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Teoras, datos, informacin, programas, normas y procedimientos de seguridad


obligatoria para el servicio de vigilancia y proteccin
PARTE II (VENEZUELA)
1.
2.
3.
4.

Procedimiento para el acceso de trabajadores a las instalaciones de la empresa


Disposiciones
Responsabilidades
Acciones

Procedimiento para el acceso de trabajadores a las


instalaciones de la empresa
Funcin: PREVENCIN Y
CONTROL DE PRDIDAS
Fecha de vigencia: XXXXXX

Gerencia: PROTECCIN y
Seguridad
Revisin: -0-

N XXX-XX-XXXX
Procesos: CONTROL DE
ACCESO
Pgina: 1/X

OBJETIVO:
Establecer los pasos a seguir para registrar y controlar el acceso de personas y vehculos a las diferentes
instalaciones y dependencias de la empresa.
ALCANCE:
Trabajadores permanentes y temporales, jubilados, contratistas y relacionados que requieren acceder a las
instalaciones de la Empresa.
Elaboracin:
Gerencia
Prevencin y Control de
Prdidas, Seccin. Normas y
Procedimientos

Revisin:
Prevencin
Prdidas.

Gerencia
Control de

Aprobacin:
Prevencin y
Prdidas.

Gerencia
Control de

Disposiciones

Acceso (Entrada):
Todo trabajador de la empresa deber poseer un carnet de identificacin y/o tarjeta de acceso para
entrar o salir de las instalaciones, y a su respectiva rea de trabajo.
El acceso a las instalaciones, se establece de acuerdo a la categora de empleados, horario y rea
de trabajo.
El Personal Nmina Ejecutiva podr acceder a las instalaciones en cualquier da y a
cualquier hora.
El Personal de Nmina Mayor podr acceder a las instalaciones en cualquier da y a
cualquier hora, pero limitado a su instalacin o rea de trabajo.
El resto de los trabajadores tendr restricciones de acuerdo a su horario y rea de trabajo.
Un empleado podr acceder a otra instalacin administrativa o industrial diferente a aquella
donde labora, solo en das laborales y en horario de trabajo. Las facilidades de acceso
sern programadas de 6:00 a.m. 6:00 p.m.
El jubilado tendr acceso slo en horario laborable y a las reas relacionadas con su
condicin de jubilado. No le est permitido realizar labores dentro de la empresa, y en
caso de haber sido contratado, deber identificarse como tal.

Elaboracin:
Gerencia
Prevencin y Control de
Prdidas, Seccin. Normas y
Procedimientos

Revisin:
Prevencin
Prdidas.

Gerencia
Control de

Aprobacin:
Prevencin y
Prdidas.

Gerencia
Control de

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Aquellos jubilados que deseen ingresar a las instalaciones en su condicin de empleados o


representantes de otras empresas, debern registrarse en la entrada como visitante,
prevaleciendo la condicin de visitante a la de jubilado en cuanto al cumplimiento de los
requisitos para el acceso.
Los empleados temporales, entre stos los estudiantes (pasantes, tesistas, aprendices),
trabajadores contratistas y relacionados tendrn acceso a las dependencias de la empresa
en razn de su trabajo, y debern portar su carnet de identificacin / tarjeta de acceso en
sus respectivas reas de trabajo o localidad.
Aquellos que por la naturaleza de sus labores tengan que trasladarse a diferentes
regiones, lo podrn hacer siempre y cuando la Gerencia Contratante o Relaciones
Laborales lo manifieste por escrito a la Oficina de Identificacin y Control de Acceso de la
regin.
A los trabajadores de empresas bajo convenios, alianzas o cualquier otra modalidad de
negocios con la empresa y que laboran dentro de las instalaciones, se les dotar de un
carnet de identificacin / tarjeta de acceso para el rea o localidad de trabajo.
El trabajador al ingresar o salir de las instalaciones con algn equipo o artculo de su
propiedad tiene la obligacin de llenar el formulario vigente para la autorizacin de
entrada/salida de materiales, equipos y otros artculos propiedad de terceros (empleados,
contratistas y relacionados).

Elaboracin:
Gerencia
Prevencin y Control de
Prdidas, Seccin. Normas y
Procedimientos

Revisin:
Prevencin
Prdidas.

Gerencia
Control de

Aprobacin:
Prevencin y
Prdidas.

Gerencia
Control de

En caso de olvido o extravo del carnet de identificacin, el trabajador solicitar al Operador


de Proteccin o Servicio de Recepcionistas un pase provisional denominado Pase
Temporal y el acceso se efectuar por las puertas sealadas para estos casos.
Nota: Los pases temporales tienen programado un horario de acceso a las instalaciones
desde las 6:00 a.m hasta las 8:00 p.m.
Los trabajadores que solicitan acceso a las instalaciones deben permitir al Operador de
Proteccin que inspeccione previa autorizacin del Supervisor de Proteccin de la
Instalacin, los maletines y paquetes en los puntos de entrada y salida.
El personal Contratista que realice labores de mantenimiento, limpieza, servicios varios,
antes de retirarse de sus labores cotidianas deber mostrar voluntariamente sus paquetes
y bolsos al Operador de Proteccin para su inspeccin.
El acceso de vehculos a las reas administrativas, operacionales e industriales de la
empresa, slo est permitido para aquellos que sean propiedad de la Empresa o del
personal que tenga autorizacin para estacionar en dichas reas. Las instalaciones con
poca capacidad de estacionamiento, destinarn los mismos para uso exclusivo de
empleados permanentes que laboran en esa dependencia y contratistas, a quienes se les
haya concedido autorizacin.

Elaboracin:
Gerencia
Prevencin y Control de
Prdidas, Seccin. Normas y
Procedimientos

Revisin:
Prevencin
Prdidas.

Gerencia
Control de

Aprobacin:
Prevencin y
Prdidas.

Gerencia
Control de

Salida:
Los trabajadores podrn salir de las instalaciones haciendo uso del carnet de identificacin /
tarjeta de acceso. Los trabajadores con Pase Temporal harn entrega de los mismos al
Servicio de Recepcionistas u Operador de Proteccin.
El Personal de Nmina Ejecutiva y Nmina Mayor podr salir de las instalaciones en
cualquier da y hora; para el resto del personal est fijada la salida antes de las XX:00 p.m.

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En los casos que sea necesario la permanencia de un vehculo de un empleado durante


das y horas no laborables, se regir por la normativa de estacionamiento vigente para esa
instalacin.

Responsabilidades
Proteccin Fsica o Industrial Oficina de Identificacin y Control de Acceso.
Emitir el carnet de identificacin y programar el control de acceso a Empleados, Contratistas
y relacionados.
Actualizar los niveles de acceso correspondientes a un empleado, en caso de asignacin,
transferencia o cambio de funcin u organizacin.
Elaborar y mantener un inventario de Pases Temporales. As mismo, anular los mismos
en caso de extravo.
Elaboracin:
Gerencia
Prevencin y Control de
Prdidas, Seccin. Normas y
Procedimientos

Revisin:
Prevencin
Prdidas.

Gerencia
Control de

Aprobacin:
Prevencin y
Prdidas.

Gerencia
Control de

Asignar la tarjeta de acceso a aquellos trabajadores de empresas bajo convenios, alianzas


estratgicas o cualquier otra modalidad de negocio que laboran dentro de las instalaciones
de la empresa.
Supervisor/Gerencia Contratante/Recursos Humanos:
Enviar comunicacin a Proteccin, Seguridad, Control de Acceso autorizando al trabajador
de nmina menor, empleado temporal o contratista para laborar en das u horas No
Laborables.
Gerencia o Departamento:
Notificar por escrito a la Gerencia de Proteccin, Seguridad y Control de Acceso la
asignacin, transferencia o cambio de funcin u organizacin.
Trabajador:
Acceder a las instalaciones portando su respectivo carnet de identificacin o tarjeta de
control de acceso correspondiente.
En caso de olvido, prdida o extravo acceder por las Recepciones y solicitar un Pase
Temporal. Devolver el mismo al finalizar la jornada laboral.
Elaboracin:
Gerencia
Prevencin y Control de
Prdidas, Seccin. Normas y
Procedimientos

Revisin:
Prevencin
Prdidas.

Gerencia
Control de

Aprobacin:
Prevencin y
Prdidas.

Gerencia
Control de

Operador de Proteccin:
Corroborar que cada trabajador est debidamente identificado.
Verificar si el trabajador, empleado temporal o contratista ha sido autorizado para acceder a
las instalaciones en das u horas No laborables.
Inspeccionar aleatoriamente los vehculos que entran o salen de las instalaciones en funcin
de las caractersticas del rea. Revisar detalladamente a la entrada/salida de almacenes,
recepcin o despacho, a fin de detectar anormalidad.

Acciones:
A.- Acceso de Trabajadores en Horas No Laborables.
Supervisor/Gerencia Contratante/Recursos Humanos.
Enva comunicacin va correo electrnico a la Oficina del Control de acceso autorizando al
trabajador (es), empleado temporal o Contratista para acceder en das u horas no
laborables, sealando:
Fecha,

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Hora de entrada y de salida.


Nombre y Apellidos.
Cdula de Identidad.
rea de Trabajo.
Actividad a realizar y Supervisor o Responsable del trabajo.

Elaboracin:
Gerencia
Prevencin y Control de
Prdidas, Seccin. Normas y
Procedimientos

Revisin:
Prevencin
Prdidas.

Gerencia
Control de

Aprobacin:
Prevencin y
Prdidas.

Gerencia
Control de

Oficina de Control de acceso:


Recibe comunicacin, habilita en el sistema de Control de Acceso, el ingreso para ese
trabajador (es) en la fecha y hora sealada.
Trabajador (es):
Accede a las instalaciones por medio de su Tarjeta de Identificacin / Tarjeta de Acceso. De
no estar habilitado se comunica con el Operador de Proteccin o Centro de Control de
Proteccin (Cecon).
Registra en el formulario Registro de Entrada y Salida de Trabajadores organizado por
fecha; nombre y cdula de identidad, sealando hora de entrada y salida, en el caso de que
la instalacin no est dotada de un sistema automatizado.
Operador de Proteccin o Centro de Control de Proteccin:
Verifica mediante el Sistema de Control de Acceso, si el trabajador est autorizado para
acceder a las instalaciones de la empresa, en ese horario y para esa fecha.
En caso de NO estar autorizado,
Revisa comunicaciones (correo electrnico, faxes o memos) para constatar autorizacin a
ltima hora.
Si no existe autorizacin, informa al trabajador la negativa de acceso.
Elaboracin:
Gerencia
Prevencin y Control de
Prdidas, Seccin. Normas y
Procedimientos

Revisin:
Prevencin
Prdidas.

Gerencia
Control de

Aprobacin:
Prevencin y
Prdidas.

Gerencia
Control de

B.- Acceso de Trabajadores que No Poseen Tarjeta de Identificacin / Tarjeta de Acceso.


Empleados:
Informa al Servicio de Recepcionistas u Operador de Proteccin la razn por la cual no
dispone de Tarjeta de Identificacin o Tarjeta de Acceso: olvido, extravo o dao.
Trabajadores Temporales por periodos menores o iguales a Quince (15) Das:
El Trabajador contratado por un tiempo menor o igual a quince (15) das anuncia su
presencia mencionando la persona o el motivo del acceso.
Servicio de Recepcionistas u Operador de Proteccin:
Solicita documento de identificacin o pasaporte y verifica si es un trabajador activo,
mediante el Directorio Electrnico para trabajadores propios y mediante comunicacin para
el trabajador temporal.
Registra la informacin del rea a trabajar, piso o zona y nmero del Pase Temporal
asignado.
Entrega documento de identificacin y Pase Temporal, e indica que dicho pase deber ser
devuelto al finalizar la labor diaria.
En caso de no ser un trabajador activo, le hace entrega del Pase como visitante.
Elaboracin:
Gerencia
Prevencin y Control de
Prdidas, Seccin. Normas y

Revisin:
Prevencin
Prdidas.

Gerencia
Control de

Aprobacin:
Prevencin y
Prdidas.

Gerencia
Control de

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Procedimientos
Trabajador:
Recibe documento de identificacin y Pase Temporal el cual coloca en la parte superior
izquierda del pecho.
Devuelve al fin de la jornada laboral el Pase Temporal al Servicio de Recepcionistas o al
Operador de Proteccin.
Servicio de Recepcionistas u Operador de Proteccin:
Verifica al inicio del horario laboral, la relacin de Pases Temporales entregados el da
anterior, contra la existencia de pases, constatando si existe prdida o extravo.
Contacta al trabajador en caso de falta del Pase Temporal para solicitar la devolucin del
mismo.
Informa a la Oficina de Identificacin (Carnetizacin), en caso de prdida del pase.
Oficina de Identificacin y Control de Acceso:
Recibe comunicacin sobre los Pases Temporales extraviados, anula los mismos a travs
del nmero de control.
Elaboracin:
Gerencia
Prevencin y Control de
Prdidas, Seccin. Normas y
Procedimientos

Revisin:
Prevencin
Prdidas.

Gerencia
Control de

Aprobacin:
Prevencin y
Prdidas.

Gerencia
Control de

C.- Asignaciones / Transferencias / Cambios de funcin u organizacin.


Gerencia / Departamento:
Notifica por escrito a travs del correo electrnico a la Oficina de Identificacin y Control de
Acceso del rea para la modificacin de los niveles de acceso. Asimismo, el nuevo
supervisor notificar a la Oficina de Identificacin y Control de Acceso, los ingresos que le
corresponden para reprogramar la tarjeta de identificacin integrada.
Nota: Un empleado al ser asignado conservar su tarjeta de identificacin, a excepcin de
las transferencias entre empresas de la Corporacin que posean una tarjeta de identificacin distinta.
Oficina de identificacin y Control de Acceso:
Actualiza en el Sistema de Identificacin los datos relacionados: Regin, Gerencia u otros.
Adems, los niveles de acceso correspondientes archivando en forma electrnica
comunicacin por Gerencia y en orden cronolgico.
Para el caso de nombramiento de Gerentes Generales y Gerentes podr actualizar la Base
de Datos mediante copia de circulares.
Elaboracin:
Gerencia
Prevencin y Control de
Prdidas, Seccin. Normas y
Procedimientos

Revisin:
Prevencin
Prdidas.

Gerencia
Control de

Aprobacin:
Prevencin y
Prdidas.

Gerencia
Control de

D.- Acceso en Vehculos de Trabajadores.


Trabajador:
Aproxima su Tarjeta de Acceso a la lectora de las barreras dispuestas para control de la
entrada / salida en los puntos de acceso.
Las motocicletas sern estacionadas en las reas demarcadas para ello.
Operador de Proteccin:
Inspecciona los vehculos aleatoriamente en funcin de las caractersticas del rea; a las
camionetas y camiones les revisar la cabina, plataforma y caja porta herramientas.
Inspecciona todos los vehculos que entran y salen de las instalaciones entre las 08:00 p.m
y las 6:00 a.m, en das laborables y en los das No laborables se har a cualquier hora del
da.
Revisa detalladamente a la entrada y salida, los vehculos que acceden a los almacenes o
cualquier zona de depsito. Para vehculos de la empresa o de proveedores, verifica la

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entrada y salida de materiales contra la informacin contenida en el formulario o documento


para la identificacin de materiales y equipos correspondiente.
Retiene el vehculo si existe discrepancia entre lo encontrado en el mismo y la informacin
del formulario respectivo, y avisa al Centro de Control de proteccin.
Elaboracin:
Gerencia
Prevencin y Control de
Prdidas, Seccin. Normas y
Procedimientos

Revisin:
Prevencin
Prdidas.

Gerencia
Control de

Aprobacin:
Prevencin y
Prdidas.

Gerencia
Control de

E.- Ingreso a las Instalaciones en vehculo Sin Tarjeta de Identificacin / Tarjeta de Acceso (Por
olvido o Prdida)
Trabajador:
Utiliza las puertas o portones sealados para estos casos.
Contacta al Operador de Proteccin o a travs de los intercomunicadores al Centro de
Control para que valide la informacin y autorice la entrada.
Centro de Control de Proteccin:
Valida Cdula de Identidad del Trabajador, en el Sistema de Control de Acceso, para
determinar si es trabajador activo y le est permitido el acceso a las instalaciones.
Permite el acceso, si el empleado es activo y le facilita un Pase Temporal sealando que
acuda a la Oficina de Identificacin.
En caso contrario, le indica que estacione en puestos de visitantes y acuda al Servicio de
Recepcionistas, para la solicitud del Pase Visitante segn procedimiento.
F.- Acceso para trabajadores de Empresa bajo Convenios, Alianzas Estratgicas o cualquier otra
modalidad de negocio que laboran dentro de las instalaciones de la Corporacin.
Oficina de Identificacin y Control de Acceso:
Facilita tarjeta de acceso al trabajador por un tiempo no mayor de XX (0X) aos, previa
Comunicacin recibida de la Gerencia de Prevencin y Control de Prdidas.
Elaboracin:
Gerencia
Prevencin y Control de
Prdidas, Seccin. Normas y
Procedimientos

Revisin:
Prevencin
Prdidas.

Gerencia
Control de

Aprobacin:
Prevencin y
Prdidas.

Gerencia
Control de

G.- FORMAS / REPORTES /PANTALLAS


Tarjeta de Identificacin Integrada.
Tarjeta de identificacin / Tarjeta de Acceso.
Registro de Entrada y Salida de trabajadores.
Formulario vigente para la autorizacin de entrada/salida de materiales, equipos y otros
artculos propiedad de terceros (Empleados, Contratistas y Visitantes).
H.- REFERENCIAS
XXXX-XX-XX-XXX Norma de Identificacin y Carnetizacin de la Empresa XYZ
XXXX-XX-XX-XXX Norma para el Control de Acceso a las Instalaciones de la Empresa
XYZ
I.- APROBACIONES
Revisin y aprobacin por el Gerente de Proteccin y Seguridad Empresa: XYZ, en
Enero del 201X.
J.- ANEXOS
Para cada instalacin incorporar:
Plano de la Instalacin.
Puntos de Acceso, sealando: Accesos Peatonales, Acceso Vehicular, Zona de Carga / Descarga,
Restricciones de accesos propios de la instalacin. Como ejemplo: Al acceder un vehculo a un rea
de estacionamiento de la empresa, slo le est permitido el ingreso al conductor, sin acompaantes;
o si los mismos podrn entrar a las instalaciones sin bajarse del vehculo, etc.
Elaboracin:
Prevencin y

Gerencia
Control de

Revisin:
Prevencin

Gerencia
Control de

Aprobacin:
Prevencin y

Gerencia
Control de

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Prdidas, Seccin. Normas y


Procedimientos

Prdidas.

Prdidas.

Horario de los diferentes Puntos de Acceso.


Nmeros telefnicos del Centro de Control de proteccin e Indicador CECON XXX.
Siendo: XXX (Lugar de ubicacin del CECON)
ABC Edificio Caracas
DEF
Edificio Carabobo.
GHI
Edificio Aragua.
Indicador de la oficina de Identificacin y Control de Acceso IDENTXXX.
Siendo: XXX ABC Edificio Caracas.
DEF
Edificio Carabobo.
GHI
Edificio Aragua.
Elaboracin:
Gerencia
Prevencin y Control de
Prdidas, Seccin. Normas y
Procedimientos

Revisin:
Prevencin
Prdidas.

Gerencia
Control de

Aprobacin:
Prevencin y
Prdidas.

Gerencia
Control de

Autor:
Edgar Tovar
tovarcanelo@hotmail.com

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