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DACTION

GUIDES

DACTION
GUIDE
ENTREPRENARIAT

Responsabilits
Voici une liste de certaines responsabilits qui entrent dans le cadre des fonctions d'un
Prsident d'organisation locale. Notez dans cette liste les multiples aspects de votre poste.
1.

Etablir et maintenir un programme de gestion d'organisation locale quilibr.

2.

Procder rgulirement un examen du programme annuel des activits de


l'organisation locale.

3.

Contrler et suivre de prs les affaires de l'organisation locale.

LEADERSHIP
4.

Exercer un contrle ferme mais amical sur les principaux projets d'organisation locale.

Le Prsident
dOLM

5.

Organiser et diriger, au dbut de l'anne, un Cours de Formation pour les


Leaders Locaux l'attention de tous vos responsables.

6.

Motiver le Comit directeur de votre organisation locale et l'ensemble de l'effectif


remplir leurs fonctions et responsabilits.

On n'est Prsident d'organisation


GESTION
locale qu'une
seule fois dans sa
vie. C'est la fois un honneur
et une responsabilit. Vous
avez t lu ce poste par vos
collgues membres de
l'organisation locale. Ne perdez
pas un seul instant pour vous
instruire sur la nature de vos
fonctions et sur ce qu'elles
exigent. Vous possdez dj
FORMATEUR
une partie des qualits de
leader. Vous devez acqurir
l'autre partie la fois par
l'exprience et l'apprentissage.
Etre un bon Prsident
d'organisation locale est peuttre une tche facile, mais vous
pouvez faire en sorte que cela
devienne une exprience
enrichissante si vous
connaissez bien la philosophie
de votre nouveau poste.

7.

Aider les responsables de votre organisation locale excuter les tches qui leur
sont assignes.

8.

Etablir une bonne ambiance de travail pour les responsables de votre


organisation locale.

9.

Prsider les runions du Comit directeur et les runions gnrales.

1. Vous tes un leader, un


personnage public et le
principal porte-parole de
l'organisation locale.
2. Vous tes le responsable
charg de maintenir la liaison
entre votre organisation
locale et votre organisation
nationale, avec la JCI ainsi
que les autres organisations
et clubs.

10. Veiller ce que le programme de l'organisation locale stimule une croissance


d'ensemble stable.
11. Mener terme les tches inacheves des annes prcdentes, au besoin.
12. Prparer un plan long terme pour votre ou vos successeurs.
13. Vrifier que toutes les activits sont conformes aux buts et objectifs de votre
organisation locale, de l'Organisation Nationale et de la Jeune Chambre
Internationale.
14. Examiner les efforts et les rsultats; donner une nouvelle direction une
activit s'il y a lieu.
15. Participer activement aux affaires quotidiennes de l'organisation locale.
16. Etablir une documentation complte sur les activits pendant la priode de
votre mandat.
17. Se conformer aux rgles et conditions diverses tablies par votre ONM.
18. Prparer un rapport destin l'effectif la fin de votre mandat.

RECOMMANDATIONS
1.

Familiarisation. Lisez toute la correspondance antrieure, les rapports et toute


information ayant trait aux activits de l'organisation locale des douze mois
prcdents. Discutez de l'organisation locale avec les responsables actuels et
anciens de l'organisation locale et, si possible, avec des responsables nationaux.
Entrez en contact avec le prsident sortant. Maintenant vous pouvez commencer
planifier votre anne.

2.

Transition. Invitez votre domicile, le Prsident et les principaux responsables de


l'organisation locale en fonction l'anne prcdente, pour discuter de votre programme
dans une ambiance amicale et encouragez les valuations et les suggestions.

3.

Organisation. Examinez soigneusement la structure de l'organisation locale et


assurez-vous qu'elle remplit actuellement les conditions requises par l'organisation
locale. Aprs avoir consult les responsables de votre organisation locale et le
responsable national assign, prparez votre programme. Dfinissez aussi les
fonctions et les responsabilits de chaque responsable de l'organisation locale et
de chaque Directeur de projet. Assurez-vous que vous conformez aux dispositions
de la constitution de l'organisation locale.

4.

Programme. Nommez un comit de planification pour examiner les besoins de


l'organisation locale et de la communaut et aussi pour dterminer les centres
d'intrt des membres. Ce comit prpare le programme de l'anne en se basant

sur le plan d'action de l'organisation locale. Ce


programme sera envoy au Comit directeur pour tre
examin et sera ensuite prsent l'ensemble de l'effectif
pour approbation. Lorsque le plan est approuv, le Comit
directeur le fait imprimer et le distribue tous les
membres. Il le revoit priodiquement aussi pour s'assurer
que les projets sont excuts dans les dlais et pour
procder aux modifications ncessaires.
5.

Fixation de buts. Dterminez une srie d'objectifs


ambitieux qui peuvent tre raliss dans les Domaines de
Possibilits de la JCI. Dfinir un plan d'action et un plan
d'excution pour chacun des buts fixs.

6.

Finances. Le Prsident d'organisation locale doit surveiller


avec soin le programme financier de l'organisation locale.
Nommez un trsorier qualifi et tablissez une
Commission des Finances. Assurez-vous que des
donnes financires correctes sont conserves dans les
archives. Maintenez un contrle strict du budget et des
liquidits disponibles et examinez le budget rgulirement.

7.

Runions. Trop de runions deviennent routinires et


perdent de leur intrt. Soyez sr de prparer toutes les
runions soigneusement, qu'il s'agisse de la runion du
Comit directeur ou de la runion gnrale de l'effectif.
Toutes les runions doivent avoir des objectifs qui doivent
stimuler les participants. Vous pouvez tre sr que les
runions de votre organisation locale sont intressantes
lorsque la majorit des membres dit:"J'ai hte d'aller la
prochaine runion!"

8.

Effectif. Etablissez une Commission de la Croissance et


de l'Expansion pour examiner les besoins et les
aspirations des membres et aussi les extensions
ventuelles d'organisation locale. Chargez cette
commission de la responsabilit du recrutement, du
maintien de l'effectif et des extensions.

9.

Relations Publiques. Les deux aspects des relations


publiques sont, d'une part, l'image de marque (Comment
nous voyons-nous et comment les autres nous voient-ils?)
et, d'autre part, la communication (changeons-nous
rgulirement des renseignements sur les affaires
courantes; les personnes extrieures l'organisation nous
connaissent-elles; les connaissons-nous et sommes-nous
l'coute les uns des autres?). Formez une commission
du Marketing et des Relations Publiques et attribuez ses
membres la responsabilit du bulletin ou du magazine de
l'organisation locale et du maintien de bonnes relations
avec les mdias.
Nous ne pouvons pas noncer tous les problmes
auxquels vous devrez faire face en qualit de Prsident
d'organisation locale, mais vous en rencontrerez un certain
nombre. Tout ce que nous pouvons faire, c'est vous
rappeler que vous devez tre un leader dmocratique, un
leader avec une vision et qui rflchit bien au programme
de l'organisation, un leader qui guide et supervise les
responsables de l'organisation locale et reconnat leur
mrites pour ce qu'ils ont accompli, et un leader qui est
l'coute des aspirations des membres. Ce n'est pas parce
que vous tes Prsident d'organisation locale que vous S A
savez tout . . . apprenez tout en dirigeant!

Rsume
Vous tes Prsident de l'organisation locale pour une anne
seulement. Si vous utilisez cette courte priode bon escient, si
vous entourez d'une quipe de travail efficace, si vous prparez et
appliquez un programme au bnfice de l'organisation locale, de
l'effectif et de la communaut... Alors vous prouverez un
sentiment de satisfaction aprs avoir complt une bonne anne.

LES

UNIVERSIT

Jeune Chambre Internationale, Fdration mondiale de jeunes leaders et entrepreneurs


15645 Olive Boulevard, Chesterfield, MO 63017, U.S.A.
Tel: +1 (636) 449 3100 Fax: +1 (636) 449 3107 www.jci.cc jci@jci.cc

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GUIDE
LEADERSHIP

Le Prsident
Sortant dOLM
Aprs une anne de travail
assidu et de dvouement
l'organisation locale et la Jeune
Chambre, un Prsident
d'organisation locale a accumul
une quantit incroyable de
connaissances, d'expriences et
de nouvelles techniques. Ces
comptences peuvent faire de lui
la personne la plus qualifie pour
diriger l'organisation locale
l'anne suivante.

Responsabilits
Mais, la Jeune Chambre, la
personne qui doit prendre la
relve ne doit pas tre la
personne qui possde dj les
connaissances, l'exprience et
les comptences, mais plutt
celle qui veut apprendre et se
dvelopper personnellement en
fournissant de grands efforts et
en travaillant comme responsable.
Aprs avoir acquis ces
connaissances, expriences et
techniques, le responsable est
prt passer une autre tape
en recherchant dans l'organisation
ou la communaut de plus
hautes fonctions qui lui poseront
un plus grand dfi.

C'est ainsi que la Jeune Chambre peut effectivement remplir sa mission fondamentale qui
est de dvelopper et de procurer de meilleurs leaders la communaut.
Pour ceux qui sont lus Vice-prsident national aprs avoir t Prsident d'organisation
locale pendant une anne, l'anne qui vient sera tout aussi intressante, remplie
d'expriences et d'obstacles surmonter.
Mais, pour ceux qui ne se prsentent pas des postes suprieurs, leur statut de
Prsident sortant qui ne dure qu'une anne peut tre trs dcevant si on ne leur confie
pas des tches plus fascinantes et difficiles.
Le Prsident sortant ne doit pas avoir un rle de leader actif dans l'administration de
l'organisation locale. C'est maintenant la responsabilit du nouveau Prsident
d'organisation locale.
Mais toute cette exprience ne doit pas tre gaspille. Le Prsident sortant doit avoir des
fonctions spcifiques et doit faire de son mieux pour les remplir. Sans quoi, la fonction de
Prsident sortant peut devenir le rle le plus ingrat qu'une personne n'ait jamais rempli.

RESPONSABILITS
La liste suivante vous montrera combien le rle de Prsident sortant peut tre important.
Tout d'abord, le IPP est le conseiller du Comit directeur et de l'ensemble des membres.
Il doit examiner soigneusement les choses, tre trs diplomate, assurer une passation de
pouvoir efficace et sans heurt; et tre amical, serviable, volontiers disponible et en accord
avec les besoins et les aspirations de la nouvelle administration.
Le IPP fait maintenant partie d'un groupe trs particulier de personnes, les anciens
Prsidents d'organisation locale. Voici les responsabilits essentielles d'un Prsident sortant:
1.

Organiser une runion spciale entre les anciens et les nouveaux membres du
Comit directeur. Discuter du changement d'administration et les aider autant
que possible.

2.

Organiser une rencontre prive avec le nouveau prsident pour discuter du


changement d'administration et savoir comment il envisage la contribution que
vous pouvez apporter en qualit de prsident sortant.

3.

Organiser la transmission officielle des dossiers des responsables de l'ancien


Comit directeur au nouveau Comit directeur.
Avant cela, demander tous vos responsables de mettre leurs dossiers jour et
leur indiquer les informations qu'ils doivent transmettre aux nouveaux responsables.

4.

Vous assurer que la nouvelle administration ne vous limine pas du nouveau


Comit directeur, tant donn que la Constitution stipule que vous en faites partie
et que vous avez une tche spcifique remplir.

5.

Organiser une runion avec tous les anciens prsidents de l'organisation locale
et discuter de la situation de l'organisation locale avec eux.
De la part d'un Prsident sortant, ce serait un bon geste qui serait apprci par
les autres anciens prsidents.

6.

Assister aux runions et offrir vos conseils; proposer des suggestions et des
ides utiles lorsque vous le jugez appropri.

7.

Vous asseoir ct du Prsident pendant les runions du Comit directeur et les


assembles gnrales, le soutenir en toute circonstance.
Ne jamais comparer son anne avec la vtre.

8.

Demander au Prsident de vous charger de tches particulires et les excuter.


Ainsi, pendant les runions, vous pourrez prsenter un rapport sur vos activits et
contribuer d'une faon spcifique.

9.

Dans un grand nombre d'organisations locales, le Prsident sortant est aussi le


Conseiller Juridique Gnral et Jurisconsulte de l'organisation locale pendant
les runions.

RECOMMANDATIONS
L'organisation locale doit avoir quelques programmes intressant
les membres les plus qualifis. Le membre qui participe des
projets depuis quelque temps dj, n'est plus intress par des
projets simples et ordinaires.
Les membres qui ont de l'exprience peuvent mener des projets
plus audacieux et de plus grande envergure.
Le Prsident sortant peut tre responsable de la coordination et
de l'excution de ces projets, moins qu'il ne soit Vice-prsident
National. Voici quelques suggestions:
1.

Rvision de la Constitution de l'organisation locale.

2.

Servir comme membre de comit pour tudier la


possibilit d'tablir un secrtariat permanent pour
l'organisation locale.
Si votre organisation locale a dj des bureaux, le comit
peut tudier la possibilit de les rnover ou de transfrer
ses activits dans de meilleurs locaux.

3.

Participation un comit pour aider les candidats de


l'organisation locale se prsenter des postes au niveau
national et de la JCI.
Ce comit tudierait des techniques de promotion
et tablirait un fonds spcial pour aider les candidats
( participer une convention nationale ou au
Congrs mondial).

4.

Faire office d'agent de liaison avec les autres organisations


de bnvoles, entreprises communautaires, Chambre de
commerce et administration locale.

5.

Aider la Commission de la Croissance et de l'Expansion


en qualit de formateur ou d'orateur invit pendant les
sances d'orientation des nouveaux membres.

RSUM
Il y a beaucoup d'autres possibilits de projets qui peuvent
intresser le Prsident sortant.
De tels projets, auxquels le Prsident sortant peut collaborer,
peuvent tre d'une grande importance puisqu'il sait ce que
reprsente la gestion d'une organisation locale et qu'il fait
maintenant partie des "membres expriments".
Le Prsident sortant a la responsabilit d'offrir ses services la
nouvelle administration de l'organisation locale et peut participer
aux dcisions qui affectent l'avenir de l'organisation locale.
Ce peut tre une exprience trs enrichissante et gratifiant.

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ENTREPRENARIAT

LEADERSHIP

Responsabilits
Le Vice-prsident Excutif a deux responsabilits principales: superviser les Vice-prsidents
et assumer les tches administratives de l'organisation locale que le Prsident n'aura pas
le temps de remplir.
Voici une liste de certaines responsabilits qui se rattachent aux fonctions de Viceprsident excutif d'organisation locale. En parcourant cette liste notez les fonctions
administratives et le rle de leader qu'implique votre poste:
1.

En gnral, il y a deux Vice-prsidents excutifs: l'un est charg des affaires


internes et supervise les Vice-prsidents des Domaines Individuel et des Affaires,
et le second est charg des affaires extrieures et supervise les Vice-prsidents
des Domaines: Communautaire et International. Ils se runissent avec le
Prsident et examinent la structure de l'organisation locale, son programme, ses
objectifs et le plan d'excution pour l'anne qui vient.

2.

Demander au Prsident quelles sont vos responsabilits et fonctions. Vous


assurer que vous connaissez les noms et la formation des vice-prsidents que
vous devez superviser.

3.

Organiser une runion spciale avec les Vice-prsidents dont vous tes
responsable et organiser votre quipe pour l'anne. Dcrire dans les grandes
lignes leurs fonctions et responsabilits, comment ils doivent vous communiquer
leurs rapports, les dates des runions d'quipe ultrieures, les objectifs
supplmentaires et les plans d'excution les concernant.

4.

Aider vos Vice-prsidents prparer leurs propres programmes.

5.

Etre le lien principal entre les Vice-prsidents et le Prsident.

6.

Participer la slection et la formation des directeurs de commission.


Participer leurs runions d'instruction, assurer leur supervision et suivre de prs
leurs activits.

7.

Faire rgulirement un rapport au Prsident sur les progrs accomplis dans


le domaine d'activit qui vous a t confi et discuter des moyens de remdier
aux problmes.

8.

Accepter l'entire responsabilit des russites et des checs dans votre


domaine de responsabilit.

9.

Tous ensemble, avec votre collgue Vice-prsident excutif, le Prsident sortant,


ventuellement le Secrtaire et le Trsorier, vous vous joignez au Prsident de
l'organisation locale pour former le Comit excutif de l'organisation locale.
Ce Comit excutif a un certain nombre de responsabilits. Discuter du rle du
Comit excutif avec le Prsident et les autres responsables de l'organisation
locale concerns.

Le Vice-Prsident
Excutif dOLM
Lorsque vous tes lu ViceGESTION
prsident excutif
d'organisation
locale, prenez conscience du fait
que vous tes sur le point
d'occuper un poste qui offre des
possibilits illimites d'auto
dveloppement et vous donne
l'opportunit d'assumer les
fonctions du plus haut poste de
l'organisation locale: la Prsidence.
Cette charge
a deux objets et
FORMATEUR
elle est de la plus haute
importance, non seulement pour
votre organisation locale, mais
aussi pour vous-mme. Vous
tes le bras droit du Prsident
qui se repose sur vos capacits
administratives pendant l'anne
de votre mandat. Pour vous,
c'est une anne d'apprentissage
et de pratique du rle de
prsident d'organisation locale.
Qui sait, l'anne prochaine vous
serez peut-tre ce prsident.

10. Etre prt assurer l'intrim pour le Prsident tout moment.


11. Etablir des dossiers appropris pour chaque Vice-prsident plac sous votre
responsabilit et maintenir un systme complet d'archives pour vous-mme.
12. Apprendre diriger avec succs des runions.
13. Etre au courant de la situation financire de l'organisation locale. Si vous tes
lu prsident de l'organisation locale l'anne prochaine, vous hriterez de la
situation financire du moment.

RECOMMANDATIONS
1.

Familiarisation. Obtenez les dossiers que votre prdcesseur doit vous


transmettre et lisez tous les documents avec attention. Eliminez tout ce qui ne se
rapporte pas vos nouvelles responsabilits et constituez votre propre dossier
pour l'anne qui vient.
Discutez de vos responsabilits avec votre prdcesseur (qui est peut-tre le
nouveau Prsident de l'organisation locale) et avec d'autres responsables actuels
et anciens qui peuvent vous donner des conseils sur l'ensemble de vos responsabilits.

2.

Planification. Ayez une longue conversation avec le


Prsident de votre organisation locale, lequel vous
indiquera dans les grandes lignes l'tendue de votre
domaine de responsabilit. Ensuite, runissez-vous
plusieurs fois avec les Vice-prsidents dont vous avez
alors la responsabilit. Aidez-les fixer des objectifs et
tablir un plan d'excution pour raliser ces objectifs.

3.

Programme. Organisez votre propre programme et aidez


vos Vice-prsidents tablir les leurs. Faites approuver les
programmes par le Prsident et par le Comit excutif.
Assurez-vous que les Vice-prsidents dont vous avez la
responsabilit et vous-mme disposez d'un systme
d'archives personnel (un classeur, par exemple).

4.

Intrim. Discutez avec le prsident et votre collgue Viceprsident excutif des procdures qui seront suivies par le
Comit excutif lorsqu'il faudra assurer l'intrim du
Prsident dans des runions, crmonies et projets. Il est
important que les deux Vice-prsidents excutifs vitent
de faire de ce domaine un sujet de rivalit et d'affaiblir
ainsi la structure hirarchique en l'absence du Prsident.

5.

Supervision. Apprenez les techniques de supervision. En


qualit de Vice-prsident excutif, vous occupez la
deuxime place dans la hirarchie de l'organisation locale.
Alors, agissez en consquence.
Prtez beaucoup d'attention l'effectif. L'anne prochaine,
vous serez peut-tre Prsident, et vous souhaiterez diriger
une organisation locale saine. Vrifiez constamment l'tat
des finances car vous hriterez peut-tre de la situation
financire de l'organisation locale pendant l'anne de votre
mandat de Prsident. Soyez attentif aux signes de friction
ou de mcontentement des membres.

Si l'anne de votre Prsident n'est pas bonne, par gard pour


l'organisation locale, au nom de l'intgrit de votre poste et pour
conserver une organisation locale performante, assistez le
Prsident autant que possible et aidez-le renforcer les domaines
de son administration qui montrent des signes de faiblesse.

RSUM
La Charge de Vice-prsident excutif est peut-tre la plus vitale du
Comit directeur. Nombreux sont les Vice-prsidents excutifs qui
ne comprennent pas bien l'importance de cette fonction. C'est
une responsabilit double qui implique la fois, d'tre le bras droit
du Prsident et d'assumer le rle de doublure du Prsident.
Si vous tes lu Prsident l'anne suivante, votre prparation
permettra d'assurer un transfert des responsabilits efficace et
sans heurt.

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(Individuel, Gestion, Communautaire, International et Affaires). Dans certaines petites


organisations locales, un Vice-prsident peut tre responsable de deux Domaines de
possibilits, ce qui rduit ainsi le nombre de membres du Comit directeur. Dans ce cas,
il n'est pas ncessaire d'avoir un Vice-prsident excutif.

Responsabilits
LEADERSHIP

Le Vice-Prsident
dOLM
Etre lu Vice-prsident
GESTION
d'organisation
locale est
gnralement la premire tape
dans la carrire lectorale d'un
membre de la Jeune Chambre.
Aprs avoir franchi ce premier
pas, la route est grande et
constelle d'opportunits, et elle
peut vous mener vers le plus
haut poste de la Jeune Chambre
Internationale: la Prsidence de
FORMATEUR
la JCI.
Vous avez fourni beaucoup
d'efforts dans un grand nombre
d'autres postes de l'organisation
locale, tels que ceux de Directeur
de projet et de Directeur de
commission. L'exprience que
vous avez acquise dans ces
postes vous dictera comment
remplir votre nouvelle tche de
Vice-prsident charg de
superviser les Directeurs de
Commission assigns votre
Domaine de Possibilits. Vous
occupez maintenant un poste qui
vous offre des possibilits
illimites de vous dvelopper
personnellement et l'opportunit
de prsenter votre candidature
au poste de Vice-prsident
excutif l'anne prochaine. En
gnral, il y a cinq Viceprsidents, un pour chaque
Domaine de possibilits

Voici une liste de certaines responsabilits attaches aux fonctions de Vice-prsident


d'organisation locale. En parcourant cette liste, notez les fonctions administratives et le
rle de leader qu'implique votre poste:
1.

Vous runir avec votre Vice-prsident excutif et passer en revue les


responsabilits, programmes, objectifs, systmes de communication et de
rapports ainsi que le plan d'excution pour l'anne de l'organisation locale venir.

2.

Demander au Vice-prsident excutif quelles sont vos fonctions et


responsabilits. Vous assurer aussi que vous connaissez les noms et la
formation des Directeurs de commission que vous devez superviser.

3.

Organiser une runion spciale avec les Directeurs de commission dont vous
tes responsable et organiser votre quipe pour l'anne. Dcrire dans les grandes
lignes leurs fonctions et responsabilits, comment ils doivent vous communiquer
leurs rapport, les dates des runions ultrieures d'quipe, les objectifs
supplmentaires et les plans d'excution les concernant.

4.

Aider vos Directeurs de Commission prparer leurs propres programmes.

5.

Etre le lien principal entre les Commissions et le Comit directeur.

6.

Slectionner et former les Directeurs de commission. Prparer leurs sances


d'instruction, et vous informer constamment de leurs progrs et de leurs besoins.

7.

Faire part rgulirement au Vice-prsident excutif des progrs accomplis dans


les projets qui se rapportent chacune des commissions que l'on vous a
assignes.

8.

Accepter l'entire responsabilit des russites et des checs dans votre


domaine de responsabilit.

9.

De concert avec les autres Vice-prsidents d'organisation locale, vous vous


joignez au Comit excutif pour former le Comit directeur de l'organisation
locale. Le Comit directeur a un certain nombre de responsabilits. Discuter du
rle du Comit directeur avec le Vice-prsident excutif et les autres
responsables de l'organisation locale concerns.

10. Etablir des dossiers appropris sur chaque Commission dont vous tes
responsable et constituer un systme d'archives complet pour vous-mme.
11. Apprendre diriger et prsider des runions russies. On vous demandera
d'intervenir et d'aider les Directeurs de commission et les Directeurs de projet
diriger leurs runions.

RECOMMANDATIONS
1.

Familiarisation. Obtenez les dossiers que votre prdcesseur doit vous


transmettre et lisez tous les documents avec attention. Eliminez tout ce qui ne se
rapporte pas vos nouvelles responsabilits et constituez votre propre dossier
pour l'anne qui vient.
Discutez de vos responsabilits avec votre prdcesseur (qui est peut-tre le
nouveau Vice-prsident excutif de l'organisation locale) et avec d'autres
responsables actuels et anciens qui peuvent vous donner des conseils sur
l'ensemble de vos responsabilits.

2.

Planification. Ayez une longue conversation avec votre Vice-prsident excutif,


lequel vous indiquera dans les grandes lignes l'tendue de votre domaine
de responsabilit.
Ensuite, runissez-vous plusieurs fois avec les Directeurs de commission dont
vous avez initialement la responsabilit. Aidez-les fixer des objectifs et tablir
un plan d'excution pour raliser ces objectifs.

3.

Programme. Organisez votre propre programme et aidez


vos Directeurs de commission tablir les leurs. Faites
approuver les programmes par le Vice-prsident excutif
et par le Comit directeur. Assurez-vous que les Directeurs
de commission dont vous avez la responsabilit et vousmme disposez d'un systme personnel d'archives.

4.

Supervision. Apprenez les techniques de supervision. En


qualit de Vice-prsident, vous tes la personne
responsable des activits des membres. Surveillez de prs
le comportement et les activits des membres.

En qualit de Vice-prsident, vous aurez la responsabilit de veiller


ce que les commissions soient toujours actives et performantes
et vous devrez vous assurer que tous les membres participent
comme prvu aux activits de l'organisation locale.

Soyez attentif aux signes de friction ou de


mcontentement qui peuvent apparatre parmi les
membres assigns votre domaine de responsabilit et
rsolvez tout problme ventuel.
Si vous avez besoin d'aide, n'hsitez pas faire appel au
Vice-prsident excutif.

RSUM
Pour bien organiser et quilibrer les activits de l'organisation
locale, il est recommand aux organisations locales de mener des
programmes d'activit conformment au systme de commissions
tabli dans le cadre des Domaines de Possibilits.
1.

Domaine de Possibilits au niveau Individuel:


a. Commission du Dveloppement Personnel
b. Commission des Formateurs
c. Commission de Formation des Responsables
d. Commission de la Croissance et de l'Expansion
e. Commission des Runions.

2.

Domaine de Possibilits au niveau Communautaire:


a. Commission du Thme Principal JCI
b. Commission de Participation et de
Dveloppement Communautaire
c. Commission des Affaires Economiques
d. Commission de l'Enfance et de la Jeunesse
e. Gouvernementales et Civiques.

3.

Domaine de Possibilits au niveau International:


a. Commission des Affaires et Rapports Internationaux
b. Commission de Jumelage des OLM
c. Commission des Runions de la JCI
d. Commission des Rcompenses.

4.

Domaine de Possibilits des Affaires :


a. Commission des Finances
b. Commission des Archives
c. Commission de Planification Stratgique
d. Commission du Marketing et Relations Publiques
e. Commission des Affaires Commerciales

SALES

f. Conseil des Affaires Internationales


g. Commission des partenariats avec la Chambre
de commerce.

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LEADERSHIP

GESTION

Le Secrtaire
dOLM
Il faut savoir que le Secrtaire
d'organisation locale doit, non
seulement
possder certaines
FORMATEUR
comptences en matire
d'administration et faire preuve
de beaucoup d'enthousiasme
et d'initiative, mais aussi
assumer la principale responsabilit
de l'administration de
l'organisation locale. Cette
responsabilit mme et le
potentiel d'activits que lui offre
ce poste, font que le membre
qui devient Secrtaire
d'organisation locale peut
s'attendre ce que cette anne
soit l'une des plus gratifiantes
qu'il connatra la Jeune Chambre.

Responsabilits
En consultant cette liste, vous dcouvrirez rapidement que le Secrtaire d'organisation
locale est le point central de la structure administrative de l'organisation locale. Un
Secrtaire d'organisation locale comptent:
1.

Sait que sa principale responsabilit est d'tre au service de l'organisation


locale et du Prsident.

2.

Possde de solides connaissances en rdaction, est succinct et articul.

3.

Comprend bien les rglements de la Constitution de l'organisation locale.

4.

A reu une formation de base dans l'art de rdiger des lettres.

5.

Supervise toutes les tches administratives y compris la reproduction de


documents (impression).

6.

Comprend bien les rgles de procdure de runion.

7.

Conserve les procs-verbaux de toutes les runions de l'organisation locale,


en fait des copies, et les envoie aux membres, le plus tt possible aprs la runion.

8.

Etablit et maintient au sein de l'organisation locale, un systme de fichiers pour


la correspondance, les procs-verbaux, les archives, et des informations sur les projets.

9.

Prpare tous les ordres du jour des runions de l'organisation locale et aide
les membres du Comit directeur prparer les ordres du jour des sous-comits.

10. Tient un carnet de rendez-vous pour le Prsident et le Comit directeur.


11. Surveille de prs les activits des divers comits de l'organisation locale.
12. Veille l'application des diverses dcisions prises dans les runions et la
prise en charge de responsabilits par les responsables.
13. S'occupe des prparatifs de tout type d'lection et des installations relatives
au scrutin.
14. Fait office d'agent de liaison entre les membres du Comit directeur.
15. Envoie des rappels aux personnes qui ont entrepris d'accomplir une ou
plusieurs des tche(s): (E-mail ou appel tlphonique).
16. Arrive tt toutes les runions et crmonies pour inspecter les lieux.
17. Inspecte et tient jour les archives historiques de l'organisation locale.
18. Tient un registre des dcisions et y consigne les dcisions importantes prises pendant
les runions de l'organisation locale et les crmonies. Vrifie les progrs effectus.
19. Tient un registre de la correspondance. Inscrit toutes les correspondances
internes ou externes. Rpond au courrier promptement.
20. Assiste au plus grand nombre possible de runions d'organisation locale
diffrentes afin d'tre bien inform sur les activits de l'organisation locale et de
pouvoir tenir le Prsident au courant des sujets importants.

RECOMMANDATIONS
Il y a cinq domaines de responsabilit principaux qui entrent dans le cadre des
attributions du Secrtaire d'organisation locale. Voici quelques suggestions pour chacun
de ces domaines:
1.

Etre au service du Prsident. Travaillez en troite collaboration avec le


Prsident; tenez-le inform dans tous les domaines (par ex. effectif, participation
des membres, participation aux projets, etc.), tenez un carnet de rendez-vous
pour lui; jouez le rle de conseiller entre les directeurs de projet et le Prsident;
prparez les ordres du jour et discutez-les avec le Prsident; enfin, soyez un
assistant efficace, comptent et enthousiaste pour le Prsident d'organisation locale.

2.

Etre au service du Comit directeur. Travaillez en troite collaboration avec le


Trsorier d'organisation locale pour tout ce qui concerne la correspondance, les
oprations bancaires, les rentres d'argent et les activits diverses; apportez une
aide administrative tous les membres du Comit directeur, en particulier aux

Vice-prsidents excutifs; aidez le responsable des


relations publiques de l'organisation locale dans la
correspondance, la reproduction de documents et les
communications; mettez jour les archives du Comit
directeur et rappelez, en temps utile, les dates importantes
aux membres du Comit directeur.
3.

Etre au service de l'effectif. Soyez toujours prt


rpondre aux questions des membres; tablissez le
calendrier de toutes les runions d'organisation locale et
supervisez tous les prparatifs; envoyez des rappels aux
membres; prparez la publication des ordres du jour
(bulletin, tableau d'affichage, etc.); mettez les procsverbaux la disposition des membres (bulletin, tableau
d'affichage, etc.); rendez public le calendrier des activits;
et veillez ce que tous les documents conservs dans les
archives soient corrects.

4.

Communication, correspondance. Dans les relations


publiques, la correspondance est l'outil de travail principal,
alors soyez prompt rpondre et consciencieux dans
votre correspondance; assurez-vous que toute la
correspondance qui est envoye sur du papier lettre,
en-tte de l'organisation locale, est de la plus haute qualit
(vrifiez la procdure pour la signature des lettres, distribuez
la correspondance aux diverses personnes concernes et
surveillez les progrs); suivez de prs les diverses tches;
envoyez des rappels en temps utile aux personnes
concernes; tablissez un systme pour la reproduction
de la correspondance; maintenez des contacts efficaces
avec d'autres organisations locales, le Sige de
l'organisation nationale, les responsables nationaux et la
Jeune Chambre Internationale; et vrifiez que l'annuaire
des membres est rgulirement mis jour et que les
corrections et modifications sont envoyes l'effectif.

5.

Archives. Maintenez des dossiers sur toutes les archives


historiques et mettez-les jour lorsque cela est
ncessaire; veillez ce que les fichiers de l'effectif
(annuaire, cartes d'affiliation, documents pour les
transferts, etc.) soient maintenus en ordre; conservez des
archives sur les projets et mettez-les jour si ncessaire;
prparez des directives sur la constitution de dossiers
pour les directeurs de projet; tenez en permanence un
registre de la correspondance et mettez-le jour; ayez la
garde de toutes les fournitures de l'effectif, marchandises
et matriels de bureau (timbres postes, enveloppes, papier
en-tte, etc.); vrifiez la liste des possessions de
l'organisation locale (bannires, marteau du prsident,
Credo, trophes, etc.); conservez tout autre document
pour aider prserver le dveloppement et la bonne
gestion de l'organisation locale.

6.

Avertissement. La liste des activits semble tre bien


longue et couvre un domaine tendu de responsabilits.
Le Secrtaire n'est pas tenu d'excuter personnellement
toutes ces tches, mais il doit suivre de prs leurs progrs.
Le Comit directeur dcidera quel responsable ou
membre doit assumer la responsabilit d'une tche
donne, et le Secrtaire devra suivre d'un oeil amical les
progrs de la personne qui la responsabilit a t attribue.

RSUM
Le Secrtaire d'organisation locale doit tre le membre du Comit
directeur de l'organisation locale qui a le plus de talents divers. Le
dveloppement de l'organisation locale reposera sur la capacit
du Secrtaire guider la gestion de l'OLM et tablir ainsi un
systme efficace sur lequel peut tre bas un programme
d'organisation locale dynamique et performant.

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Jeune Chambre Internationale, Fdration mondiale de jeunes leaders et entrepreneurs


15645 Olive Boulevard, Chesterfield, MO 63017, U.S.A.
Tel: +1 (636) 449 3100 Fax: +1 (636) 449 3107 www.jci.cc jci@jci.cc

DACTION
GUIDE
LEADERSHIP

GESTION

Le Trsorier
dOLM
Bien que les performances
d'une organisation locale ne
puissentFORMATEUR
pas se mesurer en
termes financiers, si l'on ne
dispose pas de finances
adquates on ne peut
accomplir que bien peu de
choses, or ces finances ne
seront pas disponibles sans un
programme financier tabli avec
discipline. Aucun programme
financier ne peut tre efficace
s'il n'est pas gr par un
Trsorier d'organisation locale
comptent. Telle est la
responsabilit du Trsorier
d'organisation locale. C'est un
honneur d'tre choisi pour ce
poste et le membre qui est lu
doit se rappeler que la prosprit
de l'organisation locale dpend
en grande partie de son
dvouement et de ses conseils.

Responsabilits
1.

Rendre les informations concernant le budget d'un accs facile pour le Comit
directeur et les membres.

2.

S'assurer que les comptes de l'anne prcdente ont t vrifis par un


comptable qualifi (qui n'a aucun lien avec l'OLM).

3.

Rserver du temps pour discuter de ce poste avec votre ou vos prdcesseur(s).

4.

S'assurer que chaque membre du Comit directeur soumet un budget au Comit


directeur au dbut de l'anne.

5.

Prparer une bauche du budget au dbut de l'anne; la soumettre au Comit


directeur et la prsenter ensuite l'Assemble Gnrale pour son adoption.

6.

Lors de la prparation du budget, estimer vos revenus leur plus bas niveau et
surestimer le plus possible vos dpenses (tenir compte de l'inflation).

7.

Examiner promptement l'tat du fonds de rserve de l'organisation locale et tout


investissement fait par l'organisation locale. Envisager des moyens de les rentabiliser.

8.

Slectionner un comit des finances pour vous aider pendant l'exercice de


vos fonctions.

9.

Orienter les activits de la Commission des Finances; prsider ses runions et


stimuler toute action qui contribuera assainir les finances de l'anne.

10. Appliquer une thique hautement professionnelle et tre un stratge astucieux.


11. Etablir des rgles financires pour l'organisation locale (par ex., les frais
administratifs doivent tre couverts par les cotisations, les projets doivent tre
autofinancs, etc.).
12. Contrler rigoureusement le budget et les liquidits.
13. Tenir un livre des recettes qui fait tat de l'argent encaiss.
14. Tenir un registre des dpenses qui fait tat des chques qui ont t tirs et des
paiements effectus.
15. Suivre un cours de comptabilit lmentaire, si vous n'tes pas comptable.
16. Prparer des comptes de fin de mois et faire une comparaison budgtaire tous
les trois mois. Rendre public tous les dtails et consacrer une partie des runions
de l'organisation locale la discussion des tendances financires, de l'tat actuel
des finances et des modifications ncessaires qu'il faut apporter au budget.
17. Produire des imprims comptables convenables (par ex. imprims pour les
bulletins de commande, les prvisions budgtaires des projets, l'allocation de
fonds aux responsables, etc.).
18. Relier aux allocations de budget, toutes les discussions se rapportant aux activits
et aux programmes, afin d'empcher les membres enthousiastes de trop dpenser.
19. Organiser un sminaire sur les finances internes pour que les membres soient au
courant des activits financires varies dont l'organisation locale et eux-mmes
bnficieront.
20. Toujours prvoir un excdent dans le budget.

RECOMMANDATIONS
1.

Chaque membre du Comit directeur doit prsenter un budget. Ajoutez leurs


recommandations votre propre liste des besoins et vous avez en gros une
proposition de budget. Vous devez maintenant ajouter ces lments une
somme supplmentaire pour parer l'imprvu et pour introduire de nouveaux
programmes plus tard dans l'anne. Enfin, ajoutez encore des fonds
supplmentaires qui serviront de rserves. Les rpartitions budgtaires qui en
rsultent reprsentent les budgets soumis par les membres du Comit directeur
et par le Trsorier, ainsi qu'une somme supplmentaire pour les nouveaux
programmes et un fonds de rserve spcial pour parer aux situations d'urgence.

2.

3.

4.

Dressez une liste de toutes les sources de revenu:


cotisations, publicit, parrainages, subventions, projets de
collecte de fonds, etc.
Dressez une liste des postes de revenus et de dpenses.
Lorsque vous prparez la mise en page de votre budget,
vous pouvez mettre la colonne des revenus gauche,
droite, sous la colonne des dpenses ou au dessus de
celle-ci. Il n'y a pas de rgle spcifique dictant la
disposition. Une fois que les colonnes sont en place, vous
pouvez faire les comparaisons appropries.
Au moins une fois tous les trimestres, prparez un rsum
des revenus et des dpenses mis jour. Celui-ci doit tre
distribu au Comit directeur et ensuite l'Assemble
Gnrale. Pour votre propre gouverne, conservez un
tableau des liquidits et prparez un exemplaire de la
situation de chaque mois l'attention du Comit directeur
seulement. Pour vous clairer davantage, prparez une
comparaison du budget mi-anne. Discutez en dtail de
la situation financire de l'organisation locale la runion
du Comit directeur et ensuite l'Assemble Gnrale. Ne
dissimulez aucun lment du budget de l'organisation locale.

Voici un exemple de plan de budget d'une organisation


locale moyenne.

DPENSES

Publicit (marketing et recrutement)

Dplacements autoriss (fonds pour les dplacements


du conseil dadministration)

Communications/ Publications (fonds pour les


communications avec les mdias et la les publications)

Conventions et runions (fonds et arrhes verses pour


accueillir les conventions et les runions)

Assurance (assurance pour les quipements, etc.)

Visites des officiers (officiers en visite officielle et visiteurs)

Matriel de bureau

Timbres (pour la correspondance, etc.)

Programmes (fonds allous aux programmes)

Produits (fonds pour les produits ventuels)

Relations publiques (fonds pour les efforts de


relations publiques)

Loyer (location ventuelle de limmeuble du secrtariat)

Salaires des employs (payes des employs ventuels)

Impts (impts ventuels payer)

Tlphone/Fax/Internet

REVENUS
Recettes des cotisations
(fonds provenant uniquement des membres)

RSUM

Cotisations (payes par les membres)


Revenus autres que les cotisations (provenant dune
source autre que les cotisations)

Publicit (fonds provenant des pubs qui paraissent dans


vos bulletins, publications diverses, sur votre site ou
autres moyens de communication)

Conventions et runions (fonds provenant des


inscriptions des participants)

Dons (fonds remis par des bienfaiteurs)

Aides (aides provenant dautres organisations)

Intrts (intrts qui se sont accumuls)

Vente darticles (fonds provenant de la vente darticles divers)

Sponsorats (fonds remis par les sponsors dun projet)

Un budget n'est pas une camisole de force. S'il ne semble pas


convenir, modifiez-le. Collectez l'argent de l'organisation locale
(par ex. cotisations, argent des repas, etc.); payez toutes les
dettes par chque et faites contresigner ceux-ci par le Prsident;
rglez toutes vos crances rapidement. L'un des principaux
bnfices que vous tirerez de cette exprience est une
amlioration sensible de vos techniques personnelles dans
l'tablissement d'un budget!

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Jeune Chambre Internationale, Fdration mondiale de jeunes leaders et entrepreneurs


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DACTION
GUIDE
LEADERSHIP

GESTION

Les Domaines
de Possibilits
L'efficacit d'une organisation
se juge d'aprs sa capacit
revoir etFORMATEUR
adapter constamment
ses systmes de faon
raliser ses objectifs et
remplir sa mission. Le concept
des Domaines de Possibilits
rsulte d'un processus
d'volution qui a commenc
avec la naissance de la Jeune
Chambre Internationale.
Le premier systme organis
fut introduit la fin des annes
1940 sous le titre de Systme
de Commissions et comportait
10 commissions. Il tait plutt
efficace, surtout dans les grandes
organisations locales de plus
de 50 membres, mais les
organisations locales de petite
taille souffraient d'un manque
de directeurs de commission.
En 1974, le Comit de
Planification Long Terme
(LRPC) recommanda le
systme des Domaines
d'Activit qui conservait le
mme objectif qu'auparavant
mais regroupait les
commissions en trois
catgories d'activits
essentielles: Domaine de
Gestion, Domaine Individuel et
Domaine Communautaire.

En 1979, le LRPC dfinit la mission de la Jeune Chambre et dans cette mission le mot-cl
tait possibilit. Le LRPC prit aussi conscience du fait qu'il fallait davantage insister sur
l'Internationalisme. De l, le mot "Activit" fut chang en "Possibilit" et un quatrime
domaine fut ajout: l'Internationalisme.
Comme le concept des Domaines de Possibilits tait trop tendu, en 1984, les commissions
furent de nouveau introduites dans les domaines de possibilits. En 1990, le Comit de
Planification Stratgique recommanda qu'un plus grand nombre de commissions soit
ajout chaque Domaine de Possibilits pour donner aux organisations locales les
moyens de dvelopper et d'offrir des programmes quilibrs leurs adhrents. En 1990,
le nombre de commissions fut augment 18 et en 1994 un cinquime domaine de
possibilits comportant deux commissions supplmentaires fut ajout.
En 1999, le Comit de planification stratgique avait recommand que le Domaine
d'Opportunit dans la gestion soit rparti entre les quatre autres Domaines. Toutes les
actions sont source d'opportunits dans la gestion pour les membres et la gestion d'une
organisation locale est un impratif et non pas un Domaine d'Opportunit. Priorit sera
accorde des projets ou des formations plutt qu' la gestion de l'organisation locale.

LES DOMAINES DE POSSIBILITS


L'exprience pratique offerte aux membres de la Jeune Chambre est axe sur cinq
Domaines de Possibilits, dont le concept, bas sur les principes et la mission, peut tre
considr comme la pierre angulaire de la Jeune Chambre.
Le mot-cl est "Possibilits", qui prne la participation bnvole des membres de la
Jeune Chambre dans chacun des domaines. Le concept s'applique tous les niveaux de
l'organisation, mais c'est au niveau de l'organisation locale qu'il produit les meilleurs
rsultats. On suppose que chaque Organisation Nationale et chaque organisation locale a
la responsabilit d'offrir des possibilits de dveloppement ses membres. Voici les
domaines de possibilits.

POSSIBILITES AU NIVEAU INDIVIDUEL : Il s'agit d'offrir au membre individuel


la possibilit de dvelopper ses talents grce des programmes de formation.

POSSIBILITES AU NIVEAU COMMUNAUTAIRE : Il s'agit de sensibiliser le


membre individuel aux problmes de la socit, de dvelopper ses connaissance
de dynamique communautaire qui lui permettront de rsoudre ces problmes, au
moyen d'une exprience relle.

POSSIBILITES AU NIVEAU INTERNATIONAL : Il s'agit d'offrir au membre


individuel la possibilit de contribuer au dveloppement de la bonne volont, de
la comprhension et de la coopration entre les peuples.

POSSIBILITES AU NIVEAU DES AFFAIRES : Il s'agit d'offrir aux membres la


possibilit de contribuer au dveloppement de l'infrastructure conomique, la
prosprit et au bien-tre de toutes les nations.

LE SYSTEME DE COMMISSIONS
Afin d'organiser les activits d'une manire ordonne et quilibre, la JCI recommande
que les organisations locales mettent leurs programmes excution en tenant compte
des commissions suivantes tablies dans les Domaines de Possibilits:
Domaine de Possibilits au niveau Individuel:
a.

Commission du Dveloppement Personnel

b.

Commission des Formateurs

c.

Commission de Formation des Responsables.

d.

Commission de la Croissance et de l'Expansion.

e.

Commission des Runions.

Domaine de Possibilits au niveau Communautaire:

RSUM

a. Commission du Thme Principal JCI

Les Domaines de Possibilits et le Systme de Commissions


permettent une certaine flexibilit qui ne limite pas les activits
ces classifications, mais au contraire les considrent comme des
sujets d'introduction des activits mieux adaptes. Toute
organisation locale est libre tout moment d'tablir de nouvelles
commissions en fonction des besoins des membres, de
l'organisation locale et de la communaut. Toutes les
organisations doivent fonctionner efficacement et ont besoin d'un
systme clair et concis, intelligible tous les niveaux de son
fonctionnement, et surtout qui met en valeur la ralisation des
objectifs de l'organisation.

b. Commission de Participation et de Dveloppement


Communautaire
c. Commission des Affaires Economiques
d. Commission de l'Enfance et de la Jeunesse
e. Commission des Affaires Gouvernementales et Civiques.
Domaine de Possibilits International:
a. Commission des Affaires et Rapports Internationaux
b. Commission de Jumelage des OLM

La Jeune Chambre Internationale et la plupart des organisations


nationales n'utilisent pas les Vice-prsidents des domaines de
possibilits dans leur structure administrative parce que leurs buts
sont diffrents de ceux des organisations locales. Les Viceprsidents internationaux et nationaux ne sont pas des
superviseurs mais des agents au service des organisations
nationales et locales. A ces niveaux, les Commissions et les
Domaines de Possibilits sont grs par les Directeurs nomms
par le Comit directeur ou par le Prsident

c. Commission des Runions de la JCI


d. Commission des Rcompenses.
Domaine de Possibilits des Affaires
a. Commission des Finances
b. Commission des Archives
c. Commission de Planification Stratgique
d. Commission du Marketing et Relations Publiques
e. Commission des Affaires Commerciales
f. Conseil des Affaires Internationales
g. Commission des partenariats avec la Chambre de commerce.

RECOMMANDATIONS
Il est recommand que les organisations locales nomment un
directeur pour chacune des commissions cites ci-dessus. Chaque
directeur coordonnera les activits des projets et programmes qui
entrent dans le cadre de sa commission et en rendra compte au
Vice-Prsident du Domaine de Possibilits concern.
Pour chaque Domaine de Possibilits, il faut lire un Vice-Prsident
qui a la responsabilit de suivre les progrs des activits et de
coordonner les efforts des directeurs de commission.
Dans les grandes organisations locales, il faut lire un ou deux
Vice-prsidents excutifs ayant la responsabilit de coordonner les
efforts des Vice-prsidents de commission et de superviser leurs
activits. Dans les petites organisations locales, il est peut-tre
difficile de former les 21 commissions et d'lire cinq Viceprsidents. Dans ce cas, on peut tablir seulement quelques
commissions, ou bien une seule personne peut tre Directeur de
plus d'une commission.

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DACTION
GUIDE
LEADERSHIP

Responsabilits
Conformment la Constitution de la JCI, les organisations locales sont encourages
diviser leurs activits en champs d'action, bass sur les Domaines de possibilits et le
systme de Commissions de la JCI:
Domaine de Possibilits au niveau Individuel:

GESTION

Le Directeur
de Commission
dOLM
Cette fonction
est le premier
FORMATEUR
chelon d'importance dans la
hirarchie des leaders de
l'organisation locale. C'est une
priode o vous dirigerez tout
en faisant votre apprentissage.
A partir de l, vous pouvez
vous prparer prsenter, les
annes suivantes, votre
candidature des postes plus
levs de la Jeune Chambre.
C'est la priode au cours de
laquelle vous devez acqurir de
solides comptences de leader
et de bonnes bases en matire
d'organisation. Soyez minutieux
dans votre planification et
consciencieux dans vos efforts.
En qualit de membre de
l'quipe de leaders de
l'organisation locale, vous
aiderez modeler l'avenir de
l'organisation locale et, ce qui
est encore plus important, votre
propre avenir.

a.

Commission du Dveloppement Personnel

b.

Commission des Formateurs

c.

Commission de Formation des Responsables.

d.

Commission de la Croissance et de l'Expansion.

e.

Commission des Runions.

Domaine de Possibilits au niveau Communautaire:


a.

Commission du Thme Principal JCI

b.

Commission de Participation et de Dveloppement Communautaire

c.

Commission des Affaires Economiques

d.

Commission de l'Enfance et de la Jeunesse

e.

Commission des Affaires Gouvernementales et Civiques.

Domaine de Possibilits au niveau International:


a.

Commission des Affaires et Rapports Internationaux

b.

Commission de Jumelage des OLM

c.

Commission des Runions de la JCI

d.

Commission des Rcompenses.

Domaine de Possibilits des Affaires


a.

Commission des Finances

b.

Commission des Archives

c.

Commission de Planification Stratgique

d.

Commission du Marketing et Relations Publiques

e.

Commission des Affaires Commerciales

f.

Conseil des Affaires Internationales

g.

Commission des partenariats avec la Chambre de commerce.

Quel que soit le systme utilis dans votre organisation locale, les responsabilits d'un
Directeur de commission sont les suivantes:
1.

Clarifier vos fonctions comme stipul dans la Constitution de l'organisation locale,


ou obtenir du prsident de l'organisation locale une description dtaille du poste.

2.

Vous runir avec le Vice-prsident de votre Domaine de Possibilits (ou le Viceprsident excutif) et discuter des objectifs qui ont t fixs pour votre domaine
de responsabilit dans l'anne venir.

3.

Rencontrer votre prdcesseur et discuter avec lui/elle des responsabilits de ce


poste. Lui demander les dossiers qu'il doit vous transmettre.

4.

Rencontrer votre prdcesseur et discuter avec lui/elle des responsabilits de ce


poste. Lui demander les dossiers qu'il doit vous transmettre.

5.

Si possible, contacter d'autres responsables occupant des postes similaires dans


d'autres organisations locales.

6.

Prendre connaissance de vos fonctions et bien comprendre ce qu'impliquent vos


responsabilits. A ce stade de l'exercice de vos fonctions de leader, il est
judicieux de bien vous familiariser avec la Constitution et les rglements de votre
organisation locale, les rgles de procdure de runions, et les techniques de
rdaction de rapports. Il est aussi recommand d'avoir dvelopp des
comptences pour bien s'exprimer en public, pour rdiger efficacement des
lettres, et communiquer efficacement.

7.

En qualit de leader d'organisation locale, vous serez


observ par des leaders potentiels parmi l'effectif.
Montrez-leur l'exemple.

8.

Etre un lien de communication efficace entre le Comit


directeur et l'effectif.

9.

Comprendre la hirarchie administrative et la place que


vous occupez dans celle-ci. Vous assurer que vous
comprenez le systme vous permettant de reproduire le
style d'autres personnes lorsque vous crivez des lettres.
Si vous devez obtenir l'autorisation de faire certaines
choses, sachez comment vous devez procder pour
obtenir cette autorisation.

mondial. Mais c'est surtout vous qui pourrez dterminer


votre capacit tre un bon leader.
4.

Comment pouvez-vous le mieux assumer vos


responsabilits? En tant toujours au courant de toute
nouvelle information ayant trait l'organisation; en
assistant rgulirement aux runions du Comit directeur;
en ayant des conversations avec votre Vice-prsident ou
Vice-prsident excutif, avec le Prsident ou tout autre
responsable d'organisation locale; en participant des
cours tels que la Formation des Leaders Locaux de la JCI
qui vous aidera amliorer votre travail. Ayez confiance en
vos propres comptences; tablissez des fichiers fiables;
soyez toujours organis; fixez des buts et mettez en place
un plan adquat pour les atteindre.

5.

O devez-vous vous rendre pour garantir que l'anne o


vous serez Directeur de commission sera un succs? Au
plus grand nombre possible de runions du Comit
directeur et de l'effectif; des runions de projet et de
comit; des cours de gestion, votre Convention
nationale et aux Confrences de Zone; et aux runions
d'autres organisations locales.

6.

Sur quoi devez-vous concentrer votre attention lorsque


vous occupez ce poste? Vous devez concentrer vos
efforts sur l'apprentissage de vos responsabilits,
l'amlioration de vos comptences en matire
d'organisation en gnral et d'organisation de votre emploi
du temps, les dcisions du Comit directeur, les besoins
des membres, vos objectifs, et vous devez aussi vous
efforcer de faire de l'quipe de leaders de l'organisation
locale, une unit plus efficace.

10. Surtout, tre enthousiaste, positif, bien organis et loyal.

RECOMMANDATIONS
Dans certaines organisations locales, les membres reoivent une
formation tout fait inadquate qui ne les prparent pas remplir
leur rle de leader d'organisation locale. Par consquent, il peut
arriver que des leaders inexpriments essaient de diriger une
organisation locale qui compte un fort pourcentage de membres
expriments. Afin d'viter les frictions, les leaders d'organisation
locale doivent savoir exactement pourquoi ils font partie du
Comit directeur ou pourquoi ils occupent un poste de leader, et
ce qu'ils doivent faire pour aider l'ensemble des leaders de
l'organisation locale. Ci-dessous vous trouverez des questions que
vous vous posez peut-tre et les rponses que vous cherchez
probablement en ce moment. Vous commencez votre ascension
vers le sommet. Cette ascension ne doit pas tre goste et
seulement motive par votre propre russite. Elle doit tre inspire
par un dsir sincre de servir vos collgues membres et de
contribuer au bien-tre de votre communaut.
1.

Pourquoi devriez-vous vous rendre disponible pour ce


poste? Parce que c'est un dfi intressant, c'est la suite
logique d'une formation de leader et le tremplin vers des
postes plus levs. Ce poste devrait aider tout individu
dans sa vie personnelle et il apportera des satisfactions.
Toutes les organisations locales ont besoin de bons
leaders, de plus, les leaders sont la raison d'tre de la
Jeune Chambre!

2.

Quand devriez-vous envisager de vous rendre disponible


pour ce poste? Aprs avoir t membre pendant au moins
une anne; aprs avoir travaill sur de nombreux projets;
aprs avoir t Directeur de projet; aprs avoir discut des
responsabilits incombant un Directeur de Commission
avec les membres actuels et anciens du Comit directeur;
aprs avoir lu entirement la Constitution et les rglements
de l'organisation locale; aprs avoir bien compris les
procdures de runion; et lorsque vous vous sentez
suffisamment sr de vous-mme pour diriger
l'organisation locale et vos collgues membres.

3.

Qui peut vous aider lorsque vous tes Directeur de


commission? Des responsables d'organisation locale
actuels et anciens; des responsables nationaux et
rgionaux; votre famille et vos amis; vous-mme en
suivant des cours de formation et de gestion et en
consultant des ouvrages se rapportant ces sujets, en
participant des conventions, confrences et au Congrs

RSUM
Vous faites partie d'une quipe qui est peut-tre responsable des
activits d'un grand nombre de personnes. C'est une importante
responsabilit; ne la considrez pas la lgre. Un leader
d'organisation locale solide est l'assurance que l'anne sera
bonne pour l'organisation locale. Faites-en votre but.

UNIVERSIT

Jeune Chambre Internationale, Fdration mondiale de jeunes leaders et entrepreneurs


15645 Olive Boulevard, Chesterfield, MO 63017, U.S.A.
Tel: +1 (636) 449 3100 Fax: +1 (636) 449 3107 www.jci.cc jci@jci.cc

DACTION
GUIDE
LEADERSHIP

GESTION

Processus de
Planification
de Projet
Dans leFORMATEUR
monde entier les
Jeunes Chambres entreprennent
des projets qui offrent leurs
membres la possibilit
d'accomplir quelque chose de
constructif dans leurs
communauts et leur
permettent de dvelopper des
comptences de leader dans
des situations pratiques.
L'image de marque et
l'efficacit de l'organisation
locale ainsi que les
performances des membres se
refltent dans les rsultats de
chaque projet.
La meilleure mthode pour
mettre en place un projet
communautaire vou au succs
est de suivre les cinq tapes du
Processus de Planification de
Projet de la JCIs :

PREMIRE ETAPE : ENQUTE


Mener une enqute communautaire approfondie est la meilleure faon de dcouvrir les
besoins de la communaut. L'enqute doit comprendre des questions sur les problmes
et besoins communautaires. Vous pouvez mener plusieurs types diffrents d'enqute:
1.

Sondage d'opinion. Allez dans les rues et posez des questions aux habitants.

2.

Enqute mene parmi les leaders. Posez des questions des groupes varis
de leaders de la communaut.

3.

Enqute reprsentative. Posez des questions une tranche reprsentative


du public.

4.

Enqute mene dans un groupe de discussion. Assistez une runion


publique o des experts discutent de problmes qui intressent la communaut.

Le choix des questions joue un rle primordial dans la russite de l'enqute. Considrez
les types de questions suivants:
1.

Vrai ou faux; oui ou non - une seule rponse requise.

2.

Choix multiple - on offre diffrentes rponses choisir.

3.

Factuel - demande des rponses spcifiques ou des faits, tels que "Combien ya-t-il de cinmas dans la ville?"

4.

Opinion - demande un point de vue.

5.

Liste des priorits - une liste des besoins est prsente; il faut les classer dans
un ordre prioritaire.

DEUXIME ETAPE : ANALYSE


Aprs l'enqute, l'organisation locale analyse les rsultats, tablit une liste des besoins
communautaires tudier en les classant par ordre de priorit.
Un rapport d'enqute contenant les rsultats doit tre prpar et remis l'organisation
locale, aux leaders communautaires et aux mdias. L'tape suivante est d'tablir dans un
ordre prioritaire une liste de projets qui doivent tre traits en urgence et nommer un
directeur de projet pour chacun d'entre eux.
Bien que votre organisation locale doive agir immdiatement pour rsoudre les problmes
rvls au cours de l'enqute, le fait mme d'avoir organis l'enqute, de l'avoir analyse
et d'avoir annonc les rsultats, constitue une contribution communautaire positive.

TROISIME ETAPE : PLANIFICATION


Une quipe sachant bien s'organiser dans la conduite de chaque projet est la cl du
succs. Un moyen efficace pour assurer cela, est de confier le projet un comit sous la
responsabilit d'un directeur de projet. La premire tche de ce directeur est d'amener
les membres du comit examiner le projet, tape par tape. Le Plan d'Action doit
comprendre les lments suivants:
1.

La mission ou raison d'tre du projet. Etablissez la raison pour laquelle votre


comit organise ce projet. Les buts du projet doivent tre dfinis en une seule
phrase qui puisse tre facilement comprise par toutes les personnes qui
participent au projet.

2.

Les domaines-cls d'activit. Le projet doit tre divis en diffrents domainescls d'activit tels que finances, promotion, archives, administration etc.

3.

Les objectifs de chaque domaine. Des objectifs principaux doivent tre tablis
pour chaque domaine-cl d'activit. Ils doivent tre ralisables et les membres du
comit doivent les comprendre facilement.

4.

Stratgies pour raliser chaque objectif. Pour chaque objectif, il faut dfinir
des stratgies claires, fixer des dlais pour sa ralisation et dsigner des
personnes responsables.

5.

Etapes d'action de chaque stratgie. Les stratgies doivent tre divises en


petites tapes d'action qui doivent dcrire avec exactitude ce qu'il faut faire et qui
est responsable.

Lorsque le Plan d'Action sera achev, vous aurez besoin des


renseignements suivants: une liste des activits ou actions dans
un ordre chronologique; un plan d'excution; un budget; une
brve description des fonctions de chaque membre du comit; et
une liste des organisations extrieures, des ressources et des
personnes participant au projet.
Aprs avoir soumis le Plan d'Action au Comit directeur, l'organisation
locale doit l'approuver et s'engager soutenir le projet.

ETAPE 4 : ACTION
Dans la phase d'action, le projet est mis en place et tous les
participants sont occups remplir leur part de responsabilits.
Cette phase requiert des comptences essentielles de la part du
directeur de projet telles que la dlgation de pouvoir, la
supervision, la communication, la gestion du personnel, la facult
de s'exprimer en public etc.
Lorsque vous attribuez les responsabilits, gardez l'esprit que
des sacrifices doivent tre faits; les membres doivent renoncer
leur temps libre et leurs loisirs jusqu' ce que le projet soit men
terme.

ETAPE 5 : EVALUATION
L'valuation sera une tape logique pour la conclusion du projet.
Le projet a t peut-tre une russite remarquable, mais il n'a
toujours pas rpondu au besoin initial ni rempli sa mission.
S'il y a des checs, il est important, pour que la Jeune Chambre
en tire une leon, de chercher savoir pourquoi, et d'tudier ce
qui peut tre fait pour viter la rptition des mmes erreurs dans
les projets futurs. L'valuation est souvent nglige car les
participants considrent que mener le projet terme est suffisant.

RSUM
A la fin du projet, le comit peut tre fier de ce que ses membres
ont accompli et prouver un sentiment de satisfaction, puisque
l'exprience qu'ils ont acquise a dvelopp leur personnalit,
rehauss l'image de l'organisation locale, et amlior la communaut.

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DACTION
GUIDE
LEADERSHIP

1.

La mission ou finalit dun projet ou dune action est la raison de son existence et
la dfinition mme de sa finalit. Chaque projet est unique et aura sa propre
mission, qui devra cependant tre en rapport troit avec la mission de
lorganisation locale et la mission de JCI :
"Contribuer au progrs de la communaut mondiale en donnant aux jeunes
lopportunit de dvelopper leurs talents de leaders, la prise de responsabilit
sociale, lesprit dentreprise et la solidarit ncessaires pour crer des
changements positifs."

GESTION
2.

Projet Plan
dAction
La planification est incontournable
pour accomplir des objectifs.
Suivre un
Plan dAction
FORMATEUR
implique valuer maintenant ce
qui devra se faire dans le futur
pour remplir sans conteste la
mission et les objectifs du
projet ou de laction.

PROCESSUS DE
PLANIFICATION
Un Plan dAction nest pas un
calendrier des activits (qui se
contente de prciser lactivit et
la date prvue) ou une liste de
choses accomplir pour
atteindre lobjectif fix. Un Plan
dAction devra rpondre aux
questions suivantes :

Pourquoi ce projet at-il t mis en place? La Mission ou la Finalit.

O le comit du projet va t-il concentrer ses efforts ? Les Domaines cls pour
les rsultats.
A ce niveau, la mission se rpartira entre les Domaines cls pour les rsultats, ce
qui permettra de dterminer dans quelle direction le comit et les membres
devront investir la majeure partie de leur temps, talents, nergie et argent.
Les Domaines cls pour les rsultats sont les domaines o il convient de
concentrer un maximum dattention pour obtenir des rsultats qui seront
probants et non pas des actions.

3.

Que souhaitons-nous-accomplir ? Objectifs.


Les objectifs sont la base qui permet de dterminer les actions entreprendre.
Les objectifs nous aident aussi dfinir des critres pour valuer les activits qui
se droulent. Un objectif est lannonce dun rsultat accomplir et doit doit donc
contenir un verbe daction. Il sera avant tout clair, raliste et mesurable.

4.

Qui en assumera la responsabilit ? la personne responsable.


Chaque objectif devra clairement indiquer qui aura la responsabilit de
coordonner laction et lexcution ainsi que le dveloppement de sstratgies et
les nouvelles responsabilits qui en dcouleront.

5.

Quand should commencera t-il et quelle sera la date prvue pour la finalisation ?
Les dates dchance.
Lobjectif devra galement comporter les dates dinitiation et lchance ou du
moins une certaine priode de temps au cours de laquelle on devrait arriver
un rsultat.

6.

Combien cela va t-il nous coter ? Le budget.


Lobjectif devra prciser le montant maximum dinvestissement que lorganisation
locale est prte autoriser.

7.

Comment souhaitons-nous nous y prendre ? Les stratgies.


Lobjectif comporte maintenant un ensemble de petites stratgies qui sont des
actions gnrales entreprendre pour accomplir cet objectif. La stratgie devra
galement indiquer la personne responsable, la date dchance et le cot. La
personne ayant la responsabilit dune stratgie devra dcider comment la mettre
en place.

8.

Comment accomplir chacune des stratgies ? Les phases daction.


Les phases daction sont un ensemble de petites tches entreprendre pour
pouvoir accomplir la stratgie. Une fois quon aura finalis le processus dcrit
plus haut, les actions devront se rpartir sur le calendrier de lanne.

LE CALENDRIER DE LA PLANIFICATION
Les tapes suivantes sont entreprendre au cours du dveloppement du projet Plan
dAction :
1.

Produire un Plan dAction provisoire.


Le Prsident du projet et dautres membres cls prparent un Plan dAction
provisoire pour ce projet.

2.

Le Comit du projet propose des amendements au Plan dAction provisoire.


Le Plan dAction provisoire est examin par le Comit du projet et amend si
besoin est.

3.

La proposition dfinitive est prsente au Conseil


dadministration.
La proposition est soumise au Vice-prsident responsable
du Domaine dOpportunit qui correspond et au Prsident
de la Commission pour amendements ventuels.

4.

Le nouveau Comit du projet introduit les


changements approuvs par le Conseil
dadministration.
Le Plan dAction est maintenant prt tre imprim et
distribu tous les membres concerns par le projet.

5.

Les membres du projet prparent leurs plans.


Chacun des membres du projet prpare un autre plan
daction aprs avoir reu ses consignes et responsabilits
pour les diffrents objectifs.

6.

Les plans individuels sont approuvs.


Le plan daction de chacun des membres est approuv
par le Prsident du projet. Le cot et les dates dchance
peuvent maintenant tres dtermins pour toutes les activits.

7.

Le calendrier des activits du projet est conu.


Le comit peut maintenant rpartir les activits sur un
calendrier qui sera transmis tous les membres du projet,
avec les dates dchance et les consignes.

8.

Les responsables assurent le suivi des tches


assignes leurs quipes.
Cest maintenant le temps de laction et les responsables
directs de chaque membre devront assurer le suivi auprs
des membres de leur quipe en veillant ce que tout se
droule conformment au plan et au calendrier tablis.

9.

Evaluation et recommandations pour le futur.


Le Prsident du projet, le Directeur de la Commission et le
Vice-prsident devront faire le point sur les progrs
raliss tous les mois et faire des recommandations sur
les actions inclure dans un projet futur.

10. Rapport et recommandations pour des projets futurs.


Une analyse minutieuse sera effectue et des
recommandations concrtes sertont prsentes dans le
but damliorer les pojets futurs et viter les erreurs qui se
seraient produites lors de ce projet.

RSUM
Quel que soit lobjectif considr pour rdiger un plan daction,
ne le considre jamais comme une masse de granite immuable
ds quil est imprim. Revois tes plans constamment pour des
mises jour o lorsque les circonstances autour du projet
changent notablement.

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DACTION
GUIDE
LEADERSHIP

GESTION

Le Directeur des
Communication
s de dOLM
"La plume
est plus puissante que
FORMATEUR
l'pe". Napolon lui-mme aurait
dit: "Je redoute trois journaux plus
que 100 000 baonnettes". Peu
importe que l'on admire l'art de
manier l'pe ou que l'on redoute
la pointe d'une baonnette, il y a
toujours une place au soleil pour
un bon crivain. Si vous avez la
chance d'tre choisi comme
rdacteur du bulletin de votre
organisation locale, n'oubliez pas
que vous occupez maintenant un
poste puissant qui vous permet
d'accomplir beaucoup de bonnes
choses non seulement pour
l'organisation mais aussi pour
vous-mme. Acceptez ce dfi et
prenez-y du plai.

Responsabilits
1.

Rencontrer le prcdent rdacteur de l'organisation locale et obtenir toutes les


publications passes.

2.

Vous entretenir avec le Prsident d'organisation locale et le Comit directeur


pour discuter de vos objectifs, programme, budget, plan d'excution, besoins
et limitations.

3.

Dsigner un comit ditorial qui comportera un rdacteur, un directeur financier,


un administrateur du site et des reporters.

4.

Annoncer tout de suite votre programme aux membres et faire appel leur
soutien. Les motiver par des rcompenses (par ex. meilleur article, meilleur
reportage, etc.).

5.

Ne pas oublier deux buts fondamentaux: stimuler l'intrt du lecteur ("vendre le


produit"), et donner un maximum de nouvelles et d'informations.

6.

Etablir un systme de fichiers (par ex. des archives, articles, photos, anciens
magazines, autres publications d'organisation locale, documentation de
rfrence, etc.).

7.

Faire des recherches sur la constitution et l'histoire de l'organisation locale, sur la


rgion et sur votre Organisation nationale. Vous instruire sur la Jeune Chambre
Internationale et tudier la Jeune Chambre en profondeur. Examiner les procsverbaux des runions de l'organisation locale et lire les publications et les
bulletins de votre Organisation nationale et de la JCI. Rechercher des personnes
importantes qui sont d'anciens membres. En bref, tre un rdacteur bien inform.

8.

Rechercher tous les sites que tu peux trouver en relation avec la Jeune
Chambre. Le site JCI a des liens pour la majorit des sites des organisations
nationales et pour quelques sites des organisations locales. Tu peux toujours
vrifier www.jci.cc.

9.

Prparer des formulaires pour les responsables de l'organisation locale qu'ils


utiliseront pour faire un rapport sur leurs activits. Les distribuer au dbut des
runions de l'organisation locale et les ramasser la fin. Vous recueillerez ainsi
des informations rcentes d'une manire organise.

10. Etablir un plan d'excution et fixer des dlais pour rassembler des
informations vitales. Faire respecter les dlais fixs.
11. Vous efforcer d'tre simple et efficace dans votre prsentation, pas de surcharge.
12. Ne pas perdre de vue l'objectif final qui est d'imprimer une publication avec
professionnalisme, ce qui apportera de la sophistication et de la qualit au
magazine tout en rehaussant l'image de l'organisation locale.
13. Etablir une liste pour la distribution du magazine comprenant: les membres de
l'organisation locale; les organisations locales des environs; les responsables
nationaux et internationaux concerns; les leaders locaux; les parrains et les
personnes qui font passer des annonces; la Chambre de Commerce; les
organisations de mme nature; d'anciens membres et des snateurs de
l'organisation locale; des amis de l'organisation locale; et, je vous en prie...
envoyez un exemplaire au Sige de la JCI!
14. Inclure ladresse de ton organisation locale, le site, email, ton nom et les noms
et adresses des responsables de la publication. Bien souvent, les non membres
de la Jeune Chambre nont pas la possibilit de joindre lditeur, les responsables
ou lorganisation locale faute de coordonnes.
15. La prcision est primordiale. De simples fautes d'orthographe, en particulier sur
les noms propres, nuisent la prsentation. Par consquent, une correction
soigneusement faite est vitale.
16. Insrer des graphiques si vous le pouvez. Ils peuvent aller d'un trac de lignes
des illustrations labores. Des photos prises dans l'action sont aussi trs
attrayantes. Citer les noms des personnes qui sont sur les photos. Ces lments
rompront la monotonie de la prsentation, attireront le lecteur et retiendront
son attention.

17. Une fois que tu auras publi du matriel en quantit


notable, tu pourrais avoir la bonne surprise de voir que ton
magazine ou ton site national ou JCI souhaitent inclure
tes articles dans leurs publications ou crer des liens vers
ton site.

4.

Site. Pour attirer les visiteurs, ton site devra avoir des
articles nouveaux tous les jours.

5.

Diffusion par email. Veiller nenvoyer que des infos


pertinentes ceux qui sont sur ta liste. Beaucoup trop de
mails ou des messages sans intrt font que les gens
annulent leur abonnement.

RECOMMANDATIONS
1.

Contenu. Essayez d'inclure certains des lments


suivants: couverture attrayante; liste des responsables de
l'organisation locale; programme de l'organisation locale
(par ex., pour le mois, pour le trimestre); un ditorial
(utilisez des ditoriaux rdigs par des invits); rsum des
runions gnrales et des runions du Comit directeur;
rapports sur les projets; nouvelles provenant d'autres
organisations locales; nouvelles de l'Organisation
Nationale et de la Jeune Chambre Internationale; section
rserve aux personnes (surtout rserve aux nouveaux
membres); page rserve aux conjoints; une rubrique
instructive (par ex. 10 conseils pour faire de bons
discours); page du prsident; page dchirer pour les
enfants (pratique pour faire participer toute la famille et
pour motiver le lecteur); une section avec des illustrations;
une section pour la reconnaissance de mrites; formulaire
d'inscription pour les membres; le Credo; des publicits;
promotion des manifestations futures; section
humoristique (ou rpartissez les remarques humoristiques
tout au long de la publication, mais faites attention de ne
pas froisser certains lecteurs); rubrique pour le courrier
adress la rdaction; et une section pour les articles qui
ne sont pas des publications Jeune Chambre.

2.

Prsentation. Vous serez limit par certains facteurs tels


que finances, effectif de l'organisation locale, lignes de
conduite et rgles anciennes, et vos propres ambitions.
Cependant, le potentiel est norme. Vous avez le choix
entre: une brochure imprime de quatre pages et
reproduite l'aide d'une photocopieuse ou de tout autre
moyen de reproduction; une publication pages multiples
imprimes, reproduites et agrafes; une petite publication
du style brochure, imprime d'une manire
professionnelle; une publication du style livre, imprime
sur du papier de bonne qualit et d'une manire
professionnelle; ou un dpliant imprim, prsent et
produit avec professionnalisme. Quelle que soit la
prsentation que vous choisissez, souvenez-vous qu'elle
reflte l'image de l'organisation locale. Les personnes qui
lisent votre publication mais ne visitent pas l'organisation
locale ne peuvent juger les standards de votre
organisation que sur la qualit du magazine. C'est une
grande responsabilit.

3.

Frquence dune version imprime. L'idal serait de


publier au moins une revue toutes les deux semaines,
mais n'attendez jamais plus d'un mois pour publier un
numro. Si vous optez pour un magazine mensuel
sophistiqu, vous pouvez tablir une fiche de renseignements
dactylographis entre la parution de deux magazines.
Vous, le rdacteur tes le meilleur juge en la matire.

RSUM
Vous recueillez des nouvelles; assemblez-les d'une manire
efficace; imprimez la publication; distribuez-la rapidement aux
lecteurs, et jugez les effets de votre travail. Un bon rdacteur
apprend percevoir ce qui plat aux lecteurs et ensuite adapte le
magazine pour les satisfaire. C'est un poste haute
responsabilit, n'abandonnez pas ceux qui ont besoin de vous...
vous tes l'un d'entre eux.

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DACTION
GUIDE
LEADERSHIP

GESTION

Le Directeur
des Relations
Publiques dOLM
Les Relations
publiques peuvent
FORMATEUR
tre dfinies comme "la tche
d'attirer et de conserver l'intrt et
le soutien du public". Le
Responsable des Relations
publiques de l'organisation locale
ne doit pas oublier qu'il s'agit de
rfrence aux relations publiques
externes. Il existe aussi des
relations publiques internes dont
nous discuterons plus loin. Dans
leur forme la plus simple, les
relations publiques sont un
exercice visant tablir et
maintenir une bonne image et un
rseau efficace de
communications. Faites bien ces
deux choses et vous avez la base
d'un trs bon programme de
relations publiques.

Responsabilits
1.

Tout comme la charit, les relations publiques commencent chez soi. Votre tche
la plus importante est de surveiller la qualit des performances de l'organisation
locale. Si vous voulez parvenir obtenir le soutien du public, vous devez
respecter la lettre les standards tablis par l'organisation.

2.

Etablissez sans attendre une Commission du Marketing/Relations Publiques.


Cette quipe doit comprendre: le rdacteur de l'organisation locale; un
photographe; un coordinateur d'activits spciales qui sera directement
responsable de la planification des activits relatives aux relations publiques; et
un secrtaire qui doit conserver les procs-verbaux des runions, classer les
dossiers et les archives, les coupures de journaux, etc.

3.

Etant donn l'importance et l'tendue des responsabilits confies au responsable


des relations publiques, il serait bon au dbut de l'anne, de prendre contact
avec des spcialistes locaux des relations publiques pour couter leurs conseils.

4.

Vous tes directement responsable auprs du Prsident d'organisation locale, qui


est en fait le personnage public principal et le porte-parole de l'organisation locale.

5.

Connaissez vos divers "publics". Dterminez certains groupes dans la socit et


pour chacun d'entre eux, l'organisation locale devra transmettre un message
lgrement diffrent, par ex. pour les chefs d'entreprise (parrainage et
recrutement), pour les organisations de mme nature (soutien), pour les jeunes
(recrutement), pour les leaders communautaires (approbation et soutien de
projets), etc.

6.

Certaines de vos responsabilits sont:


assister le rdacteur de l'organisation locale;
conserver de bonnes relations avec les mdias;
tablir et tenir jour un panneau d'affichage au Sige de votre organisation locale;
conseiller les directeurs de projet sur ce qu'ils doivent faire pour les
relations publiques;
aider le plan de recrutement de l'organisation locale;
tablir un questionnaire pour l'OLM;
assurer que les dossiers importants de l'organisation locale sont bien tenus et
en ordre;
constituer l'album annuel de OLM;
diriger les principaux projets de relations publiques de l'organisation locale tels
que la Semaine Jeune Chambre;
les Jeunes Gens les plus Remarquables (TOYP), et la Soire anniversaire
de l'OLM;
prsenter dans les grandes lignes ce qui est requis pour mener bien les
relations publiques de l'organisation locale pour l'anne;
se charger de la responsabilit du protocole de l'organisation locale;
surveiller la prparation du rapport annuel de l'organisation locale;
s'assurer que les runions sont de haute qualit;
vrifier que les membres portent les pins et les badges aux moments appropris;
et s'assurer que l'on procure l'aide ncessaire et des divertissements tous les
visiteurs de l'organisation locale.

7.

Etant donn que chaque membre d'organisation locale est une part intgrale de
l'image publique d'ensemble de l'organisation locale, faites en sorte que la
projection d'une bonne image publique soit toujours prsente l'esprit de chacun
des membres.

8.

Etablissez un nombre de stratgies stimulantes pour vos fonctions.

9.

Ce sont les petits dtails qui ont le plus d'importance.


Avez-vous un papier en-tte attrayant? Les runions de
l'organisation locale se droulent-elles selon les convenances?
Les membres comprennent-ils bien les procdures de
runion? Y-a-t-il un exemplaire du Credo de la Jeune
Chambre accroch au mur lors de vos runions?

4.

Lisez des publications traitant du rle des relations


publiques. Lorsque vous serez plus sr de vous, prparez
une liste consulter comprenant des instruction pour les
membres de votre commission du marketing/relations publiques.

5.

Dressez une liste de tous les facteurs qui, selon vous,


peuvent porter atteinte la bonne image publique et
l'efficacit du systme de communication de votre
organisation locale, liminez ces problmes. Rappelezvous qu'en dehors d'une bonne image ou d'une mauvaise
image, une situation bien plus triste peut exister: votre
organisation locale n'a pas d'image du tout. Nous
sommes convaincus que ces quelques renseignements et
des conseils d'experts vous aideront considrablement
dans vos entreprises.

RECOMMANDATIONS
1.

Relations Publiques Internes. Vos membres souhaitent


appartenir une organisation bien dirige qui accomplit de
hautes performances et utilise un systme de
communication efficace. Votre rle est de veiller ce que:
la liste des membres soit mise jour;
les conjoints soient informs de toutes les activits de
l'organisation locale;
les publications de l'organisation nationale et de la JCI
soient la disposition des membres;
les nouveaux membres soient prsents comme il se
doit et forms par les membres expriments;

RSUM
La responsabilit des relations publiques fait appel un bon
jugement, de solides comptences en matire d'organisation,
une imagination fertile, un esprit curieux, la flexibilit, au sens
de l'humour et surtout la capacit de travailler sous pression.

les procs-verbaux soient exacts et la disposition des


membres pour qu'ils puissent les consulter;
des sminaires soient organiss pour les membres sur
divers sujets intressant la Jeune Chambre;
des sances d'orientation soient organises pour les
nouveaux membres;
des activits pouvant aider le programme interne des
relations publiques soient prvues.
2.

Relations Publiques Externes. Assurez-vous que vous


comprenez bien les divers "publics" auxquels vous devez
adresser des messages :
entretenez des communications efficaces et ouvertes
avec vos responsables nationaux et, s'il est ncessaire,
avec les responsables de la Jeune Chambre
Internationale et le Sige mondial;
ayez recours un systme bien tabli pour annoncer les
nouveaux projets (communiqus de presse, dossier de
presse, confrence de presse, dners spciaux, parades,
annonces, etc.);
contactez les mdias et tablissez de bonnes relations;
organisez une visite officielle entre le Prsident de
l'organisation locale et le Maire de la ville au dbut de
son entre en fonction, et donnez-lui de brefs
renseignements sur l'organisation locale;
ayez des brochures sur la Jeune Chambre et autres
documents appropris disponibles pour les personnes
qui ne sont pas membres;
et conservez de bonnes relations avec les autres
organisations de volontaires telles que Lions et Rotary.

3.

Lisez avec attention la mission et la philosophie de la


Jeune Chambre, notamment les objectifs et les aspirations
de votre organisation locale. Ayez une bonne
connaissance de tous les aspects du programme de
l'organisation locale afin de pouvoir en discuter avec
assurance avec les mdias.

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DACTION
GUIDE
LEADERSHIP

POUR COMMENCER
La technologie voulue pour commencer...
1.

Un ordinateur muni dun modem qui te donnent accs Internet.

2.

Un fournisseur de services sur Internet (ISP), qui te permet de te connecter sur


Internet.

3.

Un logiciel pour design sur le web qui te permet dcrire le contenu de ton site
en html (Hypertext Markup Language), le language en usage sur le web. Le plus
facile utiliser est probablement Microsoft Front Page, qui te permet de prparer
ton site comme sil sagissait dun document en Word.

GESTION

Le site de
lorganisation
locale

CONCEPTION DE TON SITE


Avant de crer ta page daccueil, visite dautres sites Internet pour glaner des ides de
design. Etapes entreprendre...

De nos jours
nul besoin dtre un
FORMATEUR
prodige en high-tech pour
produire une page web. Un bon
nombre de fournisseurs sur le web
offrent un espace gratuit et des
outils qui te permettent de crer
ton propre site sans problme.

1.

Visite un moteur de recherche comme Google (www.google.com) ou Yahoo!


(www.yahoo.com). Tape le nom du sujet que tu souhaites pour ton site Internet.
Le moteur de recherche te donnera sa liste de tous les sites qui traitent de ce
sujet. Clique sur chacun des titres en bleu et les pages daccueil souvriront sur
ton cran.

2.

Visite les sites dautres organisations locales et nationales. Tu trouveras la


plupart des liens sur le site de JCI www.jci.cc.

3.

Prends des notes sur ce qui te plait ou te dplait pour chaque site. Alors que
tu navigues sur le web, tu constateras que la plupart des pages contiennent les
lments suivants...
La toile de fond la couleur ou le dessin de la page.

En moins dune heure, tu peux


faire le design de ta page pour
annoncer une activitparler
dune runionafficher des
invitations des manifestations...
ou dcrire les objectifs et les
principes de ton organisation.

Len-tte apparait en haut et indique aux visiteurs o ils se trouvent sur un site.
Le texte constitue le corps de la page sur ton cran.
Les graphiques comprennent des dessins, les sigles des socits ou autres
lments artistiques. Ils donnent des couleurs et de la vie un site.
Les liens sont des connections qui permettent de relier deux documents ou
deux sites. Exemples...
Un lien externe est un texte ou un graphique qui quand on clique dessus, te
mne une page en dehors du site Internet qui est sur ton cran.
Un lien interne te connecte dautres pages lintrieur du site qui est sur
ton cran.
Un lien email est un texte ou un graphique qui lorsque tu cliques dessus te
permet denvoyer un email avec ladresse email.
Lorsque tu verras les sites des autres, prends note des caractristiques que tu aimerais
inclure dans ton site. Ton site pourra comporter une seule page ou un nombre de pages
relies les unes aux autres. Prends note galement des adresses web des sites auxquels
tu souhaites te relier et demande leur la permission de relier leur site au tien.

LE DESIGN DE TON SITE


Un certain nombre de fournisseurs toffre gratuitement des outils de design pour ta page
daccueil. Ci-joint les principaux fournisseurs de services qui te permettront de crer ton
site web sans aucun frais...

Homestead (www.homestead.com).
Tripod (www.tripod.com).
GeoCities (http://geocities.yahoo.com).

Tous ont le mme procd pour sinscrire et sont faciles utiliser.


Chacun de ses fournisseurs de services te guide tout au long des
procdures de conception qui reprsentent entre 15 et 20 tapes.
Chaque fournisseur te proposera galement de...
1.

Enregistrer ton site. On te demandera de taper des


renseignements personnels comme ton nom et ton
adresse email. On peut aussi te demander de choisir une
catgorie de dfinition pour ton site.

2.

Donne un nom ton site. Dans la plupart des cas le nom


que tu vas taper pour ton site ne devra pas avoir plus de
26 lettres, sans aucun signe de ponctuation. Ladresse de
ton site Internet renfermera le nom de ton fournisseur de
services auprs duquel tu tes enregistr.

3.

Choisis un modle de page. Templates Les modles de


pages ou templates sont des pages prformattes qui te
permettent dajouter du texte ou des graphiques. La
plupart des modles ont un thme particulier, comme un
album photos, une page personnelle ou une page
daffaires. On te demandera en outre de choisir une
couleur comme toile de fond ou une image et la couleur
du texte.

4.

Ajoute du texte. Etant donn que la plupart des gens


naiment pas lire des grands paragraphes sur un cran
dordinateur, utilise des phrases courtes qui transmettent
un message clair et facile comprendre.

5.

Ajoute des graphiques. La plupart des fournisseurs de


services te permettent de tlcharger gratuitement des
images de leur galleries de clip art. Tu peux galement
tlcharger des dessins partir de ton disque dur pour ton
site. Au moment dajouter des photos sur ta page, noublie
pas de mettre une lgende pour expliquer ce dont il sagit.

6.

Ajoute des liens vers dautres pages lintrieur de ton


site ou vers tes sites favoris. Tu peux galement ajouter un
lien qui permttra aux visiteur de tenvoyer un mail.

7.

Introduis dautres lments. Certains fournisseurs de


services te permettent dajouter des lments spciaux
dans ton site.

8.

Publie ton site. Bien souvent tu afficheras officiellement


ton site sur le web en cliquant sur une case qui te dit
"publish (publier)" ou "upload" (dcharger). Une fois
termin ce processus, tout le monde pourra avoir accs
ton site.

Si tu recherches un site avec un aspect plus professionnel, trois


choses dont il faut tenir compte :
1. Nom du domaine. Dans la mesure des disponibilits,
essaie d'acqurir un nom de domaine international (.org,
.net ou .com) pour ton organisation locale. Utilise le sigle
officiel JCI comme nom de domaine de ton organisation
locale : www.jci nomdel'organisationlocale.org. Tu peux
aussi essayer d'acqurir un nom de domaine comportant
le nom de ton pays comme www.jcihamburg.de (.de
indique l'Allemagne). Tu peux acheter des nom de
domaines internationaux et la plupart des domaines
nationaux auprs de diffrents vendeurs, comme
www.register.com.
2. Hbergement. Tu trouveras o hberger ton site en
activant ton moteur de recherche national. Les prix vont
de 5 15 dollars par mois pour un site simple. Certains
sites peuvent mme hberger gratuitement des sites de
petite taille. Contacte les organisations locales voisines
pour discuter des possibilits.
3. Administrateur du site. Mieux vaut s'adresser un
administrateur de site professionnel pour faire le design de
ton site. Un site de conception professionnelle projette
auprs du grand public une image de professionalisme
pour ton organisation locale.

EDITE TON SITE


Ne laisse pas ton site labandon. Des changements rguliers et
des nouvelles pages inciteront les visiteurs y revenir souvent.

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Jeune Chambre Internationale, Fdration mondiale de jeunes leaders et entrepreneurs


15645 Olive Boulevard, Chesterfield, MO 63017, U.S.A.
Tel: +1 (636) 449 3100 Fax: +1 (636) 449 3107 www.jci.cc jci@jci.cc

DACTION
GUIDE
ENTREPRENARIAT

LEADERSHIP

Recrutement
des Membres
Si une organisation locale veut
GESTION
rester performante,
elle ne doit
jamais relcher ses efforts de
recrutement. Agir de la sorte
risquerait de provoquer un
dsquilibre structurel dans
l'organisation locale entranant
une gestion sans cohsion et un
manque de main d'oeuvre pour
les projets. L'ide que
l'organisation locale est assez
FORMATEUR
grande est le premier pas vers le
dclin de l'effectif. Une
organisation locale doit
constamment recruter de
nouveaux membres pour prendre
la relve de ceux qui atteignent
des postes suprieurs, afin de
recueillir des ides fraches, et
aussi pour remplacer les
membres qui quittent
l'organisation, soit parce qu'ils
ont dpass la limite d'ge, soit
pour assumer un rle de leader
dans la communaut, etc.

Responsabilits
Une Commission de Croissance et d'Expansion doit tre forme sous la direction du
Vice-prsident du domaine de gestion. Cette commission doit tablir un comit spcial
pour le recrutement de l'effectif qui assumera les responsabilits suivantes:
1.

Dvelopper un plan de recrutement qui doit tre approuv par le Comit directeur
de l'organisation locale.

2.

Etablir un objectif de croissance atteindre pour l'effectif, tel qu'une


augmentation de 20% d'ici la fin de l'anne.

3.

Dterminer la fraction du public qui rpond aux conditions requises pour devenir
membre de l'organisation locale.

4.

Slectionner la tranche du public o l'on peut atteindre les membres ventuels.

5.

Dvelopper un programme de marketing pour faire connatre la philosophie et les


principes de l'organisation locale ainsi que les possibilits et les avantages qu'elle
offre aux membres.

6.

Produire les documents promotionnels ncessaires, tels que brochures, affiches,


lettres d'invitation, etc.

7.

Fixer la date d'une Runion pour les Nouveaux Membres, o l'histoire, la


philosophie, les possibilits de dveloppement, les bnfices et les
responsabilits seront expliqus aux membres potentiels.

8.

Etablir une stratgie pour une prise de contact initiale avec les candidats
ventuels. Cela peut tre effectu par des visites directes, des lettres d'invitation,
une suggestion par un ami ou employeur, etc.

9.

Slectionner les personnes inviter. Cela peut tre accompli avec l'aide de
membres actuels qui connaissent des personnes faisant partie de la tranche du
public vis ou en consultant les pages jaunes de l'annuaire tlphonique, des
publications spcialises, la Chambre de Commerce, etc.

10. Organiser des visites ou envoyer des invitations aux candidats ventuels.
11. Confirmer la rception des invitations et valuer le nombre de personnes qui
assisteront la Runion des Nouveaux Membres.
12. Diriger la Runion des Nouveaux Membres et vous assurer que les participants
apprcient la prsentation. Faire tout votre possible pour les inciter adhrer
l'organisation.

RECRUTEMENT DENTREPRISE
Il y a un autre moyen de mener un programme de recrutement de l'effectif: le
Recrutement d'Entreprise. Ce moyen est trs utilis par les organisations locales situes
aux alentours des grandes villes. Les grandes entreprises peuvent fournir de nouveaux
adhrents et des ressources pouvant aider les membres de la Jeune Chambre avoir un
plus grand impact sur la communaut.
De la mme manire, la Jeune Chambre peut amliorer les comptences d'un employ
par des cours de dveloppement individuel et l'exprience pratique qui lui sont offerts
la Jeune Chambre. Ces bnfices peuvent tre acquis en participant activement et en
dirigeant des projets ou bien en occupant des postes administratifs tous les niveaux de
l'organisation. Le recrutement d'entreprise ncessite de convaincre les entreprises
financer les cotisations de leurs employs qui deviennent membres de l'organisation
locale. Un comit de recrutement d'entreprise doit tre tabli et un plan d'action ferme
doit tre dvelopp. Il est recommand de suivre les tapes suivantes pour mettre en
place un Programme de Recrutement d'Entreprise performant:
1.

Etablir un comit constitu de membres bien informs sur la Jeune Chambre, le


fonctionnement des entreprises, et les techniques de vente.

2.

Dvelopper un Dossier de Recrutement d'Entreprise contenant une


documentation prsenter aux parrains qui sont chefs d'entreprise. Ne pas
inclure trop de documents, car les cadres d'entreprise disposent de peu de
temps pour examiner des publications qui n'ont pas de rapport direct avec leur
domaine d'activit.

3.

Dterminer les socits vises o se trouvent des


membres potentiels, ensuite dterminer celles qui
pourraient bnficier le plus d'une formation Jeune
Chambre donne leurs employs.

4.

Lancer une campagne par correspondance en tablissant


une liste regroupant les noms des chefs d'entreprise et
des PDG qui recevront le dossier.

5.

Contacter les parrains d'entreprise aprs leur avoir envoy


le dossier et fixer des rendez-vous. Il est trs rare qu'un
seul courrier soit suffisant pour transmettre votre message
et donner les rsultats esprs.

6.

Prvoir d'utiliser les meilleurs lments de votre


organisation locale pendant la rencontre avec le cadre
d'entreprise. Les membres qui participent l'entretien
doivent savoir comment faire valoir les avantages dont
peut bnficier une socit en procurant des membres.

7.

Vous familiariser avec la socit et ce qu'elle produit en


rassemblant le plus de renseignements possibles, avant
de faire votre prsentation. Ne pas faire concurrence au
programme de formation interne de la socit. Au
contraire, dmontrer de quelle faon le programme de
dveloppement individuel de l'organisation locale et
l'exprience pratique acquise la Jeune Chambre peuvent
apporter un complment leur formation interne.

8.

Faire en sorte d'obtenir de la socit un contrat officiel


tablit par crit, contenant tous les engagements
clairement exprims et intelligibles. Cela vitera des
problmes futurs lorsque les responsables de la socit ou
de l'organisation locale changeront.

9.

Suivre de prs les progrs est indispensable pour la


russite du programme. Envoyer une lettre de remerciements,
et n'oublier aucun dtail si un accord a t conclu. Tenir la
socit informe sur les progrs du programme.

10. Renouveler pour l'anne suivante les engagements de


votre parrain d'entreprise. Vous assurer que vous traitez ce
parrain comme votre meilleur client et faire en sorte qu'il
soit toujours satisfait de son investissement. Faire en sorte
que la socit reoive un rapport faisant tat des
avantages issus du programme, avant de demander
votre parrain de renouveler ses engagements.

RSUM
Dans une situation idale, le programme de recrutement a t un
succs. L'organisation locale a montr le produit, les clients l'ont
achet, utilis, aim et ils l'achteront encore. En gnral, le
recrutement est la partie des responsabilits du Comit de
Croissance et d'Expansion la plus facile. Le vritable dfi est de
faire participer les membres et de les garder actifs. Mais cette
tche revient un autre comit et elle est explique dans deux
autres Guides d'Action Locale: Maintien de l'Effectif et
Participation des Membres.

SALES

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Jeune Chambre Internationale, Fdration mondiale de jeunes leaders et entrepreneurs


15645 Olive Boulevard, Chesterfield, MO 63017, U.S.A.
Tel: +1 (636) 449 3100 Fax: +1 (636) 449 3107 www.jci.cc jci@jci.cc

DACTION
GUIDE
LEADERSHIP

GESTION

Participation
des Membres
Le nouveau membre est
comme son nom l'indique:
Nouveau!
Il ou elle ne connat
FORMATEUR
pas encore bien l'norme
potentiel de la Jeune Chambre,
ses philosophies, ses objectifs
et ses ralisations. Pendant
quelque temps, le nouveau
membre ne comprendra pas
non plus compltement le rle
qu'il a jouer dans
l'organisation. Le nouveau
membre doit encore dcouvrir
ce que son organisation locale,
qui est nouvelle pour lui, a
accompli, est en train
d'accomplir et doit accomplir
dans l'avenir. Cela semble tre
une liste de handicaps. Au
contraire, le nouveau membre a
trois atouts formidables son
actif: curiosit, enthousiasme
et nergie.

Si l'organisation locale satisfait sa curiosit avec de la documentation et des rponses,


stimule son enthousiasme par une gestion efficace de l'organisation locale et par de bons
projets, et exploite son nergie en lui donnant rgulirement des obstacles surmonter et
des activits qui mritent d'tre entreprises, le nouveau membre devrait rester suffisamment
longtemps pour devenir un jeune citoyen de grande valeur et un leader de l'avenir.

Responsabilits
Deux groupes distincts sont responsables du nouveau membre: les leaders de
l'organisation locale et tous les autres membres de l'organisation locale. Voici quelques
suggestions sur ce que les deux groupes peuvent faire pour s'assurer que le membre est
plac dans le meilleur environnement possible pour se dvelopper personnellement et
devenir un membre de qualit.
1.

Orientation. Organiser une sance d'orientation pour un petit groupe de


nouveaux membres. Utiliser le Sminaire d'Orientation du Nouveau Membre,
disponible au Sige mondial de la JCI. Organiser le sminaire dans les trois
semaines qui suivent l'affiliation du membre.

2.

Parrain/Mentor. Confier un membre actif et expriment la responsabilit de


veiller aux besoins du nouveau membre pendant trois six mois. Dans la plupart
des cas, cela devrait suffire pour aider un membre trouver sa place dans l'organisation.

3.

Participation familiale. S'assurer que le nouveau membre explique son


conjoint ce que reprsente l'organisation et ce que sont les activits de
l'organisation locale, et encourage trs tt sa famille participer.

4.

Recherche des centres d'intrt des membres. Cela peut tre ralis l'aide
d'un questionnaire crit ou d'un entretien oral, ce qui a gnralement lieu pendant
la sance d'orientation ou au cours des premiers mois. Inscrivez les rsultats
dans le fichier de l'effectif et mettez-le jour rgulirement, surtout en ce qui
concerne les nouveaux membres.

5.

Plan de Progrs Personnels. Utiliser le formulaire du Sminaire d'Orientation


des Nouveaux Membres, prparez un Plan des Progrs Personnels pour le
nouveau membre et revoyez-le rgulirement.

6.

Biographies. Rdiger une biographie sur chaque nouveau membre et la


distribuer une runion gnrale ou la publier dans le magazine de l'organisation
locale. Cela encouragera l'ensemble de l'effectif s'identifier plus rapidement
avec le nouveau membre.

7.

Projet du Nouveau Membre. Utilise le Sminaire Projet des Nouveaux Membres.


Le nouveau membre quittera la sance charg d'un projet pour nouveau membre
et dsign pour un nouveau comit. Si une autre mthode d'orientation est
utilise, vous assurer que le nouveau membre organise un court projet de porte
limite. Cela sera une faon de faire reconnatre ses mrites par l'organisation
locale et lui donnera la possibilit de faire l'exprience d'un projet et de le mener
terme.

8.

Formation de Base. Il faut enseigner tous les nouveaux membres les


techniques de base suivantes (diffrentes de celles enseignes dans le
programme d'orientation): procdures parlementaires pour rencontrer des
participants; discours public; planification de projet; prsentation de rapports; et
protocole de base dans une organisation de volontaires.

9.

Sances de Formation. En plus des instructions contenues dans le programme


d'orientation et dans le programme de formation de base, le nouveau membre est
arriv connatre et tirer avantage des techniques offertes par la Jeune
Chambre toute personne intresse et enthousiaste. Les sminaires suivants
sont disponibles dans le catalogue des ventes de la Jeune Chambre:
Planification de Projet;
Jeune Chambre, Vision, Mission et Valeurs;
Comment Gagner Dans un Debat;
Succes dUn Cadre;
Gestion axee sur les Personnes;

Rester Jeune, Vivre Longtemps;


La Satisfaction du Client;
La Chaise;
Tirer Profit des Runions.

RSUM

10. Encouragements et Rcompenses. Avoir un programme


d'encouragements pour les nouveaux membres afin de les
rcompenser de leur participation aux runions et aux projets.
11. Contacts Publics. Laisser le nouveau membre se
prsenter lui-mme, ou bien annoncer son affiliation la
runion de l'organisation locale.

La Jeune Chambre est bien plus quune organisation bnvole.


Prs de 300 000 membres rpartis sur environ 10 000
organisations locales dans plus de 115 pays et territoires ont fait
delle depuis notre fondation en 1915, la meilleure des
organisations de jeunes dans le monde !
Fais savoir sans attendre tes nouveaux membres que les
bnfices dune affiliation la Jeune Chambre valent bien toutes
les peines et les efforts.

12. Responsabilit de l'organisation locale. Ds que


possible, affecter un nouveau membre un Comit de
projet ou bien le faire participer en qualit de membre
l'une des commissions, afin qu'il ait le sentiment de faire
partie de l'quipe et qu'il ait l'opportunit de faire son
apprentissage par la pratique.
13. Littrature et Documents. Il est trs important de donner
au nouveau membre un Dossier complet pour Nouveau
Membre, lui expliquant le fonctionnement de l'organisation
en gnral et de l'organisation locale en particulier, ainsi
que les avantages offerts aux membres. Cela permettra au
nouveau membre d'acqurir des connaissance lui-mme.

RECOMMANDATIONS
1.

L'organisation locale doit bien comprendre les aspirations


du nouveau membre. Celui-ci veut appartenir l'organisation,
accomplir quelque chose, tre accept, jouir des
avantages offerts aux membres, diriger et tre dirig, tre
actif et, de temps autre, voir ses mrites reconnus.

2.

Il faut donner au nouveau membre:


l'opportunit de participer des activits de qualit;
la possibilit de faire participer sa famille;
de bonnes raisons de consacrer son temps, son argent
et son nergie;
une chance de diriger; des possibilits de se
perfectionner personnellement et de participer aux
activits communautaires;
de hauts standards de performance;
et des amitis durables.

3.

Motiver le nouveau membre assister aux runions,


faire part de ses aspirations au Vice-prsident du Domaine
de Possibilits Individuel, s'exprimer oralement au moins
une fois lors des trois premires runions, partager ses
ides et ses aspirations avec d'autres membres,
demander de la documentation sur la Jeune Chambre,
apprendre les rgles rgissant une runion, etc.

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DACTION
GUIDE
LEADERSHIP

GESTION

Maintien de
lEffectif
Tout comme le reste de la
socit, vos membres sont des
personnes
occupes et
FORMATEUR
mobiles. Ils ne sont pas prts
prendre des engagements
long terme pour des tches
indtermines ou envers toute
organisation. Ils connaissent le
temps libre dont ils disposent
et se rendront disponibles
uniquement pour des tches
spcifiques impliquant des
priodes de temps bien dfinies.
La prolifration d'organisations
de volontaires de toutes sortes
a fait que les organisations
individuelles doivent se soucier
davantage de retenir leurs
membres. Les organisations
doivent offrir une possibilit de
satisfaire les objectifs et les
aspirations des membres qui
les ont motiv adhrer en
premier lieu. Lorsque
l'organisation n'aura plus
d'attrait aux yeux des membres,
ils s'efforceront peut-tre,
mme regret, de trouver ce
qu'ils cherchent dans d'autres
organisations de volontaires.

Responsabilits
1.

La seule faon dont l'organisation locale peut satisfaire les besoins et les
aspirations de ses membres est de recueillir le plus d'informations possible sur
chacun d'entre eux. Par consquent, il est d'une importance vitale que chaque
organisation locale maintiennent une documentation complte et continuellement
mise jour sur les membres.

2.

Etant donn que les membres sont la raison fondamentale pour laquelle une
organisation locale continue d'exister, il faut charger un responsable
d'organisation locale comptent de la responsabilit de rpondre aux besoins des
membres de l'organisation locale.

3.

L'orientation doit tre un processus continuel adapt aux besoins non seulement
du nouveau membre, mais aussi des membres plus anciens et des membres
expriments. Ainsi, il est important d'organiser des sances de formation pour
tous les types de membres afin de stimuler l'enthousiasme de tous les membres
de l'organisation locale.

4.

La supervision est d'une extrme importance pour le membre d'une organisation


de volontaires. Il est difficile pour les membres de se motiver eux-mmes pendant
toute la dure de leur affiliation l'organisation locale! La supervision fait appel
la planification, des comptences et la compassion et implique: (a) la
reconnaissance des performances, (b) la dtermination des domaines amliorer
et (c) des efforts pour soutenir ces amliorations.

5.

S'assurer que tous les membres ont un Plan de Dveloppement Personnel


progressif et veiller ce qu'un responsable de l'organisation locale soit charg de
discuter de ce plan avec chaque membre de temps autre.

6.

Connatre les facteurs essentiels qui poussent une personne quitter une
organisation locale et tablir une liste des raisons qui sont particulires votre
organisation locale. Certaines des raisons qui sont la base du dpart d'un
membre sont:
le membre n'a plus d'activit sa mesure dans l'organisation,
le programme de l'organisation locale prsente peu d'intrt pour le membre,
manque de participation,
dsillusion,
l'"Ancien" groupe cde la place au "sang neuf", et
le groupe auquel il s'tait joint s'est dispers.
Certains problmes particuliers votre organisation locale peuvent inclure:
des transferts dans d'autres parties du pays,
une augmentation de la concurrence avec d'autres organisations locales,
des problmes de leadership et
la responsabilit d'un nouvel emploi.
Lorsque vous avez identifi les problmes, trouvez des remdes efficaces et
appliquez-les rapidement pour retenir les membres avant qu'il ne soit trop tard.

7.

Il est important que l'ensemble de l'effectif participe une valuation priodique


de la raison d'tre et des objectifs. Cela aidera l'organisation locale valuer les
besoins de crer de nouveaux programmes dans chacun des Domaines de
Possibilits. Quelquefois, les intrts des membres ou les besoins
communautaires peuvent forcer l'organisation locale concentrer davantage ses
efforts sur un Domaine de Possibilits particulier.

8.

Eviter le danger d'essayer d'tre partout la fois et la disposition de tout le


monde. Avec un si grand nombre d'organisations de volontaires diffrentes
tablies dans votre communaut, il est prfrable de dfinir vos objectifs d'une
manire plus spcifique; autrement, vous pouvez causer des dissensions en
essayant de satisfaire chaque besoin individuel. Le secret est, encore une fois,
d'avoir un programme d'activits rparties judicieusement dans les cinq
Domaines de Possibilits et qui rpondra le mieux possible aux intrts les plus
divers des membres.

9.

Un point faible dans de nombreuses organisations locales


est que les membres ne sont pas bien instruits sur
l'histoire, la philosophie, les ralisations et le potentiel de
l'organisation Jeune Chambre. Assemblez une
documentation tendue que vous donnerez lire aux
membres. Invitez d'anciens membres parler de la
croissance et des ralisations passes de l'organisation
aux membres actuels. Lors de leurs visites, les responsables
nationaux et internationaux doivent donner aux membres
des informations rcentes sur les activits de la Jeune
Chambre divers niveaux. Assurez-vous que les membres
lisent bien les publications nationales et internationales.

RECOMMANDATIONS
1.

Organisez une runion du Comit directeur consacre


une valuation de l'effectif et discutez de la situation
actuelle, des aspirations personnelles, des buts et
objectifs de l'organisation locale, de la faon de rcuprer
les membres qui ne participent pas, et de sujets gnraux
se rapportant la gestion future d'une organisation locale.
Publiez les rsultats ou bien faites-les connatre et agissez
en consquence.

2.

Commencez vrifier en dtail les fichiers des membres


de l'organisation locale et mettez les fichiers jour l'aide
d'un questionnaire ou d'une interview personnelle.

3.

Etablissez une Commission du Dveloppement Personnel


responsable des programmes de formation des membres.

4.

Assurez-vous que dans votre organisation locale il y a des


signes qui rvlent la participation active et les ralisations
de l'effectif, tels que des graphiques affichs aux murs,
des rcompenses, des reconnaissances de mrites, et des
articles dans des magazines.

5.

Etablir une liste complte des sujets que les membres de


tous ges et de toutes catgories peuvent explorer et qui
entrent dans le cadre des objectifs et programmes dfinis
par l'organisation locale.

RSUM
Tout comme les bons leaders, les bons membres ne sont pas ns
ainsi mais le deviennent. L'organisation locale doit aller au del du
principe de survie parce qu'il y aura toujours des membres
potentiels. Il est ncessaire d'tablir une srie de mesures de
protection pour pallier la stagnation d'un programme, la friction
entre les membres, les doutes l'gard de certains objectifs,
l'indiffrence des leaders, la rupture des communications, et un
manque de planification stratgique.
Il a t reconnu que dans toutes les organisations de volontaires,
seuls quelques fidles obtiennent toujours les meilleurs rsultats.
Malgr cette ralit, l'ambition de l'organisation locale doit tre
d'accepter le dfi perptuel de transformer les "quelques fidles"
en une "majorit de fidles".

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DACTION
GUIDE
LEADERSHIP

Responsabilits
1.

Discuter avec le Comit directeur puis avec les Directeurs de la Commission de la


Croissance et de l'Expansion, pour savoir si l'organisation locale est suffisamment
prpare pour implanter une nouvelle organisation locale.

2.

Choisir soigneusement le Prsident du Comit d'Expansion. Ce doit tre un


membre de votre organisation locale ayant une personnalit agrable et
enthousiaste, ayant accompli une carrire Jeune Chambre brillante, et
comprenant bien les techniques lmentaires de gestion.

3.

Demander au Prsident du Comit d'Expansion de constituer une quipe


comptente et dynamique en choisissant des membres expriments et des
nouveaux membres.

4.

Attribuer certaines responsabilits aux membres du comit (promotion et publicit,


finances, runions, orateurs et formateurs, soire d'inauguration, suivi, etc.)

5.

Bien connatre les rgles, rglements et statuts de l'ONM relatifs aux extensions.

6.

Choisir la rgion vise avec prcision et dterminer les limites exactes de cette rgion.

7.

Prvenir immdiatement votre ONM, le Vice-prsident national assign, les


organisations locales des environs et celles situes prs de la rgion o vous
envisagez de mener votre projet d'extension.

8.

Prparer une bauche de plan d'action devant tre soumise au Vice-prsident du


Domaine de gestion et ensuite au Comit directeur pour tre adopte et
approuve. Incluez aussi un budget raliste.

9.

Donner un nom de code au projet d'extension pour mettre en lumire cette


initiative et pour attirer l'attention sur ce point central dans les communications.

GESTION

Extension
dOLM
Si une organisation mrite que
l'on y adhre, elle mrite d'tre
partage
avec les autres. Si
FORMATEUR
nous ne partageons pas les
bnfices offerts par le
dveloppement individuel et la
participation communautaire
avec d'autres personnes, nous
n'appliquons pas les idaux du
mouvement de la Jeune
Chambre. Le monde n'attend
pas d'tre prsent la Jeune
Chambre, nous devons lutter
contre un ventail vari de
facteurs, allant de l'apathie
d'autres engagements qui
dtournent l'attention des
membres. Nous n'augmenterons
pas facilement l'effectif, ce sera
le rsultat d'une attitude
persistante et de durs efforts.

10. Utiliser le Processus de Planification de Projet de la JCI pour concevoir le projet


(Enqute, Analyse, Planification, Action et Evaluation).
11. Prendre des contacts initiaux dans la rgion concerne avec les reprsentants de
l'administration locale, la chambre de commerce (syndicat d'initiative, les chefs
d'entreprise, et les leaders d'autres organisations de volontaires.
12. Prparer une analyse complte des besoins de la communaut dans la rgion
vise. Prparer des bauches de plans sur les projets communautaires dans
cette rgion. Utiliser ce document pour faire votre expos au Maire, aux
reprsentants locaux, aux chefs d'entreprise de la localit, et ventuellement pour
encourager les membres potentiels.
13. Etablir une liste d'affiliations potentielles comportant des entreprises
commerciales, des associations professionnelles et commerciales et des
organismes varis o la plupart des participants sont de jeunes personnes.
14. Choisir les personnes-cls. Les inviter aux runions de votre organisation locale et
une sance d'orientation.
15. Slectionner un Comit directeur provisoire pour la nouvelle organisation locale
potentielle, donner ses membres une formation de base et des conseils sur la
gestion d'organisation locale.
16. Organiser le premier cours d'orientation et en faire une runion dynamique.
Utiliser le Sminaire d'Orientation du Nouveau Membre pour expliquer ce qu'est
la Jeune Chambre, sa philosophie, les possibilits qu'elle offre, etc.
17. Organiser la deuxime runion de l'organisation et insister de nouveau sur les
avantages que prsente l'affiliation la Jeune Chambre; examiner et essayer de
faire approuver la constitution de l'organisation locale; si elle est approuve, lire
un Comit directeur provisoire et un comit charg de la soire d'inauguration.
18. Tenir la premire runion du Comit directeur (si un Comit directeur a t lu) et
discuter de sujets tels que budget, calendrier des runions, projets, affiliations etc.
19. Tenir la premire runion de l'effectif et adopter officiellement la constitution de
l'organisation locale, lire un Comit directeur dfinitif, et prparer le programme
de la soire d'inauguration.

20. Tenir une dernire runion du Comit directeur en vue de


prparer la runion de la Soire d'Inauguration. Organiser
la runion de la soire d'inauguration et s'assurer que
c'est un vnement grandiose.

RECOMMANDATIONS
1.

Les Runions de l'Organisation: elles doivent tre


organises la perfection. Tous les orateurs invits doivent
tre trs comptents, slectionns parmi les responsables
de la Jeune Chambre qui sont de bons orateurs, des
reprsentants extrieurs l'organisation, tels que des
leaders locaux, etc. Prvoyez une courte priode pour les
contacts sociaux aprs la runion et ayez ce qu'il faut
porte de la main pour recueillir des informations sur les
membres potentiels.

2.

La Runion de la Soire d'Inauguration: Assurez-vous


que c'est un vnement solennel et mmorable, et utilisez
tous les moyens publicitaires votre porte. Conviez un
nombre d'invits reprsentant diffrents milieux tels que
l'administration locale, des entreprises et d'autres organisations
de volontaires. L'entre en fonction des nouveaux
responsables, la prsentation de pins, et la distribution de
dossiers aux membres doit tre une crmonie bien
organise qui donnera de l'clat la runion.

3.

Conditions Requises pour l'Affiliation: Assurez-vous que


toutes les conditions pour l'affiliation l'Organisation
nationale ont t remplies afin qu'il n'y ait aucun retard
dans les services offerts par le secrtariat national la
nouvelle organisation locale.

4.

Suivi: Implanter une nouvelle organisation locale n'est que


le commencement. Dans chaque organisation locale,
nommez un membre du Comit directeur devant jouer le
rle d'agent de liaison pendant une anne entire aprs la
date de la runion inaugurale. Au moins une fois tous les
trimestres, organisez une runion combine avec les
Comits directeurs et au moins trois fois pendant la
priode de douze mois, organisez une runion gnrale
des effectifs. Continuez procurer des orateurs et des
membres expriments pour aider organiser des cours
de formation et des projets pour cette priode d'une anne.

5.

Documentation: Voici quelques exemples de documents


dont vous aurez besoin pour accomplir cette tche: Le
Guide de Constitution d'organisation locale; le Guide de
Procdure Parlementaire; le manuel Une Anne pour
Diriger; le manuel des Projets pour le Progrs; un exemple
d'ordre du jour.

RSUM
"Personne n'est mieux plac que moi, dans ma position actuelle,
pour savoir que notre pays a un besoin continuel d'hommes
audacieux et comptents qui devront faire face aux nombreux
problmes complexes de l'avenir. Il est trs rassurant de savoir
que des organisations telles que la Jeune Chambre sont l pour
procurer un rservoir de leaders auxquels la communaut locale
et ultrieurement la nation peuvent faire appel pour rpondre
ces besoins ". (John F. Kennedy, Prsident des Etats-Unis, 1962).

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Jeune Chambre Internationale, Fdration mondiale de jeunes leaders et entrepreneurs


15645 Olive Boulevard, Chesterfield, MO 63017, U.S.A.
Tel: +1 (636) 449 3100 Fax: +1 (636) 449 3107 www.jci.cc jci@jci.cc

DACTION
GUIDE
ENTREPRENARIAT

LEADERSHIP

Ladhrent
Ton affiliation la Jeune
Chambre tapportera de
nombreux bnfices sur le plan
personnel.GESTION
En fait elle pourrait
bien touvrir la porte un
dveloppement total de ta
personnalit et des nouveaux
horizons. En tant que membre tu
apprendras bien plus que dans
toute autre organisation. A la
Jeune Chambre, un docteur peut
superviser un projet pour
construire une cole, une
FORMATEUR
personne daffaires peut prsider
un projet de sant pour les
enfants, un mcanicien peut
organiser et animer un sminaire.
A laube de ta vie, saisit
lopportunit de devenir une
personne avec des talents rels,
multiples et varis.

Responsabilits
En tant que membre, tu dois avoir trois objectifs : (1) Devenir le meilleur membre de ton
organisation locale. (2) Faire que ton organisation locale soit la meilleure dans la Jeune
Chambre Internationale. (3) En tant que membre dvou, tu vas aider ton organisation
locale faire que ta communaut soit la meilleure communaut locale du monde. En
remplissant ces objectifs, tu nas pas des responsabilits particulires ou
constitutionnelles comme celles des officiers ou membres du conseil dadministration,
mais tes responsabilits nen sont pas moins relles. Ci-joint quelques exemples.
ETRE ACTIF: De nombreuses organisations existent pour tous les amateurs qui
souhaitent uniquement ajouter une autre carte de membre leur collection. Une affiliation
la Jeune Chambre est bien diffrente ; elle offre tellement davantages ses membres :
une formation pour acqurir un vrai savoir-faire, un dveloppement personnel, une
reconnaissance dans la communaut et la satisfaction de participer vraiment des
programmes qui apporteront un bnfice durable aux autres. Cependant ces bnfices
nexistent que pour un membre actif, celui qui participe toutes les runions et qui
travaille dur sur tous les projets assigns.
ETRE ENGAG: Pas de place pour le bon membre qui ne sengage qu moiti. Le
mouvement JCI a une philosophie, des objectifs et une finalit. Il a une me. Il demande
ses membres un engagement envers ses idals, il exige un dvouement envers un travail
parfois darrache-pied et implique une comprhension en profondeur des problmes des
gens. Si tu es prt prendre cet engagement, tu seras un membre dune grande valeur
dans ton organisation locale.
ETRE UN CONTRIBUTEUR : Nombreux sont les membres Jeune Chambre qui
dbordent de bonnes ides, qui ont du bon sens en abondance et qui pourraient jouer un
rle utile dans le processus de prise de dcision. Malheureusement, ils demeurent
gnralement silencieux au cours des runions, peut-tre par timidit ou par peur du
ridicule. Et cest ainsi que bien souvent les ides vraiment bonnes surgissent aprs que la
dcision ait t prise. Ton organisation locale a besoin de ton apport. Acquiers le talent
de savoir parler en public, pense soigneusement tes ides et prsente un argument
bien raisonn pour soutenir ton point de vue. Sois prt rencontrer une opposition et
accepter tous les bons commentaires qui se prsenteront. Aspire devenir un membre
quon coute et dont les ides sont apprcies leur juste valeur.
SOIS EFFICACE: Lefficacit est une des cls pour progresser. Quelle que soit la tche
qui tincombe, il est important que tu comprennes ce que tu as faire, que tu participes
fond avec les autres personnes concernes et que tu fasses de ton mieux. Naies pas
peur de demander si tu ne comprends pas. Nhsite pas rechercher de laide si tu
penses que cest ncessaire. Dans le mouvement Jeune Chambre, il ny a pas de poste
qui soit plus important que tous les autres et chaque membre est un chanon dans la
grande chane des accomplissements humains. Lorganisation a besoin du membre de la
base qui accomplit consciencieusement ses responsabilits. Elle na nul besoin de ceux
qui rejettent les responsabilits et sont la cause des checs.
SOIS FIABLE: Le membre sur qui on peut compter en tous temps, celui en qui les autres
peuvent confier, ira tout droit au sommet. Un grand nombre de bons projets chouent
parce quune seule personne a laiss tomber lquipe. La plupart des activits de la
Jeune Chambre demande un travail dquipe et il nappartient qu toi dy apporter du
tien et faire ce quon attend de toi. Cependant, ne dborde pas denthousiasme au point
de vouloir en faire beaucoup plus que le temps dont tu disposes. Avoir trop faire est
aussi ngatif que de ne rien faire du tout. Le rsultat est le mme.

RECOMMANDATIONS

RSUM

Il est important que tu apprennes tout ce que tu peux sur la Jeune


Chambre, ce nest quainsi que tu pourras participer fond.
Renseigne-toi sur lhistoire de ton organisation locale et nationale
et celle de la Jeune Chambre ; apprends tout ce que tu peux sur
les dernires actions et les projets. Savoir ce qui a t accompli
dans le pass te donnera non seulement des ides mais te
permettra aussi de profiter de lexprience des autres et
didentifier les piges viter. Etudie la constitution de ton
organisation locale et son infrastructure. Participe au plus grand
nombre possible de runions rgionales, nationales et
internationales ; tu apprendras non seulement ce qui se passe
tous ces niveaux mais tu pourras aussi partager des expriences
avec les nombreux collgues membres que tu vas rencontrer. Et
surtout, profite de chaque opportunit dacqurir des
connaissances nouvelles et dapprofondir ce que tu sais dj.

Lorsque tu transforme les problmes en challenges que tu peux


surmonter ; lorsque tu te fixes des objectifs que tu peux raliser et
lorsque tu ajoutes les talents que tu possdes maintenant ceux
que tu vas acqurir, tu obtiendras une croissance personnelle qui
te donnera une nouvelle dimension et un nouvel art de vivre.
Pense aux paroles de Thomas Wolfe: "Si un homme a du talent et
nen fait pas usage, il a chou ; sil a du talent et ne lutilise qu
moiti, il a chou partiellement ; sil a du talent et apprends
lutiliser plein, il aura glorieusement russi et prouvera une
satisfaction et un triomphe que bien peu connaitront."

UTILISE: Ton organisation locale est une organisation de


dveloppement conomique et individuel et tu en tireras un
bnfice immense en profitant des cours de formation dans le
dveloppement personnel, le leadership, le management et tous
autres sujets qui te seront offerts. Cependant, tu dois faire usage
des aptitudes que tu vas acqurir. Par exemple, une fois que tu
auras appris les techniques de la prsidence, mets en place un
projet pour apprendre aux responsables des organisations
bnvoles organiser des bonnes runions. Tu en retireras une
formation en profondeur et tu sauras utiliser au mieux tes
nouveaux talents en travaillant sur le plus grand nombre possible
de projets, car cest par la pratique quon apprend le mieux. Le
mouvement Jeune Chambre est unique en ce sens quil permet
ses membres le luxe dapprendre partir de leurs erreurs et donc
naies pas peur de tattaquer quelque chose de nouveau. Mme
si tu nobtiens pas le succs souhait, tu en retireras un bnfice
personnel durable lorsque tu appliqueras ce que tu as appris ton
travail ou dans ta vie prive.
ORGANISE : Etre membre de la Jeune Chambre nest pas
vraiment une activit temps perdu. En fait tre un membre actif
dans une bonne organisation locale peut exiger beaucoup de ton
temps et de tes talents. Tu dois savoir torganiser pour accorder
toute lattention que te demande ta famille, ton travail et ta carrire
la Jeune Chambre sans ngliger aucun aspect. Il serait sage de
faire participer ta famille et ton employeur ou tes associs tes
activits Jeune Chambre. Ils verront le bon travail que tu
accomplis et les bnfices que tu en retires.
VA DE LAVANT : En raison de ses grandes exigences, ta priode
dactivit au sein de la Jeune Chambre sera peut tre relativement
courte. Une fois que tu sauras de quoi il en est, calcule le temps
que tu peux accorder la Jeune Chambre et fixe toi un objectif
personnel, que ce soit devenir le Prsident de ton organisation
locale ou nationale ou Prsident de JCI. Pense tes tapes sur la
voie de laccomplissement et en mettant en pratique tout ce que
tu as appris, vise trs haut. Et noublie jamais que la fin de ta
carrire la Jeune Chambre nest quun commencement, le dbut
de ton service personnel envers ta communaut et ton pays. Sois
un bon membre de la Jeune Chambre aujourdhui et tu pourras
tre un leader remarquable demain.

SALES

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Jeune Chambre Internationale, Fdration mondiale de jeunes leaders et entrepreneurs


15645 Olive Boulevard, Chesterfield, MO 63017, U.S.A.
Tel: +1 (636) 449 3100 Fax: +1 (636) 449 3107 www.jci.cc jci@jci.cc

DACTION
GUIDE
LEADERSHIP

mtropolitaine est une organisation implante dans une rgion forte densit de
population (telle qu'une grande ville ou un ensemble de plusieurs villes) qui compte plus
de 150.000 habitants.

Responsabilits
1.

Il faut prendre en considration le fait que l'Organisation Locale Mtropolitaine


d'une grande ville est affecte par des circonstances qui influencent ses
programmes, ses membres et ses perspectives. Les habitants des rgions
mtropolitaines sont trs occups et leur rythme de vie est plus rapide. Il y a
beaucoup d'autres activits pour attirer les membres potentiels et les membres
actuels. Le cot de participation est aussi plus lev.

2.

Les membres d'Organisations Locales Mtropolitaines sont habituellement plus


orients vers les affaires et les programmes doivent tre lis une amlioration
conomique. Pour avoir un impact sur la communaut, l'organisation locale
Mtropolitaine doit mener des projets de grande envergure, et l'accent doit tre
mis sur le rle catalytique des activits de projets communautaires. Il ne s'agit
plus de service communautaire, mais de leadership communautaire.

3.

La comptition pour la publication d'articles par les mdias est froce, et il faut
gnralement beaucoup de temps et une planification prudente pour tablir des
rapports amicaux avec des personnes influentes. Toutes les organisations locales
des villes environnantes bnficieront d'un reportage sur l'Organisation Locale
Mtropolitaine fait par les mdias, puisqu'il touchera un plus grand groupe de
citoyens qu'un journal, une station de radio ou de tlvision d'une petite communaut.

4.

Une grande partie du plan d'une Organisation Locale Mtropolitaine sera


consacre des programmes de dveloppement individuel de haute qualit
destins aux membres de la communaut. Des formateurs professionnels doivent
tre employs pour diriger les cours de formation qui ont pour but de dvelopper
des techniques professionnelles et commerciales.

5.

Les runions doivent tre trs formelles et le protocole doit tre respect
scrupuleusement, surtout lorsque des invits minents y assistent. Les runions
gnrales de l'effectif doivent avoir lieu tous les mois ou tous les deux mois, et
les runions du Comit excutif toutes les deux ou trois semaines.

6.

Les runions de Comit de Projet peuvent avoir lieu chaque fois que les membres
du comit le jugent ncessaire. Le Directeur de projet rend compte des progrs
effectus au Vice-prsident assign au domaine de possibilits concern.

7.

Les runions de l'effectif doivent se concentrer davantage sur les orateurs invits
et les relations avec les membres plutt que sur les sujets administratifs qui
doivent tre rgls par le Comit directeur.

GESTION

OLMs
Metropolitaines
L'organisation Jeune Chambre
s'tend dans le monde entier
o les nations
membres
FORMATEUR
tablissent des organisations
locales dans des villes de
toutes dimensions. Le
mouvement a tout d'abord
commenc dans les plus
grandes villes, mais aujourd'hui
dans la plupart des pays,
l'organisation commence
s'implanter dans de plus petites
communauts autrefois
considres comme ayant une
population insuffisante pour
soutenir une organisation locale
Jeune Chambre.
Ces dernires annes, le
nouveau concept
d'organisations locales
mtropolitaines a t accept
par l'organisation Jeune
Chambre. Ce concept est bas
sur la conviction que, dans une
grande ville, une organisation
locale doit rpondre aux
besoins et aspirations de
professionnels trs occups.
De plus, ces professionnels
sont recherchs par de
nombreuses autres
organisations de volontaires
trs comptitives. Une
organisation locale

RECOMMANDATIONS
1.

Les Organisations Locales Mtropolitaines doivent tre situes trs prs du


centre administratif de la ville, du Sige d'une socit, de centres mdiatiques,
universits, etc. L'organisation locale doit tirer avantage d'une telle concentration
de pouvoir, argent, personnes, mdias, influence, etc.

2.

La structure d'une Organisation Locale Mtropolitaine doit rpondre aux besoins


d'une administration plus professionnelle et puisqu'il y a un grand nombre de
membres et d'activits, on aura peut-tre besoin de plus de responsables pour
grer l'organisation locale et ses membres.

3.

Le Prsident de l'organisation locale doit avoir un rle prpondrant dans les


relations publiques et dans les relations avec des organisations externes plutt
que dans la gestion de l'organisation locale qui doit tre confie aux Viceprsidents excutifs.

4.

Les Vice-prsidents de l'organisation locale doivent tenir les Vice-prsidents


excutifs au courant des activits des divers projets qu'ils doivent superviser
et coordonner.

5.

Les Organisations Locales Mtropolitaines doivent


envisager d'employer une personne temps complet ou
temps partiel pour administrer le secrtariat. Selon la
dimension de l'organisation locale et le volume de travail
administratif, cette personne peut avoir le statut de
Secrtaire Gnral et tre responsable de toutes les
affaires administratives de l'organisation locale.

6.

Les projets d'une Organisation Locale Mtropolitaine


doivent avoir un impact; pour atteindre ce but, ils
doivent tre complets, bien planifis et excuts d'une
manire professionnelle.

7.

De solides rapports avec des personnes appartenant


diverses organisations (associations commerciales et
professionnelles, gouvernement, mdias, syndicats, autres
organisations de volontaires, parrains, etc.) augmenteront
l'efficacit de l'Organisation Locale Mtropolitaine.

RSUM
Souvent, les organisations locales situes proximit d'une
grande ville ne ralisent pas compltement le potentiel d'activits
Jeune Chambre, les possibilits qu'une organisation locale peut
offrir de jeunes professionnels, et la chance d'augmenter
considrablement l'effectif de la Jeune Chambre dans la ville. En
gnral, les gens aiment bien se joindre des groupes ayant un
style de vie comparable au leur, le mme genre d'occupations et
les mmes centres d'intrt. Il sera plus difficile dans les grandes
villes de russir satisfaire un chantillonnage divers de membres,
mais cela peut tre accompli dans l'organisation locale tant que
l'harmonie rgne au sein du groupe.
Etant donn que dans les grandes villes le style de vie est trs
diffrent de celui des petites villes ou des rgions rurales,
l'Organisation Locale Mtropolitaine doit adapter son style cette
situation. Le rythme de vie est rapide, et les personnes passent
gnralement plus de temps dans les transports qui les
conduisent de leur domicile leur lieu de travail; de plus, ils
participent aussi un plus grand nombre d'activits que les
habitants des petites villes.
Les gens ont moins de temps consacrer leur famille et
l'organisation locale ne doit pas interfrer avec les priorits
familiales des membres ou avec leurs activits professionnelles en
exigeant trop de runions ou trop d'activits.

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DACTION
GUIDE
LEADERSHIP

COMPOSANTES
Un Plan d'Action n'est pas un calendrier d'activits qui indique seulement l'activit
et quel moment il faut la mettre en place. Un Plan d'Action doit rpondre aux
questions suivantes:
1.

La mission d'une organisation est la raison pour laquelle elle existe, la dfinition
de sa raison d'tre. Chaque organisation locale est unique et aura sa propre
mission, mais elle doit tre troitement lie celle de la JCI:

GESTION

Le Plan
dAction dOLM
La planification est
indispensable pour atteindre
des buts.
Suivre un Plan
FORMATEUR
d'Action consiste valuer
maintenant ce qui doit tre fait
dans l'avenir pour satisfaire
pleinement les aspirations et
les besoins des membres, de
l'organisation locale, et de
la communaut.

Pourquoi l'organisation existe-t-elle? - La Mission ou Raison d'Etre.

"Contribuer au progrs de la communaut globale en offrant aux jeunes


gens la possibilit de dvelopper les techniques de direction, la responsabilit
sociale, esprit dentreprise et la solidarit ncessaires pour effectuer des
changements positifs".
2.

Sur quoi l'organisation concentrera-t-elle ses efforts? - les Domaines de


Rsultats-Cls.
La mission doit maintenant tre divise en Domaines de Rsultats-Cls qui
dtermineront quoi l'organisation et les responsables doivent consacrer la
plupart de leur temps, talent, nergie, et argent. Les Domaines de Rsultats-Cls
sont ce sur quoi l'attention doit tre concentre en premier lieu, et doivent mettre
en vidence les rsultats importants, et non pas les activits.

3.

Que voulons-nous accomplir? - les Objectifs.


Les objectifs sont les lments de base pour dterminer quelles activits doivent
tre organises. Les objectifs aident aussi tablir des critres en vue d'valuer
si les activits sont bien menes. Un objectif est l'nonc d'un rsultat atteindre
et doit commencer par un verbe d'action l'infinitif. Il doit tre clair, ralisable et
on doit pouvoir mesurer les progrs accomplis.

4.

Qui en sera responsable? - le responsable Nomm.


Chaque objectif doit clairement indiquer qui sera responsable de la coordination
de l'action et de l'obtention de rsultats ainsi que du dveloppement des stratgies
et de l'attribution de nouvelles responsabilits pour chacune des stratgies.

5.

Quand faut-il l'introduire et jusqu' quand? - les Dlais.


L'objectif doit aussi fixer une date indiquant un commencement et une fin ou une
priode de temps au cours de laquelle l'objectif doit tre ralis.

6.

Combien cela cotera-t-il? - le Budget.


L'objectif doit aussi indiquer l'investissement maximum que l'organisation locale
est prte autoriser.

7.

Comment voulons-nous y parvenir? - Les Stratgies.


L'objectif est maintenant divis en plusieurs petites stratgies qui sont des
actions diverses qui doivent tre entreprises pour raliser cet objectif. L'objectif
doit galement indiquer qui est responsable, les dlais, et le cot.

8.

Comment excuter chaque stratgie? - les Etapes d'Action.


La personne responsable de chaque stratgie doit maintenant dcider comment
excuter la stratgie. Les Etapes d'Action sont les actions lmentaires qu'il faut
entreprendre pour mener bien la stratgie.
Lorsque les tapes ci-dessus sont dfinies, les actions correspondantes doivent
tre rparties sur l'anne.

TAPES
Les tapes suivantes doivent tre suivies au cours du dveloppement du Plan d'Action
de l'OLM:
1.

Une bauche du Plan d'Action est faite.


Le Prsident et le Secrtaire ont la responsabilit de prparer une bauche du
Plan d'Action pour l'anne suivante.

2.

3.

Le Comit directeur modifie l'bauche.

RSUM

Le Comit directeur examine l'bauche du plan et apporte


des modifications s'il est ncessaire.

Un Plan daction clair et ralisable est la fois un guide pour


canaliser les efforts des responsables et des membres ainsi quun
outil qui permet de transmettre les orientations et les objectifs que
se sera fix le groupe.

La proposition finale est prsente l'Assemble


Gnrale.
Le plan propos est soumis l'ensemble des membres
et modifi, s'il est ncessaire, lors de l'Assemble
Gnrale annuelle.

4.

Le nouveau Comit directeur incorpore les


changements approuvs par l'Assemble Gnrale.

Il est important de comprendre quun Plan dAction nest pas une


masse de granite immuable ds quil est imprim. Il est prudent de
revoir tes plans tous les mois et de les mettre jour tous les
trimestres... ou toutes les fois que les circonstances changent
notablement dans lorganisation locale.

Le Plan d'Action dfinitif est maintenant imprim et


distribu tous les membres de l'organisation locale.
5.

Les membres du Comit directeur prparent leur plan.


Lorsqu'on lui a confi des tches et responsabilits
concernant divers objectifs, chaque responsable du
nouveau Comit directeur prpare un Plan d'Action.

6.

Les plans individuels sont approuvs.


Le Plan d'Action de chaque responsable est approuv par
le Comit directeur au cours du premier mois qui suit son
entre en fonction. Le cot et les dlais peuvent
maintenant tre fixs pour toutes les activits.

7.

Le Programme Annuel des Activits est tabli.


Le Secrtaire peut maintenant tablir le calendrier des
activits rparties sur toute l'anne et l'envoyer tous les
membres avec une liste de dlais respecter et de tches
accomplir.

8.

Les superviseurs suivent leur quipe dans


l'accomplissement de ses tches.
Maintenant, il est temps de passer l'action, les
superviseurs immdiats de chaque responsable surveillent
les progrs des membres de leur quipe pour s'assurer
que tout se droule selon le plan initial et que les dlais
sont respects.

9.

Une valuation et des recommandations sont faites


pour l'anne suivante.
Le prsident et les superviseurs doivent valuer les progrs
accomplis tous les mois et faire des recommandations
concernant les actions ou les objectifs qui doivent tre
inclus dans le Plan d'Action de l'anne suivante.

10. Le Plan d'Action pour l'anne suivante est bauch.


Maintenant, revenons la premire tape. En utilisant
correctement l'valuation et les recommandations, il est
facile d'baucher le Plan d'Action de l'anne suivante.

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DACTION
GUIDE
ENTREPRENARIAT

LEADERSHIP

Planification
Stratgique
Certaines organisations locales
GESTION
auront de mauvaises
annes, en
raison d'un manque d'intrt de
la part des membres et de peu
de progrs accompli. Un grand
nombre de facteurs peuvent
contribuer cela.
Toutes les organisations but
non lucratif servent le public
dans un climat conomique,
social etFORMATEUR
politique de plus en plus
complexe, rempli d'opportunits
qui changent constamment et
sujet des pressions
imprvisibles. Il n'est pas
toujours facile de dterminer les
raisons exactes pour lesquelles
l'organisation locale subit une
mauvaise anne.
Un Comit de Planification
Stratgique doit tre form pour
informer l'ensemble de l'effectif
des problmes et pour proposer
des recommandations en vue de
modifier les plans long terme
de l'organisation locale afin de
remdier ces problmes.

Composantes
La planification stratgique affectera tous les aspects de la vie de l'organisation locale, y
compris les programmes et services, le recrutement, le parrainage, les communications,
les finances, les relations publiques, etc. Par consquent, le processus de planification
stratgique influencera et sera influenc par tous les groupes de membres de
l'organisation qui ont un intrt dans sa russite. Les membres du Comit de Planification
Stratgique doivent bien comprendre ce que reprsente la planification stratgique et de
quelle manire l'organisation peut en bnficier.
Si elle est bien applique, la planification stratgique est simple, efficace et devrait
rpondre des questions telles que:
1.

Quelle est la raison d'tre ou mission de l'organisation locale? Pourquoi


l'organisation locale existe-t-elle?

2.

Quelle est la vision de l'organisation locale, que peut-elle devenir dans l'avenir?

3.

Quels services et possibilits l'organisation locale offre-t-elle, et quels services et


possibilits devrait-elle offrir dans l'avenir?

4.

Qui bnficie de ces services? De quelle faon cette clientle peut-elle voluer
dans l'avenir? Comment l'organisation locale pourrait-elle rpondre ces changements?

5.

Considrant les conditions environnantes et les ressources actuelles de


l'organisation locale, sur quoi devrait-elle concentrer ses efforts et ses ressources
pour raliser sa vision de l'avenir?

6.

Quelles mthodes de mesure de performance utiliserez-vous pour suivre


l'application de ces priorits?

7.

Quels efforts seront faits pour rviser les priorits de l'organisation si les
conditions changent?

TAPES
1.

Prparer un "plan pour planifier".


L'organisation locale doit dcider qui participera cette procdure, quels
rsultats seront produits chaque tape, et comment le processus de
planification sera appliqu.

2.

Rassembler des renseignements en vue d'une tude personnelle ou d'une


analyse de l'organisation.
Etablir une liste complte et exacte de tous les aspects de l'organisation, tels que:
a. runions,
b. constitution,
c. structure administrative,
d. procdures de recrutement,
e. objectifs de l'organisation locale,
f. crmonies d'investiture,
g. communication,
h. ressources de l'organisation,
i. lections,
j.projets communautaires,
k. finances,
l. programmes de formation,
m. cotisations,
n. rcompenses,
o. Domaines de Possibilits,
p. programmation,
q. publication d'organisation locale,
r. Snateurs de la JCI,
s. rencontres sociales,
t. engagements nationaux,
u. participation rgionale,
v. correspondance,

w. relations publiques,
x. Jeune Chambre Internationale,
y. etc.
3.

RSUM

Dfinir les sujets-cls pour l'avenir de l'organisation.


Le comit doit analyser les donnes pour percevoir ce
qu'elles rvlent sur l'avenir de l'organisation et ensuite
tablir une liste courte mais complte comprenant six ou
huit sujets fondamentaux devant tre examins par le
Comit de Planification Stratgique.

4.

Choisir des priorits stratgiques pour guider


l'organisation dans les annes venir.
Les priorits stratgiques doivent affecter l'organisation
dans son ensemble et traiter des relations entre
l'organisation locale et ses membres. Aucune tape n'est
plus importante que la dcision de consacrer du temps et
des ressources limites la poursuite de quelques buts
d'une importance vitale.

5.

Lorsqu'elle est bien mene, la planification stratgique peut tre


l'un des aspects les plus prcieux et gratifiants de la vie de
l'organisation locale. Ce processus englobe un large ventail de
visions, ides, personnes, sentiments, donnes spcifiques,
ralits concrtes et rves magnifiques.
La technique de planification stratgique approfondit les
connaissances de l'organisation locale sur l'organisation en
gnrale et sur son environnement.
Par la suite, ces connaissances permettront au Comit directeur
de l'organisation locale de prendre des dcisions judicieuses sur
des sujets concernant des rglements importants relatifs la
mission institutionnelle, et sur les priorits long terme, les buts et
objectifs de l'organisation. Il faut inciter les membres de
l'organisation locale parvenir une vision commune, se mettre
d'accord et s'engager ensemble participer ce que
l'organisation fera et deviendra dans l'avenir.

Dvelopper des initiatives ou des plans d'action pour


chacune des priorits stratgiques.
Explorer tous les moyens possibles pouvant aider
l'organisation locale amliorer ses performances dans
chaque domaine.

6.

Slectionner un systme de mesure des performances


pour suivre les progrs accomplis dans l'excution de
chacune des priorits stratgiques.
Les services offerts sont souvent de nature qualitative et
par consquent difficile mesurer. C'est pourquoi il est
recommand d'utiliser un systme de mesure des
performances pour valuer les progrs accomplis dans
chaque priorit.

7.

Examiner les progrs effectus en vue de


l'accomplissement des priorits stratgiques de
l'organisation locale et rviser le plan au moins une
fois par an.
De mme, cette tape est ncessaire, chaque fois que de
gros problmes ou des possibilits remarquables se prsentent.

Les changements des conditions environnantes internes et


externes exigent souvent des rponses nouvelles et diffrentes de
la part de l'organisation.

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15645 Olive Boulevard, Chesterfield, MO 63017, U.S.A.
Tel: +1 (636) 449 3100 Fax: +1 (636) 449 3107 www.jci.cc jci@jci.cc

DACTION
GUIDE

PLAN DE BASE
Il va de soi que chaque plan daffaires est unique en accord avec la nature de ton
entreprise ou de ton organisation et des objectifs du plan. Cependant tous les plans
doivent comporter ces lments fondamentaux...
1.

Une courte description sur une ou deux pages des objectifs de lentreprise. Il
peut contenir des lments quon ne trouvera nul part ailleurs, comme une
dclaration de la vision et de la mission.

ENTREPRENARIAT

Le plan
daffaires de
lorgLEADERSHIP
anisation
locale
Les exemples abondent
dentrepreneurs ayant connu
une russite vertigineuse et qui
nont jamais conu un plan
daffaires officiel.

Cette partie du plan contiendra galement un rsum de tout ce qui se dira dans
les autres parties. Si tu souhaites runir des fonds, explique dans cette partie la
somme dont tu as besoin et comment elle sera utilise.
2.

Malheureusement, beaucoup
FORMATEUR
vont mettre en pril leurs
conomies de toute une vie au
lieu de consacrer du temps
un processus qui pourrait leur
pargner eux et aux
actionnaires, beaucoup de
regrets, tout en ouvrant la porte
aux opportunits.

Equipe de management.
Les personnes intressent beaucoup les investisseurs ventuels, les partenaires
et les employs. Donne une courte description des principaux gestionnaires, leurs
antcdents et leurs fonctions dans la socit. Tu peux aussi inclure un organigramme.

3.

Description du produit ou service.


Cest le moment dexpliquer tous les lments cls de ton produit ou service. Il
serait bon dajouter ses atouts inhrents et tout particulirement prciser
pourquoi ton produit ou ton service est meilleur, plus conomique, plus fiable et
plus efficace... que tout ce qui se trouve maintenant sur le march.

4.

Plan de marketing.
Dcrit en dtail tes plans pour te positionner, les prix et comment tu vas
promouvoir ton produit ou service auprs de tes clients potentiels. Si tu as fait
une tude de march pour appuyer ton arguement, il faut linclure.

GESTION

Mais pour la plupart des chefs


dentreprises et des leaders
dorganisations, le procd qui
consiste rdiger un plan
daffaires est encore le meilleur
moyen de les obliger adopter
une pensee rationelle pour
leurs ides dans leur entreprise.

Un Rsum Gnral.

5.

Oprations.
Souvent une petite entreprise ou organisation russit parce quelle a un systme
ou une logistique extrmement efficace. Si cest le cas, il faut en informer tes lecteurs.

6.

Donnes financires.
Pour les banques, les investisseurs ou tous autres sponsors, cest la partie la plus
importante de ton plan. Elle devra comporter tes recettes, ton bilan, ton cash
flow, etc. Ces documents devront tre conformes aux normes acceptes dans la
comptabilit avec une prsentation professionnelle.

7.

Annexe.
Tu peux ajouter ici des lments qui nont pas eu de place dans les grandes
parties, comme les coupures de journaux, des chantillons de produits et les CV
des employs.

LE STYLE
La longueur dpendra de la complexit de ton entreprise et des objectifs viss par le plan.
Dans le cas dune joint venture, on aime les plans toffs dit-on mais en rgle gnrale,
25 pages sont amplement suffisantes.
De nombreuses entreprises succs oprent partir dun concept trs simple qui peut
sexprimer en quelques mots ou en peu de lignes.
Naturellement tu as des souhaits, des rves et probablement de la passion pour ton ide,
mais ton plan daffaires doit sen tenir aux faits, sans faire appel aux sentiments et
renfermer des prvisions et non pas des espoirs.... sans oublier des perspectives ralistes
quant aux profits de ton entreprise.
Tu dois rdiger ton plan toi-mme quels que soit tes talents dcrivain. Tu peux toujours
demander plus tard que quelquun te ldite. Il est important que tu le fasses parce que
tes connaissances sur lentreprise et le march ne pourront pas se transmettre par
quelquun dextrieur.

Cependant, si tu nas pas lhabitude de rdiger des plans


daffaires, laide dexperts peut savrer fort prcieuse. Tu
trouveras sur Internet une masse dinformations. Visite
www.bplans.com pour des exemples de plans.

EVITE LES PIGES


Outre le fait de couvrir les lments de base pour obtenir un plan,
tu peux ajouter de la valeur ton plan en veillant viter les
piges les plus courants qui gutent les auteurs des plans...
1.

Sous-estimer la concurrence.
Essaie didentifier toutes les entreprises qui pourraient tre
des concurrents, non pas seulement celles qui le sont
manifestement. Et noublie pas quil y a des crneaux pour
chaque entreprise. Ne sous-estime pas les obstacles pour
percer dans ton entreprise. Un de tes concurrents qui na
pas les moyens de construre une usine, par exemple, peut
toujours avoir un produit fait par quelquun dautre.

2.

Des recettes qui prtent confusion ou des ventes


sans reus.
Des ventes conclues au cours dune priode donne ne se
traduisent pas forcment par de largent encaiss. Il y a
toujours un dcalage avec des clients qui achtent
maintenant et paient plus tard. Veille ce que ton plan
daffaires en tienne compte. Et noublie pas quun
accroissement du volume des ventes ne signifie pas
toujours des profits accrus. Il peut tobliger mettre la cl
sous la porte si les ventes te coutent trop ou si les
recettes ne sont pas en proportion.

3.

Avoir trop de foi en ton plan.


Rappelle toi que les prvisions des tats financiers et les
pro forma se basent sur des attentes futures et sont donc
par nature imprcises. Un plan daffaires ne perd pas toute
valeur parce quil ntait pas compltement exact. Ton
objectif doit tre de le faire aussi raisonnable que possible
sans y croire au pied de la lettre.
Tout du moins, ton plan daffaires doit taider surveiller
comment la ralit se compare ton plan. Si le plan ne
correspond rien, ne perds pas de temps pour le revoir.

RSUM
Souvent, le fait de rdiger un plan daffaires correspond un
besoin dobtenir des fonds. Mais considre le aussi comme un
grand outil de communications servant expliquer ce quest ta
socit aux vendeurs, clients, associs et futurs employs.
Outre les cas de lancement dune entreprise, les plans daffaires
sont utiles mi-tape pour les socits qui veulent grer leur
croissance ou ventuellement changer de direction, ce qui peut
demander des fonds supplmentaires.
Quel que soit ton objectif pour rdiger un plan daffaires, ne le
considre pas comme une masse de granite immuable une fois
quil sera imprim. Il est prudent de revoir tes plans tous les
trimestres et de les mettre jour tous les ans... ou lorsque les
circonstances dans ton entreprise changent notablement.

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DACTION
GUIDE
LEADERSHIP

GESTION

Collecte
de fonds
Faire des profits demande de la
comptitivit et tant que ton
organisation
locale peut soffrir
FORMATEUR
le luxe de prendre des risques,
cest une bonne exprience.
Cependant tu ne dois pas
permettre que ton organisation
locale en arrive au point de
risquer son existence au cours
dun effort pour runir des
fonds. Une publicit dfavorable
suite une dtresse financire
peut mettre en pril toute
limage de notre organisation
dans ta communaut et il
faudra peut tre des annes
pour y remdier.

ASPECTS LGAUX
Noublie pas que certaines activits de collectes de fonds peuvent te mettre en difficult
avec la loi, surtout si dautres organisations sont concernes. Obtiens lassistance dun
juriste sur tous les accords que tu vas signer et vrifie les rglements de ton
administration locale qui se rapportent ton cas. Les loteries sont parfois problmatiques
dans ce domaine et il convient de faire preuve de prudence.

GUIDE DES RESSOURCES LOCALES


Pour obtenir des fonds ou des sponsors, il est indispensable de bien connaitre ta
communaut, didentifier qui est mieux mme de taider dans chaque domaine de ton
programme et den dresser une liste. Tiens cette liste jour car elle peut savrer un atout
prcieux. Ci-joint une liste des principaux groupes titre de rfrence :
Les services de ton administration locale
Les associations civiques
Les diffrents groupes industriels
Le monde du spectacle
La Sant et les Sports
La participation du public.

COMIT DES FINANCES


Ton Comit des finances devra compter parmi ses membres les personnes les plus
exprimentes de ton organisation locale, celles qui sont les plus au courant des
techniques de promotion avec des antcdents dans les affaires et un savoir-faire dans la
ralisation des profits.
Le Trsorier de lorganisation locale en fera partie et aura la responsabilit de placer des
commandes, faire linventaire, rassembler les fonds et finaliser chaque projet en informant
le Conseil dadministration des profits raliss au moment des runions. Chaque projet
individuel aura bien entendu, son prsident et un comit charg de le mettre en place.

CHOISIR UN PROJET
Que le projet ait pour origine lide dun membre ou provienne de lextrieur, le comit
devra lexaminer attentivement et sous tous ses aspects avant de recommander
lexcutif et aux membres de ladopter. Essaie de mettre lpreuve ton choix avec la
liste suivante :

q
q
q
q
q
q
q
q
q
q
q
q

Combien dargent vont demander les oprations de ce projet ?


Lorganisation locale peut-elle risquer cette somme ?
Si le projet choue, quelle somme dargent pourrions nous perdre ?
Quels sont les profits que nous pourrions retirer ?
Un projet similaire a t-il russi dans la communaut ou dans dautres communauts ?
La communaut dispose t-elle des installations indispensables ?
Quel est le personnel et les heures de travail envisags ?
Peut on runir les ressources humaines indispensables ?
Le temps est-il favorable pour ce projet ?
Entrera t-il en conflit avec dautres activits dans lorganisation locale ou
la communaut?
Le public en aura t-il pour son argent ?
Faut-il faire appel des agences ou des organisations extrieures pour arriver
une promotion adquate de ce projet ?

q
q
q
q

Ce projet est-il lgal et de bonne rputation ?

5.

Vends en faisant une tude de march ou directement par


correspondance, "En appelant le 123-4567 toute heure,
un membre de la Jeune Chambre va livrer les
marchandises dans les 24 heures. " La lettre comportera
galement un projet spcifique dans la communaut pour
lequel les gains raliss grce ce programme seront mis
profit. Cette approche permettra dobtenir un volume
des ventes constant en moins de 30 jours... et sur une
base 100 % bnvole.

6.

Vends en signant un contrat pour rpondre aux besoins de


la communaut travers les bureaux de ton administration
locale. Parle avec le maire sur un programme dont ton
organisation locale pourrait se charger en assurant toute la
distribution. Vends ce programme en annonant que les
profits raliss serviront appuyer un projet spcifique
dans la communaut qui offre un intrt mutuel. Ce type
de projet devra tre accompagn dune analyse minutieuse
de la main doeuvre disponible pour sassurer que
lorganisation locale soit mme de fournir le service souhait.

7.

Vends sur Internet. Cre un site professionnel et offre des


produits au public. Tu peux aussi joindre des vendeurs en
ligne pour tablir des liens sur le site de ton organisation
locale en prlevant un pourcentage sur chaque vente
ralise par lintermdiaire des liens sur ton site.

Un juriste a t-il soigneusement tudi le contrat ?


Est-ce que les ventes du projet vous placent en
concurrence avec les cercles daffaires locaux?
Vont-ils approuver ?

RELATIONS PUBLIQUES
Un des lments les plus indispensables de la collecte de fonds
est la publicit qui est aussi une des principales composantes des
relations publiques. Nous allons les relier pour te permettre davoir
des bonnes relations publiques au travers de projets de collecte
de fonds.
Parfois en veillant tous les dtails dans la collecte de fonds,
nous ngligeons les bnfices de la publicit et les vraies
rcompenses que peuvent nous rapporter nos activits comme la
reconnaissance du public, la diffusion des ides de la Jeune
Chambre et des effectifs accrus. Un bon effort de relations
publiques pour des projets de collecte de fonds demande de
fournir des informations mais les aspects essentiels sont :
Ce que vous allez faire,
Comment vous allez le faire,
Quand vous allez le faire,
Pourquoi vous allez le faire.

RSUM

Faire de la publicit pour tous ces lments est important pour le


succs de tout projet de collecte de fonds. De plus, si vous le
faites chaque anne, il est conseill de choisir toujours la mme
date de lanne pour que le public sy habitue et donne son appui.
Cette continuit est galement utile pour votre programme de
relations publiques.

Fais toujours participer les effectifs de lorganisation locale dans


les efforts de collecte de fonds pour en faire un travail dquipe.
Montre les rsultats du projet au public et aux autorits pour
gagner de la crdibilit pour dautres projets.

COMMENT VENDRE DES PRODUITS


1.

Vends aux personnes sur les lieux du travail. Un


chantillon que tu montreras lheure du djeuner ou
dans une atmosphre dtendue avec tes collgues
dbouchera sur des commandes.

2.

Vends tes voisins. Montre le produit en soulignant son


prix comptitif et lavantage de te lacheter toi. Tu offres
un service domicile au lieu davoir courir dans un magazine.

3.

Monte ton stand dans un centre commercial le samedi.


Obtiens la permission du management... choisis un lieu
bien frquent. Il faudra compter des priodes de travail
de 2 3 heures.

4.

Vends en plaant des marchandises chez plusieurs


dtaillants dans ta communaut, en offrant au marchand
un pourcentage sur tes gains et en lui demandant sa
participation pour soutenir un projet dans la communaut
organis sous lgide de ton organisation locale. Tu
pourvois ses besoins toutes les semaines et tu reois de
largent pour un effort minime.

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ACTION
GUIDE

ENTREPRENEURSHIP

LEADERSHIP

Bonnes runions
dans une
orgMANAGEME
anisationNT
locale
Les plupart des membres
d'une organisation de
volontaires n'aiment pas
participer aux runions! Par
consquent le premier dfi est
de renverser la situation... si
elle existe.TRAINER
Les membres de
votre organisation locale
doivent comprendre que les
runions sont bnfiques et
qu'elles permettent
d'accomplir un grand nombre
de choses. De telles runions
seront aussi une occasion
d'tablir un climat fraternel et
d'acqurir de nouvelles
techniques. Si les nouveaux
membres et les anciens
membres se rjouissent tous
l'ide de la prochaine runion,
cela devrait entraner un taux
de participation lev dans les
autres activits de
l'organisation locale.

Responsibilities
Il y a trois lments qui contribuent la russite des runions d'organisation
locale. Tout d'abord il y a les leaders, ce qui comprend le Prsident et le
Secrtaire. Ensuite, il y a les installations et la disposition de la salle de runion
dont la responsabilit revient habituellement la Commission des Runions.
Enfin, il y a les participants, ce qui comprend les membres actuels, les membres
potentiels, les invits et les visiteurs. Nous vous offrons les suggestions
suivantes pour chacun de ces aspects:

LEADERS: Le Prsident doit:


1. Connatre les objectifs de la runion avant de prparer un ordre du jour
dtaill et doit s'assurer que tous les participants connaissent ces buts
avant le dbut de la runion.
2. Connatre les principes rgissant les procdures parlementaires. Si votre
organisation locale n'a pas de Conseiller Juridique, un jurisconsulte doit
tre nomm.
3. Annoncer la date de la runion suffisamment tt aux membres et leur
donner des dtails sur cette runion.
4. Veiller respecter les convenances et le protocole dans vos runions,
mais soyez souple et conciliant en toute circonstance.
5. S'assurer que le Secrtaire conserve des archives correctes sur la
runion et prendre ses propres notes pendant la runion dans le cas o
un conflit apparatrait.
6. Encourager la participation maximum de ceux qui assistent la runion.
7. Prvoir de la varit, c'est la cl d'un bon programme de runion.
8. Avoir une copie de la Constitution et du manuel des procdures
parlementaires sur la table d'honneur.
9. Offrir la possibilit d'tablir de bonnes relations publiques internes pour
les membres et de bonnes relations publiques externes pour les invits et
les visiteurs.
10. Donner des instructions concises aux membres qui prsentent des
rapports officiels.
11. Commencer et clore la runion l'heure prvue.

DISPOSITION, MATERIEL: La Commission des Runions doit:


1. Etre responsable de la disposition de la salle de runion, du nettoyage de
celle-ci aprs la runion et doit s'occuper de tous les dtails matriels.
2. Assister le Directeur de commission dans la prparation de la salle de
runion. Le Directeur doit vrifier qu'un ou plusieurs membres de l'quipe
sont chargs de la disposition de la salle, effectuent les paiements
ncessaires, affichent le Credo de la Jeune Chambre, les drapeaux de la
JCI et le drapeau national, et prparent l'quipement audiovisuel et tout
autre matriel ncessaire. Pour permettre un plus grand nombre de
membres de participer, il faut, tous les trois mois, remplacer les
personnes charges de cette tche.

3. Prendre en considration les lments suivants: une


disposition agrable de la salle, une bonne
disposition des siges, suffisamment d'clairage et
de ventilation, limination des distractions
extrieures, le marteau de prsident, etc.

appliquer les procdures qui conviennent


la runion;
viter les moments de gne;
rgler les disputes quitablement;
essayer de ne pas dominer les runions;
rester impartial;

PARTICIPANTS: Les membres doivent:

ne jamais demander aux participants la runion


des conseils sur les procdures de runion (le
Prsident doit bien connatre les procdures).

1. Connatre les principes rgissant les


procdures parlementaires.
2. Il faut inclure une mthode pour "Briser la Glace"
toutes les runions afin d'tablir un climat fraternel.
3. Le temps de parole doit tre limit afin que les participants
les plus loquents ne dominent pas les autres.
4. Les runions sont organises pour les participants et
non pas pour les membres du Comit directeur.
5. Il faut donner aux invits et aux visiteurs le sentiment
qu'ils font partie de la runion.

RECOMMANDATIONS
1. L'ordre du jour peut tre aussi vari que le veut
le Prsident.
2. Slectionnez les types de runions qui conviennent
le mieux vos membres. Prenez en considration
leurs occupations, leurs horaires de travail, leurs
intrts et ambitions. Certains types de runions
comprennent la runion-djeuner (brve), la runionpetit djeuner (brve), la runion-dner (longue), etc.
3. Les procdures parlementaires et le protocole
doivent tre incorpors dans les runions pour
inciter une participation maximum et la libre
expression. Si vous suivez ces rgles, vous aurez
des runions bien ordonnes; chacun aura la
possibilit d'tre entendu, les dcisions seront prises
d'une faon dmocratique par la majorit, et le droit
des minorits sera sauvegard. Cela mrite de
connatre les rgles... et de s'y conformer!
4. Le Prsident doit:

2. Enfin, s'assurer que tous les participants


comprennent bien ce qui doit tre accompli pendant
la runion. Certains des objectifs comprennent:
aborder les affaires importantes de l'organisation
locale; couter un orateur invit minent; divertir les
membres en visite ou les invits; diriger une sance
de formation pour les membres; recevoir une srie
de rapports sur le programme de l'organisation locale.
Si les membres comprennent les objectifs de la runion, ils
seront plus comprhensifs envers les leaders si des
difficults surgissent. Nous tenons souligner maintenant
un point important concernant les plats et boissons servis
pendant la runion. S'il y a un repas pendant la runion,
rservez du temps pour dbarrasser les tables avant de
continuer. Les membres ne peuvent pas bien suivre la
runion si leurs voisins sont toujours en train de manger ou
de boire. Connaissez aussi les habitudes des membres.
S'ils dfient les convenances ou distraient les participants...
changez leurs habitudes!

RSUM
Peu d'activits sont plus motivantes ou stimulantes qu'une
runion d'organisation locale bien mene. Qu'il s'agisse
d'une sance traitant des affaires, d'une runion se
rapportant une activit ou d'une rencontre sociale, les
membres doivent quitter la runion satisfaits et impatients
de se rendre la prochaine. Tout ce qui est accompli dans
l'organisation locale est directement li la qualit d'une
runion d'organisation locale; il est donc impratif que cette
runion soit russie.

commencer la runion l'heure prvue;


procder aux prsentations dans les rgles et par
ordre d'importance;
se conformer l'ordre du jour et son plan
d'excution personnel;
inclure de courtes pauses dans l'ordre du jour;
s'assurer que les discussions ne s'loignent pas
du sujet trait;

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GUIDE

ENTREPRENEURSHIP

LEADERSHIP

Brainstorming
Le brainstorming est une
technique ou une stratgie
dattaque
face un problme,
MANAGEME
NT
qui permet dobtenir un
nombre maximum dides en
un temps record. Il est
indispensables de ne pas
mettre en doute le cot
pratique et ralisable des
ides qui vont surgir. Dabord
les ides et ensuite les
critiques et
les valuations.
TRAINER
Bien souvent, les bonnes
ides et suggestions ne sont
jamais formules parce quun
membre na pas la confiance
en soi ou la capacit de savoir
sexprimer au cours dune
runion. Los dune session de
brainstorming, il faut crer une
atmosphre qui encourage
tout un chacun prsenter
ses ides. Il arrive que lide
dun membre rticent soit la
mieux prsente et
lorganisation pourra la
prendre en la dissociant
entirement dune personnalit
pour la dvelopper. Le rsultat

sera que le membre rticent sentira quil fait partie du groupe, il verra que son
ide devient une ralit pratique, ce qui lincitera satteler la tche pour
participer au travail de construction. Il est bien connu que parfois des ides et
des suggestions sont rejetes non pas pour leur essence sinon en raison de
la personne qui les a mises. Le brainstorming permet de surmonter cette
triste ralit.
La philosophie derrire le brainstorming est simple. On prsume quil ny a
pas de rponse unique face un problme. On prsume que beaucoup
dides parmi les plus russies sont celles qui premire vue paraissent
illogiques ou irralisables. On prsume que le bon sens et le poids des
expriences du pass vont touffer les ides cratives. Le processus
dexamen critique des ides doit tre spar du processus qui consiste
faire surgir des ides.

LA SESSION DE BRAINSTORMING
Le sujet :

Il est indispensable de commencer avec un sujet. Supposons que tu


aies en tte une campagne sur la scurit routire locale.

Ce problme sera dfini sous forme dune question prcise destine


stimuler un flot illimit dides.

Par exemple, "Comment notre organisation locale peut-elle


sensibiliser le public la scurit routire ?" et non pas, "Devons nous
lancer une campagne de scurit routire ?"

Les rgles :

On prend note de toutes les ides sans mettre de jugement au pralable.

Les critiques ne sont pas permises.

"Les ides farfelues " sont encourages. Ce sont parfois les meilleures.

A ce stade, le but est la quantit au lieu de la qualit.

"Sinspirer " des ides des autres est acceptable et encourag.

Mthodes :

Un prsident explique la finalit de la session de brainstorming,


annonce les rgles et crit le sujet sur un tableau.

Puis il invite les ides et suggestions qui sont immdiatement crites


sur le tableau ds quelles se prsentent. Les membres restent assis et
annoncent leurs ides aussi vite quon puisse les crire sur le tableau.

Laisse le brainstorming se poursuivre tant que les ides coulent.

Puis le prsident remercie les participants et passe ltape suivant


qui est lvaluation. Le groupe examine toutes les suggestations en
termes dadquation ou le groupe peut confier cette tche un comit
spcialement dsign.

LE RETOUR

AVANTAGES

La partie la plus importante de ce processus consiste


utiliser des ides qui ont surgi au cours de la session de
brainstorming. Certaines peuvent savrer sans valeur
mais normalement un bon pourcentage mrite toute ton
attention. Le processus dvaluation quant au contenu et
laspect pratique doit seffectuer avec soin.
Le prsident pourra attirer lattention sur les ides qui
sont contraires la politique en usage, ou au-del des
moyens dont dispose lorganisation en demandant si on
peut les supprimer de la liste. Cest l quil est vital de
garder un esprit ouvert car il est possible de ne pas suivre
au pied de la lettre la politique habituelle au cours de
cette runion. Si le temps est un problme, les
participants la runion peuvent confier lvaluation un
comit spcial ou lexcutif. Dans ce cas il faudra veiller
ce que les rsultats obtenus soient annoncs tous les
participants, sous forme dun rapport point par point sur
lacceptation ou le rejet de chacune des principales ides.

VARIANTE
Une autre possibilit consiste faire appel des groupes
pour le brainstorming. Le porte-parole de chaque groupe
annonce les ides mises par son groupe qui sont
ensuite inscrites sur le tableau. Cette varainte offre les
avantages des techniques de groupe allies aux
techniques de brainstorming pour donner aux membres
plus de chances de participer. On peut obtenir plus du
double dides en formant plusieurs groupes parmi les
participants la runion.
De nombreuses ides seront communes aux diffrents
groupes et en prenant note du nombre de fois que des
ides auront t enregistres, il sera possible de
dterminer quelles sont les plus populaires.
Les donnes qui prcdent fournissent une mthode
pratique pour organiser une session de brainstorming
pour un grand groupe, quel que soit le nombre des
participants. Les mmes mthodes sappliquent toutes
les sessions de brainstorming mais en petit comit, un
grand tableau pourra tre remplac par un bloc notes sur
lequel le prsident inscrira toutes les suggestions
proposes. A la fin de la session, le petit comit pourra
examiner les ides pour dcider du contenu et de
laspect pratique avant de dcider de ltape suivante.

Le brainstorming permet de rsoudre des vieux


problmes avec crativit. Le progrs implique des
ides ; la stagnation cest quand elles font dfaut.

La pratique dans le brainstorming amliorera la


force cratrice. Certains sont naturellement des
"personnes ides " mais nous pouvons tous
amliorer notre crativit par la pratique.

Le brainstorming permet didentifier rapidement les


talents. Si tu runis les nouveaux membres de ton
organisation locale pour une session de
brainstorming, il ne te faudra pas longtemps pour
dcouvrir leurs talents. Chaque organisation
renferme des vastes ressources humaines qui sont
bien souvent gaspilles.

Le brainstorming permet dconomiser des heures


moisir dans une confrence lancienne. De
nombreuses ides nouvelles prennent naissance
en un temps trs court.

Le brainstorming amliore la communication entre


les personnes. Son aspect dtendu incite une
atmosphre amicale. Le brainstorming est une
mthode qui permet tes membres les plus
rticents dapporter leur contribution, de faire
partie du club et peut tre de se transformer en
membres parmi les plus actifs et les plus prcieux.

RSUM
Il faut veiller enregistrer avec exactitude les ides des
membres en prenant le temps de tout noter sans abrger
pour viter les interprtations erronnes. Dans la mesure
du possible, utiliser les expressions cls de lauteur.
Encourage les membres condenser leurs propres ides
et souligner la diffrence fondamentale entre leurs ides
et celles qui ont dj t mises. Traite toutes les ides
avec srieux, ne colle pas dtiquette ide farfelue, ce
genre de classement sera le travail dune autre runion
qui suivra.

SALES

UNIVERSIT

Junior Chamber International, Worldwide Federation of Young Leaders and Entrepreneurs


15645 Olive Boulevard, Chesterfield, MO 63017, U.S.A.
Tel: +1 (636) 449 3100 Fax: +1 (636) 449 3107 www.jci.cc jci@jci.cc

ACTION
GUIDE

ENTREPRENEURSHIP

LEADERSHIP

Procdures
parlementaires
La procdure parlementaire
MANAGEME NT
est prne et pratique par les
groupes de la Jeune Chambre
du monde entier et ce pour de
nombreuses raisons. Outre les
avantages manifestes quant
la formation au leadership et
la discipline dans la pense
que nous offre un dbat
concis en TRAINER
prcis, une
introduction aux procdures
parlementaires reprsente une
leon objective pour
lapplication des principes
dmocratiques.
Les procdures
parlementaires garantissent :
des runions bien ordonnes ;
des opportunits pour tous
de se faire entendre ;

Il existe de nombreux rglements pour te guider dans lorganisation de runions


efficaces. Chacun est conu pour permettre une discussion ouverte et des
dcisions librement consenties. Ce guide des procdures parlementaires se
base sur le Roberts Rules of Order, sans prtendre donner un aperu exhaustif
de toutes les procdures parlementaires et sans couvrir toutes les situations qui
pourraient se prsenter lors dune runion. Il te permettra de te faire une ide sur
la faon dont des procdures bien menes lors dune runion aideront ton
organisation locale ou nationale organiser ses sessions daffaires avec succs.

DROIT DE PAROLE
Pour parler il faut obtenir le droit la parole. Tu dois te lever et tadresser au
prsident de la sance. Celui qui aura la primeure est celui qui se lve le premier
une fois que lintervenant prcdent aura fini de parler. Dans le cas o plusieurs
personnes demanderaient prendre la parole, certaines rgles sappliquent :
1. Lauteur dune motion passe en premier mme sil est le dernier se
lever, pour pouvoir expliquer la motion.
2. Personne ne reprend la parole avant que tous naient eu leur chance
de parler.
3. Le prsident sefforcera dalterner les intervenants de diffrentes opinions
sur un point donn.
Parler nest pas de mise jusqu ce que le prsident de la sance ne
dsigne la personne qui a le droit de parole. Une fois reconnu,
lintervenant donnera son nom et dans le cas du reprsentant dun
groupe, il devra prciser le groupe auquel il appartient.
Parler fait suite une proposition de motion. Si un rapport est
prsent, la lecture en prcde la motion. Suite la motion, celui qui
aura lu le rapport a le droit de parler en premier.
Le temps de parole est limit pour donner chacun loccasion de
sexprimer. Le groupe peut toujours adopter des rgles moins
contraignantes. Le Roberts Rules of Order accorde chacun 10
minutes seulement de temps de parole.
Parler peut se suspendre au moyen dune motion. Mais cette motion
exige une majorit des deux-tiers des votants pour viter quune toute
petite majorit naccapare les dbats et pour permettre la minorit de
se faire entendre.

des dcisions la majorit ;


la protection de la minorit.

LA MOTION
Une motion est un moyen daction pour le groupe. Cest une dclaration de ce
quil convient de faire et comment sy prendre. Il sagit de soupeser chaque mot
pour viter les malentendus. Les mots choisis devront canaliser la discussion sur
les aspects importants de la proposition.
Une motion se fait en annonant, Je propose que... (nom du groupe)... (ajouter
ce quil convient de faire, par qui, quand, quel financement, etc.).
Normalement elle devra tre appuye, ce qui signifie que la personne qui appuie
considre que la motion doit tre soumise discussion. Parfois, le but davoir
quelquun qui appuie la motion est de veiller ce que le sujet prsente un intrt
suffisant pour tre prsent au groupe et empcher quune personne ne fasse
perdre son temps au groupe.

La procdure parlementaire a t conue pour sassurer


que le groupe nexamine quune seule motion la fois afin
de prvenir toute confusion et action prcipite et il est du
devoir du prsident de la sance de rappeler constamment
au groupe quel est le sujet principal.
Cependant, dans le but dobtenir des rsultats et
dempcher une petite minorit vocifrante de maintenir le
groupe en session ou de faire perdre du temps sur des
sujets sans importance, il faut parfois que certaines motions
aient la priorit. Ce sont celles qui ont des objectifs
particuliers qui mritent que tout le groupe les prenne en
compte sans attendre.
Lorsque ces motions sont annonces, elles deviennent
immdiatement le problme rsoudre pour tout le groupe
et il faut prendre une dcision immdiatement. Il est
important de rappeler que la motion prioritaire est
maintenant la seule qui soit prsente au groupe mme si
un certains nombre de motions secondaires, incidentes ou
durgence se trouvent en attente de dcision.
Aucune confusion ne sensuivra si le prsident de la sance
informe bien le groupe en expliquant ce qui sest pass, la
raison et ce qui va suivre.

DIFFRENTES MOTIONS
Lusage de formes parlementaires sur une priode de
temps a donn naissance une certaine terminologie avec
un sens qui lui est propre. Les termes peuvent varier selon
le groupe qui les utilise.

Dposer sur la table : une motion qui sera ajourne


indfiniment, une motion principale qui a t dpose sur la
table sous une forme figure, avant quon ait pu dcider
dune action. On peut ainsi saccorder plus de temps pour
examiner le problme sans toutefois fixer un temps prcis
pour lexamen.
Prendre de la table : une majorit des votants ayant
ajourn la motion peut plus tard dcider sous une forme
figure de reprendre la motion de la table pour lexaminer
nouveau. A ce moment l la motion revient dans les mmes
conditions quavant daller sur la table (avec le mme vocabulaire).
Amendements : les amendements ne sont pas toujours
ncessaires mais si quelquun souhaite changer une
motion, il peut proposer ladoption dun amendement, ce
qui peut se faire tout moment au cours dune discussion.
Lamendement peut son tout tre amend et dautres
amendements pourront tre proposs, mais en tout temps
on ne pourra examiner que la motion principale,
lamendement ou lamendement lamendement.

VOTER
Une fois ternine la discussion, on passera au vote. En
premier lieu on votera sur lamendement lamendement
(ventuellement) ; puis on vote sur lamendement (sous sa
forme amende ou originale, selon le vote prcdent) et
enfin sur la motion principale (amende ou telle quelle,
selon les rsultats des votes prcdents.)

Motion principale : une motion servant accomplir une


partie des affaires dun groupe. Toutes les autres motions
sont en quelque sorte de procdure, alors que les motions
principales permettent daccomplir le travail.
Exemples : adopter un projet, approuver un rapport,
crer un comit, etc.
Motions secondaires : une motion gnralement conue
pour faciliter une dcision sur une motion principale, donc
une motion secondaire par rapport la motion principale.
Exemples : dbattre, amender, transmettre un
comit, dposer sur la table, etc.
Motions incidentes : les motions incidentes se rapportent
lexamen daffaires en cours et remplissent certains
objectifs parlementaires.
Exemples : questions dordre et dappel, suspension
des rglements, objection lexamen dun point, etc.
Motions durgence : une motion durgence demande une
dcision immdiate sur le sujet dont elle traite et passe S
avant le sujet dune autre motion ventuellement en cours
de discussion.

ALES

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DACTION
GUIDE
LEADERSHIP

JCI, comme la plupart des organisations, a un ensemble de rgles, une tiquette ou des
normes qui sont propres notre organisation. Mais il faut tenir compte des usages locaux
et ils peuvent varier dune rgion lautre.
Comme exemple, prenons la notion du temps. Dans certaines rgions du globe si une
runion est prvue pour 9h, on sattend ce que tous les participants soient assis leur
place cette heure. Dans dautres lieux, on te pardonnera facilement si tu es en retard de
cinq minutes. Et dans dautres lieux encore, tu peux avoir dix minutes de retard et arriver
sur place avant ton hte !

GESTION

Le Protocole
Un des vnements les plus
marquants dune anne la
Jeune Chambre est la visite
dun officier international dans
ton organisation
locale ou
FORMATEUR
nationale. Alors que tu te
prpares accueillir des
officiers internationaux cette
anne, nous aimerions te faire
part de quelques ides sur
le protocole.
Le protocole est
particulirement important lors
des crmonies officielles, des
manifestations comme les
runions de lorganisation
locale ou nationale, les
rceptions, laccueil dun
officier JCI, les Confrences
JCI, les congrs mondiaux, etc.

Le terme protocole revt de nombreux sens et connotations. Dans notre cas, nous
dirions que le protocole est un code gnralement accept pour ltiquette et la
prsance au sein dun groupe particulier ou dune entit. En dautres termes, il sagit
dune forme de conduite accepte dans une situation sociale donne.

RGLES FONDAMENTALES
La rgle gnrale du protocole cest que linvit se conforme au rglement de la maison.
Informe ton invit sur la tenue vestimentaire approprie pour la manifestation, lheure
laquelle il convient darriver, le lieu dentre, o se garer, qui va accueillir les invits et o,
les personnes qui seront prsentes linvit lentre, lordre pour se rendre dans le
hall, les dispositions pour asseoir les gens, lordre des interventions et lordre de dpart
une fois termine la manifestation.
En rgle gnrale, les officiers JCI lus prennent le pas sur les officiers nomms.
Par exemple, un Vice-prsident excutif lu a un rang suprieur un Secrtaire gnral,
Trsorier ou Conseiller juridique gnral nomms.
Au cours des crmonies officielles, les officiers ayant le rang le moins lev prennent la
parole et sont prsents avant les officiers de rang plus lev. Si on compte avec un trop
grand nombre dofficiers de rang moins lev pour tous les prsenter, on se contentera
de mentionner leurs noms pour manifester leur prsence.

PROTOCOLE POUR PRENDRE LA PAROLE


Veiller ce que la prononciation et la ponctuation soient correctes. De faon gnrale, les
officiers ayant le rang le moins lev prennent la parole avant les officiers de rang plus
lev, par exemple:
1. Le Prsident dune organisation locale

Le protocole international nous


aide faire face aux diffrences
culturelles sous une forme
officielle. Tout comme chaque
pays peut avoir son propre
protocole, il en va de mme
pour une organisation ou
une socit.

2. Le membre du Conseil dadministration dune ONM


3. Le Prsident national
4. Les Vice-prsidents JCI
5. Les membres de lExcutif JCI
6. Les reprsentants du gouvernement
7. Le Prsident JCI
8. Le Prsident ou Chef dtat dun pays
Ne pas oublier :
De vrifier les titres des officiers en visite, les noms des pays, etc., pour veiller ce
quils soient annoncs correctement.
De dployer les drapeaux nationaux et celui de lorganisation comme il convient.
De rciter le Credo JCI au dbut de chaque manifestation officielle ou runion.
De jouer lhymne national si ncessaire.

PROTOCOLE POUR SASSOIR


Des dispositions seront prises pour attribuer les siges, non pas seulement pour honorer
un invit ou un ami important mais aussi pour favoriser les conversations au cours dun dner.

Ceux qui comprennent lart de parler de tout et de rien savent


quau cours dun dner, il faut manger avec sagesse mais pas
trop bien et bien parler mais sans trop de sagesse
Lors dun dner dcontract, on ne sattend pas un toast ou une
prire. Dans un dner officiel, on peut proposer un toast pour
honorer ou fter une personne particulire ou un vnement
significatif ou une date de lorganisation.
La coutume veut quon permette linvit principal ou VIP de faire
quelques brves observations ou de transmettre un message de
salutations juste avant le dner ou immdiatement aprs.
Lhte prononcera la dernire intervention en prsentant ses
remerciements.
Des cadeaux pourront tre changs avant ou aprs le dner.
Dans la plupart des organisations, les invits sont assis en accord
avec leur rang ou anciennet.
Il faudra veiller ce que les invits soient bien assis la place qui
leur a t dsigne.
Il est important de saluer ou de reconnatre les personnalits
importantes prsentes dans la salle selon les normes dusage.
Pour la disposition des siges, veuillez noter que:
Les personnalits importantes, VIP ou officiers de haut rang
seront assis au premier rang et les officiers de moindre rang
dans les ranges qui suivent.
Pour viter toute confusion, les siges seront attribus avec
des cartons placs sur chaque sige ou au dos du sige. Les
lignes ariennes ont limin toute confusion bord en
attribuant des numros de sige aux passagers!
Les invits trangers occupent un rang plus lev que les
invits locaux au moment de prendre leurs siges.
Les maris ou les femmes des officiers ont droit au mme
rang que leur conjoint avec le rang le plus lev. Donc si
lhte national ou le prsident local est une femme marie,
son mari sera assis en accord avec son rang elle.
Dans la mesure du possible, deux personnes ou plus ayant la
mme profession ne seront pas assises lune ct de lautre.

RSUM
Avant tout, reconnais que les gens sont diffrents, et prends un
peu de temps pour tablir des relations et apprendre les modes de
pense et les comportements des gens qui appartiennent une
culture diffrente. Tout un monde souvrira alors devant toi.
Comme il est dit dans la Dclarations des Principes JCI, la
fraternit humaine transcende la souverainet des nations...

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Jeune Chambre Internationale, Fdration mondiale de jeunes leaders et entrepreneurs


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