DANIEL MARTIN MOLINA APAZA

ALMACENES
Definicin
Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercanca.
La

formulacin

de

una poltica de inventario para

un

departamento

de almacn depende de la informacin respecto a tiempos de adelantes,

disponibilidades
de compras,

de materiales,
es

la

tendencias

fuente

mejor

en

los precios y
de

esta

materiales
informacin

Esta funcin controla fsicamente y mantiene todos los artculos inventariados,

se deben establecer resguardo fsicos adecuados para proteger los artculos de
algn dao de

uso

innecesario

debido

a procedimientos de

rotacin

de inventarios defectuosos de rotacin de inventarios defectuosos y a robos.

Los registros de deben mantener, lo cual facilitan la localizacin inmediata
delos artculos.
Funcin de los Almacenes:
1. Mantienen las materias primas a cubierto de incendios, robos y
deterioros.
2. Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias
almacenadas.
3. Mantienen en constante informacin al departamento de compras, sobre
las existencias reales de materia prima.
4. Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas
y salidas)
5. Vigila que no se agoten los materiales (mximos mnimos).

Funcin de las Existencias:

Garantizar el abastecimiento e invalida los efectos de:

1. Retraso en el abastecimiento de materiales.
2. abastecimiento parcial
3. Compra o produccin en totales econmicos.
4. Rapidez y eficacia en atencin a las necesidades.

Tipos de almacenes

Segn sus existencias

ALMACEN DE PRODUCTOS TERMINADOS: El almacn de productos

terminados presta servicio al departamento de ventas guardando y controlando
las existencias hasta el momento de despachar los productos a los clientes.

ALMACEN DE MATERIA PRIMA Y PARTES COMPONENTES: Este

almacn tiene como funcin principal el abastecimiento oportuno de materias
primas o partes componentes a los departamentos de produccin.

ALMACEN DE MATERIAS AUXILIARES: Los materiales auxiliares son

todos aquellos que no son componentes de un producto pero que se requieren
para envasarlo o empacarlo. Podemos mencionar los lubricantes, grasa,
combustible, etiquetas, envases, etc.

ALMACEN DE PRODUCTOS EN PROCESO: Si los materiales en

proceso o artculos semi-terminados son guardados bajo custodia y control,

intencionalmente previstos por la programacin, se puede decir que estn en

un almacn de materiales en proceso.

ALMACEN DE HERRAMIENTAS: Un almacn de herramientas y equipo,

bajo la custodia de un encargado especializado para el control de esas
herramientas, equipo y tiles que se prestan a los distintos departamentos y
operarios

de produccin o

de mantenimiento.

Cabe

mencionar:

brocas,

machuelos, piezas de esmeril, etc.

ALMACEN DE MATERIALES DE DESPERDICIO: Los productos partes

o materiales rechazados por el departamento de control y calidad y que no
tienen salvamento o reparacin, deben tener un control separado; este queda
por lo general, bajo el cuidado del departamento mismo.

ALMACEN DE MATERIALES OBSOLETOS: Los materiales obsoletos

son los que han sido descontinuados en la programacin de la produccin por
falta de ventas, por deterioro, por descomposicin o por haberse vencido el
plazo de caducidad. La razn de tener un almacn especial para este tipo de
casos, es que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios
disponibles para aquellos que son de consumo actual.

ALMACEN DE DEVOLUCIONES: Aqu llegan las devoluciones de los

clientes, en l se separan y clasifican los productos para reproceso, desperdicio
y/o entrada a almacn.

Segn su relacin con el flujo de produccin

ALMACENES

DE

MATERIAS

PRIMAS:

Aquellos

que

contiene

materiales, suministros, envases, etc.; que sern posteriormente utilizados en

el proceso de transformacin.

ALMACENES DE PRODUCTOS INTERMEDIOS: Aquellos que sirven de

colchn entre las distintas fases de obtencin de un producto.

ALMACENES

DE

PRODUCTOS

TERMINADOS:

Exclusivamente

destinados al almacenaje del resultado final del proceso de transformacin.

ALMACENES DE MATERIA AUXILIAR: Sirve para almacenar repuestos,

productos de limpieza, aceites, pinturas, etc. La demanda de estos productos
suele ser estocstica.

ALMACENES DE PREPARACIN DE PEDIDOS Y DISTRIBUCIN: Su

objeto es acondicionar el producto terminado y ponerlo a disposicin
del cliente.

Segn su ubicacin

ALMACENAJE INTERIOR: Almacenaje de productos con proteccin

completa contra cualquiera de los agentes atmosfricos, permitindose incluso
modificar las condiciones de temperatura e iluminacin.

ALMACENAJE AL AIRE LIBRE: Carecen de cualquier tipo de edificacin

y que estn formados por espacios delimitados por cercas, marcados por
nmeros, seales pintadas, etc. Se almacenan productos que no necesitan
proteccin contra los agentes atmosfricos.

Segn el material a almacenar

ALMACN PARA BULTOS: El objetivo es juntar el material en unidades

de transporte y de almacn cada vez mayores para el aprovechamiento pleno
de la capacidad de carga de un vehculo para conseguir su transporte
econmico.

ALMACENAJE DE GRANELES: Si es posible, debe estar en las

proximidades del lugar de consumo debido a que el transporte es costoso. Hay
que hacer transportable y almacenable el material que se puede verter. Su
contenido debe poderse medir automticamente, su extraccin regulable y con
conexin a un medio de transporte.

ALMACENAJE DE LQUIDOS: Es un material especfico de granel pero

que pueden ser transportables por caeras.

ALMACENAJE

DE GASES:

Requieren

unas

medidas

de seguridad especiales que han de ser observadas por la alta presin o la

particular inflamabilidad.
Segn su localizacin

ALMACENES CENTRALES: aquellos que se localizan lo ms cerca

posible del centro de fabricacin. Estn preparados para manipular cargas de
grandes dimensiones.

ALMACENES REGIONALES: aquellos que se ubican cerca del punto de

consumo. Estn preparados para recoger cargas de grandes dimensiones y
servir mediante camiones de distribucin de menor capacidad. La eleccin
de almacenes centrales o almacenes regionales depende del tipo de carga y
la estructura de costes de la empresa. As productos de bajo valor, o costes de
transporte elevados, conducen al uso de almacenes regionales. Por el contrario
con costes de almacn elevados, por el valor del producto, implican almacenes

centrales. En cualquier caso existen mtodos para la evaluacin de la mejor

decisin.

Segn su funcin logstica

CENTRO DE CONSOLIDACIN: Estos almacenes reciben productos de

mltiples proveedores y los agrupan para servirlos al mismo cliente.

CENTRO DE RUPTURA: Tienen la funcin inversa de los centros de

consolidacin. Recibe la carga de un nmero reducido de proveedores y sirven
a un gran nmero de clientes, con necesidades dispares. Reducen el nmero
de contactos de los fabricantes con los clientes finales y reducen
el movimiento de los clientes que nicamente han de acudir a un centro de
ruptura para recoger mltiples productos. La mayor simplicidad de estos
dos sistemas hace que en la prctica, empresas con mltiples proveedores y
mltiples

clientes

(como

los

sistemas

de

distribucin)

des

agrupen

las funciones pasando

tener

un

centro

de

consolidacin

para

el

aprovisionamiento y un centro de ruptura para la distribucin.

CENTRO DE TRNSITO: Conocidos en ingls como Cross-dock, son

almacenes que no almacenan, slo mueven productos. Un ejemplo claro son
los almacenes de transporte urgente. Este tipo de centros, muy complicados de
gestionar, permite aumentar la eficiencia del transporte entre nodos y mantener
altos niveles de servicio al cliente reduciendo el stock total.

ALMACENES CCLICOS O ESTACIONALES: Son almacenes que

recogen una produccin puntual para hacer frente a una demanda constante, o
que permiten resolver una demanda puntual frente a una produccin
ms constante.

ALMACENES DE CUSTODIA A LARGO PLAZO: Es el nico de

los almacenes analizados cuyo objetivo es estar lleno, sin importarle costes de
transporte, demandas o ritmos de produccin.

El almacenamiento dentro de la logstica

El mapa de proceso de la gestin de almacenes se compone de dos ejes

transversales que representan los procesos principales - Planificacin y
Organizacin y Manejo de la informacin - y tres subprocesos que componen la
gestin de actividades y que abarca la recepcin, el almacn y el movimiento.

Planificacin y Organizacin

El proceso de planificacin y organizacin es de carcter estratgico y tctico,

dado que tiene que brindar soluciones de recursos en comunin con las
polticas y objetivos generales que contempla la estrategia de la compaa, en
aras de potenciar las ventajas competitivas por las que apuesta la misma.

Dentro de las actividades o subprocesos que se deben realizar en el proceso

de planificacin y organizacin se encuentran:

Diseo de la red de distribucin de la compaa: Toda compaa

necesita establecer polticas respecto a su red de distribucin, dado que
esta debe ser acorde a su mercado y ptima en capacidad de respuesta
para mitigar las fluctuaciones de su demanda. La complejidad de las
decisiones respecto al diseo de la red de distribucin es tal, dado que
requiere de la combinacin precisa de instalaciones, modalidades de
transporte, y estrategias. El Diseo de una Red de Distribucin es la
planificacin y ubicacin estratgica de los almacenes y centros de
distribucin de manera que permitan gestionar el flujo de productos
desde uno o ms orgenes hasta el cliente. Desarrollar una adecuada
red de almacenes para la compaa y los clientes requiere considerar
una cantidad significativa de elementos: Nmero de almacenes, las
ubicaciones, la propiedad de la gestin o el tamao de los mismos. Tras
tener identificadas las necesidades de distribucin y almacenamiento, la
compaa debe decidir qu tipos de almacenes y centros de distribucin
se ajustan a sus necesidades de manera ms eficiente, as como la
ubicacin de los mismos.

Responsabilidades de la Gestin de Almacenes (Gestin Propia o

Subcontratacin): Una vez se ha diseado la red de distribucin se
procede a determinar si se autogestionar el almacn o si se
subcontratar. Una vez ms la decisin depende de muchos factores
dependientes de la estrategia de la organizacin, de su mercado,
tamao y cadena de abastecimiento, sin embargo existen claras
ventajas y desventajas de acuerdo al tipo de gestin (propia o por
subcontratacin), dentro de las ms significativas se encuentran:

Basado en: Pricewaterhousecoopers.

Dado que regularmente para la determinacin de la responsabilidad de la
gestin se preponderan los argumentos financieros en un apartado posterior
profundizaremos en mtodos matemticos que permitan establecer elementos
cuantitativos de juicio para este subproceso de la planificacin y organizacin.

Ubicacin de almacenes: La firma Pricewaterhousecoopers recomienda

que la localizacin de los almacenes se aborde desde un enfoque con
doble perspectiva:

- Una visin general del mercado: Para acotarse geograficamente a un rea

amplia, y
- Una visin local del mercado: Que contemple aspectos particulares de las
zonas acotadas en la visin general.
Histricamente desde el plano de la Ingeniera Industrial se ha abordado el
tema

de

la

localizacin

de

almacenes

mediante

mltiples

mtodos

matemticos, entre los que se encuentran los mtodos de: Von Thnen,
Hoover, Weber, Greenhut y el mtodo de Centro de Gravedad (Este ltimo lo
abordaremos desde el mdulo de Diseo y Distribucin en Planta).
Sin embargo los factores no son meramente cuantitativos y existen una gran
cantidad de criterios cualitativos (que evidentemente redundan en el plano
financiero) y entre los que se destacan:

Fuent
e: BASTIDAS, Edwin Jair. Enfasis en Logstica y Cadena de Abastecimiento
(Gestin de Almacenamiento) - Click para ampliar

Tamao de los almacenes: Un almacn debe ser dimensionado

principalmente en funcin de los productos a almacenar (en tamao,
caractersticas propias y cantidad de referencias) y la demanda
(especialmente en sectores afectados por la estacionalidad de la
demanda). Pero adems de estos, intervienen otros factores que deben
ser considerados a la hora de dimensionar el tamao de un almacn.
Los factores a tener en cuenta para el clculo del tamao de un almacn
son:

- Productos a almacenar (cantidad y tamaos)

- Demanda de los mercados

- Niveles de Servicio al cliente

- Sistemas de manipulacin y almacenaje a utilizar
- Tiempos de produccin
- Economas de escala
- Lay out de existencias
- Requisitos de pasillos
- Oficinas necesarias

Es importante la consideracin de las tres dimensiones para determinar la

capacidad del almacn, es decir determinar la magnitud en funcin de metros
cbicos. En el mdulo de Diseo, Tamao y Lay-out de almacenes
abordaremos matemticamente el aspecto conocido como dimensionamiento
de bodegas.

Diseo y Lay-out de los almacenes: Una vez los tipos de almacenes y

sus ubicaciones han sido definidos, se debe trabajar en conseguir el flujo
de materiales ms eficiente y efectivo dentro de los almacenes. En este
sentido, un diseo efectivo optimiza las actividades de un almacn. En el
mdulo deDiseo, Tamao y Lay-out de almacenes abordaremos este
tema a profundidad.

Recepcin

El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda congestin o
demora, requiere de la correcta planeacin del rea de recepcin y de su
ptima utilizacin. La recepcin es el proceso de planificacin de las entradas
de unidades, descarga y verificacin tal y como se solicitaron mediante la
actualizacin de los registros de inventario.

El objetivo al que debe tender una empresa en su proceso de recepcin de

mercancas es la automatizacin tanto como sea posible para eliminar o
minimizar burocracia e intervenciones humanas que no aaden valor al
producto.

En primer lugar, el proceso de recepcin de mercancas debe cimentarse en

una previsin de entradas que informe de las recepciones a realizar en
tiempo dado y que contenga, al menos, el horario, artculos, y procedencia de
cada recepcin, este proceso se conoce como cita previa ya que para
procesos como Entregas Paletizadas se debe contar con recursos muy
especficos como montacargas, plataformas mviles, rampas, entre otros.

Es evidentemente necesario que se distingan los ingresos de unidades internas

de las externas. En el primero de los casos, los requerimientos de recepcin
son significativamente menores que las mercancas de origen externo, en el
caso de que se realicen controles de procesos a lo largo de la vida de las
mercanca.

Adems, una correcta metodologa de identificaciones a lo largo de la

compaa tambin favorece enormemente la actividad de recepcin. Es el caso
de traslado de mercancas entre almacenes o de proceso de transformacin a
almacn. Las mercancas de procedencia externa requieren unas condiciones
de llegada ms exhaustivas y deben haber sido establecidas previamente con
el proveedor (cita previa - EDI), con lo que se precisa mayor actuacin y
responsabilidad desde el almacn.

Tras la descarga e identificacin, las cuales deben realizarse de manera

inmediata y en zona especfica habilitada a tal efecto, las mercancas deben
pasar a almacenamiento, bien sea temporal a la espera de su ubicacin
definitiva, bien sea fijo en su ubicacin definitiva.

El almacenamiento o almacn es el subproceso operativo concerniente a la

guarda y conservacin de los productos con los mnimos riesgos para el
producto, personas y compaa y optimizando el espacio fsico del almacn.

El almacn puede dividirse en las siguientes zonas:

ZONAS DE UN ALMACN
Recepcin: zona donde se realizan las actividades del proceso de recepcin
Almacenamiento, reserva o stock: zonas destino de los productos
almacenados. De adaptacin absoluta a las mercancas albergadas, incluye
zonas especficas de stock para mercancas especiales, devoluciones, etc
Preparacin de pedidos o picking: zona donde son ubicados las mercancas
tras pasar por la zona de almacenamiento, para ser preparadas para
expedicin
Salida, verificacin o consolidacin: desde donde se produce la expedicin
y la inspeccin final de las mercancas
Paso, maniobra: zonas destinadas al paso de personas y mquinas.
Diseados tambin para permitir la total maniobrabilidad de las mquinas.
Oficinas:

zona

destinada

la

ubicacin

de

puestos

de

trabajo

auxiliares a las operaciones propias de almacn

Oficinas: zona destinada a la ubicacin de puestos de trabajo auxiliares a las
operaciones propias de almacn

Los Sistemas de Almacenamiento y Tipos de Almacn sern abordados en

mdulos independientes.
Movimiento

Es el subproceso del almacn de carcter operativo relativo al traslado de los

materiales/productos de una zona a otra de un mismo almacn o desde la zona
de recepcin a la ubicacin de almacenamiento. La actividad de mover
fsicamente mercancas se puede lograr por diferentes medios, utilizando una
gran variedad de equipos de manipulacin de materiales. El tipo de
herramientas utilizado depende de una serie de factores como son:

Volumen del almacn

Volumen de las mercancas

Vida de las mercancas

Coste del equipo frente a la finalidad

Cantidad de manipulaciones especiales y expediciones requeridas

Distancia de los movimientos

Desde la perspectiva de las caractersticas de las mercancas, los flujos

de entrada y salida del almacn de las mercancas son variadas, como
por ejemplo:

Last In First Out (LIFO): la ltima mercanca que entra en almacn,

es la

primera que

sale para

expedicin. Esta

modalidad

es

frecuentemente utilizada en productos frescos.

First In First Out (FIFO): la primera mercanca que entra en almacn,

es la primera que es sacada de almacn. Es la modalidad ms utilizada
para evitar las obsolescencias

First Expired First Out (FEFO): el de fecha ms prxima de

caducidad es el primero en salir.

Informacin

Si bien la funcin principal de la Gestin de Almacenes es la eficiencia y

efectividad en el flujo fsico, su consecucin est a expensas del flujo de
informacin, este es un eje transversal de los procesos de gestin logstica, y la

gestin de almacenes no son la excepcin. Debe ser su optimizacin, por tanto,

objetivo de primer orden en la Gestin de Almacenes. Su mbito se extiende a
todos los procesos anteriormente descritos Planificacin y organizacin,
recepcin, almacn y movimiento y se desarrolla de manera paralela a ellos
por tres vas:

Informacin para gestin.

Identificacin de ubicaciones.

Identificacin y trazabilidad de mercancas.

Dentro de la informacin para la gestin se incluyen:

Configuracin del almacn: instalaciones, lay-out

Datos relativos a los medios disponibles

Datos tcnicos de las mercancas almacenadas

Informes de actividad para Direccin

Evolucin de indicadores

Procedimientos e instrucciones de trabajo

Perfiles y requisitos de los puestos

Registros de la actividad diaria.

Costos de almacenamiento

Todo material almacenado genera determinados costos, a los cuales

denominaremos, los costos de existencias dependen de dos variables; la
cantidad en existencias y tiempo de permanencia en existencias y el tiempo de
permanencia en existencias. Cuanto mayor es la cantidad y el tiempo de
permanencia, tanto mayores sern los costos de existencias. El costo de
existencias (CE es la suma de los los costos: el costo de almacenamiento (CA)
y el costo de periodo (CP) Vemos:

a.

El costo de almacenamiento (CA) se calcula mediante la siguiente

ecuacin:
CA = Q/2x Tx Px I
Donde:
Q= cantidad de material en existencia en el periodo considerado.
T= Tiempo de almacenamiento.
P= Precio Unitario de material y,
I= Tasa de almacenamiento expresada en porcentaje del precio unitario.

Sin embargo, el CA est compuesto por una parte variable (la cantidad de
material

el

tiempo)

una

parte

fija

(alquiler

de

la

bodega, salarios del personal de la bodega, seguro contra incendio y robo,

maquinarias y equipos instalados, entre otro). La parte fija no depende de la
cantidad y tiempo de almacenamiento. Por ello, es prudente utilizar una
formula mas amplia la tasa de almacenamiento (TA) que constituye la
suma de las siguientes tasas (tosas expresadas en porcentaje):
Ta = Tasa de almacenamiento Fsico:
Ta = 100 x Ax Ca
CxP

Donde:
A= rea ocupada por las existencias.
Ca= Costo anual del metro cuadrado de almacenamiento.
C= Consumo anual del material.
P= Precio Unitario material.
Tb= Tasa de retorno del capital detenido en existencias:
Tb= 100x Ganancia
QxP
Donde:
Q x P= Valor de los productos almacenados.
Tc= Tasa de seguros del material almacenado
Tc= 100x Costo anual del equipo
QxP
Td= Tasa de transporte, manipulacin y distribucin del material
Td= 100x devaluacin anual del equipo
QxP
Te= Tasa de absoloscencia del material:
Te= 100x Perdidas anuales por antigedad
QxP
En resumen, la tasa de almacenamiento (Ta) es la suma de todas las tasas
explicadas:

TA= Ta + Tb + Tc + Td + Te + Tf

b.

Costo de pedido:

El costo de pedido (CP) es el valor en peso de los costos incurridos en el

procesamiento de cada pedido de compra. Para calcular el CP, se parte del
costo anual de todos los costos involucrados en el procesamiento de los
pedidos de compra, divididos por el nmero de pedidos procesados en el
pedido.
CP= Costo anual de los pedidos (CAP)
Nmero de pedidos en el ao (N)
El CAP se calcula a travs de los siguientes gastos efectuados en el ao:
1.

Mano de obra utilizada para emisiones y procesamiento de los pedidos.

2.

Materiales utilizados en la confederacin del pedido (formularios, papel,

sobres, entre otros).

3.

Costos

indirectos:

gastos

efectuados

indirectamente,

como luz, telfono, fax, gastos de oficina, entre otras).

Calculados el CA y el CP, se obtiene el CE:

CE = CA + CP

Todos los esfuerzos para calcular y controlar las existencias se hacen para
reducir al mnimo el CE.

Conclusin

En el entorno actual, cada vez ms competitivo y con menores mrgenes,

las organizaciones buscan continuamente oportunidades de mejora que las
haga ms competitivas. En este sentido, cada vez son ms conscientes de la
importancia de la gestin de almacenes (y la gestin logstica en general) como
parte esencial a la hora de aportar ms valor a sus clientes y reducir sus
costes. Esto justifica la tendencia hacia la externalizacin o subcontratacin de
los operadores logsticos, debido a las ventajas en la gestin que se consiguen
gracias a la especializacin y experiencia en la distribucin fsica de los
productos, con lo que las empresas pueden concentrar todos sus recursos en
lo que representa el centro de negocio.
Por consiguiente otro factor claramente marcado es la homogeneidad en
cuanto a la utilizacin de sistemas de almacenaje y bases de trabajo. Esto
queda marcado por la hegemona del palet sobre cualquier otro tipo de base de
transporte y almacenaje, siendo el palet Standard Europeo de medidas 80 x
120 el ms utilizado con diferencia. Lo que favorece a su vez a la
homogeneizacin del tipo de estructuras de almacenaje, as como de equipos
de manutencin, facilitando los flujos de materia entre los diferentes eslabones
de la cadena de suministros de las empresas.