M a n u a l d e t'olticas y

jgfcWV

W EL

de

COOPERATIVA DE A M O R R O V CREDITO

Procedimientos

Operaciones

Elaborado:

Aprobado:

Gerente

Consejo

de

Operaciones

de

Administracin

Fecha:

2013-03-14

Revisin: 2
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20

EL CONSEJO DE ADMINISTRACIN DE LA
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITO "EL SAGRARIO" LTDA.

CONSIDERANDO

Que, la Cooperativa debe contar con un marco normativo que regule los procesos y actividades diarias
que se desarrollan en las reas Operativas.
Que, es necesario detallar las actividades de los procesos mencionados para que sean formalmente
observados y cumplidos por el personal que labora en el rea pera garantizar el mejor desempeo y
calidad en el servicio.
En uso de las atribuciones contempladas en el Art. 41 letra a) del Estatuto, resuelve expedir el
siguiente:

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE OPERACIONES DE LA COOPERATIVA DE

AHORRO Y CRDITO "EL SAGRARIO" LTDA.

TTULO I
DEL REA DE OPERACIONES

CAPTULO I
DE LA ESTRUCTURA

ALCANC

Art. 1.- En los procesos de Operaciones participa el siguiente personal:

a)
b)
c)
d)
e)
0
g)
h)

Gerente de Operaciones,
Gerente de Sucursal,
Jefe de Agencia,
Jefe Operativo Contable,
Supervisor Operativo Contable,
Supervisor Operativo,
Supervisor de Cajas,
Recibidor - Pagador

M N de Operaciones

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Art. 2.- Las competencias necesarias y la distribucin nivel nacional se encuentran establecidas en
el Manual de Perfiles por Competencia de la Institucin.
Art. 3.- En el proceso de Ventanillas se realizan las siguientes actividades:

*
a) Depsitos en cuentas de ahorros,
b) Retiros de cuentas de ahorros,
c) Depsitos por pago de prstamos,
d) Ingresos de caja,
e) Egresos de caja,
f) Recaudacin OFP y RISE,
g) Matriculacin vehicular;
h) Recaudacin Planillas IESS, y
i) Pago del bono de desarrollo humano.
Art. 4.- En el proceso de Operaciones se realizan las siguientes actividades:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
hl
i)
j)
k)
I)
m)
n)
o)
p)
q)

Cuadre de ventanillas,
Cuadre del cajero automtico,
Reclamos por retiros en cajeros automticos,
Cuadre de bveda,
Reclamos operativos,
Generacin y conciliacin convenios de dbito, OFP, matricuiacin, RISE, IESS.
Cuadre de facturacin transacciones de banred,
Conciliacin de comisiones remesas del exterior
Cheques devueltos,
Compensacin de mallas de banred,
Acreditaciones de terceros,
Acreditaciones SPI,SPI1, SCI, REMESAS DEL EXTERIOR
NC y ND con causal,
Generacin y conciliacin de informacin del SRI,
Recaudaciones de terceros por pago de servicios,
Compensacin del servicio pago directo; y,
Conciliacin y compensacin de recargas electrnicas.

CAPTULO II
DEFINICIONES

Art. 5.- Para el presente Manual se determinan las siguientes definiciones:

a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)

R/P' Recibidores - Pagadores.

SRI: Servicio de Rentas Internas.
OFP- Otras formas de pago del SRI.
IESS: Instituto Ecuatoriano de Segundad Social.
RISE: Rgimen Impositivo Simplificado.
SIBS: Superintendencia de Bancos y Seguros.
BCE: Banco Central del Ecuador
DOCUMENTOS HABILITANTES: Cdula de identidad, licencia de conducir o pasaporte.
SOCIO: Persona natural o jurdica que tiene certificados de aportacin en la institucin,
CLIENTE: Persona natural o jurdica que no posea certificados de aportacin.
SUMILLAR. Firmar y sellar las papeletas, ingresos de caja, egresos de caja, comprobantes de
pago y cuadraturas, por el responsable del proceso.

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M N de Operaciones

I)
m)
n)
o)
p)
q)
r)
s)
t)

VALIDACIN DE PAPELETAS: Impresin en el reverso de la informacin generada en el

sistema informtico institucional, sellada y sumillada por el R/P
CUENTAS DE GIRO: Cuentas corrientes abiertas en las instituciones financieras con el fin de
mantener los valores de operacin de cada sucursal o agencia,
SPI: Sistema de Pagos Interbancarios (Acreditaciones),
SPI1. Sistema de Pagos Interbancarios (Ordenantes),
SCI: Sistema de Cobros Interbancarios.
SPL. Sistema de Pago en Lnea,
UAF- Unidad de Anlisis Financiero,
NC: Nota de crdito,
NC: Nota de dbito.

CAPTULO III
POLTICAS DEL REA

3.1.- GENERALES
Art. 6.- En todas las oficinas de la cooperativa se realizar al menos un arqueo mensual de la bveda
o caja fuerte donde se custodien valores, as como tambin del cajero automtico, siendo los
responsables: el Gerente de Operaciones, Jefe Operativo Contable o Jefe de Agencia segn
corresponda, lo cual se registrar en la hoja de arqueo con las firmas de responsabilidad por parte de
involucrados, para su archivo y control.
Art. 7.- En el caso de determinarse diferencias en los arqueos, es obligacin informar
departamento de Auditora y operaciones, las novedades presentadas, con el soporte respectivo.

al

Art. 8.- La apertura de la bveda o caja fuerte donde se custodien valores, as como tambin del
cajero automtico, debe ser efectuada siempre por dos colaboradores.
Art. 9.- Las daves asignadas al personal responsable e aperturas de bveda o caja fuerte, as como
tambin del cajero automtico sern entregados por parte de los usuarios en sobre debidamente
sellados y confirmados por el departamento de auditoria, a la Gerencia Administrativa Financiera para
su custodia.
Art. 10.- Las claves de las bvedas y cajas fuertes se deben cambiar por lo menos una vez al ao, en
caso de vacaciones o salida definitiva de los colaboradores responsables; el cambio de claves ser
responsabilidad del Gerente de Operaciones en matriz, Jefe Operativo Contable en sucursales y
Supervisor Operativo Contable en agencias.
Art. 11.- Cada colaborador dispondr de una clave de acceso ai sistema informtico institucional, la
cual es personal e intransferible, siendo directamente responsable de todas las transacciones
realizadas con la misma.
Art. 12.- Est orohibido el ingreso al rea de ventanillas portanco bolsos, telfono celular, beeper o
cualquier otro dispositivo de comunicacin.
Art. 13.- 1 personal responsable del proceso de declaraciones tributarias mantendr la reserva sobre
la informacin tributaria que va a manejar y no est facultado para utilizarla ni facilitar requerimientos
de los contribuyentes declarantes u otros interesados.

3.2.- DE LOS RECIBIDORES PAGADORES

M N de Operaciones

P g i n a .4 d e 2 0

Art. 14.- nicamente se permitir el acceso a ventanillas-al personal que pertenezca a esta rea o a
aquellos trabajadores que por alguna causa justificada requieran entrar a la misma, en cuyo caso se
deber contar previamente con la autorizacin del Gerente de Operaciones en matriz, del Jefe
Operativo Contable en sucursales o del Supervisor Operativo Contable en agencias.
Art. 15.- LOS ingresos o egresos de los socios y clientes se procesarn nicamente a travs de las
ventanillas de la institucin.
Art. 16.- Solo el personal de ventanilla est autorizado a recibir dinero para realizar las respectivas
transacciones, entendindose que ningn otro colaborador de la institucin podr receptar dinero o
encargos.
Art. 17.- No est autorizado efectuar retiros de certificados de aportacin directamente desde
ventanillas; estos pedidos se canalizarn a travs de Servicio al Cliente.
Art. 18.- Todo faltante presentado deber ser regularizado mximo hasta las 24 horas de presentado
el mismo.
Art. 19.- Bajo ninguna circunstancia podr llenar papeletas de depsitos, retiros, pago de prstamos,
formularios de impuestos o documento concerniente a los procesos de ventanillas y operaciones
presentados por el socio o cliente.
Art. 20.- No se pueden recibir papeletas o formularios que contengan
alteraciones o enmendaduras al momento de retirar o depositar efectivo.

tachones,

borrones,

Art. 21.- Los retiros en efectivo se los realizarn hasta el monto establecido por el Comit de Activos
y Pasivos, para valores superiores se emitir el respectivo cheque.
Art. 22.- El monto mximo de retiro en efectivo de los socios de la Cooperativa en el horario diferido
se los realizar hasta el monto establecido por el Comit de Activos y Pasivos de la institucin.
Art. 23.- Recibir los formularios de declaraciones con o sin valor de todos los contribuyentes.

CAPTULO IV
RESPONSABILIDADES

4.1.- GERENTE DE OPERACIONES

Art. 24.- El Gerente de Operaciones es responsable de
a) La apertura de bveda, previo al inicio de la atencin al pblico.
b) La autorizacin de las notas de crdito o dbito con causal a los socios, ingresadas por el
Supervisor Operativo.
c) La solucin de los reclamos operativos de los socios y clientes.
d) Del archivo y custodia de los registros relacionados a la prevencin de lavado de activos,
generados en las actividades que realice.
e) Asignar cupos para diligenciar formularios de excepcin.
f) Monitoreo a las partes operativas a nivel nacional del cumplimiento de los procesos.
g) Participacin en la lectura de informes de auditora en sucursales y agencias.
h) Visitas a oficinas y dar seguimiento a las recomendaciones de auditoria.
i) La administracin del fondo de giro de oficina matriz.

M N de

j)
k)

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Operaciones

Efectuar al menos un arqueo mensual de los cheques de las cuentas de giro de oficina matriz,
Controlar la regulanzacin de los sobregiros contables que puedan presentarse en las cuentas
de giro a nivel nacional.

4.2.- GERENTE DE SUCURSAL

Art. 25.- El Gerente de Sucursal es responsable de:
a) Asignar cupos para diligenciar formularios de excepcin.
b) La autorizacin de las notas de crdito o dbito con causal a los socios, ingresadas por el Jefe
Operativo Contable en sucursales o del Supervisor Operativo Contable en agencias.
c) La autorizacin de los pagos del Bono de Desarrollo Humano que se presenten con poder
especial.
d) Efectua al menos un arqueo mensual de los cheques de las cuentas de giro de la oficina.
r

4.3.- JEFE DE AGENCIA

A r t 26.- El Jefe de Agencia es responsable de:
a)
b)
c)

La apertura de bveda, previo al inicio de la atencin al pblico.

La apertura de la caja fuerte del cajero automtico.
La autorizacin de las notas de crdito o dbito con causal a los socios, ingresadas por el Jefe
Operativo o Supervisor Operativo Contable.
d) Asignar cupos para diligenciar formularios de excepcin.
e) La autorizacin de los pagos del Bono de Desarrollo Humano que se presenten con poder
especial.
f) La administracin del fondo de giro de la oficina.
g) Efectuar al menos un arqueo mensual de los cheques de las cuentas de giro de la oficina.
h) Realizar un seguimiento de los sobregiros contables que puedan presentarse en las cuentas

4.4.- JEFE OPERATIVO CONTABLE

Art. 27.- El Jefe Operativo Contable es responsable de
a) La aoertura de bveda, previo al inicio de la atencin al pblico.
b) La apertura de la caja fuerte del cajero automtico.
c) Ingresar las notas de crdito o dbito con causal a los socios.
d) La solucin de los reclamos operativos de los socios y clientes.
e) Efectuar las acreditaciones de terceros.
f) Del a-chivo y custodia de los registros relacionados a la prevencin de lavado de activos,
generados en las actividades que realice.
g) Confirmar la afectacin de los depsitos enviados a la cuenta corriente que cada oficina
mantiene en el Banco.
h) La administracin de! fondo de giro ci la oficina.
i) Realizar un seguimiento de los sobregiros contables que puedan presentarse en las cuentas
de giro.

4.5.- SUPERVISOR OPERATIVO CONTABLE

Art. 28.- El Supervisor Operativo Contable es responsable de:

ib

M N de Operaciones

a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
I)
m)
n)
o)
p)
q)
r)
s)
t)
u)
v)
w)
x)
y)
z)

La apertura de bveda, previo al inicio de la atencin al pblico.

Realizar el depsito, la gua de remisin y la valija tanto del efectivo como de cheques para
luego realizar la contabilizacin respectiva.
Realizar el depsito de los valores en bveda que superen el cupo establecido, en la
respectiva cuenta corriente de la cooperativa.
La generacin y conciliacin de: convenios de dbito, OFP, Matriculadn y Rise (En Matriz)
Confirmar la afectacin de los depsitos enviados a la cuenta corriente que cada oficina
mantiene en el Banco.
Emitir comprobante para la reposicin del fondo de cambio en la opcin de cajas \
Transacciones \s con causal.
La apertura de la caja fuerte del cajero automtico.
Realizar el proceso en cajeros automticos de vigilando la red como mnimo 3 veces al da.
Realizar al menos un arqueo sorpresivo por mes a cada uno de los R/P, el que se evidenciar
en la hoja de arqueo de ventanillas,
Realizar la cuadratura de los cajeros automticos.
Revisar los alertas antieskiming en los ATM'S y coordinar con el departamento de seguridad
para el seguimiento respectivo.
Entregar el efectivo para las operaciones de los R/P, valor que no superar el cupo asignado
por el Comit de activos y pasivos,
Realizar la clasificacin, provisin necesaria y oportuna de dinero para que el Cajero
Automtico funcione con normalidad
Verificar que los valores mantenidos por los R/P, bveda y cajero automtico no superen el
cupo asignado.
Efectuar la inspeccin fsica y el control transaccional de acuerdo al "Instructivo para
Monitoreo de Cajeros Automticos"
En caso de existir aglomeracin de socios, abril una ventanilla, para lo cual deber ingresarse
el fondo de cambio y trabajar con su clave personal,
Autorizar y comunicar a los socios o clientes el leverso de transacciones erradas,
Procesar la validacin de transacciones ingresadas por los R/P, actividad que la realizar en la
opcin Cajas Procesos \a Validacin Procesar Validacin,
Recibir y archivar los documentos entregados por el R/P como constancia de las transacciones
realizadas.
Archivar y custodiar los formularios relacionados con prevencin de lavado de activos
generados en los procesos de ventanillas,
Actualizar la base distribuida de los contribuyentes especiales, en el sistema informtico
institucional.
A peticin del socio o cliente, solicitar a la Polica Nacional custodia para el traslado de altas
sumas de dinero en efectivo,
Solucionar los reclamos operativos de los socios y clientes,
Ingresar las notas de crdito o dbito con causal a los socios,
Efectuar las acreditaciones de terceros.
La administracin del fondo de giro y de la custodia del fondo de cambio.

4.6.- SUPERVISOR OPERATIVO

Art. 29.- El Supervisor Operativo en matriz es responsable de:
a)

P g i n a .6 d e 2 0

La aoertura de la caa fuerte del cajero automtico.

b) Ingresar las notas de crdito o dbito con causal a los socios.

c) El cuadre de la facturacin de Banred.
d) Efectuar las acreditaciones de terceros.
e) Realizar las notas de crdito o debito con causal a los socios.
f) El envo de la informacin previa y definitiva al SRI.

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M N de Operaciones

4.7.- SUPERVISOR DE CAJAS

Art. 30.- El Supervisor de Cajas es responsable de:

*
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
I)
m)
n)
o)
p)
q)
r)
s)
t)
u)
v)
w)

La apertura de bveda, previo al inicio de la atencin al pblico.

Realizar el depsito, la gua de remisin y la valija tanto del efectivo como de cheques para
luego realizar la contabilizacin respectiva.
Realizar el depsito de los valores en bveda que superen el cupo establecido, en la
respectiva cuenta corriente de la cooperativa.
Confirma la afectacin de los depsitos enviados a la cuenta corriente que cada oficina
mantiene en el Banco.
Custodiar el fondo de cambio.
Emitir comprobante para la reposicin del fondo de cambio en la opcin de cajas \
Transacciones \s con causal.
La apertura de la caja fuerte del cajero automtico.
Realizar el proceso en cajeros automticos de vigilando la red como mnimo 3 veces al da.
Realzar al menos un arqueo sorpresivo por mes a cada uno de los R/P, el que se evidenciar
en la hoja de arqueo de ventanillas,
Realizar la cuadratura de los cajeros automticos.
Revisar los alertas antieskiming en los ATM'S y coordinar con el departamento de seguridad
para el seguimiento respectivo.
Revisar diariamente el correcto funcionamiento de cajeros automticos, como tambin el
monitoreo constante de los cupos establecidos para el proceso,
Entregar el efectivo para las operaciones de los R/P, valor que no superar el cupo asignado
por el Comit de activos y pasivos.
...
Ree'izar la clasificacin y provisin necesaria de manera oportuna de dinero para que el
Cajero Automtico funcione con normalidad,
Verificar que los valores mantenidos por los R/P, bveda y cajero automtico no superen el
cupo asignado.
El supervisor de caja una vez recibido y recontado el dinero entregado por los R/P, colocara
en la faja un sello con la leyenda de RECONTADO,
Efectuar la inspeccin fsica y el control transaccional de acuerdo al "Instructivo para
Monitoreo de Cajeros Automticos"
En caso de existir aglomeracin de socios, abrir una ventanilla, para lo cual deber ingresarse
el fondo de cambio y trabajar con su clave personal,
Autorizar y comunicar a los socios o clientes el reverso de transacciones erradas,
Procesar la validacin de transacciones ingresadas por los R/P, actividad que la realizar antes
de la cuadratura y cierre de ventanillas,
Recibir y archivar los documentos entregados por el R/P de las transacciones realizadas,
Revisar, archivar y custodiar los formularios relacionados con prevencin de lavado de activos
generados en los procesos de ventanillas,
Actualizar la base distribuida los contribuyentes especules, en el sistema informtico
institucional.

4.8.- RECIBIDOR PAGADOR

A r t 31.- El Recibidor
a)

Pagador es responsable de:

IniGd' sus labores con la suficiente anticipacin para recontar, verificar y recibir el fondo de
cambio, previo al inicio de la atencin al pblico.
b) Recontar, verificar y sumillar toda entrega o recepcin de fondo de cambio.
c) De los vaiores entregados para su custodia tanto de los socios, clientes como de la institucin.
d) Contar en presencia del socio o cliente el dinero recibido o entregado en ventanillas.

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M N de Operaciones

e) "Solicitar el original de la cdula de identidad, licencia de conducir o pasaporte, para la

realizacin de retiros, documentos que debern ser validados con el registro de firmas
digitales del sistema informtico institucional o con la cantla de firmas que reposa en
custodia de servicios al cliente.
f) Receptar los originales de la cdula de ciudadana para transacciones realizadas por terceras
personas.
g) Verificar que el poder otorgado a segundas personas, conste de manera especfica el nmero
de cuenta y holograma en el documento original, siendo estos autorizados por el Jefe de
Agencia o Gerente de Sucursal que corresponda.
h) Conciliar que la totalidad de cheques depositados co.ncuerden con el valor escrito en la
papeleta de depsito.
i) Endosar con firma y sello de la cooperativa todo cheque recibido para depsito o pago de
prstamo.
j) Receptar los cheques para pago de prstamo previa autorizacin escrita de los Oficiales
Comerciales.
k) Invalidar los campos no utilizados en las papeletas de depsito y retiros con la finalidad de
evitar futuros inconvenientes.
I) Verificar que los valores en letras coincidan con el valor en nmeros en las papeletas de
depsitos v retiros.
m) Dar estricto cumplimiento a las instrucciones emitidas para las cuentas de ahorro difundidas
mediante las ventanas de comentarios del sistema informtico institucional.
n) Atende en ventanillas en los horarios, das, sucursales o agencias designados por el
Supervisor de Cajas o Supervisor Operativo Contable.
o) En caso de existir billetes falsificados estos sern retenidos y se les estampar el sello de
"Especie para Verificacin", se llenar el "Formulario Especies Monetarias Falsificadas" y
semanalmente se lo remitir al Supeivisor de Cajas de la oficina matriz, para su verificacin y
envi al BCE.
p) Ingresar de manera obligatoria la validacin de transacciones de caja. Ningn usuario podr
validar sus propias transacciones,
q) Rea'izar la cuadratura diaria de la ventanilla asignada con los soportes respectivos de sus
transacciones.
r) Solicitar en el sistema informtico institucional el reverso de transacciones erradas.
s) Una vez concluida las transacciones, entregar ios documentos respectivos al Supervisor de
Cajas o Supervisor Operativo Contable para control interno y archivo,
t) Abstenerse de recibir los formularios fsicos y declaraciones de pagos por los contribuyentes
calificados como especiales por el SRI.
r

CAPTULO V
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

Art. 32.- De ios d e p s i t o s en c u e n t a s de ahorros

Para realizar depsitos en cuentas de ahorroj el R/P deber:
a)
b)
c)

Recibir la papeleta, verificar que est bien llenada y que los datos de la misma coincidan con
los de la libreta de ahorros.
Ingresar en el sistema informtico el nmero de cuenta de ahorros de la Cooperativa a la cual
se debe realizar el depsito.
Receptar el efectivo y/o cheques para su respectivo contep e ingreso en el sistema informtico
institucional verificando que los valores coincidan con el cetalle escrito en la papeleta, en caso
de que no ser as el R/P proceder a devolver los valores y documentos al socio para su
comprobacin.

ic

M N de Operaciones

d)

e)
f)

g)

h)

i)
j)

k)
I)
m)
n)

P a g i n a d de 20

Validar los depsitos que contenga cheques, verificando que los mismos estn llenados,
endosados y que no contengan alteraciones, estos debern ser ingresados en el sistema
informtico institucional uno por uno y se deber digitar el banco, nmero de cuenta
corriente, nmero de cheque y el valor
En el caso de depsitos por apertura de cuentas, entregar las carilas de ahorros y de
certificados de aportacin con la firma de recepcin en el registro respectivo.
Para el cambio de la cartela, colocar el sello de "Terminada" en la misma, la cual se la
devolver al socio o cliente y se entregar la nueva cartela con la firma de recepcin en el
registro respectivo.
En caso de que personas que no sean titulares de cuenta, solo se podr entregar la cantla
con autorizacin del socio y esta ser archivada como respaldo conjuntamente con en el
registro de firmas de entrega en ventanilla.
Para la entrega de cartela por concepto de perdida, proceder nicamente con el formulario
entrega recepcin de duplicado de libreta, emitido y sumillado por los oficiales de servicios al
cliente.
Los valores recibidos en efectivo y/o cheques una vez- verificados sern guardados en los
cajones de cada R/P, los cuales contaran con las seguridades respectivas.
En caso de que el depsito, en forma individual o acumulada, supere el umbral establecido
por la UAF, el R/P deber diligenciar el formulario de licitud de fondos verificando que e f
mismo se encuentre lleno en todos sus campos, debindose validar con las firmas
correspondientes.
Vaiider la papeleta e igualar la libreta para la entrega del socio.
En caso de depsitos sin libreta, entregar el recibo respectivo por el depsito realizado.
Colocar el sello del recibidor pagador y su firma de responsabilidad en la parte posterior de la
papeleta evitando cubrir informacin escrita por el socio o cliente.
La verificacin de la informacin que consta en la papeieta por parte del recibidor pagador
deber realizarse colocando un viste en cada uno de los campos mandatorios de la papeleta
como constancia de su revisin.

Art. 33. De los r e t i r o s d e c u e n t a s d e ahorros

Para realizar retiros de cuentas de ahorros el R/P deber.
a)

b)
c)
d)
e)
f)
g)

h)

Recibir la papeleta, libreta y cdula del socio, en caso de tener autorizacin se requerir
tambin la cdula de la persona autorizada, verificar que las firmas y nmero de cdulas sean
iguales a los de los documentos de identificacin.
Verificar que la cdula de ciudadana de la persona q i i e n realiza la transaccin no se
encuentre caducada, alterada o con informacin no visible!
Verificar que la papeleta este bien llenada y que los datos de la misma coincidan con los
documentos de identificacin del socio o cliente.
Ingresar el nmero de cuenta en el sistema informtico institucional para la confirmacin de
los datos y de la firma del socio, luego ingresar el nmero de cantla y el valor a ser retirado.
En caso de que el nmero de cartela no coincida con el -egistrado en el sistema informtico,
proceder con la devolucin de la papeleta de retiro y los abcumentos habilitantes.
S les fondos mantenidos en la libreta son insuficientes, comunicar al socio o cliente y
proceder con la devolucin de la papeleta de retiro y los Documentos habilitantes.
Si se presentan retiros con autorizacin, superiores al valor determinado por el Comit de
Riesgos, solicitar al Supervisor de Cajas en sucursales o al Supervisor Operativo Contable en
agencias, la confirmacin telefnica con el socio, debindose llevar un registro de las
confirmaciones realizadas.
Se proceder a procesar el retiro respectivo de las cueitas de ahorro en las que conste la
huelia dactila siempre y cuando sea el titular de la cuenta.
Si se presentase un retiro de ahorros y no contramos con la firma respectiva en el sistema,
se confirmara su firma con la cartela que reposa en ser/icio al cliente al momento de la
apertura de la cuenta de cada oficina.
r

i)

MN de Operaciones

j)

k)

P g i n a 10 d e 2 0

En caso de fondos suficientes, proceder al ngreso de la forma de pago en el sistema

informtico contando el dinero en presencia del socio o cliente y entregar los valores
respectivos.
Validar la papeleta, sellarla en la parte posterior con firma de responsabilidad por cada
Recibidor Pagador, evitando que se altere o se dubra dato alguno, para la entrega al socio.

A r t 34.- De ios depsitos por pago de prstamos

Para realizar aepsitos por pago de prstamos el R/P deber:
a)

Recibir la libreta o el nmero de cdula a la cual se va a realizar el pago, ingresar en el

sistema informtico institucional, consultar el valor a pagar y comunicar al socio o cliente.
b) En el caso de que el socio desee pagar un monto inferior al presentado en el sistema
informtico, comunicar el valor pendiente de pago.
c) Si el pago incluye cheques, comunicar al socio que necesita la autorizacin de su oficial de
cuenta, en caso de no tener la autorizacin respectiva informar al cliente de la aceptacin del
pago slo en efectivo.
d) Recibir el efectivo y/o cheques para su respectivo conteo e ingresar en el sistema informtico
verificando la razn social a la cual se realiza el abono.
e) Receptar la firma del socio o cliente en el recibo de pago, sumillar y entregar la copia
correspondiente.
Art. 35.- De los ingresos de caja
Los ingresos de caja son los siguientes:

Ingresos de plazos fijos.

Ingresos por certificaciones.

I
Ingresos de transferencias del exterior i
Ingresos varios aprooados por los niveles respectivos.

En los ingresos de caja el R/P deber:

a)

Recibir y validar el ingreso de caja por su secuencial en el sistema informtico institucional, en

el caso de plazos fijos ingresar el nmero de cdula.
b) Recentar el efectivo y/o cheques para el respectivo conteo previo al ingreso en el sistema
informtico, verificando de que los valores coincidan con el detalle del ingreso de caja, en
caso de que no ser as proceder a devolver los valores al socio para su comprobacin.
c) Receptar la firma del socio en el ingreso de caja, sumillar y entregar al socio o cliente la copia
correspondiente.
Art. 36.- De los egresos de caja
Los egresos de caja son los siguientes:

Egresos de plazos fijos.

Pagos por transferencias del exterior

";;gos varios aprobados por los n veles respectivos.

:

En los egresos te caja el R/P deber:

a)

Recibir el egreso de caja con la respectiva cdula del socio o cliente, verificar la firma y el

nmero cdula y validar en el sistema informtico institucional.

b) Proceder con el pago de los valores respectivos.

P g i n a ,11 d e 2 0

M N de Operaciones

c)

Receptar la firma del socio o cliente en el egreso de caja, sumillar y entregar la copia
respectiva.

Art. 37.- De ia R e c a u d a c i n OFP y RISE

*
Para la presente recaudacin el R/P deber:
a)

b)

c)

Recibir los formularios de OFP o RISE presentados por el contribuyente e ingresar en el

sistema informtico institucional el nmero del OFP o la cdula del contribuyente para el pago
del RISE.
Receptar los valores para su respectivo conteo e ingreso en el sistema informtico, en caso de
que ios valores no coincidan con el de pago determinado por el sistema, proceder a devolver
los valores al socio para su comprobacin.
Imprimir, sumillar y entregar la respectiva copia del comprobante de pago al socio o cliente.

Art. 38.- De la matriculacin Vehicular

Para el cobro de matriculacin vehicular los R/P debern.
a)
b)
c)

d)

Recibir la matricula o factura del contribuyente e ingresar en el sistema informtico

institucional el nmero de placa o los datos de la factura del vehiculo a matricular
Comunicar al socio o cliente el valor que debe pagar
Recec :ar ios valores para su respectivo conteo e ingreso en el sistema informtico, en caso de
que los valores no coincidan con el de pago determinado por el sistema, proceder a devolver
los valores para su comprobacin.
Imprimir, sumillar y entregar la respectiva copia del comprooante de pago de matrcula.

Art. 39. De! p a g o d e l bono d e Desarrollo Humano

Para el pago del bono de desarrollo humano el R/P deber.
a)

Solicitar la cdula original, ingresar en el sistema informtico institucional el nmero y realizar

la transaccin para verificar si est habilitado al pago, el tipo del subsidio y el valor a pagar
b) Si el beneficiario est habilitado para el cobro, imprimir el respectivo comprobante de la
transaccin.
c) En caso de no estar habilitado, comunicar el mensaje presentado por el sistema informtico al
beneficiario, para que realice el trmite en las oficinas del Ptograma de Proteccin Social.
d) Receptar la firma o registrar la huella digital del beneficiario en el comprobante y lo sumillar.
e) Realizar el pago respectivo y entregar al beneficiario la copia del comprobante y los
documentos habilitantes.
f) Una vez concluida la transaccin, archivar la copia del comprobante de pago para control
interno y futuras auditorias.
Los comprobantes de pago que por error operativo o falla tecnolgica deban ser anulados, sern
archivados para control interno, debindose estampar el correspondiente sello de "anulado"
Art. 40. Oel c u a d r e d e v e n t a n i l l a s
Para real zar el cuadre de ventanillas el R/P deber:
a)
b)

Contar el efectivo que mantiene en la ventanilla al fina! del da, el que ser ingresado por
denominaciones en el sistema informtico institucional en la opcin cierre ventanilla.
Ejecutar el cierre de ventanilla, si el sistema informtico ie informa que existen diferencias
deber comunicar al Supervisor de Cajas, el cual con el R/P proceder a realizar una
cuadratura manual (suma de ingresos y egresos) para determinar el faltante o sobrante.

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M N de Operaciones

c) ' Si es el caso, proceder a regularizar los inconvenientes presentados y proceder con el cierre
de ventanilla.
d) En caso de determinar la existencia del faltante o sobrante, proceder al cierre de ventanilla y
el sistema automticamente contabilizar el sobrante o el faltante presentado.
e) Imprimir el cierre de ventanilla generado por el esterna, el que ser sellado y firmado por los
responsables.
f) Entiegar los valores y el cierre de ventanilla al Supervisor de Cajas o Supervisor Operativo
Contable, quien recontar en presencia de los R/P los valores para proceder con la aceptacin
en el sistema.
g) El dinero entregado al supervisor de caja, ser clasificado, encarado y fajado con el respectivo
sello de cada uno de los R/P
Art. 41.- De" Cuadre del Cajero Automtico:
El cuadre de! caiero automtico se lo realizara de lunes a viernes a las 14:30 horas; para la realizacin
del mismo, el Supervisor de Cajas o el Supervisor Operativo Contable deber:
a)
b)
c)

Ingresar al cajero y ponerlo en modo de supervisin.

Imprimir la tira de totales de los dispensadores la que servir para el cuadre del efectivo.
Guardar un respaldo del archivo generado por las transacciones realizadas del cajero
automtico.
d) Ingresar la clave de acceso para abrir la caja fuerte, lugar donde se encuentran los
dispensadores de billetes, retirar los mismos y contar el e ectivo no utilizado que deber ser el
mismo que sali impreso en la tira de totales.
e) En caso de presentarse faltantes o sobrantes sern contabilizados en la cuenta contable
respectiva.
f) Revisar el archivo magntico de las transacciones realizadas por el cajero automtico para
identificar los faltantes o sobrantes, los que debern ser solucionados mximo a las 48 horas
de presentados.
g) En caso de no poder establecer el faltante o sobrante este ser comunicado a Auditora
Interna y Operaciones para la constancia respectiva.
h) Ingresar en el sistema informtico institucional los vaores dispensados por el cajero
automtico.
i) En caso de adicin de efectivo, se lo realizar en el sistema informtico mediante un egreso
de bveda con causal a la cuenta contable respectiva y se actualizar el valor de cada gaveta
en el cajero automtico.
j) Imprimir la nueva tira con los valores actualizados y salir del modo de supervisin,
restableciendo el servicio de! cajero automtico,
k) El traslado de efectivo para la adicin respectiva en ATM s, se lo realizara en cajas
metlicas debidamente cerradas y en compaa del personal de seguridad hacia la ubicacin
del cajero automtico.
I) Adicionar efectivo previa clasificacin de billetes de distintas denominaciones para su correcto
funcionamiento.
m) Realizar el cambio de fecha en el ATM, llevar los totales a cero (0) e ingresar los valores
correspondientes de las gavetas en el sistema Base 24. fi
f

Art. 42.- De os reclamos por retiros en cajeros automticos

Los responsables de los reclamos por transacciones en ^ajeros automticos debern:
a)

b)

Cuanno un socio presente un reclamo por uso del cajero automtico el oficial de Servicio al
Cliente ser la responsable de la entrega del formulario prediseado para el efecto (Solicitud
por reclamo de dbito Cajero Automtico).
Atencin al Cliente previo la recepcin del fo mulario Se licitud de reclamos dbito cajero
automtico" verificar que se haya ingresado todas las observaciones necesarias para

Pgina,13 de 20

M N de Operaciones

c)

d)

"proceder a la atencin respectiva, luego al finalizar la jornada de trabajo se entregar estos

documentos al Supervisor Operativo en matriz, al. Jefe Operativo Contable en sucursales o al
Supervisor Operativo Contable en agencias.
Cuando el reclamo presentado corresponde a nuestros socios que han realizado retiros en
nuestros cajeros, el responsable del cuadre del cajero automtico, revisar la tira auditora,
mallas de compensacin y el comprobante contable correspondiente a la fecha de la
transaccin efectuada.
Luego de efectuar la revisin respectiva y establecer que el reclamo realizado por el socio es
verdadero, el responsable de operaciones proceder a la acreditacin en la cuenta de ahorros
el valor correspondiente.
Si en el proceso de verificacin en sucursales y agencias se determina que el reclamo
corresponde a retiros realizados en cajeros automticos de otras Instituciones Financieras, se
proceder a enviar por valija los formularios de reclamo al Supervisor Operativo en matriz.
El Supervisor Operativo tomando como referencia las solicitudes de reclamo correspondiente
a caleros automticos de otras Instituciones Financieras tanto de matriz como de sucursales y
agencias, proceder a ingresar el correspondiente reclamo en la Cmara Electrnica de
Banred.
Luego que la institucin financiera requerida remita la respuesta favorable al pedido
efectuado por la Cooperativa y se verifique que el dinero fu acreditado en la cuenta del
Banco Central de Ecuador, el Supervisor Operativo proceder a realizar la acreditacin del
valor respectivo en la cuenta de ahorros del socio y comunicar por mail a la sucursal o
agencia del proceso realizado.
En caso de recibir una respuesta nc favorable el Supervisor Operativo comunicar por correo
electrnico a las sucursales y agencias explicando los motivos presentados por Banred de la
no acreditacin realizada, dentro del tiempo establecido.
t

e)

f)

g)

h)

Art. 43.- D e l c u a d r e de bveda

Luego de la recepcin de valores de todos los R/P, el Supervisor de Cajas o Supervisor Operativo
Contable realizar el cuadre de bveda para lo que deber.
a)
b)
c)
d)
e^

f)
q)
h)
i)
j)

Clasificar y fajar por la cantidad de cien billetes por cada denominacin recibida.
Clasificar las monedas por denominacin y enfundarlas per cada cien monedas.
Imprimir el reporte movimiento de bveda fin de da.
C(:
.'I efectivo verificando contra el reporte movimiento de bveda fin de da.
Si existen diferencias, comunicar al Subgerente de Operaciones en matriz, Jefe Operativo
Contable en sucursales o al Jefe de Agencia en las agencias con el fin de determinar el
faltante o sobrante.
.
En caso de comprobarse el faltante o sobrante este ser comunicado al Subgerente de
Operaciones y Auditora Interna,
Registrar el ingreso o egreso de bveda con causal a la cuenta de sobrantes o faltantes
respectiva.
Sumil'ar el reporte movimiento de bveda fin de da por los responsables del mismo.
Rea er el depsito, gua de remisin y la valija tanto del efectivo como de cheques para
luego efectuar la contabilizacin respectiva.
Guardar los valores en la bveda y proceder al cierre de la misma.

Art. 44.- D e los reclamos operativos

Para dar solucin a los reclamos operativos se debe observar lo siguiente:
a)
b)

Los reclamos operativos sern solucionados dentro de las 48 horas despus de ser recibidos.
Los responsables designados realizarn el anlisis de la causa, la que se anotar en el
formulario de reclamos o sugerencias con la respectiva fecha y firma de responsabilidad.

Pgina 14 de 20

M N d e Opt"

c)

Se determinar la correccin necesaria, la que se anotar en el formulario de reclamos o

sugerencias con la fecha y respectiva firma de responsabilidad.

Art. 45.- De la generacin y conciliacin Convenios de dbito, OFP, Matriculacin y Rise.

La generacin y conciliacin de las recaudaciones tributarias es responsabilidad del Supervisor
Operativo y esorera, debe ser realizada mximo hasta el tercer da de receptada la informacin por
ventanilla, para lo que deber:
a)

Recibir- el archivo de convenios de dbito por parte ' d e l SRI, ingresarlo en el aplicativo
simulador IFI y en el sistema informtico institucional en la ruta: Captaciones \a \
Movimientos en lote Convenio dbitos, para realizar los dbitos respectivos.
b) En caso de existir socios que no tengan los fondos suficientes, estos se rechazarn en el
Simulador IFI y se generar el archivo de respuesta el cual se lo adjuntara al correo de
confirmacin para el SRI.
c) Al recibir el archivo de OFP o de matriculaciones por parte del SRI se lo carga en el aplicativo
simulador IFI provisto por el SRI. El valor obtenido del aplicativo se lo cuadra con los reportes
consolidados y la contabilizacin registrada en el sistema informtico institucional.
d) En caso de existir diferencias se debe determinar con que oficina es el descuadre y se enviar
un mail a los Supervisores de Cajas o Supervisores Operativos Contables para la revisin y
correccin de ia diferencia presentada.
e) Con las correcciones ya realizadas, generar el archivo de "respuesta, el cual se lo adjuntar al
correo de confirmacin para el SRI.
f) Al recibir el archivo de dbitos RISE por parte del SRI se lo carga en el sistema informtico
institucional en Cajas \s
RISE para la generacin del archivo de respuesta, el
valor obtenido se lo cuadra con el reporte consolidado y con la contabilizacin registrada en el
sistema informtico.
g) En caso de existir diferencias se debe determinar con que oficina es el descuadre y se enviar
ail a los Supervisores de Cajas o Supervisores Operativos Contables para la revisin y
correccin de la diferencia presentada.
h) Con las correcciones ya realizadas se remite el archivo de respuesta al SRI.
i) Realizar la correspondiente contabilizacin.
Art. 46. Del c u a d r e d e facturacin transacciones de Banred
La facturacin comprende los pagos de:

Emisin te tarjetas,

Monitoreo de cajeros,
Reimpresin de claves,
Administracin de tarjetas,
Comisiones del Bono,
Comisiones transacciones pago directo; y,
Comisiones transacciones cajeros automticos.

Para realiza! a facturacin el Supervisor Operativo deber:

a)
b)
c)
d)

Obtener de la pgina de Banred los archivos generados po: los pagos descritos en el prrafo
anterior
Obtener los archivos de la base de datos institucional a travs de la informacin de productos
en el sistema informtico.
Proceder a la cuadratura cotejando: archivos de Banred, archivos institucionales, facturas
recibidas y facturas por emitir
En caso de encontrar diferencias se verificar con Banred, Sistemas y Servicios al Cliente para
determinar y regularizar las diferencias presentadas.

M N de Operador

P g i n a 15 d e 2 0

e)

Elaborar el prorrateo de cada uno de los servicios cancelados para cada oficina segn las
transacciones realizadas.
f) Elaborar las respectivas retenciones.
g) Remitir la informacin obtenida al departamento <je contabilidad para su registro en el anexo
transaccional y contabilizacin respectiva.
h) Emitn las facturas respectivas por institucin financiera e ingresarlas en el anexo
transaccional.
Art. 47.- De la conciliacin de comisiones remesas del exterior
Para conciliar las comisiones por remesas del exterior el Supervisor Operativo deber:
a)

Obtener el reporte de las transacciones pagadas y recibidas durante el mes en el sistema

informtico institucional.
s
b) Obtener el reporte Informe de Operaciones de ja Pgina Web de Easy Pagos
(ww\'i. ecuatransfer.com.ee).
c) Conciiiar los valores de los dos reportes obtenidos.
d) En caso de encontrar diferencias verificar contra Easy Pagos y con cada una de las agencias y
sucursales para regularizar la diferencia.
e) Emitir la factura con el valor de las comisiones par su envi a Easy Pagos.
f) Verificar la acreditacin realizada por Easy Pagos en la Cta. 3140780104 en el Banco
Pichincha, la que debe ser igual a la factura generada menos la retencin realizada por Easy
Pagos.
g)

Ingresar en el anexo transaccional y realizar la contabilizacin respectiva.

A r t 48.- D e os cheques devueltos

El Supervisor Operativo en matnz, el Jefe Operativo Contable en sucursales y el Supervisor Operativo
Contable en agencias debern:
a) Consultar diariamente, en la pgina Web del banco en el que se realizan los depsitos, los
valores debitados por concepto de cheques devueltos.
b) Recibii de la institucin financiera los cheques devueltos y verificar en la cuenta depositada: el
Banco, la cuenta, el nmero de cheque y el valor para realizar el dbito en el sistema
informtico institucional.
c) Si aun no se recibe el cheque y en la cuenta de ahorros depositada est por finalizar el
perocto de bloqueo correspondiente se debe efectuar un bloqueo manual y gestionar ante la
institucin bancaria la entrega del cheque devuelto.
d) Debitar el valor de la comisin determinada en el tarifario establecido por la institucin.
e) Realizar la contabilizacin respectiva.
f)

Comunicar telefnicamente al socio de la devolucin del cheque depositado.

Art. 49. De la c o m p e n s a c i n de Mallas de Banred

La compensacin de mallas de Banred comprende los siguientes conceptos:
Compensacin de pagos del Bono de Desarrollo Humano por ventanillas y por cajero
automtico,
Compensacin retiros realizados por cajero automtico.
La Compensacin de mallas es responsabilidad del Supervisor de cajas en matriz, se realizar mximo
hasta las 24 horas hbiles posteriores a la realizacin de las transacciones, para lo que se deber:
a)
b)

Descargar del buzn FTP el archivo generado por Banred.

Cargar el archivo en el sistema informtico institucional.

M N de Operaciones

Pgina.16 de 20

c) Contabilizar el valor correspondiente a cada una de las oficinas.

d) Los Supervisores de Cajas o Supervisores Operativos Contables, segn corresponda, son los
responsables de verificar que los valores contabilizados por matriz sean los pendientes de
compensacin diaria en cada oficina.
e) En caso de existir diferencias, los Supervisores de Cajas o Supervisores Operativos Contables
determinarn que transaccin genera la diferencia en su localidad para comunicar la misma al
Supervisor de cajas en oficina Matriz para dar seguimiento y solucin a la misma.
f) Las diferencias presentadas en las compensaciones de todas las oficinas sern comunicadas a
Banred, en el lapso mximo de 48 horas, por el Supervisor de cajas en la matriz.
g) Comunicar a cada oficina la respuesta recibida de BanredArt. 50.- De las acreditaciones de terceros
Las acreditaciones de terceros son responsabilidad del Supervisor Operativo en matriz, Jefe Operativo
Contable en sucursales o del Supervisor Operativo Contable en agencias de acuerdo a lo siguiente:
a)

Si el pago o depsito realizado por el empleador es en cheque, se debe esperar los das de
efectivizacin del mismo para la acreditacin.
b) Si ei pago o depsito realizado por el empleador es en efectivo, se procesar ese momento la
acreditacin respectiva.
c) El archivo de pagos de terceros es suministrado por el empleador de la institucin pagadora,
en el cual debe constar del nmero de cuenta, nombre del socio y valor a acreditar El total
debe ser igual al valor del depsito o cheque.
d) Crear un archivo txt. que contenga nmero de cuenta y el valor a acreditar
e) Cargar el archivo txt. en la funcionalidad Notas de Dbito o Crdito en lote en el sistema
informtico institucional con la cuenta contable respectiva, antes de proceder a la acreditacin
se verificar el nmero de cuenta, el nombre del socio y el valor a pagar En caso de existir
discrepancias se proceder a regularizarlas.
f) Acreoitar en el sistema informtico.
g) Generar un archivo txt. por la comisin, en el que debe constar el nmero de cuenta y el valor
a debitar segn el tarifario institucional.
h) Cargar el archivo txt. en la funcionalidad Notas de dbito o Crdito en lote en el sistema
informtico con la cuenta contable respectiva de comisiones, antes de proceder a la
afectacin se verificar el nmero de cuenta, el nombre del socio y el valor a debitar En caso
de existir discrepancias se proceder a regularizarlas.
Art. 51.- De las acreditaciones SPI / SPI1 / SCI
La acreditacin, generacin y conciliacin del SPI se lo debe realizar mximo hasta las 18:00 de la
fecha de acreditacin realizada por el BCE, para lo cual se debe:
a)
b)
c)
d)

Descargar el archivo del SPI SPI1/ SCI de la pgina del BCE.

Cargar el archivo en el sistema informtico institucional en la transaccin: Captaciones \a
Movimientos en lote Acreditaciones SPI / SPI1 SCI.
Al ser cargado el sistema informtico generar el archivo de respuesta, el que debe ser
cargado en la pgina de c o n f i n a c i n del BCE.
Proceder con la contabiiizacin del valor acreditado, los vale res devueltos y los no procesados
del da anterior

A r t 52.- De las NC y ND con causal

Para realizai la NC o ND con causal se debe observar lo siguiente: .
a)

Todo crdito o dbito a los socios debe estar atado a ura cuenta contable (ND o NC con
Causal!, la cual debe ser solicitada al Subgerente Administrativo Financiero.

P g i n a .17 de

M N de Operaciones

b)
c)

d)

20

El proceso se lo realiza a travs de la funcionalidad Transacciones \s con los

cdigos 221 para NC y 222 para ND.
Para realizar la NC o la ND se debe ingresar el nmero de cdula del socio al cual se va a
afectar, luego se debe elegir la cuenta y el valor a acreditar o debitar, para luego seleccionar
el causal (cuenta contable).

El respaldo generado por la transaccin ser sumillado por el generador y el autorizador

respectivamente.

Art. 53. De as recaudaciones de terceros por pago de servicios

En el proceso de recaudacin de terceros por pago de servicios el Supervisor Operativo deber:
a)

Recibir las solicitudes, asi como los archivos pertinentes, de parte de las empresas de
servicios.
b) Cargar los archivos en el sistema informtico institucional, verificar la informacin y efectuar
el debito correspondiente.
c) Si las cuentas a debitar no disponen de fondos suficientes, solicitar mediante mail al Asistente
de Marketing oara que gestione ante los socios y realicen el depsito.
d) Transcurrido el plazo estipulado en los diferentes convenios de recaudacin, realizar el ltimo
intento de dbito a los socios que no contaban con fondos, si luego de este reintento existen
cuentas que no tienen disponibilidad, estos valores sern considerados como impagos.
e) a r a las recaudaciones realizadas en la funcionalidad Notas de Dbito o Crdito en Lote,
proceder al cobro de las correspondientes comisiones de acuerdo a las tarifas institucionales
en vigencia.
f) Previo el pago a las empresas de servicios, realizar la liquidacin correspondiente, debiendo
observa la normativa propia para cada empresa en lo relativo al IVA y porcentaje de
retencin.
g) Efectuar el pago mediante cheque o transferencia y remitir la documentacin pertinente.
h) Realizar las contabilizaciones correspondientes ai pago realizado.
i) A a siguiente realizar la conciliacin, verificando que n existan diferencias en las cuentas
contables destinadas a este proceso
D

Art. 54.- Compensacin del servicio pago directo

Para realizar la compensacin del servicio pago directo el Supervisor Operativo deber:
a)

Recibir diariamente el correo electrnico del BCE que informa el valor a compensar por el
sen/icio de pago directo.
b) Descargar del buzn f^p el archivo PSAG que contiene el detalle de las transacciones
efectuadas per pago directo.
c) Generar en el sistema informtico institucional el reporte correspondiente a pago directo en la
opcin WEB \e detallado.
d) Ver icar que las transacciones enviadas por Banred en el archivo PSAG correspondan a las del
reporte obtenido en el sistema informtico institucional.
e) De presentarse diferencias, sern identificadas conjuntamente con el rea de sistemas por
tratarse de un servicio tecnolgico.
f) Postenor a la realizacin del cuadre, efectuar la compensac n en el sistema informtico en la
opcir Cajas Conciliaciones
Pago directo; en donde se cargarn los archivos recibidos de
Banred, y se ejecutar el proceso de conciliacin en la opcin "Conciliar"
g) Realizar una contabilizacin operativa de descargo de las cuentas contables de compensacin,
afectando a la cuenta contable del BCE el valor neto entre lo recibido y ordenado.
h) En caso de reclamos, la persona encargada de Servicio al Cliente receptar
documentadamente el mismo, el que ser remitido al Supervisor Operativo en oficina matriz;
quien para dar solucin, seguir los procedimientos descritos en el "Manual del Servicio Pago
Direc+o" emitido por Banred.

MN de Operaciones

P g i n a .18 d e 2 0

Art. 55.- Oe ia conciliacin y compensacin de recargas electrnicas

Para realizar la compensacin del servicio de recargas electrnicas el Supervisor Operativo:

*
a)

Recibir diariamente el correo electrnico de la empresa ntegradora, en el que se adjunta el

archivo de transacciones realizadas por recargas electrnicas.
b) Generar en el sistema informtico institucional el reporte correspondiente a recargas
electrnicas en la opcin WEB Reportes Recargas electrnicas.
c) Verificar que las transacciones del archivo de la empresa ntegradora correspondan a las del
reoorte obtenido en el sistema informtico institucional.
d) En caso de diferencias, sern identificadas conjuntamente con el rea de tecnologa, las que
sern solucionadas en un plazo no mayor a 15 das.
e) Efectuar la conciliacin diaria en el sistema informtico en la opcin Cajas \s \
Recangas electrnicas, en donde se cargar el archivo recibido de la empresa ntegradora y se
validar el proceso de conciliacin en la opcin "Guardar"-.f) En los primeros 5 das hbiles de cada mes, realizar la liquidacin y transferir los valores
recaudados durante: el mes anterior a una cuenta especificada por la empresa ntegradora. El
valo neto a transferir se debe calcular de acuerdo a las transacciones efectivas realizadas,
descontando el valor correspondiente a las comisiones y a las retenciones de impuestos
fiscales.
g) Emitir una sola factura con tarifa 12% a nombre de la empresa mtegradora por las comisiones
a cobraren forma mensual e ingresarla en el anexo transaccional, receptar el comprobante de
retencin y contabilizar las comisiones distribuyndolas por oficinas.
h) Emitir el comprobante de retencin a favor de la empresa integradora, tomando en
consideracin el total del reporte de compensaciones que se emitir en forma mensual,
adjuntndose este reporte al original y copia del comprobante de retencin, ingresar al anexo
transaccional con el cdigo del convenio de dbito.
r

CAPTULO VI
DE LA CUSTODIA DE TTULOS VALORES

6.1.- De ia . jstodia de pagars

A r t 56.- Ei Gerente de Operaciones en matriz, Jefes Operativos Contables en sucursales y
Supervisores Operativos Contables en agencias, revisarn que los listados de pagars estn correctos
y que coincidan con los pagars recibidos para custodia, una vez verificados se proceder al archivo
correspe
te de manera secuencial y por nmero de operacin en forma ascendente, dentro de las
carpetas establecidas y llevadas a custodia en Bveda.
Art. 57.- No se debern perforar los pagars.
Art. 58.- B astado de re;
:e os pagars recibidos para custodia debe formalizarse con-las
respectivas sumidas de quien los recibe y del operativo de cartera quien entrega los pagars.

6.2.- De Is entrega de pagars cancelados

Art. 59. El Derativo de Cartera entregara diariamente al Gerente de Operaciones en matriz, Jefes
Operativo^ Contables en sucursales y Supervisores Operativos Contables en agencias el listado de
prstamos cancelados donde se realizar la depuracin del archivo'vigente.

MN de Operaciones

P g i n a .19 d e 2 0

Art. 60.- La entrega de pagars se lo realizar previa la revisin en el estado de cuenta del socio que
no mantenga saldos pendientes de pago, se llenar el registro establecido para el efecto y que deber
contener' fecha de entrega, nmero de socio o nmero de operacin, nombres, y valores de los
mismos.

*
Art. 61.- El listado se entregar al Operativo de Cartera y se receptar la respectiva sumilla de
recepcin.

6.3.- De la entrega de pagars para trmite legal

Art. 62.- Se receptar la solicitud de la entrega de pagares por parte del Gerente de Operaciones en
matriz, Jefes Operativos Contables en sucursales y Supervisores Operativos Contables en agencias
para trmite legal de los Oficiales Comerciales,
A r t 63.- Cerno constancia de los pagars entregados para trmite legal, se dejar como constancia
con la copia del memorando y copia del pagar.
Art. 64.- El listado se entregar? al Oficial Comercial solicitante y se receptar la respectiva sumilla de
recepcin.

6.4.- De la custodia de letras de cambio por prstamos de empleados

Art. 65.- Todo empleado que realice prstamo con cargo al rol tendr que firmar en Recursos
Humanos una letra de cambio a favor de la Cooperativa en la que conste: el valor, nombres, fecha de
otorgamiento y la firma del deudor y un garante, stos documentos sern archivados en forma
alfabtica y en la caja fuerte, una vez que se haya debitado mediante rol de pagos el valor prestado
se devolver al empleado la letra cancelada.

6.5.- De a custodia de cheques para pago de prstamos

!

Art. 66.- Los Oficiales Comerciales entregarn a tesorera los cheques girados por los socios que
tienen prs
os mediante el respectivo soporte para que sean custodiados en la caja fuerte, el oficial
cuando solicite la devolucin de un cheque sta se la har mediante la firma de quien retira en el
oficio adjunto con el que se entreg los cheques para custodia.

6.6.- Del inventario de pagars

Art. 67. Los inventarios de pagars se los realizar en forma trimestral, para lo cual se solicitar a
sistemas un reporte de crditos vigentes a la fecha, se proceder al cotejo del reporte facilitado por
sistemas
tra las carpetas de pagars que se encuentran en la caja fuerte.
Art. 68.- El reporte facilitaoo per sistemas deber contener la siguiente informacin: nmero de
cuenta, nmero de operacin, nombres, fecha de otorgamiento y valor otorgado.
Art. 69 - El Inventario se lo realizar entre la parte Operativa y el Jefe Comercial o un Oficial de
Crdito.
Art. 70.- El resultado del inventario ser entregado al departamento de Auditora Interna.

M N de Operaciones

P g i n a 20 d e 2 0

Las reformas al presente Manual regirn a partir de su aprobacin por Consejo de Administracin.

Ing. Romel Rivera

Presidente

Ledo. Washington Freir

Secretario

Certifico: que el presente Manual reformado fue aprobado por Consejo de Administracin en sesin
ordinaria del 14 de marzo de 2013.

Ledo. Washington Freir

Secretario