear uno nuevo.
Uso de los nombres en frmulas y funciones

Una vez que se ha definido los nombres de los rangos o celdas
necesarias, es momento de poner en uso este recurso, es decir definir
debidamente como es que le daremos una aplicacin practica a
definir nombre a nuestros rangos.
Hay varias opciones, ya sea para localizar un rango de datos en
particular
Otra opcin es usar este mismo

nombre dentro de una funcin,
para no tener que seleccionar un
rango , o bien ubicar en otra hoja
la informacin, solo debemos
hacer uso del nombre, y de esta
manera el sistema buscara dicha
referencia y traer los datos
contenidos, ejecutando de forma
mas practica la formula o funcin.
Uso de los nombres en frmulas y funciones
Al usar nombres como referencia de los datos, no solo

podemos atraer informacin de otras hojas mas rpido, sino
que tambin le otorgamos al sistema la posibilidad de
procesar mas rpido la operacin, ya que localiza el nombre,
y no un rango mas complejo.
Formato Condicional
En la Administracin de los datos, en muchos casos el usuario se ve
en la necesidad de seleccionar cierta informacin que cumple con
un criterio especifico, y una vez hecho esto, la resalta del resto ya
sea aplicando un color de relleno, o bien cambiando el color de la
fuente, para as poder destacarla con mayor facilidad, sin embargo
a largo plazo este proceso resta tiempo a sus actividades, debido a
que la mayor arte del tiempo el usuario checa en mas de una
ocasin el haber seleccionado correctamente la informacin que
desea resaltar.
Variantes de Formato
Un proceso que ayuda a definir adecuadamente este proceso es el
de aplicar formato condicional a las celdas que deseamos se vean
afectadas, para ello debemos tener muy presente, que parmetros o
reglas aplicaremos a nuestra informacin.
Esto debido a que cuando aplicamos un formato condicional, se
puede asignar de las siguientes maneras:
Para poder acceder a esta ventana, debemos seleccionar las celdas
que se afectaran, y despus de eso nos dirigimos a la Ficha Inicio y en
el grupo Estilos, debemos elegir Formato condicional Nueva regla,
de esta manera se mostraran las opciones antes mencionadas.
Cada opcin depende de lo que se evaluara, ya sea que deseamos
aplicar formato a toda una fila de datos en base al resultado que
aparece en un total por ejemplo, debemos usar la opcin de:
Usar una formula que determine las celdas para aplicar formato.
O bien puede que solo deseamos se resalte una sola celda y para
marcarla se muestre un icono que la diferencie del resto, esto basado
en el resultado mostrado, en ese caso poder hacer uso de la opcin:
Aplicar formato a todas las celdas segn su resultado.
Asimismo el formato condicional puede estar basado en algo tan

simple como la comparacin de resultados de un rango, y mostrar
una especie de grafica que muestre los avances.
Administrador de Reglas de Formato

Una vez que es definida la regla por aplicar a las celdas, esta entra en
Funcionamiento, sin embargo si el criterio aplicado no fue correcto o bien hay una
nueva definicin del mismo, lo que debemos aplicar, no es el crear una nueva
regla sobre la celda, pues de as hacerlo el sistema entra en conflicto y podra
mostrar de forma un tanto aleatoria este formato.
Entonces debemos recurrir a la herramienta del Administrador de Reglas, ya que
ah es donde podremos Editar la Regla o bien eliminarla, siendo esta una mejor
forma de manejar los ajustes a las reglas de formato aplicadas en una hoja de
calculo.
Para mostrar dicho cuadro de
administracin de reglas, lo
que debemos hacer es,
primeramente encontrarnos
dentro del rango de las celdas
a las que e ha aplicado
formato condicional
Administrador de Reglas de Formato

Ya ah, nos dirigimos a la Ficha Inicio y del grupos Estilos, elegimos la opcin
Formato condicional, del listado que se muestra elegiremos precisamente
administrador de Reglas.
Una vez que el cuadro se muestra es
cuestin de seleccionar la regla que ha
de editarse y listo, se pueden realizar los
ajustes pertinentes.
Formato a partir de una Mascara de entrada

Cuando el formato condicional es aplicado el usuario solo debe seleccionar
debidamente la Regla que mas se ajuste a sus condiciones, pero tambin es
posible aplicar un formato, sobre el Tipo de contenido que se muestra en la celda,
esto se aplicara basndose en una Mascara de Entrada, para ello el usuario debe
realizar lo siguiente, previa seleccin de la celda
Entrar al cuadro de Formato de Celda
(CTRL + F1), luego de la pestaa
Nmero, debemos elegir la opcin
personalizada, ya ah eliminaremos la
Estndar, y aplicaremos ah la regla por
aplicar
usando
los
caracteres
correspondientes.
Validacin de Datos
Para un usuario que debe tratar con bases de datos, un aspecto
ideal corresponde que la captura de la informacin que conforma
dicha base se encuentre debidamente capturada, as como que
tenga bien definidas las restricciones de captura, esto a fin de
administrarla de forma por dems adecuada, para lograr esto,
muchos usuarios solo realizan una captura sencilla, misma que
deben verificar en mas de una ocasin para que al momento de
filtrar no salgan registros de la consulta. Sin embargo mas all de lo
laborioso que resulta el revisar que lo capturado haya sido
debidamente llenado, es tiempo que se invierte y que a mediano
plazo evita que haya un debido aprovechamiento de la
herramienta de Excel.
Para ello se vuelve importante que el usuario maneje debidamente
la opcin de Validacin de datos, esto al momento de crear las
bases o formularios de captura, garantizando as que la informacin
que esta contenga ser la necesaria.
Validacin de Datos
Luego de crear las listas podemos crear formularios o celdas con
opciones desplegables. Para esto debemos posicionarnos en una
celda y acceder la opcin validacin de datos, ubicada en el men
Datos.
Al seleccionar esta opcin se desplegar una ventana con

opciones:
Configuracin: Seleccionamos la opcin Lista, desde el men
Permitir. Y en el origen ingresamos el nombre de nuestra lista,
ejemplo: =Alumnos
De esta forma la celda selecciona presentar una lista

desplegable de opciones para que el usuario pueda escoger slo
valores de la lista permitida
Validacin de Datos
Mensaje de entrada: En este lugar ingresamos la informacin que
deseamos que el usuario vea antes de seleccionar o ingresar un dato
(es solo informativo, y permitir guiar al usuario).
Mensaje de error: Desde esta
opcin podemos configurar el tipo
de restriccin y mensaje de error
que deseamos:
Grave: el usuario no podr
ingresar informacin que no se
encuentre en la lista.
Advertencia e Informacin: El
usuario ser advertido de que la
informacin que est ingresando
no es correcta, sin embargo, la
podr ingresar de todas formas
Creacin de Listas
Para poder crear una lista validada, podemos basarlo a una lista
previamente creada, y que de forma preferible haya sido nombrada,
esto para ubicarla con mayor rapidez.
Posteriormente debemos ubicarnos en la(s) celda(s) donde
deseamos se muestre la lista
Ahora procedemos a seleccionar la herramienta de Validacin de
datos, y del cuadro que se muestra elegiremos la opcin de Lista
A partir de ah tenemos que establecer

el origen de los datos, mismo que
podemos seleccionar de la hoja de
calculo, o bien llamar mediante el
nombre de rango que se hay descrito.
Frmulas y Funciones
Proteccin de Celdas
Posteriormente debemos aplicar el aspecto mas importante, que es aplicar la
proteccin mediante la Ficha Revisar Cambios Proteger Hoja.
Recordemos que al activar esta opcin se mostrara un cuadro de dialogo, en el que

debemos establecer debidamente los permisos que tendr el usuario, as como la
contrasea, delimitara el acceso a las tareas de edicin
Una vez definidas la
tareas, y dar clic en
Aceptar, se mostrara el
solicita ra reiterar la
contrasea
Manejo de Frmulas y Funciones

Una referencia o Celda nos permite ubicar y calcular un dato ah
capturado, con la ventaja de que en caso de cambiar dicho dato
tambin sufrir un ajuste el resultado, ya la formula est ligada al
contenido, no a un valor fijo.
Pero tambin habr que analizar a estas referencias en el sentido de

su utilidad en varias formulas, o bien al momento de copiarla a celdas
contiguas.
Relativas (A2): Este tipo de referencias permite que al arrastrar o
copiar la formula cambien tambin su referencia o posicin.
Absolutas ($A$2): Con este tipo de referencias fijas, podemos
establecer que no importa donde se copie o mueva la formula
siempre har referencia a la misma posicin.
Mixtas ($A2 A$2): Ideales cuando los datos se encuentran en una

columna o Fila especfica, ya que permite hace esa referencia
cruzada.
Referencias
3D: Con este tipo de referencia hacemos mencin de datos
ubicados en otra Hoja o bien en otro libro, para ello debemos
establecerlo de la siguiente forma:
Hoja1! A2 Ventas! A2 (Referencia a datos en otra hoja)

[Compras.xlsx]Enero! B4 (Referencia a datos en otro Libro)
Frmulas:
Determinar una Formula dentro de Excel es relativamente fcil, ya
que en muchos de los casos solo se basa a definir las celdas que
formaran parte de dicha operacin, y asignarles el operador (signo)
correspondiente. Sin embargo si no tenemos un conocimiento claro
del orden Jerrquico que tienen dichos signos corremos el riesgo de
obtener un resultado errneo.
Operador(Signo)
Jerarqua en Excel
() Asociacin
^ Exponente
* Multiplicacin
/ Divisin
+ Suma
- Resta
Funciones
El uso de las funciones le otorga al usuario un control ms preciso de

Excel ya que muchas de las funciones permiten reducir operaciones,
pues tienen una sintaxis muy definida y requieren solo argumentos
especficos. El problema radica en muchos casos en el
desconocimiento no solo de su redaccin en s, sino tambin de qu
tipo de funciones se pueden realizar, dado la gran amplitud de
Funciones que tiene establecidas, la tarea parece bastante
complicada.
INSERTAR FUNCIONES
Aun cuando ya manejamos muchas funciones en ocasiones
olvidamos la sintaxis misma, o bien nos es requerida alguna tarea
especfica, misma que no sabemos realizar en Excel como lo sera
una Raz Cuadrada o el clculo del Coseno de un ngulo, para ello
la solucin es sencilla, pues solo debemos posicionarnos en la celda
donde requerimos el resultado, y realizar lo siguiente:
Podemos dar clic en el icono de Funciones ubicado a un costado de
Barra de Formulas:
FUNCIONES
O bien podramos presionar el comando SHIFT + F3, en cualquiera de
los dos casos se mostrara un cuadro de Insertar Funcin, en el cual
solo debemos teclear una
breve descripcin de
lo que se requiere, y as
el
sistema
buscara
dentro
de
sus
funciones
la
que
juzgue
ms
conveniente y a partir
que
seleccionemos
una
de
estas
sugerencias nos guiara
en el llenado de los
argumentos que se
requieren,
al
dar
Aceptar el resultado se
mostrara y Listo.
FUNCIONES DE BSQUEDA
El manejo de las funciones sin duda, es parte fundamental en el
manejo de Excel es por ello que el usuario mas all de aprenderse el
orden de los elementos o su nombre, se debe dar a la tarea de poder
interpretar la funcin, con lo cual garantizara que podr desarrollar
dicha operacin en cualquier mbito que lo desarrolle.
Por ejemplo la siguiente opcin:
=BUSCARV(valor_buscado,
[ordenado])
matriz_buscar_en,
indicador_columnas,
Las funciones de bsqueda le permiten al usuario poder localizar o

mandar llamar datos de otra parte del libro de trabajo e incluso de
otros libros a fin de poder realizar un calculo o bien simplemente con
la idea demostrar un dato como referencia.
BUSCARV CONSULTAV
[ordenado])
matriz_buscar_en,
indicador_columnas,
Valor_buscado este concepto se refiere a la celda que contiene la

informacin a partir de la cual se har la bsqueda, puede ser un
texto, una clave, un numero, etc.
Es decir, NO es lo que buscamos, sino con que lo vamos a encontrar.
Matriz_buscar_en este argumento hace referencia al origen de
nuestros datos, ya sea dentro del mismo libro o bien de otro archivo,
es importante que en este caso se seleccionen los datos que ya estn
en la tabla, pero que si sabemos hay la posibilidad de ingresar aun
mas, se ampli el rango de seleccin.
Indicador_columnas aqu la referencia es hacia el numero de
columna que contiene el dato que buscamos dentro de la base de
datos.
Ordenado este concepto tiene el propsito de establece el tipo de
bsqueda que se ha de realizar, precisa o aproximada (Falso o
verdadero)
BUSCARH CONSULTAH
[ordenado])
rango_buscar_en,
indicador_filas,
Valor_buscado es el valor que se requiere como punto de

referencia en la primer fila de la tabla.
Es decir, es la llave que nos auxiliara para localizar los datos.
Matriz_buscar_en este argumento hace referencia al origen de
nuestros datos, ya sea dentro del mismo libro o bien de otro archivo,
es importante que en este caso se seleccionen los datos que ya estn
en la tabla, pero que si sabemos hay la posibilidad de ingresar aun
mas, se ampli el rango de seleccin.
Indicador_filas es el valor de la fila desde la cual se devolver un

resultado en particular
Ordenado este concepto tiene el propsito de establece el tipo de
bsqueda que se ha de realizar, precisa o aproximada (Falso o

verdadero)
INDICE
=INDICE(matriz, nm_fila, [nm_columna])
(ref, nm_fila,[nm_columna],[nm_rea])
Matriz Es la base de datos que ser evaluada, esto siempre y
cuando solo sea una Base, en caso de que sean varias Bases o
matrices de datos se debe agrupar mediante parntesis todos los
rangos de las matrices evaluadas)
Nm_fila este punto hace referencia a el Numero de referencia
que tiene la fila que se usa para la bsqueda de los datos, es

importante mencionar que aun cuando estemos evaluando por
ejemplo la Fila de Marzo, el sistema requiere se le indique el 3(tercer
mes), ya que todo lo evala de forma numrica.
Nm_columna aqu al igual que en nm de columna se debe
especificar la referencia numrica de la columna evaluada, por

ejemplo si es la columna jueves, se debe usar el numero 4.
Nm_rea este termino es aplicado solo si se estn usando dos o

mas matrices de datos.
FUNCIONES LGICAS
El uso de funciones lgicas en Excel se aplica de forma general para

la evaluacin de una o mas condiciones, es decir que el resultado
se ve sometido a una consideracin Verdadera o Falsa, y en cada
caso mostrara un resultado diferente dependiendo plenamente del
contenido de otras celdas.
SI
=SI(prueba_lgica,[valor_si_verdadero],[valor_si_falso])
Prueba_lgica es aquella celda que usamos como punto de
comparacin, ya sea para encontrar una igualdad, un valor superior

o inferior.
Valor_si_verdadero en caso de cumplirse la prueba lgica que

resultado desea ser mostrado, o que operacin se ha de aplicar.
Valor_si_falso caso contrario al anterior, la prueba de comparacin

no se alcanza, y por ende hay que mostrar otro resultado.
SI.ERROR
=SI.ERROR(valor, valor_si_error)
Valor es un valor deseado, expresin o referencia

Valor_si_error es un valor que se mostrara en lugar del
mensaje de error
SUMAR.SI
=SUMAR.SI(rango, criterio, [rango_suma])
rango es la lista de comparacin o columna que contiene la

informacin para de todo elegir un valor en particular
criterio este es el elemento que servir de filtro, para que de todo

el bloque de informacin solo se aplique la suma a quienes coinciden
con lo solicitado.
Rango_suma es la columna de valores que sern sumados.
SUMAR.SI.CONJUNTO
=SUMAR.SI.CONJUNTO([rango_suma], rango_criterios1, criterio1,)
Rango_suma es la columna de valores que sern sumados

Rango_criterios1 Es el listado o columna con los datos a comparar
Criterio1 Es el elemento que de la lista anterior ser usado para
obtener una suma de ese elemento en particular.
Y
=Y(valor_lgico1, valor_lgico2)
Valor_lgico1 son las celdas a compararse o igualarse con un

criterio en particular, y en caso de cumplirse este y todos los criterios
de evaluacin, el sistema devolver un valor VERDADERO.
Ej.
O
=O(valor_lgico1, valor_lgico2)
Valor_lgico1 son las celdas a compararse o igualarse
con un criterio en particular, y en caso de cumplirse este o mas

criterios de evaluacin, el sistema devolver un valor
VERDADERO.
Ej.
FUNCIONES DE BASES DE DATOS

El uso de funciones de Base de Datos, otorga un funcionamiento
similar a las funciones condicionales, sin embargo, estas tienen la
virtud de que no se anejas sobre rangos o columnas, sino que evalan
sobre la matriz de datos, lo cual en un volumen grande de datos, sera
de mucho mas versatilidad.
BDSUMA
=BDSUMA(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
Base_de_datos representa la matriz de datos que se esta usando

para la operacin definida, en este caso la suma, es importante que
dentro de esta seleccin se encuentren los ttulos o encabezados de
la tabla
Nombre_de_campo aqu debemos definir la referencia del titulo

de columna que ser usada para la suma, o bien escribir el nombre
de la columna, esto entre comillas.
Criterios se definen en esta parte tanto el titulo de la columna que

sirve para valorar, as como el dato que se convierte en filtro es
decir aquel en el cual se basa la sumatoria solicitada
BDPROMEDIO
BDMAX
BDMIN
=BDSUMA(base_de_datos, nombre_de_campo,
criterios)
Una ventaja que ofrecen estas funciones de Base de datos, es que

tienen una estructura estable, es decir el usuario puede hacer uso de
la misma sintaxis, solo cambiando la operacin requerida, SUMA,
PROMEDIO, MAX, etc.
En el ejercicio del curso veremos esta caracterstica, y
definiremos propiamente las virtudes de estas funciones, as
como tambin podremos ver que debilidades pueden
mostrar cuando son mas criterios los que se definen.
Auditoria de Formulas
Sin duda uno de los procesos que como usuarios de Excel nos
representa un problema es el desarrollo correcto de las formulas y
funciones en una primera instancia, es claro que solo la practica
constante, nos da la certidumbre para aplicar dichas funciones a la
primera.
Aun as se llega a dar el caso en el que no tenemos un control tan
claro de los errores que nos llega a marcar Excel, o bien no sabemos
que celdas pueden ser eliminadas o desplazadas sin afectar con ello
un resultado.
Para ello podemos hacer uso de las herramientas que se encuentran
en la Ficha Formulas y de esta, el grupo Auditoria de Formulas
Estas herramientas han sido desarrolladas para ayudar al usuario a

ubicar y dar seguimiento a las formulas desarrolladas, as como las
funciones aplicadas, SIN EMBARGO hay que enfatizar que no son
solucionadores de estos problemas, sin duda dan un panorama
terico importante , pero si no tenemos las suficientes bases tcnicas,
puede resultar por dems complicado.
Ubiquemos algunas de las opciones que se manifiestan en este grupo
de herramientas y dentro del curso veremos de forma practica lo que
nos pueden aportar.
Muestra
aquellas
celdas
que
alimentan a una formula en particular
Ubica de manera inmediata aquellas
celda que pueden mostrar o tener un
error de sintaxis.
Genera una opcin de paso a paso,
dando un panorama mas claro de las
fallas que pudimos cometer.
Administracin de Bases de Datos

DEFINICIN
Una base de datos, en teora no es complicado de ubicar en el
concepto grafico de Excel, ya que regularmente las ubicamos como
Tablas, sin embargo y a fin de poder estandarizar algunos conceptos
con lo manejado en funciones, y tareas de Excel, debemos tener
presente lo siguiente:
Una base de datos es una coleccin de informacin sobre un tema,
que se almacena bajo un mismo nombre, y cuya distribucin, se basa
en Campos(Columnas) y Registros(Filas), para su correcta
administracin.
El concepto tcnico es un tanto extenso, sin embargo algo
que todo usuario tiene presente, mas all de la terminologa,
es que la base de datos esta organizada, y tiene bien
definidos sus ttulos o encabezados
Ordenamiento de los Datos

Una vez que la Base de datos ha sido ya estructurada, y debidamente
capturada, debemos en muchos casos comenzar a administrar esta
informacin.
Un proceso que no exige mucho del usuario pero que es una base
para otras tareas es, ORDENAR, es decir, agrupar o acomodar por
bloques la informacin contenida en la Base
Los tipos de ordenamiento que se manejan, y que se vern a detalle

en la dinmica de la capacitacin son:
ASCENDENTE, DESCENDENTE y por CRITERIOS
Para realizar un ordenamiento correcto y sin hacer uso de
mucho tiempo debemos comenzar por sentar algunas
bases, y definir que esta manipulacin la haremos a travs
de las herramientas de la Ficha DATOS
Primeramente, cuando solo nos sea solicitado Ordenar por una

columna de Datos en particular, lo que procede es, seleccionar el
encabezado de dicha columna y luego de la Ficha Datos, elegir si el
ordenamiento ser Ascendente o Descendente.
Al hacer lo anterior,
de forma inmediata
los
datos
sern
ordenados
y
podemos
tener
total
certidumbre
de que la tabla
completa tuvo el
ajuste
solicitado,
contrario a lo que
ocurre
cuando
seleccionamos
rangos de datos..
Ahora bien, si el caso fuera que requerimos ordenar por dos o mas
columnas, de forma inmediata inclusive sin que este seleccionado
algo en particular de la tabla, debemos dar clic en el icono de
Ordenar, ya que as se mostrara un cuadro de dialogo en el que
indicaremos los criterios necesarios.
Este cuadro de
dialogo que se
muestra,
no
permite definir en
que orden de
importancia,
se
realizara
el
ordenamiento de
las columnas, o
bien sometido a
algn criterio en
particular
FILTROS (Seleccin y Criterios)

USO DE FILTROS AUTOMTICOS PARA ENCONTRAR REGISTROS
Aplicar filtros es una forma rpida y fcil de buscar un subconjunto
de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado
muestra slo las filas que cumplen el criterio que se especifique para
una columna.
Criterios: Condiciones que se especifican para limitar los registros que
se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro
Tipos de filtros
1. Autofiltro: Incluye filtrar por seleccin, para criterios simples.

2. Filtro avanzado: Permite establecer criterios complejos.
A diferencia de la ordenacin, el filtrado no reorganiza los
rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se
desea mostrar.
Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato,
representar en grficos e imprimir el subconjunto del rango
sin necesidad de reorganizar, ni ordenar la informacin.
Filtros
Para poder filtrar la informacin debemos tener una tabla de datos,
con los ttulos definidos, luego seleccionamos la opcin Filtro, ubicada
en el men Datos.
Los filtros nos permiten encontrar y organizar la informacin de mejor

forma.
Automticamente,
aparecer
un
tringulo
invertido al lado de cada
ttulo, utilizando este botn
podremos ordenar y filtrar la
informacin que deseemos
relacionada
a
cada
columna en particular.
CREACIN DE UN FILTRO AUTOMTICO PERSONALIZADO
Filtros
Podemos utilizar los filtros predefinidos o crear nuestros propios filtros,

para ello debemos seleccionar la opcin de filtro personalizado,
dentro del men de cada filtro creado, cmo se presenta en la
imagen a continuacin:
El filtro personalizado
nos presentar una serie
de
opciones
que
podemos
combinar
mediante Y/O.
Filtros Avanzados
Envio de datos a otra rea de la Hoja o bien otra posicin del Libro de
trabajo.
Activar la hoja de clculo que contiene la base de datos. Escribir el
criterio para la correcta seleccin de los datos y su envi a la posicin
solicitada.
A partir de ello el usuario
deber dirigirse a la Ficha Datos
Grupo Ordenar y Filtrar
Avanzadas.
Filtros Avanzados
Rango de la lista - Se debe escribir o seleccionar el rango de la base
de datos.
Rango de criterios Seleccionar el rango donde se encuentra el
criterio de seleccin.
Copiar a Seleccionar el rango de celdas con los ttulos a extraer.
Esta opcin estar disponible activando la opcin Copiar a otro
lugar.
Solo registros nicos Seleccionar esta casilla de verificacin, para
extraer solamente una copia de los registros duplicados.
Despus de haber seleccionado los rangos necesarios, dar clic en el
botn Aceptar.
Cuando se extraen os datos, slo los campos especificados se
copiarn en el rango de extraccin: Debemos asegurarnos de
ubicar el rango de extraccin lejos de otras reas de la hoja de
clculo porque los datos extrados borrarn los datos debajo del
rango de extraccin.
Aplicacin de criterios para el filtro:
Filtros Avanzados
Cuando se requieren
aplicar varios criterios
de seleccin a nuestro
Filtro avanzado, esto es
posible,
simplemente
hay
que
redactar
dichos
criterios
en
forma
de
columna
para que el sistema lo
reconozca.
Por ejemplo, si quisiramos tener los registros

que sean de Chiapas, Durango y Oaxaca,
solo hay que redactarlos en esta forma.
Estado
Chiapas
Durango
Oaxaca
Filtros Avanzados
Una condicin en dos o ms columnas
Para buscar datos que cumplan una condicin
en dos o ms columnas, introduzca todos los
criterios en la misma fila del rango de criterios.
Por ejemplo, el siguiente rango de criterios
muestra todas las filas que sean del ESTADO
Durango y en la columna REA sean de
Ventas
Estado
rea
Durango
Ventas
Estado
rea
Una condicin en una columna u otra
Para buscar datos que cumplan una condicin

de una columna o una condicin de otra,
introduzca los criterios en filas diferentes del
rango. Por ejemplo, el siguiente rango de
criterios muestra todas las filas que sean del
ESTADO Durango o del REA de Ventas
Durango
Ventas
Filtros Avanzados
Ms de dos conjuntos de condiciones
para una columna
En el caso de que se requiera que los registros

por mostrar coincidan con un rango en
particular, mientras que otros puedan ser mas
abiertos, lo que debemos realizar es lo
siguiente:
Estado
rea
Durango
Ventas
Oaxaca
Establecer los criterios de esta manera permitir que se

muestren solo los registros que sean de Durango cuya rea sea
Ventas, o bien cualquier registro proveniente de Oaxaca.
Creacin de Tablas
Cuando nos encontramos en la
posibilidad de manipular nuestros
datos de una manera mas
practica y rpida, desde luego
comienzan a surgir las inquietudes
por realizar tareas mas especificas
con nuestro volumen de datos,
como lo es Promediar, Sumar, o
hasta hacer conteos de los
registros contenidos, sin embargo
Ordenando o Filtrando aplicar
operaciones de esta naturaleza,
no obliga a tener un control, de
funciones como lo es Sumar.si,
Sumar.si.conjunto, etc. O bien en
un termino mas practico podemos
convertir nuestra base a un
formato de Tabla, y con ello
automatizar muchas tareas.
Creacin de Tablas
Para desarrollar este concepto lo que debemos hacer es primero es
estar posicionados en algn lugar de nuestra base de datos, y de esta
manera usar el comando CTRL + T, esto abrir el cuadro de Crear
Tabla, con lo que al dar Aceptar nuestra Base de datos tendr un
formato, pero adems tareas programadas para hacer algunos
procesos mas rpido.
Esquemas y Subtotales
Si tiene una lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o
serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos
mediante el comando Crear lista.) de datos que desea agrupar y
resumir, puede crear un esquema de hasta ocho niveles, uno para
cada grupo.
Cada nivel interno, representado por un nmero superior de smbolos
de esquema (smbolos de esquema: smbolos que se utilizan para
cambiar la vista de una hoja de clculo esquematizada. Se pueden
mostrar u ocultar los datos detallados presionando en el signo ms, en
el signo menos y en los nmeros 1, 2, 3 o 4 que indican el nivel de
esquema.) muestra datos de detalle (datos de detalle: para subtotales
automticos y esquemas de hoja de clculo, filas o columnas de
subtotal que totalizan los datos de resumen.
Los datos de detalle suelen ser adyacentes, por encima o a la
izquierda, a los datos de resumen.) para el nivel externo anterior,
representado por un nmero inferior de los smbolos de esquema.
Utilice un esquema para mostrar filas o columnas de resumen, o para
revelar los datos de detalle para cada grupo.
Esquemas
Para mostrar filas para un nivel, haga

clic en los smbolos de esquema
adecuados.
El nivel 1 contiene las ventas totales de

todas las filas de detalle.
El nivel 2 contiene las ventas totales
para cada mes en cada regin.
El nivel 3 contiene las filas de detalle
(slo las filas de detalle 11 a 13 estn
actualmente visibles).
Para expandir o contraer datos en el
esquema, haga clic en los smbolos de
esquema + y -
Se muestra una fila de datos de

ventas agrupados por regiones
geogrficas y meses con varias
filas de resumen y detalles.
Subtotales
Microsoft Excel puede calcular automticamente valores de
subtotales y de totales generales en una lista (lista: serie de filas que
contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que
funcionen como hojas de datos).
Subtotales
Cuando se insertan subtotales automticos, Excel esquematiza la lista
para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada
subtotal Excel calcula los subtotales con una funcin de resumen,
como por ejemplo: Suma o Promedio. Puede mostrar subtotales en
una lista con ms de un tipo de clculo a la vez.
Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de
detalle y no de los valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se
utiliza la funcin de resumen Promedio, la fila Total general mostrar el
promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio de
los valores de las filas de subtotales.
Se debe considerar que Excel actualizar automticamente los
subtotales y el total general cuando se modifiquen los datos de
detalle.
Subtotales Anidados
Puede insertar subtotales de grupos ms pequeos en los grupos de
subtotales existentes. En el ejemplo a continuacin, los subtotales de
cada deporte estn en una lista que ya tiene subtotales para cada
regin.
Subtotales
Columna de subtotales que se desean calcular.
Asegrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular estn en

el siguiente formato: cada columna tiene un rtulo en la primera fila,
contiene hechos similares y no hay filas ni columnas en blanco en el
rango.
Haga click en una celda de la columna cuyos subtotales se desea
calcular. En el ejemplo, debe hacer click en una celda de la
columna Deporte, columna B.
Haga click en Orden ascendente o en Orden

descendente.
En el men Datos, haga click en Subtotales.
En el cuadro Para cada cambio en, haga
click en la columna cuyos subtotales desee
calcular
Tablas Dinmicas
Las tablas dinmicas son el resultado de la organizacin de
informacin mediante un asistente de Excel. Esta herramienta
permite eficientar varios de los procesos descritos anteriormente, ya
que si bien cada uno de ellos tiene un potencial especifico, las
tablas dinmicas concentran muchas de las funciones desarrolladas
anteriormente de forma individual.
Para poder realizar este proceso debemos

tener definido cual ser el origen de nuestros
datos, es decir la tabla que servir como raz
de la informacin.
Tablas Dinmicas
Procedimiento general para crear una Tabla dinmica
Hacemos clic en la ficha Insertar Tabla
dinmica
Se abrir automticamente el cuadro de
dilogo Crear tabla dinmica con el rango
de datos deseado:
Hacemos clic en Aceptar

Observamos cmo se crea una
hoja nueva
Tablas Dinmicas
La hoja muestra un nuevo cuadro de dilogo de tabla dinmica
denominado Lista de campos de tabla dinmica
En la parte superior de dicho cuadro de dilogo aparecen los
campos de nuestra tabla de datos original. En la parte inferior se
muestran cuatro reas adonde arrastrar los datos y disear la tabla.
La zona de diseo
de
la
tabla
dinmica en Excel
2010 es la que se ve
en
la
siguiente
imagen.
Tablas Dinmicas
Los campos que situemos en el rea Rtulos de columna aparecern
en horizontal a lo largo de la tabla y los que situemos en el rea
Rtulos de fila en vertical. Los Valores se establecen para situar los
clculos totales de datos.
Marcamos los tres campos que vamos a incluir en la tabla dinmica
Podemos observar como dependiendo del tipo de datos que
contenga el campo, ste se coloca automticamente en el rea
correspondiente
En este caso como el campo nombre contiene
texto, al hacer clic en la casilla de verificacin
se ubica directamente bajo los Rtulos de fila.
Los otros dos campos al contener datos
numricos se ubican en el rea Valores.
Podemos modificar la ubicacin de los datos
haciendo click y arrastrando al rea que
deseemos.
Tablas Dinmicas
Automticamente, se van aadiendo visualmente los datos a la tabla
dinmica situada a la izquierda del cuadro de dilogo Lista de
campos de tabla dinmica.
Luego de crear la tabla

dinmica podemos
modificar las funciones
matemticas escogidas,
as como tambin
agregar filtros o nuevos
datos para generar
informes y anlisis.
Graficas
Una de las actualizaciones ms sustanciales de Excel, respecto a sus
versiones pasadas, es la amplia gama de grficos y estilos que presenta,
lo que nos permite desarrollar informes completos en contenido y
visualmente atractivos.
Debido a que la Grafica no
es mas que la representacin
de los datos a partir de
formas
geomtricas,
la
grafica que se disee debe
ser lo suficientemente clara y
transmitir por si misma la
informacin que se esta
evaluando de otra forma si
esta saturada de elementos,
puede provocar una lectura
poco
practica
de
la
informacin.
PLANIFICACIN DE UN GRFICO
Si bien los grficos nos ayudan a presentar la informacin con mayor
claridad, es fundamental planificar que tipo de grfico utilizaremos, y
evaluar si efectivamente genera un valor agregado a nuestro
informe.
Existen mltiples alternativas de grficos.
Excel incorpora 11 categoras de
grficos, destacando cmo las ms
utilizadas, los grficos de columnas,
barras y circulares (pastel). Ubicados en
el men superior insertar.
CREACIN DE UN GRFICO
Para crear un grfico el primer paso es ingresar la informacin que se
desea graficar en columnas o celdas paralelas.
Un proceso de suma importancia es la correcta seleccin de los
datos que se han de graficar, de hecho se recomienda que se
comience de los encabezados, y a partir de ellos se realiza la
seleccin del resto de la informacin, en caso de que esta
informacin estuviese salteada, entonces nos apoyaremos del uso
de la tecla CTRL, ya que debemos recordar esto es una seleccin
discontinua.
CREACIN DE UN GRFICO
Una vez hecha la seleccin de nuestros datos procedemos a
presionar F11 si queremos que nuestra grfica se encuentre en una
Hoja nueva, o bien ALT + F1 para insertar la grafica como un elemento
en la hoja de calculo
ALT + F1
F11
Elementos del grfico

A continuacin se describen los elementos de un grfico:
Ventas Trimestre 6
3
5
1. El rea del grfico.

2. El rea de trazado
3. Los puntos de datos de la
serie de datos que se trazan
en el grfico.
4. Los
ejes
horizontales
(categoras) y verticales
(valores) en los que se
trazan los datos del grfico.
5. Leyenda del grfico.
6. Un ttulo de eje y de grfico
que puede agregar al
grfico.
7. Una etiqueta de datos que
puede usar para identificar
los detalles de un punto de
datos de una serie de
datos.
Formato a los elementos del Grfico

Luego de crear su grfico, usted podr acceder a una nueva opcin
del men superior, denominado Herramientas de Grficos,
compuesta por 3 sub-secciones: Diseo, Presentacin Y Formato.
En DISEO, usted podr personalizar la presentacin de su grfico, as

como tambin, los elementos que lo componen, adems se puede
guardar el diseo como plantilla para futuras ocasiones.
Si
bien
existen
colores
predeterminados,
usted
podr
escoger entre una gran variedad
de opciones, o en su defecto,
personalizar su diseo desde la
opcin: Estilos de diseo.
Formato a los elementos del Grfico

CAMBIO DE TTULOS, RTULOS Y LEYENDA
Desde la opcin PRESENTACIN, usted podr ingresar nuevos
elementos al Grafico, tales como, un nuevo ttulo, cambiar los rtulos
de los ejes, leyendas, etc., agregar elementos como formas, las
cuales son de mucha utilidad si se desean asignar algunas notas
sobre datos especficos.
Por ltimo nos encontraremos con la ficha de FORMATO, la cual nos

permite asignar de forma personalizada colores y/o texturas a las
series de datos, as tambin se podr dotar de efectos si el grafico lo
requiriera a fin de que luzca ms atractivo visualmente
Creacin de plantillas de Grfica

Cuando el proceso de dar formato a nuestra grafica es completado,
la mayor parte de los usuarios solo se dan a la tarea de guardar el
archivo, y en lo futuro si tuviesen que hacer una grafica con similares
condiciones, lo que ocurre es que repiten todos los pasos hasta lograr
el mismo formato de la grafica antes creada, lo cual es trabajar
doble, el correcto proceso es el siguiente:
Primero se crea la grafica con las condiciones solicitadas, al termino
de ello ahora dentro de la Ficha Diseo encontraremos la opcin
llamada Guardar como Plantilla en la cual daremos clic.
Creacin de plantillas de Grfica

Al hacer lo anterior, se mostrara un cuadro de dialogo en el cual
debemos definir el nombre con el cual se almacenara nuestro diseo,
acto seguido damos clic en el botn de Guardar.
Con esto el diseo se almacena
y estar disponible para que lo
apliquemos en graficas futuras
Creacin de Macros Grabadas

Una Macro es una serie de comando u ordenes que se le establecen
al sistema y que este ejecuta en un solo paso.
Existen dos tipos de Macros, las grabadas y las programadas, para las
cuales es de suma importancia que el usuario tenga conocimientos
fundamentales de VBA (Visual Basic para Aplicaciones).
En el caso de las Macros programas, el usuario debe establecer en el
orden adecuado la rutina que desea el sistema ejecute, ya que de
haber un error este deber comenzar nuevamente.
Para acceder a el panel de Programacin el usuario debe
primeramente activar la pestaa de programador, para ello,
debe dirigirse a la Ficha Archivo y de ah elegir Opciones, una
vez en este cuadro de dialogo elegir Personalizar Cinta de
Opciones y activar la casilla de Programador
Macro Grabada
Una vez que la ficha se encuentre activa, debemos dirigirnos a ella y
seleccionar Grabar Macro, con lo cual se mostrara un cuadro de
dialogo en el que debemos definir el nombre de nuestra macro, as
como de ser necesario un comando para ejecutarla.
Cabe mencionar que en el caso del nombre asignado a la

macro, en caso de encontrar otra con mismo nombre nos
mostrar un cuadro de dialogo que establece ese detalle,
adems el nombre de nuestra macro no debe llevar
espacios o puntos, en caso de ser necesario debemos
conectar las palabras con guion bajo
Macro Grabada
Al momento que definimos el nombre as como tambin el posible
comando, y demos clic en el botn de aceptar, el sistema
comenzara la grabacin de nuestra macro, con lo cual cada
accin que desarrollemos (abrir, guardar, minimizar, o cerrar, etc. )
se grabara como parte de las ordenes que ejecute nuestra Macro.
De ah que debemos ser cuidadosos de los movimientos que se
generan durante la grabacin de la macro, se debe mencionar que
en el caso del tiempo la macro no tiene mayor problema, pues NO
hace un registro del mismo, solo de las acciones desarrolladas en la
hoja de calculo.
Al termino de las acciones que

deseamos
se
ejecuten
debemos ir nuevamente a la
ficha programador y Detener
macro, o bien en la parte
inferior izquierda de la ventana
elegimos este mismo comando.
Establecer macro para usarse mediante:
Acceso Rpido
Cuando la macro ha sido creada, corresponde al usuario definir el
como y bajo que mtodo aplicarlo, es decir, si para su ejecucin solo
depender del comando previamente grabado, coloca un botn
en la barra de acceso rpido o bien en una hoja de calculo coloca
un Botn de Comando.
Si la opcin mas conveniente es
el botn de la barra de Acceso
rpido, la ruta para hacerlo es la
siguiente:
En la barra de acceso rpido

ubicado en la parte superior de
la
ventana
de
Excel
desplegaremos
el
listado
eligiendo
la
opcin
Mas
comandos
Acceso Rpido (Macro Grabada)

Con este cuadro de dialogo abierto debemos hacer lo siguiente:
Elegiremos
del
cuadro de dialogo la
opcin de Macros
De las opciones que
se muestren elegimos
la Macro que se
desarrollo y damos
clic en el botn de
Agregar
Al hacerlo podemos
personalizar el icono
que se muestra al dar
clic en Modificar.
Botn en la hoja de Clculo (Macros Grabadas)

Si lo que queremos para la ejecucin de nuestra macro es que sea a
travs de un Botn de comando en la hoja de calculo, debemos ir a
la Ficha programador, y de ah elegir la opcin de Insertar, eligiendo
el botn de comando
Procedemos a dibujar el botn sobre la hoja

de calculo, y al hacerlo se mostrara un cuadro
solicitando se vincule su funcin con una
macro
Botn en la hoja de Clculo (Macros Grabadas)

Cuando la informacin se vincula al botn, solo es cuestin de dar
clic en otra parte de la hoja de calculo, para que entre en modo de
ejecucin, si se requiere editar el texto que tiene el botn, debemos
dar clic derecho sobre el botn y elegir la opcin de Modificar
Texto.
De igual manera si la macro

asignada no fuera la correcta,
entonces accedemos de igual
manera a la opcin de Asignar
macro,
con
lo
que
nuevamente se mostrara el
permitir definir la macro que
se ha de ejecutar con este
botn.
Restricciones en el uso y creacin de la Macros

Seguridad
Cabe mencionar que una vez guardado el archivo, este podr ser
abierto de forma normal, sin embargo de primera mano el archivo
mostrara un mensaje de advertencia, por la inclusin de las macros,
a lo cual solo debemos dar clic en el botn que permite Habilitar las
mismas, esto siempre que estemos seguros del origen de este
archivo.
Si no queremos se muestre este mensaje de advertencia, podemos ir
a la Ficha Programador, y elegir el comando Seguridad de macros, y
habilitando as las macros sin solicitar permiso, lo cual no es del todo
recomendable.
Restricciones en el uso y creacin de la Macros

Almacenamiento
Un factor que es tambin de
suma importancia, es el que
implica el proceso de guardar
el archivo, ya que si se hace
de
forma
cotidiana,
estaremos en riesgo de perder
cualquier macro generada en
ese libro. Pues en este caso al
momento
de
guardar,
adems de indicar el nombre
y la ruta, debemos establecer
que el Tipo de archivo es
Libro de Excel habilitado para
Macros.
Formatos Profesionales
El desarrollo profesional de un formato en Excel le permite a los usuarios tener no
solo una captura mas gil, sino tambin a quien administr la informacin, le
permitir que esta sea mas precisa, ya que en muchos de los casos filtrar, alinear y
corregir datos, resta tiempo efectivo a las labores, propias de esta administracin.
Para ello podemos partir de crear las mascaras de entrada adecuadas y desde
luego aplicar las reglas de validacin adecuadas, aunado a ello podemos colocar
controles de formulario que le den ese aspecto verstil a nuestra pantalla de
Excel.
Es importante que para agregar elementos como botones, cuadros de lista, etc, se
haga uso de la Ficha Programador
Formatos Profesionales
Para lo anterior, debemos primeramente seleccionar la Celda, posteriormente
presionamos el comando CTRL + 1 y de ah elegimos la opcin Personalizada
Ya en esta opcin, debemos ahora crear la
mascara de entrada de datos, en el ejemplo
se puede apreciar la siguiente mascara:
# Kgs.
Donde el signo de #, representa un nmero
entero
Seguido del texto que deseamos sea
incluido, el cual debe ir entre comillas, a fin
de que no sea reconocido como parte de la
mascara, y por lo tanto marque un posible
error.
Controles de Formulario en una hoja de calculo

Ya con las mascaras debidamente generadas, procedemos a la colocacin de los
controles, que correspondan, para ello en la Ficha Programador, elegimos la opcin
Insertar
Una vez elegido el control procedemos a

dibujar este control sobre el rea de
trabajo, algunos controles muestran de
manera inmediata un cuadro de
configuracin, mientras que otros lo hacen
solamente cuando es requerido
Controles de Formulario en una hoja de calculo

Cabe mencionar que aun, cuando tericamente no
existe problema alguno para colocar cualquier
control del panel mostrado, si es una
recomendacin que se coloquen controles de
formulario., ya que los controles ActiveX
Propiedades vinculadas a los controles y la hoja

Cuando un control es colocado dentro de la hoja de calculo, la mayor parte del
tiempo debe ligarse a una accin en particular, es decir, al darle clic, que deseamos
muestre o ejecute, para ello en modo Diseo debemos establecer algunas
propiedades de dicho control respecto de la Hoja de Calculo, por ejemplo:
Si colocamos un control tipo CUADRO

COMBINADO
Le debemos establecer el
origen de los datos que este
contendr, es decir la lista
que mostrara al momento
en que el usuario de clic en
dicho control ya dentro de la
hoja de Calculo.
Propiedades vinculadas a los controles y la hoja

Para ello debemos dar clic derecho sobre el control ya dibujado en el rea de la
Hoja de Calculo y elegir FORMATO DE CONTROL, con ello se mostrar un cuadro de
dialogo que permite establecer las condiciones que le darn funcionamiento a
nuestro control.
En dicho cuadro, y basados
en este ejemplo, primero
establecemos el nombre de
la lista que usaremos, o bien
el
rango
donde
se
encuentra, despus la celda
con la que ha de interactuar
en la hoja de calculo.
Dentro de la dinmica del

curso, veremos ejemplos de
cmo hacer este tipo de
relacin.
Proteccin de celdas y frmulas

Una herramienta muy til de Excel es proteger la informacin de las
planillas de clculo, pudiendo restringir las acciones y privilegios de un
usuario, permitiendo por ejemplo:
Solo ver informacin, pero restringir su modificacin.
Solo ver informacin, permitir su modificacin, pero ocultar frmulas.
Restringir cualquier tipo de accin.
Proteger la hoja de clculo mediante una contrasea. Si se omite alguno
de los pasos puede no cumplir su objetivo.
Paso 1: Proteger u ocultar cada celda de forma individual.
El usuario debe escoger las celdas que desea proteger, seleccionar
formato de celda.

En la Ficha proteger del cuadro de Formato de Celdas podr elegir una de las
siguientes opciones:
Bloqueada: Para restringir las acciones de un usuario sobre una celda.
Oculta: Para no mostrar las frmulas de la celda.

Paso 2: Para que las opciones seleccionadas en el paso 1 queden activas usted debe
proteger la hoja (o el libro).
Esta operacin se realiza desde la ficha Revisar, grupo Cambios, botn Proteger
hoja. Dicho proceso es de suma importancia para completar la tarea de proteccin
de las celdas ya que de omitirse , no se bloquearan las celdas ni se ocultaran las
formulas de las celdas seleccionas
Opciones de Cambios de revisin.

Al escoger la opcin de proteger hoja usted podr elegir que privilegios
tendr el usuario revisor, posteriormente deber ingresar una contrasea
(2 veces), para quitar o cambiar la proteccin en el futuro en el caso de
ser necesario
Formulas y Funciones
El manejo oportuno de las formulas sin duda le permite al usuario tener formatos
totalmente eficaces, sin embargo esta tarea se puede desarrollar con especial
eficacia, si se usan los recursos debidos como lo es la definicin de referencias, as
como tambin el uso de nombres de rango, sobre todo cuando se trata de bases en
otras hojas o en otros libros.
Aplicacin de Alias a referencias de Datos

Primeramente debemos seleccionar la celda o bien el rango de celdas que
usaremos como referencia, una vez realizado esto, podemos asignar un nombre
de las siguientes formas:
Podemos simplemente ubicarnos en el

cuadro de nombres y ah mismo teclear el
nombre que asignaremos.
Aplicacin de Alias a referencias de Datos

Otra forma de asignarle un nombre a la seleccin realizada, es la siguiente:
Debemos dirigirnos a la ficha Formulas y de ah elegir del grupo Nombres

definidos, la opcin de Asignar nombre con lo cual se mostrar un cuadro de
dialogo en que debemos teclear el nombre del rango, pero adems podemos
definir, si este nombre se aplicara para todo el libro, o bien solo funciona en una
sola hoja.
Administrador de Nombres
De igual manera si nosotros aplicramos el nombre a un rango y despus definimos
que no nos es practico o bien fue mal redactado debemos ir al Administrador de
nombres con la finalidad de mostrar el cuadro que almacena todos los nombres
asignados en ese libro de trabajo.
Aqu bastara con seleccionar el

nombre que deseamos afectar, y
definir si ser Eliminado, Editado o
bien deseamos crear uno nuevo.
Funciones de Bsqueda de Datos y Matrices

El manejo de las funciones sin duda, es parte fundamental en el manejo de Excel es
por ello que el usuario mas all de aprenderse el orden de los elementos o su
nombre, se debe dar a la tarea de poder interpretar la funcin, con lo cual
garantizara que podr desarrollar dicha operacin en cualquier mbito que lo
desarrolle.
Por ejemplo la siguiente opcin:
=CONSULTAV(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_columnas, [ordenado])
Las funciones de bsqueda le permiten al usuario poder localizar o

mandar llamar datos de otra parte del libro de trabajo e incluso de
otros libros a fin de poder realizar un calculo o bien simplemente con la
idea demostrar un dato como referencia.
INDICE INDEX
=INDICE(matriz, nm_fila, [nm_columna])
(ref, nm_fila,[nm_columna],[nm_rea])
Matriz Es la base de datos que ser evaluada, esto siempre y cuando solo sea una
Base, en caso de que sean varias Bases o matrices de datos se debe agrupar
mediante parntesis todos los rangos de las matrices evaluadas)
Nm_fila este punto hace referencia a el Numero de referencia que tiene la fila
que se usa para la bsqueda de los datos, es importante mencionar que aun cuando
estemos evaluando por ejemplo la Fila de Marzo, el sistema requiere se le indique el
3(tercer mes), ya que todo lo evala de forma numrica.
Nm_columna aqu al igual que en nm de columna se debe especificar la

referencia numrica de la columna evaluada, por ejemplo si es la columna jueves, se
debe usar el numero 4.
Nm_rea este termino es aplicado solo si se estan usando dos o mas matrices
de datos.
Aplicacin de Funciones anidadas

En el desarrollo de una formula o funcin el usuario debe tener presente que
resultado desea obtener y en ese sentido aplicar la funcin mas adecuada, sin
embargo conforma el anlisis de la informacin se vuelve mas basto, o bien hay mas
condiciones de por medio, se tiene que ampliar la formula previamente aplicada, en
la mayora de los casos las funciones vienen delimitadas por el nmero de
argumentos que tienen predefinidos, lo cual a su vez limita al usuario.
Es entonces que se puede hacer uso de las funciones anidadas, esto no es mas que
colocar una funcin dentro de otra, este proceso tiene su grado de complejidad, sin
embargo una vez que el usuario tiene bien definida la estructura de las funciones,
solo es cuestin de armar de modo lgico su solicitud al sistema.
Estructura de las Funciones anidadas

En esta idea de lgica, lo que debe aplicar el usuario es un concepto de
SUSTITUCIN de los argumentos de la funcin bsica, es decir cuando el sistema
espera un elemento como una Suma o bien una matriz de datos, el usuario lo puede
sustituir con OTRA funcin que por si misma este analizando otro bloque de datos.
Por ejemplo en el ejemplo del curso aplicaremos una funcin anidada de la Funcin
SI, con la finalidad de analizar una celda hasta en 9 ocasiones, siendo que
originalmente solo puede ser analizado en un caso.
Lo que se aplica en el
ejemplo es que se
Sustituye el valor FALSO
de la formula por otro
anlisis de informacin,
as hasta obtener el
resultado
Ubicar tipos de errores en una Formula o Funcin

Cuando se termina la redaccin de una funcin en Excel si esta esta debidamente
redactada el resultado se reflejara de forma inmediata, sin embargo tambin hay
ocasiones que muestran un aparent Error, con ello debemos ser consientes que
no todos los errores surgen de una mala redaccin de la funcin:
#N/A
Este error se muestra al momento en que no se ha colocado en la celda a evaluar
algn dato, indica que no hay valor asignado
#NOMBRE?
Cuando se muestra este tipo de error, es debido a una mala redaccin en el
Nombre de la funcin, ya sea por que omitimos una letra o bien por
compatibilidad de versin
#DIV/0!
Se manifiesta este tipo de error, cuando un dato que alimenta un promedio, no se
encuentra o esta redactado errneamente, indica que no hay valor divisible entre 0
#REF!
Este error surge cuando algn a referencia de la formula no es valida.
Eliminar errores a travs de funciones lgicas

Aun y como pudimos ver, no todos lo errores demuestran que la Formula o funcin
este mal redactada, solo pueden ser indicativo de que algn dato hace falta en la
base de datos o bien que aun no hay nada por evaluar.
Sin embargo ya en la cuestin practica, aparte de visualizarse como un elemento
mal visto en la hoja de calculo, tambin el que un error se muestre podra
implicar que otras operaciones, sobre todo aritmticas no se pudiesen realizar de
forma adecuada, generndose as una reaccin en cadena sobre los errores. Lo que
podramos implementar es que en caso de mostrarse un error este se oculte,
para dar paso a la siguiente operacin en la base.
La funcin que nos puede permitir logra este objetivo es:
SI.ERROR IFERROR
Sintaxis: SI.ERROR(valor, valor_si_error)
Donde:
Valor ------------ Es el resultado que deseamos obtener, una suma, una bsqueda,
etc.
Valor_si_error Es aquello que deseamos se muestre en lugar del mje de error, por
ejemplo si queremos se muestre vaca la celda usaremos
Uso de Funciones Multicondicionales y de BD

Al momento de establecer criterios en una hoja de calculo, la mayor parte de los
usuarios suelen aplicar la lgica de hacer el anlisis por bloques llenando as de
columnas las bases de datos, lo cual no es malo, sin embargo vuelve interminable
las lecturas de las mismas, en lugar de aplicar esta lgica, debemos basarnos a la
aplicacin de funciones multicondicionales, ya que as el espacio de trabajo se vera
beneficiado.
SUMAR.SI.CONJUNTO SUMIFS
=SUMAR.SI.CONJUNTO([rango_suma], rango_criterios1, criterio1,)
Rango_suma es la columna de valores que sern sumados

Rango_criterios1 Es el listado o columna con los datos a comparar
Criterio1 Es el elemento que de la lista anterior ser usado para obtener
una suma de ese elemento en particular.
Uso de Funciones Multicondicionales y de BD

El uso de funciones de Base de Datos, otorga un funcionamiento similar a las
funciones condicionales, sin embargo, estas tienen la virtud de que no se anejas
sobre rangos o columnas, sino que evalan sobre la matriz de datos, lo cual en un
volumen grande de datos, sera de mucho mas versatilidad.
BDSUMA DSUM
=BDSUMA(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
Base_de_datos representa la matriz de datos que se esta usando para la

operacin definida, en este caso la suma, es importante que dentro de esta
seleccin se encuentren los ttulos o encabezados de la tabla
Nombre_de_campo aqu debemos definir la referencia del titulo de columna

que ser usada para la suma, o bien escribir el nombre de la columna, esto entre
comillas.
Criterios se definen en esta parte tanto el titulo de la columna que sirve para
valorar, as como el dato que se convierte en filtro es decir aquel en el cual se basa
la sumatoria solicitada
Funciones de relacin de contenidos en Celda

El manejo de resultados en una hoja de calculo, regularmente esta ceido o ligado a
otras celdas, pero como hacer que el resultado de una celda impacte a otra en su
resultado:
Para ello hacemos uso de funciones como:
INDIRECTO INDIRECT
=INDIRECTO(ref, a1)
Este tipo de funcin, se aplica cuando en un listado por ejemplo queremos se
modifique los valores segn lo solicitado en otra fecha, por ejemplo:
Si en una celda se escribe DF, en la otra celda debern mostrarse las delegaciones,
en cambio si lo que esta escrito es DURANGO, se debern mostrar los municipios
correspondientes a este estado, y as sucesivamente
CONCATENAR CONCATENATE
=CONCATENAR(texto1, texto2,)
Esta funcin le permite al usuario poder conectar contenidos de una celda a la otra,
unindolos as en una sola, as mismo puede ser usada cuando se trata de unir
funciones de Texto o Fecha

HIPERVINCULO HIPERLINK
=HIPERVINCULO(ubicacin_del_vinculo,[nombre_descriptivo])
Aun y cuando mucho no le dan un peso especifico a la funcin de los hipervnculos,

sabemos hoy en da el manejo dinmico de un libro de Excel es de suma importancia
y el crear vinculo entre las hojas, los libros o bien los archivos que interactan con
nuestras funciones es sumamente importante, pues le dar la versatilidad adecuada a
nuestro trabajo hacindolo no solo mas eficaz sino mas profesional, para ello el uso
de esta funcin nos puede resultar sumamente cmodo, pues solo debemos colocar
la Ruta o URL y el nombre descriptivo.
Manejo Dinmico de Bases de Datos

Tablas Dinmicas y Funciones de Calculo
Cundo conviene utilizar un informe de tabla dinmica?
Utilice un informe de tabla dinmica cuando desee comparar totales
relacionados, sobre todo si tiene una lista larga de nmeros para resumir y
desea realizar comparaciones distintas con cada nmero. En el informe
anterior, puede ver fcilmente cmo se comparan las ventas de golf del
tercer trimestre en la celda F3 con las ventas de cualquier otro deporte o
trimestre, o con los totales generales. Puesto que los informes de tabla
dinmica son interactivos, puede cambiar la presentacin de los datos
para ver ms detalles o calcular diferentes resmenes, como recuentos o
promedios.
Cmo se organizan los datos?
En los informes de tabla dinmica, cada columna o campo de los datos de

origen se convierte en un campo de tabla dinmica que resume varias filas
de informacin

Un informe de tabla dinmica es una tabla interactiva que combina y
compara rpidamente grandes volmenes de datos. Podr girar las filas
y las columnas para ver diferentes resmenes de los datos de origen, y
mostrar los detalles de determinadas reas de inters.

Cmo se crea un informe de tabla dinmica?
Para crear un informe de tabla o grfico dinmico, necesita
conectar con un origen de datos y especificar la ubicacin del
informe.
Seleccione una celda de un rango de celdas o coloque el
punto de insercin dentro de una tabla de Microsoft Office
Excel.
Asegrese de que el rango de celdas tiene encabezados de
columna.
Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para crear un informe de tabla dinmica, en la ficha Insertar, en

el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinmica y, a continuacin,
en Tabla dinmica.
TABLA DINAMICA

Aparecer el cuadro de dilogo Crear tabla
dinmica.
Para crear un informe de tabla dinmica o
grfico dinmico, en la ficha Insertar, en el grupo
Tablas, haga clic en Tabla dinmica y, a
continuacin, en Grfico dinmico.
Aparecer el cuadro de dilogo Crear tabla
dinmica con el grfico dinmico.
Seleccione un origen de datos. Siga uno de
los procedimientos siguientes:
Seleccione la tabla que desea analizar
Haga clic en Seleccione una tabla o rango.
Escriba el rango de celdas o la referencia del
nombre de tabla

El manejo de las Tablas Dinmicas, tiene la versatilidad de poder
seleccionar los campos que han de formar parte de la Tabla, de esta
manera podemos agregar o eliminar los elementos de la tabla que
habremos de utilizar y que formaran parte del reporte de habremos de
entregar.
Del cual se podrn desprender los

respectivos sub reportes que nosotros
deseamos, de ah que la forma en la cual
estructuremos la informacin se s vuelve
fundamental pues no solo es la presentacin
de los datos, sino tambin la forma en la que
se han de desempear el resto de la
operaciones de anlisis de informacin.
Definir origen de datos (Datos Externos)

Se da la circunstancia en la que el usuario requiere trabajar con una base de datos
que no esta dentro del libro de trabajo, e inclusive que no es propiamente un
formato de Excel, si este es el caso, debemos ya en Excel ubicarnos en la Ficha datos
y de ah elegir el grupo Obtener datos Externos y seleccionar el tipo de archivo que
corresponde a nuestra Base de datos, al hacerlo se abre un cuadro en el que
buscamos al archivo en cuestin.
Al mostrarse este cuadro de

dialogo se deben establecer
las condiciones de la base
por importar.
Agregar Esquemas y Subtotales

ESQUEMAS DE DATOS
Si tiene una lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas
que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear
lista.) de datos que desea agrupar y resumir, puede crear un esquema de hasta ocho
niveles, uno para cada grupo. Cada nivel interno, representado por un nmero superior
de smbolos de esquema (smbolos de esquema: smbolos que se utilizan para
cambiar la vista de una hoja de clculo esquematizada. Se pueden mostrar u ocultar
los datos detallados presionando en el signo ms, en el signo menos y en los nmeros
1, 2, 3 o 4 que indican el nivel de esquema.) muestra datos de detalle (datos de
detalle: para subtotales automticos y esquemas de hoja de clculo, filas o columnas
de subtotal que totalizan los datos de resumen.
Los datos de detalle suelen ser adyacentes, por encima o a la izquierda, a los datos
de resumen.) para el nivel externo anterior, representado por un nmero inferior de los
smbolos de esquema. Utilice un esquema para mostrar filas o columnas de resumen,
o para revelar los datos de detalle para cada grupo. Puede crear un esquema de filas
(como se muestra en el ejemplo siguiente), un esquema de columnas o un esquema
de filas y columnas
Agrupar y Desagrupar
Agrupar
Asegrese de que cada columna tiene un rtulo en la primera fila, contiene
datos similares en cada columna y el rango no tiene filas ni columnas en
blanco.
Seleccione una celda del rango.
Ordene las columnas que forman los grupos.
Inserte las filas de resumen.
Para trazar esquemas de los datos por filas, debe tener filas de resumen
que contengan frmulas que hagan referencias a las celdas de cada una de
las filas de detalle para dicho grupo. Siga uno de los procedimientos
siguientes:
Insertar filas de resumen utilizando el comando Subtotal
Utilice el comando Subtotal, que inserta la funcin SUBTOTAL
inmediatamente debajo o encima de cada grupo de filas de detalle y crea
automticamente el esquema para usted
Agrupar y Desagrupar
Tambin puede desagrupar secciones del esquema sin quitarlo todo.
Mantenga presionada la tecla MAYS mientras hace clic en o en para el
grupo y, a continuacin, en la ficha Datos, en el grupo Esquema, haga
clic en Desagrupar.
IMPORTANTE Si desagrupa un esquema mientras los datos

de detalle estn ocultos, las filas de detalle permanecen
ocultas. Para mostrar los datos, arrastre por los nmeros de fila
visibles adyacentes a las filas ocultas. En la ficha Inicio, en el
grupo Celdas, haga clic en Formato, elija Ocultar y mostrar y,
a continuacin, haga clic en Mostrar filas
Subtotales
Microsoft Excel puede calcular automticamente valores de subtotales y de
totales generales en una lista (lista: serie de filas que contienen datos
relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de
datos).
Subtotales
Columna de subtotales que se desean calcular.
Asegrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular estn en el siguiente
formato: cada columna tiene un rtulo en la primera fila, contiene hechos similares
y no hay filas ni columnas en blanco en el rango.
Haga click en una celda de la columna cuyos subtotales se desea calcular. En el
ejemplo, debe hacer click en una celda de la columna Deporte, columna B.
Haga click en Orden ascendente o en Orden descendente.
En el men Datos, haga click en Subtotales.

En el cuadro Para cada cambio en, haga click en la
columna cuyos subtotales desee calcular
Graficas Dinmicas
El elemento de la Grafica Dinmica tiene muchos detalles que le otorgan
versatilidad, pues el usuario ya no realiza un seleccin fsica de los datos a graficar,
sino que usando lo correctos criterios el sistema va generando la Grfica
Lo que se debe aplicar

para crear la Grafica
dinmica es:
Primero
estar
posicionado en la tabla
o base a graficar, luego
de la ficha Insertar
elegimos la opcin
Grafico dinmico
Graficas Dinmicas
CREACIN
Al hacer lo anterior el usuario vera que se muestra al igual que con la tabla
dinmica un cuadro de dialogo que permite elegir el origen de los datos, as como
tambin la posicin en donde se ha de colocar la Grafica, es recomendable que
sea en una hoja nueva, a fin de manipularla adecuadamente sin afectar
visualmente algn elemento de la tabla.
Graficas Dinmicas
CREACIN
A partir de ese momento es decisin del usuario el como acomodara los datos en
la lista de campos, logrando as mostrara la grafica con los datos esperados.
Introduccin a la herramienta PowerPivot

El manejo de las bases de datos se ha vuelta cada vez mas estructurado en los
sistemas computacionales, pues hasta hace un tiempo solo basta con administrar
los archivo de Excel en buena medida para que los reportes fueran lo debidamente
ordenados, sin embargo ante la movilidad del mercado y la constante expansin
de las empresas, las bases se han vuelto mas robustas y por ello manejarlas se
vuelve una tarea un tanto compleja.
Por ello un administrador de bases de datos en Excel debe tener presentes las
formas de normalizacin, las relaciones as como las llaves aplicadas las bases, con
ello lograra aplicar cambios en cascada y as eficientar su trabajo, para tal efecto,
se cuanta con un complemento que es el PowerPivot, este se encuentra en la
pagina de Microsoft, y le permite a Excel la versatilidad de atraer bases de datos
administradas en otras aplicaciones como ACCESS o SQL SERVER.
Una vez instalada, esta creara su propia pestaa de Opciones.
Importar Bases de Datos de Diferentes Orgenes

Ya con PowerPivot instalado el usuario tendr la posibilidad de atraer informacin
de otros orgenes,
Activando la Ventana
de PowerPivot se
selecciona el origen y
a partir de ello se
seleccionan las tablas
por administrar
Herramientas Avanzadas
Consolidacin de Informacin
Para resumir y registrar resultados de hojas de clculo
independientes, puede consolidar datos de cada una de estas hojas
en una hoja de clculo maestra. Las hojas pueden estar en el
mismo libro que la hoja de clculo maestra o en otros libros. Al
consolidar datos, lo que se hace es ensamblarlos de modo que sea
ms fcil actualizarlos y agregarlos de una forma peridica o
especfica.
Por ejemplo, si tiene una hoja de clculo de cifras de gastos para
cada una de las oficinas regionales, podra utilizar una
consolidacin para resumir estas cifras en una hoja de clculo de
gastos corporativa. Esta hoja de clculo maestra podra contener
totales de ventas y promedios, niveles de inventario actuales y los
productos ms vendidos de toda la organizacin.
Para consolidar datos, utilice el comando Consolidar del grupo
Herramientas de datos de la ficha Datos.
Excel permite consolidar datos de varios modos. El mtodo ms flexible es crear

frmulas que hagan referencia a las celdas de cada rango de datos que se vaya
a combinar. Las frmulas que hacen referencia a las celdas de varias hojas de
clculo se denominan frmulas 3D.
Utilizar frmulas 3D
Si utiliza referencias 3D (referencia 3D: referencia a un rango que ocupa dos o
ms hojas de clculo en un libro.) en las frmulas no habr restricciones en el
diseo de los rangos de datos independientes. Puede cambiar la consolidacin
del modo que necesite. La consolidacin se actualiza automticamente cuando
cambian los datos de los rangos de origen.
Cmo configurar los datos
Asegrese de que cada rango de datos est en formato de lista (lista: serie de filas que
contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como
hojas de datos mediante el comando Crear lista.): cada columna tiene un rtulo en la
primera fila, contiene hechos similares y no tiene filas o columnas en blanco.
Coloque cada rango en una hoja de clculo diferente. No ponga ningn rango en la hoja
de clculo donde vaya a colocar la consolidacin.
Asegrese de que cada rango tiene el mismo diseo.
Asigne un nombre a cada rango: seleccione todo el rango y, luego, en la ficha Frmulas,
en el grupo Celdas con nombre, haga clic en la flecha situada junto a Asignar nombre a
un rango y escriba un nombre para el rango en el cuadro Nombre.
En el cuadro Funcin, haga clic en la funcin de resumen (funcin de resumen: tipo

de clculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinmica o una tabla
de consolidacin, o cuando se insertan subtotales automticos en una lista o base de
datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.)
que desea que utilice Microsoft Office Excel para consolidar los datos.
Creacin y manejo de Escenarios
Los escenarios forman parte de una serie de comandos a veces denominados

herramientas de anlisis Y si (anlisis Y si: proceso de cambio de los valores de celdas
para ver cmo afectan esos cambios al resultado de frmulas de la hoja de clculo. Por
ejemplo, variar la tasa de inters que se utiliza en una tabla de amortizacin para
determinar el importe de los pagos.).
Un escenario es un conjunto de
valores que Microsoft Office Excel
guarda
y
puede
sustituir
automticamente en la hoja de
clculo. Puede utilizar los escenarios
para prever el resultado de un modelo
de hoja de clculo. Puede crear y
guardar diferentes grupos de valores
en una hoja de clculo y, a
continuacin, pasar a cualquiera de
estos nuevos escenarios para ver
distintos resultados.
Por ejemplo, usted podra utilizar un escenario si quisiera preparar un presupuesto, pero
no supiera con exactitud sus ingresos. En este caso, con un escenario podra definir
valores diferentes para dichos ingresos y, seguidamente, pasar de un escenario a otro
para realizar un anlisis Y si
Informes de resumen de escenario

Para comparar varios escenarios, puede crear un informe que los resuma en la misma
pgina. El informe puede enumerar los escenarios unos junto a otros o resumirlos en un
informe de tabla dinmica (informe de tabla dinmica: informe de Excel interactivo de
tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de
varios orgenes, incluidos los que son externos a Excel.). Para obtener ms informacin,
vea la seccin Crear un informe resumen de escenario

Crear un escenario
En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Anlisis Y si y,
despus, en Administrador de escenarios.
En el cuadro Nombre del escenario,
escriba un nombre para el
escenario (escenario: conjunto de
valores de entrada, al que se ha
asignado un nombre, que puede
sustituirse en un modelo de hoja de
clculo.).
En el cuadro Celdas cambiantes,
especifique las referencias de las
celdas que desee cambiar
Buscar Objetivo
Buscar objetivo es parte de una serie de comandos a veces denominados
herramientas de anlisis Y si (anlisis Y si: proceso de cambio de los valores
de celdas para ver cmo afectan esos cambios al resultado de frmulas de la
hoja de clculo).
Si conoce el resultado que desea de una frmula, pero no del valor de entrada
que necesita la frmula para obtener dicho resultado, puede utilizar la funcin
Buscar objetivo. Por ejemplo, utilice Buscar objetivo para cambiar el tipo de
inters de la celda B3 hasta que el valor del pago de B4 sea igual a $900.00
En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos,
haga clic en Anlisis Y si y, despus, en Buscar
objetivo.
En el cuadro Definir la celda, escriba la referencia de la
celda que contenga la frmula (frmula: secuencia de
valores, referencias de celda, nombres, funciones u
operadores de una celda que producen juntos un valor
nuevo. Una formula comienza siempre con el signo igual
(=).) que desee resolver. (En el ejemplo esta es la celda
B4.)
Tablas de Datos
Una tabla de datos es un rango de celdas que muestra cmo el cambio de una o dos
variables en las frmulas afectar a los resultados de las mismas. Las tablas de datos
constituyen un mtodo rpido para calcular varios resultados en una operacin y una
forma de ver y comparar los resultados de todas las variaciones diferentes en la hoja de
clculo.
Para poder usar esta herramienta previamente debemos tener la tabla con los datos
por valorar, despus en la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic
en Anlisis Y si y, despus, en Tabla de Datos
Puede crear tablas de datos de una o

dos variables, dependiendo del
nmero de variables y frmulas que
desee probar.
Tablas de datos de una variable Use
una tabla de datos de una variable si
desea ver cmo diferentes valores de
una variable en una o ms frmulas
cambiarn los resultados de esas
frmulas.
Estructura para la Tabla

Una tabla de datos de una variable tiene valores de entrada que se enumeran
en una columna (orientado a columnas) o en una fila (orientado a filas). Las
frmulas que se utilizan en una tabla de datos de una variable deben hacer
referencia a slo una celda de entrada .
Debemos escribir la lista de valores que desea sustituir en la celda de entrada
en una columna o en una fila. Dejamos unas cuantas filas y columnas vacas
en cualquiera de los lados de los valores.
Si la tabla de datos est orientada a columnas (los valores de variables se

encuentran en una columna), escribiremos la frmula en la celda situada una
fila ms arriba y una celda a la derecha de la columna de valores.
Si la tabla de datos est orientada a filas (los valores de variables se
encuentran en una fila), escribiremos la frmula en la celda situada una
columna a la izquierda del primer valor y una celda ms abajo de la fila de
valores.
Pegado Especial
En cuanto un usuario tiene la necesidad de trasladar la informacin de una
hoja a otra, o bien a otro libro, comienza un proceso que proviene de lo mas
bsico, aunque en Excel se vuelve un tanto complejo, ya que es una
estructura tabular, lo cual implica que ya tiene una estructura, por lo que no
siempre se ajusta a los contenidos que han de ser pegados.
Es por ello que se vuelve importante poner atencin a los detalles del sistema, en este
caso en particular, a la etiqueta de pegado que surge, o bien a la implementacin del
Clic derecho y luego pegado especial, con esto podremos colocar la informacin, con el
mismo ancho de columna del origen, crear una conexin entre el origen y lo pegado,
copiar solo los formatos, aplicar solo formulas etc.
Una de la primeras opciones es la etiqueta que se muestra al momento en el

que pegamos un element o seleccin, al dar clic en ella se mostraran las
diferentes opciones
Pegado Especial
Es cuestin solo de dar clic en la opcin mas adecuada segn nuestra
expectativa.
La segunda opcin es que antes de pegar el
objeto, debemos pulsar clic derecho sobre la
celda en la que depositaremos los datos, de ah
elegimos Pegado especial, y posteriormente de
la lista elegimos el que sea conveniente..
Uso de la Herramienta SOLVER

Definicin
Solver funciona en un grupo de celdas
que estn relacionadas, directa o
indirectamente, con la frmula de la
celda objetivo. Solver ajusta los valores
en las celdas cambiantes que se
especifiquen,
denominadas
celdas
ajustables, para generar el resultado
especificado en la frmula de la celda
objetivo.
Pueden aplicarse restricciones para
restringir los valores que puede utilizar
Solver en el modelo y las restricciones
pueden hacer referencia a otras celdas a
las que afecte la frmula de la celda
objetivo.
Activar complemento
Para poder activar la herramienta Solver
Debemos dirigirnos al Botn Office o bien
Ficha Archivo segn sea la Versin:
Versin 2007
Versin 2010
De aqu elegiremos Opciones de Excel u Opciones
Activar complemento
En cualquiera de los casos

debemos elegir la opcin de
Complementos y con ello
dirigirnos a la opcin de Ir
Ah se mostrara un cuadro
de dialogo del cual hay que
elegir el concepto de
Herramienta Solver, esta se
insertara en la Ficha Datos,
en el grupo Anlisis
Activar complemento
Versin 2007
Versin 2010
Estructura base de la matriz de datos

El uso de la herramienta Solver, depende tambin de la distribucin de los datos
que se desean cuantificar, para ello una vez creada la tabla de datos, as como
tambin la(s) formula(s) es momento de ir a la Ficha Datos y del grupo Anlisis,
elegimos la herramienta SOLVER
Una vez activa la herramienta,
debemos indicar aquellas celdas
que requerimos sufran ajustes, as
como tambin delimitar los
posibles criterios que se han de
aplicar, como lo es si deseamos
sean nmeros enteros, o bien que
no rebasen una cifra en particular,
al termino de ello damos clic en
Resolver y el sistema mostrara la
posible solucin
Restricciones y Forma de Aplicacin

Una vez que el sistema crea la posible solucin, mostrara un cuadro de dialogo,
solicitando confirmacin para conservar los valores originales, o bien mantener la
respuesta sugerida.
En la dinmica de la Practica del curso veremos algunas restricciones que se

pueden manejar como lo es el que sea un dato entero, un rango mayor o menor,
etc.
Macros
Definicin y Tipos
Una Macro es una serie de comando u ordenes que se le establecen al sistema y
que este ejecuta en un solo paso.
Existen dos tipos de Macros, las grabadas y las programadas, para las cuales es
de suma importancia que el usuario tenga conocimientos fundamentales de VBA
(Visual Basic para Aplicaciones).
En el caso de las Macros programas, el usuario debe establecer en el orden

adecuado la rutina que desea el sistema ejecute, ya que de haber un error este
deber comenzar nuevamente.
Para acceder a el panel de Programacin el usuario debe primeramente activar la
pestaa de programador, para ello, debe dirigirse a la Ficha Archivo y de ah elegir
Opciones, una vez en este cuadro de dialogo elegir Personalizar Cinta de
Opciones y activar la casilla de Programador
Macro de secuencia de procedimientos

Una vez que la ficha se encuentre activa, debemos dirigirnos a ella y seleccionar
Grabar Macro, con lo cual se mostrara un cuadro de dialogo en el que debemos
definir el nombre de nuestra macro, as como de ser necesario un comando para
ejecutarla.
Cabe mencionar que en el caso del nombre asignado a la macro, en caso de

encontrar otra con mismo nombre nos mostrar un cuadro de dialogo que
establece ese detalle, adems el nombre de nuestra macro no debe llevar espacios
o puntos, en caso de ser necesario debemos conectar las palabras con guion bajo
Macro de secuencia de procedimientos

Al momento que definimos el nombre as como tambin el posible comando, y
demos clic en el botn de aceptar, el sistema comenzara la grabacin de nuestra
macro, con lo cual cada accin que desarrollemos (abrir, guardar, minimizar, o
cerrar, etc. ) se grabara como parte de las ordenes que ejecute nuestra Macro.
De ah que debemos ser cuidadosos de los movimientos que se generan durante la
grabacin de la macro, se debe mencionar que en el caso del tiempo la macro no
tiene mayor problema, pues NO hace un registro del mismo, solo de las acciones
desarrolladas en la hoja de calculo.
Al termino de las acciones que deseamos se

ejecuten debemos ir nuevamente a la ficha
programador y Detener macro, o bien en la
parte inferior izquierda de la ventana elegimos
este mismo comando.
Uso de Referencias Relativas

Es importante definir que cuando la macro se crea esta parte de una posicin en
particular, como puede ser la Celda A1, esto implica que cada vez que la macro se
ejecute debe ser desde esta posicin, o bien activar la opcin de Referencias
Relativas, para despus asignar la accin adecuada para ejecutar la macro como se
describe a continuacin.
Cuando la macro ha sido creada, corresponde al usuario definir el como y bajo que
mtodo aplicarlo, es decir, si para su ejecucin solo depender del comando
previamente grabado, coloca un botn en la barra de acceso rpido o bien en una
hoja de calculo coloca un Botn de Comando.
Si la opcin mas conveniente es el
botn de la barra de Acceso rpido, la
ruta para hacerlo es la siguiente:
En la barra de acceso rpido ubicado en
la parte superior de la ventana de Excel
desplegaremos el listado eligiendo la
opcin Mas comandos
MACROS
Con este cuadro de dialogo abierto debemos hacer lo siguiente:
Elegiremos del cuadro de
dialogo la opcin de
Macros
De las opciones que se
muestren elegimos la
Macro que se desarrollo y
damos clic en el botn de
Agregar
Al
hacerlo
podemos
personalizar el icono que
se muestra al dar clic en
Modificar.
Macro Programada
Este entorno de trabajo de Visual

Basic
Permite definir de forma mas
precisa mediante la programacin
las tareas y reas que deseamos
afectar. Para ello contamos con las
reas de UserForm y de los
Mdulos,
es
aqu
donde
comenzaremos a efectuar los
cambios pertinentes.
Ya en este entorno:
Deberemos dirigirnos al Men Insertar,
y ah elegir la opcin
correspondiente (UserForm, Modulo Modulo de Clase).
Creacin de Macros
En caso de elegir el proceso de la programacin, nuestra opcin

deber ser Modulo, para ello debemos tener en cuenta que la
programacin parte de 3 etapas bsicas:
Declarar las variables
Indicar la procedencia o igualdad de estas variables
Asignar una accin ligada a dichas variables

Una vez que esto se determina podemos decir que nuestra macro
esta lista para ejecutarse
Introduccin al lenguaje VBA

Ejemplo de Macro:
Al elegir del Men Insertar la opcin de Modulo, aparece una ventana de captura,
en la cual debemos redactar lo siguiente:
Definir Variables
Una Variable es un espacio de memoria RAM que permite guardar los
valores de manera temporal para que posteriormente se pueda
recuperar su valor o reemplazarlo por otro valor distinto durante la
ejecucin de la aplicacin.
Para definir una variable se hace asignndole un alias, que permita
identificar dicha variable respecto de otros elementos.
Adems del nombre o alias, debemos establecer el tipo de datos que
almacenara variable con la finalidad de garantizar el resultado en el uso
de la informacin que esta contenga
Tipos de datos
Valores que almacena
Numricos
Textos
Fecha y Hora
Verdadero/Falso
Objeto
Comodn
Tipo de Dato
Descripcin
Byte
Nmero entero
Integer
Nmero entero
Long
Nmero entero
Single
Nmero con decimales, con seis

decimales.
Double
Nmero con decimales, con catorce

decimales.
Currency
Nmero con decimales, con cuatro

decimales.
String
Cadena de caracteres de longitud

variable
Date
Fecha y Hora
Boolean
Valores de verdadero y Falso
Object
Cualquier objeto, hojas de clculo,

documentos y controles.
Variant
Cualquier valor.
Restricciones de lenguaje VBA
Una vez definido el tipo de datos, podemos proceder con la programacin

Dim. As [Integer, Double, String, Boolean,]:
Con esto queda la variable perfectamente definida, si no se pusiera no
ocurrira posiblemente nada, salvo que se utilizara una mayor cantidad de
memoria de la necesaria, al definirse instantneamente en el momento de
utilizarla como de tipo Value.
Indicar la procedencia o igualdad de estas variables
Asignar una accin ligada a dichas variables
Creacin de Condiciones y Ciclos

CONDICIONES
If Then / If Then Else / If Then ElseIf Then

EndIf
Las instrucciones If...Then...Else se pueden presentar en varios formatos,
con unas caractersticas determinadas. Normalmente, se presentan
anidadas en tantos niveles como sea necesario. Esto, sin embargo, puede
hacer menos legible el cdigo, por lo que es aconsejable utilizar una
instruccin Select Case en vez de recurrir a mltiples niveles de
instrucciones If...Then...Else anidadas (nicamente en caso de que el
excesivo nmero de anidamientos pudiera dar problemas en la legibilidad
del programa, o errores en la depuracin de ste).
As, si realizamos la condicin en varias lneas de cdigo, ser
necesario cerrar el anidamiento con un End If; instruccin que no
se usara en caso de realizar la condicin en un sola lnea (If
Then, condicin cierta).
Creacin de Condiciones y Ciclos

CICLOS
Las estructuras de bucles de Visual Basic permiten ejecutar una o varias

lneas de cdigo de forma repetitiva. Puede repetir las instrucciones de una
estructura de bucles hasta que una condicin sea True, una condicin sea
False, un nmero de veces especificado o una vez para cada objeto de una
coleccin.
Ejecutar un conjunto de instrucciones hasta que una condicin se convierta
en verdadera
Hay diferentes tipos de Ciclos segn lo que el usuario requiera aplicar en
cuanto a ejecucin de tiempo y permisos.
While End While
Do Loop
For Next
Formularios
Otro de los conceptos que podemos desarrollar en el entorno de
Programacin de Excel son los Formularios, los cuales ofrecen al usuario
la posibilidad de interactuar a con una Interfaz o pantalla diseada con
fines especficos del programador, para ello solo debemos situarnos en la
pantalla de Programacin y del Men Insertar elegimos la Opcin de
UserForm.
Formularios
Formularios
A travs de esta pantalla

podemos disear una interfaz
para poder ya sea captar,
administrar datos, o bien para
certificar el acceso del usuario, en
otras palabras podemos colocar
cuantos controles consideremos
necesarios para los fines que se
tengan previstos.
Para poder colocar dichos controles en el formulario,

basta con solo arrastrarlos desde la barra de
herramientas, y soltarlos sobre el formulario, o bien
dando doble clic sobre el control, este se ubicara en
el formulario, para posteriormente ser reubicado
segn nuestro criterio
Formularios
Es importante mencionar que

adems de la forma de
colocar los controles, es
importante
que
identifiquemos
las
propiedades o caractersticas
de las cuales dotaremos a
nuestro control, esto con la
finalidad de otorgarle mejor
apariencia, o bien para
aspectos
de
su
funcionamiento.
Estas Propiedades
segn el control
varan
Envi de Informacin a la Hoja de Calculo
Una vez creada la interfaz o

formulario, el usuario tiene la
posibilidad
de
poder
enviar
informacin a la Hoja de Calculo,
para ello adems de haber
establecido
debidamente
las
condiciones del cdigo, deber
tambin establecer la posicin a la
que se ha de enviar la informacin,
es decir una vez capturada en el
formulario en que parte de la hoja
quiere se encuentren los datos.
Envi de Informacin a la Hoja de Calculo

En este proceso el usuario debe tener presente desde luego la ubicacin,
pero tambin la forma en la que dentro del cdigo se har referencia a
dichas ubicaciones, para ello si la posicin del deposito de los datos es una
Celda, la referencia ser as:
CELLS (2, 5), lo cual indicara al sistema que el dato debe ir en la Fila 2, y la
columna 5 en otras palabras en la celda E2
Si la ubicacin de los datos es un rango se referir de la siguiente forma:
RANGE(A2:B4), en este caso la referencia es mas clara debido a que
usamos una definicin como la que se usa en la hoja de calculo
Por otro lado si la referencia es a una hoja en particular del libro, se debe
programar as:
WORKSHEETS(HOJA1), es decir debemos poner el nombre de la hoja en
cuestin, siempre entre comillas.
Almacenamiento correcto de las Macros

El proceso de almacenamiento, es un concepto realmente muy bsico, sin
embargo cuando se trata de nuestro archivo de Macro, debe tener una
particularidad, al momento en que se almacena, adems de establecerle un
nombre y una ruta, es de suma importancia que lo guardemos como Libro de
Excel habilitado para Macros, en caso contrario, todo aquello que se haya
programado, se perder.
As mismo una vez que se le doto de

un nombre, una ruta y se estableci
que es de Tipo Libro de Excel
habilitado para macros. Podemos
segn sea el contenido de dicho
archivo establecerle una contrasea de
apertura, para ello, debemos.
Seguridad de Macros
Es una realidad que el desarrollo de macros le permite al usuario agilizar
muchas de sus tareas, y de igual manera, crear formatos rpidos y
eficientes, sin embargo no podramos dejar de lado que tambin puede
haber quien maliciosamente manipule este tipo de comandos, y es por ello
que Excel por Default BLOQUEA aquellos archivos que vienen con macro,
avisando al usuario, para que est decida si son o no archivos de confianza.
Este aspecto de seguridad se puede modificar si as lo requiere el usuario,
aunque por recomendacin el sistema no lo sugiere.
Si el caso es que quisiramos modificar esta condicin debemos seguir la
siguiente ruta:
Ficha Programador Grupo Cdigo Opcin Seguridad de Macros
Telfonos:
5341-7474 / 5341-7575
6306-7214 / 1988-5182
044 (55) 3230-9009
@CMEUpgrade
CME Upgrade
/CMEUpgrade

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Conceptos Generales de Excel.

Manejo de Herramientas Intermedias

Formato Personalizado de las

Administracin de Bases y Tablas

Manejo Dinmico de las Macros

Concepto general de Macro.

Conceptos Generales de Excel

Barra de Inicio Rpido

Hojas del libro

Conceptos Generales de Excel

1. Barra de Inicio Rpido

Conceptos Generales de Excel

Conceptos Generales de Excel

En el caso de querer Agregar

Conceptos Generales de Excel

Por otro lado tambin para agregar alguno de los

Conceptos Generales de Excel

Conceptos Generales de Excel

Por otro lado el alto de una Fila es

Conceptos Generales de Excel

De igual manera al encontrar informacin en

Conceptos Generales de Excel

Tipos de Datos que almacenan la celda

Valores: Al realizar la captura de Nmeros estos son alineados a la Derecha.

Conceptos Generales de Excel

Conceptos Generales de Excel

Conceptos Generales de Excel

Administracin del Libro de trabajo

La hoja activa aparece con el nombre

Administracin del Libro de trabajo

Administracin del Libro de trabajo

En segunda forma y por mucho la

Administracin del Libro de trabajo

Como se dijo anteriormente, un libro de trabajo contiene inicialmente tres hojas,

Administracin del Libro de trabajo

Administracin del Libro de trabajo

Administracin del Libro de trabajo

Desplazamiento entre Hojas

Administracin del Libro de trabajo

Hacemos clic con el botn secundario

Administracin del Libro de trabajo

Se mostrara el siguiente cuadro:

Aplicacin de Formato de celdas

Aplicacin de Formato de celdas

Adicionalmente se pueden definir estilos como tablas, formatos condicionales e

Aplicacin de Formato de celdas

CAMBIO DE LAS FUENTES

Aplicacin de Formato de celdas

Aplicacin de Formato de celdas

Aplicacin de Formato de celdas

En este mismo sentido, el manejo

Para cada una de estas opciones se deben realizar 2 pasos:

Aplicacin de Formato de celdas

Bloqueada: Para restringir las acciones de un

Aplicacin de Formato de celdas

Aplicacin de Formato de celdas

Opciones de Cambios de revisin.

Al escoger la opcin de proteger hoja usted podr elegir que privilegios

Aun cuando para nosotros la lectura de una formula se da de Izquierda a

Daramos por sentado que el

Donde: Numerador, es el numero que ser divido, y Denominador, es el valor entre

F12 --- Guardar Como