CONTENIDO

INTRODUCCIN
Cmo ingresar a Orfeo
INFORMACION GENERAL DEL SISTEMA
1. Opciones generales del sistema
2. Estructura: Radicacin y Carpetas
3. Funcionalidades:
- Agendar
- Mover
- Reasignar
- Informar
- Devolver
- Visto Bueno
- Archivar
- Tipificacin
I-

RADICAR DOCUMENTOS DE ENTRADA

Modificar Registro.

II -

ELABORAR DOCUMENTO PARA RADICAR

III -

ASIGNAR NMERO DE RADICADO

IV -

RADICAR DOCUMENTOS DE SALIDA

Informacin que aparece en la vista "Documentos

V-

RADICAR MEMORANDOS INTERNOS

VI -

USUARIOS ANEXAR RESPUESTA A UN DOCUMENTO RADICADO

DE ENTRADA

VII - RADICACION MASIVA DE DOCUMENTOS

Campos de combinacin para utilizar en radicacin de salida
VIII - MARCAR DOCUMENTO RADICADO PARA ENVIO FUERA DE LA
ENTIDAD
IX -

GENERAR COPIAS DEL DOCUMENTO A RADICAR.

X-

ANULAR RADICADOS
1. Anulacin de radicados - dependencia
2. Acta anulacin de radicados - Grupo de Correspondencia

XI -

ENVIAR DOCUMENTOS FUERA DE LA ENTIDAD

XII - DEVOLUCION DE RADICADOS

XIII - CONSULTA DE RADICADOS
1. Informacin General
2. Histrico
3. Documentos
4. Expedientes
XIV - REALIZAR FILTRO EN CARPETAS
XV - DIGITALIZAR DOCUMENTOS
1. Aplicativo de digitalizacin
2. Configuracin escner
3. Recomendaciones generales en la digitalizacin
XVI - RADICAR RESOLUCIONES

INTRODUCCIN

Se pretende que esta gua, adems de brindar la informacin necesaria sobre la

operacin y funcionalidad del Sistema de Gestin Documental, se convierta en un
documento principal al que un usuario del sistema deba acudir cuando requiera soporte
bsico sobre el alcance de esta herramienta para el cumplimiento de sus funciones.
Esta herramienta que se ha construido tomando como base un cambio de cultura
organizacional y que debe evolucionar a medida que su uso se haga de forma masiva.
Partiendo de ese concepto, la Oficina de Informtica en cumplimiento de su labor como
proveedor de soluciones informticas, pretende que el Sistema de Gestin Documental
sea el punto de partida para la construccin de un gran sistema de informacin, cuya
finalidad sea la automatizacin de tareas que permita a los funcionarios de la entidad
realizar tan solo (como excepcin) aquellas actividades que indispensablemente deban
hacerse de manera operativa. De esta forma un usuario del sistema podr dedicar ms
tiempo al anlisis de su gestin y optimizar el aporte de su labor.
Teniendo en cuenta que este sistema es an un producto en desarrollo, que ha sido
diseado por la Superintendencia de Servicios Pblicos y ajustado al Departamento
Nacional de Planeacin, acorde a sus necesidades en cuanto al manejo de la informacin
con la cual realiza su diaria gestin, el contenido que se encontrar a continuacin es
susceptible de modificaciones en el tiempo. Los cambios que se realicen sern
comunicados de manera oportuna y se harn basados en la retroalimentacin que se
pueda obtener de la utilizacin de este aplicativo.
Anotando el agradecimiento que debe manifestarse a quienes han participado en el
proceso de implementacin y a aquellos que da a da basan el desarrollo de sus
actividades en la utilizacin del sistema, las reas relacionadas: Secretara General,
Subdireccin Administrativa y la Oficina de Informtica espera seguir contando con el
apoyo y la participacin de todos, en busca de optimizar la funcin que ste debe
cumplir.
Atrs

CMO INGRESAR A ORFEO

El acceso a Orfeo se puede realizar por el Internet Explorer, en las siguientes

direcciones:
1.

http://orfeoweb/orfeo

2.

http://172.16.1.192:3000/orfeo/

En ocasiones y cuando el equipo del usuario lo requiera se debe instalar el navegador

especial instalado Mozilla Firefox y digitar las direcciones registradas anteriormente.
A continuacin le trae la pantalla en donde debe digitar: el usuario y contrasea que se
le asign para esta aplicacin.

INFORMACION GENERAL

ESTRUCTURA Y FUNCIONALIDAD DE ORFEO

Para un manejo prctico y sencillo del sistema, se encuentra dividido en 3 secciones

principales que son:
1.

OPCIONES GENERALES DEL SISTEMA: (parte superior de la pantalla)

2.

ESTRUCTURA: Radicacin y Carpetas, con diferentes funcionalidades (Parte

izquierda de la pantalla)

3.

FUNCIONALIDADES GENERALES: Opciones de movimiento del documento

radicado y recibido por cada usuario del sistema (parte derecha y central de la
pantalla)
-

Agendar
Mover
Reasignar
Informar
Devolver
Vo.Bo.
Archivar
Tipificacin

1.

OPCIONES GENERALES DEL SISTEMA

AYUDA: Mediante este vnculo se puede ingresar al manual donde se puede

consultar los diferentes procedimientos y la manera fcil de realizarlos en el
sistema.

INFO: Se encuentran los datos generales de cada usuario como documento de

identificacin, fecha de nacimiento, No. de extensin, correo electrnico, No. de
AT (equipo), piso. Se recomienda tener actualizado sus datos en el sistema.

CREDITOS: Reconocimiento de la comunidad Orfeo al esfuerzo significativo de

todos sus miembros, en especial a los integrantes de la Superintendencia de
Servicios Pblicos Domiciliarios, Comisin de Regulacin de Agua Potable y
Saneamiento Bsico y Departamento Nacional de Planeacin.

CONTRASEA: Al ingresar a este vnculo se puede cambiar la contrasea del

usuario para el ingreso al sistema. Cuando se realice un cambio de contrasea, se
debe cerrar la sesin y volver a ingresar con la nueva clave.

ESTADISTICAS: Permite generar estadsticas de los documentos que se

encuentran actualmente en la dependencia. Se puede agrupar el listado por tipo de
documento, adems de mostrar los registros uno a uno, o simplemente contarlos.

CERRAR: Cierra la sesin en el momento que no se desea continuar en el

aplicativo. Es importante que siempre la sesin quede completamente cerrada en
el sistema, por este motivo al querer terminar la sesin se debe realizar por esta
opcin.

2.

ESTRUCTURA: RADICACIN Y CARPETAS

: Mdulo a travs del cual un usuario con permiso especial maneja

la informacin requerida para alimentar los datos de usuarios y perfiles, dependencias,
carpetas, envo de correspondencia, tipos documentales, servicios, tipos de radicacin,
pases, departamentos, municipios, tarifas y contactos.
: Este es el proceso final correspondiente al envo de los
documentos de salida que son entregados a las diferentes agencias de correo para su
reparto. Este perfil lo tienen los funcionarios del grupo de correspondencia que tengan
este permiso.
: Cuando se requiere modificar la informacin del documento
inicial porque faltan datos o estn errados y estos se requieren para realizar la radicacin
de salida. Esta opcin es asignada por permisos a los usuarios establecidos.

: Luego de imprimir el documento fsico, en el sistema se debe

marcar el radicado de salida (carta) como impreso. De esta manera ya se encuentra listo
el documento fsico para ser entregado en Correspondencia y efectuar el respectivo
envo.
: Cuando existe un nmero de radicado que se ha generado en el
sistema y este se debe anular por alguna razn como duplicidad del documento (dos
radicados generados para una misma carta), o el radicado ya no se va a enviar a su
destino, se debe realizar el proceso de anulacin mediante el sistema.
: Mdulo creado para la administracin de la informacin
manejada por el Grupo de Biblioteca y Archivo, de la creacin y modificaciones de las
series, subseries y tipos documentales de cada una de las dependencias del DNP.
: Este mdulo permite ubicar de acuerdo a unos parmetros
seleccionados un radicado o radicados que concuerden con dicha solicitud de bsqueda.
: Se reflejan los documentos a los cuales se les a creado o asignado
expediente.
: Documentos radicados de salida, devueltos por la Agencia de
correo por diferentes inconsistencias en la entrega de las comunicaciones.

:
Consiste en capturar la informacin bsica de todos los documentos que son recibidos,
remitidos hacia las dependencias y/o generados por el DNP, a los cuales se le asignar
un nmero de radicado, y este a su vez, ser quien lo identifique dentro de los diferentes
trmites de la Entidad.
: Este proceso consiste en crear un registro nuevo y/o poder anexar
una respuesta o comunicacin a un destinatario. O si tiene en su poder un documento
cuyo trmite requiere la generacin de otro (una respuesta a oficio, un requerimiento de
informacin, una remisin de informacin cualquier otro tipo de documento) que deba
ser radicado como de salida.
: Consiste en capturar la informacin bsica de todos los
documentos que son recibidos en el DNP a los cuales se le asignar un nmero de
radicado. La opcin de radicacin de entrada son asignadas por permisos a los usuarios
establecidos, que conforman el Grupo de Correspondencia.
: Las Comunicaciones Oficiales Internas corresponden al conjunto
de documentos generados por las diferentes dependencias de la Entidad en desarrollo de
sus funciones con destino interno. La opcin de radicacin de memorandos son
asignadas por permisos a los usuarios establecidos.

: Con el propsito de facilitar la numeracin y fechado automtico

de resoluciones, se implement el mdulo de Radicacin de Resoluciones, permitiendo
realizar este procedimiento de manera automtica. La opcin de radicacin de
resoluciones son asignadas por permisos a los usuarios establecidos.
: Mdulo creado para la combinacin de archivos word y csv,
generando las comunicaciones con un mismo texto dirigidas a diferentes destinatarios.
: A travs de esta opcin se asocia la imagen de un documento
radicado interno o carta con la firma original, en el proceso del sistema.

:
Son las carpetas que vienen por defecto al crear cualquier usuario, estas son: Entrada,
Salida, Memorandos, Resoluciones, Vo.Bo., Devueltos, Agendados No Vencidos,
Agendado Vencido, Informado, Nueva Carpeta (carpetas personales).
: En esta carpeta ingresan todos los documentos que han sido
asignados a un usuario y a los cuales se les debe hacer algn tipo de trmite. Cuando se
radica un documento en el rea de correspondencia para una dependencia determinada,
el radicado llega a la carpeta de "ENTRADA" del Jefe de la dependencia a la cual se
radic, as como los enviados por otras dependencias.
: A esta carpeta llegan todos los registros de radicacin de salida -1
que han sido generados por el usuario como una Radicacin de Salida, y a la cual, se le
anexar un documento para generar la respuesta de salida. Cuando se radica un
documento como nuevo, el radicado llega directamente a la carpeta "SALIDA" del
usuario que lo radic.
: A esta carpeta llegan todos los registros de radicacin interna -3
que han sido generados por el usuario como una Radicacin de Memorando, y a la cual,
se le anexar un documento para generar la respuesta de salida. Cuando se radica un
documento como nuevo, el radicado llega directamente a la carpeta "MEMOS" del
usuario que lo radic.
: A esta carpeta llegan todos los registros de radicacin interna -5
que han sido generados por el usuario como una Radicacin de Resolucin, y a la cual,
se le anexar un documento para generar la respuesta de salida. Cuando se radica un
documento como nuevo, el radicado llega directamente a la carpeta "RESOLUCIN"
del usuario que lo radic.
: En esta carpeta se encuentran los radicados que un usuario ha
enviado para revisin y aprobacin a su Jefe de Grupo. Si se encuentra en un usuario
JEFE, tendr toda la lista de los radicados que sus funcionarios le hayan enviado para
Vo.Bo. En esta carpeta podr realizar todas las transacciones al radicado como

reasignar, devolver y radicar; pero si es un USUARIO normal, solo podr visualizar los
documentos que l mismo ha enviado a su jefe pero no podr realizar ninguna
transaccin con los documentos.
: A esta carpeta llegan los documentos que le han sido devueltos
para algn trmite por otros usuarios.
: Programacin a futuro del trmite de uno o varios documentos
que por su naturaleza no requieran ser atendidos de inmediato. El usuario puede asignar
una fecha al radicado con la cual, en el sistema se puede realizar un control sobre los
documentos que se deben ir tramitando cronolgicamente de acuerdo a lo seleccionado
por el usuario a una fecha posterior a la fecha del da.
:En esta Carpeta se irn trasladando automticamente los
documentos que tienen programada la fecha del da, o fecha anterior a esta.
: Se reciben copias de documentos para su informacin.
: Son las carpetas creadas por los usuarios para la organizacin de
sus documentos.

3.

FUNCIONALIDADES GENERALES

AGENDAR DOCUMENTOS
Esta funcionalidad permite al usuario la programacin a futuro del trmite de uno o
varios documentos que por su naturaleza no requieran ser atendidos de inmediato. Se
puede realizar dicha programacin con cualquiera de los documentos sin importar la
ubicacin dentro de las carpetas de usuario del Sistema de Gestin Documental. El
usuario puede asignar una fecha al radicado con la cual, en el sistema se puede realizar
un control sobre los documentos que se deben ir tramitando cronolgicamente de
acuerdo a lo seleccionado por el usuario. Se debe tener en cuenta:
a)

Ubicar en la carpeta donde se encuentra dicho radicado y seleccionarlo en la caja

de chequeo al final del registro

b).

Seleccionar la fecha para la cual se quiere agendar dicho documento (La fecha
de agenda debe ser mayor a la fecha actual).

c).

Seleccionar el botn enviar ( >>) para agendar.

d)

El sistema despliega una ventana donde se escribe el comentario respectivo y se

da click en el botn "REALIZAR"

e)

El sistema realiza la confirmacin de los radicados que se han agendado. En este

momento aparece en la carpeta "Agendado No Vencido" el registro que se
program y se encuentra pendiente para tramitar en una fecha posterior a la
fecha del da.

En la Carpeta "Agendado No Vencido" se irn trasladando automticamente los

documentos que tienen programada la fecha del da, o fecha anterior a esta.

As mismo, un usuario puede reasignar un documento a otro usuario, que haya sido
previamente agendado y su fecha se ver reflejada en la carpeta de "Agendados" del
usuario de destino.

: Con esta funcionalidad se puede trasladar un documento que se

encuentra en cualquier carpeta, a una carpeta personal ya creada previamente. Se
pueden organizar los documentos dependiendo la clasificacin que cada usuario le
quiera dar. Los pasos para mover un documento estando en cualquier carpeta son:
1.

Dar click en la pestaa Mover a...

2.

Marcar al final del registro en el cuadro de seleccin el (los) radicado (s), que
desea mover

3.

Seleccionar de la lista desplegable, la carpeta personal a la cual se enviar el

(los) radicado(s) escogido(s)

4.

Dar click en el botn enviar ( >>).

: Con esta funcionalidad se puede enviar una copia de un documento a

cualquier usuario para su informacin y si es necesario su respectivo trmite. El sistema
le permite a un usuario bsico informar un radicado o otro, sin importar si pertenece o
no a su misma dependencia.
1.

Dar click en la pestaa "INFORMAR"

2.

Marcar al final del registro en el cuadro de seleccin el (los) radicado (s), que
desea Informar

3.

Seleccionar de la lista desplegable, la dependencia a la cual se informar el (los)

radicado(s) escogido(s).

4.

Dar click en el botn enviar ( >>).

5.

El sistema despliega una ventana donde se selecciona el nombre del usuario a

quien se le informar el (los) radicado(s), se escribe el comentario respectivo y
se da click en el botn "REALIZAR"

6.

El sistema realiza la confirmacin de los radicados que se han sido informados.

Cuando se necesite informar un radicado y adems reasignarlo a un usuario, se debe

realizar primero los informados a los usuarios que lo requieren y por ltimo se debe
hacer la reasignacin.
Si luego de realizar alguna operacin que implique que un documento deba salir de
una carpeta o trasladarla a una nueva, debe hacer clic en el titulo de CARPETAS en el
lado izquierdo de la pantalla para que los contadores (nmeros entre parntesis al lado
de cada carpeta), sean actualizados.

NOTA:
Si el Jefe de la Dependencia reasign el documento a otro usuario de
la misma dependencia y ste requiere realizar alguna de las siguientes
funcionalidades, es obligatorio realizar la TIPIFICACION del documento acorde con
la Tabla de Retencin Documental de la dependencia. Ver procedimiento al final del
documento.

: Con esta funcionalidad se puede enviar un documento a otro usuario para su

respectivo trmite. El sistema le permite a un usuario bsico reasignar un documento
nicamente a los usuarios que pertenezcan a su misma dependencia. El Jefe y el Usuario
Radicador (Secretaria) por el contrario, pueden reasignar documentos a los usuarios de
su dependencia y adicionalmente a los Jefes de cualquier dependencia (Las secretarias
reasignan a otras dependencias slo los memorandos que han radicado). Por esta razn
cuando se necesite reasignar un documento a otra dependencia diferente se debe hacer
por medio del Jefe, para que este a su vez lo enve a la dependencia respectiva.
Adicionalmente, con la autorizacin del Jefe de dependencia, se pueden habilitar los
funcionarios a los cuales se requieren reasignarle documentacin que se tramita

conjuntamente con funcionarios de los dems Grupos pertenecientes a la misma

dependencia.

1.

Dar click en la pestaa "REASIGNAR"

2.

Marcar al final del registro en el cuadro de seleccin el (los) radicado (s), que
desea Reasignar

3.

Seleccionar de la lista desplegable, la dependencia a la cual se enviar el (los)

radicado(s) escogido(s). (Si es usuario bsico solo aparece la dependencia a la
cual pertenece)

4.

Dar click en el botn enviar ( >>).

5.

El sistema despliega una ventana donde se selecciona el nombre del usuario a

quien se le reasignar el radicado, se escribe el comentario respectivo y se da
click en el botn "REALIZAR"

6.

El sistema realiza la confirmacin de los radicados que se han reasignado.

: Cuando se requiere devolver los documentos al usuario que lo remiti:

1.
2.
3.
4.

Marcar al final del registro en el cuadro de seleccin el (los) radicado (s), que
desea Devolver.
Dar click en la pestaa "DEVOLVER"
El sistema despliega una ventana donde se anotar un comentario y se da click
en el botn "REALIZAR"
El sistema realiza la confirmacin de los radicados que se han sido devueltos.

: Cuando se requiere remitir documentos para su visto bueno:

1.

Marcar al final del registro en el cuadro de seleccin el (los) radicado (s), que
requiere visto bueno.

2.

Dar click en la pestaa "Vo.Bo."

3.

El sistema despliega una ventana donde se selecciona el nombre del usuario a

quien se le enviar el (los) radicado(s), se escribe el comentario respectivo y se
da click en el botn "REALIZAR"

4.

El sistema realiza la confirmacin de los radicados que han sido enviados.

: Cuando los documentos ya se les ha realizado el trmite respectivo, se

requiere archivar en el sistema.

1.

Marcar al final del registro en el cuadro de seleccin el (los) radicado (s), que
desea Archivar.

2.

Dar click en la pestaa "ARCHIVAR"

3.

El sistema despliega una ventana donde se anotar un comentario y se da click

en el botn "REALIZAR"

4.

El sistema realiza la confirmacin de los radicados que se han sido archivados.

PROCESO TIPIFICACION DE UN DOCUMENTO

1.

Ingreso por el mdulo carpetas en donde se encuentra el radicado:

2.

Dar click en la fecha del radicado

3.

El sistema genera un nuevo pantallazo

a)
b)

4.

Ingreso por la primera pestaa: Informacin General

Dar click en el cono TRD

Se despliega una pantalla en donde se seleccionar la informacin de la Tabla de

Retencin Documental de la dependencia correspondiente al documento:
a)
b)
c)
d)
e)

Seleccione la serie
Seleccione la subserie
Seleccione el tipo de documento
Dar click en el botn Insertar para incluir la anterior informacin
El sistema genera la informacin incluida en el documento y cerrar

El sistema no permitir la reasignacin, devolucin, envo para Vo.Bo. y/o archivar el documento,
hasta que no se realice la anterior clasificacin; generando la siguiente observacin:

Atrs

I - RADICAR DOCUMENTOS DE ENTRADA

Consiste en capturar la informacin bsica de todos los documentos que son recibidos
en la Entidad, a los cuales se le asignar un nmero de radicado, y este a su vez, ser
quien lo identifique dentro de los diferentes trmites de la entidad.
La opciones de radicacin de entrada son asignadas por permisos a los usuarios
establecidos. Para el caso del Departamento Nacional de Planeacin:
CODIGO

DEPENDENCIA

663

Correspondencia

Se deben seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar el botn en Radicacin Entrada:

2. El sistema despliega una vista donde se realiza una verificacin previa para saber si
el documento ha sido recibido por otro medio y ya se encuentra radicado, o para
realizar las relaciones de anexo y asociado segn sea el caso.

Continuamos con el proceso, en donde para realizar bsquedas, tenemos los siguientes
criterios:
Referencia (No. de Oficio), No. de Radicado, Identificacin (T.I., C.C., Nit), Nombres.
Adicionalmente y para ms rapidez en la bsqueda se especifica si el radicado ha sido
por: Ciudadano, Otras Empresas, Entidad y/o Funcionarios.
Adems existe un rango de fecha para realizar la bsqueda. Por defecto el sistema
siempre busca en el ltimo mes de acuerdo a los parmetros solicitados. Si se desea
realizar la bsqueda en otra fecha diferente se debe ampliar el rango.
3.

Existen 3 formas de radicar un documento:

a) Nuevo (Copia de datos): Se selecciona cuando el documento a radicar no tiene

ningn antecedente en la Entidad.
b) Como Anexo: Se selecciona cuando al realizar la verificacin previa, ya existen
datos en la entidad y el documento a radicar pertenece al mismo expediente. En el
sistema se crea un vnculo que indica que el documento ser anexo de otro.
c) Asociado: Se selecciona para el caso de los documentos que llegan con una carta de
remisin indicando varios expedientes.
4.
El sistema ingresa a un mdulo de radicacin donde se debe digitar la fecha del
documento y la cuenta interna de la comunicacin y luego pasar a los datos generales
del documento que son diligenciados en tres pestaas diferentes de acuerdo a las
siguientes indicaciones:
Remitente: Persona o empresa que remite el documento al DNP.
Predio: Persona o empresa de la cual una Entidad enva documentacin que debe ser
tramitada por el DNP
Entidad. Ministerios, gobernaciones, alcaldas que envan documentacin al DNP.
5.

Para alimentar esta informacin se da click sobre el botn BUSCAR,

6.
El sistema trae una nueva pantalla para realizar el cargue de la informacin que
ser incluida en la radicacin de entrada, la cual debe ser previamente buscada en una
base de datos con el fin de garantizar que la informacin est completa y sea la correcta.

a)
b)
c)
d)
7.

Seleccionar los datos que se necesitan de acuerdo al tipo de documento usuario,

Entidad u Otro tipo de empresa.
Si se tiene el nmero de documento o de identificacin se puede buscar por este
campo.
Si se tiene el nombre del destinatario.
Seleccionar el botn BUSCAR, para realizar la bsqueda.
Cuando la bsqueda ha sido efectiva, se selecciona en la parte derecha al final del
registro columna (COLOCAR COMO) el link, REMITENTE, dependiendo del
papel que va a desempear durante el trmite del documento.

8.

Los datos seleccionados aparecer ubicndose en el mdulo DATOS A

COLOCAR EN LA RADICACION, y si la informacin es correcta se debe dar
clic en el vnculo PASAR DATOS AL FORMULARIO DE RADICACION.

9.

En este momento se cierra esta ventana y los datos escogidos son ubicados en el
primer mdulo, para completar la informacin de:

a. Dignatario: Corresponde a la persona que firma el documento.

b.
c.
d.
e.
f.

Seleccin de Continente, Pas, Departamento y Municipio.

Asunto
Medio de Recepcin
Descripcin de anexos
Dependencia a la cual ser radicada (Responsable del trmite del
documento)
g. Cuando la informacin se encuentra completa se da clic en el botn
"RADICAR"
10.

11.

A continuacin el sistema despliega el nmero de radicacin de entrada (-2) de

acuerdo al consecutivo correspondiente para los documentos de entrada. Este
nmero ser el que va a identificar el documento durante todo el proceso.

Si en el documento registran copia a otra dependencia:

a)
b)
c)

12.

Se selecciona el nombre de la dependencia

Dar click en Modificar Datos
El sistema confirma el envo de este informado.

El documento que ha sido radicado queda ubicado en la carpeta de entrada del Jefe
de la dependencia a la cual se envi.

En este momento est creado el registro para iniciar su trmite.

Los documentos fsicos se deben digitalizar y encadenar el registro creado con la
imagen.
MODIFICACIN DE LOS DATOS DE UN REGISTRO DE ENTRADA

Si necesita modificar la informacin del documento inicial porque faltan datos o estn
errados, siga las siguientes indicaciones:
1.

Ingrese por el mdulo Modificacin

2.

Ingrese el nmero de radicado y oprima Buscar Radicado

Este vnculo lo lleva a una vista en la que podr modificar solo los datos que afecten el
adecuado envo de una comunicacin, como por ejemplo el Departamento o el
Municipio del Usuario.
Cuando haya hecho las modificaciones correspondientes debe hacer click en el botn
MODIFICAR DATOS. Al hacerlo el sistema muestra la confirmacin de que el
Radicado No.--- fue Modificado Correctamente.

Atrs

II.

ELABORAR DOCUMENTO PARA RADICAR

1. En la direccin O:\Plantillas Institucionales\Plantillas Orfeo se encuentran las

plantillas diseadas de acuerdo a la directiva presidencial de imagen del Estado. Para
elaborar un comunicado que requiera ser radicado, seleccione la plantilla configurada
para carta o memorando. Esta plantilla ha sido predefinida en blanco para que usted
incluya el contenido del documento y contienen campos de combinacin que permiten
que el sistema inserte de manera automtica los datos correspondientes al No. de
Radicado, fecha y direccin de ste.

Para este ejemplo tomaremos la plantilla carta:

Los campos de combinacin se reconocen porque sus nombres se encuentran escritos entre
asteriscos (*). Por favor no modificarlos, para que el sistema registre esta informacin.

Hay otros campos de combinacin con los que usted puede crear sus propias plantillas para la
generacin de documentos que deba elaborar peridicamente.
2.

Abra la plantilla y elabore el documento que debe ser radicado.

3.
Seleccione dentro del disco duro de su computador, la ubicacin en la que va a
almacenar el archivo que acaba de elaborar.

Ahora ya tiene un documento listo para ser anexado y radicarlo como de salida o memorando.
Atrs

III. ASIGNAR NMERO DE RADICADO

La generacin y asignacin del NRS es un proceso que el sistema realiza internamente despus
de haber recibido la instruccin correspondiente y que para el usuario debe ser transparente. Es
decir no es necesario que una persona est pendiente del orden en que se asigna un NRS ni
que se haga responsable de administrar el consecutivo de radicacin. Cada dependencia tiene
su propio cdigo y es duea de un consecutivo de hasta 999.999 oportunidades de radicacin
que puede ejecutar de manera autnoma. Esta herramienta ha sido configurada por defecto para
que el jefe de rea o de grupo, segn el caso, sea quien tenga la posibilidad de dar la instruccin
con tan solo hacer un click sobre un vnculo correspondiente como se mostrar mas adelante.
Sin embargo, cualquier usuario podra acceder a ese vnculo siempre y cuando su superior lo
autorice y previa configuracin de su perfil de usuario en el sistema. Para ello el jefe de la
dependencia deber informar dicha autorizacin y solicitar el ajuste necesario mediante el
servicio de soporte de acuerdo al procedimiento ya establecido.
Atrs

IV RADICAR DOCUMENTOS DE SALIDA (-1)

NOTA: Recuerde primero realizar el documento word, segn el numeral II del presente manual.
PROCESO 1. GENERACIN RADICADO:
1.

ingresar por el mdulo Radicacin en Salida

2.

EL sistema ingresa a un mdulo de VERIFICACIN DE RADICACIN PREVIA SALIDA

2.1

Si el documento no es anexo a un documento radicado de entrada, se da click sobre el

botn BUSCAR,

El sistema despliega las opciones de: Nuevo (Copia de Datos), Como Anexo y
Asociado. Se da click en la opcin Nuevo.

2.2. Si es respuesta a un documento radicado de entrada:

a.Digita el radicado al cual hace referencia el documento
b.Da click en el botn Buscar.
c.Marca el radicado del documento
d.Da click en el botn Como Anexo

3. Para el documento sin anexo, el sistema enva una nueva pantalla para realizar el cargue de
la informacin que ser incluida en la radicacin, la cual debe ser previamente buscada en
una base de datos con el fin de garantizar que la informacin est completa y sea la
correcta. Para realizar esta actividad debe realizar click en la opcin BUSCAR.
Para el documento que tiene la opcin Como Anexo, el sistema trae la informacin registrada
al recibir el documento en Correspondencia, si desea cambiar datos puede ingresar
igualmente por el botn BUSCAR.

4.

En esta pantalla se realiza la bsqueda de la informacin, correspondiente al

destinatario.

a)

b)
c)
d)

Seleccionar si el destinatario ser un usuario (persona natural), Entidad (entidad

gubernamental que se comunica habitualmente con el DNP) u Otro tipo de empresa
(para los casos en que no est registrado el nombre de la empresa que se requiere
en la base de datos de ENTIDAD del DNP).
Si se tiene el nmero de documento o de identificacin se puede buscar por este
campo.
Si se tiene el nombre del destinatario.
Seleccionar el botn BUSCAR, para realizar la bsqueda.

5.

Cuando la bsqueda ha sido efectiva se debe seleccionar en la parte derecha de la

pantalla en la columna (COLOCAR COMO) el link que corresponde al Destinatario.

6.

El registro seleccionado aparecer ubicndose en el mdulo DATOS A COLOCAR EN LA

RADICACION, y si la informacin es correcta se debe dar clic en el vnculo PASAR DATOS
AL FORMULARIO DE RADICACION.

7.

En este momento se cierra esta ventana y los datos escogidos son ubicados en el primer
mdulo, para que se complete la informacin como:

a. Dignatario: Corresponde a la persona que ir dirigi el documento (para el caso de

empresas)
b. Asunto
c. Medio de envo
d. Descripcin de anexos
e. Cuando la informacin se encuentra completa se da click en el botn RADICAR.
8. El sistema genera el nmero de radicacin de salida el cual ser el consecutivo
correspondiente para la dependencia.

9.

En este momento queda creado el radicado y ubicado en la carpeta de "Salida" del

usuario.

PROCESO 2: ANEXAR EL DOCUMENTO WORD:

1.

2.

Dar click en la carpeta Salida

En esta pantalla se encuentran todos los radicados de salida, que se generan como

nuevos, para realizar el segundo proceso de anexar documentos y en espera de marcar para
archivo. Haga click sobre la fecha del radicado al cual le va anexar el documento a enviar.

3.

Haga click sobre la pestaa Documentos.

4.

En la vista Documentos encontrar un vnculo llamado Anexar Archivo el

cual deber dar click.

5.

Inmediatamente se despliega una ventana confirmando los datos del destinatario y

seleccionar la plantilla ya preparada correspondiente a la carta de envo.

a.
b.
c.
d.

6.

Seleccionar el campo Este documento ser radicado

Asimismo el campo DESTINATARIO al cual va dirigido el comunicado.
Escribir una breve referencia que describa el documento que va a anexar.
Realizar Click en el botn examinar para buscar el archivo que va a
radicar. Adjuntar el documento que ya ha preparado y que va a anexar para su
respectiva radicacin.

Dar click sobre el botn ACTUALIZAR el archivo se anexa y la ventana muestra un

aviso que indica que se llev a cabo la operacin con xito (Si desea enviar copias de la
comunicacin VER NUMERAL IX RADICACION DE COPIAS). Hacer click sobre el botn
cerrar para salir de esta ventana. Es importante esperar que aparezca la confirmacin
del archivo anexado correctamente, antes de dar click en el botn Cerrar, de lo
contrario el archivo no ser anexado correctamente presentndose posteriormente
problemas al intentar abrirlo.

7.

La vista Documentos mostrar entonces el registro correspondiente al

documento que ha anexado.

EXPLICACIN VISTA DOCUMENTOS ANEXOS

a. rea de estado del documento: Mediante la utilizacin de smbolos de Vo.Bo., en esta

rea podr comprobar si un documento ya ha sido tramitado desde el momento de
iniciar su gestin de anexado, radicado, envo a correspondencia y su envo por correo.
b. Un nmero temporal compuesto por el nmero de radicado de entrada ms un
consecutivo que va a identificar el archivo que usted ha anexado, mientras es revisado,
aprobado y se le adjudica un nmero de radicado definitivo el cual reemplazar a este
nmero inicial.
c. Algunos atributos del archivo anexo como: el tipo de formato, su tamao, el nombre de
quien lo ha adjuntado al registro inicial, una referencia colocada por usted en el paso
anterior, fecha de realizacin y numerado.
d. rea de acciones a realizar: De acuerdo a los permisos que hayan sido otorgados a su
usuario, usted podr ejecutar ciertas acciones. De manera estndar un usuario puede
Modificar y Borrar documentos que han sido anexados por l mismo. Podr hacer lo
mismo con documentos anexados por otro usuario, siempre y cuando ste no lo haya
marcado como de solo lectura al momento de adjuntarlo al registro inicial. Para el caso
del permiso de radicacin de salida, la accin Radicar slo aparecer a aquellos
usuarios que tengan autorizacin para utilizar el consecutivo del sistema y la sigla de su
dependencia.
e. Un vnculo en forma de lupa que le permitir tener una vista preeliminar del documento
antes de radicar.

8. Si ya ha revisado el documento y est satisfecho con el contenido haga click sobre el

vnculo Radicar. El sistema confirma si realizar la accin de RADICAR. Si est
seguro de hacerlo haga click sobre el botn Aceptar de lo contrario, haga click
sobre el botn Cancelar para volver a la forma anterior.

9.

Si seleccion la opcin Aceptar, el sistema mostrar una pantalla en la cual

aparece el nmero de radicado que le ha sido asignado al documento. Adems por
medio del vnculo Ver Archivo usted podr ver el documento final que ser
impreso.

10.

Si el documento no requiere de ningn cambio, estando en la imagen puede

imprimir el documento.

11.

Para salir de esta pantalla haga click en la opcin en la cual desea continuar o
click en el botn Atrs del explorador para regresar a la vista de Documentos.

12.

Hacer firmar el documento fsico.

PROCESO 3: SCANEAR LA CARTA

1.

Usuario radicador toma el documento radicado y firmado. Realiza el proceso de scanear

en la impresora multifuncional de la dependencia y lo enva por e-mail a su usuario.

2.

Guarda el documento recibido por e-mail en el computador, cambindole el nombre del

archivo por el nmero del radicado correspondiente, teniendo en cuenta no borrar la
extensin (.pdf).

3.

Ingresa al sistema por la opcin Asociar imgenes

a.
Se registra el nmero del radicado
a.Se da click en el botn buscar

4.

El sistema trae los datos del radicado

a.
b.

5.

Se selecciona el final del registro

Dar click en Asociar Imagen del Radicado

En este pantallazo se registra:

a.
b.
c.

6.

Comentario de la accin a efectuar

Dando click en el botn Examinar se trae el documento scaneado.
Oprimir Realizar

El sistema asocia la imagen al documento radicado y confirma la accin.

PROCESO 4: REALIZAR EL ENVIO DEL RADICADO POR EL SISTEMA:

1.

Marcarlo como impreso (Numeral VIII presente Manual)

2.

Llevarlo a correspondencia para su correspondiente envo. Recuerde que si no lo marca

como impreso, en la Oficina de Correspondencia no podrn realizar el proceso de envo.

NOTA: Es vital incluir en la Informacin General del documento radicado, la clasificacin de

la Tabla de Retencin Documental.

a)

Ingreso en este pantallazo por la primera pestaa: Informacin General

b)

Dar click en el cono TRD

El sistema despliega una pantalla en donde se seleccionar la informacin de la Tabla de

Retencin Documental de la dependencia correspondiente al documento:
f)
g)
h)
i)
j)

Seleccione la serie
Seleccione la subserie
Seleccione el tipo de documento
Dar click en el botn Insertar para incluir la anterior informacin
El sistema genera la informacin incluida en el documento y cerrar

El sistema no permitir la reasignacin u otra accin (Ej. archivar el documento) hasta que
no se realice la anterior clasificacin al documento radicado; generando la siguiente
observacin:

La tipificacin se puede efectuar en cualquier momento ingresando por la fecha del

radicado y por cualquier de las dos pestaas: Informacin General y/o
Documentos

PROCESO 5: CREACION Y/O ASIGNACION DE EXPEDIENTES

Una vez tramitado el documento y si el documento pertenece a temas de la dependencia, se debe
crear o asignar al expediente teniendo en cuenta la Tabla de Retencin Documental.
1.

Ingresar por el mdulo Carpetas.

a.

Segn la clase de comunicacin generada cono Salida Memorandos

b.

Dar click en la fecha del radicado

2.

Dar clic en EXPEDIENTES:

3.

a.

Cuando se trata de un documento radicado como anexo, se puede observar el

DOCUMENTO ANEXO DE (nmero de radicado documento de entrada, al cual
tambin se le realizar el procedimiento para asignar al expediente).

b.

Digitar el nmero del Expediente con el siguiente esquema: 2006 (ao) 680 (Cdigo
Dependencia) 01 (Serie) 02 (subserie) y si es necesario numeracin interna con la
que identifiquen en su Tabla de Retencin el expediente. No puede sobrepasar los
13 dgitos en total. Ej: 2005900010210.

c.

Dar clic en Crear Nuevo Expediente.

4.

5.

El sistema ratifica la generacin del expediente.

Si da click en Aceptar, se genera el nmero del expediente con un cdigo de verificacin

E_.

6.

Igual procedimiento se realizar para los documentos que se encuentran en las bandejas
de Entrada y Memorandos generados, una vez se termine su trmite.

NOTA: Una vez terminado el proceso de crear y/o asignar expediente a estos documentos, as
como los documentos radicados que estn tramitados y no pertenezcan a expedientes de la
dependencia, se deben archivar segn procedimiento registrado en el presente manual
Informacin General.
Atrs

V. RADICAR MEMORANDOS INTERNOS (-3)

Las Comunicaciones Oficiales Internas corresponden al conjunto de documentos generados por

las diferentes dependencias de la Entidad en desarrollo de sus funciones con destino interno.
Para radicar una memorando interno se debe:
1.

Tener los permisos establecidos para la radicacin de Memorandos.

2.

Elaborar el archivo con el memorando previamente en formato word, en la plantilla

diseada para tal fin, ubicada en la direccin O:\Plantillas Institucionales\Plantillas
Orfeo (numeral II del presente manual)

3.

Ingresar por el mdulo de Radicacin en Memorandos

4.

El sistema despliega un formulario donde se realiza una verificacin previa para saber si
el memorando que se radicar es una respuesta generada a un radicado ya existente y
as realizar las relaciones de anexo segn sea el caso.
Cuando se va a anexar el memorando a un radicado existente, este deber estar
asignado en Orfeo al mismo usuario que realiza la radicacin.

5.

Para anexar el memorando a un radicado existente:

a)

Se digita el No. del Radicado en el campo asignado, se selecciona el rango de

fecha

b)

Se da click sobre el botn BUSCAR

6.

7.

Cuando el documento es encontrado por el sistema:

a)

Se marca el botn de seleccin

b)

Se da click en el botn "Como Anexo"

El sistema ingresa a un mdulo de radicacin donde se debe digitar la fecha del

documento y luego ingresa por el botn Buscar para diligenciar la informacin del
destinatario..
Cuando se hace anexo a un radicado ya existente esta pestaa aparecer alimentada
con la informacin correspondiente, de lo contrario se ingresa igualmente por el botn
Buscar para diligenciar esta informacin.

Para el caso de los memorandos internos se puede realizar la bsqueda por

FUNCIONARIO.

a)
b)
c)
d)
8.

Digitar el nombre del funcionario

Dar click en botn Buscar
El sistema trae informacin de la base de datos, dar click en botn Destinatario
Se pasan los datos al formulario inicial, dar click al botn Pasar datos al
formulario de radicacin.

Se diligencian los datos faltantes como a) Asunto, b) Medio de Envo, y c) Anexos..

9.

Cuando la informacin se encuentra completa se da click en el botn RADICAR.

10.

El sistema despliega una pantalla con la confirmacin del nmero de radicacin del
Memorando. Esta numeracin tiene la misma estructura y su secuencia se maneja de la
misma forma que la de correspondencia de salida. Es decir, un consecutivo nico, pero
en lugar de raya uno (-1), los Memorandos Internos tienen nmero de identificacin raya
cinco (-3) al final. Ejemplos: (AAAA DEP 000000 3) = 2006 524 000001 3, 2006 800
000002 3 , 2006 400 000003 3 , 2006 600 000004 3, 2006 100 000005 3, etc...)

11.

Si desea informar a otra dependencia, seleccionarla dando click sobre el botn .

12.

El documento que ha sido radicado queda ubicado en la carpeta de "Memorandos" del

usuario.

PROCESO 2: ANEXAR EL DOCUMENTO WORD:

2.

Dar click en la carpeta Memorandos:

2.

Ingresar a la carpeta Memorandos

3.

Ubicar el radicado perteneciente al memorando y hacer click sobre el vnculo de "Fecha

de radicado"

4.

Hacer click sobre la pestaa "Documentos".

5.

En la vista "Documentos dar click al vnculo llamado "Anexar Archivo"

6.

En la ventana preliminar diligenciar los datos:

a) Marcar la caja de chequeo que indica que el documento que va a anexar requiere
ser radicado.
b) Seleccionar el destinatario al cual se radica el memorando.
c) Escribir una breve referencia que describa el documento que va a anexar.
d) Adjuntar el documento que ya ha preparado y que va a anexar para su respectiva
radicacin, dar clic en Examinar.

7.

Al hacer click sobre el botn "ACTUALIZAR" el archivo se anexa y la ventana muestra un

aviso que indica que se llev a cabo la operacin con xito (Si desea enviar copias de la
comunicacin VER NUMERAL IX RADICACION DE COPIAS). Hacer click sobre el botn
"cerrar" para salir de esta ventana. Es importante esperar que aparezca la confirmacin del
archivo anexado correctamente, antes de dar click en el botn "Cerrar", de lo contrario el
archivo no ser anexado correctamente presentndose posteriormente problemas al
intentar abrirlo.

8.

La vista Documentos mostrar entonces el registro correspondiente al documento que

ha anexado.

9.

Si ya se ha revisado el documento y est satisfecho con el contenido hacer click sobre el

vnculo "Asignar Radicado" (este vnculo slo aparecer a aquellos usuarios que tengan
este permiso). El sistema le preguntar si est seguro de realizar la operacin. Para
confirmar hacer click sobre el botn "Aceptar" o de lo contrario hacer click sobre el botn
"Cancelar" para volver a la forma anterior.

10.

Al seleccionar la opcin Aceptar, el sistema muestra una pantalla en la cual aparece el

nmero de radicado que le ha sido asignado al documento. (Este corresponde al mismo
nmero de radicado realizado inicialmente)

Al ingresar por el vnculo Ver Archivo se puede ingresar al documento para imprimirlo.

11.

Para salir de esta pantalla haga click en la opcin en la cual desea continuar o
click en el botn Atrs del explorador para regresar a la vista de Documentos.

12.

Hacer firmar el documento fsico.

PROCESO 3: SCANEAR EL MEMORANDO

3.

Usuario radicador toma el documento radicado y firmado. Realiza el proceso de scanear en

la impresora multifuncional de la dependencia y lo enva por e-mail a su usuario.

4.

Guarda el documento recibido por e-mail en el computador, cambindole el nombre del

archivo por el nmero del radicado correspondiente, teniendo en cuenta no borrar la
extensin (.pdf).

3.

Ingresa al sistema por la opcin Asociar imgenes

a.
Se registra el nmero del radicado
b.Se da click en el botn buscar

4.

El sistema trae los datos del radicado

c.
d.

Se selecciona el final del registro

Dar click en Asociar Imagen del Radicado

5.

En este pantallazo se registra:

d.
e.
f.

6.

7.

Comentario de la accin a efectuar

Dando click en el botn Examinar se trae el documento scaneado.
Oprimir Realizar

El sistema asocia la imagen al documento radicado y confirma la accin.

La reasignacin del memorando a la dependencia destino la realizar el responsable de

la dependencia, Jefe o el funcionario radicador. Sin esta actividad el memorando
contina en la dependencia origen.
En caso que vaya dirigido a varios destinatarios, el funcionario de la dependencia,
realizar los informados a partir del segundo destinatario.

NOTA:Antes del anterior paso es obligatorio incluir en la Informacin general,

la tipificacin del documento segn clasificacin de la Tabla de
Retencin Documental de la dependencia!
a)

Ingrese en este pantallazo por la primera pestaa: Informacin General

b)

Dar click en el cono TRD

El sistema despliega una pantalla en donde se seleccionar la informacin de la Tabla de

Retencin Documental de la dependencia correspondiente al documento:
k)
l)
m)
n)
o)

Seleccione la serie
Seleccione la subserie
Seleccione el tipo de documento
Dar click en el botn Insertar para incluir la anterior informacin
El sistema genera la informacin incluida en el documento y cerrar

El sistema no permitir la reasignacin del memorando a la dependencia destino u otra

accin (Ej. archivar el documento) hasta que no se realice la anterior clasificacin al
documento radicado; generando la siguiente observacin:

La tipificacin se puede efectuar en cualquier momento ingresando por la fecha del

radicado y por cualquier de las dos pestaas: Informacin General y/o
Documentos

PROCESO 4: CREACION Y/O ASIGNACION DE EXPEDIENTES

Una vez tramitado el documento y si el documento pertenece a temas de la dependencia, se debe
crear o asignar al expediente teniendo en cuenta la Tabla de Retencin Documental.
1.

Ingresar por el mdulo Carpetas

a.
b.

2.

Segn la clase de comunicacin generada cono Salida Memorandos

Dar click en la fecha del radicado

Dar clic en EXPEDIENTES:

3.

a.

Cuando se trata de un documento radicado como anexo, se puede observar el

DOCUMENTO ANEXO DE (nmero de radicado documento de entrada, al cual
tambin se le realizar el procedimiento para asignar al expediente).

b.

Digitar el nmero del Expediente con el siguiente esquema: 2006 (ao) 680 (Cdigo
Dependencia) 01 (Serie) 02 (subserie) y si es necesario numeracin interna con la
que identifiquen en su Tabla de Retencin el expediente. No puede sobrepasar los
13 dgitos en total. Ej: 2005900010210.

c.

Dar clic en Crear Nuevo Expediente.

4.

5.

El sistema ratifica la generacin del expediente.

Si da click en Aceptar, se genera el nmero del expediente con un cdigo de verificacin E_.

6.

Igual procedimiento se realizar para los documentos que se encuentran en las bandejas
de Entrada y Memorandos generados, una vez se termine su trmite.

NOTA: Una vez terminado el proceso de crear y/o asignar expediente a estos documentos, as
como los documentos radicados que estn tramitados y no pertenezcan a expedientes de la
dependencia, se deben archivar segn procedimiento registrado en el presente manual
Informacin General.
Atrs

VI USUARIOS
ANEXAR RESPUESTA A UN DOCUMENTO RADICADO DE ENTRADA
(PADRE).

Si tiene un documento cuyo trmite requiere la generacin de otro (una respuesta a

oficio, un requerimiento de informacin, una remisin de informacin cualquier otro
tipo de documento) que deba ser radicado como de salida o memorando interno, deber
seguir las indicaciones relacionadas a continuacin:
1.

Elabore y guarde el documento que va a radicar en el formato ubicado en la direccin

O:\Plantillas Institucionales\Plantillas Orfeo

2.

Inicia proceso en el sistema: Ubquese en la carpeta en la cual se encuentra el

documento a tramitar (entrada personal).

3.

Haga click sobre el vnculo de "Fecha de radicado" del documento que desea gestionar
para ingresar a la vista de informacin general del documento.

Adicionalmente al anlisis que haga al documento para determinar la gestin que se debe
realizar, es necesario verificar que la informacin mnima necesaria para poder registrar un envo
de correspondencia como Nombres y Apellidos de un remitente o el nombre de la Entidad y sus
respectivas direcciones, Departamentos y Municipios se encuentren correctamente registrados.
De no encontrarse correcta la informacin deber modificar el registro.
4.

Haga click sobre la pestaa "Documentos".

5.

En la vista "Documentos" encontrar un vnculo llamado "Anexar Archivo" el cual lo lleva

a una ventana en la cual deber:

6.

Diligenciar los datos de radicacin, del destinatario y seleccionar la plantilla ya preparada

correspondiente a la carta.

a.

Marcar la caja de chequeo que indica que el documento que va a anexar

requiere ser radicado.

b.
c.
d.

Seleccionar el destinatario al cual va dirigido el comunicado.

Escribir una breve referencia que describa el documento que va a anexar.
Oprima: Examinar: adjuntar el documento que ya ha preparado en la plantilla
correspondiente y va a anexar para su respectiva radicacin.

7.

Asimismo, dar click sobre el botn "ACTUALIZAR" el archivo se anexa y la ventana

muestra un aviso que indica que se llev a cabo la operacin con xito. Es importante
esperar que aparezca la confirmacin del archivo anexado correctamente, antes de dar
click en el botn "Cerrar". Hacer click sobre el botn "cerrar" para salir de esta ventana,
de lo contrario el archivo no ser anexado correctamente presentndose posteriormente
problemas al intentar abrirlo.

8.

La vista Generacin de Documentos mostrar entonces el registro

correspondiente al documento que ha anexado.

EXPLICACIN VISTA GENERACION DE DOCUMENTOS

f.

rea de estado del documento: Mediante la utilizacin de smbolos de Vo.Bo., en esta

rea podr comprobar si un documento ya ha sido tramitado desde el momento de
iniciar su gestin hasta su correspondiente envo.
g. Un nmero temporal compuesto por el nmero de radicado de entrada ms un
consecutivo que va a identificar el archivo que usted ha anexado, mientras es revisado,
aprobado y se le adjudica un nmero de radicado definitivo el cual reemplazar a este
nmero inicial.

h. Algunos atributos del archivo anexo como: el tipo de formato, su tamao, el nombre de
quien lo ha adjuntado al registro inicial, una referencia colocada por usted en el paso
anterior, fecha de realizacin y numerado.
i. rea de acciones a realizar: De acuerdo a los permisos que hayan sido otorgados a su
usuario, usted podr ejercer ciertas acciones. De manera estndar un usuario puede
Modificar y Borrar documentos que han sido anexados por l mismo. Podr hacer lo
mismo con documentos anexados por otro usuario, siempre y cuando ste no lo haya
marcado como de solo lectura al momento de adjuntarlo al registro inicial. Para el caso
del permiso de radicacin de salida, la accin Radicar slo aparecer a aquellos
usuarios que tengan autorizacin para utilizar el consecutivo de su respectiva
dependencia.
j. Un vnculo en forma de lupa que le permitir tener una vista preeliminar del documento
antes de radicar.
9.

Si ya ha revisado el documento y est satisfecho con el contenido cierre esta

pantalla. El sistema vuelve a la opcin Generacin de Documentos.

10.

Ingrese nuevamente a la carpeta donde est ubicado el documento a tramitar

(entrada personal) en donde ha anexado la plantilla de memorando o carta.

a)
b)
c)

Marcar al final del registro del documento radicado

Dar click en el botn Reasignar
Dar click en el botn enviar ( >>)

11.

El sistema despliega una pantalla en donde se debe:

a)
b)
c)

Escoger el funcionario a quien se enviar el documento.

Digitar un concepto
Dar click para efectuar esta actividad.

El sistema confirma la accin realizada.

PROCEDIMIENTO PARA RADICAR LOS DOCUMENTOS PREPARADOS POR

LOS FUNCIONARIOS DE SU DEPENDENCIA Y RECIBIDOS EN EL SISTEMA

1.

Por el mdulo Entrada a). Dar click en el nmero de radicado b).

2.

Para conocer la actividad a realizar con este documento, dar click en el como Histrico

3.

Verificar en el campo Comentario la accin registrada.

4.

En la misma pantalla, dar click en el cono Documentos a). Trae la vista de

documentos en donde para visualizar el documento word. Anexo se da click en el
nmero de radicado temporal b).

5.

Ubicados en el proyecto del documento, seleccione dentro del disco duro de su

computador, la ubicacin en la que va a almacenar el archivo que acaba de elaborar
(carta o memorando)

6.

A continuacin y segn el documento realizado, si se trata de una carta, se efectan

los procesos mencionados en el numeral IV del presente manual.
Para memorandos ver numeral V del presente manual.

Atrs

VII.

RADICACIN MASIVA DE DOCUMENTOS DE SALIDA

Este modulo se encuentra en desarrollo.

Atrs

VIII. MARCAR DOCUMENTO RADICADO PARA ENVIO FUERA DE LA

ENTIDAD
Con el documento fsico firmado y escaneado, se debe marcar en el sistema el documento
radicado para su respectivo envo.
Para realizar este procedimiento se debe:
1. Ubicar la carpeta impresin en la lista de Radicacin. En esta carpeta se visualizarn todos
los documentos radicados memorandos y de salida generados por la dependencia y que se
encuentren con los datos de envo completos. Si existe algn error al anexar los documentos
no aparecer el radicado en la lista de impresin.

2.

Ubicar el nmero de radicado que el sistema asign al documento y que ser marcado
como impreso.

a.

Seleccionar el radicado a marcar en el recuadro al final del registro

b.

Presionar Click en el botn "Marcar Documentos como Impresos"

El sistema realiza una verificacin sobre los datos correspondientes al envo.

3.

Si los datos del destinatario se encuentran completos el registro ser marcado y en el

campo "Estado", dir OK.
4.

Si falta algn dato bsico del destinatario como nombre, direccin, municipio o
departamento, el registr no se marcar. Se debe ir a la carpeta donde se encuentra el
radicado de salida para realizar las respectivas modificaciones y nuevamente marcar el
documento como impreso.

De esta manera ya se encuentra listo el documento fsico para ser entregado en

Correspondencia y efectuar el respectivo envo.
Adicionalmente y como un control de sus radicados de salida, en la misma pantalla existe la
posibilidad de Generar Listado de Entrega, dando clic en el botn mencionado.

El sistema genera un pantallazo en donde se puede seleccionar:

a)
b)
c)
d)

Rango de fechas
Rango de horas
Tipos de Radicacin: Memorandos, Salida, etc.
Oprimir Generar

Con el listado generado se puede llevar el control de: los documentos entregados a
correspondencia, generados en la dependencia y/o llevar datos estadsticos.

Atrs

IX.

GENERAR COPIAS DEL DOCUMENTO A RADICAR

Si se requiere enviar copia del mismo documento a diferentes destinatarios de los que aparecen
en los datos del radicado (Remitente), al momento de seleccionar el archivo para anexar y
actualizar, se visualiza un mdulo correspondiente a las Copias donde se debe ingresar por el
botn BUSCAR, para seleccionar los datos a escoger para el nuevo destinatario.

Los datos escogidos en la bsqueda del nuevo destinatario pasan al registro de copias, donde
se debe:

a. Si el destinatario es una Empresa y va dirigido a alguna persona en especial de la

misma, diligenciar el campo Dirigido a.
b. Seleccionar el botn Grabar Destinatario
c. El sistema confirma que ha sido agregado el destinatario.
d. Se debe oprimir nuevamente los botones Examinar y Actualizar, dar click en el botn
Cerrar

El sistema despliega una nueva pantalla en donde se da clic en la Accin Asignar Rad.

Al momento de radicar el documento, el sistema despliega una nueva ventana donde se puede
confirmar la generacin del documento radicado, y la cantidad de copias que se generaron.

Al devolverse con el botn Atrs del explorador, se ingresa por la fecha del radicado y la pestaa
documentos, en donde se aprecia el original del documento (con vnculo) y la copia (sin vnculo)
la cual es determinada en la columna TIPO.

Si se ha olvidado grabar una copia a un documento y este ya est radicado, se debe:

a.
b.
c.
d.
e.
f.
Atrs

Ingresar por el vnculo de Modificar

Buscar los datos del destinatario
Grabar destinatario.
Adjuntar archivo nuevamente y Actualizar registro.
Cerrar.
En sistema trae de nuevo la vista generacin de documentos, dar clic en el vnculo
Re-Generar, se genera nuevamente el radicado y guarda en el sistema las
copias nuevas que se incluyeron.

X.

ANULAR RADICADOS

Cuando existe un nmero de radicado que se ha generado en el sistema y este se debe

anular por alguna razn como duplicidad del documento (dos radicados generados para
una misma carta), o el radicado ya no se va a enviar a su destino, se debe realizar el
proceso de anulacin en el sistema.
El procedimiento lo realiza el funcionario de la dependencia que genera el radicado (con
permisos otorgados para realizar la solicitud) y solicita por medio del sistema la
anulacin del mismo, a la persona encargada de realizar este procedimiento
(Coordinador del Grupo Correspondencia).

1. ANULACION DE RADICADOS - DEPENDENCIA

a. Ingresar a la carpeta anulacin:
Esta carpeta se encuentra en la parte superior de las lista de radicacin. Aqu se
encuentran los radicados que han sido generados por la dependencia, pero no han sido
enviados por correo. Es decir, un radicado que ya se ha enviado a su destinatario no se
podr anular.

b. Buscar el radicado:
Se ubica el radicado que se requiere anular. Se puede utilizar la opcin buscar
radicado.
c. Se marca al final del registro en el campo de seleccin el radicado que se requiere
anular.
d. Se da click en el botn "Solicitar Anulacin"

e. El sistema enva una pantalla donde se escribe el motivo de manera justificada al

Grupo de Correspondencia, la anulacin del radicado que por algn motivo (error en
la elaboracin, decisin extempornea, etc.) no van a ser enviados a su destino.
f. Dar click en el botn Realizar

g. El sistema enva la confirmacin de la solicitud de anulacin del radicado.

Este radicado desaparece de la carpeta de impresin.

2. ACTA ANULACION DE RADICADOS - GRUPO DE CORRESPONDENCIA

Segn el acuerdo No. 060 del 30 de octubre de 2001 del Archivo General de la Nacin,
se establece que:
"Cuando existan errores en la radicacin y se anulen los nmeros, se debe dejar
constancia por escrito, con la respectiva justificacin y firma del jefe de la unidad de
correspondencia"
Por esta razn el coordinador de correspondencia (previo permiso otorgado en el
sistema) ser el responsable de realizar la anulacin y registrarla en el acta
correspondiente de acuerdo al consecutivo llevado por el mismo.
a.

Ingresar por el botn Envos

b.

Seleccionar "Anular Radicados"

El sistema despliega una pantalla donde se debe seleccionar:

c.

El rango de fecha de los documentos que se encuentran en solicitud.

d.

Tipo de documentos a anular: Salida, Memorando, Resolucin, etc.

e.

Dependencia a la cual se realizar la anulacin. (Se puede seleccionar "Todas las

Dependencias", para realizar la anulacin de los radicados de todas las
dependencias en una sola acta)

f.

Dar click en el botn "Ver documentos en Solicitud"

El sistema arroja los datos de los radicados que la dependencia seleccionada o las
diferentes dependencias marcaron y solicitaron mediante el sistema, su anulacin con la
observacin correspondiente.

g.
Digitar el nmero de acta que se va a generar. Este nmero de acta ser nico
por ao.
h.

Dar click en el botn "Aceptar"

El sistema muestra un vnculo para ingresar al archivo pdf, que contiene el Acta que se
ha generado con el formato ya establecido. Este archivo se podr guardar o imprimir.
La observacin correspondiente a la anulacin del radicado con su fecha y el nmero de
acta con que se anul un radicado, se podr consultar en la pestaa Histrico de cada
radicado.
Atrs

XI - ENVAR DOCUMENTOS FUERA DE LA ENTIDAD

Este es el proceso final correspondiente al envo de los documentos de salida que son
entregados a las diferentes agencias de correo para su reparto.
Este perfil lo tienen los funcionarios del Grupo de Correspondencia.
Se debe ingresar por la opcin ENVIOS de la parte superior del mdulo de Radicacin.

Al ingresar a este mdulo se puede realizar:

*
*
*
*

Envo Normal
Modificacin Registro de Envo
Envo Masiva
Generacin de planillas y guas

ENVO NORMAL:

Aqu se determinan todos los parmetros necesarios para realizar el envo. Se selecciona
la dependencia que lo realiza, los radicados que sern enviados, la agencia de correo y
dems datos generales para cada documento.
1.

En este mdulo aparecern los radicados que ya han sido marcados como
impresos en las dependencias y por lo tanto estn listos para realizar el envo.

a) Se debe seleccionar la dependencia que realiza el envo, para que el sistema

despliegue los radicados que se han generado por cada una de ellas.
b) Marcar el radicado que ser enviado.
c) Dar clic en el botn ENVIO DE DOCUMENTOS
2.

Si el radicado contiene todos los datos completos la pantalla pasar a solicitar los
datos correspondientes a:

a)

Clase de envo.

b)

Peso en gramos del documento.

c)

Dar clic sobre el botn CALCULAR, para verificar que el valor que arroja el
sistema es el correcto. Estos valores se calculan a partir de una tabla de precios de
acuerdo a la cantidad de gramos y el destino (dentro o fuera de Bogot).

d)

Verificar que los datos de destinatario, direccin, municipio y departamento si

corresponden al documento a enviar. En caso de encontrar alguna inconsistencia
se puede modificar en el campo correspondiente.

e)

En este campo asunto se puede realizar algn comentario que se considere de

importancia en el envo.

f)

Dar clic sobre el botn GENERAR REGISTRO DE ENVIO DE DOCUMENTO,

para marcar el documento como enviado.

3.

El sistema presenta una pantalla donde muestra los datos que quedaron marcados
en el envo y el registro ya queda incluido y se podr generar la planilla o las
guas.

4.

En caso que el radicado no contenga todos los datos presentar una pantalla igual
a la de radicacin de entrada para buscarlos y completar los datos que hacen falta.

MODIFICACIN REGISTRO DE ENVO

Para modificar los datos de envo realizados por el usuario de correspondencia.

1.

Ingresar por el mdulo Envos

2.

Dar click en la opcin Modificacin Registro de Envo

3.

a.
b.

Seleccionar el nmero del radicado

Dar click en el botn Modificar Envo

4.

Realizar las modificaciones respectivas.

GENERACIN DE PLANILLAS Y GUAS:

Consiste en generar las planillas y/o guas respectivas al envo diario para ser entregado
a la agencia de correo correspondiente.
1.

2.

Ingresar por el icono Envos.

Dar click en la opcin Generacin de Planillas y Guas

3.

Se deben dar los parmetros necesarios para la generacin de cada planilla de

acuerdo al envo que se va a realizar:

a)
b)
c)
d)
e)
f)

4.

Fecha de envo. Por defecto se tomar la del sistema.

Hora inicial
Hora final
Tipo de salida (CERTIFICADO Planillas, POSTEXPRESS- Guas)
Nmero de planilla (slo para CERTIFICADO)
Dar clic sobre el botn GENERAR PLANTILLA EXISTENTE o
GENERAR NUEVO ENVIO. El sistema muestra la cantidad de
documentos que quedaron procesados y sern los enviados.

Dar clic sobre el link ABRIR ARCHIVO, para imprimir la planilla o las guas.

Atrs

XII. DEVOLUCION DE RADICADOS

Este procedimiento se realiza por parte del Grupo de Correspondencia, para indicarle a
la dependencia los radicados que son devueltos por los tres motivos principales que son:
devoluciones por tiempo de espera, devoluciones de correo y devolucin de radicados
que se encuentran mal y no se pueden enviar.

1.

DEVOLUCIONES POR TIEMPO DE ESPERA:

Una vez radicados los documentos por cada dependencia y Marcar Documentos como
Impresos por el mdulo de Impresin, estos deben ser entregados dentro de las
siguientes 24 horas al Grupo de Correspondencia para su envo; pasado este trmino, el
sistema actualizar la carpeta de impresin del rea, desmarcando la validacin de
impresin de los documentos, lo cual obligar a realizar nuevamente el procedimiento
de envo de dichos documentos.
Cuando un documento es devuelto por correspondencia, en la carpeta de impresin se
desmarca la validacin de documento marcado como impreso (tercer chulo) y en su
lugar asigna un icono en forma de reloj, indicando que ese documento ha sido devuelto.

Para volver a enviar este documento simplemente se debe marcar nuevamente como
impreso y entregar el documento fsico a correspondencia.
En el flujo histrico del documento queda registrada la devolucin del radicado y el
tiempo de espera.

2.

DEVOLUCION DE LA AGENCIA DE CORREO:

Se permite controlar los documentos radicados de salida que han sido enviados a su
destinatario por parte del grupo de correspondencia, pero que a vuelta de correo son
devueltos por la misma agencia de correo por encontrar diferentes causales de
devolucin ya establecidas como:
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18

CASA DESOCUPADA
CAMBIO DE DOMICILIO
CERRADO
DESCONOCIDO
DEVUELTO DE PORTERIA
DIRECCION DEFICIENTE
FALLECIDO
NO EXISTE NUMERO
NO RESIDE
NO RECLAMADO
REHUSADO
SE TRASLADO
NO EXISTE EMPRESA
ZONA DE ALTO RIESGO
SOBRE DESOCUPADO
FUERA PERIMETRO URBANO
ENVIADO A ADPOSTAL, CONTROL DE CALIDAD
SIN SELLO

En correspondencia realizan la devolucin del radicado mediante el sistema y estos

radicados llegan a una carpeta pblica por dependencia llamada DEV_CORREO, la
cual ser creada mediante permisos otorgados al usuario encargado de realizar este
procedimiento.

Esta carpeta se debe consultar para verificar si existen documentos devueltos y solicitar
los documentos fsicos en correspondencia.
Para realizar la verificacin de los datos se debe realizar el siguiente procedimiento:
1.

Ingresar a la carpeta DEV_CORREO

2.

Consultar No. de radicado y verificar datos de envo.

3.

Si los datos del envo del radicado se encuentra con inconsistencias, (por
ejemplo, la direccin estaba mal, el departamento, etc) y se decide hacer la
correccin para volver a enviarlo, se debe ir al radicado padre, hacer las
modificaciones respectivas en el radicado de salida modificando los datos y el
documento anexo, regenerar y marcar nuevamente el documento como impreso
para enviarlo otra vez.

4.

El documento fsico debe ser entregado a correspondencia.

Como se va a realizar un reenvo del documento, el radicado ser el mismo

nmero.
Se debe ingresar a la carpeta "DEV_CORREO" despus de hacer las correcciones o si
se determina que el documento no ser enviado nuevamente y:
a.
b.

Seleccionar el radicado al final del registro

Dar click en el botn "Cerrar Envo"

c.

Diligenciar el comentario, justificando si se reenva nuevamente el radicado o si

definitivamente no ser enviado.

d.

Dar click en el botn "Realizar"

e.

El sistema enva la confirmacin de cerrado el envo.

f.

El radicado desaparece de la carpeta DEV_CORREO.

3.

DOCUMENTOS MAL RADICADOS Y NO SE PUEDEN ENVIAR

En esta misma carpeta DEV_CORREO, quedan los radicados que se encuentran con
inconsistencias y que no se han podido enviar. (Por ejemplo, entregan un documento sin
crear las copias, los datos de envo no se encuentran completos como la direccin,
Depto, Municipio, etc)
Para este tipo de devolucin se debe verificar el porqu se encuentra mal radicado,
verificar el histrico del porqu de la devolucin y realizar bien el proceso de
radicacin, para entregarlo nuevamente a Correspondencia.
Atrs

XIII CONSULTA DE RADICADOS

Este mdulo permite ubicar de acuerdo a unos parmetros seleccionados un radicado o

radicados que concuerden con dicha solicitud de bsqueda.
Para realizar una consulta debe:
1.

Seleccionar el vnculo "Consultas", que se encuentra en la parte superior de la

seccin de Carpetas:

2.

El sistema ingresa al mdulo de consultas donde se puede realizar una bsqueda

por los siguientes parmetros:

a.
b.
c.

d.
e.
f.

g.
h.
i.

Numero de radicado: se puede digitar todo el nmero o solamente una parte de

el.
Identificacin: se puede consultar cuando se tiene el nmero de identificacin
del remitente
Buscar por: Texto (Todas las palabras y/o cualquier palabra): Buscar por un
ciudadano, nombre de entidad, nombre de la empresa o funcionario especfico
que se pueda haber incluido en la radicacin inicial. El resultado de esta
bsqueda depende tambin de la calidad de la informacin en el momento de
radicar.
Ver en: se puede seleccionar en qu tipo de remitente se desea hacer la bsqueda
(Usuarios, ESP o Otro tipo de empresas), para este caso se selecciona la casilla
correspondiente. El sistema busca por defecto en todos los tipos de remitente.
Buscar en radicados de: se puede buscar en todos los radicados registrados en
el sistema o especficos: de entrada, memorandos, resoluciones y de salida.
Rango de fecha: se puede limitar un rango de fecha para realizar la bsqueda
solo en determinado tiempo. El rango de fecha para la consulta, est por defecto
para el ltimo mes, si desea una bsqueda en un rango mayor deber ampliar
este rango para una bsqueda.
Tipo de documento: para ubicar de acuerdo al tipo de documento con que se
radic.
Dependencia actual: Ubica los documentos que se encuentre "nicamente" en
la dependencia seleccionada.
Buscar: Dar click en la opcin.

Se pueden realizar consultas utilizando varios criterios de bsqueda y as obtener unos

resultados ms precisos.
3. Cuando se encuentra el radicado buscado se puede ingresar a el, para consultar los
datos de informacin general:

a. Al dar click sobre el nmero de radicacin se puede obtener la imagen digitalizada

(para un documento de entrada)
b. Al dar click sobre la fecha de radicacin se ingresa a los datos del radicado para
realizar consultas de Informacin general, Histrico, Documentos anexos y
Expedientes. Este mdulo se encuentra divido en pestaas para una mejor
compresin:

Informacin de radicados:

Informacin General:
En ella se puede encontrar la informacin de Remitente con su respectiva direccin,
departamento y dems datos que se incluyeron en el registro inicial de la radicacin de
entrada. Adems se puede verificar al consultar un radicado de salida, si es un radicado
nuevo o un radicado anexo a uno de entrada.

Para consultar un radicado de salida se debe:

a)

Llamar el nmero de radicado de salida a consultar (-1)

b)

Verificar el campo "DOCUMENTO ANEXO DE": Si no aparece ningn dato

significa que este radicado (-1) se hizo como una radicacin nueva. En la pestaa
"Documentos" se podr consultar el archivo correspondiente a este radicado.

c)

Llamar el nmero de radicado de salida a consultar (-1)

d)

Verificar el campo "DOCUMENTO": Si aparece un nmero de radicacin en este

campo significa que este radicado (-1) se hizo como una respuesta al radicado que
aparece aqu. Para poder consultar el documento enviado se debe realizar una
nueva consulta llamando el radicado padre que es el que aparece en este campo. Al

pasar a la pestaa "Documentos" se podr consultar el archivo correspondiente al

radicado de salida.
Histricos:
En esta pestaa se puede visualizar todo el flujo histrico que ha tenido un documento
desde el momento de su radicacin hasta el ltimo usuario donde se encuentra
actualmente.
Cada que se realiza un movimiento en un radicado se crea un registro histrico.
La vista de los documentos histricos se divide en tres partes:
1.

Datos de radicacin: Aqu se encuentran los datos del usuario y dependencia

actual, el usuario y dependencia que radic el documento.

2.

Flujo del documento: En esta seccin se puede observar todo el flujo del
documento y cada uno de los comentarios que los usuarios han hecho en el
momento de trasladar el radicado a un usuario o cuando lo ha cambiado de
carpeta.
Este registro se va creando cada vez que el usuario realiza un movimiento del
radicado. Se puede visualizar la dependencia que realiza el movimiento, la fecha
y hora, el usuario que lo realiza y el comentario que cada usuario escribe al
trasladar un documento.

Los datos estn en orden cronolgico, de la fecha ms reciente a la fecha de radicacin

o creacin del documento.

3.

Datos de Envo: Aqu se verifican los datos de envo de los documentos

radicados de salida. Se puede consultar los radicados de salida que corresponden
al documento padre al que se le realiza la consulta, la dependencia que realiza el
envo, fecha y hora de envo, destinatario con su direccin, departamento y
municipio, el tipo de envo o agencia de correo, el nmero de planilla en que se
envi y la descripcin de anexos que se enviaron.

Recuerde que cualquier documento generado como radicado de salida en el sistema, sin
importar que se haya entregado personalmente o enviado por fax, internet, etc., se debe
entregar a correspondencia con su respectiva copia para realizar el envo oficial en el
sistema.
Documentos: Pestaa utilizada para anexar un documento en el proceso de radicacin y
visualizar la informacin del estado del documento, en proceso de radicacin, radicado,
remitido a correspondencia y envo del documento por parte del Grupo de
Correspondencia.
Expedientes: Utilizada para crear o asignar el documento radicado al expediente al
cual pertenece, segn las Tablas de Retencin Documental.
Atrs

XIV REALIZAR FILTRO EN CARPETAS

Esta funcionalidad permite al usuario realizar la bsqueda de un radicado que se

encuentra actualmente en cualquiera de sus carpetas y el sistema al encontrarla le
permitir ubicarla fcilmente.
El filtro de radicados se puede realizar en cualquier carpeta sin importar que sea
predeterminada (Entrada, Salida, Vo.Bo., Devueltos) o Carpeta personal.
Para realizar la bsqueda de un radicado, se debe:
a)

Seleccionar la carpeta deseada donde quiere realizar la bsqueda.

b)

Escribir el nmero de radicado o radicados que se desea buscar, separados por

comas (,). No es necesario digitar el nmero completo.

c)

Marcar en el campo "Todas las Carpetas" si desea que el sistema realice la

bsqueda en todas las carpetas que tiene el usuario, o dejarla en blanco para que
la bsqueda sea realizada solo en la carpeta actual.

d)

Dar Click en el botn "Buscar"

e)

El sistema realiza la bsqueda solicitada y todos los documentos que contengan

los datos requeridos en el nmero de radicado, sern visualizados en una lista.

f.

Para saber en cual carpeta se encuentra el radicado se debe ubicar el puntero del
mouse sobre el primer icono que se encuentra al lado izquierdo del nmero del
radicado, en este momento se despliega una nota indicando en qu carpeta se
encuentra.

Atrs

XV DIGITALIZAR DOCUMENTOS

La digitalizacin de los documentos permite relacionar cada registro de entrada o cualquier tipo
de radicacin, generado en el Sistema de Gestin Documental con la imagen del documento
fsico, para que al realizar la consulta de un radicado se pueda visualizar en pantalla el
documento virtualmente.
El aplicativo de digitalizacin se encuentra nicamente en los equipos que tienen instalados un
Scanner y por medio de ellos se obtiene una imagen digital para ser encadenada al registro
radicado.

1.

PASOS PARA DIGITALIZAR UN DOCUMENTO:

a)

Ingrese al aplicativo por medio del ejecutable instalado en su equipo.

b)

Ingrese su usuario y clave de ORFEO y de click en el botn "INGRESAR".

c)

Se despliega una ventana con las siguientes opciones:

1.

Dependencia que digitaliza

2.

Ver radicados, se visualizan los radicados que no han sido digitalizados.

3.

Imprime Sticker del radicado seleccionado.

4.

Digitalizar documento.

5.

Enviar imagen al servidor.

Nota: Cuando una imagen ya existe en el servidor, el sistema enva una nueva ventana para que
se relacione el motivo del cambio de imagen. Si no se escribe ningn comentario, el envo de la
nueva imagen no se realizar y el sistema cancelar la orden. Esta observacin se debe
diligenciar para el mismo control en el cambio justificado de una imagen.
Para el caso de los radicados generados como -1 (salida), -3 (memorandos), -5 (resoluciones),
etc. y que su primer documento anexo es un archivo en formato word (.doc), al momento de la
digitalizacin, este comentario se hace necesario ya que se est haciendo el reemplazo de un
documento en otro formato y el nuevo documento contiene la firma digitalizada de la persona
que realiza la comunicacin.
6.

Se encuentran 4 opciones de configuracin as:

Insertar pginas: Cuando se ha digitalizado un documento y se desea agregar nuevas hojas

digitalizadas.
Radicacin de salida: Para poder visualizar en la lista de radicados todos los radicados tanto de
entrada (-2) como de salida (-1).
Imprimir solo el sticker seleccionado: Se debe dejar habilitado para que al dar click en el botn
impresin de sticker, solo imprima el radicado que se encuentra seleccionado en la lista. Si no se
habilita se imprimirn los radicados que aparecen en el rango.
Mostrar configuracin antes de empezar a escanear, para poder realizar una configuracin
adecuada de acuerdo al tipo de documento.
7.

Se visualiza la cantidad de hojas que se han digitalizado por documento.

8.

Eliminar la hoja actual.

9.

Borrar una seleccin de la imagen

10.

Abrir una imagen guardada en rea local para ser asignada a un radicado.

11.

Grabar localmente la imagen modificada. Se debe hacer despus de borrar o realizar

alguna modificacin de la imagen seleccionada.

12.

Descargar imagen del servidor, en el caso que se requiera hacer modificaciones.

13.

Actualizar la imagen si ya se encuentra digitalizada en rea local.

14.

Presenta una vista preliminar en miniatura de las hojas que se han ido escaneando.

15.

Hoja actual de acuerdo a la seleccin que se haga de la vista en miniatura.

Recuerde que antes de realizar la digitalizacin de un documento debe seleccionar la

configuracin adecuada de acuerdo al tipo de escaner utilizado. Adems se debe tener en
cuenta las recomendaciones para digitalizar un documento.

2.

CONFIGURACIN ESCANER

3.

RECOMENDACIONES PARA LA DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS

Para que la calidad en la digitalizacin de los documentos sea ptima y garantice la totalidad de
los datos en el sistema, se recomienda tener en cuenta las siguientes sugerencias al escanear:
a)

Realizar una preclasificacin de las hojas del documento a digitalizar, teniendo en cuenta
las hojas que no se encuentren en buen estado para digitalizarlas separadas. Si no tiene
en cuenta esta observacin, se puede atorar el papel al digitalizarlas en grupo y
ocasionar algn dao en el escner.

b)

Revisar que en las hojas del documento no se encuentren objetos que puedan impedir el
paso libre de cada una en el escner como ganchos, cinta, hojas pegadas, pedazos de
papel, etc.

c)

Numerar los folios del documento antes de digitalizar.

d)

Seleccionar la configuracin adecuada de acuerdo al escner y la calidad de las hojas a

digitalizar.

e)

Despus de digitalizar el documento verificar los folios numerados contra el nmero de

hojas que quedaron en el sistema digitalizadas.

f)

Verificar la calidad de la digitalizacin.

g)

En caso de encontrar alguna imagen ilegible se debe digitalizarla nuevamente.

Atrs

XVI. RADICAR RESOLUCIONES

Con el propsito de facilitar la numeracin y fechado automtico de resoluciones, el
Sistema de Gestin Documental implement el mdulo de Radicacin de Resoluciones,
permitiendo realizar este procedimiento de manera automtica, mediante los siguientes
procesos.
PROCESO 1. GENERACIN RADICADO:
1.
2.
3.

Tener los permisos establecidos para radicacin de resoluciones.

Elaborar previamente el documento.
Ingresar por el mdulo de radicacin a la opcin de "Resolucion"

4.

El sistema despliega un formulario donde se realiza una verificacin previa para

saber si la resolucin que se radicar es una respuesta generada a un radicado ya
existente y realizar las relaciones de anexo segn sea el caso.
Para anexar la resolucin a un radicado existente se digita el No. del Radicado,
en el campo asignado, se selecciona el rango de fecha y se da click sobre el
botn BUSCAR,

5.

6.

Cuando el documento es encontrado por el sistema se marca el botn de

seleccin, y se da click en el botn "Como Anexo"

7.

8.

El sistema ingresa al mdulo de radicacin donde se debe digitar la fecha del

documento y luego se actualizan los datos generales del documento.
Cuando se hace anexo a un radicado estos datos aparecern alimentadas con la
informacin correspondiente, de lo contrario se ingresa por el botn Buscar para
diligenciar esta informacin.
Se diligencian los datos faltantes como Asunto, Medio de envo y Anexos.

9.

Cuando la informacin se encuentra completa se da clic en el botn RADICAR.

10.
El sistema despliega una pantalla con la confirmacin del nmero de radicacin
de la Resolucin. Esta numeracin tiene la misma estructura y su secuencia se maneja
de la misma forma que la de correspondencia de salida. Es decir, un consecutivo nico
pero en lugar de raya uno (-1), las Resoluciones tienen nmero de identificacin raya
cinco (-5) al final. Ejemplos: (AAAA DEP 000000 5) = 2005 524 000001 5, 2005 800
000002 5 , 2005 400 000003 5 , 2005 600 000004 5, 2005 100 000005 5, etc...)

El funcionario encargado de la numeracin y fechado deber registrar estos datos en los

formatos preestablecidos en la Entidad.

PROCESO 2: SCANEAR LA RESOLUCION

5.

El usuario radicador toma el documento firmado y radicado. Realiza el proceso de

scanear en la impresora multifuncional de la dependencia y lo enva por e-mail a su
usuario.

6.

Guarda el documento recibido por e-mail en el computador, cambindole el nombre del

archivo por el nmero del radicado correspondiente, teniendo en cuenta no borrar la
extensin (.pdf).

3.

Ingresa al sistema por la opcin Asociar imgenes

a.
Se registra el nmero del radicado
c.Se da click en el botn buscar

4.

El sistema trae los datos del radicado

e.
f.

5.

En este pantallazo se registra:

g.
h.
i.

a.

Se selecciona el final del registro

Dar click en Asociar Imagen del Radicado

Comentario de la accin a efectuar

Dando click en el botn Examinar se trae el documento scaneado.
Oprimir Realizar

El sistema asocia la imagen al documento radicado y confirma la accin.

NOTA: Es vital incluir en la Informacin General del documento radicado, la clasificacin de

la Tabla de Retencin Documental.

1.
2.

Ingresar a la carpeta resoluciones

Ubicar el radicado perteneciente a la resolucin y hacer click sobre el vnculo de
"Fecha de radicado"
a)
Ingreso en este pantallazo por la primera pestaa: Informacin General
b)

Dar click en el cono TRD

3.

El sistema despliega una pantalla en donde se seleccionar la informacin de la Tabla de

Retencin Documental de la dependencia correspondiente al documento:
p)
q)
r)
s)
t)

Seleccione la serie
Seleccione la subserie
Seleccione el tipo de documento
Dar click en el botn Insertar para incluir la anterior informacin
El sistema genera la informacin incluida en el documento y cerrar

4.

El sistema no permitir la reasignacin u otra accin (Ej. archivar el documento) hasta que
no se realice la anterior clasificacin al documento radicado; generando la siguiente
observacin:

En el evento de no realizar el anterior paso, es posible realizar la tipificacin en cualquier

momento ingresando por la fecha del radicado y por cualquier de las dos pestaas:
Informacin General y/o Documentos

Atrs